中学档案信息化建设

中学档案信息化建设（精选12篇）

中学档案信息化建设 篇1

中学人事档案的管理是中学人事管理工作的基础任务之一, 对人事管理工作中的组织决策、人员考核以及人才选拔等具有重要意义。其信息化建设就是利用现代技术手段将人事档案的管理从传统的手工方式转变为现代化管理模式, 从而更好地提高人事档案的利用效率, 实现中学人事档案管理的可持续发展。本篇文章主要结合实际工作经验, 对中学人事档案的信息化建设进行分析和研究, 提出一些相关问题及建议, 希望能够对中学人事档案的信息化建设产生一定的积极影响和借鉴意义。

一、当前中学人事档案信息化建设中存在的问题

当前中学人事档案信息化建设中, 主要存在缺乏完整的人事档案信息化建设体系、缺乏完善的人事档案信息化建设管理系统以及缺乏高素质的人事档案管理队伍等方面的问题。

(一) 缺乏完整的人事档案信息化建设体系。

当前许多中学在人事档案信息化建设中存在着缺乏完整的人事档案信息化建设体系的问题, 人事档案管理制度中涉及人事档案信息化管理制度的内容较为薄弱。人事档案信息化建设体系是人事档案信息化管理的前提和制度保障。学校需要结合内部实际情况和发展要求, 建立完善的人事档案信息化建设体系, 才能够使学校的信息化建设更加科学、完善, 真正发挥信息化管理模式的优势和价值。

(二) 缺乏完善的人事档案信息化建设管理系统。

当前许多学校的人事档案管理仍然停留于纸上, 主要是借助纸质的材料进行加工和管理, 人事档案管理人员的工作内容主要为收集档案、管理档案、保管档案以及转移档案等基础性的工作。一些学校虽然引进了一些信息技术辅助手段, 但是针对人事档案信息化建设的力度不足, 对信息技术辅助手段的应用效果和应用频率较差, 人事档案信息管理质量有待提升。

(三) 缺乏高素质的人事档案管理队伍。

人事档案的信息化建设不仅需要完善的人事档案信息化建设管理系统和完善的信息化管理体制, 同时也需要一批具有高素质、高技能水平的人事档案管理人员参与其中, 才能够真正更好地实现中学人事档案的信息化建设。但是在当前的中学人事档案管理过程中, 人事档案管理队伍中的管理人员的素质普遍不高, 技能水平不足, 无法灵活的操作信息技术软件进行高效化的人事档案管理。

二、中学人事档案信息化建设的方式

中学人事档案信息化的建设, 可以通过建立健全各项信息化档案管理制度, 提升信息化档案管理力度;构建创新人事管理的模式, 完善人事管理信息化基础建设以及加强对信息管理人才的培养, 提升人事档案管理人员综合水平等方式来开展。

(一) 建立健全各项信息化档案管理制度, 提升信息化档案管理力度。

信息化档案管理制度的确定, 能够改善传统的中学人事档案管理过程当中存在着的缺乏完整的人事档案信息化建设体系的问题。

在中学档案信息化建设的过程中, 学校要建立一套较为完善的人事档案信息化管理制度, 将信息化的管理模式融入到学校人事管理流程中, 推行一套完善的规章管理条例。在规章制度建设的过程中, 学校可以通过召开听证会、教代会等方式, 充分征求教师们的意见, 使中学人事档案信息化建设管理制度更完善, 最大范围地涉及到学校人事档案管理中的各个层面。同时, 群策群力也能够使学校展现出一份团结的力量, 为中学档案信息化建设制度的实施奠定良好的基础。

另外, 学校在制定了完善的人事档案信息化管理制度的基础上, 可以通过适当的措施, 进行宣传和贯彻, 逐步完善人事档案信息化标准体系。同时, 人事档案信息化管理要注意安全问题的防范。安全问题来源于人事档案管理中录入、传输等多个环节, 所以也要结合中学人事档案管理的各个环节, 制定明确的人事档案管理职责, 使每一位人事档案管理人员都能够各司其职, 一旦出现任何问题, 及时追究相关负责人员的责任, 从而在最大限度上, 避免人事档案安全问题的出现。

(二) 创新人事管理的模式, 完善人事管理信息化基础建设。

中学人事档案信息化的建设, 首先要创新人事档案管理的模式和观念, 将信息化的软件引入中学人事档案管理的过程当中, 为中学人事档案管理质量和管理效率的提升奠定良好的基础。

学校可以借助现代化的信息管理基础设备, 提升中学各个部门以及档案管理室的信息化普及范围, 建立校园档案管理体系, 使学校的档案管理各个环节能够借助计算机、扫描仪等网络技术和现代设备实施全面化的档案管理, 告别人事档案管理仍然停留于纸上的问题, 积极推进档案管理的全文数据库和多媒体数据库的建立。

另外, 学校要注意建设现代化的档案管理应用系统, 学习其他学校的优秀档案信息化管理经验及模式, 并结合自身的办学特色和人事管理需求, 进行改革和创新, 创建满足学校人事管理需求、符合国家管理规范的人事信息化管理模式, 为学校档案信息化的管理创建良好的条件。

(三) 加强对信息管理人才的培养, 提升人事档案管理人员综合水平。

人事档案信息化软件模式的创新需要具备一些能够熟练操作信息化软件的人员参与其中, 才能够更好的实现人事档案信息化管理。在中学人事档案信息化管理的过程中, 学校要加强对人才的重视, 注重外部引进和内部培养, 内外结合, 全面提升中学人事档案管理人员的综合水平。

学校在对人事档案管理人员的培养上, 要与时俱进, 不断更新人事档案信息化建设的新理念、新技术。在外部引入方面, 加强对信息管理人员的培养, 建立一批具有高素质、高技能的复合型人才队伍, 更好地为档案信息化建设服务。学校内部也要积极鼓励和督促人事档案管理人员参加继续教育培训, 通过各种培训班、进修班加强对档案人员档案的信息化管理理论和现代化操作技能的培训, 同时, 学校还要加强对档案人员的考核, 加强档案人员对自身技能水平提升的重视程度, 进一步促进人事档案管理人员综合水平的提升。

参考文献

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[5]傅荣校, 周雪.十年来档案学研究成果简要评述基于 (2000-2009年) 中国知网学术资源总库档案学论文数据分析[J].档案学通讯, 2010, (03) :184-185.

中学档案信息化建设 篇2

（“十二五”规划）

随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程，给档案工作的科学发展带来了新的契机。为了全面加强我馆档案数字化建设的力度，丰富馆藏档案保管利用的方式，提高珍贵档案的公众利用率，按照全省档案数字化建设的发展要求，结合我馆实际，特制定本规划。

一、提高思想认识，明确档案信息化建设目标。在开展馆藏档案数字化工作时，要以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案开发利用为目标，提高为群众服务的宗旨意识，坚持解放思想，不断加强档案数据库管理及计算机网络建设，努力适应全省信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，为全市经济建设提供优质、快捷的档案信息资源服务。

坚持统一标准、安全保密的原则，加快我市档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管

理，推动馆藏档案的数字化建设，建设数字档案馆，开展公众网上查询现行文件和档案信息服务，加快档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。争取在“十二五”规划内完成以下目标：一是，继续加强馆藏档案条目数据库建设，全面实现查档计算机检索；二是，加大馆藏档案数字化力度，力争2015年前建立全文数据库系统，逐步实现馆藏档案全文数字化。三是，启动“电子文件数据中心”二期项目，将电子文件管理系统建设为“文档数字化管理系统”。四是，全面扩展档案信息网的各项功能，与电子文件数据中心有机融合，构建功能完备、便民利民的档案信息网站。

二、稳步推进，着实加快档案数字化建设进程。电子文件是未来数字档案馆建设的基础工作，必须在“十二五”规划中，将“电子文件数据中心”二期项目建设提上日程，将电子文件管理系统建设为“文档数字化管理系统”。主要解决对市档案馆馆藏档案进行数字化加工，扩大数据容量，建立多媒体档案数据库，开展开放馆藏档案的网上服务工作，引入存用分离技术，提供图片文件OCR识别，增强全文检索功能，增加电子文件和电子档案管理、利用的权限控制机制，建立完善的备份机制和数据保障机制，增加客户端数据移交单位数量，方便系统扩展，实现大数据量的高效检索和安全存储等需求。

为了全面提升我馆馆藏档案数字化水平，结合国家档案局在新时期提出对档案信息化建设的性要求，现计划通过

“电子文件数据中心”二期项目建设，着力加强以下四个方面工作。

（一）建立馆藏档案条目数据库。

一方面，逐年将馆藏档案目录输入计算机，建立馆藏档案条目数据库，在2010年完成80%的基础上，2014年全部完成馆藏档案目录输入工作。另一方面，接收各县（市）、区档案馆及市直机关单位条目数据，建立全××市区域档案目录中心，争取2013年前完成。

（二）逐步实现馆藏档案数字化，进行计算机在线查档。一是从2008年启动馆藏档案数字化工作，每年完成5万页的纸质档案扫描，2011年争取将馆藏档案数字化工作列入全市“十二五”规划，争取立项，全面开展馆藏纸质档案数字化工作，力争2015年前建立全文数据库系统，逐步实现馆藏档案全文数字化。二是加强数字照片档案的收集整理工作，不断增加馆藏照片数字化的数据文件数量，2015年前建立照片档案数据库系统。三是做好××新闻的视频录制、剪辑工作，进一步加强各种视频声像档案的征集整理，2015年前建立声像档案数据库系统，对重要领导人建立政务活动视频专辑。

（三）加强电子文件的收集整理工作。

一是继续向市直机关事业单位推广统一的文件档案资料综合管理系统，力争在2015年前，所有的市直机关事业单位都配有统一的档案管理软件，并完成旧版升级工作。二

是加强各机关事业单位电子文件移交进馆工作，依托××市电子政务综合应用平台，实现OA系统内各单位电子文件的在线移交，为建立电子文件归档和电子档案规范化管理奠定基础。三是在启动电子文件数据中心二期工程时，严格按照国家有关标准，建立电子档案的收集管理查阅系统。四是进一步加强“××市电子文件数据中心”网站建设和维护工作，更新升级服务器周边设备，加强电子文件数据中心的网络硬件安全性，为群众查阅现行文件提供方便快捷安全的服务。

（四）进一步完善档案局（馆）门户网站。

分三步完成对××市档案信息站的改造升级，使网站成为栏目丰富、功能完备、浏览安全的××市档案门户网站，进一步满足人民群众快捷获取档案信息的需求。第一步，争取在2011年以前，重新独立构建市档案局内部局域网，通过内部网络平台，将本单位部分内部工作进行处理、资源共享。通过逻辑防火墙技术，与外部门户网站隔离，在提高办事效率的同时，加强保密工作力度；第二步，在“十二五”规划期间，完成对档案信息网的重新构建。包括设计平台、版面设计、后台管理、数据更新等方面，都使用全新的设计理念，并对现行文件电子查阅中心进行技术改造，在提高安全性能的同时，也加强其后期维护的课操作性。第三步，在“十二五”结束前，基本构建起与政府电子政务平台之间的管理接口，使政务信息的发布、接收、查阅等功能可直接在本单位的内部网站中直接体现和操作，提高行政效率，同时，进一步完善信息网的安全预警系统。

三、加强组织领导，确保档案数字化建设顺利进行。

（一）加强组织领导，建立健全档案信息安全管理机制。各相关科室科长要加强对档案数字化建设工作的领导，实行目标管理制度，明确时限、加快进度、落实责任。切实加快推进档案信息化法制建设，要组织建设档案信息安全保障体系框架，逐步健全档案信息安全管理体制。严格遵守《中华人民共和国档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法规，制定《网络与信息安全事件应急预案应急预案》，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全。同时，要加强对电子文件归档工作的监督和指导，严格遵守中央办公厅和国务院办公厅下发的《电子文件管理暂行办法》，保证归档电子文件的真实、完整、有效；采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。

（二）加大资金投入，确保经费落实到位。按照国家对档案信息化建设的新要求，结合我市档案事业的新任务，计划完成我市档案信息化相关工程，预计投入资金600万元。要圆满完成该项规划，必须将其纳入市“十二五”规划，得到市财政支持，加大资金投入，确保工程质量达标准，服务不走样。

1、馆藏档案数字化建设。此项工作包括：建立健全馆藏档案条目数据库和馆藏档案数字化。预计每年需投入80万元，5年共计400万元。

2、启动“电子文件数据中心”二期项目。此项工程需在一期工程的基础上，完善数据中心的功能，将其建设为“文档数字化管理系统”。此项工程预计投入资金130万元。

3、档案信息网的构建与完善。包括市档案局内部局域网建设和门户网站建设。此项工程预计投入70万元。

（三）加强档案业务人员培训，为档案数字化提供技术保障。将计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代信息技术等知识作为档案干部继续教育的重要内容，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的能力，培养一批精通信息技术和档案业务的复合型人才。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，争取早日实现馆藏档案数字化。

档案信息化建设与工程档案管理 篇3

一、档案信息化建设的基本内含

档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

1.拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

3.加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

中学档案信息化建设 篇4

一、对实现中学档案信息化建设存在问题的调查

目前,在中学的建设与发展中,电子信息技术的应用领域逐渐得到拓展,但是多应用和表现在教学改革、校内办公、信息处理等方面,档案管理的信息化建设始终处于缓慢发展的状态。为了实现现代化中学整体建设理念的根本性转变,必须从不同的角度综合分析与总结档案管理信息化建设中存在的问题,才能寻求到有效的解决途径。

(一)管理观念相对落后

随着学校规模的逐渐扩大以及管理工作的需求,国内中学普遍设立了专业的档案管理科室。但是由于管理观念的相对落后,大部分中学在档案管理工作中仍然沿用为保管而保管,机械办公等传统的工作观念,进而导致学校缺乏进行档案管理信息化建设的热情和积极性。另外,据调查在中学档案管理工作中,存在管理人员专业素质参差不齐,理解认识能力不一致,年龄趋向高龄化,导致思想观念缺乏开放和创新意识,难以跟上时代发展的步伐,也是制约档案管理信息化建设的重要因素。

(二)基础设施薄弱

中学档案管理信息化建设需要投入一定数量的现代化电子设备,由于中学办公经费多用于教学设施建设、校舍扩建更新等方面,导致档案管理信息化建设普遍存在设施薄弱的问题。基础设施薄弱的问题还与学校领导的重视程度、教育主管部门的扶持力度具有重要的关系,如果不能及时引进功能齐全的计算机、刻录机、扫描仪以及档案管理软件等基础设施,中学档案管理信息化建设是难以得到真正实行的。

(三)专业管理人员严重缺乏

目前,中学的工作重心大多数集中于教学质量提升、教育教学改革以及升学率高低等方面,在师资引进方面侧重于专业教师的引进,对档案信息化人才地培养以及档案管理信息化地研究还欠重视,若要将它提上学校的工作日程还有待努力。现在,很多中学档案管理工作多是由各类管理人员兼任,他们对档案专业知识的掌握和信息技术的应用相对欠缺,也是影响档案管理信息化建设与发展的重要原因。

二、中学档案管理信息化建设的途径分析

为了适应现代中学整体发展的需求以及管理工作日趋科学化、智能化的新形势,学校领导及档案管理人员必须适时转变观念,在对传统档案管理模式及方法进行总结的基础上,逐渐加快档案管理信息化建设的步伐。中学档案管理的信息化建设,不但可以建立标准化的档案信息规范体系,而且对于实现档案工作的自动化也具有重要的推动作用。

(一)建立档案信息检索

中学档案管理的内容相对简单,涉及面单纯,多是学校行政、教学、人事等信息及资料,档案管理人员可以根据信息资源类别的不同,分别建立独立的数据库,并且通过统一的窗口进行信息的检索和调取。档案信息检索系(下转227页)(上接212页)统的建立,不仅可以保证档案信息的质量和效率,而且达到了实现传统档案电子化管理的目的。

(二)提高档案管理的标准化、规范化水平

在中学档案管理信息化建设的过程中,管理人员不但要加快信息资源的整理、录入,而且要逐步提高档案管理的标准化、规范化水平。电子档案与纸质档案的管理略有不同,电子档案的查找与调取相对方便,但是管理人员一定要注意管理流程的标准化、规范化建设,以防止保密信息的泄漏。档案管理信息化建设中,要做到档案管理的标准化、规范化水平还需要借助先进的档案管理软件,这样才能不断完善档案信息的存贮、分类、检索、保护、利用等流程的安全可靠及规范性,做到档案管理工作效率地提高。

(三)提高档案管理人员的专业素质

在中学档案管理信息化建设中,学校领导及相关部门还要重视档案工作者地教育培训,为他们提供各种形式的业务学习,使档案工作者与时俱进,不断提高自身专业技能和信息化知识,能熟练运用多媒体技术、网络技术。学校在师资引进时,还要适时调整档案管理的组织机构设置,逐步优化管理人员结构,努力打造一支高素质、高层次的复合型档案管理队伍。

中学档案管理信息化建设是一项系统的工程,也是实现学校管理水平的重要项目。为了适应现代化中学信息化与智能化管理模式的全面构建与发展,中学必须加大资金与技术力量的投入,逐步实现档案管理信息化建设的科学发展与创新进步。

摘要：国内中学进行档案电子信息化建设是学校管理工作不断发展的客观需要。随着现代电子技术的广泛应用以及信息化建设在学校发展中的逐步推广,中学普遍加强了档案管理的信息化建设。但由于管理观念、基础设施、专业人才配备各方面的弊端与问题,中学档案管理的信息化建设仍然难以达到理想的状态,只有通过科学、合理地改革,逐步实现档案管理的信息化建设,开创中学档案管理的新局面。

中学档案信息化建设 篇5

关键词：档案馆 数字化 信息化 高校

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

高校档案信息化建设 篇6

关键词：档案；信息化；建设

高校档案信息化建设是信息时代的必然产物。进入20世纪90年代，随着信息技术的迅猛发展，国家从发展战略的高度，明确提出了“以信息化带动工业化”的要求，国家档案局随之提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。同时，高校档案信息化也是高校办公自动化的必然要求。目前，很多高校都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统的出现也使档案的生成方式发生了变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这就形成了大量的电子文件，电子文件的保管必须依托信息化数据库的软件保管和以磁盘、光盘等为载体的硬件保管。总之，高校档案信息化建设是高校档案工作发展的必由之路，是高校档案现代化管理的必然要求，只有真正实现档案管理的信息化、网络化，才能达到档案信息资源共享的目标，才能为人们提供更加高效、便捷的服务。但是，高校档案在其信息化、数字化的实践过程中，遇到了种种客观的、现实的困境，致使档案信息化建设总是停滞于单机数据储存阶段，不能达到质的飞跃，实现真正的信息化、数字化、网络化。

一、信息化内涵

信息化，是指通过运用现代信息技术，配置档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善档案信息资源库，依据档案信息化的标准规范体系，以档案网络为平台，依托高素质的信息人才，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务的活动和过程。

二、高校档案信息化工作的标准化建设，应当把握以下几点：

1.大力加强定标工作

从现状看，制约高校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备，工作缺乏有效依据。加快制定出台标准，形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。标准建设，在加快制定基础性的管理标准的同时，重点应分三个层面积极研制应用性的技术标准。一是基本条件层面，即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准，旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件；二是信息资源建设层面，主要针对档案信息资源的形成、保护和利用，满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求，如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等；三是安全保障层面，主要是为了加强档案信息保管利用中的安全防范，达到维护真实、永久保存、保障秘密的目的，如数字加密、电子签名、权限设置等方面的标准。

2.提高认识，引进和培养信息化建设人才

要拓宽知识领域，在提高信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。 从目前高校档案人员学历上看，硕士毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入硕士毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展

3.加大投入，增配软、硬件设施

要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。加快更新改造的步伐。使档案信息化建设得到更快的发展。 继续推进应用计算机管理档案工作，逐步提高档案室计算机和网络技术的应用水平。开展档案文件目录数据库建设和电子文档管理工作。逐步增加配备邮件服务器、应用服务器、数据库服务器、WEB服务器、备份服务器、多媒体视频服务器，满足海量数据存贮以及纸质载体档案扫描、数字档案信息存贮、音视频转换存储设备。

4.数字化档案资源建设

采用信息化手段，整合不同系统、不同机构的档案资源，构建专题档案信息数据库。建立档案信息中心，在实现部门档案信息目录共享的基础上，形成集中和分布相结合的、覆盖各类档案目录和全文信息的、包括多媒体档案在内的档案信息资源总库，真正实现档案资源的优化配置、安全存储、集成管理和远程利用。逐步建立完善多媒体档案数据库建设。加强档案目录数据库建设。全面实现档案检索计算机化。构建档案专业特色数据库。积极推进档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对重要、易损和利用频率高的档案和现行公开文件的数字化划控和转换工作。逐步实现纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。

5.引进专业技术人员，加强档案管理人员的职业技能培训

随着档案管理工作由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型，对档案管理人员的要求也发生了变化。加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育是顺利推进高校传统档案馆向数字化、网络化档案馆转变，实现高校档案管理数字化的关键。档案管理人员不仅要具备较强的专业知识，了解和掌握档案立卷、归档的基本知识，更重要的是要掌握一定的计算机技术，具备现代化技术操作水平。所以，档案部门一方面要加强对现有人员的职业技能培训，通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面、掌握新技术。同时，严格考察新增人员的业务素质和信息技术能力，尽量招聘一些有专业理论知识，掌握计算机信息技术、技能的综合素质的人才充实档案队伍。

参考文献：

[1]论档案信息化建设的发展，2009.05

[2]孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考，2011.08

[3] 郝丹梅.高校档案信息化建设环球市场信息导报2013.04

作者简介：

中学档案信息化建设 篇7

一、档案信息资源方面, 力求做到资源的合理配置和有效管理

在当前档案信息化背景下, 档案信息资源的组织和配置要符合用户的信息消费习惯, 力求满足用户的信息需要。只有以用户需求为导向的资源配置才能产生更大的效益。对档案信息资源的配置要进行合理规划、适当干预或引导, 要以最大限度地满足用户日益增长并不断变化的档案信息需求为出发点, 同时尽量减少档案信息资源配置中可能出现或面临的重复建设重复配置, 力求做到有限的信息资源取得最大的经济效益和社会效益。

在我国档案馆是档案信息的主要来源机构, 档案馆内的档案信息资源, 档案信息服务的基础和根本。因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向, 不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度, 档案信息的均衡配置, 要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑, 做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。

二、服务对象方面, 定位应该是真正的面向用户, 以用户为中心

多年来, 档案信息以保管和整理为主, 随着档案信息化的发展及档案信息服务思路的改变, 将工作重心转移为以档案信息利用及其相关服务为主, 真正凸显档案信息服务的重要性。在现代信息技术的大背景之下, 档案信息服务更加也较以往更具技术性。当今的信息用户接触现代信息技术较多, 信息素养较高, 这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平都提出了更高要求。这就要求档案信息服务的工作人员及工作队伍要具备良好的综合素质和合理的知识结构, 尤其是要做到利用现代信息技术为做好信息服务工作。

以用户为中心, 首先要做到区分用户的类型。但是, 网络环境下的档案信息用户的类型较难区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂, 用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同, 而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向, 形成了很多网上的社区。总而言之, 网络环境带来了许多新的变化, 这就要求档案工作者要从用户角度出发, 探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要改变以前坐等用户上门的阵地式的服务模式, 要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时, 主动为用户服务。可以说, 面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户, 适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。

三、在服务的开放度方面主张档案信息服务持开放态度, 同时注重信息安全及信息保护

档案信息是重要的资源, 是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件, 档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度, 为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放, 同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来, 档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善, 社会信息化程度有了明显提高, 一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开, 并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时, 一定要做好档案信息的安全保护工作, 建立档案信息安全体系, 为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下, 公共传播途径日益增多, 更要重视档案信息的安全体系的建设。掌握好开放与保密的关系, 严格执行档案管理制度, 采用有效的监控预警方式、采取应急防范及异地备份等有效措施, 把档案信息安全保障体系建设落到实处。

网络技术和信息技术引发了人们工作方式和生活方式的变革, 对档案信息服务工作也提出了新的要求, 带来了全新的挑战。档案工作者和档案管理部门要重新审视自身所处的环境, 对自己形成更清晰的定位, 通过适宜方式和途径, 做好档案信息服务工作, 推动档案信息服务工作适应社会的发展并满足用户的需要。

摘要：本文从档案工作信息化的背景出发, 从三个方面提出了如何开展档案信息服务工作。

关键词：档案信息化,档案信息,档案信息服务

参考文献

[1]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案, 2009, (1) .

[2]王贤会, 贺冰, 曹军民.档案信息化建设带来的变革与启示[J].中国档案, 2006, (4) .

中学档案信息化建设 篇8

1 档案信息化与档案信息安全保障体系建设的必要性

针对于档案信息化来说, 其主要是指将一定的科学技术手段注入到档案管理的工作中, 实现信息化的管理模式, 将所有的档案信息统一管理, 并实时共享, 为档案的使用带来了便利性影响。与此同时, 关于档案信息的研究与整理工作是时代背景下发展的必然趋势。计算机网络等信息化产物的出现为档案的信息化管理提供的必要的技术支持, 能更好的适应社会发展的要求, 使档案管理的社会性地位及服务力度得到提升。企业应该建立健全档案管理的相关制度, 采用合理的方式方法, 从而使档案管理工作科学有序的进行。另一方面, 档案的安全性是企业及个人所关心的问题, 建立一套完整的档案安全保障体系, 将会有利于企业或者事业单位对不安全因素的抵御, 降低不安全因素的影响。企业的档案信息真实性及准确性, 将会代表一个企业的整体信誉度问题, 提升整体的形象度。由此可见, 企业的档案管理实现信息化与安全保障具有十分广泛的意义, 发展的趋势具有一定的必然性推动。

2 档案信息化发展的技术及政策现状

2.1 档案信息化发展的技术现状。

档案管理信息化的发展中, 主要是受到技术环境的广泛影响作用, 其中包含的内容有:计算机的应用、网络信息的传输、办公软件的优化等等一系列的内容。想要将档案信息管理工作做好, 将需要从档案信息的收集、整理、处储存、备份等工作流程进行出发, 保证各个环节的高效性及准确性, 并充分的发挥科学信息技术的作用, 达到理想的效果。因此, 整个档案管理的发展离不开技术设备及方式方法的共同作用。除此之外, 在档案管理的各个环节中, 设备的硬件设施也要进行完善, 这样就能保证档案信息在进行共享、传输及使用的过程中更加的高效性。

2.2 档案信息化发展的政策现状。

由于档案管理的信息化实现给档案管理工作带来较多的便利, 因此, 国家对这一问题加强了重视。在相关的法律法规中提到了关于档案信息化建设的重要内容。这些举措都是为档案信息化创设一个相对比较公平且开放的环境, 使得档案信息能够发挥自身的优势作用, 实现全国性和规范性的特点。另外, 档案信息的真实性和准确性特点也需要科学的政策环境作为背景, 各级单位或者是机关等都应该充分应用网络的相关资源实现档案管理的高效性。不得不提到的是, 档案信息的检索功能越来越受到人们的高度重视, 在实际的应用中, 需要保证应用的快捷性。

3 在进行电子档案信息管理中的安全影响

档案管理的安全问题直接影响到档案管理机构的机密或者是相应工作的进展。因此, 保证档案管理工作的安全性, 做好安全保证工作, 能够有效的解决电子档案信息管理工作中出现的众多问题。虽然档案管理工作人员众多, 但是工作中出现的问题比较严重, 其中包括以下几个方面。

3.1 物理安全问题的影响作用。

物理安全问题是档案信息化中最为主要的问题, 所谓的物理安全主要是指档案信息存放的条件以及环境, 档案信息多以电子形式保存, 因此, 保存的温度和湿度等都需要控制在相应的范围内。尽量避免出现消磁, 毁坏会这是盗窃的问题。从目前电子档案的管理工作上看, 出现破坏的可能性主要有表现在两个方面, 第一是计算机自身的软件和硬件方面的问题, 另一方面则是人为因素。可见保护电子档案的安全性需要做好辐射的防护, 提升工作人员的操作技能等等。

3.2 软件安全问题的影响作用。

软件是计算机系统的重要组成部分, 只有保证软件的安全问题才能实现档案信息的正常运行, 提升利用程度。软件和硬件都是比较重要的两个方面, 要在运行的过程中严格按照相应的标准以及规定来进行, 同时对软件的使用权限进行控制, 同时还需要对电子档案进行归档和整理, 避免黑客对档案信息进行拷贝和篡改。

3.3 数据安全问题的影响作用。

数据安全才是档案信息安全的基本, 电子信息的保护就是要保证信息不被泄露。同时在电子档案的软硬件共同作用的前提下, 需要更加注重对数据安全问题的重视。为了保证安全问题, 需要将档案信息进行备份处理。通过科学的介质来进行传递, 提高其利用程度。还可以根据档案信息的使用频率来设置权限, 这样才能保证档案信息的数据安全问题。

3.4 网络安全问题的影响作用。

在计算机系统应用的过程中, 可能会受到网络节点的制约, 形成一定的破坏性, 直接影响到计算机网络的安全性, 对于档案信息的安全程度也会产生严重的影响。而且网络问题的出现也会造成其他问题的产生, 所以需要根据电子信息档案的相关内容以及应用的特点来设置相应的防火墙结构, 做好安全技术的推广, 对网络安全问题进行严格地控制。在此过程中需要将网络监管工作落到实处, 选择专业的工作人员来进行这一工作。

3.4.1 企业具有高效的安全防范意识。

改进服务的方式增加新的举措, 提高创新性, 在共享电子档案信息资源的前提下, 要加强安全性防范, 在共享电子档案信息的同时注意信息流失, 除了给计算机各类用户提供计算机网络提供优质服务的同时, 在技术时上要加强管理, 最终做到信息服务的最优化。

3.4.2 将基础设施进行优化建设。

在提供了高效便捷的服务下, 我们还要重视基础设施的建设提高应用系统的维护。对那些突发性的灾难, 在安全上要有积极的应对措施, 并最终达到综合性和智能化的电子档案管理。

结束语

综上所述, 在档案的管理工作中, 离不开档案信息化的发展以及档案安全保证体系的建立, 只有二者共同的作用, 才能使档案管理工作的得到快速的发展。档案信息室企业进行人员管理的一种方式, 为管理者的准确决策提供参考性的意见, 其安全性与准确性是工作人员所注重的问题, 这就要求工作人员的具有一定的责任心与事业感。档案的信息化建设将会为档案信息的管理与使用提供高效便捷的途径。

摘要：随着我国经济建设的稳定发展, 逐步的进入了信息化的时代。对于各大企业来说, 档案管理工作的建设是企业十分关心的话题, 档案的安全性备受瞩目。企业在档案管理工作上不断的进行完善, 从档案信息化及档案安全体系建立两大方面出发, 旨在于促进档案管理工作的发展, 提高工作效率。档案信息是管理者进行人员分配的依据内容, 实现档案信息化管理及保障档案信息安全是势在必行的发展趋势。深入研究档案信息化与大难信息安全保障体系的建设。

关键词：档案信息化,档案信息,安全保障,发展

参考文献

[1]张晶晶.数字档案存储介质及格式研究[D].苏州:苏州大学, 2009.

档案信息化建设和档案管理研究 篇9

1.1基础设施建设

在档案信息化建设中,软硬件基础设施是基础条件,只有具备了这些条件,才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中,核心内容就是档案信息网络,它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此,需要提高计算机管理档案的普及率, 大力建设档案管理局域网。

1.2档案信息资源建设

要对档案目录数据库科学建设,涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录;建设档案数据库,按照规范方法归档管理电子文件,数字化管理传统档案,促使档案信息资源类型得到丰富,提高档案信息资源利用效率。

1.3应用系统建设

要积极、大力开发档案信息管理软件,大力推广通用性和适用性较强的软件系统,保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。

1.4标准化建设

要构建档案信息化法制体系和标准规范,明确规定档案管理各个环节,如资源描述、存储、查询、使用等,对电子文件归档和电子档案管理等进行规范,促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。

1.5安全保障体系建设

档案中会存在一些比较重要的信息内容,这些信息如果泄露, 就会出现较为严重的后果,因此,在档案信息化建设过程中,安全保障体系建设是非常重要的组成部分,需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制,提高人们的档案信息安全意识。

1.6人才队伍建设

在档案信息化建设中,还有非常重要的一个方面是人才队伍, 那么就需要采取科学的措施,建设一支具有较高水平的专业人才队伍,,具体包括这些内容:大力培训档案业务人员,促使其能够对新技术和新设备等积极掌握;普及信息技术知识等。

2档案信息化建设与档案管理的措施分析

2.1完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系,才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲,要明确管理体制,完善运行机制,贯彻执行电子文件管理等相关规定,同时,构建电子文件管理机制,以便全程管理电子文件。要结合档案法,赋予档案局相应管理职能,在信息化建设中, 档案部门积极协调,对工作体系进行统一建设。另外,在电子政务建设中,也需要适当提升档案信息化工作的比重,以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善,规范工作行为,编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等,明确目标任务、完成时限以及责任单位等;在此基础上,完善现有法律法规,强化监督检查和执法。

2.2推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容,要结合这个中心开展其他工作,要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先,逐步推进档案数字化建设,按照相应原则,科学编制工作计划,强化监督检查工作,以便顺利开展档案数字化工作;同时,在用户使用需求得到满足的基础上,还要构建档案数字化目录,投入相应人力、物力和财力资源,各部门协同工作。此外,实行纸质和电子文件双归档制度,并关联并存规定范围内的文本和图形文件,实现档案全文检索。 其次,要逐步推进档案信息资源共享,结合相关标准,统一构建档案信息管理系统,有机融合本系统和办公系统,在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

2.3创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率,需要采取一系列的措施,不断创新档案信息服务手段;可以提高档案信息远程查阅利用服务能力,结合我国相关规定,科学设定档案公开级别,并构建档案信息资源网上公开评估体系,主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息,各级档案部门借助链接方式整合相关资源,逐步完善档案信息资源网,实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案,可以应用政府信息申请公开程序,对使用者身份信息确认之后,提供远程查阅服务,借助于网络检索,相关人员可以更加便捷地查阅档案。

安全建设也需要引起重视,要及时升级各种杀毒软件,应用先进的身份认证和网络监控技术,同时强化访问控制,对标准进行构建,明确规定备份机房和技术条件,保证档案信息安全。

3结语

在档案信息化建设过程中,有许多方面需要引起人们重视;在具体实践中,相关领导要给予一定的支持,投入足够人力、物力和财力资源,采取一系列完善措施,严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设,促使档案工作水平和服务效率得到提升。

摘要：为了促使档案管理水平提升,需要深入开展档案信息化建设,提高档案服务效率,推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理,为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。

档案信息化建设与档案管理研究 篇10

1 档案信息化建设的概况

档案信息化建设指的是根据国家档案行政管理部门的规划组织,以现代信息化的技术,对传统的档案管理模式进行相应的改革与完善,促使档案信息资源的收集、管理、利用及服务能力得到全面提升的过程,另外,从整体上分析,档案信息化建设还具备一定的特征。

1.1 档案信息化建设具有改革性

档案信息化建设通过将信息化的技术方法科学运用到档案工作当中,使档案管理职能、工作机构及人员分工等都发生了很大变化,实现了档案管理模式创新,而与此同时,档案信息化建设针对传统档案管理的不足进行了弥补,使档案管理在各个环节都形成了自己独有的思想与方法,从而使档案管理工作发生了很大转变,为档案工作的改革发展奠定了有力基础。

1.2 档案信息化建设具有时效性

档案信息化建设是一个长期的建设工程,它需要用先进的科学技术来支撑,以坚韧不拔、开拓创新的精神使档案信息化建设朝着良好的方向发展,而在档案信息化建设的过程中,要及时对档案部门的软硬件设施进行更新换代,并且将系统升级到最新状态,在保持其稳定性的同时还要对其定期进行维护,使档案信息化建设具有长期性。

2 档案信息化建设的重要作用

通过档案信息化建设可以提高档案工作的水平,同时,针对档案管理过程中出现的新问题、新情况能重新进行思考并制定出新的解决办法,从而实现档案信息的社会化服务,其作用具体可表现为以下几个方面。

2.1 改善档案管理工作

档案工作只有实现信息化,才能走向开放,实现档案真正的价值,档案部门通过信息化的建设使档案工作从管理利用慢慢向资源采集、管理及服务的方向转变,使档案信息资源得到科学有效的配置与管理,为社会提供优质高效的服务。

2.2 拓展档案服务

档案管理工作实质上就是信息资源管理,而信息资源的真正价值在于其如何收集利用,其利用效果更是直接关系到信息资源的时效性及利用范围,因此,档案信息化建设对于现代的档案工作来说十分重要,其服务领域更宽。

2.3 增加信息储量

科学技术的发展带动了信息技术行业的发展,而这其中的信息储存技术更是得到了广泛应用,使得档案信息资源的储存更加方便,同时储存量更加大,储存密度相比以前的纸质储存要高,而且其储存的安全系数也得到了成倍的提高,从纸质储存的信息单一化到现在储存形式多样化,不仅有文字、表格,还包含图片、影像、声音、动画等。

3 档案信息化建设与档案管理的对策

3.1 构建完善的档案工作体系

档案信息化建设过程中需要有相应的工作体系予以支撑,因此,必须构建起完善的档案信息化工作体系,其构建方法主要有以下几个方面:首先要明确档案工作的管理机制,并完善档案工作的运行机制,主要可以针对各部门的联动情况建立相应的联动电子管理体系,实现全程管理与监控,其次要提升档案信息化工作在档案常规工作中的比重,使其与电子化的建设同步进行,再次,要针对档案信息化进行相应的法律完善,使档案工作得到规范标准的约束,具体可以制定档案信息化建设的专项工作任务并进行分配,明确任务目标及期限。

3.2 推进档案建设的工作进程

档案信息化建设的核心工作内容便是信息资源建设,因此,要将工作重点放在推进档案信息资源数字化建设与信息资源共享上,首先对于推进档案信息的数字化建设要制订出科学合理的建设计划,同时还要强化监督检查,在用户使用需求得到满足的情况下建立相应的数字化档案目录,并加大人力、资金等方面的投入,使各部门的工作得到协同发展,其次在推进档案信息的资源共享方面,要根据国家出台的相关标准建立统一的信息管理体系,并使其与办公系统有效融合起来,实现档案信息的网上管理操作。

4 结语

档案信息化建设是档案工作的发展趋势,是其发展改革的必然选择,在如今新的社会环境下,档案管理部门应重视起档案信息化建设,积极推进其建设发展进程,使促档案工作的信息资源得到开发利用,提高档案工作的服务水平。本文简要分析档案信息化建设及其重要性,探讨档案信息化建设与档案管理的方法,以期对我国的档案管理提供相应帮助。

摘要：科学技术的进步,使档案管理行业迈上了一个新台阶,档案信息化的出现不仅提高了档案工作的效率,同时也提高了档案信息资源的利用率,本文通过对档案信息化建设及其重要性进行简要分析,探讨档案信息化建设与档案管理的方法措施。

关键词：档案信息化建设,档案管理

参考文献

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23).

[2]丁晓光.档案信息化建设必要性分析和对策思考[J].黑龙江档案,2007(2).

中学档案信息化建设 篇11

【关键词】档案信息化；建设；档案管理现代化；促进

1.加强档案信息化建设是社会发展与进步的重要表现

（1）随着时间的前进，社会发展到了一定的程度，对于信息资源的需求和利用也越来越渴求，加上科技的发展，信息化时代的到来，给信息化档案建设提供了机会，现在对信息资源的掌控程度是决定成败的关键，有超过自然资源的势头，因此在信息革命的大潮中如何让我们的国家和社会能够处于强劲的前进势头，就需要我们加强档案信息化建设工作，把这条道路走到底。

（2）档案信息化是我国经济发展宝贵资源。档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是事关档案事业全局发展的重大战略。档案信息化是进一步提高档案管理和服务水平，实现档案事业跨越式发展的重要一环。由于我国城市的发展和社会的进步使档案工作面临着严峻的挑战，要实现档案事业的新跨越，获取档案工作的新突破只有紧紧依托人才和科技加快发展档案信息化。档案工作只有紧跟形势才能服务大局。作为档案部门要在理论创新、制度创新、科技创新和服务创新上有所作为，一个重大的举措和最为关键的突破口就是实现档案信息化管理。档案部门只有早日实现信息化，跟上信息社会发展潮流，与时俱进，才能充分实践“三个代表”重要思想，才能从根本上使档案事业和整个有中国特色的社会主义事业一起实现跨越式发展。从这个意义上讲，没有档案信息化，就没有档案工作的未来。档案信息化是事关档案事业发展的重要关键性问题，它使档案工作面临着挑战却又充满了希望。

（3）档案信息化建设即使顺应社会的发展同时也是我国科学发展观的体现。以现实为发展方向，以时代发展潮流为前进方向，充分利用现代技术来提升档案管理工作，从观念到工作模式进行改革和创新，促进档案事业的长远发展，以档案管理为基础，以服务为核心，从广大人民的需要为出发点来进行档案管理工作信息化建设的开展。响应国家科学发展、和谐发展的科学发展观，用实践来完成档案信息化建设的基础工作。

（4）档案信息化建设是档案管理现代化的重要标志。信息化发展水平现在是世界各国评判其发展水平的一个标准，也是一个国家或地区的实力象征，因此深化档案管理工作改革，加强档案信息化建设，将档案信息建设放在档案工作改革的首要地位，认清现实，让档案信息化进程可以和社会、城市的发展同步，以更好的完成辅助社会和城市发展的任务。

（5）档案信息化建设是档案工作者不可推卸的历史责任。信息技术给我们的生活带来了很大的变化，尤其是在便利性上，借助计算机、网络、通信技术等等信息化技术，将我们的工作变得更加的快捷便利，省去了繁琐的流程，可以将更多的精力放在如何提升服务质量上。档案信息化建设具有历史意义，是我们的社会发展的烙印。现代社会以科技为核心力量，充分体现了知识经济时代的特点，这对社会产业结构都起了很大的变化，人们获取信息资源的方式更多，渠道更广，覆盖面积更大，这些改变对于档案管理工作来说要求也更多了。因此需要进行档案信息化建设，以满足不断膨胀的信息增长需要，这是我们档案工作者在这个时代的历史使命。

2.准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

（1）加快数据准备推进档案现代化管理进程。在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（2）用法律来规范档案工作，用科技来发展档案事业。首先，党和政府作为档案事业的监督管理者，要以档案法制化来进行档案工作的管理，并且以档案管理服务工作为中心开展工作，引入现代先进设备和技术来进行档案工作的辅助任务。其次，档案部门要完善现有的服务内容，并且不断的去开发新的服务项目，提高服务水平和服务范围，为档案事业的发展提供有利条件，以服务为基础，做好档案事业发展的基础工作。第三，扩大档案信息资源收集范围，与其他档案部门和，实现信息资源的共享，以扩大档案信息类型和内容的覆盖。这些基础工作都是为档案事业的发展夯实基础，通过几年几十年的努力来为档案事业的将来提供条件和资本，伴随社会和人民经济的发展，人们对信息资源的需要程度越来越高，我们必须及早的为将来做好准备，以满足日益增加的信息需要。

（3）提高档案法制建设。首先，进一步完善档案法律法规体系。以国家档案法规为支撑，研究制定和完善适应我国经济和社会发展的地方档案规章体系。制订《档案利用安全与保密办法》等适应档案事业发展的政府规章或规范性文件。其次，全面推进档案依法行政工作。在全国建立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的行政执法体系，市级档案行政管理部门要建立健全档案行政执法机构，县级档案行政管理部门配备专职档案行政执法人员。档案行政执法应做到合法行政、合理行政，程序规范。全面推行档案行政执法责任制，完善档案行政执法监督网络体系，建立公开、公平、公正的评议考核制和错案责任追究制，对档案执法人员依法行政情况进行考核。在档案行政执法检查，查处档案违法案件方面要加大力度，扩大档案行政执法影响。i第三，加强档案法律法规的学习宣传。把档案法规教育纳入各级普法教育之中，增强档案普法宣传效果，提高档案社会意识。做到“五五”普法工作，不断提高社会的档案意识和档案法制观念，巩固依法治档的社会基础，营造适合档案事业发展的良好社会环境。

（4）加快档案信息化基础设施和应用系统建设。首先，建立和完善档案馆局域网，并提高各机关企事业单位档案室计算机普及率和应用水平。其次，初步建成全国档案信息网络，市及部分县级档案网络依托政务网实现馆际相互联。第三，逐步规范和统一档案管理软件，确保档案数字信息“数据规范、标准统一、长期可用”。

（5）加强档案队伍建设。档案管理工作需要一直优秀的档案队伍才能对其发展有所保证，因此，各单位各部门需要加强档案队伍的建设工作，通过员工再培训、招聘吸纳优秀档案管理工作者、为档案员工开展讲座提供交流的平台，让档案工作者的自身素质得到提升，通过奖惩机制来激励员工的工作积极性和上进心，保持档案事业发展的活力。

3.结束语

档案信息化建设 篇12

1 档案信息化建设考虑的主要方面

1.1 电子文件管理与控制

电子文件是电子与文件的结合体。“文件连续体”理论认为,文件与档案是一个连续运动的统一体。对它进行管理与控制,相对于传统的纸质文件,既要遵循文件的生命周期理论,又要遵循电子运行的轨迹。根据电子文件的特点,从文件形成之初,就对它进行全程管理。管理上,要适应文件的每一个阶段,采取不同的措施和方法。控制上,做到前端控制,使事前、事中、事后的控制能连续、有机地结合。事前控制是文件安全保障的基础,事中控制是文件安全利用的方向,事后控制是文件安全归档的要求。电子文件的管理与控制是相辅相成的。只有电子文件得到良好的管理与控制,档案信息化建设才得以顺利地进行。电子文件管理与控制是档案信息化建设的基础。没有对电子文件进行管理与控制,档案信息化建设就难以进行。

1.2 档案数字化质量控制

档案数字化质量的好坏决定了档案信息化建设的成效。简而言之,档案数字化就是将传统的纸质档案、胶片等转化成由计算机软件运行和识别的档案,通过通信技术、网络技术等来应用的工作。如何保证控制好档案数字化的质量?江泽民同志曾指出:“人才是决定我们事业成败的一个重要因素。”档案是由人的工作和活动形成的。笔者认为,无非是人、财、物等有保障才能确保档案数字化的质量。人(档案工作者)是生产力最活跃的因素,它通过生产工具(财、物等表现的档案管理系统软件、设备等)作用于劳动对象(传统的纸质档案等)。当人、财、物构成的生产力(档案数字化)适应生产关系(档案信息化建设)的发展时,就能促进档案信息化建设,反之,则会阻碍档案信息化建设。因此,一方面,我们要不断地提高档案工作者的理论知识水平,掌握现代化的科学技术,成为复合型的人才。另一方面,确保有足够的经费用于档案数字化工作,进行档案数字化工作时使用先进的设备。只有这样,才能从源头上抓好档案数字化质量控制。

1.3 档案信息的安全保障

档案信息的安全保障是一个古老而崭新的话题。无论是传统的纸质档案还是已进行了20年的档案信息化,都要做好档案安全保障工作。当今社会信息发达,人们能够非常方便和快捷地获取信息,但也极易泄密。传统的安全保障工作需要顺应时代的变化,才能保障档案信息的安全。国家最高档案行政管理机构结合我国档案事业发展的实际,提出了“三个体系”建设的理论,其中之一是明确建立确保档案安全保密的档案安全体系。因此,我们要在“三个体系”建设的理论指导下,扎实做好档案信息的安全保障工作。从人为因素影响和非人为因素影响2个方面去统筹考虑做好档案信息的安全保障工作。一是思想上要高度重视,主动超前考虑做好档案信息的安全保障工作,未雨绸缪,防患于未然。二是高标准做好档案信息的实体安全工作,确保档案不易遭受非人为因素的影响和破坏。可异地备份,档案信息系统有备用服务器等。三是系统地考虑档案信息的安全保障工作。从文件的形成者、管理者、使用者,从文件的形成之初直至生命周期结束都要做好档案信息的安全保障。

1.4 大数据与档案信息化

大数据,简而言之就是大量的资料、海量的资料。由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的大数据,是基于云计算的数据处理与应用模式,通过数据的整合共享、交叉复用形成的智力资源和知识服务能力。我国的档案信息化建设已经持续进行了20年,无论是传统载体的档案数字化,还是电子政务系统的建设,都产生了大量的数字信息,但在知识经济信息时代,依然无法满足人们对各种档案信息的需求。随着大数据时代的到来,通过对大数据应用技术的掌握,很好地解决了这个问题。将档案资源转化为知识资源,将成为今后档案信息化建设的发展方向,大数据将起到举足轻重的作用。

1.5 档案信息化的新技术应用

云计算、手机二维码技术、RFID技术、“三网融合、三机合一”等可作为新技术应用到档案信息化建设中。云计算是将大批量的计算机或档案服务器连成一体,向广大网络用户提供更加集约化、规模化、经济化的平台服务、设备服务和软件服务,如软硬件资源、数据资料的存储、安全使用保障等。云计算的应用将给档案信息化建设带来全新的档案管理模式。通过云计算技术,档案信息化建设能减少重复建设和投入,档案信息资源通过互联可以随时随地在网络上得以查阅共享。手机二维码技术是在手机中引入了二维码技术,是手机通信技术与二维码技术的结合。如果在手机上建有档案网站的二维码,通过扫描手机二维码就可登录。手机二维码在档案信息化建设中有着良好的发展前景和巨大的用户群。RFID技术俗称电子标签,是Radio Frequency Identification的缩写。RFID可应用于档案管理工作,如档案进出档案库房记录。它能够批量地对相关档案的条目打上进出库房的标志。同时,它具有定位功能,当寻找到所需的档案资料,会发出警报目标的所在位置。“三网融合、三机合一”技术分别是指电信网、互联网、有线电视网三大网络的技术改造融合和电视机、计算机、手机三者信息终端之间的功能互补、信息互通。“三机合一”的基础是三网融合。“三网融合、三机合一”是我国信息化工作的重点。“三网融合、三机合一”使多媒体信息的制作、传递、检索等更加方便快捷,同时为多媒体信息的广泛传播及其开发利用提供了广阔的平台。通过“三网融合、三机合一”,数字化档案信息在“三网”中得以无限制传输,在“三机”上方便地展示,这样,档案信息化建设将得到更快发展。

1.6 数字档案馆(室)的探索与实践

数字档案馆(室)运用数字和网络技术手段,满足了电子文件归档和接收的客观要求,扩大了档案的利用空间,提高了档案工作的服务效率和服务质量。数字档案馆(室)与传统档案馆(室)最主要的区别是保管的对象不同和如何提供使用。目前,虽然在某些档案馆(室)已完成对馆藏档案的数字化工作,但建立一个真正完全意义上的数字档案馆(室)还有很长的路要走。电子文件如何管理与控制、档案数字化的质量控制、档案信息的安全保障等还需要在不断建设中深入探索。我们要认清档案工作的现状,从档案信息化建设的实际出发,扎实推进创建数字档案馆(室)的工作。当前,可从以下3个方面进行数字档案馆(室)的探索与实践:一是提高业务技术水平,打造一支高素质的档案专业技术人员。二是加大经费投入,构建一个数字档案馆(室)工作的系统平台。三是借鉴国外同行的先进经验,吸收融合一切成熟的做法。

2 档案信息化建设的重要性

2.1 顺应时代的发展

当今世界是信息的社会,网上活动方式正以惊人的速度变得更加多样化,人们会把现在花费在读报、看电视等获得信息或消遣的时间都转用到电脑屏幕上来。网络也能使我们更有效率地处理一些事情,如电子政务、电子文件的传输。档案信息化建设就顺应了时代的发展。通过上网,人们就可随时随地查阅到相关的档案信息资源。

2.2 促进档案系统的自我完善和发展

原来的档案管理模式不再适合档案信息化,人、财、物方面都需要不断加强。作为档案工作人员,要具备一定的网络计算机技术,档案库房不单要保管传统的纸质档案,还要适合保管电子档案。无论是档案的硬件还是软件,都要不断适应档案信息化建设,从而不断促进档案系统的自我完善和发展。

2.3 将档案工作提升到一个新的阶段和水平

传统的档案馆只是作为一个接收和保管档案安全的基地,但现在一切都因档案信息化建设而发生了改变。通过档案信息化建设,充分发挥了档案的安全保管基地、政府信息分开查阅中心等功能,更好地服务于当地的经济和社会发展的作用,提高了档案管理的工作质量和水平。

3 档案信息化建设的一些思考

党的十六大报告中明确提出:“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。”我国已将信息化建设列入国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的步伐。目前,我国档案信息化建设已开展了20年,但成效不显著。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,包括软件系统及体系建设、档案数字化质量控制、安全保障等。档案信息化建设不是一蹴而就的,这是一个动态的、渐进的、长期的过程。档案部门必须要把信息化作为档案基础业务建设的重点业务来抓。以《全国档案信息化建设实施纲要》为指导,结合实际,形成基于信息系统的档案工作体系,促进档案信息化建设健康、快速发展。

参考文献

[1]严瑾.试论电子文件管理的“前端控制”与“全程管理”原则[J].档案时空,2006(4).