建筑企业文件档案管理

建筑企业文件档案管理（精选11篇）

建筑企业文件档案管理 篇1

摘要：工程资料在工程建设过程中形成的各种信息记录, 包括基建文件、监理资料、施工资料、变量更改、检验报告和竣工图, 是工程从可行性研究和立项开始到竣工验收、交付使用全过程的记录文件。建筑工程资料的收集和整理是保证建筑工程施工顺利进行必不可少的工作之一。本文结合自身工作实践, 对建筑工程企业的资料管理进行了初浅的探讨。

关键词：建筑,文件,资料管理

1 建筑工程文件资料管理原则

1.1 及时做好技术资料的搜集、整理、编制工作

工程资料的整理和归档是建筑企业在进行生产经营活动中的一项必不可少的重要工作内容, 及时搜集施工实践进度的有关材料, 并与计划进度比较分析进而调整, 做到工程材料整理工作与工程建设进程同步进行, 事后充分估计工作中问题的潜在产生性, 完美细化前期工作, 减少乃至杜绝事后补办资料。由于受到时间及其他有关情况的影响, 资料几经转手, 生产制造企业、工厂检验、资料合格证及检验报告或是复印件或难以与原资料同一时间到达施工场所, 比如资料员不能及时、准确、完整搜集送样复试, 复试合格后予以报送验, 施工前提的转变, 资料供给松驰, 都会影响工程质量及施工进度。这就要求建筑企业指定专人负责, 逐项跟踪搜集、整理, 并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录, 使资料的整理与工程进度同步, 记录真实清楚, 交圈对口。在材料整理过程中本着提高权威、设置规范、理顺关系、强化职能的思路, 立足本职, 认真负责地做好每一项工作, 不能为了赶工期而不顾实际条件、使用不合格的原材料或省工省时省成本, 要注意切合工程实际, 不要一味追求高等级而歪曲事实。主要材料使用前必需由厂家提供合格证或符合业主和设计指定的厂家、品牌和型号规格, 厂家应提供相关监督部门的合格检验报告。增加竣工项目的见证取样和检测资料核查及结构安全和功能质量的抽测项目。检验批次可根据施工及质量控制和专业验收需要按施工段、楼层、变形缝等进行划分, 检验批次、分项工程质量评定必需到现场实测检查, 经检查不符合基本要求规定时, 不得进行工程质量的检验和评定。

1.2 做好工程技术资料记录和收集

完整、准确、系统、齐全是施工技术资料的核心, 施工技术资料的细小差错或隐患都可能引起人身安全和质量事故, 造成生命、财产和经济的巨大损失。施工技术资料是审查五大主体验收是否真正合格的重要依据, 一旦这些资料信息和数据丧失了完整、准确、系统、真实性, 一切实用文书就都失去它的使用价值, 其目的是保证建设工程使用安全和环境质量。施工技术资料中所呈现的数据、文字、图表等相关内容必须客观、科学、完备、真实地反映工程建设的实际情况。这就要求施工人员或材料员必需熟习相关设计和施工标准, 纯熟运用专业制图软件及办公软件;有较强的组织协调才能, 有一定的理论基础, 熟习相关工程的施工图纸及施工标准要求、工程管理制度、顺序等, 熟悉《建筑工程施工质量验收统一标准》 (GB50300-2001) 规范中的验收标准, 认真负责、脚踏实地、细致详细填写各专业施工质量验收规范中的主控项目和其他项目。特别是抗压强度砌筑砂浆与加气混凝土之间存在着强度匹配问题, 以确保实验数据真实可靠。全部表格形式须照实填写, 所附原材料必须可靠可信, 不能瞎编乱造。

1.3 确保材料的完整、规范

工程施工技术资料是施工中有关技术、质量和经营活动的记录, 不完整、不规范的技术材料难以全面反映工程施工的质量情况。工程技术资料必须准确、齐全、规范, 除此之外, 还必须标准化, 主要做好以下几个方面: (1) 工程管理与工程质量验收资料。工程管理与验收资料是在施工过程中形成的重要资料, 包括工程概况、单位工程质量验收文件和施工总结等; (2) 原资料出厂合格证、出厂检验报告、复试报告; (3) 建筑企业施工技术资料。施工技术资料是建筑工程施工全过程的真实记录, 是反映工程质量和工作质量的重要依据; (4) 施工 (实验) 记载。等级生产厂家合格证、材料序号品种、出厂检验报告编号、进场日期、进场数量、复试报告编号、复试结果、报告日期、主要使用部位。

2 建设工程文件资料管理要求

2.1 出具文件资料的要求

文件应符合字迹清楚、绘图清晰、图表整洁的基本要求, 主管部门签章与主管领导签字手续齐备。项目文件必须是原件, 复印复制的文件不能保存。打印的文件必须用激光打印。资料签名原则上不能代签, 特殊情况需要代签, 代签人应持有应签字人的委托书, 在签字处盖上实际签字人的签名章 (用红色印泥) , 并在盖章处的右侧签上盖章人的姓名。签字与书写必须用黑色钢笔或黑色签字笔。资料上原始文字已颁布的修改、写错的文字, 应用斜线划去, 在合适位置写出正确的文字并签名。传真件 (激光打印件除外) 及复写件应复印后与原件一并, 正件在前。现场指令、计量支付证书及附件、整改反馈、监理工程师通知、监理月报等重要资料监理组必须用正本;监理组下发的通知、现场指令等文件标题必须明确。在案卷的组合度上, 掌握文件材料的数量, 使案卷厚度不超过20mm。文件材料的题名应填写文件材料标题的全称 (无标题或标题不详的需根据内容拟写并加方括号) , 照实抄录。文件日期用8位阿拉伯数字标注年、月、日, 如2005年1月1日, 标注为20050101。文件上未注明日期时应根据内容加以考证后填写。工程报验单和工程认可书必须由主管监理工程师签上结论意见。工程认可书需加盖监理组章。文件遵循批复在前, 请示在后;结论性文件在前, 依据性文件在后;正文在前, 附件在后;印件在前, 定 (草) 稿在后;原件在前, 复制件在后;图文混合材料文字前, 图样后。在签所有施工检验资料时一定要检查资料是否规范, 不能有后量先签, 以后再补或修改的思想。承包人上报或上级领导部门下发的资料需要阅办时一定要填阅办单, 不能直接在文件上书写文字。在资料如需排列资料顺序时, 用2B铅笔书写, 不能用其他笔胡乱书写;计量附件中有些需要复印的资料要注意复印质量, 不能有斑点。

2.2 文件资料使用管理

建设工程文件资料是建筑施工单位第一手原始资料, 它的使用要严格遵守施工单位内部管理规定, 使用时按照以下程序进行:有关单位查阅文件资料, 应出示单位证明及本人证件, 文件资料管理员要做好登记手续。本单位职工查阅文件资料, 文件资料管理员同样要做好查阅登记手续。文件资料一般只供查阅, 不予外借。原件原则上不外借。如因工作需要确需外借, 需经建设办主任批准并约定归还日期, 借阅人应做好外借文件资料保管工作。查阅、借用文件资料, 应保证文件资料完好无损, 严禁撕损、涂改、抽页、沾污文件资料。允许复印的文件资料, 应在登记时注明复印的名称和份数。

参考文献

[1]陈梅芳.建筑工程技术资料管理存在的问题及措施探究[J].建筑设计管理.2011 (04) .[1]陈梅芳.建筑工程技术资料管理存在的问题及措施探究[J].建筑设计管理.2011 (04) .

[2]郝慧.浅谈建筑工程技术资料的管理[J].山西建筑.2011 (11) .[2]郝慧.浅谈建筑工程技术资料的管理[J].山西建筑.2011 (11) .

[3]王秀娟, 王林.谈建筑工程内业资料的管理[J].黑龙江科技信息.2011 (15) .[3]王秀娟, 王林.谈建筑工程内业资料的管理[J].黑龙江科技信息.2011 (15) .

建筑企业文件档案管理 篇2

岳阳市建设局关于印发《岳阳市建筑市场外来企业登记备案管理规定》的通知

各县（市）、区建设局，岳阳经济技术开发区、南湖风景区、屈原管理区建设局，局属各单位，局机关各科（室），各有关建筑业企业：

为了加强对外来企业的管理，规范外来企业在我市行政区域范围内的经营活动，维护我市建筑市场的正常秩序，确保工程质量和施工安全，根据《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国招标投标法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全生产管理条例》等建设工程管理的有关法律、法规和规章，结合我市实际情况，经研究决定，现将《岳阳市建筑市场外来企业登记备案管理规定》印发给你们，请认真遵照执行。

特此通知。

二○○六年九月二十七日

岳阳市建筑市场外来企业登记备案管理规定

第一条 为了加强对外来企业的管理，规范外来企业在我市行政区域范围内的经营活动，维护我市建筑市场的正常秩序，确保工程质量和施工安全，根据有关法律、法规和规章，以及建设部、省建设厅对工程项目勘察、设计、施工、监理、检测、招标代理、造价咨询等企业的管理的规定，结合我市实际情况，制定本规定。

第二条 本规定适用对外来企业进入我市建筑市场从事相关活动的备案登记管理。

本规定所称的外来企业，是指在我市行政区域范围之外领取《企业法人营业执照》，并持有效资质证书在我市从事工程建设项目勘察、设计、施工、监理、检测、招标代理、造价咨询等业务的企业和机构。

第三条 进入我市从事建筑活动的外来企业，必须严格遵守《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国招标投标法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全生产管理条例》、《建设工程勘察设计管理条例》、《工程造价咨询企业管理办法》等建设工程管理的有关法律、法规和规章，以及建设部、省建设厅及我市建设行政主管部门的行业规章制度和规范性文件的规定。

第四条 外来企业在进入我市范围内承接建设工程项目相关业务前，应到岳阳市建设局办理登记备案手续，方可在本市建筑市场开展经营活动。

我市工程项目的勘察、设计、施工、监理、检测、招标代理、造价咨询等实行单项工程备案登记制度，参加投标的企业应在投标报名前10个工作日内办理备案登记手续。

第五条 申请进入我市建筑市场从事经营活动的外来企业办理备案登记手续，应满足以下要求并提交下列文件和资料∶

（一）建设工程勘察设计企业

1、主管部门出具的诚信状况证明（外省企业由企业所在地省级建设行政主管部门或国务院有关部门出具；本省企业由企业所在地地级建设行政主管部门出具；本省省直企业由企业主管部门出具，要求对第七条有关内容进行说明）；

2、《岳阳市外来建设工程勘察设计企业验证登记备案申请表》原件一式六份；

3、由企业所在地公证部门出具的公司公章、法定代表人签名或私章等印鉴的公证书（原件）；

4、《企业法人营业执照》副本（核对原件留复印件）；

5、省级及以上建设行政主管部门颁发的工程勘察、设计资质证书，其资质等级应为乙级以上（核对原件留复印件）；

6、企业法人代码证、法定代表人资格证或身份证（核对原件留复印件）；

7、企业对承担工程项目的负责人、技术负责人的任命书或企业法定代表人签署的授权委托书及被授权人身份证（身份证核对原件留复印件，其它留原件）；

8、勘察设计的邀请函或勘察设计委托书（原件）；

9、企业指定承担工程项目勘察的主要技术负责人必须具备注册岩土工程师资格；企业指定承担工程项目建筑设计和结构设计的主要负责人必须具备相应的注册建筑师和注册结构工程师资格（核对原件留复印件，并加盖执业印章）；

10、参与工程项目勘察、设计的工程技术人员和校审人员的技术职称资格证书、身份证（核对原件留复印件）；

11、满足工作需要的办公场地证明（核对原件留复印件并由办理登记备案机构实地查验）。

（二）建筑业企业

1、主管部门出具的诚信状况证明（外省企业由企业所在地省级建设行政主管部门或国务院有关部门出具；本省企业由企业所在地地级建设行政主管部门出具；本省省直企业由企业主管部门出具，要求对第七条有关内容进行说明）；

2、《岳阳市外来建筑业企业验证登记备案申请表》一式六份；

3、由企业所在地公证部门出具的公司公章、法定代表人签名或私章等印鉴的公证书（原件）；

4、《企业法人营业执照》副本（核对原件留复印件）；

5、企业资质证书副本（核对原件留复印件）；

6、安全生产许可证书副本（核对原件留复印件）；

7、企业法人代码证、法定代表人资格证或身份证（核对原件留复印件）；

8、企业承担工程项目施工的负责人、技术负责人的任命书或企业法定代表人签署的授权委托书及被授权人身份证（身份证核对原件留复印件，其它留原件）；

9、建设单位招标公告或招标邀请函（核对原件留复印件）；

10、承担工程项目施工的负责人、技术负责人、项目经理的职称证书、岗位证书、安全生产考核合格证书、身份证；项目部工程技术、经济管理人员的职称证书、岗位证书、身份证（核对原件留复印件）；

11、参与工程项目施工的管理、技术人员参加养老、医疗、工伤保险的银行缴费凭证、发票及经社会劳动保障部门盖章认可的清单（核对原件留复印件）；

12、经会计事务所审计确认的上两个企业财务报告（核对原件留复印件）；

13、满足工作需要的办公场地证明（核对原件留复印件并由办理登记备案机构关地查验）；

14、工程项目施工需要配备的主要施工机械和质量检测设备或工具清单（原件）；

（三）工程监理企业

1、主管部门出具的诚信状况证明（外省企业由企业所在地省级建设行政主管部门或国务院有关部门出具；本省企业由企业所在地地级建设行政主管部门出具；本省省直企业由企业主管部门出具，要求对第七条有关内容进行说明）；

2、《岳阳市外来监理企业验证登记备案申请表》一式六份;

3、由企业所在地公证部门出具的公司公章、法定代表人签名或私章等印鉴的公证书（原件）；

4、《企业法人营业执照》副本（核对原件留复印件）；

5、企业资质证书副本（核对原件留复印件）；

6、企业法人代码证、法定代表人代表证或身份证（核对原件留复印件）；

7、企业承担工程项目施工监理的负责人、总监理工程师的任命书或企业法定代表人签署的授权委托书及被授权人身份证（身份证核对原件留复印件，其它留原件）；

8、建设工程监理合同或建设单位工程项目监理招标邀请函（核对原件留复印件）；

9、企业指定承担工程项目监理人员的职称证书、执业资格证书、岗位证书、身份证（核对原件留复印件，注册人员加盖注册印章）；

10、参与工程项目监理及其他管理人员参加养老、医疗、工伤保险的银行缴费凭证、发票及经社会劳动保障部门盖章认可的清单（核对原件留复印件）；

11、经会计事务所审计确认的上两个企业财务报告（核对原件留复印件）；

12、满足工作需要的办公场地证明（核对原件留复印件并由办理登记备案机构实地查验）。

（四）质量检测企业

1、主管部门出具的诚信状况证明（外省企业由企业所在地省级建设行政主管部门或国务院有关部门出具；本省企业由企业所在地地级建设行政主管部门出具；本省省直企业由企业主管部门出具，要求对第七条有关内容进行说明）；

2、《岳阳市外来检测企业验证登记备案申请表》一式六份；

3、由企业所在地公证部门出具的公司公章、法定代表人签名或私章等印鉴的公证书（原件）；

4、《企业法人营业执照》副本（核对原件留复印件）；

5、企业资质证书副本（核对原件留复印件）；

6、省级及以上技术监督部门颁发的质量认证合格证书（核对原件留复印件）；

7、物价部门颁发的收费许可证（核对原件留复印件）；

8、企业法人代码证和法定代表人资格证或身份证（核对原件留复印件）；

9、企业承担工程项目质量检测业务的负责人的任命书或企业法定代表人签署的委托书及被授权人身份证（身份证核对原件留复印件）；

10、工程项目质量检测委托书（核对原件留复印件）；

11、企业指定承担工程项目质量检测持证上岗人员的职称证书、岗位证书、身份证（核对原件留复印件，注册人员加盖注册印章）；

12、参与工程项目质量检测及其他管理人员参加养老、医疗、工伤保险的银行缴费凭证、发票及经社会劳动保障部门盖章认可的清单（核对原件留复印件）；

13、经会计事务所审计确认的上两个企业财务报表（核对原件留复印件）；

14、满足工作需要的办公场地证明（核对原件留复印件并由办理登记备案机构实地查验）；

15、工程项目质量检测需要配备的检测仪器设备及工具清单（符合检测项目的要求）；

（五）工程建设项目招标代理机构

1、主管部门出具的诚信状况证明（外省企业由企业所在地省级建设行政主管部门或国务院有关部门出具；本省企业由企业所在地地（市）级建设行政主管部门出具；本省省直企业由企业主管部门出具，要求对第七条有关内容进行说明）；

2、《岳阳市外来工程建设项目招标代理机构验证登记备案申请表》一式六份；

3、由企业所在地公证部门出具的公司公章、法定代表人签名或私章等印鉴的公证书（原件）；

4、《企业法人营业执照》副本（核对原件留复印件）；

5、企业资质证书副本（核对原件留复印件）；

6、物价部门颁发的收费许可证（核对原件留复印件）；

7、企业法人代码证、法定代表人资格证和身份证（核对原件留复印件）；

8、企业承担工程项目招标代理业务的负责人的任命书或企业法定代表人签署的委托书及被委托人身份证（身份证核对原件留复印件，其它留原件）；

9、与招标人签订的工程建设项目招标代理业务的委托书或协议书或招标代理合同（核对原件留复印件）；

10、企业承担本工程项目招标代理业务的专职人员身份证、《专职人员证》、职称证书和注册证书，要求一个项目不得少于3名专职人员，其中至少包括1名在该代理机构注册的造价工程师（核对原件留复印件，注册人员加盖注册印章）；

11、承担本工程项目招标代理活动专职人员参加养老、医疗、工伤保险的银行缴费凭证、发票及经社会劳动保障部门盖章认可的清单（核对原件留复印件）；

12、经会计事务所审计确认的上两个企业财务报表（核对原件留复印件）；

13、满足工作需要的办公场地证明（核对原件留复印件并由办理登记备案机构实地查验）。

(六)工程造价咨询企业

1、主管部门出具的诚信状况证明（外省企业由企业所在地省级建设行政主管部门或国务院有关部门出具；本省企业由企业所在地地级建设行政主管部门出具；本省省直企业由企业主管部门出具，要求对第七条有关内容进行说明）；

2、《岳阳市外来工程造价咨询企业验证登记备案申请表》一式六份；

3、由企业所在地公证部门出具的公司公章、法定代表人签名或私章等印鉴的公证书（原件）；

4、《企业法人营业执照》副本（核对原件留复印件）；

5、企业资质证书副本（核对原件留复印件）；

6、物价部门颁发的收费许可证（核对原件留复印件）；

7、企业法人代码证、法定代表人代表证或身份证（核对原件留复印件）；

8、企业承担工程造价咨询业务的负责人的任命书或企业法定代表人签署的委托书及被委托人身份证（身份证核对原件留复印件，其它留原件）；

9、工程造价咨询业务委托书或与委托人签订的协议书（核对原件留复印件）；

10、企业承担本工程造价咨询业务的专职专业人员身份证及相应的职称证书、注册证书、资格证书，要求一个项目不得少于3名专职人员，其中至少包括1名在该咨询机构注册的注册造价工程师（核对原件留复印件，注册人员加盖注册印章）；

11、参加工程造价咨询业务人员参加养老、医疗、工伤保险的银行缴费凭证、发票及经社会劳动保障部门盖章认可的清单（核对原件留复印件）；

12、经会计事务所审计确认的上两个企业财务报告（核对原件留复印件）；

13、满足工作需要的办公场地证明（核对原件留复印件并由办理登记备案机构实地查验）。

以上要求留复印件的文件资料均需加盖企业单位公章。省外企业所在地省级建设行政主管部门应出具同意企业跨地区承接业务的审查意见，勘察、设计、造价咨询、检测试验单位还应提供在湖南省建设厅备案的文件资料；省内企业提供企业所在地地级或以上建设行政主管部门出具的同意企业跨地市承接业务的审查意见。

第六条 进入我市从事建筑活动的外来企业，在承包工程时，应按规定统一使用由国家建设部和国家工商行政管理局印制的工程建设项目勘察、设计、施工、监理、检测、招标代理、造价咨询的合同文本。需要增加补充合同条款的，应符合国家建设部和国家工商行政管理局关于使用统一合同文本的规定。其它自制合同，不能作为办理有关手续的依据。

第七条 外来企业存在以下行为之一的，不得进入我市从事建筑活动，并不给予办理备案登记手续。

1、未办理备案登记手续已进入本市范围建筑市场从事经营活动的;

2、企业上至备案日受到过省建设行政主管部门行政处罚或发生了四级（含四级）以上重大安全事故的;

3、企业未能按规定提交进入岳阳市建筑市场从事经营活动的全部证明文件及资料的；

4、企业申请登记备案按规定填报的书面内容和提交的文件资料存在弄虚作假的；

5、近两年在进入我市范围建筑市场从事经营活动期间，因违法、违规行为受到我市建设行政主管部门重大行政处罚或清出我市处理的；

6、派驻人员有违反计划生育行为的；

7、企业有恶意拖欠农民工工资行为的；

8、盲目压价参与恶性竞争的；

9、其它违法违规行为的；

第八条 我市对外来企业的资质和参与建筑市场相关活动的从业人员资格实行动态管理，严格执行清出制度。

对违反法律、法规和省建设行业管理规章、规定的企业和个人，我局将及时向上级行政主管部门和企业所在地建设行政主管部门以及我市有关管理部门报告或通报，依法予以行政处罚或提出处理建议、意见，其处理结果在岳阳市建设网公示。

建筑企业文件档案管理 篇3

1.1归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政管理文件：二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化。归档时间明显提前。

1.2鉴定。归档是鉴定工作的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类：结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类(名称)、区分这些不同种类(名称)文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程：如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员需要做人工鉴定。

1.3著录。为了保证著录信息的准确。减少重复劳动，要求在文件形成时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。

2电子文件管理流程在内容上的变化

2.1简化。快速运算和高密度存储是计算机的长处，利用这些长处，可以帮助文件管理者做很多事情，从而减少工作量，如实体整理。实体整理是对文件实体分门别类，实现馆(室)藏排列的有序化。纸质文件管理中，这是工作任务最为繁重的一部分，因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。而电子文件信息存储的高密度导致了文件存储空间的减少，实体整理仅指为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。

2.2复杂。电子文件在部分流程内容简化的同时，另外一些流程的内容则有所增加。包括：

一是信息整理。信息整理是与实体整理相对的一个概念，指从文件内容反映的主题概念出发对文件的种类加以区分，目的在于为用户提供多个检索途径，纸质环境中，信息整理的目的是解决实体单线排列和检索角度多元化的矛盾。而电子文件具有信息与特定载体之间的可分离性，在计算机联机设备中，不存在所谓的文件“单线排列”，可以实现信息的一次输入，多次逻辑输出，每次输出的依据都可以不同。数据库技术和网络技术的综合应用。为电子文件信息的组织提供了很大的空间。

二是鉴定，为了同时保证电子文件的有用性和可用性，使得到保存的电子文件具有实现其价值的可能，鉴定工作需要完成这样三项判断工作：某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现，即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。其中，鉴别和技术鉴定是电子文件鉴定工作的新内容，鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来。机构内部可能存在多个信息系统，这些系统中保存有多种数据信息，并不是所有的信息都是文件信息。技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。

三是著录。著录是时间和内容都发生显著变化的管理活动。由于电子文件有可读性的要求，在技术不断升级的情况下，不可能只通过静态保存的方法来保管归档文件，需要对之不断地进行复制和迁移。电子文件不可能不变，在变中维护其真实性的方法之一就是对文件和文件管理活动的著录，所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段，同时还起到维护电子文件真实性的作用。这决定了电子文件著录的信息源不仅是文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。著录必然贯穿电子文件整个生命周期，不同的活动形成不同的著录项目，如在形成阶段完成文件的生成系統、形成者、编制目的等。

2.3集成化。一是逻辑归档工作与检索工作的集成。逻辑归档是归档的一种方式，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。为此，归档文件的著录信息及存储地址等信息应自动保存到档案部门的数据库中，而该过程同时也是存储检索信息的内容。

二是归档与鉴定的集成。即归档验收时文件技术状况检测与技术鉴定的集成。经内容分析后为具有保存价值的电子文件，还需要检查技术状况，即进行技术鉴定，才能完成鉴定工作的任务。

企业电子文件档案管理初探 篇4

一、电子文件和电子档案的异同

日常生活中接触到的电子文件常用的有.doc格式和.xls格式, 代替以往的纸质文件。一个文件的最终定稿可能需要在word文件上进行多次修改, 人们往往会保留最后一个最终稿件。对之前的初稿或者修改稿更多的会置于零落的位置, 甚至会被删除。电子文件广义上的理解是一个文档以文件的形式存在于企业的电脑设备上, 或者流传于内部或外部的电子邮箱等网络系统上。电子文件的存在意义主要在于帮助企业维持基本的日常工作, 提高企业的管理和运转速度, 确保信息的有效运转。

电子档案相比电子文件首先在一定程度上多了保密性与机要性的特点。建立电子档案的电子文件排除了电子文件储存的随意性, 在一定的管理原则上将文件以固定的形式储存于网络系统上, 在确保文件的可靠性和真实性后为电子文件建立储存库, 电子档案由此而来。另外一些特别是涉及到人事和财务的电子文件档案管理, 与普通的电子文件存档相比, 特别需要做好文件的加密工作, 电子档案有其便捷的部分, 同时也承担一定的风险。因此, 电子文件档案管理根据其自有的特点与传统文件在管理上有很大不同。

二、企业电子文件档案管理的现状

当下, 随着电子文件的营运, 电子文件档案管理也随着出现。但现前的电子档案管理还存在着很大的缺陷。主要体现在几个方面:首先, 企业电子文件的存在显得尤为随意, 特别是一旦超过电子文件的时效, 文件就会随意的停留在某些计算机的硬盘或者某些职能者的邮箱, 缺少对电子文件进行归类和整理并有序的对其进行归档。从最初稿到最终稿的电子档文件很少会有工作人员对其整理, 并加以区分存档, 档案人员也缺少对这整体文件的归属。大多数企业档案管理员会对最终文件进行存档, 也只是简单的存在移动硬盘等设备, 以简单的文件夹分类进行储存。

其次, 电子文件档案整体缺少有序的逻辑管理系统。很多企业在面对电子文件存档的问题都处于消极的围观态度。因为, 大部分企业在实行无纸化办公的同时, 还伴有纸质文件的辅助。档案管理人员更多的偏重于对纸质文件的归类和存档, 电子文件档案处于边缘化状态。对纸质档案的管理有系统的分类, 而电子文件档案缺乏有序有规模的管理系统。

再者, 电子文件档案的管理和储存在时间上受到一定的制约。电子文件的存档依赖电子设备, 而电子设备的更新太快。特别是电子储存设备, 电子文件格式等在短短十年内就已经将老的设备淘汰掉。十年前的电子硬盘相对现在的电脑来后说, 很多都无法读取, 电子档案文件的保存就受到很大影响。且电子储存设备包括像电脑硬盘, 移动盘等设备都有使用寿限, 且寿限都不太长久, 这也给电子档案的管理带来了一定的影响。

除此外, 企业电子文件档案还有一个致命的问题, 电子设备容易受到病毒入侵, 黑客攻击, 这样在电子档案的保密性上就存在很大的安全隐患。特别是涉及到企业的安全保密文件, 以黑客病毒侵入的企业泄密事件经常发生正反应了电子文件档案管理在这一方面的缺陷。

三、做好企业电子文件档案管理的几点建议

面对企业电子文件档案的现状和所面临的问题, 在管理上有以下几点建议:

1. 培养电子文件档案专业管理人才。

人才是企业管理的核心, 人才也在档案管理的核心。电子文件档案管理人才不仅需要专业的档案管理知识, 同时还需要熟练掌握电子设备及应用知识。电子文件档案管理在系统性上与原始的文本纸质档案有一致性, 但是在实际操作上却是完全不同的两种模式。电子文件的系统开发特别是文件的传输部分包括打字录入, 图片扫描录入等, 但文件的电子格式却有多中, 特别是电子文件一旦入档, 需要以固定的文件格式保存, 即无法无法随意更改的只读文件格式保存等。所以电子档案管理人才的培养是档案管理的关键, 全面型人才的培养是电子档案管理是否完善的前提。

2. 建立和完善电子文件档案保密系统。

电子档案与文本档案都涉及到文件的保密性, 传统的纸质文件的保密系统可以在实际场所设置更高的安保系统。电子档案系统在电子信息网络下, 面临的安保隐患主要来源与网络黑客, 病毒木马等。在信息社会下, 电子防盗系统是维护正常电子秩序的关键, 电子档案系统的安保更需要有绝对的防御安全。

3. 完善电子档案管理系统, 包括录入系统、查询系统以及展出系统。

建立完整的电子录入系统, 特别是对最终的存档文件的保存系统如何区分和定义, 企业的日常工作中涉及到行政、财务人事等各方面的文件信息确定最终版来入档, 在存档时做好归类分配, 为查询系统做好有效依据。电子展出系统是在对可以公开的文件档案做一个电子的展出, 为信息所需人员做展列, 同时也为宣传企业的管理及文化系统做保障。档案展出系统包括有声的音频和无声的图片及文字信息, 必须回避企业的保密信息等。

4. 建立有效的电子文件档案法律法规。

当前电子网络系统的法律法规处于完善阶段, 网络黑客等犯罪活动经常发生, 有效恰当的法律法规是保障电子文件档案的积极因素。特别是在《档案法》中应增添对电子文件档案管理的规则。

企业电子文件涉及到很多商业机密, 秘密性文件档案的存档与管理与商业的竞争关系有很大影响, 所以对电子文件档案法律法规的建立与完善非常关键。

摘要：面对数字化、信息化的全面深入, 企业办公系统和档案系统已然全面接触到电子文件和电子档案。随着无纸化办公的深入实践, 对电子文件与电子档案的储存、分类、管理显得有为紧要和关切。相对纸质文件的档案管理, 本文对电子文件档案管理提出了几点建议。

关键词：电子文件,档案管理,系统

参考文献

[1]兰家友, 李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家, 2014 (3) .

海门市建筑工程管理局文件 篇5

海建管（2012）第8号

关于召开全市建筑业安全生产工作会议的通知

各建筑施工企业：

为认真贯彻落实海门市委十三届二次全会及年初召开的市建筑业工作会议精神，回顾总结2011建筑安全工作，部署2012年建筑安全工作，经研究决定，召开全市建筑业安全生产工作会议，现将有关事项通知如下：

一、会议时间：2012年2月7日（正月十六）上午8:30，会期半天。

二、会议地点：海门市建管局六楼会议室（海门镇北海路688号华中建设大楼内）。

三、出席对象：各建筑施工企业法人代表。

四、会议内容：

（1）总结2011建筑安全生产情况，部署2012建筑安全生产工作；

（2）市建管局与各建筑施工企业签订2012安全生产责任状（请与会者随带建筑施工企业公章与法人代表章）。特此通知，望准时出席。

海门市建筑工程管理局二0一二年元月三十一日

抄报：南通市城乡建设局安全设备处、海门市安委会、市政府办公室、黄拯乾、储明星副市长

建筑企业文件档案管理 篇6

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.

浅谈电力企业工程文件管理 篇7

电力工程文件是指电力工程在立项、审批、招投标、勘察、设计施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件, 包括电力工程前期文件、电力工程竣工文件和电力工程竣工验收文件等。

(一) 工程文件管理是工程档案管理的基石。

电力工程档案真实地记录和反映了勘测、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程, 是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证, 是竣工移交生产后, 正常运行、检修、维护、改造等工作的基础。而工程文件管理, 是工程档案管理的基石, 只有对工程文件进行全过程科学化、标准化、程序化的管理, 才能确保工程档案的完整、准确、系统, 从而为项目工程管理奠定坚实的基础。

(二) 加强工程文件管理是确保工程质量的前提。

电力企业具有较强的专业性和安全性, 电力建设工程质量的好坏, 直接关系到电力设备运行的安全及人民的生命财产安全。工程档案直接反映了建设工程的质量, 而工程文件管理的好坏直接影响到了工程档案的质量。例如:在建筑材料钢筋、水泥等投入使用前, 都需送检合格后才能使用;在建筑材料使用过程中, 还有监理单位的旁站监督记录和检测记录等;出现问题时还有相应的变更通知单等, 这些文件都真实地记录了工程的施工状况, 是工程质量得以保障的重要依据。因此加强工程文件管理是确保工程质量的前提。

(三) 工程文件管理是工程管理的重要的基础工作。

在工程建设中文件管理最重要的职能是为每项施工业务、工作任务的进行提供可查的、常规的文件性的依据。任何施工业务的进行, 必须有文字的依据。确保任何人、在任何场合下使用的都是统一版本的文件。保证了管理的规范, 标准的统一和质量的可控在控。因此工程文件管理是工程管理的重要基础工作, 是工程质量管理的重要内容。

二、目前工程文件管理中存在的问题

(一) 参建单位对工程文件管理的重视程度不够。

参建单位过去在一段时间里都是重视竣工档案的移交而忽略了工程施工过程中文件的管理。往往工程一结束, 才发现很多文件受损、甚至遗失, 给工程档案的管理带来不必要的损失。

(二) 工程文件管理未实行全方位、全过程的管理。

电力建设项目实行招投标管理后, 施工项目多、标段多、一个单位工程可能分为几个标段, 产生文件资料相对较散, 常出现施工文件材料不齐和“三不管”现象。

(三) 工程文件的管理标准不规范、归档范围不清晰。

DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》已规定了重大建设项目档案的基本归档范围。但每个建设项目都因为地域、环境、参建单位等因素的不同, 同时建设项目本身也各有其特点, 其归档的范围出不尽相同。例如, 火电厂建设项目涉及房屋、设备基础、码头、地下管线、等建筑专业及锅炉、汽机、化学、电气、脱硫、脱硝等系统和专业, 归档内容复杂、繁多。如文件管理标准不规范、归档范围不清晰就不能确保归档文件的完整、齐全。

(四) 工程文件的收集工作不到位。

电力建设工程项目, 由于施工周期长、条件复杂、环境多变, 工程文件的形成时间长, 收集工作容易被忽视。文件收集工作的不到位, 将会造成工程档案质量的难以控制。

(五) 档案从业人员业务素质参差不齐。

施工过程中由于分部分项工程多, 参建单位多, 工程所形成的资料文件种类繁多、内容庞杂。各工地上的专职或兼职资料员的业务素质参差不齐, 以及工程单位的人员编制不稳定等因素, 给工程文件的收集与积累带来了一定的难度。

(六) 工程文件保管的硬件设施不完善。

施工工地上的环境较差, 温度高、湿度大、人员杂乱, 粉尘及虫害不易预防, 这些不利因素会缩短文件的使用寿命。

三、为了加强工程文件管理中的薄弱环节, 需要做好以下几点工作

(一) 提高对工程文件管理工作的重视。

1.加强领导重视。电力企业工程项目文件管理涉及面广、参建单位多、周期长、实时性强, 强有力的领导是开展工程文件管理的坚实保障。建立落实工程文件管理工作领导责任制, 并纳入工程质量管理体系进行监督。2.成立工程档案管理网络。网络成员包括建设单位及施工单位分管档案工作的领导、档案部门负责人、各职能部门兼职档案员, 各工程项目部门资料员。由分管领导定期召开档案管理网络例行会议, 沟通文件收集工作信息, 交流经验, 明确责任, 使得工程文件管理成为工程管理链环中的一个环节, 处于有效运转当中。

(二) 项目工程文件实行全方位、全过程的同步管理。

为了保证电力工程竣工档案的齐全、完整、准确, 应把工程文件管理的触角伸入到管理的全过程, 实行同步管理。文件始终是和项目同步产生的, 因此从项目开工时期就要先期进行工程文件的管理, 提前介入、全程参与、把事后控制改为事前介入, 将对工程文件管理从末端移到前沿, 把工程文件管理工作从一个工作环节, 扩展为贯穿始终的全程控制。做到工程文件管理工作与工程进度、质量等管理工作同规划、同安排、同检查、同验收。

(三) 建立健全工程文件管理的制度。

工程文件管理工作千头万绪, 要使工程文件管理工作的序地进行, 必须从项目工程建设一开始, 就建立合理适用、操作性强的整套工程文件管理制度。明确职责、确定管理要求, 一切按章办事, 做到“有章可循, 有章可依”。用规范的文件管理行为来推动各参建单位的规范化管理。

(四) 加强工程文件的收集工作。

由收集的文件转化而来的档案是电力工程建设活动的原始记录, 真实地反映了建设活动的全过程, 为现实的日后的查考提供了凭据。项目工地各管理部门, 应设专职或兼职资料员, 负责对文件材料的收发、登记、整理组卷、归档等工作。做到只要有文件产生, 就应进行登记受控, 不漏掉一份应归档的文件材料。

(五) 提高档案从业人员的素质。

档案工作人员 (建设单位、参建单位、监理单位的档案员、资料员等) 应与时俱进, 自觉学习最新版的工程档案的相关政策、法规、标准等业务知识, 不断提升自身的业务能力, 及时了解工程建设的动态, 对工程中产生的文件按档案的要求严格把关, 发现问题及时整改。

(六) 创造良好的文件保管环境。

最大限度地延长文件资料的使用寿命, 就必须注意文件资料的管理条件, 创造适宜的保管环境。文件资料尤其是图纸资料, 因其特殊性, 对酸和碱的稳定性差, 要注意通风、防潮、防虫、防晒、防火、防灰尘。有条件的资料室应安装空调设备, 控制适宜的温度和湿度。对经常查阅的文件, 为避免折过的地方引起墨迹脱落, 甚至断裂破损, 应将其扫描后制成电子文件, 以便于储存与利用

四、结束语

工程文件管理只有不断创新改革, 不断优化程序, 不断改进管理手段, 才能提高服务质量与服务效率, 才能为电力企业建设工程档案的科学管理, 打下良好的基础。

参考文献

[1]朱育才.火电送变电基本建设工程档案资料工作手册.2004年11月.

[2]陈秀菊.电力企业档案管理规范操作指南.2010年7月.

企业电子文件管理平台架构研究 篇8

1.1 电子文件的概述

根据新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

1.2 电子文件的特征

电子文件的具有以下两个基本特征:

第一,电子文件是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息,每一个0或1叫做1个比特,需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中,并可通过通信网络进行传输。

第二,电子文件是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说,电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。

1.3 企业电子文件管理的现状分析

近年来,电子文件对企业和员工来说都是很重要的资产。大量的非结构化内容,其中包括文档、电子邮件、视频、即时消息、网页以及其他内容的电子文件存放在不同的物理位置。当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时,却发现很难找到所需,集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中,机密文件很难得到有效的保护,各部门间难以协同办公,重新开发利用知识资源十分困难。由文件管理引发的这些情况屡见不鲜,这种情很大程度上延误了工作的进度,文件管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。归纳问题如下:

1)电子文件管理建设缺少统一规划,大量应归档信息未能纳入归档范围。

2)文件一体化程度较低。

3)电子文件利用不够充分。

2 平台架构设计原则

电子文件管理平台平台作为企业级的应用平台,应遵循系统设计的一般原则:

1)先进性:建立先进的体系结构及应用设计,如面向对象的分析和设计、组件化技术、可视化工作流机制等;采用先进的测试手段,保证系统的优化,专门的测试工具。

实用性:提供较好的用户操作界面、中文支持;产品具有较高的稳定性及效率性。

高可用性:利用多种手段(内、外防火墙、入侵检测、安全认证、基于角色的授权等等)加强对资源的有效保护。

2)开放性:整体结构具有很好的模块化设计,模块之间有明确的接口,平台之间有明确的规范;在应用设计上注重开放性设计,组件之间可配置性要好。

3)可伸缩性:当用户增长时,系统压力会增大,可以动态扩展服务器的多个层面,包括Web服务器、应用服务器的均衡负载。

3 设计目标

企业电子文件管理平台的要建成一个知识存储与供给的中心。平台设计必须充分考虑信息传递,信息共享的快速方便,并结合客户需求与习惯,使信息或者知识的获取过程更加智能化。

4 构建方法

企业电子文件存在着大量的非结构化内容,其中包括文档、电子邮件、视频、即时消息、网页以及其他内容。妨碍组织正确使用这些宝贵资源来更好地共享知识、加强客户沟通以及提高流程效率。选取Microsoft公司的企业内容管理MOSS产品是管理这些文档的有效手段,可以帮助企业克服这些困难。MOSS平台的文件管理功能可以帮助组织将多个文件共享和个人驱动器中的各种内容合并成一个统一分类、集中管理的存储库。另外,集成的搜索功能可以帮助用户查找和共享此信息。同时,也可以防止未经授权就访问此集中管理的存储库中的内容。

4.1 功能概述

结合MOSS平台构建电子文件管理平台主要的的用户功能包括文件查询、工作助理、收集整理、文件保管、系统管理等功能。其中:

1)文件查询。提供两种查询方式,普通查询和高级查询。普通查询提供类似于百度、Google的统一文件查询界面,允许全公司范围内员工进行查询使用,根据用户权限的不同会显示不同的搜索结果。高级查询供员工对文件的类型、属性等内容进行高级查询,提供查询的准确率。

2)工作助理。所有系统内用户的统一工作界面,包括待办工作和已办工作的查看,根据待办工作链接直接进入相关工作处理流内;系统内的通知、公告、消息等;个人操作历史日志的查询;个人信息的维护和查看,包括当前拥有的权限,手机电话号码等。

3)收集整理。文件收集与整理环节的相关功能。包括归档部门使用的文件属性和预归档,档案部门使用文件移交清单、二维码、目录等的打印等。

4)文件保管。日常文件管理相关功能。文件移交功能,包括文件移交、文件接收;文件鉴定功能,包括文件鉴定提醒、鉴定流程和文件销毁等操作;档案维护,包括已入库文件的浏览、查询、维护。

5)文件统计。包括了企业要求的固定报表查看、本单位编制的固定报表查看、用户单位自定义的统计报表查看和统计报表数据上报等功能。

4.2 应用架构策略

根据上述功能概述,企业文件管理系统应用组成如图1所示。

说明:

1)前端展现:包括两种形式,大部分的用户,包括领导、普通员工和文件管理人员都是通过浏览器访问应用站点来获取相关的业务功能,包括文件的归档、保管和利用等业务,文件的查询、搜索和借阅和其它协作功能,如文档协作、交流讨论及信息发布等。

2)业务组件:提供给前端站点调用,完成文件的实际业务,包括归档、保管和利用等业务组件;包括对内容管理相关功能包装的业务组件,完成记录管理、版本管理等业务。档案的业务功能是在此基础上封装出来的;包括交流协作的相关功能组件,提供业务人员的协作办公平台。

3)系统管理:系统后台的一些管理模块,包括基础管理、系统审计、应用管理和权限管理等。

4)服务引擎:一组不局限于文件管理系统,可以在多系统中共享或者重用的服务,包括搜索服务、工作流引擎、报表服务和表单引擎。

5)数据存储:负责相关业务数据、配置信息的统一存储,主要包括结构化数据和电子文件两部分内容。

6)基础架构:指在电子管理系统中使用,由底层操作系统或专用硬件实现的相应功能,包括文件系统、统一存储、网络监控和负载均衡。

4.3 硬件部署策略

为了将文件进行统一、有效的管理,硬件部署时将分布在各系统的电子文件服务器进行统一集中管理,以Moss平台为平台架构将核心,将邮件、文档、视频等电子档案存储在Moss环境中。如图2所示。

4.4 软件部署策略

电子文件管理平台软件架构既可包括产品级软件,也包括为系统定制开发的独立软件。

系统内所包括的软件和其所承担的职责如下:

1)定制开发的Web站点:所有通过浏览器使用文件管理系统的单一承载站点,所有页面均基于ASP.net自行开发。主要功能为接受用户的数据和请求,并将数据和请求传递给各类业务组件进行处理;将系统内的数据显示在页面中供用户查看使用。

2)定制开发的各类组件:包括工作流组件、数据交换组件、数据同步组件、各类业务组件等。主要功能为接受前台界面传递回的数据和请求,对其进行处理,控制系统内部的数据流转、转换、存储等操作。本部分为系统的核心功能。

3)Microsoft Office SharePoint Server 2007(MOSS):主要用来存储系统内所有电子文件元数据和可搜索的电子文件实体,并将这些数据按照MOSS记录管理的要求进行组织,通过MOSS内置的搜索引擎(与Microsoft Search Server相同)定期对MOSS内存储的电子文件元数据和电子文件内容进行全文索引,并通过查询服务提供档案全文查询应用。

4)SQL Server 2008:主要用于存储档案管理系统定制开发的数据库、MOSS数据库和MOSS配置数据库、RMS配置数据库等。MOSS数据库内存储了系统内所有电子文件元数据和可搜索的电子文件实体。

5)SilverLight:用于提高用户体验,以更丰富的更接近于本地桌面程序的方式将系统功能在浏览器内提供给用户使用,如图形化的工作流配置等。

5 结束语

本文提出的电子文件管理平台的构建研究方法,只是以MOSS平台为基础的架构方法。根据企业现阶段电子文档管理的现状,结合MOSS平台的软件特点,实现了文件的收集、整理、保管、查询、统计等功能,来真正的帮助用户将无序的文件进行有序的管理,从而提高了用户的工作效率,及电子文件的利用率。

参考文献

[1]章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J].档案学通讯,2010(5).

[2]彭红.浅谈电子文件的管理[J].治黄科技信息,2010(3).

[3]凌晓路,陶贵生,曹珍.浅谈电子文件管理的弊端及解决办法[J].技术监督教育学刊,2005(2).

[4]刘舜全.网络时代电子文件的管理及现代化档案工作的策略[J].科技档案,2001(3).

[5]胡杰,张照余.电子文件利用新模式——电子文件中心[J].档案与建设,2005(12).

建筑企业文件档案管理 篇9

一、存在问题

(一) 收集缺陷。在对档案信息资源进行建设的过程中, 一些企业很少会去顾及对电子文件进行适当的收集归档, 却往往把重点放在了数字化的馆藏档案上。而这样的结果一般会形成机构处置电子文件的随意性与档案馆重复数字化文件。再者, 企业人才的频繁流动, 使得岗位文件会因此而流失。还有, 在收集电子文件的时候, 没有将文件的读取软件与流转信息以及操作系统统一收集, 以致造成后来读取文件的失败。

(二) 鉴定不足。在越来越复杂的现代企业的各项生产、经营与管理活动中, 电子文件相较于纸质文件更容易被复制与记录, 而这造成了电子文件的数量也在急剧性的增加;一些有用的信息也被杂乱无章的无用信息埋没;文献数量增加, 但质量却在下降。

(三) 资源匮乏。很多企业开始推进属于自己的信息化, 这也就形成了多个不同的信息系统, 比如科研管理系统, 财务软件系统, 企业资源计划等。每个部门的文件都有属于自己的系统, 且每个系统的结构以及数据标准都不同, 这样就很难做到知识与信息资源的交换与共享, 也就出现了“信息孤岛”的局面。

二、解决策略

电子文件的数量多、知识含量高以及来源广的特点使电子文件必须以较为先进的理念作为导向, 以一定的制度建设来做保障, 并以完善的管理做依靠, 与档案队伍的高素质并行才能实现。所以, 建立一定的档案保障机制才能使档案工作走可持续发展道路;只有将管理手段更加完善, 才能提供优质服务给使用者;只有优质的使用服务, 才能获取更多支持, 理解。

(一) 档案工作保障体系的创建。对于一个企业来说, 保障档案工作关乎到企业档案工作是否可以持续稳定发展的关键, 所以, 建立一个相对的档案工作保障体系, 是十分有必要的。相比较纸质文件, 电子文件归档具有广泛与受制约因素, 单单是靠档案管理部门很难完成, 需结合电子文件的形成部门与档案部门以及信息管理部门这三个部门来共同完成。这三个部门都有它自己的职能, 三部门结合可以相互渗透, 展现自己的优势, 扬长避短, 形成一体化, 使电子文件的质量有所提升。

(二) 重视档案收集工作。对于档案管理工作来说, 收集是至关重要的, 档案管理工作要生存, 收集的档案数量和档案质量是前提。所以, 在档案的收集工作中, 一定要做到丰富的数量, 充实的成分, 合理的结构以及优化的质量。

(三) 电子文件的鉴定工作要加强。在不断发展的网络环境下, 信息与文献的数量正在大幅度地快速增加, 形成信息的供过于求, 这就要求人们在保护文件方面需要投入大量人力, 物力以及时间等资源。所以, 档案工作人员要加强对文件的鉴定工作, 去粗取精, 保证文件质量。为确保电子文件真实完整性, 内容与技术的鉴定必须同时进行, 缺一不可。

(四) 合理选择归档途径。与纸质档案相比, 电子文件的载体没有纸质文件那么稳定安全, 所以在归档的选择方面是比较重要的。而一般的磁盘很容易造成数据的丢失, 如果是质量比较差的磁盘, 还可能会影响到文件的可读性;为了防止数据的丢失, 很多人选用存多份备份的方式, 这不仅加大了档案管理的工作量, 还增加了磁盘数量, 极为不便。而采用网络移交归档的方式, 利用光盘存贮不仅简便还安全。具体方案是开通一个文件归档专线, 在文件的形成部门与档案的管理部门之间进行电子文件的传递, 并和档案管理系统之间形成无缝链接, 建立起一个归档专用的文件收集系统。

(五) 合理保管电子文件。从理论上来讲, 储存电子文件的载体可以长期保存文件, 因为其信息读出的方式是无接触式的, 不会出现磨损状况。文件信息被密封保护在塑料层内, 不会受外界磁场影响, 也不会遭受到空气中水分与一些有害气体以及灰尘的侵害。但是对于一些长期储存的电子文件来说, 磁盘等的储存还是有一定的不稳定性的, 所以要严格控制储存专用库房的温度, 且配置防尘, 防磁场等的设施, 而使用的设备也必须要注意对计算机病毒进行防范;适时地检查档案, 以确保档案的无删减与短缺现象发生。

参考文献

[1]赵山乞.档案信息网络化建设[J].北京图书馆出版社, 2013.

[2]傅荣校.档案管理现代化——档案管理中技术革命进程的动态审视[J].浙江大学出版社, 2014.

建筑企业文件档案管理 篇10

1 铁路建设项目竣工文件的重要性

铁路建设项目竣工文件是指铁路建设项目在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的具有保存利用价值的, 需要向接管单位及档案管理部门移交归档的各种文字、图表、声像等资料。铁路建设项目竣工文件如实反映了铁路建设项目的管理过程、施工过程和实体状况。它记载了各种地上、地下建筑物, 隐蔽工程、构筑物等工程状况, 反映了各种材质性能和设备的运转状态, 是设备维护及设备破损后修复的依据, 改建扩建的凭证, 提高施工管理水平的参考。随着社会主义市场经济体制的建立, 建筑市场竞争日趋激烈, 作为竣工文件的主要编制单位之一的施工企业, 必须要通过苦练内功, 提高市场的竞争力和企业素质。加强竣工文件整理工作是提高企业实力的重要方面, 在某种意义上讲, 竣工文件整理工作已经成为展现企业形象、显示企业素质、确保工程创优、兑现对业主的承诺、提高企业竞争能力的重要内容, 应当引起高度重视。具体讲, 铁路建设项目竣工文件的重要性体现在以下六个方面。

(1) 铁路建设项目竣工文件是对施工情况的记录, 它真实的反映了工程施工的全过程, 反映了工程的内在质量, 特别是对隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。从竣工文件的收集、筛选、分类及整理工作来看, 它是一项繁琐而又细致的工作, 往往得不到人们的重视, 特别是建设项目实施的前期更容易被忽视。

(2) 铁路建设项目竣工文件是工程建成以后交付运营部门, 由运营部门进行养护、维修, 并对已建成的工程项目进行改建或扩建提供重要的参考数据。同时完整、准确的竣工文件还可以节省大量的勘测费用和时间, 因此竣工文件就显得更为重要。

(3) 铁路建设项目竣工文件为进行安全质量事故分析、判断以及确定事故的严重程度, 查找事故发生的根源, 确定造成事故的责任人等提供真实依据。因此, 强调竣工文件的重要性, 将有利于促进工程质量的提高。

(4) 铁路建设项目竣工文件是施工企业索赔的依据。在施工过程中, 会出现新的情况和变化, 也就是设计变更。由于设计变更的出现, 会影响施工企业的工期延长或费用增加, 施工企业可根据设计变更通知单追加承包费用, 进行索赔。索赔证明文件的齐全完整是工程技术人员日常积累资料的结果。施工企业在施工过程中应及时做好竣工文件的形成和整理工作, 确保文件的质量, 以便需要时能及时提供。

(5) 铁路建设项目竣工文件是加强工程质量管理和质量检查验收的重要内容, 是建设项目竣工验收的必备条件。《铁路建设项目竣工文件编制移交文件汇编》和《铁路建设项目文件编制归档办法》 (Q/BT259-2002) 中, 对此有具体、明确的规定。其中《铁路建设项目文件编制归档办法》6.4中明确规定:施工单位与接收单位档案部门在办理竣工文件交接时, 还应在“工程项目竣工文件交接证明书”上签字盖章, 建设单位以此办理尾工款清算。《铁路建设项目竣工验收交接办法》 (铁建设[2008]23号) 第八条明确规定, 初步验收应具备的条件之一是竣工文件按规定编制完成, 施工过程中的管理文件和招标投标文件等整理完毕, 达到档案验收标准。《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》第十三条规定:建设单位监理单位应将竣工文件是否齐全, 完整作为对施工单位末次验工计价的条件之一。竣工文件不齐全, 不完整, 建设项目不能验收交接。由此可见, 竣工文件在工程项目质量管理和竣工交付中的重要作用。

(6) 铁路建设项目竣工文件是施工企业编制投标文件、资质保级、升级的资料保障。施工企业在投标工作中, 由于招标部门需要对投标人资质等级及类似工程施工经验、技术能力进行核查。施工企业综合档案室归档的竣工文件可以提供本企业施工的工程项目的原始资料, 为施工企业的投标工作提供依据、凭证。

从以上六个方面可以看出, 铁路建设项目竣工文件在工程项目建设和施工企业的管理工作中有着特殊作用和重要地位。如果平时对竣工文件整理工作不重视, 工程竣工时, 就无法向验收委员会提交符合要求的竣工文件, 该项目就无法得到正确的评价, 严重的还要影响到验收工作的顺利进行。同时还会影响到施工企业尾工款的清算和对施工企业的末次验工计价, 影响施工企业的索赔工作, 影响施工企业今后的投标工作, 影响企业的经济效益和健康发展。必须根据竣工文件整理工作系统性强, 要求高的特点, 日常注意保存、收集和积累原始施工记录、现场检测数据, 来往文件等资料, 以免今后的工作陷入被动局面。

2 铁路建设项目竣工文件的主要内容

施工企业整理编制的铁路建设项目竣工文件主要包括:文件及资料、竣工图。

2.1 文件及资料

(1) 工程开工报告、工程验收资料。

(2) 施工技术总结。

(1) 工程概况。

(2) 主要施工方法和采用的新技术、新材料、新产品。

(3) 工程质量情况。

(4) 施工中遇到的重大问题及隐蔽工程部分检查及处理情况。如因资金未到位、设计变更或者有关单位违约, 使合同终止和变更影响工程质量和工程进度, 施工单位要如实的记录发生的全过程, 分析对工程质量的影响, 为及时解决问题, 采取补救措施, 挽回造成的损失提供有利资料。

(5) 变更设计情况。

(6) 存在的主要问题及今后维修使用应注意的事项。

(3) 工程数量表。

(4) 变更设计通知单。

(5) 建交表。

(6) 各种施工记录 (打桩、基坑开挖、强夯、线路锁定等) 。

(7) 各种原材料、砼成品 (包括砼梁) 出厂合格证、检验报告、试验报告、质量保证书、技术说明书等质量证明文件和施工单位检查、试验物资设备的进场验收记录。 (外购成品的检验记录, 反映产品质量是否合格的) 。

(8) 各种机械设备出厂合格证、说明书、图纸。

(9) 工程试验资料 (工程试验记录、工程试验报告) 。

(10) 施工质量验收资料 (检验批、分项、分部) 、单位工程质量控制资料、单位工程实体质量和主要功能核查资料、单位工程观感质量检查资料。

(11) 其他文字材料, 包括工程施工中形成的文字材料、重要讲话、协议合同文本、会议纪要、施工组织设计等。

(12) 施工日志。

(1) 开竣工日期、工程概况。

(2) 施工期的气候、施工方法、劳动力布置、机械配置、施工操作、施工进度及工程地质变化情况。

(3) 相关工作记录, 如现场取样、检测、测量、施工交底等。

(4) 工序检查验收情况及结论。

(5) 每日使用的主要材料规格、数量及检测结果。

(6) 施工中遇到的重大的技术问题, 变更设计、主要工程材料代用等所采取的主要措施和效果记录;施工中发生的工程质量事故和处理改进情况记录;停工原因 (停工期间重要事件应记录) 。

(7) 各级管理人员检查的有关工程施工或质量要求, 施工中发现的问题及相关指令, 存在问题及整改情况。

(8) 施工中采用的新工艺、新材料、新设备、新技术情况。

(9) 其他与工程施工有关的情况。

(10) 施工日志中提出问题的纠正和验证记录。

2.2 竣工图

上述竣工文件从不同的侧面记录和评价了整个建设项目的施工生产过程、管理过程、质量情况, 来源于施工企业的各个部门、项目。必须注意加强日常收集、归纳和整理工作。

3 铁路建设项目竣工文件整理的工作方法

(1) 要有严肃的工作态度。竣工文件整理工作是整个工程建设管理的重要组成部分, 没有严肃的工作态度是不可能搞好这项工作的, 必须要有科学严谨的态度, 从每一个数据开始, 提高整个竣工文件整理工作的科学性、完整性、真实性。

(2) 抓好第一手资料及原始数据图表的收集、保存、分类、归档。妥善保管重要的资料, 同时还要做好资料的备份工作。

(3) 把握全面信息。只有全面的信息, 才能科学真实的体现出一项工程内在的质量内涵, 从工程开工到工程竣工的各个阶段所有的资料都要妥善保存、不得遗漏。

(4) 使用多种技术手段。竣工文件工作可以采用多种手段来实现, 如文字资料、图纸表格、照片、音像资料都可以成为储存资料的技术手段, 从而使资料内容更丰富、更客观、更有说服力。

4 铁路建设项目竣工文件整理工作的特点

(1) 要有目的性。目的一定要明确, 竣工文件整理工作的目的就是向上级和有关单位提供经验、教训, 为上级和有关单位决策提供参考依据。

(2) 要有责任性。要明确竣工文件责任人及负责人, 做到查之有据, 责任明确。防止造成责任不清、不实、形成查证工作的延误。

(3) 要有科学性。要用大量科学真实的图表、数据、文字, 说明整个工程质量的系统控制过程。不得用拼凑、编造的办法应付, 以失去竣工文件的应用价值和作用。

(4) 要有条理性。力求依据资料内容、逻辑关系、把工程情况、因果关系理清、搞明。做到层层剖析, 步步连通, 阐述清楚, 切忌硬性堆砌, 防止竣工文件杂乱无章。

5 铁路建设项目竣工文件整理工作的注意事项

(1) 从工程施工前期开始, 施工企业的负责人就应指派专人参加铁路建设单位针对建设项目组织的业务培训工作, 定岗定员, 并注意人员的相对稳定。同时施工企业要根据与铁路建设单位签订合同中有关竣工文件移交的具体要求, 将竣工文件的编制工作纳入施工企业的工作计划和岗位职责, 纳入优质工程的评比。施工过程中, 施工企业要按照铁道部《铁路建设项目资料管理规程》 (TB10443-2010) 、《铁路建设项目竣工文件编制移交文件汇编》及铁路局有关文件要求及时收集文件资料。所有表格都要在施工检测后填写, 施工过程中的每道工序都应具备完整真实的原始记录, 并要及时整理, 以保证竣工文件的真实性和完整性。

(2) 要有专人妥善保管形成竣工文件的所有资料。包括图表、施工的原始记录, 各种砼成品出厂合格证、设备合格证、施工日志、照片等资料的原件。施工过程中, 施工企业的档案部门要根据铁路建设项目的施工进度, 对竣工文件的形成、积累、进行监督、检查, 并指导项目部技术人员按档案管理的有关规定立卷、装订、整理、归档工作使竣工文件整理工作从一开始就走向正常化、规范化的轨道。

(3) 做到竣工文件的形成与编制同步。竣工文件中的原始记录是施工、试验、检测结果的如实记载, 不允许随意更改, 不许删减。各种材质试验报告以及施工记录 (打桩、架梁、灌浆等) 内容要按技术规范要求填写完整, 计算准确, 签字手续齐全、完备, 并强调手签。

(4) 技术标准变更要有文字依据, 设计变更手续要齐全。竣工图的绘制要根据现场实际情况绘制, 设计变更应有文字说明。

(5) 竣工文件要注意法律手续齐备, 按规定签字盖章, 图幅按标准绘制。

(6) 竣工文件要做到线条清晰, 字迹、图像清楚, 反差良好, 书写工整, 要使用耐久性书写材料书写, 严禁使用圆珠笔、铅笔。

(7) 各种竣工图绘制时图形符号必须符合标准, 字迹要清楚, 一般用仿宋体, 不能潦草, 晒得蓝图反差要好。线条要蓝要深, 底子要浅要白。

(8) 竣工文件、资料应使用A4公文用纸, 纸质要好, 纸质不要发脆, 要有韧性。

(9) 对于一些其他规格的说明书, 可以糊一些小纸袋装订在其他资料的后面, 有些文字材料尺寸较小, 可以贴在A4纸上后, 再装订。

(10) 施工日志的整理。要按照施工日志包括的内容由施工负责人或技术负责人逐日连续填写, 防止记流水帐, 注意页面整洁, 以防字迹不清。

(11) 如果用计算机打印卷内目录, 必须按照铁路建设项目竣工文件中卷内目录样式制作, 不可随意编排。

(12) 竣工文件要编排清晰, 便于查阅。按照《铁路建设项目竣工文件编制移交文件汇编》规定的要求编排。

(13) 准确移交。按照正、副本分开组卷的原则, 按铁路建设单位要求的份数及时完整的移交。

本文就施工企业的铁路建设项目竣工文件整理工作进行了归纳和探索。所阐述的看法和做法, 基本上可以涵盖铁路建设项目竣工文件整理工作的一般情况。由于施工企业管理水平不一、项目建设单位以及行业主管部门对竣工文件的要求不同, 因此不能涵盖各类工程的竣工文件的整理工作。具体到每一项工程的竣工文件整理, 必须要依据竣工文件整理一般规律和做法, 结合工程项目的实际和特点, 结合建设项目所在地区行业主管部门的要求, 以及业主和建设单位等特殊需要, 一并综合考虑后研究、确定和落实好建设项目竣工文件整理工作, 为建设项目的施工、管理和使用作好服务。

摘要：本文围绕提高铁路建设项目竣工文件质量, 从铁路建设项目竣工文件的重要性、施工企业整理编制的铁路建设项目竣工文件的主要内容、铁路建设项目竣工文件整理的工作方法、工作特点以及注意事项等五个方面, 结合工作实际进行探讨。

建筑企业文件档案管理 篇11

1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统 (MIS的建立) 。管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统, 并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始, 应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化, 运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后, 把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理, 极大地提高了企业管理的效率。最后, 再把计算机技术运用于生产管理, 实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化。管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的。是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:其一, 用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库, 然后按不同的要求, 利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等。其二, 用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征, 检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件。其三.用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况, 包括入库与出库数量、库存空间占有率, 档案调阅、归还等进行登记与统计。总之, 在计算机技术应用于企业管理之初, 现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段, 所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响, 而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此, 为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换, 减少数据的重复输入, 规范各系统的数据接口, 就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究, 开发文档管理一体化系统软件。目前, 一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件, 进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同, 不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异, 但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化, 并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

3 电子文件阶段

1996年l2月, 国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议, 会上宋健主任指示:这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了"电子文件管理、归档研究领导小组"。1998年1月9日, 王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出:要在1997年研究制订的计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求试行稿国家标准的基础上, 在35个企事业单位进行试点, 为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月初, 国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对电子文件归档及电子档案管理概论和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。8月中旬, 在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。8月底, 国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了"电子文件归档管理国际学术研讨会"。可见, 有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件, 美国联邦管理法规对其解释为"电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上, 并且符合文件的定义。"国际档案理事会电子文件委员会的定义为"电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。"我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678 1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理, 按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念, 不妨从与其最临近的概念--机读文件人手。

机读文件仅指计算机识别的文件, 最早产生于上世纪4O-50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变, 至90年代逐渐被电子文件所取代。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化, 而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异, 有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面:

其一, 生成环境。机读文件中的关键词是"机读", 即"能够由计算机输入装置读出"的文件。所谓"读"包括两层含义:一是通常指信息从一个存储区读到另一个存储区;二是从某一形式的记录媒体, 如磁带读出信息。可见, 复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段, 计算机读出的文件不是由计算机制成的, 它源于纸质文件的输入。与机读文件不同, 电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物, 是研究和应用CIMS的必然结果。

其二, 管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法, 因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上, 而是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系, 根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三, 存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质, 还可以是网络上传递的代码序列。

其四, 管理者的构成。在机读文件阶段, 纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体, 而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段, 电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体, 但文献信息管理者将不再是独立的群体, 文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。