教学档案信息化

教学档案信息化（精选12篇）

教学档案信息化 篇1

摘要：文章通过分析高校二级学院教学档案管理的内容及特点, 提出了目前教学档案存在的问题, 探讨了教学档案工作在收集、整理、保管、利用等环节全面应用现代信息技术, 提高教学管理的现代化水平。

关键词：教学档案,收集,整理,保管

二级学院教学档案是指在二级学院教师的教学活动、学生的学习活动和教学管理活动中形成的具有保存价值的教学文件材料, 它是进行教学管理、教学研究不可缺少的依据和参考, 是改进教学工作, 提高教学质量的信息资源。传统的二级学院档案管理方式存在着信息流转不畅、纸张堆叠浪费、查询繁琐、文件存档工作量大等突出问题, 形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需要差距较大的现象, 其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要, 信息共享程度低等等。随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展, 对高校二级学院教学档案工作提出了更高的要求, 在信息化环境下如何充分发挥教学档案信息资源为教学工作服务的作用, 主动适应21世纪高等教育改革发展的需要, 已成为高等院校二级学院教学档案管理工作面临的重要课题。

一、二级学院教学档案的内容与特点

二级学院教学档案产生于复杂的教学全过程, 历经编制招生计划和培养方案、新生入学、教学计划、教学任务安排、教师授课计划、课表、学生遵守纪律、教学检查, 直至考试、评定成绩、组织补考、学籍异动、毕业结业等各个教学环节。每个学期内会产生千余种教学文件及资料, 包括有学生产生的大宗档案 (如试卷、毕业论文等) , 有由老师产生的参考答案、试卷分析等档案, 以及在教学管理过程中形成的加盖公章后的材料复印件等。其中大部分内容是经学生书写和教师批改后的纸质版原件, 也有一部分是电子课件、授课录像等音像资料, 这些资料汇成了二级学院教学档案的全部。这些档案真实地记录了学院的历史, 反映了学院的全貌。同时, 教学档案以知识载体的形式凝结着广大教师从事教学活动成功的经验和失败的教训, 记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新的教学研究成果。这里面凝聚了老师多年的智慧和心血, 他们丰富的教学经验可以成为后人宝贵的财富, 可以很好地为教学活动实施监督、检查、改进、提高提供真实凭据, 从而更好地为提高教学质量, 提高办学效率, 为国家培养人才, 为繁荣教育事业做出贡献。

教学档案不同于文书档案, 也不同于科技档案, 即具有所有的一般属性, 又有其自身的形成规律和特点。特点主要表现为富有特色的培养方案、大纲、教案、课程设置、教学内容、教学方法、教学工作经验总结、高质量的教材、优秀毕业论文等。教学档案不是以自然年度为周期, 而是以学期或学年, 如学期或学年度教学计划、招生计划、教学任务安排、学生成绩统计报表等, 这些都是二级学院教学实践活动和教学管理中形成的历史纪录, 并被直接管理和使用。

二、二级学院教学档案的常规管理及现状

1. 档案资料的收集。

教学档案材料具有内容丰富、涉及面广的特点, 决定了收集工作的艰巨性。首先, 许多教师和教学管理人员对教学档案建设工作的重要性和必要性认识不足。对二级学院教学档案的内容是什么、哪些教学材料需要建档认识不清, 教师对教学档案建设缺乏必要的参与动力, 认为存不存档与自身没有直接的利益关系, 这些都给教学档案的收集工作带来难度。其次, 二级学院教学档案收集通常由教学秘书或教务员负责。档案资料的收集由于涉及面广, 因而需要耗费大量的时间和精力。判断哪些资料应当收集, 哪些资料有利用和保留价值, 哪些资料比较重要, 要有很强的责任心和熟练的业务知识。另外, 对实际运行中与计划有出入的文件材料, 应及时检查更正, 使之与实际教学活动相符。

2. 档案资料的归档保存。

对各类档案材料可以按专业、年度进行排列、编号。如对上级主管部门及学校下达的指导性文件, 可单独立卷, 按时间顺序依次排列;教学计划、教学任务则按年度、学期、专业排列, 以便了解各专业课程设计的历史与现状;学生成绩单按学年、学期、班级排列, 可以方便地查处学生某学期课程的学习成绩;试卷、试题整理, 可在每学期阅卷工作结束后, 对试卷按一定格式进行编号, 分学期进行保管;毕业设计整理, 可在毕业答辩结束后, 将毕业设计材料分专业、班级进行存档保管, 以便查阅。

3. 档案资料的利用。

档案收集的目的在于利用, 如果档案管理者不重视档案的开发利用, 那么档案就像“文物古董”一样仅有供人们观赏的价值, 这就违背了档案管理工作的初衷。二级学院档案的开发利用具有重要作用, 如教师评定职称、学科梯队建设、课程评估都需要档案工作者提供详细的教学业务信息、师资队伍建设信息和专业课程结构改革信息等。

三、如何实现二级学院教学档案信息化

教学档案信息化就是在二级学院教学档案管理工作中全面应用现代信息技术, 对教学档案资源进行有效的管理并提供后续服务。信息化的主要目的就是促使二级学院教学档案管理模式从传统的以教学档案实体保管为重点向利用教学档案为教学工作服务的方向逐渐过渡和转换, 充分体现高校办学的最大服务效益。

如何更好地在二级学院教学档案管理中应用现代化信息技术是一个涉及多个方面的综合性课题。围绕做好高校二级学院教学档案信息化工作, 充分利用现代信息技术, 我们研制开发了“二级学院网站”、“院系级教学教务管理系统”、“学生信息管理系统”等, 基本实现了教学档案的信息化管理。

1. 实现教学档案资源收集信息化。

在建立健全二级学院教学档案管理工作规章制度是教学档案管理规范化、制度化、科学化的前提下, 充分利用现代信息技术, 通过使用教学教务管理系统软件, 如:毕业设计任务书、教师授课计划、教学大纲、期中教学检查报告等日常教学中形成的教学档案材料, 由老师整理完成后, 通过网上提交, 以教研室为单位汇总, 最后由教学管理人员下载收集、分类、存档并能及时查询各位老师的完成情况。另外:利用教务教学系统管理教学计划、教学任务、课表及学生的学籍、成绩等档案信息, 既提高了工作效率, 又能做到准确、详细、全面, 促进了二级学院教学档案收集工作规范化、科学化、现代化。

2. 加强教学档案资源管理信息化。

通过管理体制的改革, 从管理方法上可以为电子档案寻找一个统一的、有效的存储格式, 方便电子档案的归档。如:学生的课程设计报告、任务书、老师评语及成绩等材料内容, 按照每个学生制作一个压缩包, 把每个班的学生材料整理到一个文件夹中, 分学期、课程名称刻录光盘存档, 为了保证档案的完整、安全、可靠, 同时用专门的移动硬盘做数据备份。

3. 提高二级学院教学档案资源的利用率。

二级学院教学档案这一信息资源的科学管理和开发利用与其管理手段有着密切联系, 既要不断挖掘传统管理手段的潜力, 更应着眼于强化现代化管理手段, 改善档案管理方法, 使教学档案实现科学、规范管理, 提高其利用率, 更好的为教学这个中心工作服务。通过使用教学教务系统, 首先学院可以方便的向教师布置任务, 方便的查询学院的教务资料, 全面掌握学院的教学情况, 提高教学管理水平;其次, 教师可以随时了解学院的任务安排, 方便的提交资料, 查询学校和学院的文件和要求;第三, 加强学生同学院的联系, 学生可随时了解学院的安排, 方便了学生教学的一些管理工作;第四, 节省了大量的纸张, 节省了教学管理人员和教师的大量时间, 真正实践了科学发展观的要求。

4. 促进教学档案资源共享信息化。

二级学院在开发管理信息系统的同时, 要充分考虑与学校教学档案系统的共享, 提高整个学校教学档案的共享能力, 为全校师生提供最新的、可靠的教学信息, 并且可向社会展示学校的办学成果, 为社会提供信息指导, 既提高学校在社会上的影响力, 又加强和提高了二级学院的教学管理的现代化水平。

为了提高二级学院教学档案管理质量, 只有充分利用网络技术架起老师、学生、教学管理人员的交流桥梁, 提高教学档案的信息化水平, 才能充分发挥高校二级学院教学档案的特点和优势, 为教学管理工作提供全方位的资源服务, 为高校的健康发展注入新的活力。

参考文献

[1].张黎, 刘艺.信息化环境下高校院系级教学档案管理对策探讨[J].重庆交通学院学报 (社科版) , 2006 (6)

[2].羊隽芳.对新时期加强高校院系教学档案管理的思考[J].新疆财经学院学报, 2007

[3].宋琦.高校教学档案管理体制创新初探[J].兰台世界, 2007 (3)

教学档案信息化 篇2

通常情况下，项目化教学主要来自于建构主义，项目化教学的设计也主要是在建构主义理论学习的基础上。建构主义理论学习主要强调的是学生作为中心，一方面对学生从知识灌输以及被动接受知识变成主动接收知识以及对理论知识进行加工的主体进行要求，另一方面对教师从知识的灌输者、传授者变成学生主动学习的辅助人员以及推动人员。在档案信息管理课程教学的过程中使用项目化教学办法，主要是围绕学生进行教学活动，学生具备一定的主动性，教师只是对学生起到帮助的作用。但是在实际项目化教学的过程中，项目教学办法的使用依然存在着一定的问题，例如，在档案信息管理课程实际教学的过程中，教师所使用的办法主要是对学生进行引导，让学生入手操作，但是这对处在第一个项目的学生而言，无法对相关的理论知识点进行全面的理解，从而在实际操作的过程中便会出现许多的问题，这就需要花费一定的时间对这些问题进行解决，从而容易让学生产生厌烦的心理，在一定的程度上也提升了教师引导的重复程度。

1.2知识结构问题

档案信息管理课程的知识点应用情况具备一定的复杂性以及多变性，知识的结构主要分成不良领域以及良好领域的知识，良好领域的知识具备固定性质的答案，不良领域的知识主要是良好领域的知识在应用过程中所产生的具体情景而产生的，也就是相关概念应用的知识。教师在知识结构良好领域方面教学的过程中，应该让学生经过众多的练习充分的掌握理论知识与专业技能。

1.3知识系统性问题

在档案信息管理课程实际教学的过程中使用项目化教学办法，和传统的教学办法进行比较，其具备组织知识点的特征，所以学生难以对系统的知识点进行充分的掌握，在一定的程度上花费了更多的时间。在实际教学的过程中，很多同学可能三个项目都完成了，但是对自身所学习的理论知识与专业技能却并没有清晰的了解。因此，在档案信息管理课程项目化教学的时候，也应该吸收传统教学办法的优势，在一定的程度上对理论知识的普遍性质进行重视，从而让学生能够在比较短的时间里获取许多的理论知识与专业技能。

1.4学生素养问题

浅议教学档案管理信息网络化 篇3

【关键词】  教学档案管理 信息网络化

【中图分类号】  G642.3                   【文献标识码】  A                       【文章编号】  1992-7711（2015）07-086-01

一、信息网络化管理现状

20世纪80年代初开始，国外（如美、欧、日等发达国家）一些大学科研单位和大型建设公司开发专家系统（如工程决策专家系统、项目评价诊断专家系统、项目实施控制专家系统、合同管理专家系统、索赔专家系统等），可替代专家们智能解决工程实际问题，也可用作教学，便于学习，增长才干。目前国内的信息管理软件不但功能单一，而且应用较复杂、繁琐，所以国内的同类系统还应吸取国外同类软件的优点，进一步提高其层次感。

二、教学档案信息网络化管理构建原则

1.安全性

网络运行安全可靠是整个网络建设的基础。在网络设计上，主要从以下几个方面来实现：

（1）选用高可靠性的设备，在关键部位采用冗余备份设计，避免单点故障，保证系统长期、可靠、稳定的运行。

（2）采用优秀的管理软件对系统进行实时监控，以便及时发现故障。

（3）采用可靠的备份系统（磁带或可读写光驱），保证数据的安全可靠性。

（4）对不同的用户设置相应的操作权限。

网络要具有较高的安全保密机制，保证数据完整可靠，不被非法读取或更改，能对关键数据提供多重保护。对网络病毒的传播要提供防范措施，可根据具体情况采用访问控制列表、子网隔离和“防火墙”等安全控制措施，保证网络安全运行，拒绝未经授权的访问。

2.通用性

网络所采用的硬件平台、软件平台、网络协议等均是国内外厂商都支持的国际标准协议。网络选用的协议和设备均符合国际标准或工业标准，将不同应用环境和不同的网络优势有机地结合起来，为信息的互通和应用创造有利的条件。

3.先进性

网络可采用国际先进的J2EE（JAVA2EnterpriseEdition）技术，保证开发软件的平台与使用软件的平台能适应计算机应用的发展，具备跨平台性和可移植性。

4.扩展性

网络所采用的硬件平台、软件平台、网络协议等符合开放系统的标准，并能够与其他系统实现互联。在总体设计中，采用开放式的体系结构，使系统易于扩充，使相对独立的子系统易于进行组合调整。具有适应外界环境变化的能力，即在外界环境改变时，网络可以不作修改或仅作少量设置修改就能在新环境下运行。

5.可维护性

整个网络运行稳定、易于维护。网络的执行文件与数据文件分离，网络能检测文件系统的完备性，并提供数据库文件备份及恢复的功能模块。

6.经济性

由于网络是一个通用的集成系统信息平台，能够在最大限度上减少投入，具有最佳的性能价格比，能够在完成系统目标的基础上，力争用最少的投资办好最多的事情，充分利用现有资源，使各部门已有的各种软、硬件资源，在本网络中得到充分利用，以保护原有投资。

三、教学档案信息网络化安全设计

计算机网络是一个分层次的拓扑结构，因此网络的安全防护也需采用分层次的拓扑防护措施，即一个完整的网络信息安全解决方案应该覆盖网络的各个层次，并且与安全管理紧密结合。基于上述思想，网络信息安全系统应遵循以下设计原则。

1.满足因特网的分级管理需求

根据Internet网络规模大、用户众多的特点，对Internet/Intranet信息安全实施分级管理的解决方案，将它的控制点分为三级实施安全管理，第一级：中心级（校级）网络，第二级：部门级，第三级：终端/个人用户级。

2.代价平衡的原则

对任一网络，绝对安全难以达到。对一个网络进行实际研究（包括任务、性能、结构、可靠性、可维护性等），并对网络面临的威胁及可能承担的风险进行定性与定量相结合的分析，然后制定规范和措施，确定本系统的安全策略。

3.整体性原则

一个计算机网络，包括个人、设备、软件、数据等，这些环节在网络中的地位、影响和作用，也只有从系统综合整体的角度去看待、分析，才能取得有效、可行的措施。计算机网络安全应遵循整体安全性原则，根据规定的安全策略制定出合理的网络安全体系结构。

4.可用性原则

安全措施需要人为去完成，如果措施过于复杂，对人的要求过高，本身就降低了安全性，如密匙管理就有类似的问题。其次，措施的采用不能影响系统的正常运行，不采用或少采用极大地降低运行速度的密码算法。

5.分步实施原则

高校教学档案信息化管理研究 篇4

随着学生招生规模的进一步扩大以及教育体制改革的进一步深入, 教学档案管理工作在教学与科研中的地位越来越重要, 其能够充分反映高校实际教学活动, 也是管理机构了解学生学习以及教学管理等情况的重要手段。积极探索教学档案的先进管理办法, 不断提高教学档案管理水平, 保证教学档案的科学化、规范化、系统化、常态化, 实现教学档案资料齐全、立卷编目、按序归档、便于查阅的规范管理, 不仅可为高校人才培养工作提供能动指导作用, 而且也可以促使学校教学质量与管理水平的全面提升。

一、高校教学档案信息化管理的必要性

2008年9月1日, 由国家教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》明确规定了高校档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行的重要性。国家档案局于2002年11月印发的《全国档案信息化建设实施纲要》也明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则, 加快档案信息化基础设施建设, 加强电子文件归档和电子档案的规范化管理, 推动馆藏档案的数字化和数据库建设, 在部分中心城市建设示范性数字档案馆, 开展公众网上查询档案信息服务, 加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。因此, 高校教学档案信息化建设是高校教学档案管理的必要工作, 也是高校信息化建设的必然趋势。

1.无纸化办公模式的建立需要以信息化管理为前提

当前, 大部分的高校教学档案仍以纸质版本为主, 其收集、整理、保管、使用等多是人工进行。一旦发生水灾、火灾、地震, 档案被毁, 可能造成无法挽救的损失。

教学档案信息化管理是响应学校无纸化办公模式的推广, 响应数字化校园建设, 适应信息化时代的要求。依托计算机网络技术, 加快档案信息化建设步伐, 是新形势下对高等学校教学档案管理新的要求。

2.高效管理及运作模式急需信息化变革

目前, 高校教学档案普遍存在档案材料保存不统一、教学档案资源得不到充分利用的现象, 而且高校教学档案材料在管理过程中也耗费了大量的人力物力。利用信息技术, 将纸质文件数字化, 将教学档案材料信息化, 建立高效、规范、准确与安全的教学档案管理信息化系统, 并通过设定访问权限, 实现学生、教师以及社会不同群体对档案信息资源的共享, 这不仅可以大大提高高校教学档案管理工作的效率, 也可以实现高校教学档案资源的充分利用。

3.时代进步和科技发展加快高校档案管理信息化建设的步伐

在信息量不断递增的当今校园, 如何充分利用信息技术来提高高校教学档案管理的工作效率, 创新高校教学档案管理的工作模式, 是高校教学档案管理工作者应当关注和解决的问题。构建高校教学档案信息化管理系统, 对提高高校教学管理水平乃至教学水平有着十分重要的意义。

二、高校教学档案信息化管理存在的主要问题

当前, 虽然我国各高校教学档案管理工作已经形成了一套相对完善的管理体系, 但仍然存在着一系列比较突出的问题。

1.教学档案信息化程度低

许多高校学生培养流程已经实现了网络化管理, 而教学档案, 如专业建设、师资队伍建设及课堂教学文件等材料却仍以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索。教学档案管理的现代化程度低也直接导致了教学档案利用率低。由此可见, 教学档案管理的信息化将是高校教学档案建设的必经之路。它既可提高工作效率, 又可提高教学档案的利用率, 适应时代发展的需要。

2.教学档案管理不规范

一些高校对教学档案材料的收集与整理具有较大的随意性, 没有配套的教学档案管理制度, 没有明确的归档范围、要求和标准, 没有提出奖惩措施, 导致教学档案收集不全。教学档案管理的不规范, 在一定程度上影响了高校教学培养管理工作的发展。

3.教学档案管理人员不稳定

由于工作的兼职性, 院级教学材料档案管理员流动性大, 影响了档案工作的连续性、稳定性和系统性, 同时, 因其没有受过档案管理专业知识的培训, 对档案管理专业理论知识和档案信息化建设业务技能掌握有限, 这也严重影响了教学档案的质量。

随着信息网络技术的发展, 办公自动化的普遍应用, 传统档案管理工作的手工管理方式已不能满足信息化时代的要求, 越来越多的教学档案将以电子文档形式出现, 但电子文件材料归档还没有形成系统的管理制度, 很多问题还有待解决。

三、教学档案信息化管理对策

教学档案信息化建设是一项重大的系统工程, 高效且规范化的档案信息管理工作可以为教学评估、人才培养、团队建设等提供服务和支持, 使教学档案在高等教育发展中起到重要的作用。

1.加强教学档案信息资源统一管理模式建设

教学档案信息资源建设主要包括两大方面, 一是现有教学档案 (包括纸质档案、缩微胶片影像、录音档案和录像档案等) 的数字化;二是收集和接收各种形式的电子文件, 然后集成到统一的档案数据库中。

建立一套科学、规范、可行的高校教学档案信息化管理制度, 并根据不同的教学档案类型建立相应的标准和规范是一项重要的基础工作。

2.加强安全的信息化网络平台建设

由于电子档案通过网络平台进行传输, 而网络具有开放性, 计算机病毒、网络黑客的出现, 使得信息化的管理必然会面临网络安全问题。这就需要建立一个涵盖信息化教学档案管理的安全保密体系, 需要高校加强对教学档案管理系统进行有效监督和管理, 确保教学档案数据库的安全, 确保教学档案信息网络的传输安全。

3.加强高校信息化管理人才队伍建设

建立高效规范安全的教学档案信息化管理系统, 必须加强高校教学档案信息化管理人才队伍的建设, 这就要求我们需适当引进档案学管理学专业人才, 同时加强对档案管理人员的专业知识、专业技术培训, 不断提高其知识结构、业务水平和专业素养, 使之成为既具备教学档案管理能力, 又能熟练使用信息化技术的复合型人才, 从而尽快适应高校教学档案数字化、信息化建设的需要, 更有效地提升工作效率, 更好地服务于教学。

教学档案信息化建设是一项长期而艰巨的系统工程, 需要我们与时俱进, 不断地探索与研究。

摘要：教学档案是反映学校教学管理、教学实践和教学研究过程的真实记录, 是衡量一所高校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。从高校教学档案信息化管理的必要性出发, 针对高校教学档案信息化管理存在的问题, 提出了相关对策。

关键词：档案管理,教学档案,信息化

参考文献

[1]于立华.高校院系教学档案管理的分类和作用[J].山西档案, 2007, (2) :42-43.

[2]王慧勤.加强院系教学档案管理之我见[J].教育与教学研究, 2009, 23 (7) :72-73.

[3]刘萍, 杨俊.高校教学档案信息化管理分析[J].管理观察, 2009, (1) :149-150.

教学档案信息化 篇5

关键词：档案馆 数字化 信息化 高校

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

论档案信息化实践与档案工作创新 篇6

【关键字】档案信息化；档案管理工作创新；文件中心；档案数字化

引导语：在档案信息化过程中，最具有高瞻远瞩的眼光的是国家档案局与中央档案馆，这两家最高阶层的档案管理机构早在2000年就已经颁发了加快档案信息化建设的通告。但是，不幸的是，13年之后，我国的许多档案馆仍然没有彻底完成档案的信息化，就更别提档案管理工作的创新了。应该看到档案的数字化、电子化、信息化、网络化是档案的新四化，也是档案管理工作必须进行的创新工作。这些创新不仅可以推动档案事业的飞速发展，更可以为国民经济的发展提供基本的信息存放、信息查询等基础设施与必要条件。我国的许多较大的档案馆虽然已经在向档案的四化进程中迈进，但是一则由于其档案的数据的庞大而无法在短时间内快速完成其四化的过程，二则由于其使用的档案四化的辅助软件系统的某些问题，使得这个进程无法实现突破性的进展。档案的信息化过程不仅是一个循序渐进的过程，更应该是一个从量变到质变的过程，好的档案管理软件的作用应该不仅仅是简单机械地录入现有的档案，还要在其内部将已前录入过的所有的档案之间进行有机地架构形成其内部的关联，这就使得任何一个查询某要档案的人都可以在查询完毕该档案的时候在计算机的屏幕上看到与其相关的或者可能相关的类似档案的名称，当鼠标在这些名称或条目上移动时就可以显示出这些档案的摘要与基本信息。这样的档案管理软件才是档案管理所需要的。

一、充分认识到档案信息化建设的紧迫性

1、档案信息化，可改善档案管理工作

档案管理信息化可以使得档案工作获得空前的发展，从纸质化到数字化是一个巨大的飞跃。这种飞跃带给档案管理部门的是从完全的封闭式管理可以走向全面的开放式经营。档案的信息化不仅仅是把旧有的档案变成数字化，而且还可以在互联网的依托之下将所有的传统的档案管理工作的流程完全拿到网络上来，比如传统的档案收集，就完全可以在计算机的辅助之下实现档案收集的自动化。这不仅为档案馆节省了人力物力而且也极大地提高了档案管理工作的效率与效益。

2、形势发展的需要

在信息化的时代，档案的信息化已经被摆在必须改革的突出的位置，在所有的行业都在实现电子化、信息化的现实的推动下，档案管理也必须与其相适应。档案的四化是任何一个企业都必段尽快着手完成的一项基本的企业现代化内容，只有实现了档案管理的四化过程才能使得企业的决策过程、执行过程更在有力，才能使得企业的内部信息流转更加的快捷便利。企业的最为宝贵的资源其实对任何一家企业而言都在档案室里，然而悲哀的是，我国几乎所有的档案室在绝大多数时间里都是大门紧锁，既无人管理更无人问津，档案室中的数以万计的珍贵的资源、宝贵的信息资源就这样被白白的浪费，这既是单位的巨大损失更是单位员工的巨大遗憾。一旦这些信息得以实现信息化，所有的员工都可以通过办公室的计算机方便地查询利用这些资料，那么对于企业提高劳动生产率、提高效益而言是意义非凡的。原始的档案的载体是纸质的居多，后来出现了录像带、录音带等其他的载体，但是不管是档案存放在哪一种载体，只要不能形成数字化、信息化，静悄悄地放在那里就是无用的垃圾。我国绝大多数档案馆目前仍然处理纸质存放、保管档案的最为原始的档案管理工作阶段。在现代化的信息时代，新的形势已经给档案管理提出了新的需要，那就是必须尽快实现档案管理的信息化。

3、企业现代化管理的强烈需求

在这个信息的时代，人们不但生活节奏日益加快，而且工作节奏也变得越来越快，这样的快节奏就要求企事业单位内部的所有职能部门的节奏都必须与之协调发展。然而不幸的是，在几乎所有的单位，档案管理工作都是一项在严重施后腿的工作。尤其是在单位的领导要做出重大的决策之前，当需要某几年的连续的或者类似的资料的时候，这对于档案人员无疑都是极为沉重的负担，因为大浩如烟海的档案海洋中寻找某一年的资料就已经极为困难，当需要在这些档案堆里找出某几年的以及与其相关的资料简直就比登天还难。然而类似的需求在我国的许多企业领导者中都较为常见，不仅领导做出重大決策需要更快捷、准确的参考资料，而且各职能部门工作查考也要求快速及时找到。

二、档案信息化建设实践内容

1、建立档案数据库。从2001年开始，我们把室藏档案的案卷目录、文件级目录输入数据库。截止2009年5月，已输入文件级目录12万多条、案卷级目录1万3千多条，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。

2、建立了档案室（馆）网站。并与市电业局、兄弟单位局域网实施系统内部资源共享。在局域网上向广大电力工作者提供档案信息查阅，并赋予权限允许实现全文下载，逐步实现信息沟通，营造更有利于电力经济发展的良好环境。

3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，移交档案室的文件只需移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进档案室文件全部实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，纸质文件与电子文件一并移交档案室。

4、加强电子档案的整理与保护。电子档案整理：目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。文书电子档案整理对内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。

5、加大档案管理软件推广力度。电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆（室）单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。

三、档案信息化建设创新

1、推进档案信息化，提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息化的现状是档案标准化、规范化滞后和各兄弟单位之间的档案资源不能实现共享，档案人员的业务水平不一，这些都严重影响了档案系统整体水平的提高。

2、信息化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

3、有重点地抓好数据库建设。目前，国家电网档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设与完善。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。

结束语

浅谈高职院校教学档案信息化管理 篇7

1教学档案管理信息化的必要性

教学档案工作是教学管理工作的重要组成部分。教学管理是院校运行规范化、合理化并最大限度地整合资料与利用资料来进行科学的人性化管理的工作。教学档案是进行教学研究、教学改革、教学发展的重要资料依据, 是在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的图表、文字、声像载体等各种不同形式的材料。其涉及的内容丰富, 范围宽泛。对于教学档案管理的认识不应仅停留在一般资料管理层面, 而应上升为是对教学信息和资源的整合、管理。对教学档案管理工作认识的提高, 也提升了其在整个教学活动中的地位。随着高等职业教育的迅速发展, 教学档案管理技术和方法的改革是高职院校教学发展改革的重要任务。

现今, 信息科技手段的迅猛发展给教学档案事业带来了机遇, 也带来了挑战。信息化是教学档案事业的重要发展方向, 在以知识和信息为主要特征的知识经济时代, 教学档案信息的数字化处理与存储、网络化的传送与收集势在必行, 而档案中蕴藏的丰富信息也必将在不断进行的高职教育改革发展中发挥不可替代的作用, 所以, 加快教学档案信息化管理进程十分必要。

1.1 迅速增加的信息量加大了档案管理工作的强度和难度

近年来, 高职教育规模不断扩大, 教师、学生数量大幅增加, 档案信息量成倍增加, 而信息量的增加直接导致人力、财力、物力需求的扩大。目前, 高职院校在资源有限的情况下, 短时间内满足教学档案管理方面的需求具有相当的难度。基础条件和设施的缺乏, 直接导致教学档案管理工作落后于教学改革的步伐。另外, 行政办公软件及计算机应用在各高校的大范围普及, 许多纸质文件、资料采用电子文档形式通过计算机网络进行传阅、保存。现有教学档案管理的一系列规章制度只涉及传统纸质文档的管理办法, 而若将这部分电子文档打印成纸质文档进行整理归档, 太浪费资源, 又与所提倡的“无纸化办公”背道而驰。电子文档的普及使用所带来的一系列难题如若不及时解决, 势必导致档案的流失。

1.2 传统教学档案管理技术手段滞后于高职教育的发展

现今高职院校教学评估不断深入, 教学档案也随之受到人们的重视, 同时教学评估中教学的信息与资料也来源于教学档案, 因此, 教学档案的完整性、准确性直接影响高职院校的评估结果和学校的教学质量。传统的档案管理方式在档案的查询、复印、传阅工程中, 花费时间长, 浪费大量人力、物力、财力, 还有可能导致档案原件的损坏和丢失。由此可见, 传统档案管理方式已无法满足高职院校的快速发展对档案管理工作的需求。教学档案管理制度、技术手段的革新已势在必行。

2目前信息化教学档案管理存在的问题

2.1 教学档案管理信息化意识薄弱

目前高职院校关于教学档案管理信息化的制度缺失, 与此相关的技术手段和设备匮乏, 造成了教职员工档案管理信息化意识淡薄, 不能对档案管理中遇到的新问题进行系统认真的研究, 仍旧沿用旧的档案管理制度进行管理, 造成学校档案管理工作出现许多漏洞。如学院通过行政办公软件采用电子文档的形式进行文件公布时, 部分相关档案管理人员和教职员工没有及时对这些电子文档文件进行存档, 甚至不予理睬, 认为仍会下发纸质文件, 一旦需要这些文件时, 只好向学院文件发送部门索取, 造成工作上的延误。诸如此类的问题, 不仅影响日常教学工作和教学质量, 同时还会对教学改革和教学的全面发展产生制约作用。

2.2 先进技术手段制约档案管理信息化的发展

目前绝大多数高职院校仍沿用传统的档案管理手段和技术, 从文件材料的形成和积累, 到文件材料的立卷分类, 再到整理组卷, 最后拟写案卷标题装订成册、填写卷内备考表, 已经形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。由于计算机在院校日常工作中的大规模使用, 造成电子文档文件大幅增加, 如果仍然按照旧有的操作手段规程, 档案管理工作将需要大量的纸张等材料, 而且还有大量的人力, 成本巨大, 给教学管理、教学组织、教学活动的进行造成很大的压力。同时, 旧有的管理方式的信息交流不畅、查询烦琐、共享程度低将成为突出问题。

2.3 档案管理信息化的研究范围有限

实际教学档案管理工作中, 教学档案的收集、整理、建档工作往往被忽视, 造成教学档案内容缺失, 质量低, 不能全面翔实地体现教学活动和教学工作的全貌。教学档案信息源内容丰富, 教学档案信息资源的建设与利用涉及的领域非常广泛。目前对教学档案管理信息化的研究缺乏系统性, 对教学档案信息资源本身的建设和利用还远远没有深入, 尤其是信息化过程中教学档案资源的组织、检索、查询、利用等实际问题的研究相当缺乏。而这些问题直接影响教学档案的获知性、利用性、共享性。

2.4 高素质档案管理人员的缺乏

先进的档案管理技术手段需要相应的高水平、高素质的档案管理人员。传统的档案管理工作对相应人员的知识水平、综合素质要求相对较低, 甚至对计算机的应用没有明确的要求。而档案管理信息化对档案管理人员的要求非常高。首先, 他们必须对高职教育具有一定的深刻了解, 对院校的历史、现状有一定的认识;其次, 熟练掌握档案管理知识和操作技能;再次, 能够对先进的档案管理技术手段进行熟练操作;最后, 应具备较高的信息处理能力和服务意识。

3高职院校信息化建设的对策

3.1 重视教学档案信息资源的开发利用价值

高职院校在做好建设教学档案工作的同时, 要重视其信息资源的有效开发和利用, 促进教学改革的深化, 强化教学管理, 提高教学质量。例如, 将优秀教师的教学资料、教学过程进行电子化存储, 随时提供给全校的教师作为参考和研究, 同时也为精品课程的建设提供依据;为学生的优秀作品、论文作电子备案, 提供给在校学生参考学习, 同时为教学研究和改革的继续深入打下基础。院校要充分发挥校园网络平台的作用, 提高教学档案信息公开力度, 通过网络技术实现教学资源的共享, 实施教学资源远程服务, 提高教学改革和教学创新研究时的工作效率。

3.2 建立完备教学档案信息化管理制度

全院应对教学档案信息化管理引起足够重视, 开展强化档案意识的宣传工作, 统一教职员工的思想认识, 使教职工充分认识到教学档案信息化管理对教学评估、教学研究与改革、教学质量均有十分重要的影响。

建设教学档案信息化管理的基本保障, 即建立一套科学、可行、具有实际操作性的教学档案信息化管理制度。以原有的《普通高等学校档案管理办法》和《高等院校档案实体分类法》为基础, 严格落实教学档案信息化管理责任制, 明确分工与职责, 建立行之有效的档案管理人员奖惩机制。建立监督、检查机制, 上一级档案管理部门应对所辖档案部门进行定期的指导、监督、检查, 对基层档案部门提出的问题及时处理, 对在工作中做得不到位的地方予以指出并督促其按时按质完成。

3.3 提高高职院校档案管理人员的综合素质

档案管理人员的业务水平和综合素质是影响档案管理工作质量的关键。因此, 高职院校应对教学档案管理人员进行有计划、有步骤、有针对性的培训, 促进他们对先进管理技术手段的学习, 提高现代管理能力、计算机操作能力、网络使用能力。借鉴和使用其他高校的先进经验和技术, 努力提高教学档案管理水平和质量。

参考文献

[1]陈珊飞.试论高校档案与秘书工作[J].浙江档案, 2001, (4) .

[2]普建萍.浅论教学档案在学校管理中的作用[J].中国教育研究与创新杂志, 2005, (3) .

[3]王燕.对高职院校教学档案管理工作的思考[J].郑州牧业工程高等专科学校学报, 2007, (5) .

教学档案信息化 篇8

高校教学档案是教学过程全貌的浓缩，直接反映在不同时期的教学水平与质量优劣,是衡量教学管理水平和教学质量的重要指标之一。在信息化视野下，传统的教学档案管理模式越来越不适应高校发展的需要，高校教学档案数字化、信息化建设迫在眉睫。随着高等教育进入了大众化的阶段，教学规模不断扩大，办学方式呈现出多元化形式，这就要求教务档案管理也必须是多样化的。如何实现高校教学档案管理信息化，实现档案与教学OA系统的优化整合，已成为高校教学档案管理中的一个突出问题。

1 高校档案信息化

高校教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像材料，是学校教学管理、教学实践和教育研究活动的历史记录，是教学管理的重要组成部分。教学档案直接或间接地展现了教学工作的全貌，是衡量教学质量和教学管理水平的重要指标，是反映教育发展与教育改革的重要依据之一。

所谓高校档案信息化建设，是以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以档案资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要档案建设。它是建设数字化校园的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用教务档案资源，提高档案管理效率，实现教学资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。具体来说，档案信息化主要包括档案数据资料信息化、档案管理工作流程信息化和档案查阅检索信息化三个方面。

2 高校教学档案信息化管理的必要性

信息技术和多媒体技术的发展促使档案信息呈现出多元化趋势，电子文档、光盘、影像等形式成为存储教务信息的重要渠道。目前，选课、排课、成绩、学籍、教材管理等教务管理系统软件逐渐普及，实现了资料信息的网络化，提高了数据的准确性。因此，在高校教务档案管理中引入网络化、智能化的管理手段，以提高教务档案的利用率，发挥教务档案管理的重要作用。档案管理网络化使管理更加规范、准确、便捷。高校要适应数字化校园建设的新要求，适应信息化时代的发展，必须进行档案信息化建设，从而拓宽档案服务形式，提高服务效率，以满足高等教育大众化，增强社会化服务的需要，满足日益增长的档案查阅等要求。

其次，信息化时代的到来促使信息技术渗透到人们生活的方方面面,高校教学档案信息化建设已成为教学工作的热点问题，加快高校教学档案管理信息化建设势在必行。我国对高校档案信息化建设工作越来越重视，《高等学校档案管理办法》第三十八条就明确规定：高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第三，高校教学档案管理信息化是适应时代发展的必然要求。高校教务档案建设是衡量高校教学管理水平的重要材料之一，也是高校教学评估工作中的重点评估对象。只要加强高校教务档案管理信息化建设，才能适应时代发展的需要。

最后，加快高校教学档案信息化建设充分体现了教学档案的利用价值。高校教学档案是衡量学校教学管理水平的一个重要指标。教学档案对于今后教学管理工作起着重要的借鉴作用，为教师和学生提供了非常便捷、高效的教学档案资源查询服务。

3 高校教学档案信息化存在的问题

在信息技术日益渗透的今天，我国高校管理模式也发生巨大变化，高校校园网已经普及，学籍管理、在线选课等已广泛应用，但部分高校教务档案管理仍处于手工阶段，信息化程度低，缺乏规范化的教学档案收集整理，严重影响工作效率的提高。在教学档案的内容及分类体系方面也表现不一致，有按教学活动的归属范围分的，有按教学档案的属性分类的。在档案管理队伍建设方面整体素质不高，信息管理水平低下。没有专门的教学档案管理人员，高素质的档案管理人员是档案管理的前提基础，只有档案管理人员具备良好的业务管理水平和计算机应用水平，才能保证档案管理信息化的顺利进行。另外，档案管理目前还没有形成标准化、制度化的管理体系，很多高校的教务档案管理缺乏管理制度，教学档案资料的收集、整理、统计、归档、分析等工作无严格程序，管理缺少系统的、完备的档案标准化体系。

4 对策建议

高校要合理开发与利用教务档案，为教学管理工作提供高质量服务，必须加强教学档案信息化建设。首先要提高各级领导对教学档案信息化工作的认识，加大对教学档案信息化建设的投入力度，稳定教学档案管理队伍，提高整体素质水平，制定计划，逐级逐步的实施，从而实现教学档案资源的数字化、网络化管理。

其次，要加快教学档案的数字化工作，优化管理，促进OA系统、学籍信息、课程选课、考试成绩等的数据库整合，从而达到数字化管理，实现资源共享。

第三，要加强教学档案内容方面的改进，实现以反映课堂教学为主的理论向理论教学与实践教学并重的档案管理的转向；以反映教师以课堂传授知识向以反映教师科研活动档案的转变；以反映学生课堂学习成绩向反映学生研究性思维的成绩的档案转向。增加教学实践文档和教师科研活动档案的管理，增加学生科技活动档案的管理。

第四，要制定统一的标准和规范，进行教学档案的标准化建设，对档案材料的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程的管理与监控，逐步实现管理的标准化。

第五，要实现教学档案的信息互动。实现教学档案与使用者之间的信息互动是教学档案管理最初和最终的目标。教师可以利用教学档案服务网交流教学信息，学生可以利用教学档案通晓课程设置情况，上课时间的变动、实现师生互动等。在迎接教学评估时，可以从教学档案中获取所需的各方面的信息。

最后，要促进高校教学档案与OA系统的优化整合。实现OA系统与教学档案管理的对接，在同一个接口中进行电子档案的接收和转发，实现电子档案与纸质档案的对接。完善电子档案管理制度，建立电子文件与纸质文件同步归档的“双轨制”制度。在OA系统中实施全面的教学档案管理，加强档案业务培训，提高档案管理人员的技能水平和专业素质。

5 高校教学档案信息化建设实践

高校教学档案管理系统包括分类管理、用户管理、报表统计、检索查询、资料下载、通知公告等六个功能模块，如图1所示。

(1）用户管理模块。通过用户管理模块实现对使用系统的用户和用户权限的操作管理。本系统初步设置的用户类型包括：管理员、一般用户、高级管理员3类用户。如表1所示。

(2）分类管理模块。管理员和超级管理员具有对系统中的档案数据信息的添加、修改、删除操作权限，有效控制了系统中的非法访问，达到分类管理的目的。如图2所示。

(3）档案查询模块。档案查询模块含有用户基本信息、教学质量评价、教学任务、教学工作量、教学奖惩、教学研究等模块，满足了一般用户信息检索、打印、输出等基本需求。

(4）报表统计管理模块。该模块主要实现档案资料查询。拥有权限的用户可以通过该功能生成规范化的档案报表和统计报表。

(5）档案资料下载模块。该模块提供相关教学规章制度、文件资料和表格的下载功能。

(6）通知公告模块。该模块主要实现公告、通知和相关信息的发布操作。

系统采用C/S的结构，应用Delphi语言编程实现了系统的功能。其中系统登录模块主要进行用户登录管理，可以选择用户名，输入用户密码，如果用户输入密码错误则给出出错提示，限制用户的登录（如图3）。这个模块还进行数据库的连接状态检测，数据库如果连接不正常则给处理错误信息，当连接不成功的时候出现设置按钮，用户可以进行数据库的检测。在程序启动过程中，有时由于网络可能出现故障导致无法连接到数据库，此时就会出现错误提示。当系统正常启动后，即进入高校教学档案信息管理系统主界面。

摘要：本文对高校档案管理信息化建设的内涵进行简单概述,6分析了高校进行档案管理信息化建设的必要性,进一步分析了高校教学档案信息化的现状及存在的主要问题,提出了高等院校教学档案信息化建设的对策,并实现了高校档案管理系统。

关键词：高等院校,教育档案,信息化,问题与对策

参考文献

[1]刘萍,杨俊.高校教学档案信息化管理分析[J].管理观察,2009(5).

[2]蔡玉芳.论高校教学档案的信息化建设[J].湖南人文科技学院学报,2009(2).

[3]张文元.OA系统与档案管理系统之间的无缝对接[J].兰台世界,2008(12).

教学档案信息化 篇9

1、系统组成

《高校教学档案信息管理系统》分为网络查阅子系统、后台业务管理子系统和导入导出工具。这三个子系统分别安装在两台服务器上, 后台业务管理子系统服务器和网络查询子系统服务器的数据传输, 是通过U盘或刻录光盘进行单向传输。通过校园网, 客户端可以访问网络查询子系统服务器, 后台业务管理子系统客户端可直接访问后台业务管理子系统服务器。

后台业务管理子系统负责档案著录、维护、检索和借阅等, 具体分为系统维护、数据录入、档案检索、打印编目、保管利用和统计分析六大模块。它存储了系统全部数据, 与网络查阅子系统物理隔离, 利用导入导出工具从后台业务管理子系统向网络查阅子系统传输数据。

网络查阅子系统负责向用户提供档案查询、浏览服务, 具体分为人员资料管理、资料查询和其他设置三大模块。

2、系统环境与安装

2.1 硬件运行环境

两台服务器和后台业务管理子系统管理工作站的配置为:Intel双核至强CPU, 主频2.0G以上;2G以上内存;500G以上硬盘容量;DVD刻录光驱;千兆以太网卡。后台业务管理子系统管理工作站需配液晶显示器、扫描仪等外部设备。

2.2 软件环境

两台服务器需安装:32bit Windows Server 2003 SP2企业版/标准版;SQL Server 2000数据库管理系统企业版 (SP4) ;Net Framework 3.5, IIS 6.0 (其中, 后台业务管理子系统服务器配置FTP服务, 网络查阅子系统服务器配置WWW服务。后台业务管理子系统管理工作站需安装32bit Windows XP SP2专业版;Net Framework 3.5等驱动程序。

2.3 软件安装

(1) 安装后台业务管理子系统:后台业务管理子系统的安装分为安装配置服务器和安装配置客户端两个部分。运行安装程序, 依据提示进行安装配置服务器, 直至完成。

(2) 安装网络查阅子系统:安装SQL Server 2000企业版, 运行安装程序, 依据提示进行安装直至完成。安装IIS WWW服务及Net Framework 3.5:运行“控制面板”-“添加/删除Windows组件”, 双击组件“应用程序服务器”, 选择应用程序服务器的子组件“Internet信息服务 (IIS) ”前的复选框, 然后依次确定已打开的窗口, 最后点击“下一步”按钮, 开始IIS的安装, 运行Framework 3.5安装盘及IIS注册.bat, 确保其能在IIS WWW服务中正常运行。

(3) 安装导入导出工具:在两个服务器上各安装一份导入导出工具。

3、系统功能

该系统主要包括系统维护、数据录入、档案检索、打印编目、保管利用和统计分析共6个功能模块。

系统维护是对管理信息系统中基础数据、用户帐号、数据库访问和网络文件访问等相关参数的初始设置, 是系统正常运行必不可少的环节, 必须正确设置。其中包括全宗管理、数据字典、权限设置、日志管理、数据备份、数据恢复、数据库设置和文件访问的设置。

数据录入分为案卷级管理、文件级管理、学籍级管理和类目级管理四部分, 按照案卷、文件、学员的顺序分层次录入数据库数据, 最后进行在线扫描和文档上传。

档案检索分为案卷检索、文件检索和学籍检索三类。案卷检索可根据全宗号、保管期限、年度、密级、题名、案卷号等参数对案卷进行查找, 并可将检索结果导出至Excel文件。在“文件检索”界面输入全宗号、保管期限、年度等查询条件, 点击“查找”, 可找出符合条件的文件目录及内容。学籍检索功能, 可根据学生学籍档案所属的年度、案卷号、件号以及学员姓名、专业、学制、学号、学生类别、学籍处理情况等参数进行组合查找, 可查出符合条件的学生及其学籍信息。

打印编目功能可打印档案封面、教学档案整理情况说明、案卷目录、文件目录、目录备考表、档案移交表、卷内文件备考表和声像档案代理卡共8类编目信息。

保管利用模块分为借阅管理、档案挂失和档案销毁三部分。借阅管理包括档案借阅、文件归还、文件催还、借阅查询和借阅统计五项功能;档案挂失模块可对档案进行挂失和解挂;档案销毁功能仅用于销毁50年以上的定期档案, 首先找出待销毁的文件, 利用此功能对其作出销毁标记, 带有销毁标记的文件将在系统中不可见, 但他在数据库中的内容以及存储于服务器上的电子文件、扫描件并未真正删除。

统计分析分为按全宗统计、按年度统计和按学籍统计三大类。按全宗统计时选定全宗号, 输入制表时间, 可打印档案数量全宗统计表;按年度统计时选定全宗号, 年度, 输入制表时间, 可打印制定全宗号、年度的档案数量年度统计表;按学籍统计时, 选择全宗号和年度后, 可打印制定全宗号、年度的学生数量统计表。

4、系统数据的导入与导出

数据“导出”功能在后台业务管理子系统服务器上运行, 数据导出分为“按密级导出”和“按案卷导出”两种方式, 导出自己需要的数据。

数据“导入”功能在网络查询服务器上运行, 它是将由数据导出功能导出的文件压缩包导入至网络查询子系统, 便于各客户端进行访问。

5、结语

教学档案信息化 篇10

1 高校档案管理信息化建设的内涵

所谓高校档案信息化建设, 是以档案资源建设为核心, 以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点, 以计算机网络建设为基础, 以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要档案建设。它是高校数字化校园建设的重要组成部分, 是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源, 提高档案管理效率与效益, 实现资源共享, 逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。具体来说, 档案信息化主要包括3个方面: (1) 档案数据资料信息化。应用扫描、网络传输等方式把应存档的文件资料、信息等以统一、规范的数据格式录入计算机。 (2) 档案管理工作流程信息化。通过档案管理系统实现档案的上传、分类、编目和排序, 使档案材料分类科学、编号统一、目录规范、排列有序。 (3) 档案查阅检索信息化。用户通过校园网和互联网可实时、准确地检索所需要的存档文件、资料等。

2 高校加强教学档案管理信息化建设的意义

(1) 教学档案管理信息化是响应数字化校园建设, 适应信息化时代的需要。随着社会的发展和科技的进步, 特别是以计算机、网络技术为代表的先进技术日益渗透到社会的各个领域, 传统纸质档案的管理方式已不再适应时代发展, 依托计算机、网络技术实现教学档案管理信息化是新形势下对高校档案工作的新要求, 它把教学档案工作带入了一个崭新的阶段。

(2) 教学档案管理信息化是拓宽档案服务形式, 提高服务效率, 满足日益增长的查阅要求的需要。教学档案管理信息化不仅使得教学档案信息获得了更多的受众, 而且可以利用其超链接、多媒体、数字化等形式给档案使用者带来更加生动形象的认知效果。同时, 使用者可以通过互联网实现快速、高效、准确的检索, 不受时空限制, 满足了日益增长的查阅需求。

(3) 教学档案管理信息化适应高等教育大众化, 增强社会化服务的需要。随着高校教学体制改革的不断深入和高校持续高速的发展, 教学档案管理已成为各高校面临的重大难题。一方面, 教学档案数量急剧增加, 种类日益丰富, 同时教学档案的利用量增加, 利用范围扩大, 利用深度加强;另一方面, 各种用户从不同的角度出发, 对教学档案提出了各种不同的利用要求, 不仅要求查全、查准, 还要及时、快速, 并能够从不同的途径提供应用。同时, 社会的许多领域对高校教学档案的需求也在日益增长。

3 高校档案管理信息化建设的现状

(1) 教师教学档案管理落后, 信息化程度不高, 缺乏规范化管理。尽管目前大部分高校校园网已经普及, 但许多高校对教学档案管理系统的开发相对滞后, 管理方式陈旧, 工作效率低, 缺乏规范化管理。

(2) 教学档案查阅受时空限制, 使用不方便、效率低。当前大部分高校教学档案管理仍然处在手工和计算机相结合的阶段, 教师查询、借阅等必须在工作时间到相应的部门去办理, 这种一对一的服务, 受到时空的限制, 效率很低, 费时费力, 难以适应当前高等教育发展的需要。

(3) 教学档案来源广泛, 管理分散, 没有完全纳入学校档案管理体系中。

4 基于B/S模式的教学档案管理信息系统的设计

利用LAMP (Linux+Apache+Mysql+PHP/Perl) 的Web网络应用和开发环境, 设计开发出一套基于B/S模式的教学档案管理信息系统。

4.1 相关技术介绍

(1) LAMP简介。LAMP (Linux+Apache+Mysql+PHP Perl) 是一种Web网络应用和开发环境, 是4种开源软件技术的组合。LAMP是一种使用相对简单方便, 但功能强大的应用服务平台, 广泛应用于网站建设、办公自动化等Web应用系统。

采用LAMP技术的主要特点是:性能稳定、数据安全、运行速度快、开源。

(2) B/S结构。B/S (Browser/Server) 结构即浏览器/服务器结构。它是随着Internet技术的兴起, 对C/S结构的一种变化或者改进的结构。B/S结构简化了客户机的工作, 对数据库的访问和应用程序的执行在服务器上完成。B/S结构具有维护和升级方式简单;客户端简化, 提高了数据安全性, 确保数据的实时性和一致性;良好的可扩展性;成本降低等特点。

4.2 教学档案管理信息系统功能结构

教师教学档案管理系统包括用户管理、分类管理、检索查询、报表统计、资料下载、通知公告等6个模块, 如图1所示。

(1) 用户管理模块。通过该模块后台操作实现对用户和用户权限的管理。本系统设置一般用户、管理员、高级管理员3类用户, 具体情况见表1。

(2) 分类管理模块。超级管理员、管理员对系统中的相关数据信息进行修改、删除和更新, 达到分类管理的目的, 如图2所示。

(3) 检索查询模块。本模块含有个人基本信息、教学任务、教学质量评价、教学工作量、教学研究、教学奖惩等6个子模块, 满足了一般用户信息检索、输出、打印等需求。

(4) 报表统计模块。本模块可以实现资料索引的查询。授权用户可以通过该功能生成规范报表。

(5) 资料下载模块。本模块提供相关教学规章制度、表格、文件资料的下载服务。

(6) 通知公告模块。本模块的主要功能是发布通知、公告和相关信息等。

教学档案是高校档案的主体, 是衡量高校教学质量和教学水平的重要标志, 也是反映教育发展和教育改革的主要依据。在当前形势下, 教学档案管理必须采用计算机技术、网络技术进行信息化改造和提升, 从而实现教学档案管理工作从经验管理向科学管理转变, 从分散管理向集中管理转变, 从手工管理向现代化管理转变。

摘要：本文对高校档案管理信息化建设的内涵, 加强教学档案管理信息化建设的意义以及高校档案管理信息化建设的现状等方面进行探索, 并提出利用LAMP (Linux+Apache+Mysql+PHP/Perl) 4种开源软件技术的组合, 设计开发一套基于B/S模式的教学档案管理信息系统。

关键词：教学档案管理,信息化,LAMP,B/S

参考文献

[1]李丽芳, 华蕊, 罗伟贤, 叶艺峰.基于Internet的高校教学档案信息管理系统的设计及实现[J].桂林师范高等专科学校学报, 2005 (2) .

[2]谢建湘, 李润求, 邹白茹, 施式亮.教学档案管理信息化建设的研究与实践[J].当代教育论坛:下半月, 2007 (2) .

[3]蔡玉芳.论高校教学档案的信息化建设[J].湖南人文科技学院学报, 2009 (2) .

教学档案信息化 篇11

关键词：档案 信息化 工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、促进档案信息化建设的几点建议

1、档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、提高档案信息化水平技术

2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3、提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

1、加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

教学档案信息化 篇12

一、高校传统教学档案与OA系统流转档案的关联性内容

随着高校数字化校园建设的推进, 高校传统教学档案与OA系统流转档案的关联性越来越强, 主要关涉的是电子类教学档案, 它具有信息与载体的可分离性、信息易更改性及易逝性、对系统的依赖性、非人工识读性、技术的不稳定性、信息存储的高密度性、信息的多媒体集成性、易操作性等特点。从内容上看, 可分为以下几类:一是综合类电子教学档案。包括上级下达的有关教学工作的文件材料;学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定和办法以及学校下达的有关规章制度、办法和条例等;学校发展规划、实施计划、调研报告、简报、总结、汇编、统计报表等。二是教学文件。包括教学计划、教学大纲、课程安排、授课计划、试卷与试题、成绩总结、教学研究论文等。三是师资队伍建设资料。包括教师名册、教师教研科目、科研成果、进修、自修的科目及效果、参与教学科研和论文、著作发表情况等。四是学生管理资料, 包括学生成绩记录、计算机、英语等级考试成绩及分析材料;学生学籍变更材料、补考情况、注册情况材料;上级有关毕业生分配的文件材料、毕业生工作计划、简报、总结;毕业生就业派遣名册、优秀毕业生名单、毕业生名册等材料。五是专业、学科与实验室建设资料。包括上级有关学科、专业设置及实验室建设文件材料;学科、新设专业、实验室论证、评估、申报、审批材料;试点 (重点) 专业、重点 (扶持) 学科、重点 (示范) 实验室申报、审批材料及建设计划, 中期检查、简报、总结等建设材料;学科、专业、实验室建设统计报表。六是图书资料, 包括图书数目、目录、借阅记录、图书资料发展的规划及服务工作的经验总结材料;有价值的CAI课件、电子或音像教材等。

二、OA系统在高校教学档案环境下的优化原则

一般来讲, 高校教学档案的管理实行“三纳入”、“四同步”的原则。“三纳入”即纳入教学工作计划和规划;纳入教学管理制度;纳入教学管理人员的岗位职责并作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“四同步”即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量及教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

相对于一经形成即处于基本固化状态的纸质文件而言, 电子文件始终处于无形的流动中, 生存的环境复杂, 相关因素多, 变数极大, 稍纵即逝, 电子文件的原始性、真实性、凭证性遭遇严重挑战。基于此, 在高校教学档案与OA系统对接时, 应坚持以下三大原则:一是前端控制原则。在启用OA系统之初, 事先设计好元数据模型, 完整地记录下文件的背景、结构、内容信息, 真实地映射文件的原始状态, 充分保障文件的真实性、凭证性;事先设定文件的归档范围、保管期限、采集时间和方式, 保障文件的完整性;事先设定文件的加密等级、使用权限, 保障文件的安全性;事先设定文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数, 保障文件能长期顺利读取。如此, 以业务流程的重组管理代替传统的职能管理, 把传统手工管理中某些分散在各个环节中、带有一定重复性的作业提前实施, 有效减少重复劳动和滞后作业, 从而极大地弥补了长久以来现行体制下文件、档案泾渭分明、各司其职、各尽其能所造成的严重弊端, 是全面、系统、优化、效益思想的集中体现。二是全程跟踪管理原则。即对电子文件从酝酿、产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理, 建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。由系统监控和自动跟踪记录针对文件的一切操作, 以证实电子文件在管理系统中的运转状况, 确保电子文件的行政有效性和法律证据性, 确保各项管理措施及时、准确、到位。同时, 档案管理员在自己的系统或平台上能随时浏览电子文件的形成、运转、归档状况, 对出现的问题快速反应、及时处理、查漏补缺, 方便文件即时归档。三是安全保障原则。首先, 文件的传输应具备有效性和唯一性验证机制, 对各个层面的操作者进行可靠的身份识别、权限控制。其次, 必须具备电子文件处理过程信息自动记录和不可篡改机制, 系统应设置符合安全要求的操作日志, 随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容等;对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记;对电子化的印记、签章等采取防止非法使用的措施。最后, 系统应具备数据定时备份和灾难恢复系统, 文件数据必须定期备份在不可篡改的记录介质上。

三、高校教学档案与OA系统的优化整合的几点建议

1. 实现教学档案管理与OA系统的对接。

一是将档案管理系统登录界面嵌入在OA系统中, 使OA系统与档案管理系统登录的账号一致, 只输入一次口令, 无需再重复登录, OA系统的账号变化后, 相应的档案系统的账号随之更改, 从而在入口把关做好衔接。二是电子档案收、转在一个接口中完成。OA系统流转完毕后的公文数据要能够完整地转入到档案管理系统中, 并确保接口过程中以及接口完毕后访问档案系统的安全性。三是电子档案与纸质档案对接。做到电子文件与纸质文件共用一个档号。同一种文件归档, 不论有多少种载体类型, 档号只有一个;计算机按照文件字号来排列, 系统自动生成档号;归档的电子文件自动生成归档章, 归档章内容也自动生成。

2. 建立和完善电子档案管理的有关制度。

OA系统中的教学电子文件管理与传统的纸质档案管理在管理流程、保管方法、技术手段等方面都有明显的不同之处, 因此, 应适时建立和完善电子档案管理的有关制度:一是基于电子档案管理与传统的纸质文件的不可取代性, 建立纸质文件与电子文件同步归档的“双轨制”制度, 这既是教学档案管理的现实需要, 也有利于两者相互参照, 发挥各自优势。二是教学电子文件归档制度必须明确归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量;明确档案数据的入库、修改、检测、备份、删除、销毁等操作的原则、方法和要求;明确规定档案数据的安全保密职责要求、系统权限、档案使用范围。三是由文件形成部门具体负责, 整理方案由教学档案部门统一决定。院系提交后档案部门检查归档进入OA系统保存。

3. 在OA系统中实施全面的教学档案管理。

基于OA系统的交互性, 教学档案在教学档案管理主体之间、教学档案管理主体与客体之间、教学档案管理客体之间可以适时双向交流, 从而使档案管理者与提交者在教学运行、教学质量监控等实施全面的教学档案管理。如教师授课的教学实施计划可在课前上传至OA系统;教学督导组成员对任课教师课堂教学的反馈意见, 可通过OA系统由教学管理部门进行实时处理;通过OA系统进行考试管理, 开展考试申请、答卷、评分的信息化和网络化综合成档管理。

4. 加强业务培训, 提高档案管理人员的专业素质和技能水平。

档案管理人员的专业素质和技能水平是教学档案现代化建设的最重要的主观条件, 加之OA系统与档案管理系统的同步使用, 加强档案管理人员的业务培训理应成为当前档案管理的重中之重。一是重档案基础知识培训。有计划、有步骤、有针对性地组织档案专业性工作人员进行多种形式的教育、培训, 促使他们系统学习和掌握档案业务的知识、规律和方法。同时, 建立和完善有效的培训机制和考核机制。二是强化OA系统的学习以及与高校教学档案管理系统的“无缝链接”培训。熟悉高校教学档案在OA系统平台上的操作归程, 顺畅对接以及全程管理监控。三是应明确高校教学档案的原则和要求, 收集归档的材料要具有原始性和真实性。必须要求档案材料以原始真实的教学管理材料为主, 反映学校建设和发展的实际情况;材料的内容要真实、全面地记录教学、管理和实践活动的全过程, 包括计划、实施、总结、评价、成效等, 做到规范统一。四是学校应首先考虑适当减少兼职档案管理员的其他工作, 有计划、有目的地加强对兼职档案管理人员的业务培训, 促使他们快速提高技能水平。

参考文献

[1]林惠中.从档案管理视角看OA系统的构建[J].办公室业务, 2005 (6) .

[2]王育东.高校教学档案的归档范围与管理[J].浙江档案, 2004 (4) .

[3]蔡玉芳.高校教学档案的信息化建设[J].湖南人文科技学院学报, 2009 (2) .