档案信息化建设刍议

档案信息化建设刍议（共12篇）

档案信息化建设刍议 篇1

档案信息化是在档案管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务, 加速实现档案管理现代化的进程。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和机遇。全体档案工作者普遍认识到, 加强档案信息化建设, 是档案事业适应时代和社会发展的必然选择, 是加速档案管理现代化的客观要求。

一、档案信息化的特征

档案信息化有以下四个特征: (1) 档案信息存储的自动化。现代化信息技术在档案管理中的普遍应用, 无论是由电子文件生成的电子档案, 还是数字化了的纸质档案, 其存储的自动化是不言而喻的。 (2) 档案信息资源开发的智能化。档案信息化条件下的档案管理工作, 由于电脑取代了传统档案工作中的大部分体力劳动和一部分简单的、重复性的脑力劳动, 就使得档案工作者有条件有精力将自己的劳动集中于档案信息资源的深层次开发上。档案信息资源的深层次开发即是智能型开发, 它所提供的是系统加工的精炼信息, 基本上能满足不同层次、不同角度的利用需求。 (3) 档案信息利用的网络化。世界已经进入网络时代, 因特网的出现就是显著的标志, 计算机网络在信息获取、传递方面的意义在于人们可以摆脱时空障碍, 方便、快捷的满足信息需求, 为此, 档案网站、数字档案馆应运而生。当他们不断增多并达到普及时, 档案信息资源共享才得以实现。 (4) 档案信息服务的社会化。档案信息化的最终目标是实现档案信息的社会化服务。人类推进信息化的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下, 实现信息的公开 (特别是政府信息的公开) 与信息利用中的社会公平, 对档案信息化而言, 这一特征是不可忽视的。

二、档案信息化的内容

制定与推广电子文件归档和电子档案管理制度, 接收电子文件进馆, 加快实现档案的数字化进程、档案数据库的建设和维护以及掌握档案数字化的基本程序和要求, 推进档案服务的数字化和网络化等都是档案信息化建设的主要内容。其中, 档案信息的数字化、档案网站和数字档案馆的建设最重要。由于办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用, 电子文件已经在大量产生, 并将进一步成为新产生文件的主体, 做好电子文件归档与管理工作, 已经成为网络环境下档案工作者开展档案工作的重中之重。实现对电子文件归档与管理可采取两种形式:一是在办公自动化等业务系统设计之初, 档案人员明确提出电子文件归档与管理的要求, 在办公自动化等业务系统中设定电子文件归档与管理功能;二是研制开发专门用于电子文件归档与管理的软件系统, 与单位业务系统进行挂接, 从而实现对电子文件的归档与管理。两种方式最重要的是档案管理人员必须向计算机技术人员提出电子文件归档与管理的各项功能要求, 计算机人员运用相关技术来实现。总之, 在网络环境下, 注重电子文件归档与管理有助于档案信息化建设的发展进程, 能够实现档案工作与电子政府、电子商务的迅速连接, 有利于各个党政机关、企事业单位充分做好自身的档案工作, 利用互联网平台促进自身档案信息化建设的发展进程, 最终更好地为社会乃至国家提供更多有效益的档案信息资源。

三、档案信息化的实施要点

(一) 制定信息化管理制度。

为了保证信息化资源的安全性, 要制定完善的信息化管理制度, 以确保信息资源的安全性和有效利用。如需规定电子文件的类型、划分标准、归档范围、保密期限和密级划分, 确立电子文档的查询利用制度、废弃文档的销毁制度等。档案管理人员要进一步学习研究电子政务、信息交换、电子商务、政务公开、信息资源保护、企业信息化、信息产业、信息安全保密、信息市场管理、信息产品价格政策等方面的法律法规。只有有了统一的标准, 规范的布局, 网络环境下的档案信息化建设才会更加有秩序、有条理。

(二) 转变档案管理方式。

第一, 数据处理在文件处理阶段就可完成。公文处理与档案管理有机结合, 实现文档一体化, 可以自动完成各类档案资料的统计工作, 绘制各类统计报表。第二, 档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作, 多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务。第三, 档案指导、编研工作从有形实体向虚拟网络转变。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境, 传统档案的组织机构、业务流程和管理体系越来越不适应档案信息化管理的趋势, 所以有必要从管理理念到组织机构, 从业务内容到业务流程进行有效重组, 以适应变革的要求。

(三) 规避信息安全风险。

可以通过数据材料电子加密等方式, 防止档案资料的泄密;通过数据材料的自动备份等方式, 防止文件的遗失以及一些突发事件的发生。一是计算机必须安装强大的病毒检测装置, 随时防范各种计算机病毒的侵入。对于电子目录和电子档案的接收, 要进行病毒检测, 安装规范要求进行数据文件格式、结构、内容等全方位扫描, 防止接收文件携带病毒感染整个系统。二是当档案信息面向公众时, 开放档案允许访问和浏览下载, 但要注意对限制档案和保密档案进行权限设置和密钥体系设置, 或者进行物理隔离, 以拒绝有关人员的访问。三是在计算机软硬件更新、文档数据需要迁移时, 为保证转换后文档的可靠性, 首先要对所有移交文档及其内容有无发生变更进行确认, 其次是迁移工作要由两名以上档案管理人员共同进行, 并在转换后的新载体上手写签名, 以示对文档内容的原始性负责。同时要培养计算机技术人员来实施管理控制, 避免信息资源被外界因素干扰。

档案信息化建设刍议 篇2

一、企业档案在档案文化建设中的积极作用

企业档案是企业在科研、生其最大的价值。

(一)企业档案作为信息依据

为档案文化建设提供了原始积累企业档案是企业运营全过程的各类文件材料的汇总，是企业文化的重要载体，是企业发展的真实记录。在建设企业档案文化的过程中，企业档案作为传承历史的载体，真实记述和反映了企业的各项活动，是企业发展的记忆，这些历史的记忆，作为实事凭科研成果、组织管理及财务状况等，不仅从不同程度和不同方面反映了企业的计划制定、决策结果、生产状况和研发情况等，而且为企业生产管理提供了可供借鉴的可靠信息和科学依据。

(二)企业档案提升外延服务

为档案文化建设创造了基本条件随着社会的发展，对档案信息的需求日益明显，开发利用档案信息资源是档案利用工作的拓展和深化。企业在竞争激烈的市场经济中要取得发展，离不开良好的企业管理方式，企业管理的核心价值在于：使企业的运作效率大大增强；让企业有明确的发展方向；使每个员工都充分发挥潜能；使企业财务清晰，资本结构合理，投融资恰当；向客户提供满意的产品和服务；树立企业形象，为社会多做实际贡献。传统意义上的企业档案管理主要侧重于对企业内部人员查阅资料提供相关的服务，企业档案的功能和作用没有得到充分的发挥，大多数档案文件材料长期处于休眠状态，因此要充分发挥企业档案在企业经营和战略实施中的作用，就必须改变传统观念，把“死档案”用活，实现企业档案管理向知识管理的转变，在坚持做好档案日常管理工作和维护的基础上，加强对档案文件材料的研究、开发和运用，变被动服务为主动服务，在深入挖掘档案资源上下功夫。档案作为重要的知识资源，具有知识属性和信息属性双重特性，并属于知识形态上产生的生产力，对于知识创新和科技转化为生产力具有十分重要的意义，在企业经营活动中发挥着重要的作用，其价值体现在档案的服务利用过程中。当档案被再次利用于新的科研、生产、建设活动时，其档案的外延服务价值被充分发挥，从而为企业档案文化建设创造了基本条件。

(三)企业档案维护企业利益

为档案文化建设提升影响力笔者所在公司作为一家大型国有船舶企业，企业管理工作相当庞杂，而系统管理的档案工作却能为企业管理者理清脉络，梳理头绪。例如：在当前船市并不景气的市场中，接船任务相当艰巨，如何在逆境中求生存，成为当前各大造船企业的首要任务。利润最大化、成本最小化，往往是企业在困境中首选的方法。于是，企业开发改造新船型，生产高技术高附加值的船舶；与船东合理谈判，以期获得更好的协议条件；以及合理降低造船成本，进行综合性技术改进等都离不开档案工作的支持，唯有以翔实、客观的数据、图纸和文字资料等作保障，才能确保企业经营任务的顺利进行。同时，档案在企业保护知识产权、维护合法权益中起着主导性作用。企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等，是企业知识创新的成果，是企业重要的无形资产和核心知识资本。企业档案真实记录了企业进行知识创新的过程、内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证，当发生知识产权纠纷时，档案能起到至关重要的作用，是企业保护知识产权的有力武器，只有在日常经营管理中谨慎、细致、完整地保存好企业档案，才能在经济纠纷中得到有力的证据支持。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范地管理档案，是衡量一个企业业绩和管理水平的重要尺度。档案记载着一个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的工作业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的好教材，对提高决策水平和工作效率，促进各方面发展发挥着重要作用。所以，在企业档案文化建设中重视档案的作用，才能更好地促进企业发展，完善企业机制，增强企业的竞争力和创造力，为企业的生存与发展添砖加瓦。

二、企业档案与档案文化建设的紧密联系

党的“十八大”对加强社会主义文化强国建设提出了新的更高的要求。文化，是人类物质、精神成果的集成，企业文化，化人成物；档案文化，化物于文。企业档案文化作为企业管理的一部分，档案文化融入并支持企业文化，企业档案作为企业文化的重要载体，是企业文化的结晶和积淀，是企业的无形资产和宝贵财富，是企业发展的真实记录，在建设企业文化的过程中，企业档案发挥着至关重要的作用，它贯穿于企业文化建设的每一个环节。企业档案文化建设与企业文化建设也是相辅相成的，做好企业档案文化建设工作，对丰富企业文化、建设企业文化具有积极的推动作用。

(一)档案文化建设的特点

档案文化建设具有真实权威、记忆存史、神秘感和原始记录性的特点。1.真实权威：由档案的原始记录性决定，法律的认可、社会的共识是档案文化区别于其他文化的显著特点。2.记忆存史：是档案文化的基本功能，档案文化不仅是记忆文化、存史文化，还能延伸记忆、延续历史、延续科学技术与积累知识。3.神秘感：档案的机密性决定了其神秘感，神秘感与权威性是档案与群众互动的有力条件，能有效激发群众的探知欲。4.原始记录性：是档案文化的基本属性，真实权威性和记忆存史性都由档案的原始记录性决定。

(二)档案文化建设的基础

1.丰富的馆藏

馆藏作为一切档案工作的基础，是开展档案文化建设的基础，特别对于企业档案文化建设，必须要以丰富多样和高质量的馆藏资源为基础。但馆藏档案数量的庞大不等于高质量的馆藏，馆藏档案品种单一、结构不尽合理等问题妨碍了档案文化的进一步发展。对此，档案部门应当积极调整档案馆藏结构，丰富充实各类档案资源，包括有关个人经历和研究成果，以及企业历史进程的各种人文、人本档案文献材料，从满足长远的利用需求着眼，努力使档案部门成为一个能代表企业时代特点和文化记忆的场所。

2.人才的培养

加大企业档案人才的`引进和培养力度，是抓好企业档案文化建设的关键。要建立具有较高素质、结构合理、适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作队伍，并稳定档案管理网络体系中的各级专兼职档案人员，每年组织专兼职档案人员参加国家、省、市档案业务培训或档案文化建设培训，与时俱进，不断提高档案人员的业务素质和综合素质，为档案文化建设打造强大的人才队伍。

三、新时代企业档案文化建设的创新发展

在新的时代，档案文化建设需要有新的理念，开拓思路才能使档案文化建设事业得到创新发展。在这个信息化高度发展的时代，宣传与交流是开展档案文化建设的有效途径。档案部门要开展有广度、有深度的档案宣传工作，在普及档案基本知识的同时，有针对性地宣传档案的起源、档案载体形态、档案功能作用、档案文化价值等档案文化建设的相关内容及制度规范，增强企业员工的档案意识和档案文化意识，促进档案文化理念的广泛认同。

(一)档案文化建设的实践

，上海地区中船工业企业借6月9日“国际档案宣传日”活动之机，开展了“船舶发展档案同行”上海船舶工业档案图片展览活动。该活动由中船工业上海公司组织，各下属企业挖掘了各类人文、人本档案，以“红色记忆”“家国情怀”“服务民生”“时代先锋”“兰台风采”五个主要板块，开展了轰轰烈烈的档案工作宣传。在“船舶发展档案同行”图片展的开幕式上，邀请了各企业代表座谈档案利用的体会。宣传展板在各下属企业进行了巡展，宣传内容也在各企业OA网上以电子版的形式进行滚动播放，整个六月各企业都沉浸在浓厚的档案文化建设氛围之中，受众达13万余人。当所有人都在聚精会神地倾听我们船舶民族工业是如何历经风雨、饱经沧桑，如何披荆斩棘、继往开来，如何励精图治、蓬勃发展的同时，珍贵的历史档案以影像的形式展示在我们面前，让大家都充满自豪，共同注视过去，期待未来，展望未来。

(二)档案文化建设的思考

人防档案管理工作信息化刍议 篇3

一是坚持依法建设，在健全制度规范上下功夫。目前，人防档案工作法规建设比较薄弱，相关制度规定不够健全，现有档案法规偏重宏观指导，缺乏具体规范，刚性不足，操作性和可行性不够。特别是档案信息化建设与管理的法规标准还不够完善，档案部门各自为政，制度规定五花八门，应用软件系统不统一，标准建设落后于实际工作，与人防系统准军事化建设的需求还不相适应。应抓紧调查研究，搞好顶层设计，尽快制定与上位法和工作实际相适应的法规制度，使立卷归档、查阅使用、保管解密等各个方面都有法可依，逐步形成与人防信息化建设相衔接、与机关公文运转相协调、与档案工作发展相适应的规章制度。要加快档案信息管理系统研发、推广应用和综合集成，建立一套科学、先进、实用、操作性强的标准规范，逐步形成标准统一、安全高效的档案信息管理与服务平台，使人防档案信息资源管理和利用服务实现互通、互联和共享。

二是坚持信息主导，在构建网络环境上下功夫。网络技术的普及正在重构人们的工作方式和生活方式，人防档案信息管理与服务同样面临网络化问题，是否充分利用网络技术来提供档案信息服务已不再是单纯的技术手段问题。人防档案信息服务的网络化不仅可以从根本上提高档案信息服务的效率和效益，更重要的是顺应了网络化办公与生活的活动方式，更好地实现与社会的高效互动。因此，应树立信息主导的理念，抓紧进行研究和论证，加大力量投入，逐步建立起功能完备、综合性强、覆盖面广的人防档案信息资源网络，为用户提供高效便捷的档案信息服务。一方面，要加快人防文档一体化管理系统建设，构建统一的网络平台，实现人防系统内档案资源共享、服务互补以及相关技术共同开发和维护;另一方面，在严格保密、确保安全的基础上，加强与外部网络系统的协同合作，借鉴其他信息服务机构的经验，形成相互交融、互惠互利的外部网络环境。

三是坚持统筹规划，在建立标准体系上下功夫。传统意义上人防档案保护标准化主要是指档案库房、档案设施、档案装备等标准化以及纸质档案管理保护标准化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、图片档案等，大量的人防档案信息也将被电子化以文件的形式保存起来，存储于各式各样的磁盘、光盘、硬盘、数据流磁带等不同形式介质中。因此，以新型档案载体作为对象的档案保护标准化将成为今后研究的重点内容，不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式方法，还要研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性、完整性、有效性及可用性的措施，借助技术和管理双重手段，逐步建立科学、有效的档案信息化管理体系，形成系列而完整的标准技术规范，促进档案信息资源的价值实现，推动档案文明保护与传承。

四是坚持以人为本，在强化人才素质上下功夫。人防档案工作科技含量很高、专业性很强，涉及多门学科、多项技术、多个领域。随着信息技术在档案工作领域的普及与应用，各种新型载体档案大幅度增加，机读型、视听型档案大量涌现，如果档案工作者还停留在传统的工作模式与业务水准上，就很难适应档案信息化建设与发展需要。要加大档案人员的任职教育和继续培训力度，制定切实可行的培养计划，充分利用各种培训资源，在提高专业水平与实践能力的同时，尽快掌握档案工作最前沿、最需要、最实用的现代信息技能，熟悉了解新知识、新理论，不断扩大知识面，改善和更新知识结构。要增强人防档案管理人员运用专业理论解决实际问题的能力，使其熟练掌握编目、标引、建立数据库、网络检索等知识，熟悉各类信息系统软件和网络工具，熟练运用多媒体技术，不断提高档案管理人员的业务水平和管理能力，努力培养专家型、复合型、研究型、创新型的高素质档案人才。

五是坚持科学管理，在提高信息功效上下功夫。信息时代，人防档案载体日趋多元，信息构成多种多样，人防档案的存储、保管、防护和开发利用都面临新情况新问题，加强档案安全科学管理是实现信息化的第一要务。要以现代科学理论为指导，根据人防档案工作的客观规律和档案信息的建设发展进行合理的组织、计划和控制，用现代技术手段将档案信息资源进行规范调整，对各类档案数字信息实施有效控制，实现档案信息有序化系统化。加快提升人防档案信息化管理水平，应用先进技术和科学管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，不断提高档案信息应用功效。加强人防档案服务利用高效化，运用多功能检索技术满足用户利用各种平台进行快速、准确、全面的查询要求，进一步提高档案服务利用的现代化水平。不断更新安全防护设施设备，利用现代高新技术手段，加强人防档案信息的科学管理，确保人防档案的安全。

六是坚持探索研究，在管控技术研发上下功夫。要加大人防档案关键技术问题研发应用力度，紧紧围绕人防档案工作中急需解决的疑难问题开展攻关，努力解决档案信息化管理技术、信息安全技术、新型载体保护技术、不同载体信息转换技术、电子档案管理、数字档案馆建设等方面的技术难点、热点问题，更好地发挥新技术对档案信息化的支撑引领作用。要积极开发人防档案管理计算机软件，加强信息系统建设，最大限度地加强电子文件的集中管控，特别是在电子文件的保真、保全和安全保密上下功夫，提高电子文件的可靠度、可信度，尽量减少人工鉴别。要加强各种信息系统的融合和综合集成，提高兼容性，使其操作、管理更加方便;提高电子文件收集、积累、整理的自动化程度，不断提高工作效率。

档案信息化建设刍议 篇4

一、档案信息化建设的有利条件

1.在以往的档案信息化建设实践过程中，我国各级各类档案工作部门已经积累了丰富的经验，基本明确了在现阶段档案信息化理论建设的目标、任务、原则、途径和方法以及信息系统的技术标准、规范等的科学发展趋向，特别是随着全国信息化“十一五”规划的制定和整个国家信息化建设工作的大力推进，促使我国各级各类档案工作部门更加明确了档案信息化建设的发展方向和基本目标，为建立科学、合理、务实、完善的档案信息化理论体系奠定了坚实的客观基础。

2.我国各级各类档案部门经过多年的努力探索与大胆实践，在档案信息化建设，尤其是在档案信息技术推广和应用方面，除了奠定丰富的经验基础之外，还积蓄了一批档案信息化理论知识与实践经验兼备的档案信息化建设专门人才，整个档案干部队伍的信息素质有了很大提高，初步具备了建立档案信息化理论体系所必备的人才条件。

3.快速发展的信息技术和社会各方面对档案信息不断增长的利用需求，使档案信息化理论体系建设有了充足的发展空间，档案信息化理论体系建设也越发显得迫切;同时，信息技术的日渐普及与国家正在大力提倡的电子政务工作的推进，也使档案信息化理论体系建设工作具备了不断深化发展的广阔前景和现实意义。

4.随着经济社会的来临，改变传统的档案管理与利用模式，转变档案信息服务的观念，提高档案馆开展社会公共服务的能力已成为经济社会的一种必然要求。为此，作为档案事业主体的各级各类档案馆需要努力加大档案信息资源开发利用的力度，注重拓宽档案信息服务渠道，扩大档案信息服务范围，构建方式灵活、手段多样、快捷简便、系统全面的档案信息服务的全新模式，以适应经济社会发展的现实要求。

5.信息技术本身是跨国界的，发达国家的信息化建设，尤其是档案信息化建设的经验教训可以为我们提供充分的指导与参考。借鉴和吸取国外档案信息化理论建设的成功经验，有利于我们更加科学合理地开展档案信息化工作的实践。

二、档案信息化建设的核心内容

（一）档案信息转化为数字化信息

1．加快建设和进一步完善档案信息数据库。

首先，应优先发展现有馆藏目录数据库和部分档案全文数据库，当然优先建设应以保证质量为前提，以与社会需求相吻合为出发点才行。这是档案信息转化为数字化信息的基础和前提，只有建立和完善档案信息数据库，才能使档案信息资源真正实现数字化处理，从而实现数字化管理和数字化利用。

2．加快档案信息资源数字化步伐。

数字化原本是档案信息资源接受计算机处理的过程，是档案信息资源进入档案信息网络的前提。然而数字化的成本很高，在目前条件下，应有选择地将那些价值高、社会需求大、容易受损的档案优先进行数字化处理。同时，要加快现有馆藏档案文件及数据机读目录的录入工作，逐步做到馆藏档案文件及目录实现机检;有条件的档案部门要做好对重要的、易损的、珍贵的纸质档案的保护，并进行必要的扫描录入，建立全文数据库;对录音、录像档案和部分缩微胶片档案，应在做好鉴定工作的基础上逐步向数字化转换;对照片档案则要采取扫描的办法，使之转化为数字档案。

3．加强对新产生的电子文档的管理。

吸收和借鉴电子政务、电子商务的管理经验，充分利用电子政务的平台推进档案信息资源建设的进程。对形成电子文件档的机读目录应连同纸质档案一起接收进馆，纳入进馆档案的数据库管理之中。

（二）档案管理工作转化为信息管理工作

要改变传统档案工作的模式，将各级各地档案保管部门转变为档案信息服务的专门机构，由保存管理式利用转变为服务利用式管理。

1. 建立现代工作体系，提高工作效率。

充分利用计算机技术、网络技术等现代科技，改造现有的档案工作的运行模式，建立高效的档案信息管理系统，实现信息处理自动化，提高工作效率。要以网站建设为突破口，推进档案部门网络化进程;要加强档案信息化指导和标准化规范建设;抓好档案信息化人才队伍建设。

2. 认识和把握建立档案信息化的原则、步骤和措施。

一方面，注重倡导实践先行，本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，强化电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案数字化和数据库建设;另一方面，发挥理论的先导作用，结合全国范围的整个信息化建设实践蓬勃开展的有利时机，制定周密的组织规划，尽快建立起科学、合理、务实、完善的档案信息化理论体系。

三、档案信息化建设中应注意的几个问题

1.档案部门的“社会记忆”功能要继续保存。对于档案部门来说，保存和延续“社会记忆”是立业之本，提供信息服务社会是强业之路。在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人类记忆”就会面临丢失的危险。

2.档案馆文化属性不能抛弃。数字档案馆和传统档案馆担负着相同的社会职能，都是社会的科学文化事业机构，在研究、构建数字档案馆时应克服唯技术主义倾向，重视数字档案馆的人文因素。所以，我们在档案信息化建设进程中，要注意档案馆文化属性的延续，强化克服对档案馆的文化属性认识不足的问题。

3.网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把档案文献的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从全方位理解、多方面入手促进信息化建设。

4.防止“地区信息差距”的扩大。档案信息化建设以档案信息资源为基础, 以基础设施和经济条件为保证。很明显, 我国东部地区因其优势而获得档案信息化建设的先机, 中西部地区会因缺乏各种必要的支持而举步维艰, 这在一定程度上形成并逐渐加剧了地区间的信息差距, 所以在档案信息化建设中应加强宏观规划和调控, 采取积极措施防止地区信息差距的扩大。

5.发挥档案优势。在信息社会，面对众多的信息“竞争对手”，档案部门要想立于不败之地，就须保持自己的本色，向社会提供真实可靠的信息，这是档案部门在信息时代立足的“本钱”，也是吸引用户的魅力所在。但也要认识到，将所藏档案不加分类、区别地数字化，单纯追求网上档案信息存量并不可取，因为由于众多因素使我国馆 (室) 藏中有相当部分的“死档案”，它并不具有真正的价值，没有必要对其进行“信息化”加工。

总之，档案信息化建设是一项系统的工程。目前我国档案信息化建设还处于起步阶段，在这一过程中，还会遇见各种难题，对此，我们档案工作者要作好心理上和工作上的各种准备，积极推进这一工程的稳步健康发展。

摘要：档案作为重要信息资源, 其管理开发和利用也必然呈现出适应时代发展的新特点。传统的管理模式已经不能更好地满足网络信息时代的要求, 档案信息化建设成为档案工作的首要任务。

关键词：档案信息化建设,条件,内容

参考文献

[1].高全忠.档案信息化建设的发展趋势.兰台世界, 2004.4

[2].刘勇强.档案信息化建设的风险.北京档案, 2005.5

[3].王东宁.档案信息化建设的原则与策略.中国档案, 2003.1

[4].周玲.对档案信息化建设的思考.档案学通讯, 2003.6

档案信息化建设刍议 篇5

2、分析高职院校后勤管理信息化建设的必要性

新形势下高职院校的发展以及广大师生对于学校后勤服务工作越来越高的要求，推动着后勤管理工作必须迈出新的一步，而解决学校复杂的后勤管理工作最好的办法则是应用信息管理系统，提升后勤管理工作的工作水平以及工作效率，更好地为广大师生服务。

具体分析高职院校后勤管理信息化建设的必要性主要为:

第一，后勤管理的信息化建设是提高后勤管理水平的需要。高职院校的后勤管理工作主要为教师与学生提供全方位的服务，通过有力的后勤保障可以创建良好的校园环境，创建环境育人、服务育人、管理育人的后勤管理服务。为了能够有效提升后勤管理工作，高职院校的必须紧跟时代的步伐，将先进的科学技术作为管理的坚实后盾，才能使后勤管理水平有效提高。通过后勤管理信息化系统的建设，能够使高职院校的后勤管理工作更加科学、更加规范，不仅可以使服务质量与效益提高，还能够带动高职院校的管理向着科学化与人性化发展。

第二，信息时代发展的必然需求。伴随信息技术的快速发展，我们日常的生活与网络之间的关系越来越密切，信息网络早已成为人们生活当中的重要组成部分。在高职院校无论是教学、办公室业务、宿舍、校园网络等，网络已遍布于校园的各个角落。因此，高职院校必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加强信息化教育。高职院校的后勤管理工作，是学校管理非常重要的工作内容，加强后勤管理工作的信息化建设，适应时代发展，才能更好地为学校发展以及广大学生及教职员工服务。

3、我国高职院校后勤管理信息化建设现状

3.1高职院校对后勤管理信息化建设缺乏重视。当前，很多高职院校的后勤管理信息化建设都被院校领导忽视，后勤管理信息化建设对于管理工作的重要性未被充分认识。加上高职学院普遍存在办学经费不足，后勤管理信息化建设投入资金较少。日常的后勤管理当中，主要仍以传统的管理模式为主。高职院校当中，从事后勤管理的工作人员大多年纪都较大，很多都是临近退休的干部和教师，对于现代化的信息技术，后勤管理人员在内心存在着严重的消极与抵触情绪，大多都沿用着自己熟练的传统管理办法。同时，一部分管理人员并未深入理解高职院校后勤管理信息化建设的内在意义，片面地认为只要在后勤部门安装计算机硬件设备以及应用系统，就算是将信息化建设工作完成了，致使高职院校的后勤管理信息化系统并未将其重要的作用充分发挥出来。

3.2信息系统建设缺乏相关规范与合理的框架。高职院校的后勤管理信息化系统普遍缺乏相关规范与合理的框架，工作模式与工作流程相对落后，后勤各项工作很难协调的运行发展。一部分高职院校在技术上已经完成了后勤管理信息系统的建设，可是信息系统却缺乏完整有效的规范与操作标准，后勤管理当中的各项规章制度仍不完善，为高职院校的后勤管理信息系统的实施与应用带来了很多困难，制约着后勤信息化建设的发展。

3.3后勤管理信息互通性相对缺乏。高职院校的后勤管理工作是综合性较强的一项复杂的工作，其服务范围及管理范围极其广泛，其信息分布范围较大，后勤管理信息化系统很难采集到全面的信息，后勤管理信息化工作能否顺利进行无法得到有效的保障。再加之高职院校后勤管理人员在后勤管理经验上差异性较大，一部分高职院校将后勤管理工作外包给校外企业，而相关企业通常都是在自主经营，信息数据的真实性及完整性相对欠缺，导致高职院校的后勤管理决策缺乏科学性与合理性，高职院校后勤管理工作相关的信息资源互通性较低，难以形成资源共享。

3.4高职院校后勤缺乏专业的信息化管理人才。我国高职院校的后勤管理工作中，普遍存在着专业信息化管理人才匮乏的问题，后勤管理工作人员的整体综合素质普遍偏低，而比较先进的管理意识及管理理念更是严重不足，难以掌握现代化的信息技术，严重制约着高职院校后勤管理的信息化建设。

4、高职院校后勤管理信息化建设有效策略探讨

4.1必变后勤管理工作的观念，统筹发展。高职院校后勤管理的信息化建设是一项需要各系、各部门全力配合才能完成的系统工程。对此，高职院校必须明确后勤管理对于学校发展以及师生教学与生活需求的重要性，以提高后勤管理水平及工作效率为前提，加快后勤管理的信息化建设。后勤部门必须牵头组建以学校各个部门参加的信息化建设小组，加强统一领导与全面协调。通过统一的领导，能够统筹规划后勤管理工作，使各项数据与系统接口形成统一，实现信息的互通，并且可以有组织、有计划地逐步开展信息化建设工作。工作当中如果出现分歧以及各个部门之间的利益冲突时，建设小组领导可协调各部门工作，针对相关问题做出解决对策，做到统筹兼顾，协调发展。

4.2强化基础建设，加大资金投入。要想使后勤信息化建设能够更好地为管理、教学、科研服务，使高职院校能够始终在市场经济当中处于不败之地，而这都需要强大的资金后盾支持。首先，必须加强各种基础设施的投入力度，因为一旦基础设施无法与信息化建设步伐一致，将导致后勤管理的信息化建设滞后，制约后勤管理的信息化发展。其次，还要加强引入新技术，才能够使信息化建设事半功倍。在改变观念加大对后勤管理工作的重视程度上，加大资金投入，是后勤管理信息化建设的基础和保障。

4.3加强后勤人事制度改革，改变人事结构。很多高职院校的后勤部门的工作人员普遍都是临近退休的干部和教师，对现代化信息技术的应用水平普遍偏低，而且有很多高职院校的后勤管理工作人员都是通过熟人介绍或者走关系等方式而参与到后勤管理工作当中的，此种老化的人事结构导致工作人员的素质水平、学习能力、现代化信息技术的掌握水平普遍偏低，改变后勤人事制度及人事结构势在必行。对此，可运用企业管理办法，通过公开招聘的方式，将管理能力强、综合文化素质高、现代信息技术应用水平高的优秀人才引入到后勤管理部门，通过合理的竞争，挑选出适合的人才签订用人合同，以此来改善后勤部门老化的人事结构以及人事制度。

档案信息化建设刍议 篇6

关键词：学校档案管理；信息技术；应用；分析

学校档案主要记录了学校教学活动、科研成果、党政部门运行管理、教务活动等各方面的重要活动，记载学校从诞生之初开始的发展历史。随着信息化技术的不断进步，利用信息技术全面提高学校档案管理工作效率和质量，从而完整记录学校的发展历程、促进学校的可持续发展变得非常重要。

一、传统人工化学校档案管理工作的缺陷

目前人工式的学校档案管理工作存在较多缺陷，具体表现如下：

1.资料保管欠妥。由于工作需要，档案库来往人员较多，档案被各种人员取用、查阅。一方面，部分机密文件不易保密；另一方面，由于档案调用次数过于频繁，往往会出现资料遗漏、丢失等问题。

2.工作效率低下。传统人工档案管理工作进度无法满足查阅需要，在急需调阅资料时，往往会浪费大量时间，且档案资料的准确性也无法保障。

3.档案工作整理繁琐。传统人工档案大部分为纸质文档，在这一环境下，会产生庞大的档案数据及文件。进行档案的整理分类等工作，会浪费工作人员大量的精力，且最终整理出的资料库也在一定程度上存在遗漏情况。

二、信息技术在学校档案管理工作当中的优势

信息技术以自动化信息化为主，能够有效提高学校档案管理工作的整体质量，极大地提升工作效率。

1.档案信息收录更为优秀。信息化的学校档案管理系统有着较大的储备量，查阅较为便利。将校内教职员工、学生及各教务部门的各种类型档案进行信息化处理，通过文字配合图形及表格等多种形式，将档案进行明确分类，能够构成强大、完整的学校档案数据库系统，在需要对档案数据进行调整、修改、查阅和使用时，也能够实现高效化档案管理。

2.节省人力资源。与传统的档案管理工作不同，信息化的学校档案管理工作只需要2～3名专业化综合素质较高的人员即可完成，极大地节省了人力资源，优化了档案管理工作的成本投入。

3.工作效率高。通过信息化技术整合学校档案信息，在需要进行查阅调用时，能够在很短时间内迅速查阅到所需信息，极大地提高了档案使用率及档案调阅者的综合工作效率。

三、学校档案管理工作中信息技术的具体应用

1.深化相关人员对信息技术的重要性认识。档案管理工作相关部门人员及管理领导层对信息技术重要性的深入认识，是在学校档案管理工作中应用信息技术的第一步。学校档案是自学校诞生以来，各个阶段学校发展信息的全面记录，能够为学校的教学改革、科教研究、完善教务活动等重要工作发挥作用，因而应当充分深化相关人员对学校档案管理工作信息化的认识。具体而言，应当将信息技术在学校档案管理工作中的应用同校内管理层的日常会议及日程相结合，将高质、高效的信息化档案管理工作作为年度考核的一部分，将其作为档案管理人员的工作责任。

2.档案信息的规范化收录及整理。学校档案的信息化，使得学校档案信息管理工作成為一个整体化、可持续化的自动过程。要将具有重要意义的纸质档案先保存整理并归档，再在网上全面进行档案的拟定、审查、核对、传阅及最终的归档，从而有效保障档案信息收录的完整性。要全面建立起完善的校园数据信息网络，将校内各部门档案文件管理人员整理好的规范化、标准化信息用校内网络传达给档案管理收录部门，从而有效提高档案信息的收录和整理工作的效率和质量。

3.提高档案管理人员的综合素质。在原有档案管理人员的基础上，进一步进行考核，符合要求的档案管理人员留职。具体而言，这些人应该有着较强的责任心，具备创新意识，档案管理工作经验较为丰富，且要具备一定的计算机信息技术知识基础。在实际工作中，应该培养这部分工作人员对档案信息真实性的甄别能力、对档案信息的整理精炼能力等各方面的综合能力。

4.校内办公系统的信息化自动化。档案管理不仅仅是档案信息管理部门的工作范围，其他部门在一定程度上也承担着提供档案信息的责任。校内办公系统的信息化自动化能够有效提高各部门记录信息的完整度。具体而言，将档案上传到校园网，档案管理部门收录整理工作将更为全面，同时也相应提高了校内各部门之间信息的灵活流通，提高了学校办公的整体效率，打破了以往各部门各自为政的工作方式。另外，信息化的档案不仅仅只包含了文字信息，还包含了声音、影像、图片等各种多媒体数据信息。利用校园网，校内档案信息能够以更为多样的方式进行展示，实现真正意义上的信息化多媒体档案管理服务。

学校档案管理工作当中，科学、合理地应用信息技术能够为校内档案信息管理工作开拓出一条新路子，相关管理工作人员也面临着一系列新的问题。在实际工作当中，应该充分认识档案信息管理工作的内涵，结合软件方面和硬件方面两个部分，灵活应用信息技术，从而有效提高学校档案管理工作的综合效率。

参考文献：

[1]黄新和.浅谈学校档案管理信息化[J].黑龙江档案，2013（6）.

医院档案信息化建设刍议 篇7

(一) 患者的具体信息登记不全、不准, 医护人员快速查询患者信息时不能及时得到

由于医生的一些工作方式和特点, 加上患者的自身原因, 导致患者在就医时对一些病情病史等信息描述不清, 以致录入的信息不能全面完整准确, 当医护人员调取这些信息时, 只能得到一些基本的情况, 能充分反映病情的一些关键信息很难体现出来。

(二) 各个院之间信息共享程度低或者根本没有共享

市场经济的导向下, 医院虽然救死扶伤的精神还在, 大多医生还能秉持悬壶济事的从医理念, 但在经济的大潮中, 医院也难免沦为经济实体。由于经济利益的驱动, 各个医院之间把患者都当成经济资源来看待, 对患者的信息多数都要保密, 各个医院之间都不愿公开患者的信息, 这样就导致各个医院之间的信息困难。

(三) 医护人员查房信息反馈不及时

由于医护人员的自身工作习惯、工作作风、工作态度等原因, 很多医护人员对于信息化管理还处于初级阶段, 这就造成了医护人员查房时不能将一些动态信息及时反馈到信息平台上来, 造成信息的滞后性, 无法体现信息的完整性、全面性。

(四) 医院业务系统应急实践响应速度比较慢

很多医院的信息系统陈旧老化, 很多年都不更新换代, 运行速度远远满足不了当前大信息吞吐的需要。应急响应较慢, 导致一些医护人员宁可用手工操作也不使用医院的电脑, 所以及时更新设备系统, 是医院信息化建设的重要内容。

(五) 信息系统并发量大, 对IT系统稳定性可能产生一定的挑战

信息时代的特点就是信息吞吐量巨大, 这对IT系统的稳定性是个巨大的考验, 特别是大型医院科室众多, 每天同时接待患者比以前多几倍, 加上现代新型检查设备及项目的增多, 所产生的信息量都需要有一整套稳定的信息系统来支持才能保证正常的运行。

医院的信息系统很复杂, 它的复杂不只是在业务上, 业务具有复杂性, 流程具有复杂性, 而且系统的规模也非常大, 比如说我们的数据库动态膨胀得非常快, 它跟其他的静态数据库是不一样的, 而且应急就更复杂了, 它涉及到我们医院的业务模式, 也涉及到IT, 所以又有复杂性, 又有新的任务要求, 所以对我们来说工作量是非常大的, 新时期的医院信息化已经远远超出我们原来的设想。

责任编辑:张立敏

二、医院信息化未来建设方向

信息化本身的目标, 第一个是要搞科学管理, 提高效率;第二个, 提高医疗质量, 减少医疗差错, 保证病人安全;第三, 要支持科研教学、医学信息学, 要支持医学的比较;最后, 从医院经营上来说, 效率提高了, 经费控制好了, 可以增加医院的效益, 减少医院经营的风险。信息化本身, IT技术本身对整个医疗卫生、对医学的发展, 是一个很重要的助推器, 是技术支撑。因为有了这个技术, 医院现代化进入一个新的阶段, 没有信息化就不叫医院现代化。同时, 医学研究也需要IT技术的支撑, 比如现在的人类基因学, 也与IT密不可分。所以医学信息学, 医院的信息化对于现代医学发展和医疗卫生事业的管理是不可或缺的。它不是某一个技术, 或者是某一个子系统用下来以后就产生了多么突出的效果, 这个医院的信息化, 或者一个区域的信息化一定是一个过程, 这个过程到什么时候才真正显现呢, 第一是系统完整了, 系统不完整的时候, 整个一个企业的数据视图是缺失的。一个系统一定要做完整, 就是填平补齐, 先做什么后做什么, 最后一定要做完整了, 才能显现出它的真正效率。另外一点, 整个系统做的过程当中, 我们曾经唱过四句经, 总体规划, 分布实施, 阶段见效, 持续发展, 它一定是个持续发展过程, 要形成长效机制, 持续发展, 它的过程在一定完整的情况下慢慢就显示出来了。医疗卫生信息化, 医院信息化是社会信息化的一部分, 社会各行业都信息化, 医疗卫生也必须信息化, 因为医疗卫生事业事关国民经济和和谐社会建设大局。医疗卫生是政府主导搞组织, 真正的技术力量在产业。只有产业发展了, 才能培养人才, 只有产业发展了, 才能更好地为信息化服务。

观念信息化是前提, 是指导、制约和影响工具信息化的重要因素;观念信息化与工具信息化又进一步制约和影响着信息化。真正困扰医院信息化建设的难题往往不是技术性的问题, 而是医院的管理体制、人员的素质等各方面的因素, 陈旧的管理模式、技术人员的不合理组合等都是制约医院信息化建设的问题。设备的先进程度、软件的市场成熟度是可以花钱买到的, 但先进的医院管理理念、管理模式、管理文化是无法用金钱能买到的, 必须经过一代甚至几代医院管理者的不懈艰苦努力才能形成。最终目的就是通过信息技术, 提高医疗服务质量, 为现代化的医疗卫生管理提供决策分析。

摘要：市场经济的特点就是变化多端, 信息更迭速度较快, 竞争激烈, 这就使得医院的内外环境都发生了转变, 生存发展的挑战也是前所未有的。在这市场经济的浪潮中要想生存发展, 与时俱进, 医院也必须融入到信息化建设当中来, 大力推进医院信息化建设是医院发展的必然趋势, 只有采用信息化技术才能更好地提高管理水平, 提高服务质量和工作效率, 才能使医院的发展与市场经济同步。

工程档案信息化建设刍议 篇8

一、工程档案信息化建设的基本涵义

“工程档案是历史的原始记录”, 这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于工程档案本身的记录信息, 它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见工程档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化, 就是将工程档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化, 就是将工程档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以, 工程档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下, 一方面促进工程档案本身信息进入社会交流系统, 在社会中广为传播, 另一方面就是将工程档案中的信息与其他社会信息形式融合使用, 在社会中传播, 广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的, 而是相互联系, 相互促进的。因为工程档案信息一旦广为社会大众利用, 狭义的工程档案资源信息化, 必然与社会发生普遍的联系, 必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播, 形成另外形式的信息, 即广泛意义的工程档案信息化。

二、工程档案信息化管理是工程档案发展的新方向

建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送, 到主体和配套施工, 到最后装饰装修、绿化亮化, 到竣工验收后投入使用, 这是一个相当长的周期。建设工程档案不仅把这个过程真实地记录下来了, 把这个过程完整地链接起来了, 也把这个过程作为历史记忆长久保留了下来。工程建设的过程就是工程档案的形成过程, 这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段, 工程档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的, 这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度, 信息化管理无疑提高工程工程工程档案管理效率与效益。

(一) 加强工程档案信息化建设, 选用适合企业工程档案管理的软件, 制定工程档案信息化管理的规章制度, 改革不适应工程档案信息化要求的管理体制, 打破地域和部门分割, 提高工程信息交换及共享水平, 创造更多有利于方便公众利用的条件。

(二) 建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度, 逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

(三) 工程档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识, 只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解, 才能参与本单位的软件开发工作, 才能提出正确信息需求, 使系统运行保持在良好状态之中。

(四) 数据质量是计算机管理系统成败的关键, 要严把数据关, 保证所输入的数据是全面和准确的, 否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度, 在数据输入之前对数据进行审核, 在数据输入之后进行认真校对。

三、促进工程档案信息化建设的几点建议

(一) 工程档案工作人员要树立工程档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性, 一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会工程档案意识在工程档案信息化建设中必然有能动的影响, 成为工程档案信息化建设的基本推动力。所以, 工程档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。工程档案工作人员是工程档案信息化建设的基本力量, 他们的能动性事关信息化建设的成败, 只有让工程档案工作人员在思想上树立工程档案信息的意识, 认识到工程档案信息化建设的重要性, 工程档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心, 才会主动关心工程档案信息化建设事业, 认真做好信息化过程中的各项工作, 主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合, 促使工程档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合, 共同发展。

(二) 从硬件角度, 提高工程档案信息化技术

1.配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善, 可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广, 逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.工程档案中心目录及全文的数字化。工程档案信息数据输入是目录中心的基础性工作, 对各职能部门每年移交的大量成果工程档案资料, 边整理边输入, 从信息源头抓起, 建立统一的数据格式标准, 实施纸质工程档案和数字工程档案“双套制”工作模式, 避免重复劳动, 不但能节约人力和财力, 而且也会大大加快了工程档案信息数字化的进程。

3.对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准, 对室藏工程档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对工程档案信息使用者进行网上身份验证, 对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限, 以保障软件系统的安全。

(三) 从软件角度, 提高工程档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进, 使工程档案基础建设的重心向工程档案信息化建设转变。现今, 在计算机管理渗透的形式下, 计算机管理软件的应用为实现工程工程档案管理现代化做出了巨大贡献。工程档案部门建立自己的局域网, 添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等, 在系统开发和工程档案利用过程中发挥着重要作用。

1.随着电子文件的大量产生, 如何安全且高效地管理电子工程档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年, 国家工程档案局就发布了《全国工程档案信息化建设实施纲要》, 要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子工程档案的管理等工作。因此, 选取适合电子文件形成单位自身特点的工程工程档案管理软件, 有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展工程档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.工程工程档案管理软件的对象是电子文件, 通过选取合适的工程工程档案管理软件, 不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的, 而且电子文件作为信息资源, 经过软件的整合和开发, 既是电子文件形成单位的有益积累, 又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.“工欲善其事, 必先利其器”, 选取适合的工程工程档案管理软件是工程档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念, 需要科学的工程工程档案管理软件作支撑, 单纯以传统方式管理大量电子文件, 绝非明智之举, 工程工程档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身, 是疏通信息化建设管理脉络, 提高工程档案工作质量和效率的关键环节, 在很大程度上决定着工程档案信息化建设的成败。

4.从安全角度来说, 优良的工程工程档案管理软件自身的安全设置, 如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块, 已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障, 能有效地确保工程档案信息安全。

摘要：工程档案信息化建设是不可阻挡的趋势, 看一个地区和行业工程工程档案管理现代化的水平, 主要是看其工程档案信息化的程度。本文在梳理工程档案信息化建设基本涵义的基础上, 分析了工程档案信息化管理的主要内容, 论文最后提出了工程档案信息化建设的主要对策。表明利用计算机和网络搭建专门的工程档案管理信息化平台, 不仅能有效地实现工程档案的动态管理, 提高工程档案管理效率, 还具有明显的经济效益。

关键词：工程档案,信息化,工程建设, 建议

参考文献

[1]唐宝莲, 吴建华.工程档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技工程档案, 2006, (03) .

[2]夏燕玲.工程档案信息化建设与工程工程档案管理的几点思考[J].云南工程档案, 2010, (03) .

[3]赵甲信.关于加快推进县域工程档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西工程档案, 2008, (06)

[4]赵鹏, 李光.工程档案工作落实科学发展观的关键—实现工程档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东工程档案, 2005, (05)

高职院校档案信息化建设刍议 篇9

所谓档案管理信息化, 就是以计算机数据库及互联网为主体, 把文字、视频、声音、图像等资料信息存贮在磁盘、光盘、录像带等载体中, 通过计算机的网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用以及共享, 从而为使用者提供更为便捷、快速、生动、丰富及到位的档案信息服务。而高职院校档案信息化, 就是立足高职院校的优势和特点, 运用科学先进的管理理念及信息技术, 以现代化科技信息基础设施为支撑点, 以档案信息资源为管理核心, 从而实现档案信息资源的高效开发、充分利用和共享为目标的智能化管理过程。

高职院校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分, 是利用科学信息技术工具获得、处理、传输和应用档案资源, 提高档案管理效益与效率, 实现资源共享, 逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文档管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高职院校馆藏信息资源数字化和立体化, 从以档案实体保管和利用为重点, 转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心, 从而使高职院校档案工作进一步规范化、数字化、网络化和社会化。

二、高职院校档案信息化建设中存在的问题探究

1. 在思想认识上存在重视不够的问题

从思想认识方面对档案管理信息化的认识较为肤浅, “重教学, 轻档案”的误识还大有市场, 不能正确认识档案工作在高职院校建设中的重要性和必要性, 意识不到档案工作对高职事业的促进作用, 总认为高职院校档案管理不用像普通高等学校那样严格, 甚至有个别人认为档案工作可有可无, 把工作重点只放在招生就业上。

2. 在管理方式方法上存在陈旧落后的问题

目前, 高职院校大多由中等职业学校整合发展而来, 由于历史的原因其对档案工作的管理方式方法上显得陈旧落后。特别是文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目, 只是把档案资料收集来了, 存在档案室了, 致使档案管理工作人员不能对某些有价值的档案资料进行开发利用, 而且因管理方式落后, 导致在利用率上不高。

3. 在档案信息化基础设施上存在配置不高的问题

档案信息化基础设施建设主要包括硬件设施和软件设施两方面。硬件设施方面, 主要是档案设备, 如有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、读卡器、摄影摄像器材及其他必备的设施设备。在软件方面, 主要包括档案信息处理系统, 档案信息数据库, 以及相关软件开发运用和处理程序等。目前, 高职院校档案机构信息化基础设施建设参差不齐, 硬的不硬, 软的更软, 有的学校所谓的信息化建设就是仅仅是摆设几台电脑, 以为这样就信息化了。

4. 在档案人员的综合素质、信息化知识素养和专业技能方面存在水平不高的问题

某些高职院校档案人员属于“照顾”岗位, 等同于后勤部门, 因而工作人员大多年纪较大, 学历较低, 科学文化知识有限, 缺乏专业的档案管理知识和基本的信息化知识和微机应用知识, 导致他们难以适应高职院校档案管理的信息化建设。

5. 存在高职院校的档案资源开发和利用率滞后的问题

在实践中发现, 一些高职院校的档案部门在研究和开发档案信息资源方面与对档案资源的需求方面存在着严重不对称状况。一是在档案工作的日常管理中, 档案整理与被动地提供咨询、查询等占其业务的绝大部分, 而在档案数据库的开发以及档案网站建设方面的工作偏少或者没有;二是档案大多数是反映各部门工作的文书档案, 而能反应学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等内容的影像、图文及信息化档案涉猎较少;三是部分重组后的院校, 档案不能集中统一管理, 档案的开发和利用工作往往被忽视。

三、高职院校档案信息化建设的对策探寻

1. 加强领导, 统一思想认识问题。

高职院校档案信息化建设需要领导层的重视。只有领导重视了, 档案信息化建设才能开展下去。如果领导不重视, 主管业务的领导知识又不能及时更新, 档案信息化就没有一个明确的引路人和明白人, 档案管理现代化、科技化和信息化就成为了一句空话。因此, 高职院校档案信息化建设作为高等学校管理的重要内容, 要自上而下突破, 从领导突破, 统一思想认识。

2. 加强人才管理, 引进和培养现代化管理人才

任何工作, 人才是关键。一是从人员结构上改变档案管理队伍素质, 选择能够适应新的工作需要, 知识基础相对深厚的人才。二是要大力加强全员培训工作, 提高档案工作人员的综合素质, 使他们有机会学习并掌握计算机基本网络技术、信息技术等相关学科知识, 以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化, 真正成为一名管理者。

3. 加大资金投入, 确保软硬件及时到位

兵马未动, 粮草先行。资金投入是确保高职院校档案机构能否配置档案信息化所需要的硬件和软件设施的重要条件。学校财政等相关职能部门应加大对档案工作一般经费的预算, 力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费, 尤其是列入学校信息化建设总体规划中, 以获得更多资金支持。同时档案工作部门也应妥善高效地使用来之不易的经费, 在选购信息化相关设备时尽量把钱花在刀刃上, 让有限的资金得到最大价值的利用和体现。

4. 推进档案信息化, 制定出台相关标准规范

推进档案信息化, 机制是关键, 档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化建设工作的基础与前提, 是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。高职院校必须根据国家业已出台的相关标准, 结合自身实际情况, 制定出适合自身发展需要的各种规章制度和信息化标准, 根据自身学校特点对各类电子文档的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理, 并负责指导实施。要严格制定出相应的条例规章, 要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强, 从而形成有效的约束机制, 使所有工作人员都感到档案工作责任重大, 要自觉履行职责, 遵守制度, 把本职工作做好。

5. 发挥好服务职能, 提高档案资源利用率

档案的终极价值是利用。高职院校在档案信息化过程中应该转变思想, 积极向每位用户提供主动的档案服务, 特别是在档案的开发利用上应借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求, 评估利用的结果, 为档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。也可探讨建立高职院校数字档案数据库, 将数字档案集中存储于一个共享的数据库中, 各高职院校的档案机构之间可以互通有无, 通过权限分配来共享使用数据库中的信息。也可建立高职院校档案信息联盟网站, 通过网络平台为档案用户提供在线的档案利用服务。

摘要：随着信息化突飞猛进的发展, 高职院校传统的管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要, 开展高职院校档案信息化建设势在必行, 成为必由之路。

关键词：档案信息化,内涵,问题,出路

参考文献

[1]杨剑, 梁娟.安徽大学管理学院.科技档案, 2009, (4) .

[2]李爱军.档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报, 2006.

[3]黄培.档案信息化有多远[J].中国管理信息化 (会计版) , 2007.

刍议军队档案管理信息化建设 篇10

关键词：军队,档案管理,信息化

人类社会已经进入信息时代, 信息技术已广泛普及应用于社会各个领域当中。目前, 世界上一些发达国家将军队建设的重点逐步转向信息化, 将一些高端科学技术应用到军队建设当中, 实现了全面的自动化。中国军队的档案管理也开始向自动化迈进, 但在各种数字技术的应用上依然落后于发达国家, 尤其是档案管理部门, 虽然已经采用了多媒体技术, 但是受到传统的档案管理模式的影响, 并没有真正实现档案管理的信息化。

1 军队档案管理信息化建设的必要性

中共十八大报告中提出军队建设要实现信息化, 把军队现代化建设定位在信息化发展上。军队的后勤建设, 也要以信息化建设的本质内涵为出发点, 将档案管理信息化提到管理日程上来, 以全面提升军队的现代化管理水平。从目前来看, 中国军队在引进信息化设备的同时, 在档案管理上依然处于半机械化阶段。军队建设要符合社会发展的需要, 要跟得上时代的步伐, 在信息化时代, 如果在军队的建设上依然采用传统的方式, 显然是不合时宜的, 而且也会妨碍军队的未来发展。实现军队档案管理信息化, 不但可以提高档案管理的效能, 而且实现了一次质的飞跃。

信息化档案管理是指采用电子档案管理的方式, 部分取代纸质档案管理, 在提高工作效率的同时, 实现高密度储存, 延长档案实用寿命, 提高档案的利有效率。

2 实现军队档案管理信息化需要具备的条件

2.1 加强军队档案管理中的组织建设

应用信息化技术和设备对于军队档案进行管理, 要先将档案信息网络建立起来。应用信息技术, 开发档案信息资源, 并使其在军队建设中能够得到合理应用。档案管理信息化建设, 首先要做出科学的规划, 征求多个部门的意见。档案管理部门要针对具体事项与财务部门协商, 在信息化档案管理系统设计过程中, 将各自的管理权限和职责明确, 以避免在工作中出现漏洞。档案管理作为专门的组织体系, 要将领导机构明确, 并且对于有关部门以及工作人员的分工都要细化, 以做到各司其职。档案管理信息化主要是通过信息网络来运行的, 所以要定期对档案管理人员进行培训, 以提高工作人员的责任意识。

2.2 提高档案管理人员的专业素质

在军队采用信息化管理, 主要是为了提高工作效率。应用信息技术进行资料和数据的传输和交换, 是档案信息处理的必要途径。在实现资源共享的同时, 还需要掌握先进的信息处理技术。档案管理人员受到传统档案管理模式的影响, 虽然在档案的处理上应用了信息化设备, 但是管理观念仍未有所转变, 所以在处理档案的过程中依然以传统的管理模式为主, 不但没有提高工作效率, 而且还很容易出现失误。为了开展军队档案管理的信息化建设, 就要提高工作人员素质, 以满足信息化建设工作的需要。定期组织档案管理人员进行信息技术培训, 使工作人员熟练掌握信息技术的运用方法, 以提高信息化工作意识。必要时可以开展竞赛考核评比活动, 动员全体档案管理人员积极响应。将档案管理信息化作为一项日常工作来抓, 针对档案管理人员不同的工作性质进行专业化培训, 以提高信息化管理的实效性。

3 加强军队档案管理信息化建设的应对策略

军队要实施档案管理的信息化, 就要在资金投入上有所考虑。档案部门首先要与财务部门协商, 做出预算向军队管理部门汇报。对于经费的问题, 还需要多方面发展筹资渠道, 争取多方支持。对于档案管理信息技术的引进, 要根据财务状况进行通盘考虑。一些资金要专款专用, 避免随便挪用, 更要减少资金浪费。对于一些信息技术, 在原有设施的基础上进行技术扩展是值得提倡的。在进行信息技术开发的时候, 还要充分考虑其兼容性和可扩展性。

要根据档案管理人员的操作水平和必要的技术处理性能来配置计算机。在财力允许的情况下, 可以根据需要对于信息技术以及设备一次性引进;如果财力有限, 则需要制订长远建设计划, 根据需要添置一些必要的设备, 然后逐年添加。后者的好处在于, 信息技术更新的速度非常快, 通常半年甚至3个月就可能有所更新, 采用逐步引进、逐年升级的方式可以随着信息产品的更新换代而应用到更新的技术, 不但节约了资金, 而且还获取了更大的使用效益。

在军队档案管理当中, 人才的开发是重点。在培养原有的档案管理人员的基础上, 还要积极地引进专业人才和档案管理的复合型人才。鼓励档案管理人员边工作边学习, 使自己的业务水平精益求精, 并在信息技术领域实现创新。要根据档案管理模式的改变对人才结构进行优化, 做到人尽其才, 使档案管理人员的综合业务素质有所提高。

4 总结

综上所述, 进入到新的历史时期, 中国军队必须清醒地认识到军队档案管理信息化的重要性。信息技术的迅速发展使传统的档案管理工作受到了冲击, 军队档案管理应实施信息化建设, 提高档案管理水平。

参考文献

[1]李圆谊, 李付力, 宋丽华.浅谈军队档案管理信息化[J].致富时代:下半月, 2010 (1) .

[2]辛影.军人过往招待档案管理信息化建设刍议[J].卷宗, 2013 (5) .

企业信息化建设刍议 篇11

一、信息系统开发的前期准备

１、总体规划，分步实施

实践证明，一步到位上马全套系统对于国内相当多的企业来说无异于一剂猛药，药劲过大效果反而不好。分步实施，充分考虑到企业的管理水平和员工的素质状况，一步一个脚印，既可以早日见到成效，增强企业的信心，也使企业逐渐接受ＭＩＳ的理念。

实践认为，分步走战略一般先实施标准的软件模块，后实施二次开发部分；在标准的模块中，先实施业务标准、复杂程度相对低、关联程度少的模块，如先实施财务、库存、分销，后实施物料需求计划、生产制造及成本核算等；各模块单独实施后，再实现模块的集成，最终达到物流、资金流、信息流的一体化。

在信息化引入过程中，应坚持以下原则：①先进适用性原则。根据企业的发展需要，既不能太超前，更不能落后，以免造成浪费。②经济性原则。要同时考虑信息化建设过程的经济性以及系统实现和维护的经济性。③目的性原则。一切信息系统的结构和机理都是为实现自通的目标而服务的。

２、加强企业的基础数据管理

没有规矩不成方圆，信息化建设更是强调企业的规范化、标准化建设。及时、准确、全面的信息，是科学决策的可靠依据。推进企业信息化建设，要从强化数据管理这一源头抓起。要尽快完善企业的计量、检测体系，加强标准化管理，确保各项标准的先进性和科学性。

加强企业基础数据管理，还要防止“信息孤岛”的出现和日益突出。“信息孤岛”是指不同软件间，尤其是不同部门间的数据信息不能共享，造成信息重复输入多次，存在很大冗余，信息交流不一致性等问题。“信息孤岛”严重地阻碍了企业信息化建设的整体进程，使企业在进行新一轮投入时，瞻前顾后，难以决断。解决“信息孤岛”问题的关键不仅仅是在软件的技术方面，更重要的是在企业的流程管理和数据规范化等方面。

二、信息系统的实施

１、以核心业务作为突破口

核心业务体现了企业核心竞争力。根据企业的性质和产品的类别，以核心业务为突破口，迈好第一步，对于全面信息化形成良好的开端起着关键作用。不同企业有不同的核心竞争力，所需的软件也是不同的。

比如，供应链企业的核心竞争力是客户资源和供应链，它从网络分销、ＣＲＭ和ＳＣＭ入手；制造业企业关心的是制造能力，需要借助一套功能完善的ＥＲＰ，来控制成本和提高运作效率。又如，一个高科技的咨询公司，需要人力资源和知识管理软件；一个资产密集型的企业，需要采购和资产管理软件。

２、选择合适的合作伙伴，并进行二次开发

各类企业要想顺利、高效地进行信息化建设，选择优秀的合作伙伴是至关重要的。一旦选择了厂商，就是选择了它的观念、经验，做好了长期战略合作和联盟的准备。因此选择要相当的严格和慎重，可以参考一下标准：①高超的软件开发水平。可以参看技术人员的学历与待遇，提供商的一些报告和介绍，以及外界对该提供商的评论。②高度的敬业精神。优秀的软件开发人才还要有敬业爱岗的精神才能成功完成任务。③合作伙伴要有系统集成方面的丰富经验。千万不要做某些开发商的试验品，给企业带来不可估量的损失。④选择非常健康、成长性好的公司。我们选择一个信息系统软件，一用就是若干年，需要得到软件提供商不断的支持，版本持续的更新。

大多数情况下，合作伙伴提供的标准软件不能完全适合企业，因此合作伙伴或企业自身要在标准软件的基础上进行二次开发。企业应该坚持“以我为主”的开发方针，考虑信息的集成性和开放性，使信息系统真正满足企业的需要。

３、引入第三方咨询

由于管理信息系统项目的复杂性，没有经历过实际项目的人根本无法把握整个项目的推进和有效规避风险，像合同应该怎么签？实施过程中有什么潜在的风险？如何保证每个阶段的交付成果符合行业的标准或项目的约定？诸如此类的问题，如果企业缺乏这方面的专业人才确实无从判断，这时就需要作为第三方的咨询管理公司帮助实施，以完成预期目标。而且在信息化建设的过程中，双方有着各自的利益和侧重，有时可能会出现一些“不和谐”。比如，业主可能自恃对业务体系熟悉，对项目进行盲目地指挥。开发方有时自以为经验丰富，而不去了解客户的真正需求，在这些情况下，引入第三方咨询顾问，对企业信息化建设非常重要。咨询公司的主要职责是协调甲方乙方关系，帮助企业对信息化建设与应用进行总体规划、系统设计，协助企业进行招标选型、实施监理、验收评估以及系统扩展提升与持续优化。

三、信息系统的有效促进因素

１、发挥一把手效力，全员参与

要坚持企业“一把手”领导下的全员分工负责制。企业信息化，领导是关键，企业一把手的高度重视、直接决策、宣传推动和组织实施，对企业信息化建设至关重要。同时，充分发挥企业副职、中层主管和相关部门主观能动性，分工明确，职责到人，全力推进，遇有重大问题再请示“一把手”或董事会研究解决。必要的时候还可把信息化分管人员的业绩作为年度考核的指标，形成激励机制。企业信息化建设是一个系统工程，涉及到企业的方方面面，不是一个人或是几个人能完成并使用的，信息资源的采集、处理、共享本身就要求全员参与。在实施过程中加强基础培训，提高员工的素质和参与信息化建设的积极性。

２、建立健全的管理制度和组织系统

企业实现信息化，并不只是意味着配备一批硬件设备、再购买一些软件和服务。更重要的是，要针对本企业的实际需要，把信息化融入企业经营的各个环节中。企业信息化建设的本质是企业管理制度的深刻变革和管理模式的再造。在引进和运用先进管理软件的同时，要注意从中国国情和企业的实际出发，消化和吸收其中的先进管理思想和理念，转变传统的管理理念，而不是让先进的管理软件迁就落后的管理方式。可以说，信息化不仅是一种手段，它必将触发企业组织架构、工作流程的重组，反过来，企业管理制度和组织系统的健全有助于信息系统的实施，它们相辅相成，互相促进。

在信息时代里，信息化将是每个企业谋求生存的必经之途，也是企业成长壮大的未来之路。国内一些大中型企业信息化建设已奋勇前进，并取得不错成绩，而一些传统企业还未起跑。但这些传统企业可以得到“后发优势”，从先行者那里学习成功的经验，吸取失败的教训，从而趋利避害，少走弯路，甚至不走弯路。这也是本文的写作的出发点和目的，期望能对将要进行企业信息化建设的企业有所帮助。

档案信息化建设刍议 篇12

1 企业当前实施信息化档案建设的必要性分析

21世纪, 社会已经开始在各个方面实现高科技的信息化建设, 企业推动档案管理工作的信息化建设是一种顺应时代潮流的表现, 也是企业自身的发展为企业提出的又一必然要求。企业实施信息化的档案建设主要就是借助于网络技术以及信息技术等高科技的手段, 来处理档案资料的相关收集、整合、保存以及管理和利用等工作, 从而使企业的档案工作得以实现效率的有效提升。本文下面就具体分析一下当前企业进行信息化档案建设的必要性:

(1) 社会当前向信息化方向的全面高速迈进, 使得全球各项事业都开始被卷进信息化建设的工作中, 积极地做好档案建设的信息化是社会对企业发展提出的必要任务。档案记录着企业在建立之初到发展的当下所经历的全部事情, 对于企业未来的发展是一种有效的信息平台, 尤其是对于发展时间较长的大中型企业来讲, 这种档案资料更是意义重大。而且, 我国为了加强企业对档案信息化建设的重视, 还在档案建设的“十五”计划中, 对此项工作做出了明文规定。因此, 企业必须迎合时代的要求, 来推动档案信息化建设。

(2) 企业自身在当前社会环境中的经营管理, 要求其各项工作的开展必须利用现代化、信息化的方式, 否则就会陷入落后的状态。对企业的档案工作来讲, 传统的档案管理方式以及管理经验已经被时代逐步淘汰, 无纸化及自动化的档案办公成为了一种时代的必然, 这种信息化的办公方式不仅能够为档案的相关工作提供完善通常的系统, 还可以帮助企业达到对于档案信息的及时高效的利用以及修正、完善, 从而为企业进行各项经营管理工作提供先进、准确、便利、安全的资源借鉴。

2 企业当前开展信息化档案建设的相关途径

2.1 为信息化建设构建畅通的机制

企业当前在开展档案信息化建设的过程中, 由于此项建设工作还未能使相关的领导及管理人员做到全面关注, 从而导致了其运行机制的不畅, 严重地影响了其具体的建设工作, 企业必须构建一个畅通高效的机制来为信息化建设提供一个完善的环境。

(1) 企业应该从档案的信息采集、储存、加工、整合、形成、保存等全部环节, 来为档案工作设定必要的工作要求以及工作规范, 并且设立专门的负责人员对各项工作进行负责, 保证档案工作实现主动有效的开展。同时, 企业要切实地将档案全部工作的顺序理顺, 并以清晰明确的制度来辅助及监督其开展, 从而使其工作的流程得以完善。

(2) 企业还必须为信息化的档案建设来设定有效的标准, 使档案信息建设的各项工作能够有规范可以依照, 并且帮助监督控制人员及时地针对这些规范对建设中存在的各项问题进行及时地揭露及完善, 最终推动档案建设全方位、多层次、高领域的各项工作的顺利开展。

2.2 完善信息化建设的意识及理念

信息化的档案建设是当前时期各个企业都已经开始实施的工作, 然而, 这项工作的具体实施由于缺乏必要的意识和观念作为保障, 致使其中呈现出了诸多的缺陷, 不能真正达到对于建设质量的有效提升。所以说, 企业还必须通过完善其信息化档案建设意识及理念来推动建设工作的高质量落实。

(1) 企业相关的档案工作人员必须意识到当前时代传统的人工档案管理已经不能够适应时代发展的需求, 只有真正地借助于工作人员与高科技信息手段双方面的力量, 使档案工作实现从手工开展转移到信息化实施、从单重管理工作到管理利用双侧重、从封闭到开放模式等各方面的意识的有效转变。

(2) 企业的档案负责部门及人员必须转变其工作的理念, 避免简单地将档案工作当作一种可有可无的存在, 或者是迎合国家政策导向的形式化工作, 而是立足于档案的有效利用以及其作用的全面发挥来开展新时期的档案工作, 使档案得以在各个环节实现对于信息化手段的全面有效利用。

2.3 加强信息化的设施及人员配备

(1) 企业必须为信息化的档案建设引进足够的计算机设备以及数据处理软件, 并保证软件涵盖住档案的自动压缩、解压缩及监控需求, 并且根据时代发展要求以及企业经营管理状况的要求, 来对这些设备及软件进行及时地更新换代, 使档案工作能够始终得到硬性的基础设备支撑。

(2) 企业还要努力地引进先进的高素质的档案管理人才, 使这些人才从专业的档案知识以及熟练的管理建设经验方面实现对于档案的全面的信息化建设。同时, 企业还要积极地对档案人员进行继续教育培训, 避免人员的工作理念以及工作手段产生与时代的脱节。

3 结语