企业会计档案利用研究

企业会计档案利用研究（共4篇）

企业会计档案利用研究 篇1

1 会计档案的定义

作为文书档案的一种, 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料, 是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员。会计工作是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分所组成, 而会计核算是会计的基本环节, 会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明, 是登记账簿的重要依据。会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种。会计账簿是以会计凭证为依据, 全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计报表是用统一的货币计量单位, 总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。会计报表分为月报、季报和年报。会计档案应由财会部门按照归档的要求, 负责装订成册或整理立卷, 按要求移交归档。

2 电力企业会计档案利用的现状

随着市场经济的逐步发展, 电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体, 电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形势。首先, 国家宏观调控政策影响逐步显现, 经济增长速度放缓, 用电市场开拓难度加大。其次, 受第二轮煤电联动电价调整政策以及枯水期电价上浮影响, 高能耗企业的用电需求将进一步萎缩, 市场形势更加严峻, 并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生。此外, 枯水期需购入计划外电量填补缺口, 将增加购电成本2亿元。

会计档案是企业经济发展的重要资料, 充分利用好会计档案将为企业发展带来巨大的利益。可惜的是, 电力企业在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用在增效上。受传统计划经济体制的影响, 多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用, 而对会计档案资源利用却没有引起足够重视, 很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动, 在一定程度造成了会计档案资源的浪费。同时, 由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题, 对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制, 导致一批现实的会计档案用户被拒之门外, 潜在的会计档案用户得不到转化, 会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。

3 电力企业会计档案利用的意义

在输配电设备行业, 虽然行业资质与产品研发量核心要素至关重要, 但企业营销策略也正在逐步成为制胜的重要手段。电力企业档案记载企业的历史, 信息连着企业的未来。充分利用会计档案, 可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算, 自身可支配资金的动态, 整体资金状态的参考分析, 以及其他资金状况的分析和预测、战略决策支持, 以便更好地把握企业的发展方向。总的来说, 充分利用会计档案, 可以实现以下管理效果:

3.1 掌握整个企业的整体资金状况

企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询, 实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况, 包括账户基本情况、交易记录、余额信息, 提高分析和驾驭市场的能力。从而针对各地区用电结构差异和不同时期用电特点, 研究制定出多种营销策略组合。

3.2 监控资金动态

防范风险、堵塞漏洞。利用会计档案可方便地随时监测异动, 加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理, 为企业减少风险;同时, 可方便随时摸“家底”, 查问题, 找原因;对症下药, 堵塞漏洞, 完善各项管理制度和内控制度, 提高管理水平, 为企业的改革和发展奠定坚实的基础。

3.3 提高资金的使用效益

利用会计档案, 实时掌握企业可支配的资金总量, 可以向商业银行争取较高的协议存款利率, 可以在公司内部调剂余缺, 可以尽量利用自有资金、减少财务费用, 向资金要效益, 提升企业价值。

3.4 对资金状况进行各种分析和预测, 提供决策

支持根据资金需求和存量, 作出资金预测;通过对资金支付信息的分析, 安排对企业最有利的资金付款计划;通过对企业范围内的现金流量的完整分析, 作出全面的资金规划;通过对不同银行间存款余额、协议存款利率、实际贷款利率的综合比较分析, 对融资结构和存款结构进行最优规划。

3.5 为努力消化成本、挖潜降耗提供数据分析

利用会计档案, 建设节约型企业, 坚持开源与节约并重的原则, 把节约放在首位。通过各种数据分析对比节约成本, 整改降耗, 同时开展节钢、节水、节电、节油为重点的节约工作, 牢固树立电力企业节约意识, 使资源高效循环利用, 促进企业的可持续发展。

4 加强电力企业会计档案管理工作的措施

4.1 进一步完善企业会计档案管理制度实施细则

电力企业财务部门要结合本单位会计电算化的特点和实际情况, 按照财政部《会计档案管理办法》制定适合本单位的会计档案管理制度实施细则。对会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的实施细则规章制度。定期对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、收费报表、系统日志等数据用统一纸质打印装订成册并进行存档, 这种管理方法与传统的会计档案管理方式相一致。计算机打印的会计账簿应填制账簿启用表和科目目录, 账簿封面要填写账簿名称和单位名称, 对账簿、报表还要打印页码, 认真做好会计档案立卷工作, 并根据会计档案管理办法要求, 填写案卷目录和卷内文件目录。还应设置专职会计档案管理岗位, 由专人负责向公司档案室移交会计档案, 在交接时要认真清点, 保证归档数量准确, 确保会计档案安全完整。

4.2 加强会计档案管理的硬件投入

电力企业存放电子会计档案的场所, 应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件, 接收入库的会计电算化档案要装入特制的软件盒中, 软件盒须放在特制的防磁档案柜内, 对电子信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。为保证电子会计档案信息的安全, 要制定防范计算机病毒的措施, 防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。由于目前会计核算系统多采用局域网形成, 病毒容易从外来软盘或光盘的渠道带来。因此, 企业要加强计算机系统管理, 对一般操作人员的计算机一律去掉软驱和光驱, 所有需安装的软件都必须由系统管理员执行, 从根本上解决病毒的威胁。

4.3 加强会计档案利用工作

充分利用现代化科技设备和手段, 建立会计档案网络信息, 方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询、, 实现资源共享。开发会计档案信息资源, 增强会计档案信息的时效性是会计档案信息资源得以充分利用的关键。另外, 档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传;从丰富内容到提高服务水平, 工作要有超前意识, 不断实现档案管理服务创新, 围绕企业的方针、目标、生产经营、管理等, 提供优质、高效、便捷多种形式的服务, 实现企业档案管理的网络化、信息化、数字化, 实行分级、分密管理, 满足利用者需求。特别是在提供完善服务方面, 我们的服务意识要有创新性和前瞻性, 改善档案利用的环境, 增强会计档案信息的时效性, 使会计档案利用工作跃上一个新的台阶。

摘要：会计档案是电力企业档案的主要组成部分, 现行的电力企业会计档案管理存在着诸多问题, 为了适应新时期电力会计档案的管理, 必须对当前的会计档案管理进行改进。本文分析了当前电力企业会计档案管理过程存在的若干问题相应地提出了合理利用电力企业会计档案的对策和措施。

关键词：电力企业,会计档案,利用

参考文献

[1]钱菊.浅谈电力企业会计档案的利用[J].经济与社会发展, 2007年第6期.[1]钱菊.浅谈电力企业会计档案的利用[J].经济与社会发展, 2007年第6期.

[2]关红霞, 梁辉, 李艳春.谈会计电算化内部控制[J].黑龙江电力, 2007年第1期.[2]关红霞, 梁辉, 李艳春.谈会计电算化内部控制[J].黑龙江电力, 2007年第1期.

电算化会计档案开发利用问题研究 篇2

一、电算化会计档案开发利用的必要性与可行性

(一) 电算化会计档案的利用渗透到高校管理的诸多方面

电算化会计档案可以反映高校连续的、系统的、全面的经济信息的来龙去脉, 是高校信息资源的核心。随着高校的扩招与自身规模的发展状大, 高校对信息尤其是经济数据信息的需要逐渐增加。电算化会计档案具有强大的信息量, 经过加工、整理、分类、计算的数据, 可以审查财务部门管理与流程上的问题, 可以为预算管理部门提供精准的数据支持, 可以为高校的改革与发展决策提供方向支持。同时电算化会计档案的开发利用是保证会计基本职能实现的重要措施、也是检验会计信息质量的重要尺度, 更是电算化会计档案管理漏洞的试金石。

(二) 信息技术的发展为高校电算化会计档案的开发利用创造了条件

随着计算机技术、互联网技术在系统管理中广泛应用, 电算化会计档案的管理方式与管理模式也发生了变化。传统档案的利用模式已向多载体、全方位、深层次的开发利用会计档案信息资源的方向发展, 信息化技术下的软硬件设施将渗透到电算化会计档案的收集、存储、检索、传递、开发、利用的整个过程中。目前电算化会计档案开发利用技术主要有多媒体技术、网络技术、数据抽取技术、数据推送技术、数据挖掘技术、数据仓库技术等新型的开发利用技术。高校是知识和人才的聚集地, 是前沿信息的发源地, 新型的信息技术业应该充分的运用在电算化会计档案的开发利用上, 以最大限度的发挥其优越性。

二、影响电算化会计档案开发利用的因素

(一) 人的因素

随着信息技术和计算机在会计电算化管理系统中的广泛应用, 会计电算化系统的发展渐趋于成熟与稳定, 但电算化会计档案的开发利用却鲜有技术人员问及。这是因为电算化会计档案的开发利用是一项专业性强、技术性广、难度具有挑战性的工作。电算化会计档案的开发利用需要具有数据库开发、计算机操作与维护、信息处理技术、会计核算、档案管理等方面专业知识的高素质人才。目前高校的档案管理人员对会计档案的开发利用工作认识也不到位, 认为会计档案只是过期的凭证, 除了外部审计与例行检查外, 过分强调保密, 无法为高校的发展工作带来效益, 这种片面地、狭隘的认识也束缚了电算化会计档案开发利用的进展。另外, 由于高校档案部门和财务部门开发档案意识不强, 档案部门只重视档案的利用服务工作, 会计部门只重视会计核算与资金管理工作, 对这种短期内难见效益的电算化会计档案的开发利用工作会相互推诿, 剔出在自己的工作范围之内, 这也导致了电算化会计档案开发利用工作发展缓慢。

(二) 制度的因素

现代信息技术为会计档案信息提供了新的信息存储载体、传递通道及处理方式, 使得电算化会计档案信息数量剧增, 形式各异, 这增大了会计档案的开发利用难度。另外现行的法律法规也没有明确档案使用者与档案保管方在档案交换、利用、归还过程中的权利义务关系以及会计档案知识产权法律关系, 导致了电算化会计档案无法有效开发利用。现行的会计档案管理办法也没有对电算化会计档案的归档范围和开发利用工作的业务流程作出明确规定, 这也制约了电算化会计档案信息的准确性与完整性, 影响其开发利用价值。另外在会计电算化管理信息时代, 数据都是存放在几个服务器上, 已经录入往往不再进行任何干预, 财务以外的人员几乎很难接触到, 这种过分保密过分限制的会计档案管理办法, 也无法最大限度的发挥档案信息的利用价值。

(三) 其他外部因素

一是经费不足制约了电算化会计档案的发展。新技术的开发利用、设备的购置、人员的培训都需要有充分的经费支持予以保持, 这也使许多面 (下转第65页) (上接第61页) 临资金困境的高校对电算化会计档案的开发利用望而却步;二是电算化会计档案的收集是否完整影响了其开发利用效果。比如电算化软件升级过程中的归档不齐全往往造成不同版本状态下备份出来的数据不可用, 导致归档的财务数据不齐全。三是电算化会计档案利用管理是否规范有序, 在电算化会计档案的利用上, 有些高校过于强调保密, 对利用人员的身份及权限作了严格的限制, 导致一些潜在用户被拒之门外。

三、电算化会计档案开发利用发展空间

1.完善电算化会计档案开发利用管理制度和相关法规;

明确档案利用者与档案保管者之间的权利与义务, 制定电算化会计档案知识产权保护法律, 使电算化会计档案的开发利用管理渐渐趋于规范化、标准化、系统化;同时要使会计部门和档案部门树立起电算化会计档案开发利用的敏锐性, 保证高校电算化会计档案信息资源建设的有序进行。

2.通过整合会计信息资源, 开发电算化会计档案信息系统;

系统可以按照会计档案的内容, 建立若干数据库, 比如工资报表、预算分配、费用构成分析等数据库。数据库的建立要以利用者的需要为导向, 综合利用者和数据库开发技术人员的意见, 设计出有利于高校管理与决策的数据模型, 并建立一套比较完善的决策支持系统。系统如果得到充分利用, 不仅可以实现传统会计档案的功能, 还可以借助计算机的高速度计算, 实现分析整合以往的会计数据的能力, 为高校的发展决策提供有力的数据支持。

3.扩展会计档案信息资源开发和利用的范围, 充分利用网络突破会计档案馆利用的时间和空间限制;

同时实现会计档案信息资源的完全数字化以及利用服务的网络化也是我们所期待的目标。在网络模式下, 利用者可以不受时间地域的限制, 向财务部门提出申请, 财务部门对电算化会计信息通过安全处理并使用合适的权限控制技术后可以以邮件的形式传送给使用者, 这即电算化会计档案的在线利用。网络模式如果实现, 不仅使高校内部各部门的各项工作连成整体, 而且使高校各部门和财务部门也纳入到整个社会信息资源体系中, 成为有机的组成部分。

在ERP成为高校主流财务管理模式的同时, 电算化会计档案的开发利用也成为了一个新兴的研究课题, 这也是档案管理的一个薄弱环节。开发和利用电算化会计档案信息资源, 充分挖掘电算化会计档案的经济价值和社会价值, 是高校生存与发展的需要, 也是高速发展的信息时代市场竞争的有力法宝。对于电算化会计档案的开发利用, 还存在着巨大的发展空间。作为我们年轻一代的档案人, 有责任有义务在电算化会计档案管理的步伐上再迈进一步。

摘要：本文对电算化会计档案开发利用的必要性与可行性进行了分析, 指出了其开发利用的影响因素, 并在此基础上提出了电算化会计档案开发利用的新方法、新思路, 以为高校的发展创造更大的经济价值和社会价值。

关键词：电算化,会计档案,开发,利用

参考文献

[1]李剑虹.电算化会计档案信息资源开发与利用[J].信息技术, 2013.

[2]徐君平.影响高校会计档案利用的因素分析[J].浙江档案, 2006.

[3]李琦.电算化会计档案开发利用工作探析[J].黑龙江档案, 2009.

[4]阚赤峰.对会计档案开发利用工作的几点思考[J].黑龙江档案, 2011.

新形势下国有企业档案利用研究 篇3

档案管理是档案管理机构对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称, 包括档案收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、统计、利用等。其中收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、统计等环节都可以看作是档案的基础工作, 而档案工作的意义和价值最终体现在档案的利用环节。对于国有企业而言, 不仅承担着重要的政治责任、社会责任, 还承担着重要的经济责任。在当今社会发展日新月异的情况下, 如何做好档案管理, 特别是档案利用工作, 发挥好档案的作用, 已成为国有企业必须认真思考和研究的问题。

二、国有企业档案利用的主要价值

(一) 真实记录国有企业发展历史

国有企业作为从事经营活动的经济实体, 每天都或多或少地发生着经济活动和管理活动。国有企业的改革发展, 正是由这一系列活动交织而成的。从采购、生产、运输、销售到资金回笼、投资和扩大再生产的全过程, 都会伴随着许多资料的产生, 这些资料或是纸质文稿、或是实物、或是影音, 无论何种形式, 都是企业经济活动的真实反映。及时将其整理归档, 将从各个方面、各个环节形成企业发展历史中各项事务的客观反映。通过档案的有效利用, 可以最大限度地还原企业的发展历史。

(二) 维护国有企业政策的权威性

国有企业管理制度的制定、修改和废止, 以及业务流程的修订, 一般通过文件下发执行, 国有企业经营管理决策的“三重一大”事项, 即重大事项、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金的使用等事项, 大多通过文件、审批手续及相关实施证据来体现。通过文书类档案的有效利用, 可以使企业的各项政策有据可查, 有章可循。

(三) 为化解国有企业法律风险提供证据

2011年3月, 某国有石油公司收到法院传票, 被诉终止其于2002年与某企业签订的加油站联建及转让合同, 要求返还该加油站成品油经营许可证及双方签订的《移交清册》中所列的其他证照及建设批文。该石油公司立即组织人员查阅涉及该加油站收购事宜的档案, 理清了该法律纠纷涉及事项的来龙去脉, 梳理出收购案发生的全过程, 并提供了加油站联建及转让协议原件、政府有关部门对加油站建设项目的相关批复, 以及石油公司支付转让款项的付款凭证等证据, 为还原该案件的事实提供了重要依据。虽然时隔九年, 但由于相关档案的完整保存, 使得该石油公司取得胜诉, 成功化解了国有资产流失的风险。

(四) 保障国有企业历史遗留问题的可追溯性

由于不同时期政府部门在加油站建设规划、报建、国土等审批政策、程序上的变化, 某石油公司在加油站、加气站开发建设项目中, 形成了一些历史遗留问题。这些问题给企业带来了一定的风险。例如, 某市人大代表提出石油公司在市区的加油站紧邻附近的居民楼, 安全间距不足, 存在安全隐患, 提议将该加油站拆除。石油公司在政府相关部门调查了解情况的过程中, 提供了该加油站规划建设的政府批文、国土手续、竣工验收报告等资料, 证明了加油站建设时间早于居民楼建设时间, 安全间距不足的问题系居民楼开发商一方的责任。同时, 为履行好国有企业的社会责任, 该石油公司以档案资料为依据同开发商协调, 由开发商出资为加油站安装阻隔防爆 (HAN) 装置, 进一步强化了安全保障。由于档案的有效利用, 确保了国有石油企业在处理这一遗留问题时有理有据有节, 促进了问题的妥善解决。

三、制约国有企业档案利用的主要因素

(一) 档案管理硬件投入不足

主要包括以下情况:有的企业受办公面积的限制, 没有设置专门的档案室, 或者档案室面积偏小, 容纳能力不足;档案柜空间偏少, 不便于档案分类存放;档案室消防、除湿、遮阳、温控、防虫、防盗等设施不全, 不利于档案资料的保存。

(二) 档案资料收集不完整

国有企业大多已通过办公自动化系统实现公文电子化, 在这一背景下, 文书档案收集归档相对完整规范, 但其它类别的档案在收集、立卷、编目过程中仍可能存在问题, 比如投资建设项目相关的基础建设档案, 涉及项目可行性研究、申报立项、项目审批、规划及国土等相关手续、招投标、工程建设、竣工验收、审计及后评价全生命周期, 如不及时整理归档, 容易出现资料不全或遗失的情况。又比如, 影音类档案、实物类档案收集工作系统性不强, 容易出现遗漏。

(三) 档案信息化建设滞后

有的国有企业领导不重视档案工作, 没有建设档案信息化系统;有的企业建设的档案系统与国家档案主管部门要求的分类方法不一致, 达不到档案管理标准;有的企业档案系统利用率不高, 业务部门的员工对档案管理的规范和档案系统的操作不熟悉等, 导致档案系统在提高效率、信息共享、档案保存、档案安全等方面的优势没有得到有效发挥。

四、提高国有企业档案利用效果的途径

(一) 加强档案管理硬件设施建设

加大档案场馆建设的投入, 大型国有企业设立专门的档案管理机构, 建立档案馆, 中小规模国有企业或大型企业的分支机构建立专门的档案室, 规模偏小、办公条件有限的企业, 也要因地制宜, 保障档案管理必要的场所。要加大档案室设施投入, 配备温湿度表, 将温度控制在14至24℃之间, 相对湿度控制在45%至60%之间, 采取遮阳、防火设施, 及时投放防虫、防霉等药品。

(二) 加强档案管理人员专业培训

对档案管理部门及相关岗位人员开展档案管理制度、档案资料收集、分类整理、立卷、编目、档案保管、鉴定、借阅、保密等方面的内容进行系统化的培训, 同时, 增加档案信息化基础知识及操作技能培训内容, 并延伸培训对象的范围, 将兼职档案管理人员, 特别是业务、财务、基建等部门的档案管理人员纳入统一培训。

(三) 加强档案管理信息化建设

加大档案信息系统建设的投入, 按照国家档案管理规范, 结合企业实际, 建立符合企业需求的档案管理信息系统, 并与企业发展规模及发展要求相适应的数据库, 尽可能将纸质档案分门别类地转换为电子档案, 同时, 对实物档案进行拍照、摄像, 形成集电子文档、图片、音频、视频为一体的多媒体数字化档案。

(四) 丰富档案利用载体和渠道

利用电子档案保障档案安全的优势, 结合档案保密工作要求, 设置档案查询权限, 建立档案快速检索功能和远程查询功能, 通过档案信息化手段, 实现对部分非涉密档案的远程查询。完善档案查询和借阅的登记制度和回访制度, 及时对借出档案进行跟踪, 在确保档案及时收回、防止档案遗失的同时, 积极同借阅人联系, 跟踪掌握档案利用情况, 调查档案利用后评价, 及时对档案利用的效果进行总结, 形成档案利用的典型案例。

摘要：档案管理是国有企业管理的重要内容, 在市场经济体制日益完善的背景下, 国有企业更加突出效益的导向对档案管理的价值提出了更高要求。本文旨在分析国有企业档案利用的主要价值及制约档案利用的主要因素, 在此基础上提出对策, 探索提高国有企业档案利用效果的途径。

关键词：国有企业,档案管理,利用

参考文献

[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社, 1996.

[2]郝学清.信息化条件下档案管理的相关问题分析[J].中国对外贸易, 2011 (10) .

浅谈会计档案的利用 篇4

1.1 会计档案是财务管理的重要内容, 是本单位经济业务活动的纪实和史料, 是档案的重要组成部分。

首先, 会计管理离不开档案的重要资料, 并为单位领导决策服务。所有的原始资料, 凭证也是审计的依据。因此, 我们要提高对加强会计档案管理的重要性的认识, 设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视, 规范管理, 但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。

1.2 会计档案可以提高资金的使用效益, 随时监控资金动态, 防范风险、堵塞漏洞。

首先, 利用会计档案, 实时掌握企业可支配的资金总量, 可以向商业银行争取较高的协议存款利率, 可以在公司内部调剂余缺, 可以尽量利用自有资金、减少财务费用, 向资金要效益, 提升企业价值。其次, 利用会计档案可方便地随时监测异动, 加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理, 为企业减少风险;同时, 可方便随时摸“家底”, 查问题, 找原因;对症下药, 堵塞漏洞, 完善各项管理制度和内控制度, 提高管理水平, 为企业的改革和发展奠定坚实的基础。

1.3 会计档案可以掌握整个企业的整体资金状况, 为努力消化成本、挖潜降耗提供数据分析。

首先, 企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询, 实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况, 包括账户基本情况、交易记录、余额信息, 提高分析和驾驭市场的能力。其次, 利用会计档案可以建设节约型企业, 坚持开源与节约并重的原则, 把节约放在首位。

1.4 会计档案可以深化预算资金管理, 并对企业资金状况进行各种分析和预测, 提供决策支持。

首先, 利用会计档案, 继续扩大企业账户规模, 加强运作。贯彻国家政策, 确保执行到位。继续做好企业运营机制研究。建立统一高效的保险管理模式, 加强税务筹划, 争取税收优惠政策。其次, 可以根据资金需求和存量, 作出资金预测;通过对资金支付信息的分析, 安排对企业最有利的资金付款计划;通过对企业范围内的现金流量的完整分析, 作出全面的资金规划;通过对不同银行间存款余额、协议存款利率、实际贷款利率的综合比较分析, 对融资结构和存款结构进行最优规划。

2 提高会计档案利用手段才能保障企业的资金安全并促进企业健康成长

2.1 要提高对加强会计档案管理的重要性的认识, 设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视, 规范管理。

不具备设立档案管理部门的应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作, 制定规范, 健全会计档案管理各项规章制度要做好财务档案管理工作, 必须根据《会计档案管理法》、《会计电算化工作规范》并结合实际, 建立和健全一整套相关的制度。首先, 建立财务档案归档制度, 明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等;其次, 建立和健全归档保管、安全保密制度, 采用先进手段和科学方法保管档案, 明确职责, 确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查, 对做得好的要给予表扬奖励, 充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。

2.2 完善会计档案保管机制

2.2.1 应理顺会计档案管理体制。

实行委派制管理单位的会计档案, 应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定, 明确会计档案的所有权是委托单位, 将委托单位的会计档案整理规范, 在核算中心暂保管1年, 期满后编制会计档案案卷目录, 连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案, 向委托单位的档案机构移交。

2.2.2 应规范会计档案立卷。

装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮, 封粘装订线, 并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案 (凭证) 盒中, 必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账, 活页账簿必须将空白账页取出, 已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”, 与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘, 由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号, 分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

2.2.3 应规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。

各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时, 由本单位会计档案管理部门提出销毁意见, 会同财会部门共同鉴定, 严格审查后, 编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查, 报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证, 应单独抽出另行立卷, 由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时, 应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前, 应认真清点核对, 销毁后, 应在销毁清册上签名盖章, 并将监销情况报告单位领导。

2.3 加强会计档案人员知识培训, 提高管理人员的综合素质会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。

又包括职业道德。作为会计档案管理人员, 首先必须做到严格自律、廉洁奉公, 保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力;其次, 会计档案资料内容广泛, 具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案, 不能视同一般档案, 应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理, 要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识, 还应具备财会方面的基本知识, 能够熟练使用现代化的管理手段, 熟练运用管理软件。因此, 除要搞好关于会计和档案的岗位培训外, 还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识, 一方面, 提高会计档案法制意识和依法归档观念;另一方面, 提高业务水平, 使会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应单位管理制度的要求。在财务档案管理的过程中, 如果能够统一思想, 坚持科学管理和责任心, 则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题, 从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高, 对单位的发展起到至关重要的作用。

结束语