档案信息服务之管见

档案信息服务之管见（共6篇）

档案信息服务之管见 篇1

信息化浪潮的促动, 引发了全社会工作方式和生活方式的变革, 档案部门也面临着市场经济, 特别是知识经济以及高新技术的应用和渗透, 传统档案服务模式面临巨大挑战, 有待进行全面转型。笔者现就档案信息服务谈些自己的认识。

一、档案信息服务的内涵

信息, 是物质的一种属性, 是客观事物存在形态与运动过程的表现和反映, 信息存在于人类社会活动的各个领域, 是社会得以存在并不断发展的基础。而信息服务, 也就是以信息为内容、以满足社会组织和社会成员的信息需求为目的的社会服务业务。与其他社会化服务相比, 信息服务是一项更具有普遍性和社会性的服务, 人类从来就没有像今天这样依赖信息, 国家、社会、集团和个人之间也从来没有像今天这样通过信息而紧密地联系在一起。社会信息需求的膨胀与增长, 极大地刺激了社会信息服务业的发展, 并呈现四个特点:一是从单一形式的服务向综合性服务发展;二是从以部门为主体的信息服务向社会化信息服务模式转变;三是各种专项信息服务和系统化信息保证服务将成为信息服务业务发展的一大主流;四是信息服务向多元化和多样化的方向发展。在信息化浪潮的促动下, 档案信息服务应运而生。档案信息服务是档案部门为了最大限度地发挥档案信息的社会效益、经济效益, 在服务理念支配下, 通过健全的制度、合理的程序、特定的机构而将档案信息通过各种方式提供给利用者利用, 并为社会大众创造良好的档案信息利用氛围、环境, 以发挥档案作为人类活动记录的作用, 提高社会整体的档案信息服务水平, 并通过档案信息服务工作的成功开展带动档案工作其他环节的发展, 以提高档案事业的社会地位。

二、档案信息服务的分类

档案信息一般有广义与狭义之分, 狭义的档案信息仅包括档案的内容及表达档案内容的文字、图形、标记、符号等信息与档案形式、档案载体方面的信息;而广义的档案信息还包括由档案内容信息与载体信息经过转移或加工之后的信息, 即派生信息。因此, 广义的档案信息用公式可以表示为:档案信息=档案内容与载体的原生信息+档案内容与载体的派生信息。

在现代社会中, 档案信息服务活动十分频繁, 档案信息服务的形式与模式也多种多样, 要区分目前档案信息服务的模式, 从不同的角度分析, 有着不同的划分方法。第一, 从服务的方式来分, 档案信息服务可分为传统服务模式与网络服务模式。第二, 从服务的性质来分, 档案信息服务可分为公益服务模式与产业服务模式。第三, 从服务的层次来分, 档案信息服务可分为机械服务模式与智力服务模式。其中, 公益性档案信息主要包括气象、地震、水文、人口、自然资源等方面的内容, 这些内容直接关系到人民的正常生活和社会发展, 应体现“社会效益”原则, 一般无法或不能实现商品化, 而只能作为公益型档案信息服务。商业性档案信息包括商贸、投资、金融、科技、人才、企业、经济、娱乐等方面的内容, 这类档案信息在客观上既具有商品的属性, 又可以不涉及信息的安全问题。

三、档案部门信息服务机制的构建

1. 引入竞争机制, 提高档案信息服务水平。

档案信息服务机构引入竞争机制, 有利于调动档案人员积极性与创造性。档案信息服务工作者要勇于竞争、参与竞争, 既要有开拓创新的能力又要有独挡一面的魄力, 更要有多种技能, 通过竞争使档案队伍年轻化、知识化、专业化, 这样才能使档案信息服务机构充满活力。因此, 竞争机制的引入可为档案信息服务部门带来一系列变化, 尤其是可形成市场检验、优胜劣汰的局面, 进而促使档案信息供给效率与服务水平的提高。

2. 建立反馈机制, 推进档案信息服务深化。

反馈机制便于档案信息服务部门提供回应性服务。通过用户参与管理、征求他们对服务的意见和要求, 并测量其满意程度, 可满足利用者的不同需求。一是有必要成立档案利用信息反馈协作小组, 协作小组以档案馆馆长为核心, 其成员可由档案馆各个部门负责人、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人等组成。二是有必要定期地召开档案利用的信息反馈工作会议。档案利用会议的定期组织, 可集中研讨利用工作中出现的问题和用户反映的意见, 以及时化解矛盾, 纠正工作中的失误, 更好地为用户服务。三是有必要设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系, 聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员, 直接倾听和收集社会对档案部门的呼声和要求, 对于及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议的工作人员给予一定的奖励。

3. 运用转化机制, 实现档案信息的潜在价值。

档案信息服务部门有必要建立起多形式、多渠道的信息服务转化方式:为公众提供指导和帮助, 以提高公众对档案信息的认识, 刺激其信息消费能力, 便于档案信息服务的价值充分实现;对于某些科技信息成果, 档案信息服务人员可深入到用户有关科研、管理和生产决策等课题的攻关和研究环节中去, 根据课题需要进行档案信息的专供服务, 直到课题完成或某个关键性问题得以解决。转化机制只有包含了服务人员与用户更多的交流与沟通, 才能更圆满地完成服务。为了切实保障转化机制的规范运转, 档案信息服务部门对“售后服务”问题应加以重视, 以便使供需双方在信息服务的转化过程中各负其责、有序操作, 从而吸引更多利用者关注档案信息。

建设档案强国之管见 篇2

国家档案局在2012年2月召开的全国档案工作暨表彰先进会议上, 提出了“建设档案强国”的战略目标。近年来, 建设档案强国成为全社会关注的焦点。纵观西方主要发达国家, 无一例外均是重视档案的档案大国或档案强国。本文试就建设档案强国中的重要环节——扩大档案资源覆盖面, 收集散存散失的档案进行初步探讨, 以抛砖引玉。

一、建立“大档案”机制, 整合多方资源

建设档案强国, 是一项前无古人的伟大事业, 是一项规模庞大的系统工程, 首先必须要有创新思维。毋庸讳言, 目前, 在我国大部分的国家综合档案馆, 机关、团体、企事业单位的文书档案占有较大比例。绝大部分“红头文件”的第二价值, 尤其是历史文化价值较为有限。

建设档案强国, 必须极大地丰富各级国家综合档案馆的馆藏, 扩大档案资源覆盖面。依笔者之见, 就目前而言, 可以整合各地图书馆、博物馆的部分馆藏。这并非“惊世骇俗”和“好高骛远”, 而是具有一定的理论依据和现实可行性。

1. 作为科学文化事业机构和公共文化基础设施, 档案馆与图书馆、博物馆具有相同的性质。《中华人民共和国档案法》第二章第八条明确指出:“中央和县级以上地方各级各类档案馆, 是集中管理档案的文化事业机构, 负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”这在国家法律层面上对档案馆性质作出了权威界定。各级各类档案馆与图书馆、博物馆部分资源自然可以而且也应当进行整合。

2. 各地的图书馆、博物馆均保存有大量珍贵档案。如:“商代甲骨文, 是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案”。 (1) 甲骨文除部分流失美国、日本等国外, 其余大多藏于山东省、辽宁省博物馆及部分大学的图书馆等处;“著名的东周初年的10块‘石鼓文’, 记载了秦襄公因伐戎救周之功而受封的事迹及当时游猎活动的情景, 是我国现存最早、较有系统内容的石刻档案” (2) , 又称“猎碣”, 原石现藏故宫博物院。

建设档案强国, 必须摒弃条块分割、各自为政的门户之见, 遵循档案集中统一管理的原则, 将分散各处的珍贵档案予以整合, 统一纳入国家综合档案馆范围。

3. 目前各地已经或正在实施的档案数字化也为这种整合提供了前提和技术条件。即使在整合存在争议的情况下, 也可暂不改变馆藏品的归属, 先将分散的珍贵档案进行逻辑归档, 逐步建立起上述档案的全文数据库和目录数据库;或搭建资源共享的“大档案”平台, 实现各方共赢。

建设档案强国, 使我国的档案工作实现历史性跨越式, 决策和行政管理机构不应仅仅停留在树立“大档案”意识上, 而应尽快建立“大档案”机制, 进入实际操作层面。

二、招募档案志愿者, 组建编外收集大军

我国有5000年的文明史, 各种可作为档案的材料可谓汗牛充栋、浩如烟海。我国历史上历代王朝、社会组织以及个人形成内容和数量浩繁的珍贵档案, 但由于各种社会因素与自然因素的影响, 绝大部分档案已经散失或损毁。收集这些散存散失在境内和海外的档案是一项异常艰巨的系统工程, 同样必须创新。

目前, 我国机关、团体、企事业单位及其他组织档案机构的专、兼职档案员, 主要职责是对本单位现有文件、材料的收集、整理、归档。

建设档案强国, 极大地收集散存散失的各类档案, 整合我国社会资源甚至海内外资源, 成立档案志愿者队伍, 组建编外收集大军不失为一种重要途径。

“要按照《决定》关于‘适合由社会组织提供的公共服务和解决的事项交由社会组织承担’‘支持和发展志愿服务组织’的精神, 在遵守国家有关法律法规的前提下, 把可由社会组织和志愿者承担的一些具体事务交由社会组织或志愿者承担, 并加强监督指导检查, 以缓解档案部门人少事多的矛盾。” (3)

近几年, 圆明园大水法十二生肖兽首喷泉中的牛首、猴首、虎首以及鼠首、兔首的陆续回归祖国, 为收集散失海外的珍贵文物提供了借鉴, 也为收集流失海外的珍贵档案提供了路径和参考。

“志愿者”是英文volunteer的中文译法, 也被译做“义工”。志愿服务起源于19世纪西方国家宗教性的慈善服务, 在世界上已经存在和发展了100多年。其核心精神是“自愿、利他、不计报酬。“据初步统计, 目前, (我国) 全国已建立超过43万个志愿者组织、19万个志愿者服务站, 常年开展活动的志愿者超过5000万人。” (4)

依笔者之间, 可通过以下渠道招募档案志愿者:

1. 通过中国档案学会、各地档案学会、协会牵头成立档案收集志愿者组织。

2. 由著名档案学专家和学者发起成立档案收集志愿者组织, 招募志愿者。

3. 由有志于档案收集、整理的社会有识之士、档案爱好者、收藏家自发成立档案收集志愿者组织, 组建编外档案收集大军。

档案志愿者组织以收集散存散失档案为宗旨, 制定章程、明确职责, 充分发挥档案志愿者个体的影响和作用, 搜寻、发掘散存于海外和境内民间的档案资料, 专家、学者和档案专业技术人员进行必要的指导和监督, 逐步建立档案志愿组织档案收集目录数据库, 为后续的移交、捐赠、寄存、征集等做好基础性工作。

三、鼓励设立私人档案馆, 拓展档案馆结构体系

如同收藏热的持续升温导致私人博物馆的涌现, 私人档案、私有档案的重视和收集必然导致私人档案馆的兴起。

据国家文物局负责人介绍, 截至到2012年底, 我国统计在册的民办博物馆有400多家, 加上未正式注册的, 数量已近千家。

建设档案强国, 我国的档案馆也应改变国有或公有档案馆一统江山的局面, 呈现多元化的格局。

发达国家的私人档案和私人档案馆的经验可供我们借鉴和参考。据相关资料介绍, “英国的私人档案有28万立方英尺;法国国家档案馆, 其中巴黎馆存有私人档案100公里、枫丹白露馆的私人档案有150公里长;美国国家档案馆收藏的私人档案有200万立方英尺, 排架长度为520英里。”

拓展档案馆结构, 依笔者之间, 可采取如下措施:

1. 在有条件的国家综合档案馆开辟私人档案区或分馆。

对拥有对国家和社会具有重要价值的私人档案、私有档案依法进行登记、监管、公布, 保障所有者、利用者合法权利等。

2. 鼓励设立私人档案馆。

尽管私人博物馆与私人档案馆从基本建设、保管设施到管理制度、人员素质等方面不可同日而语, 但随着我国档案强国建设事业的全面推进, 全社会档案意识和档案利用率的普遍提高, 私人档案馆也将实现突破。

四、开办档案征集网站, 发挥互联网优势

互联网可以说是20世纪人类最伟大的发明创造。“网络将人们组织起来, 创造了没有‘出身, 种族, 性别, 年龄和资历’的世界。以能力为标准, 我们可以轻易在这个‘世界’找到一群聪明的或者受过良好教育的群体, 同时聚集大批的高水平业余爱好者。”

档案征集网站可以充分发挥互联网开放、互动、信息量大和信息传输迅速的优势, 搭建起收集散存散失档案的重要平台。

1. 依托档案部门自有网站, 从中开辟专门收集频道或专题, 收集线索, 接受寄存、捐赠。据统计, 目前“我国各省、自治区、直辖市、特别行政区 (一级) 档案网站, 共33个, 未包括台湾省。”“档案征集与机构简介、业务动态、政策法规标准、网上办公等作为档案网站的主要业务职能, 信息传递表达形式单一、业务功能薄弱、没有充分体现出网站作为对外办公平台的作用与价值。”“各网站的档案征集平均得分率仅为57.67%。” (5) 由此可见, 我国档案网上收集、征集工作仍有非常大的拓展空间。

2. 由专业人士、有志于档案收集、整理的组织或个人开办征集网站。上述网站可征集、整理、抢救各种珍贵档案;发起从民间发掘各种重要事由、来源、全宗、专题档案的策划、活动;组织一定规模、题材、载体的档案普查、搜集工作;开展名人档案、口述档案、影像资料、志书、家谱的征集活动;有计划地注重对与普通老百姓生活息息相关的民生档案的征集;将本区域城市变迁、风土人情及重大活动有关的档案纳入征集范围等。总而言之, 凡是有利于建设档案强国、有利于档案事业、有利于档案收集、保存、利用的举措均可尝试。

建设档案强国, 千载难逢、时不我待, 谨以此句结束本篇:“‘网络的光芒’已烛照寰宇, 引导着我国政治、经济、文化、科技、人伦等各个方面, 向着新的历史方向快速发展。”

注释

1冯惠玲, 张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 2006 (24) .

2安徽省档案局.档案学原理[M].黄山书社, 2007 (4) .

3国家档案局局长, 中央档案馆馆长杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[N].中国档案报 (第一版) , 2014, 1, 6.

4中国新闻网, 新闻中心, 国内新闻.赵津芳在2013中国志愿服务国际交流大会上发言[EB/OL].http://www.chinanews.com/gn/2013/12-06/5589995.shtml, 2013, 12, 06.

医院档案管理之管见 篇3

医院档案包括党务、行政、医疗技术、科研课题、教学、仪器设备、声像、财务、基本建设、病历、实物等几大类。它覆盖全院各部门的工作, 是医院管理工作中的一个重要组成部分, 多年来, 档部分工作人员“重藏轻用”的思想根深蒂固, 对档案的认识基本上还是停留在对历史文件的保管和极其有限的内部利用上, 对档案的信息属性未能引起足够的重视, 没有充分开发档案信息服务于社会的紧迫感。没有认识到深加工的高价值适用信息, 能大大节约决策选择的精力, 减少决策的失误。准确把握新时期医院发展的特点, 适时调整, 加强医院档案管理, 是医院档案实行现代化管理的根本任务。

2 存在的问题

2.1 医院档案管理网络体系不足

医院虽然按照要求建立了三级档案管理网络, 但它的运行效果目前不很理想, 不少有关人员档案意识较淡薄, 一些工作人员为图方便, 将档案材料留在自己部门保管, 随意存放在自己的办公抽屉里, 归自己所有, 造成这些档案资料既没有整理, 也没有专柜存放, 导致档案材料的丢失或损坏现象时有发生。

2.2 档案管理硬件投入不足

档案用房没有按要求建立, 无法达到温度、湿度、防照射等规定, 不符合档案安全保管的要求。电子档案管理硬件投入不足, 大大制约了档案事业的发展。近年来, 随着科学技术的进步, 计算机及网络技术在医院管理中广泛运用, 医院管理手段不断进步。由于资金有限, 投入很少, 运用计算机及网络技术管理档案的条件很有限, 基本还采用手工收集、检索, 信息量小, 劳动强度大, 不利于档案的收集、利用和开发。

2.3 档案的集中保管和保密措施需要完善

医院的病历、财务、人事、基建等各种档案, 相关部门已制订过保密制度, 但由于管理分散, 各部门档案的存放条件各有不一, 也未按档案管理规范进行必要的防范。随着时代的进步, 很多档案资料以人工方式实行的保密制度和措施, 已不适应当前档案管理的需要。

2.4 档案专业人员素质亟待提高

目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐, 与社会发展的要求相差悬殊, 例如:档案专业出身的人员较少;知识结构不合理;现代科学知识相对贫乏等等, 档案管理人员的素质影响着档案管理的进步。长期以来, 不少医院的档案工作由医院办公室的工作人员兼管, 有些单位甚至一人兼数职。由于管理人员没有充沛的精力和足够的时间做好档案工作, 以致造成档案工作人员负担过重或工作被动。

3 相应的对策

3.1 领导重视

医院以医疗服务为根本任务, 实际工作中往往出现认为档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制, 档案管理工作很易受到冷遇。因此切实提高各级干部对档案工作的认识和重视, 才能使档案工作顺利开展的前提。组织上要把档案管理纳入重要议事日程, 作为医院发展的重要内容来抓, 与医院业务建设同步规划、同步发展; 加强档案法的学习, 增强医院干部、职工的档案意识。要加大档案工作宣传力度, 更好地支持档案管理工作。

3.2 要舍得投入

要加快档案管理的规范化。要舍得投入财力, 配置与档案管理现代化相适应的软、硬件, 实现档案网络化管理。微机是现代化管理手段不可缺少的工具。用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案方便使用者及时查找、阅读, 既节省时间也节省人力、物力和财力, 加快了工作效率。同时, 利用微机管理可以减少档案的有效空间, 保存信息方便简单, 也增加了其保密度。微机的储存量丰富而广泛, 由计算机编印出的文件分类、主题等目录, 有一整套安全可靠的检索系统, 无论是对医院本身查找资料, 还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确。

3.3 标准化管理是根本

档案管理现代化不仅是先进设备的配置, 还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录, 各个项目都要求标准化, 符合各标准的规定。尤其是医院档案管理工作, 要做到多渠道、多途径地开发档案信息资源, 使档案为医院各项工作, 特别是为医疗、教学、科研服务。编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。

3.4 人员培养与档案建设同步

医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。医院的病历、财务、人事、基建等各种档案, 需专人定期不定期进行收集整理, 统一妥善保管。并在各科室设立档案联络员, 建立起网络, 便于档案的查找, 充分发挥档案的服务作用。同时, 还要注意档案的保密工作, 随着时代的进步, 很多档案资料以人工方式实行的保密制度和措施, 已不适应当前档案管理的需要, 所以要求档案管理人员要多学习档案保密知识, 提高防范意识, 严格按规定执行, 防患于未然。

3.5 健全档案管理制度和管理网络

医院建立健全档案管理制度内容十分广泛, 如建立档案收集和归档制度、档案利用、保管制度、档案保密制度等, 制订档案保管期限、归档范围等规定, 并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业性技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点, 因此, 应建立符合医院实际情况的档案管理制度, 并在工作中不断加以完善。这就需要我们建立健全有效的档案收集制度, 在提高医院全员档案意识、积极配合档案部门工作主动归档的同时, 建立和完善档案资料的传递、登记制度, 实现动态管理, 建立档案收集网络, 一旦发现遗漏丢失现象, 能及时补救, 确保档案资料的完整性。

医院科研档案管理工作之管见 篇4

一、收集:统筹兼顾, 协同管理

收集工作是医院科研档案管理工作的基础和前提。医院档案部门应把科研档案管理理念融入到医院科研活动的各个时期、各个环节中去, 使科研文秘工作与科研档案工作一体化, 做到医院科研活动与科研档案工作统筹兼顾, 协同管理, 进而为全面收集和统一管理科研档案创造良好条件。一是医院科研部门要转变观念, 提高档案意识, 全面认识科研档案的重要性, 严格执行科研档案管理制度, 主动做好科研档案收集工作, 在布置收集各类科研材料 (如申报课题、课题执行情况汇报、结题报告、成果鉴定及成果报奖材料等) 时, 除了报送上级部门所需的资料外还须在本院保存一套副本。二是科研课题负责人、成果完成人、论文著作作者等有关人员应认识到科研工作中形成的所有科研材料的主体为医院, 属于医院科研档案的收集范围, 而不为个人所有, 应积极配合档案部门做好科研材料的收集工作。三是医院档案部门要根据本院科研工作实际, 深入一线, 主动做好收集工作。如可将学术会议资料收集工作融入学术会议管理工作中, 根据历年来医院管理及向上级管理部门上报的统计数据要求, 将参会人员科别、姓名、职称、会议全称、主办单位和协办单位全称、会议级别、会议地址、起止时间、会议交流情况、经费来源等填入《医院外出参加学术会议登记表》, 并随表附上相关支撑材料, 如学术会议通知复印件、学分证书、会议论文复印件等, 保证学术会议档案收集的完整性。

二、管理:完善制度, 注重规范

医院科研档案部门应建立健全医院科研档案管理制度, 使其覆盖医院科研活动的每个阶段和环节, 规范科研档案管理工作。笔者认为, 可着重加强以下三个方面工作:一是科研档案预立卷。根据科研档案成套性、阶段性的特点, 为每个科研课题预先设立相应的档案盒, 存放阶段性收集的文件材料, 进行预立卷, 按级别、任务来源、立项年份存放于档案柜内。并根据科研成果鉴定、科研成果奖励、著作等资料繁多和论文、立项批文、结题批文等资料分散的特点, 将其分类存放。二是档案借阅。一般而言, 医院科研档案按规定不能无序借出, 需利用人员填写课题档案借阅表, 履行完备的借阅手续, 经主管领导及相关档案形成人批准同意后方可提供利用。三是档案移交。如我单位在档案移交时, 实行科研档案移交清单制。具体操作步骤是:第一, 注明科研课题基本信息, 如课题负责人所在科室、课题负责人姓名、课题任务来源、课题名称、课题研究起止时间等, 以便档案接收人初步了解课题基本情况;第二, 分类注明需要移交的资料, 如课题资料、成果鉴定资料、成果报奖资料等, 使移交资料清晰明了;第三, 接收人对移交档案审核验收, 确定其符合存档要求后, 移交人和接收人在移交清单上签名, 并注明移交时间。移交清单一式两份, 双方各持一份备案。

三、利用:信息管理, 强化服务

强化高校校办企业档案管理之管见 篇5

强化高校校办企业档案管理的必要性

1. 校办企业档案是记录企业发展壮大的依据

校办企业从创业成立到发展壮大, 经理了无数次风风雨雨、艰难曲折, 在不断发展壮大的历史进程中, 形成了许多具有查考利用价值的文件、报表、图纸、照片等材料。这些材料是校办企业进行技术开发、科学实验、生产经营、政治生活的真实记录, 校办企业档案是高校全部档案的一个重要组成部分, 同样是高校的宝贵历史财富和文化财富。

校办企业的发展变化, 前进征程中的经验教训, 都能够从企业中的各种计划、总结、调查报告、研究材料等文件中体现出来。研究和制定企业的发展规划要查考它, 研究校办企业生产经营的历史经验教训要利用它, 有时, 领导作决策, 解决实际问题还要使用它。这些珍贵的历史资料, 不仅是记录企业发展壮大的依据, 而且对指导、推进企业今后的发展起着重要的作用。

2. 强化档案管理, 是防止企业资源流失的需要

有些校办企业, 尤其是部分规模较小的校办企业, 在创办企业过程中, 对档案管理认识不足、重视不够、缺乏管理经验, 也没有设专人负责, 特别是企业的专利技术资料、图纸、科技档案等, 由于企业经营者怕泄密, 只交给自认为可靠的人保管, 留下了很多隐患, 也带来了很多遗留问题。

近年来, 我们从身边或从报端经常可以看到一些企业的管理或技术人员, 带着重要的技术资料或先进研发成果“跳槽”到另外的企业, 从而使本企业的资源流失, 先期投入付之东流, 给企业带来严重损失。因此, 要建立必要的档案管理制度, 对档案管理进行必要的规范和约束, 尤其是对技术档案、机要档案进行有效的管理、防止企业资源流失, 避免给企业带来损失。

3. 强化档案管理, 是维护企业利益的需要

一个企业的档案资料完备, 不仅有助于企业的各项管理, 使管理工作规范有序, 同时也能避免一些不必要的经济纠纷。近年来, 也有一些经济纠纷, 就是由于企业档案资料不齐全而致使企业蒙受损失。例如:有家科技型企业在一次经济纠纷中, 被对方告上法庭, 因不能出具原始证据来维护自己的合法权益, 缺少合法的法律依据而败诉, 企业为此损失惨重。充分说明了校办企业档案原始凭证作为一种法律依据对维护企业合法权益所起到的重要作用。因此, 强化档案管理, 对维护企业利益起着不可低估的作用。

4. 强化档案管理, 可利用历史少走弯路

档案工作的根本目的在于利用。许多企业非常重视文件、档案等的收集和管理, 文件档案信息资源储备数量很大。但一些企业在进行经营管理重大决策时, 决策层却很少去查阅企业文档、去分析和研究过去企业在遇到类似问题时的决策意见, 不注意吸取前人和他人的成功和失败的经验教训, 走了很多冤枉路, 浪费了宝贵的时间, 造成了经济损失。

强化高校校办企业档案管理的有效措施

1.企业经营者应高度重视档案管理工作

改革开放以来, 校办企业已在市场竞争中显露了勃勃生机, 按照市场经济规律转变校办企业经营者的经营理念, 与现代企业制度接轨, 有效合理地整合校办企业内部各种资源, 全面提升企业经营者的自身管理水平, 才能形成企业自主创新能力和核心竞争力, 因此, 企业经营者必须从企业的科学管理入手, 高度重视企业的档案管理工作。同时, 抓好三个方面:一是人员配备, 挑选有事业心、有责任感、懂业务、善学习的同志从事档案管理工作;二是资金投入, 要保证文档管理必要的资金需求, 比如:档案室的建立、电子设备的配置、以及人员培训工作等等;三是完善制度, 建立必要的、完善的档案管理规章制度, 使档案管理工作有章可循。

2.加强培训, 提高管理人员的业务水平

档案工作人员的业务素质直接关系到档案管理水平, 要使档案管理达到我们预期的目标, 必须不断地提高档案管理人员的业务水平。校办企业档案管理科学化和提高档案开发利用率, 都要求档案人员必须掌握计算机、数据库、网络以及音像、光盘刻录等知识和技能。因此, 校办企业经营者要根据实际情况, 制定提高档案管理人员业务水平的规划, 切实抓紧业务学习, 不断提高专业业务水平和实际操作技能, 鼓励自学专业技术和相关领域的业务知识, 结合工作实际和发展需要, 选派档案管理人员到档案馆进修或参加地方举办的培训班学习, 使其系统地学习档案管理、信息开发等方面的知识, 以全面提高档案管理人员的业务水平。

3.努力实现档案的科学管理和目标管理

档案管理主要是针对从事档案管理具体工作的人员及其活动而开展的, 其重心是对档案人员的管理, 是通过对人的科学、有效的管理从而实现对档案管理工作的科学管理和高效完成, 并在此基础上, 高价值地实现管理的知识化、达到传播企业历史、弘扬企业文化的作用。作为企业经营者, 要通过制订岗位目标责任制, 将目标管理应用到档案管理人员身上, 从而实现通过对档案管理人员的管理而实现管理出效益的目标上。

园林绿化档案管理工作之管见 篇6

园林绿化档案是指园林绿化管理部门、古典园林、风景名胜区、现代公园等属于园林绿化系统的单位在园林绿化建设发展过程中直接形成的, 对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、实物等有关园林专业的各种载体的历史记录。园林绿化档案管理工作是园林绿化事业发展的重要组成部分, 对园林绿化工作有着重要的历史参照和现实指导意义。为了加强园林绿化档案的保护、管理和利用, 更好地服务于园林绿化事业的发展, 笔者结合工作实际, 就园林绿化档案管理工作谈点自己的看法。

一、园林绿化档案的内容

1. 园林基础资料。

包括园林史料、园林陈设资料、园林建筑图照及文字资料、叠山理水图照及文字资料、园林植物名录、变更情况图照及文字资料、古迹遗址调查、保护、统计等图照及文字资料。

2. 风景园林建设资料。

包括各类新建、改建、扩建的园林绿化建设工程项目及重大维修项目档案资料;房产、地产等权证及相关审批材料。

3. 城市绿化建设资料。

包括反映城市绿化 (城市公共绿地、居住区绿地、单位附属绿地、生产绿地、风景、防护林地、道路绿地) 的规划和建设工程的档案资料。

4. 综合管理资料。

包括反映机构设置、领导变更情况等档案资料;有关政策、规定、条例、办法等档案资料;大事记、重要活动、重大事件、重大接待、重要会议等各种载体的档案资料;重大经营性活动、方案、发展规划等档案资料;园林、风景区、公园门票调价审批、入园人次统计表等档案资料;省级以上各类创建及等级评定活动, 包括申报世界文化遗产、4A、5A旅游景区、ISO质量体系认证等各种载体的档案资料;参加和举办国内外展览活动形成的各种载体的档案资料。

5. 科研资料。

包括各类园林绿化科研项目及课题成果报告等档案资料;各类历史、文化专题研讨及学术成果、重大调研、论证报告等档案资料。

二、园林绿化档案的特点

园林绿化档案是科技档案的一个门类, 它不仅具备档案的一般属性, 还有自身的特点。一是成套性。一个绿化工程项目, 自然形成了一系列论证设计、施工、竣工、维护等相关的文件材料, 它们记载和反映了生产活动的全过程和成果, 相互间既以不同的工作阶段相区别, 又以总体上程序和内容的紧密衔接构成了一个材料整体。二是专业性。园林绿化档案作为园林绿化科技、生产活动的记录和伴生物, 毫无例外地形成于特定的专业技术领域, 是相应专业技术活动的记录和产物。三是动态性。所谓动态性是相对其他档案而言的, 就绿化档案本身来讲, 其内容和数量是变动的。四是时效性。园林绿化效果的最佳状态不是在建成之时, 而是在日后。这是因为树木、绿地一般都具有生长周期, 绿化的效果在一定时期后才能实现。

三、做好园林绿化档案管理工作的措施

各级园林绿化管理机构, 负责本单位园林专业档案的收集、整理、保管、利用工作, 并按照集中统一管理的基本原则, 全面负责所辖区域内园林绿化系统的专业档案移交、接收工作。要想做好园林绿化档案管理工作, 可从以下三方面入手:

1. 做好收集工作。

收集齐全完整的档案材料是做好档案管理工作的关键。首先要建立收集制度。园林绿化部门在不同季节, 结束一项或一段工作活动后, 应按程序规定对形成的材料进行科学筛选和系统整理, 向档案部门移交, 档案部门经过清点, 办理接收手续。其次, 要确定档案收集渠道和收集内容。要同生产计划部门配合, 了解对工作的安排, 便于有计划、有目标地及时主动地做好档案的收集。要抓住重要环节和关键阶段, 根据工作活动定出内容, 确定好步骤, 实行多方式多渠道收集。

2. 抓好整理工作。

一是归档前将文件材料组成保管单位, 将保管单位进行基本编目。二是在归档后进行的。整理内容包括:对保管单位进行科学分类、排列和编档案号。三是根据一定原则标准来鉴别其档案的利用价值, 确实把需要保存的档案科学整理、妥善保存起来。

3. 强化利用工作。

园林绿化档案是对一个城市的公共绿地、专用绿地、生产绿地、防护绿地、城郊风景名胜区的规划、设计与施工、管理的年度或阶段的记载。像城市的公园工程, 绿地苗圃、名木古树、历年的城市绿化覆盖率、人均公共绿地面积、历年的植树造林面积、地点与成活率、覆盖率、病虫害的防治、珍贵花卉、珍贵树木、城市雕塑工程、基建工程等, 都蕴含大量的信息, 是一种可供人们研究、利用的重要信息资源。因此, 要做好园林绿化档案的开发利用工作, 主动为社会提供良好的服务, 发挥其应有的作用。其一, 可为新的园林绿化建设提供资料。根据园林绿化档案中记载的园林苗木的数量、品种、土质、科研成果等信息, 视地区、土质等情况选择适合的苗木, 也可培育新的苗木品种、扦插各类花卉, 这样不但在新址苗圃的设计、建设上省时省力、一步到位, 而且可为城市绿化、美化工作提供多品种的优质苗木。其二, 可为城市公园改造提供依据。根据园林局、市政府、规划局、城建局、水利局等部门档案资料中大量可行的地形、地势, 坝上、坝下纵横面积高差, 道路、绿化、植物的配置, 廊、亭、阁的设计图纸进行设计施工。其三, 可为病虫害防治提供科学依据。园林绿化过程中的病虫害防治工作是非常重要的, 它直接关系到苗木的成活率、园林树木的正常生长及观赏效果。将病虫害情况归入档案, 标明病虫害危害的树种、易发生病虫害的部位、病虫害名称及危害程度, 采取药物、人工的防治方法, 掌握病虫害发生、发展规律, 达到有效预防和除治目的。其四, 可为创造和谐社会提供有关资料。现在, 城市环境越来越单一, 动植物生存空间越来越小, 生物多样性急剧下降, 其结果是生态系统被破坏。城市中人类生活和社会经济活动, 由于失去了大自然的支持、容纳, 开始陷入重重危机。园林绿化是自然和谐与社会和谐的一种体现。通过园林绿化档案中记载的好经验和好办法, 可以更好地保护环境, 为构建和谐社会做出贡献。