档案信息化建设思考

档案信息化建设思考（通用12篇）

档案信息化建设思考 篇1

信息化是充分利用信息技术, 开发利用信息资源, 促进信息交流和知识共享, 提高经济增长质量, 推动经济社会发展的历史进程。档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

一、正确定位档案信息化建设的目标和内容

档案信息化建设与传统化的档案建设, 有着很大的区别, 那就是加强了信息力度, 加强了现代科学技术的应用, 大大提高了效能。但是从另一个方面, 也表明这是一项复杂的系统工程, 涉及到档案管理的方方面面, 简而言之, 就是要以档案信息资源为核心, 以网络化管理为基础, 从实际出发, 科学地确立信息化建设目标, 只有这样才能事半功倍, 并且取得良好的成果。

那么如何才能确立档案信息化建设的目标, 让档案信息资源为现代化建设服务呢?

首先, 要考虑我们对档案信息需求的深度和广度。科技档案主要服务于本单位的相关科技人员, 这一部分人员对档案信息的需求就成为信息化建设首要考虑的因素。我们处于信息爆炸、泛滥的信息时代, 这一时代人们对信息的需求较之以前有了很大的变化, 表现在两个方面, 即它不但包括信息的数量, 而且还包括信息量的深度和广度。例如, 科技人员经常来档案部门查阅, 查阅科技资料, 查阅档案信息, 我们就要及时、准确的提供档案资料。实际上这部分人员对于档案的查询只是他们的需求, 但这对于我们的工作提出了挑战, 即我们要根据他们的需求提供服务, 因此要进行分析, 并把他们的需求进行鉴别和开发, 并能让档案信息的成果更好地为科技人员利用, 更好的服务于科研生产, 体现档案价值。从而使科技人员对科技档案利用的形式多样化。以前我们的管理模式是我们提供什么样的选择方式, 他们就有限地利用什么档案信息, 而现在我们建立了一个有效的沟通平台, 与客户人员一同, 开拓多样化, 多种化的科技信息利用渠道, 更好的为科研生产服务。

其次, 着重提高档案管理人员的综合素质。管理者的素质高低直接关系着档案管理的水平, 制约着档案的利用率。因为科技人员来查阅档案, 他们会直接利用档案管理人员编研的检索工具进行搜索, 如果档案人员编研的档案信息不够精准, 科技人员就查不到准确的资料, 那就会影响工作的质量和进度。

再次, 就管理档案的手段上的提高, 在这一点上, 我认为现今阶段, 是尤为重要的。例如在计算机软件上的开发, 数据库的利用, 以及计算机的联网和PDM系统的建立。

档案信息化建设主要包括:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

1. 标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面, 制定标准、规范, 并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”, 对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通, 具有十分重大的意义。

2. 基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件, 只有建设先进的档案信息网络, 才能充分发挥档案信息化的整体效益。

3. 应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面, 它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

4. 档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心, 是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一, 它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键, 也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

5. 人才队伍建设。档案信息化建设, 人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才, 计算机专业人才, 更需要既懂档案业务, 又熟悉信息技术的复合型人才。

二、计算机应用的重要性

在档案信息化管理的今天, 计算机的应用, 起着举足轻重的作用。

我们知道, 计算机的发明, 网络的使用, 使档案管理进入到了一个全新的时代。一方面它带给了我们全新的体验, 效率提高, 质量提高, 效能提高, 存储量极为丰富, 另一方面它也改变了档案管理者的工作方式, 这体现在档案管理的始终, 比如, 档案著录卡的录入。计算机的发明和使用, 也带来了一种新的档案形式, 即电子档案。在这里我们应该注意到一点, 不能因为电子档案, 而就忽略了原始的纸质档案, 我们认为二者的存在都是合理的, 不是相互冲突的, 而是相互补充的。既要有电子 (下转第136页) (上接第134页) 档案, 同时也应有纸质档案的存在, 两种形式并存, 因为纸质档案也有它的价值, 如不可擦写等。

纸质档案经历了很长的时期, 经过许多档案工作者和研究者的不断实践和完善, 也已形成了一套成熟的工作方式, 流程。电子档案的产生, 对我们的工作提出了挑战。

三、档案信息化建设中的探索

在长期实践的探索中, 我们根据档案管理的实际情况, 结合本单位的管理要求, 总结出以下几点心得;

1. 系统用了电子检索的录入后, 不仅保障了信息的准确性, 同时也减轻了档案管理人员的工作量。

档案管理人员对归档人送来的纸质档案和电子档案, 检索是否一致, 确认一致, 且手续齐全, 即可归档。当工程结束, 材料立卷归档入库时, 录入员采用先进的软件程序将文件资料立卷入库, 这样大大减轻了档案管理人员输入档案信息的工作强度。

2. 档案的移交、报送采用电子版后省时省力。传统档案传递的资料多以手工复印为主, 载体之大之多费时费力, 当电子档案启用后, 档案的传递, 仅需要一个光盘或者u盘就可以成功传递。

3. 档案的数字化功能。所谓档案的数字化功能就是指管理者对档案资源, 在进行分级鉴定, 有序整理的基础上, 通过纸质档案扫描, 有计划地把纸质档案、文字、照片、图像数字化, 使这些信息与现代档案资源数据库并网, 同时我们采用分布组建模式, 提供开发窗口, 便于其他系统的联网、升级。

四、更新观念, 拓宽档案信息领域

随着电子档案的大量产生、档案工作内容从档案实体的管理转向档案信息的管理, 档案的载体也有了变化, 传统的纸质档案管理方法已无法满足日渐增多的电子档案管理, 需要有一套电子档案管理的方法来指导新型的业务工作, 因而加强电子档案的建设, 制定相应的档案管理办法, 保管、保存及借阅办法提到议事日程。因此, 电子文件的普遍使用, 给档案管理增设了新的信息资源, 档案管理从管理档案实体转向管理档案信息资源, 需要档案管理人员积极应用网络即时为档案利用者服务。档案管理人员可利用管理软件的优势, 做一些专题项目的档案信息, 档案的编研工作也可以开展起来, 还可以利用管理系统提供个性化服务, 根据科技人员的特殊需求, 拓宽科技档案信息服务领域, 满足科技人员查阅档案的需求。

五、档案信息化建设的思考及未来

其一, 档案管理人员的责任还有待提供。随着档案信息化建设的不断深入, 对档案管理人员的各方面素质提出了更高的要求。

其二, 设备引进很关键。切勿盲目购置设备, 而忽略了设备可行性和必要性的研究。

其三, 保障重点, 分级建设。档案信息化建设应首先集中力量对档案资料进行加工, 要以最快的速度实现档案信息化的应用, 在突出重点的同时, 对各类档案的信息化进行分级建设, 要有主次, 有章有序。

其四, 要重视档案信息的安全保密问题。

档案信息化建设思考 篇2

一、专业技术人员业绩考核档案的管理特点

(一)真实性。专业技术人员业绩考核档案是由客观真实反映专业技术人员个人经历、业务能力、技术水平及科研成果的文件材料构成，归档前必须对其来源、形式和内容进行审核鉴定。真实性是专业技术人员业绩考核档案实现凭证价值和参考价值的前提和基础。

(二)专指性。专业技术人员业绩考核档案以个人为单位进行立卷，专人专卷，同一专业技术人员的业绩考核档案材料不可分散，不同专业技术人员的业绩考核档案材料也不可混淆。专指性是专业技术人员业绩考核档案个性化的体现。

(三)动态性。专业技术人员业绩考核档案从建档开始就始终处于“动态”之中，专业技术人员工作变动，需要“档随人走”;专业技术人员学历提高、职称晋级、科研成果积累等等，需要不断补充、完善卷内材料内容。动态性是专业技术人员业绩考核档案的客观属性。

(四)现实性。专业技术人员业绩考核档案是在专业技术人员学习和工作实践过程中形成的，它是专业技术人员个人成就的凭证、是企事业单位选人用人的依据、也是社会统计分析的参考，它来源于现实，也服务于现实。现实性是专业技术人员业绩考核档案的价值体现。

二、专业技术人员业绩考核档案管理存在的问题

(一)材料来源广泛，鉴定困难。专业技术人员业绩考核档案形成方式多样，有来源于上级单位或社会机构颁发的证书、聘书等材料;有来源于所在单位或部门形成的考核、奖惩等材料;也有来源于专业技术人员自己撰写的论文、著作等科研成果。来源广泛，渠道分散，为专业技术人员业绩考核档案的价值性、真实性鉴定工作带来较多负面影响。

(二)管理层次不一，影响收集。专业技术人员业绩考核档案与人事档案、科研档案的收集范围有一定的重合，而其专指性的特点要求同一专业技术人员的业绩考核档案材料不可分散，这就难免形成不同管理部门“争”“抢”材料的弊端，影响专业技术人员业绩考核档案的完整性和系统性。

(三)内容更新频繁，易有疏漏。专业技术人员业绩考核档案不是静止的，而是变化的，它真实记录着专业技术人员工作变动及学历水平提高、职称级别升迁、科研成果积累等发展历程。如果忽视其“动态性”的特点，就会造成人档分离或档案内容缺失，难保专业技术人员业绩考核档案的连续性和准确性。

(四)实体管理为主，影响利用。专业技术人员、企事业单位以及社会各个方面都对专业技术人员业绩考核档案表现出很强的现实利用需求，而专业技术人员业绩考核档案则主要沿用传统实体管理方式，导致出现一些明显的不适应问题：一是无法在最短的时间内查全查准所需材料，工作效率低，用户满意度差;二是多次翻阅纸质档案材料，易损毁专业技术人员业绩考核档案原件;三是无法满足异地使用的利用需求。

三、专业技术人员业绩考核档案信息化建设的对策

(一)专业技术人员业绩考核档案信息数据库建设。首先,利用计算机、扫描仪、扫码枪等电子设备和智能终端做好专业技术人员业绩考核档案的数字化转化工作，全面、系统、准确地采集各类信息，建立专业技术人员业绩考核档案目录数据库和全文数据库，实现信息资源共享的同时，有效保护专业技术人员业绩考核档案原件;其次,随时关注、及时了解专业技术人员业绩考核档案信息的变化，及时做好其内容的补充和完善，保证其连续性和准确性。专业技术人员业绩考核档案信息数据库建设可以满足专业技术人员业绩考核档案信息化建设及管理的功能需要，为其发展奠定坚实基础。

(二)专业技术人员业绩考核档案管理系统一体化建设。此系统建设应以专业技术人员个人活动为主线，特别要注重系统的权限管理功能和统计分析功能的实现。其中，权限管理功能是对不同身份的用户授予不同的权限，授权用户可以按权限更新或使用信息，对于更新的信息最终由档案工作人员按照收集的纸质材料进行审核认定，以此保证信息安全并提高工作效率;统计分析功能是根据需求对所有信息进行关联查询、分析筛选，最终导出结果，有利于专业技术人员业绩考核档案信息价值的开发利用。专业技术人员业绩考核档案管理系统一体化建设的目标是要实现各职能部门的协同办公，达到有效整合信息资源、促进信息共享和防止重复建设、提高工作效率的目的。

(三)专业技术人员业绩考核档案信息化的标准规范建设。标准规范是信息化建设的基本要求，专业技术人员业绩考核档案信息化建设过程中，管理上要严守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及实施条例等法律法规;业务和技术上要遵照《全国档案信息化建设实施纲要》、《数字档案馆建设指南》与《电子文件归档与管理规范》等标准规范的指导;同时建立健全专业技术人员业绩考核档案查、借阅及保管、保密等制度。通过标准规范的建设，促进专业技术人员业绩考核档案信息化建设及管理合理化发展。

对学校档案信息化建设的思考 篇3

【关键词】学校档案 ； 信息化建设 ； 措施

【中图分类号】G647；G275 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2015）15-0283-01

随着信息时代的迅速发展和电子校务的推进，学校办公自动化的步伐进一步加快，必然产生大量的电子文件，如何实现电子文件网上实时归档，对电子文件、电子档案进行科学的管理和有效的利用，实现信息采集、信息传递、信息管理和信息资源共享的问题越来越迫切地摆在我们面前。因此加快学校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，满足社会发展对档案信息资源的利用需求，已成为学校档案工作发展的必然要求。

一、学校档案信息化建设的现状

学校档案信息化建设就是以档案信息资源建设为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标。目前各学校档案信息化水平参差不齐，多数单位仍以手工检索为主，而以档案信息资源开发和数据库建设却严重滞后，主要表现：一是档案信息化建设观念相对落后。一些领导由于对档案工作重视不够，思想认识不到位，档案意识淡薄，认为档案无足轻重，用处不大；一些人甚至片面地认为档案信息化就是将档案库房纸质文件转换成数字化，这些观念影响了档案信息化建设目标的实现。二是档案管理手段和管理方式落后，不能适应新载体、新领域档案管理的需要。当前各学校办学条件都得到了一定的解决和改善，但是对于档案管理部门的投入却很有限，基础设施落后，网络建设亟待加强，以致不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要。三是档案信息化建设缺乏统一的标准规范。在电子文件归档方面，各学校产生的大量电子文件，大都未作为档案进行系统化的处理，且缺乏统一的规范标准和完善的管理制度，造成了许多宝贵的信息资源散失。四是档案信息化建设技术保障不够明确。电子文件信息的安全、保密问题，维护电子文件原始性、真实性问题，电子签名的认定问题等都需要严格的技术保障，需要法律、法规、标准的支持。五是缺乏专业的档案管理人员。档案信息化建设需要专业复合的档案管理人员，需有较高的计算机操作水平以及档案管理知识。在实际工作中，档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，对软件系统的掌握和使用达不到预期的效果。这些都成为制约档案信息化建设发展的瓶颈。

二、学校档案信息化建设的措施

1.加强档案工作的宣传，积极争取学校领导的重视与支持。学校档案信息化建设的实施，是学校档案工作的深层次改革。学校档案部门应加大档案的宣传工作力度，不断提高全校师生对档案工作的认知程度，为档案事业的发展争取更多方面的关心、理解和帮助。档案部门要树立“有作为才有地位，有创新才有发展”的观念，增强档案信息化建设的紧迫感和责任感，以求真务实的科学态度和有效的工作业绩赢得领导关心和重视，努力争取档案信息化建设的资金和人才支持，扎扎实实地推进档案信息化建设的实施。

2.加强档案信息化基础设施建设。檔案信息基础设施主要包括计算机软硬件设备、基础网络和各类辅助设施，它是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件。根据档案信息采集的需要，配备档案室相应的计算机、扫描仪、光盘刻录机和档案信息管理系统软件等设施。建立电子目录和电子档案录入接收中心，实现目录数据和电子文件的采集工作。档案信息管理系统软件要能涵盖对电子文件采集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等服务功能，具备同其它数据库进行连接和交换数据的能力，保证校园网和档案系统管理网络之间的档案信息存储、交换的顺利进行，建立档案信息网站。

3.加强档案信息资源建设。档案资源是学校发展的历史凭证，它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学、科研及管理过程中的每一个环节，是学校的宝贵财富。信息资源是档案信息化建设的物质基础，档案信息化建设的首要任务是把室藏档案资源数字化，其核心内容是将各种形式的档案信息，通过计算机、扫描仪等设施，建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息数据库（主要有档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案信息数据库），满足社会对档案信息的需求。丰富室藏资源，有效挖掘、收集、整理和传播成为学校档案部门信息服务的发展重点，因此档案部门要紧紧围绕学校中心工作，加大档案编研力度，自行开发特色专题档案数据库，不断完善检索工具，促进档案信息的开发和再生；加强对重要会议、重大活动事件档案材料的收集，主动从各种媒体中收集有关学校的信息，通过对信息的采集、整合、分析，为领导决策和教学管理提供信息服务。

4.加强档案信息化标准、规范建设。标准和规范建设是一项重要的基础工作，它是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范，并指导实施的过程。档案部门要制定文件级目录数据库结构与数据交换格式、档案信息公开与上网安全、档案网站建设与管理等方面的规范制度，推动档案信息化建设的有序开展；制定电子文件归档、整理、存储及利用的工作规范和制度，使电子文件的管理更具有操作性。

5.加强档案信息化人才培养。档案人员的整体素质关系到学校档案信息化建设的实施效果。档案人员是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带，他们必须掌握现代信息技术，熟练地运用计算机以及现代化通信设备进行电子信息的制作、使用、维护和管理。所以学校要加强对专、兼职档案人员的在职培训，特别是档案信息化业务培训，包括电子文件归档、档案数字化加工等技术培训，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，使他们的知识结构和业务水平能适应档案信息化建设发展需要。

总之，档案信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，它是一项复杂的系统工程，有待于档案部门在实践中不断完善和发展。

参考文献

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社 2008

[2]王敏.浅析高校档案信息化建设的内容与模式[J].机电兵船档案，2009，（05）

档案信息化建设思考 篇4

一、当前档案信息化建设存在的问题分析

(一) 缺乏对档案信息化资源的合理配置。作为一项高投入的产业, 档案信息化建设需要大量的人力与资金作为支撑, 需要加强对信息化投入的重视。但是从目前来看, 信息化建设的方案与效果存在论证不足的现状, 可行性的构想不完整, 造成一定的资源浪费;另外, 档案信息化建设中没有合理划分、容易眉毛胡子一把抓, 过分追求速度而对实效的关注不够, 档案的信息化建设需要耗费大量的人力与财力, 这样会造成相应的资源浪费。

(二) 对档案信息化建设的认识不足。档案信息化建设作为国家提出的一项新事物, 没有形成相应的完整体系, 存在某些单位对信息化档案的建设不足现象, 如:对档案信息化建设的基础工作准备不够充分, 将馆藏信息化与信息上网当做信息化建设, 这就造成信息化建设不标准, 而且对信息化管理的要求造成一定差距。

(三) 墨守成规、对档案的合理利用不足。从目前来看, 我国企事业单位中存在着对档案过分保密的现象, 尽管对档案信息安全的维护是非常必要的, 但是过分保密档案信息会影响到档案信息化建设的进程。作为档案的信息化建设需要积极处理成本、安全与效果之间的关系, 使档案信息能够借助一定途径加以利用, 避免信息资源的浪费。

二、加强档案信息化建设与档案管理的合理措施

(一) 完善档案信息化建设标准规范体系。当前, 档案信息化建设得到了国内外的高度重视, 而且一些相关的管理制度、规范与标准等都相继建立起来。而作为企事业来说, 为了有效制定合理、规范的制度与标准体系, 需要针对自身的行业特点, 先积极考虑国际标准, 然后再将国家与地方的行业标准考虑进来。面对当前档案信息化不断发展与变化的范围与种类, 应该积极选择适用范围较广的标准。因此, 需要努力提升现代化的管理水平, 建立起规范的标准体系, 针对当前部门工作的重点与热点进行组织与提供信息, 还要正确选择和慎重推广档案管理软件, 从而使档案管理体系具备更规范化、通用化与包容性强等特点, 促进当前档案信息建设的发展。

(二) 完善电子文件归档处理, 促进档案信息化管理水平的提升。档案的信息化管理具有一定的原则与要求, 这就需要通过数字化手段处理与转换不同类型载体的档案, 积极处理好电子档案的鉴定、归档、积累以及著录等工作, 从而保证具有保存意义的电子档案能够真实、有效、完整地保存下来。另外, 还要加强对电子档案的接收、利用、保管的研究工作, 使科学的电子档案管理方法得以有效利用。

(三) 提升档案管理人员服务意识, 开阔档案信息化管理的思维。更好地为社会大众而服务, 是档案管理的根本目的。因此, 应该加强档案管理人员思路的拓展, 努力践行为社会大众服务的原则, 转变传统的档案管理方式, 摆脱以往对档案资源利用率不高的局面, 档案的管理与安全维护工作应该做到松紧有度, 拓宽档案资源的利用渠道, 从而使人们积极看到档案的实质特征;另外, 作为档案管理人员应该积极加强专业理论知识与技能, 加强自身的角色转变, 实现档案管理人员的实体管理向信息管理的转换;积极顺应时代发展趋势, 努力将自己打造成高技能的复合型人才, 从而更好地为社会大众而服务。

(四) 加大档案信息化投入, 实现档案管理现代化。要想积极促进档案的信息化管理需要政府的大力支持, 积极投入一定的财力与人力, 加强档案信息化管理的基础设施建设, 从而使档案工作软、硬件环境得到一定的改善, 加强对档案装具的购置, 使馆 (室) 藏种类与范围得到一定的扩大。另外, 应该加强对档案收集的严格把控, 集中统一管理具有保存价值的国家与社会的档案资料, 从而奠定档案收集管理的基础。除此以外, 相关部门还应该加强相关制度的建设, 对接收档案的范围、内容、标准与要求等进行积极明确, 制定科学、合理的档案整理与保管细则, 积极向社会征集有意义的档案, 可以不拘形式地代存、寄存以及征购个人具有保存价值的档案, 从而有效地丰富馆 (室) 藏内容;最后还要处理好质量与数量的关系, 从而促进档案馆 (室) 藏的资源丰富与利用率的提高。

总之, 档案的信息化建设对档案管理水平的提升具有重要意义, 能够促进档案管理的精确性与真实性, 还能有效提升档案信息的价值水平。因此, 作为档案的工作人员应该积极加强自身的能力与素质, 积极丰富档案工作的内容, 从而更好地为社会大众而服务。

摘要：档案的管理当前已经走向了信息化道路。作为具有保存价值与意义的档案资料, 实行信息化的管理模式能有效提升资源的利用率, 促进档案得到科学规范的管理。因此, 本文主要针对现在档案信息化管理现状, 提出促进档案信息化建设与管理的合理举措, 从而积极促进档案信息化建设与发展。

关键词：档案管理,信息化建设,合理措施

参考文献

[1]逄丹.档案信息化管理中存在的几个问题[J].黑龙江科技信息, 2015 (31) :89-91.

[2]林鹏.信息化在档案资源管理中的作用[J].赤子 (上中旬) , 2015 (01) :42-43.

对医院档案信息化建设思考 篇5

摘要：随着医疗条件的改善，IT技术的发展，医院的服务水平不断提高，但是，医院档案管理的方式、方法未能全面跟上时代的步伐，处于比较滞后的状态。开展医院档案研究的目的在于促进医学更好地服务于大众，更好地服务于社会发展。对此，医院应该跟进时代的发展，突破传统管理办法的束缚，走网络化、信息化、自动化发展道路，建立稳定的医疗档案管理系统。本文立足于医院档案管理现状，对档案信息化建设的意义进行分析，提出了加强医院档案信息化的对应措施，希望对档案管理建设进程的推进有所帮助。

关键词：档案管理；信息化建设；措施；意义

医院档案载录着医院发展的各个印记，是医院展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是医院制定未来发展战略规划的指南针。而科学、规范化的档案管理不仅能够为医院文件查阅与利用带来极大便利，提高医院档案管理水平，同时也为医院未来发展提供了强大的资源支撑。信息化时代下，传统的档案管理方法已然无法适应当前的发展形势。而信息化的档案管理，不仅有助于相关人员档案的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。因此，在新时期，加强医院档案的信息化建设，具有极其重要的现实意义。医院档案信息化建设内容及当前现状

新时期，医院档案管理逐渐向信息化方向转变，但是，仍然存在着许多亟待完善的地方。相关管理部门对档案信息化的推进效果并不理想，很多问题得不到及时处理和解决。主要集中在以下三点：

（1）档案信息化硬件和软件比较滞后。在档案信息化处理过程中，医院并没有进行深入的改革性发展，依然采用陈旧的设备和系统进行管理，使得档案信息化发展缓慢，统计和归纳的完成效果不理想。档案信息化处理流程复杂、设备落后，给档案管理的改革带来了很大的阻碍。

（2）档案信息化管理制度不完善。档案管理制度的不完善，导致档案数量不全、资料不完整，甚至部分档案在归档过程中丢失。档案储存室的部分档案由于保管不善，纸质内容难以看清，而失去信息处处理价值。这些现象给档案信息化处理带来了极大困扰，常常需要重新处理编辑，影响信息化速度。

（3）档案管理人员的业务水平低。档案管理不需要太高的技术，但对工作人员的自身素质和工作态度比较高，需要工作人员耐心归纳，长时间持续性工作，以确保档案的顺利流转。但是，档案管理人员的流动速度快，工作素养比较低，缺乏职业精神，给整个信息化处理带来极大的负面影响。加强对于医院档案信息化建设的意义

医院档案信息化建设对于临场、教学和研究等方面有着十分重要的指导意义。然而，传统档案管理办法已经不能满足当代医院发展的需要，亟需进行技术和管理方式的更新。具体来说，档案信息化管理对于医院和医学的意义分为以下三点：

（1）有利于医院档案管理质量的提高。随着计算机和互联网的发展，建立档案数据库，进行网络分享是时代要求，也是档案管理的必然选择，便于医学人员的学习和查看，提高档案的利用率，增加档案存在的价值。医学人员可以从档案记载中获得大量的临床病例，掌握临床处理办法，丰富自己的学识，带动医院整体的医疗水平和服务水平，形成强有力的社会竞争力。

（2）为医学发展决策提供指导意见。档案信息化处理后，在网络上形成信息平台，为医学领域的政策制定和医院的具体改进提供一定的指导，为正确决策发挥重要的作用。同时，档案的信息化实现了医学发展的信息化，为医学领域提供准确的发展方向，增加了政策决策的参考依据，对整体医学领域的进步具有极大价值。

（3）档案信息化为医学知识的普及提供了可能。随着医学技术的发展，普通大众难以辨别先进医学治疗办法的优劣，对众多药品的具体作用辨析能力较差。档案信息化使得大众有机会了解到临床情况，增加对现代医学的信心，减少焦虑情绪，为增加人们对医学的信心提供了有力支撑。

加强医院档案信息化建设的措施

从医院档案信息化处理的诸多问题和重要意义分析得知，医院的档案信息化改革已经迫在眉睫，需要引起领导和相关部门的高度重视，本人根据自身工作经历和总结，提出了加强医院档案信息化建设的措施，分为以下三点：

（1）加强医院档案信息管理人员的从业教育与规范化管理

档案管理的从业人员是信息化工作的执行者和落实者，对整个档案管理改革具有特殊意义。医院领导应加强对从业人员的管理和要求，从质量和效率两方面入手，提高医院档案信息化处理能力。首先，对档案管理人员进行专业培训，使其熟练掌握信息化处理方法；其次，对信息化成果进行检验，对其工作质量进行抽查，确保信息化成果的正确性；最后，改善工作人员的工作环境和工作待遇，满足工作人员的生活需求，进而使其全身心投入到工作中。档案信息化的改革需要从工作人员的工作态度和工作方法入手，提高其工作责任心和使命感，进而推动医院档案信息化进程，提高医院的服务质量。

（2）学习、引进先进的信息录入和管理系统

随着信息技术的发展，互联网生活已经走进人们的生活，满足着人们的生活和精神需求。互联网技术的发展使得现代数据成倍增加，信息处理难度进一步加大。医院档案信息化的发展离不开先进的信息录入系统和管理系统，离不开稳定的工作设备。因此，医院应更新信息录入设备和系统，为工作人员提供便捷的条件，促成网络信息化的早日形成。在信息化处理的过程中，需要做到档案的保存、保密工作，避免信息丢失的同时，还要做好保密工作，设置严格的查看要求，减少资源的外流。此外，电子档案管理系统还需要进行周期性维护，为网络信息的稳定性和安全性管理做好保障工作。只有妥善电子档案的潜在风险，才可以充分发挥档案信息化作用，促进档案信息化的健康发展。

（3）完善医院档案信息管理制度，增强医院档案信息安保力度

医院档案信息管理制度是进行档案改革的方针，对具体的改革内容有着指导意义。医院信息管理制度可以分为档案审核、档案借阅、档案存储以及档案级别调整等多个方面。档案不同的管理阶段发挥着不同的作用，是档案管理工作不可缺少的组成部分。在档案审核环节，需要对档案的各项内容进行仔细查看，确保档案信息的完整；在档案借阅环节，根据管理制度确定的权限，开展借阅活动，并档案进行跟踪，确保档案的完整性和内容的保密性；在档案存储环节，需要做到分类摆放，定期查看，避免纸质档案变质，失去保存价值。只有将医院档案信息管理的各个环节把握好，才可以将档案信息安保工作做到位，进而实现档案的信息化处理。

总结

医院档案信息化是医学档案管理办法的必由之路，对医学发展和管理有着十分重要的作用。各个医院都应改变传统的档案管理办法，建立高效、稳定、科学的网络档案系统，方便医生的学习和研究。同时，医院领导也应重视档案的信息化处理，对档案工作积极支持，鼓励工作人员克服苦难，信心十足的搞好档案管理工作，为医院的发展做出努力。

参考文献

[1]刘晶，黄海涛.新时期医院档案的信息化管理[J].产业与科技论坛，2010，9（9）：249.[2]郑慧.医疗机构人事档案管理现状及整改措施[J].西部中医药，2011，24（12）：33-34.[3]解俊霞.医院病历档案管理存在的问题及对策[J].河北中医，2010，32（7）：1113-1115.[4]陆漫漫.新时期加强医院档案管理的途径分析[J].办公室业务，2014（05）：105.作者简介

档案信息化建设思考 篇6

关键词：煤炭企业；档案；信息化建设

档案信息化建设主要是指在国家档案建设管理部门的协调规划与组织下，将现代信息技术应用于档案管理活动中，实现档案管理的数字化，实现档案信息资源的高效利用。加快煤炭企业档案信息化建设，有利于转变全新的档案管理模式，掌握档案信息的数字化存储并提供优质服务，从而实现档案管理网络化。在实际档案管理工作中，其管理方法和手段相对落后，导致档案工作无法适应新形势发展趋势。因此，只有加快煤炭企业档案信息化建设，才能促进煤炭企业的安全高效发展。

1.煤炭企业档案信息化建设符合时代发展趋势

原始记录性作为档案的本质属性，其信息含量已经成为档案评估的重要参数。传统的载体形式已经无法满足档案信息化建设要求，新的载体形式运营而生。因此，只有加快档案信息化建设，才能更加完善档案的分类体系。煤炭企业档案管理信息化可不断拓展档案工作的业务领域，通过传输计算机网络，高效实现档案资源配置的最优化，实现档案信息资源的共享局面。通过档案数字化管理，可打破档案管理部门的局限性，加强档案的采集、管理、服务等职能，实现高效合理的档案信息资源配置，为煤炭企业的安全高效发展提供优质服务。

2.加快煤炭企业档案信息化建设的高效途径

2.1完善档案数据库与档案网络

现阶段，档案信息自动化系统还停留在由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，对数据库的信息化建设造成严重阻碍。实现档案信息化的重要前提在于实现高效的数据库管理，增强检索服务系统的时效性。通过利用计算机对档案信息的处理技术，可灵活捕捉照片、纸张档案材料，且将所有的档案信息转换为数字形式，便于长期保存。同时，利用计算机、扫描仪等技术设备，进行组建综合性的档案信息库，以增强档案信息检索与查询的方便性，对档案信息资源落实全方位的保护措施。

2.2实现优化的专业结构，加强队伍建设

档案工作发展日新月异，对档案工作人员专业水平的要求不断提高。因此，档案工作人员必须不断更新知识结构，积极参与在职培训等各种形式的再教育活动，以适应新技术的发展需求。单一的档案管理人员结构已经无法满足档案工作信息化的发展趋向，因此，必须不断加强信息技术、网络技术等方面人才的培养与引进。另外，进行专业人员结构优化，建立复合型多层次的专业队伍，以增强档案工作信息化建设的时效性。

2.3优化煤炭企业档案数据库系统，实现档案全文数字化

为了实现档案的数字化发展，必须做好以下几方面的工作：第一，建立收藏档案目录数据库。在企业档案信息化建设中，根据单位各类档案情况，通过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案型号等，从而建立基本数据库。第二，建立基层报表数据库。在建立煤炭企业档案数字化管理系统过程中，不断健全状态数据库与基层报表，同时，通过网络系统将各部门需要报送的数据、反馈信息录入建立的数据库中，并进行合理的调整。另外，结合上级的要求与使用情况，及时做好基层报表的填报工作。通过利用网络直接接收办公自动化产生的电子文件，且利用手工输入、电子扫描、数码拍摄等手段进行获取历史资料。

2.4 加强档案资源信息二次开发，建立多元化档案信息体系

档案部门充分结合档案信息，借助自动化办公系统，进行深入研究各项专题，以促进档案信息的二次开发。同时，采取多形式发布档案信息方式，比如进行建立网站等，为用户提供更多的档案资料，充分发挥档案存在的利用价值。另外，通过不断加强各种数据归档平台的开发，进行建设收藏基本目录数据库、单位基层报表、单位动态数据库等查询入口，以实现档案信息网络传输，增强用户访问系统允许的使用性能，最终集档案信息的处理、查询、传递功能为一体，从根本上提高利用者的查阅效率，最终为煤炭企业管理人员和工程技术人员提供更有利用价值的档案资料，提供更加多元化的优质服务。

2.5提升电子数据的安全性管理水平

档案保护现代化的传统意义是指档案库房、档案设施设备、档案载体保管保护等方面的现代化。实现档案资源信息化后，机读档案、声像档案、电子档案等各项新型载体档案的不断涌现，从而实现了数据信息的共享。因此，网络以及数据的安全性具有重要的意义。因此，为了提升电子数据的安全性管理水平，必须高效设置安全的使用权限，提高电子数据的精确性，并做好数据的备份工作，保证档案馆为用户提供安全可靠的数据。

3.结束语

煤炭企业档案信息化建设属于一个长期的过程，涉及的内容相当广泛。综上所述，合理规划各项计划，积极推动档案信息资源的利用，从根本上保障信息资源共享的实现，为企业发展提供多元化的服务。

参考文献：

[1]邵理梅. 关于加快煤炭企业档案信息化建设的思考[J]. 山东煤炭科技，2013，3（10）287-288.

[2]夏红. 对企业档案信息化建设的思考[J]. 经营管理者，2013，20（15）：263-264.

对档案信息化建设的思考 篇7

一、信息化建设的可行性分析

(一) 已有中学档案管理信息化建设所需的一定数量的现代化电子设备

这些设备功能齐全, 包括计算机、刻录机、扫描仪、数码相机、摄像机等。现代化电子设备能给档案的收集、整理、利用等各个环节很大的拓展, 使档案的建设和管理发生新的变革。

(二) 校园网已成熟运用

校园网分设学校概况、结构设置、教学活动、学生工作、家校互动、教育资源、招生信息等板块, 并可由链接进入校内自动化办公系统 (OA) 。它已是学校信息交流的平台, 也为开展档案信息服务工作创造了良好的条件。

(三) 具有丰富的档案库藏资料

我校作为一所百年名校, 首批广西示范性普通高中, 其档案是学校历史发展的见证, 是学校管理和教育教学的历史记录, 也是继承传统、发挥特色、培养师资的一个信息宝库, 具有极大的参考、利用价值。

(四) 已使用档案管理软件

为了规范档案管理工作, 我校档案室配备“超越2000文件档案资料综合管理系统”, 实现文书档案、教学档案、会计档案等各类档案文件目录的著录, 基本建立档案目录数据库, 为运用计算机技术实现档案信息的检索、查阅以及日常管理提供了基本的保证。

(五) 已有信息化建设成功案例

2009年的广西示范性普通高中复查评估, , 我校作为迎评的第一所学校, 不仅要接受评估专家的检查, 还要接受全区各市教育局、自治区首批19所示范性普通高中的一百多位领导的审阅。为此, 我校将评估的整套纸质材料全部信息化, 放到校园内网, 点击各级目录, 即可清楚全面地浏览迎评材料。

二、信息化建设的实现途径

(一) 按照国家规定确定本校档案管理信息化的标准

国家制定的有关电子文档的规范性文件, 例如国家档案局《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《全国档案信息化建设实施纲要》等一系列规范和指导性文件, 这些文件可以为学校档案工作提供导向性, 使学校档案工作朝规范性方向迈进。同时严格要求校内各处室以信息化建设的标准处理正在形成的档案资料。

(二) 循序渐进地选取档案资料进行信息电子化

先选择利用率高、利用价值大的档案资料, 如学生学籍档案、考试成绩和教师履历、考核情况等按照本校档案管理信息化基本标准, 通过扫描、录入等方式转化为数码形式存储到光盘、硬盘等存储器中, 完成现有档案信息电子化的过程。因录入产生的文本文档比扫描而来的图像更具实用性, 所以在信息电子化过程中应以录入为优。在时间和人力许可的条件下, 再逐步扩大档案资料信息电子化的范畴。

(三) 利用校园网建立档案网络信息平台

在校园网首页上搭建档案信息栏目, 利用用户名、登录密码设置检索和调取的权限。档案库除涉密的信息外都可呈现于网上, 栏目的具体设置和内容根据学校的情况和需要而定, 通过点击分级菜单, 链接到具体的网页。学校各处室和各教研组都可以有专属的档案板块。也可以对档案资料进行多种形式组合, 建立多题材的专题数据库, 供各处室和教师查找利用, 既体现档案信息资源的价值, 又快捷适应多方面的需求, 充分发挥信息资源共享的优势。

三、信息化建设的注意事项

(一) 将电子文件的安全有效性放在首要地位

由于电子文件不像纸质档案具有固定性、稳定性和永久性等特点, 因此在保管和利用上, 应严格按照国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求进行, 采用专门设备和技术设施。确保电子文件的真实性、完整性、有效性、方便性, 以便快捷利用。此外, 校园网上的档案网络信息的安全性依赖于安全的运行环境。必须做好校园网的防火墙检测、病毒防御、电子身份认证、信息系统维护工作。

(二) 电子文件与纸质档案齐抓共管

对那些有印章和签署、具有凭证作用和法律效力的重要文件, 形成电子文件同时必须以纸介质形式保存, 降低遗失风险。电子文件、纸质档案一起归档时, 虽然使用不同的编目方法和存贮装具, 但须确保电子文件与归档的纸质档案内容、版式一致。还应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中注明相应的电子文件的编码及存址, 同时在电子文件归档目录备注项中注明相应的纸质档案的档号及存址, 以便利用时参照互补。

四、结语

中学档案工作是一项重要的基础工作。信息时代赋予学校档案工作新的发展机遇、新的发展空间, 同时也对档案工作提出了新的发展要求。南宁市第二中学的档案工作只有惟新是图, 逐步加强信息化建设, 才能为教育教学提供更优质的服务。

参考文献

[1]陈燕.浅谈信息技术在中学档案管理中的应用.科技信息, 2009, 15, 209

[2]陆惠.试论信息时代中学档案管理新模式.华章, 2012, 13, 292-293

[3]刘世亮.普通高中档案电子管理浅议.山西档案, 2010增刊, 23

企业档案信息化建设转型的思考 篇8

一、企业信息化背景下档案部门的现状

企业信息化建设的浪潮导致企业的纸质文件越来越少, 电子文件不断增加, 面对这一趋势, 档案部门容易走向两个极端:极端一, 认为传统的档案管理模式难以有效管理这些脆弱的电子文件, 因此, 只保管传统的纸质文件或打印件, 轻视对电子文件的管理, 导致大量档案资源流失。极端二, 将实体档案作数字化处理, 重视信息系统建设却忽视对信息资源的开发利用。不管采用上述何种方式, 其本质都没有超越传统模式, 档案部门在企业中仍扮演着被动保管的角色, 缺乏主动提供信息的意识, 无法创造直接利润, 因此不被管理层重视。传统档案工作面临危机, 档案部门需重新定位, 开展改革, 实现从被动保管转为主动服务, 从档案管理到信息资源中心的转型。

二、企业档案部门定位转型的依据

企业档案部门应告别传统的被动角色, 转型为企业“信息资源中心”, 不仅提供档案服务, 同时整合企业内部的信息资源, 实现企业信息的高效流通和共享。具体来说, 企业档案部门转型的依据主要有以下三点:

(一) 理论上, 企业档案是企业重要的信息资源。因为:第一, 企业的竞争优势不在于企业外部的力量, 而源于企业内部的资源。第二, 只有具有战略性、独特性、难以模仿性的资源 (核心资源) , 才能为企业带来长期可持续的竞争优势。企业档案作为产生于企业内部的信息记录, 不仅具有战略性, 更具有独特性和难以模仿性, 从而为企业带来长期可持续的竞争优势, 是企业重要的信息资源, 潜藏着大量有价值的信息。

(二) 实践需求上, 企业需要设立整合和优化信息资源的部门。随着企业信息化建设的不断深入, 企业内各部门纷纷采用了适当的应用系统。企业不仅要改良、升级系统软件, 更重要的是实现企业的信息标准化和流程规范化。必须依靠专门的部门来实现, 大多数企业都没有信息部门或数据中心等类似机构, 但这些部门的主要职能系统、软件的技术维护, 是为企业创造良好的信息环境, 而不是对信息资源本身进行管理。因此企业急需专门部门来整合和优化内部信息资源, 解决信息冗余和沟通不畅的问题, 实现内部信息资源的共享。而企业档案部门接收各个部门的文件、数据都在此汇总, 这使得企业档案部门转型为“信息资源中心”, 整合优化信息资源变得具有可行性, 又具有必要性。

(三) 自身优势上, 档案人员的专业技能对企业信息管理有潜在价值。企业信息化建设的参与者大多为程序员、网络管理者和技术人员, 这种人员结构的后果是导致过分注重技术而忽略了管理, 这一缺陷正可由具备专业技术的档案人员来弥补。档案人员的专业技能包括两方面:一是他们具有对信息分类、查找和重新发现的技能, 能有效组织信息资源。二是档案人员系管理人才, 善于分析和理解企业及各部门的信息需求, 并针对需求做出及时响应, 因此可作为联系信息技术部门和其他部门的中介桥梁。他们与其他信息技术人员合作, 对信息需求做出响应, 可创建起“信息资源中心”。

三、企业档案部门的转型策略

企业档案部门要实现从传统模式向“信息资源中心”转型的过程, 需着眼于以下几点:

(一) 明确档案部门的定位和职能。档案部门的定位变化。企业档案部门必须重新自我定位, 在做好传统档案管理的基础上, 将工作重心从被动的实体保管转向信息资源管理, 定位成企业的“信息资源中心”。从长远看, 更可结合企业实际情况, 组织提炼显现知识, 挖掘开发隐性知识。建立“企业知识库”, 将档案部门打造成“知识中心”, 推动企业知识共享。档案部门的职能变化。其主要职能可分为三个层次:首先, 做好基础档案工作, 保存企业记忆, 这也是实现其他职能的基础。其次, 整合企业信息资源, 提供决策依据。利用现有的信息技术和系统平台, 综合集成各部门形成的信息资源并进一步加工, 使其为生产经营活动提供有价值的数据材料, 为领导决策提供依据。最后, 构建知识平台, 实现知识共享。采用信息技术构建一个知识平台, 将各个业务部门有价值的信息都“归档”知识平台, 形成可共享的知识。

对企业档案信息化建设的思考 篇9

一、企业领导对档案信息化要给予高度重视

企业领导是企业档案信息化管理的真正推动者、企业领导者的信息化意识水平高低决定了企业档案信息化的走向。为促进企业发展, 作为企业的领导者, 应该关心和支持档案工作, 在资金、设备、人才等方面合理投入, 并把企业档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围, 促使企业档案信息化建设得以有效推进。

二、加强企业档案法规制度建设

企业档案信息化是一项复杂的系统工程, 它牵涉到企业管理的各个方面, 一套完善、系统、全面的档案管理制度不仅为企业档案信息化指明发展的目标, 并通过“法”的力度保障达到其所设定的目标。加强企业档案制度执行力度, 确保档案管理体系的有效运行。档案制度本身不是目的, 而在于其实施。档案管理制度是贯彻和落实企业信息化建设过程中的各项决策, 保证各项工作顺利开展, 完成各项工作计划和目标的保障措施。只有让企业员工正确理解各项档案规章制度和加强制度管理的重要意义, 才能让员工从思想上真正认识到唯有严格执行各项档案规章制度, 才能保证企业档案信息化工作的顺利开展。

三、建设功能强大的数字档案信息管理系统

数字档案信息管理系统应具备以下主要功能:一是能够实现企业信息化背景下的文件、档案一体化管理, 将文件运转和档案工作的需求一同嵌入管理系统中, 记录电子文件从形成到电子档案归档的一切活动过程和处理情况, 实现前端控制。二是档案数据库管理的灵活性和可扩展性。每个企业都同时运行着多个生产经营系统, 其差异就要求档案管理系统要具有灵活性和可扩展性, 只有建立灵活的数据库管理功能, 才能充分挖掘出档案信息资源的潜力, 满足企业不同档案类型的需要, 实现最大化的档案信息数据聚集。三是实现档案全文存储与检索。系统既能够完成企业各部门随时将形成的有保存价值的文件归档集中存储, 又能将库藏历史档案扫描后存储。当利用者通过身份权限确认, 就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需的档案信息及其全文, 不必到档案部门现场查阅。

四、构建企业档案信息化建设模式

为了提高信息化技术水平, 实现企业档案的网络化和数据化, 企业必须加强硬件设施建设以及对基础设施建设的保养。要充分发挥多媒体的功能, 建立企业信息档案数据库, 克服纸质版信息档案所带来的弊端, 利用信息技术的发展来推动企业信息共享性的高度实现。为了构建信息化建设模式, 必须加强对媒体的应用, 将电子版的信息资料进行优化处理, 根据资料的特性进行分类整理。信息化建设模式有利于数据库的维护和处理, 也有利于实现档案的信息化和网络资源的共享。

五、注重企业档案信息化人才队伍建设

档案工作人员的信息意识、知识结构、专业技术水平和计算机应用等能力的大小将直接影响到档案信息化建设的进程和质量。档案信息化建设需要一种综合型的人才, 他们既要有扎实的档案专业知识, 又要有敏锐的现代信息意识和熟练的计算机技术, 还要有较强的英文阅读、翻译能力和现代管理能力。针对这些人才的获取和培养, 企业一方面可以重点吸收具有计算机、外语和管理能力的档案专业的高校毕业生充实档案队伍, 并且定期对档案工作人员进行专门的培训, 开展各种形式的现代化应用技术的培训, 能够使档案工作人员将所学的理论和技术很好地运用到具体的实践过程中。另一方面, 企业需要规范用人制度, 通过建立健全一套完善的人才评价机制和竞争机制, 真正培养出有才能的档案信息化人才, 改善档案工作人员的福利待遇和建立激励机制, 使有才能的档案信息化人才能够长期稳定地为企业的发展做出自己的贡献。此外, 企业还要有意识培养广大档案工作者的自学能力和终身学习能力, 鼓励他们积极投身于信息化建设的浪潮中, 主动学习信息技术、现代管理、网络资源开发利用等相关知识, 尽快成为档案信息化建设方面的专家。

参考文献

[1] .吴晶晶.浅议企业档案信息化建设.档案学研究, 2007.6

[2] .王宏.陶英政.关于档案信息化建设的思考与实践.安徽省档案学术交流论文集, 2007

[3] .王蓉.电子信息技术与企业档案管理.安徽档案, 2007.5

[4] .马桂茹.编研资料——企业档案信息开发的重要途径[J].北京档案, 2003.12

[5] .杨智勇.白原.企业档案信息化建设对策研究[J].云南档案, 2007.5

关于水利档案信息化建设的思考 篇10

一、水利档案信息化建设的原则

1. 开放和利用为中心。

在档案信息资源中, 除去关系国家安全及个人隐私的内容, 大部分是可以开放和利用的。因此, 在档案信息化建设中, 特别是在相关软件的开发中, 要围绕开放和利用来设计。

2. 抓住重点、阶段性推进。

水利档案信息化建设要经过起步、试运行、成熟、全面应用等发展阶段。现阶段, 工作重点应放在档案信息的有序整理、档案信息数据库建设、档案信息网络建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才培养以及相关政策法规和标准的制定等方面。

3. 以基础工作带动数据库建设。

档案信息化特别是档案信息库的建立, 要依靠基础工作才能实现。夯实基础工作, 建立和完善数据库, 这是水利档案信息化建设的核心内容。

二、水利档案信息化建设存在的问题

1. 对档案信息化建设重视不够。

系统内部偏重于工程建设、水资源管理、水环境监测等方面的信息化建设, 对于支持和服务全局的综合档案管理信息化建设重视不够, 推进力度不强, 减弱了档案信息化建设推进全局工作的功能。

2. 缺乏统一规划和技术支持。

在开发一些专业应用软件时, 没有同步建设综合档案管理系统, 信息化建设各自为政, 未形成统筹安排、全面协调、整体推进的局面, 水利档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确, 尚未确定数据的统一格式和标准。

3. 数据库建设不够完善。

水利档案信息化建设正处于由文件向信息化的过渡阶段, 要经过由低到高、由单个到群体的过程, 开发和建设数据库系统是做好档案信息化建设的核心和基础。

4. 档案管理人员缺乏现代档案管理技能。

在水利系统办公自动化普及过程中, 计算机应用仅限于目录级检索, 未对相关人员进行系统的培训, 部分档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能。

三、加强水利档案信息化建设的具体措施

1. 加强领导, 增加投入。

成立由分管领导挂帅、各部门负责人参加的领导小组, 研究总体发展方案, 确定阶段性工作目标, 协调解决在建设过程中遇到的问题;明确工作机构和工作人员, 落实具体工作任务并跟踪监督检查;把档案信息化管理纳入系统内的年度工作计划和所属各部门管理目标责任制。水利档案信息化建设是一项综合性、前沿性的系统工程, 需要配备一定规模的硬件设施, 资金需求较大, 因此, 每年的资金投入都要与信息化建设任务相匹配, 以保证档案工作的有序开展和正常运行。

2. 注重管理, 打牢基础。

一要制定与水利信息化建设相协调的档案信息化建设发展战略和工作计划, 为保证水利档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。二要增强综合档案室的业务监督和指导职责, 建立和完善档案信息管理制度, 明晰档案信息管理流程, 实现档案收集、管理的标准化、规范化。三要加强档案管理软件的应用, 在水利系统内推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件, 推进水利档案综合目录数据库的建设, 实现案卷级、文件级的电子检索。四要加大电子文件的归档管理。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构, 要建立严格的信息管理制度, 以保证本系统电子文件的真实、完整、可靠和安全;要严格执行电子文档和纸质文档同时归档的双套制管理办法, 最终实现数字化档案室。五要积极推进档案信息化建设与办公自动化同步发展, 充分利用和发挥网站的作用, 有计划地上载开放的水利档案目录或公开开放的水利档案全文信息, 向社会提供网上查询的利用服务, 进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

3. 加强培训, 培养队伍。

对档案馆信息化建设的理性思考 篇11

关键词：档案馆信息化建设；修路；造车；制定交通规则；培养驾驶员；送货；思考与认识

档案馆信息化建设是档案信息化建设的重要组成部分。近年来，各地档案馆信息化建设如火如荼、精彩纷呈，但也暴露出不少问题。那么，档案馆信息化建设有没有一个让大家相对比较容易认可又相对比较容易操作的理想模板，以便按图索骥，达到吹糠见米的理想效果？笔者通过各种方式了解到，目前大家对档案馆信息化建设内容的认识相对比较统一，即主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。由此，好多人提出了“修路——造车——送货”的档案馆信息化建设思路和“路上有车、车上有货”的理想模式（这里的“路”是指内部网、外部网、互联网等各种不同类型的网络和基础设施，“车”是指计算机软硬件和档案馆信息化应用系统，“货”是指数字化的档案信息）。其实，这种思路和模式，只是突出强调了档案馆信息化建设的前三个方面的内容（即基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设），而忽略了后两个方面的内容（即标准规范建设和人才队伍建设），即忽略了“交通规则”的制定和“驾驶员”的培养（这里的“交通规则”是指档案信息化建设的标准规范和档案信息安全保障体系，“驾驶员”是指掌握现代信息技术和档案专业知识的复合型人才）。关于“修路”、“造车”、“送货”、“制定交通规则”、“培养驾驶员”五者的关系，笔者认为，可以表述为：“修路”是基础，“造车”是关键，“送货”是重点，“制定交通规则”是保障，“培养驾驶员”是核心。“路”和“车”是档案馆信息化建设的必需条件，必须有“路”有“车”；有了“路”和“车”，没有“货”，“路”和“车”就失去了意义；有了“路”、“车”、“货”，没有“交通规则”，路难畅通，将会堵塞；“路”修得再好，“车”再先进，没有优秀的“驾驶员”，一切都是枉然。档案馆信息化建设应当遵循“修路——造车——制定交通规则——培养驾驶员——送货”的思路，以期达到“路好顺畅、车多精良、交通有序、驾驶熟练、货美质优”的理想目标。本文仅就档案馆信息化建设的“修路”、“造车”、“制定交通规则”、“培养驾驶员”、“送货”五个问题谈点思考与认识，以求教于档案界诸同志。

1 思考之一：“修路”是档案馆信息化建设的基础

所谓“修路”，就是要优化档案馆信息化网络环境建设，构建档案馆信息化网络平台。这是当前档案馆信息化建设事业发展不可缺少的物质基础。

1.1 优化档案馆信息化网络环境建设。档案馆信息化网络环境建设，根据服务对象和范围的不同，可以划分为三个层次：档案馆内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网。档案馆内网，就是支持档案馆内部服务的馆内网，也称“档案馆局域网”。其主要功能有五：①将采集和预处理系统产生的档案信息数据和其他信息数据进行加工组织和存储；②向档案馆内部用户发布档案信息和其他信息，并提供档案信息和其他信息检索、演示等服务；③支持档案馆内部日常办公；④向政府网和公共网提供需要的档案信息数据和其他信息数据；⑤进行网络、档案信息数据和其他信息数据、用户的管理与维护。政务网，就是支持政府部门服务的政府专网，是以政府部门为服务对象的专用服务网，也称“政府信息服务网”。其主要功能有三：①采集档案信息和其他信息并送到采集与预处理系统；②向政府专网用户提供档案信息服务和其他信息服务；③进行网络、档案信息数据和其他信息数据、用户的管理维护。公众网，就是与互联网连接的为大众服务的通用网络，以社会大众为服务对象提供通用服务，也称外网。其主要功能有三：①采集档案信息和其他信息并送到采集与预处理系统；②向Internet用户提供档案信息服务和其他信息服务；③进行网络、档案信息数据和其他信息数据、用户的管理维护。

优化档案馆信息化网络环境建设，就是要实行档案馆内网、政务网、公众网三网物理隔离，形成三个相互独立的网络。

1.2 档案馆信息化网络平台建设

1.2.1 档案馆信息化网络平台建设的原则

1.2.1.1 确保网络安全原则。具体包括：一是网络信息安全的全面均衡和整体性原则，以确保在网络发生被攻击、破坏事件的情况下尽可能地快速恢复网络信息中心的服务；二是安全性评价与平衡原则，以建立合理的实用安全与平衡体系，做到安全性与可用性相容；三是网络安全体系设计的标准化与一致性原则，以确保整个系统安全地互联互通、信息共享；四是技术与管理相结合原则，即将各种安全技术与运行管理机制、安全规章制度建设相结合；五是统筹规划、分步实施原则；六是等级性原则，即划分安全层次和安全级别，以满足网络中不同层次的各种实际需求；七是动态发展原则，即要根据网络安全的变化不断调整安全措施；八是易操作性原则，即要易于操作，不要过于复杂。

1.2.1.2 确保电子库房安全原则。具体来说，一要建立完善的电子档案的管理制度（包括电子档案的形成、处理、收集、积累、整理、分类、保管和利用等方面内容），以维护电子档案的安全；二要强化电子档案存贮安全及策略，尤其是网络安全、馆藏安全、兼容性问题；三要强化电子档案的应用（包括单机应用和网络应用两方面）安全及策略。

1.2.1.3 与档案馆库及装饰工程同步设计建设原则。即档案馆信息化网络平台建设必须与档案馆库建设和档案馆库装饰工程同步规划、同步设计、同步建设。

1.2.2 档案馆信息化网络平台建设的内容。档案馆信息化网络平台建设主要包括接入系统建设、门户安全系统建设、应用系统建设、基础服务系统建设、数据库层建设、中间件层建设等内容。其中接入系统建设、门户安全系统建设和中间件层建设在初期建设中要充分考虑未来的需求。

1.2.3 档案馆信息化网络平台建设的要求。档案馆信息化网络平台建设，在符合国家相关标准要求的同时，还必须符合以下要求。

1.2.3.1 网络综合布线要求。网络综合布线系统是档案馆信息化网络的信息高速公路系统，一次建设长期使用，应按高标准要求设计建设，并预留足够的扩展空间。一是设计建设相互物理隔离的三网，即档案馆内网、政务网、公众网。二是网络带宽要能够支持文本、图形、图像、录音、录像等各类电子档案与数据的传输、利用与管理。三是馆库内每间各类用房都应布设档案馆内网与外网信息点，政务网信息点应布设于电子公文交换、电子档案与数据交换等用途的办公与业务用房内，各类信息点配置数应预留余量。四是每个（对）信息插座旁应配置安装对应的电源墙插或地插。五是布线用线缆、金属桥架、PVC管、面板等材料，均应具备阻燃性能；六是网络拓扑结构应具有可扩展性，若经费许可应采用树型网络拓扑结构。

1.2.3.2 中心机房建设要求。中心机房是各级国家档案馆的电子库房，是档案信息网络的控制中枢。为保障档案安全，必须建设由档案馆自主管理控制的中心机房，并符合以下要求：一是中心机房应设于二楼或以上楼层，应充分考虑空调外机的安装需求，楼面承重应满足机房各类设施的安放需求。二是配置气体自动灭火装置。三是配置机房专用供配电系统，配电柜内电气元器件应根据照明、计算机设备、空调等不同需求分别设置。四是铺设全钢防静电地板与防雷防静电设施。五是配置千兆交换机，交换机端口应预留余量。六是配置标准机柜，并预留各类设备后期扩展安装余量。七是配置在线式稳压电源，功率配置应预留余量。八是配置机房专用空调及恒温恒湿防磁柜。九是配置录像监控摄像头、防盗门、防盗窗及温湿度记录仪。

1.2.3.3 服务器与防火墙建设要求。根据本馆档案信息化工作的实际需要，可为档案馆内网配置一至两台机架式服务器，采用当期主流配置，内存与硬盘适当扩展。档案馆内网与政务网、公众网各配置一台百兆防火墙。

1.2.3.4 技术文档要求。档案馆信息化网络平台基础设施工程验收时，系统设计文档、系统施工图、系统竣工图等应齐全、完整。工程承建方应向档案馆移交各类技术文档两套，一套归档，一套日常使用。

2 思考之二：“造车”是档案馆信息化建设的关键

所谓“造车”，是指建造档案馆信息化的应用系统，完善计算机软硬件建设。档案馆信息化应用系统建设与计算机软硬件建设的好坏及运行的绩效如何，是衡量与检验档案馆信息化建设成败得失的关键。

2.1 档案馆信息化应用系统建设。档案馆信息化应用系统是指以档案馆信息资源为内容，以档案资源管理、共享为目的，以信息技术及其软硬件设施为手段而构建的各类档案信息管理系统。档案馆信息化应用系统目前主要有：基于不同应用环境开发的各类档案信息管理软件、基于政务网的文件档案信息数据库系统、基于互联网和政务网的档案信息网站、基于实体馆藏的数字档案馆等。档案馆信息化应用系统建设的主要内容如下：

2.1.1 积极开发应用统一规范的档案管理软件。档案管理软件是指档案馆信息化过程中用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的基于各种计算机环境的应用软件系统。档案管理软件根据适用技术环境的不同分为单机版档案管理软件和网络版档案管理软件；根据功能上的差别有文件档案一体化管理软件、全文版档案管理软件、专业档案管理软件，等等。国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》（档发[2002]8号）中对进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件提出了明确的要求。各级各类档案馆应从实际出发，积极开发应用统一规范的档案管理软件，推动档案馆信息化持续健康发展。

2.1.2 积极构建基于政务网的文件档案信息系统。“基于政务网的文件档案信息系统”是指将有序组织的文件档案信息数据库通过一定的方式接入地方的电子政务网，有机融入电子政务的信息流程，通过政务网平台为地方政府提供文件、档案信息服务。随着电子政务建设的发展，建设并完善基于政务网的文件档案信息系统的要求越来越强烈。为此，各级各类档案馆应按照《全国档案信息化建设实施纲要》要求，积极参与当地政府上网工程和电子政务建设，加强档案信息建库入网工作，构建基于政务网的文件档案信息系统，争取将档案数据库作为重要信息资源库纳入当地电子政务、信息港建设总格局中。有条件的综合档案馆要建立为各级党政机关服务的电子文件中心和政府信息公开查阅服务中心，依托电子政务数据交换平台，在线采集、接收和利用归档电子文件，开展政府信息公开查阅利用服务。

2.1.3 积极建设基于互联网和政务网的档案信息网站。档案信息网站是档案部门在信息网络上建立的站点，是档案部门面向网络世界的窗口。根据建站网络的不同，档案信息网站分为基于政务内网面向地方政府服务的档案网站和基于外网面向社会公众的档案网站两大类。各级各类档案馆应按照《全国档案信息化建设实施纲要》要求，积极加强档案信息网站建设，不断完善、丰富网站内容，有计划地上传开放档案目录，有条件的可上传已公开的档案全文信息，在逐步推进地区性馆际互联的基础上，不断促进全国范围内的档案信息资源共享。

2.1.4 积极推进数字档案馆建设。数字档案馆是以一个或众多实体档案馆为基础，综合采用现代信息技术，在网络环境中集成数字档案资源，提供档案信息服务，实现档案资源共享的档案信息管理集成系统。数字档案馆建设是档案信息化建设中技术要求很高、资源投入很大的一项内容，可以采用不同的构建模式。深圳、青岛等市档案部门在数字档案馆建设方面先行一步，积累了一定的经验。目前，我国数字档案馆建设总体上还处于探索、试验阶段，对于数字档案馆的功能要求和技术模式尚不明确，有关规范和标准还在期待之中。为此，各级各类档案馆应从实际出发，按照《全国档案信息化建设实施纲要》要求，稳扎稳打，积极推进数字档案馆建设。

2.2 计算机软硬件建设

2.2.1 计算机应用软件建设。计算机应用软件是指为档案管理应用需求而提供的软件，是一系列软件构成的综合系统。根据预算选择采用商品化软件或与软件开发公司合作定制。特别需要注意的是要能够保证软件的升级和后续服务。

2.2.2 计算机硬件建设。计算机硬件建设，也要采用当期主流配置，要综合考虑输入、处理、储存、输出等关键性能。在档案馆信息化建设过程中，无论是计算机软件建设，还是计算机硬件建设，都应该从本馆的财力和物力实际情况出发，既要积极推进，又要量力而行，从而杜绝浪费，达到事半功倍的效果。

3 思考之三：“制定交通规则”是档案馆信息化建设的保障

所谓“制定交通规则”，是指制定档案馆信息化建设的各种标准规范，构建档案信息安全保障体系。这是档案馆信息化建设快速、有序、健康发展的保障。

3.1 标准规范建设。标准规范建设是档案馆信息化建设的重要基础之一。信息高速公路的畅通，同样需要遵守规范严密、科学合理的“交通规则”，这些“交通规则”就是我们所要构建和遵循的关于档案馆信息化建设的标准规范。这些标准规范主要包括三类：一是标准管理规范。包括电子档案的定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等方面的标准规范。二是标准业务规范。包括电子档案的术语标准、资源描述、电子档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等标准规范。三是标准技术规范。包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等标准规范。为推进档案馆信息化进程，目前国家已出台了《CGD电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等相关标准，以规范标准制度，我们要认真贯彻实施。

3.2 档案信息安全保障体系建设。档案信息安全保障体系建设主要包括法律法规和管理制度、档案信息的安全技术、档案信息的安全管理、维护公共设施安全等方面的内容。首先，各级各类档案馆要建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。其次，各级各类档案馆在开发利用档案信息资源和网络建设工作中，要提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密事件的发生。最后，各级各类档案馆要积极采取保障档案信息安全的应对策略，以防患于未然。

4 思考之四：“培养驾驶员”是档案馆信息化建设的核心

所谓“培养驾驶员”，就是要培养掌握现代信息技术和档案专业知识的复合型人才，加强档案信息人才建设。这是档案馆信息化建设的核心所在，也是档案馆信息化建设的成功之本。

众所周知，技术再先进，也要靠人去掌握和运用。路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，是不能完成任务的。档案馆信息化建设同样需要培养一批系统开发和维护、档案数字化加工与管理、标准规范建设与实施、相关技术的使用与研究，以及档案信息化建设运营及管理的复合型专业人才。

档案馆信息化建设，就是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务。在档案馆信息化建设过程中，档案馆工作者无论从思想上，还是从工作上、技能上，都应该逐步由传统的档案管理者向档案信息管理者转变，更应该明晰自己的主要任务是管理档案信息而非档案实体。利用服务人员、网络和数据库维护人员、专业计算机硬件人员等将成为档案馆工作人员的中坚力量，以往传统档案馆中的档案整理人员、档案调阅人员等将逐渐减少。这是一种质的转变，知识结构要发生变化，操作技能要发生变化，工作实践要发生变化。如何调整人员，合理安排工作岗位，达到最大工作效率，档案馆必须慎重决策。这就要求档案馆工作者不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，从档案信息管理者的角度去学习、工作、思考，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。

就目前而言，档案馆信息化人才队伍建设存在着许多问题，必须采取有效措施加以解决。一是缺少真正懂行的档案馆信息化决策者。档案馆信息化从一定意义上讲是“一把手”工程。但从现状看，不少掌握着档案馆信息化“生杀大权”的领导对信息化知之甚少，决策时的失误也就在所难免。二是档案信息化专业人才严重缺乏。档案馆信息化是一个非常庞大的系统工程，需要大量的信息化人才，但是，现有的人事体制还很难适应这种要求，档案部门由于自身的社会地位和条件所限，在引进信息化人才方面与其他部门相比，往往处于劣势。需要的人才引不进来，并且现有信息化人才还在大量地流失，导致档案信息化人才奇缺，特别是中小档案馆这种情况就更为严重。三是全员信息化素养有待提高。所谓全员信息化素养，是指档案馆全体干部职工对信息化知识和技能的掌握程度。档案馆信息化绝不只是信息技术部门的事，没有全员的参与，档案馆信息化是搞不起来的。在一些档案馆，没有达到“三会”（会打字、会上网、会发电子邮件）的工作人员不在少数。有的档案干部自己连基本的计算机操作都不会，却在负责电子文件归档管理的业务指导工作；有的人从来不上网，却在负责档案数据库的建设。这种状况如果得不到有效改善，将给档案馆信息化留下巨大的隐患。

档案馆信息化建设是一项系统和复杂的工程，是宏观与微观、全局与局部的综合统一体，需要的人才应该是多层次：其一是战略性预测人才。档案馆信息化建设既要高瞻远瞩，也要求实务实，战略性预测至关重要，战略性预测人才不可或缺。其二是既懂档案又懂相关信息技术的复合型管理人才。复合型管理人才不仅要懂软件、硬件、网络技术和系统工程理论，而且要掌握档案管理业务发展和改革的方向。复合型管理人才不一定是一个人，可以是一个机制，这个机制要求可以是若干人，可以是本单位和外单位结合，也可以是自主与外包开发相结合形成的。其三是信息技术“专才”。“专才”既包括软件开发、硬件设计、系统集成等人才，也包括档案数据采集、数据分析、数据处理及系统运维的人才。在档案馆信息化建设过程中，从智能布线到系统研发，从设备选型到系统维护都需要“专才”。

5 思考之五：“送货”是档案馆信息化建设的重点

所谓“送货”，是指利用现代信息技术手段，大力开发档案馆信息资源，并把有价值的档案信息内容组织输送到档案馆信息化网络平台。“送货”是档案馆信息化的重点所在，也是当前档案馆信息化的建设的根本目的。

档案馆信息资源建设的内容很多，主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。传统档案信息数字化工作分为三种：目录数据的管理与检索、全文数据的管理与检索、多媒体数据的管理与检索。目录数据的管理与检索分为案卷级和文件级，重心是文件级。全文数据的管理与检索就是将档案文件全部信息录入计算机，用计算机进行管理和查阅。全文数据的管理与检索有两种方式：第一是图像录入，通过扫描和数码相机将档案文件进行图像数字化，以图像文件的形式存储起来。图像录入工作量小，省时省力，保持文件原貌，不出现人为因素录入错误，但是所需存储空间大，且不能进行字段式检索，只能通过目录索引找到原文。第二是文本录入，用键盘对档案文件逐字逐句进行文字录入处理，这种录入方式占用计算机存储空间较小，存取速度快，可直接对字段检索，但是录入速度慢，录入中可能出现人为因素错误，录入工作量巨大。多媒体数据的管理与检索是多媒体技术应用中产生的类似电影、动画等文字、图像、声音一体化的数据管理。因为现阶段形成量不大，这里不再赘述。

档案馆信息资源的开发利用，近几年虽有较大进展，但目前仍存在如下问题：一是信息资源建设“重开发、轻利用”。一些档案馆为了做“面子工程”，片面追求馆藏档案数字化的数量，未做馆藏资源分析就盲目展开数字化工作，既浪费了本就有限的人力物力，分散了开展档案信息资源其他方面工作的精力；又造成了不必要的档案信息数据存储压力，增加了基础设施建设的负担。二是信息资源开发“表层化”。一些档案馆的档案信息资源开发工作过于“表层化”，仍然停留在目录录入、数字化扫描上，只注重改变档案信息的存储方式——从传统保管转化为数字化、网络化保管，而非寻求转变带来的信息利用方式的改变——从手工检查索阅转变为随时随地网络检索查询，致使档案馆信息资源建设成了一个摆设，失去了它的真正意义。三是信息资源开发各自为政、缺乏沟通。目前有大量已开发的目录信息资源无法实现联网互通、数据共享。各馆的信息资源无法适应跨系统、跨平台的网络化应用需求，使信息资源开发出现各自为政、无法连通的现象，而档案信息的机密性又加剧了这现象的出现。

加强档案馆信息资源建设，必须把握以下几个方面：一要加快档案信息数字化步伐，建设数字化档案馆。就是要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸质档案、照片底片档案、录音档案、视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即进行数字档案馆馆藏的建设。二要加快档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量；各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。三要积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。四要加强电子档案归档管理。要加强对各单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效；同时积极研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。五要推出全新的信息化服务方式。诸如建立电子阅览室、增加服务手段、开展档案信息咨询服务，等等。

医院档案信息化建设的路径思考 篇12

一、医院档案信息化建设现状分析

首先,目前依旧有部分医院从领导到医务工作者甚至档案管理人员没有认识到档案信息化建设的重要性。一部分档案管理人员不希望面对档案信息化建设之初所产生的巨大工作量,常常是抱着多一事不如少一事的心态,针对如何挖掘利用医院档案资源,充分发挥出档案材料在医院建设发展中的作用,常常不够关注。并没有树立较强的档案意识,依旧沿用传统的档案管理手段,这也成为了阻碍医院档案信息化建设的关键因素。

其次,当前医院档案管理还属于多部门管理档案的格局。例如说综合档案室通常仅仅管理文书类、科技类以及财务类档案,属于行政办公室管理;而医疗类档案以及各类检查影响属于其它医务部门进行管理。各个管理部门的工作方式与管理策略各不相同,其管理职责也有所差异,并未真正纳入到统一的综合目标管理考核中去。多头管理的现状导致了档案信息化标准管理体系无法建立。

最后,医院档案管理工作者专业能力有待提升。医院现有的档案管理工作者知识结构相对单一,特别是计算机技术水平不高,知识面不够宽,不具备较强的主动性与创新能力。同时很多医院都缺乏专门的档案信息管理工作人员,无法满足医院档案信息化建设的要求。档案管理工作者不仅要具备档案专业知识,同时还需要拥有一定的计算机基础知识,掌握现代信息技术。

二、医院档案信息化建设的有效路径

(一)转变观念促进信息化进程。促进医院档案信息化建设在很大程度上涉及到医院科学管理、医疗服务效率的提升以及医疗水平的增强,也直接决定了医院档案信息的整合甚至医疗云的建设。面对新时期医疗事业改革环境下医院档案信息的逐渐增多以及档案信息化建设的实际需求,医院各级领导、医务工作者以及档案管理工作人员,都必须要努力转变思想观念,充分认识到医院档案信息化建设工作的重要性,树立档案信息就是医院战略资源和无形资产的理念。特别是医院领导必须从思想认识上强化档案信息化建设重要性的认识,站在医院战略发展的角度出发,把档案信息化建设工作列入议事日程中来,委派分管领导、建立协调机构,统筹医院各部门积极支持协助档案信息化建设,从而实现医务工作者对于档案信息材料快、精、准的利用需求,为医疗云的构建打下坚实基础。

(二)建立档案信息化标准体系。要真正处理好医院目前存在的档案资源信息化水平低、共享度不高、规范性不足以及安全性较低等问题,要求我们必须尽快建立档案管理信息化标准体系。要构建一个政府统一领导、卫生与档案部门协同、档案管理系统开发商参与的工作机制,对医院档案信息化建设工作实施统一筹划,进一步规范档案管理信息平台。对于医院档案自身具备的复杂性特征,要逐渐建立医院档案数字化、电子档案信息前端控制、档案归档整理、数字档案资源开发利用、数据信息传输交换备份等相关技术标准,同时让其能够和公共卫生信息系统、居民健康档案信息系统以及疾病预防控制机构信息系统等平台的档案管理技术标准相符合,为医疗卫生事业改革提出的三个基础、三级平台的建设奠定技术标准基础。

(三)加强档案信息化人才队伍建设。医院档案管理部门以及其他相关部门必须强化沟通协作,共同承担起档案信息化人才培养的重要任务,医院应定期组织针对档案管理工作人员的培训活动和继续教育活动,有针对性地为其设置档案信息化管理相关课程,进一步增强医院档案管理工作人员的综合素质,让其能够满足信息化时代对档案管理工作的需求。另外,医院应当实施引进来、走出去的方针,强化档案信息管理人才的培养工作,如引进档案信息化领导与组织人才,引进兼备档案管理与信息化管理相关专业知识的综合能力较强的复合型人才;或者从医院目前在岗的一些档案管理人员中选择业绩好、表现好、学习积极性高的,将其送出去参与各种培训活动;也可以通过交换岗位的方式来熟悉相关工作内容和技术要求;将本院档案管理人员委派到其他信息化水平较高的兄弟医院实习,帮助他们优化知识结构,让其最终成为同时具备档案管理知识与信息技术知识的复合型人才。

三、结语

总之,由于医院档案自身的特殊性,决定了档案信息化建设工作的滞后性,其需要解决的问题还有很多。但是我们必须认识到信息化是医院档案管理工作的必然发展趋势,要从思想认识上予以重视,科学引导,加强电子档案的积累、保管与利用,实现档案数字化、资源共享化,从本质上促进医院档案管理工作质量的提升,实现医院档案现代化管理,确保医院的持续发展。

参考文献

[1]侯诚.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公室业务,2016(07):39.