企业档案馆（共12篇）
企业档案馆 篇1
在美国, 企业和企业档案馆之间的关系并不是很轻松。美国的绝大多数企业没有档案馆。虽然由于经济的迅速增长, 许多大公司建立了档案部门, 但在最近10年中, 由于企业的兼并、裁员和业务外包, 许多档案馆也被迫关闭了。
1. 企业档案馆及其客户。
寻找用户并保证使他们找到自己所需要的资料是档案部门的一项主要工作。在一些企业档案馆, 从事战略管理、企业通讯、管理心理学、行政和雇员赔偿工作的人员已经成为企业文件的主要用户。他们给档案馆带来了信誉, 也带来了从企业和基金会获得资金支持的机会。对档案馆而言, 更有价值的档案利用是它们的商业利用。最近一个有争议的例子是历史频道有线电视网制作的企业历史系列电视片。虽然有些人对历史频道的理念, 即历史是最好的产品, 持批评态度, 但历史频道在美国本土有250万注册用户, 它的宣传效果是档案工作者在几年前梦寐以求的。
在企业界工作的档案人员向来都知道, 他们工作的价值直接依赖于他们对公司的价值。向公司内部客户提供服务的好坏对企业档案馆而言至关重要。通常, 衡量服务好坏在很大程度上表现在档案馆或档案馆与其他部门合作举办的展览、出版物和录像制品中采用的照片, 以及艺术品和文献的数量。
2. 机会与适应。
档案馆从来都不是创新的前沿之地, 而且档案人员也从来没有被推崇为适应环境的模范。直至今天, 我们还经常痛苦地听到档案同行们责怪时间和环境的变化给档案工作带来的负面影响。虽然烦恼和希望相随, 计算机时代给档案人员带来了文献管理的新机遇和探索的新工具。它使我们可以将公司的信息捕获在不同的格式上, 使读者更容易检索和利用, 它还使我们能够更广泛地推销档案产品。公司的网络使档案人员在与公司的经营保持联系的同时, 捕获并将信息组织起来以备将来使用。万维网技术也给我们提供了将公司信息向公司内部和外部发布的机会, 也使档案馆提供信息的作用得到了应有的尊重和发挥。
3. 全球化时代的档案馆和企业。
档案人员能否使自己的工作和产品适应新世纪的现实和需要, 决定了他们能否生存。历史不只是过去的编年史, 档案馆也不能只是储存陈旧信息的沾满灰尘的库房, 我们必须把历史推向市场, 不能只把历史作为周年庆典中怀旧的东西;档案馆必须是提供对日常的管理和业务工作有用的信息的地方;档案人员必须积极参与企业的工作并努力去了解并服务于它的需求。他们不能让自己被隔离在企业主流之外, 应该把自己塑造成企业业务的全部参与者。每当企业为了适应竞争而进行变革时, 档案人员总是试图将头埋在地沟里不被人看见, 希望变革不要触及自己。而这一招往往不奏效。不被触及也就是不参与, 而把自己视为局外人, 也就意味着面临被公司视为无用之人的危险。
4. 口述历史。
企业文件中包含的信息比我们想象的要少得多。在今天这个生活频率非常快的年代, 这种情况更加突出。面对这个现实, 为了增加企业档案对企业本身和其他组织的价值, 口述历史在许多方面提供了解决问题的方法。
口述历史在企业档案馆的工作中不仅是必不可少的工具, 也是一个催化剂, 而且它有两个方面的重要作用。它的第一个作用是它能够时实地捕获公司的信息, 发现某些文件的特殊意义或缺失的部分。口述历史等于是提供了一份探察公司活动的地图。由于该地图是由熟悉情况的内部人员绘制, 因此它可以帮助我们根据实际情况来鉴定文件, 而不是根据传统意义上的假设的价值。口述历史的第二个作用表现在信息的生成方面。无论是哪一种格式的企业文件都不可能总是提供充分的信息, 使我们了解公司的实际情况, 尤其是关于某些事件的动机和非正规活动的信息。诸如公司机构组织图之类的文件能够帮助我们了解公司的运转和信息流程, 但正如水遇到阻力就改变方向一样, 公司十有八九会沿着图上未标注的方向运行。口述历史的另外一个好处就是它所生成的信息能够很快地以电子形式向读者提供利用。比如, 访问时做的记录可以以纸张的形式或电子形式提供利用, 如果与图像结合起来的话将会更加吸引人。
企业档案人员必须了解企业正在开展的工作、项目和发展方向, 这样就可以使我们看出它们可能产生的需求, 并利用自己掌握的馆藏来服务于这种需求。同时, 我们还可以了解什么样的文件将会被生成, 并尽快地参与这些文件的鉴定和处置。
档案人员必须先发制人地寻找机会来提供服务, 并持续地参与企业的工作。就长久而言, 档案馆应该成为自己母公司日常工作不可或缺的部门。档案人员只有抓住每个机会, 积极参与公司的工作, 才能实现这个目标。
企业档案馆 篇2
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。随着生产力的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案室的应用，使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。本文对如何做好企业档案室的档案工作做简要探讨，希望有所裨益。
一，提高软硬件水平
(一)是要配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。
计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案室各项功能的硬件保障，应根据基层单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备，等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位，可考虑配置其他离线或在线存储设备，如磁带库、光盘塔或采用SAN等存储构架的其他海量存储设备。
(二)是构建数字档案室的软件平台。
在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持，特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位，必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由一个基层单位直接研发。
二，实行人本化的管理
管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。档案室传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆（室）馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理，在档案室管理中把人（包括利用者和工作人员）视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需
求进行管理的模式。在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆（室）工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，从而使档案室的活力不断增强。
（一）.以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务。
企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头，档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。
（二）、尊重档案人员的发展机会。
企业应更多的为员工的个人发展提供机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。
（三）、创建科学的激励机制。
首先，物质鼓励。其次，精神激励。第三，领导行为激励。
三，提高档案管理人员的素质
信息管理和服务的知识性要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点：
(一)树立明确的服务观点，端正档案利用工作的指导思想。
档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任，一定要坚持党性原则，树立正确的服务观点，积极主动提供档案为两个文明建设服务。
(二)寻求最佳利用手段，千方百计地发挥档案的作用。
要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要，尽力扩大服务领域，改变服务方式，开展档案情报交流，馆际协作等等。
(三)加强调查研究，掌握利用规律。
档案是一种价值无量的信息资源，要开发利用这种资源，必须从研究利用效果出发，研
究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素，以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质，即:懂得档案管理知识，知晓有关专业情况;了解馆(室)藏档案资料内容，掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底”，又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法，提高服务质量，才能做好提供利用工作。
四，实现档案管理的信息化
计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛，对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多，在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面：
（一）.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。
按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。
（二）.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制。
根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题资料、文摘等。
（三）.利用计算机技术进行档案的流通管理。
通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。
（四）.利用计算机技术进行档案检索。
充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的要求。
（五）.联机检索档案。
利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。五，用户至上
拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”；以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，在档案利用工作中出现了一些新的特点，其中之一即是档案用户对档案部门的服务质量有 了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料；他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息
六，科学管理做好档案保管工作
（一）改变室藏
改变以保管上级（红头）文件和本单位发文为主的单一文书档案管理的状况，坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。对于企业产生的各种门类和载体的档案，则按其形成规律和特点，分别建立文书、财务、经营、工程、大型活动和声像等档案体系，实行集中统一管理，从而为形成档案管理新局面和实行室藏优化奠定坚实基础。
（二）丰富室藏
就是伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大，具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富，而且种类不一，形式多样，既有纸质文件也有电子文件，既有文字材料也有声像材料。经系统归档后，不仅使档案信息资源更加丰富，而且使室藏结构日趋完善。
丰富馆藏，除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外，还应根据企业利用需要，收集保管各种外来信息资料，如行业动态、经营指标、有关客户和竞争对手的信息资料，从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏，确保企业利用信息的各种需求。
（三）优化室藏
就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。在上级或同级档案机关的指导下，借档案执法检查之机，从清理保管期满档案和撤销单位档案入手，依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。
企业档案馆 篇3
档案工作者给人的印象往往相对封闭，每日驻足于办公室或是档案库房内，除了提供借阅似乎就很少有与外界接触的机会。事实上在企业档案工作中，档案人员经常需要与其他企业、机构以及企业内各部门的工作人员沟通交流，可以说档案工作从本质上就具有服务性质，妥善处理与方方面面的工作关系，对做好档案工作至关重要。新世纪的企业公关已摆脱公众的偏见并逐渐为企业所重视，而档案工作者可以借鉴有益的公关经验与技巧，通过开展积极合理的档案公关，使企业档案工作的重要性广为人知，吸引更多人的关注，同时也使档案工作的日常交流与合作更顺畅，真正起到档案工作润滑剂的功用。
本文提出“档案公关”的概念，将专业领域的公关内涵引申至档案工作范畴。就企业档案工作领域而言，档案公关的内涵相对简单，其主要目的是通过宣传使档案部门的工作职能为更多行外人所了解，并建立有效的沟通渠道，使档案部门与其他企业、机构以及企业内部其他部门能顺畅交流，及时解决工作中的各种问题，避免不必要的误会和损失。要达到这一目的，企业档案公关应着重注意两项工作的开展：一是树立档案部门形象，二是建立顺畅的档案工作交流渠道。
树立档案部门形象，不只是简单地发发宣传稿件，还应考虑宣传渠道的有效性，如在企业内部，宣传栏、内刊、内部网等哪一种宣传方式更受大家欢迎，效果更显著。积极沟通不必经常发邮件、打电话，而应该掌握关键时间点，有针对性地适时交流，既保证工作的顺利执行，又不会太繁琐，让人有不堪其扰之感。
一、从内外两方面树立档案部门自身形象
外在方面，档案部门首先应积极开展宣传，扩大档案工作的影响，力求树立良好的整体形象。可以选择的宣传阵地包括黑板报、宣传栏、内刊、内部网等等，当然所宣传的内容应与大多数同事的工作、生活相关，不能完全讲解档案专业理论知识，还应有一定的实践指导性，如可以在讲解企业归档范围及要求等工作内容的同时，也介绍一下家庭档案的管理等生活常识，拉近大家与档案的距离，将档案管理知识融入人们的日常生活。当档案管理逐渐成为一种工作习惯，其他部门人员也就不会觉得由自己完成立卷归档有多么繁琐了，毕竟有序管理的方便高效是显而易见的。其次，为体现档案人的职业特点，档案工作者着装虽然不要求统一高档，但也应端庄大方、整洁清爽。得体的装扮是对他人的尊重，也会有助于在工作中建立档案人员的专业形象。
内在方面，档案人员应不断提高自身素质，至少应熟练掌握各项档案规章制度，这样在为各部门人员解答档案相关问题时才能清晰流利。只有具备优秀的专业素养，才能得到他人的尊重，也才能获得理解和支持。涉外企业档案工作者还应注重外语学习，有时档案利用者查询外文档案，会直接说出外文原名，即便有中文对照，如果对外文一窍不通也可能会阻碍查找利用，进而降低档案部门的工作效率，对档案部门的形象产生不利影响。在计算机知识方面，档案人员更应紧跟时代步伐，不论是企业自身发展还是档案信息化建设的需要，计算机知识都是工作交流中必不可少的，如果能够精通计算机知识，在工作中将无往而不利。一个专业知识过硬又有良好计算机、外语能力的档案人员，更容易被大家所接受，也就能更好地开展档案公关。
二、在企业内部建立畅通的档案工作交流渠道
在档案收集工作中，档案部门应随时关注企业动态、了解企业发展现状，在重要合同签署、大型项目执行完毕或重要人员离职时，及时与相关部门和责任人联系，通过认真诚恳地沟通，建立稳固的合作关系，敦促其将重要文件收集归档，防止不必要的档案流失。当然，如果企业已建立了严密的档案管理规章，各项档案工作本就应有序进行，档案人员似乎不必主动出击，但在实际工作中，适时的提醒常常可以避免一些不愉快事情的发生，防患于未然比事后惩罚对企业更有利，所需的只是档案工作者以更积极的工作态度，在自己力所能及的范围多与有关部门、人员交流，收集信息并多加注意，如此而已。
在档案利用工作中，档案人员通过与档案利用者的接触、访问，可以随时了解哪些种类的档案资料有更高的利用率，对这些档案可以投入更多的精力加深了解，同时进行相关的档案编研工作，从而有针对性地提高档案工作效率，更好地满足档案利用者的需求，并可促使利用者更积极地提供参考建议，进而形成档案利用的良性循环。
在档案工作的各个环节，档案人员都应重视与相关人员的工作交流，积极认真地听取意见和建议。这样，在档案工作水平得以不断提高的同时，也能有力保证档案工作充分适应企业业务发展的需求。只有与企业发展同步，档案资料的无形价值才有更大可能转化为实实在在的经济效益，档案工作的价值也才能得到真正体现。
企业档案公关，除了上述两大要点，在工作细节方面也时常要运用到一些公关技能。档案人员不是专业的公关人士，不需要具备所有素质，但有些基本公关技能是各行各业的专业人士都应具备的，比如接、打电话的技巧，接待来访者的态度及用语，与同事商谈工作时是否细致耐心等等，这不仅仅是个人涵养与素质的体现，也关系到部门乃至企业形象。一句问候、一个微笑做起来并不困难，却可以营造融洽的工作氛围，在使工作心境更开朗的同时也让工作运行更流畅，与人为善总是会有回馈的。
档案公关可以说是档案工作者为进一步提高档案工作质量而采取的一系列措施，也许并不显得那么必须和迫切，但确实有益无害值得尝试。档案公关与档案工作整体的关系，就象润滑剂与机械设备一样，没有润滑剂也许机器仍能运转，但其效率会在无形中降低，更不用说一些看不见的损耗会导致机器的停转甚至崩溃，因此每个技术人员都知道润滑剂的重要，而每位档案工作者也应重视档案工作的润滑剂——档案公关。
企业档案馆 篇4
1957年国务院颁发了《关于改进档案、资料工作的方案》, 为建立和加强科技档案管理提供了第一份标准和指导文件, 其中表述了科技档案是指在科学研究开发中产生的文件材料。1987年国家制发了《国营企业档案管理暂行规定》, 也第一次提出了企业档案的概念。规定指出:企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其中构成主体是科技档案。该规定为我国企业档案的发展提供了参考依据和理论支持。
时代的发展, 经济的转型, 国家的法律政策也在随时代的变化而调整。从科技档案概念的产生到企业档案概念的产生;从孤立的谈科技档案, 到科技档案成为了企业档案的主体, 国家的政策正清晰地告诉我们, 科技档案必将过渡到企业档案中来。
一、“科技档案”到“企业档案”, 意味着档案管理的范围正在逐步扩大
科技档案是科研生产 (发生-发展-终结) 过程中, 记录和反映具有保存价值的各种形式载体的文件材料。原来它是独立的档案类别, 直接受国家的统一掌控。随着社会经济的发展, 国家放宽对企业的管理权。企业可以自由处理内部事务, 包括企业自身的档案管理。科技档案自然也收归企业, 作为企业档案由企业自我管理。所以说, 在新时期企业档案的范围正在逐步扩大和复杂化。
二、“科技档案”到“企业档案”, 意味着档案管理基本原则得到落实
档案的来源原则和全宗原则是档案管理理论的两大基石。档案的来源原则决定了“企业档案”的产生, 因为档案材料来源于企业内部, 所以产生于企业内部的各种档案均归为“企业档案”;“科技档案”的定义则依据于档案材料的内部性质。在计划经济时代, 这种划分有助于国家根据不同的系统特点进行分别指导监督。在社会主义市场经济下, 国家放开了对企业的管理, 企业有了相对自由的决定权, 这就为以来源为原则的档案门类提供了极大的可能性, 同时也符合档案来源原则以及由此形成的档案全宗原则。
随着时代的发展, 对科技档案的研究逐渐深化为对企业档案的理解, 我们应该更加深入地开展理论和实践工作, 使企业档案能够具有更加丰富的涵义, 从而为企业提高管理水平, 实现经济效益产生积极作用。
首先, 企业档案应该为企业发展提供更加有力的信息和凭证支持。1986年全国科技档案工作会议提出了——企业为提高决策水平和经营管理能力, 可建立综合性的档案管理机构, 将科技档案、文书档案等各类型档案统一保管, 为企业生产服务。企业档案是企业在生产建设, 科研活动中形成的第一手材料, 具有真实性、准确性和可依据性, 应该是企业在生产活动中正确决策的主要依据。
其次, 企业档案应该成为企业资产的重要组成部分。企业档案是企业知识的积累。在企业自然科学研究、生产技术和基本建设中所产生的图纸、文件、照片等各类型材料, 都是企业的宝贵财富, 在企业运转中发挥着重要的作用。所以应该按照企业资产管理的要求, 建立完善的企业档案管理系统, 充分发挥企业档案的价值。
最后, 企业档案应进行集中统一管理。具体操作为:1.企业应设立专门档案工作机构和档案工作人员, 将企业内部所产生的各种类型的档案材料统一由档案机构整理保管和提供利用;2.企业档案机构要将各类型档案作为一个整体来管理, 建立统一的档案规章制度和工作规范;3.档案机构要积极开发企业档案的价值, 针对利用率高的档案要及时梳理编研, 全面地为企业各部门各活动所用;四、档案机构要定期举行档案交流活动, 通过知识竞赛, 媒体宣传等方式传播档案的价值, 增强企业员工档案意识, 从而提高档案管理和利用水平。
从“科技档案”到“企业档案”, 我们不仅仅看到名称定义的变化, 更应该看到名称背后社会的发展, 历史的变迁。不断发展的理论研究和实践总结必将不断完善这两个名称的定义。时代促进了两个名称的演变和发展, 也必将促进企业档案工作不断进步, 更好地为企业服务。
摘要：科技档案是在科研生产、基建和经济管理等社会实践中产生的各种材料的总体记录。企业档案是企业在各项活动中形成的有保存查考价值的档案记录。分析“科技档案”和“企业档案”两者关系的演变, 可以帮助我们更好地理解企业档案工作的发展。
关键词：科技档案,企业档案
参考文献
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企业档案归档范围 篇5
以下列出的文件、资料归档范围是一般企业的要求，请各位领导认真对照下列范围要像对待GMP文件一样，对本部门的资料进行收集、整理、建档，并将资料目录交档案室统一保管备查。国药威克档案归档范围
一、党群工作类
1、上级党组织有关党务工作的指示、决定、通知 10年
2、本企业党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度 永久
3、本企业党内机构设置、党内干部任免、党组织 统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录 永久
4、本企业党员入党、转正、退党、党组织关系介绍
信（存根）、党费管理、表彰先进等方面的文件材料 永久
5、企业关于宣传、统战、纪检工作形成的
文件材料 30年
6、企业工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度 永久
7、企业职工民主管理工作活动（合理化建议）
职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料 30年
8、企业团工作的计划、总结、会议记录、团组织年报、团组织建立、改选的文件材料 永久
9、企业的团员名册、吸收新团员、团组织关系介绍信（存根）、退团、团费管理等方面的文件材料 永久
10、团组织开展的各种活动形成的文件材料 30年
11、协会工作
本企业的各学会、协会工作的章程、计划 永久 本企业参加各种协会、学会的材料 30年
二、行政管理类、本企业行政工作计划、总结、汇报、请示、行政会议记录 永久
2、本企业的大事记、反映企业重要活动的剪报 永久
3、企业的机构建立（含内设结构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章启用、人员编制等文件材料 永久
4、本企业编辑的出版物 永久 其中：编印的简报或期刊 30年
5、国家领导人或省级及以上领导视察检查本企业工作形成的各种材料（题词、照片、音像）永久
6、文秘、保密、信访工作形成的文件材料 30年
7、本企业的收发文簿、电话记录簿 10年
8、本企业关于社会治安、保安保卫工作、刑事案件审理、消防、车辆管理方面的文件材料 30年
9、本企业有关法律事务、违纪审理的文件材料 永久
10、本企业干部任免、职工花名册 永久
11、本企业有关职工招聘、录用、调配、退休、退职、复员军人安置、富余人员安置、职称评定、劳务出口、死亡怃恤的文件材料 永久
12、本企业干部职工奖励表彰的材料 永久
13、企业的劳动定额、定员材料 30年
14、企业人员的工资调整、补贴、奖金发放 30年
15、企业劳动工资报表 年报 永久
季、月报 10年
16、企业职工的养老保险单、花名册 永久
17、职工教育的计划、总结、规章制度 30年
18、本企业各类专题培训班材料 10年
19、本企业关于卫生管理监督、职工保健、职业病防治方面的文件材料 永久
20、本企业计划生育工作的计划、总结、年报、独生子女花名册、照顾生育二胎审批表、计划生育处罚决定等 30年
21、本企业关于后勤福利、绿化管理、用电用水工作方面的文件材料 10年
22、企业外事工作、活动中形成的材料 永久
23、上级机关下发的需要贯彻执行和工作查考的文件材料 10年
三、经营管理类
1、本企业的改革（如转制）、重大经营决策、企业联营、兼并、破产等文件材料 永久
2、本企业的企业登记、企业法人、营业执照、证书 永久
3、本企业的发展规划（包括中、长期发展规划）、方针目标管理，、季月度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料
及以上的 永久
季、月度的 10年
4、本企业各种统计报表、统计分析等 的 永久
季、月度的 10年
5、本企业物资、仓库管理方面的文件材料如
管理制度、规定、计划、总结等 30年
6、本企业产品销售工作的计划、总结、办法、规定 永久
7、本企业销售合同、协议、信件、售后服务等材料 30年
8、本企业产品销售调查、分析、统计、广告宣传等材料 永久
9、本企业对外经贸方面的文件材料 永久
10、本企业财务管理方面的文件材料如财务工作计划、总结、制度 价格、会计、计算、汇报等 30年
11、本企业审计工作的文件材料 永久或长期
12、企业管理方面的文件材料
（1）企业的岗位考核责任制 30年
（2）企业现代化管理、现场管理形成的文件材料 30年（3）企业整顿、以及各种评优升级达标、评奖
活动的材料 永久（4）工业普查形成的文件材料 30年
13、经济合同纠纷材料 永久
四、生产技术管理类
1、企业产品生产的组织、调度计划 的 永久
其他的 10年
2、产品生产的日报、班组日记等 10年
3、本企业科技管理方面的文件材料
（1）有关科技成果、科技进步奖、专利成果申报批复、新产品开发等方面的计划、总结、汇报 永久
（2）有关技术改造、引进、协作，采用新技术的合同、协议书、批复、申报材料 永久
（3）本企业群众性科技活动、合理化建议 10年
4、本企业关于全面质量管理、产品质量管理工作的计划、总结、办法、规定、制度等 永久
5、本企业产品质量检测，原材料、半成品检测与控制材料 30年
6、本企业关于管理工作的计划、总结，组织机构、制度以及综合性的标准（技术标准、管理标准、工作标准），如各类质量管理认证材料 永久
7、本企业关于基建工作的管理性材料（计划、规划、总结等）
永久
8、本企业房屋普查登记、土地纠纷处理、基建统计报表 永久
9、本企业关于设备仪器管理、更新、保养、改造的计划、总结、规章制度 30年
10、本企业关于计量工作的计划、总结、制度、计量合格证书 永久
11、本企业关于能源管理方面的计划、总结、规章制度 永久
12、本企业能源消耗、节能降耗的统计表 永久
13、本企业有关安全生产方面的计划、总结、办法、规定、安全教育方面的总结、教材、名册等 永久
14、本企业的事故处理材料 永久
15、本企业环保工作的计划、总结、规定、会议纪要 永久
16、本企业治理污染方面的决定、方案、记录、合同、协议 永久
17、本企业有关环保检测、控制，污染事故调查、整顿处理的文件材料 30年
18、本企业档案与信息管理形成的文件材料 30年
五、基本建设类
1、工程准备阶段文件（决策立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，建设、施工、监理机构及负责人等）永久
2、工程施工阶段文件（土建工程，电气、给排水、消防、取暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程，室外工程等）永久
3、竣工图（综合竣工图，专业竣工图）永久
4、监理文件（监理会议纪要，控制文件，合同与其他事项管理，监理工作总结等）永久
5、验收文件（工程竣工总结，竣工验收记录，财务决算、审计 材料，工程声像材料及电子文件等）永久 设备仪器类）（此类设备仪器均指购置设备实行一机一档，自制设备其归档范围参照产品档案执行）
1、准备购置阶段：设备购置的申请批复、可行性研究报告、市场调研材料、订货合同、协议等。长期
2、开箱验收阶段：说明书、合格证、保修卡、装相单、备品备件图册等随机文件材料和开箱验收记录等。长期
3、安装调试阶段：安装情况记录、安装图（基础图、平面图）、调试验收报告、设备操作规程、安全技术、维护保养规程。长期
4、使用维修阶段：设备履历表、历次维修保养记录、事故及故障处理情况、改造情况记录、转移情况记录、报废材料。长期
5、图样：自制设备图样、外购设备图样 长期 会计档案类
1、凭证类 ： 记帐凭证、原始凭证、汇总凭证 15年
销毁凭证中抽出凭证 永久
各种收款收据及发票存根 5年
2、帐簿类： 日记帐 15年
现金日记帐、银行日记帐 25年
总帐 15年
明细帐 15年 辅助帐 15年 固定资产帐、卡片 长期
3、财务报告类：财务报告（决算）永久 财务分析文字材料：综合性、性财务报告 永久
阶段性、月、季度财务报告 3年
4、其他类： 会计档案移交清册 15 会计档案保管清册（案卷目录表）会计档案销毁清册
银行存款余额调节表 5 银行对帐单
5六、其他
干部职工档案类（实行一人一档）
1、履历材料、鉴定、考核、考察材料
2、评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表、评定技能的成绩、审批等材料）
3、政审材料
4、参加中国共产党、共青团的材料
5、奖励、处分材料
6、招工、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、福利待遇、出国、退休、退职等材料
7、其它可供单位参考的材料
8、健康情况记录、体检表
年 永久 永久 年 年
长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
9、（特殊载体类）
发电企业档案工作与企业管理探究 篇6
关键词：发电企业；档案工作；企业管理；措施
目前，在发电企业中档案工作已经是企业管理工作的重要环节，做好档案管理工作对于发电企业的稳健发展具有促进作用。同时也在无形之中提高了发电企业的市场竞争力。目前，我国的发电企业的档案管理工作还存在一些问题。为了做好发电企业管理的基础性工作，发电企业必须要重视档案工作。正确的看待这些问题，采用现代化的管理手段来加强发电企业的档案管理。
一、发电企业档案工作存在的问题
（一）缺乏法制化的档案管理意识
目前，国家对于档案管理出台了专门的法律，《中华人民共和国档案法》。由此可见档案管理非常的重要。但是，当前有些发电企业中的档案管理人员却没有意识到档案管理的法制化意识。比如，有些人员把企业的档案资料私有化，如果该人员出现工作异动，就会导致企业档案资料的遗失或不完整。企业的档案不用时看似不重要，但是要用到这些档案时，如果档案出现缺失，或多或少的都会对企业造成影响。还有的发电企业中，档案人员在缺乏保密意识，在生活中将企业的档案资料当作谈话聊天的内容，无形中就将企业的资料泄露出去，一旦遭到不法分子的利用，就会给企业带来严重的损失。
（二）档案人员素质不高，档案管理不够专业化
在企业中经常会面临着裁员的情况，而在企业众多的部门当中，档案管理部门相对于其他生产部门来说，并没有给企业带来直接的经济利益。因此，在企业进行裁员时往往考虑最多的还是档案管理部门。档案管理部门的人员大多是一些年级比较大，专业水平较低的人员，有些人员甚至根本不懂档案管理。导致了档案管理人员配备不足，造成档案管理人员的专业素质得不到快速的提升。有些年纪大的档案管理人员面临着退休，而电力企业为了缩减人力成本，没有增添新的工作人员。有些发电企业甚至将一些家属作为编外人员安排到档案管理部门工作，更加导致了发电企业的档案工作缺乏专业性。
（三）档案管理制度不健全
目前，很多发电企业都不太重视档案的管理。对于发电企业来说，重要的只是企业的电力产能和效益。进而，对于档案管理并没有做出完善的制度加以规范，有些发电企业虽然有相关的制度，但是大多还处于形式化的阶段，对于做好企业的档案管理并没有实质性的意义。比如，有些发电企业的档案管理仍然采用的是纸质的档案，应对现代化电力企业的发展还根本不够。有的发电企业的中档案人员还可以随意的改动档案资料，很难保证企业档案的真实性和有效性，也不能发挥档案在发电企业生产和建设中的重要。
（四）档案收集和存储过于落后
当前是一个网络信息很发达的时代，对于信息的管理越来越多的企业开始采用网络信息技术。但是，由于当前部分发电企业对档案管理的不重视，导致企业的档案管理方法和设备都还很落后。比如，有些发电企业的档案室仍然采用的纸质化的档案收集和存贮，有些企业的档案室也过于简陋，根本不利于档案的长期保存。有的发电企业单纯的认为，档案的搜集就仅仅限于文字资料的收集，忽视了发电企业生产和建设中的视屏和影像资料。使得电力企业的档案搜集过于单一，且存储性差。部分发电企业将档案室设在库房内，很容易引起档案的丢失或损害。
二、加强发电企业档案管理的措施
（一）加强发电企业对档案管理的重视
加强发电企业对档案管理的重视，才能将档案管理的方法和规定有效的贯彻和落实下去。首先，发电企业领导要重视档案的管理工作，通过部门会议和员工大会，将档案管理的思想传给企业的各员工，将发电企业的档案管理部门作为一个重要部门来建设，提高档案工作的地位。其次，档案管理人员要明确档案工作的重要性，明确自身的职责，在工作中保持一个严谨、细心地态度。最后，发电企业还需要为档案工作创造一个良好的环境，从档案人员的选取任用、到档案室的建立以及其他档案管理设备的配备上，给与资金支持和政策上的支持。在人员任用上，尽量选择专业水平高，具备综合素养的人才。同时还要建立现代化的档案工作管理室，利用信息化技术以及先进的信息搜集和存储设备，提高发电企业的档案管理水平。
（二）建立健全档案管理制度
除了提高发电企业对档案管理的认识以外，为了加强发电企业的档案管理，还需要发电企业建立健全档案管理制度。依据《中华人民共和国档案法》以及奇特相关法律法规，结合发电企业的实际情况，制定对应的企业档案管理制度，使得企业的档案管理有法可依，有规可依。档案管理制度的建立不仅要符合相关的法律法规，还应该针对发电企业本身做出适当的扩充和调整，从档案人员的任用、档案室管理、档案收集、档案查阅等都要做出非常明确地规定，并将企业的档案管理制度作为一项重要的企业文化，加以宣传和教育。以便引导档案人员按规定开展档案工作，提高企业的档案管理水平。
（三）加强档案管理的安全性
企业的档案管理具有长久性和历史性的特征，因此为了加强企业的档案管理，还需要重视企业档案管理的安全性。首先，加强企业档案的信息化建设，采用现代化的信息网络技术，搜集和存储档案，并做好保密措施。通过采用信息网络技术，可以对发电企业的档案资料进行分类、归档，既便于存储，又方便查找。要保证档案的安全性，还要采用安全可靠地网络信息保密技术，使得企业的档案不被泄露和丢失。此外，发电企业除了利用电子信息技术以外，还不能丢弃原始的纸质的档案。对于纸质的档案管理有注意防盗、防火、防潮。
三、结语
综上，发电企业的档案工作对于企业的管理和发展都有着重要的意义，企业规范化的管理，离不开企业的档案管理工作。因此，发电企业要重视企业的档案管理工作，通过引入现代化管理设备和管理方法，提高专业人员素质和全员档案管理水平。
【参考文献】
[1]王雅琴.电力企业档案管理：问题、成因与对策[J].现代企业教育，2011（18）
企业档案馆 篇7
1 建设管理好企业档案必须针对其主要特点来进行
企业档案的归档范围和利用都有其自身的特点, 这与企业自身的发展是密不可分的。
1.1 从使用对象来看, 企业档案的使用对象比较多样化, 人员结构复杂, 几乎涵盖了整个企业的每一个工作环节。
一般为企业的领导、部门负责人、工程技术人员和科室工作的普通人员。从下到上, 每名企业工作人员都有利用档案的机会。
1.2 从利用和开发方面来看, 企业档案的使用多为企业的管理
和建设服务, 极少部分涉及保密范围, 一般不涉密的档案可以复印、摘抄等。为企业的选题有注重实用性编研产品, 要求质量精, 利用价值大, 能够紧跟形势时效性强, 另外也要加强对开发编研时间进行控制, 不要因研制时间过长而影响研制材料的使用效果。多利用现代化的手段开发编研, 加快开发编研的进度, 缩短开发编研的时间, 多出“精品”, 通过最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者, 为企业的现代化建设服务。
1.3 从收集材料的内容来看, 企业档案有上级有关部门的文件材
料和企业自身形成的文件资料, 如企业规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。收集范围明确, 档案种类多样, 除文书档案外, 还有会计档案、科技档案、研究档案、基建档案、声像档案、实物档案、设备档案、电子档案等等。
2 必须在使用中明确企业档案的服务功能, 才能充分发挥其作用
档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。服务形式的精品定位就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。由于企业档案形成于企业各个时期、各个方面, 是企业各项日常工作中形成的第一手资料经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、完整装订、认真整理形成的, 是反映企业历史的真实资料, 是企业开展各项工作的见证, 更是企业发展的宝贵财富。实践证明, 它对于推动企业改革发展, 提高企业管理水平, 维护企业的合法权益, 展示企业的辉煌业绩和发展历程具有重大作用。合理利用企业档案, 可以找准工作方向, 降低工作难度, 减少不必要的重复, 提高工作的效率。具体地说, 企业档案的服务功能包括以下几个方面:
2.1 多种材料和资源的汇总, 为企业档案编研提供证据材料。
企业档案囊括了上级有关部门文件、企业党务和行政管理、基本建设、员工管理等各个方面。妥善保管企业档案, 是为了更好的利用。充分利用企业档案丰富的信息资源, 加强企业档案多种信息的汇总工作, 最大程度地挖掘企业档案的信息资源, 就可以充分占有信息资料, 积累各项工作成果, 为提高工作质量与效率提供信息保障。
同时, 企业档案工作人员在充分了解室藏和企业管理与发展中的对材料的需求基础上, 有针对性地开展企业档案编研工作, 如编制《大事记汇编》、《基础数据汇编》、《企业实物档案汇编》、《企业规章制度汇编》、《协议合同专题目录》等材料, 从而更好地提供服务。
2.2 企业管理经验总结和发展。
企业档案中含有大量的有关企业管理方面的信息, 档案工作人员可以通过纵向比较分析、横向比较分析的方法, 为他们提供企业管理方面的各项服务, 特别是为领导提供决策参考和依据。国家的方针、政策一般都是以文件的形式传达与贯彻的, 研究和分析这些文件精神, 不仅对文件精神的落实具有重要的意义, 而且, 通过对一个时期文件精神的综合分析, 将清晰地认识和理解国家在一定的历史时期方针政策的精髓, 掌握发展的趋势, 从而为企业领导提供企业发展的有价值的意见或建议。
2.3 实行动态服务, 充分利用先进的网络技术。
根据管理人员、工程技术人员的需要, 企业档案工作人员可以通过早介入同研究, 为其提供需用文件和材料。提高电话调卷, 微机联网传输数据等先进的电子技术提高档案材料的利用和开发。
3 充分发挥企业档案的服务功能应注意的几个问题
企业档案服务工作要进一步完善和提高服务功能, 不断发挥其应有的作用。为此, 要从以下几个方面, 加强企业档案服务功能建设。
3.1 要提高认识, 加强领导。
必须要转变人的思想观念。企业领导要对档案部门给予更多的重视, 在人员配置上克服盲目性和随意性, 优化档案人员结构, 配置专职的档案工作人员。档案工作人员要改变思想观念, (1) 要积极探索档案工作的新思路、新方法, 主动树立服务意识。 (2) 在应开发档案信息并主动与市场经济接轨以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去为其服务树立起强烈的市场意识, 能够为企业的健康发展献计献策。 (3) 建立质量意识、效益意识, 要根据信息市场的需求优化服务措施提高服务质量, 为企业开发含“金”量高的档案信息并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息提供给企业的决策者, 使档案信息在市场经济的作用下找准位置并能充分发挥其作用。
3.2 业务人员要做到又红又专。
既要紧抓政治思想学习, 又要提高档案人员的业务素质。政治素质指档案人员的政治理论水平、政治态度及职业道德等。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论。按照江泽民同志提出的“讲政治”去做, 做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点, 加强政治纪律, 提高政治鉴别力和政治敏锐性。要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致。树立正确的世界观、人生观、价值观, 恪守档案工作纪律, 贯彻执行《档案法》, 严守党和国家的机密, 热爱档案事业, 全心全意为人民服务, 甘当无名英雄, 更新观念开拓进取。企业档案工作人员加强政治思想学习是做好业务的根本保障。业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案工作人员要加强学习不断提高自己的业务水平和管理水平。企业领导必须重视对档案工作人员的继续教育, 定期培训, 经常组织参观学习, 拓宽专业基础知识, 完善知识结构, 培养他们研究问题、分析问题的能力, 以及信息收集、加工、检索、保管、利用的能力。
3.3 要强化档案人员的科技意识, 又要与时俱进, 尤其加强现代化技术的应用。
在计算机的使用和网络的发展不断进步的新时期, 使档案材料的收集方式与途径、存贮载体、检索方式与速度等方面发生重大变化, 并为广泛的档案材料交流成为了可能。企业档案工作人员在企业档案中要应用这些现代化的手段, 尽快实现档案信息管理自动化, 熟练掌握和利用档案信息管理系统, 从而更有效地提供服务。比如电子计算机技术网络技术多媒体技术影视制作技术等促进档案工作的发展跟上现代化企业的节拍。
3.4 要不断提高从业人员的法律意识, 加强法纪意识的培养。
国家关于档案工作的法律、法规是我国档案工作健康发展的重要保证。企业要有序健康发展, 档案人员在履行档案工作的服务职能中要有强烈的依法办事的意识, 遵守档案利用工作纪律按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用正当地参与市场竞争, 正确处理大局利益和自身利益的关系, 防止出现片面追求轰动效应, 违反档案利用工作纪律的情况发生。想方做好档案管理和保密工作。
摘要：企业档案越来越引起人们的关注。探索企业档案的服务功能, 挖掘并利用好档案资源, 对企业建设和发展具有积极的推动作用。
企业档案馆 篇8
一、建立健全现代企业档案规章制度
为了使现代企业档案工作制度化、规范化, 更好地为现代企业领导的科学决策和各项工作服务, 使企业迅速发展, 充分发挥档案的作用, 必须从两方面入手:一是提高对依法治档的认识。实行依法治国、依法行政、依法治档, 企业领导和档案管理人员必须统一思想, 更新管档治档的观念。长期以来, 企业领导和档案管理人员在档案管理过程中, 遵循的是传统保存档案的观念, 忽视对档案的开发利用。因此, 现代企业领导和档案管理人员必须改变旧的治档观念, 认真履行《档案法》、《档案法实施办法》赋予的职责, 依法治档, 在做好“收集和整理”的同时, 处理好“开放和保密”的关系, 确保档案的完整、系统、安全和有效利用。二是建立健全现代企业档案的各项规章制度。建立现代企业档案规章制度是企业基础工作中的一项重要内容。在企业改革进程中, 只有建立一套完善的现代企业档案工作制度, 才能使企业档案工作有章可循, 有据可依。比如我公司综合档案室, 为了规范全公司的档案工作, 提高档案管理水平, 先后制订了《网络出图管理制度》、《勘察设计文件电子文档管理制度》、《项目档案管理规定》等16项档案管理工作制度, 使公司档案工作逐步达到制度化、规范化标准, 多年来公司档案工作一直保持国家一级企业档案目标管理水平。
二、进一步提高企业档案的利用效率和管理水平
在市场经济条件下, 人们普遍重视经济效益。有些企业实行一体化管理以后, 把大量精力投入到见效快的情报收集和信息的开发利用上, 而忽视档案基础建设工作。再加上企业机构改制后, 企业内部权力下放, 有些企业下属机构变成具有独立法人资格的经营实体, 致使文件材料成为多层次管理, 一些应该收归企业总部归档的文件材料分散在各下属单位和个人手中, 很容易造成文件材料的流失。因此, 我们必须加强档案基础工作, 重视制度建设, 防止档案材料的流失。胜利工程设计咨询公司自成立以来, 在经营活动和企业管理中形成了大量的各种门类和载体的文件材料。为了使公司的这些宝贵财富不散失、外流, 公司规定对生产经营活动中形成的文书、会计、声像、科研、基建等档案经过收集、整理归入公司综合档案室, 实行集中统一保管。由于档案来源于公司各个部门、各个专业所室的职能活动中, 从文件产生到归档要经历一段时间, 经过许多环节, 期间每个环节都会影响到文件材料的质量、完整性、准确性。对此, 公司档案室通过两个层次来实现这一工作环节。一是建立了以档案室为核心的公司档案工作人员网络, 充分发挥兼职档案人员的作用。公司各职能部门及专业所室设立有兼职档案员, 他们十分熟悉本部门所开展的各项业务的前因后果, 把他们作为公司档案工作网络人员, 处理好与他们的关系, 发掘他们工作的激情, 将应归档的文件材料及时地收集起来, 保存好, 这样才能确保档案的齐全、完整。二是处理好与各部门兼职档案人员及专业人员的关系。档案工作人员在工作中尽心尽力, 主动衔接, 了解其他人员的工作动态。同时及时、经常地与部门领导沟通, 汇报档案工作情况。既要做好档案信息服务工作, 又要及时地进行监督和指导。只有这样, 才能将不符合归档要求的现象消灭, 在文件形成之时, 提高归档文件质量, 保证档案工作与公司各项发展同步, 并持之以恒。公司档案室还不定期举办兼职档案员培训班, 学习档案业务, 提高各单位及部门兼职档案员的业务水平, 为搞好档案工作打下良好的基础。与此同时, 公司及档案室领导依据《档案法》和其它法律、法规, 结合本单位的实际, 修订和重订了公司内部管理制度, 将档案基础工作的具体规定纳入公司各项管理制度中, 规定档案的收集归档与有关部门的经济责任制挂钩, 使各部门领导和全体员工均认识到保护档案是法律规定的每个公民的义务, 不按规定移交档案、档案保管不善而造成流失等行为是违法行为。上述这些措施的落实, 保证了分散在公司所室单位个人手中的文件材料以及其它有价值的资料能及时收集整理归入本公司档案室集中统一管理, 使公司档案管理工作形成一体化的良好格局。
三、进一步提高档案管理人员业务素质
随着我国档案事业的发展, 档案人员的知识结构问题逐渐引起人们的重视, 并分别从不同角度、不同层次有所探讨或涉及。长期以来, 企业档案工作被企业领导视为事务性工作, 不要求专门的文化知识和专业技能, 具有专业知识、特别是适应档案事业发展需要, 有创新思想、掌握档案信息利用开发现代化技术的管理型、实用型的档案专业人才不多, 人员结构比例及其知识结构不合理, 先进设备不会用, 先进管理技术推广不开, 影响了档案信息资源的开发和利用。在这种情况下, 提高档案人员的业务水平, 改善档案队伍的知识结构, 造就更多的适应企业档案工作特点的业务能手、技术骨干、专业带头人, 除不失时机引进人才外, 主要通过举办学习班、外出参观学习等办法, 对现有人员进行培训和提高, 并鼓励档案工作者在干好本职工作的同时, 自学成才, 通过自学成为新型的档案专业人才。与此同时, 做为档案人员, 平时既要注意系统的学习、提高, 也要注意发展自己某一方面的特长、“绝活”, 这样, 说不定在什么时候就能派上用场, 弥补知识结构的不足。还应努力学习和熟悉有关法律条文, 提高自己的法律意识和法制观念, 切实按照《档案法》及有关法规, 依法履行职责, 规范自己的工作和行为, 搞好档案的管理和利用工作, 使档案工作更加规范化、制度化, 不断提高档案管理水平, 为企业的发展做出应有的贡献。
摘要：为了使现代企业档案工作制度化、规范化, 更好地为现代企业领导的科学决策和各项工作服务, 使企业迅速发展, 充分发挥档案的作用, 必须从两方面入手:一是提高对依法治档的认识。二是建立健全现代企业档案的各项规章制度;必须加强档案基础工作, 重视制度建设, 防止档案材料的流失;在深化改革过程中, 提高档案人员的业务水平, 改善档案队伍的知识结构, 造就更多的适应企业档案工作特点的业务能手、技术骨干、专业带头人。
企业档案馆 篇9
关键词：企业档案馆 (室) ,核心档案,资源,差异化优势,建设
企业的档案馆 (室) 是企业的重点保密部门, 也可以说是核心部门, 核心档案则是企业改革、发展和稳定的重要组成部分, 是涉及到企业科研、生产和经营的系统工程, 直接关系企业发展的方向及科研、生产和经营的规模。企业档案馆 (室) 是核心档案建设的载体, 作为企业档案馆 (室) , 如何从企业发展入手以核心档案建设为基点, 分析企业档案馆 (室) 在核心档案建设中的差异化优势及存在问题, 探求为核心档案建设提供优质服务的方式与方法, 既是企业档案馆 (室) 围绕企业中心工作做好服务的切入点, 也是不断促进企业档案工作向前发展的出发点, 更是加强核心档案建设的立足点。
一、企业档案馆 (室) 目前存在的主要问题
随着全球信息化时代的到来, 网络化、数字化服务已成为企业档案馆 (室) 发展的必然趋势。目前, 企业档案馆 (室) 普遍存在以下问题:
1. 核心档案信息收集困难。
企业档案馆 (室) 多数还停留在别人交什么就收什么的被动局面, 工作缺乏积极性和主动性。企业档案馆 (室) 保管的基本上是企业生产过程中产生的文件材料, 但这些文件材料往往并不包括企业的核心档案, 其原因主要有以下几个方面:一是核心档案往往是企业发展的要点, 属于企业的一级秘密, 不愿意让外人看到, 因此他们宁愿保管在自己的资料室, 或者个人手里, 也不愿意交到档案馆 (室) ;二是企业档案馆 (室) “烦琐”的借阅手续让人望“借”兴叹, 觉得查起来麻烦, 用起来不便;三是缺乏对企业档案馆 (室) 的了解和信任。企业档案馆 (室) 在更多的企业里属于一个独立的职能部门, 并不隶属于某个公司、某个单位, 由于对企业档案馆 (室) 工作缺乏了解, 使得这些公司和单位对企业档案馆 (室) 能否保管好这些企业的核心档案持怀疑态度, 所以不想也不愿意拿自己核心文件材料“冒险”。
2. 馆藏档案数字化进程缓慢。
企业档案馆 (室) 档案资源已基本上实现了数字化建设, 但企业档案馆 (室) 受限于资金、技术、人员等因素的影响, 使得企业档案信息资源数字化进程缓慢, 数字化程度也不甚理想, 对企业档案的信息资源的验收、整理、加工、检索等工作仍停留在传统的方式, 与现代化数据库相比, 其检索、查阅不便更是显而易见, 也无法实现真正意义上的资源共享。
3. 人员素质亟待提高。
档案馆 (室) 工作人员对现代化设施、设备的使用与操控能力有待于培训和提高。同时在服务方式和理念上需要有一个根本的转变, 变被动式服务为主动式、跟踪式、反馈式服务, 全面提升为核心档案建设服务的能力, 为企业提供高效优质的档案信息服务。
二、发挥企业档案馆 (室) 的差异化优势
核心档案建设在企业档案建设中有着举足轻重的作用, 核心档案是企业档案资源建设的一部分, 也是企业档案信息资源建设的重要保障之一。企业档案馆 (室) 是为企业科研生产提供信息服务的中心载体, 特别是在核心档案建设过程中和企业一样具有重要性, 承担着同样的任务。
不同企业对核心档案材料的收藏模式各不相同, 大致可两种:分散收藏和集中收藏, 前者是将同一核心档案材料分散收藏于企业的各个部门, 甚至在同一部门又将不同类型的核心档案材料散于不同的处、科室。后者是将同一核心档案材料集中收藏于公司 (总部) 的资料室, 公司办公室等部门。这种撇开企业档案馆 (室) 的保管方式, 看似维护了企业的“秘密”, 但在企业改制、变革及发展过程中却往往会造成核心档案的丢失, 尤其是在企业人员变动的情况下更容易导致企业核心档案的泄密和失密。违反了企业保管核心档案秘密的初衷, 显然利大于弊。
将核心档案资源集中保管在企业档案馆 (室) 中, 对核心档案建设与发展都具有特殊的价值, 企业档案馆 (室) 相对各子公司和单位而言, 在核心档案资源建设方面兼有天时、地利、人和, 其差异化优势体现在以下几个方面:
第一, 企业档案馆 (室) 是专门负责企业档案收集、整理、鉴定、保管及利用服务的信息中心, 具有保管企业核心档案的资质和设施。
第二, 企业档案馆 (室) 具有丰富档案管理经验的高素质的人才, 不仅能齐全、完整地收集和保管企业核心档案的信息, 而且能够不断丰富企业核心档案的内容。同时, 还能根据核心档案的保管要求, 利用现有设施, 不断改善核心档案的保管环境, 使核心档案始终保存在一个良好的环境中。
第三, 企业档案馆 (室) 具有严格的档案管理措施及严密的档案借阅审批手续和保密制度, 不仅能确保企业核心档案的安全及企业的秘密, 也能长久地为企业科研、生产和经营提供良好的信息服务。抛开对密级档案的特殊要求, 其普通档案服务的一般程序:当需求者要利用某些档案时, 如果是该公司以外的人, 需要经过上级主管部门的审批, 然后是主管领导批准, 同时还要得到产生这些档案的单位或部门的同意;如果是本公司人员利用, 虽然不需要经过上级主管部门批准, 但一定要经过上级领导和产生这些档案的单位或部门的同意。
第四, 对于那些涉密核心档案, 企业档案馆 (室) 一般都是采用专人专库管理, 未经许可任何人不能擅入该库房, 即使是同一档案室的人员也要经过批准才能进入, 其档案服务也有严格的整套程序。
三、企业档案馆 (室) 核心档案建设的路径
企业档案馆 (室) 是核心档案建设的载体, 也是必不可少的保障体系, 企业核心档案资源建设的质量、数字化信息的收集、网络资源的利用、服务质量的高低直接影响核心档案的建设与发展, 必须明确企业档案馆 (室) 的性质, 深入分析核心档案发展现状, 以核心档案建设为中心, 充分发挥企业档案馆 (室) 信息资源优势, 并从以下几个方面强化企业档案馆 (室) 工作职能, 为核心档案建设提供服务。
1. 构建核心档案资源保障体系。
构建符合核心档案建设所需的馆藏环境及资源保障体系, 是一个系统工程, 应从这几个方面做起:
第一, 分析研究核心档案的目前管理现状, 为核心档案建设打基础。要做好企业档案馆 (室) 核心档案的建设工作, 首先要对企业现存核心档案的数量、类别、保存形式及利用现状等方面进行调研。掌握核心档案的分布情况。一是了解核心档案的级别 (秘密、机密、绝密等) ;二是了解核心档案的门类情况;三是了解核心档案的利用方向、特点、优势等。综合以上情况, 通过广泛调查和具体分析比较, 区分核心档案中资源建设的主要内容, 做到保证重点, 带动一般, 整体发展。在核心档案资源建设的过程中, 要确保企业核心档案内容全面系统、质量高, 专业特色突出, 具有前卫性、实用性;可随时了解和掌握核心档案产生的动向, 以及企业档案信息的需求等信息, 主动出击。其次是为核心档案建设提供充足的资金支持, 确保企业核心档案资源建设的顺利进行。
第二, 加大宣传力度, 做好核心档案收集工作, 为企业核心档案的建设造势。要做好企业核心档案的建设工作, 首先是加大企业档案馆 (室) 的宣传力度, 让企业的各个公司和单位领导放心地将那些“宝贝”交给企业档案馆 (室) 管理。企业档案馆 (室) 应通过让企业公司的单位领导参与或参观企业档案馆 (室) 的工作等方式, 让他们了解和认识企业档案馆 (室) 的管理方法、制度及保管措施, 让他们对企业档案馆 (室) 产生信任感, 从而使企业档案馆 (室) 在企业核心档案的建设过程中取得企业领导的支持, 为企业核心档案的建设铺平道路。其次在核心档案的收集过程中要做到系统全面, 在分析核心档案现存状况的基础上, 通过综合分析, 分别采取不同阶段、不同形式的收集方式。根据核心档案建设的要求及企业科研、生产和经营发展的状况, 确定合理的收集目标, 以满足企业发展的需求。
第三, 制订核心档案收集计划, 做到有条不紊地进行。依据收集目标, 经过前期的调研, 制订一套完整的切实可行的收集计划。做好核心档案建设的经费预算, 明确收集核心文件材料的范围和重点, 了解掌握企业核心档案在企业科研生产的重要性、保密性, 同时重视并加大光盘、磁盘、电子文件材料及网络信息资源的采集和收藏, 形成专业性强、覆盖面广的具有专业特色的企业核心档案体系。
2. 提升企业档案馆 (室) 核心档案管理水平, 为企业中心工作服务。
第一, 加强对核心档案的管理力度, 确保企业核心档案规范管理, 制定一套切实可行的企业核心档案管理办法, 统一规范查询、借阅、收集保管制度。加强企业档案信息的网络化建设, 努力提高企业档案馆 (室) 业务能力及管理水平, 及时做好核心档案收集整理, 以满足核心档案对企业科研、生产和经营的需求。
第二, 推出特色化信息服务。企业档案馆 (室) 工作人员要以积极主动的工作态度和科学方法, 与企业领导及科研、生产和经营单位保持紧密联系, 掌握核心档案产生的过程、发展趋势, 分析企业档案信息的需求特色与发展优势, 依托企业档案馆 (室) 的资源优势及网络信息资源, 对企业的科研、生产和经营采用不同的服务方式, 如项目研究跟踪服务、个性化信息反馈服务、数字化信息服务等。
第三, 加强企业核心档案的安全保密工作, 保证企业核心档案的完整安全。在网络环境下, 企业档案馆 (室) 既要做好利用服务工作, 又要保证核心档案的秘密不泄露, 就要不断的加强企业档案馆 (室) 的安全管理工作。所以除了需要采取相应的安全措施外, 还要不断完善各项管理制度, 严格查阅手续, 做好核心档案的安全保密工作, 确保企业核心档案的完整与安全。
企业数字档案馆建设的要点问题 篇10
1、把握数字档案馆建设的核心。
我馆根据油田企业的地理分布状况、企业经营的实际需要, 以及档案工作的突出矛盾, 按照《全国档案信息化建设实施纲要》及有关规范标准的要求, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目的, 以实现档案资源数字化, 档案管理规范化和档案利用网络化为目标, 基本建立一个功能齐全的企业数字档案馆。
(1) 完善了高度统一的档案管理体系。按照“整体规划, 统一管理”的要求, 建立了全油田范围内的统一的档案管理体系。构建起包括油田总部、二级单位和三级的数字档案管理网络体系, 并适应油田下属单位的专业化要求, 达到馆室间的无缝连接。
(2) 建成了全面、及时和严谨的档案采集系统。建立健全档案采集制度, 明确档案采集单位部门、范围内容和时间要求, 确保各类档案信息的采集。采用多级审批的档案采集流程, 保障了档案采集过程的完整性、真实性和准确性。
(3) 建起实用、高效、先进的档案管理模式。通过实施数字档案馆建设, 档案管理将有效改变分类组卷、整理编目、数据统计、检索借阅等传统模式, 减少“对归档文件的具体内容进行综合分析”的工作, 解决档案整理耗时费力, 工作效率较低的问题, 提高档案管理现代化水平。
(4) 构建数字化网络化的档案信息服务体系。以实用、快捷、高效为目标, 利用信息技术手段, 对各种档案信息进行集成管理, 实现档案信息资源的存储数字化、管理自动化、利用网络化, 构建数字化网络化的档案信息资源服务体系。
2、充分调研、系统规划、循序渐进地推进数字档案馆的建设。
我馆在数字档案馆建设之初, 成立了领导小组, 列入油田信息化建设重点项目, 举行了方案论证会、招标会之后, 进入实质性研发, 2006年12月21日, 油田对该项目组织了中期验收。2007年1月11日, 试点单位上线运行。通过试点单位上线运行寻找和发现档案管理系统中不符合企业的模块, 系统功能不够完善的地方, 进行调整和修改。
3、系统构架要做到个性突出、兼容并包、结构合理、功能齐全。
设计的数字档案馆都具备开放性的特点, 除整合档案采集的数据外, 还可以根据档案保护、管理和利用工作的需求, 选择有代表性馆藏珍贵档案, 通过特殊功能信息采集和数据深度加工, 建设超大规模的档案信息资源基础体系, 向不同用户开放。
(1) 创新的专业档案接口。油田的勘探开发系统数据对于未来科学研究和提高勘探开发水平具有十分重要的作用。因此, 我们通过研究该系统特点, 在源头部分进行数据接收, 由基层数据录入部门将成果文档通过接口提交数字档案馆管理信息系统, 从而解决科研人员在线查阅重要成果文档的问题。通过与钻井、测井、录井、试油、采油等勘探开发专业数据库的在线归档接口与检索利用接口的建设, 实现档案系统与源头专业系统的无缝连接。
(2) 可扩展的OA归档接口。制订党办、局办OA系统接口方案, 做好OA系统中字段与档案管理信息系统字段的对应关系, 文书人员只需进行少量数据补全后即可进行数据提交审核归档, 非常方便。
(3) 系统建设平台化技术。胜利油田的下属单位的数量较多, 各个下属单位的档案采集、管理和利用的方式存在相当差异, 难以用一套模式或流程来适应各种情况。采用平台化技术, 为用户提供了构建符合自身要求的档案管理架构的工具, 允许对档案门类、归档流程、录入模板、显示风格、用户权限等多项系统关键因素进行定制。
(4) 多级的档案授权管理体系。针对下属单位的档案采集、管理和利用的方式存在差异的现实, 在系统中建立分级授权体系, 管理员给各二级单位分配管理员账户, 由各管理员进行单位内部的授权管理。
(5) 严密的档案采集审批流程。根据单位部门的不同、每类档案的特点, 制定相应的采集流程;包括录入、审核、提交、驳回、入库等环节, 专人执行, 层层把关;每一环节都有详细记录, 严格管理, 责任到人。
(6) 安全的统一身份认证接口。建立安全的LDAP统一身份认证, 使用油田统一身份认证信息 (CA) , 在新建用户和用户登录时调用, 减少用户记忆额外的用户名和密码, 方便用户访问数字档案信息。
(7) 安全的档案电子原文件访问控制。档案系统作为各类数据的归口, 其保管和利用的电子文件格式众多, 不能将保管和利用局限于某种特殊的文件格式上。对常用格式, 系统开发了嵌入IE之中的ACTIVEX控件, 并通过系统中的用户权限信息, 对ACTIVEX控件进行相应的权限设置, 以控制用户对档案电子原文件的浏览、打印和下载权限。
(8) 先进的全文检索技术。通过建立三位一体全文检索技术, 可对档案目录和档案电子原文同时进行全文检索, 并显示检索结果。
4、以标准规范和管理制度作为数字档案馆建设的保障。
标准规范和管理制度是数字档案馆建设的重要保障。在建设过程中, 我们注重数字档案管理的各种标准规范的制定和执行, 包括:《数字档案馆建设管理规范》、《电子文件归档与管理规范》、《数字档案馆数据库入库数据规范》、《目录信息采集标准》、《胜利油田档案分类规则》、《胜利油田档案归档范围及保管期限表》、《胜利油田档案数字化技术规范》、《纸质档案扫描系统操作规范》、《通用业务系统接口数据格式规范和数据传输规范》。
浅析企业档案管理 篇11
【关键词】企业档案；问题；措施
在企业管理中，档案管理也是其中的一个不可忽视的组成部分。科学合理的档案管理必须与时代同步，适应现代企业发展的需求，才能不断地提升企业管理水平，起到带动企业发展和促进社会进步的作用。如何改进现代的企业档案管理，以及如何合理地利用信息化技术，成为了现在提升企业竞争力的关键。
1.档案管理在企业发展中的重要作用
当今，随着社会主义市场经济的不断发展，企业经营机制的进一步转换，企业档案在企业管理中的应用越来越广泛，企业档案对企业经济效益的贡献也越来越显得重要。从根本上来说，企业档案涵盖企业生产经营活动的全部内容，包括企业研究、技术、商标、采购、生产、财务、人事、营销、经营决策等各个方面，为研究本企业的经营方向和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、经验总结、制定发展方向的好教材。如果能把档案管理工作做好了，不仅能为企业领导及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据，而且有利于社会各方认定企业经营成果，为企业与各有关部门进行有益合作奠定坚实的基础[1]。另外，档案管理工作在企业发展过程中需要进行不断的巩固和强化，进而在一定程度上有利于企业持续稳定地发展。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了企业资源配置的取向和模式，决定着企业的未来发展，对于实现企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。
2.当今企业档案管理的现状
2.1重视度不足
目前由于处于市场经济体制下，企业处于激烈的市场竞争当中，企业为了增强自己的竞争优势，将主要精力都放在企业的生产经营方面，虽然档案具有重要意义，但档案管理工却一直默默无闻，档案管理工作的政绩性质不高，对此一些部门对于档案管理工作常常较为忽视，仅简单的认为只要将档案保管好，能够应对时常的检查、翻阅即可，相关人员在认识出现误区是忽视档案管理工作的主要原因之一，在这种情况下，对档案管理工作的投入存在严重的不足，对于资金的投入更是少之又少，档案管理部门一直以管理国家所有的档案为己任，而对企业档案管理工作的认识不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主动性和创造性，对企业档案管理工作采取了放任自流的态度[2]。进而在一定程度上导致档案管理的手段严重滞后，并且管理企业档案的设施也不健全，保存企业档案的条件也比较简陋，导致档案管理、档案丢失、泄露等情况频繁发生。
2.2缺乏保管档案的专业人员
企业档案管理是一项政策性、规范性、技术性很强的工作，在政治素质和技术业务能力方面对档案管理工作人员要求比较高。当前，不同于专业的档案馆、档案局的人员，企业档案管理人员，往往待遇不高又身兼数职，且多为非档案专业出身，对档案的重要性认识不足，缺乏足够的责任心和严谨的工作作风，企业档案工作被认为可有可无，加之，大多数企业领导认为单独配备专业的档案管理人员没必要，而且还增加企业的开支，所以企业档案管理人员大多数都是兼职，缺乏专门档案管理人才。
2.3信息化管理方法落伍
科学技术在发展，而档案技术却落后，国内大多企业的档案管理仍采取手工作业的方式。在档案信息化建设方面，由于企业领导缺乏足够的认识，在企业信息化整体规划中没有纳入档案信息化建设，进而使得档案信息化建设缺乏资金的支持。所以，中国目前建造的档案信息，沿用至今的传统管理体制，使信息技术和记录管理文件相分离，以致档案管理没有受到信息化管理带来的高效性与科学性，仍使用落后的人工管档的方法，严重造成了人力与物力的浪费，信息化技术融入到档案管理中，将有效的改善以往查找资料困难等问题。
3.落实企业档案管理工作
3.1提高人员的重视度
随着数字化、网络化的不断深入，档案载体由可视记录识别型转变为依赖机器识别的代码型（电子档案），档案管理模式也从传统手工模式、单机数据管理模式、网络信息管理模式发展到知识管理模式，并随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。因此企业领导和相关的管理人员必须加强档案管理的意识。企业领导要提高对企业档案管理工作的重视，应改变对企业档案管理工作的不正确认识，把企业档案管理工作放在重要位置，并关心企业档案管理工作的进行情况，要求档案管理部门定期进行工作汇报和工作总结，提出存在问题和困难。要真正重视、关心企业档案管理工作，为档案工作配齐人员、设施、设备，切实帮助档案部门解决一些自身难以解决的实际困难，并从企业经营活动的大局出发，定期提出要求，及时给予工作指导[3]。对于档案管理人员，要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。
3.2提高档案管理人员的专业水平
长期以来我国的档案从业人员专业性都不强，真正的专业性人才很少，随着档案现代化管理工作的开展，对专业的档案人才有了更多的需求，档案行业的人员需要从杂业型向专业型转变，才能适应档案现代化管理工作发展的需求。并不断的对档案管理工作的队伍建设进行加强，选择政治过硬、作风廉正、责任心强的中共党员进行档案管理工作的。并重视对其的教育培养工作，不定期的举行档案管理业务培训讲座或极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，坚持“学用结合、按需施教”的方针，为档案管理人员提供全面、系统的学习机会，做到与时俱进，使相关人员对先进的档案管理理念进行掌握，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力，提使档案管理人员提高专业水平。
3.3加强档案信息化管理
随着计算机技术和信息技术的快速发展，在各行各业中得以广泛的应用，为各行业在发展中带来了技术性的革命，对各行业水平的提高和快速发展起到了重要的推动作用。根据企业档案管理信息化建设的需要，企业档案管理信息化应纳入企业现代化建设的总体布局，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。结合单位能力自主进行档案管理软件的研发，并将单位相关信息材料全部纳入软件中，构建单位中的局域网络共享，使档案管理得到更高效快捷的优势，使档案数据实现规范化、电子化、信息化，使传统的档案管理工作逐渐转化为脱离纸张的无纸化办公及现代化的管理体制。实现电子文件的实时管理与利用，推进企业档案管理信息化标准体系，基本实现档案管理信息利用服务网络化，档案管理工作自动化。
4.结语
本文就现代企业档案管理的现状进行了分析，指出了它的重要性，并给出了相应了改善方法。企业档案对于企业的长远发展非常重要，相應的档案管理工作者必须重视，并且不断地创新，切实地将工作落实到实处，唯有此才能促进我国档案管理事业的发展。
【参考文献】
[1]冯鹤旺主编.经济科技档案工作实务[M].中国档案出版社，2010.
[2]许美玉.论网络时代档案管理工作的创新与实践[J].科技与企业，2012（08）.
企业档案馆 篇12
在信息发达的时代,当前在许多企业都建立了内部信息网络,也建立了各种类型的业务系统。为了能够规范与统一管理各类业务系统产生的文件,不少企业档案馆也建立了文档管理系统,但是这些文档管理系统一般都是将信息简单的数字化和有序化,无法根据不同类型的读者需要组合成特定的知识体系。
知识仓库概念的出现,就很好地解决了这个突出的问题。目前企业档案馆与计算机网络技术、计算机软件工程等结合的日益紧密,建设专业的知识仓库已成为每一个档案馆的发展方向。在知识经济发达的时代,用户对信息服务的质量都有更高的要求,为了适应用户的需要,对来自外部和内部的知识、资源进行数字化收集和有效的管理,并处理成为有利于知识传播、共享与交流的知识仓库,是档案馆信息化、知识化建设的当务之急。
1 知识仓库技术
1.1 知识仓库是企业档案馆资源开发利用的发展方向
二十一世纪是网络信息发达的社会,利用各种各类的信息资源已成为我们每天生活的一部分。信息的快速传播与交流日益频繁已成为了社会的特征,深入到我们生活的每个环节。但是面对如此浩大的知识信息海洋,究竟应该如何有效、准确的控制,实现知识分类管理,达到信息资源共享的目的,提高我们的工作效率。
数据库、数据仓库是与知识仓库最为相关的两个概念。数据库是一种信息组织的方式,狭义地理解,是长期存储在计算机内,有组织的、可共享的数据集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和存储.具有较小的冗余度、较高的数据独立性和易扩展性,可为各种用户共享[1]。并且它是利用计算机技术对各种数据进行存储的技术手段或者是一种产品。数据仓库概念在21世纪80年代中期提出,“数据仓库之父”William H.Inmon先生在其《建立数据仓库》一书中定义了数据仓库的概念,随后又给出了更为精确的定义:数据仓库是在企业管理和决策中面向主题的、集成的、与时间相关的、不可修改的数据集合。与其它数据库应用不同的是,数据仓库更像一种过程,即对分布在企业内部各处的业务数据的整合、加工和分析的过程,而不是一种可以购买的产品[2]。其是一种面向主题,进行复杂数据分析,支持高层决策的技术,通常会包含多个具体的数据库作为信息资源基础。数据仓库技术是指从大量的事务型数据库中抽取数据,并将其整理,转换为新的存储和组织格式,用以支持管理中的决策制定过程;是一个综合解决方案,是对原始的操作数据进行各种处理并转换成有用信息的处理过程。通过概念的比较不难看出,传统数据库主要是面向业务处理,而数据仓库则是面向复杂数据分析、高层决策支持。
知识仓库是一种比较特殊的信息库,知识仓库不同于一般的数据仓库,不是信息的简单数字化和有序化,而是根据一个单位各个部门各类工作人员的知识需要,按照使用目的创建新的知识体系,其不仅仅存储着知识资源的条目,而且存储着与之相关的事件和知识的相关记录、来源线索等相关信息,它是一种知识的创新过程,特别是在帮助用户利用知识上,它是按某种特定的知识结构将无序信息组织整合而成,并具有规定的使用功能的数据仓库,因此知识仓库要比数据库更有效率。目前,构建知识仓库在技术上还存在一些异议,有不少的人用知识仓库这个术语代替数据库或数据仓库的概念,因为它们都要具体的数据库作基层的支持,只不过知识仓库是比另两者层次更高的概念,也是未来信息整合与利用的发展方向。知识仓库的概念有利于突出数据库的知识价值,通过分析未来信息资源网络化发展的趋势,我们有理由相信知识仓库是信息资源开发利用模式的发展方向。
构建知识仓库的核心是:把各类资源根据各学科、专业的知识结构进行分类整合,使各种各类的信息有序化、知识化。同时建立知识之间的联系,并对这些信息的被利用情况不断地进行分析,形成各种各类的应用价值性判断;经过综合评估后再对知识进行精化,信息数字化是构建信息知识库的基础;它将有助于发掘和增值信息知识的资本,变革和创新信息出版模式,促进信息资源管理向知识管理发展。
1.2 适应市场经济发展,开展企业知识服务
知识服务就是为了适应市场经济发展和知识创新的需要,根据用户问题解决方案的目标,通过用户知识需求和问题环境分析,对用户的整个解决问题过程而提供的经过信息的析取、重组、创新、集成而形成符合用户需要的知识产品的服务。
知识服务与信息服务一样,都属于智力型服务的范畴。所谓知识服务,就是采取多种途径和方法,从大量信息资源的宝库中开发、加工出有用的知识资源,包括那些能被沟通、共享的认识和经验,以及所组织起来的信息等,通过对事物本身及内在联系的有序揭示,提高知识的可见度,以便用户的吸收、利用和从中获得启迪。而信息服务是基于音信、消息、体验、数据等的服务,主要是通过对这些信息资源的开发,揭示出事物的外在特征及表层联系,便于用户去进一步觅取所需要的具体知识,进而触发自己的创造意念。
在现代信息环境下,随着信息网络的普及、信息资源的数字化、信息系统的虚拟化,打破了信息资源的不均衡分布,使信息获取变得日益方便、普遍和简单化,信息检索与传递走向非中介化、非专业化和非智力化,传统信息服务在用户活动中的影响逐渐淡化,信息技术的发展为知识服务提供了物质技术保障。用户关注的是如何捕获和析取解决所面临问题的知识内容,并将这些知识内容创新、集成为相应的解决方案,进而将这些知识固化在新的产品、服务和管理机制中。为此,需要更直接地融入用户解决问题的全过程、更针对具体问题和个性化环境、更直接地帮助用户解决问题的知识服务。显然,以信息检索和传递为核心的信息服务很难进入这种环境之中。只有建设以知识单元为核心的知识仓库才能为知识服务的产生创造有利的环境和条件,为知识服务提供物质技术保障。
传统信息服务的核心能力主要体现在信息组织、检索与传递。这种服务难以让人接受其服务的有效知识含量,难以适应知识经济发展和知识创新的信息需求,它的相对重要性及其竞争力已受到了知识经济的极大挑战,即便是现代网络化信息服务也不能从本质上改变我们在竞争中的态势,难以有效切入用户知识应用和知识创新的核心过程。知识服务是协助或是促使用户课题向更广、更深发展的服务。知识服务根据用户的要求,对涉及到的知识进行收集、整理、分析、选用,它是贯穿于用户问题研究的全部过程的服务。知识服务是对用户需求进行全方位组织的服务。知识服务是要帮助用户解决问题,要对用户问题进行全过程的动态服务。
知识服务是利用现代化的设备对用户提供快捷、准确的知识创新服务。传统的以档案馆为中心对用户提供的服务会转为以用户知识需求为中心的知识服务。随着档案馆服务方式的改变,馆员的服务观念也要转变,要根据用户的需求,充分利用数字化、网络化等现代化手段,建设现代知识仓库,为用户提供高效的知识服务。
1.3 数字图书馆知识仓库建设成功的启示
知识仓库及其技术最重要的特点是:即时在线处理,有针对性的、能解决读者问题的知识,给用户提供一个统一的全局视角。
我国的CNKI工程,即中国国家知识基础设施工程,就是一个以期刊、学术论文、报纸为主体的文献知识仓库,目前已初见成效。国家知识基础设施(National Knowledge Infrastructure,CNKI)的概念,由世界银行提出于1998年。CNKI工程是以实现全社会知识资源传播共享与增值利用为目标的信息化建设项目,由清华大学、清华同方发起,始建于1999年6月,通过产业化运作,为全社会知识资源高效共享提供最丰富的知识信息资源和最有效的知识传播与数字化学习平台。CNKI工程的具体目标,一是大规模集成整合知识信息资源,整体提高资源的综合和增值利用价值;二是建设知识资源互联网传播扩散与增值服务平台,为全社会提供资源共享、数字化学习、知识创新信息化条件;三是建设知识资源的深度开发利用平台,为社会各方面提供知识管理与知识服务的信息化手段;四是为知识资源生产出版部门创造互联网出版发行的市场环境与商业机制,大力促进文化出版事业、产业的现代化建设与跨越式发展[3]。
CNKI工程在知识库建设方面是走在国内前面的,具有超前的理念和思路,并以先进的知识采掘技术为支撑,已经在我国文献信息业从数字化向知识化管理的进程中走在了前列,为构建数字档案或其它类型文献的知识仓库提供了宝贵的经验。
2 结束语
借助于现代信息技术,企业档案馆可建立广泛的企业内部及与外界相互连接的计算机网络,实现对企业各项活动资源的自动收集,使企业获得信息共享体系,实现各类知识的管理,提供知识的服务,帮助企业突破旧有的组织结构,建立学习型、知识型的创新组织体制。以广泛的信息流通、知识管理,采用联合与互动方式,从而降低信息成本、提高信息效益,使知识管理更加有序化。随着网络技术的进步和广泛应用,建立在全球信息网络基础上的企业信息网络已成为既有内联又有外联的多层次网络,其最大特点是具有多触点互动交流功能,通过网络联结充分开发和利用信息资源,形成各类知识库,进而推动各类知识体系的发展,实现创新、互动交流的网络化,管理行为的智能化。显而易见,这种知识管理网络体系,有助于降低信息成本,具有很高的网络互联的经济性。使企业各项工作紧密围绕企业效益目标开展,同时兼顾人员、知识、流程与技术,使企业竞争力得以持续提高。
参考文献
[1]张迎新编.数据库原理、方法与应用[M].北京:高等教育出版社,2004.