企业档案信息化管理（共12篇）
企业档案信息化管理 篇1
随着我国国有企业体制改革不断加快, 部分传统企业档案管理模式已不能满足现代社会发展需要, 加强档案信息化管理势在必行。
一、提高认识是档案信息化管理前提
企业领导应摒弃轻视档案信息化管理思想, 提高对信息化档案在生产经营中具有不可替代作用的认识, 想方设法改变档案信息化管理落后现状, 尽快适应经济社会发展要求。要根据现有条件和将来可能创造的条件, 把档案信息化管理列入企业发展规划和经营方针目标中, 加大宣传力度, 通过各种形式和渠道提高广大员工对人事档案信息化管理工作的认识, 领导和广大员工从思想观念有了转变, 才能正确认识和理解档案信息化管理在企业中的地位和重要性, 积极参与和管理档案信息化管理上来。
二、不断完善档案信息服务职能和管理手段
企业档案信息化服务的社会化是解决档案工作的方向问题, 管理手段的信息化是解决手段问题, 方向和手段是实现企业档案管理信息化的两个支柱。个别企业强调后者而忽视前者, 虽然有先进的档案技术与设备, 也不能获得良好的社会效益和经济效益, 反之, 强调前者而忽视后者, 档案信息化管理工作效率和水平的提高也只能是一句空话。
企业档案信息服务的社会化和档案管理手段的自动化, 都是一个渐进的过程, 因为二者都受区域经济形势等方面因素的制约和档案工作各方面因素的影响。把现代化档案管理目标建立在二者相统一的基础上, 要求企业在实践中必须坚持这样的道路:一是积极稳妥地采用现代化技术与设备, 提高档案信息处理能力。二是根据社会的政治经济形势以及对档案的需求方式, 适时调整档案工作的内容范围, 不断完善档案信息的存储、加工、传递职能, 扩大档案的社会功能, 使企业档案得到全面发展。
三、档案信息管理要先进技术与传统技术相结合
企业实现档案现代化必然要用大量的现代化技术取代传统的手工操作技术, 但从我国的实际情况来看, 传统技术在相当长一段时期内还将程度不同地发生作用, 从而形成先进技术和传统技术长期并存的局面。
在处理先进技术和传统技术关系时, 企业要立足长远, 着眼未来。立足长远就是要以提高目前档案工作的质量和效率为出发点, 在具备了一定经济、技术条件的部门和工作环节积极地采用现代化技术设备, 力求质量、效率的迅速显著提高。在条件尚未充分具备的部门和工作环节, 应该努力从改进传统技术中要质量、要效率, 切不可急于追求自动化而忽略了当前社会对档案的需求。特别是在传统技术仍发挥主要作用的情况下, 企业无论在思想上理论上还是在实践中, 都不能轻易地对传统技术采取否定态度, 应该积极采取继承、发展和创新的态度, 使档案工作水平获得持续稳步提高。着眼未来就是要看到手工操作向机械化、自动化过渡是一个必然趋势。企业当前各项措施都应有利于加速这一进程。传统技术要为采用自动化技术手段奠定基础, 而不能拖自动化的后腿。
四、发挥档案信息化的社会效益和经济效益
档案信息化在城市供水生产活动中, 扮演着重要角色, 在许多方面发挥着自己特有的作用。
如城市供水时有发生爆管抢修, 经常需要查纸图纸, 如能提供准确的图纸, 便可以在最短时间内把停水给用户带来的不便减到最小程度, 也可以减少供水企业的经济损失, 有助于供水企业建立起为市民服务的良好形象。如在“一户一表工程”改造建设当中, 管网档案就发挥了巨大的作用, 节约了大量的人力、物力、财力, 发挥了管网档案的经济效益和社会效益;在工程设计活动中, 设计人员利用管网档案提供设计依据, 减少了测量、开挖等开支, 加快了设计进程。因此, 档案信息化管理质量如何, 不仅关系着企业形象, 还关系着人民群众的生活、城市的建设和供水企业的发展。
五、提高档案信息化管理培养人才是关键
实现档案信息化管理, 培养人才是关键, 人才培养要先于设备。人才培养要宜早不宜迟。档案信息化管理技术手段越是先进, 对档案工作人员的专业化素质要求也就越高, 要想实现档案信息化管理目标, 必须首先实现档案管理人员的专业化, 没有长时间的努力是难以完成的。
许多企业档案管理由于人才匮乏等原因, 普遍存在着这样一些困难和不足:一是档案资料不能得到及时更新。现在区域经济发展很快, 管网跟不上建筑和地形变化, 得不到及时改造, 在不同程度上, 影响和制约了当地经济发展。为适应经济发展需要, 建议及时培训专业人员, 如供水企业, 需要专业人员拟定新地形补测方案, 同时加强地形补测工作, 不断完善管网图纸, 建立一套跟上现代城市供水企业步伐的较完整、准确的电子底图。二是在档案室的建设上, 目前大部分企业在特种载体管理方面比较混乱, 造成特种载体档案归档方面无法健全。应建立一座先进荣誉室, 把一部分具有查考价值的照片、计算机软盘、光盘和近年来公司所取得的荣誉和成绩, 如奖牌、奖状、荣誉证书、锦旗、奖杯等收集起来, 作为历史资料永久保存。三是不断提高企业员工对档案信息化管理认识, 用集中上课和外聘专业教师到企业讲座等方式, 强化员工对档案信息化管理方面业务的认知能力, 使之懂得档案信息化管理的必要性和重要性, 更好地配合专业人员做好档案信息化管理工作。
摘要：档案信息化和档案信息化建设是应对迅猛发展的信息社会的必然选择。供水企业档案管理专业性很强, 它与其他专业档案一样具有科学性、完整性和服务性等特点。因此, 供水企业档案信息化是必然的驱使。
关键词：供水档案,管理,信息化
参考文献
[1]毛福民.网上信息.2005.
企业档案信息化管理 篇2
众所周知，档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，而档案工作信息化是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，只有通过档案信息化建设，才能够实现对企业信息资源的集中管理，提高利用效率，更好地服务于企业。如何创建一个具有本企业特色的档案信息化系统呢，我认为应做好以下工作：
一、因企制宜，制定标准的档案管理规范体系，切实推动企业档案向标准化、规范化、信息化的管理发展。
信息化的今天，企业办公自动化后，出现了无纸办公，每个岗位都能形成电子文档，这就要求各个管理岗位，明确对各类文件材料形成、积累、归档应负的责任，通过培训让大家懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，以实现档案信息资源的制度化、规范化管理。
1、区别处理。
新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，应采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。
2、并存互补。
从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以 1
可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
3、有主有次。
在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅方式，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，严把电子档案的正确性和完整性。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。
二、提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展
显而易见，技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息建设与应用势必形同空话。
首先，企业应该为档案信息化系统，配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；
其次，企业应该根据实际工作需求，探索实践出适合本公司使用的档案信息管理软件，该软件应集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，使企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通，从而
提高信息服务质量和效率；档案利用的广泛性则表现在企业内部联网后，各部门间对档案信息资源实现了共享，而且在现行文件阅览服务的同时又增加了在线服务。
再次、以网络技术为主的档案数字化已引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到了深刻的影响，电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，则是电子档案管理重要性的体现；网络化以内部局域网为主，隔绝外网。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。
三、建立完善的安全管理制度，保障档案信息安全
企业应该提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案信息化系统的运行安全。而档案管理部门则要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。防泄密措施宜采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度双管齐下。
首先，档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案
人员的警惕性，可以从根本上降低人为失误所造成的信息丢失，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。
其次，必须采用技术上的物理隔离。企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。
一是制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等安全技术检验过滤，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全；
二是对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全；对已经有了的防范措施,如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等,要开展综合利用;
当然，这还不够，企业还必须建立一套严格的保密制度，奖惩明确，建立从上到下的保密机构组织，并进行定期的教育和宣贯，以提高全员的保密意识。
关于企业人事档案信息化管理 篇3
[关键词]供电；企业；人事档案；信息化管理；措施
[中图分类号]C36 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0429-01
人事管理是供电企业管理的重要内容，它对于企业的正常供电具有很大影响。科学高效的人事管理有助于提升供电企业管理水平，最终实现正常供电。人事档案管理是人事管理的重点，档案管理涉及到供电企业的每一个员工，科学高效的档案管理有助于企业管理者快速地了解每个员工的情况，同时也是保证员工自身利益的重要手段。在新形势下，供电企业面临的环境更加复杂，高效的档案管理就成为了企业的必然选择。
随着信息技术的发展，计算机网络技术在供电企业的正常生产经营中应用越来越广泛，计算机网络技术在供电企业中的应用有效提高了供电效率。在新形势下，加强计算机网络技术在供电企业人事档案管理中的应用，实现人事档案的信息化，就成为了供电企业实现长远发展的必然选择（图1）。
（1）人力资源管理系统界面
一、企业人事档案信息化管理的必要性
在探讨如何实现企业人事档案信息化管理之前，我们不妨来了解一下为什么要实现供电企业的人事档案管理信息化，只有在充分明确了供电企业人事档案信息化的必要性之后，才能真正实现这一目标，笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供电企业核心竞争力的重要措施。接下来，笔者就来详细分析这两个方面。
（一）企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然选择。人事档案管理是人事管理的重要内容，加强人事档案管理有助于提升供电企业人事管理的水平。在信息技术日益发展的今天，充分利用信息技术来进行管理已经成为了供电企业的必然趋势。目前人事档案管理工作还存在着许多问题，这些问题严重制约着人事管理的效率，而要解决这些问题，很大程度上依赖于人事档案信息化管理。
（二）企业人事档案信息化管理是提升核心竞争力的重要手段。企业人事档案信息化管理与传统的管理方式相比，有很多新的特点。在信息化管理阶段，企业人事档案管理实现了由分散管理向集中管理的转变，由细节控制向核心监控的转变。这两方面的转变是信息化的必然，也是目前供电企业管理缺少的，是制约供电企业核心竞争力的关键因素。因而加强供电企业人事档案信息化管理就成为了供电企业的重要手段（图2）。
（2）企业电子管理系统
二、加强供电企业人事档案信息化管理的措施
上文分析了供电企业人事档案信息化管理的必要性，接下来，就来充分论述如何加强信息化管理。笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理，供电企业要做到三点：一是要建立完善的档案管理网络；二是要建立健全人事供电企业人事档案信息管理运行机制。三是要加强人事档案数据采集工作的管理。接下来，笔者就来详细论述这三个方面的内容。
（一）建立完善的档案管理网络。实现供电企业人事档案信息化管理，我们首先要建立完善的档案管理网络。供电企业人事档案管理要以项目主管为核心，档案室作为业务部门，各个分室为具体负责的企业人事档案管理网络。在人事档案管理中要在电力主管部门的统一协调下，联系日常管理工作来进行有效管理，除了要负责协调之外，主管部门还要认真监督检查具体业务部门档案管理和移交工作。在档案管理中要坚持集中保管原则。
（二）建立人事档案信息化管理的运行机制。供电企业在进行档案信息化管理过程中要严格遵守国家相关的政策，法律法规，以及企业的保密制度。在档案管理过程中要严格保守企業秘密。要派专人负责数据采集，档案信息数字化，数据上传与加载等工作。
（三）加强人事档案数据采集工作的管理。数据采集是供电企业人事档案信息化管理的首要步骤，同时也是最为关键的步骤。在人事档案信息化管理中要重点关注数据采集工作的管理。做好数据采集管理工作，笔者认为要做好三方面的内容。一方面是要完成档案管理工作流程的数字化。另一方面是要在项目扩建之后，要完成数据资源更新工作。最后一个方面是要保证供电企业人事档案的完整性。
（3）人事档案电子化案例（图3）
随着我国信息技术的发展，计算机技术和网络通信技术在供电企业人事档案管理中的作用越来越重要，加强供电企业人事档案信息化管理是提高人事管理效率的必然选择，是提升供电企业核心竞争力的必然选择。供电企业管理人员要高度重视人事档案信息化管理工作。本文提到了加强信息化建设的三个措施，在档案管理过程中，企业管理人员要重点做好人事档案的数据采集管理工作。要重视供电企业网络基础设施建设，要建立健全人事档案信息化管理运行机制。供电企业要定期对网络通信系统进行检测，发现问题要及时处理。
参考文献
[1]熊真勤，浅析供电企业人力资源管理[J]中国产业，2012（10）
[2]侯俊，刍议供电企业人力资源管理信息化[J]中国高新技术企业，2012（33）
企业档案管理信息化建设 篇4
1.1企业档案信息化概述
我国信息化起步于20世纪70年代,落后于发达国家10余年。直到20世纪80年代,国家才开始有计划、有目的的推进电子信息技术应用。2000年,在国家信息部的指导下,企业与国家共同发起了一项重要的上网工程,开创了建国以来的新局面。
计算机的发展使得企业的办公水平越来越高,交流手段也逐步向计算机靠近。档案信息化管理是企业管理的重要形式,更是响应国家号召的举措。在信息化模式下,企业发展的利大于弊。
1.2 企业档案信息化的必要性
企业档案信息化是指企业在遵纪守法的基础上,依靠科学的管理方法,凭借高科技手段,整合企业的文件、资料,使信息的获取、处理实现数字化以及网络化的资源共享,提高企业档案的重复利用率,带动企业资金流的运动,实现生产自动化、管理科学化,给企业之间、用户之间提供相互沟通的桥梁。
2 企业档案信息化的特点
2.1 原始性
传统的档案学认为,归档文件必须是原件,以确保文件的历史价值。而电子文件不需要像传统档案文件那样以原件来证明档案的原始性,也无须对信息的原始性做出保证。将传统的纸质档案转换为数字化档案并输入计算机网络,使企业档案由实态转化为虚拟态,档案信息内容与载体分离开。档案信息化能丰富企业的信息资源储备量,不断传输企业的档案信息,为企业增砖添瓦。
2.2 系统时效性
企业档案传递中的信息不仅包括企业以前形成的档案文件,还包括企业正在形成的及时文件。企业档案信息化不仅属于企业某一部门的任务,更是全公司的任务。档案的信息化需要在有效的时间发挥产生经济利益的作用,倘若企业对市场信息反应迟缓,势必会对企业造成经营、管理等多方面的偏差。
3 当前档案管理存在的普遍问题
3.1 信息化意识淡薄
企业档案信息化管理投资较高,有些企业认为档案的投资管理不能为企业创造任何经济效益,于是将资金投入到工程建设以及产品销售方面。同时,企业管理意识不强,在档案材料的保管、移交等方面的管理不完善,档案人员流动性强,且不注重对档案人才的培养,导致企业档案管理水平以及业务水平达不到市场要求。
3.2 缺乏有效指导
档案信息化缺乏外部的有力指导以及科学合理的分析与规划,这导致档案信息化不完善。企业在档案信息化方面的建设对自身发展影响深远,当然,这并不意味着档案信息化可以解决一切问题。有些企业自不量力,一味进行高科技的档案管理信息化,给企业造成了严重的经济负担,不仅发挥不了档案信息化的优势,反而起到了反作用。很多企业因为缺少专业人士的维护,使档案信息化成为一次性工程。
3.3 档案管理标准不完善
档案管理标准是指在档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。随着企业档案信息化、标准化的深入,传统的企业档案管理标准越来越满足不了企业的需求, 企业的信息管理、产品标准亟需进一步完善。
3.4 档案管理与其他管理缺乏有效连接
企业档案部门是企业信息化的所在地,优势明显。但同时也存在着与其他环节无法沟通、联络的潜在危机。许多企业生成的电子文档由技术部门保管,未及时移交归档,使许多企业中的电子文档处于凌乱状态,无法实现文档的有效利用。目前企业档案信息化系统并不完善,档案工作还很难实现与企业其他信息的融合贯通,这是企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接的根本原因。
4 档案信息化应对措施
4.1 强化档案管理
强化档案管理是在一定的标准下,依托网络建立完善的系统软件,确保档案管理基础工作得到加强和完善。建立高技术的、方便快捷的档案系统,实现信息化的调用,延长档案寿命,做到资源共享。纸质档案管理和电子档案管理相对应,建立长期存储的可以共享的数据库,确保电子档案能够得到有效传递。
4.2 转变企业思想
企业档案管理信息化是信息时代信息共享的需要,是档案事业技术进步的突破口,更是加快改革开放、充分发挥档案价值以及实现档案信息资源共享的战略选择。领导者的信息化管理水平直接决定了信息化的深度和广度。作为企业的一把手,应该充分认识档案管理的利益和未来发展前景,支持与发展企业的档案管理,促进企业档案管理信息化建设。
4.3 提高档案管理员的信息化意识
现如今,档案人员可利用网络技术,共享资源来服务企业。这要求档案人员要认清档案信息化的重要性,传统的企业模式必然会被档案工作现代化、信息化所取代。当代社会企业对档案工作者提出了更高要求,要求其服务态度更加优质,与时俱进,更新服务观念。只有这样,才能不断拓展服务范围,提高服务质量,使档案信息化充满生机和活力。
4.4 制定标准化的规范
企业档案信息化管理 篇5
一、建筑施工企业档案信息化管理的现状和问题
（一）在进行档案信息化建设初期阶段，对其调研力度不足。
目前，我国建筑施工企业普遍存在在开展企业档案信息化建设工作前期，对档案信息化建设调研不充分的问题。因此，如果企业对档案信息资源进行合理科学的分类、整合、进行检索以及编码工作，就可以很容易形成一套有效的管理企业信息档案的规章制度，从而从真正意义上形成数字化档案信息管理库，做到真正的利用电子计算机进行档案信息的管理，实现档案信息化。有数据显示，目前我国只有2%的企业能够使用计算机进行企业档案信息等相关数据的管理。由此可见，建立数字化的档案数据库是建筑施工企业实现现代化的前提。档案信息化建设的成功更有利于企业更好的收集、处理、积累具有信息价值的庞大的档案数据。因此在档案信息化建设初期，要加强对其调研。
（二）对档案信息化建设重视力度不够，针对性不强，档案从业人员业务水平参差不齐。
在我国建筑施工企业中，档案信息化建设受到很多企业内部因素的影响，比如高层领导不够重视，导致协调沟通不到位，又如档案人员对档案的管理能力不够好，对档案信息化建设的重要性认识不足，单纯认为档案管理工作只是简单的对工程档案进行收集、整理、归档、保管，因而不需要太专业的知识和专业人才，导致档案管理人员专业知识水平不高、业务水平偏低、来源杂乱，这对档案信息化管理建设有很大的阻碍作用。
（三）档案信息化的探索、开发和建设传统化。
目前国内大多数建筑施工企业档案信息化的开发都流于“表层化”，仍然以比较简单的介绍、汇编和存储为主。比如在数字化的扫描或者目录录入方面，只是由传统方式转变为数字化的网络化的`保管，在建立开发的工作中，更多的是改变了档案信息存储方式，没有从根本上改变，没有实质上的突破，甚至有一些企业的档案管理人员从不进行档案的编研及相关的检索工作，至于具有综合性、专题性的档案信息化的调研更是少之又少，甚至没有。
二、关于解决建筑施工企业档案信息化管理的方案
（一）通过几种手段提高建筑施工企业的信息化，加强对企业档案信息化的管理。
加强对档案信息管理人员的培训。对工作人员的培训，要有针对的根据建筑企业档案的实际情况进行，要着重于计算机、网络与应用系统等方面的相关知识与操作的培训。同时也要加强企业档案信息化软件系统维护人员的培训，这其中包含：数据的管理、各个业务模块使用权限的控制以及意外事故的处理等。加强建立档案移交、管理分类方案。对于工程项目竣工档案，集团公司档案管理部门要形成一整套的收集、整理、移交规范。对企业档案、文件的分类以及其组卷原则，都要有统一的要求。
（二）从顶层设计入手，同时培育复合型人才，积极建设并完善企业档案信息化管理。
将档案信息化管理规划到企业的发展中去，依照国家及行业的规划，同时结合企业自身档案信息化发展现状，制定切合实际的的发展档案信息化发展规划。总体规划要从信息化现状、建设目标、系统构架、行动路线、与企业信息化的关系等方面出发，既要有短期要求，又要保证档案信息化工作的长期目标，使档案信息化不盲从、杂乱。要加强基础理论、业务技能的培训，提高对企业档案管理人员学历要求、专业对口性要求。加强对相关人员现代化信息技术方面的培训，在恰当的时机引进专业人才，增强团队实力，为企业更好地服务。
（三）在档案信息化建设中引进新的方法，用应用来促进档案信息化管理的建立。
改变企业档案一归档、保管工作为主的局面，注重档案的应用、扩展范围，提高员工参与档案管理的比例，形成全员参与的好局面。同时应用更加专业档案管理方法，充分利用IT新技术。
三、结束语
对企业档案信息化管理的一些思考 篇6
【关键词】档案信息化；电子档案；传统档案管理；人才；效率
企业档案是企业经济建设、工作查考、学术研究的重要资源，档案信息化是企业信息化工作中的重要环节，也是企业管理推进的一个重要目标。加强对档案信息化建设的力度，档案的信息资源的作用得以充分发挥，是档案管理的目标。加强档案管理现代化，一定要结合客观实际，汲取传统档案管理的有益经验，从本单位实际出发，适应本企业生产的需要，更好地为企业生产服务。
一、档案信息化建设的主要内容
1.档案标准化建设。档案标准化是对档案形成过程中所产生的电子文件、归档和电子档案信息重复性的事物和概念为对象制定的各种标准。档案信息化的标准化主要包括管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范三个方面。企业内部要严格做到档案各项信息数据、各种模版、代码的统一。我们传统档案的管理是标准规范的，电子文件、电子档案的标准更要高于传统档案，因为所有的信息化的工作都依赖于数据库、计算机、网络等等，所有的工作流程都需要通过计算机来实现，所以，我们企业的档案部门有责任根据国家和行业的要求把标准化完善到整个企业。随着时间的推移，国家档案行政管理部门将逐步制定和完善一些法规性的国家和行业的标准规范，以保障电子文件档案信息的统一规范和资源共享，还有使用计算机应遵守的安全法规和标准，数字档案信息资源合法化规范标准，档案管理中的各个规章制度将做到尽善尽美。业务标准规范是对电子文件档案形成过程中电子文件档案的术语、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准及管理规范化。技术标准规范是指在档案工作过程中数据交换标准规范、电子文件档案的数据存储格式规范、数据加密的规范、水印技术规范以及系统软硬件设施技术标准等。其中一些技术标准是电子信息管理的共用标准。
2.档案数字化建设。档案信息化建设的核心是档案的数字化，利用计算机、软件、数据库等技术对传统档案数据进行处理，从而形成规范的电子文件信息。这些电子文件可能有多种格式，如文本文件、图形文件、图像文件、影音文件等等。档案的数字化一是对已有的历史档案集中进行数字化处理，组织人力进行文件的扫描、OCR识别、挂接等工作。其次是改变档案的收集归档工作方式，新产生的档案采取电子和纸质并举的方法，同时接受电子档案和纸质档案，档案人员检查通过后方可完成归档工作，这样就走出了年年接收档案，年年数字化的恶性循环。在对历史档案数字化处理过程中，对需要处理的档案。首先要制定有待数字化性处理的一些原则，从众多的档案中，剔除无关紧要、可有可无的信息，无需“有文必扫”，选择重点需要数字化的档案以及那些需要保护的档案、具有代表性的档案。其次一定要纸质档案与数字档案并重，以纸质档案为基础，以电子档案为信息化发展的有力武器。
二、档案信息化中的重要技术因素
档案信息化是信息技术与档案管理的合理结合，没有信息技术，档案信息化难以得到推进。同时档案信息化与传统档案的管理和手工模式也是分不开的。档案信息化是档案管理的一次革命，技术是档案管理革命的先锋，是档案信息化中最有力的武器，有着传统纸质档案的基础，有着传统纸质档案的保障，电子档案、数据库运用、资源共享才可以大刀阔斧的向更好的方向发展。电子文件与纸质文件共存，在各行各业，政府机关、企事业单位中的档案部门，依然是二元格局，功能的完全替代很难，必然经历一个漫长的渐进的过程，只要电子档案的安全性没有得到完全保障，人们就需要以纸质文件为基础来保障档案文件的安全。档案的信息化没有改变档案工作的社会目标，它给档案管理带来的是更加全方面的、更加快捷的工作，减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了劳动生产率。同时也为查考、利用档案的各行各业的人员提供了快速查询、快速利用的各种方法和环境。这种变化还随着信息技术与档案管理的有机结合逐步高速发展而变化。因此，在档案信息化发展建设的同时必须建立在传统纸质档案保障的基础上，对信息技术的发展保持高度的敏感性，及时追踪新技术的发展趋势，从中寻找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究将各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性。使之更能适用于档案工作的目的。
应重视档案信息化的技术因素，但不能唯技术论。唯技术论表现之一是认为技术是万能的，可以实现所有的档案业务，各个环节都想利用计算机来实现，忽略了人的主观能动性，在信息化建设中人处于被动的局面。表现之二就是档案建设追求完美，一步到位，不根据自身情况出发而是追逐最先进的软硬件技术，加大了档案信息化的成本。档案信息化建设是一个漫长的过程，因此档案信息化要从实际出发，根据企业自身的实际现况，采用最适合的技术，在选用时要认识到先进的技术有时由于缺乏时间的考验和社会的认同，具有一定的风险性，而且还要考虑到技术的更新频率、更新周期。
三、加快档案信息化建设的两个关键
（1）充分发挥档案信息化中人的作用。档案人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素之一。档案信息化要求档案人员不仅需要掌握档案专业知识，同时还需要掌握计算机网络、数据库、计算机软件等知识。信息技术的复杂性及快速更新性要求其人才必须具有扎实的技术基础和持续的再学习能力，再加上专业的档案管理知识和丰富的工作经验。档案信息技术人才的培养是一个漫长的过程，需要档案工作人员逐步将多种专业技术合理融合在档案工作中。人才队伍的建设可以从内部和外部方面着手进行，可以体现在以下方面：一是在实施档案信息化全员培训的同时，逐步引进档案人员相对年轻化，强化对档案人员的技能，提升整个档案队伍的信息化素养。其一是组织一些档案信息化知识的相关培训、业务交流活动，尽量使所有的档案业务人员都要参加，并将参加培训的情况列入考核、评审的范围，调动人员参与的积极性。其二就是规定相关岗位必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。其三可以通过高等院校培养高层次的档案管理人才或计算机专业人才，采用引进、联合培养等方式培养人才，这也需要企业领导和人力资源部门的大力支持。二是强化对档案人员的创新教育，充分发挥信息化建设中档案人员的积极性、创造性。信息化建设应将档案人员放在主体地位，需要每一位档案人员，结合自己实际工作的经验，出主意、想办法，从而使工作更简捷、更安全、更有效率。同时在知识结构方面、激励机制等方面注入新的活力，使广大档案人员增强时代责任感，增强服务意识，采用最适于自己的数字和网络技术并结合传统档案管理的方法，将档案信息资源共享和开放的服务平台发挥得尽善尽美，最大化满足各专业人员查询、借阅、利用等。这个漫长磨合的过程，不仅能逐步推动档案信息化建设，也能让档案人员学习和总结好的经验与方法。从而使档案信息化工作多元化发展，实现档案事业稳步发展。（2）与传统档案相结合提高档案信息化工作效率。要切合企业实际，结合企业整体工作流程，把档案信息化落在实处、见到实效。切忌照抄照转照搬、切忌死搬硬套。在档案工作的某个环节中计算机数据库未必比传统手工的的方式快。所以，档案的信息化、现代化，应从企业工作的实际出发，汲取传统管理中的合宜因素，从而提高工作效率。
四、对档案信息化管理发展方向的构思
以纸质档案为保障和基础，创新思路，接受新的事物，利用先进的信息技术手段，减少工作量，提高效率。目前档案管理工作有两个大方面：一是收集整编各门类的档案；运用新技术提高工作量，以满足档案数据的查询需要。二是将档案工作的重点逐步放在查询借阅，创造快捷网络环境、工作环境，用来提供利用各门类的纸质档案以及电子档案。档案人员应在这个基础上，利用好先进的硬件和配套设施，使用最适合自己的各种软件，将最有效的传统档案的管理方式与最先进的信息相结合发挥档案的最大价值。
参 考 文 献
[1]张照余.论档案信息化建设中的技术要素.浙江档案.2007（9）
企业档案管理信息化研究 篇7
一、企业档案管理信息化概述
企业档案是指企业在生产、经营活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录, 是企业发展历史的缩影和真实写照。众所周知, 衡量企业管理的因素很多, 但是企业档案管理是不可或缺的一种因素。企业实现档案管理信息化的过程是企业实现信息化的有机组成部分, 其基本内涵是企业利用现代化信息技术获取、处理、传输、运用档案资源, 提高档案管理效率, 为企业各项管理提供信息资源。对于企业来说, 建立完善、高效的信息化档案管理制度, 是企业不断提升管理能力的必然要求。首先, 21世纪是信息化的社会, 信息和知识作为企业发展的重要资源, 如何充分科学地利用这些资源对企业的发展至关重要。档案部门作为企业管理档案的专门部门, 也要跟随时代发展的步伐, 不断学习先进的科学信息技术, 实现档案管理的信息化。如果档案管理在信息化方面处于劣势地位, 那么企业的管理能力也必将受到影响。从这个层次来说, 企业必须高度重视如何实现档案管理信息化的问题。其次, 传统的纸质化档案管理已经发生了深层次的变革, 基本已经实现了电子化管理, 这种变革对档案管理提出了更高、更严的要求。也就是说档案管理信息化是时代发展的一种必然趋势, 几乎所有的企业都被卷入到这场信息化革新事业之中, 企业之间的交流、沟通和资源共享, 已经不再是纸质之间的活动, 而是依靠信息化的途径来进行。因此档案之间的交流与共享就必须实现信息化, 提高档案共享效率, 实现企业之间的资源整合。最后, 传统的档案管理需要投入较大的人力、物力、财力, 成本很高, 而且查询档案资料也是人工查询, 耗时比较长, 效率低下。运用电子化的手段对企业档案进行科学的管理, 不仅节约时间, 而且能够提高查询的精确度。从这方面来说, 档案管理信息化在总体上能够降低企业管理的各项成本。
二、档案管理信息化的特点
档案管理信息化的最大特点就是档案管理与信息化的结合。具体来说, 档案管理信息化具有以下几个显著的特点:
(一) 信息化
简单地说, 信息化就是运用网络科学技术的手段处理相关的事务。档案管理信息化就是运用网络平台对档案进行管理, 所有的档案工作都在网络上运行和开展。和传统的纸质版管理方式最大的不同就是信息化的处理方式, 所有的档案信息都不再是纸质的手写或者打印, 而是借助于信息软件系统的存储功能把所有的档案信息都刻录在系统之中。按照一定方法对档案信息进行分门别类, 制定出索引的目录和方法, 让人一目了然, 在查询的过程中就直接在信息系统之中输入所需的信息关键词, 那么所需的档案信息就可以快速地调取出来。从这些方面来说, 档案管理的信息化的存储时间和查询事件特别快, 这也是信息化本身的巨大优点所在。
(二) 系统化
所谓系统化就是档案信息不是杂乱无章的信息堆积, 而是具有系统性的信息汇聚。之前的纸质版档案管理方式一般都是随意的记录档案所在位置, 如果有人拿错或者放错位置, 那么档案就无法实现位置的精确化, 档案资料只会是随意的堆积, 这样的话档案资料的查询就非常不便, 而且档案管理人员对档案的位置如果不是非常熟悉, 那么在一堆纸质档案资料中寻找所需的档案资料几乎是不可能的。而现代的档案管理信息化的一大特点就是系统化的实现, 也就是说档案的编排、存放必须按照一定的标准进行设计, 每一种文件夹、每一种文档的设计、新建、命名都要具有一定的系统性。比如说我们要建立一个会议记录的档案资料, 我们最大的文件夹应该是会议记录, 然后可以按照年份来新建文件夹, 如2015年会议记录、2014年会议记录、2013年会议记录等等。也可以按照会议记录的性质来进行分类, 比如重大决策会议记录、日常管理会议记录、安全教育会议记录等等。也可以按照会议的主体进行分类, 比如总裁会议记录、总经理会议记录、各部门负责人会议记录等等。当然以上只是举一些比较具体的例子, 每个企业都有其自身的特点, 工作的开展方式也不同, 可以根据自身特点进行档案资料的系统化。
三、档案管理信息化的意义
为了适应新时期企业档案管理方式的革新, 企业加强档案管理的信息化建设具有重大的意义。
(一) 实现企业内部信息的有效流通
在以往的纸质时代, 企业内部的信息流通都是依靠纸质化的手段, 这不仅不能快速有效地在企业内部进行信息交流, 而且如果纸质版的信息丢失, 那么对企业造成的损失是非常大的。还有就是纸质版信息的送达问题, 如果企业员工出现送达问题, 那么其他员工就无法获得有效的信息, 就会导致严重的信息无知问题。而信息化的档案管理制度的建立, 把企业的信息统一起来, 汇集到一个完善的信息系统中。这种做法不仅能够保障信息在员工之间的畅通交流, 而且交流速度极快, 成本很低, 保证员工能在第一时间获取信息, 互相共享, 在各方面加强合作, 为企业建立一个员工信息交流系统起着很大的作用。
(二) 提高工作效率
如果单纯依靠纸质版的档案管理那么效率就会很低, 比如查询会变得非常分散, 每个员工查询的内容都不一样, 这样档案管理工作人员就要浪费很多时间处理不同的事务, 而企业档案管理人员一般是非常少的, 不可能应付这么多的事务, 一旦出现查询的人多, 工作人员还要对纸质档案一个一个地查找, 这样就不可能有效满足来查询档案的人的需求。从这方面来说, 效率低下是不可能避免的, 除了效率低下带了的负面影响以外, 还有可能发生更加严重的事情, 比如严重打击了工作人员的积极性, 使档案工作的运行更加不理想。但实现信息化管理以后情况就会变得不一样, 首先是查询速度非常快, 已经有了完整的信息系统, 工作人员只要在信息系统之中进行查找就可以了。另一方面是查询的准确率非常高, 一般不会出现错误的查询事件。也就是说, 只要建立了信息化的档案管理制度, 那么不管查询的人有多少, 工作人员的工作速度都可以非常快, 有效满足查询主体的需要, 在很大程度上提高了档案工作的效率。
(三) 降低成本
如果是纸质的档案管理, 那么企业每年要为购买纸张付出一大笔开支, 因为用纸质汇集档案所需的纸张是非常多的, 而且时间一久很多档案需要重新整理, 这些需要很大的开支。如果实现信息化的档案管理, 企业就可以减少这方的开支, 只要把信息录入档案系统就可以了, 不管时间再久都不需要重新整理, 只要进行数据更新就可以了。从这方面来说, 企业在档案材料费用上就可以节省很大的一部分开支。还有就是管理成本, 如果是企业领导要作出决策对企业进行管理, 依靠纸质版的送达, 那么其效率之低、速度之慢都是很大的问题, 如果不能就企业进行有效快速的管理, 那么很多工作就会因为时间的拖延而失去成功的机会。从这方面来看, 信息化的档案管理不仅能够快速传达管理信息, 也在管理成本这一方面为企业节省了很多不必要的财政开支。
四、档案管理信息化的现状与问题
从总体现状来看, 档案管理信息化存在着如下一些问题:
(一) 档案管理信息化工作不受重视
虽然档案管理信息化具有很多优点, 而且对企业管理也具有很大的意义。但是由于档案管理不能直接创造经济利益, 产生的效益具有隐蔽性, 所以很多企业没有在根本上重视这一问题。企业不重视档案管理信息化的表现主要是:第一, 在企业中很少配置专门的档案管理人员, 认为配置专门的工作人员浪费了企业的资源, 有时为了应付档案管理工作的需要, 直接安排行政工作人员兼职, 这种做法的成效当然可想而知。第二, 档案管理人员专业知识匮乏, 由于很少安排档案管理的专业人士来从事这份工作, 企业中负责档案管理的工作人员几乎是外专业人士, 这就导致了这些工作人员对档案管理信息化工作缺乏专业的了解, 开展工作只流于表面, 很难深入关键问题进行这项工作。因此这就进一步导致档案管理信息化的工作人员专业知识更加匮乏。
(二) 缺乏对档案管理信息化的工作人员进行专门的培训教育
档案管理信息化是一项不断完善、进步的具体工作, 这对于档案管理信息化的工作人员提出了很大的专业要求。档案管理信息化工作人员不但要具备优良的职业道德, 扎实的知识功底, 过硬的业务技能, 还要熟悉掌握企业的业务情况, 了解企业的业务性质以及内部组织结构, 以明确档案的管理范围、分类情况、保管期限等。目前, 很多档案管理信息化工作人员为兼职人员, 存在半路出家、身兼数职的现象, 缺乏档案管理专业的专门培训, 档案管理信息化基本理论知识和技能不扎实, 档案管理信息化水平有待提高。
(三) 缺乏资金的投入
资金投入不足是一个大问题, 企业是从事生产经营活动的组织, 主要把资金运用于这方面的工作, 因为只有生产经营才能带来实实在在的经济效益, 所以这导致很多企业根本不愿意把一小部门资金投入档案管理信息化的工作中去, 认为只要一台电脑、一份数据库就足够了。所以有人就指出, 企业因为档案管理信息化投入较大, 忽视了其性价比。这与企业领导的认识观念息息相关。有的领导善于抓生产经营活动, 善于抓管理工作, 但是对档案管理工作的认识不足, 认为档案管理工作并非一个企业运营的重点, 甚至认为在这方面投入资金是一种企业资源的浪费。从现在的发展现状来看, 不管是档案管理人员的专门配置还是资金的有效投入都是不能让人满意的, 都远远不能满足现代档案管理发展的需求, 档案管理要达到真正的信息化之路还有很远。
五、企业档案管理信息化的对策
目前企业档案管理信息化存在的问题, 从另一个角度可以说是企业缺乏对策意识, 没有科学的对策进行引导。笔者认为, 企业档案管理信息化建设是一项复杂的系统工程, 这就需要制定一套科学的对策。
(一) 建立统一的企业档案管理信息化标准
有学者认为要建立统一的档案管理标准。笔者认为这是非常有必要的, 因为传统的档案管理方法比较混乱, 标准不一, 造成了档案管理工作缺乏一个参考的准绳, 如何衡量一个企业的档案管理水平就成为一项比较困难的工作。还有就是不同企业之间奉行不同的档案管理标准, 这样的话如果两个企业之间要进行档案信息的交流共享就很困难, 因为彼此都是遵守不同的标准, 很难理解对方的档案管理标准是什么, 这样就在实现企业之间的交流制造不必要的障碍。所以, 建立统一化的档案管理标准, 不仅有利于自身的档案管理工作的发展, 而且有助于企业之间的档案信息交流, 为加强企业之间的合作构筑一个平台。
(二) 企业领导要转换观念, 加大资金投入
如果企业领导还认为只要一台电脑、一份数据库就足够了, 那么这种肤浅的认识是不可能实现档案管理的信息化。要想实现这一项工作, 企业领导必须切切实实转变传统的观念, 重新认识档案管理工作的重要性, 向国际国内发达的企业学习, 重视档案管理工作, 在管理上和资金上为档案管理信息化提供充足的投入。具体而言, 企业领导在管理层面上要加强档案管理人员队伍的建设, 配备档案管理工作的专业人士, 开会传达档案管理工作的重要性, 使企业员工也高度重视这一问题。另一方面就是资金的投入, 比如档案管理系统的开发, 这些都需要企业领导的支持, 如果没有资金的投入, 实现档案管理信息化只是一句空话。
(三) 定期对企业档案管理人员进行信息化知识培训
培训是提高专业技能的重要途径。实现档案管理信息化离不开工作人员在这方面的专业化, 因此企业可以定期邀请档案管理方面的专家学者以及高水平的技术人员, 对档案管理工作人员进行专门的培训, 提高工作人员的信息化水平, 这样档案管理信息化的实现才有可能。
结语
总的来说, 企业档案管理信息化作为企业管理信息化的有机组成部分, 把企业档案管理信息化工作做好了, 对于提高企业管理信息化水平, 进而提高企业管理水平具有重大的意义。
摘要：档案是企业资源的重要组成部分, 如何科学地管理档案, 是企业实现资源优化配置的一项重大课题。因此档案管理越来越受到企业的重视, 成为一项衡量企业管理水平的指标。本文将详细阐述企业在实现档案管理信息化过程中出现的各种问题, 进而提出一些实现企业档案管理信息化的对策。
关键词：档案管理信息化,特点,意义,问题,对策
参考文献
[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报, 2014, (8) :27.
[2]陈明.浅论企业档案管理信息化存在的若干问题[J].企业管理, 2008, (8) :58.
企业档案管理的信息化建设 篇8
一、企业档案管理信息化的含义
信息化是在现代通信、网络、数据库技术的基础之上将相关对象汇总至指定数据库, 从而为人们所用的一种技术。这种技术极大提高了各种行为的效率, 充分实现了信息共享。企业档案管理信息化即在企业档案管理过程中引入信息化, 改变企业传统档案管理模式, 使其由纸质档案、人工化管理向电子档案、计算机辅助管理转变。
二、企业档案管理信息化建设存在的问题
1.单个企业基础设施薄弱, 整体结构不合理。一方面, 企业档案管理信息化建设需要引入计算机设备, 需要应用并发展互联网技术, 这些都需要足够的资金、技术的支持。而目前很多企业尤其是中小型企业技术水平差, 设备、资金供给不足, 从而阻碍企业档案管理信息化建设的进一步完善;另一方面, 受资金限制。大多数规模小、效益差的中小型企业很难在档案管理中引入信息化, 企业档案管理信息化建设更是无从谈起。而与此同时, 规模大、效益好的大型企业可以实现档案管理的信息化建设, 在充分利用资源的基础上可以进一步扩大规模, 提高效益。这种结构的不合理阻碍了企业更好的发展。
2.技术水平不足, 专业人才匮乏。一方面, 企业档案管理信息化建设中必须不断利用并发展计算机互联网技术, 而目前尚未应用有效手段实现档案资料的有效共享, 从而出现电子档案重复建设、资源浪费现象, 使得企业电子档案无法发挥最大的效用, 共享性、服务性较差。同时, 由于系统建设的不完善以及互联网固有安全隐患使得档案资料容易遭到入侵和供给, 安全技术亦有待提高。另一方面, 在企业档案管理岗位中高素质、高技能人才相对缺乏, 导致在企业档案管理信息化建设方面创新能力差、开发能力不足。
3.缺少统筹规划, 盲目性强。企业档案管理涉及企业开发、生产经营、人事管理、项目管理等多方面的内容, 过程繁琐复杂, 信息化的引入需要企业掌握科学办法, 系统组织安排以实现与管理、行政、人事等部门的有效衔接。而目前, 企业档案管理信息化建设意识不强, 系统性差, 常脱离项目建设盲目孤立管理运行, 这将严重影响信息化建设在企业档案管理中本该产生的效果。
三、企业档案管理信息化建设的策略分析
1.实现传统档案的电子化和网络化。相较于企业传统的档案管理模式, 计算机网络系统运算速度快、精确度高、存储和逻辑能力强, 所以企业档案管理信息化建设能提高企业档案管理水平。首先, 企业要完善基础设施, 实现纸质档案的电子转变模式, 使企业档案得到有序有效的信息化管理。其次, 企业要建立企业档案共享利用平台。将相关企业相关资料汇总建立电子档案的数据库, 更大程度上减少电子档案的重复建设, 实现资源共享, 从而为企业发展更好的服务。
2.鼓励创新, 注重人才培养。一方面, 政府要支持信息化开发公司的发展, 如通过在知识产权保护法中加入此方面内容实现管理软件的研发, 实现信息在不同单位、部门的有效传递。同时, 重视加密技术的运用, 如企业根据自身需求可将机密档案转化成特殊符号后保存, 查看资料时需先解密还原, 以此放在资料泄露;另一方面, 要注重人才队伍建设。第一, 学校要重视专业人才培养, 鼓励学生理论与实践相结合, 在掌握完善系统的档案管理理论的基础上接触档案分类与整理的新的发展模式。也要鼓励学生更多学习计算机网络知识, 顺应档案管理信息化建设的大趋势。第二, 企业要注重人才的引进, 并进行专业的培训。积极完善人才引进机制与培训体系, 使档案管理人员有专业的业务知识和操作能力, 更好的发挥信息化在档案管理尤其在安全保密方面的应用。第三, 档案管理人员要转变思想观念, 适应企业现代化发展。新的时代背景要求其有更强的法律意识, 要了解《档案法》、《保密法》的相关内容, 通过正当手段维护自身合法权益;要有更强的专业意识, 用科学的方法收集、整理、保管、统计档案资料, 提高专业性水平;要有更强的信息意识, 努力学习最新管理软件和计算机知识。
浅析企业档案管理信息化建设 篇9
随着科学技术的不断发展, 我国企业传统的档案管理方法已经越来越不适应社会的发展, 为了促进企业档案管理的发展, 提升档案管理的工作效率, 为企业创造更多的经济效益, 企业必须要转变思路, 加快档案管理信息化进程, 推动企业更快、更好地发展。新形势下, 加强企业档案管理信息化建设是企业进行档案管理改革的重要内容, 也是企业实现可持续发展的必然趋势。
1 企业档案管理信息化建设的必要性
1.1 是企业信息化发展的要求
档案是企业重要的参考资料。当前, 随着办公自动化的发展和网络技术的普及, 企业在生产经营活动中产生了大量的文件和数据, 是企业进行各项生产和经营活动的基础, 为企业提供了重要的参考依据, 具有长期的保存价值。
1.2 是现代企业档案管理发展的需要
社会形势的不断发展和网络技术的革新, 促进了各行各业的进步。企业传统的纸质档案管理模式已经越来越不适应企业现代化管理的需求, 加强企业档案管理工作对于提升企业的工作效率, 实现企业办公自动化具有重要的现实意义。档案管理工作是企业日常工作的重要组成部分, 因此要加快企业信息化管理, 适应市场经济的需求, 满足企业的发展。随着各类信息系统在企业中的应用, 企业的各类文件逐渐增加, 给企业的资料查询带来了一定的困扰。为了促进企业档案资源的利用率, 必须要加大档案信息化建设。另外, 由于近年来, 网络技术的发展, 信息技术已经渗透到企业发展的方方面面, 所以必须要加强对档案的数字化建设, 提升企业档案管理的软硬件条件, 促进企业档案管理的现代化发展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加强档案管理信息化建设, 有效地提升了企业的工作效率, 节省了企业的工作成本。我国企业传统的纸质档案资料在收集的过程中不仅需要大量的人力、物力、财力, 在查询过程中也会耗费大量的时间, 因此阻碍了企业的发展。信息技术在企业档案管理中应用以后, 极大地提升了企业的办事效率, 为企业日后资料的查询也提供了很大的方便。另外, 由于企业规模的不断扩大, 档案的数量也在无形之中增长, 这就要求企业扩大档案储存室面积和设备, 增加档案管理人员, 给企业增加了很多成本支出。信息化在档案管理中的普及, 不仅减少了企业的成本, 还方便了工作人员的查询, 实现了资源共享, 提升了工作效率。
2 企业档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 档案管理信息化制度不够完善
档案管理信息化制度的完善与否也在一定程度上制约了档案管理工作的有效进行。长期以来, 我国很多企业一直采用的是传统的档案管理方法, 没有将现代信息技术与档案管理相结合, 因此在信息技术日益发展的今天就会出现很多问题, 使得档案管理工作无法适应新时代的发展, 档案在企业发展过程中也没有发挥其最大功效, 甚至有些企业只是将档案管理工作当作一种形式, 影响了企业日常管理工作的有效进行。
2.2 档案管理信息化建设缺乏资金支持
档案管理信息化建设过程中由于缺乏资金支持, 使得档案管理信息化建设的效率不高。企业进行档案管理的过程中需要大量的资金和设备作为支持。但是很多企业的档案信息化建设由于缺少资金, 使得信息化建设的步伐缓慢。另外, 部分企业虽然也设置了相关的经费进行档案管理信息化建设, 但是这些经费远远不能满足档案管理信息化建设的要求, 因此影响了档案管理信息化工作的开展。
2.3 档案管理人员的综合能力有待加强
要提升企业档案管理信息化建设的有效性, 必须要提升档案管理人员的综合素质。这是因为档案管理人员在档案信息化建设过程中发挥着非常重要的作用。但是, 在企业信息化建设过程中仍然存在一些问题影响了档案管理信息化建设的效率。比如, 档案管理人员的专业素质不高, 使得他们在实际的工作过程中会出现多种问题, 如果这些问题得不到及时解决, 就会影响档案管理的效果。此外, 由于档案管理人员对计算机技术掌握不够扎实, 导致在使用办公软件的过程中就会出现一些问题, 阻碍档案管理信息化建设的有效进行。因此, 企业必须要提升档案管理人员综合素质, 让档案管理人员逐渐学习现代化信息技术, 及时掌握一些最新的档案管理技术, 并将其应用到实际工作中来, 这样不仅能够节省大量的时间, 还能够节约大量的人力和物力, 最终还能取得较好的工作效果。
2.4 档案管理信息化建设的技术缺失
档案管理信息化建设的过程中, 由于技术缺失使得档案管理的效率得不到很快地提升。这是当前档案管理信息化建设中面临的一个非常重要的问题。在企业档案管理信息化建设过程中, 需要的技术比较专业, 由于人员和设备配备不到位, 导致企业信息化建设工作不能得到有效落实。另外, 由于企业信息化建设技术指导和技术管理缺失, 导致档案管理信息化建设没有完全发挥其作用。因此, 我们说档案管理信息化建设技术和管理缺失, 影响了档案管理信息化建设的进程。
3 加强企业档案管理信息化建设的对策
3.1 建立完善的信息化档案管理机制
完善的档案信息化管理制度对于档案管理工作效率的提升有着重要作用。为了建立完善的档案管理信息化制度, 可以从以下几个方面做起:
第一, 对原有纸质档案资源进行妥善保管, 另外, 还要对一些硬盘中的信息资料进行管理, 做好防火、防潮、防磁等工作;第二, 要及时对档案资料进行备份, 防止由于计算机损坏带来的损失;第三, 建立健全的档案管理信息化使用制度, 在使用档案资料的过程中要严格按照制度进行, 对档案资料的使用要做好审批和登记工作, 使档案资料保持完整性和安全性, 减少由于疏忽带来的损失。
3.2 加大对档案管理信息化的资全投入
加大资金投入是企业进行档案管理信息化的基础。首先, 企业要充分利用政府提供的资金支持, 加快档案管理信息化建设;其次, 企业要利用现有的经费进行软硬件设备的配备, 使资金使用达到最大化。
3.3 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理信息化建设的效率。首先要提升档案管理人员的责任意识和职业道德观念;其次, 要加强对档案管理人员信息化建设培训, 提升他们的档案管理专业知识和实践能力;再次, 加强档案管理人员计算机专业技能培训, 使其掌握最基本的档案管理办公软件操作技能, 保证档案管理现代化建设的有效进行, 进而才能促进企业的健康、稳定发展。
3.4 加强对档案管理信息化建设的技术指导
企业档案管理信息化建设的有效进行依赖信息化建设的技术指导。可以从以下方面加强档案管理信息化建设技术指导:一是明确信息化建设所需技术, 只有制定了明确的目标才能有效地指导实际行动;二是聘请相关的技术人员或是专业人员进行技术指导, 让档案管理人员熟悉相关的软件设备和硬件设备, 这样才能够在档案管理信息化建设中做到游刃有余。
4 结语
总之, 企业要实现档案管理信息化建设, 必须要更新档案管理理念, 建立健全的信息化档案管理机制, 加大对档案管理的信息化资金投入, 提升档案管理人员的综合素质, 加强档案管理信息化技术指导, 改善档案管理软硬件设施设备, 最终实现企业档案管理信息化建设的有效进行。
摘要：档案作为企业的一种重要资源, 在企业的发展中发挥了重要的作用。当前, 随着信息技术的发展, 企业档案管理进行现代化建设成为一种必然趋势。加强档案管理信息化建设对于企业的发展来说具有重要意义。文章首先分析了企业档案管理信息化建设的必要性, 然后分析了企业档案管理信息化建设中存在的问题, 最后提出了加强企业档案管理信息化建设的对策。
关键词：企业档案管理,信息化建设,必要性,问题,对策
参考文献
浅谈企业人事档案信息化管理 篇10
一、企业人事档案信息化管理概况
当前社会是信息化社会, 信息化不仅是保障事情顺利完成的技术手段, 也是基本前提。对于企业人事档案管理而言也是如此。企业通过电子信息技术手段将主要记载了企业员工个人、家庭等各个方面的资料进行高度共享和网络化, 不仅能够帮助企业有效进行人事管理, 还可以提升企业内部人力配置效率, 增强企业的管理水平。
二、企业人事档案信息化管理的意义
随着电子信息技术的飞速发展和经济的不断进步, 企业也开始利用电子信息技术进行人事档案管理。这对于企业的人才管理十分重要, 而企业的人事档案管理效率就决定了企业的人才管理水平, 因此企业应当十分重视档案管理的信息化和合理化。企业人事档案信息化管理是企业顺利开展各项管理工作的基础, 也是企业发展的重要重要推动力。
三、企业人事档案信息化管理存在的问题
我国企业数量繁多, 不仅有许多大型企业, 还有许多小型及微型企业。虽然许多大型企业对于人事档案管理工作已经越来越规范, 但是企业的人事档案管理工作还是存在着许多的问题。
(一) 整体水平低下
目前, 我国的企业虽然已经开始重视人事档案管理工作, 但是因为重视较晚, 人事档案管理工作的发展较为缓慢, 制度还不够完善, 企业的管理意识较为落后。大部分企业的人事档案管理工作技术手段陈旧, 对于档案中的人事信息不能及时更新, 致使企业难以及时追踪人事动态信息, 极大地限制了企业人事档案信息化管理的发展。
(二) 缺乏系统化管理
目前, 我国企业的人事档案管理发展缓慢, 缺乏系统化的管理, 导致企业人事档案管理没有一个统一的领导和具体的规划, 极易使企业产生巨大的资源浪费。并且, 因为企业的人事管理缺乏统一的领导, 人事管理中所涉及到的各个环节都不能及时进行沟通和工作, 较易导致人事管理中的各个环节缺乏沟通, 不能及时进行联系, 致使管理出现重复或缺失。大多部门只在自身的工作范围内进行, 信息共享, 严重阻碍了企业内部人力资源配置。
(三) 缺乏专业人才
当前, 我国企业人事档案管理人员大多专业化水平较低, 其中大多数并不是专业出身, 而是在后期才开始进行人事档案管理工作, 缺乏相关培训, 对于人事档案更新和信息资料收集等工作不能及时进行, 对档案工作不具备系统认识。对于档案资料整理、搜集和储存等电子信息技术手段的使用不够熟练, 不能纯熟利用电子信息技术对人事档案管理工作进行专业化管理。
四、加强企业人事档案信息化管理
当前, 我国经济持续发展, 信息化在其中扮演着重要的角色, 信息化的高速发展已经成为了推动我国经济腾飞的重要手段。
(一) 进行人事档案信息化管理平台
因为人事档案管理工作所涉及的内容较多, 较为复杂。如果企业不能利用电子信息技术建立健全的信息化网络, 就很可能导致企业人事资料出现偏差, 更甚者会造成企业人才流失。因此, 企业应当建立一个专门的人事档案信息化管理平台, 以该平台来加大企业的人事档案管理效率, 利用网络对人事档案进行科学管理。
(二) 加强相关设施及专业人才管理
目前, 企业人事档案管理人员并未得到足够的重视, 大多数未受过专业的培训。企业应当足够重视人事档案管理, 首先对其进行信息化管理所需的设施进行配备, 安装计算机及相关设施以便企业安装人事档案信息化管理软件。另外, 根据企业的发展状况, 企业应该及时对设施进行检查和更换, 以便能够保证管理工作顺利实施。同时, 在加强硬件设施的同时, 企业应当对档案管理人员进行培养, 提升其专业素质, 帮助其在原有的基础之上学习电脑操作技术, 进行系统化培训, 帮助人事档案信息化管理工作顺利进行。
(三) 制定管理规范体系
目前, 很多企业对人事档案管理还停留在纸质阶段, 信息化实质并未达到。很多人事工作还是需要依靠人工进行操作, 不仅会造成巨大的人力浪费还极易发生错误。这种陈旧的管理方式会严重阻碍企业人事发展。虽然, 目前有一些企业已经开始利用电子信息技术进行管理, 但是发展较慢, 管理水平依旧处于较低水平。企业应当制定完善的人事档案信息化管理规范体系, 形成一个合理性的指导文件, 为人事档案管理工作提供政策及方法的指导, 帮助其较快利用电子信息技术对人事档案工作进行可靠、安全管理。
摘要：随着企业不断发展, 管理已经成为了企业越来越重要的基础, 而人事管理工作在其中占据着重要的地位。很多企业对人事档案管理还停留在纸质阶段, 信息化实质并未达到, 较易导致企业人事档案管理工作混乱。因而如何加强企业人事档案管理就成为了当前企业管理工作的重点。通过对企业人事档案管理工作进行分析, 找到目前其存在的问题, 以期能够提出对策来加强企业人事档案信息化管理工作。
关键词：企业,人事档案,信息化管理
参考文献
[1]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务, 2013 (7) :144-145.
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企业档案信息化管理 篇11
信息化手段已经成为了开展档案集成管理以及集成服务的大方向，同时也是目前企业开展数字档案建设的目标。通过探讨信息技术对于解决企业档案管理工作中存在的问题，使用多种分析方法对企业档案信息化建设进行分析和考量。
对于规范管理的企业来说，其内部档案具有以下几点特征：首先，企业档案具有记录性，也就是对本企业的生产和经营活动进行翔实的记录;其次就是档案的资源属性，当企业的档案形成一定规模之后，就能够具有信息库的功能，这种功能能够推动企业的发展，总结经营过程中的经验教训。目前，随着经济的发展和技术的进步，很多企业开始了企业档案的信息化建设，档案的信息化管理开始具备高效、综合性利用等创新的形式，这种趋势能够充分的发挥企业档案的功能，为企业档案管理提出新的发展思路。
一、企业档案集成管理以及集成服务概念的出现
所谓企业档案的集成管理和集成服务，依托于当今信息技术的高度发展，从而能够满足于客户对于企业高效管理以及资源效益最大化的需求。它作为一种集管理与服务一体化的系统性工作，通过运用多种方法对现存的档案进行深度开发和利用。这种趋势是伴随着企业的发展以及管理规范化的现状而逐渐明确的，企业档案集成管理以及集成服务对于目前企业档案管理工作的开展具有十分积极的现实作用。
二、基于信息化技术下的企业档案集成管理
1、前端文件掌控力度加强
对于前端文件的掌控，企业内部的档案系统基于全局考虑，与其他业务系统进行无缝对接，资源接口实现共享，这就有利于相关档案文件的规范整理和归档，便于企业未来对于信息的内部索取，同时这种共享性质的操作模式有利于提升工作效率，减少以前重复工作的繁杂行，使得档案文件更加便于利用，同时能够更加有效的提取档案信息中的有用信息，从而最大限度的支持企业生产经营和发展，使档案真正成为一种企业资源。
2、强化档案文件的全过程管理
當前各企业的档案都汇总于企业内部的管理系统内，在档案进行转移的过程中，可能存在档案信息的丢失和遗漏。所以说，要对企业内部各部门的系统代码进行开源分享，制定统一的规范和要求，使得档案系统实现收集、保管、利用和存档全过程的无缝对接。
3、推动档案及相关文件的电子化转换工作
根据时代发展需要，逐步开展档案电子化的转换工作。只把需要永久保存的纸质档案进行备份，其余大部分档案实现电子化保存，有效的减少纸质档案的保存空间，减少空间占用。对所接收的各类数字档案信息进行整理、分类、加工、目录和全文挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信息有序化，并利用优化设备、加强管理控制、异地备份等安全策略，实现对数字档案长久安全保存。
4、实现电子化、网络化的档案管理模式
在实现了档案电子化之后，企业应该有针对性的逐步开展档案管理方面的信息化进程，包括档案收集、保存、搜索与查询等工作，创新工作形式，对于电子档案实现深度挖掘和利用。
三、通过数据挖掘提升企业档案的集成服务水平
所谓数据挖掘，也就是从海量的数据中提取所需的信息的工作流程。通过对企业电子档案进行处理，发现档案中的有用信息，通过多种分析方法加以分析和利用，不断提升档案的附加价值，体现档案对于企业生存和发展具有的重要作用。
1、辅助决策
通过对企业档案实施数据挖掘，可以为领导制定企业未来发展方向提供辅助信息，在人力资源、财务管理、成本控制、市场营销、行政管理等方面展示出有效的数字和信息，帮助领导进行决策制定，不断提升企业自身所具备的价值。
2、确定集成服务类型，提供专业化集成服务
变被动服务为主动服务、超前服务、统计各类档案利用情况及利用效果的基础上，分析不同职能用户、不同专业用户、不同级别用户利用需求，挖掘用户潜在利用需求，了解用户最关注、最常用的利用内容、最习惯的利用方式，为企业发展提出具有针对性的服务类型。通过建立专题和特色数据库，为企业各部门开展信息订制服务，增强服务的针对性、深度、广度和高度以满足使用部门的个性化需求等.从传统的收管用向信息网络收管用的整合，从“到我机构、用我资源”的被动服务向“虚拟机构、知识资源”的集成服务方向转型.档案信息服务的过程是知识积累的过程，将面向问题的服务流程、服务知识、服务方法和服务规范进行封装存储，避免重复建设和提高效率也是档案信息服务应当重视的环节.
在形成完善的电子档案体系后，相关档案文件就能够为企业的发展提供更加有针对性的服务，相较于之前的纸质档案，电子档案更加具有效率，能够从深度和广度方面对档案信息进行挖掘，从而满足企业各部门对于档案信息的不同种类需求，
3、有助于实现动态的服务绩效考评
档案信息能够有效的为客户提供所需要的信息和资源，并通过科学化的分析，为客户提供多方位、多重纬度的动态信息，并以此为依据，制定绩效考评标准，为企业分析投入产出比、合理配置资源等工作提供较为客观的数据依据。
四、结语
机械企业档案管理信息化建设探析 篇12
一、机械企业档案管理信息化建设的主要内容
机械企业的档案管理信息化建设就是在企业组织和规划框架内, 全面应用信息化技术, 改革传统的档案管理形式, 从以档案实体为主的形式转变为以现代化的数字信息为主的档案管理和保存形式, 从而有效地提高机械企业内部信息的收集效率和管理效率。
1. 档案存储形式的转变。
档案管理信息化建设过程中, 存储形式的转变是最直观的。首先, 将传统的以纸质保存为主要形式的档案进行整体的编辑和整合, 在此基础上将其转化为现代化的数字形式。其次, 将收集到的新资料和信息, 按照档案编辑和保存的规范形式, 统一收集并制作成为电子档案的形式, 核对以后分类存储。
2. 档案管理模式的转变。
档案的存储形式的转变决定了档案管理模式也随之发生变化。机械企业内部应建立起一套完整的适合企业内部管理方案的办公系统, 通过网络进行相关数字信息的整理和分类。将网络上和现实中的信息经过搜集整理和存储进行数字化的保存, 并通过电脑做出定期的应用记录以及自动汇总的档案应用分析报告, 在此基础上对用户的需求以及喜好等等进行分析, 从而大幅度提高档案管理水平。
3. 档案交流模式的转变。
网络的存在使得大量数据的短时间传递成为可能。使档案的交流利用从传统的实物借阅转变为网络的远程数字化档案共享。在这样的背景下, 机械企业的档案管理工作必须进行升级改造, 除了网络带宽上要满足数据的交流速度之外, 还要对各个地区的网络办公系统进行统一的管理, 从而使得一个平台背景下的数据转化和传输成为可能。
二、机械企业档案管理信息化建设的任务
1. 完善企业档案资源建设。
机械企业由于内部专业分工比较多, 各个专业也都建立了自己相应的信息管理系统, 每个系统在每天的生产过程中都会接触到很多的数据, 并且在这个过程中也产生大量的数据。档案信息系统需融合各个专业的信息以及数据, 根据已经制定的档案管理规范, 对各个信息系统进行整合, 实现各个接口之间的对转, 这样才能够大幅度地提高档案资料的收集和存储效率。同时, 还要加强档案内容的筛选整理, 提高机械企业档案内容的知识化。机械企业的档案不仅仅是那些有关企业运营状况的经济类数据, 还有企业生产所用工具的机械数据以及企业产品的相关数据, 这些数据是企业生产的保证。所以, 在企业的档案整理过程中, 将这些数据进行整理和记录, 并且保证这些数据能够及时在网络上通过传输得到使用是整个档案编辑和整理工作的重点。这个过程需要档案管理人员将相关数据资料作为一种知识化的档案形式进行存储, 这样能够比较好地利用档案, 并且有利于企业管理层根据这样的档案形式进行直观的分析和决策。
2. 强化档案管理标准建设。
根据机械单位的发展要求, 建立自己的档案管理规范, 同时制定相关的企业标准, 这是档案管理信息化建设过程中的一个重要保障。机械企业生产中由于生产的流程相对比较复杂, 这样势必会产生比较多的电子文档资料, 目前, 突出的问题是这些档案资料的格式不能够兼容或者档案的格式不一致, 从而造成了管理的复杂性。因此, 在电子文档的编写以及存储过程中要有相对应的规定进行管理。
三、机械企业档案信息化建设过程中应注意的问题
1. 基础设施的保证。
档案管理信息化建设要有一定的基础设施作为保证。按照国家档案管理工作的相关规范, 根据企业内部的发展规划, 结合企业的信息管理技术水平, 对基础设施建设中的数据存储设备以及虚拟的系统服务器等信息设备进行着重的规划。同时, 基础设施的维护和建设不仅仅是对相关设备的维护, 还要对企业的管理办公系统进行定期的维护和管理。
2. 人力资源的保障。
档案管理人员作为档案管理信息化建设过程中的直接执行者, 其专业技术水平的高低直接影响到信息化建设的水平, 所以, 加强机械企业档案管理人员的招聘及培养是一个很重要的问题。首先, 机械企业需要定期地进行档案管理信息化建设的相关技术培训, 加强管理人员的专业技能知识, 并使其认识到此项工作的重要性;其次, 要对外公开招聘, 为档案管理信息化建设吸引更多的优秀人才。
参考文献
[1].周英.企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].安徽大学学报, 2003.3
[2].陶醒.论档案信息传播效果的优化[J].安徽科技, 2007.11