推进档案信息化建设

推进档案信息化建设（共12篇）

推进档案信息化建设 篇1

随着计算机技术、远程通信技术的进步及互联网的广泛应用, 全社会的信息环境发生了巨大的变革。社会信息化对档案工作提出更高的要求, 档案工作正在向信息化、电子化、网络化的方向发展。档案信息化环境下的档案信息服务工作的开展, 要跟得上信息化的发展步伐, 适应并满足现代人的信息需求。

一、档案信息资源方面, 力求做到资源的合理配置和有效管理

在当前档案信息化背景下, 档案信息资源的组织和配置要符合用户的信息消费习惯, 力求满足用户的信息需要。只有以用户需求为导向的资源配置才能产生更大的效益。对档案信息资源的配置要进行合理规划、适当干预或引导, 要以最大限度地满足用户日益增长并不断变化的档案信息需求为出发点, 同时尽量减少档案信息资源配置中可能出现或面临的重复建设重复配置, 力求做到有限的信息资源取得最大的经济效益和社会效益。

在我国档案馆是档案信息的主要来源机构, 档案馆内的档案信息资源, 档案信息服务的基础和根本。因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向, 不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度, 档案信息的均衡配置, 要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑, 做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。

二、服务对象方面, 定位应该是真正的面向用户, 以用户为中心

多年来, 档案信息以保管和整理为主, 随着档案信息化的发展及档案信息服务思路的改变, 将工作重心转移为以档案信息利用及其相关服务为主, 真正凸显档案信息服务的重要性。在现代信息技术的大背景之下, 档案信息服务更加也较以往更具技术性。当今的信息用户接触现代信息技术较多, 信息素养较高, 这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平都提出了更高要求。这就要求档案信息服务的工作人员及工作队伍要具备良好的综合素质和合理的知识结构, 尤其是要做到利用现代信息技术为做好信息服务工作。

以用户为中心, 首先要做到区分用户的类型。但是, 网络环境下的档案信息用户的类型较难区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂, 用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同, 而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向, 形成了很多网上的社区。总而言之, 网络环境带来了许多新的变化, 这就要求档案工作者要从用户角度出发, 探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要改变以前坐等用户上门的阵地式的服务模式, 要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时, 主动为用户服务。可以说, 面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户, 适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。

三、在服务的开放度方面主张档案信息服务持开放态度, 同时注重信息安全及信息保护

档案信息是重要的资源, 是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件, 档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度, 为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放, 同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来, 档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善, 社会信息化程度有了明显提高, 一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开, 并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时, 一定要做好档案信息的安全保护工作, 建立档案信息安全体系, 为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下, 公共传播途径日益增多, 更要重视档案信息的安全体系的建设。掌握好开放与保密的关系, 严格执行档案管理制度, 采用有效的监控预警方式、采取应急防范及异地备份等有效措施, 把档案信息安全保障体系建设落到实处。

网络技术和信息技术引发了人们工作方式和生活方式的变革, 对档案信息服务工作也提出了新的要求, 带来了全新的挑战。档案工作者和档案管理部门要重新审视自身所处的环境, 对自己形成更清晰的定位, 通过适宜方式和途径, 做好档案信息服务工作, 推动档案信息服务工作适应社会的发展并满足用户的需要。

摘要：本文从档案工作信息化的背景出发, 从三个方面提出了如何开展档案信息服务工作。

关键词：档案信息化,档案信息,档案信息服务

参考文献

[1]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案, 2009, (1) .

[2]王贤会, 贺冰, 曹军民.档案信息化建设带来的变革与启示[J].中国档案, 2006, (4) .

[3]潘稚巧.论档案信息化建设中的档案信息服务[J].档案学通讯, 2008, (1) .

推进档案信息化建设 篇2

我县是全省重点林业县，有山林面积434万亩，占全县国土总面积的70%，森林覆盖率达60.12%，森林蓄积量达430万立方米。全县总人口104万人，辖32个乡镇、工业园、国有林场、801个村（居委会）。自2001以来，我县累计退耕还林29.5万亩，其中退耕地还林11.2万亩，荒山造林16.1万亩，封山育林2.2万亩。

一、基本情况

历年共建立退耕还林各类档案1696份，共建立卷宗69个。

一是分单位建立卷宗40个，包括27个乡镇及国有场圃、森工企业等，归档内容含乡镇历年规划设计及验收报告等项目。

二是分建立卷宗9个，包括2002年至2009分县级规划设计、县级验收报告、县级整改资料、县级变更作业设计及各级检查验收资料等。

三是分类别建立卷宗3个，包括退耕地还林、荒山造林、封山育林项目，均分建立竣工一览表及分户兑现表。

四是分介质建立卷宗3个，除纸质文件外，建立3.5寸盘资料档、VCD及DVD资料档、成果相册档案。

五是分类型建立卷宗6个，包括政策法规类文件、省级文件、市级文件、本级文件、上行报告、下级来文、来信来访、提案议案、资金计划文件、退耕还林分户卡片、退耕还林合同等内容。

六是分图纸建立卷宗7个，包括H-49-108、H-49-119、H-49-120、H-49-131、H-49-132、H-50-109、H-50-121。

二、具体做法

自工程建设以来，我县严格按照《退耕还林条例》、《档案法》、《档案法实施办法》、《林业重点工程档案管理办法》、《退耕还林工程档案管理办法》等相关要求，对历年退耕还林集中整理归档，具体做好了以下三个方面。

一是加强领导，着重专人专办专档管理原则。我县于2001年争取退耕还林项目以来，便成立了平江县退耕还林领导小组，同时成立了以退耕办主任任组长的平江县退耕还林档案管理领导小组。局机关专门拨出一间近40平方米的大办公室，订制了8只木工柜子，用于工程档案专用，同时确定两名工作人员为档案专管员，配备两台电脑及相关设备，局机关每年专门对档案室进行多次检查，并拨给专门经费用于档案管理基本支出。

二是突出重点，强化文字图纸电子合并原则。退耕还林工程迄今已近十年，退耕还林工程建设前期，我们主要是突出保管纸质文件为主的原则，但工程后期以来，考虑到退耕还林工程后延的情况，我们将历年退耕还林资料进行电脑整档，特别是去年以来，对全县退耕地小班全部实行电子地图矢量化，同时正在进行历年退耕还林数据电子管理，对每本档案实行电子检索码区别。

三是加强管理，做到分年分项分期保管原则。无档则乱，工程建设前后长达16年，如果按最后实施的2005退耕地生态林计算的话，我县退耕还林工程钱粮发放工作将顺延至2013年，时间跨度长，工作难度大，内业档案多。为确保档案管理有序，布局合理，我们对档案进行了分七种项目进行保管，确保工程档案查有据，核有凭。

三、相关建议

一是乡镇退耕还林档案无法健全的问题。建议省退耕办在相关文件通知中进一步明确，或将退耕还林乡镇档案确定为退耕还林检查验收的一项重要内容。

二是退耕还林档案管理人员待遇不能参照同类档案管理人员享受的问题。由于工资实行津补贴发放后，同类档案管理人员可以享受相关补贴，而退耕还林档案管理人员却无法落实，因此，建议省退耕办对此类问题下文明确。

推进档案信息化建设 篇3

[关键词]事业单位；档案管理；信息化建设；信息化进程

引言

事业单位的档案信息不仅记录着我国社会、经济的发展，也关系着事业单位人才的考核和培养，因此，事业单位内的档案有着极为重要的作用。对事业单位而言，档案管理工作不仅是一个重点，还是一个难点。当前，事业单位的档案管理模式不断转型，越来越离不开信息化的建设，而传统的档案管理模式越来越难以适应新时代的需要。因此，事业单位应积极进行档案管理的信息化建设，优化档案管理，简化管理流程，使管理更为高效。

一、档案管理信息化趋势

21世纪以来，以计算机为主的信息技术取得了跨越式发展，其以省时、高效的特点很快便在各个领域得到了普及。档案管理工作是一项比较复杂的工作，所涉及到的企业与人员的档案较多，无论是存储还是查找都是一项巨大的工程。而随着信息化趋势的不断发展，档案管理可以依靠数字信息方式来进行存储与查找，且档案可以得以长久保存和快速传递。同时，利用信息化的档案管理方式还可以不断完善新的信息理方式，能降低管理成本，实现资源在线共享，建立单位与用客户之间的联系和交流，优化管理体制。由此可见，事业单位实现档案信息化管理具有一定的必然性。然而，在当前的事业单位档案管理信息化建设进程中依然存在一些问题，使得档案管理信息化进程受到了阻碍，下面我们将就其进行分析。

二、事业单位档案管理信息化建设进程中存在的问题

每一个新事物的产生与发展过程中，都会遇到诸多的问题，有些问题阻碍了新事物的发展，也有些问题则一定程度上促进了新事物的发展。事业单位在档案管理信息化建设进程中存在的一些问题，对信息化进程提出了挑战，也对事业单位档案管理工作人员提出了要求。

1、信息化管理体系不完善

事业单位的档案管理工作人员很多都不是科班出身，他们没有经过专业的档案知识培训，更没有经历档案的信息化进程。另外，很多工作人员身兼数职，没有足够的精力去管理档案，使得档案混乱无序。同时，一些档案的资料不真实、不准确，档案管理体系不完善，管理思路混乱，管理方式落后，使得事业单位的档案管理工作十分不正规。

2、信息安全问题被忽视

事业单位档案管理纳入信息化进程是一种进步，然而却也具有一些风险，尤其是信息安全风险，更是比较突出。档案管理与信息技术挂钩，一旦信息技术遭受黑客攻击或者病毒侵袭，那么档案将面临着泄密或者被篡改的威胁。但是，很多事业单位的档案管理人员并没有重视到这一点。

3、管理人员意识淡薄

档案管理的信息化是一个必然趋势，但是当前事业单位的档案管理工作人员却并没有充分认识到这一趋势，他们依然习惯于利用传统的手工操作，依然习惯于传统档案管理方式，对于信息化进程的认识不足，意识淡薄。而且，一些档案管理人员认为自己的工作并不重要，只是一些保管的事务性工作，并非单位的主要工作，只要做好档案的保管工作就可以，所以他们的工作热情比较低下，对档案工作缺乏准确的认知。

三、推进事业单位档案管理信息化建设的举措

在推进事业单位档案管理信息化进程中，事业单位与档案管理人员都应强化认识，作出改变。

1、完善信息化管理体系

完善信息化管理体系应从以下两个方面着手：

（1）制定信息化管理体系的总体规划

事业单位在进行档案信息化管理时，应制定信息化管理体系的总体规划，从服务于事业单位发展的全局战略出发，制定符合本单位发展的长远规划，从而使档案管理形成一个完善的体系，以推动事业单位的档案信息化进程。

（2）制定内部管理标准体系

事业单位进行档案信息化管理时，不仅要制定总体规划，还要实行档案信息化管理体系的内部优化，结合自身发展，按照国家标准制定内部管理标准体系，从而更为和谐地发展与完善。

2、强化信息安全

前文提到，档案管理与信息技术挂钩，只要信息技术遭受黑客攻击或者病毒侵袭，那么就会导致档案面临着泄密或者被篡改的威胁。为此，事业单位应注意到这一层面的潜在威胁，强化档案管理的信息安全。

（1）强化档案信息安全管理制度建设

事业单位应强化档案信息安全管理制度的建设，使电子档案受到严密制度的保护，禁止非规定计算机接入与访问电子档案网服务器，禁止移动设备对电子档案的输入与输出，禁止非档案管理人员直接接触电子档案，以一系列的制度来完善档案管理，强化信息安全。

（2）强化档案信息管理系统的定期维护

档案信息管理系统的安全与否直接决定着档案的信息安全。因此，事业单位应加大力度，强化定期维护，每周都要进行例行检查，定期进行病毒检测与病毒查杀、不断进行数字化扫描，通过多种系統维护方式来确保档案信息安全。

3、提高管理人员意识

档案管理是一项重要的工作，即便其不是事业单位最主要的工作，却也是最重要的工作。因此，档案管理人员应提高工作热情，认清档案管理信息化管理的趋势，加强学习，切实强化档案管理的责任意识、服务意识，提高自身信息管理意识，提高自身专业素质，以便在档案管理岗位上做到最好。

四、结语

在新的历史阶段，随着信息技术的发展，事业单位档案管理工作面临着诸多的机遇与挑战。对此，我们应以新的思路与新的方法破除旧有观念，完善信息化管理体系，强化档案管理中的信息安全，提高管理人员意识，明确档案管理的创新服务方向，积极探索档案现代管理模式，以加强信息化建设来解决事业单位档案管理工作中出现的诸多问题，通过优化档案管理工作来优化事业单位的其他工作。

参考文献

[1]路晋超，贾彦敏，林建民.事业单位档案管理信息化建设的若干问题[J].黑龙江史志，2013（11）

[2]王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].华章，2013（02）

谈如何有效推进档案信息化建设 篇4

一、加大档案信息化建设的宣传力度

通过多种渠道, 提高社会档案意识和档案工作者的信息化意识, 正视信息化给档案工作带来的挑战和压力, 加深对实施信息化带动策略的理解。各档案局 (馆) 要把档案信息化建设作为档案业务工作的一项重要内容来抓, 融于业务监督指导、目标管理、执法检查等活动之中。

二、纳入发展规划, 提供经费保障

各级档案部门应围绕“三网一库一站”和电子文件管理申报项目, 积极争取将档案信息化纳入本级政府的信息化建设总格局和档案事业发展总体规划中, 争取财政投入并保持适当增长比例。一是根据国民经济增长幅度, 加大对档案信息化建设资金的投入力度, 以缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾突出的问题。二是认真做好档案信息化建设的立项工作, 财政部门要给予必要的支持, 将档案信息化建设所需经费纳入本级财政经费预算。三是加强对档案信息化建设资金的统筹合理使用, 引入信息化工程监理机制, 加强相关项目的前期研究和可行性论证。

三、加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设

档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持, 要逐步研究和完善发展相关政策法规标准, 如信息技术人才政策、行业信息应用软件开发和技术服务等方面的政策标准。一是信息化建设必将在政策法规的框架下进行, 因此, 要深入学习研究电子政务、电子商务、信息交换、政务公开、信息资源保护、企业信息化、信息产业、信息安全保密、知识信息产权、信息市场管理、信息产品价格政策等方面的法律法规。在学习研究国家有关政策、法律法规的基础上, 研究建立档案信息化发展的政策、法律法规体系, 形成推动档案信息化工作的法制环境和保障体系。二是加强档案信息化发展课题研究, 提高信息化建设决策水平。发挥有关学会、协会、机关、团体的作用, 请一批专家、顾问和有专长、有经验的科技人员深入研究档案信息化发展的思路、模式、体制、机制和法制以及系统安全等方面的问题。

四、加强对档案信息化建设的领导监管

加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的重点工作, 档案部门要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用, 自觉把档案部门的信息化工作与党委、政府的办公自动化结合起来, 积极争取领导的重视和信息部门的支持。各地领导和信息部门要把档案的信息化工作作为政务信息化建设的重要组成部分, 加强领导, 统一规划, 稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。档案局 (馆) 要建立信息化建设领导机构或明确分管领导, 落实专门机构或专人负责档案信息化建设工作。加强信息交流与沟通, 及时了解档案数字化和电子文件归档情况, 做到心中有数, 做好分类指导。同时, 要将档案信息化建设纳入档案执法检查、档案年检、档案工作评估、档案目标管理的考核内容, 经常进行评估与检查。

五、加强档案信息安全保障体系建设

档案部门在加强档案信息化建设的同时, 应把档案信息安全放在突出位置, 确保管理系统和数据的安全、可靠, 防止档案信息失密、泄密和丢失。一是档案部门要严格遵守《档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规, 逐步完善档案信息安全管理体制, 落实信息安全责任制度, 制订完善的信息安全应急预案, 加强对系统管理人员、信息安全人员的培养、使用和考核, 确保档案信息系统安全。二是分类采取必要的安全防范措施, 加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理, 积极构建档案馆局域网络安全保障系统;加强数据库管理, 采取脱机备份等有效措施, 确保数据安全;加强档案网上利用的身份认证和密钥管理, 确保档案信息网络传输和利用的安全;所有上网信息的发布都必按规定程序和要求进行审查。三是开展信息安全和信息法制教育, 提高全员的信息安全意识, 防范、打击计算机与网络犯罪。

六、优化专业结构, 抓好队伍建设

推进档案信息化建设 篇5

“不靠抵押靠信用，这种贷款方式，对我们农民来说是最好的了。”昨天，刚刚获得150万元信用贷款的柴金甫告诉记者，农户贷款最大的问题就是没有抵押物，现在能凭信用贷款，真是解决了他们的大问题。

记者从人民银行浙江嘉兴市中心支行了解到，随着农村信用体系建设的不断推进，目前嘉兴市已有超五成的农户有了自己的信用档案，未来这一覆盖面还将不断扩大。嘉兴市计划到2015年为全市有信贷关系和潜在信贷需求的农村经济主体全部建立规范化的电子信息档案，并实现网络查询和信息共享。

这些天，在嘉善大云镇东云村村民柴金甫的花卉园区，20多亩东方百合幼苗绿油油一片，长势良好。他告诉记者，目前他的鲜切花种植面积已经达到500多亩，投资超过了2000万元。“虽然我这些年发展得不错，但如果要进行抵押贷款，我还真拿不出合适的抵押物，多亏有了信用贷款，解决了我的大问题。”柴金甫告诉记者，从2009年开始他每年都申请信用贷款，前不久嘉善农村合作银行又批给他150万元的贷款，他准备把这笔资金用于更新大棚。

和柴金甫一样，近年来嘉兴市有越来越多农户凭借“信用”拿到了贷款。来自人民银行嘉兴市中心支行的数据显示，截至今年9月，全市已发放农户信用贷款7227万元。

“农户有了信用档案，就可以以此作为依据进行贷款。”人民银行嘉兴市中心支行相关负责人告诉记者，信用贷款的不断扩量，主要得益于近年来嘉兴市农村信用体系的建立和完善。

记者了解到，经过近几年的推进，嘉兴市农户信用档案的覆盖面正逐步扩大。截至2012年6月末，全市五县(市)两区98家农村金融机构(包括农村信用社、农村合作银行和村镇银行)、27家邮政储蓄银行，已全部开展农户信用档案建设和农户信用评价工作;全市已有34.2万农户建立信用档案，比年初增加了1.1万余户，覆盖面超过50%。

农户有了信用档案并录入统一的数据库，涉农金融机构就可以便捷地进行查询，比如贷款对象有多少房子，从事农林牧副渔中的哪个行业，家庭成员是否遵纪守法，村内口碑如何，信用等级如何等等。

推进档案信息化建设 篇6

关键词：办公自动化；档案管理；电子化

一、基层档案管理工作现状及存在的问题

近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：

一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。

二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。

三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分領导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。

四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。

二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行

一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。

二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。

三是建立健全相关管理制度，保证档案管理电子化沿着标准化、制度化、规范化的轨道发展。要依据《档案法》、《机关档案业务建设规范》等有关规定，结合基层央行工作实际，进一步充实完善《档案管理制度》、《档案保密制度》和《档案操作规程》，建立电子化档案管理措施，规范工作程序，从档案资料的收集、整理、立卷、归档、检索、借阅，直到最后的鉴定、销毁，每个环节都要做到有章可循。同时进一步明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序，做到定期或不定期监督检查和考核评价，发现问题，及时整改，以确保各项制度落到实处。

四是大力加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质。提高档案管理人员的业务水平是适应信息技术发展、实现档案信息电子化的根本对策，是提升档案管理工作水平的重要保证，因此，基层央行要重视与加强档案管理人员的教育和培训，并着力解决人才培养与档案管理中存在的突出矛盾，采取一系列积极有效措施，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才。一方面有组织、有计划、有重点地选派人员到档案管理先进单位参观学习，促进交流，加强合作。另一方面，注重数字化档案管理和计算机专业知识的培训，抓好专业知识更新，充分引进、消化、适应信息技术的成果。并且实行奖励机制，鼓励专（兼）职档案人员开展自学，大力支持岗位培训和自主创新，使档案人员综合素质和管理水平得到全面提升。

浅谈如何推进科技档案信息化建设 篇7

(一) 单位的重视和支持是科技档案信息化建设的重要前提。

科技档案信息化是指以信息技术为基础, 将档案资源和档案各项管理过程数字化, 通过信息系统加工和计算机储存、网络传输, 实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用, 最大限度实现科技档案信息资源的共享, 是档案信息资源产生更大的社会效益和经济效益的一项重要工作。各单位应将科技档案信息化建设纳入到本单位现代化管理工作中, 与本单位信息建设共同规划、统筹安排、同步实施, 在资金投入、软硬件配置、技术培训方面给予大力支持, 使档案信息化建设与本单位科研、生产、管理同步进行。

(二) 制定并推行相应的法规和标准是科技档案信息化建设的重要保障。

信息化对传统的档案管理模式造成了较大冲击, 若没有统一的规范和标准, 就不可能有统一的管理形式、利用和方法。因此, 应在充分调研的基础上对有关的法规和标准及时做出相应的调整, 积极吸纳、借鉴相关国际组织或其他国家有关的法律标准和其他行业信息化的做法和经验, 尽快制定出适合本单位的法律和标准, 以保障和促进单位科技档案信息化建设的快速进步和发展。

(三) 科技档案信息资源的数字化是科技档案信息化建设的重要基础。

1.切实加强电子文件和电子档案的管理。针对现代化办公条件下电子文件和电子档案大量产生的现状, 应制定电子档案前端控制方式和文件档案一体化管理模式, 具体要求就是利用计算机和网络技术对档案工作统筹规划, 重新设计工作流程, 简化重复环节, 将二者需求统一在软件中, 并且档案部门要及早介入本地区、本部门电子文件的形成过程, 加强对电子文件的形成、积累、著录、归档等环节的监督指导, 将科技档案的收集、整理和价值鉴定提早到文件形成阶段, 以实现对电子文件和电子档案的有效控制和管理。2.积极规划和加强数据库建设。建立科技档案资源信息数据库一般应包括两大系统:一是要建立科技档案目录数据库系统, 将以往形成的、可开放利用的科技档案按照规范的著录和标引要求, 建立科技档案目录数据库, 通过网络检索及信息反馈形式, 提供档案的利用服务;二是建立电子档案全文数据库, 实现全文检索。建议采用强大的数据管理功能和高效的全文检索性能的非结构化数据库, 建立各种主题的数据库。在此基础上, 在有关法律、法规允许的范围内, 应与国内外各大档案馆数据库信息资源系统联机, 建立信息互通互联、资源共享、联机检索等合作关系。3.科技档案编研成果信息化。随着市场经济体制的不断完善, 社会信息化程度提高, 信息的作用更加突出。科技档案编研工作要更好地体现自身价值, 要适应信息社会中人们对各种信息的需求, 就必须注重科技档案编研成果的信息性, 即要扩展编研工作的素材范围, 扩大编研成果的信息量。科技档案编研成果的信息化必须满足下列条件:一是成果具有信息的集聚性, 一般不受行业、学科等限制;二是必须具有信息的有用性, 能使读者在从事各项活动中得到某一方面的满足;三是必须具有利用途径上的专一性, 利用者除此之外无从获得所需要的现成信息。

(四) 科技档案管理应用软件的开发推广是科技档案信息化建设的重要环节。

科技档案信息管理系统软件应具备以下几个模块:数据管理模块、整理编目模块、检索查询模块、辅助实体管理模块、安全保密模块和系统维护模块。目前, 由于软件开发人员不熟悉科技档案业务, 科技档案业务人员在软件开发方面又欠水平, 大多数商业档案管理软件在使用过程中都存在着这样那样的问题, 很难顺利实现其应具备的上述几个模块的功能。因此, 应组织软件开发人员与档案业务人同共同研制开发科技档案管理软件, 以使其既具有较高的控制能力又适用于科技档案具体业务工作。

(五) 确保电子档案的原始凭证作用和网络的安全是科技档案信息化建设的重要保障。

电子文档的易更改性, 影响了电子档案的原始凭证作用, 网络技术的飞速发展在推动信息化技术发展的同时, 网络的不安全性也严重制约着信息化的发展。必须有效地解决上述问题, 科技档案信息化才能得以顺利实施。一方面, 电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采取相应技术措施, 提高电子文件的可靠性。另一方面, 要加强管理, 确保电子文件的原始性。建立并执行一套科学、合理、严密的管理制度, 从每一个环节堵塞信息失真的隐患。如加强对电子制作浏览人员的审查、管理, 增强责任心;电子文件制作过程要责任分明, 采用浏览调阅, 以防由于误操作或无意删改等原因造成电子文件的失真;建立电子文件全过程管理制度, 使各环节责任分明, 制度规范严谨;建立电子文件管理的记录系统, 随时记录电子文件的管理和使用情况, 以证实电子文件的原始性、真实性。

(六) 培养高素质的复合型档案管理人才是科技档案信息化建设的重要要素。

推进档案信息化建设的几点思考 篇8

1 推进档案信息的数字化建设。

近年来, 档案载体迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题, 那就是电子档案如何收集、保管、保护和利用, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案的数字化。所谓档案数字化, 就是以馆 (室) 藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象, 将纸质文件、照片、图纸及音频、视频录像等原始档案资料通过扫描、转化等现代化信息手段而转化为电子资源, 成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

档案信息数字化是档案信息化的基础, 数字化资源由于贮存于电脑硬盘、光盘库等数字贮存介质上, 其优势在于查询便捷, 方便复制转移, 又可提高安全度。当今社会, 人们的时间意识越来越强, 领导作出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加, 这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段, 以现代化、多功能的服务措施, 使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 档案管理部门从封闭走向开放。从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。

2 推进档案信息的标准化建设。

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。档案信息的标准化与规范化建设包括了计算机安全法规与标准及数字梢案信息资源合法化确认标准, 档案文件、电子文档信息化处理的规范, 电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件没施技术标准规范等。

随着电子政务的推行, 电子公文、电子档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行;在文本、图像、音频、视频等档案信息资源多样性的情况下, 只有按照统一的标准规范进行制作, 才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用;随着信息技术迅速发展, 硬件设备与软件系统升级换代日益加快, 为适应新旧设备与系统的兼容性, 满足数字资源长期保存的需要, 也必须按照标准化的要求开展档案的信息化丁作。因此。档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言, 更加需要讲求标准化和规范化。推进档案信息化建设必须加强档案工作的标准化。但目前的状况是:计算机软件开发缺乏整体规划性, 软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足;计算机及其有关设备型号各异, 设备档次参差不齐, 没有形成统一的硬件环境;档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑。缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度, 直接影响着档案信息化建设的步伐。

档案信息化工作的开展, 越来越要求树立档案:作标准化的意识, 彻底改变在传统档案工作条件下各自为政、标准各异的档案管理状况。目前已出台一些档案信息化方面的标准, 如《CAD文件与档案管理》、《电子文件归档管理》、《纸质档案数字化技术规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等国家或行业标准, 具有很强的针对性、适应性和操作性。这就需要加强这些标准的宣传和贯彻, 加强档案工作人员培训, 树立标准化意识, 不断提高档案信息化建设方面的标准化知识水平和实际应用能力, 同时要加强标准的实际推广应用, 解决贯彻标准的技术操作问题, 加快标准推广并提高标准的应用水平。

3 推进档案信息化的法制建设。

大力推进病历档案信息资源建设 篇9

1 病案信息资源再医院管理中的重要作用

病案是指医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料的总和, 包括门诊病历和住院病历。病历是医生对患者引起疾病的原因、发生与发展情况和治疗及以往健康状况、体格检查所获资料进行整理、总结的重要资料。

病历本中记载着病人的疾病及检查的资料和数据, 可帮医生了解病人曾患过的疾病以及做过的检查和用药情况, 帮助诊断和治疗, 不再重复不必要的检查, 既节省了时间, 又减轻了患者的经济负担。同时病历又是现代医学的法定文件, 具有重要的科学价值又是司法取证、医学纠纷处理的原始凭证。

病历档案是重要的医疗信息资源, 对病历档案的科学管理是病历档案开发利用的条件。没有科学与管理手段, 在大量的病历档案中选出有用的东西也并非易事。要按照病历档案管理工作的规律, 制定病历档案工作各项规章制度, 做好病历材料归档的质量检查、整理编号、排列上架、安全保管和统计、鉴定工作;编制各种检索工具, 编纂病历档案信息资料, 积极开发利用病历档案信息资源, 优质高效地做好服务工作;努力提高病历档案管理水平, 逐步实现病历档案管理规范化、标准化、现代化;大力推行计算机管理病历档案。

病历档案工作的最终目的是提供病历档案信息并利用, 病历档案工作的质量也将通过利用统计信息来检查。所以, 病案信息利用工作是新时期医院档案工作赖以生存的基础, 没有对病历档案信息资源的开发和利用, 病历档案也就失去了价值, 反过来讲, 病案利用工作必将为医院的发展发挥自己应有的作用。

2 加大病历管理力度, 以适应形势的需要

病历按时归档, 以保证患者取证。患者一般在出院后来院复印病历, 只有在保证病历归档的前提下, 才能顺利地完成此项工作。为了给患者或家属提供方便, 加强了病历按时归档制度的落实。如果不能按时归档, 以经济处罚为手段, 此法能减少迟归的现象, 收到了良好的效果, 不仅提高了工作效率, 也化解了不必要的医患矛盾, 同时也促进了病案的管理。

健全病案的查、借阅制度以后, 病案管理的模式也随即发生变化。

在此之前, 病历借出不能按时归还, 积压在借阅人的手中, 个别医生不负责任, 甚至有丢失住院病历的现象, 临床医师为撰写科研论文, 大批借阅病案, 由于保管不善造成病案遗失。转科医生、实习、进修医生, 在借阅病案后不及时归还, 实习期满后, 病案也就不知去向。个别工作人员调离本院或退休后, 未将所借病案归还到病案室, 造成病案丢失。病案上架时不认真, 以致放错位置, 形同丢失。科室管理不严, 病人在出院时将自己的病案偷走或将部分病案内容拿走, 造成病案丢失或部分病案内容遗失等。这就失去了病案的法律性和使用性, 所以病案安全存储是至关重要的问题。根据这些重新修订, 建立健全病案各项规章制度及完善行政管理措施, 做到有章可循。

3 加大病案信息资源的利用力度, 提高病案管理水平

病历档案是医患双方权利的重要凭证, 是分清责任的依据。公民在患病时应该享有知情权。患者对其疾病以及疾病的诊断、治疗具有知情同意权, 医疗机构和医务人员也承担告知义务, 患者有权了解其疾病情况, 有权了解对其实施的检查治疗的方法内容等, 患者有权获得与自己利益相关的病历资料。增强管理人员责任心, 在工作上尽职尽责, 严防病案丢失, 做好病案管理工作。病案室不再单纯为院内医教研提供服务, 现已逐步成为医院对外服务的一个重要窗口。如何为病人提供一个优质的服务, 提高服务质量。这就对病案管理者提出了新的挑战。首先, 应转变服务意识, 改变过去的服务观念, 增强主动服务的意识。形成一切为了患者、方便患者、加强工作责任心, 多些理解, 多些耐心, 多些沟通, 时时处处为患者着想, 为病案的利用着想, 不断改进工作, 满腔热情地做好提供利用服务工作;再次编制必要的检索工具和适用的参考资料, 全方位地提供病案信息, 积极引导利用;要注意收集利用效果, 反映利用情况, 改进病案管理和利用方法, 为有效地开发利用病案信息资源创造条件。

推进档案信息化建设 篇10

一、企业档案信息化建设带来的变化

(一) 企业档案分类的变化使企业档案管理的内容发生了变化。

旧有的企业关于文书、科技、产品、基建、会计、人事等档案传统分类方案将被打破, 取而代之的将是以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等方面的状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。

(二) 企业档案接收和保管上的改变对企业档案管理工作者提出了新要求。

以往的企业档案管理工作者只是参加相关科研产品的鉴定、重要设备的开箱及在重要建设项目、技术改造工程竣工验收中做企业档案的监督、指导和接收工作。在信息化环境中, 如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程, 文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。办公自动化、无纸化等事物的出现, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质档案的利用方式有很大差异。如在计算机辅助设计过程中, 要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息, 要在不同的版本上注明当前的有效资料, 以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案人员如果不进入企业信息集成系统, 则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。而由此产生的结果是, 那些在企业生产经营及科技活动中随时产生的电子文件、电子图纸不能及时被归档。企业档案管理者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。

二、企业档案信息化建设的工作重点

(一) 文件级机读目录数据库建设。

要采取有效措施, 加快录入速度, 尽快构建现有馆藏档案的文件级机读目录数据库。要完成主要全宗、重要文件资料的文件级机读目录的制作;要建成主要全宗、重要文件资料的文件级机读目录数据库。各专业档案馆、部门档案馆要建成全部馆藏档案的文件级目录数据库, 各档案部门要基本完成所藏档案的文件级目录数据库。

(二) 开展馆藏档案全文数据库和多媒体数据库建设。

要以现实需要为前提, 对馆藏档案进行认真鉴定, 将重要、珍贵、易损坏的纸质档案进行全文数字化, 建立馆藏纸质档案全文数据库。要积极利用多媒体技术, 对馆藏录音带、录像带进行数字化, 建立多媒体档案数据库。各档案馆要完成馆藏声像、珍贵档案以及重要档案的全文数字化, 完成部分馆藏档案全文数字化。

(三) 积极推进局域网、政务网和网站建设。

首先, 档案馆应建成内部局域网, 并且要通过因特网与国家综合档案馆实现联通, 形成档案信息资源共享。要努力推进档案网站建设, 并积极上传档案和现行文件数据, 开展网上查询和利用服务, 使之成为宣传档案工作的阵地和开展信息服务的窗口。

三、加强企业档案信息化建设的途径

(一) 企业档案信息化建设必须纳入企业信息化建设总体框架内。

只有将档案信息化建设纳入到单位的总体规划中, 分阶段实施, 逐步解决企业中档案管理的难题, 档案的信息化建设才能前进。企业档案工作的定位, 首先是为生产服务, 为企业经营服务。因此, 企业档案信息化建设不可能是自我封闭, 而必须与企业总体生产和经营决策的信息化管理有机地结合起来, 在其中找准自己的位置, 才能真正地保证档案信息化建设好、使用好。只有把档案信息化建设纳入企业信息化建设总体框架中, 才能保证档案信息化建设有效进行。企业在制定和实施企业信息化建设规划中, 应充分考虑档案信息化建设的需求, 从资金的投入、设备的配置、网络的构架到前期准备工作、人员培训等方面都作出具体安排, 以保证档案信息化建设顺利进行。

(二) 利用网络联接实现数据共享。

档案管理信息化就是要使档案信息资源联网, 实现档案数据共享, 如果只是做到单机运行或是简单的几台电脑联网, 便无法达到预期的目的。为使企业档案信息资源最大限度地发挥作用, 应建立一个以省级单位为中心的档案数据库检索、服务利用中心。这个数据库检索、服务利用中心涵盖企业所有的档案资源, 通过中心可以向企业各级机构提供利用服务, 方便检索, 最大限度地提高检索效率。

(三) 企业档案信息化建设的人才培养。

推进档案信息化建设 篇11

【关键词】档案信息化；档案；档案信息服务

引文：信息化是档案事业发展的重要方向，档案信息是经济社会快速发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，存储和处理档案信息的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在经济社会发展中发挥不可替代的作用，档案管理工作必须加强档案信息化建设中的档案信息服务的策略。

一、档案信息化概念及现状

档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质，是档案管理模式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息的形式为社会提供服务的转变过程。但是，由于该项技术在我国发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。对于需要长期保存的纸质档案，应有适宜的储存环境，为了避免纸张受潮、虫蛀和火灾等的发生，必须投人大量的经费来作为保证。如果档案没有得到备份，在反复查阅和保管中，不可避免地会造成档案的损坏甚至丢失，不利于档案及其信息的保管和利用。在采用低档平板扫描仪将文档电子化信息化的过程中，要消耗大量的人力物力和财力，同时还涉及到如何解决电子化档案的管理、查阅和应用等问题。档案信息化在促进经济社会发展中具有重要的作用，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件，应加以充分利用。

目前档案信息化现状：一是档案标准化、规范化滞后和应用软件又多又乱，不能满足各单位不同门类档案的管理需求，这些都严重影响了档案信息化建设整体水平的提高；二是档案部门对于电子文件智能化管理功能还未深入研究，制约了电子档案的分类与整理自动化技术的应用，基层档案部门电子档案还在实行双套制管理，不但要整理纸质档案，还要整理电子档案，成倍地增加了档案整理人员的工作量；三是档案信息化的硬件重复投资建设，在各级档案馆和基层机关、

企业团体、企事业单位只要实施档案信息化建设，就形成了家家建设计算机房，家家均有服务器和计算机维护人员的小而全计算机维护与管理模式。

二、加强档案信息化建设中的档案信息服务的策略

（一）档案信息资源方面，力求做到资源的合理配置和有效管理。在我国，档案馆是档案信息的主要来源机构，档案馆内的档案信息资源是档案信息服务的基础和根本，因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向，不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度，档案信息的均衡配置， 要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑， 做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。

（二）服务对象方面，定位应该是真正的面向用户，以用户为中心。当今的信息用户接触现代信息技术较多，信息素养较高，这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平都提出了更高要求。这就要求档案信息服务的工作人员及工作队伍要具备良好的综合素质和合理的知识结构，尤其是要做到利用现代信息技术为做好信息服务工作。以用户为中心，首先要做到区分用户的类型。但是，网络环境下的档案信息用户的类型较难区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂，用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同，而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向，形成了很多网上的社区。总而言之，网络环境带来了许多新的变化，这就要求档案工作者要从用户角度出发，探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要改变以前坐等用户上门的阵地式的服务模式，要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时，主动为用户服务。可以说，面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户， 适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。

（三）在服务的开放度方面主张档案信息服务持开放态度， 同时注重信息安全及信息保护。档案信息是重要的资源，是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件，档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度，为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放，同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来，档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善，社会信息化程度有了明显提高，一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开，并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时，一定要做好档案信息的安全保护工作，建立档案信息安全体系，为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下，公共传播途径日益增多，更要重视档案信息的安全体系的建设，掌握好开放与保密的关系， 严格执行档案管理制度， 采用有效的监控预警方式、应急防范及异地备份等有效措施，把档案信息安全保障体系建设落到实处。

结束语

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，建设具有强大功能档案信息共享平台，整合档案信息资源，才能高效获取有效信息服务，实现档案信息的社会化服务，以此推动档案事业实现跨越式发展。

参考文献

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考.云南档案，2010.3

[2]李启明.城建档案信息资源创新的几点思考[J].中国档案，2006（3）.

[3]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育，2010，8（12）：200-201.

推进档案信息化建设 篇12

一、高校人事档案信息化建设现状分析

1. 高校人事档案数字化进程严重滞后。

档案数字化工作早在上世纪80年代便已兴起, 经过几十年发展, 目前几乎所有高校档案馆都进行了不同程度的数字化工作, 也取得了显著的成绩。然而, 高校档案的数字化大多集中在综合档案, 例如高校新生录取名册、成绩单、学位证、毕业证、党群行政发文等常用档案的数字化, 而高校人事档案的信息化建设却发展迟缓且片面[2]31[3]70。就笔者调查了解, 某省近20所高校 (含5所211高校) 人事档案的数字化工作大多仅限于人事档案的检索和干部目录信息的数字化, 绝大多数高校档案馆至今还没有较为成熟的人事档案管理系统, 只凭借Excel或Word等常用办公软件对档案目录信息作简要管理, 档案内容的信息化建设程度几近于零。人事档案信息化建设现状与档案的信息化建设理论研究严重脱节, 完全不能满足日新月异的变化需求和利用需要。

2. 数字化档案赖以建立的档案实体内容亟待充实和提高。

档案信息化建设是建立在实体档案数字化基础上的, 档案实体的内容和质量直接决定了档案信息化的内容和质量。目前, 传统载体档案的人事档案内容普遍存在的问题有: (1) 缺少档案材料; (2) 入档材料内容不规范; (3) 档案材料真实性欠核定[4]19。

3. 信息化服务对象单一、管理模式单调。

目前高校人事档案的服务主要对组织人事部门和组织机构开放, 针对高校教职工个体的服务非常有限。即便是组织人事部门的查档利用也需要工作人员携带身份证明, 前往人事档案室, 由档案管理员经过信息检索, 找到实体档案后方能进行翻查。整个查档过程略显繁琐, 信息化服务在此过程中的作用微乎其微, 未能体现信息化带来的便捷。

4. 管理人员专业素质参差不齐。

在计算机信息技术飞速发展的新时代, 人事档案管理人员的构成出现了变化, 专业素质参差不齐: (1) 由于各种原因, 目前只有熟练的传统档案手工管理技能的工作人员; (2) 通过学习, 传统的手工管理工作者掌握了现代计算机操作技术的人员; (3) 高校刚毕业或外专业转调来的具有一定计算机操作基础却对人事档案鲜有接触的新人; (4) 具有熟练的计算机操作技能且从高校档案专业毕业, 但缺乏实际工作经验的人员。

二、高校人事档案信息化建设滞后原因分析及对策

1. 上级有关部门对人事档案工作重视不够。

《意见》明确指出:一些地区和部门不够重视档案工作, 档案事业发展的保障条件需要进一步改善。档案工作是绩效性不明显的工作类型, 其工作成效在短时间小范围内难有明显表现, 这是导致档案工作容易被忽视的主要原因。事实上, 由于人事档案的保密性强, 利用范围有限, 受众面小, 人们对人事档案的认知度不高等原因, 高校人事档案工作在一定程度上受到的关注度通常不及综合档案, 导致目前人事档案的信息化程度远低于综合档案。高校分管档案工作的决策者应转变固有观念, 加强对档案工作的领导, 高度重视高校人事档案管理工作, 重视人事档案管理的信息化建设, 增加人事档案管理信息化建设的资金投入, 建立健全促进人事档案信息化建设的机制, 积极创造信息化建设需要的必备条件。

2. 档案材料收集归档工作不到位。

实体档案内容直接决定数字化档案的内容, 内容的全面与否决定档案信息化服务质量的高低。目前, 高校人事档案缺失材料的现象普遍存在。究其原因主要有以下几点: (1) 归档制度不健全。早在1996年中组部就印发了《干部人事档案材料收集归档规定》, 对人事档案的收集范围、收集方法和归档要求作了详细规定说明。但在实际操作时, 对未严格按章办事的各归档部门, 无有效约束机制。 (2) 材料形成和档案立卷在时间和空间上分离。干部档案工作是由干部主管部门领导、指导和管理的。人事档案材料形成后, 归档部门不能及时归档。或者归档后, 立卷部门在立卷时发现的问题, 由于干部主管部门和整档部门跨部门等原因, 不能及时得到解决。 (3) 人事档案是动态管理的。人事档案是人的一生方方面面的记录保存, 每个阶段产生的不同类型的档案材料, 源源不断地进入到个人档案中, 此动态过程不利于档案的及时归档、立卷和信息化。 (4) 人档分离。人事档案管理制度规定“档随人走, 人档不离”。而调查显示, 我国“弃档族”的数量有增无减。有的长期将档案遗留在学校或原单位不办转档手续;有的长期寄存在人才交流服务中心;有的甚至还将档案存放于自己手中。不同形式的“弃档”直接导致了档案管理和信息化的严重滞后。

3. 人事档案管理人员专业能力未整合。

人事档案性质特殊, 保密性强, 这决定了对档案管理人员的综合素质通常要求较高, 不仅要求是中国共产党党员, 性格沉稳耐寂寞, 具有娴熟的工作技能, 还对工作稳定性有一定要求。由于长久以来档案工作的现实地位不高等原因, 人事档案工作人员的流动性并未得到控制, 导致许多高校优秀的人事档案管理者调离档案馆, 延缓了整体素质的提高。档案管理工作者中的人员各有特点。一般来说, 管理人员中的老同志有过硬的政治思想觉悟和专业素质, 行事作风严谨, 但思维却有些老套固化, 不易接收新兴事物, 怀疑信息的安全性, 对计算机技术有抵触情绪。随着各大高校信息化建设项目的启动, 成批的新人不断涌入档案行业, 他们通常具有一定的档案基础知识及计算机操作能力, 是未来档案全面信息化的支柱力量。但实际工作中却发现这些新人缺乏工作实践的锻炼, 人事档案的立卷, 材料的鉴别、分类和整理等工作经验更是需要时间的积淀。传统的单一型专业人才已不能满足人事档案信息化发展的需求, 信息化建设需要既熟知人事档案专业知识技能又掌握一定计算机技术的复合型人才。不少高校由于“新老接替”出现断层, 延缓了人事档案信息化建设的进度。

在信息化建设飞速发展的今天, 高校档案馆应引入既具有档案专业技能又掌握计算机网络技术的人才。在日常工作中, 老同志和年轻人要在知识、技能、经验上互相帮助, 取长补短, 做到知识与技能共享。二者要多交流学习, 力图通过短时间的磨合在实践中达到各项专业能力的互补与整合, 创造出适应发展需求的复合型人才。同时, 学校决策者也应重视人事档案管理工作, 尽量减少工作人员的流动, 确保人事档案信息化建设的稳健发展。

三、关于高校人事档案信息化建设的几点建议

1. 选用适合本校校情的人事档案管理系统。

信息化建设需要一个搭建平台, 基于网络的人事档案管理系统是信息化建设的有利基础[5]102。系统应当集成档案扫描、图像处理、目录管理、网上查阅、业务管理、输出打印、数据分析等功能, 具有较强的兼容性、可升级和安全性, 实现“一站信息化”, 并能与数字化校园建设相耦合。档案信息化建设非一朝一夕之事, 信息化内容与日俱增, 软件开发成本也颇为昂贵, 如果经济条件、人才条件等许可, 建议一步到位, 选用至少能满足未来二十年的信息化设想需求的网络版管理系统;人事档案工作还处于规范阶段或数字化初级阶段的高校, 可先期选用单机版管理系统, 满足必需的目录及内容管理, 保障数据的安全, 以最低成本实现人事档案基础数据数字化, 打好基础, 逐步迈入人事档案全面信息化时代。

2. 逐步建立基于网络的人事档案内容开放和核对机制。

《意见》中提到要建立方便人民群众的档案利用体系。档案工作最终目的是为了服务于大众。适度开放档案内容, 支持社会力量参与人事档案的管理和建设, 是时代的呼唤和人事档案发展的必然趋势。高校人事档案既应为组织人事部门提供参考服务, 也应为广大教职员工提供开放的利用服务。在保证政审、鉴定等绝密档案材料保密的前提下, 档案相对人 (教职员工) 应当享有可公开档案材料的知情权、查阅权和申请修改权。此举可以充分调动本人的积极性, 对材料的及时补充完善起到了很好的促进作用。高校应充分利用数字化校园环境优势, 通过客户端身份验证登录, 浏览核对个人未涉密档案材料, 网上提交修改事项内容, 最终创建基于网络的人事档案内容开放和修改机制。

3. 加强人事档案管理人员专业技能培训指导, 提高综合素质。

如前所述, 从事人事档案管理工作人员的专业素质参差不齐、能力未整合等原因导致信息化进程缓慢, 必要的培训指导有利于加速推进专业能力。虽然档案工作从业人员通常都进行了上岗培训和档案职业技能继续教育, 不时也有各种档案机构在假期组建档案培训班, 但针对人事档案的培训较少, 课程内容也是泛泛而谈。笔者认为国家及地方相关部门应当定期组织举办正规的人事档案工作培训班, 保证学习时间, 保证学习质量, 控制各类营利性质培训, 旨在切实加强人事档案管理人员的专业技能和修养, 提高他们的综合素质, 以对高校人事档案信息化建设起到积极的促进作用。

摘要：本文阐述了目前高校人事档案信息化的现状, 对其发展滞后的原因及全面推进高校人事档案信息化建设的迫切性, 作了深入分析并提出了应对措施。结合当前实际情况, 提出了推进高校人事档案信息化建设的意见。

关键词：人事档案,信息化,数字化,管理

参考文献

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[2]支丽平.网络环境下高校人事档案信息化建设研究[J].兰台世界, 2014 (3) .

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[4]张岩.论高校人事档案的规范化管理[J].兰台世界, 2013 (S5) .