企业档案工作的创新

企业档案工作的创新（通用11篇）

企业档案工作的创新 篇1

摘要：档案不仅包括企业日常办公资料、生产经营记录, 而且也包括一些专业领域的科研成果和企业商业机密, 因此对档案的保密工作要求非常严格。以往的档案保存和管理过程中, 虽然企业管理层也强调过保密工作的重要性, 但是并没有采取实质性的措施。随着市场经济的发展, 企业之间竞争不断升级, 为了全方位的提升企业核心竞争力, 必须创新档案保密工作思路, 以此来维护企业核心技术和商业机密的安全性。

关键词：企业档案,保密工作,创新思路

一、重视档案监督工作, 杜绝各种不良行为

许多企业档案是对前人研究工作和技术成果的记录, 具有宝贵的借鉴和参考价值。而档案管理本身就是一项服务性的工作, 在企业职工查阅、利用档案的过程中, 如果不注意做好监督、保密工作, 很有可能导致珍贵档案资料的遗失和泄露。因此, 要做好档案利用过程中的监督管理, 杜绝档案资料查阅、使用过程中的不良行为。具体来说, 可以从以下几方面来落实。

(一) 进一步完善制度建设。

以往的企业档案管理, 采用的是“一刀切”式的管理模式, 即对于一些具有保密要求的档案, 任何企业职工不得借阅, 虽然能够保证档案的安全性, 但是也失去了应有的借鉴价值, 不利于企业各项工作的高效率开展。因此, 必须制定有等级梯度的档案监督制度。可以将企业档案的使用、查阅分为三种形式:一是阅览形式, 即在对企业职工开放的档案室或图书室, 进行档案资料的阅览、记录;二是外借形式, 对于一些保密等级要求不高的企业档案, 允许企业职工外借, 但是必须在规定时间内归还;三是复制形式, 对于一般性的企业档案, 可以通过打印、摘抄等形式, 用于企业职工的个人使用或长时间保存。

(二) 重视人才队伍建设, 提高档案管理责任意识。

档案管理人员作为保密工作的直接参与者, 其自身的综合素质和保密管理意识, 在很大程度上决定了档案保密工作的质量。在选拔该岗位职工时, 不仅要求应聘人员具备较为丰富的档案管理经验, 而且要求具备高度的政治责任心, 熟知档案管理的法律法规。对于应聘上岗的档案管理人员, 还必须定期进行培训和考核, 一方面是不断充实其档案管理能力, 适应不断变化的工作形势;另一方面是确保管理人员始终保持较高的责任意识和敏锐的洞察能力, 确保企业档案的安全。

(三) 审核借阅人的身份信息, 完善档案监督措施。

在企业竞争过程中, 部分企业为了打击竞争对手, 往往采取非法手段, 其中较为常见的是非法获取档案借阅凭证, 窃取竞争对手的内部商业信息或技术机密。因此, 档案管理人员应加强借阅人的监督与审核。在有条件的档案管理室, 还可以采用安装监视器的方式, 实现对整个档案馆的全方位监控。

二、加强档案保密宣传, 构建信息化保密系统

(一) 定期开展保密宣传教育座谈会。

对于企业管理者来说, 档案保密教育是一项常抓不懈的工作, 许多企业职工由于工作环境的关系, 对于档案保密工作的重要性并不了解。通过定期开展企业内部的职工教育, 宣传和讲解《档案法》中的有关内容, 使整个企业形成统一的认识, 提升档案保密管理的责任感和使命感。

(二) 组织观看保密教育案例。

单纯的理论教育和普法工作, 可能对于企业职工和档案工作人员来说并不直观, 通过组织观看档案保密教育的案例片, 能够更加直观的展示档案保密的重要性。例如, 播放一些反面案例, 向企业职工展示档案泄密给企业造成的实际损失, 以及对职工实际工作产生的负面影响, 从而激发其职工对加强档案保密工作的认同, 进而在今后借阅档案时能够自发的做好保密工作。

(三) 建立信息化的保密系统。

企业档案数量与企业年龄成正比, 随着企业建立时间的延长, 许多年代久远的档案资料也不可避免地会出现破损、残缺甚至丢失, 尤其是一些稀少、没有备份的原档案, 一旦损坏将会造成不可逆的损失。通过建立信息化档案保管系统, 将企业档案以数字形式存储, 不仅减少了占地空间, 而且避免了档案丢失、损坏的问题。除此之外, 通过建立网络防火墙、企业网站访问口令等加密形式, 能够极大的提高档案保密能力。

三、进一步做好档案开放中的保密工作

(一) 做好档案的审查工作。

档案的开放有利于为当前企业工作提供必要的信息支持, 但是在档案开放之前, 管理人员必须做好档案的审查工作, 通常来说, 需要经过“三审”:一审为初审, 档案管理人员对需要公开的档案, 按照开放标准逐一审核, 确保档案资料在规定的开放范围之内;二审是中审, 有档案管理组长或有较高资历的同志, 对于初审上报的档案进行检查;三审是终审, 需要企业领导根据一审、二审的情况, 权衡利弊, 确定最终开放的档案。

(二) 做好档案的解密工作。

保密档案是有等级的, 通常分为“绝密”“机密”“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。

参考文献

[1]李宝荣, 雷福顺.企业档案在企业文化建设中的作用发挥[J].陕西档案, 2015 (01) :131-133.

[2]李思森, 周文雅.档案的保密工作要处理好五方面的关系[J].中国管理信息化, 2011 (10) :164-165.

[3]薛丽倩.关于新形势下加强保密工作的思考[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2013 (10) :109-111.

企业档案工作的创新 篇2

电力企业应始终坚持先行思维，主动对接公司核心业务发展与管理变革需要。在企业开展大规模特高压电网建设之初，狠抓工程档案质量控制机制建设;针对“三集五大”改革部署，同步制订档案工作预案;面对“大数据”趋势，国内率先建成电子文件管理系统。以适度超前的`工作，确保档案管理能够始终与企业发展需要相适应。

2.2 增强企业档案信息化安全保密力度

随着电力档案信息化工作的不断推进，档案信息系统安全可从以下三方面进行强化：①防护档案信息系统安全。开展边界防火墙策略优化及档案信息系统开放端口排查工作，消除安全隐患;杜绝帐号弱口令导致越权访问和信息泄露，加大对系统的运维检查及监控。②严格管理档案系统帐号权限。定期审查系统账号、备案运维帐号，清理临时帐号，确保档案信息系统业务授权许可使用合规，数据安全共享。③实现档案资源安全存储。制订档案安全备份策略和恢复测试方案，定期开展档案数据异地备份和恢复测试。

2.3 整合档案信息资源

在电子信息时代的背景下，电力企业应当在档案管理工作中对档案信息资源进行有效整合，从而最大限度地发挥出电力档案的价值和作用，促进电力事业的稳定、持续发展。首先，应当加快实现档案管理系统与OA 系统之间的无缝对接，可将OA 系统中形成的各类电力信息直接转入到档案管理系统当中，简化文档的转存流程，突出电子文件归档控制，形成覆盖全面、管控到位的“大档案”资源体系。

2.4 加快信息化技术的研发及应用

随着社会的快速发展，计算机技术、通信技术、物联网技术等先进信息处理技术在不断地发展，并且已经具备很强的实用性，可以将先进的信息处理技术应用到档案管理工作中。对于电力企业来说，应根据“大数据”时代要求，大力开展信息化建设。一方面打造文档一体化格局，建成企业级“档案数据资源池”。档案库正在从过去的“信息孤岛”变为一个信息互通、数据共享、能够产生聚变效应的“资源池”;另一方面用“大数据”思维推动业务数据集成与归档控制。建立电子文件管理系统(数字档案馆)，有效提升电力档案数据治理能力、资源开发能力和服务利用能力。

在信息化档案管理系统建设的过程中，应该在实际工作的过程中不断总结经验，吸取教训，从而为新技术的开发提供有效的参考。在新技术研发、应用过程中，还可以充分借鉴其它专业的研究成果，拓宽研发人员的思路，保证信息化档案管理技术的先进性和安全性。

2.5 拓展档案服务能力

深入挖掘档案资源价值，对此，要巩固已有数字化成果，完成目录检索向全文检索的转型，全面提高数字化成果开发利用效率，为维护电力企业权益提供支撑;创新服务模式，借助网络和协同办公系统，优化传统的档案阅览、复制、出借等利用方式，在智能化检索、一体化利用和专用化专题服务等方面创新档案服务模式。

充分发挥档案凭证价值。对档案资料进行综合分析和有效利用，使其在服务电网技术创新、保障电网项目建设、解决历史遗留问题等方面发挥积极作用。

3 结束语

企业档案工作的创新 篇3

关键词：纸质档案;收集与管理;创新思路

一、前言

在企业档案越来越被重视的今天，所有大中型企业都建立有自己的档案管理部门。笔者认为，企业档案收集工作是不仅可以解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，也是实现企业档案集中统一管理的一项重要和基本内容。也就是说，把分散在企业内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保管起来。

二、档案收集工作的内容及对象

档案收集工作是档案管理工作的起点，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各部门、个人手中有价值的档案分别集中到各有关档案室和各级档案室的工作。笔者认为，档案收集工作的内容主要包括三个方面：一是本企业需要归档档案的接收工作。企业各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全企业内文件材料的归档工作制度是企业档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对企业各部门和撤销部门具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现有部门和撤销部门的档案，特别是接收现有部门的档案，是企业各级综合档案室收集工作的经常性任务。三是对企业历史档案的接收和征集工作。

笔者认为，档案工作的对象是档案，档案收集的齐全与否，会直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对企业档案的有效利用。收集工作是档案室要贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施，档案对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案，不得分散保存，任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案室集中到各下属单位和部门档案室，形成统一的档案信息保管基地，实行集中统一，分级分专业科学管理。

三、企业档案收集工作的价值及意义

在档案管理工作中，收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件。档案数量的多少决定档案工作规模的大小，档案的质量高低决定档案工作的水平高低。档案室所管理的档案是靠收集工作所取得的，只有收集工作搞好了，才能有效地开展整理、鉴定、保管、编研等工作，档案工作才能存在并得到发展。与此同时，收集工作也是衡量档案室工作质量的重要标尺。收集工作是档案是取得档案的手段，收集工作的效果决定档案室室藏档案的数量多少与质量高低。

除了上述这些，档案收集更是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案存在和发展的前提条件。总之，档案收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案室工作的起点。

四、档案收集工作体系建立完善的思路

档案室的档案主要来自四个方面，一是接收现有各部门的档案，二是接收撤销部门的档案，三是征集历史档案，四是档案室之间交换档案。

笔者认为，要保证企业档案征集工作的实效，必须从制度上完善档案征集工作。使得工作有思路可循，有力度执行。首先，要积极争取领导重视，争取上级领导及相关部门的高度忠实和相关政策，加大项目争取力度，为档案室工作发展创造良好的外部环境。其次，要深入开展档案法制宣传教育。档案部门要采取多种形式，广泛宣传档案法律、法规、规章，进一步提高广大干部群众贯彻执行档案法律、法规的自觉性，提高全社會对档案工作的支持度和参与度，营造有利于档案事业发展的良好氛围。

再次，要加强档案行政执法，要将档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段，并使之经常化、制度化，档案部门要配合上级主管部门组织档案行政执法检查，对出现问题的及时整改提高，切实改变档案工作的薄弱环节和落后面貌。最后，要高度重视档案安全保管和有效利用，各级档案室要建立档案信息安全保障体系，做好档案信息的备份工作，同时要完善保护措施，及时消除隐患，严格管理制度，正确处理档案安全和方便利用的关系，严把档案利用关。

五、企业档案收集工作的具体要求

企业档案收集工作的基本要求是加强档案室外业务工作的调查与指导，保证归档和接收进室档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的不可分散性，实现入室档案的标准化。

1.加强档案室外业务工作的调查与指导

笔者认为，档案收集工作要解决档案的分散形成与集中管理的矛盾，这就要求在收集工作中必须重视室外档案业务工作的调查，掌握收进档案等方面的信息，以便科学地安排和指导档案移交工作。档案室在接收档案前，应当对确定进室的档案进行基本情况的调查与分析，协同档案行政管理部门制定相应的办法，对有关单位的档案工作进行监督，指导与检查，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进室的各项准备工作。

2.维护全宗和全宗群的不可分散性

全宗是一个单位档案的整体，一个企业的各项工作活动不是孤立进行的，相互之间有着密切的联系，在工作中形成的文件材料，无论从来源、内容、形式，时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的整体。作为一个全宗，集中在一个机关档案室或档案室，不允许人为地分割。

六、企业档案整理、归档的步骤

从档案整理、归档工作来看，首先应当按归档范围收集文件材料，先到企业最高行政管理部门拿回本单位、本部门头年制发的文件材料，收集本单位、本部门及各写书机构应归档的其他文件材料。其次，应当检查文件材料的质量，一是看文件的正本，附件、签发单，定稿是否齐全，是否为原件，二是看字迹材料是否符合要求，归档文件的字迹材料最好使用墨、墨汁、碳素墨水、黑色油墨等材料，允许采用彩色油墨，蓝黑墨水，印泥等字迹材料，应当坚决杜绝使用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油、铅笔、光敏纸、传真件等字迹材料，凡使用此类字迹材料制作的文件材料，均须复制后连同原件一并归档。

论现代企业档案服务工作的创新 篇4

1. 加强服务意识创新, 确立档案工作为现代企业服务的发展目标。

现代企业档案工作服务发展的目标是:以观念创新为先导, 以体制创新为保证, 以机制创新为动力, 带动服务模式、方法创新, 建立以创新为核心的档案服务工作的运行机制, 达到档案服务类型多元化、服务功能全面化、服务方式科学化、服务系统运行网络化。现代企业档案服务工作创新, 首先, 要更新观念。档案人员要增强服务创新意识, 增强档案工作为企业服务的紧迫感和危机感, 把握企业发展变化规律, 大胆创新。其次, 要增强创新的能力。善于吸取其他行业如信息管理、信息服务行业的创新思维和创新成果, 吸收企业中各部门的创新建议, 积极加强沟通联系, 不断为档案服务工作创新注入活力。

2. 加强企业管理, 提高科学管理水平。

随着信息技术的飞速发展, 管理作为生产力要素, 将在社会经济生活中发挥举足轻重的关键作用。现代企业管理必将适应这种转变, 进行管理思想、管理模式、管理方法上的根本性改革。因此, 以管理改革为主要内容的档案服务工作, 就成为企业档案工作为企业服务的重点。企业档案服务工作要适应企业改革和发展的变化, 需要适时调整企业文件的归档范围, 既要将文件材料收集齐全完整, 又要优化收藏结构。特别是以出口产品为主的企业档案部门应认真研究世贸组织规则, 将凡是与维护国家利益和本企业利益的文件材料收集完整, 提升企业档案服务工作的层次, 增强服务效果。

3. 加强服务机制创新, 提升企业档案服务工作的层次。

服务机制是企业档案服务工作的中心, 档案服务搞得如何, 能否及时准确、系统、全面提供档案信息服务于企业, 关键在于服务机制能否创新。因此, 服务机制的创新是检验企业档案服务整体水平的标尺。随着我国企业改革的不断深入, 尤其是企业转制, 档案信息产品已成为领导决策、参与竞争、工作咨询、提高劳动生产效率等领域的重要资源, 特别是现代企业档案服务工作更能显示出促进生产、经营发展的积极作用。企业改革对档案工作服务提出了新要求, 档案工作服务要积极探索适应现代企业制度的企业档案服务的新思路和新方法。

4. 加强参与, 为企业市场竞争提供有效服务。

企业档案工作更加及时有效地为企业市场竞争提供有效服务, 是新时期赋予的新任务。档案服务工作虽然不直接参与企业具体的生产经营和市场营销, 但它可以通过档案信息载体为企业的发展状况和经济运行情况提供原料, 是企业重要的信息保障。企业充分利用档案服务这种信息保障, 从多方面掌握和运用信息, 为企业超前决策提供依据。加强企业档案工作为企业进行国际合作、反倾销服务的力度, 要求档案工作服务以市场竞争需求为导向, 不断研究企业需求变化的趋势, 挖掘档案潜在的价值, 最大限度地满足企业对档案信息多样化、多层面的需求。

5. 加强开发档案信息资源, 为企业的改革发展服务。

开发档案信息资源是企业档案服务工作的中心任务。企业档案人员要牢固树立服务意识, 始终把开发档案信息资源为企业服务放在企业档案工作的首位。在新形势下, 要求深入开发档案信息资源, 为企业在更大范围、更广领域、更高层次上参与国际经济技术合作和竞争提供服务, 具体围绕建立现代企业制度、加强企业管理、推动科技进步、开展厂务公开等方面提供服务, 以能否通过档案信息资源开发促进企业提高经济效益来检验档案工作服务的质量, 努力以优质服务体现档案工作的价值, 为企业发展做出贡献。

6. 加强企业档案的利用, 为企业文化建设服务。

企业文化建设对于企业发展至关重要, 企业经营理念、员工精神面貌及价值取向, 对于企业发展具有重要作用和影响。企业档案实际上是一部生动的企业发展史, 是对员工进行教育的生动教材。企业档案部门要以新的观念来认识企业文化建设的意义, 认真探索档案工作为企业文化建设服务的方法和途径, 为营造良好的企业文化氛围, 倡导团结进取的企业精神, 增强企业员工的自豪感和责任感, 提高企业的凝聚力和向心力而不懈努力。档案工作为企业文化建设服务, 只有坚持循序渐进, 不断创新, 才能完善企业精神、企业战略、企业道德, 以及企业经营理念、管理理念和服务理念, 努力构筑现代企业理念与文化。 (1) 加强对厂务公开档案的利用, 为企业科学民主管理服务。厂务公开对于企业民主决策、科学管理和促进基层民主政治建设具有重要意义。厂务公开档案是企业职工参与民主决策、民主监督的依据, 是维护企业职工切身利益、妥善处理企业内部矛盾的重要凭证, 加强对厂务公开档案的利用, 是企业档案工作为企业服务的一个新的切入点。 (2) 加强对企业信用档案的利用, 为企业建立诚信体系服务。信用是市场经济的枢纽, 诚实守信是现代文明的基石与标志。企业为适应市场经济秩序的要求, 必须加强信用形象, 诚实守信, 合法经营。企业信用档案是证实企业诚实守信、遵纪守法或违法违纪、欺诈、拖欠及逃避债务等行为的重要凭证和依据, 是评判企业信用资质的依据, 直接关系到企业的生存和发展。只有利用好企业信用档案, 才能帮助企业抓住每一次扩大业务、拓展市场的机会。

7. 加强探索数字环境下的服务模式, 全面推进企业档案服务工作机制。

企业档案服务工作要在切实加强档案基础业务建设、确保档案安全的基础上努力开拓创新。当前, 信息技术发展带来的计算机辅助设计、企业资源计划以及电子商务、电子政务等业务管理平台的出现, 已经引起企业业务流程再造和文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的趋势。因此, 探索电子环境下档案服务工作的新方法、新模式, 积极推进企业档案服务工作信息化建设已经成为企业档案服务工作创新的关键

参考文献

[1].吴晓黎.中国产品为何屡遭反倾销[N].人民日报, 2003.6

企业档案工作的创新 篇5

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中图分类号：G271 文献标识码：B文章编号：1008-925X（2012）11-0067-01

摘 要 以编制供电企业输变电工程技术档案管理导则为例，探讨研究了如何加强供电企业技术档案管理，以更好地服务企业中心工作。

关键词 技术档案；管理：服务；供电企业

档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。

1 技术档案管理是企业档案管理的主要业务

档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。

笔者在本文中就加强技术档案管理，服务企业中心工作这一课题，并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际，做以下阐述。

2 编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段

近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。

编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。

2.1 丰富完善工程项目档案文件的归档范围：一是以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的

二是以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围，具有普遍指导意义。

三是以建设部管理规定、规范和标准为依据，丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等，依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。

2.2 明确类目设置：电力工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着电力建设的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。

2.3 确定整理方式：按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质变过验评标的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。

3 供电企业输变电工程技术档案管理的突破及其实施效果

3.1 工程項目文件的归档范围：国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。

3.2 工程项目文件的分类方法： 编制电网建设工程项目档案管理导则，明确所有应归档文件的分类号，解决《电力工业企业档案分类表》中因类目设置不规范造成的分类不统一、不明确的不足，提高电网建设工程项目文件整理的规范化、标准化水平。

3.3 工程项目文件的整理方法：编制电网建设工程项目档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有电网建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。

电网建设工程项目档案管理导则的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。

4 供电企业输变电工程技术档案管理的应用范围及其效益

电网建设工程项目档案管理导则适用于输变电工程项目法人单位、建设管理单位、施工单位、监理单位、设计单位、设备制造单位、试验单位等。它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益：

第一，提高了劳动生产率。电网建设工程项目档案管理导则的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个变电工程项目完成收集整理工作大约需要12人30个工作日，而现在用15个工作日即可完成，劳动生产率提高100%。

第二，丰富、完整的档案资料是日后其他工程建设和生产运行、维护的重要依据和参考。

企业档案工作的创新 篇6

在现代化的知识经济时代, 各类信息呈多元化发展趋势, 档案管理工作也随之发生了巨大变化。作为煤炭企业的档案管理人员, 面对新时期档案工作的新要求、新变化, 对看似清闲工作的档案管理人员提出了严峻的挑战。如何推动企业档案管理工作的创新发展, 如何让档案管理工作在推动企业改革发展中发挥更大的作用, 是迫切需要研究和解决的问题。

1 提高意识, 更新观念

1.1 高度重视企业档案管理工作

档案作为记录企业发展的历史证物, 印证着企业发展的每一个脚步和每一个里程。而煤炭企业的档案管理是一个集企业安全、生产、经营、管理以及劳动者个人档案、劳动性质、征用土地等诸多事项为一体的管理过程, 其最初形成的最原始、最真实的资料, 是企业档案管理工作中重要的组成部分, 可以起到维护企业的经济利益、合法权益和历史真实面貌的作用, 保存好这些档案是所有企业档案管理工作中的重中之重, 同时也是提升企业品质, 树立企业形象的重要途径。

档案的收集、整理关系着一个企业运作的系统性、完整性和稳定性。档案作为企业的一份完整的、宝贵的无形资产, 为企业的繁荣发展发挥着重要的作用。因此, 规范和完善企业的档案管理工作, 是摆在企业决策层面前一项重要的议事日程, 不仅是要高度重视加以保护, 而且要定期进行归类整理, 使其在不同时期发挥不同的作用, 尽可能为企业科学发展减少损失。

1.2 在档案管理中更新观念

变被动为主动, 做好做活档案利用是档案工作的中心任务。对于如何更新观念以更好的为企业服务, 作为一名档案管理工作人员, 我有以下几个方面的建议:

首先, 作为档案管理人员首先要爱岗敬业, 为领导、各级管理人员、工程技术人员提供准确、真实、可靠的信息, 为领导的决策, 工程技术人员的科技攻关提供方便。其次, 档案工作人员要积极做好宣传, 使领导及干部职工增强档案意识。再次, 信息时代发展的需要。随着信息时代的飞速发展和我国加入WTO, 档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果还不重视档案数字化档案馆的建设, 不能在网络上有效地传递档案信息, 就无法进入信息时代的快车道, 最终将会被信息社会淘汰。最后, 改善档案管理工作, 提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用, 从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革, 最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享, 发挥档案信息的增值作用, 从而实现档案事业的跨越式发展, 进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。

2 加快推进档案信息化建设

2.1 结合煤矿现代化建设, 建立档案信息化管理模式

首先, 企业要把握趋势, 积极推进档案信息化。无论是企业领导, 还是企业档案部门, 都应该提高意识, 积极推进, 不断改进。其次档案信息化工作重在管理。要采取有效的方式, 对电子文件从产生形成到归档保存, 再到检索利用的全过程进行集中管理, 满足企业对文件的收集存储和利用需求。再次, 档案信息化建设必须持之以恒。企业档案部门一定要树立持之以恒的思想, 在具体工作中, 要每个项目逐步实施, 不断地总结经验和教训, 逐渐提高档案信息化工作水平。最后, 档案信息化必须纳入煤炭企业信息化的整体工作中。作为企业当前的一项重要工作“档案工作信息化与电子文件管理”, 是企业的主体信息和重要信息, 企业信息化管理必须包括档案信息化, 电子文件的管理必须符合档案管理的规定, 需要有档案部门的参与。实现文档一体化管理, 才能成为企业信息化建设的重要管理目标。

数字化档案管理优点主要有:一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案, 具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源, 实现档案馆馆际互借和文档服务, 从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索, 检索速度快, 效率高, 范围广, 同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息, 获取更为及时、准确、系统的信息, 从而节省大量的人力、物力和财力资源。

2.2 正确处理保密与利用的关系, 提高数字化档案的开放利用

做好电子信息涉密档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势, 结合传统档案管理工作的经验, 取长补短, 努力克服问题和不足。建立完善的电子档案查询使用制度, 用制度化的方式确保涉密电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。担负利用服务工作的档案管理人员, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全负有直接责任, 在今后的工作中, 除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外, 更为重要的是要加强职业意识教育。要培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神, 热爱档案和档案事业;要有较高的文化知识, 能总结和分析利用工作中的经验与问题, 从中掌握利用工作的规律。

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源, 其重要性正日益突显出来, 这种信息技术可以为档案工作服务, 为社会主义经济建设服务, 为社会主义精神文明建设服务。在档案管理中, 我们应努力提倡并推广数字化档案。

推广数字化档案的开放利用有以下三方面的优势:

首先, 提高企业的经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转变为电子档案, 不仅节约了保管费用, 节省了占地空间, 而且查阅使用起来非常方便迅速, 避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费;其次, 提高办公效率。数字化档案管理使查询资料变得非常简单, 真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事;再次, 增强档案原件的保护。由其对历史久远的档案材料, 数字化处理后无疑是对其更好的保护, 另外, 通过档案的数字化处理后, 防止了部分档案篡改的行为。

3 结论

企业档案管理工作的创新发展不仅要靠企业集团提高档案管理意识, 而且也离不开档案机构的设置, 档案管理人员的设置、规范的企业集团档案管理规章制度等。企业集团档案工作的创新发展, 即档案的数字化管理不是一朝一夕就可以完成的, 这是一个长期的、动态的过程, 而且它会伴随着企业集团的发展而发展。推广档案管理数字化的过程, 实际上就是推动企业档案工作发展的过程, 也是企业顺应潮流, 顺应形势, 在科学发展观的指引下, 不断强大的过程。

参考文献

[1]刘彦丽.关于档案信息化管理的研究[J].商场现代化, 2005.

[2]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯, 2004.

[3]余青雅.现代企业档案管理模式与创新思维[J].攀登, 2005 (5) .

企业档案工作的创新 篇7

□东莞理工学院高单飞

摘要本文通过对广东省东莞市民营企业档案管理现状的调查, 结合现阶段民营企业档案的性质, 阐述了民营企业

档案工作管理体制现状, 提出了民营企业档案管理体制的创新思路。

关键词民营企业管理体制创新

随着我国社会主义市场经济体制结构的逐步完善, 民营企业日益壮大, 并成为社会主义市场经济体系中一个越来越重要的组成部分。民营企业档案管理既是一个新领域, 也是国家档案管理的一个重要内容。如何正确引导、监督、依法管理民营企业档案, 从而为我国生产力的发展、人民生活水平的提高、综合国力的增强发挥其作用, 是摆在档案工作者面前一个现实而又迫切的问题。本文通过对东莞60多家民营企业进行档案管理调查, 尝试从民营企业档案的性质、法律制约及其管理现状三方面入手, 探索在现有法制条件下民营企业档案管理体制的创新。

一、民营企业档案的性质

在“国家档案全宗”的含义中, “国家档案全宗”是指归国家所有的, 由国家统一管理的对国家和社会具有经济、政治、科学文化或历史价值的一切档案财富的总和。其本质含义在于强调归国家所有的全部档案是一个有机整体。现阶段, 全民所有档案是我国国家档案全宗的主体部分, 属于集体和私人所有的档案, 也可以通过出售、捐赠等所有权转让形式, 成为国家所有档案的一部分。

从“国家档案全宗”的含义中不难看出, 民营企业档案应该列入国家“一切档案财富”的总和, 毫无疑问它是国家所有档案的一部分。随着非国有经济在繁荣市场、增加就业、促进国民经济发展等方面的影响越来越大, 民营企业档案将是国家档案的重要组成部分。但是, 《公司法》明确企业档案属于企业所有, 档案属性与企业属性相一致。而民营企业是私人性质的企业, 其社会生产过程中所产生的档案也是私人所有。因此, 民营企业的档案也属私人财产。同时, 民营企业档案与企业自身的经济效益乃至能否生存下去息息相关, 如生产技术档案、市场销售经营档案等, 具有高度的保密性, 因此民营企业档案同时又是商业秘密。

正是由于民营企业档案的这些性质给它的管理工作带来诸多不便。比如说, 民营企业档案是国家档案的组成部分, 但国家档案行政管理机关却不能全盘照搬国有企业档案管理的方法来对它进行管理。因为它同时又是私有财产。如果国家档案行政管理部门用行政手段强迫其建档, 有可能出现违反国际惯例和我国法律体系中的某些条款, 有可能出现行政诉讼案件。

二、民营企业档案管理的法律制约现状

民营企业档案管理的法律制约现状主要体现在三个方面:一是在我国的《档案法》中, 与民营企业档案沾边的法律条文只有第十六条中明确提到“个人所有的档案, 档案所有者应当妥善保管, 只有保管条件恶劣或者由于其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的, 国家档案行政管理部门才有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施”。而这只是一种亡羊补牢的做法。二是在国家档案局、国家经贸委、国家计委印发的《企业档案管理规定》中所提到的“企业”, 没有明确到底包不包含“民营企业”。三是各地区制定的像广东省档案局、广东省工商联制发的《广东民营企业档案管理工作指引》中, 也仅仅是用“有义务”、“应当”等字眼来指引民营企业的档案工作。

在笔者所了解的法律条文中, 还未发现哪里有民营企业的档案工作“必须”怎么做的条文。在民营企业档案受到不法侵犯时, 也没有相应的法律条文来保护, 甚至在民营企业档案出售、捐赠给国家时, 也没有明确详细的法律条文来指引。民营企业的档案工作全靠企业主的自觉性和自愿性, 根本就谈不上确保民营企业档案的完整与安全, 更谈不上发挥其作用。

三、民营企业档案的管理现状

民营企业档案管理现状大致可分为三种:一是基本实行规范化管理, 企业经营者对档案工作比较重视, 将档案工作纳入企业管理的范畴, 愿意或主动接受档案行政管理部门的业务指导, 仿效国有企业档案工作机制, 基本建立健全了档案管理制度, 配备了档案工作人员和基本的硬件设施, 对各种门类和载体的档案基本实行了规范化整理和统一管理。笔者曾对东莞60多家民营企业进行档案管理调查, 其中三正集团公司、东方明珠学校、玖珑纸业等一批成立时间较长、发展规模正在逐步壮大、经济效益较高、股份制、董事制管理的大型企业的档案管理已达到较高的管理水平, 有些甚至已达到省一级标准。二是具备了档案工作的雏形, 企业法人具有一定的档案意识, 如《会计法》中对财务档案管理的规定, 但对档案工作的认识还未完全到位, 企业形成的各类文件材料基本上是分散保存、多头管理, 缺乏系统的管理措施和科学的管理方法。三是基本没有档案工作, 企业法人没有档案意识, 文件材料处于零散状态, 分散在企业法人及各部门负责人手中, 文件材料遗失现象严重, 档案工作处于“无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的“六无”状态。笔者调查, 第一类型的民营企业占极少部分, 而第三种类型的民营企业则占有相当大的比例。

对档案行政管理部门来说, 由于民营企业档案的私有性, 不能用行政手段强迫民营企业建档, 想管也管不了, 从而造成监督指导的被动局面。档案行政管理机关应紧紧围绕民营企业中心工作, 积极主动宣传档案及提供档案业务技术服务, 将档案工作渗入到民营企业工作的方方面面。

内因加上外因, 民营企业的档案管理基本上处于无法可依、无章可循状态。民营企业本身不想做、不能做, 档案行政管理部门

论探矿工程技术档案的形成与发展

□河南省第二地质勘查院高胜淮

摘要探矿工程技术档案是地质找矿的主要手段, 钻探也是各项建设离不开的重要工具。它的诞生以及科学技术的应用,

最终形成一门独立的科学技术档案。

关键词探矿工程技术档案

探矿工程技术档案是地质找矿的主要手段, 钻探也是各项建设离不开的重要工具。从古至今, 钻探技术经历了原始的凿井、掘进至机械运动的诞生以及科学技术的应用, 最终形成一门独立的科学技术档案。

一、古代的原始钻探工程形式

我国钻探技术历史悠久, 早在传说中的尧、舜、禹时代就能钻凿一定深度的古井了。到了战国时期, 钻凿技术除用于水利工程外, 还用到凿井取囟制盐、钻探矿产和军用工程之中。《周书》有“黄帝穿井”记载, 说明早在中华民族的黄帝时期已有凿井活动了。据考古单位在河南洛阳市南郊的矬李遗址中龙山文化第三期文化遗址中发现的一个水井, 井口距地表0.9米, 直径为1.6米圆形, 深6.1米处见水。还有河南新郑“郑韩古城”遗址中发现一方形竖井, 深约12米, 边长约0.9-1.0米, 井壁挖有供人上下的脚窝。虽然早期古井只是机械凿井的前身, 但却为钻凿技术发展奠定了基础。北宋时期四川出现的卓筒井就是中国钻井技术从大口浅井向小口深井过渡的重要标志。此时, 井深自数十丈到百余丈 (300米左右) , 出现了凿井的冲击钻头和冲击式顿钻法以及固井措施和机械提升矿石的先进技术, 加快了古代深井钻凿技术发展不敢管、不会管, 致使民营企业档案残缺不全, 失密现象屡屡发生, 给国家和企业造成无法挽回的损失。

既然不能用国家行政管理手段强制民营企业建档, 国家行政管理机关就只能顺应民营企业发展的需求, 创新民营企业档案管理体制, 采取各种措施多渠道多角度地满足民营企业档案管理需要, 逐步开展民营企业档案工作。

笔者走访了东莞市税务局、市商业局、市民营管理局、市档案局等行政事业机关, 与他们商讨民营企业发展壮大对档案工作的要求, 普遍认为应从三个方面建立完善民营企业管理体制:

1. 建立健全法治体制。

民营企业档案只有在法律上确定其本质属性, 以此为基础才能有的放矢地制定相应的法律法规, 采取相应的科学管理措施, 发挥民营企业档案信息的优势, 从而强化民营企业档案信息资源的功能。制定民营企业档案工作的法律条文必须以提高经济效益、促进企业发展为出发点, 做到“为企业所需要, 为企业所欢迎, 为企业所理解”。通过合法的途径, 使民营企业档案工作变“被动”为“主动”, 确保民营企业的自身利益和档案的完整与安全, 发挥其最大的经济效益和社会效益。

2. 灵活变通服务体制。

用以规范、联系各企业之间协同关系的社会组织如工商联、个体协会等相继出现, 民营企业档案工作的步伐, 并为近代深井钻探创造了条件。在北宋时期的四川出现的卓筒井的同时, 河南鹤壁煤矿中新煤矿发现的一处北宋时期的煤矿遗址中有一座竖井及四条巷道。其井形为圆形, 直径约2米半, 井筒深46米, 巷道高2.1米, 宽2米, 巷道的两壁凿有许多拱形平底小龛, 判断为当时矿工放灯照明用的。四条巷道全长500余米, 自井口向东、西、南三面延伸, 并通向八个采煤区。遗址中有专用排水井以辘轳提升, 有的还将矿坑水引入采完区以减少排水工作量。从采煤区的分布来看, 当时已运用了先内后外逐步撤退的跳格式采掘法。

顾炎武《日知录》卷三十二“石炭”条记载:“安阳县龙山出碳, 入穴取之无穷, 取深数百丈, 必先尽水, 水尽然后炭可取也。”所引资料也为宋元时期情况, 其工程为斜井, 井深已达数百丈。由此可见宋、元时期凿井技术已具相当水平。

二、近代的动力钻探

中国自鸦片战争失败之后, 各帝国主义列强相继入侵, 对我国的矿产资源掠夺也随之开始了。1886年意大利人罗莎第来河南搜集矿产资源情报, 见河南焦作的煤质好、面积大, 可牟取暴利。于是在1897年即在伦敦合资成立福公司。1898年6月21也需要有相适应的社会服务体制为其提供技术和业务服务。建立形式多样的档案服务体制不失为一种既有宣传效应、又能把档案管理融于其中的好方法。如成立“民营企业档案工作协会”、“民营企业文件管理中心”等一些由民营企业做主、又有法律保障的机构, 既能搞好民营企业的档案管理, 又能让民营企业主乐于接受。同时, 企业档案对企业文化发展、商务技术保护、企业未来成长经验积累的作用已得到重视和充分论证, 把企业档案工作纳入企业各项发展建设的轨道无疑具有良好的促进作用。档案行政管理机关应紧紧围绕民营企业中心工作, 积极主动宣传档案及提供档案业务技术服务, 将档案工作渗入到民营企业工作的方方面面。

3. 联手打造鼓励体制。

国家行政管理机关如工商、税务、银行、档案机构等联手制定各项优惠政策从物质和精神上来激励民营企业自觉主动地开展档案工作, 对早期民营企业档案工作应该有很大的鼓励促进作用。如:档案管理达到一定标准的, 减免税收;档案工作作为评选民营企业先进的一项内容等。

摘要：本文通过对广东省东莞市民营企业档案管理现状的调查, 结合现阶段民营企业档案的性质, 阐述了民营企业档案工作管理体制现状, 提出了民营企业档案管理体制的创新思路。

关键词：民营企业,管理体制,创新

参考文献

[1]广东省档案局、广东省工商联制发.广东省民营企业档案管理工作指引[J].广东档案, 2003 (4) .

[2]简论不同所有制企业档案及其管理[J].档案学研究, 2003 (3) .

[3]包晓海、李冷九.民营企业档案的法律困惑[J].山西档案, 2001 (2) .

企业档案工作的创新 篇8

近年来, 人员流动现象已经演变的越来越严重, 由人员的大量流动引发的人事档案管理难也成为企业档案管理部门关注的焦点。为此, 中共中央组织部和人事部共同制定颁发了《流动人员人事档案管理暂时规定》作为对流动人员档案管理的依据。人员的大量流动必然要求企业档案管理部门完善健全人事档案的保管和移交制度。在人事调动或职务变动时, 有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合, 加强联系, 及时催问或索要档案, 避免“无头档案”的出现;同时个人还应及时向企业索要人事档案并转交新单位, 保证人事档案能够得到及时的补充;此外, 档案管理部门还应定期作好检查、核对工作, 保证人档一致, 防止对人事档案的涂改、销毁和撤换, 确保人事档案的真实准确性。对待“无头档案”, 必须严肃认真, 谨慎对待, 其处置的办法是:

(l) 认真鉴别档案材料的保存价值。企业档案管理工作人员在处理“无头档案”时, 必须依据有关规定, 鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案, 可以登记造册, 报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案, 要继续保存, 或查清下落, 转给有关部门。

(2) 仔细分析, 认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女、社会关系等线索进行查询, 查询时一般由查询机关提供备查人的基本情况, 让有关单位查复。

(3) 经过多方查询, 确实找不到下落的“无头档案”, 根据规定可转当事人原籍档案馆保存。当事人人事档案不齐全的部门, 可以向当事人原籍档案馆查询。

二、完善企业人事档案内容制度

谢伦伯格曾说, 和个人有关的最重要的文件是确定它们的存在、身份和婚姻状况这样一些事实的文件, 而这些事实是确立像财产权、公民权、各种社会利益等一系列间接权利的最基本的东西。现代企业人力资源管理也要求人事档案记载的内容能全方面反映个人的成长经历和社会活动, 因此, 必须摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录, 记载内容与时代发展要求脱轨, 不能被社会所利用的人事档案内容制度。而是切实从企业人力资源管理和利用的角度出发, 把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去, 适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录, 突出个人能力的发展, 提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起:

(1) 强调“个性化”与“辨识度”

个性是表现在每个人身上的那些经常的、稳定的、本质的心理特征, 在其形成过程中, 主要受遗传、环境和教育三种因素的影响。人的个性特征是存在差别的, 正是这种差别对人事管理工作有着不容忽视的影响, 处理的好坏直接关系到团队的工作效率。因此, 现代人力资源管理要求人事档案中有更多关于个性特征的纪录, 这样有利于决策者对下属的个性充分了解, 并将最适合的人安排到最适合的岗位上去。比如在一个群体中, 各个成员之间性格互补就会对群体作用的发挥起到至关重要的作用。

除了应当积极实现人事档案的“个性化”之外, 档案部门还要努力提高人事档案的“辨识度”。现有人事档案所大量记载的是陈旧、静态的一些经历性资料, 已不能真实客观地反映当事人最新的素质能力信息, 而且大多是雷同的信息, 真正能突出个人特点的少之又少。这样的人事档案根本无法成为用人单位广纳群贤的参考。

对此, 我们必须进一步充实档案材料, 重点将员工的工作情况、工作业绩、学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料以及在重大活动或重点工作中的表现情况和任务完成情况、群众认可情况、考核考察材料收入档案。

总之, 要有所侧重地收集人事档案的内容材料, 既要反映过去, 更要说明现在, 通过个性档案、业绩档案等优化人事档案内容, 提高人事档案的“辨识度”, 提高人事档案内容的“立体感”、“折射度”, 从而为人事档案发挥作用提供基本条件。

(2) 减少主观内容

我国目前记录个人经历德才的人事档案大多包括两个部分, 一是客观简单的经历记录和情况写实, 一是所在组织给予的评语鉴定。

解决这一问题的有效方法之一, 就是制定各项指标来衡量或总结一个人的德才能绩。这些指标应当由权威部门根据不同的职业制定不同业绩考核标准, 以条例的形式固定下来, 使个人的工作业绩和各方面的表现有客观、量化的记录材料, 而不只是上级领导的主观评议, 以此来增强人事档案的客观性和可信度。当然, 不能完全抹杀主观评议的功能, 有些比较负责的单位和组织能够形成具有参考价值的评议材料, 如果能将这样的评议与客观量化的考核结果相结合, 那样将能更加完全地考察一个人, 达到更好的效果。

(3) 摈除冗余内容

人事档案中应该包含哪些内容最为适当, 是多年来人们讨论的一个焦点。笔者认为, 应当首先确定人事档案内容设置的原则是什么, 进而在现在的基础上进行改进、修整, 才是正确可行的方法。人事档案的内容改革应当遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则。只有以这两点为原则, 才能克服我国人事档案历史痕迹严重、有效性不高的缺陷, 更加适应现代人事工作的需要。

相关决策机构应当审时度势, 规定新的归档范围, 淘汰参考作用不大、不适应新需求的材料, 降低冗余劳动量, 把价值大的材料突显出来, 将人事档案的内容重点从政治、家庭和身份等方面转移到能力、业绩和技术水平上来, 让人事档案从内容到形式都精练有效。

(4) 扩充新内容

随着社会的发展, 过去形成的“人事档案观”也应与时俱进, 人事档案的内涵应得到相应的扩大和丰富。其中不仅应包含个人履历之类的记述性材料, 还应当包含许多其他关于当事人的材料, 比如能真实反映人才的能力、特长的内容, 关于个人信用的记录, 涉及养老保险、医疗保险、失业保险的内容等。

三、对人事档案工作进行考核评估

结合企业档案工作规范化管理体系, 探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系, 是形成公平、公正、公开的人才竞争机制, 为企业人力资源的开发带来直接的效益。人事档案评估体系, 以人事档案的利用和对人力资源最大化的开发为评价宗旨, 以个人的业务能力考核、职业道德评价等定量和定性指标为评价标准, 最后对个人的岗位、薪酬的评判依据, 进而形成企业员工完整的人事档案管理和人才评价体系, 带动企业人力资源的开发工作。具体可从以下三个方面做起:

(1) 主管部门定期考核制度

主管人事档案的各级档案局 (馆) 、人事组织部门等, 有义务对企业人事档案的保管进行监督, 可以采用定期考核的办法来执行。具体来说, 首先应当明确政策规定, 确定考核范围与频率, 保证依法检查, 统一服务标准与收费标准:制定健全的考核标准, 包括硬件标准和软件标准, 尽可能将各项指标量化、细化, 减少模棱两可的情况发生;对所辖企业人事档案管理机构定期检查考核, 对合格的机构颁发许可证, 并实行年检制度, 对不达标准的机构进行整顿、人员培训, 或撤销其管理权限, 根据不同类型的人事档案, 重新确定不同的管理主体, 逐步理顺目前企业人事档案管理主体比较混乱的现状, 促使有管理能力的机构继续认真管好, 无管理能力的单位实行社会化或上追一级管理;此外, 对人事档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度, 并定期考试更新知识, 将主管部门考核的制度落到实处。

(2) 中介机构测评制度

从长远发展看, 人事档案的测评体系将起到越来越大的作用, 人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高。以探索建立市场化人事档案评价体系为目的, 执行测试评估职能的社会中介机构应当是首选举措。中介机构不仅要对各个文件寄存中心的管理理念、方式、查全查准率等进行测评, 还应当对其管理的人事档案进行考核, 同样需要制定科学量化的考核标准, 设置优、良、中、差等不同的人事档案管理级别, 对人事档案保管机构进行专业测评。这不仅能激励保管机构高质高效管理人事档案, 同时使档案保管更加全民化、透明化, 提高全社会的档案意识。

(3) 个人监督制度

所谓个人监督, 就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定, 尤其是组织机构的主观评议部分, 对于持有异议的部分进行重点核实, 对组织和个人双方负责。档案主人履行其“有限知情权”的同时对档案内容和利用状况进行监督, 本着对自己负责的态度, 完成对人事档案的监督。

总之, 正是因为人事档案作用不可忽视, 不可弱化, 因而讨论的焦点不是取消传统企业人事档案, 另搞一套, 而是如何改革企业人事档案工作, 强化其效用, 使之适应社会政治经济变化, 更好地为企业的竞争发展服务。

参考文献

[1]、[美]托马斯·彼得斯, 罗伯特·沃特曼著, 戴春平等译, 北京:中央编译出版社, 2003。

[2]、王益明, 《人员素质测评》, 山东人民出版社, 2004。

企业档案工作的创新 篇9

一、观念创新, 使档案管理工作在服务国有企业建设发展中发挥经济效益

1. 要确立档案是科技生产力的观念。

随着国有企业改革发展步伐的加快, 其生产、管理等各项工作中蕴含的科技含量不断提高, 一些涉及企业机密有保存价值的科技档案逐步增多。因此, 档案管理人员要转变观念, 主动上门, 积极向有关技术人员请教, 深入生产一线, 了解熟悉生产工艺和操作规程, 弄懂技术档案的内容和价值, 做好一线科技资料的收集归档工作。

2. 要确立档案是资产的观念。

企业档案是企业全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累, 是企业发展历程的真实记录和客观反映。以企业产品为例, 从设计构思、生产工艺的提出到前期预算、产品实验、生产流程、工序检查、验收出厂, 几代领导和员工的聪明才智和辛勤汗水, 都凝聚在文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体之中。因此, 档案是企业的文化财富, 是不可缺少的重要资产。

3. 要确立档案是效益的观念。

在当今瞬息万变的知识经济大潮中, 如果掌握并占有一个企业关于产品的设计资料、预算、图纸数据、技术规范、工艺流程等方面的资料, 也就等于占有该企业的核心。如果企业档案不收集、整理、保管好, 在市场竞争和信息流通的今天, 就必将给企业造成无法挽回的损失。所以, 管好档案能产生管理效益, 用好档案能产生经济效益。

二、机制创新, 使档案管理工作适应国有企业又好又快发展的需求

1. 机制创新的核心是改革管理方法。

企业档案工作应顺应市场经济环境中企业的需要, 创新档案管理的工作方法, 扩大档案工作的外延, 深化档案工作的内涵, 把过去只是单一的管理档案的档案室扩展为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”, 担负企业各类档案资料和信息资料的收集、整理、编目、检索、保管和提供利用等工作。如集团公司可通过计算机网络与各分子公司、各部室实施联网, 实现各种信息资源的联合开发和资源共享, 形成一个集团化的信息联合体。

2. 机制创新的关键是提高管理成效。

国有企业进行整合改革的目的是适应市场经济体制的需要, 转换机制, 高效运行, 创造最大的经济效益和社会效益。国有企业的档案管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新, 要激活机体, 坚持没有创新就没有发展的管理理念, 从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化的管理机制转换, 提高办事效率, 充分发挥人的聪明才智, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的有力支撑。

3. 机制创新的实质是健全管理制度。

随着科学技术的发展, 档案管理手段的更新和管理水平的提高, 要求必须建立与之相适应的科学的档案管理体系, 将各种门类、不同载体的档案统一管理, 使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。首先, 要建立和健全继续教育的管理制度, 如登记、统计、考核、评估、奖励制度等;其次, 要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感, 制定明确的档案工作年度目标以及专兼职档案员在档案工作中的责任和义务, 并定期进行考核评定, 进一步调动档案管理人员的工作积极性。

三、业务创新, 全面提升国有企业档案工作的管理水平

企业档案工作的创新 篇10

关键词：市场经济;企业档案管理;创新实践

在企业发展的过程中，档案管理工作是非常重要的，它对企业的发展有着直接的影响。面对这样的情况，企业必须提高对档案管理的重视程度，不断的创新管理方式，只有这样才能使档案管理工作与时俱进，充分的发挥作用，为企业的长远发展奠定良好的基础。

一、市场经济下企业档案管理创新实践存在的问题

1.管理制度不健全

近些年，各企业对档案管理工作的重视程度在不断的提高，但由于档案管理工作的起步较晚，企业虽然建立了管理制度，但管理制度还不够完善，档案管理工作还存在问题。尤其是近几年，随着市场经济的快速发展，不健全的档案管理制度已经不能够适应当今社会的发展趋势，档案管理工作无法发挥作用，鉴于此种情况，建立健全的档案管理制度是势在必行的。

2.管理思路较为狭窄

市场经济的快速发展，推动了企业的发展，企业涉及的范围也逐渐的扩大，档案管理的内容也有了明显的增加。在这样的情况下依然采用传统的档案管理办法，没有对管理思路进行拓宽，从而导致管理工作无法发挥作用。

3.企业领导对档案管理的认识程度不够

在企业中，企业领导是非常重要的存在，企业的发展离不开领导的带领，因此，企业想要提高档案管理水平，必须对企业领导进行培训，加深企业领导对档案管理的认识程度。部分企业将经济效益放在首位，一味的追求经济利益，忽视了档案管理工作，这在很大程度上阻碍了档案管理工作的发展，从而导致企业的运营效率低下。另外，还有部分企業领导对档案管理的认识仍然停留在以前，并没有认识到档案管理工作也是与时俱进的，领导的认识不正确，对员工执行档案管理工作有着不利的影响，最终导致企业没有建立完善的管理制度，档案材料缺失，不能为领导做出正确决策提供有力的数据支持。

二、解决市场经济下企业档案管理工作中存在问题的有效措施

1.建立完善的档案管理制度

在企业管理中，档案管理是非常重要的组成部分，对企业的发展有着直接的影响。为了提高企业的档案管理水平，建立完善的档案管理制度是非常有必要的。企业应该结合当前市场经济的发展，并根据企业的实际情况，建立现代化的档案管理制度，对企业的领导层进行合理的优化，对企业的档案信息资源进行合理的布局，并建立有效的利用制度，充分的发挥档案的价值，从而实现现代化、科学化、标准化的档案管理。

2.提高企业档案管理的创新能力

随着我国科技水平的不断提高，信息化技术在各企业中的应用越来越广泛。企业在开展档案管理的时候，必须对管理方式进行创新，只有这样才能符合当今社会发展的趋势，与时俱进才能充分发挥档案管理的作用。企业可以将信息化技术应用到档案管理工作中，通过建立电子化的档案体系，增强企业的档案存储能力，从而为档案管理工作更好地发挥作用奠定坚实的基础。另外，企业在执行档案管理工作的时候，还可以通过对档案进行合理的布局来提高档案的利用率，充分的体现档案的价值。与此同时，企业还应该建立档案信息共享平台，将企业收到的档案进行分类，然后对其进行过滤，将有利用价值的信息放置在共享平台上，这样企业内部员工就可以通过浏览平台，获取对自己有用的档案信息，从而提高工作效率，推动企业的发展。

3.建立健全的档案职能管理部门体系

在企业中，档案管理工作并不是由专业的管理部门执行的，而是由其他相关的部门开展，由于执行工作的员工不具备专业的档案管理素质，从而导致管理工作存在漏洞。因此，为了更好地开展档案管理工作，建立健全的档案职能管理部门体系是非常有必要的。由专业的职能管理部门开展档案管理工作，专业的工作人员可以对工作中存在的问题进行改善，并根据企业的实际情况完善企业档案管理机制。与此同时，专业的工作人员对国家相关的法律法规比较熟悉，可以将有关的条例在管理工作中有效的实施，使企业开展的档案管理工作符合国家的标准。另外，专业的职能部门还可以制定完善的监督、考核机制，通过严格的监督，使档案管理工作更加规范，对执行的各项工作进行总结分析，可以找出档案管理中存在的问题，及时的解决问题，就能够确保档案管理的质量。

4.加快现代化企业档案管理的进程

我国不论是经济还是科技，都处于不断上升的过程中，为了适应不断发展的社会，加快现代化企业档案管理的进程是非常有必要的。目前，我国企业的现代化档案管理正处于起步阶段，很多的现代化设施还不够完善，为了适应社会的发展，必须加快进程，将现代化档案管理向计算机档案管理转移，通过对自身所具有特点进行分析，不断的研究计算机的档案管理系统，或者是购买档案管理操作软件，通过对软件的合理使用，使档案管理具备信息化、科技化的特点，从而提高档案管理的效率。

5.对企业档案的结构进行合理的布局

在传统的档案管理中，由于管理制度不健全、管理方法落后，没有专门的档案管理机构，从而导致企业档案管理工作的布局不合理，分工不明确。为了改善这种情况，对企业档案结构进行合理的布局具有重要意义。在进行档案管理工作之前，应该明确相关部门的职责，通过分级管理的方式将档案管理工作进行细致的分化，让每个员工都了解自己的职责，对自己的工作进行负责。这种分级管理的方式，可以避免出现问题找不到负责人现象的出现，还可以提高企业档案资源的利用效率。

三、结语

综上所述，企业只有提高对档案管理的重视程度，找出管理中存在的问题，并针对问题提出具有创新意义的解决措施，并将现代化的设施应用到档案管理工作中，促进其与时俱进，才能推动档案管理工作进一步发展，从而为企业的发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1] 杨艳.市场经济下企业档案管理的创新实践分析[J].中国新技术新产品，2012（2）：247-247.

[2] 张云.市场经济中企业档案管理面临的挑战及应对策略[J].中国科技博览，2012（12）：320-320.

[3] 王立玲.企业的档案管理在市场经济中如何应对[J].黑龙江史志，2013（21）：135.

企业档案工作的创新 篇11

一、企业办公室文书档案管理工作中存在的问题

随着公司的快速发展, 企业文书档案的增多, 原先隐藏在企业文书档案管理工作中的弊端逐渐凸显出来, 影响了公司的发展与进步, 造成企业发展的很多不便, 因此应重视企业办公室文书档案管理管理工作中出现的问题, 并予以解决。

天然气股份有限公司业务涵盖的范围十分广, 运营方面的部门也比较多。本公司各部门的相关文书、信息以及发展运营状况、传达信息、企业员工的档案信息均属于办公室文书档案管理的内容, 因此必须明确存在的问题, 才能全面提升档案管理工作水平。

(一) 档案利用与评估未进行优化

在公司档案管理的过程中, 并没有对档案利用价值的管理工作予以重视, 档案管理技术设备及信息系统工作运行特点与公司的发展阶段不匹配, 因此应该不断调整、完善公司内部档案利用过程中的保密机制, 完善并建立真正适用于公司运行的档案检索目录, 使公司内部的档案信息与资源价值能够被挖掘出来, 从而为公司的发展提供强有力的支持。

(二) 管理人员素质的差异

在档案管理信息化推进过程中, 管理人员的个人素质和业务操作水平的差异, 直接影响对管理方式的认知和管理方式的选择, 不同的管理方式会形成不科学、不统一的归档形式, 因此必须统一档案管理的方式, 使其向着科学化、智能化以及快捷化的目标前进。

(三) 缺乏整体的规划

随着电子信息技术的应用, 我公司虽然已经建立了较为规范化的电子存档系统, 但是在管理过程中还缺乏整体性的规划, 没有协调的运作模式, 导致文书管理过程中对各部门的归类不当, 从而造成整理方面很大的不便。

二、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革

要想做好信息社会视角下的企业办公室文书档案管理工作, 就必须顺应时代发展趋势进行相应的改革, 使档案管理工作实现科学化、系统化、条理化, 使其能够促进公司的发展与进步。

(一) 推行“三全式”的管理改革

“三全式”的管理方法, 是针对于企业档案从形成到归档整个过程的一种新的改革方案, 其主要包括三方面的内容:档案的全过程管理、档案的全员式管理以及档案的全方位管理。

1. 档案的全过程管理。

从档案的形成到档案的归档均要制定有效的管理方案, 采取科学方法进行整理以及管理工作。

在进行资料收集的过程中, 要保证资料信息来源准确, 切不可浑水摸鱼运用虚假资料进行充数, 在进行归档的过程中, 要统一归档的符号以及方式, 例如用何种笔进行公文的书写, 在电脑输入的过程中应该建立何种系统以及打印输出文案的过程中应该采用何种纸质, 进行何种编号都要进行规范性的管理, 严格按照公司制定的相关规定进行文书档案的管理。

2. 档案的全员式管理。

对企业员工进行建档工作, 并且在每一份档案中标明工作性质。通过员工文书档案的制定, 实行工作责任制的管理制度, 有效提高员工的工作态度以及工作积极性, 促进企业的发展与进步。

3. 档案的全方位管理。

档案的全方位管理应该保证档案资料的安全, 对各个部门采取统一的管理方式, 不因哪个部门过于重要而进行忽视。

重视文书档案的隐秘性, 防止信息资料外泄造成不可挽回的后果。

(二) 进行系统化的管理

根据我公司的性质, 制定统一的管理模式与工作标准, 使文书档案的编制以及归档要求均符合我公司的发展目标, 使文书档案的管理能够与企业发展相适应。

对办公室文书进行系统化的管理, 有利于公司管理实现标准化、流程化以及精细化。在信息技术普及的当下, 应该重视办公室档案文书的管理模式, 是将公司档案文书制成电子文档的格式备份还是仅进行机读模式均成为应该考虑的问题。因此, 在这种背景下, 应该对至关重要的文件进行电子备份, 对检索式的文档进行机读模式的管理。而进行电子备份的文书档案既可用U盘亦可用磁带光盘作为存储建档的介质。

三、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的创新

(一) 建立有效的信息档案管理系统

1.对公司文档进行规范化管理, 建立科学的信息档案管理系统, 将公司档案进行归类, 分为绝密、机密以及秘密、一般四种形式。

2.根据文件的机密等级, 进行建档管理, 公司的收文处理程序按照收文——分文——传送——催办——立卷——归档——销毁的顺序进行。机密的等级由公司起草人以及拥有阅文资格的管理层人员进行批示。

3.严格要求公司职员不得公布档案纹身的相关内容, 使公司的文书规范化。

4.文件起草以及建档过程必须遵循公司的相关制度, 要实事求是, 用此规范, 对于文件的种类与性质在管理归档时一定要严格明细化。

(二) 规范文书档案管理人员的素质

首先要培养办公室文书档案管理人员保密工作的意识, 提高其建档、归档的管理水平。

管理人员在规范自身行为的同时, 一定要明确自身职责, 在进行文件管理工作时, 应该分清文档所属的部门、文档的性质、文档的阅读权限、文档回复时是紧急文件还是急件或者普通件的性质, 严格遵守公司的保密制度。对一些没有价值性且不易泄露的文件及时销毁。

通过文书档案管理人员的素质规范从而提高档案管理的规范性。

(三) 实时性与科学性

信息化文书档案管理实现了传输信息的实时性, 通过相关管理人员的操作, 使传输的信息与对应的部门实现共享, 解决了管理工作的延时性特点。

(四) 制定相关管理制度

制定科学的管理制度以及有效规范, 使办公室文书档案的管理人员按照一定的规章制度进行管理, 提高了工作效率的同时实现了责任分工化。

1. 根据文件的不同内容, 进行责任分工。

2.办公室的文书档案一般存在着保密性的特点, 因此应该将保密内容与公众内容分离开来, 在信息化系统中实现内、外网的系统分离。

3.加强办公室文书档案的安全防护措施, 例如在计算机中装入防火墙、报警认证等安全软件, 防止办公室文书档案的泄露。

从天然气股份有限公司的运作中发现企业办公室文书档案管理工作存在的问题, 在信息技术普及的应用背景下对办公室文书档案管理工作进行改革与创新, 具有长远的价值与意义。这种文书档案工作上的改革与创新, 顺应了时代的发展需要, 提高了公司档案管理人员的工作积极性与技术水准, 保证了文书的安全以及科学有效性, 从很大程度上促进了公司的发展与进步。

摘要：随着社会的发展与进步, 信息技术已广泛应用于社会各领域。而在燃气行业通过信息技术对公司的文书档案管理工作进行改革与创新, 对促进公司的发展与进步, 保证文书的安全以及有效性具有重要的意义。本文通过对信息化视角下企业办公室文书档案管理工作中存在的问题进行分析, 从而提出改革与创新的解决方案。

关键词：信息社会视角,企业办公室,文书档案管理,改革,创新

参考文献

[1]张兰.信息社会石化企业办公室文书档案管理的改革与创新[J].现代企业文化, 2011 (2) :78-79.

[2]凌芳, 李志谦.企业文书档案管理模式的探索[J].档案时空, 2010 (8) :30-31.

[3]宋茜.浅谈企业档案工作的“三全式”管理[J].办公室业务, 2012 (3) :31.

[4]张兰.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务, 2012 (1) :5.