档案信息化建设分析

档案信息化建设分析（精选12篇）

档案信息化建设分析 篇1

摘要：近年来随着经济社会的发展, 我国档案信息化建设工作得到了有效开展, 档案服务工作的质量和水平也是越来越高, 整个档案工作呈现出良好的发展态势。基于此, 文章首先对档案服务工作问题进行了较为全面的分析, 然后阐述了档案信息化对档案服务工作的影响, 最后就档案信息化建设背景下档案服务工作开展的具体方式进行了分析, 旨在为档案信息化建设和服务工作献计献策。

关键词：档案信息化建设,档案服务工作,分析和探讨

引言

在信息技术的不断推动下, 我国的档案工作效率和质量都有了明显的提高。当前社会全面进入了计算机时代, 档案工作要与时代发展同步, 努力实现档案工作的信息化。在这样的发展背景下, 文章作者结合工作实际, 对如何有效开展档案服务工作进行了分析。

1档案服务工作问题分析

档案记录各种社会生活方式, 只有保障档案工作的顺利开展, 才能使资料得以完好保存, 足可见档案工作的重要性。信息化时代的作用下, 各项档案信息数量呈现出迅速增长的态势, 要应用信息化的处理方式, 进行档案信息的处理工作, 改善传统档案工作中的缺陷, 这样来看档案信息化建设是档案工作的未来发展方向。档案工作的水平在社会的发展下有了提高, 不仅如此, 档案工作的服务性质也要求档案部门转变固有的工作思维, 不断地提升工作质量。 档案工作其实具有的服务性很强, 档案工作人员除了要有正确的服务意识, 明确自身的工作方向, 不断提高工作质量外, 还要不断提高软硬件配置水平和档案信息质量, 使自身的工作能够始终与时代发展同步。

2档案信息化对档案服务工作的影响

档案服务工作受到档案信息化的影响往往是多方面的, 包括基础设备、人才队伍建设、档案服务理念等。近年来我国的计算机技术可谓是有了质的提升, 可是很多最新的计算机技术却没有应用到档案工作中。仅就现阶段的发展而言, 我国的档案基础设备还很落后, 档案管理条件不足, 特别是在档案服务中应用先进基础设备的能力还有待于提高, 很多工作还需要依靠传统的人工操作模式, 这些都是影响档案工作健康发展的主要因素, 也是我国与发达国家的差距所在。

先进的基础设施有利于档案工作的有效开展, 特别是档案管理更加科学的今天, 将先进的计算机技术应用到档案管理中, 是档案工作未来的发展要求。基于此, 档案工作的相关部门就应加大基础设施投资力度, 不断提升档案信息化的水平, 以便为档案工作的顺利展开提供足够的物质支撑。在人们传统的思想中对档案工作缺乏足够的重视, 使档案信息的利用率大打折扣。在当代社会, 人们对信息资源的要求呈现出越来越高的趋势, 这就需要档案部门定期组织各种档案知识的宣传活动, 增强人们树立档案意识, 使档案服务工作的质量得到提高。档案是一种重要的信息资源, 利用得当才能成为生产力, 档案信息在人们传统的认知上被看成是一种管理工具, 而非服务方式。在经济社会发展的推动下, 档案信息资源实现了大开发, 人们发现档案信息资源其实具有很强的服务性, 这就需要档案工作人员以正确的服务理念来对待工作, 积极地转变工作观念, 变被动为主动服务, 使自身工作能够更上一层楼。就现阶段的发展来看, 许多档案工作人员逐渐在工作中显现出专业素质不高、科技能力不强的问题, 所以档案工作人员应不断提高自身的综合素质, 不断地学习关于档案的新知识。另外, 各级档案部门应根据自身的情况, 积极地组织相关人员进行培训, 还可以与兄弟单位进行经验交流, 使工作人员能够认识到自身的缺点和不足, 这样不仅有利于自身素质的提高, 更为深远的意义还在于整体档案工作队伍也能够得到提升。

现阶段很多的档案部门还使用的是传统的档案管理工作模式, 它与信息化的时代发展不相适应, 有的档案部门虽然加大了资金的投入力度, 积极的引进了较为先进的档案管理设备, 但却没有现代化的管理理念作为支撑, 无法为社会提供最先进的档案管理工作, 不利于档案服务工作的有效开展, 这就需要我们从档案管理工作的特点出发, 辅助以现代化的管理理念, 不断提升档案的利用和服务水平, 从源头上提高档案管理工作的质量。

3档案信息化建设背景下档案服务工作开展的具体方式

要从思想上认识到先进的计算机技术为档案工作所带来的深刻变化, 变被动服务为主动服务, 让档案工作的服务性深入到具体的工作中, 而不是流于表面。应展开多种形式的服务工作, 使档案信息化下的档案信息资源的海量性和多重作用能够得到有效的发挥, 扩大信息服务的辐射范围, 以社会实践的形式, 来深入社会, 对社会各个方面的需要做到心中有数, 转变传统的单一化服务模式, 使服务质量得到有效的提高。

在社会发展的推动下, 档案信息资源的服务对象和用户使用特点有了一定的改变, 为了适应这样的发展, 档案工作应在服务内容、 方式等方面积极地做一些调整。档案服务工作要不断加强和社会的交流和沟通, 使信息资源能够更快更好地提供给社会。另外, 档案信息服务应突破已有信息资源的束缚, 以社会的需要为风向标, 积极扩大自身的业务范围。档案馆的业务范围并不只是档案信息的处理和保管, 还可以进行档案管理和查阅, 现如今很多城市的档案馆已经做了有关地尝试, 不仅扩大了服务范围, 而且还拥有了独特的服务项目, 这些都要归功于档案信息资源的海量性。档案服务工作的信息化已经社会发展的必然趋势了, 但是无论朝着何种方向发展, 档案工作人员的素质都是应始终被关注的重点和关键。在档案信息化建设的大背景下, 档案服务工作越来越需要复合型人才, 除了是一名优秀的导航员外, 还应是中介者和组织管理人员, 所以各级档案部门要努力培养建立拥有专业能力强, 并且职业道德优良的档案工作人员队伍, 也就是人们俗称的"德才兼备"。这样的队伍其自身具有一定的档案信息处理能力, 并且掌握一定的外语知识和计算机技术, 使信息化时代下档案服务工作的质量能够在此基础上得到更加稳固的支撑。

从资源共享的角度, 我们发现, 若想提高档案服务工作的整体质量, 需要加强各级档案部门的横向交流, 促进档案信息资源共享, 建立一个完整的社会信息系统。首先, 要完全破除档案、图书、文献等各自独立的情况, 实行统一管理, 并发挥集群优势, 将整个信息系统进行整合, 从而建立庞大的联合信息系统, 最终实现资源共享, 并帮助更多的用户获得海量的档案信息, 这也是档案服务工作的最终目标。现在已经有许多城市运用先进的计算机技术进行档案查询工作, 所收到的效果都是比较良好的。

4结束语

通过文章的分析使我们不难发现档案信息化已经是经济社会发展的必然趋势了, 所以必须得到应有的重视和关注, 由于档案信息化建设的需要, 也要求档案工作不断地进行提高, 特别是在设备、 人才队伍上, 应将传统的档案工作进行彻底地转变。这也就是说档案信息化建设工作要不断地进行深化, 需要档案工作人员转变工作作风, 以一种服务意识去工作, 不断地提高自身的专业技能, 将档案信息化工作建设得更好, 以便为社会经济的发展做出贡献。

参考文献

[1]扬彩云, 李剑锋, 王振良, 等.知识创新与高校档案资源的信息化建设[J].陶瓷研究与职业教育, 2006 (2) .

[2]李慧慧, 王德艳.强化档案工作人员素质推动档案管理现代化建设[J].黑龙江科技信息, 2009.

[3]周广华.关于如何做好档案管理信息化建设工作的探讨[J].中国石油和化工标准与质量, 2011 (5) .

档案信息化建设分析 篇2

【摘要】随着计算机信息技术的不断发展和进步，医疗卫生机构相关工作也受到其影响。尤其是IT行业突破、新医改政策的实施都让医院“信息孤岛”的现状遭到打破，而推动医疗卫生行业实现可持续发展的呼声逐渐高涨。但是，医院档案信息化建设并非是引入数字化医疗设备、对信息系统进行架构如此简单，只有将传统档案进行数字化处理，并整合电子档案，让其和居民健康档案、卫生信息系统、乡村社区卫生信息网络以及其他网络有效连接，从根本上提升我国医疗卫生服务水平。

【关键词】云时代;医院档案信息化建设;存在问题;解决措施

云时代环境下信息发展的中心思想就是实现资源共享，但是，受到各种主观因素和客观因素的影响，医院档案信息化建设过程中还存在很多需要改进和完善的问题，本文就针对这些存在的问题进行分析，并结合医疗卫生服务要求提出针对性的改进意见和建议。

一、云时代医院档案信息化建设存在的.问题

(一)档案管理思想陈旧。很多医院无论是领导还是护理人员、档案管理部门都已经在潜移默化过程中形成资源和信息共享的观念，这就让医院在信息化建设过程中将较多的人力、财力、物力都投入到提升业务便捷性和效率过程中。系统开发商也大都是从医院的要求出发为业务流程提供相应的技术支撑和服务。现阶段医院信息化建设中涉及的电子文件、电子信息，对于档案的前端控制、实时归档、灾难备份、开发利用等都停留在一定水平，还认为只要能够进行顺利保管就不会出现问题，不需要耗费较多的时间和精力来促进其实现信息化、数字化发展。

(二)缺乏复合型人才。在云时代环境背景下，医院档案管理实现信息化发展成为主流趋势，这就要求配备水平较为先进的高素质人才进行管理，他们除了要具备扎实的档案管理工作技能，还要具备全面的计算机专业知识，这就充分说明复合型仁人才是现阶段医院档案信息化建设顺利进行必不可少的动力源泉。但是，受到各种因素的影响，目前档案干部队伍构成成员都呈现出年龄老化、结构陈旧、身兼多职、业务能力较差的特征。虽然，医院也设置信息部门、信息技术人员，但是，他们无法达到档案管理的要求，只会进行简单的计算机维护，让信息系统顺利运行，没有从思想深处认识到电子档案开发、归档、使用的重要性和必要性。

(三)技术标准体系建设相对滞后。医院作为较为特殊的行业之一，其形成的档案也具有复杂和特殊性的特征，医院档案信息内涵和容量较为丰富，还具有内容繁杂、载体多样化、管理复杂等特征，这就要求档案信息化建设水平要达到一定的层次。虽然信息化建设在我国医疗卫生机构已经开展将近，到那时，行业主管部门依然没有加以重视，这就让信息化建设无法实现统一。而且，各种软件、信息系统或者其他软件的使用都较为复杂，难以达到兼容的要求。

二、云时代背景下医院档案信息化建设改进措施

(一)转变管理观念，提升档案信息化建设速度。医院各级管理和领导阶层以及工作人员都要能够意识到档案信息化建设的必要性和重要性，还要能够认识到档案信息建设除了能够提升医院科学管理水平、提升其工作效率之外，还能够提升其服务质量。这也是云时代背景下医院档案信息达到全面共享要求的基础、对于新的时代发展环境，医院所有工作人员、档案管理工作人员都要能够意识到进行档案信息化建设的重要意义，通过改变观念形成更多的无形资产，将其纳入到医院可持续发展的层面。医院领导要能够认识到档案信息化建设在今后发展中的作用，给予其更多的关注和支持，让档案信息化建设受到各个阶层的重视，从而促进其朝着“医疗云”方向迈进。

(二)培养满足医院档案管理要求的复合型人才。医院管理和领导阶层要能够广泛吸收优秀人才，通过复合型人才来对档案管理队伍进行充实，还要全面培养内部人员，强化对他们档案管理知识的培养。还要鼓励更多的档案人员针对新情况、新问题进行研究，通过档案信息化建设人才与计算机专业人才培养的不断交流、岗位变换来强化档案管理人才综合素养。

(三)建立并完善医院档案信息化建设体修。要想从根本上突破“档案信息孤岛”现象，就要能进行统一规划，但是，由于医院属于独特、复杂的体系。与其他行业相比较，其管理难度较大，涉及很多方面，这也是现阶段云计算无法企及的领域。所以，在实际建设期间，可以让政府来统一进行领导，而且引导档案管理系统开发商也参与其中。而且，还要能够对档案进行开发和利用，保证档案交换、灾难备份、迁移都能都满足相关要求，让医院档案信息化建设和各个系统实现紧密连接，满足医院“医疗云”的要求。

【参考文献】

[1]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报(社会科学版),(04):66-69.

[2]杨梅.云时代下医学档案信息的共享性研究[J].中国管理信息化,(03):204.

[3]樊自强.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].中国培训,(06):1-2.

档案信息资源网络共享建设分析 篇3

关键词：档案信息;建设;网络;功能;意义

一、档案信息资源共享建设

（一）档案信息资源共享建设的内涵。我的理解是：在整体网络环境下，通过我国政府有关机构和相关部门进行相互协调、相互统一及有效整体规划，但应在档案相关部门成员应平等、自愿和互惠的基础上;并采取大量先进技术、科学方法和有效路径对档案信息资源进行优化的配置，从而更好地建设和利用网络信息资源，同时也能满足各种用户对信息资源的需求。

（二）档案信息资源共享建设的功能。在网络环境下，档案信息资源共享建设的平台设计上，都拥会有对应总体设计阶段的各个系统，而每个系统也将会实现其相应的功能，例如：信息资源管理功能、数据采集与核对功能、数据存储功能、数据信息查询分析功能、任务管理功能和信息安全管理功能等等;没一个功能都能为档案信息建设提供帮助，这些功能都是为了更好的完善我国网络环境下的档案信息资源共享建设。

（三）档案信息资源共享建设的意义。1.有利于加快我国各个行业和部门的档案馆网络化建设。如果，每个行业和部門的档案馆网络化建设都有着一定的意义，缺少某一项就会直接的影响到档案信息资源共享能不能实现。若是我们要实现档案信息资源共享，就必须在一个较稳定、安全的网络平台上运行。

2.有利于实现我国各个行业和部门的档案馆之间优势互补。对于在同一区域内的不同类型各个行业和部门的档案馆，它们之间都会存在着一定差异性;同时，这种的差异性既会产生消极的一面，也会产生积极的一面。一方面，消极就是会直接影响档案信息资源的紊乱，对此就要加强控制与预防;另一方面，积极就是促进档案信息资源共享的发展，在寻找各管的优点和特色时，应慎重并在其原有基础上增强，从而实现各个行业和部门的档案馆之间优势互补，并相互发展和促进。

3.有利于推动我国各个行业和部门档案馆信息资源的服务进程。在实现我国各个行业和部门的档案馆信息资源共享时，应积极鼓励各个行业和部门的档案馆成员对档案信息资源的开放观看，也让更多人利用。

二、档案信息资源网络共享建设中所遇到的问题

（一）档案信息量的不足。根据我对一些资料的调查和研究，国家档案局公布的统计数据非常的少，对一些建立档案信息网站也比较少，还有在网络上所公布的档案数量远远不及我国档案馆的档案十分之一。我国档案信息网站在网络上公开的档案资料表明：我国档案信息资源总量比较大，而上网的档案信息量还不到万分之一（是以随机抽取的10个网站来计算的），甚至有一些档案信息网站根本就查不到档案内容。

（二）档案信息资源的重复。在网络环境下，不仅档案信息资源网站上的档案信息内容不足，还会出现相同档案文件内容，甚至还会存在几乎一字不差档案文件的现象。其一，在档案信息网站之间会存在内容相互重复，无论是全国性档案法规内容，还是地方性档案法规内容，都存在档案信息资源的重复。其二，我国的档案信息资源网站和一些其它行业网站的信息内容完全一样，和法律网站的信息内容重复较为严重。

（三）档案信息检索功能不全面。据我详细调查表明：从检索档案信息网站来看，具有一般审阅功能的网站只占有68%，就是说还有32%的网站信息检索工具不全，甚至根本就没有提供检索工具功能。

问题的所在分为三点：一是，建立档案信息网站人对档案信息资源的思想认识还不够。没有考虑档案信息网站建设的主要内容方面，知识考虑对档案部分自我宣传，栏目设置较多，就会把档案信息网站搞得一团糟;二是，我国对档案信息网络化建设部门没有相关的法律、法规进行系统的规划与管理;三是，档案现代化人才的不足，有一些档案管理工作人员的管理水平有限，对传统档案的数字化和档案信息传输的网络化等方面的知识还不是很了解，就会严重制约档案信息资源在网络共享平台实现的步伐。

三、完善档案信息资源的网络共享建设

针对上述的问题，我认为应采取相应的策略，在网络环境下，要制定统一的共享制度来营造良好的档案信息资源共建共享环境，这样才能更好地建设档案信息资源的网络共享。

（一）建设好档案信息资源的网站。国家应建设完善的档案信息网站，方便人们使用网上档案信息资源，这样才能实现信息共享。首先，要想建立一个完好的档案信息网站，就必须要选择好建站系统，根据档案信息资源网络贡献的要求来说，一定要有比较完善的检索功能（是全文检索功能），这样才能更好的服务人们;其次，在档案信息网站的设计页面上要简洁，但不失美观;再次，档案信息网站的互动功能也一定要有，沟通是最有利于人们直接接受的功能;最后，档案信息网站的设计要保证信息资源的安全与稳定运行。

（二）加强档案信息资源的人才培养。对于档案信息资源共享建设来说，应该拥有一批专业信息技术和管理方法的信息化人才，培养一些能够熟练掌握信息技术、管理和高效的档案信息资源队伍。可以积极开展有关档案信息资源的知识课堂，让他们从档案实体保管员走向真正的档案信息工作者。

（三）规划档案信息资源的共享网络。目前，我国档案行政管理部门已经制定对我国档案信息化建设的基本规划和标准，也取得了相当不错的成果。今后，我国会对全国档案信息资源网络共享建设会进一步制定和完善，对有关档案信息化建设的各种标准也应有一定规范。同时，在网络环境下，应对档案信息资源的共享建设加强管理，从而保障档案信息资源的安全和稳定运行。

四、结论

综上所述，安全稳定的档案信息资源是网络共享建设的主旋律，也是整个网络平台上的永恒主题。在当前档案信息资源随着网络的快速发展而大幅度增加的同时，我们应做好工作人员的安全管理知识，只有通过合理和健全的制度，严格的管理，先进的方法，有力的完善档案信息资源的网络共享建设，才能使我国各行各业的档案信息资源共享建设走向标准化的道路。提高档案信息资源在网络环境下共享建设的可靠性和安全性，能够满足人们日益增长的社会经济发展的需求，才能更好地促进我国档案信息资源在网络环境下共享建设的发展。

参考文献：

[1] 周林兴.王婷婷. 基于公共文化服务体系建设的档案信息资源规划研究[J].档案学通讯.2012，（2）：83-87.

[2] 邢华洁. 论全国档案信息资源共享体系的构建[J].兰台世界：下半月.2010，（4）：15-16.

医院档案信息化建设的作用分析 篇4

一、医院建立信息化档案体制的重要作用

就当前我国医院档案信息化的建设进程来看已经初具规模, HIS医院系统、OA医院办公系统的引入也使得医院的信息化档案建设工作向着有方向、有针对、有内容这一良好方向前行, 目前我国大部分医院已经可以实现医院内部交流系统的建立, 文件审核、传阅、管理、建档等基本功能已经实现, 这标着我国的医院档案建设进程向着无纸化、网络化、自动化的建设结果又迈近了一步。

二、当前我国医院档案信息化建设工作存在的主要问题

(一) 软件基础不够完善。

我国的医疗需求量较大, 导致医院的建设工作目标一致放在完善医院设备、改善医疗环境、加强医务人员专业素质培养等问题上, 对内部网络系统的建设缺失, 导致我国医院建设过程中内部信息化交流网络的建设步伐相对滞后, 导致多数医院内部信息网络不完整、没有专业的档案管理、保存、使用软件, 对计算机的利用方式仍然滞留于数据处理阶段, 没有专业的网络建设技术部门, 与国内大中型企业相比, 医院的档案信息化建设进程仅仅只是落实了一点, 这也使医院还没有真正认识到档案信息化管理的优势所在。

(二) 医院档案网络中存在安全隐患。

医院档案是十分重要的信息资料, 但就当前的医院内部档案网络的建设情况来看, 档案网络中仍然存在这巨大的安全隐患:首先随着信息化的发展, 越来越多的信息交流模式和存储模式在不断更新, 相关的法律法规无法及时跟上其变化的速度, 这就导致医院内部档案网络中的档案缺少法律的保障;其次由于医院内部的网络建设化进程缺乏专业的指导也使得医院的档案网络存在着巨大的安全漏洞, 很容易被不法分子利用网络漏洞对其进行攻击或是档案资源的偷用;再有由于医院没有独立自主的档案信息化网络建设团队, 也使得档案网络的设计结构不能十分恰当的满足医院使用需要, 更不可能做到遇到问题及时解决, 医院档案的网络稳定性也不足, 导致有些医院的信息网络时常瘫痪, 更有甚者因为没有有效的保存机制造成大部分档案丢失的严重后果;最后, 医院中的杀毒防毒软件一般多是存在于个人电脑中的, 没有针对内部网络的杀毒防控手段, 这也导致了医院档案网络的杀毒作用不彻底, 导致医院档案网络中存在一定数量的病毒, 增加了医院档案网络的安全隐患和数据丢失的可能。

(三) 医院内部档案管理软件不统一、缺乏信息网络建设专员。

医院网络发展较为缓慢的一个重要原因是医院内部没有明确的网络建设部门, 网络建设的专业人才相对缺失, 这种现象导致了当相关人员发现医院网络中的一些问题但无法及时解决, 有些问题就像是毒瘤一样始终留在网络中, 随时都有发生安全隐患的可能。另外医院内部各个部门之间的档案管理软件也不尽相同, 因为缺少专业的软件开发过程所以也就导致了医院内部各个部门之间存在一定的档案调用障碍和信息交流障碍。

三、如何完善医院档案信息化建设的几点意见

(一) 增加医院档案信息化建设的资金投入、提高管理层的重视度。

在医院档案信息化的建设过程中, 管理层要加强对信息化档案网络的建设意识, 明确内部档案网络是企业医院档案制度发展的必然方向, 并且积极组织和宣传档案信息化建设的重要意义, 形成一种自上而下的档案信息化建设意识, 使档案的信息化建设工作植根于医院建设意识形态的根本之中。在建设过程之中要加强对档案信息化过程中所使用到的基础设备的筹备工作, 如高性能电脑组、文字扫描设备、摄像摄影设备等, 并且招聘专业的医院内部信息技术工作组人员, 选拔具有档案信息化建设经验的工作者, 针对各个医院的具体情况作具体分析, 使医院档案网络能够做到有地域性、有针对性、有丰富内容。

(二) 制定档案网络管理规范、争强档案网络的安全意识。

医院管理层要根据本院档案信息化建设自身的特点制定相应的管理机制。一般来讲医院信息化的档案管理制度其目的是使档案更易于实现医院内部的共享, 要想做到这一点就必须要规范档案的建设制度和录入制度, 采用国际上统一的档案录入格式和保存技术, 规定档案的管理人员当期对档案进行巡检以及及时的档案备份, 确保档案网络中档案的更新速度、真实性以及完整性。另外一点就是要明确安全在网络档案管理之中的重要性, 确保档案的安全是信息化档案体制建设的第一要义, 要使医院内部的网络技术人员对档案网络中存在的漏洞进行修补, 并建立相应的防入侵机制, 保证医院档案网络的内部安全性, 从而才能实现良好的网络档案建设工作结果。另外在档案信息化建设过程中要注重对技术人才的培养工作, 定期组织网络技术人员的技术技能的培训和教授课程, 为医院内部档案网络发展工作留下储备人才基础。

摘要：医院档案管理的信息化改革则是医院管理体制信息化变革过程中的一个重点项目, 建立完整的信息化档案库、制定更全面有效的信息化档案管理制度是医院近些年来的信息化建设重点。

关键词：医院档案管理,信息化建设

参考文献

[1]王文华.医院档案信息化建设初探[J].中国健康月刊·A版, 2011, 32 (04) .

[2]孙捷.谈医院综合档案信息化建设[J].兰台内外, 2012, 21 (04) .

[3]谢贤.医院档案信息化建设问题探讨[J].华章, 2012, 33 (12) .

企业档案信息化建设 篇5

何细乃

（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）

摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

1.企业档案信息化建设的误区

在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈

传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化

建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。

2．档案信息化建设的目标

根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：

2.1 短期目标

以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。

2.2 中长期目标

在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。

2.3 远期目标

在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。

具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。

3．公司档案信息化建设的原则

3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则

档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。

当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。

3.2 效益最大化原则

企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

3.3 标准、编码先行的原则

档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。

3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。

要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改

革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。

4．档案信息化建设的主要内容

2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。

不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。

对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。

4.1 档案信息资源建设

4.1.1 实物档案的数字化

本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。

1)科技档案

中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。

因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。

2)专利档案

专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。

3)文书档案

文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

4)人事档案

人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它

5)其它档案

4.1.2 电子文件的收集

目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 电子档案的收集

电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。

公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。

对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。

4.1.4 档案知识库的建立与利用

传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。

不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

1)技术专题汇编

在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。

2)隐性知识的管理

通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。

3)通过利用反馈机制形成档案知识库

相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。

通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。

4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式

建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。

4.2 档案信息化应用系统的建设

通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。

4.2.1 重视过程管理与来源管理

档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：

1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来

2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来

3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来

4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来

4.2.2信息安全保障建设

信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。

档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。

1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。

2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。

通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。

5．公司档案信息化建设的发展方向

企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。

1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理

2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。

3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理

参考文献：

[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社

档案信息化建设与工程档案管理 篇6

一、档案信息化建设的基本内含

档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

1.拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

3.加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

档案信息化建设分析 篇7

关键词：数字档案,档案信息化,信息化建设

0 引言

随着科学技术的不断进步,信息化技术已经广泛应用于各行各业。在档案管理工作中,运用高科技平台,采用数字档案将是非常科学的选择。就目前我国的情况来看,计算机技术的普及和自动化办公的不断渗透,数字档案已逐渐走入人们的视线,新时代条件下,档案信息化建设已成为必然趋势,如何将数字档案在档案信息化建设中的优势发挥出来,如何正确运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理中的问题,体现其在档案信息化建设中的重要性,将是一个值得探讨的话题。

1 浅析数字档案的管理模式

从古至今,档案一直都是存在的。档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。传统档案是纸张组成、存放和保管需要时间颇为不便,存放时间有限,找起来不方便。档案数字化,从技术层面理解指的是资源数字化、存储海量化和传递网络化。数字档案是一个数字化的信息系统,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储,以网络化的方式互相连接,从而提供及时利用,实现资源共享。现在通过扫描转为JPGPDF等格式将纸张电子化,变成图像甚至矢量图,加以存储,并可通过索引被快速找到,可以发布到局域网、广域网、单位内部网、国际互联网,最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上,利用数字化手段,以高速有序的综合档案信息资源为处理中心,以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

如图1所示:现代数字档案管理主要是通过计算机网络技术将纸介质档同原始数据联系起来,构成整体成为一个档案信息局域网络管理系统,再将档案信息局域网络管理系统,通过网络设备和软件,与全市、全省、全国、全行业的网络相连或与国际互联网相连,构成一个广域的档案信息网络管理系统,充分共享档案信息资源和计算机软硬件资源。

2 分析数字档案的具体管理细则

由于数字档案不同于以往传统档案,所以在管理方面也有着自己独立的方法和步骤。当然也正是因为这样,在档案信息化建设过程中其重要性也相应比较明显。通常传统的档案,在管理过程中比较机械,主要是管理一些文献资料、真迹及其它原始的档案资料不受损毁,而数字档案,面对的最住要的问题将是信息安全,所以其在管理上有相应的调整。总体而言,现行的数字档案管理模式主要分为以下三个层次:

其一,时代与科技的发展使档案管理对象由传统的纸质档案为主,转变为以数字档案为主,纸质档案为辅。档案载体的历史演变也经历了甲骨、金石、简牍和纸张,直至现今数字档案采用的磁带、磁盘、光盘的变化,可以预见随着社会的发展,这种新型档案载体数字档案的出现很快能获得政府的法律承认。因此数字档案管理必将成为档案管理的主要对象。

其二、数字档案的管理内容包括:数字档案的归档、历史档案的数字化、数字档案的存储、数字档案的业务管理、数字档案的交换和利用。面对新型的数字档案,应根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件的积累、著录、归档等工作的监督、指导,保证各部门所产生的有保存价值的电子文件的齐全、完整、有效。

其三、长期以来,档案管理一直处于手工操作状态,档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等都是人工完成的,而库房的管理也都是有形的,如:案卷、档案柜等。随着数字档案的建立将最大程度地降低手工操作,而向自动化管理转型。由于数字档案的存储介质具有大容量的特点,摆脱了档案对存储空间的依赖性。总之,计算机具有自动分类与组合功能,电子文件的产生与运用,使整个档案工作转化为以计算机为核心的自动化办公,简化了传统工作程序,解放了劳动力,改善了办公环境,提高了办公的质量和效率。另外,网络世界的形成,数字档案能够通过网络迅速传播,档案信息将成为全民共享的资源。

也就是说,数字档案在管理的过程中一定是完全按照科学的步骤进行操作的,我们只要按部就班的执行下来,那么这套管理体制的优势就可以得到最大程度的发挥,而对人们提供的便利也将有最为完美的体现。

3 剖析数字档案在档案信息化建设中的重要性

从根本上讲,档案信息化建设,主要是指通过计算机,网络等高科技手段将传统的档案设计成人们可共享,方便查阅编辑的网络化档案。它的核心内容是在保证与传统档案目的相同的情况下,突出当然使用和保管的安全性及实用性,最大限度的减少人们在查阅档案过程中的困难,方便人们快速准确的使用储存所需要的信息。

信息时代,现代科学技术已经广泛应用于各个领域,作为档案信息化建设,数字档案的选用将是其重要的一环。它是实现档案信息化管理的必然步骤。数字档案应用于档案信息化建设中,对于档案的标准化和规范化来讲是非常有利的。对于一个企业来讲,随着员工流动性的不断增大,其档案堆积越来越多,如果运用现代企业档案信息管理技术可以在很短的时间内调查员工的各种状况,大大增强办事效率,再如对医院来讲,病人的资料和病史是一笔非常重要的财富,通常会存档保存,但日益增多的病例将造成医院档案管理部门工作量的不断增加,传统的纸质档案管理手续非常复杂,只有通过计算机网络下的数字档案系统才能解决工作人员的实质问题。

当然,数字档案在档案信息化建设中的作用还不仅如此。档案技术的人类的历史发展,一方面是对过去事件的记录,另一方面也是对未来事件的启发。所以我们在进行档案信息化建设的过程中,如何保证档案信息的有效性和准确性将十分重要。数字档案的出现使得这项工作变得非常方便,因为它是高科技产物,通过数字档案的管理可以实现所有档案及时管理和更新的效果,所以相对于以前的实体档案,数字档案在有效性和准确性上有其必然优势。

此外,数字档案在档案信息化建设中还有一个优势,那就是安全性比较高。这点尤为重要。虽然之前的纸质档案已经流传了几百年,但是其安全性往往没有数字档案高,因为数字档案可以采用安全密匙等高科技手段对重要文档进行加密,所以同相应的纸质文档相比,数字档案的优势显现的非常明显。

总的来讲,数字档案以其方便性,安全性和快捷性等多方优点广泛应用于各种场合的档案信息化建设中,其重要性不言而喻。

4 总结

综合全文,数字档案在信息化建设中的重要作用主要体现在其方便快捷和安全上,作为一名合格的工作人员,我要做的是最大限度的掌握好数字档案的建设过程,做到在工作中及时发现问题解决问题,并从中汲取经验指导以后的工作,当然,在此之前,我们一定要先完全理解其在档案信息化建设中的重要作用,只有掌握好这些,才能将自己的工作做到最好,也能将数字档案的优势发挥到最大。

参考文献

[1]秦磊华,肖波.数字档案馆可用性分析——从信息系统的角度[J].档案学研究,2011,(2).

[2]李清安.高校档案信息化与数字档案馆建设探讨[J].管理观察,2011,(21).

文书档案管理的信息化建设分析 篇8

关键词：文书档案,信息化建设,构成,功能

0 引言

文书档案管理是以整理、搜集和保存文档资料作为主要内容的工作。文书档案管理的过程中通常会涉及到多种文档, 如果管理不慎就会出现混乱。另外, 文书档案有着一定的机密性, 对文书档案进行科学的管理十分重要。采取现代化文书档案管理能够有效地避免传统文书档案管理中的各种缺陷, 较为有效地降低了管理人员的劳动量, 大大提升了文书档案的管理效率, 因此, 在工作中掌握现代化的文书档案管理方法有着十分重要的意义。

1 传统文书档案管理的问题分析

1.1 借用文档必须要到档案室, 文档的使用缺乏时效性

传统文书档案管理下, 要想借阅实体文书档案必须要到档案室现场, 在寻找文档的时候还需要消耗很长的时间, 这对于异地的工作人员来, 查阅文档的难度很大。另外一些十分重要的文档一般只有一份, 所以当多个使用者同时想借阅的时候, 就会产生很多矛盾, 使得档案的管理缺少时效性。

1.2 文书档案容易发生损坏

传统的文书档案在保管的时候多是以纸质档案的形式进行保管的, 不少档案资料年代久远, 具有十分重要的价值。但文档在使用和翻阅的过程中, 发生损坏是不可避免的, 这对于文书档案的管理十分不利, 一些珍贵档案一旦损毁将难以再生, 给文书档案管理工作带来巨大的损失。

1.3 文书档案的管理较为复杂

传统的档案管理在进行借阅的时候必须要进行详细的登记, 另一方面文书档案涉及到的部门特别多, 需要专门的人员对档案进行分类存放, 审查和编目, 工作量比较大。另一方面文书档案在归还的时候同样有着比较复杂的程序。

2 文书档案管理信息化的优势分析

在文书档案管理中采取信息化的策略, 可以有效地实现文档储存状态的实时在线显示, 在使用者需要借阅文书档案的时候, 就可以通过进行网上借阅, 从而避免了发生阅读排队的情况。同时还可以通过网络来查询所需要借阅的实物档案的适时动态, 这在很大程度上提升了工作效率, 提升了文档的阅读率。另一方面, 信息化档案管理过程中, 可以通过保密权限的设置, 在一定程度上避免发生档案泄密的可能性。最为直接的是在使用了信息化文档管理的过程中能够大大减轻工作人员的劳动强度, 减少了人工查找和归档的手续, 提升了文书档案管理的质量和效率。

3 文书档案管理信息系统的功能和构成

文书档案管理信息系统一般由数据库、文档管理程序、各个功能程序和打印系统构成。该系统一方面可以对数据库进行查阅、修改以及归档的操作, 同时还可以为权限范围内的用户提供界面, 使得用户和数据库直接对话。数据库是整个管理系统的核心, 各种程序板块主要是围绕数据库进行的各项操作。文书档案管理信息系统主要有以下功能。

3.1 分类查询

文书档案管理信息系统具备强大分类查询功能。管理人员预先对所有文档进行分类定义, 比如行政、财务等方面, 同时在数据库里面设置文档所对应的代码表, 同时建立文书档案信息表, 将两者进行关联, 这就可以很好地解决查询、检索的问题。使用者在搜索的过程中可以通过文书档案的编号、名称、作者等关键词来进行准确查询。

3.2 权限管理

在文书档案管理信息系统中可以设置一般用户和管理员, 管理员对系统有进行日常维护、修改等权限, 一般用户只能在登陆之后阅读或者是下载文档, 同时可以在网上进行文书档案的检索、查询, 了解相关的信息。

3.3 文档增加

当有新增加的文书档案的时候, 系统则会自动根据文档的页数、名称和归档日期等生成可以识别的代码, 同时和该新文档建立起密切的映射关系。

3.4 模糊查询

用户并不十分清楚地了解所需要的文书档案的时候, 也可以根据印象输入关键词来进行查询, 系统根据用户所输入的关键词来进行模糊查询, 将可能的文档进行锁定供用户选择。这种方式有效避免了因为使用传统的手工检索而逐一进行查找所产生的弊端, 提升了检索的效率。

4 文书档案管理信息系统的设计结构

文书档案管理信息系统包括了档案管理、档案查询、档案借阅以及系统维护几个方面。用户在借阅档案的时候, 首先要进行登录, 随后在档案查阅模块搜索自己所需要的文书档案, 确定后可以下载或者是直接阅读。这个时候档案借阅模块会记录下借阅人的相关信息, 这样就完成了系统查询、登记、统计等方面的管理工作, 这大大地提升了档案管理工作效率, 实现了档案工作的科学管理, 增强了档案管理工作的效率。

5 结语

高校档案管理信息化建设应用分析 篇9

一、高校档案管理中信息化建设应用的重要性和必要性

在文中第一段中笔者分析了档案管理中存在的问题, 笔者认为只有认识了问题, 才能知道问题的严重性, 这样才能认识加强信息化建设的必要性和重要性。经过分析认为, 目前我国高校档案如果采取了信息化建设的应用它能以光盘、磁盘的方式作为信息存储的载体, 向数字格式转变。现在计算机网络化管理的出现, 使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境, 并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。

二、高校档案信息化建设存在问题

据不完全统计, 目前我国高校档案信息化建设中或多或少存在着问题, 但可悲的是没有被发现, 依然采取以往的管理方式, 严重制约影响着高校档案信息化管理工作的发展。

(一) 制度与法律不健全

经过分析, 笔者认为, 在高校档案信息化建设中都存在着制度与法律得不健全。虽然一些学校有电子文件的法律法规, 但不是很全面, 不能满足日益发展的需要或者不尽完善。这种状况长期存在着, 而且无人管理。

(二) 存在管理观念问题

观念是长期滞留下来的, 依然习惯于传统的手工档案管理模式和方法, 重“硬件”轻软件环境, 重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念。这些观念的存在, 笔者认为是人的问题。首先突破改变的是人要有档案管理的创新理念, 也要与信息化时代的需要相适应。

(三) 基础设施不完善导致

一般来说, 高校档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。在这些设备中如果缺少应有的资金来源保障的话, 就不能很好的为之服务, 也会导致信息化发展慢的原因, 不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。

三、高校档案管理信息化建设有效措施

高校档案管理信息化建设中存在问题是一种常见问题, 但是如何解决是每个学校档案管理工作者的重要任务。结合实际笔者谈谈这方面的心得。

(一) 档案人员要树立正确意识

这一点很重要, 档案管理人员要运用现代技术和信息技术应用于档案管理工作中, 工作中要不断创新档案管理工作, 更要积极接受继续教育及终身教育, 努力培养自己具有更深的层次、更高的综合素质, 把自己从一般的管理者变为档案信息专家, 由传统的“档案保管者”变为“档案信息管理者”。

(二) 做好目标工作责任制

这就要求档案管理人员将本单位形成的电子文件的收集、保管等工作纳入自己岗位职责范围, 并落实到人。更要保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存, 并适时通过数字化校园上的档案管理系统上载到档案室的服务器。

(三) 完善档案队伍的建设

在这一点中笔者认为必须要有专业的团队来管理。这个团队的建设必须要有要引进相关领域人才, 和对现有档案工作人员进行针对性的培训, 不断提高自身素养, 恪守档案工作纪律, 认真贯彻执行《档案法》。

不管怎么说, 档案信息化建设是高校档案工作的重要内容, 它服务的对象是学生, 学生是高校的主体。从这一点来说, 档案管理人员要逐步完善学生档案在收集和整理过程中的科学化、系统化, 方便学生档案的利用和查找, 增加学生档案的使用价值, 发挥档案应有的作用。笔者认为, 这既是高校提高档案信息化程度的标志之一, 也是充分发挥高校档案信息化管理平台对提升高校档案的管理效率和效益, 扩大其规模、延展其功能、强化其开放性的重要体现。

摘要：档案信息化的应用是我国高等学校建设与发展的一个重要标志。档案管理工作涉及到方方面面, 如果处理不好就会导致信息化应用出现问题。这就要求档案管理人员从思想、方法着手, 并利用现代先进的科学技术, 实现档案管理的信息化、网络化。本文通过笔者的实践对高校档案管理信息化建设存在问题进行分析, 并进一步提出解决办法, 以期实现档案信息化建设的良性发展。

关键词：高校教育,档案管理,存在问题,信息化建设

参考文献

[1]吴淑鑫.浅议高校档案信息化建设[J].华章, 2012.06.

[2]石冰.浅议高校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济, 2011.

[3]朱乔芙.管好学生档案, 促进学生就业[J].兰台内外, 2010, (4) .

[4]江芳.提高高校学生档案管理工作水平[J].科技创新导报, 2011, (5) .

对机关档案管理信息化建设分析 篇10

机关档案管理信息化建设,是指在政府的领导与组织之下,通过现代化的电子信息技术对各种各样的档案信息进行有序的、全面的整理与分类,然后对所有的数据档案信息进行整理与共享。建立起为社会提供全方位服务的信息化档案管理系统,使原本复杂、烦琐的档案建立与查找机制变得更加方便与快捷,能大大地提升机关单位的管理水平与工作效率。而且还能大大节约机关单位资源。对于机关单位的信息化、高效化、规范化有着极其重要的意义。

二、机关档案管理信息化现状

(一)部门领导不够重视。

机关档案管理信息化建设的有序推进,不但需要物质方面的保障以及技术方面的支持,而且还需要机关单位的领导人以及相关人员对档案管理信息化建设有足够的重视与关注。

但是由于一些单位领导的不重视,加上资金投入的短缺,使得大多数地方机关的档案管理人员没有充足的资金去支持档案管理信息化建设所需的技术、硬件设备、相关软件以及人员培训的开支,从而使一些单位的档案管理信息化建设陷入停滞状态。

(二)缺乏专业的管理人才。

目前大部分的机关单位都还在沿用旧的纸质档案管理方式。而大部分档案管理人员都没有进行过专业的培训与指导,在管理工作方面缺乏对科学管理档案的认知与意识,所以都显得不够专业。而且很大一部分的人员年龄偏大,导致他们很难适应机关档案管理现代化、信息化建设的要求。而且由于部门领导的不重视,使得大部分档案管理人员的专业素质都偏低。而且由于大部分档案管理人员的年龄都偏大,对档案管理信息化建设中所需要掌握的信息技术知识接受能力较差。这样将会大大的限制机关档案管理信息化建设的脚步。

(三)数字档案资源短缺。

目前我国大部分单位机关的档案资源都是纸质档案,数字化的档案资源匮乏。而且没有统一的、规范的档案资源数据来源。这使得各地区的机关档案管理部门不能做到档案信息的及时分享与统一整理,使机关档案管理信息化建设工作陷入困难的境地。

(四)缺乏统一的规范与标准。

目前我国的机关档案管理系统缺少一个统一的规范与标准。在信息化管理规范标准、业务规范标准以及技术规范标准等方面都缺乏统一的规范与标准。这使得各地区机关单位的档案管理在实际的信息化档案管理过程中存在着诸多错误。而且由于没有统一的制度与法规,使得我国各地的机关单位都存在着档案管理工作各自执政,各自管理、各自分离等现象,没有能够很好地做到各单位全面协调发展。甚至于一些地方的机关档案管理单位,根本就没有制定一些对未来机关档案管理信息化建设工作的发展计划和建设目标,这使得各地区机关档案管理信息化建设的程度各不相同。

三、对机关档案管理信息化建设的分析与意见

(一)提高重视程度。

机关领导以及相关管理人员要提高对机关档案管理信息化建设的重视程度,以及转变过时的档案管理理念,提高对档案管理工作的认识,认真完善档案管理信息化建设工作中的有关制度与体系,多多关心和支持档案管理者。为档案管理人员创造良好的档案工作环境。同时还要制定一套科学的档案管理示范标准,引导机关档案管理者进行科学的、有序的信息化管理。并且要经常组织相关档案管理工作人员参加一些专业的业务培训活动以及一些重要的档案会议。最后是要提高自身对档案管理信息化建设工作的理解,并制定科学的档案管理信息化建设工作的发展规划与建设蓝图。在建设与改正之中,完善机关档案管理制度。

(二)建设专业的管理队伍。

因为建设信息化档案管理的需要,如今从事档案管理的人员就必须要具备一定的计算机信息技术方面知识以及一些档案管理方面的基础知识。所以目前的各机关单位就需要吸纳一些专业型的人才来充实到管理队伍中去。例如一些电子计算机专业的大学生人才等,对于此类人才只需要经过短期的专业培训就能基本达到信息化档案管理工作的标准。此外还要加大对这批人才的专业培训,让其多参加机关档案管理部门的会议、并加强相关档案的法律学习,以及定期抽调一些出色的档案管理人员,对他们进行更加专业的档案管理知识与计算机知识的强化培训。使他们迅速成为档案管理队伍中的骨干力量。

同时要对管理人员进行严格的管理与考核,建立起完善的考核评价机制,真实、客观、严格地开展对机关档案管理工作的个人考核与管理,并定期进行鼓励嘉奖,提高机关档案管理工作人员的工作积极性。建设起一支积极的、和谐的、专业的、高素质信息化档案管理队伍。

(三)建立统一的数据库。

建立统一的数据库是为了能够集中统一的管理整个机关以及各单位的档案资源数据。改变旧的管理模式,利用现在的信息技术掌控全市机关单位形成的所有档案资源数据,并通过对所有数据的管理与储存建立起一个完整的、规范的、可共享的数据平台,为相关机关与社会提供准确快捷的查询服务。同时,还要对旧的纸质档案进行集中处理,通过各地区的地方机关,将旧的纸质档案进行分类、整理,然后移送到同级国家综合档案馆进行集中保存。甚至一些档案管理信息化建设度较高的单位,还可以完全取消纸质档案保存室,这将大大减少档案管理部门的经费开支。

(四)完善档案管理规范体系。

在旧的纸质档案管理模式下,档案部门自身无法建立起统一的、协调的、整体的档案管理体系。使各类档案信息系统之间,缺乏沟通与交流,更使档案部门与上级政府部门之间没有及时的共享资源。因此,近几年来的档案管理体制一直都处在各自为政的状态。这将会大大影响到信息时代下政府部门的工作效率。因此,建立起一个统一的、科学的、信息化背景下的标准体系至关重要。

而实施机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理,所以统一规范、统一标准就成了完善相关档案管理信息化体系中的重要一环,同时也是建设信息化档案管理制度的重要一步。需要政府部门进行统一的、科学的、详细的商讨与规范。再结合实际情况,制定详细的、科学的相关档案信息化管理规范标准、业务规范标准以及技术方面的规范标准。要认真严谨的执行档案管理部门的相关技术标准。例如:档案的数字化标准、档案的归档管理标准等管理标准。实施对象包括电子档案的收录、定义、存储、整理、归类、鉴定等方面。而业务规范标准则包括数字档案的术语标准、格式标准、描述标准、元数据标准、对象数据格式标准等。最后的技术规范标准则是软硬件基础设施使用标准、软件系统平台使用标准、数字水印标准、存储压缩格式标准、加密算法标准等。同时有关部门要对档案信息化管理的业务进行严格的指导与监督,杜绝档案管理人员在档案管理过程中出现的不规范操作。

四、结语

总而言之,机关档案管理信息化建设是一项长久的,需要各地方单位领导以及档案管理人员不断去努力完善的工作。需要上级机关领导提供足够的资金、设备与技术支持,同时也需要档案管理人员不断地培训与壮大管理队伍。在不断地改善与进步之中,建设起完善的信息化档案管理系统,为所有的机关单位以及社会企业提供方便快捷的查询服务。

摘要：伴随着信息技术的不断发展,以及各种档案资源的不断增多,原本的纸质档案管理机制显得愈发烦琐与不便。这时候对机关档案管理信息化的建设工作就显得越来越重要了。本文在了解机关档案管理信息化的现状后,主要对档案管理信息化建设过程中出现的一些问题进行分析与探讨。

关键词：机关档案,管理,信息化建设,分析

参考文献

[1]苗红梅.机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务,2014(10).

[2]林桂春.浅析机关档案信息化建设[J].工作指导,2014(2).

[3]左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务,2014(1).

[4]王伟.加强电子文件管理推动机关档案信息化建设[J].业务建设,2013(1).

高校档案信息化建设 篇11

关键词：档案；信息化；建设

高校档案信息化建设是信息时代的必然产物。进入20世纪90年代，随着信息技术的迅猛发展，国家从发展战略的高度，明确提出了“以信息化带动工业化”的要求，国家档案局随之提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。同时，高校档案信息化也是高校办公自动化的必然要求。目前，很多高校都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统的出现也使档案的生成方式发生了变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这就形成了大量的电子文件，电子文件的保管必须依托信息化数据库的软件保管和以磁盘、光盘等为载体的硬件保管。总之，高校档案信息化建设是高校档案工作发展的必由之路，是高校档案现代化管理的必然要求，只有真正实现档案管理的信息化、网络化，才能达到档案信息资源共享的目标，才能为人们提供更加高效、便捷的服务。但是，高校档案在其信息化、数字化的实践过程中，遇到了种种客观的、现实的困境，致使档案信息化建设总是停滞于单机数据储存阶段，不能达到质的飞跃，实现真正的信息化、数字化、网络化。

一、信息化内涵

信息化，是指通过运用现代信息技术，配置档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善档案信息资源库，依据档案信息化的标准规范体系，以档案网络为平台，依托高素质的信息人才，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务的活动和过程。

二、高校档案信息化工作的标准化建设，应当把握以下几点：

1.大力加强定标工作

从现状看，制约高校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备，工作缺乏有效依据。加快制定出台标准，形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。标准建设，在加快制定基础性的管理标准的同时，重点应分三个层面积极研制应用性的技术标准。一是基本条件层面，即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准，旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件；二是信息资源建设层面，主要针对档案信息资源的形成、保护和利用，满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求，如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等；三是安全保障层面，主要是为了加强档案信息保管利用中的安全防范，达到维护真实、永久保存、保障秘密的目的，如数字加密、电子签名、权限设置等方面的标准。

2.提高认识，引进和培养信息化建设人才

要拓宽知识领域，在提高信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。 从目前高校档案人员学历上看，硕士毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入硕士毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展

3.加大投入，增配软、硬件设施

要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。加快更新改造的步伐。使档案信息化建设得到更快的发展。 继续推进应用计算机管理档案工作，逐步提高档案室计算机和网络技术的应用水平。开展档案文件目录数据库建设和电子文档管理工作。逐步增加配备邮件服务器、应用服务器、数据库服务器、WEB服务器、备份服务器、多媒体视频服务器，满足海量数据存贮以及纸质载体档案扫描、数字档案信息存贮、音视频转换存储设备。

4.数字化档案资源建设

采用信息化手段，整合不同系统、不同机构的档案资源，构建专题档案信息数据库。建立档案信息中心，在实现部门档案信息目录共享的基础上，形成集中和分布相结合的、覆盖各类档案目录和全文信息的、包括多媒体档案在内的档案信息资源总库，真正实现档案资源的优化配置、安全存储、集成管理和远程利用。逐步建立完善多媒体档案数据库建设。加强档案目录数据库建设。全面实现档案检索计算机化。构建档案专业特色数据库。积极推进档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对重要、易损和利用频率高的档案和现行公开文件的数字化划控和转换工作。逐步实现纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。

5.引进专业技术人员，加强档案管理人员的职业技能培训

随着档案管理工作由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型，对档案管理人员的要求也发生了变化。加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育是顺利推进高校传统档案馆向数字化、网络化档案馆转变，实现高校档案管理数字化的关键。档案管理人员不仅要具备较强的专业知识，了解和掌握档案立卷、归档的基本知识，更重要的是要掌握一定的计算机技术，具备现代化技术操作水平。所以，档案部门一方面要加强对现有人员的职业技能培训，通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面、掌握新技术。同时，严格考察新增人员的业务素质和信息技术能力，尽量招聘一些有专业理论知识，掌握计算机信息技术、技能的综合素质的人才充实档案队伍。

参考文献：

[1]论档案信息化建设的发展，2009.05

[2]孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考，2011.08

[3] 郝丹梅.高校档案信息化建设环球市场信息导报2013.04

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档案信息化建设分析 篇12

1.1 数字化档案信息的真实性、可靠性、可用性受到威胁

数字化档案信息在保存与传输过程中可用性受到威胁。据统计, 在档案信息传输过程中, 现在的安全问题多数是PC机结构和操作系统不安全引起的, 在windows平台上利用windows系统的漏洞的攻击占70%。目前, 由于信息安全技术的发展落后于信息应用技术的发展, 操作系统、计算机网络系统和数据库管理系统的建设和安全标准不统一, 存在很多漏洞, 维护安全和提高效率这两方面存在矛盾。而且, 我国的信息化设备及相关技术严重依赖进口, 信息安全技术相对发展落后, 使档案信息系统存在严重的安全隐患。

1.2 病毒、黑客对档案信息安全造成威胁

档案信息化建设的主要途径之一是兴建档案网站, 企业以及政府部门通过档案网站发布档案信息, 开展档案信息建设工作, 但是网络的开放性也对档案信息的安全性构成严重威胁。木马程序是主要的威胁之一, 不法分子通过木马程序非法侵入档案网站进行篡改档案信息、获取档案信息, 严重的可能会销毁数据资料, 对档案网站造成毁灭性的打击;另一方面, 黑客还会利用漏洞侵入网站, 获取管理权限。

1.3 档案工作人员自身的问题影响档案信息的安全

档案人员的安全意识薄弱影响档案信息的安全。在传统档案馆服务模式的影响下, 档案工作人员面对信息时代的档案工作呈现出了滞后的状态。首先是知识结构的滞后, 传统档案馆、室工作的档案人员将自己的角色定为单纯的保管者, 档案载体多为纸张, 是实实在在的保存在档案馆中的, 因此保障档案的安全仅仅要求保护好这些档案馆中的东西。然而档案信息化建设中, 档案信息的安全大为扩展, 保障档案信息的安全, 不仅仅要求保护好档案实体。反之, 档案信息被赋予了新的载体, 要求档案人员要熟悉新载体的物理性能;档案信息的传输介质更加开放, 要求档案人员掌握基本的网络安全策略。安全知识的欠缺, 导致在档案工作中经常出现档案信息无法读出、网站遭到病毒、木马程序的破坏等等情况。

1.4 技术问题也同样影响档案信息的安全

档案信息系统遭到人为破坏, 主要是不法分子利用系统漏洞, 传播木马程序, 非法获取管理权限, 破坏档案信息。一方面, 国家立法部门关于此类犯罪事件的法律不完善, 许多数据规范、标准化问题尚未解决, 各个部门各行其是, 采用的软硬件设施不一, 发现安全问题也无法共享。各个部门采用的安全策略也不统一, 有些部门采用了防火墙, 安装了反病毒软件, 利用数据加密、身份认证等多重措施保证档案信息安全, 而有些部门出于技术与资金的限制, 仅仅采用了单一的安全策略。另一方面由于国内相关技术发展落后, 因此, 国内信息化技术严重依赖国外, 从硬件到软件都不同程度地受制于人。

2 档案信息化的安全策略

2.1 制定完善的保管与使用制度, 保证数字化档案信息的真实性、可靠性、可用性

对于使用新型载体的档案, 应该保存在适当的条件中, 每隔固定的时间必须按时更换载体, 保证使用载体与硬件设施的兼容性;将保存副本常规化, 形成一项制度, 将副本保存在脱机载体上或者实现异地保管, 以备在档案受到损坏或者真实性受到质疑时, 副本可以进行佐证;安装最新版本的杀毒软件, 及时更新病毒库, 扫描系统漏洞, 发现漏洞应该及时修复, 避免不法分子有机可乘;采用多层防护体系, 保证掌握档案信息系统的管理权限, 以防未授权用户非法获取篡改档案信息。

2.2 管理与技术双管齐下, 解决病毒侵扰

对于电脑病毒, 一方面从管理上预防病毒, 要重视制定措施、法规, 加强职业道德教育, 不得传播, 更不能制造病毒, 此外还需要采取一系列专门措施:

(1) 专机专用, 只负责保管等功能的计算机, 严禁连接外网。

(2) 对于需要共享的档案信息, 应该符合相关规定。

(3) 档案系统管理部门严禁无关人员进入。

(4) 定时进行系统扫描, 确认安全才可以使用。

(5) 使用网络资源时, 应该确保其安全后, 方可使用。

另一方面, 从技术上预防有硬件保护和软件预防两种方法。硬件保护既安全硬盘保护长, 它既能监视RAM中的常驻程序, 又能组织对外存储器的异常写操作, 这样就能达到预防计算机病毒的目的;软件预防方法是使用计算机病毒疫苗。它能够监视系统的运行, 当发现某些病毒入侵时可防止病毒入侵, 当发现非法操作时及时警告用户或直接拒绝这种操作, 使病毒无法传播。一旦感染的病毒, 用反病毒软件消除病毒是一种较好的方法, 一定要定期进行反病毒软件查杀病毒, 并要及时对反病毒软件进行升级, 保证软件的良好杀毒性能。

2.3 提高档案工作人员素质, 强化安全管理制度

强化档案工作人员的安全意识。保障档案信息的安全, 人是第一要素。来自内部的安全威胁并不亚于来自外部的威胁, 特别是档案信息建设与管理人员的流动带来的安全隐患。据报道, 信息资源的安全威胁80%来自内部。因此在档案信息化建设过程中应经常对内部工作人员进行政治思想教育和保密教育, 进行安全业务培训, 增强他们的档案信息安全意识和责任心, 使其意识到保障档案信息安全人人有责。只有内部工作人员做好安全防范工作, 外部才难以找到漏洞, 没有可乘之隙。

2.4 采取有效的技术手段, 构建档案信息的安全防护体系

现在普遍采用的有防火墙技术, 即在档案部门的内网与外网之间设置保护屏障, 确保内部的信息不会泄露出去, 同时外部人员不能够非法获取内部信息, 这是最基本最普遍的保护手段;此外还有一些安全保密技术, 如加密技术、数字证书、数字签名等。另一方面, 各个部门之间应该统一标准, 共同构建安全体系, 降低安全风险, 节约成本。

档案信息化建设安全面临着诸多问题, 除了以上提到的还有法律法规、公众认识等问题, 解决好安全问题, 才能保证档案信息化建设高速高效地发展, 但是安全问题不仅仅需要档案部门采取措施, 同样社会公众也应该加强思想道德修养, 更新观念, 国家应该加强立法。只有社会各界共同努力, 为档案信息化建设保驾护航, 才能使信息化建设成果更好地为社会各界服务。

参考文献