企业档案信息化工作

企业档案信息化工作（精选12篇）

企业档案信息化工作 篇1

二十一世纪是一个信息发达的时代, 各项工作、各项管理都和信息有着千丝万缕的联系, 在这个竞争激烈的时代, 追求的是高速度、高质量、高效率的工作。作为企业就更加的要提高管理质量和效率。那么信息化管理就应运而生, 作为一个企业, 重要的经济资源来自企业信息, 同时信息化的管理在激烈的市场竞争中为企业贡献了巨大的力量。在我国加入WTO, 与世界接轨之后, 各个企业为了适应时代的要求而迅速的扑捉并掌握处理信息资源。因为是否能迅速准确的把握处理信息资源是作为企业参与国际竞争的关键因素。在企业的信息资源中, 企业的档案管理是其中重要的一部分, 而如何强化企业档案信息化管理, 将企业档案信息资源融入企业的信息化建设中, 最大限度地发挥企业档案信息资源的作用, 是我们每个档案工作者都要认真思考的问题。

1. 企业档案信息化的内涵以及建设的要求

所谓企业档案信息化, 就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行收集、管理、开发和提供利用服务。换句话说企业档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管、利用为重点向以档案数字化管理和企业档案信息实现高度共享为重点的转变过程。企业档案信息化的建设也就是利用数据库技术、数据压缩、高速扫描等等技术, 将纸质的、声音的文件等传统的介质文件和已经归入档案保存的档案系统的组织成结构有序的档案信息库。

企业档案信息管理系统主要包括五个方面:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。档案信息化建设的前提是文档一体化, 所谓的文档一体化就是要求把档案信息化建设纳入办公自动化的框架中, 并且与办公自动化保持一致, 同步进行。尽管在现实中电子文件已经占据重要的位置, 在日常工作生活中广泛的应用, 但是它还是不能够取代纸质文件的重要地位。为了保证电子档案的准确性以及安全性, 我们必须要确保网络的安全, 保证档案信息的安全保密, 对访问的对象设置权限等。另外还要保证计算机系统运行的安全, 采取正确的防范措施, 例如安装防火墙和实时更新杀毒软件, 并且对归档的信息进行定期备份等。

2. 企业档案信息管理建设的必然趋势与迫切性与重要意义

企业档案信息化管理是指运用现代科学技术手段, 对企业档案的信息资源有序整理, 对档案信息数据库开发建设, 对档案人才队伍建设等, 以促进企业档案信息资源的开发利用。

(1) 在信息发达的新世纪, 企业档案的信息化管理是一种必然趋势

企业档案信息化的管理是顺应时代的需要而产生的, 是适应国家、政府信息化建设发展的需要。面临世界经济的迅速发展和社会发展的总趋势, 党中央、国务院提出要在未来的五年内, 把国民经济及和社会信息化的发展放在优先位置, 用信息化打动工业化, 实现经济结构和产业结构的优化升级, 实现生产力的跨越式发展, 加速国家现代化的发展步伐。在2000年12月召开的全国政府系统信息化建设工作会议上, 政府又提出用三至五年的时间初步建立以“三网一库”为基本架构的我国政府系统信息化的枢纽框架, 即政府机关内部的办公业务网;中央和地方府及部门间的办公业务资源网;以因特网为依托的政府公众信息网;政府系统共建共享的电子信息资料库。由此可见, 国家、政府信息资源都将档案信息资源作为重要的组成部分, 为了适应国家、政府信息化的循序发展, 企业档案只有改变现有的管理模式, 向信息化管理方向发展。现代的企业是属于信息的企业, 从工业时代进入到信息时代, 所有的企业信息处理者都必须更快的适应信息化的要求, 必须要迅速准确的掌握信息拟定计划, 作出协调、控制和决策, 企业经营管理主要就是依赖信息, 信息与企业息息相关, 企业一旦离开信息将无法运行。而信息化的管理则会使企业现有的档案资源以更有条理, 在使用的时候也会更加的简便快捷, 为企业之间和企业与用户之间提供了更好的沟通桥梁。例如, 现在许多城市企业在网络上推出本企业的档案信息网站。通过网站描述企业的业务、产品, 表彰企业的先进人物等等。众多高校也纷纷建立本校的网上信息平台, 介绍本校的精神文明建设情况、展示精神面貌。各种各样的企业通过网站窗口更加方便快捷的展示本企业精神, 广大的用户群体可以自行的查询了解企业以及企业的档案信息, 企业通过四通八达的网络和小小的电脑荧光屏, 树立起自己的品牌, 为企业赢得可观的效益。企业的信息化管理是促进企业档案信息化管理的前提。企业档案的信息化管理将更大地促进企业经济建设的发展。

(2) 企业档案信息管理的迫切性与重要意义

当今世界的竞争是信息技术的竞争, 而在企业的竞争中, 提高企业竞争力的关键就是实现档案管理信息化。随着信息网络的高速发展, 企业面临的是全球化、数字化、信息化、数字化的变革, 企业的竞争力和企业的信息化程度密切相关。档案信息化是现代企业生存和发展的必然选择。在高度发达的信息时代, 企业要实现从粗放型管理向集约型管理的转变, 就务必把信息资源的开发和管理作为重中之重。在业务活动和各管理环节广泛应用信息技术, 规范企业内外联系中的信息流程, 充分发挥信息技术和信息网络的作用。企业档案的信息化管理为企业节省了大量的人力物力财力, 提高了工作效率。传统的档案管理工作中, 主要采用的是手工操作, 工作任务重且效率低。在实现信息化的档案管理具有自动性、时效性。数据可以高频率运用, 可以在档案管理部门内部进行数据共享;数据录入后, 可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表和档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录等;档案库中的信息形成报表, 通过计算机进行处理。档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来, 不再是目录的打字员和档案的保管员, 可以更好地从事档案的收集和整理工作, 提高档案管理部门

的工作效率。另外, 与传统的检索方式的相比, 档案的信息管理能够节约更多的时间和人力, 能迅速的在档案中检索到所需要的档案信息。这样可以更加有效地为企业的各个部门服务, 为企业的员工查询资料时提供方便, 提高工作效率。同时档案资料的电子化更便于员工的二次开发和利用, 提高企业整体的工作效率和市场竞争力, 使档案管理部门的职能不再单纯是档案的保管, 而是企业内部的信息中心。

3、企业档案信息化存在的问题以及对策

目前, 档案信息化建设已经放在突出的位置, 得到高度重视, 虽然已经在广大企业中得到广泛的应用, 但是这只是局限于政务公开、民生档案建设等层面。众多的中小型企业对档案的信息化建设工作不够重视, 致使发展呈现极度不平衡的状态, 这种现象不容忽略。下面我们针对在企业档案信息管理过程中出现的问题而提出一些解决的方法。

3.1 企业档案信息化工作中存在的问题

(1) 领导不够重视, 对档案信息管理缺乏长远的规划。一项政策的大力推广与领导的重视成都市密不可分的, 目前大部分中小型企业的领导们尚未意识到企业档案信息管理的重要性, 在政策上不予推广, 在行动上不予经费的支持而导致档案信息化建设工作开展的困难。这主要源于这些领导人的档案信息管理的思想意识相对薄弱, 不少人缺乏档案信息化得相关知识, 会单纯的以为把档案资料输入电脑就实现了档案信息化管理。为了实现企业管理的更加有条理, 透明度更高, 必须正视档案信息化管理。但是往往由于领导的不加以高度重视, 在档案信息化管理过程中员工的态度会较为松懈, 思想观念不能得到更好的解放, 所以会在管理的过程中出现很多弊端。只有领导加强重视, 普及员工信息化知识, 消除偏见, 提高学习以及信息管理的主动性。由于我国许多企业尚未完全进入到信息化时代, 没有建立起完善的现代企业管理制度, 对本企业的发展战略缺乏深刻的认识, 因此在推进企业档案信息管理工作的时候难度较大。导致不能更好的在这方面做好总体规划, 这就直接影响到企业档案信息管理工作的质量与效率。

(2) 硬件设备落后, 操作人员素质不达标, 电子文档管理不完善

档案信息管理是一项新的工程, 众多企业尚未真正体会到它所能带来的效益。所以在推广的过程中不能够正视档案信息管理的重要性, 会在硬件设备的使用方面不够重视, 使用原有的计算机操作, 在系统操作方面会出现许多不必要的麻烦, 从而造成使用时的困难, 甚至会造成数据的丢失。另外在人员操作方面, 不能够正确的聘用专业人员, 致使操作管理的人员素质不能适应需要。有许多档案管理者知识通过一些简单的上岗培训, 对电子档案并无深入学习, 对档案的信息掌握不够准确, 这样就更加不利于档案信息化工作的实施。此外, 这些因素会使电子文档的管理不够完善, 例如:由于管理人员的水平有限, 他们会在整理档案的时候没有一个清晰的思路框架, 甚至有的员工把文件只存本机, 造成档案的不完整, 造成查找不便利。

3.2 企业档案信息管理对策

(1) 加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应认识档案信息化建设的重要性, 其目的在于提高企业领导的决策和管理水平, 并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求, 同时, 加大力度推广档案信息化建设, 为全体员工普及信息化的重要性, 号召全体员工积极配合。使档案信息管理工作开展的更加便利, 以达到提高工作效率, 赢得高质量、高水平工作的目的。

(2) 重视档案信息管理, 加大投入力度, 更新硬件设备, 建立完善的安全保密管理制度, 规范档案信息化管理标准, 培养高素质的档案管理专业人员。档案管理的服务群体是广大的, 为了实现其精确度、保证效率性, 档案管理部门要尽可能多地开发有效档案信息, 以保证档案信息的充分利用, 以便于档案信息能更好的服务于广大群体。然而, 信息的开放性和安全性是一对难以调和的矛盾, 为此必须做好电子档案的保密工作, 同时又能更有效地为广大群体所服务。

与传统的档案管理相比较, 精确性、时效性和简易性是档案信息化三大特性, 这些在很大程度上能更好的服务于用户。这就要求档案数据库中信息的存储与呈现实现标准化与规范化, 避免出现档案信息的重复开发和利用效率不高的问题, 从而进一步实现档案信息资源共享。档案信息化建设是一项专业性很强的工作, 它需要专业的管理人员, 这些人员要有着强烈的责任感, 还要对信息数据有一定的敏感性, 具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识, 尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能, 全面了解档案信息管理里方面的法律、法规知识。因此绝对不能忽略企业档案信息管理的人员选择。

总之, 企业档案管理信息化建设不是一蹴而就的, 需要企业各部门之间的相互协调, 需企业的领导在理论实践上、管理等方面的高度重视。企业应该根据根据本企业的实际情况来优化档案信息管理的硬件, 充分发挥专业技术人员等各方面的优势, 以促进档案管理信息化建设的快速发展, 更有效地提高档案信息系统的工作效率, 为企业的可持续发展提供可靠的信息保障。

摘要：当今世界信息高度发达, 作为企业要提高自身的竞争力, 必须提高企业的信息管理。档案的信息管理工作是企业信息管理的重要部分, 其为企业的工作人员带来众多的便利, 同时提高了员工的工作效率, 本文主要对企业档案信息管理的内涵、重要性以及在实施过程中所面临的困难加以探讨并提出相应的解决措施。

关键词：企业,档案信息化,管理

参考文献

[1]张照余.档案信息化理论与实践[M].北京:中国档案出版社, 2007

[2]刘江华.企业文化建设的营造[J].江苏文化, 2003, (5) .

[3]吴宝康.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 1999

[4]档案事业科学发展.新环境、新理念、新技术[M].北京:中国档案出版社, 2008

企业档案信息化工作 篇2

赖秀琴

摘要：随着数字档案的广泛应用，档案信息安全问题日益突出。如何做好信息时代企业档案信息的安全显得非常重要。本文从提高档案管理人员的素质、加强控制档案的利用、保证网络安全、建立健全档案安全管理的制度四个方面阐述了这个问题。

关键词：企业档案信息安全

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括了文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案等方面的档案。企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。档案管理人员应该为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

随着数字档案的诞生，档案信息载体的多样化和电子文件、档案数量的迅速增长，特别是数字档案理论与实践的不断发展，档案信息安全问题日益突出。档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用过程中，保持其原始性、真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏的策略和过程。

笔者所在的企业，是一家A+H股上市公司。它对企业档案的安全性有着特殊的要求。档案能够最大限度地满足企业对信息在时间、数量、质量上的需求，使企业在瞬息万变的竞争社会，准确、及时地抓住商机，谋求发展。因此只有做好档案信息的安全，才能有效保护企业的利益，增强企业的竞争力，促进企业的生存与发展。本文从以下四个方面阐述了如何做好企业档案信息的安全。

一、加强控制档案的利用

随着数字档案的到来，档案的存在形式包括了纸质档案和电子档案。在工作中形成的文件材料不管我们以何种形式保存，我们首先要保证档案的信息安全。

1、控制纸质档案的使用

首先提高档案安全防范意识。档案人员经手的事情要有头有尾，手续清楚，防止“无形”信息的泄露。档案柜一般要上锁；档案在库房外未被使用时，不允许长时间放在桌子上，应及时收好；档案不准擅自带离档案室。其次是确定档案的使用权限。明确规定哪些人可以接触纸质档案。但不管利用者是谁，都应该只有档案人员才能进档案室去拿资料；未经允许利用者不准私自抄录、复印等。最后应建立健全的借阅制度。本单位人员借阅时，应记录好借出时间、资料名称、利用目的、借阅人签名等；外单位人借阅时，应出具单位的介绍信，再由相关领导审批后方可借阅。

2、控制电子档案的使用

因电子档案都存在于数字档案管理系统里，因此控制电子档案就因控制数字档案系统的使用。必须采取各种措施控制数字档案系统的使用。笔者所在的企业使用的是数字档案信息管理系统，规定哪些人可以登录系统，并为其设置登陆密码；登录后只能查询到文件题名，具体内容应由档案管理人员审批后才能看；并设置好借阅期限，及时跟踪催还；查阅的文件内容格式应保存为PDF格式，不能被随便复制；档案管理人员应设置好档案的密级程度（秘密、绝密、公开等）。给登录系统的计算机装上防毒软件，并注重及时更新，因为病毒更新换代的速度也是很快的。有些电子档案保存在软盘、磁盘里的，要使软盘保持干净并不受损害。要让磁盘远离磁场、防尘、防油渍等。

二、保证网络安全

网络安全问题是档案信息资源网络化的一个巨大障碍，也是普遍存在的一个现象。主要体现为：存在着各种物理安全问题，如因自然灾害或人为原因对计算机硬件设施造成损害；来自内部或外部的非法访问，尤其是黑客的入侵不仅能盗取、修改信息，而且可以导致网络部分或全部瘫痪；防不胜防的计算机病毒侵害；普遍缺乏基本的备份系统，一旦发生问题难以及时恢复等。因此，要实现档案信息资源的网络化，就必须消除不安全因素。

消除不安全因素，首先要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输，确保档案信息、数据库安全；其次要建设档案信息灾害恢复备份系统。

为应付突发事件，要建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行；再次，要加强档案信息系统的安全技术防范管理，档案室应按照入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备设施，确保档案及档案网络设备设施的安全；此外，要及时做好网站的维护和更新工作，定期对计算机、对网站进行检查维护，适时更新防病毒软件等。

本公司现有的档案系统安全措施体现在经过了以下三道通道：

1、档案系统第一道经过了VPN系统公司引进了VPN技术，VPN的英文全称是“Virtual PrivateNetwork”，中文译为虚拟专用网，VPN是建立在现有物理网络之上，是一种快速建立广域联接的互联和访问工具，也是一种强化网络安全和管理的工具。主要采用隧道技术、加解密技术、密钥管理技术和使用者与设备身份认证技术，来防范黑客的入侵。

2、第二道经过防火墙，只开通了档案系统必要的端口防火墙的英文名为

“FireWall”，它是目前一种最重要的网络防护设备。从专业角度讲，防火墙是位于两个(或多个)网络间，实施网络之间访问控制的一组组件集合。防火墙对流经它的网络通信进行扫描，这样能够过滤掉一些攻击，以免其在目标计算机上被执行。在防火墙上只开放了档案系统使用的端口。而且它还能禁止特定端口的流出通信，封锁特洛伊木马。最后，它可以禁止来自特殊站点的访问，从而防止来自不明入侵者的所有通信。

主要表现为：

（1）防火墙是网络安全的屏障；

（2）防火墙可以强化网络安全策略；

（3）对网络存取和访问进行监控审计；

（4）防止内部信息的外泄。

3、第三道就是服务器自身安装的防病毒软件防止浏览器、操作系统以及应用程序受到各种病毒的威胁。

三、建立健全档案安全管理的制度

威胁档案安全的因素来自各个层面和各个领域，因此需要构建一个全面的制度体系，也即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案安全法律法规体系。当前档案安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》等中间，并没有专门的档案安全管理制度，需要建立一套档案安全管理制度，明确规定安全管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等根据档案工作各环节需要，制定相关制度。

笔者所在的企业就制定了以下制度：文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施；利用制度应明确提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求；保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求，对受损档案的处置原则和要求；档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求；库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求等。因此构建一套系统、透明的档案安全管理制度，能为档案的安全管理的实施提供保障作用。

四、提高档案管理人员的素质

档案信息的安全与否，档案人员的安全意识是个关键。并且档案工作是一项服务性的工作，因此档案安全管理必须高度重视人的因素，加强档案管理人员的安全意识。作为一名档案管理人员，不仅要有严谨的工作作风，还要通过学习等形式提高档案安全管理人员各方面的素质。避免因操作失误而造成数据丢失或删除，避免因安全保密意识和法律意识造成信息的泄露。面对时代的挑战，档案人员除了具备扎实的档案基础理论知识之外，还应具备相关的现代管理技术，这是时代对人才的要求。只有档案人员具备广博的知识和过硬的技术本领，才能保证档案信息的安全性。

随着社会的发展和技术的进步，影响档案信息安全的因素越来越多、越来越复杂。如何做好信息时代企业档案的安全工作是一项长期而复杂的工作，它涉及意识、管理、技术、制度、人员等各个方面。因此做好企业档案信息的安全不

仅需要档案管理人员坚持不懈的努力，也需要整个企业、甚至是全社会的关注和支持。

参考文献：

[1]宫晓东.主编.企业档案管理学[M].高等教育出版社.1999年

浅析企业档案信息化建设 篇3

【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设

目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。

１．目前档案信息电子化建设存在的问题

(1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。

(2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。

(3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。

(4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。

(5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。

2.档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。

3.增强档案信息电子化创新服务手段

(1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

(2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室)，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，发挥档案信息电子化的最大社会作用。

(3)电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆(室)的服务器上归档。简化了工作程序，节约了人力、物力和资金。

(4)开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

(5)开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求，积极开展现行文件阅览服务工作，对于进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，是行之有效的好措施。

4.拓展档案信息电子化服务领域

(1)信息电子化服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要有针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。

(2)兴办服务实体，发展档案产业。从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面:开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品;开发经济信息，为企业结构调整服务;开发市场信息，为企业提供营销机会;开发法律信息，为企业维护合法权益服务;开发房地产信息，为城市改造和建设服务等，都应大力探索，搞好创新服务。

(3)加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息技术的发展，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。

(4)注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判自身，检查企业产品发展方向。

5.结束语

企业档案信息化建设的布局和架构是可以定制的, 相对而言较容易实现, 但其承载的信息多少、价值大小、流转畅顺与否, 特别是档案信息的提供和利用方便、快捷与否关系重大, 决定了整个企业信息化的实效。所以, 在加快推进企业档案信息化建设中, 既要重视信息系统的建设, 更要重视档案基础的管理工作。

【参考文献】

［1］杨公子.档案信息化导论.中国档案出版社,2001,9．

［2］张照余．档案信息网络化建设研究.中国档案出版社,2001,12．

企业信息化档案开发利用工作探析 篇4

一、企业信息化档案开发利用的必要性

(一) 是企业适应环境变化的需要。

要想在日趋激烈的竞争环境下更好地发挥信息化档案资源的价值, 企业的信息化档案开发利用就必须加强战略管理的指导作用, 努力实现战略管理与企业信息化档案开发利用的融合, 合理把握企业信息化档案开发利用过程中的各个环节, 提高企业信息化档案开发利用的效率, 充分借助并发挥信息网络技术的重要作用, 重新整合企业信息化档案资源, 扬长避短, 发挥企业信息化档案资源的重要作用, 更好地使企业信息化档案资源为企业的发展服务。

(二) 是企业信息化档案开发利用工作发展的需要。

随着企业管理制度的不断完善, 企业信息化档案开发利用也取得了较快地发展, 但是仍旧存在这样或是那样的问题, 比如体制还不够完善、开发利用人才综合素质有待提高、企业信息化档案的管理意识较为薄弱等等, 这些都需要企业档案管理部门积极努力加以改进。

(三) 是整合信息化档案资源为企业信息化系统服务的需要。

市场具有不可预测性, 挑战时时存在, 为了更好地适应市场需求和现代管理制度的需要, 企业绝不能忽视企业信息化档案开发利用在企业管理中的重要作用, 如果任凭企业信息化档案资源再这样分散管理, 不仅会给企业带来不必要的经济成本浪费, 也不利于优化配置信息化企业档案资源, 而企业的信息化档案战略化管理更是无从谈起。因此企业信息化档案管理就应该树立战略管理理念, 整合企业的档案信息资源, 将所有的企业信息化档案资源进行整理、融合, 构建战略管理理念下的企业信息档案开发利用体系, 从而更快更全面地掌握企业的发展动态以及市场变化信息, 便于企业适时调整企业经营战略, 进一步形成自己的优势, 弥补企业管理系统的漏洞, 不断提高自身的管理水平。

二、企业信息化档案开发利用的主要原则

第一, 统筹协调。“正确处理加快发展与保障安全、公开信息与保守秘密、开发利用与规范管理、重点突破与全面推进的关系”。第二, 需求导向。“紧密结合国民经济和社会发展需求, 结合人民群众日益增长的物质文化需求, 重视解决实际问题, 以利用促开发, 实现社会效益与经济效益的统一”。第三, 创新开放。“观念创新、制度创新、管理创新和技术创新”, 以创新、开放的思维加强信息化档案的开发利用工作。第四, 确保安全。档案实体与信息的安全管理包括法律、经济、行政与技术管理, 具体涉及内容较多, 例如建立健全企业信息化档案开放审查制度、宣传与执行国家有关档案信息安全保障方针政策、提倡树立信息道德规范、划分企业信息化档案等级保护制度、采用先进的安全手段、改善企业信息化档案的存贮条件等等。

三、做好企业信息化档案开发利用工作的措施

(一) 企业信息化档案开发利用战略实施需要明确目标。

第一, 明确实施战略的主体, 即由谁来实施战略。实施战略需要不同层次、代表各方利益的人参与。第二, 明确实施战略的内容, 即实施战略需要做哪些工作。第三, 明确实施战略的方式, 即如何做好战略实施工作。充分认识战略实施行动中的不确定因素, 发现并把握机会, 合理有效地配置资源, 择优处理问题, 研究对策, 克服阻碍战略实施的因素。

(二) 企业信息化档案开发利用战略实施需要制定方案。

企业信息化档案开发利用的战略主要分为四个阶段, 即战略理念形成阶段、战略因素的分析阶段、战略整合阶段、最后是战略决策阶段, 经过这四个阶段之后就可以制定与企业信息化档案开发利用相适应的战略, 从而更好地为企业信息化档案管理和整体的战略性规划服务。

(三) 企业信息化档案开发利用需要分析环境。

在企业制定相关的战略之前, 要综合考虑各方面因素的影响, 对周围的环境进行综合分析, 并将其与企业的实际情况相结合, 为下阶段的战略制定与战略实施奠定基础。当然企业的信息化档案开发与利用要想实现战略性管理, 也必须对企业信息化档案开发利用的环境进行科学合理的分析。

(四) 企业信息化档案开发利用的战略实施。

企业信息化档案开发利用的战略实施是对既定战略的具体实现, 也是实现企业信息化档案开发利用战略目标的关键。它会将原来制定的战略付诸于实践, 它的成败直接关系到能否实现企业信息化档案开发利用的战略化管理, 直接影响到企业档案信息化整体的规划与管理。

参考文献

[1] .王素香.范晓萍.企业档案信息资源开发利用工作要不断创新与时俱进[J].黑龙江史志, 2010.08

[2] .刘建准.基于知识创新的竞争情报评估系统开发规范化研究[J].图书情报工作, 2010.12

[3] .彭晶.浅谈档案工作者在档案信息化中的素养要求[J].黑龙江科技信息, 2013.30

企业档案信息资源开发 篇5

摘要

企业档案是企业信息源的核心，现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发利用。企业要高效获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来的信息需求，企业档案信息资源开发是企业信息资源管理的核心。

关键词

企业档案

信息资源

信息化

一、企业档案是是企业信息源的核心

企业在生产经营等一系列经济活动中，需要各种各样的信息。根据信息的来源大致可分为：企业内部信息资源，包括人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、日常生产、广告及企业会议记录等信息；企业外部信息资源，包括政府各部门文件、客户、市场竞争对手及图书资料等信息。其中，人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、企业会议记录、政府各部门文件属于企业档案范畴。由此可见，企业信息源的主体是企业档案，企业档案是以科学技术档案为主体,生产经营档案为重点,其中包括方案统计、经营销售、物资供给、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案,是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富,它的储藏实际上已成为企业技术储藏的一种形式,其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和开展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和开展的财富。

二、开发企业档案信息资源存在的阻碍

〔1〕档案观念依然落后，档案价值未被充分认识

现在，仍有大局部企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录〞，“档案就是保密材料〞，“档案只要被保管好、不丧失就行了〞，“档案就是写在纸上的书面材料〞的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有效劳于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和效劳的新舞台。

〔2〕企业档案信息资源分散，无法提供系统效劳

随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。自20世纪80

年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息效劳。

〔3〕企业领导意识淡薄,对档案工作不够重视。

企业领导应有的重视,是档案工作好坏的关键一环。有些企业领导就忽略了企业档案对企业经济开展有着重要性的认识,有的企业档案机构被撤销,档案工作无分管领导，档案人员被削减或一岗多职,或把机构改革优化下来的干部硬性安排在档案部门,人员更换频繁,使档案人员处于新手上岗的局面。还有一些档案人员耐不住寂寞和冷落,想方设法下海、跳槽或从事第二职业,这些都导致了档案部门的档案人员业务素质下降,根底管理出现严重滑坡现象。不少企业原有的档案库房条件不符合“

八防〞要求,升过级、达过标的企业,很长时间档案工作没有开展,等等。

〔4〕企业形成的文件材料收集难。

档案工作的最终目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一项重要的根底工作,可以说是档案工作的源泉。只有收集到齐全完整的文字材料,才可能有丰富的档案内容,也才能充分发挥档案工作的效劳作用。个别企业建厂多年,开展到今天,也有些规模,可案卷数量少得可怜,根本不能反映企业的历史面貌和开展情况,更谈不上案卷的标准标准化。通过调查分析这一问题,应该归档却收集不上来的材料领导手中有、业务部门有、做具体工作的个人手中有。文件材料收集不齐全,严重影响了档案工作效劳作用的发挥。如此薄弱的档案意识,档案工作的地位不能提升到相应的位置,形成一种恶性循环,影响了档案工作的开展。

〔5〕档案管理人员业务素质偏低。

企业档案工作几年来开展缓慢,档案人员专业知识、业务素质偏低也是一个制约因素。从基层调查局部企业档案人员的根本情况来看,企业中档案人员的文化素质、年龄结构、业务水平,很难适应新形势下企业档案工作的需要。企业档案人员更换频繁,同样是制约企业档案工作的因素,为什么文化业务素质不高的同志任档案人员而还时常更换呢主要是企业领导头脑中有一种思想上的认识偏差,认为做档案工作量小、要求低,不需要太高素质的工作人员,认为差不多就可以了。

〔6〕档案工作转身慢,信息效劳跟不上。

在市场经济改革中,许多新鲜事物不断出现。有些地方根据企业开展的需要,对企业进行重组转制,鼓励二次创业。在这种活动中,迫切需要企业一些原始性的文件材料。在这种需要档案工作大显身手的时候,许多企业的档案室由于前面的诸多原因,不能迅速提供出准确无误、充分的档案证明,造成许多不应该的遗憾。如此种种,在新的形势下,企业档案工作转身慢、主动效劳差,还停留在“

守摊〞的水平上,早已不能满足企业在市场竞争中的需要。

四、如何做好企业档案信息资源开发

随着信息化时代的到来,人们对信息的获取和传递方式发生了革命性的变化,对档案信息的收集、管理和开发利用提出了划时代的要求。档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“

数字化〞、“

网络化〞为主,如馆藏档案的数字化、电子文档管理的一体化、档案信息提供利用的网络化等。因此,强调档案管理的多方面、多角度和综合性、信息化,是现代档案工作的新特点,是对传统的档案信息管理思想、管理目标和管理方式的重大突破。信息化是当今世界经济及社会开展的主题,它已渗透到社会各个领域,改变和影响着社会的方方面面。企业办公自动化、资源配置联动化、产品销售信息化等管理体系的建立,已成为现代企业参与市场竞争的关键条件。企业档案作为企业内部运行中不可或缺的珍贵资源,对企业的生产和开展起着不可估量的作用,只有加快企业档案的信息化建设,才能及时高效地向企业管理者及相关人员传递企业所需要的信息,才能使企业在竞争中立于不败之地。档案管理包含两方面的含义,即档案实体管理和档案信息管理。企业档案管理人员要充分认识到在保管好档案实体的同时,努力开发档案信息资源的重要意义。

要做好企业档案信息资源开发，首先要在传统档案工作根底上做到四个创新：

〔1〕档案工作的观念创新

树立档案是信息资源的观念。随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动中产生了大量的、新型的、不同载体的档案。这些档案是流动和传播中不断增值的知识，是企业经营管理活动中生成的重要的信息资源。因此，企业必须将档案信息列入企业整体信息化进程中，将档案作为企业开展的重要资源，充分发挥其作用。树立档案信息管理创新的观念。知识经济是以科技为导向，要在竞争中培育自身的核心竞争力赢得优势，既要靠整体战略的实施和物质资源的整合，也要靠最新的信息、最新的知识和知识人才的相对优势，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。所以，档案信息资源的储藏和利用状况直接影响企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体开展水平。树立档案信息资源的新效劳观念。档案信息资源作为企业信息化建设的重要组成局部，它要效劳于企业整体创新开展，就必须打破封闭状态，改变以往的工作方式，为企业谋求开展提供开放式、全方位的效劳。

〔2〕档案工作业务的创新

面对知识经济和国际化趋势，企业间的交流与合作已成为主流，档案工作内容和创新必须以此为向导不断开展。首先应加大档案信息资源的采集，扩展信息资源的范围，增加信息资源的储藏，特别是加大对有关企业资本运营、科学管理、企业开展定位等信息的收集管理。其次，要优化档案资源的结构。一方面继续增加企业现实业务开展需要的信息；另一方面从开展和战略的角度，重新审视室藏结构和质量，增加高层次档案信息含量，丰富档案的载体形式。另外，要加强档案的整理、鉴定，保证档案信息资源的优化，制定合理的归档范围和保管期限，以确保档案室藏的精炼和优化。在档案鉴定的根底上，对永久保存的纸质档案采取必要的保护措施；对可以通过计算机建立的档案，利用逻辑组合方法设立“虚拟卷〞。

〔3〕档案工作的管理创新

企业传统的档案管理是一种封闭式管理体制，室藏资源主要局限于本企业特定的经营范围内，效劳的对象也主要是领导和各职能部门。随着企业走向市场，企业经营开展对信息资源的依赖性越来越大，未来的档案部门应成为开放的企业信息效劳咨询机构。所以，企业档案工作必须进入企业信息管理系统，扩大信息交流渠道，发挥档案信息资源网的辐射作用，使档案真正成为企业信息效劳系统的重要组成局部。企业档案管理创新要求在观念和体制创新的根底上对档案管理全程进行创新。一要增强整体思维，注意档案利用效益的整体性、长效性。摆正档案利用的眼前利益与长远利益的关系，追求档案信息资源开发的规模效应。二要注意开发与企业开展密切相关的编研课题，使档案编研工作贴近企业经营工作的实际。三要利用现代技术手段加强对档案信息资源的管理和保护，如编目、检索、统计、借阅等等工作可利用计算机完成。四要根据企业档案信息管理工作开展的需要，对现有档案管理制度进行补充完善，将档案信息资源管理纳入企业管理体系。

〔4〕档案工作的技术创新

技术创新是企业档案信息工作创新的根本手段。企业档案信息管理要改变原有的手工操作方法和分割的组织体系，就要大力引入现代科技手段，建立档案信息中心，实现档案信息收集、整理、鉴定、保存、检索、利用和传播的自动化和网络化。实现文档一体化，实现各种门类档案的自动化管理。借助多媒体技术，对企业档案进行存储、加工，使档案信息资源到达图、文、声一体化传输效劳，使重要的历史资料得以长久保护和有效修复，也为未来档案信息资源进一步转换利用创造条件。借助档案信息数据库、档案信息资源网络，通过网络的辐射作用实现企业档案管理的整体效应和规模效应，实现全员档案信息资源共享，促进档案信息管理的标准化、标准化和现代化。

此外，企业领导必须提高认识,重视档案资源的开发利用工作。企业领导必须认识到开发档案资源是企业科学决策及管理的需要,投入必要的设施,培养专业人才,在实现办公自动化的同时,逐步进行档案信息化建设,以提升档案信息的利用率。

鼓励档案工作者积极参与企业的决策活动,使其在充分了解企业工程进展及经营情况的同时,深挖馆藏内容,有目的、有方案地收集社会信息,对馆藏及各种信息分析处理,撰写调研报告,为企业领导的决策提供切实可靠的情报。

总之,企业必须充分利用先进的科学技术和科学的管理方法,坚持档案管理和开发利用并重的原那么,有效地存贮档案,并建立信息资源数据库,围绕企业的经营管理目标不断开发利用信息资源,实现信息资源价值最大化,为企业提供切实可靠的管理决策依据,从而使企业获取有效信息,实现持续稳定开展。

参考文献:

［1］徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向——从“后保管模式〞谈起［J］.档案学研究，2004，(06)

.［2］王显来.企业档案工作是企业信息资源管理的核心［J］.兰台世界，2007，(23)

［3］王淑云.企业档案信息资源开发的前提条件［J］.兰台世界，2005，(08)

［4］［J］.山西档案，2005，〔S1〕

［5］张秋印.转型期企业档案工作的困境与出路［J］.档案天地，2005，(01)

［6］吴荣耀.企业档案管理工作是企业管理的重要内容［J］.浙江档案，1989，(09)

关于企业人事档案信息化管理 篇6

[关键词]供电；企业；人事档案；信息化管理；措施

[中图分类号]C36 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0429-01

人事管理是供电企业管理的重要内容，它对于企业的正常供电具有很大影响。科学高效的人事管理有助于提升供电企业管理水平，最终实现正常供电。人事档案管理是人事管理的重点，档案管理涉及到供电企业的每一个员工，科学高效的档案管理有助于企业管理者快速地了解每个员工的情况，同时也是保证员工自身利益的重要手段。在新形势下，供电企业面临的环境更加复杂，高效的档案管理就成为了企业的必然选择。

随着信息技术的发展，计算机网络技术在供电企业的正常生产经营中应用越来越广泛，计算机网络技术在供电企业中的应用有效提高了供电效率。在新形势下，加强计算机网络技术在供电企业人事档案管理中的应用，实现人事档案的信息化，就成为了供电企业实现长远发展的必然选择（图1）。

（1）人力资源管理系统界面

一、企业人事档案信息化管理的必要性

在探讨如何实现企业人事档案信息化管理之前，我们不妨来了解一下为什么要实现供电企业的人事档案管理信息化，只有在充分明确了供电企业人事档案信息化的必要性之后，才能真正实现这一目标，笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供电企业核心竞争力的重要措施。接下来，笔者就来详细分析这两个方面。

（一）企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然选择。人事档案管理是人事管理的重要内容，加强人事档案管理有助于提升供电企业人事管理的水平。在信息技术日益发展的今天，充分利用信息技术来进行管理已经成为了供电企业的必然趋势。目前人事档案管理工作还存在着许多问题，这些问题严重制约着人事管理的效率，而要解决这些问题，很大程度上依赖于人事档案信息化管理。

（二）企业人事档案信息化管理是提升核心竞争力的重要手段。企业人事档案信息化管理与传统的管理方式相比，有很多新的特点。在信息化管理阶段，企业人事档案管理实现了由分散管理向集中管理的转变，由细节控制向核心监控的转变。这两方面的转变是信息化的必然，也是目前供电企业管理缺少的，是制约供电企业核心竞争力的关键因素。因而加强供电企业人事档案信息化管理就成为了供电企业的重要手段（图2）。

（2）企业电子管理系统

二、加强供电企业人事档案信息化管理的措施

上文分析了供电企业人事档案信息化管理的必要性，接下来，就来充分论述如何加强信息化管理。笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理，供电企业要做到三点：一是要建立完善的档案管理网络；二是要建立健全人事供电企业人事档案信息管理运行机制。三是要加强人事档案数据采集工作的管理。接下来，笔者就来详细论述这三个方面的内容。

（一）建立完善的档案管理网络。实现供电企业人事档案信息化管理，我们首先要建立完善的档案管理网络。供电企业人事档案管理要以项目主管为核心，档案室作为业务部门，各个分室为具体负责的企业人事档案管理网络。在人事档案管理中要在电力主管部门的统一协调下，联系日常管理工作来进行有效管理，除了要负责协调之外，主管部门还要认真监督检查具体业务部门档案管理和移交工作。在档案管理中要坚持集中保管原则。

（二）建立人事档案信息化管理的运行机制。供电企业在进行档案信息化管理过程中要严格遵守国家相关的政策，法律法规，以及企业的保密制度。在档案管理过程中要严格保守企業秘密。要派专人负责数据采集，档案信息数字化，数据上传与加载等工作。

（三）加强人事档案数据采集工作的管理。数据采集是供电企业人事档案信息化管理的首要步骤，同时也是最为关键的步骤。在人事档案信息化管理中要重点关注数据采集工作的管理。做好数据采集管理工作，笔者认为要做好三方面的内容。一方面是要完成档案管理工作流程的数字化。另一方面是要在项目扩建之后，要完成数据资源更新工作。最后一个方面是要保证供电企业人事档案的完整性。

（3）人事档案电子化案例（图3）

随着我国信息技术的发展，计算机技术和网络通信技术在供电企业人事档案管理中的作用越来越重要，加强供电企业人事档案信息化管理是提高人事管理效率的必然选择，是提升供电企业核心竞争力的必然选择。供电企业管理人员要高度重视人事档案信息化管理工作。本文提到了加强信息化建设的三个措施，在档案管理过程中，企业管理人员要重点做好人事档案的数据采集管理工作。要重视供电企业网络基础设施建设，要建立健全人事档案信息化管理运行机制。供电企业要定期对网络通信系统进行检测，发现问题要及时处理。

参考文献

[1]熊真勤，浅析供电企业人力资源管理[J]中国产业，2012（10）

[2]侯俊，刍议供电企业人力资源管理信息化[J]中国高新技术企业，2012（33）

企业档案信息化工作 篇7

1. 摸清情况, 查找问题。

要想实现档案的信息化管理, 首先要从规范原始档案管理工作入手, 因为传统档案管理与信息化档案管理有很大的差别, 很多方面尚不能迅速适应计算机管理的要求。以我单位为例, 我馆属于综合性档案馆, 馆藏档案包括文书档案、科技档案、声像档案、财务工资档案等, 内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长, 多年来一直处于封闭式管理之中, 加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等, 形成了档案整理基础较差的局面, 存在诸如案卷标题不规范、少部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索、组卷混乱等问题, 而这些问题也正是实现档案信息化管理所必需解决的问题。

2. 全面普查, 科学鉴定。

一些企业档案馆 (室) 由于多年来没有做过全面的清查, 加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件, 所以首先要剔除这些无用的文件, 避免实行信息化管理时出现重复与低效情况。

3. 优化组合, 重新组卷。

即将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中, 还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷, 重新加工填写, 以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管, 还可以提高实行计算机管理档案的利用效率。

4. 结合实际, 规范录入。

录入是档案信息化管理的一项重要基础工作, 也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。企业档案馆 (室) 应该以《档案录入规则》为依据, 并从自己的实际情况出发, 根据计算机管理的技术要求, 制定出适合本企业档案录入细则。在著录过程中, 可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不但能揭示档案的主题内容和特征, 而且可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力, 又提高了效率。

5. 统一分类, 保证查全率。

计算机检索的显著优势就是能够满足人们快速检索的需要。为了确保检索的完整性, 我们在分类过程中, 首先根据《档案分类法》进行分类, 再因事制宜制定出一些具体细则, 例如:我馆的“地质”资料涉及的部门、地点较多, 我们就统一归入“E”类, 然后再根据每一资料的具体特征, 辅以关键词标识加以区分。另外, 在分类的过程中, 还应加强校审力度, 以便及时校正分类的错误;并且应统一认识、统一标准, 尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致, 从而达到标准化和规范化管理。对于那些案卷基础较好、又具备全引目录的案卷, 在著录时可以直接在全引目录上面分类标引, 而对那些特殊形式的档案, 如“案件”、“房档”等则可用计算机程序将人名、事件、时间用案卷目录形式直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础, 可以减少著录环节, 大大地提高著录速度。

6. 规范题名, 保证查准率。

档案的分类号保证了检索的查全率, 而题名准确才能保证检索的查准率。一是录入时要统一规范题名, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。二是统一题名中应具备的要素。应结合计算机检索需要, 在录入过程中将题名中的责任者、事由、文种以及人名、地点和时间等要素填写完整, 如果题名要素不完整则要补齐, 如果题名冗长则删除多余的字。三是杜绝题名中有“请示报告”等含义不清的文种出现。规定凡是要求批复的文件写“请示”, 不要求批复的文件则写“报告”等, 这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

7. 创新检索方法, 用“关键词”替代“主题词”, 提高效率。

企业档案信息化工作 篇8

企业在档案信息化建设的进程中面临哪些问题, 又有怎样的机遇和工作的重点是什么呢?

一、企业档案信息化建设中存在的问题

1. 缺乏统一的网络化协调机构?目前还没有一个机构来统一规划协调档案网络化建设和资源共享工作。档案信息资源分散, 资源不能共享。因标准不统一, 管理不一致, 没有能够满足在功能上、安全性和数据完整性等方面的管理系统。

2. 档案保密和档案安全问题是档案信息化建设过程中的首要问题, 也是最要问题。

3. 由于档案管理的极端重要性, 在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战, 但是也必须清醒地认识到, 新一代档案学尚未产生, 档案管理信息化还面临着不少难题。因此, 处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是档案管理信息化的首要挑战。

4. 信息技术飞速发展引起应用技术系统不断升级、换代, 标准不断变化, 加剧了档案管理信息化的风险, 增加了应用系统建设难度。

5. 档案的相关立法比较缺乏, 导致建立电子档案缺乏法律依据。标准化程度低影响了我国档案管理信息化的进程, 造成大量低水平的重复建设;相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

6. 要实现档案信息的数字化、网络化, 管理服务的现代化, 档案管理要赶上时代的步伐, 就必须不断更新设备和技术, 花大量的人力、物力、财力。但由于设备不断更新换代, 长期以来档案馆 (室) 经费不足的问题成为制约档案管理信息化的又一制约因素。

二、企业档案信息化建设面临的机遇

1. 党和政府一贯高度重视信息化, 在信息化不断推进和实践过程中对信息化的目的、作用的认识在不断深化。随着《2006~2020年国家信息化发展战略》的颁布, 我国信息化的总体目标已经明确, 就是如何充分利用各种信息化手段, 深化满足各种需求的信息化应用, 提供惠及全民的信息化服务。

2. 随着信息化的深入推进, 人们越来越深刻地认识到:信息资源是生产要素、无形资产和社会财富, 信息化的核心是信息资源开发利用。随着各界在信息资源开发利用方面的投资快速增长, 积累和新增的大量信息将培育出巨大的信息资源产业和信息资源市场。在信息资源开发利用方面, 国务院信息办推广应用组正在主持信息资源开发利用评价试点工作, 协调开展党委系统信息资源开发利用工作对策研究, 联合开展政府信息资源社会化增值开发利用的政策研究, 推动信息资源开发利用标准化体系的研究, 推进地理信息资源产业发展和市场服务监管工作, 协助公共文献基础信息库的建设和服务, 支持重点行业信息发布制度。

3. 目前, 我国经济信息化加速推进, 亮点纷呈。继续加大贯彻落实《关于加快电子商务发展的若干意见》等政策文件的力度, 制定电子商务行动计划。2007年1月, 国务院国资委与国务院信息办联合发布的《关于加强中央企业信息化工作的指导意见》要求:“从专职领导、专业管理、责任到位、制度健全等方面, 切实加强对信息化工作的统一领导和重大项目的推进, 建立健全企业信息化领导小组工作体制;有条件的企业要设由企业领导成员担任的总信息师 (CIO) 岗位, 加强信息化统一领导的工作常规化和制度化建设。企业主要负责人要直接参与信息化重要决策, 亲自协调推动重大信息化项目实施。”

三、企业档案信息化建设进程中的工作重点

1. 企业管理层要有较强的现代意识、创新精神。

档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及企业带来显而易现的效果和收益。企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向, 只有实现档案工作的信息化, 才能和企业的发展相协调, 适应不断变化的外部环境。企业的决策者们在制定企业发展的宏观战略时, 应该充分认识这一重要性, 将企业档案信息化的建设放在重要的位置。

2. 档案管理工作者要有很强的档案管理意识、法制意识。

企业档案信息化建设需要企业的档案管理工作者有很强的档案管理工作的档案管理意识、法制意识;服务性决定了档案馆要尽可能多地、尽快地开发档案信息, 以实现档案信息功能的最大化和档案信息资源共享。然而由于档案管理的极端重要性, 档案涉及国家利益和企业利益。所以, 共享和安全成为档案管理信息化过程中两个难以平衡的目标。为了确保档案的安全性, 必须在国家有关主管部门的指导下, 按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。企业档案管理人员必须强化安全意识, 认真地对档案信息做出鉴定, 确定档案的密级程度和开放范围, 严格管理。此外, 在现代信息社会中还应树立高度的安全意识, 注意防护黑客攻击, 注意防毒杀毒, 确保计算机安全, 以维护档案的安全。

3. 培养档案管理工作者较高的业务素质。

企业档案信息化建设需要企业培养一批有较高业务素质是档案人员, 他们必须具备的综合文化知识和熟练的业务技能, 工作起来才会得心应手, 才能解决工作中出现的困难和问题。档案管理技术是经常更新、不断发展的重要技术之一。在档案信息化建设的过程中网络环境影响档案保密和档案安全的因素主要有: (1) 人为因素, 档案人员安全意识和保密意识不强, 对发布的信息缺少严格的审查和管理。一些人因缺乏计算机及网络安全知识和安全意识, 责任心不强, 操作不规范, 数据备份不及时等, 都是信息系统安全的大隐患。 (2) 技术问题, 当前电脑病毒“瘟疫”横行, 又加上黑客的恶意攻击, 使得档案信息的安全和保密受到威胁。这就要求档案人员应具有较深的专业知识、较强的情报意识和熟练的信息技术, 熟练地掌握现代信息技术的能力以及管理知识的能力。

4. 培养档案管理工作者要有良好的职业态度。

企业档案信息化建设需要一批有良好职业态度的档安管理工作者。“态度决定方法, 态度决定一切”, 一个人的态度直接决定他的行为, 拥有良好的积极的职业态度, 才会感到工作的乐趣、职业的前途, 才有可能取得事业的成功。相比学历背景和专业技能这些硬件条件, 职业态度是不容易轻易判定的软性因素, 它包括个人的自我职业定位、职业忠诚度以及按照岗位要求履行的职责;档案工作者的职业本分, 是维护国家和社会的历史, 帮助人们借助档案排忧解难。有了这样的工作目标, 贯穿其中的环环相扣, 细致琐碎的工作环节, 我们的档案管理工作会“把简单的事做好, 把平凡的工作做得不平凡”。搞信息化数字档案建设, 设备是基础, 而人是决定因素。敬业爱岗是创新精神的基础。一个档案工作者对事业的热爱、对工作的迷恋, 必然促使他积极思考问题, 勇于提出改进工作的意见和设想, 从而不断进行档案工作的探索和创新。

5. 有关部门要加强培训力度, 增强档案管理工作者学习意识。

档案工作的政治性、业务性都很强, 积极更新改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的技术条件, 但现代化设备要求管理人员的素质也必须提高。并且信息时代技术的发展也是日新月异, 在档案信息化的建设过程中企业必须要:努力提高档案管理人员的专业技能。使他们既掌握信息理论与信息知识, 又能熟练地运用数字化技术、信息储存技术、网络通讯技术及多媒体技术;积极对在职档案管理人员进行再培训, 提高专业素质, 要加强理论研讨和经验交流, 都应该是行之有效的方法。

6. 企业档案部门要规范档案管理机制, 强化工作责任。

企业档案信息化建设不但需要有强大的技术支撑, 还要有完善的制度来保障, 建立科学的档案管理体系, 健全档案管理的规章制度, 是档案管理的关键。随着科学技术的发展, 档案管理手段的更新和管理水平的提高, 必须建立与之相应的科学的档案管理体系, 明确职能, 将各个门类、不同载体的档案统一管理, 使档案管理与其他工作同步考核、同步发展。加强制度建设。

企业档案信息化工作 篇9

1.1 未从系统整体利益出发, 给予档案信息化建设足够的重视

首先, 领导重视不够。电子档案是机读档案, 需要相应的软硬件支持, 因此档案信息化需要大量设备、资金的投入, 及懂技术、懂专业的人员配备。这些都离不开领导的支持。而目前的状况是大多数企业档案工作投入较少或不足, 导致档案信息化工作难以开展。

再者, 一些业务部门刘档案信息化工作认识不足, 普遍存在这样一种思想:档案信息化是档案部门和信息部门的事, 和自己没有多大关系。实际上档案信息化是一项需要全员参与的系统工秘, 档案信息主要产生于各个业务和文书处理部门, 只有各个业务部门做好电子文件的规范化形成与及时、完整地归档, 才可能使档案信息化工作有良好的基础。

1.2 档案情息化工作的相关制度不完善, 从而使档案信息化工作的开展缺乏制度保障

虽然目前我国企业纸质载体档案有着较完善的管理制度与标准, 但这是长期经验的总结, 而电子档案发展迅速, 这些标准的条文, 在电子文件归档及电子档案管理的过程中, 可能只有部分适用, 甚至完全不适用。因此原来的制度与标准已不适应档案信息化的发展, 应尽快出台适应电子文档特点的管理标准、法规、制度, 完善档案信息化建设的保障机制。

1.3 档案基础工作薄弱, 标准化、规范化工作有待加强

标准化是档案信息化建设的基础, 通过标准将各个业务环节有机地联系起来, 并为彼此间的协同工作提供技术准则。因此档案信息化工作离不开档案的规范化、标准化。而目前的状况是:企业行业标准混乱, 各自为政, 条块分割, 没有统一的标淮与规范;企业各单位、各部门选择软件、系统参差不齐, 没有严格统一的标准, 各行其是。

1.4 档案管理观念滞后, 不能适应电子档案管理的新特点

电子档案与纸质档案从形成到流转方式, 到最后归档都不一样。电子档案对设备技术具有较高的依赖性, 与载体具有相分离性, 这些都使电子档案从形成之初, 就具有与纸质档案不相同的特性, 因此应有不同管理思想和管理方法。而实际工作中, 却没有及时更新观念与思想, 真正理解信息化的要义, 未对电子档案管理的流程及方式做重新的思考, 仍停留在老的管理观念下, 使得计算机的使用仅仅是模拟了手工操作, 并未真正构建起档案工作的新模式, 这种滞后的思想将成为制约档案信息化建设的瓶颈。

1.5 安全问题存在隐患, 影响了档案信息化工作的发展

目前由于网络安全技术条件的限制, 一些维护档案安全的技术问题尚未解决, 网络安全存在较大隐患, 很容易受到病毒、黑客攻击。另外, 网络安全管理工作滞后, 没有从管理制度、人员和技术上建立相应的安全示范机制, 缺乏行之有效的安全检查与保护措施, 使电子文件的原始性全性受到威胁, 从而影响了档案信息化的进投。

1.6 培训力度不够, 档案工作人员素质有待提高

再先进的设备都离不开人的操作, 而目前档案人员的素质还不适应档案信息化工作的发展。在企业, 大多档案人员都是兼职的, 而且变动频繁, 水平参差不齐。因此必须加强档案人员的继续教育, 加强培训力度。不仅加强专、兼职档案人员的培训, 还要加强档案形成部门相关人员的培训, 否则没有人的正确操作与应用, 再先进的技术也无法体现其优越性。

2 对如何搞好企业档案信息化工作的思考

通过以上分析, 笔者认为要搞好档案信息化工作, 就必须认真分析问题所在, 针对问题找出解决方法:

2.1 争取领导支持, 加强与各业务部门沟通协作, 为档案信息化工作争取发展的先决条件

档案部门一方面要搞好自己的工作, 真正发挥为企业服务的参谋助手作用, 用实际行动赢得领导的支持;另一方面要多加强与领导的沟通与交流, 让领导更多地了解档案工作的情况, 让领导理解档案信息化建设在企业信息系统建设中的价值所在, 确实为档案信息化工作的开展创造条件。另外, 电子文件从形成到归档, 跨越了多个部门, 需要各个部门的配合、协作。为此作为档案部门一方面要加强对各业务部门的业务指导, 使电子档案从形成之时起, 就严格按档案部门的要求与规范执行;另一方面要加强与各个业务部门的沟通, 通过沟通使各个业务部门明白档案信息化工作的好坏与他们的工作分不开。反过来, 档案信息化工作做好了也将极大地方便各个业务部门的查找、利用, 提高其工作效率, 从而给档案部门更多地支持。

2.2 完善电子档案制度, 加大档案工作规范化、标准化建设

尽快建立和完善规范化的、程序化的、适应电子档案新特点的工作制度, 确保信息化工作的顺利开展。这些制度应能够确保电子文件从形成、运行到归档管理全过程的原始性、有效性、完整性, 应包括信息管理、开发、载体管理等方面的内容。主要制度应包括:设备维护及其管理制度, 软件产品的维护与应用规范, 系统内文件管理流程及其运行管理制度, 文件或数据录人更改的审批制度, 系统安全与保密制度, 系统信息开发服务制度, 存储介质备份及管理制度等。

2.3 做好档案基础工作, 为信息化打下坚实基础

2.3.1 从档案产生的源头做起, 做好文书处理工作。

文书是档案的来源, 档案是文书的归宿, 应保证文书处理工作的每一个环节都按规范、标准的要求去做, 把住人口关, 确保形成信息的规范。

2.3.2 做好信息输人和数据的收集、整理与著录等基础工作, 充分满足计算机工作的技术要求。

实行标准化和规范化的工作程序和方法, 以提高档案管理基础工作水平。

企业档案是企业发展的历史见证, 也是科技、文化、知识的积淀, 它在企业管理中的作用是无可替代的。面对信息化时代带来的机遇和挑战, 档案工作者必须跟上时代的节拍, 在档案管理实践活动中, 提高个人素质, 积极探索新的管理方法, 升华管理理念, 摆脱困惑, 使企业档案工作与企业的发展和创新保持同步, 使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力, 不断提高企业档案管理工作的含金量, 使企业档案的内在价值最大化。

摘要：企业档案工作是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础性工作, 它贯穿于企业各部门、各个层次。要做好新时期的企业档案工作, 企业档案工作者应立足服务, 强化责任意识, 提高自身素质, 积极探索新的管理方法, 升华管理理念, 推进档案资源集约化、信息化, 使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力, 不断提高企业档案管理工作的含金量, 使企业档案的内在价值最大化。

关键词：企业档案信息化,看法,浅析

参考文献

[1]向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭:湘潭大学, 2004.

企业档案信息化工作 篇10

1. 加快企业档案载体的转变。

在企业实现计算机全程管理后, 实时实现了信息数据的共享和处理。在企业进行的各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文速度和传递速度逐步取代了纸质文件。借助计算机辅助设计的产品图纸的存储、查询和修改变得既快捷又方便。如生产或开发一项较大项目的产品就需设计制作大量的图纸, 其中许多产品是在现代产品设计的基础上进行优化和改善而开发出来的, 在此情况下, 电子图纸比纸质图纸显示出旺盛的生命力和广阔的发展前景, 且保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力, 具有较大的经济意义。

2. 促进企业档案分类方案的优化。

过去的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案和人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之的是在企业信息集成系统中对各个管理模块和流程的设置。一份完整详实的档案信息被放置在各个管理模块中, 计算机依照规定指令根据工作需求随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是在计算机管理过程中企业档案的分类更能贴近企业的生产、经营和管理等各方面实际, 分类也将更加详细、科学、规范。

3. 提高企业档案管理效率。

在档案信息管理系统中, 档案管理人员可按规定的操作流程或模块定义规则, 对档案的接收和保管进行远程或过程操作, 以确保最终归档的信息具有有效性、可靠性、实时性、完整性。如在计算机辅助设计过程中, 要求计算机详细记录设计和加工过程中的原始资料及相应的更改信息, 要在不同的版本上注明当前的有效资料, 以达到最终归档使用的是完整和确凿版本的图形或图纸。此外, 运用计算机管理档案可以实现档案的自动编目、自动检索、自动统计, 并按照不同要求, 编制出全宗目录、分类目录、目录索引等。这样, 档案工作者可以从繁重的手工劳动中解脱出来, 提高日常业务的工作效率, 有更多的时间从事档案编研等更深层次的工作, 使企业档案管理工作达到人尽其才、物尽其用的一种良性循环的状态。

4. 强化企业档案和情报资料的“一体化”管理。

企业档案和情报资料“一体化”管理是指企业将档案和情报资料纳入企业总的信息管理体制中, 以实现对企业信息资源的统一管理。具体地说, 就是把企业所有的档案、情报作为一个有机整体集中到企业信息中心, 由企业统一组织管理, 统筹协调企业的档案工作和情报资料工作, 并使三者有机地结合起来, 实现企业信息淘汰和综合利用的一种信息管理体制。由档案工作和情报资料工作等各个子系统组成企业信息综合管理系统, 实行档案、情报资料“一体化”管理, 对企业档案、情报资料进行集中统一管理, 为企业研发、生产、经营活动提供“全、准、精、快”的信息。这样, 实行一体化管理后, 各子系统产生了横向联系, 形成一个多层次、多元化的立体网络, 实现信息数据库的相互检索利用, 发挥了企业信息的整体功能, 促进企业档案资料的信息交流和资源共享。

总之, 随着现代企业模式的形成与发展, 信息技术在企业档案管理中的作用将愈来愈突出, 档案工作通过促进企业档案的信息交流和资源共享, 也将为企业的生产和发展提供更强有力的空间保障。可以说, 企业档案管理已经全面进入信息化时代, 它将实现企业档案管理各环节的自动化、管理方式的网络化、决策的智能化和档案信息利用的电子化。

参考文献

[1].彭荣.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯, 2004.1

浅析企业档案管理信息化建设 篇11

关键词：企业档案管理；信息化建设；必要性；问题；对策

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）34-35-2

0引言

随着科学技术的不断发展，我国企业传统的档案管理方法已经越来越不适应社会的发展，为了促进企业档案管理的发展，提升档案管理的工作效率，为企业创造更多的经济效益，企业必须要转变思路，加快档案管理信息化进程，推动企业更快、更好地发展。新形势下，加强企业档案管理信息化建设是企业进行档案管理改革的重要内容，也是企业实现可持续发展的必然趋势。

1 企业档案管理信息化建设的必要性

1.1 是企业信息化发展的要求

档案是企业重要的参考资料。当前，随着办公自动化的发展和网络技术的普及，企业在生产经营活动中产生了大量的文件和数据，是企业进行各项生产和经营活动的基础，为企业提供了重要的参考依据，具有长期的保存价值。

1.2 是现代企业档案管理发展的需要

社会形势的不断发展和网络技术的革新，促进了各行各业的进步。企业传统的纸质档案管理模式已经越来越不适应企业现代化管理的需求，加强企业档案管理工作对于提升企业的工作效率，实现企业办公自动化具有重要的现实意义。档案管理工作是企业日常工作的重要组成部分，因此要加快企业信息化管理，适应市场经济的需求，满足企业的发展。随着各类信息系统在企业中的应用，企业的各类文件逐渐增加，给企业的资料查询带来了一定的困扰。为了促进企业档案资源的利用率，必须要加大档案信息化建设。另外，由于近年来，网络技术的发展，信息技术已经渗透到企业发展的方方面面，所以必须要加强对档案的数字化建设，提升企业档案管理的软硬件条件，促进企业档案管理的现代化发展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加强档案管理信息化建设，有效地提升了企业的工作效率，节省了企业的工作成本。我国企业传统的纸质档案资料在收集的过程中不仅需要大量的人力、物力、财力，在查询过程中也会耗费大量的时间，因此阻碍了企业的发展。信息技术在企业档案管理中应用以后，极大地提升了企业的办事效率，为企业日后资料的查询也提供了很大的方便。另外，由于企业规模的不断扩大，档案的数量也在无形之中增长，这就要求企业扩大档案储存室面积和设备，增加档案管理人员，给企业增加了很多成本支出。信息化在档案管理中的普及，不仅减少了企业的成本，还方便了工作人员的查询，实现了资源共享，提升了工作效率。

2 企业档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 档案管理信息化制度不够完善

档案管理信息化制度的完善与否也在一定程度上制约了档案管理工作的有效进行。长期以来，我国很多企业一直采用的是传统的档案管理方法，没有将现代信息技术与档案管理相结合，因此在信息技术日益发展的今天就会出现很多问题，使得档案管理工作无法适应新时代的发展，档案在企业发展过程中也没有发挥其最大功效，甚至有些企业只是将档案管理工作当作一种形式，影响了企业日常管理工作的有效进行。

2.2 档案管理信息化建设缺乏资金支持

档案管理信息化建设过程中由于缺乏资金支持，使得档案管理信息化建设的效率不高。企业进行档案管理的过程中需要大量的资金和设备作为支持。但是很多企业的档案信息化建设由于缺少资金，使得信息化建设的步伐缓慢。另外，部分企业虽然也设置了相关的经费进行档案管理信息化建设，但是这些经费远远不能满足档案管理信息化建设的要求，因此影响了档案管理信息化工作的开展。

2.3 档案管理人员的综合能力有待加强

要提升企业档案管理信息化建设的有效性，必须要提升档案管理人员的综合素质。这是因为档案管理人员在档案信息化建设过程中发挥着非常重要的作用。但是，在企业信息化建设过程中仍然存在一些问题影响了档案管理信息化建设的效率。比如，档案管理人员的专业素质不高，使得他们在实际的工作过程中会出现多种问题，如果这些问题得不到及时解决，就会影响档案管理的效果。此外，由于档案管理人员对计算机技术掌握不够扎实，导致在使用办公软件的过程中就会出现一些问题，阻碍档案管理信息化建设的有效进行。因此，企业必须要提升档案管理人员综合素质，让档案管理人员逐渐学习现代化信息技术，及时掌握一些最新的档案管理技术，并将其应用到实际工作中来，这样不仅能够节省大量的时间，还能够节约大量的人力和物力，最终还能取得较好的工作效果。

2.4 档案管理信息化建设的技术缺失

档案管理信息化建设的过程中，由于技术缺失使得档案管理的效率得不到很快地提升。这是当前档案管理信息化建设中面临的一个非常重要的问题。在企业档案管理信息化建设过程中，需要的技术比较专业，由于人员和设备配备不到位，导致企业信息化建设工作不能得到有效落实。另外，由于企业信息化建设技术指导和技术管理缺失，导致档案管理信息化建设没有完全发挥其作用。因此，我们说档案管理信息化建设技术和管理缺失，影响了档案管理信息化建设的进程。

3 加强企业档案管理信息化建设的对策

3.1 建立完善的信息化档案管理机制

完善的档案信息化管理制度对于档案管理工作效率的提升有着重要作用。为了建立完善的档案管理信息化制度，可以从以下几个方面做起：

第一，对原有纸质档案资源进行妥善保管，另外，还要对一些硬盘中的信息资料进行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及时对档案资料进行备份，防止由于计算机损坏带来的损失；第三，建立健全的档案管理信息化使用制度，在使用档案资料的过程中要严格按照制度进行，对档案资料的使用要做好审批和登记工作，使档案资料保持完整性和安全性，减少由于疏忽带来的损失。

3.2 加大对档案管理信息化的资全投入

加大资金投入是企业进行档案管理信息化的基础。首先，企业要充分利用政府提供的资金支持，加快档案管理信息化建设；其次，企业要利用现有的经费进行软硬件设备的配备，使资金使用达到最大化。

3.3 提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理信息化建设的效率。首先要提升档案管理人员的责任意识和职业道德观念；其次，要加强对档案管理人员信息化建设培训，提升他们的档案管理专业知识和实践能力；再次，加强档案管理人员计算机专业技能培训，使其掌握最基本的档案管理办公软件操作技能，保证档案管理现代化建设的有效进行，进而才能促进企业的健康、稳定发展。

3.4 加强对档案管理信息化建设的技术指导

企业档案管理信息化建设的有效进行依赖信息化建设的技术指导。可以从以下方面加强档案管理信息化建设技术指导：一是明确信息化建设所需技术，只有制定了明确的目标才能有效地指导实际行动；二是聘请相关的技术人员或是专业人员进行技术指导，让档案管理人员熟悉相关的软件设备和硬件设备，这样才能够在档案管理信息化建设中做到游刃有余。

4 结语

总之，企业要实现档案管理信息化建设，必须要更新档案管理理念，建立健全的信息化档案管理机制，加大对档案管理的信息化资金投入，提升档案管理人员的综合素质，加强档案管理信息化技术指导，改善档案管理软硬件设施设备，最终实现企业档案管理信息化建设的有效进行。

参 考 文 献

企业档案信息化和档案利用探析 篇12

一、企业档案信息化建设的内涵

企业档案信息化建设具有非常深刻的内涵, 可以从四个方面来理解:一是要实现企业档案信息的数字化和网络化。具体地可以理解为编目处理信息化, 档案内容数字化, 查询阅读信息化, 包含了企业传统纸质档案的数字化和电子文件管理等工作;二是要实现企业档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。这应该是对企业文件档案一体化的要求, 就是说要打破文件工作与档案工作的界限, 把企业文件档案看作一个不可分割的文件连续体, 将企业业务活动和档案管理要求嵌入文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的生命周期中, 在文件管理系统中进行统一的设计;三是要实现企业档案信息高度共享。服务企业各项管理、实现档案的价值、实现档案信息安全共享是企业档案管理部门和人员必须面对的重大理论和实践难题;四是要实现企业档案管理模式的变革。随着企业信息化建设进程的加快, 企业档案“实体保管”模式难以为继。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案信息的大量、及时的需求, 忠诚的档案“保管员”并不能充分实现现代企业档案管理目标, 企业档案管理者必须停止扮演实体保管员的角色, 而成分数字化档案信息的提供者。企业档案管理职能也应从对档案实体的管理转向注重对档案内容的管理, 并强化开发利用工作, 实现档案信息资源的共享。

企业档案信息提供利用, 是企业档案信息化建设的核心任务, 是企业档案信息化建设取得实效的关键, 也是企业档案管理的最终目的。档案信息资源开发利用的程度是衡量企业档案信息化水平的一个重要标志。

二、企业档案提供的主要内容

企业档案提供利用的主要内容有:

一) 、编制必要的检索工具, 便于存取。检索工具包括案卷目录、全引目录等一般性检索目录, 还可以编制企业内部发文的文号目录、上级文件目录等专题目录。检索工具编制得不准确、条目录入得不详细以及整理文档信息时分类体系不准确都可能会导致有的库内文档信息利用时查找不到。

二) 、制定必要的利用制度, 确保安全。企业档案不同于其他信息资源, 开放利用必须经过严格的审查。比如在今天的市场经济条件下, 企业出于商业利益考虑经常会给技术档案资料加密保管, 执行借阅审批制度。企业档案管理部门要对档案信息的提供利用加强管理, 通过严格的规章制度, 有效的监督措施, 配以相应的技术手段, 达到确保企业档案信息安全的目的。企业档案管理部门在实际工作中要将规章制度和要求程序化、可操作化。要实现企业档案的安全利用, 相比较利用方式、内容上的创新, 利用时规范化显得更为重要。

三) 、开展必要的编研工作, 实现增值。企业档案资料的整编、深层次加工是深化企业档案利用的重要手段和途径, 是既传统又现代的开展档案服务的方法。企业档案编研工作的主要内容和方式包括编写档案文摘、组织沿革、大事记、年鉴、以表格或图示方式表现的档案数据汇编、以各种专业图样或专业符号为主体的技术图册以及专题档案汇编等。通过编研将企业档案信息进行整合, 实现信息的增值。据有关部门统计, 档案数据的重复利用率为36%~84%, 企业档案管理人员要做个有心人, 大胆立项, 与企业其他部门和技术人员协作, 将利用率高的档案资料进行整编, 做出有价值的档案编研成果, 满足企业的现实需求, 积累深化服务的经验。

四) 、进行必要的信息关注, 促进发展。企业档案是企业生产、经营活动的真实的历史记录, 随着企业各项生产、经营、管理活动的开展, 会产生大量的新的档案信息。企业档案管理部门和人员应随时关注企业网站、企业重点部门的活动, 及时发现信息的产生, 适时开展指导、监督。企业档案管理工作, 不仅包括档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用, 还包括对企业文件形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制。企业档案的利用也不仅仅是对留存历史档案资料的整编, 还包括企业现行信息资源的管理。作为企业档案管理人员, 要明确“档案信息是为谁服务的?”、了解“企业现在在做什么事情?”、“领导需要什么样的信息?”、“技术人员需要什么样的信息?”。只有这样才能提供有效的档案利用, 实现对企业的服务, 为企业的发展助力。