机关档案信息化建设

机关档案信息化建设（共12篇）

机关档案信息化建设 篇1

机关档案信息化建设是机关信息化建设的有机组成部分, 也是机关档案管理创新的重要方面。进一步加快和规范机关档案信息化建设, 有效整合和利用档案信息资源, 充分发挥档案信息化在促进机关发展中的作用已成为机关档案工作者面临的重大课题, 也是新时期机关档案工作的必然发展趋势。

一、机关档案信息化建设的实施原则

机关档案信息化建设要以促进、完善企业信息化提升档案管理水平为宗旨, 以纳入“统筹规划、统一标准、分步实施、循序渐进、安全保密、注重实效”为原则, 以机关信息化建设和档案工作发展需要为导向, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 以人才队伍建设为保障, 充分发挥信息化在机关档案工作中的重要作用, 逐步实现档案信息资源数字化、信息管理标准化和档案服务网络化, 为机关提供优质、快捷、高效的档案信息服务。作为科技发展的社会, 信息化不仅引发了一场全球性的产业革命, 也带来了一场行政管理方式的革命。机关信息部门也要将信息化建设作为推动档案事业发展的战略举措, 广泛应用信息技术, 加强信息资源的开发和利用, 提高机关档案的信息化管理水平。

二、机关档案信息化建设的核心内容

(一) 建立健全机关档案信息化标准规范体系。

在信息化建设中, 必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准;结合机关档案实际情况, 制定相关机关档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等方面的标准与规范及其实施细则。管理标准包括电子档案相关定义、归档、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、电子档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

(二) 保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。

电子政务信息的表现形式是电子文件。机关档案部门要针对电子文件易流失、易更改等特性, 对电子文件制发进程进行跟踪管理, 包括对制发电子文件的流程规范控制, 对背景信息、元数据的收集和封装, 对归档电子文件进行技术鉴定和内容鉴定及归档处理, 防止电子文件的非法或违规修改、毁坏、泄密等。为防止收集归档工作的盲目性、随意性, 机关档案部门应制定出科学、合理的电子文件归档范围和保管期限, 明确归档要求, 做好归档前的审核、鉴定、把关工作, 使重要政务信息得到妥善保管, 发挥长效的作用。

(三) 建立档案管理应用系统, 实现归档信息资源的有效整合。

采用符合档案工作业务规范、档案管理基本要求、档案信息化建设规范标准和应用系统功能配置完善的档案管理软件, 应适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能, 能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制统计报表、鉴定销毁、数据交换及格式转化的控制与管理。档案信息来源分布广泛, 在归档保存时, 要对信息进行有序化和分类管理, 使其结构合理、配置优化, 以便消除冗余信息, 使信息资源广泛共享利用。通过对信息的规范著录、标引、分类、排列, 使分散形成和存储的政务信息有序化。

(四) 加强档案信息资源建设, 确保安全管理。

积极推进档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体数据建设。推进机关档案案卷级和文件及目录计算机录入进程, 建立机读目录数据库, 并实现计算机编目和检索查询利用。可按照机关档案信息的重要程度, 分期分批对纸质档案及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作, 做到当年产生的档案数据当年数字化, 并逐步提高历史档案数字化的比重。机关办公自动化和其他业务信息系统设立专门的电子档案收集接口, 进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统, 完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换, 实现档案信息系统与其他业务信息系统的无缝连接。在建设信息资源的同时, 也要确保信息资源的安全管理。当前机关档案信息安全正面临病毒侵袭、黑客攻击、人为失误、系统故障、载体损坏等各方面威胁, 这就要求机关档案部门加强对档案信息的安全管理, 着重加强主机安全、网络安全、数据安全等方面工作。

三、做好机关档案信息化建设的保障措施

(一) 加强领导。

成立机关档案信息化建设领导小组及组织机构, 负责监督、指导、检查机关档案信息化建设的实施进度, 制定标准和规范制度, 保证档案信息化建设稳步推进。

(二) 观念保障。

机关档案部门应尽快适应信息社会的发展需求, 转变传统的思想观念, 充分认识到机关档案信息化管理的潜在作用, 使机关档案信息工作与经济社会的发展趋势相一致, 以保证档案工作价值在信息社会的顺利实现。

(三) 资金保障。

档案作为信息资源的价值是随着实践应用而逐渐显现出来的。因此, 应正确认识档案工作的应有价值, 处理好投入与产出的关系, 加大档案信息化建设投入, 配备与之相适应的现代化设备, 实现档案管理信息化。

(四) 人力保障。

机关档案管理人员能力的高低直接影响着机关档案信息化建设的效果。因此, 要重视档案信息化人才队伍的培养, 为档案信息化管理人才创造良好的学习环境, 加大对档案人员进行计算机应用基础知识、数字化技术、网络技术、现代管理技术的培养, 侧重对应用新技术、新设备、新方法的能力培养, 鼓励和支持档案人员参加培训和再教育, 提高档案人员理论水平和动手操作的能力, 努力培养和造就一支即熟悉档案专业知识又了解信息技术的复合型人才队伍。

机关档案信息化建设 篇2

一、加强机关建设，努力构建和谐档案系统

加强思想作风建设、构建和谐,是做好工作的基础。近年来，**市档案局把学习教育活动贯穿到工作的始终，通过形式多样、内容丰富的教育活动，提高了机关干部职工的思想觉悟和综合素质，在全局形成了团结实干的新局面。一是认真组织开展政治理论、档案业务学习，坚持每周四集中学习制度。市档案局每月制定一次学习方案，建立学习档案，灵活多样组织学习。几年来，持之以恒地坚持学习制度,进一步提高了机关干部的政策理论水平和业务能力。二是2004年以来，结合实际，先后组织开展了讲团结大讨论、“增进团结，树好形象”、构建和谐机关、保持共产党员先进性教育和“讲正气，树新风”主题教育为主要内容的活动，增强了全局干部搞好团结、构建和谐的自觉性和责任感。三是认真落实各项规章制度，建立健全了工作职责、学习制度、会议制度和工作制度等近50项，汇编成册，人手一份，进一步规范了机关工作，提高了机关工作效率，实现机关工作有序运行。四是开展创建文明单位活动，成立了创建领导小组，制定了方案，明确了工作任务和职责，对照标准，分步实施，有效地提高了机关的整体工作水平。2005年，市档案局被市委、市政府命名为市级文明单位。通过形式多样的思想教育活动，全局出现了团结、和谐、争先的全新工作局面。

二、加强宏观管理，促进档案事业健康快速发展

**市档案局认真履行对档案事业的管理职责，一是经积极争取，档案工作列入了**市八届人大三次会议通过的《**市经济和社会发展 “十一五”规划纲要》，使档案事业和本地经济、社会事业同步发展有了保障。制定并与市发改委联合印发了《**市档案事业“十一五”发展规划》。二是加强业务指导，开展目标管理工作，促进了全市档案工作上水平。2004年以来，有1个企业达国家一级、4个企业事业单位达国家二级、17个企业事业单位达省级目标管理先进单位标准，14个机关达市县一级先进标准。三是加强对重点工程档案的监督指导，认真做好循环经济、重点项目、重大活动等文件材料归档和新农村建设、城乡一体化、社区档案工作的指导。四是认真贯彻落实《河南省各级国家综合档案馆等级标准》，市委、市政府办公室下发的《关于加强**市各级国家综合档案馆建设意见》，进一步推动了我市各级档案馆建设。五是贯彻《电子公文归档管理办法》，制定并经由市委办公室、市政府办公室转发《关于加强电子公文归档、电子档案管理的意见》，推进了全市档案信息化、现代化建设。六是按照省档案局关于“开展如何做好新时期档案工作调研活动”的部署，2006年4月，在全市档案系统深入开展调研活动。在调研活动中，局领导带头撰写调研报告，各级档案部门结合实际，总结经验，查找问题，分析原因，用超前的眼光去总结探索新时期档案工作的新思路、新方法和新模式。全市共撰写有价值的调研报告16篇，全部参加全省的论文评奖活动，有数篇获奖，调研活动取得可喜成果。

三、加强基础建设，提高市档案馆管理水平

**市档案局切实加强市档案馆基础工作和办公设施建设，改善了市档案馆档案的保管利用条件和局馆的办公条件，档案管理现代化和办公自动化水平大幅度提高。在市委、市政府的关心重视下，市财政加大对市档案局馆基础设施的投入力度，2004年7月以来，共投入130

多万元，用于市档案局馆基础设施建设，购置安装了库房自动气体灭火系统、安全监控系统、智能档案密集架、声像档案柜、目录柜、消毒柜、面包车、电脑、照相机、摄像机、打印机和空调等设备，更换了库房大门，更新了办公桌椅，建立了局域网，开通了互联网，建立了**档案信息网站，使市档案局、馆的保管利用和办公条件有了较大改善。这是市档案局、馆成立以来基础设施投入最多的时期。2004年，市档案局将市档案馆达省一级档案馆列入工作目标，成立了领导小组，明确了工作职责，积极争创省一级档案馆。三年来，共收集、征集各门类档案资料33700多卷(件)，整理档案资料8000多卷、册。开展了开放档案鉴定、编目等项业务工作，按标准和规范完善了各项基础工作，档案管理水平全面提高，基本达到省一级档案馆标准。

四、实施依法管理，进一步推进档案法制建设

机关档案信息化建设 篇3

【关键词】行政机关；档案信息化管理；网站；数字化

一、行政机关实现档案信息化管理的必要性

档案信息化管理是通过对传统档案管理方式进行改变，更侧重于档案服务工作，而且通过对档案信息进行分类，加工和整理，并对信息进行整合和提取，从而进一步提高档案管理的高效性。长期以来我国传统档案管理工作中，不仅查询效率较低，而且一旦对档案进行修改，流程十分繁琐，但通过档案信息化建设能够有效的弥补传统档案存在的不足，不仅档案信息保存更为便捷，而且更易于对档案进行修改，对档案信息查询更为快捷。而且利用网络技术档案信息能够实现快速传递，有效的提高了档案的利用效率，档案管理成本有了较大程度的降低。

目前部分行政机关档案管理工作中仍采用手工的形式，这种操作模式工作量较大，而且工作效率较低。即使部分机关档案管理工作中引入了信息技术，但只是将一些基本的信息输入进系统中，部分查找和搜索工作仍需要手工进行操作，档案信息化水平较低。当前行政机关倡导无纸化办公，这也有效地促动了档案信息化建设工作，行政机关加快改进档案管理方式，推进档案信息化建设进程，从而实现真正意义上的档案信息化管理。

二、行政机关档案信息化管理的具体策略

（一）做好具体规划

行政机关在档案信息化建设工作中，需要根据自身发展战略来对档案信息管理的规划进行部署，要与行政机关办公模式相结合，准确进行定位，确保制定的档案管理信息化目标与行政机关自身的特点相符，以便于更好的推进行政机关档案信息化的健康、持续发展。另外，在当前行政机关档案信息化管理工作中，还要对实际效果进行重视，侧重于机关档案管理的灵活性和延展性，协助好信息服务工作，从而为行政机关档案信息化管理提供更好的发展空间。

（二）建立高效档案信息网站

行政机关档案管理信息化建设工作中，需要建立健一个高效、实用的档案信息网站，利用网而模式来为人们提供资档案信息服务。档案网站内容能够及时进行更新，有效地保证了档案信息网站内容的丰富性，而且所涉及的覆盖面也会进一步扩大，有利于档案信息利用效率的提高。在档案信息网站上进行档案信息搜索、查询及直接使用实时文件，不仅能够给档案利用者带来更多的便利性，而且有效地提高了档案服务的质量。在行政机关传统档案管理工作中，档案使用需要亲自到档案部门进行档案搜索，存在着人力和时间上的浪费，这也使档案信息网站已全面开始取代传统的手工档案管理模式。同时行政机关档案管理部门还可以通过电子邮箱来为档案使用者提供咨询和服务。从以上内容中可以的体现出档案信息化管理的特色，更突出的将档案数字化管理的重要性体现出来。

行政机关档案信息网络建设工作，在构建档案管理体系的同时，还要注意将其与管理体系的有效融合，从而形成一套完整的管理信息系统，并将各部门的信息进行有效综合，使其在网站中进行体现，加快实现档案信息资源的共享。

行政机关的档案信息网站应使用高效的检索系统，并在计算机技术上不断加强，以保证档案信息网站的安全性。在软件的选择中也注重质量，软件产品应是立足于现在，着眼于未来的明星产品，这些软件必须符合国内外的认证标准，同时与计算机硬件提供厂家沟通，获得技术上最好的之处，确保升级服务及时，缩短重新建设的成本。并在应用过程中考虑网络速度，传递方式以及响应的时间等等。

（三）加大力度推进档案信息资源数字化建设

进行档案信息化建设的重要基础就是档案信息资源的数字化建设，它确保了档案原件的保护模式。先进信息手段应该展现在档案数字化的建设中，要把原始档案建设成数据库的目录库建设，及全文数据建设。并及时更新数据库内容，公开发布，为人们提供便捷的服务。要重点分析档案资源数据的分析整理，显现重点内容，逐步解决问题。最终达成一个先进的档案管理信息资源数字化建设模式。

（四）重视行政机关档案信息化建设的标准与规范

行政机关档案的建设必须注重其标准与规范，这是建设中重点内容之一，也是展现一个单位档案管理是否达到现代化水平的重要内容。档案管理信息化在行政机关中运行就必须要根据自身机关特点及内部管理标准来执行，并且在运行过程中查缺补漏，不断完善信息化体系建设。不仅要符合国家的标准，又必须要在实践运行中便捷、精确。并对档案信息化建设的具体各项实施内容制定统一标准，例如对数据库中各种软件内容以及格式都制定统一规范等，防止在资源共享后由于格式等原因不能进行读取以及共享等问题。

（五）努力提高行政机关档案管理人员的素质

档案信息管理人员必须要及时更新管理理念，通过继续教育的培训，调整管理人员工作心态，使其注重自身专业素养的提升，并加强学习新知识新内容，跟上时代发展的步伐，并且要在计算机网络技能操作上精通，要让管理人员实现对繁琐的网页信息进行分类、索引以及高效的管理，以为广大使用者提升使用效率，并把档案信息内容发挥到最大价值，满足使用的最大需求。

三、结束语

行政机关档案信息化管理工作的开展是一项长期性和系统性的工作，需要在实践工作中注意经验的积累，通过不断学习和来加快推动档案信息化管理的实现，为人们群众提供优质的档案服务，更好的提高档案的使用效率。同时档案管理人员还要不断强化自身的综合素质，在管理工作中进行不断创新，使档案信息资源能够更好地为社会发展和建设服务。

参考文献

[1]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012-03-25.

浅谈机关档案信息化建设 篇4

1 机关档案信息化建设的意义及内涵

机关档案主要内容包括文书档案、科技档案、实档案物、会计档案、声像档案等。就其功能而言, 机关档案应是各级领导部门的决策支持;是资源配置、基本建设的信息资料。因此, 机关档案信息化建设应是机关改革与发展的一项重要的基础性工作。

1.1 机关档案信息化建设的意义

机关档案信息化是实施档案事业信息化的重要组成部分, 也是提高机关整体管理水平的必然要求。

首先, 为行业和单位的办公自动化提供日常工作所需的共享数据, 逐步形成决策咨询系统, 对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用;第二, 为充分利用和开发馆藏档案信息, 及时收集现实档案信息创造条件, 将大大缩短档案形成和利用的周期;第三, 有利于节省库房空间和档案装具, 有利于保护馆藏历史档案, 对节约人、财、物力, 提高档案管理工作效率, 创造更好的社会、经济效益等方面都具有重要的意义。

1.2 机关档案信息化建设的涵义

档案信息化的内涵可以从两个方面来理解:一是应用信息技术对档案信息进行系统集成、有序分类、便于查询、开发应用, 对档案管理流程实施科学的管理, 以提高管理效率;二是用信息流来调控档案物流, 最终实现“无纸化”管理, 促进管理创新。具体来说, 机关档案信息化应包括三个方面内容:

(1) 机关档案资料信息化

应用扫描仪、计算机和网络把应存档的文件、资料、信息等以统一、规范的数据格式录入计算机, 以备处理。

(2) 机关档案工作流程信息化

通过专用软件实现档案的分类、编目和排序, 并实施文档一体化管理。

(3) 档案检索信息化

在实行分级检索制度的前提下, 通过校园网和互联网可实时、准确检索所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

机关档案信息化的外延是指其外部的信息环境, 即档案管理部门获取、处理、传输、存储、应用档案信息的外部环境, 也包括相关法规、标准、制度、信息安全和基础设施建设。

2 机关档案信息化建设现状及主要问题

2.1 档案信息化建设缺少规划

从全国档案系统来看, 信息化各自为政、各取所需, 未形成统筹安排、协调推进的局面, 许多档案局 (馆) 的信息化建设缺乏长远规划或近期目标不够明确, 存在着“头痛医头, 脚痛医脚”的现象;档案信息化建设中未能及时研究统一标准和规范, 使用的数据格式和标准缺乏统一性和规范性。

2.2 数字档案资源短缺且结构不合理

机关档案室馆藏资源大多限于纸质档案, 数字档案资源不够丰富, 且结构较单一, 这是档案信息化建设中存在的一个重要问题, 必然影响档案信息化进程与质量。

2.3 档案信息化专门人才总体比较缺乏

在档案馆现代化建设中, 人是最关键的因素, 信息化的实现和管理都离不开人, 各种技术以及软件和硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。目前机关档案队伍整体素质仍普遍较低, 不适应高速发展的计算机工作环境, 严重缺乏既懂以计算机为基础的信息技术, 又精通档案业务的复合型人才, 不适应档案信息化建设和机关档案事业发展的需要。

2.4 档案信息化立法和规范化管理体系不够健全

我国在档案信息化立法余规范化建设方面与较发达的国家相比还存在一些差距, 立法工作相对滞后, 直接采用相关标准还存在一些困难, 已经制定出来的规范标准之间有些不够协调。

3 对策与思考

3.1 档案信息化建设要统一规划、统一原则

档案信息化建设的目的, 是为了将档案信息资源集聚和整合起来, 实现档案资源社会共享, 更好地为各级领导和机关服务, 为社会各界服务, 为广大公民服务。为此, 档案信息化建设在当前新一轮深入发展的关键时刻, 必须统一规划、统一标准、统一规范, 克服各自为政。把握适合档案工作规律和特点的基本原则, 才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作。坚持以档案信息开发利用为中心, 文档管理一体化、双轨制、确保网络安全等原则。

3.2 调整馆藏结构, 加快数字档案馆建设

目前, 各级机关档案馆保存的主要是传统载体档案, 数字档案信息有限。为此, 需要大力丰富数字档案馆藏, 调整馆藏档案结构, 加快传统载体档案信息资源数字化进程, 扩大数字信息资源总量。数字档案馆可通过馆藏数字化和电子文件的接收, 整合各种档案信息资源, 建立各级档案数据库, 构筑一个多层次、分布式、规范化的档案数据库群, 并通过多种信息网络平台实现档案信息资源共享。数字档案馆具有许多传统档案馆所不具备的功能, 从而使数字档案馆在服务手段、服务质量, 提供信息的广度和深度等方面都有质的提高, 档案利用者可以不受时间、空间、数量的限制, 迅速、准确地从网络查阅各种档案信息资源。数字档案馆的档案信息资源不仅只是自身档案的馆藏信息, 还可将互联网上的有关信息经过整理后作为本馆的虚拟馆藏。因此, 数字档案馆的馆藏档案信息应更加丰富, 利用更加方便。目前, 如果将各馆档案全部数字化是不可能的, 因此, 有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化是非常必要的。

3.3 加强档案信息化技术人才的培养工作

档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导, 档案信息资源为核心, 信息网络为基础, 信息人才为依托的综合体系。档案信息人才是档案信息化的参与者和组成部分, 是档案事业发展的关键。档案部门应尽快建立起一支现代信息技术能力较强的专门人才, 以满足档案信息化建设的需要。可以采取引进和培养并重的措施。要下大力气引进一批既懂档案专业, 又懂计算机技术和网络技术的复合型人才。同时, 重视和加强档案信息化培训工作, 在档案工作者中大力推广以计算机和网络为基础的信息化基础教育, 可以采取举办培训班、专题讲座、调研等形式, 切实提高档案人员自身的信息素质。

3.4 抓紧档案信息化法制与标准建设

(1) 加快推进档案信息化法制建设。按照《中华人民共和国档案法》及《电子公文归档管理暂行办法》 (国家档案局第6号令) 的要求, 加快研究和制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章, 形成有效的激励约束机制, 推动档案信息化建设有序开展。

(2) 完善档案信息化标准体系。学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范, 制定和完善地方性标准规范和实施办法, 是档案信息化建设中要解决的一些重要问题。根据《电子文件归档和管理规范》, 制定本地区、本系统以及全国电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准, 如 (下转第177页) (上接第101页) 《各类档案数据库结构交换格式标准》、《网站资源归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《档案管理网络安全标准》、《档案文件开放控制办法》、《数字化声像档案著录规则》、《多媒体信息采集操作规程》等, 形成档案信息化标准体系, 还需要尽量使档案信息化的标准向国际标准靠拢。

总之, 机关档案工作的发展与提高, 离不开机关的整体发展, 离不开广大档案工作者的努力。尽管会碰到种种困难和障碍, 但机关档案工作信息化是必然的趋势。机关档案部门应与时俱进, 根据机关现代化建设的需要和学校自身的情况, 积极采取措施, 加快档案工作信息化的步伐, 适应信息时代发展的需要。S

摘要：机关档案信息化是实施档案事业信息化的重要组成部分, 也是提高机关整体管理水平的必然要求。本文首先介绍了机关档案信息化建设的意义及其内涵, 接着分析了制约机关档案信息化建设的主要因素, 并针对这些因素, 给出了相应的对策与建议。

关键词：档案,信息化,建设

参考文献

[1]冯文平.机关档案信息化浅析[J].开封教育学院学报, 2004, 3.

[2]杨道玲.论信息时代档案人员的素质建设[J].海南档案, 2004, 3.

机关档案信息化建设 篇5

开展机关效能建设活动实施方案

为深入贯彻落实石家庄市第八次党代会及新乐市第二次党代会精神，结合档案工作实际，为进一步加强机关效能建设，提高机关工作效率和工作水平，建立健全机关效能建设长效运行机制，更好地服务中心、服务群众、服务基层，继续在局内深入开展“提速工作过程、提高工作质量，务求效能、效率、效果”和“治懒增效、治散正气、治庸提能”为主题的机关效能建设活动，具体实施方案如下：

一、范围和方法步骤

范围：全体工作人员。

方法步骤：共分为学习动员、自查自纠、建章立制、总结提高四个阶段。

第一阶段：学习动员阶段。本阶段主要任务是：召开档案局开展“机关效能三治”活动动员大会，对开展“机关效能三治”活动进行总体安排部署。重点通过学习《新发

[2007]1号文件》等有关文件进一步统一思想、提高认识、形成合力，为开展“机关效能”活动打下坚实的思想基础。

第二阶段：自查自纠阶段。本阶段的主要任务是：结合档案工作实际，通过自身找、群众提、认真查找问题。要坚持存在什么问题就查找什么问题，什么问题突出就解决什么 1

问题，重点解决以下几个方面的问题：一是解决“办事难”问题。严格执行《行政许可法》，严格依照法定程序实施行政许可；推进电子政务建设，提高以公众的服务能力；优化服务质量，进一步完善便民利民服务措施。二是解决“行为不规范”问题，进一步明确岗位职责范围，做到岗位职责明确、过程控制严密；完善监督管理机制，从而使公务人员的从政行为得到有效约束；加强诚信建设，使诚信成为公务人员共同价值取向和得为规范。三是解决“素质不高”问题。深入开展科学发展观、正确政绩观教育，打牢求真务实思想基础；积极创建学习型机关，着力解决目前干部队伍中存在的知识储备不足，创新意识欠缺、执行能力不强等问题；鼓励干部通过多种途径自学，提高知识层次，增强工作能力。四是解决“作风不实”的问题。制定严格的机关干部日常行为规范，严肃工作纪律，并强化检查落实；制定可操作性强的绩效考核标准，定期对机关干部进行全面考核；结果公开。五是解决“效率低下”问题。六是解决“执法不严”问题。进一步加强对行政执法人员的学法、懂法、用法培训力度，善于用法律手段管理经济、文化和社会事务，能够依法妥善处理各种活动。七是解决“迎来送往”问题。严格遵守领导干部下基层的有关规定，做到轻车简从。

第三阶段：建章立制阶段。本阶段主要任务是：按照查、纠、建相结合的要求，针对自查发现的问题，重点建立和完

善岗位责任制、AB岗工作制等内部管理方面的制度和规定，首问责任制、服务承诺制等服务方面的制度和规定，建立绩效考核制度、失职追究制等制度和规定。同时进一步完善学习、会议、纪律等基础性工作制度。

第四阶段：总结提高阶段。本阶段的主要任务是：对活动开展情况进行认真总结，找出好的经验和做法，找出差距和不足，为下一开展机关效能建设活动积累经验。

二、组织领导和要求

（一）加强组织领导。成立机关效能建设联系会议办公室。主要职责是：组织本局“机关效能三治”活动的开展，安排部署各阶段的工作任务；研究解决全市“机关效能”活动中遇到的问题；总结推广开展“机关效能三治”活动的好经验和好做法。

（二）强化督导检查。通过组织问卷调查、开展听证质询等形式，广泛征求群众意见，接受社会监督，注意发现和解决活动中存在的共性和个性问题，并加以整改落实

（三）严肃工作纪律。要认真受理群众投诉，切实做到“事事有回音，件件有着落”；对违反有关法律法规、政策规章和工作以及不作为、乱作为等行为，要依据《河北省影响机关效能行为责任追究办法（试行）》进行责任追究；对影响“机关效能”的案件，要严格按照“一次查实下岗”的要求严肃处理，决不姑息迁就，对于典型案件要公开曝光，用让基层和群众看得见、感觉得到的实际成果取信于民，树立档案新形象。

新乐档案局

机关档案信息化建设 篇6

关键词：信息化；审计；问题；对策

中图分类号： F23 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）10-43-2

1 县级审计机关信息化建设的现状及突出问题

1.1 审计机关信息化人力资源方面存在的问题

1.1.1 审计人员信息化素质提升空间小

长期的历史原因形成县级审计机关人员结构偏老化，知识结构不合理，现有审计人员素质很难满足审计信息化发展的要求。以我局为例，首先是职工平均年龄都在45岁左右；20名干部职工中，全日制本科院校毕业的人员一个都没有，英语、计算机方法语言等方面的科学文化素质相对偏低，而且受到编制的限制，补充新人难度很大，人员流动途径不多，很难满足信息化审计发展的要求。

1.1.2 计算机专业人才匮乏

尽管随着审计信息化的多年准备和逐步发展，县级审计机关已经培养了一批计算机审计人员，但总体上还达不到审计信息化的要求，绝大多数“人员”始终无法向“人才”转变，县级审计机关审计信息化领军人才难于脱颖而出。多数审计人员仍停留在“会用”这个阶段，因为虽然掌握了一定的计算机基础知识和审计软件的操作技能，但在根据实际工作需要编写相应的审计程序模块、信息系统评测等较高层次的应用方面还很欠缺、甚至不会。特别是系统学习过计算机的不多，计算机应用水平偏低，部分审计人员对计算机开展审计力不从心，特别是对SQL Server数据库软件的掌握和应用在县级审计机关几乎是空白，普遍只能应用OA进行一般审计管理、公文处理，下载审计项目信息、实现无纸化办公。对被审计单位具备电算化条件、电子数据采集转换顺利的审计项目，能采取应用AO进行计算机简单的辅助审计，对不具备电算化条件或电子数据难以采集转换的审计项目，只能应用OA与AO系统下达审计项目计划，下载审计项目相关信息、自动建立审计项目、交互上传数据包、处理审计方案、通知、报告、决定，应用AO编制审计日记、审计工作底稿、审计证据，生成审计报告。对部分已实现电算化会计的被审计单位会计数据也存在采集转换困难，或虽能采集转换数据，由于不熟悉SQL Server数据库语句，几乎无法应用AO系统对会计数据进行审计查询分析，部分审计人员存在“进不了门，打不开电子账”的难堪局面，难于适应信息化条件下开展审计工作的需要。

1.1.3 工作、学习、应用三者矛盾突出

目前，县级审计机关普遍存在人少事多的矛盾，“工作、学习、应用”三者矛盾突出。一是县级审计机关每年的常规审计项目较多，地方政府领导又会临时交办许多任务，长期疲于应付各项审计任务，更难以有专门培训提升审计人员的计算机整体审计水平，即使抽出时间专门培训，但因为受训人员的素质及师资资源的制约，难于取得较好的培训成果。二是计算机审计应用的深度、广度不够，就笔者所在地区的县级审计机关来看，通过 AO 资格认证考试的审计人员，仅仅掌握审计现场实施系统的基本操作。三是计算机审计应用的常态化程度不高，部分审计人员在AO应用上流于形式，仅作为电子账簿浏览查阅及编制审计工作底稿、证据的工具，甚至有人提出了“是审计人员为AO、OA服务，不是AO、OA为审计人员服务”的观点。四是目前大部分县级审计机关的计算机审计成果基本上都是靠事后包装的计算机审计方法及AO应用实例来支撑，功利性因素较多，一定程度上影响了审计信息化的健康发展。

1.2 县级审计机关在电子数据管理和使用方面存在的问题

①获取数据仍然存在困难，数据采集还是存在技术性难题。尽管AO2011现场审计实施系统为审计人员提供了符合GB/T19581-2004企业和行政事业、GB/T24589.2-2010行政事业单位和GB/T24589.1-2010企业的国标数据采集接口，也提供了93个主流财务软件的备份数据采集模板，但在县级审计中却经常遇到被审计单位使用的财务软件及业务软件并不符合上述国标接口、AO中也无相应备份数据采集模板、不能提供软件的数据字典、被审计单位数据不全的情形。

②审计人员对电子数据的管理认识不到位，安全意识淡薄，在审计现场或其它开放办公情况下电子数据容易被人复制，造成泄密，造成了事实上的数据安全隐患。

③审计机关对电子数据的管理不规范，影响了电子数据的共享和利用效果。绝大部分县级审计机关电子数据的管理从电子数据的生成、运用、复制、移交、保存和归档等各个环节还没有统一的规范，对OA系统中的被审计单位资料更新工作要求不高。事件或项目结束后，审计电子数据未进行有效的分类管理和集中保存，无法快速、高效的查阅和调用等等。县级各单位会计核算软件五花八门，县财政局国库股应用云南财政总预算会计V2.0、社保股应用用友GRP-R9版，地税部门应用云南地税综合管理系统V2.0，乡镇财政所普遍應用保会通增强版V4.2，部分行政单位应用金蝶行政事业V6.2版、保会通增强版V4.2、用友GRP-R9版，被审计单位会计电算化普及率低、运用水平不高，财会系统软件种类繁多，普遍数据量小，财会软件无专门的（或国标）审计数据采集转换模块，且没有统一透明的数据接口和无联网审计接口，给审计监督工作造成很大困难，制约了AO的应用和信息化审计的开展。

1.3 信息系统审计的推广应用方面存在的问题

①信息系统审计人才储备不足，严重制约了县级审计机关信息系统审计起步和发展。开展信息系统审计，需要熟悉、精通审计专业和计算机专业的高端复合性人才。从县级审计机关的现状来看，既熟悉审计原理和审计实务又懂得计算机专业的人才少之又少，导致在审计技术方面审计手段落后，很少涉及信息系统审计。

②多数县级审计机关开展信息系统审计的主动性不强。信息系统审计是一项崭新的审计领域，由于可以借鉴的经验不多，理论和实践的认识程度还不是非常成熟，多数县级审计机关还处在不断摸索的前进阶段。部分县级审计机关对信息系统审计有畏难思想，推进的方法不多、措施很少、被动应付。

2 解决县级审计机关信息化建设问题的对策建议

2.1 优化县级审计机关人才培养，加快审计干部队伍适应信息化发展水平的要求

①解决人少事多矛盾，狠抓信息技术人才引进工作。针对目前县级审计机关人力资源缺乏但县级政府无法解决人员编制问题的现状，建议上级审计机关进一步加强对县级审计机关审计人员编制的关注和支持，适当增加审计人员编制数量，为引进专业人才铺路搭桥。县级审计机关要以审计实践需要为出发点，坚持德才兼备原则引进专业人才。

②加快审计干部知识结构的完善，培养复合型审计人才。“工欲善其事，必先利其器”，科学技术是第一生产力，但再好的技术，只有人很好的掌握和应用，才能很好的发挥其效能。要定期对审计人员进行培训，加强培训的针对性实效性，做到学用结合。加大审计干部的培训力度，提高OA及AO应用的技能。OA及AO的应用，审计干部是决定因素，作为基层的县级审计机关，对审计人员OA及AO系统的应用培训尤为紧迫，应加大力度开展各种形式的培训，培训一批既精通审计专业又熟悉计算机专业的高端复合型审计人才。一是应更新审计观念，克服对计算机审计的神秘感及畏难情绪，增强OA及AO应用的紧迫性，全面应用OA及AO开展审计工作实践，提高工作效率；二是要制定系统、科学的培训计划，注重实效，针对性组织好培训。对全省、全州系统部门统一使用同一版本号的财务软件的被审计单位的审计项目，如：财政系统云南财政总预算会计V2.0，地税系统云南地税综合管理系统V2.0的审计，省、州审计机关可统一组织相关专业审计人员进行培训；三是完善OA及AO的应用、培训、考试、考核、互助等激励机制及制度，促进OA及AO应用人才，“高手”的脱颖而出，推动OA及AO系统的应用；四是分层次培训，以点带面，促进整体应用水平提高。

③县级审计机关要加大管理力度，充分挖掘现有审计人员的潜力，实现信息化技术与管理创新相结合。充分发挥审计人员的主观能动性，保证审计信息化技能在实际工作中的有效运用，全面推进审计信息化建设。引入计算机审计人员奖惩激励机制，最大限度地调动计算机审计人员的内在潜能和工作热情。

2.2 抓实AO、OA等审计信息系统应用，规范审计电子数据管理

①强化基础应用，充分发挥“金审工程”的建设成效。目前就云南省来说，AO现场审计实施系统、OA审计管理系统、地税联网审计系统及视频会商系统已经部署到了所有县级审计机关。用AO进行审计、用OA 进行管理、用视频会商系统进行培训学习已经成为审计机关推进信息化建设的“三驾马车”。因此，县级审计机关必须脚踏实地，强化基础应用，加大对现有审计软件、审计信息系统的应用力度，完全实现所有开展的项目全部都做到“运用AO审计，实行OA管理”。

②提高认识，切实规范审计电子数据管理。一是要加强真实性管理；二是要保证电子数据存储的质量，提高利用效率；三是要集中归档管理进行规范化、标准化的存放；四是要做好防范措施，增强电子数据的安全性，防止丢失数据，定期对个人电子数据进行检测，及时做好数据维护备份的工作。五是要规范财务软件的准入制度，改善AO系统的应用环境。计算机信息系统本身出现的错弊，是十分致命的错弊，甚至是其他错弊产生的根源，审计机关如果忽视这种会计信息失真现象的新形式，仅仅对计算机管理的电子数据进行审计，极有可能是信息化条件下的“假账真查”，增大审计风险。目前，县级审计机关审计对象应用的财务软件，可谓五花八门，程序编码不规则、无标准化，县级审计机关的现状难于实现对被审计单位用于管理财务数据的计算机的检查，上级审计机关及有关部门应从机制上促使审计对象使用标准化、规范化的财务软件，财务软件应经有权审查部门对软件在合法性、正确性、安全性等方面是否存在漏洞和缺陷，有无非法和错误的处理和控制等方面的检查、测试，通过审查批准后方可应用以财经领域，应用于财务管理的财务软件应预留统一透明的联网审计的数据接口，要能为审计监督提供国标的财务转换数据，便于审计监督链接、采集转换数据。

2.3 加快探索开展信息系统审计步伐，全面推进信息系统审计打牢基础

①增强开展信息系统审计主动性，形成全员关注参与信息系统审计的良好氛围。信息系统审计要全员参与必须加强领导转变思想观念。审计人员要去除畏难思想主动参与到信息系统审计中。

②合理選择审计项目展开信息系统审计。县级审计机关要根据实际，结合自身条件独立地开展信息系统审计工作，不等不靠。在条件具备的情况下选择合适的审计项目进行试点和探索。要利用现有计算机专业人员和业务骨干组成课题组，集中攻关，不断提高理论水平和实战能力。

对机关档案管理信息化建设分析 篇7

机关档案管理信息化建设,是指在政府的领导与组织之下,通过现代化的电子信息技术对各种各样的档案信息进行有序的、全面的整理与分类,然后对所有的数据档案信息进行整理与共享。建立起为社会提供全方位服务的信息化档案管理系统,使原本复杂、烦琐的档案建立与查找机制变得更加方便与快捷,能大大地提升机关单位的管理水平与工作效率。而且还能大大节约机关单位资源。对于机关单位的信息化、高效化、规范化有着极其重要的意义。

二、机关档案管理信息化现状

(一)部门领导不够重视。

机关档案管理信息化建设的有序推进,不但需要物质方面的保障以及技术方面的支持,而且还需要机关单位的领导人以及相关人员对档案管理信息化建设有足够的重视与关注。

但是由于一些单位领导的不重视,加上资金投入的短缺,使得大多数地方机关的档案管理人员没有充足的资金去支持档案管理信息化建设所需的技术、硬件设备、相关软件以及人员培训的开支,从而使一些单位的档案管理信息化建设陷入停滞状态。

(二)缺乏专业的管理人才。

目前大部分的机关单位都还在沿用旧的纸质档案管理方式。而大部分档案管理人员都没有进行过专业的培训与指导,在管理工作方面缺乏对科学管理档案的认知与意识,所以都显得不够专业。而且很大一部分的人员年龄偏大,导致他们很难适应机关档案管理现代化、信息化建设的要求。而且由于部门领导的不重视,使得大部分档案管理人员的专业素质都偏低。而且由于大部分档案管理人员的年龄都偏大,对档案管理信息化建设中所需要掌握的信息技术知识接受能力较差。这样将会大大的限制机关档案管理信息化建设的脚步。

(三)数字档案资源短缺。

目前我国大部分单位机关的档案资源都是纸质档案,数字化的档案资源匮乏。而且没有统一的、规范的档案资源数据来源。这使得各地区的机关档案管理部门不能做到档案信息的及时分享与统一整理,使机关档案管理信息化建设工作陷入困难的境地。

(四)缺乏统一的规范与标准。

目前我国的机关档案管理系统缺少一个统一的规范与标准。在信息化管理规范标准、业务规范标准以及技术规范标准等方面都缺乏统一的规范与标准。这使得各地区机关单位的档案管理在实际的信息化档案管理过程中存在着诸多错误。而且由于没有统一的制度与法规,使得我国各地的机关单位都存在着档案管理工作各自执政,各自管理、各自分离等现象,没有能够很好地做到各单位全面协调发展。甚至于一些地方的机关档案管理单位,根本就没有制定一些对未来机关档案管理信息化建设工作的发展计划和建设目标,这使得各地区机关档案管理信息化建设的程度各不相同。

三、对机关档案管理信息化建设的分析与意见

(一)提高重视程度。

机关领导以及相关管理人员要提高对机关档案管理信息化建设的重视程度,以及转变过时的档案管理理念,提高对档案管理工作的认识,认真完善档案管理信息化建设工作中的有关制度与体系,多多关心和支持档案管理者。为档案管理人员创造良好的档案工作环境。同时还要制定一套科学的档案管理示范标准,引导机关档案管理者进行科学的、有序的信息化管理。并且要经常组织相关档案管理工作人员参加一些专业的业务培训活动以及一些重要的档案会议。最后是要提高自身对档案管理信息化建设工作的理解,并制定科学的档案管理信息化建设工作的发展规划与建设蓝图。在建设与改正之中,完善机关档案管理制度。

(二)建设专业的管理队伍。

因为建设信息化档案管理的需要,如今从事档案管理的人员就必须要具备一定的计算机信息技术方面知识以及一些档案管理方面的基础知识。所以目前的各机关单位就需要吸纳一些专业型的人才来充实到管理队伍中去。例如一些电子计算机专业的大学生人才等,对于此类人才只需要经过短期的专业培训就能基本达到信息化档案管理工作的标准。此外还要加大对这批人才的专业培训,让其多参加机关档案管理部门的会议、并加强相关档案的法律学习,以及定期抽调一些出色的档案管理人员,对他们进行更加专业的档案管理知识与计算机知识的强化培训。使他们迅速成为档案管理队伍中的骨干力量。

同时要对管理人员进行严格的管理与考核,建立起完善的考核评价机制,真实、客观、严格地开展对机关档案管理工作的个人考核与管理,并定期进行鼓励嘉奖,提高机关档案管理工作人员的工作积极性。建设起一支积极的、和谐的、专业的、高素质信息化档案管理队伍。

(三)建立统一的数据库。

建立统一的数据库是为了能够集中统一的管理整个机关以及各单位的档案资源数据。改变旧的管理模式,利用现在的信息技术掌控全市机关单位形成的所有档案资源数据,并通过对所有数据的管理与储存建立起一个完整的、规范的、可共享的数据平台,为相关机关与社会提供准确快捷的查询服务。同时,还要对旧的纸质档案进行集中处理,通过各地区的地方机关,将旧的纸质档案进行分类、整理,然后移送到同级国家综合档案馆进行集中保存。甚至一些档案管理信息化建设度较高的单位,还可以完全取消纸质档案保存室,这将大大减少档案管理部门的经费开支。

(四)完善档案管理规范体系。

在旧的纸质档案管理模式下,档案部门自身无法建立起统一的、协调的、整体的档案管理体系。使各类档案信息系统之间,缺乏沟通与交流,更使档案部门与上级政府部门之间没有及时的共享资源。因此,近几年来的档案管理体制一直都处在各自为政的状态。这将会大大影响到信息时代下政府部门的工作效率。因此,建立起一个统一的、科学的、信息化背景下的标准体系至关重要。

而实施机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理,所以统一规范、统一标准就成了完善相关档案管理信息化体系中的重要一环,同时也是建设信息化档案管理制度的重要一步。需要政府部门进行统一的、科学的、详细的商讨与规范。再结合实际情况,制定详细的、科学的相关档案信息化管理规范标准、业务规范标准以及技术方面的规范标准。要认真严谨的执行档案管理部门的相关技术标准。例如:档案的数字化标准、档案的归档管理标准等管理标准。实施对象包括电子档案的收录、定义、存储、整理、归类、鉴定等方面。而业务规范标准则包括数字档案的术语标准、格式标准、描述标准、元数据标准、对象数据格式标准等。最后的技术规范标准则是软硬件基础设施使用标准、软件系统平台使用标准、数字水印标准、存储压缩格式标准、加密算法标准等。同时有关部门要对档案信息化管理的业务进行严格的指导与监督,杜绝档案管理人员在档案管理过程中出现的不规范操作。

四、结语

总而言之,机关档案管理信息化建设是一项长久的,需要各地方单位领导以及档案管理人员不断去努力完善的工作。需要上级机关领导提供足够的资金、设备与技术支持,同时也需要档案管理人员不断地培训与壮大管理队伍。在不断地改善与进步之中,建设起完善的信息化档案管理系统,为所有的机关单位以及社会企业提供方便快捷的查询服务。

摘要：伴随着信息技术的不断发展,以及各种档案资源的不断增多,原本的纸质档案管理机制显得愈发烦琐与不便。这时候对机关档案管理信息化的建设工作就显得越来越重要了。本文在了解机关档案管理信息化的现状后,主要对档案管理信息化建设过程中出现的一些问题进行分析与探讨。

关键词：机关档案,管理,信息化建设,分析

参考文献

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[4]王伟.加强电子文件管理推动机关档案信息化建设[J].业务建设,2013(1).

机关档案信息化建设 篇8

一、档案管理信息化概述

所谓档案管理的信息化, 是指打破原本以档案实体保管为重点的档案管理模式, 转向以信息化形式向社会提供服务, 并以此作为重点。在档案管理的信息化之下, 能够对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工, 最大化地提高档案管理的效率。较之于传统的档案管理模式, 信息化管理更便于保存、修改和查询, 且能够利用网络快速传递, 提升档案管理的效果。

对于海事行政机关而言, 在迈向档案管理信息化建设的过程中, 首先要制定科学合理的总体规划。而这就需要建立在海事行政机关发展的总体战略上, 立足于海事行政机关本身的特征和发展目标, 通过深入的调查和科学的论证, 制定行之有效的档案管理信息化规划, 为有条不紊地推进奠定坚实的基础。要在更大范围内更好地实现地网络管理, 有效提升各部门之间的工作衔接, 推动档案信息化的协调发展步伐。与此同时, 在档案管理信息化建设进程中, 海事行政机关还需注重系统的实际应用效果, 高度关注和重视系统对海事行政机关信息服务的目标支持, 给未来的长远发展留足充分的空间。

二、海事行政机关档案管信息化建设中存在的问题

随着电子档案在海事行政机关管理工作中应用的日臻广泛, 档案管理工作也逐步走向现代化和科技化。但纵观海事行政机关档案的管理和利用现状, 一系列问题的暴露也说明了研究和探讨档案管理信息化建设的必要性。

(一) 管理意识淡薄

目前, 海事行政机关的档案管理因受技术、设备等条件制约, 档案管理工作尚未完全实现信息化, 在较长的一段时间内, 档案工作将处于电子文件与纸质文件并存的阶段, 档案管理工作也大多延续传统的人工管理模式, 耗费了大量的人力、物力。但在传统思想观念中, 工作人员往往认为各类红头文件以及具有实体载体的文件资料值得保存, 将电子档案管理置于无关紧要的地位, 从而忽视了对电子档案的收集管理, 致使大量重要的海事档案、工作经验以及财务数据等流失。在淡薄的意识之下, 海事行政机关档案管理的信息化建设工作仍任重而道远。

(二) 档案信息化管理的制度不健全

档案信息化管理作为一种新兴的管理手段兴起时间较短, 在海事行政机关中的普及还不能十分详尽, 许多技术性的问题亟待破解。这就使得海事行政机关很难做到对其特性的完全了解和精准把握, 对于管理和利用中的一系列问题不能及时解决或无法解决, 从而直接影响了档案管理信息化的制度体系建设, 造成了档案信息化管理和利用制度的不健全, 缺乏专门的信息收集、整理、归档、保管等制度, 电子档案的管理、利用难以与职各部门有效衔接和协调, 制约了海事行政机关档案管理工作的信息化水平。

(三) 归档程序不规范

在实际操作中, 海事行政机关中的一些单位对于电子文件的归档程序不尽规范, 通常做法就是对其进行简单分类处理, 或是存储到光盘上了事。专门化的电子档案管理系统在海事行政机关尚未完全引入, 正规化的电子文件规范程序极其缺乏。与此同时, 电子文件鉴定环节的缺失也使得大量具有保存价值的档案散落在各部门, 一旦需要则很难再次寻找和收集, 从而贻误了正常的使用, 给海事行政机关档案管理的长远工作带来不利。

(四) 人员素质不高

由于对档案管理信息化建设工作的缺乏足够的重视, 海事行政机关内的电子档案管理人员并非全部都是专职。为了完成档案管理工作, 一些单位从其他部门抽调人员, 这就使得档案管理人员无法将所有精力置于档案管理的信息化建设之上, 对待档案管理工作的专业性不足。与此同时, 对电子档案的规范管理和具体利用缺乏系统化的培训。面对日益发展的档案信息化趋势, 非专职的档案管理人员在计算机水平和专业技能方面都有所欠缺, 影响了电子档案管理和利用工作的正常开展, 滞缓了档案管理信息化建设的发展进程。

三、海事行政机关档案管理信息化建设的路径

电子档案是未来档案管理工作的必然态势, 对于提高档案管理效率、优化档案管理环节等方面有着重要作用。上述问题的存在极大限制了海事行政机关电子档案管理的信息化建设进程, 必须通过针对性的解决措施逐一破解, 从而为其他海事行政机关提供借鉴, 推动我国海事行政机关档案管理的信息化建设。

(一) 提高对档案管理信息化建设的重视程度

随着互联网的发展和计算机的普及, 各行业的信息化程度都与日俱增。与传统的档案管理工作相比, 电子档案不仅极大地减轻了工作人员的劳动强度, 还有效地提升了工作效率。同时, 电子文件可以实现快速复制和广泛传阅, 其便捷性是纸质档案所难以企及的。

因而, 海事行政机关要高度重视这一新兴的管理模式, 制定科学的管理和利用制度, 通过强化工作人员责任意识、提升其业务水平等途径实现对档案管理信息化建设的重视。与此同时, 要在经费方面予以保障, 通过适当的财政倾斜留足档案管理信息化建设资金, 完善硬件设施, 加大对人员培训的投入, 并以此推动海事行政机关档案管理信息化建设的科学化和有序化。

(二) 建立健全电子档案管理和利用制度

健全的制度是规范管理和科学利用的前提, 针对海事行政机关档案管理信息化建设制度不完善的种种弊端, 各单位要结合实际, 制定详尽的电子档案收集、整理和归档制度, 对电子档案管理和利用的各环节实行严格的约束和监督, 确保有价值的电子档案能得到及时的收集和有效的保存, 避免重要文件的散落而给正常工作开展带来的一系列消极影响。

与此同时, 为保证电子档案信息的原始记录性, 还必须注重对各部门档案的收集、管理。海事行政机关要将有关电子档案管理和利用的制度下发至各部门, 将规范化管理和科学化使用的触角延伸到文件的形成、收集等环节, 保证电子档案的真实性和完整性, 实现对电子文件的全过程管理。

(三) 实行文档一体化管理

对现代档案管理而言, 文档一体化是大势所趋, 它对于便捷文件传输、快速实现资源共享有着深刻的意义。在海事行政机关的电子档案管理中, 为了最大化发挥档案的资源优势, 可以在档案系统与海事行政机关的局域网系统之间搭建共享平台, 借助信息化网络结构构筑完备的信息网络体系, 在不同的软件环境下进行数据转换, 从而达到共享资源、共享便利的目的。

但需注意的是, 在实施一体化管理过程中, 要强化对电子档案的安全防护, 注重对原始信息的收集、保护, 及时对支持档案的软硬件环境进行保管备份, 将重要和有价值的电子档案拷贝存档。同时, 要根据档案信息种类的不同设置不同的归档级别, 采取不同的技术手段, 使档案的信息化管理工作更具针对性, 保证文件一体化管理的效果。

(四) 提升档案工作人员的整体素质

在海事行政机关档案管理的信息化建设工作中, 档案工作人员是具体的实施和操作者, 是真正实现档案管理信息化的重要支持和保障。因而, 档案管理工作人员业务水平的强弱和综合素质的高低直接关乎海事行政机关档案管理的现代化程度, 影响着电子档案管理模式优越性的发挥。

对此, 就需强化档案管理工作人员的整体素质, 在加深其专业知识的同时注重对其计算机理论和操作能力的提升, 使得其能够灵活适应这一新兴的管理形式。一方面, 各海事行政机关要保证档案管理人员队伍建设的稳定性, 采取适宜的人员选拔措施, 将能胜任此项工作的人员揽入其中, 促使海事行政机关档案管理的规范稳定, 也避免人员流动造成的电子档案信息中断和缺失;另一方面, 各海事行政机关还需加强对档案工作人员的业务培养和能力拓展, 通过聘请教师授课、开展讲座以及组织进修学习等形式及时更新工作人员的知识结构, 定期安排考核, 使其能够快速掌握管理和使用技巧, 大力推动海事行政机关电子档案管理工作的发展向前。

四、结语

随着信息化社会进程的不断加快, 加大对档案信息资源的开发、提高档案利用的信息化水平已迫在眉睫。电子档案的应运而生对于解决海事行政机关信息资源繁杂、数量庞大、整理困难等问题作用巨大。但不可否认的是, 在当前海事行政机关档案信息化建设中, 管理意识淡薄、档案信息化管理制度不健全、归档程序不规范以及人员素质不高等问题的存在极大限制了海事行政机关管理的信息化建设步伐, 成为了海事行政机关管理管理的信息化建设进程中的桎梏与阻碍。因而, 要充分发挥电子档案的优势, 海事行政机关就必须认识到当前在档案信息化管理中的一系列误区, 强化领导的现代化意识, 建立健全管理和使用制度, 不断提升档案工作者的整体素质, 以此实现海事行政机关电子档案管理和利用的科学化、规范化、纵深化。

参考文献

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[5]王雨.浅谈事业单位档案管理模式的构建[J].青春岁月, 2011, 18.

机关档案信息化建设 篇9

在信息化时代背景下, 档案管理的信息化建设主要就是指对档案进行统一的规划管理, 利用现行的信息化技术对档案进行归类整理等, 确保档案管理向现代化方向发展。总体来讲, 档案管理的信息化发展就是将传统类型的纸质档案转化为新型的电子档案等, 利用信息技术等对档案的相关信息进行记录与分析处理。需要注意的是, 该项工作并非一蹴而就, 需要机关事业单位长期进行。

2 信息化背景下机关事业档案管理创新策略

2.1 转变管理模式

传统类型的机关事业单位档案管理模式为单纯性质的管理工作, 对于服务意识等缺乏关注, 随着信息化时代的来临, 信息分享及传递等仅需几秒钟便可完成, 这样一来, 人们对于档案信息的便捷服务就提出了更高的要求。这就需要机关事业单位积极转变档案管理工作的模式, 转变固有的工作性质, 将档案管理中体现的服务职能体现出来, 并且运用相应的服务理念去指导工作。机关事业单位的档案管理人员可以利用信息技术的自身优势为相关对象提供较为翔实的资料, 并且对档案进行分门别类的管理, 这样可以便于相关人员对档案信息进行查询。这样一来, 就可以确保机关事业单位的档案管理成为一项服务工作, 满足人们对档案查询等的基本需求, 实现档案管理的职能模式转变。

2.2 建设信息数据库

机关事业单位若想真正做好档案管理的创新工作, 还需要在信息时代背景下建立完善的信息数据库, 这也是档案管理信息化创新的重要途径之一。在建设信息数据库的时候, 相关人员需要合理选择信息技术及软件等, 结合机关事业单位的实际情况, 在建设信息数据库的时候, 将所有纸质档案的相关信息转变为电子信息输入系统内部。相关人员在数据库内需要针对档案信息的不同类别建立相应的文件夹等, 做好档案信息的分类处理, 还要对保密信息等进行加密处理, 做好数据库权限的下发, 内部数据只能由获得权限的相关人员查阅。与此同时, 在数据库建设中, 相关人员还需要设计相应的服务窗口等, 确保相关人员可以快速对档案的基本信息等进行查阅, 确保档案信息查阅的高效性, 以免浪费太多时间。

2.3 提高管理人员素质

在传统的档案管理工作中, 很多机关事业单位未能安排专业素质较高的工作人员, 而是从单位内部选择了一些其他部门的工作人员进行兼职管理, 这不仅无法保证档案管理的质量, 甚至会给档案管理带来负面影响。在档案管理的信息化创新工作中, 机关事业单位一定要选择专业素质较高的管理人员, 并且让其从事专职管理工作, 不得兼职, 以免分散管理人员的工作精力。机关事业单位需要对管理人员进行培训, 让其从根本意识上提高对档案信息化管理的认识, 掌握数据信息库的操作技能, 这样可以确保管理人员在日后工作中快速查阅和录入相关的档案信息, 提高具体的工作效率。与此同时, 机关事业单位还需要针对管理人员的培训情况进行考核, 只有达到考核标准的管理人员才能从事具体工作, 不达标的管理人员则需要接受后续深度培训。

结束语

机关事业单位的档案管理工作是其它工作顺利开展的基础, 目前, 在信息化时代发展中, 机关事业单位的各项工作正面临积极调整, 但是档案管理工作仍存在明显的不足之处。信息化时代的到来, 使信息技术得到了广泛的应用, 数字化管理也得到了很多单位的推崇, 只有对机关事业单位的档案管理工作进行模式上的根本转变, 将其与信息技术等相结合, 才能有效确保该项工作的整体质量, 进而发挥档案管理的实际价值。

摘要：在机关事业单位的各项管理工作中, 档案管理具有重要的现实意义。档案管理不仅直接关系到机关事业单位各项工作的开展, 更与人事任免、人员管理等直接挂钩。在此背景下, 做好机关事业单位的档案管理工作不仅可以有效提高单位内部的工作效率, 也能保证历史档案得到充分、合理的利用, 确保档案信息管理的稳定性。在信息化时代发展背景下, 机关事业单位的档案管理存在一些问题, 影响了具体的管理质量, 因此, 单位相关人员需要选择多种措施来实现该项工作的合理创新, 进而确保机关事业单位的稳定运行。

关键词：机关事业单位,信息化,时代,档案管理,创新

参考文献

[1]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务, 2015 (07) .

[2]秦立民, 相立武, 杨亮.信息化背景下机关事业单位档案管理创新研究[J].中国管理信息化, 2015 (22) .

机关档案信息化建设 篇10

一、信息化技术进行档案管理的优势

在信息即时化和办公自动化时代, 档案工作管理方式正逐步走向低碳无纸化的环保型办公方式, 与传统管理方式相比, 信息化管理具有以下明显的优势, 具体表现为:

(一) 存储海量。

传统的档案数量庞大, 分类归档复杂, 对档案场地通风、采光、温度、湿度等均有新高的要求, 对档案的保存要求也很高。如一个有2000人左右的单位传统的人事档案场地至少需100平方米。而信息化技术管理则是利用硬盘, 光盘等各种新型存储介质及网络对档案进行管理, 其优势是容量大, 对场地也要求不高, 大概只需30平方米左右的场地, 同时充分利用了互联网强大的网络功能, 实现异地传输, 资源共享。对档案保存的条件要求不高, 只需要各种存储介质进行妥当的保管就行, 基本是无纸化, 环保的。而且档案的寿命也会成倍增加, 真正实现了大容量快速存储。

(二) 准确规范。

传统的档案管理在归类存储时多因管理人员的业务不熟悉或者疏忽, 使档案存储不准确, 不规范, 导致在查询利用时出现比较大的误差。而信息化时代的机关档案管理系统在与办公自动化系统无缝连接后, 档案资料就自动存储, 并且存储是按类分存, 数据准确规范, 查询时只需设置好查询参数, 相应信息即会输出, 准确性很高。

(三) 高效节能。

传统的档案管理在收集, 归档, 查询, 借阅等方面耗时耗力, 而信息化时代的机关档案管理, 以其即时性, 交互性及准确性确保了档案管理的高效性, 而且档案利用不受时间, 地点限制, 利用者随时随地只要按照操作流程, 就可以轻松获得所需的档案信息。例:收集整理2000位职工的人事档案, 传统的档案管理, 至少得花几个月, 甚至更长的时间, 查询一个人的档案至少花几分钟。而信息化的档案收集其高效、便捷、节能的特性一目了然。查询一个人的档案只需几秒钟。

二、信息化时代档案管理面临的困境

(一) 传统的管理方式已不适应信息化的需要。

随着科学技术的突飞猛进, 办公自动化, 网络化逐步完善, 全国各企事业单位基本上实现了办公自动化管理, 为了适应信息化时代, 传统的机关档案管理方式已不适应信息化时代的需要。信息化时代的特点是准确、即时、高效、安全。信息化时代的档案管理要求信息、技术、管理三合一, 而不是单纯的某一方面。面对日益倍增的文件数量, 如何最大限度地延长档案寿命以及如何提高档案利用率, 提高档案管理人员的工作效率, 都需要我们摒弃传统的管理方式, 借助现代化手段和现代化的管理才能实现, 而计算机辅助档案管理和档案管理现代化也正是在这些情况下应运而生。

(二) 传统的管理模式制约机关档案办公运行效率。

档案信息化是以转变观念为前提的创新性工作, 具有鲜明的时代特征与前瞻性。目前大多数机关领导对档案工作并不重视, 对档案管理人员不关心, 档案相关配套设施不到位、经费、人员没保障, 所以档案管理人员面对这些客观事实无法更新服务技术手段, 这也就限制了机关档案事业的发展。

一直以来, 机关档案部门处于收集、管理、利用这种传统的手工管理模式, 而信息化时代环境下的档案信息要求对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计, 并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。传统的人工操作管理模式不能及时, 准确, 系统, 多渠道地把档案信息传递出去, 机关档案信息利用率不高, 只有积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设, 建立完善的检索体系, 网上查找系统, 对各种类型档案进行数字化处理, 逐步实现档案全文信息查询, 才能提高服务效率和质量。

(三) 管理人员的业务水平影响信息化管理效果。

1.档案意识淡薄、档案管理人员更替频繁, 管理混乱。档案资源是历史之根, 是档案工作立身之本。目前大部分机关档案管理人员都是兼职人员, 流动性大、新手较多、又未经过专门的专业知识培训, 对档案管理的重要性认识不足, 片面地认为档案管理就是收收发发, 拆拆订订, 没有意识到档案管理对于机关工作的根本性、全局性以及个人的前途命运的影响所在, 导致机关档案管理人员整体素养偏低, 这样对档案信息化管理发展不利。2.技术缺乏、信息化起步缓慢。办公自动化的普及对机关档案工作者的素养提出了更高的要求。机关档案信息化建设需要懂管理、会技术的高素质人才, 目前许多机关档案管理者大部分只会传统的档案管理, 对信息技术和网络技术方面的知识缺乏, 多数只会简单的操作, 程序操作不熟悉甚至不懂, 制约了机关档案信息化的进程。

(四) 档案安全意识淡薄, 防范能力弱。

目前绝大部分档案工作者的档案安全意识淡薄, 加之对计算机操作不熟悉, 导致档案信息防范能力弱。没能及时备份、存档, 导致信息丢失或因安全防护不够, 致使病毒式黑客入侵, 给档案信息遗留安全隐患。

(五) 档案服务工作不够。

目前档案的利用状况是:档案信息用户只能被动使用档案管理方提供的单向服务, 档案管理者主动服务意识不强, 远程服务更是处于盲区, 这样不利于社会、部门、个人对档案的查询利用。

三、信息化时代机关档案管理的优化

(一) 转变观念, 提高认识, 完善档案管理制度。

1.转变观念、提高认识, 创造良好的档案工作环境。维基解密事件的教训证明, 在信息时代, 档案的功能不但不会消失反而更为重要。所以分管机关档案的领导干部及档案管理人员要转变思想, 提高认识, 把档案信息化管理工作纳入自己工作计划和议事日程中, 为部门提供良好的工作条件, 支持部门档案工作人员参加一些重大的档案会议和业务培训活动。其次是加强对档案法律法规的学习, 进一步明确目标。第三是真正落实“以人为本”的管理思想, 多关心和支持档案管理者, 充分调动他们的积极性, 为档案管理者创造良好的工作环境。2.完善机关档案管理制度。信息化时代, 档案管理制度的建设与办公自动化是一体化的。信息化管理为了防止收集归档工作的盲目性、随意性, 确保档案信息系统的规范应用, 信息安全, 充分利用, 机关档案管理部门要结合实际制定一套操作性强的, 科学示范的标准的档案管理制度来规范、引导机关档案管理者的工作。要分工明确, 责任到人, 要对信息化机关档案管理各环节实施有效监控, 防止意外情况发生。另外, 还要有应急处理预案, 针对某些可能出现问题的管理环节制定应急处理机制。

(二) 加强业务培训, 进一步提高档案管理队伍素质。

1.建立完善考核评价机制, 提高机关档案工作人员工作热情。客观、真实、适时地开展对机关档案管理工作的考核, 是推进机关档案管理水平提高的重要举措。把档案工作纳入年终考核内容。考核一定要注意考核方式方法, 对于部门的考核, 档案工作的好坏应与年终考核挂钩, 对于个人考核, 定期进行评优奖励。2.加强业务培训指导, 严格管理。机关单位要经常举办档案业务培训班、多参加全国性的各种档案业务交流会、加强档案法律法规学习, 拓宽视野, 团结一致提高档案管理人员的精气神和业务素质。同时严格管理制度, 加大检查力度。谁管理, 谁负责。确保档案安全, 定期检查。

四、提高机关档案人员安全意识, 加强档案安全和保护工作

档案安全事关党和国家根本利益, 是档案工作的生命线。档案管理人员要把档案安全保密作为档案部门的第一要务。在提高机关档案管理人员网络安全意识和计算机应用能力的同时, 要对重要档案原件的安全保护, 通过数字化扫描等手段加以复制, 封存原件, 以电子件形式提供利用。另外加强对电子档案的存储、传输、利用以及计算机硬件设备和软件系统等各方面的安全防范;对电子档案采取定期备份、异地保存等有效技术手段确保档案数据安全。

五、优质高效地开展档案服务工作

服务是档案工作的发展动力和根本目的, 是档案工作的出发点和落脚点。为了做好档案利用服务工作, 一是与相关部门合作, 推进和完善相关领域的档案工作。二是完善检索系统, 提高查准率、查全率和调卷速度。为更快、更准、更好地提供档案奠定了基础。三是认真做好日常查阅接待工作。做好查阅登记, 充分地发挥了档案为机关各项工作服务的重要的参考和凭证作用。四是采用先进的服务手段。根据档案数字化的要求和提供利用的需要, 购置、使用符合统一规范要求的档案系统, 建立归档文件目录数据库和照片档案目录数据库, 并对室藏纸质档案进行数字化处理。五是充分利用网络优势, 实现远程服务, 进行社会化的有偿服务。让那些需要查询档案的单位, 个人, 坐在自家就可以通过计算机下载打印自己需要的档案。

摘要：信息化建设对机关档案信息化具有积极的促进作用。目前机关档案信息化建设正处于起步并逐渐完善的阶段, 存在诸多问题, 只有坚持“以人为本”的管理思想, 加强信息化管理队伍的建设, 完善档案系统的设计开发以及信息化管理机制, 增强档案管理人员业务水平和部门之间的交流和协作, 同时增强信息安全意识和防护技术手段, 才能适应形势发展的需要。

关键词：信息化时代,机关档案管理,困境,抉择

参考文献

[1]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究, 2011, (65) .

[2]李新利.档案信息数字化建设应注意的问题[J].兰台世界, 2006, (16) .

[3]刘蓬春, 栾峰.对档案信息化建设的几点思考[J].烟台教育学院学报, 2004, (01) .

[4]孙卫华.档案信息化建设的两个主要问题[J].山东档案, 2005, (02) .

档案信息化建设探析 篇11

[关键词]档案；信息化；探析

一、信息化建设对于档案管理的真正意义

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案信息化管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。同时，各种报表还可以自动打印。

档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理实现信息化后，档案的检索与查询可以通过网络实现即时查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。由于网络查询可提供多种手段，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。同时，公司内部的工作人员可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大地减轻了工作人员的负担。

传统的档案查借阅多以手工为主，费时费力且容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不按时归还的借阅者进行有效的催还。

二、档案信息化进程中显现出的问题

1.档案信息化意识不强

长期以来，人们对档案的认识处于可有可无，对档案产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，档案信息化就更受不到人们的重视。很多企业没有把它作为一项重要的工作来抓，重“藏”轻“用”，人们对档案利用产生的效益缺乏经验和意识，利用的也只有一些专业技术人员，他们也只是在查阅一些图纸，而大多数职工对档案资料利用效益知之甚少，更谈不上档案管理信息化建设。

由于重视程度不够，档案的基础设施的硬件配备不到位，信息化基础档案的保护和信息资源开发不足，档案利用率不高，因此档案也就发挥不出它应用的效能。

2.平台和管理标准未能统一

随着企业档案数量逐年的增加，库房负荷日益加重、档案人员工作量不断加大、档案自然老化和人为损害已经成为档案部门面临着种种难题，没有建立统一的档案管理标准和信息化管理平台就不能更好地解决这些难题。

3.档案信息化建设人才缺乏

再高的技术设备和软件也得由人来管理和操作，大部分档案员只能做一些文件归档等基础性工作。随着档案信息事业的快速发展，档案工作由过去的以管为主正向着管用并举和信息开发为主的方向发展，其形式和内容都发生了巨大的变化。过去那种“一套卡，一本帐”的粗放的工作方式已无法适应当前工作的要求，仅靠一点粗浅的档案管理知识也无法胜任现代的档案信息工作。在业务素质方面，档案管理信息化要求档案人员应掌握档案和信息专业知识，熟练地运用外语，具备计算机基本知识和操作技能、网络技术知识和上网操作技能以及必要的科技专业知识，并应具有科学合理的群体素质结构。然而，目前企业的档案专业人员队伍专业素质比较贫乏，理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大，能进行档案信息深层次研究和开发的人才更是匮缺，表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，有专业技术的档案专业人才更少，且具有较高信息化多媒体应用技术人员则少则又少，这样就很大程度上遏制了档案信息化的应用和发展。

三、加快档案信息进程的推进举措

1.统一的档案管理平台和标准是档案管理信息化的必要条件

（1）统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理部门切合实际，在本行业标准基础上制定出档案管理标准化。

（2）统一的档案管理平台。利用计算机档案管理系统还可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等，大大减轻了工作量，提高了工作效率。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，采用高容量的存储载体才能为档案管理实现信息化提供硬件保障。

2.提高档案工作者的素质

只有业务素质高的档案管理队伍才能保证企业档案管理信息化的顺利推进。根据档案管理信息化进程的需要，要通过培养人才、引进一些素质高、热爱档案事业、专业技术知识和实践经验丰富的人才来从事档案事业，做好收集和分析档案利用效果的信息工作，为了解社会和生产部门对档案的需求的走向，分析掌握档案利用动态，不断改进和加强自身工作奠定基础，同时也是提高服务质量的一条重要途径。

3.利用好现有信息化资源

积极利用好现有信息化资源，克服“等”的思想。不能因为档案管理高科技的信息化设备不到位便将现在的所有档案材料藏于“死库”，利用现有计算机设备已可以把现有的档案资料从“零”开始，把档案资源逐步推广信息化，如通过普通的OFFICE软件也可以实现按类储存、实现方便的查询、提高案卷的质量、建立档案目录数据文件管理等工作。

4.强化档案信息化的安全性

档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

参考文献：

[1]邱迎莹.供电企业文书档案现代化管理探究[J].劳动保障世界.2015（12）.

[2]刘惠民.医院文书档案管理问题与完善措施分析[J].中国管理信息化.2015（20）.

[3]张静.企业文书档案管理与办公自动化的结合[J].企业改革与管理.2015（18）.

浅谈司法机关档案信息的开发 篇12

关键词：司法机关,档案,保密

档案利用, 是档案价值最直接的体现。而档案信息作为现代社会最真实、最直接、最主要的信息是档案利用的核心部分, 其开发程度对档案的价值产生不可忽视的影响。特别在司法机关中档案信息的严肃性、权威性、证据性等特性对档案工作者提出了更高的要求, 最大限度地挖掘其价值, 使之为公正执法服务, 已成为司法机关档案工作者所要面对和解决的现实课题。笔者结合自己的切身体会, 谈几点浅显的看法。

一、司法机关档案信息开发的重点

司法机关以维护社会公平正义为宗旨, 其档案信息的开发除了有一般档案开发所具备要素外, 还必须符合其特点。

1、法律法规信息

司法机关不同于一般的行政机关, 它是法律的忠实执行者和维护者。法律的些许改变都影响到执法的具体层面, 而这些变化有很多就隐藏于大量的综合性文件以及本系统内部文件中。因此, 对档案资料中文件及法律法规信息进行收集、整理、提炼, 就会形成事关司法工作发展全局的信息资源, 从而对整个执法活动起到引领作用。

2、证据信息

司法机关通过办理大量案件开展执法活动, 而这些形成卷宗的档案信息, 不仅仅是某个时期、某个事件的真实记录, 更是起到不可或缺的证据作用, 对于发现犯罪、证实犯罪、打击犯罪提供了依据。在司法活动中, 这类信息往往散见于各册卷宗内, 必须加强整理开发, 才能更好地发挥其效能。因此, 我们将编研工作作为对档案证据信息进行系统开发的手段, 每年结合工作特点编写业务基础数字汇编、典型案例汇编, 使司法活动一目了然, 在案件调查、复查过程中达到事半功倍的效果。

3、专题工作信息

司法活动既有广泛的社会性, 又有较强的专业性, 在司法机关内部又细化成各种具体的专门工作 (如检察业务就划为职务犯罪侦查、刑事案件批捕、起诉、诉讼监督等各项职能) 。对一些专业性强而又有保存价值和实际意义的档案资料, 就要根据需要进行深度挖掘。如前两年镇江市京口区委、人大对京口区人民检察院开展普法和依法治区工作进行检查时, 我们根据现有的文书卷宗和工作材料进行再收集整理, 形成工作台帐, 从法律法规, 侦查、审判监督, 检务公开, 办案质量, 队伍建设, 依法行政, 公正司法, 制度规范等各方面汇编成专题档案, 在迎检时受到当时区委副书记的好评, 并被其他单位所借鉴。

二、司法机关档案信息开发的实现形式

随着科学技术的发展和司法工作逐步规范, 档案信息开发的途径也逐步多样化。

1、内部刊物

内刊既具有保密性, 又具有传递信息的实用功能。我们在实际工作中把内部刊物作为档案的信息开发的主渠道, 对一些疑难案件通过《检察工作通报》进行院内探讨, 对一些法律法规的变化通过《检察业务动态》进行传输, 对一些最新的司法解释或文件精神及时通过检察内网供全院干警学习, 从而使得这些纳入档案范围的文件资料, 在立卷前其信息资源就得到了有效的开发和利用。

2、多媒体系统

目前, 多媒体系统已广泛运用于执法办案中, 其具有图文资料的合成功能, 对档案信息开发而言无疑又多了一个有力的武器。因此, 我们合理地将多媒体系统运用到档案开发中。如几年前团中央书记处书记赵勇到我院检查“青少年维权”工作并作了指导, 我们及时将本院工作汇报、赵勇来院所作指示、市、区领导讲话以及相关台帐汇编成册, 刻录成光盘, 形成文字、图像、语言融为一体的多媒体档案, 为我院成功争创“全国青少年维权岗”发挥了重要作用。

3、局域网建设

当前社会正兴起电子政务的热潮, 借助网域快速、高效、互动的特点, 推行电子档案也大有可为。在完善电子阅档的基础上推出档案站点, 对于提升档案工作平台, 实现信息资源共享有着重要意义。我们在1999年进行省一级档案室达标过程中, 就把电子技术运用于档案的检索, 设立了电子阅档室。如今又将档案的查阅、利用纳入到局域网建设的整体布局中, (下转第33页) (上接第97页) 使得通过网络加快、加深档案信息开发成为可能。

三、司法机关档案信息开发注意的几个问题

1、要注意保密性

执法活动有一定的隐蔽性, 其大量的档案信息均有密级规定, 因此, 保密对档案信息开发而言显得尤为重要。对人而言, 其档案开发利用的对象只是具有特定身份的人, 如内部人员以及经许可的人员。对档案而言其信息开发的程度必须坚持密级要求, 对其管理、使用要设置一定的屏障和“防火墙”。

2、要注意时效性

司法界有一名句——迟来的正义为非正义。对司法机关档案信息的开发利用必须遵循及时有效的原则, 迟到的信息只会造成执法上的混乱和偏差, 所以档案的开发利用要有前置意识, 不能等到档案资料立卷成册后再利用, 而应该及时发掘, 及时开发。

3、要注意完整性