教学档案信息服务

教学档案信息服务（共12篇）

教学档案信息服务 篇1

摘要：本文从高校档案信息资源开发的必要性入手, 分析了档案信息资源开发的要求, 给出了推动档案信息资源开发的途径。

关键词：高校,档案信息资源,教学改革

进入21世纪以来, 大力开发档案信息资源, 为经济建设和高校教育教学改革服务已成为高校档案工作者的共识。但是真正从深层次上开发利用高校档案信息资源还远远不够。

一、开发高校档案信息资源的必要性

1. 开发高校档案信息资源是社会发展的客观要求。

21世纪是信息时代, 是知识经济时代, 是高新技术高速发展的时代。高校档案作为社会信息业的重要组成部分, 必须跟上时代发展步伐, 采取切实有效的管理措施, 以达到充分开发利用高校现有的档案信息资源, 充分发挥其存史资政和科学研究的作用, 否则就不能适应社会发展的需要, 不能在信息化社会里发挥自身应有的价值。这是时代发展的客观要求, 也是社会进步的需要。

2. 开发高校档案信息资源是高校档案自身发展的需要。

长期以来, 高校对档案信息资源的重要性认识不够, 没有把开发利用档案信息资源的工作提升到应有的高度。从而在开发学校档案信息资源上的深度不够, 力度不大, 速度不快, 致使许多有实用价值的档案信息被埋藏起来, 利用率不高, 成为无人问津的“静物”, 造成档案信息资源的极大浪费。因此, 致力探索开发高校档案信息资源新思路、新方法, 改变自身的现状, 服务于高校教学、科研、党政管理以及社会各行各业, 是当今时代发展的需要。

二、开发高校档案信息资源的要求

1. 强化宣传教育。

新时期高校档案事业的发展建设需要从宣传教育着手, 积极开展形式多样、丰富多彩的宣传活动, 宣传档案, 提高人们的档案意识, 引导人们利用档案。如通过报刊、广播等新闻媒体, 介绍档案所取得的科研成果, 馆藏档案珍品。或运用网络、会议、出黑板报、墙报、印发宣传资料、撰写文章等, 向广大群众展示馆藏特色, 宣传档案价值, 介绍档案利用方法;选编档案利用效果实例, 向大家展示利用档案所取得的社会效益和经济效益, 以培养和提高社会整体档案意识。

2. 树立开放观念。

要使档案工作适应市场经济的发展, 必须摆脱传统的计划经济体制的影响, 改革开发利用档案信息资源的规章、制度和办法, 按照市场经济体制的客观要求和高校档案的社会属性及特点, 把封闭保守的观念, 变成改革开放、积极创新的观念;把按部就班、满足现状的观念, 变成善想、敢干、开拓进取的观念;把就档案论档案的单纯业务观念, 变成密切关注改革发展新情况、为学校和社会提供服务的观念;把被动利用档案资料的观念, 变成有目的主动开发档案信息资源的观念;把等、靠、要的观念, 变成主动创造条件解决存在问题的观念。

3. 树立效益观念。

在高校档案信息资源的开发利用中, 档案工作人员要改变思想观念, 克服“坐、等、靠、要”的思想, 切实树立效益观念, 不论是社会效益, 还是经济效益, 都应以创效益为目的。一方面要抓好档案的收集、整理、分类、著录、编研等基础工作, 保证案卷质量;一方面要强化管理, 提高档案工作人员的业务水平, 提高工作效率, 想方设法创出一条投入少、效益高的新路子, 体现其社会效益和经济效益, 以适应市场经济发展的客观要求。

4. 明确基本任务。

高校档案信息工作的基本任务既是为校领导决策和教学、科研、党政管理及学生就业等工作服务, 同时又为社会服务。档案工作人员应一方面把学校各部门的文件材料收集起来, 将其系统化, 经过整理储存等工作程序, 为学校各项工作, 为社会各方面提供有用的信息;另一方面将学校各部门和个人从事新的实践活动中产生的新信息, 加以收集、整理和传递, 使信息不断增值扩大, 并经过信息的筛选达到信息的优化。

5. 加强基础建设。

加强基础建设是进行档案信息开发的前提, 是有效开发档案资源的保证。基础建设主要包括: (1) 加强文件材料形成的保证体系, 使归档文件材料完整、准确、系统、合格。 (2) 拓宽档案信息收集渠道, 增大信息存贮量。 (3) 进行档案的科学立卷, 提高组卷质量。 (4) 抓好档案人员素质培训, 提高开发利用质量。 (5) 进行检索工作的现代化、自动化建设, 加强检索工作的深度和专指度, 最大限度地揭示档案信息的内容。 (6) 建立科学的高校档案管理网络, 疏通档案流通渠道。 (7) 健全高校档案管理制度, 确保档案的完整与安全。 (8) 立档规范化, 编码条码化, 查询电脑化。

三、开发利用高校档案信息资源的途径

笔者认为, 下面几种方式对开发利用会有所裨益。

1. 做好档案咨询服务。

(1) 代理咨询服务, 即按照利用者的要求, 积极热情地代查档案, 直接提供事实资料和数据, 使利用者省时、省力, 并能及时获得有效的利用。 (2) 检索咨询, 就是档案人员认真回答并解决利用者在档案检索时所遇到的问题, 如检索工具如何选择和使用等, 使用户快捷、准确地查找到所需要的档案材料。 (3) 利用咨询, 就是热情回答用户在利用过程中涉及的各种问题, 如有关档案材料的历史背景、材料价值可靠程度、使用状况等, 帮助用户作出判断和选择, 达到有效利用。

2. 做好档案信息编研工作。

首先, 编研时档案工作者要具有超前意识、参与意识、竞争意识、服务意识、精品意识, 放开视野, 积极主动地在高校改革中搞调研, 搞开发, 科学分析, 预测教改动态, 把握时机, 以最快速度、最好质量及时开发出系统性、可靠性、实用性强的参考资料, 为高校改革服务。其次, 编研时恰当地选题是编研工作成功的保证。编研选题应努力围绕高校教育教学改革这个中心, 进行高层次的创造性的三次信息开发, 提供高教改革所需的各种档案信息资源。如我校档案馆编纂的《徐州医学院大事记》、《中共徐州医学院委员会文件汇编》、《徐州医学院文件汇编》等, 既方便了教职工查阅, 也给领导决策提供了依据。再次, 充分利用现代网络, 提高档案的利用率。在网络条件下, 通过互联网对外宣传档案事业, 发布史料信息, 交换电子数据, 在线查找馆藏档案, 开放档案进行网上利用, 有利于提高编研成果的档次和品位, 从而极大地方便客户的需求。第四, 建立服务信息反馈系统, 积极主动地加强用户的感情联络, 广泛征求客户意见和建议, 不断完善档案信息资源开发利用工作, 使之更加趋于合理、系统、科学。

3. 举办档案陈列展览。

开展档案陈列展览这一工作, 在许多高校档案馆都做得很不够, 因此, 高校档案馆应针对这一现实情况搞好档案的陈列展览。如:举办科研专题的科研成果档案展览 (指非专利、非保密性的) , 在学校营造一个浓厚的科研氛围, 并使科研成果尽早传播出去, 尽快地让企业用户利用并转化为生产力;迎接学校校庆, 展出反映学校发展状况的校史资料、教学成果和科研成果, 有关的照片、图片及学校荣誉的奖旗、奖匾、奖杯等, 使广大师生员工了解本校的历史。明年就是我校50年校庆, 院党委决定筹建校史馆, 以展示学校历年来的办学情况和取得的成果, 让参观者了解我校办学全过程, 从而提高我校办学的知名度;展出学校历年获市级以上优秀教师、优秀党员、历届优秀毕业生、优秀学生干部、优秀团干等的奖状、荣誉证书, 激励师生奋发进取。

4. 编纂档案目录供图书馆收藏。

在信息时代, 人们的图书资源意识远远要强于档案资源意识。因此, 人们在寻找信息资料时, 首选的是图书馆而不是档案馆, 在高校内部也是如此。在这种情况下, 高校档案管理人员要积极主动寻找与本校及本地图书部门的合作, 将重要档案目录甚至内容分类汇编成册, 供本校及本地图书部门收藏, 使人们在查阅图书资源的同时也能了解到本校有关档案资源情况并加以利用, 同时也可以增强和提高人们的档案意识。

5. 通过因特网、科技教育网等现代媒体宣传。

我们可以利用校园网的网站技术, 通过筛选、调整, 建立档案数据库, 制作档案资料的查询网页, 使档案利用新技术走出档案馆, 步入社会。此外, 借助于网络技术使丰富的档案信息资源能及时出现在利用者面前, 有助于更多的人了解档案, 认识档案, 进而实际利用档案, 如此将有助于提高社会的档案意识, 扩大档案信息的社会利用面。

6. 加强校际档案交流与合作。

高校档案的校际交流并不是指互相交流档案原件或复印件, 而是通过一定方式交流, 以达到信息资源共享。如可以利用高校文书档案编写“组织沿革”、“学校大事记”, 也可以搞些经验汇编作为校际交流资料。另外, 还可以利用高校的科技档案, 编写一些内容摘要汇编, 如将优秀毕业论文摘要、目录汇编成校际交流材料, 这样既促进学校教学、科研发展, 又能更好地利用科技档案资源。通过校际交流档案资料, 一方面可以使交流双方彼此了解教学、科研、管理等情况, 另一方面可以相互吸取办学经验, 弥补自身的不足, 提高自己的办学质量和效益。

我们要深入学习实践科学发展观, 紧紧围绕全面建设小康社会的奋斗目标, 围绕新阶段改革开放和现代化建设的各项任务, 明确职责, 找准位置, 自觉做好服务大局、服务群众的工作。努力采用现代化手段, 不断改善服务质量, 把档案工作提高到一个新水平, 更好地为教育教学工作服务, 更好地为社会主义事业服务。

教学档案信息服务 篇2

1、搭建平台，为推动档案工作科学发展奠定基础

近几年，我校档案信息化建设引起了学校领导的高度重视，档案建设步伐明显加快，取得了明显的成绩，得到了社会各界认可，主要体现在以下几方面：

（1）领导重视，责任落实到位。按照云南省档案局及云南省教育厅的工作要求，我馆召开专题会议，制定档案管理工作的各项措施，责任落实到各科室，将各部门、各学院归档管理纳入到年终绩效考核中，建立奖惩激励机制，为我馆以后的档案信息化建设奠定了基础。

（2）建立档案信息平台。目前档案数据库中已经有10余万条档案目录，经过筛选之后开通了部分文件目录的查询权限，并且建立了档案室局域网，实现局域网内资源共享。我室在省内也是较早计算机管理档案的单位，我校经常安排档案工作人员到省内部分高校和地州档案馆参观学习和经验交流。

（3）加大资金投入力度，软硬件设施逐渐加强。近几年来，学校对档案馆投入的经费逐步增多，档案馆目前有计算机3余台，服务器1台，扫描仪1台。自2006年，档案馆与计算机专业公司合作开发了综合档案管理系统，对全校的专兼职档案人员集中培训，并与学校的OA系统实现无缝对接，提高了档案信息著录、档案查询、数据统计的效率，加大了电子文件归档力度，并将原来的不同格式数据库文件导入的新开发的数据库系统中，丰富了数据库信息。

（4）加强人才队伍建设。2000年专职档案人员只有1人，没有兼职档案人员，随着档案信息化建设的要求越来越高，对档案管理人员的素质要求也越来越高，目前我室有专职档案工作人员3人，副研究馆员有1人，档案专业和计算机专业人员均占较高比例，专业知识结构合理。每个部门都配备兼职档案人员，目前有兼职档案管理人员有70多人。

2、查找问题，明确努力方向

（1）档案利用服务手段滞后。我校建校早，馆内资源全面，涉及到多个档案门类。现今是一个信息时代，在此背景下我校也顺应时代的潮流，使用网络文档一体化管理系统，实现了网络归档，档案查询更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服务工作的作用并没有被充分的发挥出。另外，档案（如学籍档案）的利用率是很高的，所以导致提供档案利用服务的需求量也十分大，因工作效率低，在档案馆时常会出现排队查阅档案的情况，上述现象的产生是基于以下三方面的原因：

①没有完善好档案信息资源基础建设，档案馆内虽藏储着巨大的资源，但因没做好前期的档案管理，如数据著录有缺失，导致档案归档管理没能够良好的和利用服务进行，进而使服务质量难以得到保证。

②利用服务的手段缺乏多样性，现今大部分的档案馆只是将馆藏原件提供给档案利用者阅览，很少采用为利用者提供更多样化的服务，如：文献汇编、网上远程文件查询等。

③没有较强的档案服务意识，相关的工作人员只是进行查询借阅，并不会思考这过程中出现的问题借，那就更别提什么解决措施了，主动服务意识较为缺乏。

（2）专题档案数据库建设急需完善。自成立档案室起就开始对馆藏资源实现计算机目录管理，2006年启用综合档案管理系统，实现了文档一体化，但是随着档案信息的丰富，人们的要求也在不断提高，更注重档案的个性化和精品化，为了满足人们对档案信息的需求，需要建立各种门类的专题数据库。例如学生出国需要英文成绩单，这就需要建立成绩翻译专题数据库；教师每年都要进行职称评定和人事任免，需要建立职称专题档案数据库和人事档案专题数据库等。但是，在前期的档案数据库建设还有不尽如人意之处，如：

①专题档案数据库建设目的不明确。其主要的目的是便于利用，对馆藏资源进行深层次的开发，借此来更好的满足用户的需求，但是实际上的建设过程中却出现了较多的负面状况，如过于重视数量指标、忽视数据的质量以及服务效能等。

②没有明确好专题档案数据库的利用需求。选题是其建立的核心，而选题又依赖于对档案用户需求的深入分析。档案用户需求分析的缺失必然会为档案专题数据库之后的利用埋下隐患。而目前的档案系统在未建设档案专题数据库前，在几乎很少去分析用户需求，进而无法保证数据库利用率。

③没有统一好专题数据库的建设标准。现阶段建设专题数据库的最大难题就是怎样将其标准化以及规范化。从现今而言，还未对数据库建设的标引体系、数据文件结构、软件开发技术等方面制定相应的标准规范，这势必会给档案数据库之后的一系列工作（如档案数据交换等）造成严重的影响。

3、档案信息化建设的思考

（1）改变档案管理理念。档案事业随着档案信息化得到了巨大的机遇以及挑着，为了能够更好的适应时代的发展，加强建设档案信息化是必然的，只有这样才能够有效的提高档案信息的服务水平。想要做到档案信息化，第一步需改变管理理念，树立更重的新意识，如效益、服务以及信息意识，借此来提升档案工作水平。

①建立完善的档案管理制度。在此方面须遵循下列要求：a.规章制度要科学合理且紧贴单位实际以及档案管理要求。b.制度要简明实用，具有较强的可操作性，便于发挥出制度的规范以及指导作用。c.在始终保持严格的执行制度。档案部门有着双重身份，它同时肩负档案规章制度的制定者以及执行者两种身份。在落实规章制度的时候，一定要做到奖罚分明，将制度的权威性给充分的体现出来。

②加强对档案工作宣传力度。a.每年都要定期对学校各归档部门兼职档案人员进行培训，保证档案归档的完整性。b.将档案工作和校史展览工作良好的结合在一起，将校史展览作为引子，进一步的提升师生员工的档案意识，带动档案资源的建设，实现史志和档案工作的联动，较好的发挥出校史展览在育人方面的作用，使档案工作能够进一步的走进学校中心的工作，为学校中心的工作提供更好的服务。

（2）档案管理手段和服务要创新。在我校的“十二五”规划中，学校在信息化建设中明确提出“推进数字化档案馆建设，提高档案管理、利用的科学化水平”，档建设案信息化的主要目的就是实现应用信息技术、档案信息资源共享，借此来进一步的提升档案利用服务水平。当前档案馆通过提高档案管理水平和计算机技术，可以用更快捷的方式为我校师生提供服务，一改之前被动服务，利用拥有的档案信息优势，挖掘档案数据，积极主动地为学校的改革和发展尽一份力量。

①完善专题档案数据库，实现档案信息资源的整合。开展档案信息资源整合和专题数据库的研究应用工作，建立高等学校档案专题数据库平台，以档案馆藏档案目录数据库中不同全宗、不同类别、不同校区的重要的、利用价值高的档案信息资源（如研究生论文、学籍档案、职称职务、精品课程档案、照片档案、实物档案、人物档案、重点建设工程项目档案等）为主要来源，经过广泛收集、数据分析、加工整合、筛选整理，进行信息的二次开发，之后再将整合后的信息交换至专题档案数据库中，借此来填补通用档案管理系统缺失部分，可以提供给利用者另外一种的视觉感受，不但更好的满足了利用需求，还进一步的优化了利用模式，实现了真正意义上的信息资源共享。

②建立多层次、全方位的档案利用新模式。a.建立健全内部借阅管理系统，档案管理系统是高效的档案利用服务的基础，不无论用户是到档案馆查询利用档案还是在网络提交利用申请，用户都都必须到计算机上提交查询申请，档案工作人员在按照用户所提供的申请，相应的提供服务工作，在借阅工作完成之后，档案管理系统会自动把利用者的身份信息以及档案工作人员查询利用信息添加到数据库系统中，这对于档案馆后期的利用登记和统计工作是十分有利的。b.增强网络编研，现代信息技术对于新时期的档案编研工作而言是十分有利的，因此在进行此方面的工作时，一定要对其进行充分的利用。现今人们的要求随着信息化在不断的提高，需求也呈现多样化，因此需要档案馆的信息资源进行开发以及深度的挖掘，借此来使得档案信息能够提供增值服务，如高校档案编研工作能够通过整理以及优化组合分散的档案信息，将其进一步的编辑成系统化的档案史料，使得其能够更好的为学校的科研、教学提供服务，同时还能够在一定程度上为各部门管理提供决策方面的依据。开展档案编研工作是高校开发、优化档案信息资源最有效的方式。开展档案编研工作可以为档案利用者提供主动的、系统的和有针对性的服务，从而提高档案利用工作的效率和档案管理整体水平的提高。

（3）全面提高档案工作者的素质。档案事业之前发展缓慢是不争事实，要从根本上改变这种面貌，不是通过购买几台计算机和管理软件就能改变的，而是培养出一批信息化建设的技术型、管理型以及复合型的人才，让其具备较强的档案信息意识和档案信息获取能力、分析问题的能力、开发利用能力等，有效地开展档案咨询和信息服务。

①加强培训，提高业务素质。档案工作有着较强的业务性，同时档案管理工作的质量极大程度上受限于档案工作的业务素质。就现阶段而言，档案管理方面的专业人员较少，大部分现有的档案管理人员都不是科班出身，所以导致档案学、档案管理方面的知识较为分散，缺乏一定的系统性，专业程度不够。正因此如，相关的档案工作人员更应该积极注定的加强业务方面的学习，进一步的增强档案意识，提升自身的业务素养，借此来更好的完成相关的工作，替高校的规范管理和长期发展打好基础。

②加强业务学习，提高分析问题和解决问题的能力。信息技术的出现同时改变了原先档案管理模式以及思维方式，我们在要做好档案的归档同时，也要做好档案归档的后续工作，例如各项数据的统计、档案高效利用、档案信息开发以及参加档案文献的研究工作等，这些工作的开展除了需要档案方面的知识外，还需要计算机技术、统计学技术等多方面的知识，因此档案工作者要养成可持续终身教育模式，才可保证档案人员的素质随着时代的进步而进步。

信息时代党校档案服务策略 篇3

1 党校档案的双向服务策略

为党校自身发展服务是档案信息服务的根本。作为党校教育教学的重要组成部分，党校档案部门的首要职责是为党校的教育教研、后勤保障以及学生管理提供服务。除了满足党校正常工作的档案需求外，党校档案部门还要按照不同时期的工作重点，为党校提供全面而系统的档案信息。首先，提升教育教学能力，促进内涵发展是党校面临的首要任务。为此，改革与创新教育教学制度，研讨与交流教育教学经验，积累分析并传播优秀的教育教学案例就成为教育教学管理的中心。而为教育教学管理提供相应的档案信息服务就成为档案管理的必然选择。其次，在促进党校内涵发展的过程中，除加强教育教学的改革外，党校还面临着提高科研水平的重要任务，这样，党校档案部门除做好教育教学方面的信息服务外，还要为党校的科研活动提供充足的信息。最后，提高党校学员的政治素养以及专业知识能力，提升其管理能力是当前党校学员管理的重要任务。认真总结培养与管理学员的经验，不断完善学员培育方法也需要党校档案部门提供全面的档案信息。在做好党校档案信息服务的同时，党校档案部门还要面向社会为社会提供充足的档案信息，为快速发展的社会主义现代化建设以及人民群众不断丰富的物质文化生活提供信息支撑。这样不但使档案资源得到了充分的利用，同时还节省了大量的资源。

2 党校档案的主动服务策略

为保证主动服务策略的顺利实施，提高党校档案信息的利用价值，党校档案部门必须改变观念，变被动为主动，借鉴服务行业的经验，制定一整套行之有效操作性强的服务管理、服务流程以及服务评估方法，全面提升党校档案信息服务的质量。为此，党校档案部门必须彻底改变档案工作的封闭性，充分利用各种优质技术和资源，特别是党校的内部技术以及智力资源，探索研究出一整套符合党校特征的现代档案服务体系。目前，党校人事制度正在发生重大变革，以岗位设置以及聘任制为重点的人事制度正逐渐代替原来的终身制，论资排辈的现象不复存在。新的人事管理制度以岗位业绩为评价目标，以完成业绩指标为标准完成对工作人员的考核，并将考核结果作为薪资待遇、晋职晋级的依据。直接决定党校档案部门工作人员薪资待遇、晋职晋级的不再是工龄的长短，而是其工作业绩。在这种情况下，党校档案管理部门只有变被动为主动，提高自身的服务水平，提高工作效率，发挥党校档案管理的作用，才能真正为党校人才培养以及教育科研提供信息支持，不断拓展自身发展空间，在党校的未来发展进程中赢得一席之地。

3 党校档案的网络化服务策略

随着互联网延伸到千家万户，人们的生活方式以及工作方式正在发生极大的变化，同样，作为党校工作重要组成的档案管理工作也同样面临着互联网方面的问题。目前，应用互联网为党校工作人员、学生以及社会提供档案信息服务的技术问题已经解决，无论学校以及其他单位，还是普通家庭，通过互联网访问党校档案资料已经成为现实。大力加强档案资料的网络化管理，为公众提供更加强大的档案信息已经成为党校档案部门必须迫切解决的问题。在这种情况下，党校档案部门首先必须将传统的服务观念转变为网络服务观念，以用户为中心，通过互联网主动了解用户的档案信息需求，按照用户的需求不断拓展服务的内容与空间。其次，要努力加强党校档案的数字化进程，不断拓展网上信息传递、交流、资源共享的途径，为做好网络服务奠定坚实的基础。党校档案管理部门要将利用率比较高、已经公开以及珍贵档案资料的信息化作为首选目标，不断提高党校档案资料的共享程度。不断提高档案馆藏资料的集成化组织水平，通过网络下载、传输与共享功能丰富虚拟档案信息。通过网络不断加强和外界的联系，建立健全反馈机制，认真分析各种反馈信息，并在认真分析的基础上优化信息的质量，调整信息的结构，提高服务的效率。最后，要努力构建网络服务平台。各党校档案馆要大力加强局域网以及门户网站的建设，以省级、国家级档案网站为龙头，以互联网为依托，构建各党校档案馆间的交互式档案馆，确保档案信息平台能够在不同的网络中顺利运行。

4 党校档案的数字化外包策略

尽管当前党校档案管理数字化已经初具规模，但是无论在硬件方面还是在软件方面，都和先进国家的档案管理存在着一定的差距。为更好地做好档案服务工作，有效利用档案资源，可以采取数字化外包方式为用户提供服务。首先，要认真选择外包服务商。党校档案管理部门要按照自身的需要，认真听取相关专家的意见，从技术水平、业务水平、财务状况以及研发新技术的能力进行全面评估，选择具有绝对优势的外包服务商。其次，要加强对外包业务的管理。党校档案的数字化外包是一件非常复杂的事情，为保证外包业务的正常进行，党校档案管理部门要制定切实可行的合同，明确双方的义务和职责，明确出现重大问题情况下的赔偿机制，制定偶发或突发事件的应对方案。加强对外包服务商的监督与管理，党校档案管理部门必须成立专家管理团队，对外包服务商服务的用户展开满意度调查，通过和外包服务商有业务联系的部门对其进行全面评价，将其整体服务水平与竞争对手的整体服务水平相比较，对合同中规定的业务进行严格的审查，以便早期发现问题，降低风险。最后，党校档案管理部门要加强与外包服务商之间的协调与沟通。定期举行双方专家参与的协调会议，统筹调配项目计划的实施，全面掌握各项工作的实际进展情况，指导并协调解决其中出现的问题，及时对其工作情况进行总结。将党校档案进行数字化外包，并不说明党校档案管理部门的管理人员就可以袖手旁观，相反，党校档案管理人员要主动切入外包服务商的工作安排及进展，及时发现其中存在的问题，加强指导并且帮助其解决问题。同时，还要定期对其工作进行抽查，避免重大事故的发生。

5 党校档案的“服务品牌”策略

随着我国市场经济的深入发展，品牌已经成为大众选择商品的主要目标，在这种情况下，党校档案管理部门要创建属于自己的品牌，通过品牌向用户介绍档案管理工作及馆藏内容。同时，党校档案还要认真组织本校教职员工、校外相关人员定期或不定期参观党校档案馆，由档案管理人员向其介绍馆藏内容，或者通过电脑、多媒体等现代化手段观看查档演示，让用户熟悉、了解党校档案馆，不断提高党校档案馆的开放程度。党校管理部门还要通过开设培训班等方式加强对党校档案管理人员的业务培训，提高其整理、归档、编辑能力，为推出党校档案的“服务品牌”奠定基础。上述工作完成后，党校管理人员要认真组织档案管理人员对馆藏资源以及用户的不同需求进行认真的分析，按照用户的不同需求研制层次不同、系列不同的服务品牌。例如，通过编纂档案、资料、文献或者出版年鉴、校志、校史、文件汇编等编研成果，以及明信片、画册、纪念品、声像资料等文化产品，形成专业性较强的品牌。同时，党校档案管理部门还可以将承办、协办优秀毕业设计、论文展，杰出校友展、名师名人展、校史展等多种形式的展览，创建优质档案品牌，为用户提供贴心的优质服务。

总之，随着社会主义市场经济的不断深化，档案资料在社会主义现代化建设中所起的作用将会越来越大。在这种情况下，党校档案管理部门只有大力加强档案服务策略研究，不断提高档案服务水平，真正实现档案的价值。

教学档案信息服务 篇4

一、高校教学档案微信平台的服务特征与内容

(一) 服务特征。1.服务的即时互动性。传统教学档案管理中, 教师或者学生如果想要了解自己的课程或学习信息, 主要是通过申请并在档案室进行查阅, 或者要求教学档案管理教师代为查阅, 这样一来就耽误不少时间。微信作为一种信息传播平台, 它与之前的所有互联网传播工具一样, 具有传播的即时互动特征。对于高校教学档案管理和信息服务来说, 微信具有传统管理和服务所缺乏的特殊作用。其次, 在传统档案查阅中, 查阅者和管理者之间缺乏必要的互动, 更谈不上深入交流;因而, 一旦发生问题, 往往要在沟通上浪费不少时间。反观利用微信公众平台进行的教学档案信息服务和推送, 就显得及时且互动频繁, 有利于教学档案的建设和对师生提供更好的教学信息服务。

2.服务的平等公开性。微信的特殊传播模式使得微信在传播中更强调传播的自主性和平等性, 这种自主平等理念也是用户积极参与微信传播的主要动因。用户可以真正按照自己的意愿进行信息传播, 强化的是用户的自主权与话语权。将微信公众平台应用于高校教学档案相关信息的服务, 具有天然的可行性和优势;同时, 也更能让学生积极参与到档案信息服务中来, 使得教学档案平台的建设更加合理。公共平台的开放性又使得教学档案信息服务具有更广泛的接受对象, 高校的师生均可以通过教学档案信息公共平台了解和获知教学相关的各种信息, 服务于高校教学和档案建设。

3.信息服务的强关系性。不同于传统媒体和微博传播的“广场式”传播, 微信则是“独门独院”的点, 点传播。微信的点对点式私密性传播特征, 使得其传播具有强关系性特征。参与传播的双方都是熟人和朋友, 只有在允许并加入微信才能进行信息交流, 且这种交流通常也只是一对一式, 第三者无从查阅, 除非开通群聊功能。这种呈现链条式的传播最终构成一条将熟人或朋友圈进来的传播圈, 在这个圈际中的彼此就是传播的强关系。平台式的微信可以向一定群体开放, 采取订阅或者公共号方式向微信关注者发布和推送相关信息。但这种开放性也只是在一定范围内的开放性平台。譬如高校教学档案信息服务平台就仅只限于相关高校的师生, 其他关注者则可以利用密码或者技术手段基本被排除在外。

(二) 服务内容。1.教学档案查询。对于高校教学信息, 传统的做法往往是让教学秘书以电子版的形式发给各教研室主任, 再由教研室主任发给各任课教师;学生的课表及开课计划也往往是由各班主任或者直接发给各班学习委员知悉。这个过程繁琐且工作量大, 如果班级较多、开课多就很容易出现错漏, 不仅加大教学秘书的工作量和工作难度, 同时也不利于广大师生及时自主的获取相关教学信息, 而微信公众平台则可以很好地解决这一问题。目前, 国内建有微信公众平台的高校, 在信息服务中多数都提供查档服务, 包括在线查询和实体查阅。在线查询主要提供包括现有教学相关的文件、目录、档案室资源及教学信息公开内容。实体查阅则需要师生通过查档预约, 在线预约时间, 然后亲自前往教学档案室进行查询。提供相关教学信息的查询服务是档案管理最基本的信息服务方式, 也是其日常基本功能之一, 目的是为学校师生更好地进行教学服务。

2.教学信息利用。档案管理人员对教学档案进行归类总结基础上, 师生可以利用教学档案微信公众平台查阅学习其他有效的教学方法、教学手段和教学研究等相关信息。将教学情况和学生在校学习情况进行归档查询, 便于学生了解自己学习的成绩与情况。将学生成绩、选课情况在平台上进行公布, 学生家长可以及时了解学生在校的学习情况, 学生也可以利用微信公众平台了解学校其他专业学科的基本情况。档案工作人员还可以将教学档案信息进行归类整理, 为学校领导教学决策提供信息服务。

3.教学档案宣传工作。通过教学档案微信公众平台, 不间断或定期向师生员工和相关人员推送与学校教学档案建设的有关信息, 宣传高校教学档案建设工作对高校健康发展的重要性和必要性;介绍教学档案管理的基本内容和主要职责, 培养学生和教师的教学档案意识, 推动高校教学档案工作的健康发展。

此外, 其他一些诸如介绍教学档案的动态, 教学档案系统解释等等内容均是微信教学档案信息系服务平台的服务内容。

二、微信公众平台在高校教学档案信息服务中的基本模式

(一) 推送模式。高校教学档案管理部门将每学年、学期的教学公共信息通过微信公众平台 (服务号、订阅号) 向广大师生推送。传统管理中的教务信息大多采用通知、文件或者利用二级学院集中会议间隙进行教务信息的传达, 这种方式受限于时空条件, 到达的对象也比较有限, 因而增加教学秘书和教务员的工作难度。利用微信平台可以实现即时、广泛、大量的信息推送告知, 譬如课程安排、课表信息、任课教师信息、教学目标、基本内容、课程特点等等信息, 不仅有效减轻教辅人员的工作量, 而且也利于学生有目标的学习。按不同标准可分为直接推送和间接推送, “广播式推送和个性化信息推送 (1) ”等方式。直接推送, 就是教学单位管理人员将每学年、期的诸如课程开设等相关教学公共信息, 直接向相关专业年级的学生进行推送。间接推送, 就是教学管理部门不是采用直接向师生进行教学信息的告知, 而是将教学信息的概要、目录或者是基本情况进行告知, 具体信息则需要学生自行通过公众平台进行查询和询问才能获得的推送方式。

(二) 咨询模式。教师可以通过微信公众平台向教学档案管理部门, 就自己的教学档案收集管理, 学期教学档案的整理、扫描工作, 以及教学档案的存储、管理价格等内容进行咨询。学生则可以利用微信平台及时了解学期成绩、学习动态等内容。做好教学档案信息咨询服务需要时间和关注度, 因为通常组织化的信息发布和推送程序与方式往往给人呆板无趣和官方立场的刻板印象, 学生难以提起兴趣, 因而关注度和传播效果也就难以达到理想状态。人们使用微信的初始目的是为了聊天交流, 慢慢地就有了朋友圈, 朋友间的相互关注就构成了微信特有的“圈式”传播。教学档案微信公共平台虽然不同于私人微信, 而是“一对多”传播, 但是要想获得较好的传播口碑, 必须做足私人“圈式”传播功夫, 以尽量获得多的粉丝关注。当然有的微信公号有自动回复, 但这种回复基本针对简单的问题, 对于复杂的问题必须采用专门人员进行管理和回复。其次, 在服务上要有亲和力和感染力, 对于来自广大师生的提问、咨询必须予以即时快捷轻松的回复, 切忌僵化和固化。

(三) 教育模式。高校教学档案管理部门针对不同年级学生通过微信公众平台组织讲座, 或者推送制作的短视频进行相关知识的宣传, 最终实现教育目的服务模式。学校通过平台定期组织学生尤其是大一新生, 参加有关教学档案的知识讲座, 将讲座现场的图片与基本知识点在微信公众平台上进行推送, 以提高广大师生的档案意识。刚入学的大一新生对大学生活不一定马上就能适应, 有些学习方法或者常识性知识了解的不是很多, 对他们进行初级阶段的教学档案知识讲座培训就显得比较重要。而对于老生则可以采用循序渐进的方式, 增加其对教学档案知识的学习兴趣, 或者教务部门自行制作有关考试规章制度的短视频进行诚信考试教育, 或者制作有关技能证书学习考试的方法、内容和途径的视频, 以满足学生学习的要求等方式方法。

(四) 互动模式。人类世界之所以能形成有机协调的统一体, 关键就在于人与人之间能通过符号进行意义的交流, 缺乏交流的社会是不可想象的。微信同其他所有社交媒体一样, 传播的突出特点就是即时互动。教学档案管理的微信公众平台不是电子公告牌, 也需要广大师生的积极参与, 踊跃发言, 充分互动, 这样才能让平台建设得更好, 显得生机勃勃。譬如开设学生提问, 咨询窗口, 让广大师生就教学档案相关规章制度或者学习成绩、学习内容、教学意见反馈等内容进行互动讨论。除此之外, 还可以充分利用平台预留的留言发言功能进行互动交流等方式实现双方互动。

三、微信公众在高校教学档案信息服务中的问题

(一) 平台建设的难度。现实情况中各大高校的领导, 对教学档案管理和建设的重要性和积极意义认识不足, 自然就更谈不上重视和资金支持。其次是人员问题, 档案管理人员大多是从其他部门转来的教师, 大多缺乏专业的档案知识教育, 对档案管理工作也缺乏积极性和信心, 对于运用网络微信平台就更难有技术的支撑。第三是师生的档案意识缺乏, 大多数教师对档案管理工作不甚了解, 也不太了解教学档案的管理工作, 更谈不上主动性和积极配合档案材料的收集与整理。

(二) 隐私问题。教学档案信息的微信平台推送与应用, 往往涉及学生个人的身份信息或者学习信息, 因而很容易造成对学生隐私权的侵害。譬如在公布班级学期成绩时, 由于统一成绩表格的推送, 就容易造成对部分学生尤其是差生的抵触情绪。第二, 由于目前微信平台的认证还没有完全规范化, 因而不排除一些诈骗犯罪行为或者利用微信平台进行犯罪活动的预谋, 为学校带来管理的安全隐患。

(三) 维护问题。高校不同于企业或者政府组织, 其教学档案微信公众平台资金有限, 在资金不足的情况下要想做好平台的维护开发是很难想象的。其次, 资金缺乏带来的另一个直接问题, 就是专业的平台维护技术人员的流失。再次, 缺乏专业技术人员的维护, 缺乏有创意的文章和更新不力等等因素, 都有可能最终导致平台的粉丝日渐减少以致最后关闭。

总之, 微信平台应用于教学档案管理有其优势和特点, 但是也存在不少问题, 需要我们在实践过程中不断发现和解决。

注释

教学档案信息服务 篇5

要使得公民的隐私权在档案信息服务过程中得到保护，必须走依法治档的道路，进行相关方面的档案法律建设。目前我国《档案法》中没有明确规定档案信息所涉及的隐私权问题，仅在部分条款中作有类似说明。

在档案信息服务过程中，档案利用是涉及隐私权的一个关键环节，在利用时应区别对待，通过控制使用这些涉及私人权益的档案，限制其利用范围，使隐私权受到必要的保护，做到合法利用。

做好档案信息服务中的隐私权保护，档案界和档案馆还应采取以下对策：

（一）制定档案行业的隐私权保护政策

9月27日，国家档案局、国家保密局联合颁发了《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》。该文件对于有效预防在档案开放利用工作中发生对个人隐私的侵权，起到非常重要的作用。各级各类档案部门以此项规定作为政策指导和保障，结合各自实际馆藏状况，制定了相关的规章制度，收效显著。不仅如此，档案学会和档案馆也应制定本行业的网络隐私权保护政策，并在网站主页的显著位置予以明示，内容包括：告知网站收集个人资料的目的、方式、范围；对个人资料提供保密和安全措施的承诺；告知用户的请求阅览权、补充修正权、删除权、诉讼权等以及相关免责条款。

档案法律在以后的完善健全过程中，要着重注意解决一个问题，即档案信息开放服务过程中公民隐私权与知情权的关系。在档案利用实践中，我们有时不得不在保护公民隐私权和维护公民知情权之间做出选择。档案部门所作出的选择要符合法律利益最大化原则。如当档案中的隐私涉及共同利益、公共需求、政治利益时，档案部门就要偏向于后者，因为它符合大多数人的需要，从长远来看，根本上也符合隐私权主体的利益。

（二）加强对个人档案隐私权的管理与技术保护

1.在档案管理中采取措施

这是合法利用档案信息的前提条件，要求对涉及公民隐私权的档案进行鉴定与区分，使之与一般档案区别对待，分开保管，做到有关档案的完整、安全和保密。目前，档案法规对涉及公民隐私权档案的划分并不十分明确，在实际工作中不易操作，这种状况亟待改善。

利用者在利用涉及隐私的档案时，只限于达到既定目的，当按规定获得了对档案的利用权后，可对这些档案进行阅览、复制和摘录，但不得将其以现行档案法规中明令禁止的形式对外公布，不得擅自传阅、散布、发表这些涉及他人隐私的档案内容。档案工作者有必要在提供档案信息服务过程中向利用者说明有关注意事项。

2.网络化过程中的保护手段

相对于传统的纸质档案而言，在档案信息网络化过程中，可以采取的技术保护手段可谓多种多样。现在已经有了Cookies软件管理工具、个人隐私偏好平台（P3P）、加密软件、自动删除个人资料软件等由用户自己保护个人资料的技术。档案网站保护个人资料的技术也有很多种，比如：档案馆为了禁止未获授权的人截取或查阅个人资料，可以通过设置本网站运行的服务器，自动使电子邮件传输到一个预先指定的服务器目录机密邮箱，只供获得授权的人查阅。

（三）提高档案馆保护隐私权的自律性

“自律”是档案馆保护隐私权的一条重要原则，即通过档案馆采取自律措施来规范自己在个人资料收集、存贮、传输利用中的行为，达到保护隐私权的目的。

1.档案馆应开展档案开放利用的鉴定工作

组织鉴定小组及时鉴定需要开放利用的档案，着重分析档案涉及隐私的内容和本馆档案的类型，从而确定哪些档案涉及个人隐私，属于控制范围。对个人资料的重要程度划分等级，以决定采取不同的保护措施。档案馆还要建立一些规章制度，避免使所有的档案馆人员都能接触到敏感的个人资料（如出身、种族、政治倾向、宗教信仰、犯罪记录等），确保只有经过批准的档案馆人员才能收集、查阅、传播这些个人资料。对于已到开放期的档案，要严格按照《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中的相关规定，对拟开放档案组织认真鉴定，以决定包含个人资料的档案的开放时间、开放方式和范围。

2.档案工作者要注意保护他人隐私

档案馆向社会提供档案信息服务这一工作性质要求档案工作者必须熟悉馆藏，以方便利用，因此，档案工作者更容易了解到档案中所涉及的他人隐私。档案工作者更要注意保护他人的隐私，不能因好奇心或别有用心地把馆藏档案中涉及个人隐私的内容泄露于众，否则是极不道德的，也是违法的。这就要加强对档案工作人员职业道德的规范和约束，强调对服务对象隐私的保护。

数字档案馆信息服务研究综述 篇6

摘要：概述了我国关于数字档案馆服务的内涵、特点、服务理念及模式、个性化服务等方面研究的进展。

关键词：数字档案馆服务模式个性化服务信息服务

数字档案馆服务是数字档案馆价值的最终体现，也是检验我们数字档案馆建设是否成功的重要标志之一。经过检索“中国期刊全文数据库”全部专辑并对结果进行分析发现，专门研究数字档案馆服务方面的文献始于2000年，从2002年起讨论数字档案馆服务的文献数量开始增长，研究方向也趋于多元化。

1数字档案馆信息服务的内涵及特点

各位学者都认为所谓数字档案馆信息服务是指在网络环境下数字档案馆利用计算机、通讯和网络等现代技术从事档案信息采集、处理、存储、传递和提供利用等一系列活动，以达到为档案信息用户提供所需数字档案信息产品和服务、满足其解决现实问题的档案信息需求的过程。具体说，数字档案馆信息服务是对有高度价值的图像、文本、语音、音响、影像、影视、软件和科学数据等数字化多媒体档案信息进行收集和规范性的加工以及高质量保存和管理，实施档案信息知识增值，并提供网上数字档案信息存取服务的活动过程。

张永洁认为在数字化环境下，档案信息服务方式将呈现出以下特点：①以档案馆为中心转变为以利用者为中心；②信息内容及形式大大丰富；③信息及载体类型更加多样化；④信息服务智能化；⑤信息利用超时空化；⑥馆藏资源的无限扩大化。毕建新认为数字档案馆信息服务的特点为：①数字化信息资源极为丰富，数量庞大，种类繁多；②数字档案馆的馆藏模式发生变化，从以传统的收藏和手工进行信息服务为主转变为以用户为中心，提供智能化的信息检索和现代化的服务手段进行信息服务；③信息服务日趋多元化、一体化；④信息服务对象的社会化；⑤信息服务手段越来越现代化。

2数字档案馆的服务理念及模式

服务模式是影响数字档案馆服务水平的因素之一，数字档案馆的服务模式可以是简单的检索服务，也可以是方式多样化的服务，如信息的浏览和检索、用户的网络化远程教育和培训、使用帮助、用户交流参考咨询等。不同的服务方式可以满足不同层次网络用户的需求，我国档案界对数字档案馆应该采用什么模式见仁见智，有各种不同意见。

刘明从数字档案馆建设的阶段性出发来探讨数字档案馆的信息服务模式，认为成熟的数字档案馆信息服务模式应该是运用现代计算机网络和通信技术建立的高度社会化、开放化、分布式的数字档案馆信息服务系统，它是以档案用户需求为中心、以档案馆工作人员为纽带、以数字档案信息资源为基础、以信息服务方式与策略为保障开展档案信息服务活动，以达到档案管理自动化、档案信息数字化、信息存储海量化、信息传递网络化、信息利用共享化、信息提供集成化和信息服务个性化目标的服务工作模式。金更达、何嘉荪提出根据数字档案馆的任务和数字档案馆面临的软硬件环境，数字档案馆的最佳的模式应该是“基于元数据的集成管理和集成服务模式”，该模式由三部分组成：元数据集成、管理系统集成和分布式存储，通过集中在元数据仓库中的元数据，既为电子文件的真实性、完整性、一致性、关联性和长期有效性提供保障，又集成管理分布于外部异构系统中的电子文件和数字档案馆自身的电子档案并且提供一体化的检索和对外服务。袁红军认为数字档案馆服务模式应该是复合型分布式分层次服务模式、集成信息服务模式、个性化信息服务模式。梁萍则基于数字档案馆用户服务模式发展的动因分析，探讨了复合型分布式分层次、集成信息、个性化信息等新型服务模式，并指出需要注意的若干问题。毕建新认为数字档案馆的体系结构是分布式的，它的数字化信息资源的建设和组织也需要馆际协作，想靠单个数字档案馆就做好信息服务工作是不现实的。因此，在数字档案馆时代，客观上也需要信息服务的组织管理模式向“协作服务”、“合作服务”的方向发展，建立分布式的信息服务模式。

唐艳芳指出随着数字档案馆建设进程和档案信息全球化走势的加速，数字档案馆的发展形成了两种主流模式：特种馆藏型模式和服务主导型模式。特种馆藏型模式是将档案馆或相关机构的珍藏或特种馆藏的档案资料进行数字化，提供网上共享，服务主导型模式的资源一般由三部分組成：档案馆本身的数字化特种馆藏、电子档案、在因特网上有用的档案信息资源。它们用统一的界面向档案信息用户提供服务。服务主导型数字档案馆强调档案信息资源与服务的集成，数字档案馆基于服务的集成就是建立数字档案馆集成档案信息服务系统，借助集成化的档案信息服务系统来灵活调度多样化的档案资源，开展多元化服务。

管先海、刘伟、白桦认为数字档案馆的信息服务理念，是确定数字档案馆信息服务策略、方式与模式、有效开展数字档案馆信息服务工作的思想准绳和理论基础，是数字档案馆信息服务的灵魂。要做好数字档案馆信息服务工作，首先必须解决好数字档案馆信息服务理念的问题，以适应和指导数字档案馆信息服务实践。并提出信息知识服务理念、满足用户需求理念、跟踪用户服务理念、信息定制服务理念、以及全面质量管理理念。

综合起来看，数字档案馆的服务理念与模式主要可归纳为四点：①数字档案馆的服务是“以人为本，以用户为中心”的信息服务：②数字档案馆的服务是个性化的信息服务：③数字档案馆的服务是集成化的信息服务：④数字档案馆的服务是分布式的信息服务。

3数字档案馆个性化信息服务

个性化信息服务是基于信息用户的信息使用行为、习惯、偏好和特点，向用户提供满足其各种个性化需求的一种服务。在信息化时代，以用户为中心的思想几乎渗透于社会的每个经济和服务活动之中。个性化服务是网络信息服务发展的一个重要内容，也是当今信息服务业赢得更大服务空间的重要途径。个性化信息服务首先是一种信息服务，然后才是一种个性化服务，它是人类社会生产力发展到一定程度，在信息服务领域内所呈现的一种社会特征。档案馆作为信息服务领域的一类重要组织，如何组织开发利用信息资源进行个性化服务，是一个值得研究的重要问题。以网络环境为依托，建立起一个布局合理、结构优化、功能强大的个性化服务网络是当前档案界的研究重点。归纳起来，该课题研究主要集中在以下几个方面：

3.1个性化信息服务的概念

耿志杰、黄世喆认为所谓数字档案馆个性化服务，是指数字档案馆利用计算机网络、人工智能等诸多信息技术，获取并分析各个用户的背景、习惯、偏好和要

求，从而为不同用户提供充分满足其个体信息需要的一种集成性服务。陈昀欣认为数字档案馆的个性化服务就是数字档案馆利用现代计算机、网络通信技术，在准确分析利用者特点的基础上，主动地将数字档案馆内的数字化档案信息资源针对不同利用者的个性分别进行传送的服务。李永红认为数字档案馆个性化服务最主要的特征是针对每一位用户独特的信息需求提供不同的信息商品及其服务。黄小斯认为个性化档案信息服务，是档案馆根据利用者提出的明确要求提供档案信息服务，或是通过认真分析档案用户个人特征和使用信息的习惯，来发现其潜在需求，并主动地向他们提供可能需要的档案信息服务。

综上所述，可以认为，数字档案馆的个性化信息服务是以用户需求为中心，利用数字档案馆信息资源，通过以计算机技术及网络为媒介所开展的有效的、分层次的、多种类型的服务。这种服务一方面能够满足用户特定的需求，另一方面通过学习、总结、推测用户的信息需求而不断改进服务质量，提高用户的满意度。从服务的方式和过程来看，数字档案馆的个性化服务主要包括定制、提供一对一服务、积累个性信息以提供推荐服务等。

3.2个性化信息服务方式

王斌认为数字档案馆开展个性化服务的方式可以有信息分类定制服务、信息推送服务、信息智能代理服务、垂直门户服务、帮助检索服务、呼叫中心服务六种服务方式。陈昀欣认为数字档案馆的个性化服务基本上以信息服务为主，在整个服务过程的每一个环节中，计算机都参与并充分发挥了作用，数字档案馆在保证档案信息安全的前提下实现资源共享，工作态度由被动到主动。大大提高了服务的灵活性。张开森认为开展个性化服务的方式主要包括以下三種类型：个性化推荐、个性化定制和个性化信息检索。

归纳起来，个性化服务的具体方式有七种：信息分类定制服务方式、信息推送服务方式、信息智能代理服务方式、信息垂直门户服务方式、信息帮助检索服务方式、数据挖掘服务方式、信息呼叫中心服务方式。

3.3个性化信息服务产生的原因及意义

耿志杰、黄世喆认为数字档案馆用户多元化与个性化、数字档案馆用户的“信息迷航”、网络环境下数字档案馆生存和发展、提高数字档案馆的服务质量四个方面使个性化信息服务的产生成为必然。李永红认为社会经济和文化发展使人们对信息的需求日益多元化，由于网络信息的爆炸式增长，迫使社会利用者已不满足对信息的一般浏览和利用，而是要求能够为之提供一种经过筛选、整合、优化的信息，同时档案目录和检索系统建设的日趋完善和广泛应用，利用者需要解决的难题将不再是如何查找档案信息，而是如何快捷有效地从档案信息的海洋中找到自己最需要的信息。而个性化服务就是针对利用者需求的发展提出的一种新的服务理念。梁萍认为一方面数字档案馆用户个体与档案信息需求存在差异，另一方面，数字档案馆用户档案信息需求心理、行为显现个性化，从而使个性化信息服务应运而生。

陈昀欣认为个性化信息服务是适应当前网络信息服务新趋势的重要举措，有利于数字档案馆自身发展，可以壮大利用者队伍，促进档案事业的发展。王斌认为数字档案馆实现个性化服务是网络信息服务趋势的必然要求，个性化服务是数字档案馆区别于传统档案馆的一个重要标志，开展个性化服务有利于数字档案馆自身的发展，还有助于壮大档案用户市场，促进档案事业的发展。张开森认为，首先个性化服务是数字档案馆区别于传统档案馆的一个重要标志，其次个性化服务是数字档案馆自身发展的需要，个性化服务有助于数字档案馆培育壮大用户市场。

由此可以看出，个性化信息服务不仅是信息服务的发展方向，也是数字档案馆信息服务发展的趋势，同时也是其自身发展的需求。

4数字档案馆信息服务其他方面的研究

4.1数字档案馆利用咨询服务

唐艳芳在其论文中指出数字档案馆已成为档案馆发展的一种大趋势。对此研究者们倾注极大的热情，对数字档案馆的概念、特征、功能、总体架构、技术条件、运作模式等进行了有益的探索，使人们对数字档案馆的认识一步步深入。然而，在众多的关于数字档案馆的论著中，档案利用咨询服务工作却很少论及。这可能与我国实用型数字档案馆未能建立起来，相应的利用咨询服务工作尚未展开有关。

4.2数字档案馆信息服务中的法律问题

档案信息数字化和网络化传播不可避免地会给相关主体带来损害，因此数字档案馆在档案信息服务过程中应当在满足公众的档案信息需求的同时，充分保障档案信息的安全与相关主体的利益，避免相应的法律风险。因此，大家提出了两项保障措施：①构建数字档案馆的伦理规范和法律规范；②强化技术保护措施，控制档案信息二次传播的范围。

王晓梅、向立文指出数字档案馆的档案信息服务涉及一系列著作权问题，包括传统档案的数字化著作权问题、档案信息网络传播权问题等方面。加强数字档案馆档案信息服务的著作权保护，有利于保障数字档案馆档案信息服务的合法性和安全性。并提出四个措施：①增强著作权保护意识：②建立健全著作权保护制度；③与档案著作权人协商，获得著作权人许可；④加强档案信息的技术保护。

5结束语

档案信息服务模式探析 篇7

一、以传统服务为基础, 搭建网络服务平台

一是建立档案馆网上主页。介绍档案馆概况、馆藏资源、服务项目、网上资源等基本信息, 提供各种资源的使用方法和网络导航等服务, 实现与国内外上网档案馆和热门站点相链接, 并针对档案馆的重点专业系统建立学科导航, 帮助利用者方便地利用网上丰富的信息资源。二是积极开展档案信息检索服务。把档案信息检索扩展为光盘、联机检索, 利用Internet上的各种查询工具上网检索;检索方式应从过去单一检索点的线性检索发展到多元、多检索点的布尔逻辑组配检索, 从文本检索发展到超文本检索;提供的信息不仅应包括目录、索引、全文等文字信息, 而且还应包括声音、图像等多媒体信息。三是开展电子商务服务。电子商务是利用电子方式对网上用户提供档案信息的有偿服务。档案馆提供的大多数网上信息是免费的, 用户可以自由浏览和下载, 但某些档案资源需要付费才能获得。引进电子商务有助于馆藏档案的深层次开发, 促进档案工作的数字化和电子化, 为用户提供比传统档案馆更为便利的服务。四是开展个性化信息服务。现代信息社会要求信息服务精品化、个性化, 一般性的信息服务满足不了不同用户群体的需求, 这就要求档案馆必须由一般性的提供档案文献原件或二、三次加工文献的服务转向更有针对性的知识服务, 开展个性化信息定制服务。所谓个性化信息服务就是根据用户的特定需求向其提供经过集成、相对完整的信息集合或知识集合。要开展好个性化信息服务, 档案馆必须重视利用者需求的调研与预测工作, 研究、分析利用者的信息需求, 有针对性地加强档案信息资源的深层次开发工作, 将分散在不同载体、不同类型的档案信息予以集成, 从中提炼出对用户有针对性的精品信息。同时, 要充分利用网络技术、现代信息技术, 加快馆藏档案数字化进程, 加强特色数据库建设, 依托网络建设局域网并在适当时机联接因特网, 充分发挥数据库建设、搜索引擎、数据挖掘、智能代理、信息过滤、全文检索、知识推理和融合等技术在档案利用中的作用, 构建个性化服务的技术平台。

二、开展网上导航服务, 建立多层次服务模式

档案馆开展的服务分为两种:一是一般性服务, 主要满足用户借阅、复制档案原件的需要;二是开发性服务, 即利用馆藏资源进行知识再生产。随着网上档案信息资源的大量出现, 用户个性化需求呈现多样化的趋势。针对网上用户特点, 档案馆可首先开设网络导航服务, 把对单份文件的导引发展到对档案文献信息中的知识单元、知识内容的引导, 尽可能地对档案信息内容进行浓缩、提炼, 引导用户准确查找到所需信息。其次, 开展档案信息参考咨询服务, 建立网上咨询系统, 利用现代科技完善自身的工作与服务, 培训档案咨询员, 提高网上参考咨询服务效率, 帮助利用者查找其所需要的档案信息, 为用户提供深层次、多样化服务。

三、开展“休闲式”信息服务, 创造轻松阅档环境

档案馆与图书馆、博物馆一样都是文化事业机构, 然而, 在公众心目中, 档案馆作为文化机构的形象还比较模糊, 这是由于档案馆的“神秘性”与“封闭性”阻碍了档案馆文化形象的发挥。因此, 档案部门要创造一个开放的, 具有现代气息和文化氛围的便民休闲的阅档环境, 让档案馆成为人们文化休闲的好去处。无论是在阅览服务、复制服务还是信息咨询服务等方面都应该做到热情、周到、细致, 让普通公众在利用档案的过程中获得精神上的愉悦和学识上的提升。而对于信息加工服务要针对公众的需求去开展, 这样加工出来的产品才会受到公众的欢迎。同时, 加强与其他部门的积极合作, 开展档案展览, 向普通公众进行宣传和教育。在现代技术条件下, 还要加强档案馆网站的建设, 在网上提供便民服务, 如代查档案、档案馆文化休闲活动安排的发布、疑难解答等。通过档案馆网站能突破档案文化休闲的时空地域限制, 树立档案馆的时代新形象, 吸引公众的关注。

四、开展在线展览, 拓展档案馆信息服务功能

在线档案展览是提供档案信息服务和发挥档案馆文化传播功能的重要形式, 具有不受时间地域限制、展览内容灵活、展览形式多样的特点。档案馆可以根据当前党政工作重心或者当前社会热点问题, 举办反映有关事件、专题或人物活动历程的档案材料;还可以联系历史和现实的变迁, 以图片展示社会历史巨变等。在线展览可充分发挥数字档案信息的特点, 结合表现主题, 以多媒体作为表现手段, 通过耳闻目染的形式让用户获得最佳观展效果。如北京市档案信息网开办的“人类的记忆———世界民俗摄影展”、“民间剪纸艺术展”和“北京市档案馆画册”等网上展览, 真实地展现了该馆馆藏, 对传播先进文化、进行爱国主义教育起到了重要的作用。又如香港特别行政区政府档案处网站专门开设有“档案在线展览”栏目, 举办了“从历史档案看油麻地的发展”展览。

五、开展无线网络的服务, 提升档案信息服务效益

档案信息服务之管见 篇8

一、档案信息服务的内涵

信息, 是物质的一种属性, 是客观事物存在形态与运动过程的表现和反映, 信息存在于人类社会活动的各个领域, 是社会得以存在并不断发展的基础。而信息服务, 也就是以信息为内容、以满足社会组织和社会成员的信息需求为目的的社会服务业务。与其他社会化服务相比, 信息服务是一项更具有普遍性和社会性的服务, 人类从来就没有像今天这样依赖信息, 国家、社会、集团和个人之间也从来没有像今天这样通过信息而紧密地联系在一起。社会信息需求的膨胀与增长, 极大地刺激了社会信息服务业的发展, 并呈现四个特点:一是从单一形式的服务向综合性服务发展;二是从以部门为主体的信息服务向社会化信息服务模式转变;三是各种专项信息服务和系统化信息保证服务将成为信息服务业务发展的一大主流;四是信息服务向多元化和多样化的方向发展。在信息化浪潮的促动下, 档案信息服务应运而生。档案信息服务是档案部门为了最大限度地发挥档案信息的社会效益、经济效益, 在服务理念支配下, 通过健全的制度、合理的程序、特定的机构而将档案信息通过各种方式提供给利用者利用, 并为社会大众创造良好的档案信息利用氛围、环境, 以发挥档案作为人类活动记录的作用, 提高社会整体的档案信息服务水平, 并通过档案信息服务工作的成功开展带动档案工作其他环节的发展, 以提高档案事业的社会地位。

二、档案信息服务的分类

档案信息一般有广义与狭义之分, 狭义的档案信息仅包括档案的内容及表达档案内容的文字、图形、标记、符号等信息与档案形式、档案载体方面的信息;而广义的档案信息还包括由档案内容信息与载体信息经过转移或加工之后的信息, 即派生信息。因此, 广义的档案信息用公式可以表示为:档案信息=档案内容与载体的原生信息+档案内容与载体的派生信息。

在现代社会中, 档案信息服务活动十分频繁, 档案信息服务的形式与模式也多种多样, 要区分目前档案信息服务的模式, 从不同的角度分析, 有着不同的划分方法。第一, 从服务的方式来分, 档案信息服务可分为传统服务模式与网络服务模式。第二, 从服务的性质来分, 档案信息服务可分为公益服务模式与产业服务模式。第三, 从服务的层次来分, 档案信息服务可分为机械服务模式与智力服务模式。其中, 公益性档案信息主要包括气象、地震、水文、人口、自然资源等方面的内容, 这些内容直接关系到人民的正常生活和社会发展, 应体现“社会效益”原则, 一般无法或不能实现商品化, 而只能作为公益型档案信息服务。商业性档案信息包括商贸、投资、金融、科技、人才、企业、经济、娱乐等方面的内容, 这类档案信息在客观上既具有商品的属性, 又可以不涉及信息的安全问题。

三、档案部门信息服务机制的构建

1. 引入竞争机制, 提高档案信息服务水平。

档案信息服务机构引入竞争机制, 有利于调动档案人员积极性与创造性。档案信息服务工作者要勇于竞争、参与竞争, 既要有开拓创新的能力又要有独挡一面的魄力, 更要有多种技能, 通过竞争使档案队伍年轻化、知识化、专业化, 这样才能使档案信息服务机构充满活力。因此, 竞争机制的引入可为档案信息服务部门带来一系列变化, 尤其是可形成市场检验、优胜劣汰的局面, 进而促使档案信息供给效率与服务水平的提高。

2. 建立反馈机制, 推进档案信息服务深化。

反馈机制便于档案信息服务部门提供回应性服务。通过用户参与管理、征求他们对服务的意见和要求, 并测量其满意程度, 可满足利用者的不同需求。一是有必要成立档案利用信息反馈协作小组, 协作小组以档案馆馆长为核心, 其成员可由档案馆各个部门负责人、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人等组成。二是有必要定期地召开档案利用的信息反馈工作会议。档案利用会议的定期组织, 可集中研讨利用工作中出现的问题和用户反映的意见, 以及时化解矛盾, 纠正工作中的失误, 更好地为用户服务。三是有必要设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系, 聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员, 直接倾听和收集社会对档案部门的呼声和要求, 对于及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议的工作人员给予一定的奖励。

3. 运用转化机制, 实现档案信息的潜在价值。

教学档案信息服务 篇9

第一, 借助电子商务形式来开展档案信息服务。电子档案的发展与计算机技术、网络通讯技术、自动控制技术、数据库技术和多媒体技术的结合孕育了全新的档案信息服务方式即借助电子商务形式开展档案信息服务。一方面, 电子商务中的资金、人才以及管理观念的优势可以协助档案馆实现信息服务工作的网络化。档案部门在从事信息服务工作过程中都会遇到各种问题, 而资金短缺问题已成为当今各个档案部门面临的最大问题。由于资金短缺, 使得许多有助于用户的信息服务工作无法顺利进行, 这样就不能满足用户的各种信息需求, 直接影响了档案部门服务的质量, 有损于档案部门在用户心目中的形象。因此, 为了更好地开展档案信息服务工作, 必须寻求足够的资金来源用以保障信息服务的高质量, 与电子商务相结合就是一个很好的筹资方法。档案信息服务与电子商务模式相结合, 打破了传统档案信息服务的旧格局, 也改变了单纯的无偿的网上档案信息服务的观念和方式, 增强了档案信息服务的市场竞争力, 开创了档案信息服务的新的生长点。另一方面, 电子商务的个性化特点可以促进档案信息服务的个性化发展。信息服务从本质上讲是个性化的, 有效的信息服务一定是针对具体用户个人的问题、环境、心理、知识等特征来实施的。传统的档案信息服务的“以一适全”、“统一服务标准”、各种利用者一个模式、各种层面的用户都实行统一的服务标准的服务方式不能适应用户需求的多样化和个性化特点。因此, 满足用户的各种需求、按用户要求“定制”信息产品成为未来信息服务的新方式, 提供个性化的信息服务必将成为最受广大信息用户欢迎的服务方式。由于个性化的服务方式涉及到收费标准和如何付费的问题, 鉴于档案信息资源是人类共同的财富, 笔者认为对于基础信息服务应仍然实行免费服务, 而对于一些高附加值的服务则可实行有偿服务。虽然档案信息资源的市场发育迟缓、形式比较单一, 但它同时又具有市场潜力大、投资少的优势, 只要扬长避短完全可以在编研服务、检索服务、定题服务和咨询 (证明) 等有偿智力型服务中获得长足发展, 这样有利于引进优秀人才、改善职工福利、调动档案工作人积极性、促进信息反馈的加强。

第二, 虚拟档案馆为公众提供档案信息服务。虚拟档案馆看似与数字档案馆相同, 但两者从功能定位、存在方式到基本特征都有差别。数字档案馆是管理电子文件与电子档案 (其信息的存贮方式是电子、数字形式, 即档案信息数字化) 并提供检索利用的档案业务机构。在数字档案馆中, 虽然其保存的档案不再是以纸质载体来存贮信息, 而是以磁带、磁盘、光盘等作为存贮载体, 但这些磁带、磁盘等电子信息的存贮载体仍然是物理意义上的有形载体。而收藏这些有形载体的数字档案馆, 也必然是物理存在的实体。虚拟档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式, 突出了虚拟档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质, 强调的是在虚拟档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此, 虚拟档案馆是一种假设的、虚构的、无形的档案馆, 而不是一种物理存在的实体, 只是利用网络技术, 将分布于不同电子档案馆中的数字化档案信息资源, 以网络化方式加以互相连接, 提供及时利用, 实现档案信息资源共享, 其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。虚拟档案馆可以打破传统档案馆的限制, 使档案馆成为档案信息资源的动态信息系统。

此外, 在虚拟档案馆基础上还可以建立虚拟档案馆群, 人们可以在网络上利用任何一个加入档案馆群的档案馆的信息。这样, 档案利用服务的对象就扩展为任何上网利用数字档案馆信息资源的用户, 而不再局限于特定的地域范围和特定的用户。正是电子档案的出现与发展才为用户在虚拟的档案信息环境获取档案信息提供了可能。

参考文献

[1].吴江华.论电子环境下档案价值鉴定的重要性[J].档案学研究, 2001.2

[2].徐志敏.对知识经济与档案信息服务的几点认识[J].档案管理, 2003.6

教学档案信息服务 篇10

关键词：档案信息化,档案服务,特点,策略

誚赵辉

随着我国政治体制改革和经济体制改革的推进, 尤其是公众信息意识、维权意识的增强, 人们对档案信息的需求越来越大, 传统的服务模式受到新的挑战。信息化进程下, 档案服务手段要不断创新, 要充分运用现代信息技术, 力求提供快速、高效、优质的服务。这要求档案工作者要通过多种渠道与方式开发和传递档案信息, 实现档案信息共享, 更好地满足社会需要。

一、档案信息化进程中档案服务的新特点

1. 需求对象大众化。

从查阅者来源构成看, 来自某市的专项统计显示, 企业职工约占57%, 机关工作人员约占19.2%, 其他人员约占23.8%。而且这些查阅者绝大多数是普通职工、农民、城镇居民、离退休人员, 其中多为城镇房屋拆迁户、复员转业人员、企业下岗职工及需要落实相关政策的人员。他们的共同特点是:不少人无单位无组织 (或退休下岗与原单位已无关系) , 缺乏上网条件和技能, 不熟悉或无处咨询政府有关部门相关政策、信息, 不了解国家机关单位的职能分工和办事规则, 甚至有的一辈子没有见过红头文件原件的相对“弱势”的群体。此外, 需求者还包括党政机关及其工作人员以及一些科研工作者。

2. 需求热点生活化。

(1) 有关劳动和社会保障的信息主要包括退休工资待遇、工伤鉴定、丧失劳动力鉴定、残疾人救助、劳动合同、上山下乡、就业、工龄计算等。其中, 退休人员工资待遇标准、养老保险规定、特殊工种退休工资待遇标准等, 成为退休人员查阅的热点。工龄计算结果直接关系到退休待遇等切身利益, 而目前的退休工人有的还经历过“文革”上山下乡的历史时期, 往往还有工龄计算的问题, 所以工龄文件的查阅者为数不少。工作中伤害事故的发生, 使有关人员迫切想了解工伤事故的界定及相关规定。另外, 关系到公民申请社会保障及救济等事务, 关乎个人基本生活保障的信息也是利用热点之一。 (2) 有关房屋产权和动拆迁政策的信息。目前, 源于房地产馈赠、遗产继承、交易等权利转让以及房屋纠纷、动拆迁等要求查询房屋财产权利事项的百姓与日俱增。主要查阅动拆迁、私房落实政策、房屋产权变更、房屋性质认定等相关文件和档案。 (3) 有关婚姻状况的信息。婚姻档案是目前基层档案馆利用率最高的档案种类, 包括结婚登记书、离婚登记书、离婚协议书等, 在公民财产权利纠纷、办理离婚以及退休手续, 办理跨国婚姻, 包括享受独生子女政策等都需要婚姻情况的证明。在遗失结婚证书或离婚证书的情况下, 档案馆签章出具的审批表和协议书的复制件, 在有效期内有与原始证件相等同的效力。

3. 服务方式多样化。

除传统档案服务方式如编辑档案汇编、编写大事记和专题摘要、举办档案展览、利用档案史料编写电视宣传片和纪录片、提供定向定题档案信息服务之外, 档案信息服务的最大变化是利用计算机以及网络技术提供高效快捷的服务。例如, 用户可以通过互联网进入到档案馆网站, 那么用户就可以不受时间与空间的限制从网上查看下载馆藏指南、文献资料目录、全文目录等档案信息。

二、档案信息化进程中档案服务的对策

开展有效的档案服务, 首先要从观念上有所更改, 档案部门要树立良好的服务意识。要树立全方位、贴近群众的服务理念, 把广大人民群众的需要放在第一位, 把档案服务渗透到各个领域、各项工作的方方面面。其次要根据社会需求, 积极借助网络开展档案信息服务。

1. 做好档案信息服务的前期准备工作。

(1) 利用大众媒体宣传档案服务。针对需求对象的特点, 各档案部门应扩大宣传, 定期利用大众媒体如电视、广播、报纸等, 向社会介绍馆藏情况及档案服务项目, 让广大利用者知晓。 (2) 开展有条件的援助服务。对企业下岗职工、残疾人等弱势群体和退伍军人、农民等特殊利用群体实行档案免费查询服务, 为加强档案服务管理, 档案部门可以根据实际情况, 制定相关的规章制度, 如实行免费服务范围、需要的相关身份证明等。 (3) 适当调整工作时间, 方便公众查询。为方便公众进行档案信息查询, 档案部门应强化其服务理念, 利用周末、节假日提供档案服务, 充分满足公众的查询需求;也可以在工作日开通咨询热线, 以电话、传真等形式为利用者提供咨询。

2. 开展现代化的档案信息服务。

(1) 由手工检索到计算机检索。传统的档案服务是需求者通过手工翻阅案卷查找档案信息, 既费时效率又低。利用计算机检索, 用户只需通过页面的检索功能便能获得所需的档案信息, 极大地提高了计算机信息处理能力和查找功能, 既缩短检索时间又保护了档案原件。 (2) 拓宽咨询服务。档案咨询服务, 是档案人员以档案为依据, 通过个别解答问题, 向利用者提供档案的有关情况的一种服务方式。在网络环境下, 可以开展档案在线咨询服务, 咨询的方式可以用电话、QQ/MSN等聊天工具, 方便利用者。比如房地产开发、招商引资等方面的材料, 可通过网络快速及时地向社会发布, 在第一时间让利用者了解。 (3) 进一步加强档案馆网络建设。档案部门要进一步加强网上档案数据库的建设, 在线开放一些档案目录甚至档案文件全文, 使利用者可以通过互联网直接进入档案网站, 快速了解馆藏情况, 进入相关的数据库阅读, 下载所需要的档案信息;还可以通过留言、电子邮件等方式与档案馆沟通, 足不出户就能获取他们所需要的全部档案信息。这也提醒和要求有关部门应逐步增加对档案馆的投入, 促进档案馆现代化建设, 增强档案馆的服务功能。

档案信息资源的服务与开发浅述 篇11

[关键词]档案信息资源;服务;开发;模式

档案信息资源数量众多，内容丰富，其相对应的服务与开发方法也多种多样。档案信息资源开发的核心就是服务，是围绕档案信息资源拥有机构与档案信息资源需求机构和人员之间如何更好地进行交互性行为、如何更好地提高档案信息资源拥有机构的服务水平和供给与需求双方的交流效率而进行的。笔者就档案信息资源服务与开发方法谈点粗浅拙见，以期推进档案信息资源建设。

一、档案信息资源服务方式

1.檔案阅览。档案阅览是指档案馆（室）在特定的场所开辟阅览室，向有关档案用户提供档案信息的一种方式。它是目前我国档案部门为档案用户提供档案信息的主要方式，其主要程序为档案部门开辟档案阅览室;为用户提供必要的阅览条件;接待档案用户，解答用户提出的相关问题;通过有效方式满足档案用户需求。这种方式的优点在于：其一，同档案本身的属性相适应。作为人类社会活动原始历史记录的档案，大多是单份文件或孤本文件，而且某些文件作为档案保存起来后，仍然具有一定的机密性。因此，为了在较短的时间内满足若干个档案用户对同一份档案的利用需求，并且有效地保护国家机密，开辟档案阅览室，为用户提供档案阅览，就成为一种较好的方式。其二，同档案用户的利用需求相适应。多数档案用户在利用档案时都希望在遇到问题时得到有效的咨询解答，而在阅览室里，档案用户不但可以随时调阅所需的档案材料，而且可以得到必要参考资料、工具书及接待人员的咨询服务。

2.档案外借。档案外借是指利用者为了某种需要将部分馆藏档案原件或副本暂时借出使用，包括介入外借、名义外借、馆（室）间互借、预约外借和流动外借。但是这种服务方式是有限制的，按照有关规定，档案馆的档案一般不得借出馆外，尤其是那些珍贵的、易损的以及特殊载体的档案文件。档案外借服务时，首先应建立完善的外借制度， 做好登记和记录工作，监督和分析档案的外借工作，并及时进行催还。除此之外，提供档案复制、开具档案证明等方法，亦属于档案信息资源被动型开发。

3.档案中介服务。开展此类中介服务的机构主要有档案寄存服务中心、档案管理技术服务中心、档案数字化服务站等。档案寄存服务中心是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构，一般隶属于档案局（馆），大多内设于档案馆内。其保管对象主要是非政府部门所形成的档案：一是国有企业档案，随着经济体制改革的不断深入，国有企业的档案存在着管理不善甚至无所归属的情况;二是非公有制企业档案，由于其内部机构简单，人员流动频繁，一般未设立专门档案管理部门和人员，档案失控以致损毁现象严重;三是社会团体和个人档案，档案保管有着较高的保管要求，一些社会团体和个人无法具备档案保管条件，导致了这些单位和个人所有的珍贵档案与资料得不到妥善管理。作为一种新型的档案保管机构，档案寄存服务中心等档案服务机构尚处在起步阶段，还应该对其从理论到实践进行更深一步地研究，以促进其健康发展。但无论是以哪种方式存在和发挥作用，无论是盈利性质的还是非盈利性质的，其基本职能都是依据国家有关法律、法规开展档案法律咨询;组织档案信息交流、项目档案咨询、档案业务咨询;组织推广应用档案业务、档案保管方面的新技术、新材料、新设施;进行档案人员培训、咨询服务、案卷整理、编目等。

二、档案信息资源开发模式

1.宣传报道型。一是档案陈列与展览。档案陈列与展览服务是档案馆（室）按照一定主题，以展示档案原件形式或复制件的方式， 系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容与成分的一种方式。其展出的是经过选择和组织的典型档案材料，档案用户可以

从中获取比较集中、 系统的档案信息内容与线索，是对档案信息进行报道和提供利用的一种有效方法。二是档案网站。档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤， 它是档案部门联系社会的重要窗口。在档案网站上，可以传播档案工作信息，介绍档案机构信息，展示档案信息资源，并提供利用档案服务信息，通过查询服务、宣传展览等措施促进档案信息资源的数字化发展及其开发利用。三是档案信息发布会。随着政务信息公开政策的逐步发展，政府部门召开新闻发布会，介绍政府各方面的政策信息，已成为提升政府形象、密切联系群众的重要方式。作为我国国家机构的重要组成部分，档案部门也可以通过召开新闻发布会，对外宣传档案政策，介绍重要档案信息资源，扩大档案信息资源的利用范围。

2.网络报道型。一是局域网。局域网主要是指各级综合档案馆建立的内部局域网，由各级档案部门自主建设，自成系统，独立使用。一般而言，局域网属于秘密性质的网络，只供本单位内部工作人员使用，不对外开放。二是纵向网。目前，纵向网网络体系的建设主要是通过政务网来开展档案工作，其中，涉及档案信息的加工、传输、采集和共享，通过政务网、档案应用项目加以实现。因此，在对纵向网进行分析研究时就必须考虑到政务网的两个方面：政务内网与政务外网。也就是说，纵向网网络体系建设的任务主要就是与政务内网与政务外网的对接。三是横向网。横向网是指将各级各类档案部门依托互联网建设的、面向公众的档案信息网站相互连接而形成的档案信息网站群，其建设任务就是将各级各类档案部门依托互联网建立的档案信息网站，通过主流网站在互联网上连结成地区性的档案信息网站群，进而形成公共档案信息网络体系。档案信息网络共建共享平台的建设，就是要在档案系统同时开展局域网、纵向网、横向网三大网络体系及其档案应用项目建设，使各级各类档案部门通过不同性质的网络，上下左右连成一片，形成一个档案信息共建共享的档案管理平台，实现真正意义上的档案信息资源共享。

教学档案信息服务 篇12

1 档案管理信息化建设的目的与意义分析

首先档案管理信息化建设的目的在于, 时代的发展, 使科学技术更加的先进和完善, 尤其是计算机和互联网, 为我们的生活和工作带来了许多方便的条件。今天, 各行各业都在试图计算机和互联网的信息技术应用在自己的生产工作中, 以提高生产效率, 提高产品质量。从已有的实践经验上长远的考虑, 运用信息技术, 以促进生产工作真的能的影响工作的效率。因此, 构建目标管理信息文件也是提高档案管理方面的效率和质量的一种方式和方法, 更重要的是, 其优点在于, 计算机和互联网, 数据分析和快速传输和利用效率的提高对档案价值的最大化, 影响的文件, 使档案管理工作, 以便更好地服务于社会。

对于纸质的档案进行电子技术化的存档的意义非常的重大。整合管理的电子档案与纸质档案, 能够共同发挥力量, 文件的纸质档案和电子资源的整合, 以提高信息服务, 资源丰富信息, 提供档案信息检索和提供集成服务的用户, 使档案管理符合现代化的要求, 满足各种需要的档案信息资源优势, 电子档案与纸质档案并存的基于嵌入式文件电子纸, 提出了电子档案与纸质档案综合管理。

然后, 档案管理信息化建设的意义是档案管理工作与传统的纸张作为信息存储介质, 它可以提供文件信息的收集整理, 一个巨大的工作量, 特别是随着时间的推移, 越来越多的信息档案, 档案管理工作越来越复杂、越来更大的问题, 使人事档案管理面临巨大的工作量, 特别是需要访问特定的文件内容使用时, 工作人员通常需要努力寻找准确的信息, 也不在档案信息分析人员是必要的读取信息付出了很多, 很多的工作效率, 还利用档案总是很难提高, 最大化不能发挥档案的价值和功能。信息技术促进档案管理, 一方面可以减少工作人员的工作量, 信息的收集, 整理, 不占用物理空间用于存储文件的文件夹受影响很小的物理因素, 另一方面也能够迅速找到文件信息、分析、传输、效率提高的同时, 该平台下信息技术、信息存储介质的文件不受纸的性能, 能够存储文本, 图像, 视频, 音频, 和其他形式的信息更复杂、更专业, 从而提高立体信息记录在很大程度上, 提高信息质量档案。

2 档案管理信息化建设措施

2.1 物质基础信息建设一定要扎实

档案的信息化建设, 首先要满足对于基础设施的基本要求, 这是开展档案信息化建设的物质基础。第一, 要加大物质投入力度, 完备采购与档案信息化管理相关的自动化办公用品与设备, 加大档案数据库的建设力度, 从而尽快实现档案信息化管理的物质基础, 为疾病预防控制工作与突发公共卫生事件的处置提供良好支持;第二, 要不断完善档案信息化管理软件系统, 在初期购买时就要与设计公司的人员进行充分沟通, 要使所购买的软件即具有成熟的档案管理功能, 同时适合于自身机构的需要, 而在后期的完善过程中, 则要进行自主开发与改造, 以更适应于本单位档案管理工作发展的需要。

2.2 档案信息化管理的机制一定要更加完美

从传统以纸为媒介的档案管理模式, 到信息化技术下的档案管理模式, 需要经历非常大的转变, 也就是说传统的档案管理工作机制, 在信息化技术下的档案管理工作中, 是不能完全发挥作用的。因此, 在进行档案管理信息化建设的过程当中, 还必须要进行新的工作机制建设, 完善档案管理信息化工作机制。比如, 要根据档案管理工作的规律, 对档案信息化管理的信息收集、归档以及管理、使用给出明确的规章制度与流程注意事项, 还要加大对档案信息的安全管理, 建立档案管理信息化安全保护条例, 采用严格的等级划分制度, 根据等级高低, 给与不同的浏览权限, 并且要定时做好档案数据的备份与系统升级, 提高档案管理系统的安全性, 防止档案数据被盗取、破坏。

2.3 档案管理人员的专业水平应该提高

在信息化的技术条件下, 档案管理工作人员除了要具备档案管理职业技能与职业道德之外, 还必须要具备较高的信息化技术素质能力, 这样才能保证档案管理信息化建设的实践。一方面, 可以将档案管理工作人员送到专门的信息化技术培训机构进行学习, 另一方面也可以聘请信息化技术方面的专家来对他们进行实地的工作指导, 使他们能够快速适应信息化技术条件下的档案管理工作。

3 档案管理中服务理念的体现

文件管理和基于性能的主要作用, 是一项管理、服务、政治的工作。档案管理的主要文件, 或由人事档案管理机构和档案生产和使用, 这是一个专业的文件历史是专门负责管理服务机构, 这是管理工作。但是, 文件管理系统不是孤立的, 而是一个管理系统中的每个环节都会提供社会实践的文件信息, 是区分管理档案的重要标志。档案部门也对档案, 进行编辑和其他活动, 但其目的是为了更好的适应社会, 不是用于其他服务。在各个阶段的档案管理公司的历史, 是相关的一些服务经济, 政治, 文化, 否则他不存在, 它将很难在公司档案管理的关系代表阶级和统治阶级的利益, 掌握一定的经济, 一定阶级服务的, 政治、文化、服务方向, 这反映了档案管理政策。因为文件夹的内容与利益的国家的政治和经济利益, 因此, 任何国家和记录管理有一定的保密要求, 靠背部分不开口, 和大多数档案期限为保密的档案管理。

保持完整的两层含义:从数量, 确保档案的完整, 不会造成质量缺陷是不完整的;保持联系的有机档案, 不能人为地割裂分散或混乱的安全有两层含义:一是努力文件夹本身没有损坏, 延长档案的寿命;保护档案的销毁秘密文件是故意的, 不使用的是最终的目的, 任何管理活动的文件, 标准的测试管理档案。档案是历史的见证, 反映历史事实, 不允许随意变更或修改, 使维护档案的真实性, 保持原来的文件, 一个原则也档案管理工作必须遵守。

4 结论

总之, 在当前信息技术已渗透到各个领域, 有效地提高了生产效率和产品质量。对于管理档案, 我也要服务于社会发展的道路上, 要走技术信息, 从而提高档案管理质量, 提高服务水平的档案管理。

参考文献

[1]王凤.疾控档案信息化管理的思考[J].办公室业务, 2013, 14 (3) :117-118.