信息化建设项目档案（精选12篇）
信息化建设项目档案 篇1
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点, 向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享, 而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段, 将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案, 系统组织成具有有序结构的档案信息库。
1 档案信息化应遵循以下三个原则
1.1 规范性原则
规范性可以保证人员操作有序不混乱, 以明确的运行目的和运行手段来保证具体工作的实施, 档案管理的特点在于要求精准化, 一丁点的错误会导致不可期望事件的发生, 一方面他需要工作人员踏实, 责任心强, 工作不冒进不落后;另一方面他要求设备管理强度较大, 随时更新, 随时调试, 发现遗漏尽快进行处理。这一切保证档案的真实性还原度和保存完好程度。档案数字化主要采用扫描仪、摄影机、文字录入的方式将纸质档案数字化。扫描成果的亮度规范、尺寸、文字符号的统一都需要相应规定。此外档案工作要求各部分之间交流紧密配合, 每个部门除了各自的工作积极完成以外还要互相配合, 要求集体思想觉悟高, 各部门统一思想, 统一设备, 技术的交流, 避免互不兼容, 拖沓时间。
1.2 安全性原则
安全性不仅体现在档案数据不丢失、不受破坏、不被不法分子所利用。也体现在网络自身的顺利使用, 影响安全的因素随着网络的发展和使用的普遍性, 日渐暴露出来。因此克服这些缺点, 利用其有利的方面而避免有害的方面。现在主要采取的措施有:进网权限、划分安全等级、服务器单机、服务区域设置、人员锁定、主机开关时间、病毒检测系统安装。
1.3 效益性原则
由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程, 需要投入相当的人力、物力、财力, 因此必须要遵守效益性原则, 讲究信息化工作的效益, 要根据自身的能力, 根据馆 (室) 藏基础, 分析用户需求, 研究馆 (室) 藏体系还要考虑馆 (室) 藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”, 主题要与社会利用“热点”相结合, 把重要的, 利用率较高的档案进行数字化, 把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化, 可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化, 否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆 (室) 藏档案的特色选择这些档案进行数字化, 提供独具优势的服务。因为从某种意义上说, 特色就是优势, 特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时, 要以用户的需求为导向, 做到按“需”数字化。
2 档案电脑化谨遵一定的准则, 下面将介绍如何遵循这些准则和准则的内涵如何:
2.1 文档统一化是保证作业、避免互相格式不同浪费时间, 是高速化建设的基础。
文档统一和办公自动互相促进, 前者是作为一个零件为后者所包含, 后者促进前者的积极实施。管理人员应敦促其高水平快速度实现, 这也是档案规范化的一项必不可少的内容。
2.2 归档双轨制, 是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则
虽然电子文件大量产生和应用, 但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计, 在较长的时期内, 纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求, 电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路, 是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆 (室) 要想在信息化建设中有所建树, 使档案工作适应社会和时代发展的需要, 并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。
前瞻原则:资源浪费存在各行各业的实际行动中, 不仅仅是资源开发、食品行业, 档案管理方面也存在这些事件的发生, 它的浪费主要是设备老化、电力等能源使用效率低引起的, 应特别重视。档案数字化原理看似简单, 实际操作方式细琐复杂, 它的最终目的是通过数据的夸大丰富得到信息化的馆藏容量。再通过快速便捷的通讯手段是馆藏内容得到迅速大范围的传输最终应用于所需要的单位个人。这需要将庞大的工程细化为小的结构逐一解决。其成本其实很高。除了人员工资薪水的待遇, 设备的购置, 创新软件、能源消耗、沟通人力花费也不少, 所以对每个流程所需花费的计算也要考虑进去。保证每一分费用用处得当, 以最小的投资赢得最大的实用效果。保证流程经济实用。这一目标的实现需要管理人员具有前沿性的思维模式。精打细算、对设备的实用寿命实用缺陷和优势做出估量, 同时各设备之间的组合程度合适程度, 可影响总体实施的效率效果。
协作原则:档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设, 在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆 (室) 来说, 独立完成这些项目存在相当大的难度, 这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此, 只有坚持协作的原则, 加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合, 主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
实用原则:档案的真实程度是其意义所在。所以保证质量要是第一位的, 兼顾保证数量。不然数量再多也是徒劳。此外档案管理不是为了束之高阁而需考虑它的可用性, 毕竟档案管理要面向大众, 要考虑到大众的需求。例如馆藏档案进行系统录入之后虽不求花哨, 但是必要能给人以赏心悦目、条理清晰。内容的选择需参考其内涵分门别类, 建立各自档案馆的特色类材料, 发现更多未被重视而需要重视的文化。让大众对此类档案的选择能够直接联系到本网站, 而不被各式各样的档案海洋所淹没。将对群众思想负责作为工作起点。
人才储备原则:档案管理与纸质档案的管理方式和执行方式都大相径庭, 对纸质档案管理出色的人才面对数字档案可能一筹莫展无法顺利行事。因此档案管理人才的选择和培训需要有侧重点。翻新管理人员的知识结构, 将新的思维形式和旧的档案收管原则相互融合。取优点避缺点, 不可一概否定或一概肯定。人员也应积极适应市场化现代化的大要求, 更新自己的总体素质。
结语
档案管理工作属于一项历史性工作, 从以前的发展状况来看发展规模发展时间还很长, 不是一两天时间就能看到大效果, 也不是会使用计算机, 或者会整理材料就能将工作做好做全。它需要坚强的领导核心、人员责任心、技能水平综合提高、对设备的管理修缮保质保量。所有人齐心合力才能够取得最终的生理。数据化信息化在各行各业都已经有了举足轻重的位置, 每一个现代化的人才都应该掌握计算机使用。档案管理人才更加不能忽略此倾向, 最终能够让本单位的档案管理与国际化世界化向接轨, 创造行业领先水平。
信息化建设项目档案 篇2
关键词：档案馆 数字化 信息化 高校
1.档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
谈档案信息化建设与工程档案管理 篇3
【关键词】档案；信息化；工程建设
档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。
1.档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2.促进档案信息化建设的几点建议
2.1档案工作人员要树立档案信息意识
马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
2.2提高档案信息化水平技术
2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备
系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
2.2.2档案中心目录及全文的数字化
档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
2.2.3对上网信息进行密级界定
首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
（4）从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3.推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
（2）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好狀态之中。
（4）数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4.结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [科]
【参考文献】
[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）.
[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）.
[3]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008，（06）.
信息化建设项目档案 篇4
一、档案信息资源方面, 力求做到资源的合理配置和有效管理
在当前档案信息化背景下, 档案信息资源的组织和配置要符合用户的信息消费习惯, 力求满足用户的信息需要。只有以用户需求为导向的资源配置才能产生更大的效益。对档案信息资源的配置要进行合理规划、适当干预或引导, 要以最大限度地满足用户日益增长并不断变化的档案信息需求为出发点, 同时尽量减少档案信息资源配置中可能出现或面临的重复建设重复配置, 力求做到有限的信息资源取得最大的经济效益和社会效益。
在我国档案馆是档案信息的主要来源机构, 档案馆内的档案信息资源, 档案信息服务的基础和根本。因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向, 不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度, 档案信息的均衡配置, 要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑, 做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。
二、服务对象方面, 定位应该是真正的面向用户, 以用户为中心
多年来, 档案信息以保管和整理为主, 随着档案信息化的发展及档案信息服务思路的改变, 将工作重心转移为以档案信息利用及其相关服务为主, 真正凸显档案信息服务的重要性。在现代信息技术的大背景之下, 档案信息服务更加也较以往更具技术性。当今的信息用户接触现代信息技术较多, 信息素养较高, 这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平都提出了更高要求。这就要求档案信息服务的工作人员及工作队伍要具备良好的综合素质和合理的知识结构, 尤其是要做到利用现代信息技术为做好信息服务工作。
以用户为中心, 首先要做到区分用户的类型。但是, 网络环境下的档案信息用户的类型较难区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂, 用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同, 而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向, 形成了很多网上的社区。总而言之, 网络环境带来了许多新的变化, 这就要求档案工作者要从用户角度出发, 探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要改变以前坐等用户上门的阵地式的服务模式, 要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时, 主动为用户服务。可以说, 面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户, 适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。
三、在服务的开放度方面主张档案信息服务持开放态度, 同时注重信息安全及信息保护
档案信息是重要的资源, 是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件, 档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度, 为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放, 同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来, 档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善, 社会信息化程度有了明显提高, 一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开, 并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时, 一定要做好档案信息的安全保护工作, 建立档案信息安全体系, 为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下, 公共传播途径日益增多, 更要重视档案信息的安全体系的建设。掌握好开放与保密的关系, 严格执行档案管理制度, 采用有效的监控预警方式、采取应急防范及异地备份等有效措施, 把档案信息安全保障体系建设落到实处。
网络技术和信息技术引发了人们工作方式和生活方式的变革, 对档案信息服务工作也提出了新的要求, 带来了全新的挑战。档案工作者和档案管理部门要重新审视自身所处的环境, 对自己形成更清晰的定位, 通过适宜方式和途径, 做好档案信息服务工作, 推动档案信息服务工作适应社会的发展并满足用户的需要。
摘要：本文从档案工作信息化的背景出发, 从三个方面提出了如何开展档案信息服务工作。
关键词：档案信息化,档案信息,档案信息服务
参考文献
[1]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案, 2009, (1) .
[2]王贤会, 贺冰, 曹军民.档案信息化建设带来的变革与启示[J].中国档案, 2006, (4) .
论档案信息化建设 篇5
论档案信息化建设
作者：周丽
来源：《北方经贸》2012年第08期
摘要：档案信息化是新时期档案部门的一项基础性工作，是提高档案信息化服务水平的必由之路。是档案事业发展的客观要求，档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。
关键词：档案；信息化；建设
中图分类号：G40 文献标识码：A
文章编号：1005-913X（2012）09-0194-01
档案信息化建设日益成为档案界的热门话题。多年来，档案界同仁较多集中于档案信息化具体技术、方法等微观层面的探索，对档案信息化建设起到了很好的推动作用。但是，加强档案信息化建设的宏观研究同样甚至更为重要，因为在社会信息化迅猛发展的机遇和挑战面前，档案信息化建设从来没有像今天那样更加需要依托政策导向、加强统筹组织、明确工作走向，以求有序、健康、快速发展，由此，宏观研究和指导尤显迫切。
一、档案信息化建设现实意义
档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。
二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。
三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
二、档案信息化建设
（一）大力加强定标工作
从现状看，制约高校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备，工作缺乏有效依据。加快制定出台标准，形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。一是基本条件层面，即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准，旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件；二是信息资源建设层面，主要针对档案信息资源的形成、保护和利用，满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求，如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等；
（二）信息化人力资源建设
提高认识，引进和培养信息化建设人才，要拓宽知识领域，在提高信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。从目前高校档案人员学历上看，硕士毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入硕士毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展，加强培训，提高素质，不断加强档案业务人员的培训力度，提高档案队伍对档案信息化建设的认识，增强档案人员信息化应用水平和信息安全防范意识，提高档案信息化建设的综合效益，为档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才队伍。各地要把档案信息化建设工作需要的档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等知识，以及有关标准规范列入业务学习计划，普及信息化技术知识，不断提高档案工作者的知识水平和业务技能，提高总体信息化应用水平。补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足信息化建设工作的需要。
（三）信息化建设工作的保障措施
1.加强领导，明确职责。档案信息化建设是一个地区、一个单位信息化建设的重要组成部分，必须与信息化整体建设同步规划、同步发展。各级领导要以对历史负责的态度，重视和支持档案信息化建设，加大领导力度，为经济和社会发展提供良好的服务。各级档案管理机构要高度重视档案信息化建设工作，加强对这项工作的领导，保证这项工作的正常开展。要配备需要的技术人员，建立和完善信息化建设工作经费渠道。
2.加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。对纸质档案、声像档案特别是使用率较高及珍贵档案有序进行数字化处理。开展建设电子档案接收。推进档案信息化，以电子档案接收为突破口。加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可
读。在此基础上，加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究，积极、稳妥、有序地开展异地备份工作。
3.提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密的发生。各级档案部门要严格遵守安全保密制度，非公开的档案信息一律不得在互联网上公开，上网的档案目录和全文信息必须经过严格鉴定。
参考文献：
档案信息化建设略论 篇6
一、档案信息化的内涵
档案信息化是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。实现档案信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。档案信息化包括档案信息的数字化；档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；档案信息的网络化三层含义。它的实施就是按照档案管理的法规，直接通过计算机及其网络进行电子档案信息的收集、整理与传输。从而，与之相适应的档案信息的服务方式也由传统的“你查我调”的服务模式转向计算机服务、局域信息服务、视听传播服务等。档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。
二、档案信息化建设的意义
我国传统的档案管理工作主要是依靠档案管理人员手工操作来进行的。但庞大的案卷数据、繁琐的程序以及耗时过大，使得档案管理服务往往还不尽如人意。显而易见，在当今信息时代，传统的档案管理工作已不能满足社会的需要，现代的档案管理需要现代的管理及创新服务模式。
档案信息化建设是实现档案管理现代化的需要，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是提高档案信息服务水平的必由之路。档案信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志，是档案工作现代化的重要基础。随着计算机信息技术的开发与应用，档案信息化发展中出现了文件形式电子化、文件传递网络化、文件存储数字化和文件管理动态化的发展趋势，特别是各种现代化设备及数字枝术的广泛利用，大大增加了档案信息的存储量，有效地节省库房空间和档案装具，对节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义。以现代化管理手段储存的档案信息，更利于方便、快捷地提供利用和开发，从而拓展档案工作的服务领域，产生更广泛的社会效益。
三、档案信息化建设的趋势与途径
档案信息化建设的发展将以办公自动化、网络体系化、馆藏档案数字化、多媒体全文信息一体化及馆际交流规模化为蓝图。要实现以上“五化”的建设是一项复杂而系统的工程，需要我们在具体的工作中不断探索。
加快档案信息化建设的措施和途径可从以下几方面着手：
1、加强标准规范建设。档案信息化标准规范主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标志、存储、查询、交换、管理和使用等方面规范、标准。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。不管是档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设，还是档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用等都要在相关标准的规范下，才能发挥最佳效果。没有标准化，档案信息化建设难以实现。档案信息化标准在档案信息化建设中起着重要的作用，应制定统一的档案信息化发展规划，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中要求共同遵守的各项标准。
2、档案资源信息化。档案信息化建设的目标之一就是实现档案资源共享,最大限度地发挥档案所蕴藏的价值。首先,运用信息技术,可以实现档案信息处理的自动化,达到档案、文件的一体化管理,实现档案信息的高速检索,对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化存储,并通过计算机和多媒体技术对多元的信息资源进行图、文、声、形并茂的合成加工, 丰富档案信息资源的表现形式。其次, 实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流,达到档案信息资源的互通与共享,实现档案信息的海量存储,通过计算机的查阅功能,解决档案的自然老化与人为损害等问题。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是档案管理现代化的核心内容。
3、传统档案数字化。档案信息数字化改变了档案信息传统的储存、传输和利用等方式。要积极开展工作，完成档案目录的数字化、档案编研成果的数字化、档案全文的数字化。与其他档案工作相比，档案信息数字化建设的经费投入巨大，从广义上讲，由硬件开支和软件开支组成。硬件开支是指购置各种专业设备和环境改造所需的资金，软件开支是指数字化档案正常运行的技术开支和人力开支。而档案部门不处于生产、科研第一线，固定资金投入有限，这也限制了档案信息数字化建设的开展。档案信息数字化建设的出发点和最终目的是满足利用者需要。因此，在档案信息数字化的规划、决策中，要形成以满足利用者需求为中心的原则，在充分权衡各种问题的需要程度、重要程度的基础上，确定数字化范围，分清轻重缓急、分层次、分步骤进行。
4、加强高质量的档案数据库建设。数据库是档案网络建设的重要组成部分，档案数据库主要包括目录数据库、重点珍贵档案数据库、全文数据库、多媒体数据库等。档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，改变以往沉闷、单一的形式。所形成的数字化档案需要以数据库的形式存放，以便于对其进行有效的管理和利用。因此，要建设既符合网络传输标准，满足人们的阅读习惯，又符合计算机机读标准的数字化信息库。数据库建设应考虑到未来的发展，在数据库软件选择与开发、硬件配备等诸多方面要有前瞻性、可扩充性，以适应未来的需求。要加快建立档案目录中心，丰富档案数据资源储备,为档案信息化做好后台数据库支持,扎扎实实做好档案的著录工作。同时，要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和数据的完整性。一个高质量的数据库中的数字信息必需要达到以下质量标准：数据的准确性、数据项目和内容的完整性、数据的规范性、数据的稳定性。
5、增强档案信息网络安全意识。档案信息网络化也带来一系列的问题, 需要在实际工作过程中逐步解决, 其中最为突出的就是档案信息安全问题。其一, 要防止档案信息的损毁和遗失, 如工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等。其二是保密问题,有的信息是公开的,有的则是保密的。保密信息还分内部、秘密、机密和绝密等不同等级,这些信息在管理时应采取相应的保密措施。因此,一方面要制定合理严格的档案信息化安全保密制度,并不断培养和强化档案工作者的安全保密意识和安全防范技能;另一方面应选用成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制,建立严格的监控机制,引入科学实用的网络安全应对策略,结合使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段,对“病毒”和“黑客”等行为及时采取应对和防范措施,同时注意做好纸质档案的保存和重要电子档案的备份工作。
6、加强档案人才的培养。人是档案管理的主体,档案工作人员的素质, 直接影响档案工作的实际成效。要更好地推进档案信息化建设进程, 档案人员素质的全面提高是其中关键的一环。首先,要建立完善的档案工作人员教育培训制度,有计划地对在职人员进行继续教育和培训,更新知识结构, 提高业务水平和工作技能,培训内容主要包括:档案法律法规、计算机应用知识、网络技术知识、现代管理知识等。其次,要努力引进或选调计算机专业人才,对他们进行档案业务知识的培训,使之尽快适应档案网络化工作。培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人才,不断适应档案事业发展的需要,实现档案工作的现代化和信息化。
信息社会把档案管理推进一个新的发展时期。面对信息技术的挑战, 档案管理应真正实现信息化,大力开发信息资源建设,全面实现共享,为社会提供丰富、优质的信息资源服务,为使档案的服务走向全方位现代化奠定坚实的基础和开辟广阔的道路。
解析档案信息化建设与档案管理 篇7
1 档案信息化建设的内容
档案信息化是一个比较新颖的概念, 在计算机和网络技术发展的过程中逐渐产生。但是从其内容上看主要可以分为两个方面的内容。从广义上看, 档案信息化就是社会发展中各个领域的信息进行交流和沟通。其中涉及到的主要内容包括经济、政治、社会等各个方面。将这些信息进行收集和整理就可以实现信息的高度共享, 同时还应该不断对信息内容进行融合。但是从狭义上看, 档案信息就是指档案管理的内部信息实现信息化, 可以为信息的利用者提供更加真实可靠的信息。另外, 档案信息化的进程和社会的发展需要相一致。进而提示档案信息利用的高效性, 增强信息本身的价值。同时进行档案信息的管理工作, 还可以为档案的利用者提供一个相对稳定和广阔的平台, 可以通过各种途径来对信息进行了解和研究。可见, 进行档案信息管理的最终目标就是要不断提升信息的利用率。
2 改进档案管理的建设和措施
在现实的档案信息管理工作中, 为了建立一个相对比较科学的管理模式, 就需要融入先进的技术和手段, 对管理方式进行高效的指导, 提升档案管理工作的效率。从这一点上看, 科技技术和档案管理工作之间存在着密切的关系。为了不断对档案管理工作进行推进, 档案内容的价值也会得到高效的提升, 另外, 档案部门的管理工作人员自身也应该贡献出一份力量。由于传统的管理模式和现如今的社会发展现状之间存在着一定的差异, 所以说, 对管理方式进行改进势在必行。
2.1 提升管理人员的服务意识
从实际的档案管理工作中可以看出, 主要是促进社会的高效发展。在档案管理工作上, 管理人员自身的服务意识高低直接影响到管理工作的质量。从这一点上看, 工作人员需要对档案工作的目的进行明确。而且, 档案管理工作本身就是一种服务性相对较强的工作类型。工作人员应该以服务社会为己任。即使在转变传统工作意识的过程中会遇到一定的问题。但是传统的档案整理、收集以及保管工作并没有涉及到档案信息的利用, 也就是说传统的档案管理就是单纯的管理, 而忽视了管理的最终目的。所以说, 工作人员需要打破这种弊端, 重新审视自身的工作, 了解到工作的重要性和价值, 这样就可以从根本上提升自身的服务意识。
我国的档案管理工作内容呈现出复杂的趋势, 虽然都是采用计算机设备来进行档案管理, 但是从档案管理工作中可以看出, 所涉及到的环节比较多, 工作量也逐渐增加, 所以对于相关人才的需求量也在不断增加。所以说, 提升管理人员的服务意识更加重要。要进行适当地培训和教育。对档案管理工作不断进行完善。
2.2 提高档案信息管理水平
现如今, 先进的信息化水平逐渐融入到档案管理工作中, 而且无纸办公的形式越来越受到人们的认可。计算机设备和先进的技术推动了档案管理工作。同时也为档案管理工作的发展模式指明了方向。档案文件从其本质上虽然无法直接产生经济效益, 但是却可以为社会的发展提供一定的依据, 对社会档案进行补充, 解决社会发展中的相关问题。
档案管理软件的对象是电子文件, 选取合适的档案管理软件, 有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节, 档案管理软件, 智能、便捷、全面, 通过软件的整合和开发利用, 形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段, 然而, 发挥档案管理人员的聪明才智, 提高档案管理水平, 是疏通档案信息化管理脉络, 提高档案管理工作质量的关键环节, 在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
2.3 加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程, 决定着档案的建立和形成。从相关工作的立项直到工程验收的各个阶段, 档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施, 从客观上增加了档案建立和管理的难度, 而信息化管理无疑提高了档案管理效率与效益。相关档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度, 逐步提高这些档案岗位人员的业务素质和工作能力。
档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识, 参与本单位的软件开发工作, 选用适合工程档案管理的软件, 制定档案信息化管理的规章制度, 改革不适应档案信息管理体制, 打破地域和部门分割, 提高工程信息交换及共享水平, 创造更多有利于方便相关单位和部门利用这些档案信息的条件。
充分利用计算机功能, 提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为档案的管理提供了极大的方便, 利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台, 不仅能有效地实现工程档案的动态管理, 还能节省大量的人力物力。
3 结论
档案的信息化建设, 可以促进档案管理水平更好的提升, 利用先进的信息化技术, 可以有效的提高档案收集与整理的效率, 也可以提高档案信息的准确性与真实性。通过档案信息化的管理模式, 有效的提高了档案信息的价值, 为相关人员浏览以及借阅档案信息提供了很大的方便。为了促进档案管理更好的发展, 档案管理的工作人员一定要提高自身的素质与技术, 从而更好的推动档案信息化发展进程。
参考文献
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[2]欧丽.剖析现阶段环境监测档案管理工作问题及建议措施[J].办公室业务, 2014 (03) .
[3]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界, 2014 (02) .
档案信息化建设和档案管理研究 篇8
1.1基础设施建设
在档案信息化建设中,软硬件基础设施是基础条件,只有具备了这些条件,才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中,核心内容就是档案信息网络,它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此,需要提高计算机管理档案的普及率, 大力建设档案管理局域网。
1.2档案信息资源建设
要对档案目录数据库科学建设,涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录;建设档案数据库,按照规范方法归档管理电子文件,数字化管理传统档案,促使档案信息资源类型得到丰富,提高档案信息资源利用效率。
1.3应用系统建设
要积极、大力开发档案信息管理软件,大力推广通用性和适用性较强的软件系统,保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。
1.4标准化建设
要构建档案信息化法制体系和标准规范,明确规定档案管理各个环节,如资源描述、存储、查询、使用等,对电子文件归档和电子档案管理等进行规范,促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。
1.5安全保障体系建设
档案中会存在一些比较重要的信息内容,这些信息如果泄露, 就会出现较为严重的后果,因此,在档案信息化建设过程中,安全保障体系建设是非常重要的组成部分,需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制,提高人们的档案信息安全意识。
1.6人才队伍建设
在档案信息化建设中,还有非常重要的一个方面是人才队伍, 那么就需要采取科学的措施,建设一支具有较高水平的专业人才队伍,,具体包括这些内容:大力培训档案业务人员,促使其能够对新技术和新设备等积极掌握;普及信息技术知识等。
2档案信息化建设与档案管理的措施分析
2.1完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系,才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲,要明确管理体制,完善运行机制,贯彻执行电子文件管理等相关规定,同时,构建电子文件管理机制,以便全程管理电子文件。要结合档案法,赋予档案局相应管理职能,在信息化建设中, 档案部门积极协调,对工作体系进行统一建设。另外,在电子政务建设中,也需要适当提升档案信息化工作的比重,以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善,规范工作行为,编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等,明确目标任务、完成时限以及责任单位等;在此基础上,完善现有法律法规,强化监督检查和执法。
2.2推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容,要结合这个中心开展其他工作,要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先,逐步推进档案数字化建设,按照相应原则,科学编制工作计划,强化监督检查工作,以便顺利开展档案数字化工作;同时,在用户使用需求得到满足的基础上,还要构建档案数字化目录,投入相应人力、物力和财力资源,各部门协同工作。此外,实行纸质和电子文件双归档制度,并关联并存规定范围内的文本和图形文件,实现档案全文检索。 其次,要逐步推进档案信息资源共享,结合相关标准,统一构建档案信息管理系统,有机融合本系统和办公系统,在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
2.3创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率,需要采取一系列的措施,不断创新档案信息服务手段;可以提高档案信息远程查阅利用服务能力,结合我国相关规定,科学设定档案公开级别,并构建档案信息资源网上公开评估体系,主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息,各级档案部门借助链接方式整合相关资源,逐步完善档案信息资源网,实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案,可以应用政府信息申请公开程序,对使用者身份信息确认之后,提供远程查阅服务,借助于网络检索,相关人员可以更加便捷地查阅档案。
安全建设也需要引起重视,要及时升级各种杀毒软件,应用先进的身份认证和网络监控技术,同时强化访问控制,对标准进行构建,明确规定备份机房和技术条件,保证档案信息安全。
3结语
在档案信息化建设过程中,有许多方面需要引起人们重视;在具体实践中,相关领导要给予一定的支持,投入足够人力、物力和财力资源,采取一系列完善措施,严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设,促使档案工作水平和服务效率得到提升。
摘要：为了促使档案管理水平提升,需要深入开展档案信息化建设,提高档案服务效率,推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理,为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。
谈档案信息化建设与档案管理 篇9
档案信息化的内容有两方面:一是狭义上的信息化, 就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化, 就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以, 档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下, 一方面促进档案本身信息进入社会交流系统, 在社会中广为传播, 另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用, 在社会中传播, 广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的, 而是相互联系, 相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用, 狭义的档案资源信息化, 必然与社会发生普遍的联系, 必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播, 形成另外形式的信息, 即广泛意义的档案信息化。
2 促进档案信息化建设的几点建议
2.1 档案工作人员要树立档案信息意识
在传统体制下由于档案工作得不到应有的重视, 所以档案工作人员也意识不到自己工作的重要性, 只是简单的记录和保管档案, 随着社会的进步, 原有的观念及工作已无法适应快速发展的社会需求, 所以档案信息化建设已势在必行, 人是信息化建设的主体, 所以首先档案管理人员要对信息化有充分的了解, 具有信息化的意识, 这种意识的形成会成为推动信息化建设进程的推动力。工作人员意识到档案信息化的重要性, 会成为信息化建设中的主力, 增加自己的责任感和使用感, 从而在档案信息化建设中逐步的做好各个细节上的工作, 由于责任感的增强, 会在工作中加强各项信息的融合, 从而促进档案信息化的快速发展。
2.2 提高档案信息化水平技术
2.2.1 配备各项硬件设施, 同时研究出适应自己系统的软件, 从
而加以利用及在利用中得以完善, 建立起完善的平台, 从而为下一步的工作进行铺垫。
2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。信息化系统中多数材料
是以介质等方式来存在的, 所以对大部分档案信息需要进行录入, 这项工作量较大, 所以在录入之前需要对录入的方式及标准进行严格的规定, 使录入工作实行统一, 同时可以实施纸质及数字双套工作的模式, 这样就能提高档案中心的工作效率, 避免了工作人员的重复工作, 提高档案数字化的进程。
2.2.3 对上网信息进行密级界定。档案馆的信息在完成信息化
建设后都可以实现共享功能, 对整个的室藏文件要分级别阅览, 部分可以公开的, 部分档案是专门针对内部人员可以查阅的, 部分档案是属于具有相关条件的人才可以查阅的, 还有一部分文件是属于机密文件的, 对使用者的身份情况要严格进行界定。同时查阅人的身份还需要网上进行验证, 这样才可以针对查阅人身份的不同信息对其公开不同的档案内容, 使档案的安全性得以保障。
2.3 提高档案信息管理水平
信息化技术介入到档案管理工作当中来以后, 档案管理工作水平有了明显的提高, 同时信息化档案管理已成为档案管理工作的趋势, 计算机、磁性介质、打印及扫描装置及先进的管理软件系统等都为档案的信息化建设做出了重大的贡献。
2.3.1 随着电子文件的大量产生, 如何安全且高效地管理电子
档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年, 国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此, 选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件, 有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件, 通过选取合适的档案
管理软件, 不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的, 而且电子文件作为信息资源, 经过软件的整合和开发, 既是电子文件形成单位的有益积累, 又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
2.3.3“工欲善其事, 必先利其器”, 选取适合的档案管理软件是
档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念, 需要科学的档案管理软件作支撑, 单纯以传统方式管理大量电子文件, 绝非明智之举, 档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身, 是疏通信息化建设管理脉络, 提高档案工作质量和效率的关键环节, 在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
2.3.4 从安全角度来说, 优良的档案管理软件自身的安全设置,
如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块, 已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障, 能有效地确保档案信息安全。
3 推行档案信息化管理, 确立工程档案发展的新方向
3.1 工程档案信息化建设虽也取得了一些成果, 但其还需要加
强, 工程企业不同于其他企业, 有其自身的特点, 所以在工程档案的管理软件选择上要有针对性, 同时, 在工程档案管理过程中还要打破传统的管理体制束缚, 制度严格的规章制度, 同时在工程档案的管理上要打破传统的区域限制, 使信息实现快速的传播及共享。
3.2 针对档案管理人员专业性差的问题人力资源部门要建立相
关的培训系统, 实现全员的信息化培训, 并建立考核制度, 从而督促岗位人员不断的学习提高自己的技能, 并在考评中突出自己的能力。
3.3 为了档案人员更好的参于到自己行业中的软件开发中来,
所以应熟练的掌握计算机的基础知识, 同时努力充实自己对信息化管理水平理解和认识, 这样在工作当中, 才能提出正确的信息需求, 使系统的运转正常。
4 结束语
充分利用计算机功能, 提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便, 利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台, 不仅能有效地实现工程档案的动态管理, 提高档案管理效率, 还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展, 为促进国民经济和社会发展, 提供快捷有效的档案信息服务。
参考文献
[1]唐宝莲, 吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案, 2006, (03) .[1]唐宝莲, 吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案, 2006, (03) .
档案信息化建设 篇10
1 档案信息化建设考虑的主要方面
1.1 电子文件管理与控制
电子文件是电子与文件的结合体。“文件连续体”理论认为,文件与档案是一个连续运动的统一体。对它进行管理与控制,相对于传统的纸质文件,既要遵循文件的生命周期理论,又要遵循电子运行的轨迹。根据电子文件的特点,从文件形成之初,就对它进行全程管理。管理上,要适应文件的每一个阶段,采取不同的措施和方法。控制上,做到前端控制,使事前、事中、事后的控制能连续、有机地结合。事前控制是文件安全保障的基础,事中控制是文件安全利用的方向,事后控制是文件安全归档的要求。电子文件的管理与控制是相辅相成的。只有电子文件得到良好的管理与控制,档案信息化建设才得以顺利地进行。电子文件管理与控制是档案信息化建设的基础。没有对电子文件进行管理与控制,档案信息化建设就难以进行。
1.2 档案数字化质量控制
档案数字化质量的好坏决定了档案信息化建设的成效。简而言之,档案数字化就是将传统的纸质档案、胶片等转化成由计算机软件运行和识别的档案,通过通信技术、网络技术等来应用的工作。如何保证控制好档案数字化的质量?江泽民同志曾指出:“人才是决定我们事业成败的一个重要因素。”档案是由人的工作和活动形成的。笔者认为,无非是人、财、物等有保障才能确保档案数字化的质量。人(档案工作者)是生产力最活跃的因素,它通过生产工具(财、物等表现的档案管理系统软件、设备等)作用于劳动对象(传统的纸质档案等)。当人、财、物构成的生产力(档案数字化)适应生产关系(档案信息化建设)的发展时,就能促进档案信息化建设,反之,则会阻碍档案信息化建设。因此,一方面,我们要不断地提高档案工作者的理论知识水平,掌握现代化的科学技术,成为复合型的人才。另一方面,确保有足够的经费用于档案数字化工作,进行档案数字化工作时使用先进的设备。只有这样,才能从源头上抓好档案数字化质量控制。
1.3 档案信息的安全保障
档案信息的安全保障是一个古老而崭新的话题。无论是传统的纸质档案还是已进行了20年的档案信息化,都要做好档案安全保障工作。当今社会信息发达,人们能够非常方便和快捷地获取信息,但也极易泄密。传统的安全保障工作需要顺应时代的变化,才能保障档案信息的安全。国家最高档案行政管理机构结合我国档案事业发展的实际,提出了“三个体系”建设的理论,其中之一是明确建立确保档案安全保密的档案安全体系。因此,我们要在“三个体系”建设的理论指导下,扎实做好档案信息的安全保障工作。从人为因素影响和非人为因素影响2个方面去统筹考虑做好档案信息的安全保障工作。一是思想上要高度重视,主动超前考虑做好档案信息的安全保障工作,未雨绸缪,防患于未然。二是高标准做好档案信息的实体安全工作,确保档案不易遭受非人为因素的影响和破坏。可异地备份,档案信息系统有备用服务器等。三是系统地考虑档案信息的安全保障工作。从文件的形成者、管理者、使用者,从文件的形成之初直至生命周期结束都要做好档案信息的安全保障。
1.4 大数据与档案信息化
大数据,简而言之就是大量的资料、海量的资料。由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的大数据,是基于云计算的数据处理与应用模式,通过数据的整合共享、交叉复用形成的智力资源和知识服务能力。我国的档案信息化建设已经持续进行了20年,无论是传统载体的档案数字化,还是电子政务系统的建设,都产生了大量的数字信息,但在知识经济信息时代,依然无法满足人们对各种档案信息的需求。随着大数据时代的到来,通过对大数据应用技术的掌握,很好地解决了这个问题。将档案资源转化为知识资源,将成为今后档案信息化建设的发展方向,大数据将起到举足轻重的作用。
1.5 档案信息化的新技术应用
云计算、手机二维码技术、RFID技术、“三网融合、三机合一”等可作为新技术应用到档案信息化建设中。云计算是将大批量的计算机或档案服务器连成一体,向广大网络用户提供更加集约化、规模化、经济化的平台服务、设备服务和软件服务,如软硬件资源、数据资料的存储、安全使用保障等。云计算的应用将给档案信息化建设带来全新的档案管理模式。通过云计算技术,档案信息化建设能减少重复建设和投入,档案信息资源通过互联可以随时随地在网络上得以查阅共享。手机二维码技术是在手机中引入了二维码技术,是手机通信技术与二维码技术的结合。如果在手机上建有档案网站的二维码,通过扫描手机二维码就可登录。手机二维码在档案信息化建设中有着良好的发展前景和巨大的用户群。RFID技术俗称电子标签,是Radio Frequency Identification的缩写。RFID可应用于档案管理工作,如档案进出档案库房记录。它能够批量地对相关档案的条目打上进出库房的标志。同时,它具有定位功能,当寻找到所需的档案资料,会发出警报目标的所在位置。“三网融合、三机合一”技术分别是指电信网、互联网、有线电视网三大网络的技术改造融合和电视机、计算机、手机三者信息终端之间的功能互补、信息互通。“三机合一”的基础是三网融合。“三网融合、三机合一”是我国信息化工作的重点。“三网融合、三机合一”使多媒体信息的制作、传递、检索等更加方便快捷,同时为多媒体信息的广泛传播及其开发利用提供了广阔的平台。通过“三网融合、三机合一”,数字化档案信息在“三网”中得以无限制传输,在“三机”上方便地展示,这样,档案信息化建设将得到更快发展。
1.6 数字档案馆(室)的探索与实践
数字档案馆(室)运用数字和网络技术手段,满足了电子文件归档和接收的客观要求,扩大了档案的利用空间,提高了档案工作的服务效率和服务质量。数字档案馆(室)与传统档案馆(室)最主要的区别是保管的对象不同和如何提供使用。目前,虽然在某些档案馆(室)已完成对馆藏档案的数字化工作,但建立一个真正完全意义上的数字档案馆(室)还有很长的路要走。电子文件如何管理与控制、档案数字化的质量控制、档案信息的安全保障等还需要在不断建设中深入探索。我们要认清档案工作的现状,从档案信息化建设的实际出发,扎实推进创建数字档案馆(室)的工作。当前,可从以下3个方面进行数字档案馆(室)的探索与实践:一是提高业务技术水平,打造一支高素质的档案专业技术人员。二是加大经费投入,构建一个数字档案馆(室)工作的系统平台。三是借鉴国外同行的先进经验,吸收融合一切成熟的做法。
2 档案信息化建设的重要性
2.1 顺应时代的发展
当今世界是信息的社会,网上活动方式正以惊人的速度变得更加多样化,人们会把现在花费在读报、看电视等获得信息或消遣的时间都转用到电脑屏幕上来。网络也能使我们更有效率地处理一些事情,如电子政务、电子文件的传输。档案信息化建设就顺应了时代的发展。通过上网,人们就可随时随地查阅到相关的档案信息资源。
2.2 促进档案系统的自我完善和发展
原来的档案管理模式不再适合档案信息化,人、财、物方面都需要不断加强。作为档案工作人员,要具备一定的网络计算机技术,档案库房不单要保管传统的纸质档案,还要适合保管电子档案。无论是档案的硬件还是软件,都要不断适应档案信息化建设,从而不断促进档案系统的自我完善和发展。
2.3 将档案工作提升到一个新的阶段和水平
传统的档案馆只是作为一个接收和保管档案安全的基地,但现在一切都因档案信息化建设而发生了改变。通过档案信息化建设,充分发挥了档案的安全保管基地、政府信息分开查阅中心等功能,更好地服务于当地的经济和社会发展的作用,提高了档案管理的工作质量和水平。
3 档案信息化建设的一些思考
党的十六大报告中明确提出:“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。”我国已将信息化建设列入国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的步伐。目前,我国档案信息化建设已开展了20年,但成效不显著。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,包括软件系统及体系建设、档案数字化质量控制、安全保障等。档案信息化建设不是一蹴而就的,这是一个动态的、渐进的、长期的过程。档案部门必须要把信息化作为档案基础业务建设的重点业务来抓。以《全国档案信息化建设实施纲要》为指导,结合实际,形成基于信息系统的档案工作体系,促进档案信息化建设健康、快速发展。
参考文献
[1]严瑾.试论电子文件管理的“前端控制”与“全程管理”原则[J].档案时空,2006(4).
加强企业档案信息化建设 篇11
档案信息化是档案部门运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。它把分散的信息资源以信息化的形式储存，以标准化的方法管理，以网络化的方式连接，从而提高资源的利用率，实现资源共享。它主要包括档案信息数字化、档案网站建设以及数字档案馆建设三个不同的阶段和方面。
一、企业档案信息化建设存在诸多问题
1、企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设，有些则没有，特别是一些中小企业。同时，企业的减员增效也波及到企业的档案部门，相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁，信息化建设也就无从谈起，即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。
2、企业档案信息化的基础条件薄弱，技术、资金不足，人才缺乏。当前，企业档案信息化建设的总体状况是认识不足，重视不够，基础条件薄弱，信息化程度低。缺乏应有的设备和技术支撑，对企业档案信息资源开发的深度不够，数字化信息资源少，企业档案网站建设良莠不齐，信息化管理人才短缺，对档案信息资源数字化和网络化研究不够。
3、企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向，它使生产活动、文书处理与档案管理工作实现有效衔接，进而提高信息处理能力，实现档案信息的无缝连接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍，档案工作很难在系统上实现与各生产、管理环节之间的连接，文档一体化管理的实现困难重重。
二、加强企业档案信息化建设的对策
1、加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。因此，档案信息化建设一定要着力解决“交通规则”方面的问题，这些“交规”就是我们所要构建和遵循的关于档案信息化建设的标准和规范，主要包括电子文件归档和电子档案的管理，以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于企业档案信息化的标准规范体系。
2、重视企业档案信息应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息、网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。
3、加强档案信息资源建设。档案信息是企业的核心资产，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。收集企业各个业务环节形成的真实记录，包括各种文档、科研资料、合同等；并以此为基础建立档案信息网络和电子信息资源中心库，为企业档案利用提供便利条件。
4、加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求。
档案云技术应用于档案信息化建设 篇12
云计算是现在信息技术服务的一个新趋势。作为信息技术的发展, 经历了四个浪潮, 一是大型的计算机时代, 二是微型计算机时代, 三是互联网时代。
四是正进入云计算时代。
什么是云计算?它是一种基于互联网的计算方式, 通过这种方式, 共享硬件资源和信息可以按照需要提供给计算机和其他设备。整个运行方式很像电网。目前云计算的服务有三种方式:软件服务、平台服务、基础设施服务。
目前云计算产业的发展现状有互联网企业的、有云计算制造商、有软件厂商的、有电信运营商的、IDC企业的。
(图1) 这是云计算三种服务方式。
云计算目前在全世界的发展前景非常迅速、非常广阔。在我们国家也处于起步阶段, 最近我们国家已经发布了关于云计算的“十二五”规划。
(图2) 云计算服务的规模, 2011年是900亿美元, 到2012年1072亿美元, 到2015年增长到将近2000亿美元。
在云计算安全方面的考虑, 应该说云计算这项技术服务, 从技术上说是非常有优势的, 但是大家最担心、最有顾虑的还是在安全方面, 其实云计算这项技术在安全方面有众多的考虑。
(图3) 这是云计算产业的一个整体构成, 主要分云计算的服务业和基础设施的服务业, 还有云计算的制造业, 还有一些支持的产业, 例如评估认证、设计、咨询。
云计算安全保证方面, 建立了比较先进的云计算安全模型, 包括动态防控设计模型和安全设计的管理模型。
(图4) 在云计算管理方面有一套完整的安全体系。
另外它有一些完备的安全措施, 包括硬件安全措施、网络设施安全措施。
在云计算数据安全方面也有比较严密的措施。
(图5) 在操作方面也有一定的安全措施。
云计算存储保证。实际上在云计算应用中, 特别在档案部门的应用中, 对云存储的应用还是大家比较关注的。
所谓云存储就是通过集群应用, 网格技术或分布式文件系统等将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作, 共同对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统。云存储的一个重要优势就是备份, 对数据进行有效的备份, 确保数据的可用性和安全性。
云计算的管理保证, 在管理方面有虚拟化的管理, 有存储的管理, 有对资源的预警。
上面两个方面主要给大家简单介绍一下, 云计算技术方面的情况, 结合得比较简单。
下面谈谈我个人对云计算在档案部门应用的一些认识。
第一, 为什么要进入档案云计算这样的技术?一是对于档案部门开展信息化工作面临最大的问题, 我认为是人才问题, 从各级档案部门来讲, 要既懂档案业务, 又能精通计算机技术方面的人才是非常缺乏的, 而云计算在某种程度上可以缓解档案人才缺乏的问题。
二是引入云计算的需求是对于一些基层档案部门, 对于一些中小企业的档案室来说, 从档案管理的基础设施方面, 从投入上还是比较欠缺的, 在这一方面应该说云计算能帮助解决问题。
三是软件方面, 我们都知道信息技术发展非常快, 可能过了三到五年, 在软件技术、数据格式等一些应用方面变化会很大, 而目前市场上使用的一些档案管理软件可能还难以跟上当前信息技术发展的要求, 所以说作为云计算也许能够解决这样的问题。
四是对电子文件档案来说, 它的这种长期可用性、安全性, 应该说和纸制文件相比, 就目前的情况来说, 可能比纸制文件更容易损坏, 保护程度更差, 存在这样的问题, 而云计算也能相对解决这些问题。对于云计算的引入在档案部门的应用有这四个方面的需求。
什么是档案云计算?不同的人有不同的理解, 我说的云计算是借用目前数字档案馆的一些定义, 就是基于云计算的数字档案管理系统是建立在云计算技术的基础上, 利用信息化手段, 对数字档案信息进行收集、管理, 实现档案信息资源共享的超大规模、分布式的数字网络档案信息系统。
对于数字档案馆的认识, 目前在我们国家更多的还是基于一种三网隔离的, 一是基于互联网的, 二是基于行业内部专网的, 三是基于内部局域网的, 是三网隔离的兼容模式。可能将来引用档案云技术以后, 建设的数字档案馆更多的是基于互联网, 是一种对方开放的数字档案馆建设模式。
云计算数字档案馆系统主要是由云计算数字档案管理应用程序、数字管理节点, 计算机专用网络、安全防火墙、公用和私有的硬件设施等构成。云计算的数字档案馆的档案信息是分布式的, 以数据流的形式分布存储在各个数字档案节点上的。
在基于云的数字档案管理系统里面, 核心的还是数字档案信息的组织形式, 也是基于云计算下的一个基本的组织模式。
(图6) 这是档案云的一个基本架构, 主要是和前面说的云计算的基础架构差不多, 主要分基础设施、软件服务、平台服务和客户端, 另外有评估标准和咨询进行系统支撑。
引入云计算这项技术, 对提升档案管理的水平, 解决档案管理中存在的问题, 有这么几方面的好处:一是能够减少投入, 减少对硬件设备的投入, 减少对传统管理模式上的投入。
二是共享性更高, 不同设备之间的数据和应用共享, 通过互联网或者移动互联网提供面向海量信息的处理模式, 共享性更高。
三是信息更加安全, 刚才前面已经提到, 云计算在信息安全方面有它的考虑, 当然对于安全的理解, 不同的人在不同的角度有不同的理解, 对于云计算带来的问题也有很多的顾虑。
四是在客户端、用户端负载更低, 不需要为一次性任务或罕见的负载状况准备大量设备。
五是工作效率更高。
六是使用更方便, 通过用户存储的信息网络链接在云平台上为用户提供权限和安全保障服务、个性定制服务等专门的服务。
七是为各级国家档案馆、政府信息查询窗口电子文件中心、档案安全保障中, 以及爱国主义教育基地五位一体的建设提供更先进、便捷、有效的服务。
档案云的一些特点:通过虚拟化技术实现基础设施和基础服务的统一管理。可以实现动态的、可伸缩的架构, 满足应用和用户规模的需要。可以节约信息化基础设施的投资, 避免重复建设。可以充分利用企业富余的计算能力, 提高应用系统的处理速度。可以按照使用资源、按需使用服务, 降低下属单位信息化门槛, 提高整体信息化水平。应用的快速部署, 加快应用实施和推广速度。统一的应用支撑平台, 开放的API, 可以提高信息系统开发效率, 进行规范化的建设。可以实现互联互通、信息共享。充分发挥档案资源、当档案利用、档案安全保障三个体系的协同放大效应。通过提供便携式手持终端服务, 可以随时按需查阅档案, 内容组织形式多样, 图文结合, 用户体验更好, 查询利用效果可跟踪。
目前对于档案云的实现, 一些公司的研究都处于起步阶段, 这里面给大家介绍一下我的一个认识。包括三个部分:一是档案前置, 通过标准的数据交换模式扩大档案信息的边界, 通过档案云的部署, 规范统一的数据交换格式和流程, 通过适当释放终端业务系统的压力, 提高业务系统效率, 档案前置相当于传统档案管理模式中的档案收集或档案的形成。
二是档案保管, 这里面过去的一种应用模式向服务的模式转变, 档案保管这个环节可以通过云计算有效地整合富余的计算机资源, 实现合理化的智能分配资源, 可以进行统一的投入, 灵活的扩展, 稳定、统一的大档案应用平台, 提供了统一的电子文件交换, 存储数据格式, 保证数据长远保存利用, 可以通过统一的资源池管理, 提供更丰富的档案云存储空间以及存储策略。
三是档案后延。更多的是强调档案的长期保存、档案利用。可以通过云计算的技术建立一个资源共享中心, 实现了档案资源的“百度”“谷歌”资源库。可以实现档案知识化的转变可以实现档案价值和业务管理的紧密结合。
档案云计算与实践待扩展, 因为云计算档案应用刚刚开始, 有许多方面还需要不断拓展, 这是近几年国家档案局科技项目里在有关云计算的立项情况。
2010年, 2项;2011年, 1项;到2012年, 有9项。其中基于云计算的档案馆和档案室的建设有4项, 关于云存储1项, 利用云计算开展档案信息化服务的有4项。
云计算在档案部门的应用有四个方面值得探讨和应用, 一是应用云计算解决档案长期可用性问题。二是进行区域性数字档案馆建设。三是进行广域数字档案室建设。四是搜集存储互联网长久保留价值的资源。
对于电子档案的长期保存、长期可用性是目前档案信息化建设当中面临的一个比较突出的问题, 主要面临的硬件、软件、数据格式, 云计算新的方式的产生实现以后可以自动化的解决电子档案长期可用性问题。
进行区域性数字档案馆建设, 比如在一个省或者一个地区, 现在有些省已经在进行这方面的尝试, 通过云计算技术的引用, 可以解决数字档案馆建设当中存在的经费问题、技术问题、人才问题。
广域数字档案室建设, 主要是针对一些中小企业, 或者是跨国企业能够应用云技术来统一的进行整个行业、整个企业的数字档案室的建设, 可以达到节约投资、节约人力, 提高资源利用效率的效果。
互联网有价值资源保存问题。特别是社会和一些学术界非常关心互联网上很多有价值的资源怎么样能够收集和保存的问题, 因为互联网上的信息量非常大、变化非常快, 数据种类也非常多, 各种技术的依赖性也是非常强的, 所以说在这之前用一些方法解决保存互联网有价值资源的问题难度是非常大的, 通过云计算这种方法可以逐步的保存互联网有价值资源。