教学档案的有效性管理

教学档案的有效性管理（共12篇）

教学档案的有效性管理 篇1

一、独立学院系级教学档案有效管理的意义

1994年, 我国启动了普通高校教学工作评估试点工作, 2003年正式确立周期性教学工作评估制度。它是我国高等教育的一项重大改革, 是用来衡量一所高校本科教育质量的重要依据, 其目的是全面考察高校贯彻执行党的教育方针, 促进学校积极落实“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的方针, 改善办学条件, 加强教学基本建设, 深化教学改革, 提高管理水平, 建立和完善自我发展、自我约束的机制。

教学档案, 是学校教学经验、教学活动的记录, 是学校档案的主体、核心和重点。系级教学档案是教师、学生从事教学管理实践活动中直接形成的, 具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录, 是系级档案管理工作的核心。这些系级评估材料是各系办学历史、办学经验、办学亮点和特色积淀的反映, 是各系教育实践从感性向理性的飞跃, 也是评估专家在走访过程中对各系形成理性认识的载体。通过查阅完整的档案资料, 可以打开思路, 开阔眼界, 发挥档案的查考和凭证作用, 也是系级各项管理和决策的重要依据。

可见, 对于独立学院而言, 加强和改善系级教学档案的建设和管理工作, 实现有效管理, 在本科教学评估中具有举足轻重的作用。

二、科艺学院系级教学档案管理的现状分析

科艺学院搬至西城办学已达7年, 学院各方面的工作都在逐步向科学化、规范化迈进, 教学档案的建设和管理工作也受到了一定的重视, 学院层面成立了专门的档案室, 各系也均配备了兼职档案管理员。笔者作为外国语系的兼职教学档案管理员, 从具体的工作实践来看, 发现当前的系级教学档案管理仍然存在诸多问题。具体如下:

1. 系级教学档案管理人员专业素质整体不高。

由于机构设置和人员编制的原因, 科艺学院所有系的教学档案管理员均由教学秘书兼任, 而这些教学档案管理员均不是档案管理专业科班出身, 对档案管理的理论知识和业务技能掌握能力有限, 亦没有系统地接受档案管理专业知识的教育培训, 可见目前的系级教学档案管理人员专业素质不高, 理论素养匮乏, 实践经验欠缺。

2. 系级教学档案管理意识薄弱。

由于管理体制等诸多原因, 加上长期以来形成的习惯, 很多教职工档案管理意识薄弱, 对教学档案的重要性没有充分的认识, 特别是对于一些应归档的文件材料, 比如点名册、试卷、学生论文等, 不够重视, 没有从源头做好科学的分类和及时的整理, 致使很多教学档案残缺不全。

3. 系级教学档案收集不系统、不完整。

系里的每一项活动都有其发生、运作、结束等一系列过程, 反映在文件材料上必然有策划、计划、执行过程的来往文件、会议记录、总结、表彰、处分、照片等, 若依据这些材料就有可能再现该活动的全过程。遗憾的是, 有些档案收集常常是有计划, 无总结;有上学期的材料, 无下学期的对应资料;有决议无会议记录等, 缺乏系统性和完整性, 这大大降低了教学档案日后的利用价值。另外, 鉴于科艺学院师资构成的特殊性, 相当一部分老师来自于下沙本部, 还有一些外聘和外教, 因为多方面的原因使得学院目前对这部分教师的约束条件较少, 致使管理难度加大, 教学档案收集不完整的现象普遍存在。

4. 系级教学档案管理手段落后。

虽然办公自动化设备普遍运用在科艺学院的日常办公中, 但是系级教学档案工作仍然局限于手工管理和被动服务模式, 加上教学秘书本身的工作就比较繁杂, 对于教学资料的归档只能是疲于应付, 工作效率显然难以提高。

5. 系级教学档案管理不规范。

尽管学院颁布了档案管理的相关规章制度, 但并没有真正落到实处, 系级教学档案的管理较为混乱, 基本没有专门的教学档案室, 零乱堆放, 没有头绪, 没有进行科学的分类和立卷, 日后查找难度较大。

三、科艺学院系级教学档案有效管理的举措

1. 加大宣传力度, 增强全员档案意识。

加强对学院档案管理制度的宣传, 宣传教学档案归档的重要性和紧迫性, 使教职工认识到教学档案是具有潜在和现实作用的宝贵财富, 主动配合教学档案管理人员做好教学档案材料的归档工作, 确保教学档案管理工作高效高质完成, 尤其对于非定岗科艺学院的教职工和一些外聘教师, 更应加大宣传力度, 同时从制度上予以保证。

2. 更新观念, 进一步提高教学档案管理人员的整体素质。

组织教学档案管理人员参加专业培训, 使他们尽快掌握档案管理专业技能与方法, 提高他们对档案资料的收集、整理、分类、归档和保全过程的创新能力。

3. 建立健全系级教学档案管理规章制度。

切实贯彻执行学院档案管理制度, 并可以根据各系实际情况, 制定本部门教学档案管理的规章制度, 包括教学档案管理工作实施细则、教学档案编目分类要点、档案保管借阅制度等。这些制度的建立, 使教学档案管理做到有章可循。

4. 推进系级教学档案管理现代化, 提高利用率。

尝试引进档案管理的自动化软件, 采用现代化管理方式, 用电子化管理取代传统的纸质管理, 从而实现教学档案管理的科学化、现代化、网络化。

5. 加强系级教学档案材料的规范管理。

(1) 配备系级专职教学档案管理人员

建立系级专门的教学档案室, 配备一名专职的档案管理人员负责对系级教学档案实行集中管理。这样有利于提高档案管理的业务水平, 保质保量地整理好档案资料, 进而发挥档案室的最高效率, 更好地迎接教学质量评估工作。

(2) 建立教研室档案室

可以建立教研室档案室, 教研室是系部的组成单位, 由每个教研室负责本教研室资料的收集、整理、归档、审查和移交等工作, 这样有助于教学资料的合理分类和完整保存。

(3) 规范教学档案管理的归档格式

对各种原始材料在提交和收集时, 应制定相关的规范化格式, 并要求所有教师按时、按量、保质, 规范地上交各种材料由档案管理人员整理归档。同时, 相关管理人员也应及时对有关材料进行关键内容的提取和总结。

(4) 实行定期检查制度和奖惩制度

实行定期检查制度和奖惩制度, 将教学档案材料工作同教师的考核、职称评聘、奖励等挂钩, 增强教师的归档责任感和积极性。

总之, 做好系级教学档案的管理、开发和利用, 使系级教学档案在教学改革、科研、评估工作、教师职称评定及学生评奖等方面发挥其应有的作用。只有这样, 才能改变教学档案收集工作难的被动局面, 从而形成系级教学档案管理的良性循环, 使系级教学档案高效地服务于教学, 在本科教学评估中成为一道亮丽的风景线, 充分彰显各系办学特色。

参考文献

[1]李美中.高校教学评估与院系教学档案管理创新[J].科技情报开发与经济, 2007 (31) .

[2]温艳萍.档案管理规范化与高校评估之我见[J].档案学研究, 2007 (5) .

[3]彭韶霜, 彭芬辉.本科教学评估背景下的教学档案建设[J].湖南人文科技学院学报, 2007 (8) .

[4]冯兢.迎接本科教学评估推动高校档案建设[J].广西大学学报, 2005 (增刊) .

[5]连红, 李元江.构建高校系级教学档案体系的新思路[J].浙江档案.2007 (5) .

教学档案的有效性管理 篇2

摘 要：企业文秘与档案管理工作一体化已经成为一种趋势，如何将二者有效结合起来成为企业管理工作的重心之一。传统管理方法下，文秘工作主要负责企业、领导日常工作安排，帮助企业管理人员处理各个部门之间的文书、公文等，而这些文书和公文就构成企业档案管理的基础部分。在新时期下，随着企业管理理念的不断改革，效率成为企业管理追求的首要目标。将企业文秘与档案管理工作有效结合起来对于提高企业管理效率是很有好处的。

关键词：文秘；档案管理；结合；效率

教学档案的有效性管理 篇3

[关键词]新形势;办公室档案;档案管理;意义;措施

引言

对于办公室里的工作人员来说，进行单位里的档案管理是日常工作的一部分。做好档案管理工作对事业单位的发展有着极其重要的作用。所谓的档案管理，就是对事业单位内每一项事务进行合理有效的记录，以便日后查询与应用。但是，就我国新时期下的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，本文就这些问题出现的原因进行探讨，并结合自身经验，提出几点改善档案管理工作的措施。

一、新时期办公室档案管理工作的重要意义

在我国经济高速发展的形势下，对事业单位办公室档案进行合理管理具有重要意义。一方面，办公室档案管理可以帮助事业单位做出正确决策。办公室档案记录了单位的工作人员信息、资金运转状况、产品质量数据等内容，这些信息的汇总可以有效的帮助各事业单位做出决策。另一方面，办公室档案管理在处理知识产权的纠纷问题上，会为事业单位提供一个有力的证据。办公室档案详尽的记录了各单位科技创新的初期探索和后期的成果，一旦发生产权方面的纠纷时，各单位可以從档案中查找证据，维护事业单位的合法权益。

二、新时期办公室档案管理存在的问题

第一，事业单位的管理层缺乏对档案管理的重视。新时期下，办公室档案的管理有着极强的专业性。然而，许多的单位管理层对档案管理不够重视，这就导致了档案管理问题的存在，比如没有将档案管理信息化，档案严重的老旧破损，管理工作缺乏合理性等。

第二，许多事业单位没有形成完善的办公室档案管理机制。目前我国许多的事业单位档案管理方法老旧，没有形成完善的管理机制。各单位的档案主要用于应付上级检查，没有实质性的意义。另外，档案的填写十分随意，没有严格按照要求如实的进行填写，这就为档案的管理工作带来了很大的麻烦。究其原因，就是各单位没有形成一套完善的办公室档案的管理机制。

第三，办公室档案管理的硬件设备跟不上是造成档案管理工作混乱的一个重要原因。新时期的办公室档案管理工作对计算机等高科技产品具有很大的依赖性，也正是电子产品的应用，极大的提高了档案管理的质量。然而，由于事业单位不愿意在档案管理工作中给予充足的资金支持，这就导致了管理设备极度老化，严重影响了档案管理工作的进行。

第四，办公室档案管理工作缺乏专业性的工作人员。办公室档案的管理是一个技术性很强的工作岗位。然而，由于事业单位没有对该岗位引起足够的重视，这就导致了档案管理人员缺乏管理方面的专业性知识，这对档案的管理来说十分不利。另外，由于档案管理人员对管理工作十分随意，加上其受教育程度有限，严重影响了档案管理的效率。

三、新时期加强办公室档案高效管理的措施

通过上述文章的总结，不难发现现阶段我国办公室档案的管理工作存在着许许多多的问题，这些问题的存在严重影响了我国办公室档案管理的效率，制约着事业单位的发展，所以加强办公室档案的管理工作势在必行。

第一，事业单位的管理层应该对档案管理工作予以高度的重视。只有管理层的档案意识加强了，才会使档案管理从填写、保存、更新、应用方面得到改善。

第二，完善办公室档案管理机制，实现对事业单位档案进行合理有效的管理。一方面，对档案管理的整个过程进行完善。首先，要求员工在进行档案采集时，一定要根据实际情况如实填写，以保证档案的准确性。其次，在档案的存放过程中，改善存放条件并对档案进行分类合理存放。对档案存放的房间进行定时检查，以确保档案的安全性。对档案进行分类存放，不同种类的档案不要混淆，方便以后档案的查找。最后，对档案进行实时更新，以确保档案具有强烈的时效性和准确性。另一方面，做好办公室档案的销毁工作。按照规定，部分档案的保存具有一定的时间限制，一旦档案到期，就要对档案进行销毁。在这一过程中，一定要向有关部门讲明，得到允许后才可以进行相关的工作。

第三，提高办公室档案管理人员的专业知识水平。办公室档案的管理具有很强的技术性，工作人员的专业素质关系到办公室档案管理的合理有效性。一方面，在办公室档案管理人员的选拔上一定要严格，注重工作人员的专业素质，提高工作积极性。另一方面，注重工作人员专业知识的培训工作，对档案管理人员的专业知识进行及时更新，特别是计算机方面的专业知识。随着计算机技术飞速发展，其更新速度逐渐变快，加强档案管理人员对计算机的使用水平有助于实现档案的高效管理。另外，培养档案管理人员严谨求实的工作态度也十分重要，只有员工的工作态度得到转变，才会完善办公室档案的管理。

第四，办公室档案管理工作中，充分利用信息技术。随着信息技术的发展，一些具有大数据容量、层次结构优化的办公软件相继问世，它们的出现极大的提高了办公室档案管理工作的效率。因此，充分考虑信息化，数据化等管理方式的应用，将办公室的档案进行分类别、分层次的管理，可以极大的提高工作人员办公的效率。当然，这也对办公人员的信息技术水平提出了很高的要求。

结语

二十一世纪以来，科学技术进入了全面发展的新时期。随着相关技术的应用，我国的办公室档案管理工作得到了有效的加强。但是，就现阶段我国的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，比如管理层对档案管理不够重视、没有完善的管理体制加上办公室档案管理人员没有足够的专业知识，严重影响了办公室档案的管理工作。因此，只有不断地提高档案管理的技术水平，加强体制的完善和工作人员的工作态度，才能促使档案的高效管理，加快事业单位的发展。

参考文献

[1]熊妮.新时期办公室档案管理的有效性分析[J].办公室业务，2013，17：107.

[2]陈玲玲，关亮.新时期办公室档案管理规范化[J].办公室业务，2013，21：98.

[3]吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[J].办公室业务，2014，11：85.

[4]任彩霞，张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务，2012，09：26.

[5]马英.中小事业单位办公室档案管理工作现存问题及解决策略[J].黑龙江史志，2014，21：229.

教学档案的有效性管理 篇4

关键词：地下管线,文档管理,文件的有效性,控制,集成统一管理

2010年7月28日, 某公司施工人员在南京塑料四厂厂区场地平整施工时碰裂地下丙烯管线, 造成丙烯泄漏, 与空气形成爆炸性混合物, 遇明火后发生爆燃, 造成了重大的人员伤亡和财产损失。据事后分析, 施工事故的直接原因即是施工前的有档不查。

一、地下管线文档管理中存在的问题

1. 多头管理。

地下管线隐蔽工程多属于各产权部门管理, 有水、电、气、通讯多种管线, 根据管线类型由各专业公司归口管理, 管线设计、施工维修及文档管理也由各单位决定。公司在施工时, 不了解地下管线情况就盲目施工, 容易出现多个产权单位轮流开挖城市路面的“拉链公路”现象。他们各自为政, 仅从本部门的利益出发, 不依规范行事, 形成的文件无法统一格式, 不易管理。尤其在电子环境下, 各文件形成部门所使用的管理软件不统一, 因而造成归档后管理困难。

2. 文件运转过程中, 缺乏统一的控制管理。

地下管线档案资料不齐全、不完整、不准确的现象普遍存在, 很难做到及时更新。这样按照现在的发展速度, 过三五年原来的地下管线材料就不能反映现状, 花费巨资管理的地下管线就会失去价值。例如:现在的地下管线都是由产权单位自己铺设、自己进行竣工验收, 很难保证竣工图的质量。有的竣工图甚至没有坐标, 无法反映地下管线的准确位置。有的地下管线竣工档案不能及时送交城建档案馆。城建档案馆缺乏制约措施, 不能保证地下管线资料的齐全完整。有的建设工程在建设中没有办理规划报建手续, 建成后不主动移交。

3. 文档多以图纸、图表的形式记录存放, 用人工方式进行管理。

纸质资料易受损坏, 数据易丢失, 查询和利用更新困难, 不能提供多种比例尺的需要, 图纸不标准等。因此, 这样的人工管理也不能保障进馆后文档的有效性。而在已开发地下管线信息系统的部门, 在进行电子化管理时, 也存在着技术障碍等诸多问题, 并没有有效地予以管理和利用, 从而实现其有效性价值。

二、地下管线的管理根本在于保障科技文件的有效性

科技文件的有效性包括完整性、真实性、准确性、可靠性和及时性。有效的地下管线文件和档案是指能够真实准确完整地反映地下管线的状况, 其形成遵循法定程序, 如实反映施工过程, 内容真实、可靠、准确。只有有效的地下管线档案才能提供准确、可靠、真实、客观的数据信息, 那么如何去保障科技文件的有效性呢?从大文件的定义出发, 要保证文件的有效性, 文件的管理应符合集成统一的管理原则。集成统一的管理是指把文件从产生到保存利用的整个生命周期视为一个整体而进行的全面、系统的管理, 它不仅是高效益、高效率、全面优化的管理, 而且应是一个文件管理的有机统一体系。那么, 从保障文件有效性的角度而言, 集成统一的管理应该包括前端控制管理、全程控制管理和后期维护管理三方面具体的管理模式。

第一, 前端控制管理。前端控制实际上在文件形成时就开始采集文件各种数据信息, 如文件内容、背景、格式、生成环境等。这样可以有效地防止重复采集中的数据误差, 并且保证了用于描述检索文件等所需数据的完整、真实、可靠和安全。例如, 把文件的技术环境、格式要求、行文规范、鉴定复审、编制更改、利用权限等管理要求考虑在科技文件设计阶段, 可以确保各项管理措施及时、准确、到位, 从而克服传统的文件运行过程中被动地遵循既定流程引起的诸多弊端。

第二, 全程控制管理。文件的全程控制管理要使文件在整个生命运转中受到严密控制, 也可称作跟踪记录。首先, 对所有将要形成的文件进行登记、分类和鉴定, 同时监控和记录针对文件的一切操作, 包括文件的编制、登记、更改、审核、签署、分发、文件在各个阶段的利用等。对文件进行的任何操作, 包括电子环境下存储位置的改变、数据转载等也被记录下来。这种控制管理和跟踪记录对于证明和保证文件的有效性有着极其重要的作用。

第三, 后期维护管理。这里主要是指文件进入非现行期之后, 经过鉴定归档成为保管和再利用的对象。而在这一过程中, 如何科学地管理以保障其有效性, 从而提供有效的数据信息供参考利用, 在不同科技活动中这一过程的实施方式有所区别。只有保障其有效性, 才能发挥文件的非现行阶段的价值, 这样才符合管理目标。尤其是在电子环境下, 后期维护管理的要求更高, 这涉及到相关技术环境、软硬件升级、安全及业务知识等多方面的问题。因此, 后期维护管理对保障文件的有效性也有着非常重要的意义。

三、分析

以上是从保障文件有效性角度对文件管理的方式提出了要求和原则, 这是一个理论的框架与要求, 以下结合潍坊市地下管线档案管理模式予以分析其可行性。

1. 实际的措施方案。

潍坊市委从1993年起, 按照“管线普查、动态管理、依法治档”三步走战略, 城建档案馆建立了“城市地下管线管理信息系统”, 进行较为科学的管理, 并取得了一定的成效。 (1) 认真遵循有关法规, 由城建档案馆统一收集管理地下管线档案, 从而统一规划提高信息服务水平。建设部《城市建设档案管理规定》第十条明确规定:城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内进馆。地下管线专业单位每年应向城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。而针对实际中有法不依、有章不循的情况, 潍坊市又从以下几个方面进行贯彻落实: (1) 制定和贯彻了《潍坊市城市地下管线档案管理办法》, 督促各产权部门将其形成的地下管线文件资料及时归档, 从而使城建档案馆能提供最新的地下管线状况的数据信息。 (2) 对地下管线文件的形成过程进行控制管理。首先, 建立对新建地下管线工程覆土前的实地测量工作。由于地下管线不同于一般的土建工程, 当管线覆土前, 管线的路由、位置、材质、埋深等一目了然, 而竣工后则成为隐蔽工程难以精确测量, 因此应坚持执行覆土前的实测制度, 以确保竣工测量精度, 且将实际数据予以记录, 形成相应文件, 确保文件的有效性。其次, 利用地下管线管理信息系统及时对地下管网现状图进行补绘和修改。由于旧城改造、道路拓宽及实际施工都有可能对城市地下管线造成影响, 因此对于新建、改建、扩建的地下管线, 都要根据测量结果及时在现状综合图上补充绘制和进行修改, 从而提供最及时、准确、可靠的地下管线状况。最后, 城建档案馆拥有自己的测绘技术力量, 定期结合国家管线测量标准对各管线产权单位报送的地下管线文档资料的准确性进行核实和鉴别。 (3) 统一地下管线工程的竣工测量标准, 包括统一坐标系、符号库、地形图图例、图形比例尺, 并要求施工单位认真履行实测实量制度。 (2) 城建档案馆在地下管线档案进馆后实施现代化动态管理措施, 即在后期维护管理环节上, 科学地保障了文件的有效性。1994年起, 潍坊市城建档案馆购置了电脑数字化仪和大幅面绘图仪, 利用AUTOCAD技术自主开发了地下管线管理的信息系统软件, 将普查结果全部输入电脑, 绘制了真正的数字化管线图。首先, 潍坊市城建档案馆在实践中采用GIS (地理信息系统) 自主开发适合自己情况的以AUTOCAD软件为平台的地下管线信息系统, 这为提高效率、增强信息共享, 减少事故发生打好基础。其次, 加强对地下管线档案管理人员的专业技术培训。地下管线的动态管理是一项专业性、技术性非常强的工作, 它涉及测量学、规划学、计算机专业、给排水专业等各种专业知识, 人员培训对于保障入馆后文件的有效性有很重要的意义。综上, 两大方面的措施均为保障文件有效性, 提供有效服务信息方面奠定了良好的基础。

2. 进一步改进之处。

潍坊市地下管线文档管理在实践中已取得一定成绩, 但从集成统一管理思想的角度出发, 实践中仍然存在一定的问题, 尚需进一步完善改进。 (1) 从前端控制管理的角度出发, 需进一步贯彻实施地下管线档案管理办法, 统一各专业单位的地下管线计算机管理软件及纸质文件的设计规范和标准。 (2) 从全程控制管理角度出发, 应由潍坊市建委牵头制定地下管线文档管理程序, 即城市地下管线档案的管理要求来贯穿地下管线工程从申请立项、规划定点、技术设计、施工管理、竣工验收等各个环节, 具体操作如下: (1) 地下工程在规划设计前, 建设单位必须到城建档案馆进行技术咨询, 城建档案馆根据现有管线档案出具地下管线现状图。 (2) 地下管线施工过程中, 城建档案馆要深入现场检查、督促施工单位对管线工程覆土前的实测实量, 并绘制竣工图。 (3) 地下管线竣工后, 建设单位必须按照要求编制竣工档案, 并报请档案馆参加验收。验收后, 建设单位将档案移交到档案馆。 (3) 从后期维护管理角度出发, 城建档案馆须充分利用网络技术建立以档案馆为中心, 以管线产权单位为终端的地下管线管理信息系统的局域网, 实现信息共享, 既满足管线单位需要, 同时又能满足城建档案管理部门的需要。 (4) 建立系统评估体系。城建档案馆应该建立起一套系统评估体系, 对其信息系统的实际效果进行评估, 从而改进、完善进馆后的现代化管理水平。评估应包括有效信息的提供能力及用户满意程度等多个方面。 (5) 信息反馈。城建档案馆在对地下管线档案的动态化管理过程中, 应向产权单位有所反馈, 即形成以档案馆为地下管线信息管理的中枢, 各专业单位通过其反馈的信息, 更加优化和完善文件管理及业务管理工作。

城市地下管线的管理工作是否科学合理, 关键在于是否拥有有效的地下管线文档资料。结合潍坊市地下管线文档管理的实例, 我们可以看出, 要保障文件的有效性, 就需要保障文件从设计形成直至保管利用阶段的有效性, 即在政府、建委、产权部门和城建档案馆的通力配合和合理协调下, 实施集成统一的管理, 通过前端控制管理、全程控制管理和后期维护管理, 使文件在整个生命运转中受到严密控制, 从而保障其有效性, 以提供有效的信息服务, 为地下管线建设的顺利开展打好基础。

参考文献

[1]石伟洲.探索潍坊市城市地下管线档案管理的优化模式[J].城建档案, 2001 (6) .

[2]张颜.地下管线管理工作中的责任归属[J].中国档案, 2002 (2) .

[3]徐奕.城市地下管线档案管理的最佳模式[J].档案学通讯, 2002 (2) .

教学档案的有效性管理 篇5

麻醉性镇痛药主要用于急性外伤及晚期癌症等患者,是提高生活质量的备用药物(3)。对这类患者如何管理及正确使用麻醉药品,防止流入社会造成严重危害性,近年来我院加强防范,采取以下有力措施,对用好、管好麻醉药品收到较好的效果,现报告如下。

1•强化有效管理规范

建立有效的管理制度是规范管理的关键:

① 组织药剂人员学习职业道德、加强责任心、全方位提高药剂人员的素质;

② 为了使麻醉药品能合理规范使用,医教处首先认真审定了麻醉处方权。凡临床主治医师、麻醉科住院医师以上职称人员经考核认定后方可授予麻醉处方权,并下达文件附医生签字样本送药剂科备查,其余人员不得开具麻醉药品处方;

③药房发药时严格按医教处下发的“麻醉药品处方权医生名单”,并核对签字样、医生工号、印鉴后方可发放。医生不得为本人开方取药(2),一经发现药房有权拒发。严格执行用药原则

① 接处方后认真核对处方,严格做到三查七对(三查:查处方药品与麻醉卡药品是否一致、查医生签字样、查用法用量;七对:患者姓名、性别、年龄、家庭住址、病情诊断、诊断书号、麻醉卡号);

② 对持有麻醉药品使用卡的晚期癌症患者家属取药时,要求必须携带户口薄、身份证,并将上一次药品的空安瓶交回药房,以空瓶换实瓶,药剂人员收回后即销毁;

③ 准确填写麻醉药品使用卡,将取药日期、药品、规格、数量填入卡中,最后药剂人员(调配员、复核员)共同签名;

④核对患者户口簿、身份证,为防止吸毒人员冒用、盗用麻醉卡,我院还将患者与取药人的身份证号码同时写在取药处方上。论文发现冒用便有据可查。

2•健全麻醉药品档案

建立麻醉药品使用档案,对门、急诊临时需用的各类麻醉药品的处方,每发一张都逐一填入,这样就很容易发现在同一天内由不同的医生为其所开的麻醉药品,或连续几天内使用相同的麻醉药品。如发现上述情况,药房立即与医生取得联系,并有权拒发。

严格执行《麻醉药品管理办法》中的有关规定,严格保管,合理使用,杜绝滥用,防止流失,严格执行麻醉药品的“五专制度”:专人负责、专柜加锁、专用处方、专用帐册、专册登记(1)。

麻醉药品处方完整保存3年备查。每班必交,认真填写交班本及处方登记本(1)。药剂科主任定期检查麻醉药品管理使用情况, 论文发表发现问题及时解决、及时处理。我院采取上述一系列措施后,即有效地保障了患者用药的安全,又积极地防止麻醉药品的外流。受到了患者及社会的好评。

参考文献：

浅议地方艺术档案管理的有效策略 篇6

关键词：地方艺术档案；档案管理；有效策略

作为艺术活动真实见证的艺术档案，不仅是地方艺术的根脉，同时也是民族艺术的瑰宝，是文化档案工作的重要组成部分。县市乡镇等地方艺术档案的建档工作，近年被逐步提上议事日程，也日趋正规化，科学化。地方艺术档案是地方文化艺术传承的重要载体，是人民群众从事艺术活动的历史记录，它真实反映了地方艺术的产生、形成和发展过程，是地方艺术智慧的积淀和结晶。

艺术档案作为艺术文化的重要载体，具有强大保存价值，地方上各种艺术文字故事、艺术图表、艺术活动的实物、艺术声像资料等不同形式的艺术呈现，都是宝贵的艺术文化资讯和良好的民间艺术资源，也是大众艺术文化传承过程的重要佐证。正确如实地记录艺术文化现实，深入发掘历史艺术文化资源，予以归类记载，整理建档，可以直接而真实可靠地反映了时代艺术发展的进程。地方艺术档案不仅仅能对社会艺术发展和艺术演进轨迹的揭示，而且能对未来艺术文化发展的走势进行体现和预测。

如何做好地方艺术档案的建档整理工作呢？有哪些有效策略？

一、强烈的责任感和事业心是做好艺术档案归档整理工作的前提

当前.对艺术档案管理工作不重视的现象还比较多。地方艺术档案是地方各类艺术文化活动的数据库和原始记录，因此，艺术档案的管理工作也是一项业务性很强的工作，艺术档案管理人员不仅要有敬业奉献精神、严肃认真的工作态度，还要有一定的文化业务知识和档案管理能力。比如对于音乐、舞蹈、戏曲、书法、美术、摄影等艺术形式的活动材料就需要按照其各自的艺术特性和专业特点进行收集、区别、整理、鉴定。能够判别材料的真实可靠性，才能确保艺术档案的质量，才能有效满足今后的管理和利用。

有的人误以为，只要对艺术档案进行装订归类就可以，认为这是简单的劳动。有的领导有这样的思想，这挫伤了档案人员的积极性；而做这项工作的内部个别朋友也有人认识模糊，对艺术档案的重要性和目的意义认识不足，他们忽略自己的工作重心，而计较着待遇、提升等的问题，这严重影响了艺术文化档案工作的收集和整理。目前视艺术档案为管理工具，而非服务手段，信息服务功能单一，良好的信息资源得不到利用和共享等问题依然非常突出。还有的文化艺术干部不理解不支持艺术档案的收集工作。对一些集体或个人获奖的作品，他们认为是个人劳动成果，自己各自保管就行了，也便于自己今后评职称等利用；有的甚至认为有些业务材料是保密的，担心交给档案人员保管会泄密。诸多的问题形成了艺术档案收集整理和管理工作的难度。没有一定的责任感和事业心是很难做好这一工作的。

强烈的责任感和事业心做好艺术档案管理工作的前提。做艺术档案管理工作一定要有责任感和事业心，这是行动的动力源，古今之外，凡有所成就者，无不具备强烈的责任感和事业心。能力是能否干好的问题，而事业心责任感是想不想干好的问题。有事业心有责任感的人就能够想办法，出苦力踏踏实实做好艺术档案的管理工作。艺术档案工作的事业心责任感不是与生俱来的，也不会一蹴而就，立竿见影。需要做这一工作的人不不辞辛劳地去践行去努力，一步一步去实施去刻苦，一点一滴去默默地做出来。因为艺术归档事无巨细，因为档案整理千头万绪，还因为这些工作默默无闻，因为只有奉献而很难以此来表现自己。有事业心和责任感的人，才会正视档案繁琐的工作，才会克服琐碎艰难的事务研究艺术档案，甚至几十年如一日，默默无闻而毫无怨言地做好档案归并整理工作。

二、堅持科学性是做好艺术档案管理工作的重要基石

科学规范地做好本管理艺术档案管理，才能为艺术发展和艺术研究做好服务，才能更好的适应互联网新形势下的新需要。而立足于地方实际，不断地探索整理归并艺术素材，勤于思考，摸索科学有效的档案管理新方法，才能使艺术档案得到合理的利用。

加强艺术档案电子化整理的力度，构建档案信息集成的科学系统。各地方艺术档案可通过建立内容丰富的、系统科学的艺术档案信息资源库，为社会的艺术信息资源共享提供物质基础。对各个不同地方的艺术档案资源进行信息整合，还可按照一定的分类标准进行划分类别，通过各种关联和链接的建立，进行各地方之间艺术档案信息资源的合理共享。

环节的顺序衔接性。即对资料的整理、立卷、归并、管理，要做到流程合理、科学、有序。环环相扣，步步相衔，遵守操作规程，按照时间循序，扎扎实实做好每一步工作。

立卷工作要高瞻远瞩，要在一个宏大层次的计划下进行。因为立卷直接为后期的归档和管理奠定基础，为更精细化的分类、组合、编号、规整与托儿所标识作准备。艺术档案整理管理工作中加强每一个单项工作的科学计划性，加强整体与每一环节的计划性，可以确保工作的稳定扎实，可以避免工作中的混乱，也更使艺术档案体现科学有序性。

艺术档案管理者应有一些高瞻远瞩的目光，应该与时俱进摆脱传统的管理理念的束缚。对那些陈旧的艺术档案管理进行适时适度的更新，不要让一些老艺术永远处于问题的过去时，适当补充当代的研究成果，可以让一些艺术档案焕发时代的新光彩。艺术档案要紧随时代得到新的发展，艺术档案管理工作永远没有止境。艺术档案管理是一项非常严谨的工作，管理工作者应把这一工作的重要性提高到服务大众和服务未来的高度去认识。艺术档案管理理念要切合实际，又要紧随时代发展的需要。

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建立健全公开、公平、公正、客观的科学化档案管理制度。任何地方都离不开制度的规范，健全合理的艺术档案管理制度，能够在一定程度上带动艺术档案管理的相关工作进入新的高度。在艺术档案管理中，要实现科学化的业务提升就要明确艺术档案管理的目标和相关的岗位责任制，强调提升科学的档案管理办法，并且用制度保障相关人员的工作积极性，用制度引导人们务实创新，保持积极向上的理念和实事求是的工作态度，保证艺术档案管理工作科学有序的稳步发展。

三、建立高素质队伍是做好艺术档案管理工作的重要策略

第一、文化艺术档案材料收集难。艺术档案工作中最难的就是资料的收集与整理。艺术档案收集与整理工作是档案管理全过程的关键环节，由于档案工作本身的属性决定了这项工作的艰巨性、复杂性。而艺术档案收集工作又因艺术门类的繁多，民间艺术的繁杂性因素，艺术档案的技术性、艺术思想的学术性等特征使得艺术档案收集整理工作更为艰巨繁难。

地方艺术档案涉及门类多、范围广、信息量大，内容新、技术含量高，这决定了其采集的难度和收集的任务艰巨性。农、工、商、渔、兵、妇、侠、伶等的广泛生活，其艺术品类的繁多也浩如烟海。而如地方文艺风潮、流派、风格、主流艺术的走向等等都是比较复杂而有深度的问题研判很有讲究，而因非正式出版的资料偏少，广泛的收集采写后，依然需要花较多的时间进行整理归类，并很难做出雅俗、贵贱、贤愚、善恶、美丑的科学区分。可以学习贯彻《档案法》，通过布置、检查、总结、验收、评优等活动，促进艺术档案的整理、立卷、归档和管理工作，这对推动艺术档案的建檔管理工作有着巨大意义。

第二、当今世界已经进入网络时代，艺术档案管理对网络的依赖程度也与日俱增。随着档案的利用需求发生变化，电子档案的话题成为新的利用的热门话题。随着档案管理系统网络化，艺术档案目录实现计算机检索，通过数字化实现全文检索等等现代化的艺术档案管理模式需要加大现代化技术的投入。可以说，艺术档案管理乃至艺术数字档案馆建设都需要加大现代化技术投入和建设才能够实现，这也是当代档案管理实现科学化水平最重要的决策。

第三，龙泉作为一个青瓷宝剑艺术文化都非常悠久的县级市，除了非物质艺术遗产之外还有许多的物质艺术遗产，和民间艺术资源。龙泉历史悠久，艺术文化氛围浓厚，成果卓越，品类璀璨，民间文学、菇民音乐、古村舞蹈、青瓷宝剑手工艺、菇乡礼仪和习俗等众多的非物质文化艺术遗产是广大龙泉人民在长期的生产生活实践中创造出来的艺术结晶，也是历史留给我们龙泉人的珍贵文化艺术遗产。所以龙泉的艺术档案之复杂繁多更是非同一般。如何加强艺术数字档案的建档和管理工作是一个大课题。首先，艺术档案管理人员要具备较高的专业工作水平和一定的前瞻性眼光。因为在艺术档案管理的过程中，涉及到的工作内容和方向非常的广泛，并且所需要的专业知识也很多。其次，在现代化的艺术档案管理中，需要管理人员懂得相关的电脑操作以及相关软件的运用。如果电脑操作不熟练，就会在接下来的工作中带来很多不必要的麻烦。再次，是要具备一定的文化专业知识，比如在青瓷类的档案中，就需要相关的工作人员能够掌握一定的青瓷文化知识，对龙泉青瓷艺术进行档案归类和划分。还有，艺术档案管理也是有私密性的工作，也有都涉及到国家或者企业内部的信息，这就需要相关人员具备较高的职业道德和素养，能够将国家和单位的利益放在首位，不会泄露工作中的任何信息。对此，建议相关单位和部门应该将艺术档案管理人员进行专业的综合培训，为提升艺术档案管理水平打好基础。

适应时代形势的要求，建立有一定素质的艺术档案管理队伍，造就一批有文化专业知识、有档案管理技能、能使用现代化办公设备的艺术档案管理队伍，是艺术档案现代化的先决条件。

责任感事业心是做好艺术档案归档整理工作的前提；科学性是做好艺术档案管理工作的重要基石；建立高素质的管理队伍是做好艺术档案管理工作的重要策略。管理好地方艺术档案，对揭示地方艺术和社会艺术发展的轨迹有着重要意义。

艺术档案是地方艺术文化的积淀，是地方历史的见证，保存着地方艺术的重要内容，是实现民族艺术传承的桥梁。切实采取有效策略，加强艺术档案的管理工作，促进艺术档案信息资源的开发利用，是一项重要而紧迫的任务。

参考文献：

[1]杨睿，马卫星.提高档案管理科学化水平的路径研究[J].办公室业务，2013（22）.

[2]孙玉君.论网络信息化环境下如何加强图书资料管理[J].传播与版权，2015（8）.

[3]王东艳.提高档案管理科学化水平的路径选择研究[J].才智，2014（10）.

[4]丁虹.浅析如何提升图书档案管理水平[J].现代商业，2014，（01）.

作者简介：林丽珍，女，浙江省龙泉市文化馆，大学本科，群众文化，艺术档案管理

浅析机关档案的有效管理 篇7

一、机关档案管理中存在的问题

(一)机关档案收集不全面。机关档案的收集对象比较广泛,机关在工作过程中形成的各类档案都是收集的对象。而在实际执行的过程中档案的收集具有一定的难度,因为有些部门不配合,加之机关领导的不重视,所以档料的收集工作难以顺利开展。而机关档案管理部门的工作人员自身也存在一定的问题,对于档案收集的对象不明确,不能积极主动地去收集档案。档案收集不全面,为后续各项工作的开展带来很大的难度,在这方面还需要进一步努力。

(二)机关档案整理不规范。档案整理是机关档案管理中重要的环节,只有确保档案整理的规范性,才能够为档案的高效利用提供有利的保证。而档案整理劳动量较大,工作对象较多,内容比较繁琐,所以需要非常的认真细致。但由于机关的重视程度不高以及工作人员的综合素质参差不齐,所以档案整理不规范,出现分类不清、资料不全、编目不明等现象,直接影响到机关档案质量。

(三)机关档案信息化程度不够。在科学技术快速发展的形势下,档案信息化建设已经在很多机关中实施,并且取得了较好的效果。但是在一些机关实行档案信息化管理仅仅局限于对档案的处理这一块,工作面较窄,还没有真正意义上发挥出档案信息化的作用。

(四)机关档案管理人员综合素质不高。机关档案管理人员是机关档案管理的直接执行者,所以机关档案管理人员的综合素质直接影响到机关档案管理的水平。部分单位由于不够重视机关档案管理,所以机关档案管理人员一般都是兼职,并且没有设置独立的机关档案管理部门,这严重影响到机关档案管理工作的质量。而在设有机关档案管理部门的单位,机关档案管理人员的工作能力以及综合素质也呈现参差不齐的状态,直接影响到机关档案管理的水平。这些问题虽然只存在于个别单位中,但是对于整体机关档案管理水平却造成极坏的影响。

二、实现机关档案有效管理的途径

(一)注重机关档案材料收集。收集档案材料是机关档案管理的基础,要建立畅通的材料收集渠道,机关档案管理人员必须对与档案有关的各种材料,认真细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证机关档案的准确性和真实性。改进和完善档案利用功能,使其最大限度地发挥作用。

(二)规范机关档案整理。要提高对机关档案整理的重视程度,主要领导要高度重视机关档案整理,把它放在机关档案管理的重要位置来对待,并将其纳入到年度工作计划。要完善机关档案整理制度,定期对机关档案整理进行督导检查,及时发现问题,及时解决,加快推进档案整理的制度化、规范化建设,真正实现机关档案整理规范、归档有序。

(三)完善机关档案信息化建设。机关档案信息化管理应该是一个广泛意义上的信息化网络建设,在进行机关档案信息化建设工作中,要在机关内部创建一个局域网,将整个机关的运行状况都囊括进来,而从档案的收集、录入、整理、传输以及开发利用等形成一个系统性的网络覆盖面。各个部门在开展工作的过程中,对于具有利用价值的材料可以传送给机关档案管理部门,这样一方面可以确保机关档案收集的及时性,另一方面可以在各部门与档案部门之间形成互动。通过信息共享平台的创建,可以有效地提高机关档案的利用程度,从真正意义上挖掘机关档案的内在价值。

(四)提高机关档案管理人员综合素质。加强机关档案管理人员综合素质建设,提高机关档案管理服务水平。机关档案管理具有业务性、服务性与保密性的特点,因此要注意加强机关档案管理自身队伍素质建设,选择可靠、正派、责任心强的人员从事机关档案管理,可以通过择优录用、竞聘上岗,选用真正优秀的档案专业人员。主管部门还要定期业务知识与技能,让机关档案管理人员掌握最新的知识和先进的管理技术,增强责任心,以更好地胜任机关档案管理这项工作。

参考文献

[1].程巧玲.事业单位机关档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报,2011.7

[2] .胡庆华.新时期企业机关档案管理的创新性分析——基于当前企业机关档案管理工作中存在的问题[J].科技资讯,2013.11

浅谈提高档案管理有效性的策略 篇8

一、工作中常见问题

1. 缺乏完善的档案管理制度。

制度是行动有规律进行的保证。目前,医院对档案工作管理没有科学合理的档案管理制度,导致档案管理工作人员没有自己的工作准则,造成查找档案资料困难,也容易造成档案的丢失和损坏,减低工作的效率。

2. 档案管理人员能力不够。

时代在前进,对档案管理工作人员自身的综合素质要求越来越高,但很多案管理工作人员对档案管理专业知识、计算机知识等的综合能力还不够,因此难以很好地胜任工作。

3. 事业单位管理者对档案管理工作投入不够。

单位管理者对档案管理工作缺乏应用的重视度不够,投入太多人力物力不够,存放档案的空间狭窄,不符合档案保管的标准。加上很多档案管理设备陈旧,管理技术落后,也制约了档案事业的发展。

二、做好档案管理工作的有效措施

1. 健全档案管理制度。

制度在一定程度上是规范管理的主要基础,同时也是对档案管理科学化的基本要求。笔者认为医院要结合本单位档案工作实际,根据相关法律、法规制订出科学、系统、完整、切实可行的档案管理制度,如文书档案立卷归档制度、基建档案立卷归档制度、设备仪器档案归档制度、会计档案归档制度等规定。最重要是建立档案人员岗位责任制。医院要细化工作人员职责,明确每一级负责人与管理人员的工作责任任务,并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中,以促进人事档案管理工作的发展。

2. 加大医院重视力度。

为了使档案管理更加有效,笔者认为医院必须加大重视的力度。首先要定期加大宣传的力度,医院成立了档案工作领导小组,把档案工作纳入重要议事日程来抓,加强宣传我院档案基本情况,提高全院职工的档案意识。其次要以《档案法》为学习的对象,在职工充分认识档案工作与医院管理的密切关系,促进全员档案意识格局的形成,形成依法管档、科学管档的局面,要求全体档案人员积极学习,明确档案工作的重要性。再次,医院要增大投入,采购一些现代技术的档案保护设备的配备,如档案库房的空调、去湿、灭虫、灭火设备;另一方面要引进现代化计算机管理设备,用于各项档案业务的储存、阅读、检索、分析,从而节省大量时间、人力、物力以及财力,方便日后对资料调档、查找,提高工作的实效。

3. 加强档案管理工作人员培训。

档案管理工作人员的综合素质决定了工作的效率。新时期,档案管理工作对管理人员整体专业素质提出了更高的要求,档案管理工作不再是简单的整理文件、编号、归档。身为档案管理工作人员必须懂得相关的工作技能与知识,才能胜任工作。首先,档案管理工作人员必须熟悉电脑操作。目前,互联网和计算机管理是保存档案资料最好的方式。因此档案管理工作人员必须提高自己的电脑操作技能,必要时参与类电脑能力的培训。其次档案管理工作人员要增强资料档案管理的能力,参加岗前培训、档案知识培训、重大建设项目培训、电子文件归档与管理暨档案信息化数字化建设专题等培训,增强自己上岗的能力。此外,档案管理工作人员还要积极进行学习,经常阅览各类有关书籍,使自身的业务技能、职业道德素养等进一步提高,尽力将工作做到最好。

4. 合理整理及使用档案资料。

《中华人民共和国档案法》规定,医院设置综合档案室,配备专职档案人员,各科室配备兼职档案人员。按照集中统一管理档案的原则,由医院综合档案室对各部门在工作中形成的各类文件材料进行集中统一管理。基于此,为了更好地保证我院档案资料的完整性,保持档案之间的联系,笔者所在医院一般按年、月顺序分类整理,所有的资料会遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适合新技术应用的需要,便于保管和利用。接着笔者会参照时间的先后顺序,编制档案号,使档案有序地存放,以便需要时快速查找翻看,按照医院档案管理的有关规定,办理借阅手续,使档案资料发挥它的作用。

三、总结

综上所述,医院档案管理属于一项非常复杂的系统工程,管理水平以及管理的质量能够直接影响整个医院顺利的发展。医院的负责人必须加强对档案管理的重视,才能促使档案管理人员提高个人的业务水平,在工作真正做到爱岗敬业,有效地保存和整理医院的资料,以便日后进行交流和使用。

参考文献

[1]《会计档案管理办法》(2015年修订),2016.1.1.

[2]翟羽佳.浅析城乡低保档案管理[J].中小企业管理与科技:上旬刊,2015(03):50-51.

企业合同档案的有效管理 篇9

合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料, 是企业发展的重要参考凭证及企业文化的重要体现, 对企业生存和发展有着极其重要的影响, 合同档案不仅在于收集整理和保存利用, 更在于“察往知来”。随着市场经济的发展, 合同档案在企业经济工作中的重要作用日显突出, 加强合同档案管理工作, 已经成为企业档案工作中的一项重要内容。合同档案除具有一般档案共性外, 还具有依据凭证性、法律约束力和实效性三个特点。

二、合同管理的关键

合同档案不单单是一种简单的档案, 还有自身的一些特性。鉴于合同档案的重要性和特殊性, 结合作者多年来从事合同档案的管理工作, 浅谈在合同档案管理中应注意以下几个方面:

(一) 明确归档责任部门, 推行“谁产生、谁录入、谁审核”原则。2010年1月1日开始执行的《企业档案工作规范》中明确规定:企业各职能或承办部门应对本部门归档文件的完整和系统负责, 合同档案归档责任部门应为合同管理部门, 各职能部门负责积累、收集、整理应归档文件。

(二) 合同档案整理范围不仅仅是合同文本, 还要最大限度地保持文件之间的联系。这些联系包括以下几点:第一, 各类合同都来源于企业的经济和科技活动, 是处理企业与企业之间、企业与国家之间、企业与其他经济部门之间、企业各部门之间经济关系的依据, 维护企业经济利益和合法权益的凭证。第二, 同一合同内的文件材料是一个整体, 无论是合同原件, 还是企业为全面执行合同所形成的各种材料、各方面往来函电, 以及在合同履行期限内形成的文件, 如补充、续签合同, 都是合同的有机组成部分, 是处理经济关系和经济纠纷不可或缺的依据和凭证。第三, 各类合同, 虽然签约对象不同, 内容千差万别, 但都是实现一定的经济目的的工具, 它是有别于其他文件材料的一种特殊文书形式。因此, 在合同档案的收集、整理过程中, 合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作, 明确合同档案的具体内容, 了解合同的履行情况, 从而确定合同档案的归档范围, 并随情况的变化不断进行修订和补充, 使合同档案以提供利用为前提, 及时、完整地归档。比如:施工合同档案组成包含下列内容: (1) 合同条款。 (2) 技术条款。 (3) 图纸及配套说明。 (4) 已标价的工程量清单。 (5) 投标报价书。 (6) 中标通知书。 (7) 合同协议书。 (8) 对方资质证明。 (9) 变更文件。 (10) 谈判记录、会议纪要等。

(三) 合同档案保管期限有别于普通文书档案。合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性, 对一般经济合同而言, 双方当事人经过要约、承诺、签字盖章后即表示该合同办理完结, 这类合同标的的履行期限是划分合同保管期限的重要参考指标, 如合同所依附的设备仪器使用年限、安装运输合同的结束时间等。还有一些经济合同, 公证生效后, 并不意味着办理完结, 还需要定期检查合同的履行情况, 有时需要修订、补充或更改, 如长期租赁合同。另外, 合同期长短也不尽相同, 短的几天内履行完毕, 长的要几年甚至十几年, 这就要求合同档案的管理人员在划分合同档案保管期限时, 要用系统、发展的眼光综合各方面信息。近年来, 经济纠纷案件呈上升之势, 这也要求划分合同档案保管期限必须考虑合同争议的诉讼时效问题。

(四) 鉴于合同档案涉及企业诸多商业秘密和技术秘密, 建立保密制度。确定合同档案保密密级, 划分保密期限, 以便档案管理人员根据不同密级采取不同的管理措施, 确保企业秘密不会泄露和失控。制定合同档案密级和保密期限是保证企业生产经营活动正常进行、保障企业正当权益不受侵害的重要措施。

(五) 统一标准, 增强可操作性, 确保归档质量。合同档案管理采取单立项目、自成一体、以件为单位、逐件整理、科学保管的原则, 不仅便于合同的保管和利用, 而且能够突出合同档案在企业档案中的位置和作用。在合同档案归档过程中, 档案部门为确保归档质量, 提出整理办法和质量要求, 考虑企业职能部门档案移交人员大多是兼职人员, 为了方便直观, 可以制作合同档案整理模板供移交人员参考。

总而言之, 做好合同档案管理工作, 要着眼全局, 做到未雨绸缪, 才能保证合同档案收集的完整、及时, 从而保证合同档案妥善保管、有序存放、方便利用, 维护企业的合法权益, 发挥合同档案在企业发展中依据、凭证和参考作用。

三、结论

合同档案管理是否规范关系到合同签约双方的利益和权益, 规范的合同档案管理可以有效地保护合同签约双方的切身利益。然而目前签订合同的时候由于种种原因会存在各种各样的不规范或者困难, 这样就会对合同签约双方造成不必要的风险, 本文结合作者多年来从事合同档案的管理工作, 从目前合同档案管理中存在的一些问题出发, 并给出了一定的解决方案, 为以后从事类似合同档案管理工作提供一定的借鉴意义。

摘要：本文结合作者多年来从事合同档案管理工作的经验, 从目前合同档案管理中存在的一些问题出发, 并给出了一定的解决方案, 为以后从事类似合同档案管理工作提供一定的借鉴意义。

关键词：企业合同,档案,管理

参考文献

[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务, 2011 (S1) :104+134.

教学档案的有效性管理 篇10

关键词：人事档案,文字材料,管理工作,有效性,作用

一、档案管理工作的重要性

企业在市场经济与生活中, 起到了重要的作用, 而随着企业的发展, 人事档案作为企业的组成部分在当前的企业发展中起到了一定的作用。人事档案是人事管理部门随着时间的推移, 在工作中形成的记载个人经历, 政治思想, 思想作风, 工作表现等方面的文字材料, 是个人成长与工作阅历的凭证, 也是人事管理与企业发展的重要组成部分。

企业管理最重要的职能之一就是决策, 而决策就是需要剔除阻碍企业发展的因素, 选取最优的方案, 这就需要大量的科学有效的信息。人事档案能够对员工在工作中进行真实记录, 这些真实、可靠的档案信息又可以为新的绩效管理决策提供依据。可以说档案作为重要的信息资源, 是推动企业持续发展的重要的资源因素, 更是企业实现科学管理的不可缺少的资源条件。在对于档案内容全面了解与备案, 有助于提升生产流程的速度, 提高企业生产效率, 提升企业竞争力。建立良好的人事档案管理制度, 有利于提高企业的人力资源管理水平, 对企业生产经营提供优质的服务, 通过自己的隐性效益带动企业的现实经济效益。因此企业领导应当重视企业的档案工作, 建立科学合理的档案管理制度, 并从潜意识中增强了人们的档案意识。

二、当前企业人事档案管理工作现状

虽然企业逐渐重视起来人事档案管理工作, 但是部分企业在人事档案工作神秘性打破后, 开始擅自处理个人的人事档案, 使得档案管理工作陷入困境。因此在企业档案管理工作中, 呈现了以下一些问题。

首先, 企业对于人事档案不予重视。许多企业轻视人事档案, 在实际工作中并不能将工作档案当做参考依据, 而一般是以工作业绩作为绩效评估的依据, 这使得档案管理成为鸡肋, 食之无味, 弃之可惜。

其次, 传统的档案管理主观随意性强。传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。由于保密性工作较强, 使得一般人难以触碰到档案, 但这也为人事部门垄断档案管理的强制性有了依据。虽然这为当事人的档案起到了保密工作, 但是这种严格的保密工作也使档案降低了真实性与可靠性, 因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。

第三, 现代化服务理念不强。首先在服务对象上, 一般人事部门面对的都是各级领导, 因此在管理工作上较为保守。许多中层干部想要获得信息都需要从人事部门的同事口中间接了解, 很难直接从档案中获得自己想要了解的信息。其次在网络信息化的建设上较为落后, 信息化观念极其落后, 许多企业的人事档案还只有文字材料, 并没有在现代化设备中录入。这对于服务效率的提升有着严重的阻碍作用, 并且经常的翻阅也不利于对纸质档案的保护。

三、对提升新型人事档案管理有效性的几点设想

(一) 完善人事档案管理制度

首先, 要进一步建立人事档案管理制度, 定期检查档案及材料的真实度, 及时纠正和完善档案内容失真的问题, 确保档案内容真实可靠。要严格按照国家有关档案工作的法律法规, 对文件材料做好收集整理工作, 并按照严格的程序做好鉴定, 销毁归档, 等工作。对待档案要具有严肃性, 严格对材料进行审核把关, 对于材料转接过程中要有着谨慎的态度。加强人事部门内部工作的协调性与沟通, 保证人事档案规范齐全, 归档及时。其次, 人事档案应当以单位为中心建立, 不得以个人身份证明随个人在不同单位之间调动。当个人在新单位任职时, 新单位应当为其重新建立档案, 并与原单位做好沟通协调工作, 原单位应在若干年内保留其人事档案, 保证档案管理工作万无一失。

(二) 重视流动人员人事档案管理工作

由于人员流动, 容易引起档案丢失等情况出现, 因此人事部门要加强督促工作人员对档案的定期检查, 如果发现问题, 要及时汇报并从源头插旗。对于责任划分要清晰, 严肃处理。严格按照《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度进行档案管理工作。对于在流动人员人事档案管理中伪造档案材料的, 依照有关规定要给予党纪政纪处分, 触犯法律的, 要依法追究法律责任。

(三) 发挥好人事档案管理工作服务作用

《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作, 认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国 (出境) 政审工作, 经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴定、社会保险等社会化服务工作。”流动人员的档案不只是作为工作过程的记录, 也可以不断充实其他内容。这对于企业来说, 是一种对人员管理的新型尝试, 可以提升企业的绩效管理效率, 并促进企业经济的良好发展。

(四) 建立人事档案信息网络化管理系统

计算机和网络的产生使我们进入网络时代, 而如今企业信息化已经成为企业发展的总趋势。作为拥有企业重要信息的人事档案部门, 更需要及时更新硬件, 使档案信息能够实现网络化共享。企业应当加大投入, 建立档案信息网络管理系统, 让各部门与领导能够得到最新的信息资源, 增强档案信息服务的时效性。古人说得好:“工欲善其事, 必先利其器”。我们应当正确认识到档案部门配备硬件设备与网络建设的重要性, 在企业实际支付能力下设立畅通的网络, 这对于做好档案管理工作是非常必要的。

四、结语

随着社会信息化时代的到来, 实现档案管理科学化是企业发展的客观要求。因此我们需要以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革, 理好企业的的档案资源。而人事档案工作者需要不断地增进业务知识, 熟练掌握现代化的人事档案管理方法, 汲取其他先进企业档案管理的经验, 让人事档案成为透明适度开放的社会公信平台, 才能充分保障当事人的合法权利, 保证企业良性发展, 进而促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]邓有海, 田洪文.浅析档案信息资源的开发[J].北京档案, 2002.

[2]虞亚梅.知识经济时代档案信息资源的管理与利用[J].档案学通讯, 2002.

[3]赵莉.档案信息资源管理与档案管理[J].档案管理, 2002.

体育技术档案管理有效性策略研究 篇11

1运动员体育技术档案管理以及运动员体育技术档案管理中存在的问题

运动员体育技术档案又被称为“体技档案”，体技档案与其他形式和内容的档案一样，都是对社会实践以及历史的真实记录。它作为在运动员日常管理和训练中形成的体育专业档案，是体育档案管理工作中的重要构成部分。每一个运动员的体育技术档案都是从基层业余体校开始就对运动员的自然情况、技术特点以及成绩进行记录，在这些记录中，包括运动员本身的年龄、身高等一些基本的情况，也包括运动员技术水平的变化与发展。体技档案中，对运动员的真实记录可以通过一系列数据反映出来，而这一系列数据，又可以作为运动员管理单位确定培训方法以及制定训练计划的重要依据，从而保证了运动员培训过程的科学性。并且，通过对优秀运动员体技档案的研究与探索，也有助于对运动员成才规律的总结，从而对建立一套科学有效的运动员培训管理体系具有重要的推动作用。

在看到我国体育事业迅猛发展以及运动员体育技术档案重要性的同时，也应当认识到，在我国的运动员体育技术档案管理中，仍存在许多不足之处，主要表现为以下三点：一是运动员体育技术档案建档、归档不及时导致内容缺失。在运动员体育技术档案中，由于一些材料的记录过于简单化或者形式化，导致运动员的实践活动不能完整地转变为数据或者相关材料，从而使运动员体育技术档案的内容缺乏完整性。这种问题的出现，主要是体育档案管理部门或者运动员管理部门缺乏运动员技术档案建档、归档意识造成的。二是运动员体育技术档案利用率较低。在运动员体育技术档案的管理中，运动员体育技术档案在运动员培训过程中使用率较低，而仅仅是在发生人事变动或者运动员参加比赛的时候才会被查阅，这就导致了具有很大价值的运动员体育技术档案难以发挥本身具有的作用。这个问题的出现，主要是因为运动员体育技术档案管理部门与运动员培训单位缺乏必要的沟通，以及运动员培训单位缺乏档案利用意识造成的。三是运动员体育技术档案管理手段相对落后并且管理制度有待完善。由于管理制度的缺失，查借阅档案管理方面缺乏严格的制度化，所以，运动员体育技术档案漏档甚至丢失的情况是客观存在的。另一方面，当前的运动员体育技术档案缺乏对先进档案管理技术的运用，而传统的手工以及单纯的纸质档案已经无法满足体育事业的发展要求。

2提高运动员体育技术档案管理有效性的策略研究

2.1提高领导重视度。由于市场经济的迅猛发展，社会各项事业也得到了快速的发展，在此背景的影响下，我国体育技术档案管理工作的难度与复杂度与日俱增。体育档案管理工作的顺利开展离不开各级领导的重视，为顺应体育事业快速发展的脚步，各级领导必须进一步重视体育技术档案管理工作，自觉更新体育技术档案管理意识，用更加深刻、清醒的头脑去看待高素质的复合型体育技术档案管理人才，努力为体育技术档案管理提供人才、资金、政策等物质上的便利。例如，加大资金投入力度，不断对单位各个中心的体育技术档案管理的硬件设施进行完善和补充，切实改善体育技术档案管理的工作环境。同时，对体育技术档案的管理，还可以采取部门主任与副主任分别管理，办公室主任主抓的管理措施，以此来提高体育技术档案管理各级领导与工作人员的重视。

2.2改进运动员体育技术档案管理方法，提高档案利用率。在运动员体育技术档案管理中，档案管理者处在被动服务的位置，所以，改进档案管理方法，首先要强化档案管理者的服务意识，从而实现其由被动服务向主动服务的转变。同时，通过强制措施或者激励机制的建立使档案管理人员能够积极地了解体育赛事以及运动员情况，从而提高档案的利用价值。另一方面，运动员体育技术档案管理要重视信息技术的应用，从而实现服务对象的转变以及档案利用率的提升。这个过程中，在不违背保密规定的基础上，将优秀运动员的成长历程、优异成绩等进行整理放在相关网站，在提高档案利用率的同时，能够起到爱国主义教育以及灌输体育精神的作用。

2.3不断加强档案管理制度完善工作，促进档案规范化管理。在加强运动员体育技术档案管理制度完善工作的过程中，应当将《档案法》、《档案法实施办法》作为重要的依据，从而在其引导下，不断规范运动员体育技术档案资料的收集、整理、归档、借查阅制度的规范化，从而减少甚至杜绝运动员体育技术档案收集不全导致的内容不完整以及因缺乏有效管制而导致的归档不及时和借查阅不规范的现象。另一方面，要重视档案管理的现代化建设，利用计算机技术、网络技术等，进行运动员体育技术档案信息数据库的建设，与此同时，要重视现代化档案管理工作的规范化。

2.4强化宣传与培训，提高档案意识。对于我国的体育事业发展而言，运动员体育技术档案管理工作是一项具有极强的专业性以及重要意义的工作。而做好运动员体育技术档案管理工作，首先，要求档案管理人员能够具有正确的工作态度以及较高的职业素质。在具有责任感与积极性的同时，认真落实《档案法》等法律以及规范的相关规定，所以，加强对运动员体育技术档案管理的宣传与培训，提高档案意识具有必要性与紧迫性。在这个过程中，档案管理部门以及运动员训练单位可以通过座谈会等形式，对运动员体育技术档案管理工作的重要性以及法律法规进行普及，从而使每一位运动员、训练员、档案管理人员等都意识到需要整理与收集的材料，从而保证相关资料的完整归档。另一方面，要着重加强档案管理人员之间的学习与交流，从而为运动员体育技术档案的有效管理打下基础。

2.5严谨工作态度，提高档案归档率。《档案法》第十条第一款中规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”要想提高体育技术档案的归档率，使体育技术档案完整齐全，必须从两方面入手。第一，要从源头抓起，在做任何重要决定或者工作时，都必须有体育技术档案管理人员的参与，或者指派专门人员对工作的材料文件进行收集工作，并在活动结束后，对收集到的材料文件进行统一整理、归纳、分析，对需要归档的文件进行统一归档工作。第二，在单位内，要做好关于档案归档的宣传工作，加强员工在日常工作中的档案归档意识。单位内各办公室以及档案室各工作人员在日常工作中，就必须做好对体育技术档案的收集、鉴定、整理工作，使该归档的文件材料一件不少纳入档案中去。

2.6加强对档案人员的管理，提高档案人员的素质。在2009年的全国档案局长会议上，中央代表传达了胡锦涛总书记提出的“向档案工作者刘义权学习”的指示。这个指示不仅是对刘义权同志工作的肯定，同时，也鞭策着我国档案管理工作者秉承着更加认真、负责的态度进行档案管理工作，当然，也包括我们的体育技术档案管理人员。提高体育技术档案管理人员的素质可以从两方面入手，首先，从体育技术档案管理人员本身来说要安心本职工作，要“干一行，爱一行”，既然选择了这一职业，就要全身心地投入工作中去，在工作中秉承着认真、负责的态度，做一个兢兢业业、爱岗敬业、不求名利的体育技术档案管理人员。其次，从单位本身来说，要加强对体育技术档案管理人员专业技能、职业道德的培训工作，通过外聘专业讲师或者技能考核、问题处理情景设置等形式的开展，来加强单位内体育技术档案管理人员的专业知识水平、分析处理问题的能力以及高度负责的工作态度。

高校电子档案有效管理的对策 篇12

关键词：高校电子档案,主要问题,有效管理对策

随着高校信息技术的飞速发展，高校当前各项工作已经进入了电子化、网络化的新发展阶段，各类文件材料不再以单一的纸质形式存在，而是以磁、电、光等介质为信息载体，形成了电子文件。电子档案是指具有保存价值的、已归档案的电子文件及相应的支持软件、参数和其他数据，它是信息时代信息记录的主要形式。

一、高校电子档案管理面临的主要问题

1. 档案保护措施缺失带来的载体寿命问题。

电子档案载体的寿命除与自身内部诸因素有直接关系外，电子档案载体保护环境对寿命的影响不容忽视，主要表现在以下方面。

(1)温度和湿度的影响。超出标准的温湿度会使存储介质发生膨胀、粘连、霉变或收缩，从而影响信息数据的读取。

(2)震动和磁场的影响。震动和磁场对纸质档案没有任何影响，但对于以磁性物质作载体的电子档案来说，就会造成磁粉脱落、磁性减退，甚至消失，使记录信息被破坏，大大影响档案数据的读取。

(3)空气中灰尘的影响。灰尘是影响电子档案寿命的一个重要因素。主要变现为物理、化学和生物三种类型的损坏。物理方面主要是对电子档案载体的表面污染或破坏;化学损坏主要是指有害化学成分对电子档案载体的化学作用而产生腐蚀;生物方面损坏主要是指灰尘中的酶和有机酸对档案载体的损坏。这些损坏会造成档案数据和信息无法重新再现，后果不堪设想。

(4)阳光和空气的影响。长期受阳光中的紫外线照射，磁性载体消磁，造成信息难以读取;空气中有害气体在一定条件下，对磁体进行腐蚀氧化，造成磁粉脱落，磁性消失，使得数据和信息读取不了。

2. 技术淘汰和设备更新问题。

使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料上后，电子档案就永远脱离不了这种技术和设备，只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行还原、输出，才能识别它的信息内容。因此，电子档案对生成环境的依赖性，决定了要处理电子档案，就必须借助于计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术的日新月异，计算机更新换代很快，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，也许就会出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。

3. 档案管理软件设计标准的不统一带来的数据无法转换问题。

当今档案管理软件虽然开发的数量很多，但由于开发标准不统一，模块设计存在较大差异，在使用过程中，由于软件功能滞后需更换新软件，发现原来软件备份的数据无法转换或读取。

4. 信息安全与保密问题。

一方面，电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接收对象的开放性及文件内容的可分解性，不仅造成电子档案与载体的可分离性，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险，而且，使长期处于共享计算机网络资源环境下的使用者减少了对电子档案存储位置的关心，从而影响了电子档案信息的真实性、完整性和可靠性，另一方面，互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

二、解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法

1. 创造良好的载体保护环境。

电子档案一般以脱机的方式存储在磁、光介质上，所以，要创造一个适合于磁、光介质保存的环境。要建立恒温恒湿的专用档案馆(室、库);采取严密的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行保养和防尘处理;要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射;要尽量远离强磁场和有害气体;在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞。

2. 信息拷贝和迁移。

电子档案保护技术的特殊性，要求我们必须努力创建适应电子档案管理的科学方法、途径、技术和标准。在目前情况下，采取信息拷贝和迁移不失为电子档案长期保存的一种可行办法。拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。同时，为解决由于技术过时而影响电子档案长期保存的问题，可用转换的方法将数据信息从一种技术环境转换到另一种技术环境(包括硬件和软件)上进行复制，即数据迁移，迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取。

3. 采取切实可行的信息保护措施。

电子档案是高科技的产物，信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等，这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。

4. 规范档案管理软件开发标准。

国家档案行政管理部门应该制定强制性规定，要求设计开发的档案管理软件按照统一的相关标准进行开发和设计，加强档案管理和办公自动化管理软件功能模块设计的规范性、科学性和标准的统一性，使得数据在不同界面的管理软件之间能够相互转换和读取，避免信息内容的丢失，保证信息数据的可持续使用。

5. 提高高校档案管理人员的计算机专业技能。