新时期档案信息化建设

新时期档案信息化建设（共12篇）

新时期档案信息化建设 篇1

1 新形势下建设人事档案管理信息化的必要性

1.1 努力构建现代化人事档案管理形式

人们处在强大的信息时代,时代要求人们挖掘各类信息,因此打造人事档案管理信息化,建设现代化人事档案管理模式是目前急需解决的问题。只有跟随时代步伐,方可将繁重的工作变为灵活机动的流程。只有档案管理实现信息化,方可从源头上让人事档案管理工作效率得到提高。

1.2 推动人事档案信息资源实现共享

信息化强化关联效应,交叉管理应用不同信息,可以变信息为商机。换言之,在现代市场经济条件下,信息资源已成为重要战略资源。开展人事档案管理信息化建设,可以让人才最大价值得到发挥,人事档案信息资源实现共享,为现代化建设提供服务,运用科学化管理给人事信息实施加密措施,推动人才发展。

1.3 便捷查阅人事档案信息

从前需要很长时间才能查阅到一个档案,现在通过计算机的集成处理,无论复杂程度多高的数据都能很快处理,查阅时间缩短,查阅程序得以简化。数字化与电子化在很大程度上让档案查阅变得更为便捷。高数字化已取代馆藏人事资料与纸质档案信息,给人们随时查阅人事档案信息提供便利,让档案使用价值得到充分发挥。

1.4 档案资源得到有效开发与运用

计算机的运用使开发与应用档案信息资源的比重大为提高,在人事档案管理方面,发挥了巨大作用。这一新型管理模式推动转变管理方式,尤其是提升了人事档案利用率。人事档案本身就是给人事工作提供服务,开发与运用软件可以构建立体化、全面化、多层次人事档案资源集成模式。这种新型管理模式完全可以满足新时期档案工作的各种要求,适应社会发展,为经济建设提供服务。

2 人事档案信息化管理现状

2.1 意识淡薄,重视程度不高

在我国,一般事业单位对人事档案管理信息化工作都不太关注。大部分把它看成是个辅助类工作,无须当成重点工作来完成,未从思想意识上认清人事档案管理工作的重要性。意识淡薄,加上缺少财力与人力投入,人事档案管理信息化建设发展受到严重制约。

2.2 传统管理模式效率不高

一些事业单位仍沿用传统管理模式管理人事档案,出现大量重复性劳动,工作效率大打折扣。同时,当今实体档案仍占据主导地位,运用这些人事档案,反复多次翻阅易损坏档案,档案保存就难以落到实处。

2.3 人事档案数据库系统不完善,信息安全建设滞后

在我国,不少事业单位都不太重视建设人事档案管理信息化的基础设施,更没有系统化且整体性强的数据库,数据收集不全,一些信息存在错误,未及时更新信息,从而人事信息相对混乱。实现计算机管理的项目仅仅是档案目录编辑、人员基本信息、档案转递等,信息化程度不高,也就无法实现资源共享。

2.4 缺乏素质高、复合型人才

通常情况下,采用手工方法装订传统人事档案,不要求有高素质人员。但是人事档案管理正慢慢朝现代化方向迈进,这就需要有一批复合型且高素质的人才加入到人事档案管理队伍当中来。

3 实现人事档案管理信息化的措施

3.1 更新思想、完善制度、增加投入、强化队伍建设

要以更新思想、转变观念作为建设人事档案管理信息化的准入点,从思想源头上明确人事档案管理工作的必要性,提升数字化管理工作的意识。通过不同途径募集资金,以支付建设信息化与运行系统的费用,加大力度开发软硬件基础设施,努力构建人事档案信息化网络。另外,建设系统安全保密机制,打造高素质队伍,制定高效率培训机制,打造出一批复合型人才。

3.2 大力推进人事档案信息数据库网络化的建设

把事业单位网络服力器作为数据平台,加强网络与人事档案管理信息化的辅助软件建设,给予安全性高且可信赖的信息服务网络,以扩大人事档案信息化所涉及范畴。此外,依据职能部门管理权限的差异,分别规划出不同的模块,整合相关部门数据,以打造全面的计算机网络化管理模式,使人事档案管理信息化网络系统呈现整体化、智能化且多层次的特点,为决策人事提供可参考的数据。

3.3 提高档案管理人员的素质与能力

在人事档案管理信息化建设工作中,需进一步提升档案管理人员基本素质与工作能力,使其服务水平迈上新台阶。在开展人事档案信息化管理工作时,需运用计算机加工处理文字、声音、图像等,用数字化方式存储人事档案信息,并利用人事档案管理平台传输与共享人事档案,以满足人们对人事档案的要求。档案管理人员要具备处理信息的基础知识,掌握相关档案管理知识,带着高度责任意识加入到人事档案管理信息化建设工作中,推动人事档案管理水平提升。

3.4 加强人事档案管理信息化系统的网络安全

网络安全防护工作需要从以下几方面着手:首先,高度关注网络安全检测,在共享网络设备上安装入侵检测系统,适时对进出网络数据进行统计分析,一旦出现安全隐患,立刻进行处置。其次,实施有效安全防护手段,严格划分各类信息资料秘密等级,设立查阅限制,通过密码与身份对其进行确认,防止破坏或泄漏人事档案,数据库适时进行备份。最后,设立软件系统的访问限制,或通过防火墙控制访问行为。运用以上措施,强化管理信息库,更好地维护信息库。

4 结语

档案管理未来发展趋势是档案管理信息电子化,但是,档案管理信息化建设将是一项耗时长、系统化且复杂程度高的工作,不但档案管理人员要积极参与,单位内部其他人员也要积极配合。对档案管理部门在信息化建设中出现的问题,要高度重视,适时实施针对性强的手段或措施,推动档案管理部门尽快实现人事档案管理信息化,以更好地应对社会经济的快速发展。

摘要：信息化时代把各行各业都推入到数字化管理大门中,研究新时期人事档案管理信息化成为现代管理的客观要求。从新形势下建设人事档案管理信息化必要性、人事档案信息化管理现状、构造人事档案管理信息化措施三方面进行阐述,以加快人事档案管理信息化构造。

关键词：人事档案,管理信息化,建设,研究

参考文献

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[5]刘慧超.新时期下人事档案管理的信息化建设探讨[J].才智,2015,(35):257.

[6]史晓璐.论新时期人事档案管理信息化建设[J].才智,2014,(06):299.

新时期档案信息化建设 篇2

作为医院档案的管理人员，必须具备创新意识，在医院档案管理中融入信息化技术，为了提高信息化管理的质量，必须建立健全的信息化管理制度，符合医院档案信息化管理的基本需求，促进档案信息化管理工作稳步进行。档案管理人员必须规范自己的思想和态度，积极运用信息化技术，了解档案管理的每一步工作，保持着认真负责的工作态度，加强对档案管理模式的研究分析，不断改进档案管理方式，使医院各个部门都能共享到工作所需要的信息资料，提高档案消息的时效性和使用率，作为现代的医院档案管理人员，必须坚持创新理念，运用科学化的信息管理制度，在档案中纳入医院内部人员的考核资料，调动医务人员的管理积极性。

3.2加大对档案信息化管理的投入力度

目前，我国的医院档案管理信息化建设处于起步阶段，各项制度和信息技术不够完善，作为医院的管理者，一定要加大对档案信息化管理的投入力度，重视档案信息化管理工作，以身作则，不惜一切提高医院的管理水平和服务质量。硬件设施是信息化建设的基础，加大硬件设施的投入，健全医院的信息化管理系统，保障信息化管理能够顺利开展。对信息技术的投入也非常重要，信息技术属于一种新型技术，很多医疗人员和管理人员不够了解，医院管理者要敢于创新，通过各种渠道引进信息技术，并培养医院档案管理人员的信息技术知识，让他们了解这项新技术，并勇敢尝试。

3.3提高医院档案信息化管理的可靠性

信息化管理技术在提高医院档案管理质量和效率的同时，会减去大量的人工操作部分，转变为用计算机计算、整理资料，所以提高信息化管理的安全性非常重要，不能随意泄露档案资料，提前检查计算机的安全性。因为有些档案资料中涉及到病人的隐私和某项现金的医疗成果，其中牵扯的经济利益比较大，所以在建设信息化档案管理平台时，加强安全控制，通过指纹、声音等身份认证来获取访问权限，对档案资料及时进行备份，以防丢失，经常扫描计算机病毒和漏洞，确保计算机信息的可靠性。

4结语

综上所述，随着现代信息化技术的不断发展，医院档案管理信息化建设将面临着更大的挑战。在实际应用信息化技术的过程中，必须不断强化信息管理人员的专业水平，加大投入力度，健全信息化管理制度，提高医院档案信息化管理的安全性，才能满足时代的发展需求。

参考文献

[1]洪霞.试论医院档案管理信息化[J].兰台世界,(S2):123-124.

[2]陈思卓,吴靖.实现医院档案管理信息化策略分析[J].企业改革与管理,(3):165-166.

[3]崔石珍.探讨现阶段医院档案管理信息化的不足以及对策[J].办公室业务,(19):179.

新时期档案信息化建设 篇3

一、正确认识人事档案信息化建设

1、人事档案的信息化建设是信息社会发展的要求，也是人事管理现代化的体现。随着信息技术和电子技术的飞速发展，社会信息化进程的加快，获得信息就是一种资源的占有，这个概念已经被人们所逐步认识和重视，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。人事档案的管理，是因为作为一种原生的信息资源而被人们所重视，人才就是生产力，其重要性正日益凸显出来。网络技术和信息技术已经在改变着世界和人们的生活特别是人事档案社会化、开放化管理的市场需要给档案工作带来了新的契机，信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程。档案工作的出发点就是满足群众需求，同时为社会服务又是档案工作的目的，人事档案信息化建设的提出，是我国迅速发展的政务信息化的表现，信息化建设对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要，在一定程度上促进了人事档案的改革，是政务工作和人事工作先大户和民主化的潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

2、人事档案的信息化建设，实现人事档案的信息共享，为社会提供全方位的人事信息，极大地提高劳动效率与工作质量。现代信息颠覆了以往人事档案管理的模式，多媒体信息网络系统的综合能力、系统能力、直观能力、共享能力，提供了人事管理过程中所需要的全方位的人事信息。管理者可以快速准确地获取人事的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还能够通过电子档案查询人事诸如工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，使档案管理实现了动态化和即时化，非常便于了解人事全方位的综合信息。人事档案管理的信息共享之后，通过局域网管理者可以从多部门、多角度去了解一个人的情况，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解人事的局限性。信息化建设提高了人们对人事认识的深度和广度。短时间内就可以高质量地完成人事档案的管理工作。

二、人事档案信息化建设的指导思想

在社会和人们普遍重视信息化建设的今天，人事档案管理的信息化自动化系统管理的目的主要是体现即时性、快捷性和动态性。我们提倡人事档案管理的信息化建设，首先就要加强管理的指导思想，明确管理信息化的重要意义。首先档案管理人员要积极进取，好学上进，不断开拓创新，创造条件，利用信息先进技术；其次要强化全员的档案意识，做好人事档案管理的综合性、系统性、统一性工作，管理的过程中要统筹兼顾，全面考虑，调动各方面的积极性；最后要从现实出发，认真研究和探讨如何提高应用水平，分析信息化管理的内容变化及变化趋势，总结分析存在的问题，寻求解决的途径。

三、人事档案信息化建设的主要内容

目前，我国人事档案信息化建设还没有完全实现信息化，所以需要促进信息化建设的进程，改变旧有模式，开展人事档案管理和建设工作中存在的“面”的档案管理模式，转变为向档案实体保管为重点的“线”的管理，彻底向档案信息数字化、网络化变革，以人事档

案向社会提供服务为重心，强化服务意识，不断提高管理效率和服务水平，为上级领导选拔任用人才提供真实可靠的认识信息。其主要内容包括以下几个方面：

1、改变以往档案的存储模式。在实际工作中，对那些容易受损坏、利用频率高、容量大的重要档案信息，要妥善管理。通过一些技术处理，使信息进行数字化和网络化处理，便于保存和提取。人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关，对于提拔、晋升职称，具有证据性与法律性。人事档案在职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面具有法律意义，并且发挥着重要的证据和参考作用。

2、信息化建设要实现人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，为人事管理提供一条龙的服务，采取科学的管理方法，实现档案信息高度共享。在实际工作中，档案管理会收到时效性强、传达范围广、受地域制约等因素影响的电子文件档案，这种档案的管理也需要信息化建设，而且尤其要注意电子档案管理，避免发生信息保密和安全问题。

3、建立人事档案目录数据库。人事档案管理的时间是一个非常漫长的过程，通常一个人的人事档案都要经过几十年，甚至要保存更长久，尤其一些重要的人物，他们的档案具有史料价值，尤其要建立好数据库。人事变动大而且复杂，以往的纸质档案，存量大，数量庞大、占据空间，使得管理和查阅都很不方便，这就更需要加快信息化建设，使得纸质档案实现电子化的转变，进一步提高工作效率。

4、人事档案信息化建设的作用。强化人事档案信息化建设有着非常重要的作用，将会对单位的人事、组织工作产生重大影响，主要表现在： ①为领导决策提供服务。②能够及时准确地更新信息。③解除劳动量，提高管理效率。传统的人事档案管理需要管理人员手工收集、整编、管理，侧重于档案实体管理，提供单位利用。④减轻了工作量后，管理人员可以充分的补充管理知识。⑤有利于人事档案纸制载体的保护。目前我国事业单位的改革步伐迅速加快，对人才的管理和发现犹显得重要。事业单位人员的流动也不断增加，这对档案管理提出了新的和更高的要求，档案材料数量和种类也逐步增多，利用现代科技和信息技术，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趋势和重要途径。

参考文献：

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[2]齐桂秋，张颖.高校人事档案信息化管理存在的问题及对策[J].黑龙江

档案，2008，（1）.

[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，（4）.

新时期档案信息化建设 篇4

一、对人事档案信息化建设形成正确的认识

(一) 人事档案的信息化建设是我国信息社会发展的必要要求。伴随着电子技术和信息技术的快速发展, 我国社会信息化建设步伐越来越快, 信息逐渐成为一种重要的社会发展资源, 人们越来越意识到信息的获得就意味着资源的获取, 这个观念正受到越来越多人的认可与认同, 信息资源已经成为人类经济活动和社会活动的公认战略资源。人们先前之所以重视人事档案的管理工作, 是因为人们普遍认为其是一种原生的信息资源, 在生产力由人才决定的观念中, 人们对人事档案管理工作的重要性形成了非常明确的认识。信息技术和网络技术的持续发展, 极大的改变了人们的生产、生活方式, 使人事档案管理逐渐朝着开放化、社会化的方向发展, 这给人事档案管理工作带来了新的机遇, 使得人事档案管理信息化建设逐渐被提上了新的日程。

满足社会民众的客观需求是认识档案管理工作的基本初衷, 服务社会是人事档案管理工作的基本目的, 人事档案管理信息化建设是我国政务信息化迅速发展的表现, 而档案管理工作信息化建设的发展要求又会反过来推动我国人事档案管理的改革, 顺应了我国人事管理工作和政务信息工作的民主化潮流, 体现了新的社会发展要求。

(二) 人事档案的信息化建设对工作质量和劳动效率提升具有非常积极的作用。随着社会的发展, 现代信息改变了传统意义上的人事档案管理方式, 在人事管理的操作过程中, 多媒体网络系统的信息共享能力、系统信息能力、直观能力和综合能力能够给人事管理提供全方位、立体化的人事信息。基于这一技术, 管理人员能够对人事简历信息、人事素质、自然状况、人员优势和人事道德情况等信息进行准确、快速的提取, 还可以基于电子档案对人事生活、学习和工作方面的影响和声音信息进行快速地查询和提取, 实现即时化、动态化的人事档案管理, 使得全方位人事信息的获取变得非常的方便、快捷。

人事档案信息管理中互联网和局域网的应用的优点在于其能够有效避免不同部门对同一信息的重复录入, 大幅降低劳动重复现象的产生, 进而能够提升工作效率。同时, 由于信息化档案的电子特点, 实践操作中产生的即时新信息, 各部门完全可以根据自身的职责即时进行信息更新, 确保人事档案信息资源的第一时间更新与收集, 为其他部门和领导提供第一手的最新重要信息, 这会在很大程度上提升工作信息的时效性。在共享人事档案信息后, 管理人员可以通过局域网对一个人进行多角度、多部门的交流, 从不同的角度去了解特定人员的局限性。人事档案管理的信息化建设能大幅提升对人事了解的广度和深度, 进而能在有效的时间内高水平、高质量地完成人事档案管理工作。

二、新时期人事档案管理信息化建设的指导思想

在信息化建设受到越来越多关注的当下, 体现人事管理的便捷性、即时性和动态性是人事档案管理自动化、信息化系统的主要管理目。想要更好地实现信息化的人事档案管理。我们必须要不断强化档案管理工作的指导思想, 对档案信息化建设的重要作用形成清楚的认识。第一, 人事档案管理工作人员必须具有强烈的进取心, 上进好学, 具有优良的创新精神和创新意识, 敢于创造条件, 具有一定水准的先进技术掌握和利用能力。第二, 全体工作人员必须具有良好的档案认识和档案意识, 尽最大努力做好档案管理的统一性、体系性和综合性工作, 综合考虑, 统筹兼顾, 积极调动各方有力力量。第三, 实事求是, 一切从实际出发, 积极探讨和研究怎样切实有效地进行应用水平的提升, 对信息化管理的变化趋势和变化内容进行深入地分析, 分析总结现存问题, 积极探索新的问题解决途径。

三、人事档案管理信息化建设的主要内容

当前, 我国人事档案信息化建设还不成熟, 完全意义上的档案信息化管理仍未实现, 因此, 我们需要不断改变传统的人事档案管理模式, 积极推进信息化建设的进程, 开展人事档案建设和管理中的“面”的人事档案管理模式, 向实体档案管理为“线”的档案管理模式转变, 有效推进档案信息网络化和数字化变革, 将服务社会作为人事档案管理的重心, 提升服务思想, 逐渐提升档案管理的服务水平和管理效率, 为人才任用和人才晋升提供切实可靠的人事档案信息。具体来讲, 其内容主要包括下列几个方面:

(一) 变更传统的档案储存模式。在人事档案管理过程中, 我们应妥善处理那些利用频率较高、内容载量较大和损坏相对较为容易的重要档案信息。通过先进技术的应用, 将档案信息进行网络化和数字化处理, 为后续的提取和保管提供方便。

人事档案中所承载的信息往往是与企业员工切实利益密切相关的信息, 对于员工职称的评定和职位的选报具有重要的法律性和证据性。人事档案在职员考核、工资晋升和职称评定以及人事纠纷方面具有法律意义, 发挥着关键性的参考和证据作用。

(二) 构建人事档案目录数据库。从时间上来说, 人事信息档案的管理是一个漫长的过程, 一般来说每个人的档案信息都需要保管几十年, 甚至时间更久, 特别是对于那些身份比较特殊的人来说, 他们的信息具有一定程度的史料作用, 对此需要做好数据库。人事信息复杂而且变动较大, 传统的纸质版信息档案, 需要占用相当大的数量和空间, 给档案的查阅和管理带来了很大的难度, 这就需要我们积极推进档案信息管理的信息化建设, 加大建设力度, 用先进的电子化档案取代传统的纸质档案, 以实现档案管理工作水平和效率的大幅提升。

(三) 人事档案管理信息化的作用。人事档案管理信息化建设具有十分重要的积极作用, 信息化档案管理方式会对企事业单位的组织和人事工作产生非常重大的影响, 主要表现为:第一, 服务领导的决策。干部任用和干部选拔是人事档案信息的一个非常重要的作用, 做好人事档案的管理工作能够在一定程度上为人事组织部门的“用人”“选人”提供有利条件, 档案管理信息化的实现有利于人事信息的调取和共享, 将使得上级领导和人事组织部门对各级干部的考察工作变得更为快捷、更为直观, 在考察现职干部中具有不可估量的作用。第二, 可以准确及时地进行信息更新。传统的纸质档案管理方式, 尽管具有一定的优点, 但是弊端也同样非常明显, 例如, 纸质版的档案使得档案转递相对困难, 数据库资源和档案信息内容具有延时性, 档案信息的更新和补充工作相对较为耗费精力, 数据承载具有一定的误差。而档案管理实现网络化后, 档案信息本人便可以根据自身的权限对自己的基本信息进行了解, 一旦发现误差或者错误, 便可以及时地提出建议, 进而让人事档案更为完整、丰富和准确。

四、结语

总之, 随着经济社会的发展和科技水平的提升, 社会企业对人才的要求和需求越来越高, 作为重要的人事信息承载载体, 人事档案管理的作用变得越来越大。当前, 随着经济社会转型的持续加快, 社会对人才的发现和管理显得尤为重要, 同时, 社会企事业单位人才的流动性也大幅提升, 这都对人事档案管理提出了更好和更新的要求, 因此, 强化档案管理信息化建设, 已成为我国人事档案管理工作的一个重要发展途径和趋势。

摘要：本文对新时期人事档案管理信息化建设进行研究分析, 以期给相关研究者以有益借鉴。

关键词：人事档案管理,信息化建设,研究

参考文献

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[5]王国栋, 付丽霞.档案管理信息化系统建设的必要性[J].中外企业家.2014 (26) .

新时期档案信息化建设 篇5

摘要：近年来财政部门大力推动财政公共应用系统的信息化建设，行政事业单位通过国库集中支付系统、资产管理系统、部门预算管理系统与非税管理系统等财政部门进行工作上的对接，这使得事业单位财务必需加快信息化建设进程，积极推进自身信息化建设。文章就新时期事业单位财务信息化现状，针对财务信息化建设过程中存在的问题进行分析，并提出相应措施。

关键词：事业单位；财务信息化；现状；问题；措施

财政部曾发布了《关于推进我国会计信息化工作的指导意见》，旨在贯彻国家信息化战略，充分发挥信息技术在会计工作中的应用，有效提高会计信息质量和会计管理水平，促进会计服务经济社会发展。随着国库集中支付、政府收支改革等财政体制改革的深入，各级财政及主管部门加强了对事业单位资金运作监管力度，也要求事业单位必须发展财务信息化，因此事业单位应当重视财务信息化建设，充分利用现代信息技术，不断提升财务管理水平。

一、财务信息化建设现状

近年来，事业单位的财务活动日趋多样化、复杂化，给事业单位财务管理带来严峻考验。随着事业的发展及业务处理方式的更新，原有管理系统就没法满足需求。在这种情况下，财务部门在日常工作中，除了应付大量的报销业务、账务处理、编制报表之外，还要应付业务部门数据查询，为单位领导和主管部门提供数据及报表，给财务工作带来了很大的压力。由于财务信息化程度较低，单位内其他部门难以获取及时、准确、完整的财务信息，导致有些部门不能理解财务管理的特殊性与重要性，与财务部门难以配合默契，事业单位财务管理不能顺利进行。因此加强财务信息化建设，实现事业单位财务数据的统一管理和向他职能部门提供数据共享，已成为事业单位财务人员急需解决的问题。

二、财务信息化建设的意义

（一）提高了财务工作效率

财务信息化系统实施后，财务部门可以及时、快速、精准地掌握财务信息情况，为事业单位提供科学的财务决策依据。财务部门可以根据本单位实际情况，在不违背内部控制制度的前提下，改变传统的会计处理方法，快速处理和及时传递各种会计信息，以提高财务工作效率。

（二）提升财务服务能力，提高财务管理质量

加快财务信息化建设，构建财务信息查询系统，第一，财务部门可以宣传最新的财政政策和单位各项财务规章制度；第二，财务信息的公开，可以使职工及时获取自身相关的信息，如工资、各项报销审批流程等；第三，让各业务部门快速获得业务资金往来信息，提升了财务服务能力，也有利于实现财务科学化、精细化管理。

（三）实现了资源共享

借助数字化网络平台，可以实现财务管理系统、人事管理系统和业务管理系统等协同工作，实现资源共享。单位内部其他部门可以通过网络主动获取相关财务信息；财务部门应根据本单位具体情况，合理授于不同部门和不同人员不同的访问权限，使其能在财务系统中获取有用相关的财务信息。通过财务信息资源的共享，可以极大地提高单位的管理水平。

三、财务信息化建设存在的问题

（一）对财务信息化的建设未给予足够重视，基础设施投入不足

单位领导和财务人员对财务信息化建设的重视程度不够，认为财务信息化建设目的只是为了减轻财务人员的工作强度而已，并没有认识到财务信息化建设对单位整体信息化建设的作用。一直以来，事业单位对财务信息化的基础设施投入不足，认为财务部门就是用电脑记记账，报报报表，对于财务分析、财务控制、财务决策等方面的财务信息不够重示。

（二）财务信息化相关配套管理制度不够完善

财务信息化在我国起步较晚，财务信息化管理的相关制度不够完善。如：如何实现财务数据在信息化环境下的安全性问题；如何划分不同使用者的权限问题；如何规范信息化的流程问题等。由于事业单位财务信息化建设方面的相关制度不够健全，影响了财务信息工作的安全，也给财务信息化的健康发展带来了一定隐患。

（三）财务信息化管理软件功能不够健全

事业单位进行财务信息化建设必将使事业单位的财务信息处在一个高风险的开放环境中，财务信息数据相对其他数据对环境以及技术都有较高的要求。目前，大多事业单位的财务信息系统都没有设置防火墙，导致财务信息可能在传输过程中容易出现数据丢失、泄漏，或者是财务系统受到恶意攻击，这些情况都将可能导致事业单位财务信息化建设的失败。现实中，有些事业单位安全风险和防范意识薄弱，使得事业单位财务信息化建设缓慢。

（四）财务管理人员信息化水平不高

财务信息化建设是现代计算机网络技术与传统的会计工作相融合，这就要求财务人员既要精通财务专业知识，还要十分精通计算机与网络工程的专业知识。但目前大部分事业单位的财务人员计算机能力只能应付日常简单的维护工作，碰到专业计算机网络问题时，大都束手无策。特别是分管财务工作的领导，精通计算机网络的更是少之又少，这些因素都将制约着财务信息化建设的发展。

四、应对措施

（一）重视和支持财务信息化建设

财务信息化建设成功与否，首先要得到单位领导的重视和支持。单位领导要转变观念，认识财务信息化在单位管理中的重要地位。当今社会是信息化社会，事业单位管理者要充分发挥财务信息化的作用，利用财务信息系统为其提供及时、有效的财务信息，有助于做出正确的决策。事业单位在财务信息化建设实施过程中，单位领导必须重视对财务人员进行相关业务的培训和教育，让其适应财务信息化环境下的工作需要。

（二）健全和完善财务信息化管理制度体系

事业单位在财务信息化建设中，必须将内部资源进行集中和统一的管理，这样才能实现财务信息的共享。只有以这种方式进行资源配置，事业单位才能根据这些相关的财务信息进行科学和有效分析，并在此基础上作出正确的决策。为保证财务信息传递及时、信息完整、信息系统管理符合单位内部控制要求和网络信息技术安全的要求，降低单位财务信息化建设风险，财务部门必须建全和完善财务信息化管理制度体系，使得财务信息化工作程序科学、操作流程规范合理、报表文件统一和信息资料完整。

（三）实现财务信息化与单位管理一体化

财务信息化系统与单位内部其他管理系统各自独立，未能实现数据共享，存在 “信息孤岛”现象，以致于目前财务信息化建设距离现代事业单位管理的要求，还存在很大差距。财务信息化建设是一项管理创新的系统工程，事业单位应将财务信息化建设纳入到单位数字化建设中，统筹规划，分步实施。事业单位要以财务信息为核心，对信息化系统进行整合，努力实现财务信息化与单位管理一体化。事业单位应当建立数据中心，打破“信息孤岛”现象。同时，财务信息化建设必须服务于单位管理工作的需用。事业单位应提供统一的数据接口、统一的标准数据字典和结构，以实现信息标准化。

（四）不断提高财务管理人员的信息化水平

实现财务管理信息化，事业单位必须要建立一支既要具备财务知识，又要具备信息化应用能力的复合型人才。所以，事业单位要加强对财务人员的培训，包括计算机知识、网络知识，以及财务信息系统软件操作等培训。财务信息化管理系统的推进和应用，要求财务人员要尽快适应新的工作环境同时，也应尽快转变工作观念，加强学习信息化知识，以适应财务信息化条件下的工作技能。同时，财务人员也要学习先进的管理理念，不断提升自身的管理水平。

参考文献：

新时期如何加强档案信息化管理 篇6

关键词：档案；信息化；重要性

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、事业单位的档案管理实现信息化的必要性

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行信息化建设。

三、制定事业单位的档案管理信息化的总体规划

在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

四、建立起一个实用的档案信息网站

档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相關的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。

还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系统，这是实现档案管理信息化的一种重要条件。软件适应了网络管理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度，等等。

五、逐渐实现档案管理的信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应长期共存，相互补充。

六、档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

七、档案的信息化建设要有对档案人员的素质要求

档案人员应该更新观念，调整心态，不断学习并掌握必要的网络知识和技术，对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理，使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，满足企事业单位的科研、管理和生产的最大需求。

新时期档案信息化建设 篇7

1 人事档案管理信息化建设意义

1.1 有利于实现人事档案现代化管理

人们生活在强大的信息时代, 对各类信息的挖掘并形成资源价值是时代的要求, 对人事档案管理纳入信息化建设, 实现人事档案的现代化管理是当前需要解决的重点问题, 只有不断顺应时代潮流, 才能把笨拙的工作转换成灵活的流程, 只有实现档案管理信息化, 才能从根本上提高人事档案管理工作效率。

1.2 有利于实现人事档案信息资源的共享

信息化加强关联效应, 通过不同信息的交叉管理应用, 可以转化成不同的商机, 可以说, 信息资源已经提升为现代市场经济条件下的一种重要战略资源。加强对人事档案管理的信息化建设工作, 有利于发挥人才最大价值、有利于实现人事档案信息资源共享、有利于为现代化建设服务, 通过科学的管理, 对人事信息进行加密, 推进人才建设发展。

1.3 有利于方便对人事档案信息的查阅

以往查询一个档案需要很长时间, 现在却不同了, 不同的信息通过计算机集成处理, 多么复杂的数据都迎刃而解, 变得简化起来。数字化和电子化极大的便利了档案查询流程, 馆藏人事资料和纸质档案信息已经被告高数字化取代, 方便人们对人事档案信息的随时查阅, 更好地发挥档案使用价值。

1.4 有利于开发和利用档案资源

计算机信息技术使档案信息资源开发和利用效率大大增加, 在人事档案管理工作中起到重要作用, 这种全新的管理模式, 促进了管理方式的转变, 特别是推进了人事档案的利用率, 人事档案就是为人事工作服务的, 通过对软件的开发应用, 可以建立多层次、立体化、全方位的人事档案资源集成模式, 这种科学的管理模式, 完全满足了当今时代对档案工作的各种需求, 符合社会发展, 服务了经济建设。

2 人事档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 基础设施的配备不完善

有的地区不能完全实现电子管理, 有的地区实现了计算机管理, 但却不能联网, 不同的差异造成我国档案信息还不够健全, 有的地方或单位, 在现代信息如此发达的情况下, 依然保持传统的人工管理, 对现代管理科学持怀疑态度, 不重视电子信息管理, 对基础设施配备不全, 特别是基础设施的计算机、扫描仪、网络等缺失。影响了人事档案信息的发展和有效传输。

2.2 缺乏统一规范的信息化管理标准

有的单位因为不想公开信息, 没有把人才信息公布出来, 或者只通过局域网进行内部管理, 人事档案管理信息化建设不科学, 实现信息管理的前提是标准和依据, 只有标准完善了, 才能确保人事档案信息的质量, 实现作用功能。现实是, 有些单位从自身利益出发进行管理, 并没有形成统一规范的管理标准, 造成档案信息网络不够通畅, 无法实现档案资源的共享, 使现代档案管理不能充分展示其强大的功能。

2.3 档案管理人员的综合素质较低

档案管理的好坏关键在人, 管理人员的专业水平和综合素质是决定档案管理的重要因素。我国还没有人事档案管理高素质专业人才, 许多管理人员都是临时的, 或者不够专业, 整体维持在一个较低的水平内, 在现代信息手段高度发达的今天, 远远无法满足人事档案信息化管理要求。有些管理人员粗心大意, 档案输入信息, 为人事档案资源的管理和使用带来较大的风险。

3 人事档案管理的信息化建设对策

3.1 配备先进的技术设备

要想很好的进行科学管理, 就要不断加大投入力度, 购买先进的技术设备, 实现技术设备的快速更新, 建立一套完整健全的网络信息管理系统, 这是人事档案信息化管理的重要硬件设备, 是信息化管理的物质基础, 也是进行档案信息传输和共享的主要方式。通过科学的管理, 提高人事档案信息化管理工作的效率, 推动人事档案管理向现代化发展。

3.2 实现人事档案信息资源的数据化

目前, 我国各级人事档案管理不完全是电子化的, 还有纸质材料, 这是我国现行体制决定的。档案管理部门要同时对两者进行收集并形成管理系统, 通过信息维护将原始档案信息和档案资料录入微机, 最终建立一个全国范围的人事档案信息数据库。

3.3 确保人事档案信息的安全

实现信息资源共享与信息安全是共存的, 二者相互协调统一。只有不断强化档案信息安全, 才能保证信息不泄漏。在档案信息真实性的前提下, 需要各级档案管理部门一定要加强网络权限建设, 加大安全保护措施, 对违法泄漏使用信息的情况, 要做到严格执法, 加大打击层面, 保证网络安全可靠。档案管理人员要做到严格按照规章制度办事, 不能随意泄漏相关人员的信息, 为实现人事档案信息的安全提供多重保障。

3.4 提高人事档案管理服务水平

利用计算机将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工, 通过不同载体实现数字存储, 形成远程传输和交流, 满足人们对人事档案信息的各种需求, 提高人事档案管理工作的服务水平。这就需要进一步提高人事档案管理工作的服务水平, 不断开发创新各项环节流程, 使人事档案发挥更大的作用。

4 结语

计算机技术普及到了人事档案管理工作的各个方面, 已经完全实现了由传统纸质档案向电子档案管理的转化, 提高了管理工作效率。今后要进一步加强对计算机和软件的应用熟练程度, 提升素质, 加强安全管理, 提速人事档案信息化建设步伐, 使人事档案信息管理工作能够在社会和人们生产、生活中发挥更大的积极促进作用。

参考文献

[1]姜以敏, 于霞.加强人事档案管理信息化建设[J].黑龙江档案, 2008 (3) :67.

[2]彭芬辉.人事档案信息化管理之我见[J].湖南行政学院学报, 2009 (3) :20-21.

新时期档案信息化建设 篇8

关键词：新时期,医院,人事档案管理,信息化

医院人事档案中记录的大部分信息都关系到员工的个人利益, 具有充分的法律效益及证据作用, 在职工进行职称评定、绩效考核、加薪升职时具有重要的参考价值。医院人事档案管理就是对医院人力资源信息进行全面开发和利用, 将其转变为经济形态的效益, 来推动医院的长久发展。因此可以说医院人事档案的管理水平会直接影响医院的经济效益。而医院人事档案信息化建设就是医院在人事档案管理过程中运用计算机和网络等现代化信息技术使医院的人事档案管理工作中的储存、查找、利用等环境更加方便、准确, 为医院的发展做出了极大的贡献。

一、医院人事档案管理信息化建设的重要性

首先, 人事档案资源对医院的决策及管理有着重要作用, 在新时期加强医院人事档案管理信息化建设是医院实现可持续发展的必然趋势。在人力资源管理方式及医疗体系管理方式同步改革的条件下, 人事档案管理工作显得尤为重要, 因此加强人事档案管理的水平, 启用人事档案管理信息化建设对于人事档案信息资源的有效利用来说是一个必要环节, 是人事档案资源得到更有效利用的催化剂。

其次, 信息化建设可以在医院局域网的帮助下人事档案管理网络平台, 集储存、传递、共享、修改等功能为一体, 在实现档案信息高度共享的条件下预防各个部门输入相同的数据, 使劳动力得到有效充分的利用。当人事档案信息一旦发生更新, 管理人员便可通过局域网在平台上进行快速更新, 使各个部门都能及时接收到最新信息, 确保了信息的时效性。

最后, 医院还可以在信息化人事档案管理系统中对部分人员进行访问授权, 有人事档案查询需求的人员只需开通权限, 便可利用人事档案管理信息化平台进行信息查询, 有效弥补了之前人工查询服务费时、费力、费人等缺点, 为医院降低了服务成本, 同时也提高了医院的服务质量。

二、现阶段我国医院人事档案信息化管理中存在的问题

1. 医院对人事档案信息化管理工作缺乏重视

在我国大部分医疗机构中, 都是将医疗事业作为医院管理的重心, 所有资源都用在医疗、护理等能够为医院直接创造效益的工作中, 而人事档案管理工作一直以来仅仅被作为一项可有可无的辅助工作, 没有得到应有的重视, 不仅在资源投入上受到忽略, 对于人事档案信息开发利用所产生效益的宣传不到位, 导致目前为止仍有很多医院高层领导及人事档案管理人员都没有正确意识到人事档案信息化管理将会给医院带来多大的福音, 对人事档案管理工作的重视度不高, 使人事档案管理系统没有得到有效利用, 最终导致人事档案信息化系统的建设步伐原地不动。

2. 医院在人事档案信息化建设上缺乏资源投入

由于医院领导对人事档案信息化建设缺乏重视, 直接导致医院在建设上的硬件投入较少, 特别是对于一些发展中的医院来说, 本身医疗所需空间就非常紧张, 档案管理用房就更少, 且所使用的档案管理器材陈旧不堪, 没有足够的资金进行更新换代, 无法满足人事档案信息化管理的基本要求。在人员方面, 医院不愿花费高额成本来聘请或培养既熟悉法律知识又掌握计算机技巧的综合型人才, 现有的档案管理工作人员通常只是以兼职形式存在的, 他们对于档案管理知识缺乏专业、系统的培训, 在管理方式上沿用较为传统的模式, 不能在原有工作基础上进行创新, 除此之外, 由于大部分档案管理工作人员都是以兼职为主, 因此他们并不能将全部精力用在档案管理工作上, 而是仅限于将手头工作按任务完成。

3. 医院人事档案管理信息化建设制度不健全

只有不断实践不断累积, 才能从较高的角度去建设一个完善的人事档案管理信息系统。在档案管理信息化建设工作中, 虽然有《档案法》及《全国档案系统信息化建设实施纲要》等相关法律法规及制度进行规范, 但是在实践方面的落实不到位, 且目前为止我国并没有针对医院档案的信息化管理工作颁布具有较高约束力的法律法规及具体实施细则, 在这种没有制度进行约束的情况之下, 更不用谈具体的实施规范了, 那么人事档案信息化工作在这种没有制度保障的条件下只能流于形式了。

三、医院人事档案管理信息化建设的具体措施

1. 加强医院领导对人事档案信息化建设的重视度

随着医院的不断发展与扩张, 优秀的人才队伍显得更加重要了, 医院的可持续发展需要得到人才的支持, 因此医院对综合人才的需求量与日俱增。传统的人事档案管理模式需要花费大量的人力资源与时间, 医院若想从传统的人事档案管理模式中解脱出来。就必须改变现状, 首先从改变观念开始, 加强自身对于信息化的认识, 尤其是作为医院的领导人物, 更需要加强对于人事档案信息化建设的重视度, 将人事档案信息化建设工作作为人事档案管理改革的首要步骤。将信息化建设工作从源头抓起, 加强信息化知识的学习, 使医院从上至下人人都对信息化建设工作具有高度认识。在提高认识的基础之上, 进一步完善人事档案管理制度, 明确档案管理工作的总负责人, 将所有规范制度落实到具体工作当中, 充分激发管理人员的参与积极性, 建立专门的档案管理委员会, 共同研讨统一的标准, 促使信息化建设工作越来越规范有序。

2. 加强硬件设施及人力资源的投资力度

首先, 硬件设施建设是医院人事档案信息资源使用的基础。医院应在原有的硬件设施基础之上进一步加强投入, 建立专门的档案管理室, 并使档案管理室达到防潮防尘防火等基本要求。建立单独的档案阅览室, 使档案管理室、档案阅读室、档案办公室分开设置。除此之外, 医院还应采购基础的档案管理设备, 例如计算机、复印件、打印机、网络系统、文件夹、打包机等, 为医院人事档案信息化建设工作提供优质的物质基础。其次, 医院必须培养一批综合能力较强的档案管理团队作为人事档案信息化建设工作的保障, 人事档案管理人才是档案信息化建设工作的必要条件, 医院应将人事档案管理员的培训计划纳入全员年度培训计划中, 从各方面提高档案管理人员的综合素质。在选取档案管理工作人员时, 必须按照严格的考核制度进行, 要求档案管理人员具有坚定的个人立场, 坚决不泄密不传密, 以此来确保档案信息的安全性, 并不断给档案管理人员进行职业道德方面的教育, 不断提高员工对于档案的保密意识。与此同时再利用专业培训及继续教育等方式来不断更新档案管理人员的知识体系, 加强其实务应用能力。

3. 完善人事档案管理相关制度

医院应全面按照《全国档案系统信息化建设实施纲要》的要求, 并参照《医药卫生档案管理办法》, 建立一套科学、合理、完善、可行性高的人事档案管理体系。使档案管理工作的基础业务形成标准及规范的文字要求, 并结合医院实际情况为医院的档案工作制定一套具体的考核标准, 为医院人事档案信息化建设工作提供制度上的保障。在具体制度落实方面, 医院应在充分比较的基础上, 选择一套与医院现状相符合、可操作性较高的人事档案信息管理系统, 并通过网络在人事档案信息管理系统中对员工进行日常考核及检查。除此之外, 医院还应把人事档案管理信息化建设工作列入医院管理目标范畴之内, 并将责任分解到每一个人身上, 通过全体员工的努力来共同提高医院人事档案信息化建设的进程。

四、结束语

综上可知, 在医疗体制改革不断深化的基础上, 我国计算机网络技术也在不断深入医院的日常应用, 为了能够让医院的人事档案管理工作实现最大化效益, 并为医院提供最全面、准确的人事档案管理信息, 为医院及个人创造更多的经济效益, 医院必须结合自身的发展趋势, 加强人事档案管理信息化的建设进度, 使医院的人事档案信息化建设工作得到稳步、持续的发展。医院可以从提高领导重视度、加强资源投入、加强制度建设等方面着手, 将人事档案信息化建设工作落实到各个角度, 最后实现人事档案信息的充分开发及利用, 使其创造的效益得到最大化, 为医院的可持续发展提供良好的物质基础及人才基础。

参考文献

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[4]杜振强.浅谈医院人事档案管理存在的问题及对策[J].管理观察, 2012, (5) :218.

新时期医院档案的信息化管理 篇9

一、医院档案信息化管理的重要性及必要性

(一) 档案信息化能够改善档案管理模式, 有利于保护档案原件。传统的档案归档方式中, 档案资料以纸质形式为主, 随着时间的推移, 档案资料的积累, 数量越来越多, 占用了大量的存储空间。另外, 由于纸张的特性, 档案库房要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作, 过多借阅也极易造成档案原件损坏甚至丢失, 在管理模式上存在着管理成本高, 使用效率低, 原件容易损坏等问题。将各类医院档案信息化处理以后, 极大限度地提高了档案的使用效率, 档案信息更加形象、直观, 方便了档案检索和利用, 并且节省了大量的储存空间以及人力、物力和财力资源, 同时又保障了档案原件的安全。

(二) 档案信息化可以使档案的检索和使用更加快捷方便, 有利于档案信息资源的整合和共享。以往手工方式查询档案资料, 需要耗费大量的时间和人力, 有时还不一定能达到目的。有时医院的不同部门, 不同科室之间, 需要随时调阅有关档案时还存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后, 采用了电子目录和电子文档归档, 使用快捷的电子信息查询系统, 使用时只需输入关键词, 相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法, 检索速度快、效率高、范围广, 同时还可以采用电子加密技术对档案进行加密。利用医院全院电脑联网, 有利于医院各职能部门、各医疗科室按需浏览, 并能够随机存取, 提高了档案原件的利用率, 最大限度地实现档案信息资源的共享。

二、目前医院档案管理存在的主要问题

(一) 档案意识不强, 档案利用率低。

档案收集工作具有涉及部门多、材料分散的特点。有的档案管理人员管理意识比较薄弱, 档案收集归档过程缓慢, 甚至为了自己工作上的方便, 文件资料不按规定及时移交、归档, 给档案的保存、查找和利用带来很大的困难。很多会议不注重形成会议记录, 会议相关材料收集不全;拍摄的重要会议照片没有专人保存, 各自存放;各种奖状、奖杯、证书等特种载体档案收集不完整。这种分室保存, 分散管理, 不但违反档案工作原则, 而且也不能充分发挥档案部门提供信息服务的作用。还有的兼职档案员因为对医院档案内容界定不清因此造成档案收集不全, 利用率不高。

(二) 档案管理模式陈旧, 档案管理人员业务水平落后。

档案管理的技术方法仍比较落后, 依然采用手工管理和经验管理, 档案工作人员不仅要花很大的时间和精力去整理和编制目录, 而且在查询利用档案资料时, 要依靠对档案材料、索引目录的熟悉程度人工翻阅检索, 花费大量的时间且极容易漏查信息。此外, 许多医院对档案管理人才培养重视不足, 档案管理人员培训进修机会少, 导致档案管理人员知识更新速度较慢, 档案管理意识和管理水平滞后。总体来说, 档案管理队伍的专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要, 熟悉档案管理规定和流程, 能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

(三) 领导重视程度不够, 硬件投入不足。

许多医院领导干部没有认识到档案工作是医院管理工作中的重要组成部分, 甚至认为档案工作可有可无。这种领导意识使档案工作形成了封闭型和半封闭型的管理模式, 档案工作少人问津, 造成了档案收集的困难和查阅利用的不便。档案资料多为纸质或照片等, 对存储库房的温度、湿度、通风和防火防虫等条件要求较高, 许多医院用于存储档案的库房狭小, 环境不达标, 不利于档案的长久保存。有的医院虽然有先进的计算机设备, 但没有配备先进的档案管理软件系统, 不利于档案的利用和开发。

三、实现医院信息化管理的对策建议

(一) 加强组织领导, 重视宣传教育, 不断提高档案管理意识。

随着医疗改革的深入和医院的发展, 档案收集的广度、深度不断扩展, 不同载体的档案数量快速增长, 这些档案记载着医院业务活动中的点滴经验和教训, 对今后的医学科研、教学以及医院管理, 基建维修和改造、设备维护, 职称考评都有着重要的参考作用。因此, 需要加大资金、人力和场所的投入, 加强基础设施建设。档案室负责人应向领导宣传档案信息化工作所带来的优势, 建议医院分管领导在档案工作会议上强调医院档案信息化管理的重要性并提出具体要求。同时向各科室进行宣传, 增强各科室人员档案信息化管理意识, 加强兼职档案员之间的沟通协调, 促使医院档案信息化工作顺利开展。

(二) 建立健全相关制度, 落实责任, 促进档案工作规范化、标准化管理。

根据档案管理相关规定, 结合医院自身情况, 详细制定档案管理制度, 建立档案管理激励机制, 规范档案存储的范围、保存期限及移交时间。各职能科室设兼职档案员, 负责收集整理本部门在日常工作中形成的具有参考利用价值的文件、声像等资料, 详细分工, 落实责任, 定期向档案室移交。

(三) 加大档案管理员培训力度, 提高档案管理业务水平。

基层档案管理人员的素质直接影响档案管理水平, 因此, 在医院人才培养计划中, 适当加大档案管理人才培养比重, 把档案管理纳入学科建设范围, 必将大大激发档案管理人员的工作动力和创新意识。医院应当定期组织档案管理培训, 系统学习档案管理知识, 特别是在计算机技术、网络知识、档案数据信息库及信息设备的运用等方面, 培养一批复合型档案管理人员;选派优秀的档案管理人员外出进修或到其他医院进行参观交流, 吸收先进的管理模式和管理技术;同时加大考核力度, 逐渐形成以学习促创新、以创新促发展的良好氛围。

(四) 充分利用计算机网络资源, 实现档案资源的充分利用和开发。

对珍贵的历史资料进行扫描用电子文件的形式进行收藏、查阅, 不但可以有效的保护档案原件, 避免原件因翻查过度造成损坏, 同时也可以使其通过网络传阅, 极大提高了利用效率。引进档案管理电子软件, 实现电子录入、检索和管理。使用具有统一格式的软件系统, 编制检索工具, 可以将档案检索从传统繁琐的手工劳动中解放出来, 极大地提高了查阅速度和准确度。随着医院的发展, 各个部门对高价值档案信息的需求量越来越大, 计算机具有存储量丰富而广泛的特点, 医院的党务工作、行政管理、医学教研、合同协议, 甚至基建图纸都可用计算机来处理, 采用电子化存储, 既可以节省空间, 又能方便查阅。虽然档案信息化极大地提高的档案管理效率, 但也存在网络信息安全方面的风险, 因此, 应当建立保密制度、提高保密意识, 定期维护软件系统, 备份信息, 确保信息资源安全。

在档案管理信息化建设进程中, 如何加强医院档案管理, 以满足医院档案信息的利用需求, 建立一个高效、科学、完整的档案管理体系是医院档案管理工作的首要工作。我们要在充分认识到档案信息化管理的重要性, 不断提高自身素质, 熟练运用现代设备和信息技术的基础上创造性地开展工作, 使档案工作更好的服务于医院医疗、教研、管理等各项事业的发展。

参考文献

[1].孟世恩, 王颖, 何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究, 2004, 5

[2].王贤会, 贺冰, 曹军民.档案信息化建设带来的变革与启示[J].中国档案, 2006, 4

新时期档案管理信息化对策探讨 篇10

1 档案管理信息化及其意义

档案管理信息化就是指利用计算机和网络对档案信息的进行收集、传输以及储存的活动。真正意义上的档案管理信息化有两个内容:分别是档案信息数字化、档案传递的网络化。档案管理的信息化只是一种档案管理的方法, 在管理的过程中还是要遵循档案管理法规。档案管理的信息化是档案管理发展趋势, 对于档案管理工作的顺利开展非常深远的意义。

利用信息化手段开展档案管理工作的意义主要有以下三点:第一, 有效改善档案管理工作。在实行信息化档案管理之后, 才能促进档案管理职能的转变, 冲破管理中的各种限制, 从而为档案信息使用者提供更好的服务。第二, 对档案信息的开发和利用有很重要意义。利用信息化手段开展档案管理工作, 可以使档案信息更加的系统, 最大限度的挖掘档案信息价值, 提高档案信息的利用率。第三, 扩大了档案服务范围, 因为在信息化的管理中, 档案信息可以进行拷贝, 总的信息占据的空间较小, 而且档案信息的传输比较快, 能及时将档案信息传递给需要的人员。

虽然档案管理信息化给档案管理工作效率的提高带来了很大的好处, 但是利用信息技术开展档案管理工作也存在一定的问题, 档案信息的安全性就是最突出的问题, 因为信息化管理中要使用计算机软件和网络, 而这两者受到外界不法分子的入侵较多, 所以档案信息被非法窃取和丢失的现象严重。

2 新时期加强档案管理信息化的策略

2.1 加强设备建设

要实现档案管理的信息化最基本的是要完善软硬件设施。第一, 完善硬件设施。在档案信息化管理中不仅需要使用到计算机设备, 而且光盘刻录机、扫描仪等设施也是不能缺少的, 要加大在信息化管理的中的投入, 配备完善的硬件管理设施, 同时要完善网络的敷设, 保证将信息使用主体与档案管理设备联系在一起。第二, 要选择合适的管理软件, 在当前很多信息化管理中软件的使用不当, 很多管理软件中漏洞比较多, 在档案管理中安全隐患比较多。为了有效解决这种情况要对管理系统的技术成熟度深入研究, 选择各方面技术比较成熟的软件。

2.2 建立完善的信息化管理制度

档案管理工作本来就是一项比较复杂的工作档案管理人员不仅要对信息进行加工处理, 还要负责档案信息的收集, 而信息化管理模式中, 管理的内容就更多的, 为了保障管理工作的顺利进行必须要建立完善的档案信息化管理制度。第一, 档案管理部门应该根据档案管理信息化的需要对各项管理流程的管理人员的行为进行有效的规范和控制, 对于信息化管理的各个步骤形成严格的约束。第二, 要建立安全管理制度。针对电子档案信息丢失和泄漏等情况制定安全管理制度, 对档案管理系统的操作等都严格限制, 设置权限。第三, 要完善责任制。对档案管理人员的责任不断落实, 增强他们的责任意识, 在档案管理中可以进行自我的控制, 有效提高档案管理工作效率。

2.3 建立统一的档案管理标准

档案管理信息化是一种管理手段, 其目的是实现档案资源, 利用的最大化。因为在档案管理中各个环节的工作方法是千差万别的, 在信息化管理中要做到档案信息共享就比较麻烦。所以有必要建立统一的档案管理标准, 对于档案的整理、档案的统计、档案的服务标准等进行统一, 以此作为衡量档案管理工作的标准。通过这样的标准的建立, 档案信息在网络中传递的时候就可以畅行无阻, 在档案信息使用中就能做到资源的共享。

2.4 加强档案管理队伍建设

档案管理人员对档案管理水平的影响是比较深远的, 信息化的档案管理使用到的各种设备、技术比较多, 所以对档案管理人员的素质也有了新的要求。档案管理人员不仅要有专门的档案管理知识, 而且对一些设备操作和技术使用要非常熟练, 高素质的档案管理人员是档案管理信息化的需要。所以档案管理部门应该加强对档案管理人员的培训, 不仅要让他们在培训中掌握最新的档案管理理念和管理方法, 而且重点是要对他们的计算机技术、信息技术以及网络技术等进行加强, 提高他们的综合素质, 从而能更好的适应信息化管理的需要。

3 结论

总之, 信息化档案管理是未来档案管理的趋势, 档案管理部门要提高信息化档案管理水平首先要转变观念, 树立现代化的档案管理理念, 建立完善的档案管理信息化制度, 加强对档案管理各个环节的控制。为了实现档案信息共享, 针对的档案信息化管理的各个环节建立统一的管理标准, 另外档案管理部门还应该不断加强管理人员的素质, 让他们掌握现代化的管理知识和操作技术。

摘要：档案管理信息化就是指利用计算机和网络对档案信息的进行收集、传输以及储存的活动。档案管理的信息化是档案管理发展趋势, 对于档案管理工作的顺利开展有非常深远的意义。在新时期要对档案信息化管理中存在的问题进行研究, 从而不断提高档案管理信息化水平。对档案管理信息化的意义做了阐述, 同时也对新时期档案管理信息化的对策做了简单分析。

关键词：信息化,档案管理,制度

参考文献

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[3]戴玉霞.浅议档案管理信息化[J].黑龙江科技信息, 2010, (29) .

新时期档案信息化建设 篇11

[关键词]档案信息资源；开发利用；途径

档案是单位内部在长期工作的过程中，对于科研、生产、会议等重要活动的资料记载，将各项信息经过分析整理最后汇编，形成档案信息资料。而这些档案信息资源对于单位内部开展的各项具有价值的业务都有详细的记载，对档案信息资源的内容进行研究，进而开发利用，会从中获取更有价值的信息，从而为单位的发展提供有利的依据。所以应该注重对档案信息资源的开发利用，最大限度的发挥档案信息资源的价值。

一、强化档案开发利用意识

档案信息资源是单位内部具有重要价值的资源，所以应该善于利用档案信息资源，尤其是在市场竞争愈加激烈的时代背景下，应该以战略性的视角去对档案信息资源开发和利用，从而发掘档案资源的最大价值。这就需要强化人的主观能动意识，将开发利用档案信息资源作为重要战略部署，在思想上意识到档案信息资源的重要性，从而将对其进行的开发利用作为强化可持续发展的动力。

二、树立以人为本的思想，加强档案工作的制度化建设

档案人员的主动性、积极性和创造性是实现资源开发利用的内在动力。要树立以人为本的思想，以档案管理人员为主体，档案管理人员与专家相结合，开拓思路，加强力量，整合资源，形成整体优势，按照科学发展观的要求，有计划地梳理档案资源，扩大档案资源的外延，丰富档案资源的内涵，发挥计算机档案管理系统的优势，利用现代化的管理工具，提供快捷、高效的档案信息服务，实现档案信息资源共享。加强制度化建设是档案工作健康、有序发展的根本保证。必须按照《档案法》及国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定出科学的、操作性强的管理制度，建立健全岗位责任制，规范归档机制，将依法治档和行业管理相结合，完善业务标准，通过制度明确各自的工作目标，提高档案资源的利用效率，使档案资源的开发利用纳入规范化的轨道。

三、加快档案管理信息化建设进程

档案信息化建设是时代发展的必然趋势，也是科学技术发展到一定阶段的必然产物。为了提高档案资源开发利用的效率，应该加强对档案管理的信息化建设进程，将整个档案系统实行联网管理，为档案资源提供网络交流平台，从而实现信息共享，最大程度的挖掘档案信息资源的利用价值。在强化档案信息化建设的过程中，应该做好安全管理工作，对档案资源进行分级，实现分级公开。网上检索平台的创建，有利于加快信息资源的流通，提高档案开发利用的效率，所以信息化建设势在必行。

四、抓好源头建设，夯实基础，丰富馆藏

档案资源建设是影响档案事业发展的关键因素。要发展档案事业必须从源头抓起，如果离开了扎实的基础工作，档案资源就成了无源之水、无本之木。档案资源的收集涉及的范围广、人员多，每个档案工作者都要参与、关注档案收集工作，在思想上认识到收集档案资料的重要性，养成收集的职业习惯。档案管理人员要全面收集、整理档案材料，全过程跟踪，确保档案的完整性、准确性、系统性，要积极主动地向档案形成部门搜集材料，不断丰富馆藏资源，优化馆藏结构，保证档案的质量，为档案资源的开发利用奠定良好的基础。

档案资源的开发利用依赖于丰富馆藏。丰富馆藏包括数量的发展和质量的提高，没有数量就无质量可言，而没有质量的馆藏，无论数量有多少，都难以为需求者提供有价值的信息服务。拥有丰富优质的馆藏资源是档案工作者开展服务的物质前提和基础，档案管理人员要把丰富馆藏和改善馆藏结构作为档案部门服务的根本保证，结合本单位档案形成的规律和特点，强化依法进馆，拓宽信息来源渠道，加大征集力度，确保馆藏质量，为本单位的领导决策、经济建设、编史修志等工作提供丰富的、有价值的信息资源。

五、加强人才队伍建设，提高服务质量

档案管理是一项比较复杂而系统的工作，所以应该加强档案管理人员队伍建设，打造一支优秀的档案管理队伍。档案管理人员需要具有扎实的专业知识，熟练档案管理的具体流程和规范标准，并且还要具有高尚的道德品质，认识到档案开发利用工作的重要性。所以在档案管理人才队伍建设中，一方面要注重对人才的引进机制，提供较好的工作条件。另一方面要加强在职人员的培训工作，定期开展各种专业技能培训，在专业理论知识以及相关领域不断扩展。只有具备优秀的人才队伍，才能够提供高质量的服务，从而推动档案信息资源开发利用的进程。

六、优化整合资源

将各项资源进行整合，进而优化配置，发挥出最大的价值。所谓整合资源就是在一个单位内，经过统筹规划下的收集、整理、鉴定与组合，使全部对单位具有价值的档案资源，形成一个结构合理、配置优化的信息系统。档案资源建设必须有全局意识和整体观念，必须着眼于整个单位，既要立足于过去和现在已有的档案，又应着眼于正在形成和将要形成的档案，用动态和发展的眼光去规划未来。要科学整合、深层次开发档案资源，并逐步实现数据资源、应用系统的整合。

七、结束语

档案信息资源融合了众多具有价值的信息，所以提高档案信息资源的开发利用水平，能够为单位的发展创造有利的条件。在推动档案信息资源开发利用的过程中，需要建立完善的管理体系，健全内部组织结构，强化档案开发利用意识，加快档案信息化建设进程，打造优秀的人才管理队伍，优化整合各项资源，从而最大限度的发挥档案信息资源的价值，为档案信息资源的开发利用奠定坚实的基础。

参考文献

[1]刘颜秋.浅谈基于网络环境下的档案创新服务[J].中国科技财富，2011（24）.

[2]王永华.谈如何提升档案工作在高校中的影响力[J].郑州铁路职业技术学院学报，2009（2）.

[3]辛娜.档案信息资源开发与利用的有效性分析[J].辽宁经济，2010（8）.

新时期档案信息化建设 篇12

人事档案是人事管理制度的一项特色, 作为学历、身份、资历等方面的证据, 是记载个人人生轨迹的重要依据。随着经济政治体制不断深化改革, 人事制度的改革、学历、聘任、考核、晋升等需要入档的材料不断增多, 给人事档案材料的收集提出了新要求。

信息化正在使市场竞争及企业管理模式发生巨大的变化, 它已成为企业提升核心竞争力的“法宝”之一。信息化对疾控中心工作传统理念与管理方法带来了十分明显的变革和冲击。只有加速信息化建设, 才能尽快实现各项管理工作的现代化、数字化, 而人事档案管理的信息化建设是实现管理现代化的重要组成部分。

二、人事档案管理的现状及问题

因为档案需长期保存, 为避免纸质受潮、火灾及虫蚀等破坏, 需要每年投入大量人力、物力、财力进行维护, 而仍然有其他方面的担忧。

各种类型的人事档案资料越交越齐全, 对档案柜的需求也随之增加。随着人事管理体系的不断完善, 所要保存的表格、资料也越来越多, 对档案柜的需求也逐渐增加。如何对档案资料完好、齐全地保存, 成为人事档案管理工作不可避免的问题。

工作中需要对人事档案反复查阅, 造成原件受损或遗失的情况难以避免, 这就给人事档案保管工作带来困扰。

要求电子版档案存档后, 由此产生的大量电子版文档的收集、查阅、管理、应用等问题, 还有待进一步全面解决。

在信息化管理方面存在的问题:人事档案管理工作来说, 管理模式及理念较为落后。 (1) 管理方法陈旧落后。很多单位部门在人事档案管理中仍基本采用手工整理的方式, 一些新兴技术手段, 还没有普及应用, 有些单位虽然已使用信息技术手段管理人事档案, 但并没有实现全面的信息化、数字化。 (2) 档案内容不科学。内容基本语言格式化, 缺乏具有个性化及深入的认识与评价。

三、人事档案信息化管理的必要性

作为服务性工作, 人事档案管理工作的意义取决于它为企事业单位服务的水平和效果。如何做好服务工作, 是该项工作的永恒主题。有了信息化的支持, 人事档案管理必然会起到巨大作用。

(1) 统计数据需要现代信息技术的支持。对大量档案信息数据做统计分析, 如果没有现代信息技术的支持和利用, 是很难做到的。通过运用现代信息化技术, 统计分析和开发利用人事档案信息数据, 使人事档案工作由封闭管理向主动服务转变, 以提高人事档案管理水平, 也使人事档案管理工作更好地提供服务, 使其变得更有生机和活力。

(2) 降低管理成本、提高档案利用效率。人事档案是在长期的实践活动中形成的具有保存价值的各种文件材料, 它是个人重大活动的真实记录。利用信息化技术提高人事档案管理水平, 推进档案信息化管理, 是强化人才战略不可缺少的。

四、人事档案信息化管理的实施

(1) 转变传统理念, 实现自我价值。老一辈人事档案管理人员受传统的观念影响, 认为人事档案管理只是简单收、发工作, 忽视其他影响。随着新时期思想的转变, 对人事档案管理工作的宣传和教育也逐渐开展, 使全体人员尤其是人事档案管理人员对档案管理工作有了积极认识。人事档案管理人员积极进取, 对自己工作各方面都做出相应调整和重新定位, 改变过去仓库保管员、收摊看点的形象。

(2) 人事档案信息数据库的建立, 通过信息网络实现资源共享。在人事档案管理现阶段逐步向电子档案管理的方向发展, 利用计算机和网络电子操作能够完成人事档案管理工作, 并可通过网络实现人事档案信息的动态管理。数据库系统使用的软件进行统一管理, 统一维护, 档案信息软件和格式是一致的。这可以有效地减少切换时间和一次档案信息输入的难度, 同时也为各层次之间的数据通讯和数据共享更容易;保密安全人员人事档案数据库, 文件的安全性。

(3) 积极全面开展人事档案管理信息化工作。根据档案信息化建设的需要, 在坚持文档一体化原则的基础上, 把档案信息化纳入办公自动化的总体布局, 把电子文件归档和电子档案管理作为人事档案信息化工作的重点, 推进单位人事档案管理与信息化建设同步进行, 充分利用计算机及网络技术, 提高档案管理现代化水平。

(4) 人事档案反馈信息的收集、分析和汇编是加大档案信息资源开发力度、提高开发质量的重要措施。运用现代化手段进行档案信息资源的开发利用, 现代化设备在档案工作领域的应用为开发档案信息创造了优越的条件。因此, 应尽快使电子计算机全方位进入档案工作领域, 建立档案目录数据库和开放档案文件目录中心, 加大开放档案的力度, 拓宽档案利用的渠道;利用网络进行档案信息的存储、检索、分析、传递, 实现档案信息数字化;建立档案网站, 利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享。

(5) 建立建全各项规章制度。规章制度和标准规范是人事档案信息化建设的重要基础之一。将人事档案管理的国家标准规范与各单位具体情况相结合, 制定了适合自身的人事档案管理制度, 并要求员工必须执行并按程序办事。遵循以下原则: (1) 安全性原则。加强网络安全, 运用权限控制、访问控制、信息加密等策略, 充分保证人事档案信息的安全性。 (2) 规范性原则。 (3) 效益型原则, 做到按“需”逐步实现信息化。

五、结语

新时期人事档案信息化管理工作是多方面, 多层次的, 新形势下档案管理工作应该继承和弘扬一切先进思想和成功经验, 并在此基础上不断进行创新, 加大人事档案管理信息化建设的力度, 最大限度地发挥档案价值, 使人事档案工作更好地提供服务。

摘要：通过目前疾控中心人事档案管理的现状分析, 针对存在问题进行深入的研究, 结合新时期人事档案信息化建设的必要性, 给出了加强人事档案信息化管理工作的举措。意在解决当前人事档案管理中的问题, 为加强单位人事档案信息化管理提供参考。

关键词：人事档案,信息化管理,必要性

参考文献

[1]颜海.档案信息资源开发利用[M].武汉:武汉大学出版社, 2004.

[2]郑绍兴.人事档案纵览[J].中国人才, 2006 (17) .