档案信息化策略

档案信息化策略（精选12篇）

档案信息化策略 篇1

引言

档案管理一门综合性很强的学科, 档案的内容涉及广泛, 要将档案统一的进行分类、规划, 不仅需要的时间较长, 并且结构复杂, 对档案管理人员来说是一项重担。随着科技的发展, 将信息化技术应用到档案管理中成为一种新型的档案管理方式, 档案信息化管理方式是将整理档案的工作重心由实体保管转向为信息化系统保管的过程。实施档案信息化管理是一个有待完成的目标, 必须要针对个别地区、个别单位进行相应的资源管理, 完善档案管理机构组织, 合理的利用有限资源, 采取适当的手段进行资源协调, 有效的推动我国档案信息化建设。下面将介绍档案信息化管理的基本内容和相关原则, 分析在发展档案信息化建设过程中出现的严重问题以及对应策略。

1. 简述档案信息化管理的基本内容

科技的快速发展推动了档案信息化建设的进度, 档案信息化管理主要是将对档案管理的重点由传统的实体保管转变为现代化信息技术管理的过程, 在进行档案信息化管理的过程中, 实现档案资料的信息化、网络化, 提高了档案的利用率, 使档案的查询、整理、存储变得轻松起来, 实现档案信息的资源共享。档案信息化管理的主要内容就是将纸质的文件、声像的文件通过数据库技术、高级压缩技术等传输到网络中, 对档案信息资源进行系统的规划, 从而有利于档案管理者更好的管理档案信息。实现了档案信息化管理后, 减少了工作人员的工作强度, 为资源共享提供了服务, 使档案信息化管理顺利实施, 推动了档案信息化建设的发展进度。

2. 探析档案信息化管理必须要遵循的基本原则

2.1 建立规章制度原则

在实施档案信息化管理中要制定合理的规范性制度, 为档案管理工作提供基础的制度保障, 只有建立了正规的工作标准或者有效性工作规范, 才能为纸质文件进行系统有序的整理、储存提供保障, 避免了出现档案资料整理混乱、重复保管等情况。

2.2 保障资源安全原则

科技日益发达的同时也带来了很多网络问题, 黑客侵袭、病毒骚扰等问题逐渐在扩大, 对一些网络资源造成了很大的影响。因此, 必须要深入研究和开发网络的安全技术, 才能保障网络上档案资源信息的安全。

2.3 有效提供帮助原则

建立档案信息化管理是一项严峻的任务, 需要大量的人力、物力和时间来投入, 因此, 必须要加强在建设档案信息化管理过程中的效益性, 根据实际的档案管理情况, 进行不同的档案信息化管理方式, 提高档案管理工作的效率, 从而为推动档案信息化管理建设。

3. 分析在实施档案信息化管理过程中遇到的问题以及实施策略

3.1 分析问题

3.1.1 缺乏正确的认识:

部分地区的单位领导和档案管理人员对实行档案信息化管理没有很强的意识, 没有认识到档案信息化管理对单位、对个人、对社会的重要性, 不明确档案信息化建设的根本要求和总体目标, 对实现资源共享的意识不强, 缺乏最基本的创新意识, 认为传统的档案管理方法是安全的、正规的, 并且可以适应工作的发展, 不同意将档案信息保管到网络中, 这就导致了我国的档案信息化建设一直停留在初级阶段。

3.1.2 没有足够的经费:

实施档案信息化管理需要大量的资金投入, 例如计算机设备投入等, 并且得到回报的时间较长, 因此, 没有足够的经费也是影响档案信息化建设的影响因素。

3.1.3 缺乏专业的人员:

在实施档案信息化的过程中, 必须要有专业的计算机人才或者有相关能力的技术人员, 并且还要需要这些人员的具有专业的档案管理技能。因此, 导致了双向人才的缺乏, 严重阻碍着档案信息化的建设发展。

3.2 解决策略

3.2.1 提高思想意识, 改善思想观念:

首先要改变部门领导和档案管理人员的思想观念, 建立对档案信息化建设的正确认识, 高度明确要跟着社会发展, 企业要适应时代发展的要求, 摒弃传统的旧体制、旧观念, 从根本上推动档案信息化的建设。

3.2.2 完善管理制度, 创建规范体系:

实施档案信息化管理不仅需要人员来执行, 也要依靠完善的行业标准进行辅助。只有建立了完善的管理制度, 建立了合理的规范体系, 才能对档案管理人员造成约束, 使工作人员更加认真的去工作, 同时也能为系统的、有序的整理档案资料提供帮助, 切实可行的推动了档案信息化建设向规范化、标准化发展。

3.2.3 培养专业人才, 配备先进设备:

拥有了专业化的档案管理人才, 才能为档案信息化建设提供发展基础, 国家应该加大力度培养拥有专业计算机技术和档案管理技能的人才, 并且配备先进的计算机设备, 保证档案信息化建设中的软件和硬件相互配合, 共同为推动档案信息化建设提供帮助。

总结

全面建设档案信息化是一项长期又艰巨的任务, 实现档案信息化建设不是靠单纯计算机人员和计算机技术就可以实现的, 它需要所有档案管理人员相互配合、共同努力才能实现。因此, 必须要改变企业档案管理人员的思想观念, 建立合理的标准制度, 并且培养专业的档案信息化人才, 才能有效推动档案信息化的建设, 从而为社会提供更好的服务。

摘要：随着科技的不断的进步, 我国已经进入到信息化管理状态, 对档案管理也要求实行信息化的管理。档案信息化管理在我国的信息技术发展中发挥着重要的作用, 通过将现代化的信息技术运用到档案管理中, 从而科学有效的对档案资料进行管理。在科技快速发展的情况下, 推动档案信息化建设已经成为档案管理部门的重点关注项目, 改善传统的档案管理体制变得刻不容缓。下面将具体对档案信息化管理的基本内容和管理原则进行分析, 并且探讨在推动档案信息化建设过程中出现的问题以及解决策略。

关键词：档案信息化,管理,建设

参考文献

[1]方昀, 郭伟云.计算技术对档案信息化的影响和启示.档案学研究, 2010年4期.

[2]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策.档案学研究, 2011年1期.

档案信息化策略 篇2

首先，要深刻了解档案管理的工作体制，对其工作任务进行科学分解，让每一个人都能清楚的了解自己的任务，对档案进行严格的分类、保管、定期检查、修正。建立相应的奖惩制度，大家互相监督，有违反制度者要受到严厉的惩罚，以此来让每个工作人员增强工作意识，提高工作效率。[4]

3.2 加强行政保护

档案信息来源于社会生产与实践，国家经济建设需要国家的行政保护。档案信息的管理随着国家经济发展而不算完善，这就意味着在档案信息管理的同时，还要让国家重视宣传档案信息的重要性，以此来树立档案信息的保密意识，采取一定的行政手段，对档案信息进行保护，同时为安全管理系统指定严格的规范，在保障了制度的前提下可以建立更加强大与安全的信息安全系统。

3.3 增强档案管理人员的素养

尽管管理体制在不断的向现代化、数字化方向发展，但是人员仍然是档案管理系统的核心，对于人员的工作素养及其对档案管理的知识技能必须进行相应的培训。让其在培训中学习档案管理的技术，提高能力，增强素养，提高工作效率。

3.4 营造电子档案网络安全环境

档案中包含大量信息，很多信息都涉及到了公司内部机密以及员工个人隐私，同时也包含重大事件的记录，档案一旦失窃，就会带来难以挽回的损失。对电子档案进行保密，首先就要营造一个安全的电子档案网络环境，防止网络因素对电子信息的侵害。保护网络首先从技术手段进行，提高网络技术手段，以此来保护电子档案的安全性，减少被盗取的可能性。在营造电子档案网络环境的时候，需要升级防范网络XX攻击的技术，将信息安全的隐患降到最少。创新档案管理的技术。单位档案库的信息资源过于庞大，为了方便管理，应当创新档案管理的技术，实现档案管理的信息化、自动化。应用现代化信息技术，对档案文献资料进行系统化、规范化，建立档案管理网络平台，用电子设备来进行数字化的管理

3.5 建设具有现代化特点的档案信息资源管理队伍

档案信息管理需要有专业的人才进行管理监督。在当前的工程中，档案信息来源分散，信息数量庞杂，载体多样，档案管理者需要具有更高的鉴别能力，更快的处理速度，才能提高档案的管理质量。工程档案管理不同于其他的档案管理，在管理中不但要使用到专业的施工技术知识，同时还要对每一个环节有清晰的认识，在管理中熟悉业务发展的方式，企业经营的特点以及建筑行业中的相关政策。信息管理人员需要做到的不仅是管理已存的档案，同时还要为缩短工期，提高工程质量出谋划策，而出谋化策的根本来源，正是在档案信息中进行高效处理得来的。

4 结束语

綜上所述，档案信息资源作为一种重要的资源，国家政治和人民的经济生活中占据了很重要的地位。对档案进行管理，保护档案的安全，是当下经济发展的时候必须做到的。档案信息安全管理工作中存在诸多问题，解决这些问题，需要政府部门建立严格的防范制度，同时让企业提高对档案安全的管理，在技术上逐步提升对档案的管理力度，以此来保护丰富的档案信息。

参考文献

[1]田淑华；；电子档案信息安全评价指标体系研究[J]；北京档案；07期

[2]陈永生，薛四新；数字化档案信息的安全保障体系研究[J]；档案学通讯；期

[3]宗文萍；；档案信息安全保障体系建设研究[J]；档案学通讯；01期

档案信息化策略 篇3

【关键词】林业档案；信息化管理；管理策略

1、目前林业档案管理的现实情况

林业建设对于我国的长远发展而言，有着非常重要的意义。林业档案是林业工作者在科研活动、技术宣传等过程中所保留下来的信息，对于后期的林业建设活动有着很宝贵的借鉴作用，因此，做好林业档案信息管理工作已经是刻不容缓。就目前我国情况而言，由于林业档案的管理兴起时间不长，所以在林业档案管理方面还存在着许多的不足，具体包括以下几个方面：

1）缺乏对于林业档案管理的重视

在我国不少的林业工作单位中，许多档案的工作人员并不够重视档案的管理工作，他们认为档案工作只是常规的将工作记录下来，对于后期的林业活动并没有多大的帮助。所以在工作中，很少主动积极的去使用现代化管理模式，工作效率也不高。

2）档案工作人员的综合素质有待提高

由于档案管理工作未引起应有的重视，所以对于档案工作人员的要求自然也相对较低。林业档案管理中具备专业管理知识的工作人员少之又少，甚至不少档案管理工作人员还身兼数职，所以做起档案管理工作时经常出现不到位的现象，这也不利于我国的林业的档案管理。

3）档案的硬件和环境有待改善

要让林业档案实现信息化管理，那么現代化的硬件设备是必不可少的。但是就目前情况看来，林业档案管理中使用的硬件设施相对较为落后，部分单位并没有专门的档案存储室，应该配备齐全的消防设备、电器等都并未完全到位。

4）档案管理的手段并不规范

由于档案管理中缺乏专业的工作人员，所以在管理中使用的手段也不太规范，对于档案的分类以及档案的存储并没有规范的操作流程，分类起来较为随意，对于后期档案的调用埋下了隐患。

2、林业档案实现信息化管理的有效策略

信息技术每天都在不断的更新，全球已经进入了信息技术时代，实现林业档案的信息化管理，能让档案管理工作更加的快捷、高效、方便，这是新时代下林业档案管理的必经之路，这对于档案工作者而言也是一个新的挑战，如何实现档案信息化管理，具体从以下几个方面着手：

1）增加对于林业档案管理的重视

归根结底，造成林业档案管理中出现诸多问题的根本原因是，单位对于档案管理并不够重视。林业档案对于林业单位来说一笔可贵的财富，单位内部上上下下的人员都应该端正对于林业档案的认知，各部门之间齐心协力，共同配合档案部门做好档案管理工作。

2）加强档案工作人员的综合素质

林业档案的信息化管理最终是要靠档案工作人员来实现，因此，单位必须配备专业的档案工作人员。第一步在面试档案工作人员的时候，就应该选择具备专业知识的人员，具体可以通过笔试以及面试等方式来考核。其次，针对在职的档案工作人员，首先要给其灌输正确的工作理念，让他们清楚的知道自身工作的重要性，从而调动员工工作的激情。另外要加强对于员工的专业技能的培养，通过安排员工参加专业技能讲座，或者定期举办岗位技能培训等多种方式，让员工学习到最新、最系统的信息化管理方法。

3）改善档案的硬件和环境

优良的硬件设备和存储环境对于档案存储而言非常有帮助，林业单位应该提供一个适宜的存储环境，里面配备有相应的消防器材、空调设备等。有一点需要注意，档案室应该保持干燥，避免档案因为潮湿而损坏。与此同时，应该打造一个自动化的办公环境，提供给工作人员优良、新潮的硬件设备，便于提升他们的工作效率。在使用过程中也应该对设备定期进行检修和升级，保证档案管理工作的顺利开展。

4）规范档案管理流程

俗话说“无规矩不成方圆”，要实现林业档案的信息化管理，那么就必须有一套规范的档案管理流程。林业档案部门应该根据自身的实际情况，同时借鉴其他较为先进单位的林业档案管理经验，制定出一套标准、规范的计算机管理系统和档案处理流程，将档案从记录、分类、整理、保存的每一个步骤上面，都应该做到严格规范好，工作中要实行个人责任制，一旦某个流程中出现了错误，能够在第一时间找到责任人，并及时对问题进行处理。

5）加强信息技术的创新力

保持创新意识才能够不断的推动档案管理技术的发展，在国内建立相关的技术研发中心，不断创新出新的管理技术和系统，将“产”“学”紧密的结合起来，学习对方的长处，分享自身的经验，建立和谐的合作关系，共同为林业档案管理提供强劲的技术支持。

3、结束语

科技在不断的发展和进步，实现林业档案现代化信息管理是时代发展的必然结果。就我国目前情况而言，森林占据了我国大部分的国土，做好林业建设对于我国经济的长远发展有着十分重要的意义。现如今我国的林业档案管理工作中还存在着许多的不足，未来还有很长的路要走，档案工作者必须正视自身所肩负的重担，不断加强自身的专业技能，实现林业档案的现代化信息管理，为我国的林业建设作出贡献。

参考文献

[1]安小萍.经济发展环境下林业档案的建设思考[J].现代园艺，2013（12）.

[2]门红.浅析林业档案的合理化利用的重要途径[J].黑龙江史志，2014（18）.

档案信息化建设的实施策略 篇4

1. 档案信息化建设的组织规划

国家档案行政管理部门应加强组织协调, 在认真调查研究的基础上, 制定信息化建设的中期规划和短期目标, 统一管理、统一部署, 加强领导、提高认识, 认真研究、合理规划, 加大投入、配备人才。逐步构建起各地档案信息平台。

2. 档案信息网络建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件, 是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础, 其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。计算机及其存贮技术的发展, 使建立这一网络系统完全可行。建立档案网站, 开展网上利用服务, 利用计算机方便、高效的检索方式来取代原始的手工检索方式, 使档案信息资源的开发利用更迅速、更准确。

3. 档案信息资源建设

(1) 建立标准化档案数据库。数据库建设是所有工作的基础, 是网上档案信息生存的前提。因此, 应重视标准化数据库的建设, 认真细致地建立一个高质量的数据库系统。必须按照不同的需求组织各类档案信息, 使其形成有序的信息群, 最大限度地为用户提供其所需要的信息。除了要有一套统一规范的档案数据库标准外, 还要求存档的档案信息必须完整和规范, 系统界面友好, 信息查阅方便快捷。

(2) 档案信息数字化建设。面对信息化社会存在的大量信息, 人们迫切要求实现快捷、及时的信息获取与传递以及连续一致的信息管理。作为社会信息资源中心之一的档案馆必须顺应社会的需求, 加强档案信息资源的开发, 加快档案信息化的进程。信息技术的飞速发展使档案部门实现了从传统的对档案实体管理向以档案为载体的信息管理的转变, 从传统的手工管理向计算机管理转变, 从而可以全方位、高质量地揭示档案信息的内容, 高效率地为社会提供服务。

4. 档案信息标准化建设

标准化建设是档案信息化工作的重要基础和必要条件。计算机及网络技术普及应用范围的日益广泛, 使电子文件格式多种多样, 相应增加了其管理难度。因此, 必须加强对相关标准、规范的研究, 适时提出比较成熟的行政立法建议, 推动相关配套行政规章的制定和完善, 使档案信息资源的有序整理、档案信息数据库和资源的开发利用等都在相关的标准规范下实现, 进而上升为广范应用的国家标准。2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准, 这些标准的制定为建立电子文件管理系统提供了基础。

5. 档案信息安全保障体系建设

档案信息的安全保护和有效利用, 是档案工作最基本的两项任务。档案的安全保管, 关系到国家档案文献遗产和历史文化的长久传承, 关系到国家核心信息资源的有效控制。只有在充分保障档案本体和档案信息绝对安全的前提下, 档案事业的其他各项工作才能顺利发展。因此, 档案部门在加强档案信息化建设的同时, 应加强档案信息安全保障体系建设, 防止档案信息的失密、泄密。要加强对计算机等硬件设备和软件系统的管理;加强数据库管理, 采取双机备份等有效技术和措施, 重要数据的备份应纳入国家信息安全防范与应急中心统一的备份系统, 确保数据安全;做好档案信息的密级划分, 涉密档案一律不上互联网, 机密级以下的档案信息可上公务网传输或运行, 可对外公开的档案信息应通过互联网档案网站提供社会服务。

6. 加强档案管理人才队伍建设

现代社会已进入信息时代, 档案作为信息资源的组成部分, 客观要求其管理人员必须具备信息意识。档案信息化建设的背景下, 档案管理人员应提高业务能力, 熟练掌握收集、整理、鉴定、保管、统计、信息开发的原则和方法, 了解与档案相关的多学科知识和应用技能, 学习与档案管理有关的计算机、网络技术知识, 适应信息化需要。同时, 要加强在职人员的培训, 使其尽快熟悉现代技术在档案管理工作中的运用, 从而有效促进档案信息化的建设。

参考文献

[1].张峰.姜兴关.信息化对档案管理的挑战及对策[J].山东档案, 2000.6

档案信息化策略 篇5

1、总体思路和基本原则

1.1总体思路

“十二五”期间我区档案信息化建设的总体思路是：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，解放思想，勇于创新，抢抓机遇，注重实效，紧紧围绕我区“十二五”国民经济和社会发展需求，依托我区电子政务的建设，以档案信息网络化建设为基础，以档案资源数字化建设为核心，加快推进档案资源数字化、信息服务网络化的进程，全面提高全区各级档案部门信息化管理水平，满足社会和公众日益增长的档案信息需求，大力促进档案事业与社会各项事业协调发展。

1.2基本原则

（1）从全局出发，重点档案和特色档案优先建设

从长远考虑，优先对于重点档案进行建设，明确工作重点，把握轻重缓急，同时兼顾特色档案的建设，集中人力、财力和物力加快建设步伐。

（2）从实际需求出发，考虑公众利益

档案信息化建设必须着眼于服务中心、服务大局，结合人民群众日益增长的档案利用需求，以利用促开发。要把电子文件中心建设与推进政务信息公开、档案信息资源的开发利用与信息资源整合等内容作为档案信息化建设的落脚点，让社会各界和广大群众感受到电子政务、档案信息化建设的便捷与实惠。

(3)保障档案安全基础上，勇于工作创新

要重视新形势下的档案信息安全工作，主要采取预防为主的手段，通过先进的加密手段，防止电子档案信息的泄露，同时加强档案管理人员的专业培训，提高管理人员的安全意识，要建立健全创新机制，鼓励广大干部职工为档案信息化建设提供新的思路。

2、发展目标

总体目标：按照科学发展、绿色发展、和谐发展的要求，努力提高全区档案信息化整体水平。充分利用全区电子政务平台建设的机会,逐步实现已公开现行文件和档案信息网上查询服务。在加强档案信息网络建设的同时，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界的档案利用需求，为全区的各项事业提供积极地帮助。

阶段要求：

（一）2011—2012年，我区档案馆全面建成档案信息网，建成与政府网络相配套的电子数据库。

（二）2012—2013年，我区档案馆建成电子档案中心，为政府等重要部门提供有利的数据支持。

（三）2013—2015年，我区档案馆全面完成数据库建设，初步建成数字档案馆。

3、主要任务和实施计划

按照全区电子政务建设的统一规划，重点建设为党政机关、社会各界服务的数字档案馆及与电子政务相配套的数据备份基地，实现全区互联互通的公开档案信息网络系统，全面完成档案馆数据库建设。

（一）档案基础设施建设

全面提高我区档案馆计算机和网络技术的应用水平，实施文档一体化和馆室一体化管理模式。认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505—2002）等标准，在全区推广应用符合档案工作业务规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设规范标准的档案管理软件。根据我区实际情况，预计到2015年，全区各类档案保管机构90%以上实现计算机管理档案。

（二）档案资源信息化建设

我区档案馆依托全区的电子政务内（外）网平台，加快电子文件中心的建设，及时接收电子文件和电子档案，为政府和社会各项工作提供服务。预计到2013年，我区档案馆初步建成电子文件中心，在全面建成网上文件中心和电子档案备份基地的基础上，完成电子档案中心建设。

在档案信息网的建设方面，预计到2013年，我区档案馆全部完成局域网和档案信息门户网站建设。预计到2014年在档案信息网站上建立“网上文件中心”。

（三）全区各级机关、团体、企事业单位档案资源信息化建设

在“十二五”期间我区各级机关、团体、企事业单位在档案馆移交档案时，除文件级机读目录外，应同时提供档案的电子版本。加强对列入接收进馆范围的机关、团体、企事业单位电子文件和电子档案归档范围的监督和管理。加强对电子文件的采集、积累、鉴定、著录、归档，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效地得到收集，并实现向我档案馆移交。

此外，我区各级机关、团体、企事业单位档案保管机构要将档案数字化作为档案信息化的基础工作，作为为政府和社会服务、提高档案工作效率的重要手段，在2015年前完成重

要或利用率较高的档案数字化工作，与我区档案馆共同建成现行文件全文数据库。

（四）档案信息化法制建设

在“十二五”期间，我区要加快研究制定适合我区实际情况的档案信息采集和整理、档案信息公布、档案网站建设与管理以及数字档案馆建设发展等档案信息化标准规范。这项工作，力争在2013年初完成，以推动全区档案信息化建设有序开展。

（五）安全保障体系建设

为了建立我区档案信息安全保障体系，我区档案局要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全：加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效；要进行档案部门的内部局域网与外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥等管理，使用网络行为控制系统，确保档案信息网络传输的安全。

此外，还应加大档案业务人员档案信息化和电子政务知识以及计算机应用新技术、新设备、新方法等的培训，提高其掌握和运用现代化技术的技能。

内江市中区档案局

档案信息化策略 篇6

【关键词】行政机关；档案信息化管理；网站；数字化

一、行政机关实现档案信息化管理的必要性

档案信息化管理是通过对传统档案管理方式进行改变，更侧重于档案服务工作，而且通过对档案信息进行分类，加工和整理，并对信息进行整合和提取，从而进一步提高档案管理的高效性。长期以来我国传统档案管理工作中，不仅查询效率较低，而且一旦对档案进行修改，流程十分繁琐，但通过档案信息化建设能够有效的弥补传统档案存在的不足，不仅档案信息保存更为便捷，而且更易于对档案进行修改，对档案信息查询更为快捷。而且利用网络技术档案信息能够实现快速传递，有效的提高了档案的利用效率，档案管理成本有了较大程度的降低。

目前部分行政机关档案管理工作中仍采用手工的形式，这种操作模式工作量较大，而且工作效率较低。即使部分机关档案管理工作中引入了信息技术，但只是将一些基本的信息输入进系统中，部分查找和搜索工作仍需要手工进行操作，档案信息化水平较低。当前行政机关倡导无纸化办公，这也有效地促动了档案信息化建设工作，行政机关加快改进档案管理方式，推进档案信息化建设进程，从而实现真正意义上的档案信息化管理。

二、行政机关档案信息化管理的具体策略

（一）做好具体规划

行政机关在档案信息化建设工作中，需要根据自身发展战略来对档案信息管理的规划进行部署，要与行政机关办公模式相结合，准确进行定位，确保制定的档案管理信息化目标与行政机关自身的特点相符，以便于更好的推进行政机关档案信息化的健康、持续发展。另外，在当前行政机关档案信息化管理工作中，还要对实际效果进行重视，侧重于机关档案管理的灵活性和延展性，协助好信息服务工作，从而为行政机关档案信息化管理提供更好的发展空间。

（二）建立高效档案信息网站

行政机关档案管理信息化建设工作中，需要建立健一个高效、实用的档案信息网站，利用网而模式来为人们提供资档案信息服务。档案网站内容能够及时进行更新，有效地保证了档案信息网站内容的丰富性，而且所涉及的覆盖面也会进一步扩大，有利于档案信息利用效率的提高。在档案信息网站上进行档案信息搜索、查询及直接使用实时文件，不仅能够给档案利用者带来更多的便利性，而且有效地提高了档案服务的质量。在行政机关传统档案管理工作中，档案使用需要亲自到档案部门进行档案搜索，存在着人力和时间上的浪费，这也使档案信息网站已全面开始取代传统的手工档案管理模式。同时行政机关档案管理部门还可以通过电子邮箱来为档案使用者提供咨询和服务。从以上内容中可以的体现出档案信息化管理的特色，更突出的将档案数字化管理的重要性体现出来。

行政机关档案信息网络建设工作，在构建档案管理体系的同时，还要注意将其与管理体系的有效融合，从而形成一套完整的管理信息系统，并将各部门的信息进行有效综合，使其在网站中进行体现，加快实现档案信息资源的共享。

行政机关的档案信息网站应使用高效的检索系统，并在计算机技术上不断加强，以保证档案信息网站的安全性。在软件的选择中也注重质量，软件产品应是立足于现在，着眼于未来的明星产品，这些软件必须符合国内外的认证标准，同时与计算机硬件提供厂家沟通，获得技术上最好的之处，确保升级服务及时，缩短重新建设的成本。并在应用过程中考虑网络速度，传递方式以及响应的时间等等。

（三）加大力度推进档案信息资源数字化建设

进行档案信息化建设的重要基础就是档案信息资源的数字化建设，它确保了档案原件的保护模式。先进信息手段应该展现在档案数字化的建设中，要把原始档案建设成数据库的目录库建设，及全文数据建设。并及时更新数据库内容，公开发布，为人们提供便捷的服务。要重点分析档案资源数据的分析整理，显现重点内容，逐步解决问题。最终达成一个先进的档案管理信息资源数字化建设模式。

（四）重视行政机关档案信息化建设的标准与规范

行政机关档案的建设必须注重其标准与规范，这是建设中重点内容之一，也是展现一个单位档案管理是否达到现代化水平的重要内容。档案管理信息化在行政机关中运行就必须要根据自身机关特点及内部管理标准来执行，并且在运行过程中查缺补漏，不断完善信息化体系建设。不仅要符合国家的标准，又必须要在实践运行中便捷、精确。并对档案信息化建设的具体各项实施内容制定统一标准，例如对数据库中各种软件内容以及格式都制定统一规范等，防止在资源共享后由于格式等原因不能进行读取以及共享等问题。

（五）努力提高行政机关档案管理人员的素质

档案信息管理人员必须要及时更新管理理念，通过继续教育的培训，调整管理人员工作心态，使其注重自身专业素养的提升，并加强学习新知识新内容，跟上时代发展的步伐，并且要在计算机网络技能操作上精通，要让管理人员实现对繁琐的网页信息进行分类、索引以及高效的管理，以为广大使用者提升使用效率，并把档案信息内容发挥到最大价值，满足使用的最大需求。

三、结束语

行政机关档案信息化管理工作的开展是一项长期性和系统性的工作，需要在实践工作中注意经验的积累，通过不断学习和来加快推动档案信息化管理的实现，为人们群众提供优质的档案服务，更好的提高档案的使用效率。同时档案管理人员还要不断强化自身的综合素质，在管理工作中进行不断创新，使档案信息资源能够更好地为社会发展和建设服务。

参考文献

[1]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012-03-25.

浅析信息化电子档案管理策略 篇7

关键词：信息时代,社会发展,电子档案,管理,电子研究

1 关于电子档案特点及其应用模式的分析

(1) 我们所处的时代是高度化的信息发展时代, 在我们的日常生活中, 电子计算机已经成为了必要的角色。在社会发展过程中, 通过对电子计算机及其现代通信技术的协调, 更有利于提升信息技术的应用效益, 在此基础上, 催生了一系列的社会需要。电子档案就是在这种背景下孕育而生。

电子档案的定义, 就是生活过程中的具备工作价值及其继承价值的电子信息数据集合体。其需要进行计算机系统的处理并且进行机读材料的有效存储, 从而保证电子档案的形成, 相对于传统的纸质档案技术形式, 其存储及其管理方式是不同的, 这就给予档案管理巨大的挑战, 也就需要引起相关档案工作者的重视, 认识到电子档案管理工作的必要性, 认真的协调电子档案管理的各个环节, 保证现阶段电子档案管理工作的有效开展。

相比于传统的纸质档案模式, 电子档案具备的特点更加的明显, 并且其具备更高的优越性, 其文件记录方式是多样化的, 其变化形式是非常大的。一般来说, 传统的档案管理工作都是需要档案人员进行操作, 其工作效率是比较低的, 并且受到传统归档方法的限制, 其检索查阅起来也是不方便的, 难以进行档案作用的有效发挥。电子档案的出现, 改变了传统的信息承载介质模式, 通过对计算机环节的协调, 更有利于档案的存储归档模式的开展。

(2) 相对于传统的纸质档案, 电子档案信息是更加方便化的, 其涉及数字技术的应用。在其应用过程中, 电子档案需要进行数字编码形式的工作, 进行内容载体的记录, 这一系列的信息都储存在这些光盘或者磁盘等载体上, 比如光盘载体上的信息斑点都是利用激光进行刻写的。当然, 为了提升其应用效益, 电子档案信息需要做好压缩编码或者其他加密工作, 这就需要进行解压、解密工作的开展, 进行其内部存储信息的获取。

电子信息的应用对于元数据及其背景信息的要求是非常高的。电子档案的元数据必须进行文件信息的依附。否则无法进行电子文件原貌的恢复。电子档案的前身是电子文件, 里面的背景信息的补充需要引起重视, 避免档案的不合理的利用。

(3) 通过对电子档案特点的分析, 电子档案具备独特的优越性, 通过对电子档案的应用, 可以更好的进行档案管理人员劳动强度的减轻, 更有利于提升其工作效率。在社会高度发展的今天, 通过对信息网络系统的升级, 更有利于提升档案归档工作的效益, 有利于其管理方式的快捷化, 有利于其信息的良好应用, 解决了检索查找、归档等的麻烦, 减轻了工作人员的自身压力, 提升档案工作的整体质量, 保证了档案管理工作的良好开展。

通过对档案管理的电子化的管理, 更有利于实现文档的保密性。在传统的纸质档案应用过程中, 档案的查阅是需要进行整卷利用的, 虽然要进行一部分文档资料的查阅, 但是查阅者往往要进行整卷档案内容的观察, 这就难以保证文档管理的整体保密性。通过对电子档案的电子化的管理, 可以克服该缺点, 更有利于档案文件的保密。

(4) 通过对电子档案的微机管理, 更有利于实现档案管理工作的应用质量, 档案工作的查阅及其适用, 其档案的查阅及其适用工作的开展, 提升其文档卷宗的整体质量。在文书立卷工作中, 立卷人需要根据自己的理解来进行操作, 其要求立卷人对立卷标准的尺寸给予统一性的要求, 否则必然影响到案卷的整体质量。如果不能控制好上述工作, 就严重影响了日后档案的查阅及其适用工作。如果进行档案管理的微机管理工作, 就非常有利于电子化档案的管理, 将档案人员从繁重的整理工作中解脱出来, 发挥更多的时间及其精力在档案开发利用中, 更好的进行文书档案的工作质量及其利用效率的提升, 保证了文书档案的更有效的价值。

2 电子档案控制管理环节的优化

(1) 在电子档案的管理过程中, 进行体制的更新是必要的, 这涉及到各个档案管理制度的细节环节, 需要保证这些环节的协调发展。通过对文件管理前期指导及其控制措施的协调, 更有利于提升档案部门的应用效益, 有利于文件的有效查阅利用, 有利于档案部门的统一化的监督及其指导, 保证其科学化、合理化、统一化电子文件归档管理工作的开展。

为了保证电子档案的良好工作, 进行电子档案的转换性的控制是必要的, 从而提升电子档案的保密性。在日常工作中, 为了满足不同业务的需要, 电子文件可能要进行载体的转换应用, 这里面涉及到文件的自身字体、格式等, 不利于保证电子文件的原始性, 虽然保持了其真实性, 但是不能达到计算机的文件保护的作用。

如果仅仅进行文档的只读及其电子文件的加密应用, 是不利于进行电子文件的有效保护的, 这涉及到计算机系统的信息独立应用性, 这种特点与计算机的整体应用环境是密切相关的, 总的来说, 系统的信息变动是非常简单的, 经过修改后, 也有利于新型文件的形成, 并且让人看不到其变动情况。如果这些电子档案文件出现问题, 又没有进行相关的备份, 就可能出现数据修改后, 无法进行还原的情况, 有必要实习电子文件的备份工作, 从而提升电子档案的整体保密性, 这也就是说, 要进行电子文件的备份存档工作。

(2) 这就需要进行电子档案的管理及其控制, 做好这两个环节的协调工作, 需要给予工作人员相关的操作职权, 并且做好这些权限的审核工作。在职权的认定过程中, 需要做好系统的注册登陆工作。这涉及到拷贝及其回收管理工作, 从而满足使用者的自身需要, 保证权限确认工作的良好开展, 提升拷贝制作工作的效益。在这个环节中, 需要辩证的认识存储信息的整体拷贝应用, 避免拷贝资料出现再复制的情况, 这些环节的开展, 都是为了提升电子档案的整体安全性, 有利于电子档案信息的良好管理及其控制, 保证系统的跟踪监控环节的协调, 实现其整体记录的优化。

为了满足现代化工作的需要, 进行档案管理队伍体系的健全是必要的, 从而适应当下电子文件体系不断健全的今天, 提升电子信息管理、档案管理等的效益, 提升档案管理人员的整体应用素质, 进行多渠道的技术及其管理人才的引进, 进行高素质、高思想等人才的引进, 认真的做好文书及其档案工作, 保证档案人员的专业化的培训工作, 进行优秀电子档案管理人才的积极培养。

在现阶段电子档案管理过程中, 推动档案信息化建设是必要的, 这需要抓好档案的数字化应用体系, 提升信息化工作水平, 进行电子档案管理工作的效率优化。这离不开对电子档案自身特点的分析, 离不开对计算机网络技术的应用, 离不开对电子档案自身硬件的控制, 从而提升软件建设的综合效益, 保证电子资料管理工作的开展, 电子文件内部各个环节的协调, 电子档案管理人员的自身应用素质, 顺应这下时代的发展, 向社会提供积极有利于的电子档案管理技术。

3 结束语

高校档案信息化管理有效策略研究 篇8

关键词：高校档案,信息化管理,策略

一、高校档案信息化管理的意义

(一) 高校档案信息化管理提升了档案管理工作的效率。在高校的档案工作中实现了信息化管理后, 就使得档案的管理具备了很强的时效性。在信息化的管理下, 管理人员可以通过网络技术实现快速的录入检索和使用档案, 以及在进行对电子档案的收集时实现资源的共享。在档案被录入到电脑之后, 通过加工档案的信息就可以有效地减少对二次文献的加工时间, 极大地提升了档案管理工作的效率。

(二) 高校档案信息化管理实现了档案资源的共享。在档案管理工作中建设信息化管理, 其核心就是对资源共享的建设, 目的就是为了通过对信息技术的利用来提高档案管理的水平, 以此来实现档案信息的资源共享。在高校的档案管理工作实现信息化之后, 有效地提升档案信息利用率的同时, 也能有效地拓宽档案的使用范围, 更加方便校内科研人员的开发利用, 从而进一步地提升了档案信息的资源利用空间。

(三) 高校档案信息化管理推动了管理模式的改革。在高校档案管理的传统模式下, 档案资源往往是呈封闭状态的, 也是很少会被公众所使用的, 因此对档案的管理也仅限于简单而原始的保管工作。但是随着高校教育事业的快速发展和高校档案作用的日益凸显, 在信息化的管理模式下, 对过去原始手工管理式的方法进行了改变, 在对档案自动化以及智能化的充分利用基础上, 实现了对高校档案管理工作模式的有效改革。

二、高校档案信息化管理的建设困难

(一) 高校档案信息化管理在筹集资金方面的困难。在高校的档案信息化管理中, 资金的投入较大以及筹集时的困难已经成了当前普遍的一个难题。高校要想实现信息化的管理, 就需要增加计算机打印机等信息化设备的数量, 还要投入建设相应的网络系统和安全系统以支持信息化管理的安全运行, 因此就需要大量的资金投入。除此之外, 由于电子产品的更新速度较快和维护的费用较高等因素, 导致了在后续的维修和升级过程中仍需要较高的花费。相反, 高校的教育经费却没有得到相应的增加, 这就导致了其在资金的筹集方面面临着很大的困难。

(二) 高校档案信息化管理在管理队伍人才方面的困难。由于档案信息化管理是需要档案人员具备高水平的思想观念和专业技能, 以及对计算机熟练的操作能力, 因此, 档案管理人员在精通相关档案知识的同时, 还要能够熟练地使用计算机以及具备较高的信息判断能力。但是由于受到传统档案管理制度的束缚, 管理人员的待遇较低, 高校对他们的岗位管理也比较松散, 因此很容易造成优秀管理人才的流失, 直接影响了高校在档案信息化管理的建设。

(三) 高校档案信息化管理在迅速取得成效方面的困难。在高校的档案信息化管理建设中, 不仅需要录入整理现有的档案资料, 在技术手段的支持下将各类照片数据等实体转换为电子的档案, 还需要按照要求通过文档的处理软件将数据进行规范整理, 为使用者在检索时提供便利。除此之外, 还要做好远程的信息服务工作, 为用户提供可以进行网上资源共享的平台。因此, 高校档案信息化管理的建设任务重, 而且还需要长期的完善过程, 在快速的取得成效方面尚有欠缺。

三、高校档案信息化管理的有效策略

(一) 对档案信息化的基础设施建设进行加强。高校在档案信息化的管理中, 应该加强对基础设施的建设。这就要求高校应当将对档案信息化的建设纳入到学校的总体发展规划中, 从政策上保障资金的投入, 强化档案信息化的基础设施建设。除此之外, 高校还要重视对档案管理人员计算机水平的培训, 提高管理人员的知识水平和应用技能, 以保证档案信息化系统功能的良好发挥。高校也应该加大对内部局域网的建设力度, 实现办公网络与档案系统的对接, 推进档案管理工作的数字化进程。

(二) 对档案信息化的资源建设进行加强。高校在档案信息化的管理中, 应当重视对信息资源的建设。这就要求高校在充分利用信息化档案管理的软件基础上, 分步骤而且有重点的实现档案信息的数字化。要想取得信息资源的有效建设, 高校应当坚持将学校各个基层单位需要按年归档的文件目录档案部门的要求基础上, 进行档案网络管理系统的直接录入。采用这样的做法, 不仅能够明显地减少档案管理部门日常归档的工作量, 又能保证学校各个部门的档案文件在录入到档案信息库时及时和完整。在为单位员工了解工作情况提供极大便利的同时, 又促进了档案信息资源的网上共享。

(三) 对档案信息化的管理应用系统建设进行加强。高校在档案信息化的管理中, 还要加强对档案管理应用系统的建设。既要能够满足高校工作的需要, 还要紧跟信息技术的发展趋势。这就需要高校要坚持进行档案管理软件的大力推广, 提高档案管理的应用技术和水平, 为档案信息资源的共享和交换创造良好的条件。此外, 高校还要对档案信息建库入网的工作进行加强, 要做到将档案数据库纳入高校的办公网络总体格局中, 逐渐实现高校档案数据库的构建。最后, 高校还要充分的利用校园网络信息平台, 通过档案网站的建立有计划地实施档案目录和现有文件目录的上载以及开放使用, 还要在此基础上积极采取措施为网上查询和使用提供更便捷的服务。

参考文献

[1]肖金良.高校档案信息化建设探析[J].兰台世界, 2009 (16) .

[2]邓宝瑚.高校档案管理信息化建设[J].科技文献信息管理, 2008 (13) .

[3]杨海波.论高校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济, 2008 (18) .

档案信息化策略 篇9

一、转变观念更新设备为医院人事档案信息化建设创造有利条件

信息化作为档案管理实现质的发展的一个重要标志, 其主要目的就是为了通过开发并应用信息管理系统, 进而充分发挥其即时性、快捷性与动态性, 从整体上提高医院人事档案管理的效果。实现医院人事档案管理工作的信息化, 首先要转变观念, 肯定医院人事档案信息化建设的意义与作用, 而这些都对医院人事档案的管理人员提出了更新更严格的要求。其一, 医院人事档案管理人员必须时刻保持客观的积极向上的心态, 保持良好的学习态度, 敢于创新, 并通过不断创造出更加有力的条件来实现信息技术的充分运用;其二, 必须积极引导医院内部众多档案管理人员, 乃至医院领导逐步形成重视医院人事档案管理工作的意识, 以实现对医院内部人事档案资源的统一、系统化管理, 本着“以人为本”的原则, 从全局出发, 兼顾各个方面以积极做好新时期医院人事档案管理工作, 最终全面激发出每位医院人事档案管理人员的工作自觉性与积极性;其三, 需让所有的医院人事档案管理人员明白, 医院人事档案管理工作并不像表面上看得那么轻松, 不是一蹴而就的, 需要从实际出发, 循序渐进, 紧随信息技术的发展脚步, 将那些有利于提高医院人事档案管理水平的信息化技术充分应用到医院人事档案管理实践中, 并综合考虑到医院人事档案实现信息化管理在管理内容与系统化建设等各方面同传统管理模式相比存在的不同, 并对其存在的各种问题进行总结, 进而提出针对性的解决办法, 为医院人事档案的信息化管理建设的有序开展提供必要的保障。

二、构建医院人事档案信息数据库为医院人事档案信息化建设提供资源保证

(一) 建立完善的基本档案信息数据库。即最基本的医院人事档案信息, 包含医院内所有职工的基本信息, 如姓名、性别、学历与参加工作的时间、岗位名称、工资以及各种奖惩记录、保险、健康体检等信息, 是每个医院内部人事档案所必须有的内容。

(二) 构建医德医风考评档案信息数据库。在医院中, 一个医护人员的医德医风可谓是对其总的综合素质评价的客观依据。故在医院的人事档案中, 必须将医院每天有关医德医风的考评情况、患者投诉情况、患者对服务的满意度与患者的回访以及医生处方的合格情况等信息纳入到医院人事档案中, 以真实地记录每位医护人员的工作作风, 并将其考评结果与年终奖金相挂钩, 以全面推动医院内部人事档案管理的信息化。

(三) 构建专业技术数据库与医院人事档案接收、查阅数据库。作为一名医护人员, 必须要在其人事档案中反映出其专业技术水平, 故医院人事档案管理人员必须就各医务员每年进行的一些新业务技术、科研立项与重大技术的创新、进修学习以及论文发表等相关情况纳入到该医务人员的人事档案中, 通过几年的医院人事档案资源积累以后, 就可通过查阅其医院人事档案了解到该医务人员平时的业务能力与发展的潜能, 从而有利于医院建立专业技术团队与科研创新小组, 为逐步提升医院的医务水平与技术水平提供一定的人才支持。同时, 还需构建医院人事档案等级与整理制度, 将那些收集来的医院人事档案材料的名称、收集时间与查询、利用等情况录入到数据库中, 以逐步引导医院人事档案材料的接收、管理与利用工作更加规范有序。

三、创建科学的管理模式为实现医院人事档案的一体化管理打好基础

在医院人事档案管理信息化建设的实践中, 为有效地明确各医院人事档案管理人员的具体责任, 保证医院人事档案信息化管理系统与信息的安全与规范, 还需从管理角度入手, 创新管理模式, 最终实现医院人事档案的一体化管理。首先, 需逐步完善医院内部人事档案管理的各项制度。从本质上说, 一个科学合理的制度是确保人事档案实现信息化管理的一个重要保障, 它不仅要符合国家相关人事制度改革发展大局和我国医疗改革新政策, 还必须仅仅围绕医院自身在内部人事档案管理中所表现出来的特殊性, 以构建出更加完善的《医院人事档案管理制度》, 进而提出《医院人事档案资源信息管理办法》, 为医院各项人事档案管理工作提供一个切实的制度保障。同时, 在医院人事档案信息化建设进程中, 还必须逐步强化对其过程的管理, 通过借助科学化管理办法来逐步强化对医院电子人事档案的有效管理, 以保证医院人事档案信息资源的完整性、有效性与安全性, 实现医院人事档案信息资源的互通与共享, 并在借助各类计算机先进技术与网络技术的基础上, 有序完成医院人事档案管理工作的各项业务, 如建档工作、归档工作与档案综合查询工作、档案借阅工作以及档案借出、盘点、处理、转出等各项工作, 真正实现医院内部人事档案信息资源的接收、传送与存储、使用以及管理工作的一体化, 最终赋予医院人事档案管理一体化的服务功能。

参考文献

[1] .刘承志.韩瑛.吴蔚等.医院人事档案的信息化建设[J].中国病案, 2011.12

实现医院档案管理信息化策略分析 篇10

关键词：医院档案,管理信息化

网络的不断发展, 医院档案管理工作也逐渐与信息化要求接轨, 融入信息化技术之后的医院档案管理工作更加规范更加合理, 实现了档案信息获取、登入、处理、使用的数字化, 这种网络管理模式取代了传统的纸质管理方式, 并充分发挥网络优势, 达到资源共享的目的, 提高了医院档案管理工作的效率。在此新形势面前, 必然要面临一场划时代的变革。本文就实现医院档案管理信息化策略进行分析。

一、当前医院档案管理存在的问题

1.档案资料落后, 没能及时更新

档案管理工作是对使用部门的经营情况进行统计整理的过程。市场经济的发展以及体制改革进程的加快, 社会生产生活的内容也相应地发生变化, 档案资料的内容也会随之变化。这就要求更新档案资料的数据。从档案资料的实际情况来看, 由于档案管理经费有限, 加之管理人员素质不高, 影响了档案资料的完整性和准确性。

2.档案管理制度不健全

许多医院对纳入档案管理的内容没有明确要求和统一的管理标准和模式, 也没有制定统一的立卷归档制度。目前多数医院尚未将档案管理纳入目标考核, 致使档案收集效率不高, 档案不齐全。

3.档案信息资源建设滞后

档案信息资源建设严重滞后是制约档案信息化建设的重要因素档案信息化建设的最终目标是实现档案信息的社会化, 即档案资源的社会共享。档案资源建设作为实现档案资源共享的基础, 在具体实践中受档案法规不完善, 相关制度不健全, 宏观规划与协调机制欠缺, 馆际交流缺乏, 档案鉴定工作流于形式, 档案工作认识局限等多方面因素的共同影响, 形成了一方面馆藏档案数量增加致使档案库房紧张, 而另一方面大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房的局面。这个矛盾解决不好, 势必会影响档案信息化建设的健康发展。

二、实现医院档案管理信息化策略

1.加强组织领导

为加强医院信息化建设与管理, 推进医院信息化建设进程, 我院成立院领导、各相关部门负责人组成的信息化建设领导小组, 由院长担任组长, 指定分管院长具体负责, 对医院信息化建设进行总体规划, 定期研究、审核、协调、部署医院信息系统建设过程中的问题及重大事项。并设立信息科负责信息系统建设工作的具体实施, 档案管理部门全程参与, 为医院信息化建设提供组织保障。

2.精心规划, 分步实施, 积极稳妥地推进医院信息化建设

实现档案管理的信息化是一项长期的系统工程, 并非一蹴而就, 需要制定总体规划、分步实施, 并且随着信息技术、医药卫生技术及医院的发展而适当地调整。为此, 医院根据卫生部《中医医院信息系统基本功能规范》以及相关部门行业标准, 围绕医院年度工作目标和中长期发展规划, 制定医院信息化建设年度计划和中长期发展规划。同时在实施每一具体步骤时, 制定出详细的方案, 并经过充分论证后方可实施, 不断加强医院信息化建设的深度和广度, 提高医院管理信息和医疗信息处理的自动化程度。同时根据医院信息化建设进和适时出台《电子公文处理试行办法》, 建立健全电子公文处理系统和管理、帐户与系统安全管理、电子公文的办理、电子公文归档与销毁等相关规定, 有效促进了相关电子公文归档等工作的规范性和及时性, 逐步将医院建设成一个全面的数字化医院。

3.多措并举, 保障安全, 确保医院档案信息系统高效稳定运行

(1) 建立信息安全管理小组。领导小组由院领导及相关部门负责人组成, 并在信息科设专职系统管理员, 在综合档案室设专职档案系统管理员, 各科室设兼职信息安全员, 确保各项部门信息系统安全运转。

(2) 加强网络安全管理。一是内外网的物理隔离。加强医务人员信息技术培训以及规章制度的宣贯, 同时定期和不定期对各终端工作站进行安全检查。二是安装网络版杀毒软件, 定期查杀病毒否, 对服务器及工作站操作系统及时升级。三是在数据库自动备份的基础上, 实现异地备份, 并建设数据库同步复制系统, 引进数据库安全管理系统, 确保信息数据库的高可用性和高安全性。四是通过光纤专线与医保中心、上级主管部门进行数据交换, 并设立防火墙及入侵检测系统, 保证数据的安全。

(3) 认真落实应急预案。确保在特殊情况发生时, 以最快时间进行数据及系统的恢复, 减轻和消除突发事件造成的危害和影响, 将各种损失降到最低程度, 妥善处理系统故障期间患者就诊和治疗问题, 维持正常的医疗秩序。

(4) 实施权限控制。医院信息系统实施用户权限、密码管理, 着手开展密码加验证卡双重登录验证建设工作, 加强用户的安全性。并对关键操作进行日志记录, 加强监控管理。

三、结束语

随着我院信息化建设的深入, 数字化设备的广泛应用, 信息管理系统涵盖我院管理各个领域, 档案管理信息化的深度和广度不断推进, 成效突显, 如通过开发利用信息档案, 为医院管理层提供实时动态信息, 为管理调控和决策提供依据, 方便决策层对各种管理和业务信息进行了实时监控、有效分析和科学决策;使繁复的临床医疗工作提速, 提高了管理调控的效率, 促进了医疗质量的提升, 让患者和员工切实感受到档案信息化带来的便利。但档案信息化管理任重道远, 需要我们不断探索, 不断创新, 不断完善, 才能紧跟时代发展的步伐。

参考文献

[1]刘文斌.加强医院档案管理信息化建设的综述[J].科技信息, 2013, (21) :228.

[2]秦成君.医院档案信息化管理研究[J].办公室业务, 2013, (7) :149, 151.

档案信息化策略 篇11

[关键词]档案信息；资源管理；开发利用；策略构建

引言

档案信息资源紧密联系着社会工作的历史、现在和未来。近年来，档案信息资源的服务职能日益凸显，促进了社会信息资源的流通。因而，档案信息资源的深度开发和利用成为社会广泛关注的焦点之一。科学构建档案信息资源的开发和利用体系，必须在把握其重要意义的基础上，理清过程中存在的突出问题，为探寻策略构建道路夯实理论基础。

一、开发和利用档案信息资源的重要意义

任何一个社会单位的档案信息资源，都是社会总体信息资源的重要组成部分。档案信息资源的开发与利用，关涉到社会单位信息系统的构建，同时关系到公民信息权的保障。因而，档案信息资源的开发和利用，对于社会、单位以及公众都具有重要意义。

（一）提升档案利用水平，发挥档案利用价值

传统的档案管理观念认为，档案信息资源不过是一堆久蒙浮尘的故纸，其开发利用也不过是掸去故纸堆的尘土。这一观念严重曲解了档案信息资源的价值。档案中所涵盖的信息资源，既可以对未来工作进行启发和指导，又能够以先前教训为日后提供前车之鉴。科学开发和利用档案信息资源，不仅可以提升档案管理水平，而且能够最大程度发挥档案的可利用价值，真正做到以史鉴今。

（二）拓宽信息资源渠道，增强单位软式实力

档案在国家各类信息资源中具有举足轻重的地位，合理开发和利用档案信息资源，是拓宽国家信息资源开放渠道的重要步骤，其丰富了信息资源利用体系。同时，档案信息资源作为重要的理论财富，其开发与利用的程度直接关系着单位文化建设水平的高低。因而，科学高效地开发和利用档案信息资源，能够在一定程度上增强单位的软实力，为单位建设提供坚强的后盾保障。

二、当前档案信息资源开发和利用过程中的障碍

档案信息资源的开发与利用是一项系统化的长期工程，不可能一蹴而就。从目前档案工作实践来看，这一过程中仍然存在一些障碍性问题，主要涉及思想观念、管理方式以及运行机制等方面。

（一）档案管理意识浅薄，开发利用观念滞后

囿于长期以来的陈旧观念，许多档案工作者仍然认为档案信息资源管理无关紧要，只是单位的附属性工作。因此，上至单位管理者，下至基层档案工作者，对档案信息资源的管理重视程度不够，深度开发利用档案信息资源的意识更是滞后。这种固步自封的思想理念，已经成为阻碍档案信息资源开发和利用进程的首要障碍。

（二）档案管理方式落后，科学管理水准较低

目前，诸多单位的档案信息资源仍然主要局限于纸质化管理，没有建立健全的信息化、数字化、科学化管理模式。档案信息资源管理方式的落后，严重影响了其开放进程和综合利用程度。同时，由于对档案信息资源的重视程度较低，因而对档案信息资源管理的经济投入较少，造成档案信息资源在开发利用过程中存在严重的硬件桎梏。

（三）获取档案渠道不畅，缺乏高效运行机制

档案信息资源的开发利用范围，不能仅局限于单位内部使用。一些具有公共价值的档案，需要向社会公众开放，这也关系到公民信息权利的保障。但是，当前档案信息资源的开发、开放程度不高，不论是单位内部还是外部公众，获取档案信息资源的渠道非常有限，并且在获取过程中受到重重阻碍。缺乏档案流通的高效运行机制，已经成为贯穿档案信息资源开发与利用全过程的重大阻碍。

三、完善档案信息资源开发利用的策略构建

随着社会经济和信息技术的蓬勃发展，信息化、科学化、高效率必须要成为档案信息资源开发和利用的主旋律。探寻档案信息资源开发利用的相关策略，是构建完善的档案信息资源运行体系的关键环节。

（一）加快数字管理进程，优化整合档案资源

档案信息资源的数字化建设，既迎合我国资源建设的前景，又符合信息科技时代资源管理的主要方式。在档案信息资源管理过程中，加快数字管理进程要做到两点：一方面要优化整合档案资源，对现有档案的种类、保存形式、完整程度等进行全面登统、合理分类；另一方面，积极建设档案信息资源线上管理平台，实现目录信息数字化、档案内容数字化以及检索功能数字化。这样既可实现档案信息资源的无缝隙安全保存，又可提升档案的利用效率。

（二）深入挖掘档案价值，综合利用档案信息

档案信息资源从其本质上来说，是一座内涵丰富的资源宝库，网罗着诸多高价值的可利用资讯。档案信息资源的深度开发和高效利用，不仅要依赖于先进的数字信息化管理体系，而且要注重深入挖掘档案本身的价值。这样一来，档案利用形式得到了创新，档案利用价值也得到最大程度发挥，从而在根源上增强了档案信息资源的运用效能。

（三）营造科学管理环境，注重档案资源保密

在开发利用过程中，转变管理档案信息资源的思维理念是重中之重。只有从思想上重视档案信息资源的管理、开发和利用，强化服务理念，才能够营造最优质的管理环境，实现档案信息资源利用的规范化。同时，档案信息资源的解密不等于全部公开，开放更不等于放弃保密制度。对密级程度较高的档案信息资源，单位和档案工作者必须注重保密，在开放范围和利用程度上进行有效控制，从而保障档案信息资源开发利用的安全。

四、总结

承前所述，档案信息资源具有高度开发利用价值，对于社会建设和单位发展具有良好的借鉴指导意义。因此，档案工作者必须着力解决档案信息资源管理过程中的障碍。同时，要在统筹协调、保障安全的基础上，拓宽档案信息资源开发和利用渠道，加强全方位、立体化的档案信息资源共享平台的建设，从而力争使档案信息资源产生更多社会效益。

参考文献

[1]赵源广.我国档案信息资源开发利用的现状及对策研究[D].云南大学，2014.

[2]刘彩云，沈春会.刍议基于主体的档案信息资源开发利用[J].办公室业务， 2015，（05）.

[3]王艳.关于档案信息资源开发利用的探讨[J].黑龙江史志，2013，（23）

[4]张建君.论网络环境下档案信息资源开发利用的策略[J].黑龙江档案，2014.（04）.

[5]肖长英.浅析档案信息资源开发与利用的若干问题[J].黑龙江档案，2015，（01）.

论财务档案信息化管理的完善策略 篇12

关键词：财务档案,管理,信息化

1 财务档案管理信息化的特点

当前会计电算化进程不断加快,财务人员的日常制单、复核、汇总等工作都可以在电脑上完成,财务报表和账簿也可以根据需要随时打印输出。越来越多的企业财务档案管理也实施了信息化管理,使财务档案的管理更加便利,磁性介质形式存储取代了纸介质的保存。一些信息存储量大、携带方便的存储工具如U盘、磁盘等得到了广泛应用。财务管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找,是企业未来发展的一种必然趋势。

2 财务档案信息化建设的主要内容

2.1 建立适合管理的财务档案动态数据库

财务档案管理信息化促使财务档案信息得到有效利用,为管理和决策提供科学合理的数据。计算机硬件和网络平台建设是信息化管理的基础,而软件建设是信息化管理成功的关键。财务档案管理软件和信息网络的应用,提高了系统里各类信息资源的准确性,同时也为使用者提供解决问题的方案。财务档案信息网络的完善建立,既可以将各类业务文档和文件录入数据库,形成数据动态存储,保证信息完整,还可以实现联机公共查询、远程服务及传输。总之,财务档案的在线管理,减少了档案形成与查阅的时空差,打破了原有的静态管理模式,实现了向动态管理的转变,强化了财务档案的服务职能,大大提高了使用效率。

2.2 加强财务档案的网络安全建设

财务档案的信息化和网络化,使其存储更加便捷、查询更加迅速,数据提取更加准确,形成了全面电子化的档案管理。财务信息作为内部重要资源,除可对外披露的信息外,应做到保密、不公开,涉及重大决策项目的财务信息更要严格保密。加强网络安全建设,做好信息保密与公开,才能高效地实现信息合理利用。

2.3 完善财务档案管理的辅助系统

财务档案数据利用网络化平台进行采集、分析、整理和传输,为领导、决策者和财务人员的决策运用提供准确有效的数据支撑。由于信息量和工作量大,同时对数据的准确性要求高,因此,单单依靠相关人员的经验判断解决问题是行不通的,必须借助于先进和智能的辅助决策系统来完成。决策支持系统的建立,要以管理科学、电脑科学、控制理论以及行为科学作为基础,并辅以计算机网络、人工智能、经济模型等技术手段,科学合理地建立起适宜决策运用的完善系统。该系统要做到对问题的提出形成多套可行的解决方案,并对不同的方案进行对比分析,得出最优解决方案,进一步提升财务决策的质量和水平。

3 加强财务档案信息化管理的建议

3.1 注重实效性

财务档案管理要注重信息的实效性,同时它也是衡量财务档案信息化程度的标尺。首先,在财务档案建立初期,就要对档案进行科学分类,建立档案目录咨询平台,方便需求者快捷地查找资料。档案建立后,要及时采集、整理动态数据,进行补充、完善,确保档案使用的时效性。其次,所存储的财务数据要确保全面、科学,做到档案资源共享,档案资料管理规范。另外,财务档案信息化管理对所需的硬件、软件设备、系统等都有很高要求,要定期对电脑设备进行升级换代,这样才能满足需求者的要求,提高信息化的实效性,使财务档案信息的利用价值得到最大化。

3.2 保障网络安全

财务档案信息化管理有着非常显著的特点,就是保存的财务数据量大,保密性要求高。数据的信息化也就代表着网络化,保障网络的安全性显得尤为重要。首先,要建立完善的财务档案内部管理制度,加强网络监督,制定严格的操作规程,防止财务档案资料被篡改、损毁、泄露,确保资料信息的完整性。其次,要严格保证网络环境的安全性,防止U盘、磁盘等磁性介质储存设备的病毒传播。定期对计算机设备进行升级改造,及时安装防病毒软件,并定期对网络环境进行病毒查杀。最后,还要定期做好财务档案资料的备份,防止财务档案数据永久丢失,造成不可估量的损失。

3.3 完善管理的各项规章制度

档案管理的信息化也改变了档案管理人员的工作方式,同时档案的管理制度也要随之改变,建立健全档案的保管、操作、保密和岗位责任制等管理制度。力求满足需求者的查阅要求,发挥网络不受地域、时间等限制的特点,实现专业化精准查询。

3.4 提高管理人员信息化素质

高素质的财务档案管理人员是财务档案信息化工作的主体。财务部门要改变人员专业结构单一的现状,不断充实计算机和通信等专业的技术人员,以保证信息化建设的需要。加大管理人员培训力度,分层次和分阶段地结合业务要求开展培训,提高管理人员信息化技术水平,提高其运用各项信息技术和手段的能力。

参考文献

[1]蔡建美.企业财务管理信息化探讨[J].现代商业,2009(4).

[2]胡春云.加强财务管理信息化,提升企业财务管理水平[J].科技致富向导,2008(16).

[3]郭宗文.我国企业财务管理信息化协同模式研究[J].中国管理信息化,2008(16).