企业档案信息化建设

企业档案信息化建设（共12篇）

企业档案信息化建设 篇1

企业档案是企业的重要信息资源, 企业档案信息化建设是企业信息化建设的有机组成部分, 也是企业档案管理创新的重要方面。进一步规范和加快企业档案信息化建设, 有效整合和利用档案信息资源, 充分发挥档案信息化在促进企业发展中的重要作用, 已成为企业档案工作者面临的重大课题。笔者结合多年工作实际, 从宏观层面上就大中型企业如何开展企业档案信息化建设谈几点看法。

一、企业档案信息化建设的实施原则

企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为宗旨, 把企业档案信息化纳入企业信息化建设总体规划, 并保持同步发展。要本着“统筹规划、统一标准、分步实施、循序渐进、安全保密、注重实效”的原则, 以企业信息化建设和档案工作发展需要为导向, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 以人才队伍建设为保障, 充分发挥信息化在企业档案工作中的重要作用, 逐步实现档案信息资源数字化、信息管理标准化和档案服务网络化, 为企业提供优质、快捷、高效的档案信息服务。

二、企业档案信息化建设的核心内容

1. 完善档案信息化基础设施设备。

配备必要的硬件设施, 输入设备 (计算机、高速扫描仪) 、打印输出设备 (打印机、绘图仪器等) 、复印设备、海量存储设备、服务器、光盘库等基础设备, 应满足配置适用、性能稳定的要求。拥有应用功能全面、操作简便、可升级发展的档案信息管理系统软件。提高计算机和网络技术的应用程度, 依托企业现有信息平台建立档案信息网络, 实现档案信息计算机网络化管理。

2. 建立健全企业档案信息化标准规范体系。

在档案信息化建设中, 必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准;结合企业的实际情况, 制定相关企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等方面的标准与规范及其实施细则。管理标准包括电子档案相关定义、归档、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、电子档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

3. 建立适应企业信息化要求的档案管理应用系统。

采用符合档案工作业务规范、档案管理基本要求、档案信息化建设规范标准和应用系统功能配置完善的档案管理软件, 应适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能, 能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据交换及格式转化的控制与管理。建立包含企业档案管理系统的办公局域网, 能够实现档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。充分利用和发挥网站的作用, 使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。有计划地上载开放档案目录和已公开的档案全文信息, 可实现电子档案资料的网络查阅和远程传输, 并能够保证查全率、查准率、高检索速度和低信息遗失率。

4. 加强档案信息资源建设。

积极推进档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设。推进企业档案案卷级和文件级目录计算机录入进程, 建立机读目录数据库, 并实现计算机编目和检索查询利用。可按照企业档案信息的重要程度, 分期分批对纸质档案以及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作, 做到当年产生的档案数据当年数字化, 并逐步提高历史档案数字化的比重。企业办公自动化和其它业务信息系统设立专门的电子档案收集接口, 进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统, 完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换, 实现档案信息系统与其它业务信息系统的无缝链接。

三、推进企业档案信息化建设的保障措施

1. 加强组织领导。

成立企业档案信息化建设领导小组及办公组织机构, 负责监督、指导、检查企业档案信息化建设的实施进度, 制定标准和规章制度, 保证档案信息化建设稳步推进。实行工作目标责任制, 分工负责, 责任到人, 保证档案信息化建设工作落到实处。

2. 确保资金投入。

企业要将企业档案信息化建设资金纳入企业信息化建设资金总预算, 保证并加大对企业档案信息化建设的资金投入, 确保购买引进必要设施设备、软件研发工作以及日常维护的经费。

3. 加强档案信息安全防护工作。

企业档案部门应严格遵守《档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规的规定, 建立起完善的档案信息安全保障体系和档案信息安全管理体制。从物理安全、信息资源安全和数据保密等方面切实加强对计算机档案管理系统的管理;加强对电子文件归档工作的监督和指导, 保证真实性、完整性和有效性。归档的电子文件必须保证三套, 一套在本单位档案部门保管, 一套在本单位提供利用, 一套异地保管;企业办公局域网要与外网实行物理隔离, 加强身份认证和密钥管理, 确保档案信息网络传输的安全。在开发利用档案信息资源建设工作中, 对已公开提供的档案进行查询的, 要通过身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施, 确保档案信息和系统安全。

4. 加强人才队伍建设。

要加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术的培训, 引导档案人员转变观念, 以适应档案工作从传统方式向现代化管理方式的转变。要加大对档案人员进行计算机应用基础知识、数字化技术、网络技术、现代管理技术的培训力度, 侧重对应用新技术、新设备、新方法能力的培养, 努力培养和造就一支既熟悉档案专业知识, 又了解信息技术的复合型人才队伍。

企业档案信息化建设 篇2

摘 要：对于广大社会企业而言，稳定的发展一直都是企业的重要追求目标。作为现代企业档案信息资源利用和开发的基础，企业档案建设的信息化是企业实现信息化的基本构成部分。我们必须充分认识到企业档案信息化建设的重要作用，并对其积极的进行推进，但这并不意味着企业档案信息化建设就是一帆风顺的，其过程中依然会存在诸多的问题，为了企业档案信息化建设的顺利、稳定发展，我们应该大力进行企业档案信息化建设的研究与探讨。因此，本文将对企业档案信息化建设的实践与思考进行研究分析，以期给相关研究者以有益借鉴。

关键词：企业档案；信息化；建设

随着信息技术的持续发展和普遍应用，在科学的管理方法和组织思想的指导下，通过高科技手段的利用与支撑，深入挖掘和有效整合企业档案信息资源，以推进企业档案的信息化建设，是现代企业实现持续发展的必由之路，也是确保企业档案工作科学性、有效性的重要基础。当前，企业档案管理工作的现状

随着经济社会的持续发展，企业档案管理的信息化越来越成为推动企业可持续发展的重要力量。但是，在实践操作过程中，我国企业档案管理工作特别是档案信息化建设仍存在着很多的问题。

1.1 缺乏优良的人才、技术和资金条件

当前，我国很多的社会企业对企业档案管理工作的重要性缺乏清晰的认识，企业的档案管理缺乏必要的技术和设备设施支撑，信息资源缺乏先进的数字技术设备承载，企业档案网站建设水平参差不齐，这是国内企业普遍面临的现状。怎样用电子版信息资源取代常规性的印刷资料，实现信息资源的真正共享，是我国大部分企业必须面对和思考的问题。企业档案管理工作中，高水平、高素质信息管理人才的缺乏，信息资源挖掘和开发的不足是我国企业推荐信息化建设所面临的重大困境之一。对于广大企业高层管理人员来说，由于各种条件的限制和自身思想认识的原因，他们不愿在档案信息化建设中投入过多的资金和精力，致使企业档案信息化建设资金严重缺乏，这也是这些问题产生的重要原因。

1.2 相关规范和标准的缺乏

缺乏科学的组织和规划是我国企业推进档案信息化建设过程中面临的又一突出问题，部分企业信息化建设的失败会在一定程度上影响企业企业信息化建设的正常开展。因此，为了确保企业档案信息化建设的标准性和规范性，我们必须重视统一标准和规范的建立和完善工作，用统一的建设标准和规范约束企业档案信息化的建设。但是，对于我国绝大部分社会企业来说，它们在档案管理中都没有进行过科学的规划，致使企业档案管理工作效率十分低下，低水平重复建设和各自为政的现象层出不穷，严重制约着企业信息资源的合理利用。同时，企业档案管理和规范的缺乏，也会在一定程度上影响档案管理工作人员工作积极性的发挥，进而会对企业预定目标的达成造成一定的干扰。

1.3 企业信息管理缺乏有效的衔接

我国企业档案管理工作由于管理机制的相对落后，其与企业的各管理、生产环节的联系相对有限，使得企业各部门之间缺乏有效的联络，企业档案信息资源管理与企业其他环节的信息管理之间缺乏有效的衔接。

1.4 企业档案资源的利用水平不高

尽管信息技术获得了非常快速的发展，但是，在企业信息资源管理过程中，企业的文书处理与生产活动和企业档案管理工作并为进行良好的结合，使得企业档案信息的管理工作效率非常有限，并逐渐成为我国企业档案信息资源管理建设中的一大弊病。在这种背景下，一体化的文档管理工作更是无从谈起。企业档案信息化建设的构想

2.1 提升信息化水平，构建信息化模式

为了实现档案管理工作的数据化和网络化，提升自身的信息化水平，社会广大企业必须强化自身设备设施的养护工作，加大对硬件设备建设工作的投入。尤其需要明确认识到多媒体技术的重要性，使其在档案信息化建设中充分发挥作用，建立完善的信息化档案数据库。及时检查、更新自身的档案信息操作系统，逐渐改善印刷档案的弊病，通过信息技术的充分应用来促进自身信息资源的高度共享。因此，必须强化多媒体的利用，建立完善的档案信息化模式，优化处理自身的电子信息资源，根据信息资源的性质和具体内容分类进行处理。

2.2 强化规范化和标准化建设

随着社会的持续发展和进步，企业档案管理工作的组织建设也应与时俱进，跟随社会的进步而不断发展，同时，企业也要不断加强自身的档案信息化建设和制度建设，以确保自身各项工作的有序进行。再者，为实现自身档案信息资源管理各环节中技术和业务的有序衔接，企业也必须同步进行档案信息化规范和标准的建设工作，规范自身的档案管理流程，为企业的坚持、持续发展奠定基础。

2.3 注重团队素质建设

随着信息技术的快速发展，我们逐渐步入了信息化时代，在这一时代背景中，综合性技术收到企业越来越多的青睐。特别是在企业档案信息化建设的过程中，企业更是必须注重自身人员素质的建设和提高的问题，强化信息化人才建设工作，通过采取各种有效手段，将档案资源的“管理者”升级为档案资源的“开发者”，为档案信息化建设奠定坚实的人才基础。因此，企业必须注重自身文化氛围的创设，为高素质、高水平的信息化人才创造更多的施展空间，提升自身的人才创新意识，通过教育培训、专题讲座、研究探讨等方式对信息化技术人才进行培训，建立一支理论知识丰富、专业技能过硬、综合素质水平较高、业务精良的专业管理团队，为档案信息化建设提供充足的人才资源支撑。

2.4 加强安全体系的信息化

作为档案管理工作的重要内容，信息安全在档案信息化建设中的作用理应受到充分的关注。因而，为了保证企业档案信息资源的安全，企业必须充分重视档案信息的安全防范工作。通常来讲，企业都是通过网络防火墙的安装来确保自身档案电子信息资料的安全的，但是，这并非是绝对的安全保障。为了提升自身数据资料额安全性，企业必须多措并举，采用多样化的安全防范措施。例如，对自身的计算机数据系统进行定期的防护和维护；对数字化档案实施加密防护等都是比较不错的信息安全体系手段。

企业档案管理信息化建设的意义

企业档案信息化建设旨在通过现代扫描、通讯、和网络技术的应用对企业档案资源管理进行完善和优化，其实质就是由以实体档案保管的传统档案管理模式向以网络化、数字化的现代档案管理模式的转变。随着企业自动化办公的持续推进和信息化建设的不断发展，社会企业想要实现稳定、优良的发展，就必须对自身档案信息资源的价值进行充分的利用。企业档案信息化建设是我国经济社会持续发展的内在要求，也是现代企业信息化管理的需要，一体化的档案信息管理模式是企业发展的必由之路，也是企业快速发展的重要支撑。我们必须对企业档案信息化建设的优点和缺点形成充分的认识，意识到其与企业发展之间存在着非常紧密的联系。在信息化建设的大背景下，传统的企业实体档案管理模式以很难满足企业档案管理的需求，为了适应企业发展的要求，满足现代企业管理发展的要求，企业必须改变自身的档案管理工作方式和管理模式。企业档案信息化建设必然会随着企业信息化的发展而逐渐发展，以满足企业档案信息资源开发和利用的客观需要，在这一过程中，企业档案信息化管理体系的构建就是一个非常行之有效的措施。同时，企业还必须意识到档案信息化建设也是档案信息资源整合、档案资源价值提升的重要途径，档案建设的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，还能为自身的发展提供更多的信息资源和更好的服务，进而能够进一步促进自身的信息化和网络化。结语

社会企业档案信息化建设是一个系统性的、长期性的工程，它不但会涉及企业资金、技术和人力的投入，而且还会涉及到法律建设、体制建设和机制建设等方面的问题。为了有效应对世界科技的快速发展，促进自身的进步，企业必须不断强化自身的档案信息化建设，以实现企业自身的信息化。

参考文献

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[2]吕萌，于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用.2012（05）

[3]张宇凡.基于.NET的昆明市公安局警员人事信息管理系统的设计与实现[D].电子科技大学 2013

[4]孟庆琳.浅谈信息时代的档案管理和档案资源开发[J].科技情报开发与经济.2006（02）

[5]戚艳.试论档案信息网络化建设的必要性与可行性[J].镇江市高等专科学校学报.2003（02）

企业档案管理信息化建设探讨 篇3

【关键词】企业档案；管理信息化；建设

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案，建立档案目录数据库，通过计算机网络设备的传输，实现企业信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。

1.企业档案管理信息化建设的重要性

企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据， 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。

2.加强企业档案管理的信息化建设

2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。

2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。

2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用， 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能， 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高級理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。

2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。

3.结语

企业档案的信息化是市场经济条件下，企业发展的必经之路，也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程，加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程，需要极大人财物的投入，要稳扎稳打，任重而道远。

参考文献

[1]陶丽萍.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].露天采矿技术，2010 （4）

加快企业档案信息化建设 篇4

一、企业档案信息化的作用

(一) 便于收集档案信息。档案信息收集不全与滞后一直是困扰企业档案部门的问题。在信息化条件下, 档案人员可通过网络, 及时、全面地收集到企业文件、档案信息。通过和Internet联网, 还可以收集到各种有利于企业发展的信息, 更好地满足企业对信息的多方面需求, 提高档案信息收集的齐全性和时效性, 有利于企业捕捉瞬息万变的市场信息。

(二) 有利于企业档案信息开发和资源共享。在信息化条件下, 一方面, 企业档案人员可以更贴近企业的科研开发、生产经营等各项活动, 对档案利用率、效益等有较全面地了解, 并通过对用户的需求进行分析, 及时、有针对性地开发档案信息;另一方面, 用户利用档案信息可以不受空间或时间的制约, 多方面利用档案信息也成为可能。

(三) 促进文档管理一体化和规范化。在信息化条件下, 文件从生成起就可以归入档案信息网络系统进行利用, 文件转化档案的周期大大缩短, 文件工作与档案工作有机结合, 文档一体化成为可能。通过网络设置有关文档管理的程序, 可使文档管理逐步走向规范化。

二、企业档案信息化的构成要素

企业档案信息化不仅需要计算机化和网络化, 还需要人才、规制等多种要素, 主要包括: (1) 档案信息网络。它是企业档案信息实现传输、交换的渠道。 (2) 档案信息资源。包括各种在线或脱机的档案信息, 其中最典型的是档案信息数据库。 (3) 档案信息人才。主要包括四个方面:一是档案信息化建设中有领导能力和组织能力的领军人物;二是档案信息化技术开发的专业人才;三是档案管理实践中积累、整理、开发档案信息资源的专门人才;四是市场实践活动中利用企业档案资源的用户。 (4) 信息技术。企业档案信息化离不开现代信息技术的支持, 主要包括:数据技术、数据与数字化技术、网络及数字通信技术和数字信息存储技术等。 (5) 信息装备。主要包括:计算机及网络终端;网络通信设备;宽带、高速、高可靠性、高安全系数的网络环境;信息输入、输出、存储、传输的技术装备等。

三、做好企业档案信息化建设的对策

(一) 强化各级管理者对档案信息化的重视。一是加强领导对档案信息化的重视。企业领导应该认识到档案信息化建设的重要性, 其目的在于提高企业领导的决策和管理水平, 并加大力度推广档案信息化建设, 要求全体员工积极配合。二是强化法制意识。树立法制意识, 是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作要从“提高认识、强化制度”上下功夫, 使依法治档深入人心。首先, 提高执法认识, 要大力宣传《档案法》等国家法律法规, 做到知法、懂法, 明确执法的严肃性, 提高工作的自觉性, 从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次, 提高重要性的认识。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础, 一定要加强宣传, 提高大家对企业档案信息化重要性的认识。第三, 加强档案工作的制度建设和管理网络建设, 把档案工作列入企业发展规划和年度计划, 保证档案工作专项经费, 落实各级领导档案工作责任制, 使依法治档工作落到实处。

(二) 做好档案信息化建设管理布局。一是依托企业单位局域网, 构建本单位信息管理平台。在局域网上, 档案管理信息系统与各业务信息应用系统 (OA、PDM、ERP等) 互相联通, 资源共享。通过系统间的数据接口, 可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题, 对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理, 实现文档一体化管理;同时, 整合各类档案信息资源, 建设一批专题数据库, 对其实施统一管。二是以档案综合资源管理系统为平台, 管理馆藏传统和各门类档案信息。档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的, 以现场技术资料控制为重点。在该平台上, 可对档案数据实行动态管理, 包括动态采集、动态更改、动态跟踪、动态发布。三是以综合办公系统 (OA) 为管理平台, 对企业事务信息实施全电子化管理。综合办公系统对企业单位公文实施收发管理的同时, 实现了全面、系统地记录企业单位各项事务活动。充分发挥综合办公系统效率高、权限分明、自动归档、检索准确、使用方便的优势, 按照文档一体化原则, 对政务工作中的电子文件实施全过程管理。

企业档案信息化建设 篇5

浅谈加强企业档案信息化建设的途径

作者：温阳春

来源：《现代交际》2013年第05期

[摘要]档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分，在数字化和网络化迅猛发展的今天，档案信息化对推动档案事业适应时代和社会发展，加速档案现代化管理和提高档案服务水平至关重要。而企业档案作为档案事业发展的一部分，加强企业档案信息化建设也越来越引起人们的关注。

[关键词]企业档案 信息化 建设途径

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）05-0040-01

企业档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分，是指全面利用现代信息技术对企业档案信息资源进行采集管理和利用的一项工作。企业档案信息化是以信息技术广泛应用为主导、信息网络为基础、信息人才为依托的综合体系。

一、当前企业档案管理中存在的问题

长期以来，我国企业档案管理工作取得了充分的进步，但传统档案管理手段与信息化技术发展、社会经济不断繁荣的要求已经不相适应，其矛盾日益突出。主要表现在：一是企业档案传统管理方式效率低下。传统管理方式中，企业档案不论是分类、排序还是抄写目录、封闭入盒，均由人工完成，消耗了大量的时间与人力，工作效率过低。二是传统档案管理方式不利于档案的利用。由于人工操作的随意性和差错率高，档案存放无序，同时也不利于查找。而档案利用如果没有按照相关规定存放在指定位置，则再次利用时需要将全部档案查找一遍，严重影响档案的利用。三是不利于失效档案的处理。企业档案因其类别和内容而存在一定的有效期限，超过有效期限的档案需要进行销毁。但传统档案管理方式下，常常出现错漏无效档案的情况，造成档案资源的浪费，增加了档案管理工作的成本。四是不利于档案的盘点工作。传统档案管理方式中，档案的存在一般是存放于档案盒中，而档案盒的标签往往填写过于简单，在盘点时无法真实反映企业档案的真实信息。由于以上原因，企业档案管理正在逐渐抛弃传统的管理方式，而不断加强企业档案信息化管理模式的发展的应用。

二、企业档案信息化建设的途径

企业档案信息化建设要求企业管理者和档案管理人员在充分认识企业档案管理信息化的意义和重要性的基础上，注重档案管理的科学性、精细化，以适应现代化企业档案管理工作。

（一）从思想上重视企业档案信息化

思想上对企业档案信息化的重视是做好档案管理信息化的基础。当前，部分企业不重视此项工作，认为除了企业会计档案外，其他档案的作用并不重要，从而导致档案信息化进展的缓慢。因此，企业决策者应站在经营管理整体规划高度，以全面和长远发展的观点来制订信息化建设的总体规划，着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程。首先，企业的决策层要不断转变旧有的观念，使发展理念符合时代的发展，不断重视档案管理信息化建设的作用，同时还要明确档案管理信息化的发展目标，认真落实企业档案管理信息化的发展规划。档案管理信息化作为企业整体信息化建设的重要组成部分，需要企业从上到下协调、实施，只有这样才能够把企业生产流程的信息化、管理的信息化、办公信息化等与档案管理信息系统充分衔接起来，实现企业各类信息资源的共享，从而能够最大限度地支持企业的经营发展。其次，要强化精通档案管理信息化业务意识，不断吸纳新的档案管理工作标准与要求。企业档案管理信息化业务学习要融会贯通，善于捕捉新的相关知识并适时地补充，以此来提高企业档案信息管理能力，在信息化的支撑下，不断提高企业档案管理水平。

（二）加强档案信息化的设施建设

档案信息化的硬件设施是开展企业档案信息化建设的物质基础。只有基础设施搞好了，才能开展信息资源建设和应用系统建设，充分发挥档案信息化的整体效益。从硬件设施上配备好计算机网络，提高企业档案室计算机和网络技术的应用水平，逐步提高档案信息化水平。档案管理部门与其他部门之间要构建档案信息局域网，促使各项档案管理工作信息化，以达到资源共享的目的。

（三）做好人才队伍建设

随着当今信息网络技术的快速发展，企业档案管理已由过去的劳动密集型转为知识密集型工作，这不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务又熟悉信息技术的复合型人才。只有不断加强企业档案管理人员对新方法、新技术的应用培训工作，才能够有效提高企业档案管理人员的业务水平和应用现代化信息技术的能力，推动档案信息化的发展。

（四）重视相关规章制度建设

在档案管理信息化建设过程中，企业应当制订符合企业发展实际的管理制度，有效保障企业档案信息化建设顺利进行和有效开展。企业需要从推进企业档案信息化法制建设的角度不断健全档案信息化标准体系的建设，从加快研究和制订电子档案管理、电子公文归档、档案信息公开和网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，构建有效管理的长效机制。

（五）加强信息安全保障体系建设

档案管理部门要提高信息安全意识，加强对计算机硬件设备和软件系统的管理；采取定期备份、异地保存等有效技术手段确保档案数据安全；严格遵守相关的安全保密制度。

【参考文献】

浅析民营企业档案管理信息化建设 篇6

一、档案信息化管理的内涵

企业档案信息化管理是指以档案为基础，利用信息技术将企业内各相关部门业务流程打通，利用计算机网络技术实现档案信息共享，从而有效提高档案存储及查询利用效率，以此提升档案管理工作水平。企业档案管理信息化建设的实质就是在企业提升档案管理工作水平的过程中，运用的信息技术及解决方案的总和。例如：使用计算机系统完成档案归集、整理以及借阅利用，建立数据库编制数字化索引目录等，通过上述方法打通企业内部档案信息交流途径，提高档案利用效率。

二、民营企业档案管理现状

民营企业在法律允许的范围内拥有完全的经营自主权，相比较于国有企业，民营企业与政府机关不存在管理与被管理关系。民营企业自负盈亏，对自身资产具有完全的处置权。在档案管理方面，民营企业同样拥有完全自主权。民营企业可以根据自身实际情况自主选择适合的档案管理方法。

1.民营企业更注重档案的应用价值及开发价值

民营企业生产经营活动在法律框架下具有完全自主权，企业所有资产包括企业档案均为企业私有，在档案管理方面企业将更多的注意力集中在具有应用价值及开发价值的档案上面，如企业专利、注册商标等。民营企业在产品研发、生产过程中形成的技术资料，如有需要民营企业甚至于可以出借其使用权乃至出售其所有权。如江西景德镇市“景德镇华御瓷业有限公司”建立的基础就是一份估价为800万元的“珐琅彩瓷器生产工艺”档案。

2.民营企业对于档案管理重视程度有待提高

民营企业的生产经营活动是以追求利益最大化为目的，这就决定了民营企业对于各部门在岗位设置、人员安排上更多考虑投入产出比。对于直接创造利润的部门尽可能多的配置资源，而对于诸如档案管理之类的不能直接创造效益的部门，往往不受决策者的重视，许多企业尤其是规模较小的民营企业甚至不设专门档案管理机构，而将企业档案交由其他部门代为保管。以民营经济比较发达的浙江省为例，2009年浙江省调查统计，年销售收入500万元以上民营企业开展档案工作的仅占总数的50%，而对于1074家规模以上民营企业的调查数据显示，已开展档案工作的占81.2%，建立了档案管理制度的占72.8%。

三、民营企业档案管理信息化建设目标

民营企业档案管理信息化建设是一个系统性工程，在推进的过程中不仅要考虑如何提高档案管理部门运行效率，还要兼顾与企业内其他信息系统的兼容合作，更要顾及到档案利用部门的实际需要，共同提升企业的管理水平从而提高企业的竞争力。作为档案管理部门，应当主动参与企业运作流程的塑造，通过及时改变档案管理模式、管理制度来适应企业需要。针对民营企业档案管理现状及信息化条件下档案管理实际需要，民营企业档案管理信息化建设应达到如下目标：①档案信息化建设应与本企业信息系统建设同步，档案信息化管理系统必须与其他信息化办公系统兼容；②制定统一的档案信息化标准，实现各门类档案信息化管理制度统一规范；③实现档案资源的数字化存储，实现诸如纸质档案、音像资料等实物档案的数字化转换，进而将新生成的具有统一格式的数字化档案统一存储于专用服务器内；④实现档案信息系统网络化，在企业内部形成共享的知识库，挖掘潜在的集体知识，提高检索利用效率；⑤实现档案资源开发智能化、利用普及化，打破门类限制，在整个企业范围内形成统一的档案信息数据库，强化知识的积累；⑥提高管理自动化程度，节约资源并提升安全管理水平。

四、民营企业档案信息化管理的实现途径

1.在信息化背景下理顺档案业务流程

在网络信息技术高度发达的背景下，传统的档案管理流程已不能适应当前民营企业提高管理效率的需求，企业应对原流程进行全面分析，融合信息网络技术，对流程中不合理的部分进行改造，设置新的流程并配置适当的组织架构、人力资源并制定管理规范。档案工作业务流程主要指移交部门与档案管理部门之间的交接、档案管理部门内部对于档案的处理以及档案管理部门与档案利用部门之间的衔接。为了理顺档案业务流程，应从以下几方面着手：①明确各相关业务部门工作内容、工作流程及业务分工；②根据信息化管理的需要，约定档案交接工作的技术规格，如档案格式、归档标准及归档时间等；③根据本企业实际情况确定档案的数字化保存形式及利用机制；④根据实际需要，确定档案开发利用的范围、形式，并建立安全规范。

2.实现各门类档案信息资源整合

传统以纸质档案为主的档案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了档案库房内大量档案信息“沉睡”，利用效率较低，同时由于缺乏交流也造成了档案工作重复建设。在档案信息化改造过程中，为了实现档案信息资源有效整合，应将企业档案信息化建设纳入民营企业经营管理信息化体系内，使档案信息系统建设与企业其他业务信息化建设同步推进、实现无缝对接，从而实现信息资源有效整合。

3.拓展档案服务能力

民营企业自诞生之日起，就面临着激烈的市场竞争，企业想要发展壮大不被市场抛弃，就必须要有自己的核心竞争力。对于企业内部各个部门也有相同的要求，想要在民营企业内存在进而发展壮大，就必须服务于企业的中心工作，能够促进企业提升核心竞争力。就档案部门来说，想要在民营企业内得到重视，就必须要为企业积累更多的有形或无形的知识储备，并提高知识储备转化为实际生产力的效率，这就要档案管理部门主动拓展档案服务能力，主要体现在以下两个方面：①拓展服务内容，数字化信息时代要求信息提供者能够根据客户的需要提供个性化定制服务，就档案服务来说必须改变传统的被动服务模式，改变等档案利用部门上门来查阅档案的服务模式，主动根据企业发展需要整合数据，针对具体用户的具体需要提供经过加工整理的信息资源，实现精准服务。②拓展服务方式，传统的档案服务方式一般包括提供档案阅览、档案借出、档案复印及开具档案证明等，往往需要投入较多的固定资产，且比较耗时而效率较低。民营企业对于档案工作的重视程度一般不够，上述工作往往不能有效展开。在数字化信息化时代，档案管理部门应当依托信息化优势，主动拓展服务模式，向相关部门主动宣传新的高效档案利用方式，并根据实际情况开展相关操作培训，使各部门充分掌握信息化档案利用方式，从而提高档案信息利用效率。

4.根据本企业实际情况建立适合的档案信息化管理系统

民营企业档案管理信息化建设必须紧密结合本企业实际工作需要，在档案管理人员及其他相关人员参与下，向计算机软件开发人员充分阐述自身需要，相互结合开发适用的档案信息管理系统。在管理系统开发完成后，通过档案管理部门积极使用，在实际工作中进一步调试并改进管理系统，实现简化管理环节、节约人工成本，同时提升档案利用效率、拓展档案服务功能。以苏宁集团为例，作为一家线上线下相互融合的家电零售业为主营业务的商业连锁龙头企业，苏宁集团不仅拥有1600余家线下门店，线上还拥有“苏宁云商”平台。为了提高企业的运转效率，苏宁集团建立了企业信息网络系统，使各部门通过信息化手段相互沟通协作。苏宁集团将信息技术运用到全公司档案资料收集、处理以及档案利用等档案管理全流程，将档案信息系统融入到企业信息网络中，极大地提高了企业档案管理效率，适应瞬息万变的市场环境。一方面该公司依据需要设置档案信息系统访问权限，有效保证档案安全；同时在充分听取了相关人员意见的基础上，在对重要档案进行数字化处理的过程中使用了电子水印技术，保障重要档案的安全；而且该公司还效仿公共图书馆的管理办法，对借阅档案者实行催缴制度，保证档案及时归还，提高档案利用效率。

论企业档案信息化建设 篇7

一、争取企业领导的高度重视和大力推动

之所以把领导的作用放在第一条是基于这样的认识:企业领导是企业档案信息化管理的真正推动者、企业领导者的信息化意识水平高低决定了企业档案信息化推广的程度与效果。为促进企业发展, 作为企业的领导者, 应该关心和支持这一事业, 在资金、设备、人才等方面合理投入, 并把企业档案信息化建设纳入本企业工作计划和考核范围。

二、加强企业档案信息管理的和制度化建设

加强档案管理制度的制定工作, 提高企业档案管理制度的可操作性, 是推进企业档案信息化建设的有力保障。档案管理各项制度, 不仅是对以往工作经验的提炼, 更是对档案管理目标的设定。企业档案信息化是一项复杂的系统工程, 它牵涉到企业管理的各个方面, 一套完善、系统、全面的档案管理制度不仅为企业档案信息化指明发展的目标, 还能通过“法”的力度保障目标的实现。加强企业档案管理制度执行力度, 不仅能确保档案管理体系的有效运行, 还能提高企业档案的管理水平。档案管理制度是贯彻和落实企业信息化建设过程中的各项决策, 保证各项工作顺利开展, 完成各项工作计划和目标的保障措施。只有让企业员工正确理解各项档案规章制度和加强制度建设的重要意义, 才能让员工从思想上真正认识到唯有严格执行各项档案规章制度, 才能保证企业档案信息化工作的顺利开展, 保证档案工作更好地为企业的科研生产服务。

三、确保档案试题和档案信息的安全与保密

随着信息技术的发展, 应加强对计算机及其他信息设备的使用和管理, 凡涉及涉密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离, 严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网, 严禁通过互联网传递涉密信息。企业档案管理部门应切实做好档案库房内外部环境、档案信息和网络的安全管理工作, 及时消除安全隐患。将档案的安全工作与岗位责任挂钩, 实行档案安全责任制。同时应完善应急措施, 制定应急预案, 随时应对可能出现的各种突发性事件, 确保档案实体和档案信息的安全。对企业来说, 首先根据本企业科研生产的实际情况, 对不应公开的涉密信息, 应采取措施加以保护。其次, 要加强保密知识的宣传, 让保密意识深入人心。再次, 要根据企业科研生产的实际情况和企业发展的需求, 依法及时做好涉密信息的解密工作, 处理好保密与利用之间的关系, 为企业的发展提供全面、可靠的信息。

四、建设功能强大的数字档案信息管理系统

(一)

实现企业信息化背景下的文件、档案一体化管理, 将文件运转和档案工作的需求一同嵌入管理系统中, 记录电子文件从形成到电子档案归档的一切活动过程和处理情况, 实现前端控制。

(二) 实现档案数据库管理的灵活性和可扩展性。

企业生产经营的差异性要求档案管理系统具有灵活性和可扩展性, 只有建立灵活的数据库管理功能, 才能充分挖掘出档案信息资源的潜力, 满足企业不同档案类型的需要, 实现最大化的档案信息数据聚集。

(三) 实现档案全文存储与检索。

要求系统既能够对企业各部门随时将形成的有保存价值的文件进行归, 又能将库藏历史档案扫描后进行存储。当利用者通过身份权限确认, 就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需的档案信息, 不必到档案部门进行现场查阅。

(四) 实现档案业务管理自动化。

可以随时随地进行各种数据的统计、设计, 打印各种报表, 进行借阅登记、催还提醒等等, 使档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来, 真正实现档案业务办公自动化。

五、注重人员素质建设

伴随着科技社会的来临, 技术性人员也显得越发的重要。在档案信息化的建设中, 尤其不能忽视人员素质的提高及建设的问题。加强档案信息化人才建设, 变“档案守护者”为“档案信息开发者”, 才能真正实现档案的信息化。因此, 要充分利用并发挥高素质的人才作用。培养人才创新意识, 通过专题讲座、实习培训、现场研讨等方式加强培训信息技术人员。为实现档案信息管理的创新, 在档案信息化建设中, 建设一支信息技术过硬、专业知识牢固、业务精、综合素质高、适应“数字油田”建设需要的管理队伍是必不可少的。

此外, 为了提高信息化技术水平, 实现企业档案的网络化和数字化, 企业还必须加强硬件设施建设以及对基础设施建设的保养。特别要注意的是充分发挥多媒体的功能, 建立企业信息档案数据库。充分改变纸质档案信息所带来的弊端, 利用信息技术的发展来推动企业档案信息共享性的高度实现。

参考文献

[1] .吴晶晶.浅议企业档案信息化建设[J].档案学研究., 2007.06

[2] .王宏.陶英政.关于档案信息化建设的思考与实践.安徽省档案学术交流论文集, 2007

论企业档案信息化建设 篇8

1 什么是企业档案信息化

企业档案信息化, 就是将计算机技术信息技术通信技术充分运用于企业档案信息资源的保存管理和提供利用等活动中, 以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益[3]。档案信息化建设主要包括以下五个方面的内容:基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设[4]。档案信息化中的“信息”实质是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础, 也就是说, 我们要运用一定的技术手段, 创造适宜的社会条件, 将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说, 档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段, 使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”, 实现真正意义上的信息利用社会化, 这也就是档案信息化的实质问题所在[5]。

2 企业档案信息化建设的必要性

在信息时代, 企业面临着经营管理知识化、数字化、网络化的变革, 而实现企业档案管理信息化是现代企业档案工作生存和发展的必由之路[6]。

2.1 企业档案信息化建设是企业生存发展的需要

档案管理是企业基础管理的重要内容。档案是企业信息资源的载体, 是企业的宝贵财富和无形资产。在信息时代的浪潮中, 信息对企业生产运营和生存发展都至关重要, 特别是企业进入市场后, 信息对企业越来越重要, 谁掌握好信息、应用好信息, 谁就可以把它转化为技术上的优势、产品的优势、人才的优势, 增强企业市场竞争力。同样, 管理更需要信息, 如果把资金比成企业的血液, 信息就是企业的神经[7]。提高管理水平, 提高办事效率, 形势要求企业重视档案信息管理。

2.2 企业档案信息化是适应现代化企业信息发展的需要

对企业档案信息化管理才能使现代化企业健康发展, 每一家企业都是信息企业, 经理是企业的信息处理者, 他们通过掌握的信息作出计划、协调、控制和决策, 企业经营管理依赖信息, 信息与企业息息相关, 离开信息的企业便无法生存, 而作为企业信息主要集存地的档案信息便令人感觉如此的重要。企业信息化建设需要档案信息化管理。档案信息化管理可以使企业现有的档案信息资源得到更好的开发利用, 并给企业和企业、企业和用户间提供一个相互了解、相互沟通的最佳桥梁[8]。

3 如何提高企业档案信息化建设

(1) 加强企业管理部门对于档案管理信息化的重视。企业档案管理的作用在现代的经济发展中越来越大。信息的准确性、完整性和及时性, 能够使得企业在信息的传导中占尽先机, 为企业在市场的竞争中获得更高的决定权。对企业而言, 做好了生产、营销、规划而忽视了企业的档案管理, 是非常得不偿失的行为。只有企业的管理部门重视档案, 注重信息化的变革, 企业才能在瞬息万变的市场信息中尽得先机[9]。

(2) 健全档案信息网络化管理规章制度[10]。网络化管理是一个系统工程, 它需要一定的环境氛围、一定的手段和措施来支撑。因此, 在企业内部要实现档案信息网络化管理, 必须建立健全统一的档案信息管理制度, 在制度上要体现出档案信息网络化管理的整体内容, 使档案信息化建设做到有章可循、有序发展。具体地说, 应建立与依法治档相配套的各种具体办事制度及程序, 包括档案工作目标管理制度, 档案信息安全保密管理制度、责任追究制度、评比表彰制度等, 并在实践中不断地加以完善。特别要严格执行各项保密制度和网络安全规范, 并指定专人负责管理涉密档案信息, 以确保档案信息的安全。

(3) 提高档案管理人员的水平。一个高水平的企业档案离不开高水平的管理人员, 提高档案管理人员的水平是信息化建设的基本环节。档案信息化管理, 就是利用计算机网络技术中的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段, 实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理, 最终实现档案信息资源的共建共享。要想做好信息化管理工作, 需要有信息化技术人才来服务, 需要有高水平的管理人才做支撑。企业可以通过培养、引进和培训等方式来不断提高企业档案工作人员的信息技术水平, 使他们尽快适应档案信息化管理的要求, 成为企业档案信息化建设的中坚力量。

参考文献

[1]中共中央办公厅, 国务院办公厅.2006年-2020年国家信息化发展战略[Z].2006.

[2]杨红梅.企业档案信息化建设之我见[J].现代经济信息, 2009, 22:140.

[3]卫婷.论企业档案信息化建设[J].2009, 7:27-29.

[4]宋吉芳.企业档案信息化建设的探讨[J].山东电力高等专科学校学报, 2011, 6:86-88.

[5]孟世恩, 王颖, 何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].2004 (5) :29-32.

[6]李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].档案, 2011 (5) :59-60.

[7]范琪.浅谈企业档案信息化建设[J].山西科技, 2005 (6) :39-40.

[8]何燕宁.浅谈企业档案信息化管理[J].经济与社会发展, 2011 (10) :131-134.

[9]李潆.如何加强企业档案信息化建设[J].城建档案, 2011 (7) :77-78.

企业档案信息化建设的研究 篇9

一、现阶段企业档案信息化建设存在的问题

(一)企业档案信息化建设存在着缺乏统一格式、标准的问题。由于在推进企业档案信息化建设时,并没有出台相对应的管理建设细则,各企业只能自行建设档案管理平台以及档案数据库。这就导致各企业档案信息化建设指导思想各不相同、所建数据库格式各不相同。虽然各企业建设的电子档案平台在各自的环境下可以良好运转。但由于近年来人事制度的变化使得人才队伍的交流日趋频繁。当出现人员流动时,相应的档案也需要随之流动。这就容易出现因数据库不同而导致的电子档案不兼容的问题。

(二)企业档案信息化建设过程中有关涉密信息保密的教育开展相对不足。目前,信息呈现爆炸式增长。而在这海量的信息中就有涉密信息。如果这类涉密信息被别有用心的人利用,则会造成难以估量的损失。而且,随着企业档案信息化的推进,也给了“黑客”窃取涉密信息的可乘之机。但目前部分企业档案管理工作人员对保密工作重视程度不足,甚至有的工作人员由于长期与涉密信息打交道,逐渐放松了对涉密信息的保密意识,进而在无意间泄露了重要信息,给企业带来难以挽回的损失。而且现阶段黑客技术和手段快速发展、变化,使得电子档案的保密工作日趋严峻。

(三)存在着企业档案人员队伍建设迟滞的问题。由于传统的档案管理工作对工作人员的要求是细心,而企业档案信息化建设对工作人员的要求与传统档案管理不同,它的要求更高,要求工作人员要具备熟练的电子操作水平和知识技能。但由于企业对档案队伍建设重视程度不足,使得长期以来从编制和资金上档案队伍建设都相对迟滞。

二、企业档案信息化建设的对策

(一)加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是企业档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件,是企业档案信息化建设的法律保障。目前,有些标准还不明确,有的还没有标准,要加快企业档案信息化标准规范的制定,尽快建立、健全企业档案信息化工作制度和标准规范体系。数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备,因此,对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化,还是电子文件接收,都应该坚持规范性原则,制定相应标准、规范、法规,按照统一的规范标准,使电子文件的归档,传统介质档案的数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生,使企业档案信息化建设有法可依、有章可循,以约束机制的建立促进动力机制的完善。

(二)采取周密的企业档案保密手段。需要注意的是,虽然通过电脑可以储存大量的数据减少储存纸质档案的空间。但信息化大背景下,对涉密信息影响最大的就是来自网络的袭击。这就要求企业档案管理工作人员要加强对保密的重视程度,在使用网络时注意与涉密电脑的物理隔离,防止信息的丢失。并增强主动防护手段,通过安装防火墙软件和杀毒软件等措施方式防止涉密电脑中毒。不仅如此,现阶段有的先进技术可以在一定的距离之外就可以通过设备扫描电脑设备中的文件和信息。这就要求企业涉密部门需要在电脑周边按照电磁防干扰防窃密设备以保证信息档案的安全。

(三)加强企业档案人员队伍建设。虽然电子档案能够有效地缓解传统档案管理工作的压力,但还要注意到工作人员在其中所占的影响因素。由于工作人员才是企业档案信息化建设中的决定性因素,因此,要加强对信息化人员队伍建设的重视程度,积极引进具有高学历、高素质和高实践动手能力的人才。同时,通过建立有关人才队伍的培训机制,不断加强工作人员自身的素质水平,以胜任企业档案信息化建设工作

参考文献

[1].窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报:社会科学版,2007.3

[2] .张桂丽.事业单位档案管理信息化建设问题[J].活力,2012.23

企业档案管理信息化建设 篇10

1.1企业档案信息化概述

我国信息化起步于20世纪70年代,落后于发达国家10余年。直到20世纪80年代,国家才开始有计划、有目的的推进电子信息技术应用。2000年,在国家信息部的指导下,企业与国家共同发起了一项重要的上网工程,开创了建国以来的新局面。

计算机的发展使得企业的办公水平越来越高,交流手段也逐步向计算机靠近。档案信息化管理是企业管理的重要形式,更是响应国家号召的举措。在信息化模式下,企业发展的利大于弊。

1.2 企业档案信息化的必要性

企业档案信息化是指企业在遵纪守法的基础上,依靠科学的管理方法,凭借高科技手段,整合企业的文件、资料,使信息的获取、处理实现数字化以及网络化的资源共享,提高企业档案的重复利用率,带动企业资金流的运动,实现生产自动化、管理科学化,给企业之间、用户之间提供相互沟通的桥梁。

2 企业档案信息化的特点

2.1 原始性

传统的档案学认为,归档文件必须是原件,以确保文件的历史价值。而电子文件不需要像传统档案文件那样以原件来证明档案的原始性,也无须对信息的原始性做出保证。将传统的纸质档案转换为数字化档案并输入计算机网络,使企业档案由实态转化为虚拟态,档案信息内容与载体分离开。档案信息化能丰富企业的信息资源储备量,不断传输企业的档案信息,为企业增砖添瓦。

2.2 系统时效性

企业档案传递中的信息不仅包括企业以前形成的档案文件,还包括企业正在形成的及时文件。企业档案信息化不仅属于企业某一部门的任务,更是全公司的任务。档案的信息化需要在有效的时间发挥产生经济利益的作用,倘若企业对市场信息反应迟缓,势必会对企业造成经营、管理等多方面的偏差。

3 当前档案管理存在的普遍问题

3.1 信息化意识淡薄

企业档案信息化管理投资较高,有些企业认为档案的投资管理不能为企业创造任何经济效益,于是将资金投入到工程建设以及产品销售方面。同时,企业管理意识不强,在档案材料的保管、移交等方面的管理不完善,档案人员流动性强,且不注重对档案人才的培养,导致企业档案管理水平以及业务水平达不到市场要求。

3.2 缺乏有效指导

档案信息化缺乏外部的有力指导以及科学合理的分析与规划,这导致档案信息化不完善。企业在档案信息化方面的建设对自身发展影响深远,当然,这并不意味着档案信息化可以解决一切问题。有些企业自不量力,一味进行高科技的档案管理信息化,给企业造成了严重的经济负担,不仅发挥不了档案信息化的优势,反而起到了反作用。很多企业因为缺少专业人士的维护,使档案信息化成为一次性工程。

3.3 档案管理标准不完善

档案管理标准是指在档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。随着企业档案信息化、标准化的深入,传统的企业档案管理标准越来越满足不了企业的需求, 企业的信息管理、产品标准亟需进一步完善。

3.4 档案管理与其他管理缺乏有效连接

企业档案部门是企业信息化的所在地,优势明显。但同时也存在着与其他环节无法沟通、联络的潜在危机。许多企业生成的电子文档由技术部门保管,未及时移交归档,使许多企业中的电子文档处于凌乱状态,无法实现文档的有效利用。目前企业档案信息化系统并不完善,档案工作还很难实现与企业其他信息的融合贯通,这是企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接的根本原因。

4 档案信息化应对措施

4.1 强化档案管理

强化档案管理是在一定的标准下,依托网络建立完善的系统软件,确保档案管理基础工作得到加强和完善。建立高技术的、方便快捷的档案系统,实现信息化的调用,延长档案寿命,做到资源共享。纸质档案管理和电子档案管理相对应,建立长期存储的可以共享的数据库,确保电子档案能够得到有效传递。

4.2 转变企业思想

企业档案管理信息化是信息时代信息共享的需要,是档案事业技术进步的突破口,更是加快改革开放、充分发挥档案价值以及实现档案信息资源共享的战略选择。领导者的信息化管理水平直接决定了信息化的深度和广度。作为企业的一把手,应该充分认识档案管理的利益和未来发展前景,支持与发展企业的档案管理,促进企业档案管理信息化建设。

4.3 提高档案管理员的信息化意识

现如今,档案人员可利用网络技术,共享资源来服务企业。这要求档案人员要认清档案信息化的重要性,传统的企业模式必然会被档案工作现代化、信息化所取代。当代社会企业对档案工作者提出了更高要求,要求其服务态度更加优质,与时俱进,更新服务观念。只有这样,才能不断拓展服务范围,提高服务质量,使档案信息化充满生机和活力。

4.4 制定标准化的规范

企业档案信息化建设 篇11

[关键词]企业；档案管理；信息化；信息系统

前言

当前我国许多企业对档案管理工作重视度不足，其信息化建设水平较低，不能满足大数据和互联网+时代下的企业档案管理需求，进而影响企业的快速发展。在这样的背景下，档案管理人员要转变原有的工作方法，企业也要做好档案信息系统建设，完善企业内部各类档案数据，建立数据库，为今后档案信息处理工作提供帮助。

1、企业档案管理信息化建设现状

我国企业档案信息化建设开始于上世纪九十年代，经过近30年的发展已经取得一定的成效，一些企业基本上实现了档案的信息化管理，但是还有部分企业信息化建设水平不足，无法满足信息时代下的档案管理要求，主要表现在以下三个方面：

第一，档案信息化软硬件设施配套率不高。许多企业在进行档案管理中依然习惯于手工操作，一些信息化软件和硬件设施相对落后，无法适应现代企业经营管理方式，进而阻碍企业的正常发展。比如企业没有购进或者建立自己的档案数字化系统、计算机设备维护不及时、管理系统安全度较差等问题，为企业的发展带来巨大风险。

第二，档案信息化管理制度不完善。企业在进行档案信息化建设时没有意识到管理制度的重要性，从而给档案管理带来较多漏洞，容易泄露企业的内部机密。比如一些档案管理信息化操作流程不明确，在操作时出现失误，使数据产生错误，给管理带来诸多不便，甚至来带不可弥补的损失。

第三，档案信息化管理人员素质参差不齐。目前我国许多企业档案管理人员的专业素质较差，他们大部分来自于其他工作岗位，没有经过专业化档案管理培训，对信息化操作不了解，不利于企业档案信息化管理工作的开展。还有部分管理人员管理观念陈旧，管理方法简单粗暴，精细化不足，一些信息没有录入到数据库中，无法为企业生产经营提供准确数据，影响企业的发展。

2、企业档案管理信息化建设路径

2.1建立企业档案信息系统

企业在进行档案管理时，需要建立完善的档案信息化管理系统。比如在整理、记录档案时可以依托网络信息技术，提升管理效率和管理水平，为企业各部门提供更好的档案管理服务。建立企业档案信息系统，首先要开发信息系统及配套软件，既要保证系统的信息容量，又要做好系统安全工作，实现档案管理的系统化，减少管理过程中的失误。比如硬件选择上要从质量入手，软件要从稳定性入手，遵循通用、实用、可靠、安全的原则进行信息系统建设，以保障系统建设质量。其次要提升系统的信息处理能力，使其能够结合实际录入数据定义操作模块，按照一定流程对信息进行加工处理，最终得到所需结果。最后要处理好档案信息系统个性化和通用性之间的关系，使档案管理系统能够与其他管理软件兼容，同时也要适应本企业档案管理特点，增强信息化系统的企业适应性。

2.2做好企业档案数据库建设

数据库是数据的一种集合，它能够按照一定的信息技术要求对数据进行处理，从而达到某种预期结果。企业在进行档案信息化管理时需要做好数据库建设工作，将更多数据信息纳入到数据库中，使档案信息更加完备，分析出的数据更具科学性，为企业发展提供更有利的条件。建设档案数据库时要从长远角度考虑，提升档案管理人员与信息技术人员的配合度，实现数据库的系统化发展。此外，建设人员要处理好人机交互工作，比如提升检索速度、降低查找难度、拓展数据容量等；还增强数据库运行的稳定性，避免程序错乱、服务器瘫痪等问题，为企业提供更有效、更便捷的档案管理服务。

2.3制定档案信息化管理准则

档案信息化管理过程中需要有科学的准则进行指导，以确保各项工作的顺利开展。制定档案信息化管理准则，第一要从企业实际状况出发，使准则适应本企业档案信息化管理要求，能够规范管理人员的操作行为，确保管理效率和管理质量。第二要明确档案管理操作流程，让档案管理人员熟悉信息化工作要求。比如在建档操作准则中，要求管理人员从电子档案和纸质档案两方入手，然后按照不同档案的要求进行记录、存储与保管，最后进行分类归档。第三要注重管理准则的前瞻性和开放性。比如要对档案信息化标准、技术、成果进行统一规定，使其能够适应本时期的档案信息化管理要求。同时相关人员也要做好兼容性与开放性工作，比如要实现管理与计算机、软件、网络三项工程的融合，充分吸收以往档案管理经验，提升管理准则的科学性。

2.4培养档案信息化管理人才

企业档案信息化建设中需要有专业化人才作为支撑，但现实中许多档案管理人员专业素质较低，无法满足信息化建设需求。加强专业化人才培养，首先要转变管理人员的思想，提升他们对信息化技术的认识，在工作中能够运用计算机、软件、网络实现对档案的系统化、科学化管理。其次要培養档案管理服务型人才，未来企业发展中档案管理部门会成为一种新型服务部门，以往单纯对档案的收集、整理、归档、编目、立卷的管理方式已经无法适应时代要求，档案管理人员更多的是要考虑如何为企业其它部门提供便捷的档案搜索、查询服务，提高档案用户体验和远程服务的满意度。最后要做好档案信息系统开发维护人才培养工作，开发出更专业的档案信息管理系统，增强系统的稳定性，提高企业档案管理水平。

2.5提升档案信息化安全保障

在进行企业档案信息化建设时，管理人员要注重安全保障工作，尤其是在互联网+的时代下，各种信息的交流增多，其不稳定因素也逐渐增加。做好档案信息化安全保障工作，就要从硬件设施安全、网络安全、系统安全三方面入手。硬件设施上要加强机房环境监控，发现老化线路、问题设备时要及时更换，排除安全隐患；网络安全上要做好网络环境监测，弥补系统漏洞，时时防范病毒、黑客、木马程序的攻击，将档案信息化管理网络风险降到最低；系统安全上要建立用户访问权限平台和日志文档中心，让用户通过身份验证进入系统，限制非法用户访问。日志文档的建立可以帮助管理人员追踪突发事件，提升系统的安全性，最大限度防止档案信息泄露问题的出现。

3、总结

综上所述，企业要想提升档案管理的信息化建设水平，就要建立相应的档案信息系统和数据库，制定出科学的信息化管理准则。此外企业还要培养专业化的管理人才，在档案管理过程中能够严格按照相关流程进行操作，确保档案数据的真实性和有效性，增强档案信息的安全度，为今后企业的进一步发展奠定良好基础。

参考文献

[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2014，08：184-187.

[2]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014，03：32-36.

铁路企业档案信息化建设探讨 篇12

一、铁路企业档案管理信息化普遍存在的现状

铁路企业档案工作随着企业升级活动的开展, 档案管理水平有了很大的提高, 但与现代信息化发展需求还存在很大差距, 档案管理信息化建设没有长期的规划, 基础设施建设上硬件配置低级, 软件兼容性差, 电子档案的接收和管理制度建立不够健全, 档案管理系列标准只是为实体档案管理而制定, 档案收集、管理重心主要还在实体档案管理上, 《铁路档案管理系统》主要是用来管理和查询档案的目录, 具体要查阅的内容还是从档案库房查找, 只有部分门类档案的部分电子档案是通过公文处理系统逐一下载。

二、铁路企业档案信息化建设

(一) 基础设施建设。基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备的建设, 即网络环境和硬件设施建设。档案信息网络系统是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件, 只有建设先进的档案信息网络, 才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案数字化设备是档案部门应有的硬件设施, 陆续配置与铁路系统相配套的高速度、大容量的微机和服务器, 提高档案信息处理速度, 为各门类档案电子文件的归档、管理和利用提供技术支持。

(二) 应用系统的建设和服务平台的构建。《数字档案馆建设指南》档案管理系统功能要求档案管理系统的功能应当具备“收集、管理、保存和利用”四项基本功能, 以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。系统的收集功能要求具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要信息资源等功能, 从源头上保证数字档案的真实、完整、可用;系统应提供在线接收和脱机接收, 就目前铁路系统各门类档案电子文件归档比较适合脱机归档, 纸质版和电子版同时移交, 优先推荐只读光盘和一次只读光盘, 并且异质异地备份保管, 光盘存放柜环境应符合国家温湿度标准要求。

(三) 数字档案资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心, 是一项长期的工作。档案信息资源建设主要包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设、电子文件的收集、传统载体档案的数字化转换和资源整理加工等。档案馆应规定每年接收各门类实体档案时, 同时接收与之相对应的电子文件;在归档整理实体档案时, 电子档案顺序、档案保管期限等应与电子档案顺序、保管期限相一致, 这样既有利于电子档案的管理和提供利用, 也给将来的鉴定工作打好基础。传统载体档案的数字化是一项系统化工程, 可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

(四) 档案信息安全建设。档案信息安全建设是数字档案馆建设的基础工作, 数字档案馆安全包括数字档案数据的安全、信息系统及其网络平台的安全。主要通过两条途径:一是按照信息安全等级保护的要求, 采用相应安全保障技术方法, 配备必要的软硬件设施。二是建立健全数字档案馆安全管理制度, 并严格按照实施。

(五) 建立健全档案信息化各项管理制度, 为档案信息化管理提供组织保障。随着电子文件产生, 档案的载体形式发生变化, 传统的管理方法逐步向现代化管理方法转变, 我们必须在熟悉电子文件形成部门工作需求和工作流程的基础上, 制定出适合本单位的规章制度, 规范电子文件归档管理工作, 明确各部门、各级人员职责, 协调各部门关系, 制定出较强可操作性的制度, 既要严格按照规定、标准规范执行, 也要对随时出现的问题研究探讨, 不断完善相关制度。

随着铁路建设和信息建设的高速发展, 给铁路企业档案信息建设带来了新的挑战, 铁路企业档案信息建设一定要适应时代的发展, 主要围绕以上几方面和2016年全国档案工作主要任务来进行档案信息建设, 一定要贯彻落实关于“十三五”时期我国档案事业发展的总体目标:到2020年, 初步实现以信息化为核心的档案管理现代化, 建成与全面建成小康社会奋斗目标相适应的、有效服务和支撑国家治理的档案发展体系。体现《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》特点之一就是把档案信息化作为档案管理现代化的核心内容。

摘要：铁路企业必须适应信息化需求, 面对当前档案信息化管理现状, 构建适合铁路企业档案管理现代化和信息化的网络, 加强档案信息化管理制度、标准建设, 加强铁路企业内部档案部门信息基础设施建设、应用系统建设、档案信息资源建设和相关标准的建设。