企业文化档案信息化

企业文化档案信息化（共12篇）

企业文化档案信息化 篇1

1 档案文化概念

一直以来, 文化概念的宽泛性导致了档案界对于档案文化有着不同的认识。其实, 档案文化有广义和狭义之分, 广义来说, 档案是一定文化形态的产物, 档案文化是依靠档案之一文化实体从事全部活动和产品的总和。除了档案是文化, 围绕档案所进行的一切工作和产生的一切文化成果都是档案文化的组成部分, 例如档案阅览、档案展览、档案网络、档案传播等等。狭义的档案文化是指档案实体文化, 是档案部门参与文化建设, 实现档案文化价值的活动和附加产品。从狭义档案文化概念出发, 档案文化大致可分为静态档案文化和动态档案文化。静态档案文化指已有的在历史上已经形成一个体系保持恒久不变的档案文化财富, 比如现已收藏的各类档案。动态的档案文化指随时间延续、随各种因素变化而变化并产生新的文化财富的档案文化。动态档案文化是由档案在传播过程中充当媒介, 促使文化增值, 实际上就是将档案作为传播媒介的信息符号的放大作用。一方面是量的增长, 另一方面是质的提升。量的增长是指传播面的扩大, 质的提升是指档案价值的增加。例如, 档案史料的编研出版, 既克服了档案孤本的局限, 扩大了档案的传播面, 也使档案在史学家利用史料汇编著作、论文的同时, 玩蹭了档案信息质的提升。因此, 经过质的提升, 新的档案文化财富便会应运而生。如各种档案编研成果、利用档案史料编写而成的各种文化著作、影视作品等。可见, 档案文化建设过程是动静态交替的过程, 档案文化也是可以相互转化的, 并在转化过程中使档案文化不断得到增值发生量的和质的变化。

2 档案文化价值

作为一种档案价值形态, 档案文化价值有别于档案的经济价值、政治价值、军事价值和科研价值等。但同样对档案文化价值做出科学合理的解释, 因“档案文化”的宽泛性显得困难。有学者提出档案文化价值就是在文件形成、收集、整理、保管、鉴定等一系列过程中文件形成者和档案工作者所付出的各种劳动, 是智慧和奉献的成果。用言语来具体表述档案文化价值有点难度, 并且难以取得学界的一致认可, 但是关于档案文化价值的内涵一般都有着相似的理解。

档案作为一种历史记录, 借助于特定的记录符号将人类社会活动的场景和过程记录在一定的载体之上。人类社会经历了野蛮到文明的漫长时间, 从甲骨文可以考证出商周时期历史文化的发展。在这一过程中, 人类为了弥补大脑在记忆方面的不足, 自觉的利用各种载体保存信息, 长此以往形成了我们现在所见之档案。所以, 档案是文化信息借助于特定的符号、手段、载体转化而成的一种文献资料。母系社会的结绳和刻契是人类社会档案思想的萌芽, “河图”、“洛书”是原始社会记事档案的典范, 是中华民族长期生产和实践的文化总结。

档案是人类文化知识的最初载体, 是人类精神食粮的仓库。档案的文化属性和文化价值的鉴定是现代档案工作的一个重要组成部分。从档案的外部特征看, 作为一种历史记录, 档案是借助于一定的符号将人类活动的真实场景记录在一定的载体之上, 其外在的记录符号载体符合文化表现的基本条件。从档案的内部特征看, 档案文化属性由其信息的内容属性所决定。从第一次形成档案起, 人类的发展过程有了可靠的足迹证明。通过对档案文化的深入研究, 我们可以揭示档案文化的根源、档案文化构成、档案对民族精神形成的积极作用等问题, 从中也可以比较科学地关于民族精神的认识。

3 档案是一种文化载体

档案是一种重要的文化载体。人类社会从野蛮到文明经历了漫长的一段时间, 古代的四大文明古国因为没有文字都经历过结绳记事的阶段。文字的发明可以说是整个文明的起点, 克服了语言的即时性, 人们借助于文字可以将生产生活经验记录下来并保存遗传下去, 大大加快了文化的积累。正是由于甲骨档案的出土, 商周时期的文化才得以为世人所知。档案从问世伊始就是一系列社会实践活动的记录, 特别是人类社会进入文明阶段后, 文化积累的方式单一, 文字记载就成为主要形式。可见, 档案的出现不仅是应统治阶级的需要, 也是文化积累需要的产物。

作为一个丰富而复杂的文化载体, 档案本身是人类实践活动的文化成果, 此外, 围绕档案的保存、开发和利用而开展的一切工作都是一种文化现象。从地域范围看, 各地有着不同的文化个性, 档案也就具有了丰富的层次性, 表层结构的档案是一种物化的文化成果, 而中间层次的档案则表现为更多的精神活动, 更深层次则是包含人们的观念、传统和思维方式等。从保存主体看, 存在个体档案、群体档案、社会档案等各种说法, 且各自承载着不同的文化信息。

档案是经过积累的文化结晶, 其内容体现的是文化的内涵。一方面档案再现了人类的历史, 很多出土的文物在某种意义上都是档案。《春秋》的编写参考借鉴了大量文献, 司马迁《史记》的成书也得益于其作为兰台史令的条件, 《资治通鉴》、《通典》、《文献通考》等史学巨著无一不是参考甚至引用档案原文。可以说档案是人类文化延续的纽带。第一历史档案馆通过对宫廷饮食档案的研究和开发, 使我国饮食文化得以传承和发展。造纸术、指南针、火药、印刷术等发明也无一不是在借鉴前人经验的基础上完成的, 没有这些文明成果, 就不会有今天先进的航海航天技术。从这一点出发, 档案不仅是文化积累的基础, 更是文化更新发展的前提和条件。

4 档案是一种文化媒介

简单来说, 文化是一种符号象征, 是已经发生的现象的符号积累。文化财富的积累需要历经几百年甚至几千年, 这种积累很大程度上依赖文字。作为一种文字记载形式, 档案在人类文化的积累和传播中发挥了重要作用。“档案是文化的积淀, 档案是文化传播的重要媒介, 档案反映了文化的变迁, 档案自身还是一种媒介文化”。档案具有文化传播的功能。一个国家文化的发展离不开文明积累的成果, 借古喻今、博采众长, 有利于拓展文化视野, 提高文化水平。如果没有档案充当文化传播的媒介, 春秋战国大量文献就无法保存, 也就没有今天我们所见的《论语》、《诗经》、《春秋》等古代思想精华。历朝历代的档案之所以能够完整保存下来, 是因为统治阶级将档案作为其统治工具给予重视。此外, 自古以来, 编史修志一致为官家所重视, 根据档案进行史书编写, 使我国传统文化得以完整地保存下来。

档案中凝聚的历史经验蕴含着社会发展规律, 档案的保存和流传实质上是文化发展的延续。这种发展有时借助于档案本身, 有时是将档案作为历史研究的第一手资料, 将其中的重要史实转载于其他学术成果中。史学家在进行历史研究时, 常常通过档案的记载了解历史事件的来龙去脉、内外关系以及前因后果, 以此来把握历史规律。胡绳所著《鸦片战争到五四运动》一书, 正是在对大量档案史料和其他文献资料研究基础上完成的。电视片《红旗飘飘———中国共产党历史上的今天》生动的展现了共产党80年历史的风雨变迁, 在社会上引起了极大的反响, 在弘扬主旋律传播先进文化方面产生了重要而深远的影响, 该电视片正是参考和借鉴了中央档案馆的馆藏档案制作而成。

摘要：作为社会记忆的一个重要组成部分, 档案信息的文化功能已越来越得到社会的普遍认同。一方面, 档案本身已发展成为一种文化现象, 成为人们研究、学习社会变迁和文化发展不可或缺的原始资料;另一方面, 对档案中记载信息的研究也是历史学、语言学、社会学等众多学科进行研究的一个方向。可以说, 档案既是一种文化载体, 也是一种文化媒介, 其不仅记录着的历史, 也传承着文化, 是历史与文化发展的一个契合点。本文旨在通过对档案文化及其价值的解析, 探讨档案信息的文化功能。

关键词：档案,档案信息,文化价值

参考文献

[1]费云林.论档案的文化价值及其多元化实现[J].档案与建设, 2006 (9) .

[2]陈忠海.中国传统档案文化研究述评[J].档案学通讯, 2010 (6) .

[3]上海市档案局.开创档案文化对外传播新局面[J].中国档案, 2010 (11) .

企业文化档案信息化 篇2

摘要：作为企业文化积累之一的企业档案，因其所具有的真实性、多元性和潜在的创造性，为推进企业文化建设，塑造企业形象起积极的作用，因而，企业档案管理工作是促动现代企业文化建设的重要元素。

引言

随着社会主义市场经济体制的不断完善，经济与文化融合发展的趋势越来越明显。企业档案作为企业活动中形成的原始资料，它一方面记录和反映了企业文化的建设历史，可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据；另一方面，对企业档案加强管理的本身就是企业文化建设的重要组成部分。企业档案管理与企业文化建设已经相互融合，相互作用了。本文作者将立足实际，对企业档案工作和企业文化建设之间的关系进行探讨。1 企业文化与企业档案的内在联系

1.1企业文化是企业长期生产、经营、建设、发展过程中所形成的管理思想、管理方式、管理理论、群体意识以及与之相适应的思维方式和行为规范的总和。是企业领导层提倡、上下共同遵守的文化传统和不断革新的一套行为方式，它体现为企业价值观、经营理念和行为规范，渗透于企业的各个领域和全部时空文秘部落。其核心内容是企业价值观、企业精神、企业经营理念的培育，是企业职工思想道德风貌的提高。卢梭在《社会契约论》中定义文化：“文化是风俗、习惯、特别是舆论”。“企

业文化则是所有团队成员共享并传承给新成员的一套价值观、共同愿景、使命及思维方式。它代表了组织中被广泛接受的思维方式、道德观念和行为准则”。

1.2 企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益，记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。企业文化对企业档案工作的影响

2.1 从核心的精神层次分析，许多企业缺乏服务社会和公众并被全体员工认同的企业价值观，削弱了档案工作发展的基础。总体上看，目前我国企业文化的发展水平仍较为滞后，企业文化的层级和企业发展的速度存在着不相协调的现象。企业文化作为一种组织文化，反映了企业整体的共同追求、共同价值观和共同利益，规定着企业发展的战略方向，引导着员工的行为选择。因而，目前我国的许多企业在狭隘的价值观念的支配和引导下，管理者和广大员工的精神、作风及其他方面的行为，都受到消极的影响和制约。管理者和员工根据价值关系去选择规范和引导自己的行为，致使许多企业的运行长期处于一种“唯我”状态，缺乏共同信念和崇高目标的设定，以追求利润和财富为根本目标，处处以眼前的得失为重，很少从企业的长期利益或企业员工的利益出发考虑问题，把责任感远远“抛在身后”，不顾自己的社会责任和“企业公民”良好形象的塑造。这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重，左右了许多企业管理者的思维方式和决策方向，在他们的观念里，档案工作至多只

是一种资料整理工作，并不直接参与企业的利润创造过程，也没有直接为企业核心竞争力的培育提供资源，纯粹是只投入不产出的赔本买卖。因此，很多企业管理者缺乏基本的档案意识，本能地排斥档案工作，没有建档的自觉性和动力。即使在外界的宣传和推动下做了一些工作，但还是流于形式，仍坚持认为档案工作并不能为企业带来直接的效益，不应包含在企业的管理流程之内，属于可有可无的附属行为。概而言之，我国企业档案工作先天基础薄弱，缺乏原动力和主体积极性，极大地制约和束缚了档案工作的顺利发展。

2.2 从中间行为层分析，由于长期缺乏积极稳定的企业价值观，许多企业制度层的建设难以达到规范和统一，使得管理结构不堪一击，最终殃及档案机构的生存。目前，许多企业管理者只注重财务目标和企业的赢利能力，要求任何企业行为都能跟企业的利润直接挂钩。而企业生存空间的艰险往往使企业疲于应对内部纠纷和外部挑战，发展缺乏连续性和稳定性，无法形成积极稳定的企业价值观。因而，许多企业在发展过程中，经常屈从于外部压力，频繁改组企业的内部管理机构，导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化。在这种情况下，档案工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态，效益的产生又具有潜在性，难以具体量化，更难以进入企业管理者的视野，容易被忽视，本能地被剔除于企业的管理框架之外。有的企业即使配备了档案人员，也还是属于兼职性质，在企业的管理架构中处于边缘位臵，缺乏足够的权力和资源，无稳定性

可言。有些企业虽然建立了档案机构，但一旦面临所谓的组织结构设计优化和管理体制重新安排，在利润杠杆面前，档案机构也经常成为重组的牺牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部门。在这种环境当中，企业档案工作难以得到企业管理者的重视，缺乏包容的企业文化和稳定的组织基础，档案机构也自然无法在企业的管理架构中稳固立足和强化发展。

2.3 从表面的物质层分析，许多企业过于强调物质层建设，忽视精神层建设，未能深入理解档案工作的本质要求目前，许多企业偏于强调物质层建设，追求表面效应，企业文化培育度肤浅，内容单一，往往陷入各种误区，将企业文化口号化、文体化和表象化。企业文化最常见的培育方式就是宣讲和培训:喊几句口号，挂几幅标语，开几次晨会，编几本手册，谱一首企业歌曲和统一员工制服，或者举行几次员工素质拓展活动等，而不是认真落实企业的日常行为。至于企业精神、企业理念、企业价值观以及创新精神等更是无人问津，结果只是形式上热闹，内涵上空洞，根本达不到实际效果，忽视了对企业文化内涵的挖掘和体现。即使有的企业的企业文化有所培育和发展，但也多是千篇一律，人云亦云，缺乏个性，“拿来主义”现象明显。同时，企业“伪文化”的现象也广泛存在，即企业所宣讲的企业文化与本身所具有的文化相去很远，往往只是嘴上说一套而实际工作中又是另外一套。一旦遇到利益权衡，更是将所标榜的企业文化远远抛之脑后。

因此，看起来好像企业的企业文化建设搞得轰轰烈烈，有

模有样，但其实很多都是徒有其表。企业的这种“实用主义”作风和浮躁的心态对档案工作产生了很不利的影响。譬如，有些企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值，有必要开展档案工作，依样画葫芦地建立了档案室，购臵了设备，安排了相应的工作人员，但结果却往往走形变样，蜻蜓点水走个形式，档案工作并没有制度化、经常化地开展起来，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰品。企业管理者没有真正理解档案工作的本质要求，也缺乏落实和完善档案工作的诚意和决心，导致企业员工也错误地理解档案工作，以为档案工作只是“作秀”而已，纯粹是应景之事，没有必要真抓实干。可见，在许多企业里，上至决策层，下层普通员工，一开始就没能深入理解开展档案工作的必要性和重要性，纯粹是一种功用和应付的心态，致使企业档案工作处于一种尴尬的位臵。企业档案对企业文化建设的作用

企业档案管理对于企业文化建设的作用，表现在真实地记录着企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴。企业的企业文化从企业的创建就开始产生，不管是有意识的还是无意识的，主要在于我们是否用心去发现、收集并进行整理。企业的档案管理工作就是要善于去发现企业每个方面的每一个瞬间及点点滴滴。通过真实的记录，精心的保存，把企业文化这种无形的东西归化为有形，把平常看不到、摸不着的东西以文字、图片、影音资料、实物的形式展现出来，直观而明了。

企业档案管理对于企业文化建设的重要性作用还表现在对

试论企业档案与企业文化建设 篇3

关键词：企业档案企业文化关系

0 引言

改革开放30年来，随着社会主义市场经济体制的不断完善，经济与文化融合发展的趋势越来越明显。企业档案作为企业活动中形成的原始资料，它一方面记录和反映了企业文化的建设历史，可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据；另一方面，对企业档案加强管理的本身就是企业文化建设的重要组成部分。企业档案管理与企业文化建设已经相互融合，相互作用了。本文作者将立足实际，对企业档案和企业文化建设之间的关系进行探讨。

1 企业文化与企业档案的内在联系

1.1 企业文化是指企业在长期的科研、生产、管理文明建设等方面中形成的，能为全体职工普遍接受和共同遵循的理想信念、价值观念和行为规则。企业文化的内容主要包括：第一，企业的价值观和道德观；第二，企业精神；第三，企业形象。具体地讲，企业的价值观和道德观是企业文化的基石，是企业追求的方向和目标；企业精神是企业文化的本质特征和核心组成，是企业的发展之魂，企业形象是企业文化的综合反映和外在表现，是企业的无形资产。

1.2 企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益，记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。

2 企业文化对企业档案工作的影响

2.1 从核心的精神层次分析，许多企业缺乏服务社会和公众并被全体员工认同的企业价值观，削弱了档案工作发展的基础。总体上看，目前我国企业文化的发展水平仍较为滞后，企业文化的层级和企业发展的速度存在着不相协调的现象。企业文化作为一种组织文化，反映了企业整体的共同追求、共同价值观和共同利益，规定着企业发展的战略方向，引导着员工的行为选择。因而，目前我国的许多企业在狭隘的价值观念的支配和引导下，管理者和广大员工的精神、作风及其他方面的行为，都受到消极的影响和制约。管理者和员工根据价值关系去选择规范和引导自己的行为，致使许多企业的运行长期处于一种“唯我”状态，缺乏共同信念和崇高目标的设定，以追求利润和财富为根本目标，处处以眼前的得失为重，很少从企业的长期利益或企业员工的利益出发考虑问题，把责任感远远“抛在身后”，不顾自己的社会责任和“企业公民”良好形象的塑造。这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重，左右了许多企业管理者的思维方式和决策方向，在他们的观念里，档案工作至多只是一种资料整理工作，并不直接参与企业的利润创造过程，也没有直接为企业核心竞争力的培育提供资源，纯粹是只投入不产出的赔本买卖。因此，很多企业管理者缺乏基本的档案意识，本能地排斥档案工作，没有建档的自觉性和动力。即使在外界的宣传和推动下做了一些工作，但还是虚与委蛇，流于形式，仍坚持认为档案工作并不能为企业带来直接的效益，不应包含在企业的管理流程之内，属于可有可无的附属行为。概而言之，我国企业档案工作先天基础薄弱，缺乏原动力和主体积极性，极大地制约和束缚了档案工作的顺利发展。

2.2 从中间行为层分析，由于长期缺乏积极稳定的企业价值观，许多企业制度层的建设难以达到规范和统一，使得管理结构不堪一击，最终殃及档案机构的生存。目前，许多企业管理者只注重财务目标和企业的赢利能力，要求任何企业行为都能跟企业的利润直接挂钩。而企业生存空间的艰险往往使企业疲于应对内部纠纷和外部挑战，发展缺乏连续性和稳定性，无法形成积极稳定的企业价值观。因而，许多企业在发展过程中，经常屈从于外部压力，频繁改组企业的内部管理机构，导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化。在这种情况下，档案工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态，效益的产生又具有潜在性，难以具体量化，更难以进入企业管理者的视野，容易被忽视，本能地被剔除于企业的管理框架之外。有的企业即使配备了档案人员，也还是属于兼职性质，在企业的管理架构中处于边缘位置，缺乏足够的权力和资源，无稳定性可言。有些企业虽然建立了档案机构，但一旦面临所谓的组织结构设计优化和管理体制重新安排，在利润杠杆面前，档案机构也经常成为重组的牺牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部门。在这种环境当中，企业档案工作难以得到企业管理者的重视，缺乏包容的企业文化和稳定的组织基础，档案机构也自然无法在企业的管理架构中稳固立足和强化发展。

2.3 从表面的物质层分析，许多企业过于强调物质层建设，忽视精神层建设，未能深入理解档案工作的本质要求目前，许多企业偏于强调物质层建设，追求表面效应，企业文化培育度肤浅，内容单一，往往陷入各种误区，将企业文化口号化、文体化和表象化。企业文化最常见的培育方式就是宣讲和培训:喊几句口号，挂几幅标语，开几次晨会，编几本手册，谱一首企业歌曲和统一员工制服，或者举行几次员工素质拓展活动等，而不是认真落实企业的日常行为。至于企业精神、企业理念、企业价值观以及创新精神等更是无人问津，结果只是形式上热闹，内涵上空洞，根本达不到实际效果，忽视了对企业文化内涵的挖掘和体现。即使有的企业的企业文化有所培育和发展，但也多是千篇一律，人云亦云，缺乏个性，“拿来主义”现象明显。同时，企业“伪文化”的现象也广泛存在，即企业所宣讲的企业文化与本身所具有的文化相去很远，往往只是嘴上说一套而实际工作中又是另外一套。一旦遇到利益权衡，更是将所标榜的企业文化远远抛之脑后。因此，看起来好像企业的企业文化建设搞得轰轰烈烈，有模有样，但其实很多都是徒有其表。企业的这种“实用主义”作风和浮躁的心态对档案工作产生了很不利的影响。譬如，有些企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值，有必要开展档案工作，依样画葫芦地建立了档案室，购置了设备，安排了相应的工作人员，但结果却往往走形变样，蜻蜓点水走个形式，档案工作并没有制度化、经常化地开展起来，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰品。企业管理者没有真正理解档案工作的本质要求，也缺乏落实和完善档案工作的诚意和决心，导致企业员工也错误地理解档案工作，以为档案工作只是“作秀”而已，纯粹是应景之事，没有必要真抓实干。可见，在许多企业里，上至决策层，下层普通员工，一开始就没能深入理解开展档案工作的必要性和重要性，纯粹是一种功用和应付的心态，致使企业档案工作处于一种尴尬的位置。

3 企业档案对企业文化建设的作用

企业档案管理对于企业文化建设的作用，表现在真实地记录着企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴。企业的企业文化从企业的创建就开始产生，不管是有意识的还是无意识的，主要在于我们是否用心去发现、收集并进行整理。企业的档案管理工作就是要善于去发现企业每个方面的每一个瞬间及点点滴滴。通过真实的记录，精心的保存，把企业文化这种无形的东西归化为有形，把平常看不到、摸不着的东西以文字、图片、影音资料、实物的形式展现出来，直观而明了。

企业档案管理对于企业文化建设的重要性作用还表现在对企业文化的归纳、梳理。“以史为鉴，可以知兴衰”，企业档案管理对于企业的文化的记录不是一种简单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能更好的认清企业文化建设成就与不足。同时，通过档案管理员的梳理和价值判断，可以“留其精华，去其糟粕”，从而更好地服务于企业的发展战略。

参考文献：

[1]傅群，侯静波.开发企业档案资源.服务企业文化建设[J].黑龙江档案. 2008.(05) .

企业档案信息化和档案利用探析 篇4

一、企业档案信息化建设的内涵

企业档案信息化建设具有非常深刻的内涵, 可以从四个方面来理解:一是要实现企业档案信息的数字化和网络化。具体地可以理解为编目处理信息化, 档案内容数字化, 查询阅读信息化, 包含了企业传统纸质档案的数字化和电子文件管理等工作;二是要实现企业档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。这应该是对企业文件档案一体化的要求, 就是说要打破文件工作与档案工作的界限, 把企业文件档案看作一个不可分割的文件连续体, 将企业业务活动和档案管理要求嵌入文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的生命周期中, 在文件管理系统中进行统一的设计;三是要实现企业档案信息高度共享。服务企业各项管理、实现档案的价值、实现档案信息安全共享是企业档案管理部门和人员必须面对的重大理论和实践难题;四是要实现企业档案管理模式的变革。随着企业信息化建设进程的加快, 企业档案“实体保管”模式难以为继。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案信息的大量、及时的需求, 忠诚的档案“保管员”并不能充分实现现代企业档案管理目标, 企业档案管理者必须停止扮演实体保管员的角色, 而成分数字化档案信息的提供者。企业档案管理职能也应从对档案实体的管理转向注重对档案内容的管理, 并强化开发利用工作, 实现档案信息资源的共享。

企业档案信息提供利用, 是企业档案信息化建设的核心任务, 是企业档案信息化建设取得实效的关键, 也是企业档案管理的最终目的。档案信息资源开发利用的程度是衡量企业档案信息化水平的一个重要标志。

二、企业档案提供的主要内容

企业档案提供利用的主要内容有:

一) 、编制必要的检索工具, 便于存取。检索工具包括案卷目录、全引目录等一般性检索目录, 还可以编制企业内部发文的文号目录、上级文件目录等专题目录。检索工具编制得不准确、条目录入得不详细以及整理文档信息时分类体系不准确都可能会导致有的库内文档信息利用时查找不到。

二) 、制定必要的利用制度, 确保安全。企业档案不同于其他信息资源, 开放利用必须经过严格的审查。比如在今天的市场经济条件下, 企业出于商业利益考虑经常会给技术档案资料加密保管, 执行借阅审批制度。企业档案管理部门要对档案信息的提供利用加强管理, 通过严格的规章制度, 有效的监督措施, 配以相应的技术手段, 达到确保企业档案信息安全的目的。企业档案管理部门在实际工作中要将规章制度和要求程序化、可操作化。要实现企业档案的安全利用, 相比较利用方式、内容上的创新, 利用时规范化显得更为重要。

三) 、开展必要的编研工作, 实现增值。企业档案资料的整编、深层次加工是深化企业档案利用的重要手段和途径, 是既传统又现代的开展档案服务的方法。企业档案编研工作的主要内容和方式包括编写档案文摘、组织沿革、大事记、年鉴、以表格或图示方式表现的档案数据汇编、以各种专业图样或专业符号为主体的技术图册以及专题档案汇编等。通过编研将企业档案信息进行整合, 实现信息的增值。据有关部门统计, 档案数据的重复利用率为36%~84%, 企业档案管理人员要做个有心人, 大胆立项, 与企业其他部门和技术人员协作, 将利用率高的档案资料进行整编, 做出有价值的档案编研成果, 满足企业的现实需求, 积累深化服务的经验。

四) 、进行必要的信息关注, 促进发展。企业档案是企业生产、经营活动的真实的历史记录, 随着企业各项生产、经营、管理活动的开展, 会产生大量的新的档案信息。企业档案管理部门和人员应随时关注企业网站、企业重点部门的活动, 及时发现信息的产生, 适时开展指导、监督。企业档案管理工作, 不仅包括档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用, 还包括对企业文件形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制。企业档案的利用也不仅仅是对留存历史档案资料的整编, 还包括企业现行信息资源的管理。作为企业档案管理人员, 要明确“档案信息是为谁服务的?”、了解“企业现在在做什么事情?”、“领导需要什么样的信息?”、“技术人员需要什么样的信息?”。只有这样才能提供有效的档案利用, 实现对企业的服务, 为企业的发展助力。

企业档案信息资源开发 篇5

摘要

企业档案是企业信息源的核心，现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发利用。企业要高效获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来的信息需求，企业档案信息资源开发是企业信息资源管理的核心。

关键词

企业档案

信息资源

信息化

一、企业档案是是企业信息源的核心

企业在生产经营等一系列经济活动中，需要各种各样的信息。根据信息的来源大致可分为：企业内部信息资源，包括人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、日常生产、广告及企业会议记录等信息；企业外部信息资源，包括政府各部门文件、客户、市场竞争对手及图书资料等信息。其中，人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、企业会议记录、政府各部门文件属于企业档案范畴。由此可见，企业信息源的主体是企业档案，企业档案是以科学技术档案为主体,生产经营档案为重点,其中包括方案统计、经营销售、物资供给、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案,是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富,它的储藏实际上已成为企业技术储藏的一种形式,其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和开展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和开展的财富。

二、开发企业档案信息资源存在的阻碍

〔1〕档案观念依然落后，档案价值未被充分认识

现在，仍有大局部企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录〞，“档案就是保密材料〞，“档案只要被保管好、不丧失就行了〞，“档案就是写在纸上的书面材料〞的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有效劳于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和效劳的新舞台。

〔2〕企业档案信息资源分散，无法提供系统效劳

随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。自20世纪80

年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息效劳。

〔3〕企业领导意识淡薄,对档案工作不够重视。

企业领导应有的重视,是档案工作好坏的关键一环。有些企业领导就忽略了企业档案对企业经济开展有着重要性的认识,有的企业档案机构被撤销,档案工作无分管领导，档案人员被削减或一岗多职,或把机构改革优化下来的干部硬性安排在档案部门,人员更换频繁,使档案人员处于新手上岗的局面。还有一些档案人员耐不住寂寞和冷落,想方设法下海、跳槽或从事第二职业,这些都导致了档案部门的档案人员业务素质下降,根底管理出现严重滑坡现象。不少企业原有的档案库房条件不符合“

八防〞要求,升过级、达过标的企业,很长时间档案工作没有开展,等等。

〔4〕企业形成的文件材料收集难。

档案工作的最终目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一项重要的根底工作,可以说是档案工作的源泉。只有收集到齐全完整的文字材料,才可能有丰富的档案内容,也才能充分发挥档案工作的效劳作用。个别企业建厂多年,开展到今天,也有些规模,可案卷数量少得可怜,根本不能反映企业的历史面貌和开展情况,更谈不上案卷的标准标准化。通过调查分析这一问题,应该归档却收集不上来的材料领导手中有、业务部门有、做具体工作的个人手中有。文件材料收集不齐全,严重影响了档案工作效劳作用的发挥。如此薄弱的档案意识,档案工作的地位不能提升到相应的位置,形成一种恶性循环,影响了档案工作的开展。

〔5〕档案管理人员业务素质偏低。

企业档案工作几年来开展缓慢,档案人员专业知识、业务素质偏低也是一个制约因素。从基层调查局部企业档案人员的根本情况来看,企业中档案人员的文化素质、年龄结构、业务水平,很难适应新形势下企业档案工作的需要。企业档案人员更换频繁,同样是制约企业档案工作的因素,为什么文化业务素质不高的同志任档案人员而还时常更换呢主要是企业领导头脑中有一种思想上的认识偏差,认为做档案工作量小、要求低,不需要太高素质的工作人员,认为差不多就可以了。

〔6〕档案工作转身慢,信息效劳跟不上。

在市场经济改革中,许多新鲜事物不断出现。有些地方根据企业开展的需要,对企业进行重组转制,鼓励二次创业。在这种活动中,迫切需要企业一些原始性的文件材料。在这种需要档案工作大显身手的时候,许多企业的档案室由于前面的诸多原因,不能迅速提供出准确无误、充分的档案证明,造成许多不应该的遗憾。如此种种,在新的形势下,企业档案工作转身慢、主动效劳差,还停留在“

守摊〞的水平上,早已不能满足企业在市场竞争中的需要。

四、如何做好企业档案信息资源开发

随着信息化时代的到来,人们对信息的获取和传递方式发生了革命性的变化,对档案信息的收集、管理和开发利用提出了划时代的要求。档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“

数字化〞、“

网络化〞为主,如馆藏档案的数字化、电子文档管理的一体化、档案信息提供利用的网络化等。因此,强调档案管理的多方面、多角度和综合性、信息化,是现代档案工作的新特点,是对传统的档案信息管理思想、管理目标和管理方式的重大突破。信息化是当今世界经济及社会开展的主题,它已渗透到社会各个领域,改变和影响着社会的方方面面。企业办公自动化、资源配置联动化、产品销售信息化等管理体系的建立,已成为现代企业参与市场竞争的关键条件。企业档案作为企业内部运行中不可或缺的珍贵资源,对企业的生产和开展起着不可估量的作用,只有加快企业档案的信息化建设,才能及时高效地向企业管理者及相关人员传递企业所需要的信息,才能使企业在竞争中立于不败之地。档案管理包含两方面的含义,即档案实体管理和档案信息管理。企业档案管理人员要充分认识到在保管好档案实体的同时,努力开发档案信息资源的重要意义。

要做好企业档案信息资源开发，首先要在传统档案工作根底上做到四个创新：

〔1〕档案工作的观念创新

树立档案是信息资源的观念。随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动中产生了大量的、新型的、不同载体的档案。这些档案是流动和传播中不断增值的知识，是企业经营管理活动中生成的重要的信息资源。因此，企业必须将档案信息列入企业整体信息化进程中，将档案作为企业开展的重要资源，充分发挥其作用。树立档案信息管理创新的观念。知识经济是以科技为导向，要在竞争中培育自身的核心竞争力赢得优势，既要靠整体战略的实施和物质资源的整合，也要靠最新的信息、最新的知识和知识人才的相对优势，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。所以，档案信息资源的储藏和利用状况直接影响企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体开展水平。树立档案信息资源的新效劳观念。档案信息资源作为企业信息化建设的重要组成局部，它要效劳于企业整体创新开展，就必须打破封闭状态，改变以往的工作方式，为企业谋求开展提供开放式、全方位的效劳。

〔2〕档案工作业务的创新

面对知识经济和国际化趋势，企业间的交流与合作已成为主流，档案工作内容和创新必须以此为向导不断开展。首先应加大档案信息资源的采集，扩展信息资源的范围，增加信息资源的储藏，特别是加大对有关企业资本运营、科学管理、企业开展定位等信息的收集管理。其次，要优化档案资源的结构。一方面继续增加企业现实业务开展需要的信息；另一方面从开展和战略的角度，重新审视室藏结构和质量，增加高层次档案信息含量，丰富档案的载体形式。另外，要加强档案的整理、鉴定，保证档案信息资源的优化，制定合理的归档范围和保管期限，以确保档案室藏的精炼和优化。在档案鉴定的根底上，对永久保存的纸质档案采取必要的保护措施；对可以通过计算机建立的档案，利用逻辑组合方法设立“虚拟卷〞。

〔3〕档案工作的管理创新

企业传统的档案管理是一种封闭式管理体制，室藏资源主要局限于本企业特定的经营范围内，效劳的对象也主要是领导和各职能部门。随着企业走向市场，企业经营开展对信息资源的依赖性越来越大，未来的档案部门应成为开放的企业信息效劳咨询机构。所以，企业档案工作必须进入企业信息管理系统，扩大信息交流渠道，发挥档案信息资源网的辐射作用，使档案真正成为企业信息效劳系统的重要组成局部。企业档案管理创新要求在观念和体制创新的根底上对档案管理全程进行创新。一要增强整体思维，注意档案利用效益的整体性、长效性。摆正档案利用的眼前利益与长远利益的关系，追求档案信息资源开发的规模效应。二要注意开发与企业开展密切相关的编研课题，使档案编研工作贴近企业经营工作的实际。三要利用现代技术手段加强对档案信息资源的管理和保护，如编目、检索、统计、借阅等等工作可利用计算机完成。四要根据企业档案信息管理工作开展的需要，对现有档案管理制度进行补充完善，将档案信息资源管理纳入企业管理体系。

〔4〕档案工作的技术创新

技术创新是企业档案信息工作创新的根本手段。企业档案信息管理要改变原有的手工操作方法和分割的组织体系，就要大力引入现代科技手段，建立档案信息中心，实现档案信息收集、整理、鉴定、保存、检索、利用和传播的自动化和网络化。实现文档一体化，实现各种门类档案的自动化管理。借助多媒体技术，对企业档案进行存储、加工，使档案信息资源到达图、文、声一体化传输效劳，使重要的历史资料得以长久保护和有效修复，也为未来档案信息资源进一步转换利用创造条件。借助档案信息数据库、档案信息资源网络，通过网络的辐射作用实现企业档案管理的整体效应和规模效应，实现全员档案信息资源共享，促进档案信息管理的标准化、标准化和现代化。

此外，企业领导必须提高认识,重视档案资源的开发利用工作。企业领导必须认识到开发档案资源是企业科学决策及管理的需要,投入必要的设施,培养专业人才,在实现办公自动化的同时,逐步进行档案信息化建设,以提升档案信息的利用率。

鼓励档案工作者积极参与企业的决策活动,使其在充分了解企业工程进展及经营情况的同时,深挖馆藏内容,有目的、有方案地收集社会信息,对馆藏及各种信息分析处理,撰写调研报告,为企业领导的决策提供切实可靠的情报。

总之,企业必须充分利用先进的科学技术和科学的管理方法,坚持档案管理和开发利用并重的原那么,有效地存贮档案,并建立信息资源数据库,围绕企业的经营管理目标不断开发利用信息资源,实现信息资源价值最大化,为企业提供切实可靠的管理决策依据,从而使企业获取有效信息,实现持续稳定开展。

参考文献:

［1］徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向——从“后保管模式〞谈起［J］.档案学研究，2004，(06)

.［2］王显来.企业档案工作是企业信息资源管理的核心［J］.兰台世界，2007，(23)

［3］王淑云.企业档案信息资源开发的前提条件［J］.兰台世界，2005，(08)

［4］［J］.山西档案，2005，〔S1〕

［5］张秋印.转型期企业档案工作的困境与出路［J］.档案天地，2005，(01)

［6］吴荣耀.企业档案管理工作是企业管理的重要内容［J］.浙江档案，1989，(09)

企业文化档案信息化 篇6

人力资源管理的目的就在于在企业内部最优化地配置人才，做到“人尽其才、才尽其用”，提高企业的核心竞争力。人事档案是个人社会经历和实践活动的全部记载，较为全面地反映了个人的业务能力、职业道德和文化素质等基本内容。记录完整的人事档案，有助于企业更有效地挖掘员工的潜能，更加合理地配置人力资源，最大化地发挥每个员工的才能，提高企业的核心竞争力。健全企业人事档案制度，优化开发企业人力资源管理系统，应当从以下几个方面出发：

1.1完善健全人事档案内容制度，适应现代企业人力资源管理和时代发展的要求。现代企业人力资源管理要求人事档案记载的内容能全面地反映个人的成长经历和社会活动，因此，必须摒弃传统的内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录和记载内容与时代发展要求脱节、不能被社会所利用的人事档案内容制度。切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的记录纳入人事档案的内容中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。

2.2结合企业档案工作规范化管理体系，对人事档案工作进行评估，形成切合企业实际的人才评价体系。只有收藏和管理、没有良好的监督和考核的人事档案管理是不健全、不科学的。结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接效益。人事档案评估体系，以人事档案的利用和对人力资源最大化的开发为评价宗旨，以个人的业务能力考核、职业道德评价等定量和定性指标为评价标准，作为对个人的岗位、薪酬的评判依据，进而形成企业员工完整的人事档案管理和人才评价体系，带动企业人力资源的开发工作。可以推行主管部门定期考核制度或中介机构测评制度，加强监督力度。

2.3企业人事档案实行社会化开放式的管理模式。

开放式的企业人事档案管理模式是在市场经济条件下建立的一种新模式。与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式是面向社会化、公开化的方向发展，有利于对企业人事档案进行归档齐全完整，有利于实行规范化管理。我国的私营企业规模不断发展壮大，管理体制比较灵活，人才流动大，对人才的管理已经不能够再利用管理干部那一套体制来进行，社会化开放模式在这种背景中应运而生。这种模式对促进人才合理流动、推动技术创新、完善企业管理制度等诸多方面有极为重要的创新意义。

2建立企业信用档案，弘扬企业诚信精神文化

企业诚信文化，作为企业文化建设的有机组成部分，是企业文化经营哲学的重要内容，是企业文化精神层面的直接体现，

企业信用档案是企业诚信文化的载体，企业诚信文化则是企业信用档案的表现形式，二者相互依存，构成了企业文化建设的重要组成部分。企业诚信文化的建立离不开对企业信用的管理与监督，而对企业信用原则实施过程的监督与管理是建立在掌握了企业真实、准确、可靠以及系统全面的信用数据基础之上的。即对企业信用的监督与管理是建立在对企业信用档案的规范化管理基础之上的。从企业档案工作的基本属性来看，系统、全面地收集并管理企业的信用数据，保证企业信用数据的真实可靠性，保证企业信用数据的原始凭证性，正是企业信用档案管理的基本原则。因此，建立一套规范的企业信用档案，是构建企业信用监督与管理机制必不可少的重要环节，即企业信用档案的建立是企业诚信文化建设的重要内容和根本保证。

3加强企业档案管理，树立企业良好形象

企业档案与企业形象宣传，是企业管理文化的不同层面，它们都对企业管理起到了积极的促进作用，是企业管理体系中不可缺少的一部分。良好的企业形象，不仅能推动企业内部的生产经营管理活动，还能在企业外部产生巨大的形象推动力，给企业带来不可估量的经济效益和社会效益。企业档案中记载的企业在成长、发展历程中所荣获的各种奖项和成果，都是树立企业形象的典型素材。

企业档案与企业文化建设 篇7

一、企业档案与企业文化建设的内在联系

第一, 企业档案是企业的文化财富, 管理好企业档案就是强化企业文化功能, 更好地服务于企业。企业文化的传播与记载依赖于企业档案, 没有企业档案, 企业文化建设就难以持久。就企业档案的内容而言, 其本身就是一种企业文化现象, 它可以应用于企业文化建设, 同时也进一步丰富了档案利用工作的内容。

第二, 企业文化植根于企业档案, 企业档案是企业文化建设的源泉和动力。企业档案积淀了深厚的企业文化底蕴, 反映了企业文化的成长过程。企业可以利用丰富的馆藏档案, 通过企业档案真实的记录, 采用举办企业发展史展览、编制企业发展史资料等多种方式, 将企业的成长、发展历程鲜活地展现在企业员工面前, 这不仅可以使企业员工深入了解企业的发展历程, 还可以鼓舞企业员工的士气, 激发企业员工的工作热情, 增强企业员工的自豪感、责任感和使命感。

二、企业档案在企业文化建设中的作用

第一, 利用企业档案, 使企业价值的提升更具针对性。一是利用好企业档案, 可以立足于本企业的具体特点, 选择适合自身发展的企业文化模式。企业档案记录着企业的发展历程和各项工作活动的具体情况, 只有利用好企业档案, 才能立足于本企业的特点、目标、环境和优势, 更好地选择适合自身发展的企业文化模式, 否则很难得到广大员工和社会公众的认同。二是全面了解企业档案, 可以使企业的价值观与企业文化的精神、理念、制度、形象等因素相互协调, 科学组合, 实现企业的整体优化。

第二, 利用企业档案, 使企业价值观的教育宣传更具真实性和生动性。一是充分利用企业档案进行企业员工的培训与教育。企业档案是一种重要的教育资源, 翔实地记录了企业的发展历程, 形象生动地反映了企业各个方面包括企业文化的状况, 具有不可抗拒的说服力和感染力。二是充分利用企业档案来传承典范人物的榜样力量。企业档案真实记录了先进人物的事迹, 而这些典型人物是企业精神和企业文化的人格化身与形象缩影。企业档案中的企业典范人物事迹汇编、优秀员工事迹汇编, 能够以特有的感染力、影响力和号召力为员工提供可效仿的榜样, 从这些先进人物的价值追求、精神风貌等事迹中能深刻理解企业文化的实质和内涵。三是充分利用档案工作者编写的档案参考资料和企业的实物档案, 宣传企业文化, 以创造浓郁的文化氛围。企业档案具有珍贵的保存价值, 它真实记录着企业的创业史, 用它来宣传企业文化更具有说服力。

第三, 利用企业档案, 使企业文化更具科学性和合理性。企业可充分利用企业档案中的意见和建议来完善企业文化。因为这些意见和建议反映了员工对企业文化的一些看法, 有些意见也可能是企业从未考虑到的。所以, 企业应重视并把这些意见加以剖析和评价, 再吸收有关专家的意见, 综合分析归纳员工认可的企业文化内容与形式, 保留员工所能接受的科学合理的部分。

第四, 利用企业档案, 使企业文化更具实在性和可操作性。要使每一位员工都能自觉主动地按照企业文化精神行事, 就必须制定企业制度, 而企业档案本身有一部分就记录和保存着企业的规章制度, 能够使员工在认同企业文化的基础上, 落实企业的宗旨、目标。此外, 还可以通过编写《企业规章制度》、《重要会议文件》来规范和约束员工的行为。

三、企业文化建设对企业档案管理工作提出的新要求

1. 做好企业文化建设中档案的收集工作。

随着企业文化建设的不断发展, 对档案的利用需求越来越大。收集工作作为档案工作的首要环节, 应顺应这一形势, 从企业文化建设的角度, 丰富收集内容, 重新划定归档范围, 把一切有助于企业文化建设的材料收集齐全, 增加档案的科技文化信息量。企业文化建设的形式很多, 如企业精神的弘扬、企业形象的塑造、管理制度和规章建设、开展各种文化活动等。所以, 应当全面收集各种有关材料, 包括充分反映企业业绩、有利于提高企业知名度的实物材料。另外, 随着收集范围的扩大, 要求档案工作人员认真把好资料形成质量关, 做好跟踪归档和科学管理, 维护档案的完整和安全。

2. 做好企业档案信息资源的开发利用工作。

企业档案馆 (室) 要从企业文化建设的角度出发, 围绕企业中心工作, 深层次开发档案信息资源, 根据企业文化建设的需要全方位开展多种形式的服务: (l) 做好档案信息的利用预测工作。通过调查分析, 预测企业文化建设对档案的多方需求, 从而有针对性地提供档案。 (2) 建立完善的档案检索系统。应编制不同种类、内容和形式的检索工具, 提供多个查找线索, 满足不同角度的需求。 (3) 积极开展档案编研工作。编研的选题要充分考虑企业文化建设所需。 (4) 丰富提供利用的方式。可通过提供档案编研成果、举办档案展览等积极主动的方式, 满足广泛的利用需求, 同时起到宣传教育作用。此外, 还要加强档案咨询服务, 为企业文化建设提供更为及时准确的信息服务。企业档案部门要主动参与企业文化建设活动的全过程, 不断拓展档案信息利用的新方式和新领域, 把档案价值充分利用起来, 逐步实现企业档案信息服务全程化、网络化、现代化。

3. 利用企业档案文化资源的优势, 做好信息开发及宣传工作。

企业档案信息化建设刍议 篇8

一、企业档案信息化建设的实施原则

企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为宗旨, 把企业档案信息化纳入企业信息化建设总体规划, 并保持同步发展。要本着“统筹规划、统一标准、分步实施、循序渐进、安全保密、注重实效”的原则, 以企业信息化建设和档案工作发展需要为导向, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 以人才队伍建设为保障, 充分发挥信息化在企业档案工作中的重要作用, 逐步实现档案信息资源数字化、信息管理标准化和档案服务网络化, 为企业提供优质、快捷、高效的档案信息服务。

二、企业档案信息化建设的核心内容

1. 完善档案信息化基础设施设备。

配备必要的硬件设施, 输入设备 (计算机、高速扫描仪) 、打印输出设备 (打印机、绘图仪器等) 、复印设备、海量存储设备、服务器、光盘库等基础设备, 应满足配置适用、性能稳定的要求。拥有应用功能全面、操作简便、可升级发展的档案信息管理系统软件。提高计算机和网络技术的应用程度, 依托企业现有信息平台建立档案信息网络, 实现档案信息计算机网络化管理。

2. 建立健全企业档案信息化标准规范体系。

在档案信息化建设中, 必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准;结合企业的实际情况, 制定相关企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等方面的标准与规范及其实施细则。管理标准包括电子档案相关定义、归档、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、电子档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

3. 建立适应企业信息化要求的档案管理应用系统。

采用符合档案工作业务规范、档案管理基本要求、档案信息化建设规范标准和应用系统功能配置完善的档案管理软件, 应适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能, 能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据交换及格式转化的控制与管理。建立包含企业档案管理系统的办公局域网, 能够实现档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。充分利用和发挥网站的作用, 使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。有计划地上载开放档案目录和已公开的档案全文信息, 可实现电子档案资料的网络查阅和远程传输, 并能够保证查全率、查准率、高检索速度和低信息遗失率。

4. 加强档案信息资源建设。

积极推进档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设。推进企业档案案卷级和文件级目录计算机录入进程, 建立机读目录数据库, 并实现计算机编目和检索查询利用。可按照企业档案信息的重要程度, 分期分批对纸质档案以及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作, 做到当年产生的档案数据当年数字化, 并逐步提高历史档案数字化的比重。企业办公自动化和其它业务信息系统设立专门的电子档案收集接口, 进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统, 完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换, 实现档案信息系统与其它业务信息系统的无缝链接。

三、推进企业档案信息化建设的保障措施

1. 加强组织领导。

成立企业档案信息化建设领导小组及办公组织机构, 负责监督、指导、检查企业档案信息化建设的实施进度, 制定标准和规章制度, 保证档案信息化建设稳步推进。实行工作目标责任制, 分工负责, 责任到人, 保证档案信息化建设工作落到实处。

2. 确保资金投入。

企业要将企业档案信息化建设资金纳入企业信息化建设资金总预算, 保证并加大对企业档案信息化建设的资金投入, 确保购买引进必要设施设备、软件研发工作以及日常维护的经费。

3. 加强档案信息安全防护工作。

企业档案部门应严格遵守《档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规的规定, 建立起完善的档案信息安全保障体系和档案信息安全管理体制。从物理安全、信息资源安全和数据保密等方面切实加强对计算机档案管理系统的管理;加强对电子文件归档工作的监督和指导, 保证真实性、完整性和有效性。归档的电子文件必须保证三套, 一套在本单位档案部门保管, 一套在本单位提供利用, 一套异地保管;企业办公局域网要与外网实行物理隔离, 加强身份认证和密钥管理, 确保档案信息网络传输的安全。在开发利用档案信息资源建设工作中, 对已公开提供的档案进行查询的, 要通过身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施, 确保档案信息和系统安全。

4. 加强人才队伍建设。

企业档案信息化建设途径 篇9

一、统一规划, 分步实施

信息化建设是一项技术含量高的工程, 也是一项系统工程, 如果各自为战必定形成不了优势, 统筹规划是企业信息化发展的关键环节。档案信息化建设目标必须具体、可度量、可实现、与其他目标相关联、有明确的时限要求。要结合企业自身实际, 制定切实可行的长远规划和近期计划, 努力做到近期目标与长远目标相结合, 采取先易后难、循序渐进、逐步推进的工作方法, 不能急于求成, 要稳扎稳打, 才能取得较好效果。

二、档案信息化建设纳入企业信息化建设总体框架内

档案工作是企业的基础性管理工作, 以前, 档案的信息化基本上是封闭在档案部门, 发展起来也非常吃力, 虽然在提高效率上有一定成效, 但是离企业的要求差距甚远, 与企业发展的脚步也极不协调。只有将档案信息化建设纳入到单位的总体规划中, 分阶段实施, 逐步解决企业档案管理中的难题, 档案的信息化建设才能前进。企业档案工作的定位, 首先是为生产服务, 为企业经营服务。因此, 企业档案的信息化建设不可能是自我封闭, 而必须与企业总体生产和经营决策的信息化管理有机地结合起来, 在其中找准自己的位置, 才能真正地保证把档案的信息化建设好。只有把档案信息化建设纳入企业信息化建设总体框架中, 才能保证档案信息化建设有效进行。企业在制定和实施企业信息化建设规划中, 应充分考虑档案信息化建设的需求, 从资金的投入、设备的配置、网络的构架到前期准备工作、人员培训等方面都作出具体安排, 以保证档案信息化建设顺利进行。

三、做好企业档案信息化建设的基础性工作

加强基础工作, 做好企业档案的归档和管理工作。加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业文化档案等企业核心信息资源档案的收集与管理;加强对电子文件的归档和管理, 防止电子信息的丢失, 避免重复劳动;注重档案信息数据库和网络系统的开发, 建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验, 与办公自动化、政府网、互联网等系统相连, 建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统, 构筑企业信息网络报送及应用平台, 推进电子文件的归档、接收、保管与利用, 做好电子文件的积累、归档和管理工作。目前, 保存的企业档案主要是传统载体档案, 数字档案信息很少, 为此, 要加快传统载体档案信息资源的数字化进程, 扩大数字档案信息资源总量。同时, 应从法律、法规、组织管理、技术保障、基础设施等方面统筹考虑, 构建档案信息安全保障体系, 制定和实施档案信息安全保障战略规划, 加强管理, 建立应急防范机制, 运用先进的信息安全保障技术手段确保企业档案信息的安全。

四、企业档案信息化建设中的标准规范制定

标准规范是档案信息化建设的基础, 没有标准就无法生成统一规范的数据, 数据不规范就无法交换和利用、保存, 生成的数据就是无用的, 所以它是档案数据信息管理和利用不可或缺的必要条件, 是档案信息化建设的法律保障。国家档案行政管理部门已经对档案信息化过程中涉及的部分内容制定了一些管理制度、规范和标准。企业档案部门也应根据自身管理的特点, 参照国家标准和相关行业的标准规范, 制定出适合本企业开展档案信息化的规范、制度和标准, 从技术与管理两方面, 确保档案实体与信息的安全, 确保网络传输及档案数据库的安全。只有加快企业档案信息化标准规范的制定, 才能使档案信息化建设有法可依、有章可循, 保证企业档案信息化建设规范、顺利地进行。

五、企业档案信息化建设的人才培养

论企业档案信息化建设 篇10

一、争取企业领导的高度重视和大力推动

之所以把领导的作用放在第一条是基于这样的认识:企业领导是企业档案信息化管理的真正推动者、企业领导者的信息化意识水平高低决定了企业档案信息化推广的程度与效果。为促进企业发展, 作为企业的领导者, 应该关心和支持这一事业, 在资金、设备、人才等方面合理投入, 并把企业档案信息化建设纳入本企业工作计划和考核范围。

二、加强企业档案信息管理的和制度化建设

加强档案管理制度的制定工作, 提高企业档案管理制度的可操作性, 是推进企业档案信息化建设的有力保障。档案管理各项制度, 不仅是对以往工作经验的提炼, 更是对档案管理目标的设定。企业档案信息化是一项复杂的系统工程, 它牵涉到企业管理的各个方面, 一套完善、系统、全面的档案管理制度不仅为企业档案信息化指明发展的目标, 还能通过“法”的力度保障目标的实现。加强企业档案管理制度执行力度, 不仅能确保档案管理体系的有效运行, 还能提高企业档案的管理水平。档案管理制度是贯彻和落实企业信息化建设过程中的各项决策, 保证各项工作顺利开展, 完成各项工作计划和目标的保障措施。只有让企业员工正确理解各项档案规章制度和加强制度建设的重要意义, 才能让员工从思想上真正认识到唯有严格执行各项档案规章制度, 才能保证企业档案信息化工作的顺利开展, 保证档案工作更好地为企业的科研生产服务。

三、确保档案试题和档案信息的安全与保密

随着信息技术的发展, 应加强对计算机及其他信息设备的使用和管理, 凡涉及涉密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离, 严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网, 严禁通过互联网传递涉密信息。企业档案管理部门应切实做好档案库房内外部环境、档案信息和网络的安全管理工作, 及时消除安全隐患。将档案的安全工作与岗位责任挂钩, 实行档案安全责任制。同时应完善应急措施, 制定应急预案, 随时应对可能出现的各种突发性事件, 确保档案实体和档案信息的安全。对企业来说, 首先根据本企业科研生产的实际情况, 对不应公开的涉密信息, 应采取措施加以保护。其次, 要加强保密知识的宣传, 让保密意识深入人心。再次, 要根据企业科研生产的实际情况和企业发展的需求, 依法及时做好涉密信息的解密工作, 处理好保密与利用之间的关系, 为企业的发展提供全面、可靠的信息。

四、建设功能强大的数字档案信息管理系统

(一)

实现企业信息化背景下的文件、档案一体化管理, 将文件运转和档案工作的需求一同嵌入管理系统中, 记录电子文件从形成到电子档案归档的一切活动过程和处理情况, 实现前端控制。

(二) 实现档案数据库管理的灵活性和可扩展性。

企业生产经营的差异性要求档案管理系统具有灵活性和可扩展性, 只有建立灵活的数据库管理功能, 才能充分挖掘出档案信息资源的潜力, 满足企业不同档案类型的需要, 实现最大化的档案信息数据聚集。

(三) 实现档案全文存储与检索。

要求系统既能够对企业各部门随时将形成的有保存价值的文件进行归, 又能将库藏历史档案扫描后进行存储。当利用者通过身份权限确认, 就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需的档案信息, 不必到档案部门进行现场查阅。

(四) 实现档案业务管理自动化。

可以随时随地进行各种数据的统计、设计, 打印各种报表, 进行借阅登记、催还提醒等等, 使档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来, 真正实现档案业务办公自动化。

五、注重人员素质建设

伴随着科技社会的来临, 技术性人员也显得越发的重要。在档案信息化的建设中, 尤其不能忽视人员素质的提高及建设的问题。加强档案信息化人才建设, 变“档案守护者”为“档案信息开发者”, 才能真正实现档案的信息化。因此, 要充分利用并发挥高素质的人才作用。培养人才创新意识, 通过专题讲座、实习培训、现场研讨等方式加强培训信息技术人员。为实现档案信息管理的创新, 在档案信息化建设中, 建设一支信息技术过硬、专业知识牢固、业务精、综合素质高、适应“数字油田”建设需要的管理队伍是必不可少的。

此外, 为了提高信息化技术水平, 实现企业档案的网络化和数字化, 企业还必须加强硬件设施建设以及对基础设施建设的保养。特别要注意的是充分发挥多媒体的功能, 建立企业信息档案数据库。充分改变纸质档案信息所带来的弊端, 利用信息技术的发展来推动企业档案信息共享性的高度实现。

参考文献

[1] .吴晶晶.浅议企业档案信息化建设[J].档案学研究., 2007.06

[2] .王宏.陶英政.关于档案信息化建设的思考与实践.安徽省档案学术交流论文集, 2007

企业档案管理信息化研究 篇11

关键词：企业档案；信息化；建设问题

一、企业管理中的重要环节是档案信息管理

企业为不断提高档案信息管理的工作水平，必须始终坚持以经济增长方式为依据的思想理念，重视对信息技术的全面推广与应用，以实现企业的稳定生存与快速发展。同时，为与新形势下社会以及市场经济发展需求相适应，同样应当重视对档案管理的信息化建设工作，依托于对信息化建设技术的综合应用，促进企业档案信息的综合应用，使其发挥提高企业经营管理效率，转变企业管理方式的重要职能。档案信息化的基本概念是指：以档案馆为重点，以服务社会为主要形式，以社会为主体的档案管理模式的转变过程。在档案管理模式的转变中，必须通过对相关技术的应用，促进其数字化、网络化水平的全面提升，以深入档案信息传输、存储、接收、以及提供等相关环节，实现档案管理的一体化发展。

二、企业档案管理信息化的内容形式

档案信息是企业经营管理主体获取各层面信息的重要依据之一。在新的社会发展形势下，档案信息管理工作的重要价值越来越明显，电子和互联网的飞速发展和广泛应用，信息的获取和传播也发生了惊人的变化。在互联网的时代下，档案管理工作部门应当以网络系统为依托，面向企业相关业务部门与机构提供数字化信息文件，从根本意义上实现对档案管理工作企业的经济效益最大化。

（一）企业档案管理信息化的实现，前提是全面系统采集有效信息。为推动并促进企业档案信息化进程的加速与实现，必须结合企业自身情况建设一个系统且完整的档案管理工作系统，体现具有现代化特点的档案信息资源的高层次，在生产环节、研发环节、以及营销环节中促进信息应用系统功能的完善。具体到信息采集环节来说，企业档案管理信息化系统应当实现信息采集工作的自动化、全面性、以及动态性。档案挂历工作人员应当以档案信息的适应性、精确性为基本原则，及时筛查并对系统所采集各类信息数据进行鉴定，将有永久保存价值的文件信息筛选出来，由档案著录标准档案信息系统自动批量提取导致的分类法和主题，并保存在相应的文件档案信息数据库，使电子公文形式。

（二）准确处理信息是实现企业档案管理信息化的基础。档案信息若是没有进行处理，极其有限的发挥作用，或数据库的文件常年不用，文件中几乎是未知的，在真正意义上实现，档案信息化建设，最大限度地提高企业的经济利益是不可能的。因此，只有从某些话题，企业档案信息化工作的全部意义，无序的信息处理分散、订货系统，实现档案管理的企业信息化建设的终极目标。

三、实现企业档案管理信息化的方法是加强反馈控制

从反馈控制基本原理上来看，企业档案信息化系统中所涉及到的反馈信息包括以下类型：其一是系统输出信息，其二是影响信息（包括外部环境以及内部过程的影响因素），输出回路的档案信息系统，从而所有的内容和规则的调整，以更好地实现目标系统。反馈控制的基本过程包括：收集反馈信息，通过建立网上注册系统，定期向用户发放问卷；收集和分析收集到的信息，是促进档案信息化成果，总结问题并提出整改措施；定期总结反馈，不断完善自身，保证企业档案信息化的顺利实现。

四、档案信息化管理的意义

（一）提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。

保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。

（二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案信息化服务，提高企业整体工作效率，并能提升档案信息管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。

（三）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理这将取缔中央及控制部门的监督等职能，更大的加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就降低了管理水平，同时也减少了组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好的实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大的提高了各个阶层的潜力和主动性，是知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。

五、结语

在现代化的经济条件下，为了号召国家政策和企业的发展，就是把传统的纸质档案转变电子档案信息化。现代信息化技术综合应用，有效采集和管理使用企业档案信息，并对档案信息化建设增加关注和重视。

参考文献：

[1]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014，19：136+144.

加强企业档案信息化建设 篇12

1、党和国家非常重视信息化建设,

指出“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”, 中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首选内容。档案是企业信息的载体, 档案信息可增强企业在市场中的实力和竞争力, 甚至对企业的生存发展起着至关重要的作用, 所以为了提高企业整体的管理水平, 首先必须高度重视档案信息化建设工作, 档案信息化是企业管理信息化的重要前提和保障。

2、信息时代的到来, 使知识和信

息越来越成为比资产更重要的资源, 档案信息资源是企业信息的重要组成部分。档案信息的数字化建设和网络化服务已迫在眉睫, 丰富的档案信息是企业领导者决策的第一手材料, 将在企业各项工作中起着不可替代的作用, 所以我们必须加快实施档案现代化管理, 逐步完善企业档案的信息化建设。

二、如何做好企业档案信息化建设工作

1、要把本单位档案信息化建设纳入集团公司信息化建设的总体布局中来。

据根化工集团信息化建设的总体目标, 依据化工行业内档案信息化建设的标准规范体系, 建立健全本企业的档案信息化建设的目标。本着统筹规划、统一标准、安全保密的原则, 以信息技术广泛应用为主导, 以信息网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以档案信息资源开发利用为目的, 满足本单位科研生产和经营管理等业务工作的需要, 促进化工行业的跨越式发展。

2、加快企业档案信息化标准规范的制定。

标准规范是档案信息化建设的基础, 是档案信息化建设的法律保障。要建立专门工作小组, 统筹规划, 科学分析, 有计划、有步骤地做好本企业档案信息化标准工作, 要分析和研究本企业档案信息化面对的主要问题, 依据化工行业内档案信息化建设的标准规范体系, 建立健全本企业档案信息化标准, 确保档案信息化的各项工作按照国家相关标准、规范来实施, 确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。档案信息化建设的标准主要包括电子文件归档和电子档案的管理, 以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等, 逐步形成关于企业档案信息化的标准规范体系。在健全档案信息化标准规范体系时, 还要注意宏观性与具体性相结合, 如制定电子档案文件、档案的规章制度和标准规范时, 又要针对具体的公文、技术、财会、声像等电子文件、档案, 分别制定相应的制度和标准。

3、加强档案信息资源建设。

按照长远规划、科学分类、结构合理的原则, 建设完整、准确、系统和可扩展的档案信息资源数据库。建立全文数据库是档案信息化建设的重要内容, 也是档案信息资源开发利用的基础条件。

⑴收集企业各个业务环节形成的真实记录, 包括各种文档、合同、科研资料、基建项目资料、财务凭证等, 通过对各种档案进行数字化, 如扫描, 建立档案信息网络和电子信息资源中心库, 利用网页、网站及Web系统, 为企业提供全面、系统、快捷的档案信息, 为企业档案利用提供便利条件。

⑵建立文档一体化系统

所谓一体化的管理, 就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统, 进行统一控制和管理。

电子文件保管系统作为信息管理系统的一种, 为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段, 能够快速、及时地满足组织行使各项职能时对文件、档案信息的需求。根据办公自化动和电子政务建设的要求, 开发应用本企业的文件与档案一体化管理系统, 实现电子文件及其属性信息的过程控制和网络化归档, 实现文书档案的全文信息归档。制定文档一体化管理规范, 确保电子文件、档案运行的全过程得到规范、系统、有效管理。通过文档一体化系统, 可以实现电子文件的随时归档、网络归档、全文信息检索, 能够随时、随地提供全面、及时的全文档案信息服务, 满足企业现代化管理对信息的需要。它是文书档案管理数字化的科学、高效系统。

⑶多媒体数据库建设

多媒体是融合两种以上媒体的人-机交互式信息交流和传播媒体。多媒体技术始于20世纪80年代。应用先进的多媒体技术做好多媒体档案 (如声像档案) 的收集归档工作, 建立相关的兼有文字、照片、图片、音频、视频等资源的多媒体数据库。

4、档案信息安全保障工作

要加强企业档案信息安全保障体系建设。根据本档案保管工作的实际情况出发, 确保优化档案信息安全资源配置。要建立和完善档案信息安全等级保护制度, 建设本企业涉密资源核心数据中心, 保护有关档案法规规定的涉密档案信息。

5、加强企业档案信息化管理人才队伍建设。

加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训, 把信息化知识培训纳入对档案工作人员的检查和考核中, 以提高档案人员运用信息技术的能力, 满足迅速发展的档案信息化建设需要。同时开展以培养创新能力为重点的继续教育活动, 优化档案人员知识结构, 增强创新意识和能力, 不断提高档案专业队伍人员的整体素质和科学素养。

档案信息化是企业信息化管理不可分割的一部分, 档案信息化建设是企业真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务, 是提升企业整体管理水平, 促进企业经济建设快速发展的有效管理方法。

摘要：在今天这个信息时代, 随着企业改革开放的不断深入和企业管理信息化建设的不断发展, 信息与信息技术在企业生产运营和经济建设中有着越来越凸显的作用。那么档案基础业务建设的中心也开始向信息化和现代化转移, 档案现代化管理和信息建设, 是企业档案工作发展的必然趋势。