企业档案管理研究（精选12篇）
企业档案管理研究 篇1
一、企业绩效管理激励相关理论
激励就是调动人们的积极性, 使之为既定目标而努力。组织绩效与员工的积极性密切相关。美国一项研究报告指出, 实行计时工资的员工只发挥20%~30%的能力, 就可以保证其职业而不被开除, 而在受到充分激励时, 员工的能力可发挥至80%~90%, 工作水准相差极为明显。
已有的激励理论主要是从心理学和组织行为学的角度来展开研究的。激励被认为是通过高水平的努力实现企业意愿, 而这种努力以能够满足个体某些需要和动机为条件。因此, 流行的管理激励理论可以分为两类:一类是以人的心理需求和动机为主要研究对象的内容型激励理论, 这主要包括默里的需求理论、马斯洛的需求层次论、麦克莱兰的成就激励理论、阿德佛的ERG理论、弗雷德里克赫茨伯格的双因素理论等。
二、企业绩效管理目的
(一) 战略目的。
就是确保企业战略目标的实现。在企业中期战略发展目标确定后, 每年根据中期战略规划制定年度经营计划和目标, 再将目标层层分解到下属部门、公司和个人。通过企业全体员工的努力, 实现下属部门、公司和个人的目标, 从而最终确保企业年度目标的实现。以企业战略目标为导向的绩效管理制度, 其最主要的作用是通过绩效指标的制定、实行、检查及考核评估, 确保员工的工作活动及工作产出能够与组织目标保持一致, 从而确保企业战略目标的实现。实际上绩效管理也是企业战略管理一个组成部分。
(二) 管理目的。
绩效管理是使组织、团队及个人取得较好绩效的一种手段, 而这种绩效的取得, 是在事前一致认同的目标和标准的前提下, 通过理解和管理绩效表现来实现的。企业人力资源管理的一项核心内容, 就是要建立对人员的考核和评价制度, 评估员工的绩效, 评估员工在组织中的相对价值或贡献, 有利于了解和掌握员工队伍素质状况、员工的能力、表现的个体差异, 为员工激励、晋升、调动、辞退、薪酬评定、培训和发展以及企业人力资源发展规划的制定等提供依据。
(三) 发展目的。
绩效管理的真正目的是激励员工, 帮助员工成长和发展, 提高员工队伍素质, 进而提高企业的核心竞争力。有效的绩效管理体系通过两种途径提高员工工作绩效并产生竞争优势。一是引导员工的行为趋向于组织的战略目标;二是监督员工行为以确保战略目标得以实现。
三、企业绩效管理的作用
(一) 节约管理者的时间。
绩效管理可以使员工明确自己的工作任务和目标, 知道领导希望他们做什么, 可以做什么样的决策, 必须把工作干到什么样的地步, 何时需要领导指导。通过赋予员工必要的知识来帮助他们进行合理的自我决策, 减少员工之间因职责不明而产生的误解。通过帮助员工找到错误和低效率原因的手段来减少错误和差错 (包括重复犯错误的问题) , 通过找出通向成功的障碍, 以免日后付出更大的代价, 领导就不必介入到所有正在从事的各种事务中进行过细管理, 从而节省时间去做自己应该做的事。绩效管理就是一种防止问题发生的时间投资。
(二) 避免冲突。
当员工认识到绩效管理是一种帮助而不是责备的过程时, 他们会更加积极合作和坦诚相处。绩效管理不是讨论绩效低下的问题, 而是讨论员工的工作成就、成功和进步, 这是员工和管理者的共同愿望。有关绩效的讨论不应仅仅局限于管理者评判员工, 应该鼓励员工自我评价以及相互交流双方对绩效的看法。发生冲突和尴尬的情况常常是因为管理者在问题变得严重之前没有及时处理, 问题发现得越早, 越有利于问题的解决, 管理者的角色是通过观察发现问题, 去帮助他们评价、改进自己的工作, 共同找出答案。如果管理者把绩效管理看成是双方的一种合作过程, 将会减少冲突, 增强合作。员工将会因为对工作及工作职责有更好的理解而受益, 如果知道自己的工作职责范围, 他们将会尽情地发挥自己的智慧和潜力。所以, 绩效管理是激发员工积极工作的管理投资。
(三) 促进员工的发展。
根据M=VIE理论, 通过绩效管理, 员工对自己的工作目标确定了效价, 也了解自己取得了一定的绩效后会得到什么样的奖酬, 他就会努力提高自己的期望值, 比如学习新知识、新技能, 以提高自己胜任工作的能力, 取得理想的绩效, 个人得到了进步。所以, 绩效管理是促进员工发展的人力资本投资。
四、当前国有企业人力资源配置和企业绩效管理体系中存在的主要问题
(一) 人力资源总量相对过剩, 造成国有企业内部人力资源总量供求相对过剩, 但局部的有效需求不足。主要表现是:计划经济体制下扩张型的发展战略使人员急剧增加, 但由于人员整体素质不高, 致使在一些地区和业务领域人才相对不足, 形成内部人力资源供求的结构性矛盾, 导致人均资产和效益偏低。
(二) 具有中高素质的复合型人才相对缺乏, 分布不均衡, 中西部地区, 尤其是西部地区具有较高素质的经营管理人才严重不足。从全局来看主要有如下表现:一是低学历人员偏多, 高学历人员偏少。二是单一型人才偏多, 复合型人才偏少。员工结构失衡, 阻碍了人力资源整体组合优势的发挥。
(三) 人力资源的配置不够科学合理, 缺乏灵活性, 致使人的潜能没有得到有效的挖掘和发挥。主要表现进人渠道相对单一, 员工的晋升、退出机制尚不够健全和完善。在人力资源配置过程中具有一定的随意性, 缺乏科学的分析和预测。
(四) 收入分配激励作用不强。目前国有企业收入分配中存在的问题主要有:员工工资收入偏高与偏低的现象并存, 中高级经营管理人员、高技术人员、高风险人员、高贡献人员的收入水平低于市场价格, 后勤人员、生产操作人员、能力素质与岗位不匹配的管理人员收入水平高于市场价格, 不利于稳定中高级人力资源队伍, 也不利于调动员工的积极性;业绩考核评价体系不完善, 操作过程中不确定性大, 难以综合全面客观地进行评价;中高级经营管理人员、高技术专业人员、业务骨干的收入水平不仅偏低, 而且长期激励机制几乎不存在。
此外, 根据国有企业业务发展和改革来看, 经营管理人力资源、专业技术人力资源、一线业务人力资源三支人力资源队伍的建设取得了一定的成效, 但是, 仍然存在不少问题:专业人力资源规模不足;专业人力资源队伍不稳定;收入分配制度的改革对于这部分人力资源的倾斜照顾不足, 收入水平偏低。
五、企业进行绩效管理应遵循的原则
绩效管理是以提升企业价值, 追求投资回报最大化为中心, 以保证企业长期持续稳定发展为目的, 以合同为基础, 以分层分类实施为基本方法, 通过自上而下建立一套绩效考评体系, 形成一种人人有指标, 层层负责任, 用人看绩效, 奖惩凭贡献的激励约束机制, 不断增强企业员工的危机感、紧迫感、责任感和使命感, 使其把主要经历投入到创造工作绩效上来, 确保企业总体发展战略目标的实现。基于上述目的, 绩效管理必须坚持如下基本原则:
(一) 绩效优先, 量化评价原则。工作绩效是员工德才素质的综合反映, 是衡量员工工作能力的重要依据。实行以绩效为主、量化评价, 能够科学、准确地评价员工履行职责、完成任务情况, 便于对考核结果进行分析比较, 实施有效的奖惩和有针对性的培养使用人才。
(二) 分层分类、逐级考核原则。根据员工工作责任的大小, 分为不同的层次, 按照工作岗位的差异, 分为生产、经营、职能处室等不同类别;参照组织机构设置和部门职责, 建立起逐级负责的目标责任制, 分别确定相应的考核内容和考核标准。
(三) 突出重点, 便于操作的原则。克服形式主义, 注重工作实效, 抓住考核的关键环节和关键岗位特点, 力求考核指标简明扼要, 重点突出;考核标准清晰明确, 便于执行;考核方法简便适用, 操作性强;考核数据真实可靠, 具有实用价值;考核资料完整准确, 便于查询检索。
(四) 考核结果与奖惩使用相结合原则。克服分配上的平均主义, 坚持效率优先、兼顾公平, 把员工的个人利益与企业发展战略相结合, 实行严考核、硬兑现, 激励绩效优秀者、鞭策绩效不佳者, 使员工更加注意公司的价值创造, 爱岗敬业、恪尽职守, 努力营造一种争创佳绩的良好氛围。
(五) 坚持以人为本, 注重绩效沟通的原则。给予员工真正做主的机会和权利, 让员工自己制定计划, 进行自我考评, 使员工真诚地参与企业、团队的建设中来, 充分考虑每个员工的个性、特长、价值观、目标等, 使员工得到尊重, 获得满足, 将个人发展计划和工作目标相结合, 积极性、创造性和潜力才能发挥到最大。通过及时、有效的沟通, 消除绩效管理过程中遇到的阻力以及由于信息不对称、不准确而造成的误解, 实现企业内部资源的优化配置, 优势互补, 实现资源共享, 减少不必要的浪费。
(六) 绩效管理与绩效考核。绩效考核是绩效管理的组成部分, 是绩效管理的一个环节, 通过绩效考核可以为企业绩效管理的改善提供资料, 帮助企业不断提高绩效管理的水平和有效性, 真正帮助管理者改善管理水平, 帮助员工提高绩效能力, 帮助企业获得理想的绩效水平。绩效考核实质上反映的是过去的绩效, 而不是未来的绩效。而绩效管理更注重的是对未来绩效的提升, 着眼于未来的发展战略。因此, 绩效考核仅是进行绩效管理的一种手段, 它不包括前端的贯彻理论, 也不包括后端的发展战略。
六、企业进行绩效管理系统实施的保障措施
在绩效管理系统的实施中, 要用系统的思想, 做到环境、观念、系统和执行四项相适宜。即做到组织重视, 观念科学适宜、系统设计科学、公平、合理, 执行得力、配套设施相辅相成, 才能保证绩效管理系统的有效性。
(一) 战略层面的保障措施。
1.绩效导向保障, 强调企业在进行绩效管理时应做到奖惩分明、良性竞争、责权对等、考核对事不对人等。2.柔性化保障, 强调绩效标准的制定和绩效指标的选取应具有一定的弹性, 要根据企业所处的内外部环境的变化而实施修正和调整。3.开放性保障, 就是强调员工参与, 包括从绩效计划的制定、业绩考评到绩效诊断与辅导全过程都要求做到员工与主管进行对接。4.发展保障, 强调通过倡导持续发展的组织文化保障绩效管理系统的有效性。5.学习和沟通保障, 要求在绩效管理过程保持持续沟通, 将学习、辅导和培训贯穿于整个绩效管理过程的始终。
(二) 战术层面的保障措施。
1.灵敏性保障, 要求绩效管理体系必须具有较强区分绩效好坏、优劣员工的辨识能力。2.可接受性保障, 强调在绩效管理体系设计时必须考虑到组织中存在的各种人际关系, 所形成的系统必须取得所有与绩效管理系统相关人员的支持和理解。3.实用性保障, 强调绩效目标的制定应建立在绩效标准的基础上, 结合员工个人的实际情况作出安排, 要向员工提出一个切实可行的工作方向和目标, 以激发员工更好地实现管理者对他们的期望。4.制度保障, 包括绩效管理系统本身和与之配套的制度保障以及绩效考核制度保障, 它是保证绩效管理系统有效运行的硬件措施。
(三) 执行层面的保障措施。
1.培训机制。主要是指要对使用绩效管理系统的人进行绩效管理技能的培训, 它既包含对管理者进行绩效指标、标准设定, 怎样进行绩效沟通等方面实施技能的培训, 也包括对员工进行绩效管理理念、目的、考核过程等内容的宣贯。2.监控机制。主要包括绩效诊断和指导监督两方面。强调管理者要通过和员工的相互沟通来分析引起各种绩效问题的原因, 并帮助他们排除工作中遇到的障碍、进行业务指导和及时调整目标达到提高绩效的目的。3.反馈机制。主要是指在管理者和员工之间进行绩效反馈面谈, 使员工充分了解和接受绩效评价的结果, 认识到自己的优点和有待改进的地方, 并由管理者指导员工制定绩效改进计划。
七、结束语
(一) 推行绩效管理能将全体员工的积极性集中到提升企业价值和追求投资者利益最大化上来, 集中到调动和发挥员工最大潜能上来, 增加员工的权责意识、价值创造意识和收入风险意识, 营造绩效优先的良好氛围, 对企业的生存和发展至关重要。
(二) 绩效管理体系建立实施要规范化、程序化、制度化。绩效管理工作要落到实处必须有良好的制度保证, 要针对绩效管理的实施流程、目标指标及标准的设定、绩效反馈跟踪的方式方法、绩效考核及结果应用等制定具体明确、公平公正、操作性强的绩效管理办法, 并严格控制过程实施。
(三) 绩效管理既有结果导向性, 也具有行为导向性。它并不仅仅是绩效结果的管理, 同时也是对过程、行为的管理。因此, 要建立阶段性的绩效评估与反馈机制, 在日常工作中加强对员工的工作指导, 及时提出绩效改进计划, 既是提升企业价值的过程, 也是提高员工的工作能力和工作技能的过程。
(四) 绩效管理的实施必须以岗位分析、职责描述为基础, 必须有先进的管理信息系统支持和合理的薪酬管理体系支持。
(五) 绩效管理是一个持续提高的过程。一个绩效管理周期的结束是另一个绩效管理周期的开始, 因此, 要通过绩效分析, 找出前一阶段绩效管理的不足和存在的问题, 并进行整改。
(六) 绩效管理必须与现代化企业管理手段相结合。例如哈尔滨石化公司就是将绩效管理体系的建立与QHSE体系 (质量、安全、环保、健康) 建立、内部控制体系建立相结合, 对两个体系的建立运行起到了保驾护航的推动作用, 两个体系的建立也保证了绩效管理体系的先进性、科学性、规范性。
[本文为黑龙江省高等教育学会高等教育科学研究“十一五”规划课题:高校会计学专业+英语专业双学位模式CGA方向人才培养研究。课题批准号:115A-068。黑龙江省教育科学“十一五”规划重大课题“黑龙江省加快建设教育强省的对策研究”子课题:“振兴龙江经济, 黑龙江外语外贸人才培养研究”, 课题批准号:JX019]
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企业档案管理研究 篇2
摘 要:科技是第一生产力,由科技直接带动的知识经济将成为本世纪经济发展的主流,作为知识经济的支柱产业,以高新技术为代表的创投产业正以前所未有的速度发展着,但与此同时,创投企业的财务管理工作却相对落后,不能为创投企业的投融资作出科学的决策。研究目的在于充分认识创投企业财务管理工作特殊性,并结合其高收益和高风险的财务经营特征,研究创投企业如何在财务管理工作的各个阶段做好财务决策。
关键词:创投企业;融资;投资;风险
1 创投企业的财务经营特征
创投企业是以从事高新技术产品的研究、开发、生产经营活动的企业。它经营的领域十分广泛,涉及各种新兴产业以及传统产业的升级。创投企业经营的特征是把高科技与新兴技术结合起来。
从创投企业财务经营特征来看,特别是从创业板上市公司的角度看,创投企业具有以下几个特点:
(1)从企业经营的资产上看,有形资产少,无形资产占比重相对较大。高新技术企业所具备的魅力在于它的无形资产——包括专利、专有技术、技术秘诀、人才、管理和投资机会等。在高新技术创业公司的经营资产中,实际上是无形资产在起作用。
(2)从企业投入资本看,前期阶段投入高、风险大,尤其是创业期需要的资金更多。高新技术企业的发展一般要经过种子期、创业期、成长期、成熟期4个阶段。种子期即技术创新成果的产品试验阶段。在实现技术创新成果的产品化后,高新技术企业进入了创业期。这个时期的主要任务是使该产品成功地进入市场以实现商品化,一旦产品符合市场的要求,就可以进行批量生产;显然,这两个阶段的资金需求量大,在现金流动上支出大于收入,甚至有的企业将一直亏损。
(3)从企业的利润回报看,利润增长速度快,但未来的不确定性也很大。当企业经受住市场的考验,加速发展时,企业跨入了成长期。当经历了一段以递增速度发展的快速扩张期创投企业将进入成熟期,这时企业的软硬件及组织结构已趋于成熟。企业生存已不是主要的问题,提高经济效益和活力将成为企业的主要目标。一旦过渡到成熟阶段,企业已拥有了一定市场的规模,与传统产业相比产业技术含量高、附加值高,因而经济效益好,回报率高。
由于创投企业的行业特征,使它成为既是获利最高,同时又是风险最大的行业。高风险、高回报成为创投企业财务管理的一个重要特征。
2 创投企业的融资决策
2.1 存在融资“瓶颈”
作为创投企业大多具备一定的技术实力和相当的开发经营能力,但是,风险大,成长过程中可能发生突发性资金需要,这些特点决定其在建设初期对外部资金来源的要求是:数量大,期限长,能承受暂时的损失,风险小,能随时满足企业的突发性资金需求。但由于创投产业高投入、高风险的特点,使其面临着融资的困难。
2.2 投入过高,影响自有资本
知识经济要求知识不断创新,对高科技研发所需要的人力资本和财力资本应该不断投入,而这一投入的直接支撑往往又是足够的自有资本,因为在知识经济时代,人才往往具有高度的流动性,企业为了留住某些关键技术人才,不得不为其投入相当于普通技术人才数倍的额外费用。另外,随着科技的发展,研究与开发某种技术的周期大大缩短,无论是知识还是技术都在迅速的更新,这就要求企业员工不停的学习充电,增加教育和培训的机会,这也是一笔不菲的支出。在企业研发的同时,由于信息处理需要所建立的信息部门也要求企业在管理应用方面投入大量的财力支持,加之许多客观因素影响,使企业的资本投入十分巨大。
2.3 风险高,增加融资难度
传统的商业融资往往会选择银行类的金融机构——既方便又快捷,但这要求企业拥有相当的固定资产、信誉高、资信好。而对于创投企业,特别是处于初创期的企业来说,这些条件是不具备的,无形资产比重过大、企业资本少、规模小、市场前景不确定等不利条件都间接隐含着不利于企业发展的巨大风险。出于对风险规避的考虑,谨慎的银行系统在强调贷款安全性的前提下,往往会降低自身的贷款积极性,无疑给创投企业融资带来相当难度。
2.4 创投企业的特有融资渠道
(1)创新基金融资。,根据我国高新企业发展的特点和需要,经国务院批准,在国家科技部率先创立了专门支持高新技术企业发展的创新基金,基金总额为30亿人民币。以贷款贴息,无偿资助和资本金投入等方式,通过支持成果转化和技术创新,培育和扶持创投企业。
(2)风险基金融资。风险基金是专门从事投资高风险,高收益的资金,其投资对象是处于发展早期阶段的创投企业,风险基金利用自身优势,不仅向创投企业注入资本,而且提供管理、经营、技术、营销方面的技能和知识。
(3)股票筹资和借贷。当创投企业进入成熟期后,其投资风险下降,投资前景明朗,由于风险资本的自身限制,此时便会逐渐淡化,退出。这时的普通投资者对企业已有了一定的信心,企业可适时适量的增发股票,增加自有资本以满足企业发展的需要;另外,经过投资前期的经营后,企业已有了一定的资信,风险也越来越小,这时可向商业银行借入大量资金以弥补自有资本的不足,推动企业更快发展。
3 创投企业的投资决策
3.1 创投企业的投资主要是无形资产投资
知识经济在资源配置以智力资源、无形资产为第一要素。当科技成为第一生产力后,在商业化领域中,拥有技术类无形资产的企业在日趋激烈的市场竞争中占据了有利的地位,攫取了超额利润并为将来的发展奠定了基础。在创投企业中,企业投入的主要是知识、智力、人力资源等无形资产,原材料的价值在商品价值中所占的比例较小,即产品具有较高的附加值,重视并管理好无形资产,对处于现代化阶段的企业非常重要。
3.2 创投企业的投资比例
据国际权威的`资产评估机构调查,创投企业的无形资产可以是有形资产的4-5倍,一个企业可拥有的无形资产达数十项,英国学者查尔斯?汉迪也曾估计“一个单位的智力投资通常是账面价值的3-4倍”,这种情况在国外比比皆是,而有形资产在使用中会发生有形消耗,其价值也会逐渐下降。
我国公司法第24条规定“以工业产权、非专利技术作价出资的金额不得超过有限责任公司注册资本的20%,国家对采用高新技术成果有特别规定的除外”;第80条规定:“发起人以工业产
权、非专利技术作价出资的金额不得超过有限责任公司注册资本的20%”。现实中我国许多地区对于以无形资产出资的比例已经大大超过20%,北京中关村曾出现了无形资产占注册资本90%的公司。
3.3 人力资本投资占企业投资比重大
创投技术企业需要有多种知识、多种学科的科技人才共同合作,进行创造性的劳动。高创投企业的产品是技术知识,大多是无形的,决定产品的是人力资源。当人力资源被用以作为赚取利润的手段时,即被赋予了人力资本的内涵。人力资本在本质上符合会计上“资产”要素的内涵,是企业的一项可单独确认的资产。人力资本能够创造出远远大于其自身的价值,会给企业带来超额的经济效益、能够“提供未来效益”;其次,企业通过契约等形式取得或控制了人力资本的使用权,满足为特定个体所“拥有或控制”;最后,人力资本的取得和其他资产的取得一样必须花费一定的相应成本。
4 创投企业的收益与分配
决策赐镀笠蹈叻缦盏谋澈笫歉呤找,当企业在大的会计周期末实现完全收益时,便会涉及到相关利润分配的问题。由于创投企业组织结构的特定形势,使股利分配会占据其分配内容中的大部分。公司用多少盈余发放股利、多少盈余为公司所留用(即内部融资),都可能会对公司日后发展产生重要影响。
4.1 对创投企业,在创业初始阶段的收益和分配
由于企业融资筹资比较困难,很大程度上会对内部融资产生依赖,所以当公司在提取盈余公积金时,除去法定10%的比例,一般应由股东会商讨决定继续提取任意盈余公积金,增加内部筹资金额。相对于公积金的提取,初创期的创投企业在公益金、股利等的分配上可能会只占很少的比例。公益金一般保持在最少的5%-6%的范围内。由于此时企业盈利甚少甚至不盈利,所以企业往往会出现公益金、股利空白的情况,这也是由于高新技术企业的发展特点决定的。
4.2 当创投企业发展成熟以后的收益与分配
在取得高收益、高利润的同时,也将会是股东们享受投资成果和公司回报的时候。此时,公积金的提取比例会下降,而公益金的提取比例会升至最高点10%左右,股利分配也将会有大幅度的增长。
5 创投企业风险管理决策
创投企业在自身发展的过程中,与其他类型的企业一样,不可避免的会遇到各种风险,但其风险的程度很高,既可能给企业带来繁荣与发展,也可能给企业带来损失与危害。
5.1 创投企业的风险
创投企业的风险有:一是筹资风险:由于自身的产品研发,则很难保证企业高新产品的成功,创投企业特别是中小企业不能通过银行融资。另外,在筹资具体操作中会遇到系列技术方面的障碍——由于创投类企业有形资产和无形资产等因素的制约,使其难以顺利的筹措往往高于注册资本数倍的资金;二是投资风险:创投企业的投资主要是无形资产的投资,无形资产的投资不象固定资产那样,风险只存在于投资发生之后。无形资产投资的风险,既存在于投资完成之后,也存在于投资进行的过程中。无形资产投资过程中的风险,主要是针对采用自行研究开发方式进行无形资产投资而言的,其风险主要表现为因投资失败而引起的血本无归的可能性。因此,对投资风险的规避,既要做在投资完成之前,也要做在投资完成之后;三是管理风险:在传统的企业中,管理是相对有形的,面对无形资产所占比重较大的创投企业,管理对象大都是无形的。在创投企业管理理念相对落后及组织结构不健全的情况下,不管是哪方面的原因,都有可能成为管理风险的关键。此外,技术知识得不到合理管理,缺乏对科技成果的量化制度,使科技人员的复杂劳动得不到应有的重视和保护,往往影响技术开发人员的创造积极性,结果造成低水平的开发或重复他人的劳动。
5.2 创投企业规避风险
(1)规避筹资风险。在创投企业对外筹资时,不能把筹资作为获取高新技术产品研发资金的主要来源,并且向外部筹资的金额在高新技术产品研发所需资金中所占的比例不应太高,最好低于国际上通常公认的企业资产负债率警戒线50%。因为,企业负债率高本身就是一种风险很高的经济活动,特别对于创投类企业,一旦超出警戒线,企业产品研发失败的可能性会随之增大。
(2)规避投资风险。对于投资风险的防范,一些自有资金严重不足,高新技术经营管理状况欠佳的企业,从事高新技术产品的研发要量力而行,最好不要将巨资投入到消耗大且不确定性强的产品研发中,先易后难,以免给企业带来重大甚至灭顶之灾。企业可以从一些小投资的改进型产品的技术研发入手,从而既减少了融资的数额、风险和难度,同时,也将大大增加企业高新技术产品开发成功的可能性。
(3)规避管理风险。团队领导一方面要有危机意识,不断提高自身素质,另一方面要有创造精神,在知识、智力、素质、能力、尤其是觉悟方面上需要特别突出;培养企业团队精神,规范内部组织制度和管理理念,在用人上坚持以人为本,实现人性管理,使企业的结构与发展保持一致;在吸引员工增强对企业的责任感的策略中,可以使用员工持股,共同管理的方法;另外,由于高新技术产业对信息要求的严格高效性,可以设立专门的新闻信息部门,及时搜索、整理内外有用信息,为企业的需求提供必要及时的综合情况。
综上所述,创投产业是我国21世纪发展的重要产业,也是本世纪经济的主要增长点,对其进行财务管理研究十分必要,由于创投企业的行业特征,使它成为既是获利最高同时又是风险最大的行业,因此对创投企业的一些特殊的财务管理问题应当认真分析,以利于其加快发展、规避风险,使企业走向成熟、完善、壮大!
参考文献
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企业预算管理研究 篇3
按照企业契约理论，企业是一系列合约的集合，是一个利益共同体。企业的利益主体包括所有者、债权人、职工、政府等，它们都影响企业或受企业影响并承担风险。企业管理目标应与企业利益主体有关，是多个利益主体共同作用和相互妥协的结果，企业的经营管理为实现各利益主体的目标服务。
一、文献回顾
(一)预算管理是管理会计中一个备受大家关注的研究内容，国外学者在预算管理模式方面已取得一定的成果
主要表现在：1.Coopers和Lybrand Deloitte将传统预算方法与全面质量管理、作业成本法和作业管理相结合，形成作业预算模式(ABB)。作业预算就是根据作业或业务量来编制预算，确保企业资源的分配与作业的要求相一致，反映了在竞争压力的影响下，企业对生产作业的再度关注。2. Kaplan和Norton(2000)在保持原有预算的基础上，通过平衡计分卡将预算与战略、非财务指标联结起来，使预算适应新的环境，形成战略预算管理模式。预算与战略的连接纽带是平衡计分卡，作为企业业绩衡量和战略实施的管理工具，有效地实现了资源分配与战略的统一，把预算与战略紧密地联系起来。3. Hope、Fraser(1998)是“超越预算圆桌会议(BBRT)”研究论坛的负责人，他们提出了“超越预算”的概念。超越预算反映了企业在高度信息化和服务化的社会中，对战略性经营控制的重视。但如何系统地解决这种社会属性与预算管理本身的会计属性的关联性问题则是一个重要的问题。
（二）我国从20世纪80年代开始引进国外的管理会计理论和实践，预算管理的研究和应用便开始在学术界、实务界流行起来，迄今已取得长足的进展
1．王斌(1999)根据产品生命周期理论，将预算管理分为资本预算为主、销售预算为主、成本预算为主和现金预算为主等四种模式。这种观点比较适合品种单一的企业，对多品种的企业集团来说，由于各产品的生命周期不同、所处阶段各异，按生命周期建立的预算模式可能会失去指导意义。2.汤谷良(2004)以全面预算的战略导向为基点，提出构建战略导向下的预算目标体系模型。该模型强调预算目标应该按照增长、回报和风险控制这三个维度来设计和选择一个多元化的、联动的、风险与收益制衡的预算指标体系。该模型没有涉及到非财务指标的选择和设计，而且没有说明三维设计与KPI指标体系如何构架和锁定预计损益表、资产负债表和现金流量表等预算报表。
以上文献从不同的理论基础对企业预算管理进行研究，取得了很好的成果。但笔者尚未找到有关利益相关者理论下企业预算管理方面的文献资料。
二、利益相关者的内涵及其与预算管理关系
利益相关者这一概念被首次提出是在1963年斯坦福研究学会的一份内部备忘录当中。这份报告将利益相关者定义为“企业生存所离不开其支持的各个团体”(freeman,1983)。20世纪70年代中期，在强调公民权、女权主义、环保主义以及消费者利益保护主义的社会背景下，利益相关者理论有了进一步的发展。20世纪80年代，freeman在其《股东和利益相关者：关于公司治理的一个新观点》一文中，为利益相关者给出了一个较为完善的定义。他将利益相关者分为广义和狭义两个层次：广义的利益相关者是指任何能够影响企业目标的实现或可能受到企业目标实现的影响的可辨认的组织和个人；狭义的利益相关者是指企业为持续生存而需依赖的所有可辨认的组织或个人(freeman,1983)。
这种宽泛的定义几乎可以将所有存在的、甚至现在还不存在而将来会出现的个体或群体都囊括其中，从而使对利益相关者的研究无从下手。一个值得关注的研究趋势是：许多学者开始探索将利益相关者界定为那些与企业有一定的关系，并在企业中进行了一定的专用性投资的人。这些专用性投资可能是物质资本的投资，也可能是人力资本的投资，通过这些专用性投资，他们与企业或紧密、或松散地联系在一起，其紧密程度取决于其投资专用性的大小。
安达信公司的“全球最佳实务数据库”(Global Best Practice)中对预算的定义是：预算是一种系统的方法，用来分配企业的财务、实物及人力等资源，以实现企业既定的战略目标。企业可以通过预算来监控战略目标的实施进度，有助于控制开支，并预测企业的现金流量与利润。
预算管理是企业内部的一种治理机制，必然要受到企业各利益相关方的影响。可以说，预算管理与利益相关方之间是系统与环境的关系，利益相关方在很大程度上影响企业预算管理的各个环节。同时，企业预算管理的顺利进行亦离不开企业各利益相关方的积极参与。企业预算管理是与各利益相关方处理经济关系、协调经济矛盾、分配经济利益的一项重要措施。对同一经济事项的处理，往往因不同的预算编制、预算控制政策等产生不同的甚至相反的结果，从而影响各利益相关方的利益，导致各利益相关方做出不同的决策，最终影响资源配置的效率和效果。因此，预算管理的实质是各利益相关方经济和政治利益博弈均衡的结果。
三、利益相关者下企业预算管理的基本框架
财务目标的确定取决于企业价值导向，企业价值导向的发展演绎着财务目标的发展。企业价值导向的发展基本上经历了三个历史阶段：第一阶段在20世纪30年代，企业的价值导向是“股东至尊”，企业的一切组织活动围绕着股东利益开展，作为企业价值导向的具体体现，此阶段的财务目标也以股东利益为主体而提出，如净利润最大化，股东价值最大化等；第二阶段在20世纪30年代至80年代后期，是企业价值导向的一个过渡争论阶段，由于30年代经济大萧条，人们开始对“股东至尊”的价值导向产生质疑,开始关注企业中除股东以外的相关者利益，在1939年美国著名的Petter．Letton法案中第一次以法律形式体现了关于企业的社会责任和利益相关者的价值取向，使人们开始接受利益相关者的价值观念；第三阶段在20世纪80年代中后期，在美国由于“敌意收购”及其对企业利益相关者所带来的消极影响，使股东利益最大化受到了挑战。许多学者、研究人员已经注意到这一点，提出了财务目标是利益相关者价值最大化的观点，并逐渐被大家所接受。
确定利益相关者是该问题的关键，从关联性和投资专用性两个角度来界定企业的利益相关者是非常有益的。这里将利益相关者定义为在企业中进行了一定的专用性投资并承担了一定风险的个体或群体，其活动能够影响该企业目标的实现，或者受到该企业实现其目标过程的影响，包括股东、经营者、员工、顾客、债权人、政府、供应商、社区这8个群体。严格来讲，社区这类群体一般没有对某一企业进行专用性投资，但是在强调保护环境绿色生产的今天，社区往往易受企业经营行为的影响，从而承担了一定的企业经营风险，因此可以将社区列为企业的利益相关者。建立基于利益相关者的预算管理基本框架，如图1所示。
企业本质上是由各种正式和非正式契约构成的一个复杂网络，网络中不同利益主体有不同的利益目标和矛盾冲突，但总能通过契约达成各方利益的动态平衡。利益相关者下的企业预算管理就是通过企业预算管理实现利益相关者的价值最大化。
四、结语
企业档案管理与创新研究 篇4
档案是一种历史记录, 记载着大到国家、小到企事业单位、个人在从事各种活动对国家、单位及个人有重要价值的信息, 通常是以文字、影像、声音、图表等载体保存。从古代的甲骨文记载发展到现代的纸质档案和数字化电子档案, 可以说档案的发展历史悠久。现代的档案管理涵盖多种方面, 比如档案的管理体制、档案运行机制、档案管理的组织机构和档案工作的方式等等, 它的管理模式具备以下几个特点:一是统一制度, 统一领导, 组织协调分级别管理。二是各类档案馆健全, 布局分散合理, 档案馆众多。三是各企事业单位定期移交档案, 定向收集档案。四是借阅手续、归档时间严格审查和要求。
二、企业档案管理创新的内容
(一) 思想创新。思想创新是档案管理创新成功的前提, 档案管理工作, 能否适应时代前进的步伐, 能否为社会主义事业提供更多的服务, 关键在于思想观念的不断创新, 不断发展。为此, 我们要解放思想, 真正树立市场经济意识, 树立为经济建设服务的意识, 明确新形势下档案管理工作的作用、任务和职责, 以知识为基础, 以市场为导向, 以服务为支点, 把实现科学发展观贯彻落实到档案管理工作的各个方面, 把改革创新精神贯穿到档案管理工作的发展之中, 改变档案工作只是简单地收集、整理、保管的观念, 以创新思维指导档案工作实践, 增强工作的预见性、主动性和创新性, 变动被服务为主动服务, 变等待为出击, 拓宽档案的社会功能, 使其更好地适应时代发展的需要。
(二) 机制创新。1.管理内容创新。新时期的档案管理工作, 要一改以往档案资料单一, 结构不合理的状况, 应充分利用一切社会活动中的档案信息的组织和个人, 不断增加档案资料信息的详细度及丰富度, 使档案的信息单一需求转变为档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求。2.管理功能创新。随着现代化技术的应用, 档案载体实现了多样化, 档案资源利用的范围扩大, 档案保管工作得不到完善。为更好地为社会和广大人民群众服务, 为使人们可以随时查阅资料齐全、信息准确的档案信息, 档案部门应将档案馆建设成档案储存、应用管理和信息加工的基地, 更加强调其教育、咨询、交流功能, 并创新中介服务、信息服务和文化休闲功能。3.管理技术创新。计算机技术的普及, 网络技术的发展, 通信技术的应用, 办公自动化的推广, 这些给行业带来了极大的便利, 同样也更快、更好地促进了档案事业的发展, 使得档案已由传统手写文件过渡到手写文件与电子文档并行使用的局面, 然而, 电子文档固然先进, 但也有其一定的弊端, 只有有效的、可靠的技术保障才能保证档案信息高质量、高速度地存储与转换、利用。
(三) 形式创新。1.开发利用现有档案信息资源。档案管理部门应加强与企事业单位信息管理部门的配合, 建立统一的档案存储规划, 采用标准分类, 编制统一, 通用的档案管理软件。2.设立档案服务中心。确保档案资源的准确与安全, 保证档案资源能够得到及时地修复, 应建立包括档案数据管理中心和档案恢复保护中心的档案服务中心。3.积极开展在线服务。在信息时代, 档案管理部门应充分利用网络的便捷, 积极组织上网数据和信息, 健全目录搜索中心, 汇集档案全系统信息资源, 实现档案信息的网上检索。
三、企业档案管理创新措施
(一) 提高企业档案管理人员的业务素养。企业档案管理工作并不是一项简单的资料整理工作, 相反该工作具有较强的专业性, 涉及企业的决策条例、人事工资、财务账目以及科技项目的开发和成果等方面, 需要档案管理人员有着丰富的专业知识才能完成这项系统的管理工作。所以, 企业对待档案管理工作一定要予以高度重视, 并重点开展档案管理人员的专业技能培训工作, 对于那些在培训考核中取得优异成绩的员工实施物质奖励, 而针对没能达到培训考核标准的员工, 企业可以考虑将其调任到其他岗位。这样一来, 档案管理工作考核制度使每一位档案管理员工施加了压力, 增强了他们对于自身工作的重视程度。
(二) 提升企业档案管理工作的技术创新手段。在一些企业的档案管理当中还存在着运用手工抄写的纸质文档管理办法, 这种方法不仅效率低下, 而且极易于出错, 保存时效短。随着网络信息技术越来越发达, 企业的档案管理工作变得更加便捷, 具体体现在以下方面:
1.档案管理有了较为完整的网站服务体系。档案管理是一个复杂的工程, 但是随着档案电子系统的创建, 档案管理人员可以在局域网中建立档案数据网站, 为档案数据的搜寻工作、拓展档案的传播范围带来了极大的方便。
2.档案管理建立一个电子文档中心。企业档案的资料包括管理性文件 (如企业的法律条规、发展规划条例、产品开发方略等) 、生产性文件 (如企业基础设备的信息、征收土地的合同等) 、财务档案资料 (如会计账簿、财务报表等) 、人力资源档案 (如企业员工的人事档案信息、员工的工资表及培训材料等) 。这么多文件要想全部以纸质文档管理保存, 档案管理工作的任务难度可想而知。因此, 建立电子档案实现了文件快速储存、查阅、保密等方面的诸多功能, 大大减少了企业档案管理的工作量, 并且省去了一大笔购买纸张的成本。
3.实现档案信息资源共享。因为企业档案信息的复杂庞大, 如何将一个个分散的档案目录整合在一起是资源共享中一个重要的问题。企业员工的档案不仅仅被企业所管理, 还涉及街道居委会、人才市场以及其他的政府服务部门的档案储存、利用。所以, 实现档案的资源共享就能够使个人档案信息在整个的社会背景下得到统一管理, 档案工作才能实现可持续发展。
4.完善互联网服务功能。上文提到, 档案管理工作者建立了一个档案数据网站, 这个网站一方面是为管理者搜寻档案数据提供便捷, 进而更好地完成管理工作;另一方面该网站也要考虑到服务大众, 为档案所有者与档案管理者之间提供一个信息交流的平台, 例如可以在网站中设置电子信箱或者在线客服通信, 这样一来档案所有者就能直接询问自己的档案信息, 不再担心档案资料的遗失。
四、结束语
档案管理是一种传统的管理活动。在信息高度发达的传媒时代, 档案管理在遵循原有管理方式的基础上, 可以实现新的突破。新的方法和新的管理可以增强档案管理的有效性, 可以从手段上提高档案管理的重要突破。积极探求档案管理的新方法是时代的要求, 是档案工作发展的要求, 是社会文化进步的要求。创新档案管理需要多方面的力量共同合作, 在档案专业的各个环节形成统一的合力, 实现档案管理的专业化、科学化、现代化。
摘要：随着档案载体形式以及档案管理理论的不断发展, 档案管理工作已经出现了新的特点。面对新时期的新特点, 企事业单位的档案管理部门必须结合新形势的发展, 创新档案管理工作, 实现档案管理工作的高效化、规范化与系统化。本文针对当前我国档案管理部门创新管理所面临的问题提出解决完善措施, 为档案管理创新工作提供合理的参考。
关键词：档案管理,创新,问题,模式
参考文献
[1]高建华.浅谈企业档案工作的深化与改革问题[J].档案天地, 2014 (S1) .
企业知识管理研究 篇5
作 者：王洪伟 吴家春 蒋馥 张元元 作者单位：王洪伟,吴家春,蒋馥(上海交通大学,管理学院智能化管理与计算机仿真应用研究中心,上海,52)
张元元(安徽大学,经济学院,安徽,合肥,230039)
企业的问题管理研究 篇6
关键词：企业问题管理；企业发展；问题管理机构
中图分类号：F272.92文献标识码：A文章编号：1006-8937（2012）05-0049-02
企业问题管理，又叫经营诊断、企业管理诊断，中国企业联合企业管理诊断委员会的定义是:“企业管理诊断是由具有诊断资格的专家，应企业的要求，为之提供各种知识和服务，或深入企业现场，运用各种科学方法，找出企业存在的主要问题，进行综合分析，查明问题的根源，提出切实可行的改善方案，进而指导实施，以改进企业经营，谋求可持续发展的一门系统科学，从定义看出，它对企业的发展史是非常重要的，有必要对其进行研究。”
1问题管理对企业发展的关键性作用
企业问题管理，在美国通称“管理咨询”或“管理顾问”，在日本被称为“经营诊断”或“能率指导”，而我国称为企业问题管理。企业问题管理，就是分析、调查企业经营的实际状况，发现在经营中存在的问题，然后有针对性地深入到企业的具体运作中，运用科学方法，进行定量或确有依据的定性分析，查明产生问题的原因，提出切实可行的改进方案，进而指导方案的实施，以提高企业经济效益、谋求合理经营的一门管理科学。企业问题管理是一门理论与实际紧密结合的、操作性较强的应用科学。它以企业的全部经营过程为研究对象，在具体分析企业经营活动的基础上，揭示企业经营中存在的各种问题，并提出对其改进的诊断方案。企业问题管理的主要作用有：
①提高管理人员的管理技能和素质。企业管理水平低的主要原因是企业管理人员的管理技能和素质不高,而管理诊断的一个重要任务就是提高企业管理人员的管理技能和企业人员素质（特别是企业各级管理人员的素质）。企业问题管理可以促进企业经营管理水平的不断提高。企业问题管理人员一般是理论和实践经验都很丰富的专家、学者，他们给受诊企业带来新的管理理念、先进的管理经验和管理技能，使企业管理得以改善。
②帮助企业找出影响其运作和发展的管理缺陷。对企业来说，影响企业运作和发展的管理问题很多，如资金、人才的使用、技术设备的管理、产品质量的控制、计划水平等等。但哪些是影响企业运作和发展的核心问题、紧要问题，企业内部人员特别是企业高层领导由于长期在一个企业工作，难免受到组织内传统观念、习惯以及错综复杂的关系的影响，难以做出客观准确的判断。更何况有些问题是深藏于企业繁杂的经营过程的潜在问题，这就需要外部诊断人员从旁观者的角度去调查研究，并运用他们的专业知识和丰富的管理经验去分析、判断，最终帮助企业找出影响企业运作和发展的核心问题、紧要问题，并提供高水平的管理方案。
③帮助企业提高其战略管理水平。企业经营战略是关系企业长远发展和全局利益的重大的行动抉择，其抉择的正确与否，将直接影响企业经营活动的成败。因此，企业经营战略诊断在企业经营中至关重要。一般说来，企业的高层管理人员的日常事务特别繁杂，很难亲自进行经营战略决策的调查研究工作，而诊断人员由于专业等特点，可以协助企业的高层管理者研究经营战略问题，通过各种渠道搜集丰富的情报资料，为企业领导提供经营战略决策所必须的信息。或通过对企业外部环境和企业内部条件的综合而又系统的调查分析,并根据自己的知识和经验，为企业编制正确的经营战略及战略管理提供高质量的咨询服务。
2问题管理的基本框架及方法
企业本身是个复杂的系统，它由内部诸多复杂的因素构成，这些因素之间又有着千丝万缕的联系。企业管理的内容很复杂，所以企业问题管理的内容也很繁多。根据诊断内容的侧重点不同，归纳起来主要有综合诊断、部门诊断和专题诊断。
①综合诊断。综合诊断是指对企业经营活动的效率、财务核算和机构设置直至企业目标、方针、思想和销售服务等全面综合的调查分析，包括对受诊企业的概况、素质、经营方向、管理基础工作等方面的诊断。进行企业问题管理，一般要从综合方面入手看企业生产经营水平。在对企业进行综合诊断中，一个重要内容就是对基础管理工作的诊断，包括对标准化、定额、计量、信息传递和反馈能力、建立规章制度以及职工培训等方面的诊断。
②部门诊断。部门诊断又称专业诊断，是在考虑企业整体经营的基础上，对某一职能部门的经营活动进行的诊断，包括生产管理、质量管理、设备管理、物资管理、技术管理、劳动人事管理、财务管理、成本管理、市场销售管理等方面的诊断。从财会工作的角度来看，部门诊断主要是对财务和成本进行诊断。财务管理诊断从调查分析资金筹措、供应、运用和监督等管理状况，提出改善措施为主，重点是进行资金效益分析、生产费用分析、利润和资金关系分析、成本和价格及利润关系分析等。成本管理诊断以调查分析成本核算和成本控制状况、提出改善成本管理措施为主，重点是进行产品成本及其构成的分析、产品单位成本及可比产品成本分析、成本与产品质量及利润关系分析，以及降低产品成本目标的预测等。
③专题诊断。专题诊断就是针对企业中某些关键性问题或突出的典型问题进行专门诊断，如战略诊断、经营者诊断、组织诊断、市场诊断、业务结构诊断等。专题诊断的特点是针对性强、见效快。这些诊断都需要企业管理顾问针对企业的专业领域进行详细的诊断，提出相应的解决方案。
3加强企业问题管理能力的具体举措
3.1建立专门的问题管理机构
企业问题管理组织是指企业问题管理过程中的有关人员及其职责划分情况。一般来说企业问题管理组织体系包括诊断召集者、诊断执行者和其他相关者。
诊断召集者是倡导、召集和组织企业问题管理的人员或单位。召集者应具备一定的经营管理知识，能充分认识到企业问题管理的必要性，并具有一定的组织能力和决策权力。他们的职责在于组织和召集诊断工作，选拔合适的诊断人员，协调诊断过程中的各种关系。对于内部诊断来说，诊断召集者应由受诊企业“一把手”或总会计师、总经济师担任;对于外部诊断来说，诊断召集者除了前者以外，还可以是政府部门或主管单位。
诊断执行者是指在诊断工作中承担诊断责任、履行诊断任务的诊断人员。他们的职责在于凭借自己扎实的专业知识和丰富的工作经验，对企业经营状况和经营成果进行公正、客观的评价，不私情地指出经营中存在的问题，并采取适当的改进措施，帮助受诊企业改善经营状况和经营成果。
3.2建立问题管理的标准体系
一般来说，在企业问题管理过程中可供选择的标准有以下几种，可根据不同的诊断目的进行选择。主要有行业标准、目标标准和历史标准三种标准。
行业标准是某一指标在受诊企业所属行业中的水平，可以是行业公认的标准值，也可以是行业平均水平或先进水平。以行业标准为诊断标准，一方面可以发现受诊企业的不足之处，另一方面也可以了解受诊企业的竞争能力与竞争地位。
目标标准是指受诊企业根据内外环境，结合该企业发展计划而预先制定的目标值。以目标标准为诊断标准，可以衡量受诊企业目标的完成程度，发现该企业在执行计划过程中存在的问题。
历史标准是指受诊企业某一指标曾经达到的水平，可以是历史同期平均水平，也可以是历史同期最好水平或历史最好水平。以历史水平为诊断标准，可以了解受诊企业的发展势头以及发展中存在的问题。
3.3科学采用问题分析方法
企业问题管理方法体系是诊断过程中诊断方法的集合。在具体的企业诊断的分析过程中，既需要以行动、观察为基础的定性分析，也需要以事实、数据为基础的定量分析。
定性诊断法也称非数量诊断法，是借助诊断人员的专业知识、实践经验和分析判断能力，在调查研究的基础上，对受诊企业健康状况做出判断的诊断方法。定性分析强调寻找问题的深层原因，而不是看问题表面。定量诊断法也称数量诊断法，是根据已经掌握的比较完备的数据资料，运用一定的量化方法对其进行加工处理，并结合经营管理客观规律进行分析，从而发现受诊企业经营管理中存在的问题。定量诊断法比较科学、准确、客观，是主要的诊断方法。
3.4完善企业问题管理处置体系
“处置”是指检查出病症之后，对症下药采取治疗措施，这是企业诊断的治病阶段，是诊断的目的所在，也是整个企业问题管理工作最为关键的一步。对于企业问题管理处置体系，来说，它至少包括以下两个环节:
①改进方案提出及论证。该阶段的主要任务是在对受诊企业全面的调查研究的基础上，针对该企业存在的问题，结合内外部环境，本着系统、可行的原则初步提出改进措施和方案。这是诊断人员充分发挥其专长的时刻，改进方案的科学性、合理性，完全取决于诊断人员的知识、经验和判断力。改进方案的论证是对所提出的改进方案的把关环节，即针对所提出的改进方案。
②诊治方案实施。最终确定改进方案后，诊断人员有责任指导、协助受诊企业实施改进方案。方案实施过程中应注意观察“病人”的表现，发现不良反映及时调整方案。同时，认真填写“病志”，为日后的诊断工作准备资料。需要强调的是，在企业问题管理的处置过程中，诊断人员应注意受诊企业学习能力的培养——“授之鱼，不如投之以渔”，以增强企业分析问题、解决问题的能力，从而提高受诊企业的经营管理水平。
4结语
总之，企业问题管理是一门重要的应用管理科学，它可以帮助企业找出影响其运作和发展的管理缺陷并提供高水平的管理方案，可以帮助企业探讨有关经营战略等长远发展问题并提高其战略管理水平，还可以提高企业管理人员的素质和管理技能，应该引起企业管理者的重视。
参考文献：
[1] 孙铁.企业经营管理[M].北京:电子工业出版社,2009.
企业档案管理研究 篇7
一、企业信用风险管理存在的问题
1. 财务信用风险管理问题。
企业生产经营活动的正常运作离不开可靠、真实财务信息的支撑, 只有如此才能更好地规范和控制会计行为, 减少企业财产风险。然而事实上, 部分企业为获得利益, 不惜违反相关法律法规规定, 采取造假以达到偷税漏税等目的。其所披露的财务信息与企业实际财务数据相差甚远, 给企业未来健康发展造成较大威胁。
会计档案是对之前企业进行财务活动的有效描述, 尤其在解决经济纠纷等财务问题时, 发挥着举足轻重的作用。不过, 部分企业的档案管理人员不重视会计档案的归档、收集等工作, 致使会计档案残缺不全, 影响后期企业利用以及财务风险的有效管理。
出现上述问题的主要原因在于:从国家层面上分析, 在于我国会计制度体系不完善, 一些为之支撑的法律法规不健全;从企业层面上分析, 多数企业不重视企业财务风险管理, 并未积极制定应对财务风险的应急措施等。
2. 客户信用风险管理问题。
企业在客户信用风险管理方面存在的问题, 主要表现在以下几个方面:首先, 企业未采用与现代信用风险管理匹配的管理方法, 尤其缺乏具有先进技术及管理理念的专业人才。其次, 不重视客户基础材料的收集、处理、归档等工作, 缺乏完备的客户信用档案, 给评估客户的信用状况带来不利影响, 最终因企业与客户掌握的信息不对称, 使交易过程中客户信用风险大大增加。
调查结果表明, 我国多数企业缺乏独立的信用管理部门, 导致信用档案管理水平比较低, 结果客户信用档案由财务或销售部门负责保管。但这两个部门并不能充分发挥信用管理职责, 影响企业信用风险控制体系完整性, 增加信用风险事件的发生几率。
上述问题主要由以下原因造成:其一, 企业内部控制管理较为薄弱。例如, 各部门不能及时交流管理信息;缺乏健全的管理制度支撑等;其二, 我国信用体制发展较晚, 未建立对应的约束与惩罚机制, 进而引发各种信用风险。
3. 管理层信用风险管理问题。
管理层在企业正常运营、降低信用风险方面发挥至关重要的作用, 因此企业管理层应具备较高的综合素质。但是, 实际上部分企业管理层进行决策时, 未充分分析信用档案信息, 未能准确地掌握各种数据信息, 增加管理决策风险, 使企业蒙受较大经济损失。管理层决策风险的出现主要原因在于管理层未准确获得有效、准确、全面的信息。试想建立在错误或含糊不清信息上的决策, 必然给决策的实施带来较大风险。
4. 产品信用风险管理问题。
企业产品信用风险管理存在的问题包括:企业不重视产品信用信息的管理, 忽略产品信用管理的一些细节工作, 甚至为获得利润, 部分企业不惜伪造或疏忽产品质量信用信息, 导致产品质量信用缺失, 给产品市场销量造成较大不利影响。
我国未制定完善的产品信用档案管理制度, 致使产品销售、流通环节出现较多问题。例如, 企业只注重自身利益, 不惜损害消费者利益, 引发一系列产品信用风险事件, 严重影响企业的长远、稳步发展。
二、企业信用风险管理策略
1. 加强企业信用档案管理。
(1) 注重企业信用档案管理系统的建立与完善。首先, 在明确开展信用档案管理目标的基础上, 制订具体的实施计划。例如, 结合企业自身信用档案管理情况, 制定详细的《企业信用档案管理办法》, 并以此为依据, 初步统计不同档案管理部门的信用档案。同时, 针对保存在行政、财务以及人事符合信用档案性质的材料, 应在参考信用档案专题目录的前提下进行统计、整理, 并交予档案室进行分类、归档。其次, 依据企业类型及档案具体内容, 划分一级类目, 并适当增加和调整一级类目所属下的二级类目。并充分分析企业之前信用档案分类标准, 参考企业经营重点及自身特征, 增加一些专门分类, 以达到反映企业信用状况的目的。最后, 全文扫描信用档案信息, 将其保存在专门的数据库中, 并搭建专门的查询系统, 以方便信用档案信息的查询与使用。
(2) 严格控制信用档案管理细节。收集信用档案可采用源头跟踪法, 并严格执行收集工作制度, 确保信用档案收集质量。同时, 考虑到信用档案具有动态性特点, 要求企业档案管理部门从实际出发, 结合企业的具体情况, 实现信用档案信息的及时更新。整理信用档案时, 工作人员应认真细致, 在参考企业已有信用档案的基础上, 从信用档案的载体形式、内容特点以及形成规律方面入手, 进行编目、排列、组合等操作。鉴定信用档案时要求工作人员以发展、辩证的眼光, 对档案价值、真伪进行判定, 以明确保管期限, 为后续档案管理工作的高效开展奠定基础。另外, 为提高信用档案查找效率, 应编写详细的专题目录, 明确标出其他与之相关联的档案号。而且充分利用现代化信息技术, 建立和完善信用档案信息网上查询系统, 实现跨领域、跨企业、跨部门信用档案查询。
(3) 不断优化信用档案管理工作。首先, 完善与建立系统的管理制度。其一, 要求适当扩大档案管理工作人员权利范围, 为档案部门切实行使指导、监督以及检查提供有力支撑, 使其为企业提供更好的信用档案服务。其二, 注重完善信用档案服务机制, 转变档案管理人员管理理念。要求管理人员工作逐渐向谁形成、谁利用管理理念转变, 确保信用档案服务机制良好地运行下去。其次, 不断完善信用档案管理方式。企业进行信用档案管理时应注重运用动态及柔性管理相结合的方式进行管理。所谓动态信用档案管理, 指从信用档案的属性出发, 以信用档案建设为中心, 不断更新、修改信用信息, 进而制定合理的营销方案、工作计划、预期目标等, 以提高企业竞争力。而柔性管理比较注重弹性及灵敏、反应及速度、变化及跳跃等, 并采用竞争性合作、虚拟整合、信息共享等方式, 将运营及管理知识从隐性转化成显性, 以促进竞争优势的提高。
(4) 注重信用档案事后监管与补救。所谓补救指企业采用预防信用档案管理措施失效, 而采取减少信用风险损失的方法。为做好信用风险事后补救工作, 应注重以下两项工作的落实。首先, 注重完善的信用档案数据库信息化建设, 以扩大信用资源多层次、大范围的应用与共享, 方便企业内部使用信用资源的同时, 也为其他部门提供便利。尤其在各行政部门应建立信用信息相关平台, 为信用风险发生后进行惩罚与监督失信行为提供可能。其次, 发生信用风险后应综合各项因素, 认真分析研究, 积极寻找应对策策略。例如, 编制宣传手册并将信用档案相关内容融入其中, 降低信用风险给企业品牌及形象造成的不利影响。
2. 加强完善信用档案管理软环境。
(1) 充分发挥档案管理部门优势。首先, 积极借鉴发达国家档案管理模式, 实现我国档案管理职责的转变, 并注重采用层级方式管理信用档案。例如, 日本管理信用档案时由政府负责, 实行会员制方式。利用信用档案的机构需缴纳一定的会费给上级管理部门, 会员在一定权限范围内可无偿使用信用档案。采用该管理方式时, 当下级将信用信息呈报给上级部门时, 可确保信用信息的安全、准确及完整。同时, 可将成本控制在合理范围内。其次, 由政府引导和组织相关部门积极构建信用档案管理平台, 以弥补我国信用制度不健全、有关信用法律法规不完善的弊端。
(2) 积极构建制度信用体系。在构建制度信用体系时, 可采取以下两项措施:其一, 政府应积极出台相关法律法规。立足我国企业信用风险管理实际, 制定并实施与信用相关的法规、法律, 严厉打击企业利用信用从事违法犯罪活动, 确保企业信用责任的有效落实。另外, 制定并采取有效措施, 鼓励诚实守信表现突出的个人或企业。其二, 注重失信惩罚机制的建立。在遵守“一处失信, 处处制约”原则的基础上, 注重建立失信企业惩戒机制、警示企业预警机制以及守信企业激励机制等机制的建立。同时, 实现黑名单数据库、全国市场主体数据库的整合与共享, 锁定并限制进入黑名单的企业法人及相关企业。
(3) 注重信用评估体系的完善。首先, 建立可与市场进行良好融合, 以政府为导向的信用评估管理模式。即在国家信用管理部门管理下, 信用评估机构进行企业信用材料的收集、整理及评估工作, 最后由国家信用评估管理机构, 公布企业信用情况。其次, 建立地区、个人、企业三级信用评估机构, 实现全方位、分层次地将信用服务更好地提供给社会。最后, 结合信用实际情况, 制定完善的评估方法与技巧, 使其涵盖非财务以及财务指标, 而且从整体角度出发进行评估, 以达到预期信用评估目标。
近年来, 因信用档案建设不完善, 或企业未将信用风险管理当做工作的重点加以落实, 导致企业生产经营活动面临较大风险。为此, 企业应结合自身信用风险管理水平, 分析信用风险管理存在的问题, 进而制定有效的应对措施, 不断提高信用风险管理水平, 防止资金浪费, 为企业长远、稳步发展打下坚实的基础。
参考文献
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[2]冯惠玲, 张辑哲主编.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 2006.
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[4]过新伟.我国中小企业信用风险度量研究[D].南开大学, 2012.
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烟草企业的企业管理研究 篇8
一、烟草企业的企业管理中的问题
第一, 烟草企业管理参与主体范围过于狭窄。在我国, 烟草企业主要是沿用了计划经济体制下实行的企业管理体制, 大部分烟草企业都是采用的传统式管理模式, 这就与当今的市场经济体制下的企业管理是不相适应的, 严重影响和制约了本企业市场竞争力的培养。在烟草企业管理中的缺乏主动性, 其中的参与管理主体过于狭窄, 尤其是相关的技术人员以及基层人员都没有积极加入到企业管理之中, 这就非常不利于烟草企业管理创新的广泛开展和改革。
第二, 烟草企业管理对企业优势竞争力培养定位不准确。在我国, 烟草企业是由国家专控经营的国有企业, 这就使得其不能对其行业竞争做出理性的认识、分析和应对。这样的企业管理模式和思路必定会使得烟草企业在烟草产品质量和服务态度以及市场竞争投入等方面受到限制和阻碍, 更不能在企业整体管理以及规划中做出贡献, 势必会导致其对企业优势竞争力培养定位不准确, 缺乏发展的动力。
第三, 烟草企业管理中面对的另外一个大问题就是地方保护主义较严重。在我国, 烟草行业是实行专卖制度, 并且国家对烟草行业有很多扶植政策, 所以各地方政府争相发展本地烟草产业, 加大对烟草产业扶持力度大, 甚至实施地方封锁, 这就使得在烟草企业中存在着较为严重的地方保护主义, 使得外地烟草很难打入本地烟草市场。这样的企业管理和地方保护政策就会使得整个烟草行业和企业疏于发展和缺乏竞争性动力, 非常不利于烟草企业管理的自身发展。
第四, 烟草企业管理中缺乏有效的竞争手段和措施。一般来说, 企业所处的经济环境会随时随刻发生着变化, 激烈的社会竞争会给企业带来一定的压力和动力, 各个企业应该为之制定出有效的应对措施, 这样才会激发企业的发展。但是, 在我国, 烟草企业在国家保护政策、地方扶植和自身垄断的优势之下, 逐步形成了垄断式的管理模式, 这就使得企业在发展中难以去除其陈旧落后的理念和缺乏市场开拓能力。另一方面, 虽然有很多烟草企业也已经意识到了其自身的一些问题, 但是实施竞争战略时往往也会出现诸如急功近利和缺乏创新的情况, 这种管理和发展模式都不会使得企业形成自身的核心竞争力, 在未来的激烈竞争中势必不会站住脚跟, 树立自己的品牌。
二、烟草企业的企业管理中问题的应对之策
第一, 制定烟草企业管理中行之有效的管理手段, 以增强该企业的市场竞争优势和核心竞争力为目标。改变以往的行业垄断式的管理模式, 将企业置身于市场经济的大环境中, 明确自身的优势和不足, 将其它企业中的优势和有力管理手段和管理理念进行有选择式地吸收和应用, 通过与本企业的融合和改进制定出符合本企业的有效的管理手段和措施, 使得其企业品牌和信誉在市场中得以树立和巩固, 并随着经济形势的改变和市场目标的改变而不断调整。为此, 烟草企业就需要改变以往垄断管理的模式, 以积极主动的姿态来参与市场竞争和发展, 这对任何企业来说都是必须和必备的, 那么, 烟草企业中的管理者应该首先从经营理念上进行全面创新, 降低自身身段, 以市场经济和全球经济发展为基础, 积极拓展本地、外地、甚至是国外市场, 将培养该企业的核心市场竞争力贯穿于整个发展之中, 注重企业自身的品牌建设, 逐步加强管理和创新性发展模式, 将国内外和地区内外的品牌意识加强, 最终以增强该企业的市场竞争优势和核心竞争力为目标。
第二, 引入优势企业发展理念, 促进烟草企业在发展中得到生存和优化。企业的发展需要不断的新鲜血液的注入, 而引入优势企业发展理念势必会使得烟草企业在发展中可以少走弯路或者走错路, 从节省大量管理研讨开支和降低试验错误的角度来说也是十分有利的。以“取其精华, 去其糟粕”为原则, 将增强企业实现最佳绩效为目标, 通过提高企业绩效为手段来增强企业发展的动力和企业员工的积极性。“观念决定思路, 思路决定出路”, 可见, 烟草企业要想使整个企业管理适应当前经济发展模式就必须要从转变思想观念人手, 将企业中的所有员工的积极性调动起来, 并对其中的管理人员进行培训诸如新理念的活动, 使上到管理层、下到基层人员都不断接受与时俱进的管理思想和管理手段, 用先进的管理理念去更新那些传统管理思想, 为优化烟草企业管理和推动烟草企业发展而不断努力。
第三, 在烟草企业中采用并实行全质管理, 增长其发展潜力, 在其与竞争对手的差距中不断调整其实施方案和管理措施。在烟草企业管理中, 一定要积极调动其中的所有或是大部分人的积极性, 使得企业管理和发展成为整个企业中的共同目标, 并辅之以一定的奖励措施和激励机制, 在大家的共同管理和努力中对企业中的存在的薄弱点和不足进行努力和调整, 这就会很好地推动了全面质量管理工作的开展, 提升了企业发展潜力, 也使得企业中的每个员工有了参与的欲望和改革的积极性。总之, 对烟草管理企业管理的贯彻落实必须有监督激励体制以及相应的实质有效的手段, 无论是内部审计, 还是外部的跟踪调查等方式都可以去考查本企业管理目标落实情况, 从而切实有效地掌握各部门标准的执行力度和合理性, 确保企业内部中的各个部门的工作效果, 将企业管理精细化, 以便于最终目标的完成。
以上就是笔者以“烟草企业的企业管理研究”为话题进行的探究, 主要分析了在烟草企业的企业管理中的问题并给出相应的应对之策。总之, 烟草企业应该及时认识到并积极制定出符合自己企业发展的管理模式, 以市场经济体制为背景来完成适应性管理理念的落实和贯彻, 从而烟草实现企业管理的不断优化和发展, 以增强其企业竞争优势。
参考文献
[1]陈永明.烟草企业管理存在的问题探究──以国有资产管理为例[J].行政事业资产与财务, 2011, (8) :105-106.
[2]皮惠琼.浅谈烟草企业如何运用对标加强企业管理[J].商业经济, 2010, (6) :45-46.
企业档案管理信息化研究 篇9
一、企业档案管理信息化概述
企业档案是指企业在生产、经营活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录, 是企业发展历史的缩影和真实写照。众所周知, 衡量企业管理的因素很多, 但是企业档案管理是不可或缺的一种因素。企业实现档案管理信息化的过程是企业实现信息化的有机组成部分, 其基本内涵是企业利用现代化信息技术获取、处理、传输、运用档案资源, 提高档案管理效率, 为企业各项管理提供信息资源。对于企业来说, 建立完善、高效的信息化档案管理制度, 是企业不断提升管理能力的必然要求。首先, 21世纪是信息化的社会, 信息和知识作为企业发展的重要资源, 如何充分科学地利用这些资源对企业的发展至关重要。档案部门作为企业管理档案的专门部门, 也要跟随时代发展的步伐, 不断学习先进的科学信息技术, 实现档案管理的信息化。如果档案管理在信息化方面处于劣势地位, 那么企业的管理能力也必将受到影响。从这个层次来说, 企业必须高度重视如何实现档案管理信息化的问题。其次, 传统的纸质化档案管理已经发生了深层次的变革, 基本已经实现了电子化管理, 这种变革对档案管理提出了更高、更严的要求。也就是说档案管理信息化是时代发展的一种必然趋势, 几乎所有的企业都被卷入到这场信息化革新事业之中, 企业之间的交流、沟通和资源共享, 已经不再是纸质之间的活动, 而是依靠信息化的途径来进行。因此档案之间的交流与共享就必须实现信息化, 提高档案共享效率, 实现企业之间的资源整合。最后, 传统的档案管理需要投入较大的人力、物力、财力, 成本很高, 而且查询档案资料也是人工查询, 耗时比较长, 效率低下。运用电子化的手段对企业档案进行科学的管理, 不仅节约时间, 而且能够提高查询的精确度。从这方面来说, 档案管理信息化在总体上能够降低企业管理的各项成本。
二、档案管理信息化的特点
档案管理信息化的最大特点就是档案管理与信息化的结合。具体来说, 档案管理信息化具有以下几个显著的特点:
(一) 信息化
简单地说, 信息化就是运用网络科学技术的手段处理相关的事务。档案管理信息化就是运用网络平台对档案进行管理, 所有的档案工作都在网络上运行和开展。和传统的纸质版管理方式最大的不同就是信息化的处理方式, 所有的档案信息都不再是纸质的手写或者打印, 而是借助于信息软件系统的存储功能把所有的档案信息都刻录在系统之中。按照一定方法对档案信息进行分门别类, 制定出索引的目录和方法, 让人一目了然, 在查询的过程中就直接在信息系统之中输入所需的信息关键词, 那么所需的档案信息就可以快速地调取出来。从这些方面来说, 档案管理的信息化的存储时间和查询事件特别快, 这也是信息化本身的巨大优点所在。
(二) 系统化
所谓系统化就是档案信息不是杂乱无章的信息堆积, 而是具有系统性的信息汇聚。之前的纸质版档案管理方式一般都是随意的记录档案所在位置, 如果有人拿错或者放错位置, 那么档案就无法实现位置的精确化, 档案资料只会是随意的堆积, 这样的话档案资料的查询就非常不便, 而且档案管理人员对档案的位置如果不是非常熟悉, 那么在一堆纸质档案资料中寻找所需的档案资料几乎是不可能的。而现代的档案管理信息化的一大特点就是系统化的实现, 也就是说档案的编排、存放必须按照一定的标准进行设计, 每一种文件夹、每一种文档的设计、新建、命名都要具有一定的系统性。比如说我们要建立一个会议记录的档案资料, 我们最大的文件夹应该是会议记录, 然后可以按照年份来新建文件夹, 如2015年会议记录、2014年会议记录、2013年会议记录等等。也可以按照会议记录的性质来进行分类, 比如重大决策会议记录、日常管理会议记录、安全教育会议记录等等。也可以按照会议的主体进行分类, 比如总裁会议记录、总经理会议记录、各部门负责人会议记录等等。当然以上只是举一些比较具体的例子, 每个企业都有其自身的特点, 工作的开展方式也不同, 可以根据自身特点进行档案资料的系统化。
三、档案管理信息化的意义
为了适应新时期企业档案管理方式的革新, 企业加强档案管理的信息化建设具有重大的意义。
(一) 实现企业内部信息的有效流通
在以往的纸质时代, 企业内部的信息流通都是依靠纸质化的手段, 这不仅不能快速有效地在企业内部进行信息交流, 而且如果纸质版的信息丢失, 那么对企业造成的损失是非常大的。还有就是纸质版信息的送达问题, 如果企业员工出现送达问题, 那么其他员工就无法获得有效的信息, 就会导致严重的信息无知问题。而信息化的档案管理制度的建立, 把企业的信息统一起来, 汇集到一个完善的信息系统中。这种做法不仅能够保障信息在员工之间的畅通交流, 而且交流速度极快, 成本很低, 保证员工能在第一时间获取信息, 互相共享, 在各方面加强合作, 为企业建立一个员工信息交流系统起着很大的作用。
(二) 提高工作效率
如果单纯依靠纸质版的档案管理那么效率就会很低, 比如查询会变得非常分散, 每个员工查询的内容都不一样, 这样档案管理工作人员就要浪费很多时间处理不同的事务, 而企业档案管理人员一般是非常少的, 不可能应付这么多的事务, 一旦出现查询的人多, 工作人员还要对纸质档案一个一个地查找, 这样就不可能有效满足来查询档案的人的需求。从这方面来说, 效率低下是不可能避免的, 除了效率低下带了的负面影响以外, 还有可能发生更加严重的事情, 比如严重打击了工作人员的积极性, 使档案工作的运行更加不理想。但实现信息化管理以后情况就会变得不一样, 首先是查询速度非常快, 已经有了完整的信息系统, 工作人员只要在信息系统之中进行查找就可以了。另一方面是查询的准确率非常高, 一般不会出现错误的查询事件。也就是说, 只要建立了信息化的档案管理制度, 那么不管查询的人有多少, 工作人员的工作速度都可以非常快, 有效满足查询主体的需要, 在很大程度上提高了档案工作的效率。
(三) 降低成本
如果是纸质的档案管理, 那么企业每年要为购买纸张付出一大笔开支, 因为用纸质汇集档案所需的纸张是非常多的, 而且时间一久很多档案需要重新整理, 这些需要很大的开支。如果实现信息化的档案管理, 企业就可以减少这方的开支, 只要把信息录入档案系统就可以了, 不管时间再久都不需要重新整理, 只要进行数据更新就可以了。从这方面来说, 企业在档案材料费用上就可以节省很大的一部分开支。还有就是管理成本, 如果是企业领导要作出决策对企业进行管理, 依靠纸质版的送达, 那么其效率之低、速度之慢都是很大的问题, 如果不能就企业进行有效快速的管理, 那么很多工作就会因为时间的拖延而失去成功的机会。从这方面来看, 信息化的档案管理不仅能够快速传达管理信息, 也在管理成本这一方面为企业节省了很多不必要的财政开支。
四、档案管理信息化的现状与问题
从总体现状来看, 档案管理信息化存在着如下一些问题:
(一) 档案管理信息化工作不受重视
虽然档案管理信息化具有很多优点, 而且对企业管理也具有很大的意义。但是由于档案管理不能直接创造经济利益, 产生的效益具有隐蔽性, 所以很多企业没有在根本上重视这一问题。企业不重视档案管理信息化的表现主要是:第一, 在企业中很少配置专门的档案管理人员, 认为配置专门的工作人员浪费了企业的资源, 有时为了应付档案管理工作的需要, 直接安排行政工作人员兼职, 这种做法的成效当然可想而知。第二, 档案管理人员专业知识匮乏, 由于很少安排档案管理的专业人士来从事这份工作, 企业中负责档案管理的工作人员几乎是外专业人士, 这就导致了这些工作人员对档案管理信息化工作缺乏专业的了解, 开展工作只流于表面, 很难深入关键问题进行这项工作。因此这就进一步导致档案管理信息化的工作人员专业知识更加匮乏。
(二) 缺乏对档案管理信息化的工作人员进行专门的培训教育
档案管理信息化是一项不断完善、进步的具体工作, 这对于档案管理信息化的工作人员提出了很大的专业要求。档案管理信息化工作人员不但要具备优良的职业道德, 扎实的知识功底, 过硬的业务技能, 还要熟悉掌握企业的业务情况, 了解企业的业务性质以及内部组织结构, 以明确档案的管理范围、分类情况、保管期限等。目前, 很多档案管理信息化工作人员为兼职人员, 存在半路出家、身兼数职的现象, 缺乏档案管理专业的专门培训, 档案管理信息化基本理论知识和技能不扎实, 档案管理信息化水平有待提高。
(三) 缺乏资金的投入
资金投入不足是一个大问题, 企业是从事生产经营活动的组织, 主要把资金运用于这方面的工作, 因为只有生产经营才能带来实实在在的经济效益, 所以这导致很多企业根本不愿意把一小部门资金投入档案管理信息化的工作中去, 认为只要一台电脑、一份数据库就足够了。所以有人就指出, 企业因为档案管理信息化投入较大, 忽视了其性价比。这与企业领导的认识观念息息相关。有的领导善于抓生产经营活动, 善于抓管理工作, 但是对档案管理工作的认识不足, 认为档案管理工作并非一个企业运营的重点, 甚至认为在这方面投入资金是一种企业资源的浪费。从现在的发展现状来看, 不管是档案管理人员的专门配置还是资金的有效投入都是不能让人满意的, 都远远不能满足现代档案管理发展的需求, 档案管理要达到真正的信息化之路还有很远。
五、企业档案管理信息化的对策
目前企业档案管理信息化存在的问题, 从另一个角度可以说是企业缺乏对策意识, 没有科学的对策进行引导。笔者认为, 企业档案管理信息化建设是一项复杂的系统工程, 这就需要制定一套科学的对策。
(一) 建立统一的企业档案管理信息化标准
有学者认为要建立统一的档案管理标准。笔者认为这是非常有必要的, 因为传统的档案管理方法比较混乱, 标准不一, 造成了档案管理工作缺乏一个参考的准绳, 如何衡量一个企业的档案管理水平就成为一项比较困难的工作。还有就是不同企业之间奉行不同的档案管理标准, 这样的话如果两个企业之间要进行档案信息的交流共享就很困难, 因为彼此都是遵守不同的标准, 很难理解对方的档案管理标准是什么, 这样就在实现企业之间的交流制造不必要的障碍。所以, 建立统一化的档案管理标准, 不仅有利于自身的档案管理工作的发展, 而且有助于企业之间的档案信息交流, 为加强企业之间的合作构筑一个平台。
(二) 企业领导要转换观念, 加大资金投入
如果企业领导还认为只要一台电脑、一份数据库就足够了, 那么这种肤浅的认识是不可能实现档案管理的信息化。要想实现这一项工作, 企业领导必须切切实实转变传统的观念, 重新认识档案管理工作的重要性, 向国际国内发达的企业学习, 重视档案管理工作, 在管理上和资金上为档案管理信息化提供充足的投入。具体而言, 企业领导在管理层面上要加强档案管理人员队伍的建设, 配备档案管理工作的专业人士, 开会传达档案管理工作的重要性, 使企业员工也高度重视这一问题。另一方面就是资金的投入, 比如档案管理系统的开发, 这些都需要企业领导的支持, 如果没有资金的投入, 实现档案管理信息化只是一句空话。
(三) 定期对企业档案管理人员进行信息化知识培训
培训是提高专业技能的重要途径。实现档案管理信息化离不开工作人员在这方面的专业化, 因此企业可以定期邀请档案管理方面的专家学者以及高水平的技术人员, 对档案管理工作人员进行专门的培训, 提高工作人员的信息化水平, 这样档案管理信息化的实现才有可能。
结语
总的来说, 企业档案管理信息化作为企业管理信息化的有机组成部分, 把企业档案管理信息化工作做好了, 对于提高企业管理信息化水平, 进而提高企业管理水平具有重大的意义。
摘要：档案是企业资源的重要组成部分, 如何科学地管理档案, 是企业实现资源优化配置的一项重大课题。因此档案管理越来越受到企业的重视, 成为一项衡量企业管理水平的指标。本文将详细阐述企业在实现档案管理信息化过程中出现的各种问题, 进而提出一些实现企业档案管理信息化的对策。
关键词：档案管理信息化,特点,意义,问题,对策
参考文献
[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报, 2014, (8) :27.
[2]陈明.浅论企业档案管理信息化存在的若干问题[J].企业管理, 2008, (8) :58.
企业社保管理研究 篇10
一、强化企业社保管理的重要意义
社会保险我国法律强制实施的, 针对全体公民或者一定范围内的劳动者的生、老、病、死、失业、伤残或者在生活中出现困难, 依据相关法律给予一定的物质帮助, 满足公民或者劳动者的基本生活需求。企业社保是社会保障工作中的一项重要工作, 强化企业社保工作可以有效确保社会保险安全和社会保险事业的可持续发展, 提高社会保险基金的支撑力, 进而和当前的就业形势相适应, 更好地保障劳动者的合法权益和维护社会稳定, 也能促进社会公平, 促使每一个公民的生活得到保障, 进而促进了政治稳定和经济发展。所以, 企业要以科学发展观和构建社会主义和谐社会为指导思想, 重视企业社保工作, 通过各种手段提高社保工作的效果, 促进企业稳定发展。
二、企业社保管理工作的现状
1.企业给劳动者提供或者提供不规范的社保。不少企业没有给劳动者提供社会保险或者提供不规范的社会保险费用, 同时, 劳动者对社保的认识也不充分, 缺乏基本社保知识。为降低企业成本, 不少企业并没有依法给员工缴纳社保费用, 尤其那些主要劳动者是农民的企业认为农民缺乏社保知识, 即使不上社保也无所谓。另外, 我国保险行业发展比较晚, 人们缺乏对保险的认识, 也不是每一个人都能享受保险。也有一些企业为员工缴纳的保险费用较低, 社保自身设计没有一定的弹性, 容易给企业和企业职工带来经济损失。
2.企业缺乏专业社保人员。企业为降低成本, 一般不会配备专门管理社保的人员, 社保管理工作通常由综合办公室或者财务部门兼职。这些人员缺乏必要的社保管理知识, 只能在工作实践中不断探索, 无法发挥社保作用和提高社保管理水平。
3.企业缺乏规范的社保管理。有些企业缺乏对社保管理工作的重视, 所以, 没有形成完善的社保制度和规范的流程, 导致社保管理工作出现失误, 降低了社保管理工作的效果和效率。可是, 企业在社保管理实践不断提高对社保管理的认识, 同时, 社保行业不断细化, 现代社保服务机构和企业不断增加, 企业可以将社保管理工作交由社保代理机构完成, 不仅降低了人工管理成本, 还可以充分发挥社保管理工作的作用, 为企业展开其他工作打好基础。
4.企业缺乏年金计划。在建立企业年金之后, 可以有效提高职工退休后的生活水平, 促使员工没有养老的忧虑, 这样就可以吸引和留住人才;并且这对员工进行中长期的激励和约束有很大的作用, 紧紧将企业的长久发展和员工个人的利益、员工价值联系到一起, 提高了企业的凝聚力;以此为依托, 企业还可以享受国家的税收优惠政策, 将企业福利成本降低。所以, 企业建立年金制度以及计划时非常重要的。但目前, 我国很多企业的年金计划不够科学合理, 限制了企业社保发挥效益。
三、企业社保管理工作的对策
1.对企业社保服务机构进行完善。企业需要和自身实际情况相结合, 设立专门的机构以及岗位, 由专业社保人员进行社保管理工作, 并且对企业社保机构的内部管理制度进行完善, 明确社保管理工作的制度和岗位职责, 制定科学合理的考核标准, 建立社保信息上报制度, 并且定期进行工作和业务交流, 通过分析和总结提高企业社保管理工作的水平。
2.对社保服务程序进行规范。企业应该主动依照规定为员工办理社保, 并且每个月都要向社会保险经办机构申报单位实际工资总额以及职工实际工资收入, 在社会保险经办机构审核之后, 依照相应费率到当地相关部门缴纳社保费用。在年度汇总核算的时候, 如果单位计税工资总额比社保核定的职工缴费基数之和低, 单位就要补缴不足的部分;如果单位计税工资总额比社保核定的职工缴费基础之和高, 社保机构就要依照有关规定对基数进行重新核定, 并且对职工个人账户进行合理调整。
3.将企业社保管理的透明度提高。企业可以采用各种途径, 每年公布本单位全年各项社会保险的缴费情况, 促使每一个员工都充分了解, 并且监督社保管理工作。社保经办机构也要提供缴费记录和个人账务查询服务给企业以及企业员工, 如果发现不符合实际情况的, 就要及时重新审核和处理, 并告知重新处理的结果。如果发现不缴纳社保费用的行为, 单位和个体都可以进行举报和投诉。相关部门, 例如劳动保障部等要设置专门的举报电话、投诉电话, 也要核实和处理被投诉的企业或者个人, 切实提高企业社保工作的透明度。
4.企业社保信息化管理实践工作进行优化。企业财务部门要和社保服务部门相互合作, 实施科学合理的人性化服务管理, 并对社保管理工作进行优化, 解决社保管理工作中的问题。尤其大型企业, 因为有很多员工, 其社保管理工作任务很重, 需要对大量的数据信息、档案信息进行处理, 想要提高工作效率, 就要实施信息化管理手段, 引起专门的信息化管控软件和硬件, 并对管理体系进行数字化和网络化建设, 实施跟踪和控制社保工作的进行, 也要进行全面的监督。此外, 也要整合资源, 扩大社保管理的队伍, 实时关注市场经济政策和行业发展咨询, 并且设立专门的平台接受反馈信息。社保管理工作在信息化实践管理中, 社保部门可以和人力资源部门、档案部门、财务部门等合作, 通过网络平台共享数据信息。针对人员流动、档案信息的更新等要和其他部门对接数据, 形成实时更新的数据信息系统。还可以借助信息体系全面反应社保费率、参保人员、参保人员的缴费情况, 促使每一个员工对社保各项信息都充分了解, 并且积极支持社保管理部门的工作。
四、结语
综上所述, 社保管理工作对企业、社会、政治及经济等有重要影响, 企业社保工作在规范性、专业性、计划性等方面存在着不足, 相关部门和企业一定要积极采取措施解决企业社保管理工作中的问题, 促使社保充分发挥作用, 使我国社保制度更加成熟。
企业物流管理研究 篇11
摘 要：随着我国医药体制改革的不断深化，医药流通业的对外开放程度的扩大，医药物流也紧随环境的变化而发展得越来越快，但我国生物药业公司的物流发展依然存在着许多问题，物流系统无法跟上公司迅速发展规模扩大的步伐，逐渐成为生物药业公司发展的瓶颈。随着生物药业公司业务的迅速发展和规模的不断扩大，其物流配送系统这一短板逐渐暴露出越来越多的问题，解决物流管理中存在的问题并制定其相应的物流战略将会促进生物药业公司整体发展实现公司的高效运作，增强生物药业公司核心竞争力。
关键词：生物药业；公司；物流管理
中图分类号： F27 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）11-15-21 M生物药业公司现状
我国的M生物药业有限公司是集药品、医疗器械研发、生产、销售为一体的大型高科技现代化综合企业，是具有《药品生产许可证》和《医疗器械生产许可证》的双证企业。在公司团队的精心经营下，依靠自身的创新优势获得了快速发展。目前公司已经跻身为甘肃省50强企业。
为了在行业内继续保持较好的发展势头，公司本着“改变数十年不变的传统注射剂包装形式和给药方式”的宗旨，为了中国所有的注射类用药更安全；为了各种状态下的急救更方便；为了生态、生活更环保；彻底消灭用药的二、三次污染，打造国内制药行业中最具特色、最具综合实力、最具活力的现代化、人性化的高科技生物医药公司。
2 M生物药业公司物流管理现存问题
我国的物流在20世纪90年代末进入快速发展阶段，新兴事物的产生适应期很长，在适应过程中存在诸多问题。
2.1 管理者缺乏对物流管理的重视
M生物药业公司注重医药器械的质量忽略了其物流服务的质量，对物流的管理比较松散，没有把消费者的需求放在首位，只是尽力追求利润。社会中现存的看病难、看病贵的问题有一部分是来自药品及医疗器械物流服务无法满足人们的需求。物流职能包括：实现物资和商品空间的移动的运送；时间移动的管理；作业活动（见图1），生物药业公司的关注大多停留在了销售配送阶段，忽略了物流整体化的管理。社会经济分工的细化和客户对物流服务质量要求的提高，生物药业公司应该更加关注物流管理的全面职能的整合。然而，公司管理者在节约成本的主导思想支配下大多不愿意投入过多的人力和物力，不重视物流管理。
2.2 公司内部缺乏专业型人才
我国物流业起步晚且发展缓慢， 物流管理的专业人才相对缺乏（见表1，数据来源智联招聘，2016）。员工素质偏低，服务意识淡薄，经营观念与市场的要求差距大， 缺乏市场开拓的积极性、创新性。在当前经济快速发展过程中，大部分公司内部设置了物流管理部门，但是多数管理者对自己的工作职能认识不到位，不知道自身应该在物流管理负什么责任，履行什么义务，只是简单的处理一些日常工作。
2.3 公司内部信息系统不健全，信息化程度低
物流管理信息技术落后，不能运用先进的信息处理方式来对物流管理过程中的信息进行有效的整合，国内大部分的生物药业公司中物流的各个环节大多仍然采用传统的手工记录方式，这种记录方式由于信息冗长在各部门间传递的速度慢，无法协调各部门对物流信息的综合运用，不能及时的更新消息，这将会滞后物流消息，增加物流管理中的时间成本，而且会因人为的因素出现误差较大的情况，这种传统的方式造成物流管理效率低、管理信息失真，制约物流管理的发展。以浙江省为例，33万家有物流的企业中使用信息管理系统的仅3000多家。
2.4 未能充分发挥第三方物流的优越性
第三方物流凭借着信息化的运作方式、先进的运输设备、专业管理人才，将物流活动的各环节有机地结合在一起，它能够协调生产流通和消费之间的物流活动，从而迅速实现物流过程。以小米科技公司和顺丰速运公司的合作为例，2014年4月某日小米官网接受订单数为226万单，当天的发货订单20万单。顺丰的优势结合小米的仓储管理实现了实时对接，简化了交接手续和减少了中转次数，做到实时提货。
我国物流管理理念落后， 自营物流现象繁多。很多制造企业既怕失去对采购和销售的控制权， 又怕额外利润被外包企业获得， 于是他们都采用物流自营的模式。以M生物药业公司为例，公司自身的能力有限，在自营物流出现问题时由于没有物流管理专业化的处理经验及缺少物流信息系统的支持，不能对自身物流合理有效的处理。第三方物流处于初级阶段，由此带给公司的成本增加、竞争力缺失给公司带来了巨大损失。
3 解决策略
3.1 加强对物流管理的重视，创新管理理念
改变传统的物流观念，提高对物流的认识水平。M生物药业公司物流管理水平要想提高，首先需要提高对物流的认识。只有在认识上准确把握，才能确保公司在物流管理决策上的正确性。首先，需要转变过度重视经济效益、生产和销售环节的观念，深刻理解物流管理在公司发展过程中的重要性，有效增加公司物流管理的利润；其次，根据公司发展现状，构建起适宜公司稳定发展的物流管理制度，有效提高对物流管理理念的认识；最后，公司在发展过程中，还应该树立起强化物流成本控制的理念，全面做好公司物流管理工作，降低物流成本，提高公司效益。
3.2 引进专业的管理人才，完善内部管理体系
脱离现代物流就无法保证产品和服务的质量，公司需要进一步提升服务能力和质量，这些都需要有高素质的物流人才来完成。拥有一支具有高素质现代化的物流管理人才队伍，能够有效保证公司物流管理高效率和高质量。公司应该充分认识到专业管理人才的重要性，并在公司物流管理人才的引进和培育上大花力气。同时，在M生物药业公司中要制定统一的目标管理，完善公司的管理系统，使各个部门有机地结合成为一个整体，各部门之间要信息共享、资源共用，将自身的核心竞争优势发挥得更好。
3.3 建立健全完善的管理信息系统
传统的物流管理模式和方法已经不能适应公司发展的需要，必须实现公司物流信息化的管理，提高信息化的程度，才能保证公司的发展速度和效率。其中仓库管理系统的建立很有必要。仓库的数据是公司物流管理的一个最原始的来源，也是公司和供应商及客户之间的数据交换的出发点，仓库系统信息管理简单、易操作，能够给公司带来显著的效益。通过信息化管理，仓库产品的出入库系统、仓储保管系统的消息更加准确及时的反映公司下一步应该进行的环节。对于生物药业公司而言建立仓库管理信息系统可以随时监控到社会上对何种药品医疗企业的需求量，这样公司就不会盲目的生产，造成产品滞销。
3.4 充分利用第三方物流优势，提高公司专业化水平
对M生物药业公司来说，物流配送企业拥有丰富的物流配送经验和途径，这将降低药品流通成本，提高企业产品的流通效率，继而优化整个医药企业物流市场。M生物药业公司将物流业务外包出去，就是将自己不擅长的业务交于专业化程度高的专门物流企业来管理，这样就是提高了生物药业公司内部各管理的专业化程度，并且节省时间使其将主要精力放在核心业务上。
企业电子档案归档与管理研究 篇12
一、电子档案的含义与构成
电子档案是由电子文件转化而来的, 电子文件是20世纪中期以后出现的新名词。因为电子文件中的信息是用数字表达的, 所以也有人称之为“数字式文件”。关于电子文件的定义, 国际档案理事会界定为“通常以代码形式记录于载体, 如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案。它的内容只能通过机器来利用, 并根据来源原则来组织安排”。国际档案理事会电子文件委员会的定义更为简明:“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”综上所述, 企业电子档案的定义可以概述为:人们在各种企业管理、生产、科技活动中使用电子计算机作为工具, 生成和读取的, 用数字代码记录的文字、图表和声像等信息。
随着现代科学技术的飞速发展, 电子文件的存储载体形式越来越多, 如磁带、磁盘、光盘等。其中, 光盘与磁带、磁盘相比, 其特点是记录密度高, 存储容量大;非接触式记录和信息读出方式;数据传输率高, 存取速度快, 易保存。因有保护层, 信息读出为无接触式, 不存在读取磨损, 所以盘片不易损坏。根据这些特点, 目前使用光盘作为企业电子文件归档的载体比较适宜。尽管目前国内对光盘标准的规定还不够完善, 但随着技术的发展, 相信在不久的将来, 有关光盘的标准会陆续出台, 所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适, 必须禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
二、做好电子文件的收集与积累是企业电子档案工作的基础
1. 做好电子文件的收集与积累对现代企业的健康发展具有重要作用。
随着计算机技术的普及, 电子文件在企业中的应用越来越普遍, 做好各种电子文件的收集积累工作对健全企业档案工作意义深远。同时, 做好电子文件的收集积累, 不仅有利于保证电子文件的真实性, 还维护了它的系统性、完整性, 防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏, 从而保护电子文件的安全, 为电子文件的归档打下基础。
2. 电子文件的收集积累范围。
企业档案管理部门要结合自身实际确定合理的收集范围。一般来说, 企业中需要收集积累的电子文件主要有文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件和命令文件等, 但各企业应根据自身业务的不同而对电子文件的收集侧重于不同的方面, 因而企业电子文件收集范围主要集中于文本文件 (如各类行政文件、科研课题文件等) 、图形文件 (如设计图纸、标准图等) 及软件文件 (如桥梁设计软件、道路设计软件、试验检测软件等) 。
3. 电子文件的收集积累方法。
目前, 对电子文件收集积累的方法很多, 但总括起来主要有两种类型:一种是在电子计算机网络系统上, 由于记录系统有自动记录的功能, 可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。另一种是用存储载体传递的电子文件, 用此种方法存储传递电子文件, 要按规定进行登记、签署, 对于更改处, 要填写更改单, 按更改审批手续进行, 并存有备份件, 防止出现差错。在现代企业中, 为了保证电子文件收集积累的及时性、规范化, 企业应明确电子文件收集积累的部门和个人, 做到主体明确、责任到人, 杜绝由个人分散保管。
三、当前企业电子档案管理现状分析
1. 电子文件缺乏规范化和统一的管理。
大量的电子文件存放在各自的计算机中, 如果处于自由散乱状态, 没有统一的规范化管理, 将随时存在着丢失、泄密的安全隐患。
2. 纸质档案的数字化, 是开展电子档案管理的前提。
开展早期技术底图的扫描工作, 是电子档案管理的一项重要内容, 此项工作的开展需要完整合理的硬件配置。数字化档案馆是未来档案馆的发展趋势, 对于企业来说, 正在形成的档案以数字化的形式产生, 而已经形成的以纸质载体为主的其他各种形式的档案也正在转化成数字化形式存贮, 这二者最终的结合应该是数字档案馆的概念。因此, 对大型企业来说, 一方面是现行生产经营中正在生成的电子文件, 另一方面是对以早期底图为主的大量档案的扫描。早期技术底图占用大量的库房面积, 利用起来比较困难。如果利用计算机扫描, 形成图像文件加以存贮, 只要权限许可, 任何利用者通过网络即可进行随时随地查询利用。
早期底图的扫描是一项长期艰巨的任务, 需要使用专门的电子图档管理软件对扫描后的图纸进行管理。软件所具有的用户管理、权限管理、归档管理、档案检索、分类管理等功能应比较全面。鉴于现代企业生产基地和设计、经营等部门异地工作的特点, 还应考虑具有多个客户端同时在线查询的功能。
3. 网络技术的普遍应用, 为电子档案管理提供了基础。
(1) 档案馆内部建立局域网, 对电子档案信息进行集中统一管理。多台扫描仪同时扫描所形成的图像文件, 通过局域网定期向服务器入库, 进行统一管理。 (2) 企业内部局域网联结着基层各单位, 各单位可以根据权限和需求进行在线查询。 (3) 因特网连接着许多国家和地区, 是唯一的世界性、开放性、公用性网络集合。针对许多企业松散型的生产模式, 可以利用因特网向档案部门服务器申请查询电子档案库内容。
四、完善电子档案管理的措施
1. 增强电子文件归档意识。
档案是文件的归宿, 同纸质文件的运行一样, 电子文件办理完毕也必将经过归档环节而成为电子档案。电子档案属于档案一种, 理应等同档案的本质属性, 它应同样具有原始性与真实性及可靠性。档案的原始性在我国档案行业标准中是这样陈述的:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。电子档案是社会活动中形成的一种存储载体也应该具备同等条件。电子档案作为一种新兴的档案载体其管理所面临的首要问题是观念的更新。
长期以来, 人们对传统档案的理念根深蒂固, 对电子文件总抱有一种“恐惧心理”, 突然死机、磁盘损坏造成的文件丢失, 黑客非法入侵后对文件的篡改和泄密, 这些都使得电子文件管理面临比纸质文件管理更多、更复杂、更棘手的问题, 企业既要保存纸质档案又要保存电子档案, 仅仅把电子档案作为附属, 既加重了工作人员的负担也浪费资源。传统档案管理理论已经不能完全适用于电子文件的管理, 尤其是一些基本概念和性质界定, 更需要在原有的基础上根据电子文件自身特点, 予以发展和完善。
2. 建立并执行科学的归档制度。
档案管理人员在对电子文件进行归档时要高度负责, 对移交的电子文件要进行全面、认真的检查。在内容方面, 检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠;相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否是最终稿本, CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本;电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致, 软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面, 应检查归档电子文件载体的物理状态, 有无病毒、读出信息的准确性等。
3. 电子文件归档体系的完善。
(1) 确保归档电子文件长期有效存储和利用。电子文件的种类繁多、各信息系统的性能差异可导致传输、存储等环节的不适应性。目前, 对于档案部门而言, 仅仅保证电子文件的可交换性和电子文件信息的共享是远远不够的, 其基本前提是建立电子文件管理元数据标准、电子文件格式标准。这样才能保证电子文件的长期有效性, 使电子文件在归档过程中不会造成基本要件的损失。
(2) 建立科学、完善、具体的电子文件归档办法。电子档案内容信息本身可能无法证明或体现自身的真实性, 因此对电子文件真实性要具体指明各种规定性要求。例如, 文件与工作流程的同步性要求 (防止伪造和篡改) , 文件与反映工作活动的对应性要求 (防止虚构文件内容) , 内容要件和形式要件的完备性要求 (具有法定内容和格式) , 还可能包含其他一些具体要件及其规定性, 如对数字签名及电子印章有效性的规定、对加密工具有效性的规定、文本格式定义和转换工具的一致性规定、相关日志记录的完备规定、压缩工具的可靠性规定等等。需设计和推荐规范的电子文件管理系统结构、系统功能模板、应用模块以及系统接口要求等。作为档案工作人员也要积极参与到电子文件系统设计中, 与技术人员充分进行沟通, 把功能需求纳入到系统的设计中, 实现用户和系统设计人员的有效链接, 从而有效保证电子文件的真实性和可靠性。专家提出为确保电子文件的真实性和可靠性首先要具备以下三方面:一是立法, 也就是认可其凭证作用。二是技术手段, 完善其安全措施, 也是电子档案可靠性的保证。三是完善的组织和管理。电子文件从形成到转化为档案不仅是一个保管的问题, 它要有一整套完善有效的管理机制, 通过规范人的行为来维护电子文件的真实和可靠。
(3) 对电子文件形成、积累、鉴定、归档全过程实施管理与监控。建立规范的制度和工作程序, 并结合相应的技术措施, 从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记, 保证电子文件的处理过程符合规范。采取可靠的安全防护技术措施保证背景信息和元数据的完整性, 为企业生产、建设的现代化管理打下坚实基础。档案管理人员要能够全面了解文件形成和运行特点, 利用专业知识进行科学管理。
(4) 逐步建立一体化的文件、档案信息分类和编号体系, 使电子文件形成系统与档案管理系统之间, 通过具有管理意义且兼有检索信息作用的分类编号体系, 建立起有机联系, 为实现对电子文件形成端的控制, 为实现网络化、分布式的电子文件管理, 为电子档案信息的广泛共享和服务提供基本工具。档案部门收集电子文件时一个主要任务是整合管理多个部门的电子文件, 电子文件来源所应用系统的差异会出现电子文件读写格式不同等问题, 这样必须建立一个信息转换机制, 同时要注意读写接口的移交, 从而使电子档案更为真实、完整。
4. 建立并执行严格的保管利用制度。
与纸质文件相比, 电子文件由于其特殊性, 在保管方法上与一般档案的保存有明显的不同。档案管理人员对所有归档的电子文件应作写保护处理, 使之处于只读状态。在对电子文件进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时, 要特别注意防止转换过程中的信息失真。同时, 要注意对电子文件定期进行安全性、有效性检查, 发现载体或信息有损伤时, 及时采取维护措施, 进行修复或拷贝。