企业档案馆(室)

企业档案馆(室)（共6篇）

企业档案馆(室) 篇1

任何一个企事业单位的存在都有一个效益问题, 档案馆 (室) 也不例外。但由于传统观念的影响, 档案馆 (室) 效益往往被人们所忽视。档案馆 (室) 究竟有何效益及对其如何评价, 均有待于深入研究和探讨。

1 档案效益的类型

1.1 根据企业档案馆 (室) 所藏档案的作用分为社会效益和经济效益。

1) 社会效益。所谓社会效益, 主要是指通过利用档案信息解决社会问题和促进社会进步等方面所起的作用。例如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1~6号老机组, 并利用1~4号机组场地建设2台1 000 MW超超临界机组。2×1 000 MW机组 (上大压小) 建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖, 我公司邀请中电建协专家组对公司百万机组进行两次创优咨询检查, 专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法 (2013版) 最新标准, 对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查, 相关参建单位给予密切配合。2013年7月27~28日, 中国施工协会专家组来公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查, 专家们高度肯定了我公司2×1 000 MW机组 (上大压小) 建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1 000 MW机组 (上大压小) 建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求, 通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中, 我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案, 档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。再如为了减少二氧化硫排放量, 保护大气环境, 完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划, 我公司在7#、8#机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案, 为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。7#、8#机组安装脱硫装置后, 每年可减少二氧化硫排放12 145 t, 脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率, 烟尘排放浓度可进一步降低, 改善当地大气环境质量, 因此, 项目具有显著的环保效益。

2) 经济效益。所谓经济效益, 是指档案馆 (室) 为物质生产部门和科研 (知识) 生产部门提供的档案资料, 在这些部门得以广泛应用, 从而节省投资, 缩短科研、生产周期, 增加利润的作用。例如我公司7#锅炉长期排烟温度高, 低负荷时再热汽温低, 锅炉效率大大降低。我公司工程技术人员从2001年开始到综合档案科调阅大量的科技档案, 对该问题进行研究论证。最后形成了7#炉降低排烟温度、增加再热汽温的改造方案, 把原光管省煤器改造为螺旋鳍片管省煤器并增加了受热面积, 低温再热器进行了改造, 在水平烟道增加了再热器管束。同时把再热器炉顶联箱进行了更换。通过改造达到了预期的目的, 使排烟温度和再热汽温均达到了设计值, 年经济效益显著。

1.2 从开发利用看分为直接效益和间接效益

1) 直接效益。所谓直接效益, 是由企业档案馆 (室) 直接开发和利用档案资源所获得的社会效益和经济效益。例如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1~6号老机组, 并利用1~4号机组场地建设2台1 000 MW超超临界机组。目前, 关停1~6号机组的申请已通过上级主管部门审批, 机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1~6号机组拆除与出售过程中, 档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志到公司档案室查阅了1~6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案, 并以档案为重要依据, 编制机组拆除方案, 使机组拆除工作顺利进行。在1~6号机组设备拆除后的出售工作中, 作为购买方的山东金佰生物技术有限公司, 把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案, 表示满意。正是由于1~6号机组设备档案保存的完整齐全, 并可以与1~6号机组整体发电设备出售同时移交, 为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据, 使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1~6号机组设备。由此可见, 完整齐全并管理良好的档案, 在徐电公司1~6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则, 1~6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥, 使机组设备变废为宝, 为企业赢得了可观的经济效益。随着企业档案馆 (室) 工作人员的文化素质和专业水平的提高, 档案的直接效益将会与日俱增。

2) 间接效益。所谓间接效益, 就是企业档案馆 (室) 把档案信息传递到企业决策人员和科技人员手中, 再由他们进行决策或创造出知识产品和物质产品而获得的效益。例如我公司从1994年开始探讨对4台125 MW和4台200 MW机组全面改造方案, 我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案, 利用科技档案卷次共800余卷, 从1997年至2001年, 先后对8台机组进行了现代化技术改造, 改造后的机组各项经济技术指标, 达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造, 不仅延长了机组的寿命, 使老机组焕发了青春, 大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平, 增强了企业实力, 对于企业参与市场竞争, 迎接新世纪挑战, 无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中, 以汽机通流部分改造为重点, 对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造, 热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调, 使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高, 并取得明显的综合经济效益。

近年来, 我厂累计利用档案材料7 000多卷次, 创直接经济效益2亿多元, 而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性, 解决了多起经济纠纷, 创造了良好的社会效益。

1.3 根据档案的保存时限分为当前效益和长远效益

1) 当前效益。所谓当前效益, 指档案利用者利用档案资料及情报信息, 解决了生产、科研中的难题而获得的社会效益和经济效益。

2) 长远效益。所谓长远效益 (又称潜在效益) , 是档案资料的载体及其内容在生产、科研工作中所起到的长远性的或不易叫人简单核定出来的社会效益和经济效益。这种效益不如档案所反映出来的当前效益那么明显, 立竿见影, 而需经过较长时间的量变过程而达到质的飞跃。

1.4 根据档案信息的作用分为正效益和负效益

1) 正效益。所谓正效益, 是档案馆 (室) 所提供的档案资料及情报信息适应形势的需要, 有利于企业精神文明和物质文明建设。

2) 负效益。所谓负效益, 是档案馆 (室) 所提供的档案信息不准确等, 对企业的生产、科研等起着一种消极的破坏作用。

2 企业档案馆 (室) 效益评价指标及其计算方法

一般地说, 档案馆 (室) 效益的评价指标, 可概括为人类社会活动过程中劳动消耗与劳动成果的比较, 它可用下面的基本公式来表示:

经济效益: (劳动成果—劳动消耗) /劳动消耗。

如用A代表档案馆 (室) 效益, 用B代表档案利用效果, 用C代表档案提供利用的劳动消耗, 代入上述公式可表示为:

A: (B—C) /C

开发利用科技档案是促进科研成果转化为现实生产力的主要手段。计算开发利用科技档案所创经济效益, 在于定量分析, 科学评价科技档案在经济建设和科技活动中的地位和作用。

计算原则和计算方法, 按照国家档案局档发 (1994) 13号文件《关于印发《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》 (试行) 的通知》执行。这是目前唯一统一的科技档案所创经济效益的计算方法, 包括其中的附件《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定 (试行) 》。它是来自大量实践总结的结晶, 实践在继续, 也有待于更加完善。

企业档案馆(室) 篇2

关键词：企业档案馆 (室) ,核心档案,资源,差异化优势,建设

企业的档案馆 (室) 是企业的重点保密部门, 也可以说是核心部门, 核心档案则是企业改革、发展和稳定的重要组成部分, 是涉及到企业科研、生产和经营的系统工程, 直接关系企业发展的方向及科研、生产和经营的规模。企业档案馆 (室) 是核心档案建设的载体, 作为企业档案馆 (室) , 如何从企业发展入手以核心档案建设为基点, 分析企业档案馆 (室) 在核心档案建设中的差异化优势及存在问题, 探求为核心档案建设提供优质服务的方式与方法, 既是企业档案馆 (室) 围绕企业中心工作做好服务的切入点, 也是不断促进企业档案工作向前发展的出发点, 更是加强核心档案建设的立足点。

一、企业档案馆 (室) 目前存在的主要问题

随着全球信息化时代的到来, 网络化、数字化服务已成为企业档案馆 (室) 发展的必然趋势。目前, 企业档案馆 (室) 普遍存在以下问题:

1. 核心档案信息收集困难。

企业档案馆 (室) 多数还停留在别人交什么就收什么的被动局面, 工作缺乏积极性和主动性。企业档案馆 (室) 保管的基本上是企业生产过程中产生的文件材料, 但这些文件材料往往并不包括企业的核心档案, 其原因主要有以下几个方面:一是核心档案往往是企业发展的要点, 属于企业的一级秘密, 不愿意让外人看到, 因此他们宁愿保管在自己的资料室, 或者个人手里, 也不愿意交到档案馆 (室) ;二是企业档案馆 (室) “烦琐”的借阅手续让人望“借”兴叹, 觉得查起来麻烦, 用起来不便;三是缺乏对企业档案馆 (室) 的了解和信任。企业档案馆 (室) 在更多的企业里属于一个独立的职能部门, 并不隶属于某个公司、某个单位, 由于对企业档案馆 (室) 工作缺乏了解, 使得这些公司和单位对企业档案馆 (室) 能否保管好这些企业的核心档案持怀疑态度, 所以不想也不愿意拿自己核心文件材料“冒险”。

2. 馆藏档案数字化进程缓慢。

企业档案馆 (室) 档案资源已基本上实现了数字化建设, 但企业档案馆 (室) 受限于资金、技术、人员等因素的影响, 使得企业档案信息资源数字化进程缓慢, 数字化程度也不甚理想, 对企业档案的信息资源的验收、整理、加工、检索等工作仍停留在传统的方式, 与现代化数据库相比, 其检索、查阅不便更是显而易见, 也无法实现真正意义上的资源共享。

3. 人员素质亟待提高。

档案馆 (室) 工作人员对现代化设施、设备的使用与操控能力有待于培训和提高。同时在服务方式和理念上需要有一个根本的转变, 变被动式服务为主动式、跟踪式、反馈式服务, 全面提升为核心档案建设服务的能力, 为企业提供高效优质的档案信息服务。

二、发挥企业档案馆 (室) 的差异化优势

核心档案建设在企业档案建设中有着举足轻重的作用, 核心档案是企业档案资源建设的一部分, 也是企业档案信息资源建设的重要保障之一。企业档案馆 (室) 是为企业科研生产提供信息服务的中心载体, 特别是在核心档案建设过程中和企业一样具有重要性, 承担着同样的任务。

不同企业对核心档案材料的收藏模式各不相同, 大致可两种:分散收藏和集中收藏, 前者是将同一核心档案材料分散收藏于企业的各个部门, 甚至在同一部门又将不同类型的核心档案材料散于不同的处、科室。后者是将同一核心档案材料集中收藏于公司 (总部) 的资料室, 公司办公室等部门。这种撇开企业档案馆 (室) 的保管方式, 看似维护了企业的“秘密”, 但在企业改制、变革及发展过程中却往往会造成核心档案的丢失, 尤其是在企业人员变动的情况下更容易导致企业核心档案的泄密和失密。违反了企业保管核心档案秘密的初衷, 显然利大于弊。

将核心档案资源集中保管在企业档案馆 (室) 中, 对核心档案建设与发展都具有特殊的价值, 企业档案馆 (室) 相对各子公司和单位而言, 在核心档案资源建设方面兼有天时、地利、人和, 其差异化优势体现在以下几个方面:

第一, 企业档案馆 (室) 是专门负责企业档案收集、整理、鉴定、保管及利用服务的信息中心, 具有保管企业核心档案的资质和设施。

第二, 企业档案馆 (室) 具有丰富档案管理经验的高素质的人才, 不仅能齐全、完整地收集和保管企业核心档案的信息, 而且能够不断丰富企业核心档案的内容。同时, 还能根据核心档案的保管要求, 利用现有设施, 不断改善核心档案的保管环境, 使核心档案始终保存在一个良好的环境中。

第三, 企业档案馆 (室) 具有严格的档案管理措施及严密的档案借阅审批手续和保密制度, 不仅能确保企业核心档案的安全及企业的秘密, 也能长久地为企业科研、生产和经营提供良好的信息服务。抛开对密级档案的特殊要求, 其普通档案服务的一般程序:当需求者要利用某些档案时, 如果是该公司以外的人, 需要经过上级主管部门的审批, 然后是主管领导批准, 同时还要得到产生这些档案的单位或部门的同意;如果是本公司人员利用, 虽然不需要经过上级主管部门批准, 但一定要经过上级领导和产生这些档案的单位或部门的同意。

第四, 对于那些涉密核心档案, 企业档案馆 (室) 一般都是采用专人专库管理, 未经许可任何人不能擅入该库房, 即使是同一档案室的人员也要经过批准才能进入, 其档案服务也有严格的整套程序。

三、企业档案馆 (室) 核心档案建设的路径

企业档案馆 (室) 是核心档案建设的载体, 也是必不可少的保障体系, 企业核心档案资源建设的质量、数字化信息的收集、网络资源的利用、服务质量的高低直接影响核心档案的建设与发展, 必须明确企业档案馆 (室) 的性质, 深入分析核心档案发展现状, 以核心档案建设为中心, 充分发挥企业档案馆 (室) 信息资源优势, 并从以下几个方面强化企业档案馆 (室) 工作职能, 为核心档案建设提供服务。

1. 构建核心档案资源保障体系。

构建符合核心档案建设所需的馆藏环境及资源保障体系, 是一个系统工程, 应从这几个方面做起:

第一, 分析研究核心档案的目前管理现状, 为核心档案建设打基础。要做好企业档案馆 (室) 核心档案的建设工作, 首先要对企业现存核心档案的数量、类别、保存形式及利用现状等方面进行调研。掌握核心档案的分布情况。一是了解核心档案的级别 (秘密、机密、绝密等) ;二是了解核心档案的门类情况;三是了解核心档案的利用方向、特点、优势等。综合以上情况, 通过广泛调查和具体分析比较, 区分核心档案中资源建设的主要内容, 做到保证重点, 带动一般, 整体发展。在核心档案资源建设的过程中, 要确保企业核心档案内容全面系统、质量高, 专业特色突出, 具有前卫性、实用性;可随时了解和掌握核心档案产生的动向, 以及企业档案信息的需求等信息, 主动出击。其次是为核心档案建设提供充足的资金支持, 确保企业核心档案资源建设的顺利进行。

第二, 加大宣传力度, 做好核心档案收集工作, 为企业核心档案的建设造势。要做好企业核心档案的建设工作, 首先是加大企业档案馆 (室) 的宣传力度, 让企业的各个公司和单位领导放心地将那些“宝贝”交给企业档案馆 (室) 管理。企业档案馆 (室) 应通过让企业公司的单位领导参与或参观企业档案馆 (室) 的工作等方式, 让他们了解和认识企业档案馆 (室) 的管理方法、制度及保管措施, 让他们对企业档案馆 (室) 产生信任感, 从而使企业档案馆 (室) 在企业核心档案的建设过程中取得企业领导的支持, 为企业核心档案的建设铺平道路。其次在核心档案的收集过程中要做到系统全面, 在分析核心档案现存状况的基础上, 通过综合分析, 分别采取不同阶段、不同形式的收集方式。根据核心档案建设的要求及企业科研、生产和经营发展的状况, 确定合理的收集目标, 以满足企业发展的需求。

第三, 制订核心档案收集计划, 做到有条不紊地进行。依据收集目标, 经过前期的调研, 制订一套完整的切实可行的收集计划。做好核心档案建设的经费预算, 明确收集核心文件材料的范围和重点, 了解掌握企业核心档案在企业科研生产的重要性、保密性, 同时重视并加大光盘、磁盘、电子文件材料及网络信息资源的采集和收藏, 形成专业性强、覆盖面广的具有专业特色的企业核心档案体系。

2. 提升企业档案馆 (室) 核心档案管理水平, 为企业中心工作服务。

第一, 加强对核心档案的管理力度, 确保企业核心档案规范管理, 制定一套切实可行的企业核心档案管理办法, 统一规范查询、借阅、收集保管制度。加强企业档案信息的网络化建设, 努力提高企业档案馆 (室) 业务能力及管理水平, 及时做好核心档案收集整理, 以满足核心档案对企业科研、生产和经营的需求。

第二, 推出特色化信息服务。企业档案馆 (室) 工作人员要以积极主动的工作态度和科学方法, 与企业领导及科研、生产和经营单位保持紧密联系, 掌握核心档案产生的过程、发展趋势, 分析企业档案信息的需求特色与发展优势, 依托企业档案馆 (室) 的资源优势及网络信息资源, 对企业的科研、生产和经营采用不同的服务方式, 如项目研究跟踪服务、个性化信息反馈服务、数字化信息服务等。

第三, 加强企业核心档案的安全保密工作, 保证企业核心档案的完整安全。在网络环境下, 企业档案馆 (室) 既要做好利用服务工作, 又要保证核心档案的秘密不泄露, 就要不断的加强企业档案馆 (室) 的安全管理工作。所以除了需要采取相应的安全措施外, 还要不断完善各项管理制度, 严格查阅手续, 做好核心档案的安全保密工作, 确保企业核心档案的完整与安全。

企业档案馆(室) 篇3

一、来源数据库

从样本的来源数据库看,29篇文献分别来自中国学术期刊网络出版总库、特色期刊、中国优秀硕士学位论文全文数据库、中国重要报纸全文数据库4个数据库。期刊文献占比超过80%。见表1。

二、学科

从样本文献的学科分布看,涉及到档案及博物馆、计算机软件及计算机应用、图书情报与数字图书馆、企业经济、宏观经济管理与可持续发展5个学科。见表2。

以5个学科的文献量计算,共有43篇次,超过实际29篇文献14篇,文献有48.28%较高学科交叉性。

三、研究层次

从研究的层次看,29篇文献涉及到基础研究(社科)、行业指导(社科)、职业指导(社科)、政策研究(社科)、工程技术(自科)、其他6个不同层次。具体占比情况见表3。

从文献的大类看,社会科学24篇,占82.76%;自然科学2篇,占6.9%;其他3篇,占10.34%。研究明显偏重于社会科学领域。

四、发表年度

从文献发表的年度看,文献最早发表于2003年,至2016年共14年。年平均发表文献均2篇。最高发表10篇,最少0篇。详细情况及占比见表4。

从趋势上看,相关研究整体上看是一个时断时续,波幅不断增大,波动中不断升温的过程与趋势。14年间,有6年没有文献发表。2014年达到了顶峰。2015年到2016年明显下滑态势(参见图1)。

五、关键词

从文献涉及的前40个关键词看,共使用69次,涉及使用频率在2次以上的有9个。内容主要集中在数字档案馆、层次分析法、绩效评估、档案信息服务质量、评价、DSGA法、评价方法、BSC、信息安全等方面。从关键词看,大部分内容与研究主题有着相当密切的关系。具体内容见表5。

六、结语

从样本的来源数据库看,29篇文献来自4个数据库。期刊文献占比最高。从样本文献的学科分布看,涉及5个学科,有较高学科交叉性。从文献发表的年度看,文献最早发表于2003年,年平均发表文献均2篇,从趋势上看,相关研究整体上看是一个时断时续,波幅不断增大,波动中不断升温的过程与趋势。从研究的层次看,涉及6个不同层次,研究明显偏重于社会科学领域。

从文献涉及的前40个关键词看,共使用69次,涉及使用频率在2次以上的有9个。内容主要集中在数字档案馆、层次分析法、绩效评估、档案信息服务质量、评价、DSGA法、评价方法、BSC、信息安全等方面。从关键词看,大部分内容与研究主题有着相当密切的关系。

摘要：为了解数字档案馆(室)评价研究的现状,运用统计分析的方法,对样本文献的来源数据库、学科、年度、层次、关键词分布情况进行了定量分析。

企业档案馆(室) 篇4

一、档案数字化建设工作存在的问题

(一) 档案数字化宏观管理不到位。就档案馆 (室) 数字化建设而言, 从国家层面上讲, 相关指导性文件和规范化标准的出台相对滞后, 档案数字化标准体系不健全;领导者及档案工作人员缺乏对档案数字化建设工作内容的研究与了解, 存在认识上的偏差, 参与程度不够, 把关不严, 质量差;资金使用不合理, 缺乏管理经验等, 致使档案数字化宏观管理不到位。

(二) 档案数字化统筹发展不到位。档案馆 (室) 数字化管理工作不能适应现代经济模式的发展需求, 管理体制过于单一, 各地区建设水平参差不齐;数字档案信息资源主要来源于对存量档案的数字化, 不能做到档案增量电子化, 综合数据接收体系不健全;业务基础建设不完善等, 致使档案数字化统筹发展不到位。

(三) 档案数字化建设基础设施薄弱。档案数字化信息资源管理网络系统不健全, 不能实现资源共享;设备较为简单、落后, 多数档案馆 (室) 使用的是单机版管理软件, 甚至有的还不兼容, 不能满足新时期档案数字化建设要求以及社会对档案信息利用的需求。

(四) 档案数字化建设存在安全隐患。档案馆 (室) 开展数字化工作存在着严重的安全隐患, 多数档案部门将涉密和非涉密的档案集中管理, 在档案数字化过程中, 将档案发包给软件公司或临时聘用人员, 进行档案数字化录入、扫描与整理, 缺乏有效监管机制, 档案实体安全和数据安全存在隐患;档案利用制度不健全, 监管不到位, 存在着不同程度的降密使用和泄密风险。

(五) 档案数字化管理人员素质不高。缺乏既懂得档案管理工作规范, 又熟练掌握计算机、档案管理软件等现代信息技术的综合型专业人才。长期以来, 受“看摊守业”的理念影响, 档案管理人员队伍建设落后, 人员编制少, 年龄偏高, 观念陈旧, 对设备操作较为生疏, 缺乏相应的专业技术培训, 有些档案行政管理部门连一年一度的档案专业培训都不搞, 致使有些档案管理人员不懂档案, 新技术、新设备不能够很好使用, 严重影响了档案数字建设进程。

二、加强档案数字化建设管理的对策

(一) 加强档案数字化宏观管理工作。随着档案数字化、信息化建设水平的不断提高, 要有效利用网络平台, 通过公开档案信息、网络查询等方式, 向社会提供及时、准确、高效、便捷的档案信息利用服务, 充分发挥档案馆 (室) 保存和利用档案信息资源的基本功能和社会职责。档案行政管理部门要进行统一的整体规划和布署, 加大对档案数字化建设的宣传指导力度, 提高对档案数字化建设的认识;领导者要对档案馆 (室) 现状进行认真了解、分析、研究, 制定切实可行的规范、标准, 建立严格的档案数字化管理制度, 加强领导并参与其中, 为加强数字化建设提供各种保障和支持, 以实现档案数字化的宏观管理。

(二) 加强档案数字化系统建设。档案数字化建设工作应着眼于整个系统, 做到纵向与横向的各个环节都能达到一定水平, 通过网络连结, 发挥整体优势, 以提高档案数字化管理系统的综合服务能力。首先, 要着力开展对传统载体档案的数字化工作, 将馆 (室) 藏现有的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化, 以实现存量数字化的要求, 加快档案管理方式的转型升级。其次, 要全面开展对原生电子档案的归档、整理、接收工作, 以满足增量电子化的要求, 从而提高档案数字化的整体管理水平。再次, 要加强档案业务基础建设, 一是做好新形成档案的整理归档工作;二是做好存量档案的规范化整理工作;三是做好存量档案电子目录的微机录入工作。

(三) 加强档案数字化软硬件设施建设。软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提, 所以, 要加大资金投入, 购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施;要加强档案数字化管理软件的研发利用工作, 不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设, 以适应档案数字化建设的要求。

(四) 加强档案数字化安全体系建设。随着计算机网络技术的迅速发展, 档案信息安全问题日益凸显, 档案数据安全问题应引起高度重视, 档案馆 (室) 开展数字化工作, 要严格按照国家的规范标准, 制定相应的安全保障制度和措施, 通过各种手段和技术, 提高抗风险能力, 建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系, 从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。

(五) 加强档案数字化管理人才队伍建设。在开展档案馆 (室) 数字化过程中人员素质起着相当重要的作用, 现代档案管理人才引进和培养是关系到档案数字化建设成败的关健环节。首先要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才, 进行档案数据管理和系统维护, 确保档案数据的开发利用和安全。二要合理配备和使用现有档案工作人员, 利用他们已有的档案管理经验开展数字化工作, 能够提高工作效率, 少走弯路。三要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训, 不断提高他们业务素养, 以实现档案数字化提供利用方式和手段的转变。

总之, 档案数字化建设对提高档案管理水平具有极其重要的现实意义, 它是建设以数字信息资源为基础, 安全管理为保障, 远程利用档案信息为目标的数字档案馆 (室) 体系的基础。

参考文献

[1]冯晓莉.数字档案建设对档案信息服务的影响及对策[J].档案学研究, 2010 (4) .

[2]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理, 2013 (1) .

企业档案馆(室) 篇5

1 档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发, 计算机在档案工作中的应用, 主要是编目和检索两个方面。要实现这两个方面的应用, 必须首先对档案文件进行预处理或称前处理。

1.1 依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征, 将其中具有检索意义的各个信息如:

文件标题, 责任制, 文种, 文本时间, 文件字号, 保管期限, 密级, 档号, 缩微号, 类、项, 目等摘出, 制成档案的二次文献卡, 它是文件中有信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析, 选择和记录的过程作著录。著录是信息输入计算机的前提。当前, 全文存贮, 有赖于高密度的存贮介质, 如光盘、缩微胶片等, 在这些存贮技术尚不能应用之前, 必须首先将档案文件加工处理成二次文献, 输入计算机, 实现非全文线索检索。著录质量的高低, 直接影响到检索结果的好坏, 为是计算机系统具有一定的兼容性, 建议建立档案目录中心, 著录应依据统一的原则, 具有统一的著录项目, 统一的著录格式, 统一的著录顺序和统一的标示符号。

1.2 通过对档案原文的审读和分析, 确定文件的主题内容, 并

用规范化的主题词, 将其主题内容表达出来, 这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。

案件检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统;档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案当存贮档案信息时, 档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来, 使之形成代表文件主题的概念, 并选择主题词, 把这个概念标识出来。然后, 纳入检索工具和检索系统。当检索档案时, 档案检索人员也首先对检索的课题进行主题分析, 把它所涉及的检索范围确定下来, 使之形成若干能代表检索目的的概念, 并把这些概念转换成主题词。随后, 从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件。从而找到利用者所需的档案文件。由此可见, 主题词的沟通存贮和检索这两个过程以标引人员和检索人员双方思想的桥梁。

对档案文件进行主题标引, 必须依据统一的档案主题标引规则进行, 它是个需要花费大量劳动, 付诸多时间的工程。因此, 必须在引进计算机前着手这方面的工作, 否则, 计算机将因等待输入数据而无法顺利进行。

2 专业技术人才的准备

专业技术人才是应用计算机编目检索前的准备工作的重要方面, 计算机内贮存的信息是人赋予它的, 是靠人输进去的, 在档案馆 (室) 实现计算机管理, 人是一个重要因素, 需要一批懂档案管理业务又通计算机技术的"两栖人才", 因此, 必须首先做好档案部门计算机专业人才的准备, 它包括:

2.1 计算机应用软件人员的准备

档案馆 (室) 选择有一定数字的逻辑思维能力的工作人员, 进行计算机原理及应用软件方面的培训。是他们学会计算机高级语言, 学会操作和作用机器。

2.2 计算机主题标引人员的准备

档案馆 (室) 应选择有一定语言文字能力的档案工作者, 学习和研究档案主题标引的方法和原则, 使他们懂得主题词的性质和选词原则, 学会作用汉语主题词表, 学会依据档案主题标引规则, 正确分析主题内容, 正确选择主题词标识, 这样才能保证主题标引工作的质量。

2.3 全体档案工作者, 无论是领导还是具体工作人员, 都应积极扫计算机盲。

档案工作者是信息工作者, 在将来的信息社会中不懂信息的现代化处理, 定会后患无穷, 因此, 要通过各种形式介绍档案工作标准化的内容, 普及标准化的知识。

浅谈水利行业档案特藏室建设 篇6

一、水利档案特藏室建设的必要性

2001 年全国档案局馆长工作会议提出“:各级国家档案馆尤其是副省级市以上档案馆可以尝试建立档案馆特藏室,将特别珍贵、重要档案集中保管,采用先进设施、设备,对重点档案实施特殊保管和提供利用。”水利行业档案特藏室建设必要性如下:

1.建立特藏室是国家实行档案分级管理的要求。《档案法实施办法》第三条明确规定“,各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理”,即在馆藏全部档案无法都处于理想保护状态的前提下,对不同等级的档案实施不同的保管条件。建立特藏档案室是合理配置有限的档案管理资源的重要举措,也是对此项规定的具体落实。

2. 建立特藏室是水利部有关档案工作规范化管理的要求。2013 年,水利部办公厅为全面提高水利档案工作规范化管理水平,保障水利档案工作可持续发展,使档案工作更好地服务于水利事业,在部直属各单位启动了档案工作规范化管理综合评估,对申请单位档案工作进行量化赋分,以确定其档案工作是否达到相应等级,水利档案规范化管理等级分为特级、一级、二级、三级共四个等级。依据评估标准,作为特级单位的必备条件,必须完成档案特藏室建设。

3.建立特藏室有利于高标准保护珍贵档案,进一步提升档案利用水平。限于经费不足,目前水利行业档案保管、保护的标准与最大限度延长档案寿命的要求还有差距,库房温湿度控制设备没有长年启动,难以保证库房恒温恒湿。大部分水利行业档案馆馆藏中,珍贵、重要的档案与一般档案混杂在一起,未处于最理想的保护状态。每次调卷使用时,对纸质档案损害较大。建立特藏室,既有利于珍贵档案集中保管,更有利于这部分档案信息资源的开发和利用。

二、水利档案特藏室建设方案

特藏室不同于普通的馆藏陈列室,其技术要求比普通陈列室严格得多。它所藏展的只是馆藏档案中特别重要和珍贵的一小部分,不考虑入选档案之间的联系,可以打破档案全宗等原有保管序列的界限,不具有专题性,一般情况下陈设的档案也不需要像普通陈列室一样定期更换,对接待对象和入选档案的利用均有严格限制。水利特藏室的建设应体现水利档案特色,对入选档案进行深入研读,发掘其背后的故事,提炼其蕴藏的内涵,对破损、珍贵的档案进行修裱和高仿真制作,选取适当方式对特藏档案进行陈列与展示。建设方案包括以下四个方面:

1.档案征集。拓宽收集渠道,从源头上保证特藏室建设的动态与活力。水利档案馆可结合自身特藏室建设要求,拟定相关各类实物档案征集办法,大力加强档案收集、征集工作,确保重要、珍贵档案的齐全完整。在日常档案收集归档工作中,有针对性地对领导人题词、批示、委领导工作笔记、公务外事活动馈赠礼品、各种荣誉档案、稀缺珍贵的资料、磁盘音像等特殊载体的档案工作,主动指导,把特藏室建设在收集阶段这一重要的基础工作环节做扎实。同时,加强散存档案的征集力度,通过制定计划、多种途径调研、明确征集范围等各种艰苦细致的工作,把系统内、地方上或散存于个人手中的不同历史时期、各种文化层面、形态载体各异的重要珍贵档案,采用征集、捐赠、寄存、购买等灵活多样的方式方法,尽可能地集中保存在档案馆内。对实物档案进行摸底调查,将相关实物档案进行登记并报送水利档案馆,接收系统内单位移交的印章、锦旗、获奖证书、铭牌等实物档案,开展治水名人档案收集工作。通过建设特藏室,促使档案馆走出传统收集档案的圈子,用全新的眼光发现档案,用有效的方法积累档案。

2.档案筛选。在开展对外征集档案的同时,组织专人对馆藏档案进行筛选。档案筛选的原则是:立足馆藏,以时间为主线,“高龄”档案优先,把档案的形成时代与反映内容相结合,适当考虑档案载体的多样性,丰富特藏室的视觉效果。组织专人进行档案筛选工作,依照“时间”、“内容”、“载体”三大标准,对照档案目录逐条查阅,逐步缩小范围,挑选出最具代表性、最有价值的,以及对治水开发有重要意义的水行政管理、流域规划、工程建设等方面的档案。

(1)时间标准。优先检选馆藏中的“高龄”档案,确保每一类档案中时间最早的案卷能够入选。同时结合工作阶段,保证重要工作、重要阶段形成时间最早的案卷不会遗漏。

(2)内容标准。以反映水利工作方面的内容为主,除重要工作、重大事件中直接产生的,具有典型性、标志性、首创性工作的档案外,与流域治理开发直接相关,或时间久远,或存量稀少,或来之不易,可不受档案形成单位和载体所局限(如复印件、照片翻拍、抄录等),也可入选[2]23。

(3)载体标准。因已有专门的声像档案库,因此入选载体不包括光盘类和磁记录档案。对老照片、各类奖章奖状、印章等,参考前述标准检选,同时在特藏室内设置专门区域,展陈不同河段泥沙标本和大型水利工程坝址岩芯样本,通过珍贵档案载体的多样性体现治水文化的鲜明特色[2]24。

3.档案高仿真制作。特藏室入选档案形成于不同年代,多以纸质为主,纸型各异,文字大小、排版样式以及装订方法也不尽相同,为便于观众阅读观赏,同时有利于保护原件,方便长期展示,对部分档案或档案中的局部内容采取高仿真件的形式制作放大,在特藏室大厅陈列展出。

4.档案数字化。为保护特藏档案载体,提供多样的利用方式,同时便于海量呈现馆藏档案资源,需要对特藏档案和馆藏“高龄”档案和孤本档案等进行数字化。数字化内容包括档案全文扫描、OCR识别和全文数据备份光盘制作等。可通过建立电子档案翻页书及电子档案触摸系统等多种途径,提高特藏档案展示效果。

三、水利档案特藏室建设应注意的问题

水利档案特藏室建设的目标旨在进一步改善档案保管条件,使馆藏珍贵档案得到更为妥善安全的保管;通过珍贵档案的集中展陈,直观地体现馆藏水利档案的专业特色;彰显水利工作文化内涵和历史底蕴。在建设过程中,应注意解决好以下问题:

1. 特藏档案入选标准有待完善。特藏档案的概念是2002 年由国家档案局首次提出,近几年在档案界引起广泛讨论和尝试,尚没有明确的定义和标准。特藏对象是特别珍贵和需要特殊保护的档案,突出一个“特”字。怎样的档案才能入选特藏档案还需要国家出台相应的规定,明确入选标准,使特藏档案的挑选做到有据可依。总之,要将历史悠久、价值珍贵、特色鲜明、保管不善的馆藏档案纳入特藏范围,根据馆藏实际制定适合自己的标准。同时可借鉴图书、文物界的宝贵经验,按照时间、稀缺和独特性等原则来判定[3]30。

2.严格管理,保障安全。特藏室建设时要充分考虑档案安全和现场实际,配备适合的消防、监控、安防等设备设施,同时针对特藏室制定安全管理措施。特藏室建成后要明确专人负责,严格管理,定期巡检。

3.加快复制件和仿真件制作,慎重利用。可根据各馆自身的技术基础,对特藏档案进行复制或制作仿真件。利用时只提供复制件,不提供原件。借阅时,必须认真履行严格的借阅制度,藏品只能在有监控设备的专门阅览室阅览,任何人不得以任何理由将特藏档案带出馆[4]40。

总之,水利行业档案特藏室的建设是一项系统而又精致的工程。在项目建设过程中,应该合理规划,突出水利特色,严格挑选能够彰显本行业本单位特色、具备重大保管利用价值的珍贵档案,做好特藏室建设的规划设计工作。同时,应挑选技术实力强大、建设经验丰富的合作伙伴进行施工建设,保证特藏室建设做到内容与形式的完美统一。

参考文献

[1]黄项飞.对我国档案馆特藏建设的若干思考,湖北档案,2004(7).

[2]许元.综合档案馆特藏档案的鉴定和挑选,湖北档案,2004(8).

[3]林莉.谈特藏档案的选择标准,山西档案,2004(6).