高校会计档案特征研究

高校会计档案特征研究（通用9篇）

高校会计档案特征研究 篇1

摘要：高校会计档案作为高校档案的基本构成部分, 起到记录和反映高校财务收支操作的重要作用, 具体包括会计核算和高校财务管理相关工作形成的财务账簿、收支凭证、会计报表等材料, 关系着学校财务规划制定、经费开支控制等工作, 是高校管理工作重要的参考资料。但就现阶段高校会计档案管理而言, 仍存在一定的问题, 限制了会计档案管理的规范性发展, 笔者从高校会计档案管理常见问题入手, 就其管理规范性强化措施发表几点看法, 以供相关人员参考。

关键词：会计档案管理,规范性,发展策略

高校会计档案既是高校档案的重要基础构成, 也是学校领导制定学校财务规划、控制学校经费支出的主要参考依据, 在高校管理工作中占据重要地位。并且会计档案也是评判高校是否坚定落实国家相关经济政策, 是否存在学校领导经济犯罪的直接作证。随着我国高校教育事业不断发展, 对高校会计档案管理提出了更高的要求。因此, 各高校只有积极进行档案管理改革, 消除原有档案管理影响, 规范管理工作, 才能发挥高校会计档案管理工作的实际效用, 推动高校教育事业的进一步发展。

一、高校会计档案管理工作内涵及特点概述

1. 高校会计档案管理工作内涵概述

高校会计档案涉及高校财务收支各项工作内容, 依据相关国家标准规定, 高校会计档案管理工作对象, 具体包括学校会计账簿、会计凭证、财务报表等财务管理专业材料, 具体内容如下: (1) 会计凭证类档案, 此类档案是指财务收支原始凭证、汇总凭证、记账凭证等; (2) 财务报告类档案, 这部分内容具体包括学校月、季、年度财务报告相关内容; (3) 会计账簿类档案, 此类档案具体是指学校财务总账、日记账、辅助账以及固定资产账等; (4) 其他会计档案, 包括电算会计档案、银行对账单等内容。

2. 高校会计档案管理工作特点分析

高校会计档案管理工作, 主要具有以下几个特点: (1) 全面性特点, 高校会计档案由高校各项会计工作产生, 包含高校日常所有财务收支项目, 具有全面性; (2) 专业性特点, 高校会计档案中报务报表、会计账簿等内容, 均需要专业人士通过相应的会计专业知识完成; (3) 严谨性特点, 高校会计工作经过多年发展, 拥有较为科学、完整的工作体系, 记账、审核以及财务核算等工作均具有相应的规范要求; (4) 管理特殊性, 会计档案与高校其他档案相比, 具有独特的形式, 在进行档案管理时, 通常会将会计档案进行单独管理。

二、高校会计档案管理常见问题分析

1. 学校对于会计档案管理工作重视不足

虽然会计档案对于强化高校财务管理, 提升高校管理水平, 具有重要的参考作用。但在高校日常管理工作中, 应用并不广泛, 除专职会计人员和档案管理人员外, 其他管理人员对其接触较少, 从而导致学校对会计档案管理工作重视不足。由于重视不足, 会计档案管理各项设施、制度以及人员需求落实等得不到有效保障, 从而降低了会计档案管理水平。

2. 档案管理人员专业水平普遍偏低

高校会计档案具有专业性特点, 只有针对不同的档案材料内容, 进行科学、系统的管理, 才能体现出会计档案管理的效用。但多数高校会计档案管理人员, 并不具备相应的专业技能和管理技能, 普遍由档案室教师兼任。受专业限制, 普通教师在档案管理过程中, 较难对不同种类、性质的会计档案进行精准的分类, 从而导致档案管理混乱等问题。

3. 财务管理制度缺失

高校财务管理制度缺失问题主要可分为以下几点内容: (1) 尚未组建相应的会计档案管理部门, 管理职责模糊不清, 管理效率低; (2) 会计档案管理模式老旧, 多数学校档案管理仍沿用传统的纸质档案管理, 不仅工作任务繁重, 且不便于查找和整理; (3) 会计档案存放地点不符合档案存放要求, 过期档案鉴定及销毁工作滞后严重。

三、高校会计档案管理规范性发展对策分析

1. 加强会计档案管理学习

在高校内部尤其是学校管理层, 应积极加强会计档案相关知识学习, 使学校领导对会计档案管理的重要作用形成正确的认识, 从根本上解决重视不足的问题。只有学校领导充分认识到会计档案管理的实际效用, 并将其作为学校管理的重点内容, 才能提升学校的整体会计档案管理意识, 保障各项规范性改进措施的落实, 促进高校会计档案管理的良性发展。

2. 加强会计档案管理人员专业素质

高校应聘用具有专业水准的专职人员负责会计档案管理工作, 如由学校教师兼任, 则应加强对档案管理教师的会计知识培训, 使其掌握相应的会计档案管理技能, 提高其会计档案专项管理意识, 避免出现档案管理混乱等问题。除管理技能培训外, 学校应重点加强管理意识、责任意识培训, 以提高学校会计档案管理整体水平。

3. 完善高校会计档案管理制度

完整的制度是优质管理工作的基础保障。各高校应从自身管理问题入手, 积极学习, 参考国内外先进档案管理经验, 完善学校会计档案管理制度, 具体操作如下: (1) 组建专门的会计档案管理部门, 由相应的副校长统一管理, 明确各岗位管理职责; (2) 完善档案管理操作规定, 使每一项档案管理操作均有章可循, 促进会计档案管理规范性发展; (3) 完成相应的奖惩制度, 以提高管理工作者的责任意识。

4. 推动高校信息化管理发展

随着现代科学技术不断发展, 信息化管理是档案管理发展的必然。因此, 各高校应增加在档案管理方面的投入, 引进相应的设备、人员和技术, 尽快完成信息化会计档案管理, 突破传统档案管理的限制, 提高会计管理效率和质量, 从而将会计档案管理的推动作用最大化, 促进高校的进一步发展。

四、结语

综上所述, 会计档案对于高校管理意义重大。因此, 各高校领导应积极加强会计档案管理学习, 提高对会计档案管理的重视程度, 并通过完善管理制度、创新管理模式、加强管理人员培训等措施, 规范会计档案管理工作, 以满足学校实际发展需求, 促进学校管理工作的可持续发展。

参考文献

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[5]杨晓慧.对加强高校会计档案管理的思考[J].办公室业务, 2016, (6) :135.

高校会计档案特征研究 篇2

②提高高校会计档案管理人员的业务水平和职业道德修养。高校会计档案管理工作的提高最终落实在工作人员，工作人员的能力水平、职业操守决定会计档案工作是否科学有效。高校对会计档案管理给予高度重视，把档案管理提到日常上来，把档案管理与会计业务有机的结合起来，使其成为了一个整体，会计档案管理人员就会主动的，自然而然的把会计档案管理工作当成会计业务工作一样重视。高校会计档案管理工作者有义务有责任不断学习会计档案管理知识，更新观念，提高会计档案管理水平。高校财务部门应该通过自我学习和走出去学习相结合，每周定期组织培训，还可以去兄弟院校去学习，彼此交流经验，提高会计档案管理工作的整体水平。另外，还要加强会计档案管理的后续工作，针对会计档案管理工作中存在的诸多问题做到防患于未然，使得会计档案管理工作从人员素质到制度保障都能得到提高，促使高校会计档案管理工作健康有序的开展，提高整个财务管理的水平。

③建立健全有效的高校会计档案管理工作相关制度。高校应该根据自身特点制定相应的会计档案管理制度，做到有效监管，科学管理。财务部门也应该制定会计档案管理规章制度，使会计档案管理人员工作起来有章可循，有法可依，并且建立内控制度，财务部门内部进行监管，层层监督，防患于未然，使会计档案管理工作制度化、规范化，合理化。高校财务部门还应该把会计档案管理工作纳入到日常工作当中来，目标就是规范高校会计档案管理工作，明确高校责任人，并且完善一整套健全的高校会计档案管理规章制度，合理的会计档案管理制度确保高校会计档案资料及时归档、科学保存、管理规范，使高校会计档案管理工作有好的制度作为保障。

④高校要根据相应的“会计档案管理办法”，对会计档案做出准确的鉴定，判断会计档案是否已经保管到期，并及时进行销毁，按照科学的流程进行处理。高校应该高度重视会计档案的鉴定工作，根据“会计档案管理办法”对本单位的会计档案给予正确的定位，确保各种会计档案的保管期限，对于保管到期的及时销毁，高校会计档案工作者要对有价值的会计档案保管妥当，对按规定可以销毁的会计档案进行及时有效的销毁，并在销毁及保管清册的备注栏内标注。

完善高校会计档案管理措施探讨 篇3

一、会计档案管理存在的不足及问题

（一）领导档案意识淡薄，对会计档案管理不重视

进行会计档案的管理只有结合强有力的会计档案理论、相关的方式方法，才能确保对各种类型的会计档案都可以做到科学有效地管理，降低管理成本，提高工作效率，提供全面的会计档案信息，以满足学校的决策需求。但是有不少校领导对会计档案工作缺乏正确的认识，误以为会计档案很容易管理，不需要专业的负责人，有时候甚至指派会计人员兼任档案管理工作，还有不少相关人员对档案随意摆放，耽误档案整理的进程，从而造成会计档案存在不完整、不安全等问题。

（二）会计档案资料管理有待完善，电算化会计档案管理还需进一步丰富

会计档案最基础的工作任务是收集相关资料，其中有些文件十分重要，例如：程序文件、数据等进行备份，电子文件拷贝等，如果没有这一系列的程序，就没有办法提供相应的会计档案信息，从而影响到会计档案工作，造成一定的损失。这种问题的产生，往往是由于会计档案资料管理不到位、电算化会计档案的管理力度欠缺所导致的。

（三）会计档案管理制度不完善

尽管国家档案局、财政部颁布了《会计档案管理办法》，其中涵盖了会计凭证、会计账簿、会计报表等，但很多高校财务部门却没有引起重视，执行的是传统的管理模式，特别对于电子档案，没有明确的管理办法，当会计资料出现丢失时难以进行弥补，整个管理制度存在不少漏洞。

（四）会计档案管理工作不到位

1、当会计档案在财务部门存放到期的情况下，有不少高校不能按时将档案递送到专业的档案管理部门，从而导致手续在某一环节缺失。一些学校没有任何的手续办理，另外还存在着学校办理交接时，账簿、报表、会计凭证及磁介质会计档案不能随着交接一起移交，这就为未来档案信息查找埋下了隐患，对今后会计档案管理工作也会有不利的影响。

2、一些会计档案到期后并没有按规定进行销毁工作，逐渐留下大量的剩余档案，这样不但浪费了空间，同时也浪费了很多的精力、物力、财力。

3、会计档案交接制度不完善。由于没有制度的约束，很多退休人员或者是换岗人员并没对档案工作进行交接办理，使资料缺失，对财务工作的进展造成一定的影响。

4、会计档案借阅制度不完善。任何人都可以随时查看，有可能导致会计资料不完整或者资料外漏。

二、加强高校会计档案管理的措施

（一）加强对会计档案工作的重视

通过宣传教育的普及，提高学校领导及相关工作人员对会计档案管理工作的重视程度。学校制定有关方针、政策及学校的发展规划等重要信息源都来自于会计档案，并且学校工作秩序的维护也离不开会计档案。科学管理会计档案的重要性应该引起学校各级领导的充分重视，并对有关制度的建立和贯彻落实进行有效督促。

（二）建立健全会计档案管理制度

目前，高校会计档案的数量随着学校规模的不断扩大而增多，各种会计档案每月有很多册。所以，各个高校要根据每个单位的不同情况，合理、科学的运用《会计档案管理办法》，制定适合学校自身状况的会计档案管理制度。为使会计档案能够合理、安全、完整的被利用，确保会计档案科学管理有序开展，对会计档案管理的整个过程进行科学管理。

（三）电算化会计档案备份制度的建立

应该养成会计信息双备份的好习惯，这样才能让电算化会计档案数据保管的时间更长，这样就不怕人为或自然的破坏了。同时，相关管理者也需要对电算化会计档案定期进行监督检查，预防磁性介质的丢失，防止信息不完善。

（四）会计档案管理工作的深入完善

1、归档要及时、有序。每个月将当月会计系统所产生的相关凭证、账簿、报表等打印出来，进行归类整理，必要时装订成册，对这些文件建立相应的档案保管清册，科学立卷，方便查询和保管。这样做就是为了防锈蚀，以免使字迹变得模糊，另外还要把回形针、大头针等拿掉，进行装订、整理。并且把已经输入的电子数据在一定时期后复制出来，刻录为光盘，进行实物保管，对于超过一年的相关档案，要及时送到学校的档案管理部门进行统一保管，在光盘上进行编号、签字和盖章。

2、为了能够使会计档案更加安全，就必须做好保管工作。学校的财务部门和档案管理部门要加大力度。首先，要指派专业的人员进行会计档案保管，以免发生损坏和遗失。其次，为了让保管更加规范、标准，需要高校妥善的保管、有序的存放、查阅方便、安全保密等，并且购买库房和档案柜、架等，作为配置设施。同时，还要积极做好防蛀、防磁、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等安全措施。为了保证会计档案的安全、完整，要定期的检查会计档案有没有受到辐射的影响，有没有出现霉烂、受潮、不完整等现象。

3、严格查阅制度。需要相关负责人的批准，办理登记手续，才能进行查看与复制。另外，会计档案不能轻易的向外借出。查看与复制会计档案的相关员工，不允许随意的拆封和更换档案，也绝不允许在会计档案上乱写乱画。在查阅的时候，档案管理人员要做一定的登记，然后才可以在档案室进行翻阅。对于需要借出去的档案，一定要经过领导的批准，并且尽快归还。

（四）增加硬件投入，加强会计电算化档案管理

防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，是会计档案管理场所应该具备的。应建立明确的程序和授权批准制度以应对电子信息的归档、查询等，接收入库的电子会计档案要装入特质的软件盒中。由于目前病毒容易从外来各类移动硬盘或光盘的渠道进入，而会计核算系统多采用局域网，因此，加强计算机系统管理也是单位的重要职责，系统管理员需担任所有需安装的软件的执行，让病毒的威胁从根本上解决。另外，还要安装并及时升级最新的防病毒软件。会计电算化档案的库房一定要避开大功率的发电机等磁场，软盘避免与永久磁铁接触；库房应配有温、湿度测定仪器和空调器，使库内温度保持在15～30℃，相对湿度保持在45%～65%，以防止盘片变形，严格检测并及时调整，从根本上防范电算化会计档案管理事故风险。

（五）设置专职人员进行会计档案管理

档案所有环节如收集、整理、立卷、归档、保管等一系列环节都是高校档案管理工作的重要组成部分。如果档案管理工作中的重要环节由兼职人员负责，该环节的一些流程就难以执行。如今会计档案数量随着高校规模不断扩大而不断增加，有必要配备专人负责会计档案的管理工作。高校领导需要加强对会计档案的重视程度，对档案管理工作所需的人力、物力给予大力支持，不断加强会计档案管理的质量和水平。

（六）提高会计档案质量从加强财务部门人员培训着手

会计档案管理工作的主要负责人是高校财务人员，其人员业务能力和水平决定着整个会计档案管理的质量和水平，因此，要对相关的人员进行定期培训，组织会计档案管理人员学习相关知识。针对目前高校电算化会计档案管理人员，岗位培训及继续教育内容应为会计档案管理及计算机操作技能培训，使其拥有基础的会计档案管理知识和熟悉计算机操作，且长抓不懈。同时，高校会计档案工作人员要不断学习最新的业务知识，提高自身的知识水平，不断更新知识结构，进行多途径、多形式的再学习，增强工作责任感，提高工作实践能力。

解决高校会计档案管理过程中存在的问题，提升管理意识，加大管理力度，持续完善会计档案管理制度，可以推进高校会计档案管理工作朝着科学化与标准化方向发展，对于高校体制改革及信息化转变有着重要的现实意义。

高校会计档案特征研究 篇4

关键词：会计档案,会计档案管理,高校会计内部控制系统

近年来,政府主管部门和监管机构以及高校运行法治化对于高校会计信息的要求逐渐提高,会计档案管理的作用得到了明确的体现,会计档案管理水平有所提高。 高校经济活动的日益复杂和深化促使国家于近年颁布了一系列适用于高校内部控制管理的制度,然而仍不能系统的解决内部控制缺失问题,特别是财务内部控制的缺失。 但高水平会计档案管理恰恰可以为高校财务内部控制提供充足的数据和决策支持, 完善高校财务内部控制体系。 因此,以会计档案管理为数据库的高校财务内部控制系统将有效的协助执行内部控制制度,完善高校内部控制体系。

一、文献综述

财政部会计司2011年起草制定并于2014年实施的以《 会计法》 、《 预算法》 为基础的《 行政事业单位内部控制规范》 ,这对于高校内部控制体系的完善有着积极的指导意义。 财政部联合其他部委发布的《 企业内部控制基本规范》 提出了建立信息系统,运用信息技术,通过内部控制流程与信息系统的有机结合,加强对业务和事项的自动控制,减少人为操纵因素的要求。

在对高校会计档案的研究方面,安丰梅( 2013) 认为会计档案在新的技术条件和经济环境下对高校内部会计控制研究将起到非常重要的作用。 麻玉林( 2009) 认为在信息时代下高校会计档案管理可以在高校会计内部控制中发挥巨大的作用。 冯兢( 2009) 提出数据时代下高校档案信息资源的开发利用还远远不够。

在高校会计内部控制方面,李炳亮( 2006) 探讨了当前如何加强会计基础工作,完善内部会计控制。 徐良瑾( 2008) 分析了高校内部控制存在的问题,建议使用业务循环模型对常见内部控制风险进行分析从而改进内部控制的建议。 李民( 2010) 建议通过实时更新内控制度的方式来防范高校财务风险,改进内控机制。

在内部控制系统 的建立方 面 ,钟玮和唐 海秀( 2010) 从系统理 论的视角 挖掘了内 部控制系 统要素和 功能 。 杨周南和 吴鑫 ( 2007) 提出使用工程学方法建设内部控制系统 ,完善内部控制工程物理模型。 而田志刚和刘秋生( 2003) 认为应该把内部控制融入现代管理型会计信息系统。 吕敏康和许家林( 2012) 研究了企业内部控制专家系统并应用到了企业管理当中。

以上学者分别从加强会计档案管理、加强高校会计内部控制和建立内部控制系统方面提出了建设性的观点和方案,但并未系统地把提升会计档案管理和高校会计内部控制系统的建立相结合。 我们认为会计档案管理可以为高校内部控制提供强大的数据决策支持,鉴于此,本文将分析会计档案管理嵌入高校财务内部控制系统的必要性、可行性以及建立以会计档案为数据库的高校财务内部控制系统基础模型。

二、必要性与可行性分析

基于会计档案管理的高校会计内部控制系统的核心思想是把会计档案作为高校会计内部控制系统的数据提供来源,进而为决策提供依据。 会计档案管理嵌入高校会计内部控制系统后,为高校建立完善的高校会计内部控制系统和高校会计内部控制实践应用等方面提供指导。

首先,会计档案管理嵌入高校会计内部控制系统满足了高校会计内部控制系统建设的内在需求。 会计档案管理有力地满足高校会计内部控制系统对内控点和内控数据逻辑分析的内在要求。 其次,在高校会计内控系统执行过程中会计档案管理和内控系统可以互相扩展数据源,互为辅助。 高校会计内控系统可以扩展会计档案管理的会计档案数据收集渠道,并改变会计档案管理的业务模块,提升会计档案管理的水平,会计档案管理也可以提升会计内控系统的决策水平,提供会计内控需要的数据基础。 最后,会计档案管理嵌入高校会计内控系统可以促进会计实务与会计学术在不同领域的结合,有利于会计和内控在知识创造和知识利用方面的立体融合。

对于会计档案管理嵌入高校会计内控系统的可行性主要来自于二者对数据要求的一致性和处理对象的相似性。 由于二者都是通过收集数据来完成管理过程,因此对会计数据有着一致的要求。 只是会计档案管理侧重于收集完整的数据,而高校会计内控系统侧重于对数据的分析。 在处理对象方面,二者都是对发生的会计行为的处理,只是会计档案管理侧重于获取,而会计内控系统侧重于分析处理。

三、基础模型的建立与分析

由于会计档案管理已经相对成熟, 而会计内控系统特别是高校会计内控系统却处于相对不稳定的阶段, 所以本文主要借鉴吕敏康和许家林( 2012) 内控系统模型,综合其他 高校会计 内控研究专家的意见,借用系统工程和软件工程的相关知识,建立会计档案管理嵌入高校会计内控系统的基础模型, 同时进行分析研究。

会计档案管理嵌入高校内控系统的基本原理来自于蔡自兴等( 2005) 在系统工程理论中对于知识的获取和管理的解释和执行。 依据此理论研究,我们认为会计档案管理可以作为事实数据库提供高校会计业务和风险的发生情况,同时,高校会计内控系统可以依据相应的推理机制通过实际运行事实数据库参数对事实数据库的数据进行演绎推理并判断其合法合规性。

1.基础模型设计和执行思路 。 基于会计档案管理的高校会计内部控制系统的设计总思路为以会计档案管理为典型知识库来组织和获取高校内控系统所需的数据,并依据数据进行高校会计活动的合法合规性判断,同时由高校内控系统指向和扩展会计档案管理的知识库来源。 当会计档案管理和高校会计内控系统结合后,系统设计目标,设计流程以及风险管理运用工作分解结构法 ( WBS) 进行逐层分解设计 ,最终形成会计内控系统的控制点 、 控制目标、风险应对机制、内控诊断规则和会计行为控制规则等相关的内部控制系统结构。

基于会计档案管理的高校会计内部控制系统的执行思路是当高校会计内控系统被要求决策高校会计活动是否合法合规时, 内控系统要求会计档案管理提供相应数据然后进行风险预警和判断,进而实现会计内控系统的各级目标。 具体执行过程中,我们可以看到会计档案管理和会计内控系统间为数据—决策关系,会计内控系统在每一次预警决策过程中的信息和意见将被记录和管理,同时反馈到会计档案管理中去,扩展和完善会计档案管理的区间和范围,促进新的信息传递和沟通机制的形成。

2.基础理论模型分析。 和其他内部控制系统模型一样 ,基于会计档案管理的高校会计内控系统为基于知识库的内部控制系统模型。 参照模型设计思路和运行思路,基于会计档案管理的高校会计内控系统构成及构成部分之间协作配合执行关系如图1所示。 然而图1仅仅为基本概略图示,详细的内在构成和关系图需要进一步开发解释。

我们认为基于会计档案管理的高校会计内控系统可以由一个知识库和众多支撑子系统组成,而会计档案管理和内控风险预警相互支撑交互运行。 会计档案管理是为内控系统提供数据的知识库,而知识库的数据可以按照特点分为陈述性数据、过程性数据和综合性数据,高校会计内控系统根据不同事件性质和特点来判断使用不同类型数据, 同时不同类型的数据可以优化内控系统,借助会计档案管理获取的数据信息进一步完善高校会计内控系统的逻辑分析处理能力。

高校会计内控系统由众多支撑子系统构成,每个支撑子系统拥有独立功能可以对会计档案数据进行逻辑分析处理,而每个独立功能的联系纽带就是会计档案管理提供的各种类型的数据。 同时,会计内控系统将逻辑处理过程和结果分析反馈至会计档案管理,向会计档案管理提出更有针对性的数据要求,实现双向信息沟通和传递。 我们建议高校会计内控系统的子系统可以由会计内部环境子系统、风险识别评估子系统、会计业务控制活动子系统组成,而子系统间规则管理、控制点管理和控制标准管理不单独设立,统一集成于各子系统中。

我们应该意识到高校会计内部控制系统的建立是一个复杂的系统工程, 不仅离不开内部控制五要素的作为系统框架的支持,同时也不能脱离高校会计档案管理而单独存在。 会计档案管理的真实完整以及可靠性可以通过高校会计内控系统来进行验证,而内控系统需要会计档案管理提供科学严密的数据平台。

高校档案价值形态及其特征探析 篇5

关键词：高校档案,档案价值,价值形态,特征

高校档案作为高等院校招生、教学、科研、管理过程中的原始记录,是国家档案资源体系的重要组成部分,具有宝贵、丰富而独特的价值。本文深入探讨高校档案价值的形态及其特征,能够加强公众对高校档案的认识,进一步明确人们对档案价值的了解。高校档案价值形态及其特征问题的研究不但有助于档案价值理论的补充,而且对高校档案信息资源的开发与档案社会功能的实现具有重要意义。

一、高校档案价值形态分析

档案价值形态是档案价值的外在形式,是一个多元而综合的体系,探讨档案价值形态问题有助于我们准确认识档案价值的本质,把握档案价值实现的规律与特点。高校档案价值形态即高校档案价值的具体表现形式,对高校档案价值形态的认识关系到高校档案工作的目标定位,关系到档案社会价值的实现,笔者以档案价值实现成效的性质为视角,将高校档案价值形态概括为以下四种形式。

1. 文化价值。

文化价值是高校档案价值的核心形态,这是和高等院校的社会功能密切联系的。在高等教育事业快速发展的今天,高校作为一种功能独特的文化机构,聚集了大量的专家学者、科技力量、文化资源。高校作为新思想、新知识、新技术的发源地之一,以其独特的文化品位服务于社会又引领社会前进。

高校档案覆盖高校工作的众多方面,其范围不仅是《高等学校档案管理办法》中规定的党群、行政、科研、教学、基建、财会、学生、出版、产品、设备、人事十一类材料,还有专题档案、名人档案、业务档案、荣誉档案、实物档案等其他种类。高校档案作为大学文化最全面、真实的历史记录,凝聚着深厚的文化底蕴和高层次的文化价值。高校档案作为社会先进文化的载体,呈现出独特的文化价值,是高校档案的核心竞争力之一。

2. 育人价值。

育人价值是高校档案形态的独特表现形式,是档案工作围绕学校中心工作的价值体现。有研究表明,国内外很多档案馆都逐渐成为育人的首选基地,档案馆也根据自身的特点采用多种多样的形式参与大学生思想政治教育和科学文化教育,发挥着独特作用。

笔者认为高校档案作为独特的教育资源,与高校其他办学资源一样不可或缺。举例说明,高校档案馆的名人档案从不同角度展现了一些具有影响力、感染力的教育案例。利用专家学者爱国、爱校、爱科学的精神,对人加以思想道德方面的教育,帮助大学生树立正确的人生观、价值观,给学校职工和其他公众以正能量的引导。利用教授名师刻苦求学、孜孜以求的钻研精神,帮助青年教师、学子树立正确的学风、教风,起到彰显前贤、激励后学的作用。除了高校名人档案还有荣誉档案、校史档案、艺术作品档案等等都能体现出内容丰富、积极向上、不可替代的育人价值。

3. 历史价值。

历史价值是档案价值的基本形态,高校档案的历史价值既体现在对学校发展历史的纪实,又体现在对区域社会历史的反映。高校档案是对高校创办、发展各个阶段最全面而翔实的记录,档案在高校的发展进程中起着记录历史的作用,所谓“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,正是档案历史价值概括。

高校档案对学校不同时期的路线方针、基本设施、办学理念、师资发展、学生管理等情况具有直接客观、全面真实地记载,学校以档案材料为基础,经过专业人员的提炼整合而形成的校史校志是高校档案历史价值的最好体现。对于一些历史悠久、办学特色突出高校的档案,它所记载的内容还是学校所在地方区域、专业领域历史发展的最好见证。工程技术类、文艺美术类、师范教育类、文理综合类等院校的档案都能反映出当时当地相应领域的发展状况,可见,高校档案历史价值的辐射面不只局限于学校自身。

4. 管理价值。

管理价值是档案价值的重要形态,高校档案的管理价值是高校档案工作越发受到重视的直接因素。档案的原始记录性使得档案具有了其他材料所不具备的监督管理功能,在高校的管理活动中,组织检查、教学评估、工程审计、项目验收等等,都需要以档案材料作为说明与支撑,档案已成为社会所公认的最具公信力的证明。

在有效的管理活动中,通过科学的档案管理工作程序,可以起到规范管理实践的目的。在监管高校招生、招标、审报、任免、选拔诸项工作中,分别从开展诸项工作的档案形成阶段开始监管,是一种有效的管理方式。完整的档案记录,就是当时管理情况的回放,可以形成客观的评价结果。但是,充分发挥档案管理价值是有条件的,前提是档案管理过程的科学化、规范化。一方面,“管理档案能否发挥其应有的价值,首先取决于管理档案的形成过程是否规范,因为档案形成过程是否规范,决定了档案对社会实践的反映是否真实、档案内容是否有效。”另一方面,管理部门要有发挥档案管理功效的意识,如果在管理过程中没有利用档案进行监督、管理、指导的工作意识,无论档案内容有多么完整、真实、有效都不会体现出管理价值。

二、高校档案价值特征

高校档案作为档案大家族的重要成员,既具有普通档案价值的共性,又具有自身的个性特征。高校具有人才培养、科学研究、社会服务三大社会职责,实现高校的社会职责是以高校的教育教学、考查调研、实验论证、组织宣传、师资人事、基本建设、后勤保障等活动为基础的。高校社会职责和社会活动决定了高校档案价值除了具备潜在性、多元性、层次性、时效性、再生性的共性特征,还具备社会性、稳定性、学术性、权威性的个性特征。

1. 高校档案价值的社会性。

高校档案价值即高校档案的意义和高校档案的有用性。高校作为以人才培养、科学研究、社会服务为己任的文化事业机构,它所形成的档案不同于一般科研院所、文化单位的档案,只满足本单位或本行业的利用需求,高校档案的有用性不仅表现在对学校自身发展的信息服务上,而且表现为对其他科研组织、文化单位、社会学者、甚至是普通公众的有用性。

随着高等教育的深化发展,高校与社会的互动也越发深入。以社会发展需要为中心,面向社会选拔人才、培养人才、输送人才,根据市场需要的变化不断调整专业发展计划、教育教学方案;高校的文化作品、专利产品、项目成果都是来源于社会,又服务于社会;高校作为社会发展的智囊团、思想库,关心社会热点,参与政府决策等等,高校俨然成为推动社会进步的“软权力”机构。高校档案是高校进行社会活动全面、系统的原始记录,内容的社会性决定了高校档案价值的社会性,档案价值的社会性又促进了高校的社会服务活动。

2. 高校档案价值的稳定性。

高校的管理活动具有比较稳定的规律和周期,各项管理活动都是以学年为阶段进行,前后具有一定的连贯性。高校的招生就业、考核评比、项目申请结题、建设招投标、团体活动等等都具有明显的周期性、规律性。以教学档案中的教学大纲为例,课程的专业性质是稳定的,就决定了授课内容的连续性,即使教师不断加入新的教学方法和手段,但是作为专业核心的知识是不变的。所以,作为教学活动的记录载体,教学档案的价值是稳定的,其他各类档案同样如此。

3. 高校档案价值的学术性。

高校作为国家教学科研的重要基地,承担着大量学术研究、科研攻关的任务。高校的科研课题、博硕学位论文、学术专著、专利产品等几乎处于各学科发展的前沿水平,其学术含金量极高。另外,高校聚集了大量的学术权威人士,是理论发展、技术创新的重要阵营。高校档案记录了学术活动的宝贵经验、智慧成果,是推动学术发展的重要素材,学术性即是高校档案的突出特点,也是高校档案价值的核心表现。

4. 高校档案价值的广泛性。

随着高校办学规模的扩大,由专科院校升级为本科院校,由专业院校升格为综合院校的大学比比皆是。高校在外延扩大之后,重点放在提高办学质量,走内涵式发展的道路。于是,高校的管理水平普遍得到提升,学科门类与专业设置日益科学,教学内容日益丰富、社会实践日益广泛。这些变化越来越多地体现在高校档案的内容中,使高校档案价值可以体现高校、社会生活的多个方面。

同时,高校档案价值的广泛性还表现在学科专业领域。以一所综合性大学为例,至少有20几个学院、70个以上专业,档案内容通常会涉及理、工、文、法、医、经济、管理和艺术等众多学科,每个学科下还有更加细致的专业设置,而且每个专业都有自己的特点,每门学科对应的专业设置档案、教学管理档案、教师业务档案、科研立项档案、学术论文档案、出版物档案等,档案价值涉及范围之广是一般综合档案馆所不能及的。

综上,高校档案价值形态具有文化价值、育人价值、历史价值、管理价值四种形式,并表现出社会性、稳定性、学术性、广泛性的特征。这是由高等院校的社会职能、高校档案的信息内容和档案工作的性质所共同决定的。高校档案价值形态及其特征要求高校档案工作,要科学设定发展目标,全面开发档案价值、积极参与社会实践服务,不能故步自封,闭门造车,积极走社会开放、整合开发、共享互动的发展之路。

参考文献

[1]曹虹.高校档案育人功能研究[D].湖南农业大学,2013.

[2]倪丽娟.社会管理失范对管理档案价值的影响及对策分析[D].档案学研究,2011(3).

[3]张斌.档案价值论[M].北京:中央文献出版社,2000.

[4]张锐.档案价值理论与档案鉴定论纲[M].哈尔滨:黑龙江人民出版社,2004.

如何做好高校会计档案管理工作 篇6

一、加强组织领导

高校应建立以分管领导为核心的会计档案领导小组, 将会计档案管理纳入学校管理流程、纳入各部门的日常工作;结合高校体制改革和事业岗位重新划分工作, 制作岗位说明书, 将会计档案管理工作纳入各部门和相关人员的职责范围;依据《档案法》的要求, 建立健全适合本校实际的规章制度, 如立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、查阅利用制度等。单以销毁制度为例, 会计档案除人员工资表、年度决算报表、会计档案保管和销毁清册等需要永久性保存外, 未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前也要永久保存, 其他会计档案则要按照《会计档案管理办法》的规定的保管期限进行销毁。在销毁前必须由会计档案管理机构和会计机构共同提出销毁意见, 编制会计档案销毁清册, 需要保留的要抽出单独装订存放, 并作相应记录。然后将销毁清册报分管校领导批准, 分管领导及档案部门、财务部门相关人员都要在销毁清册上签字。销毁前应按清册所列内容认真核对和清点, 防止出现误销。在销毁时除档案部门、财务部门外, 还要有审计部门人员参加监督, 保证会计档案销毁制度的严肃性。

二、完善归档流程

高校档案机构应根据本校实际, 结合财务工作特点, 制定会计档案归档流程和规范, 在会计档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系, 并将会计档案的完整、准确和系统作为工作的重点。对会计档案归档过程实施经常化检查。有一定规模的高校 (可以设置档案馆的) 财务部门应设立会计档案人员协同财务总监 (财务负责人) 监督校、院二级管理的财务活动运转状况, 严格规范会计档案归档程序。会计档案在归档前, 应改变目前直接归档的模式, 先由高校审计部门审计合格后才可移交给档案部门。高校财务部门应配专人进行及时地整理归档。首先, 记账凭证的整理。审查核对、排序, 确保不遗失、不缺号、不漏号, 按月整理齐全后, 装订、粘贴封面, 并把封面上要求填写的内容填写完整, 加盖印章。其次, 会计账簿归档时要在首页内填齐《账簿启用表》的内容, 按不同类别装订成册;会计报表则按年报、季报、月报分别整理立卷;工资发放花名册要在工资发放完毕后及时整理, 按月装订成册;银行对账单收集齐全后按年装订成册。高校财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的会计档案。

三、建立会计档案信息公开机制

学校档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量报告, 就会计档案的准确性、完整性、系统性出具相关意见;对学校重大基建项目、科技专项等出具会计档案专项验收意见并在一定范围公布;对会计档案利用者的异议, 档案部门应高度重视, 逐件落实, 通过相关的利用监督机制, 确保会计档案信息不泄露。

四、加大监管力度

档案部门和财务部门应联手, 共同加大对会计档案的监管, 将会计档案规范化管理要求具体化, 档案部门、财务部门要与审计部门加强合作, 在审计和专项检查中进行突击检查, 同时发挥审计事务所等社会中介机构的作用, 依法加强高校财务检查和审计监督, 对弄虚作假、伪造、变造、篡改会计档案资料的违法行为要严肃处理, 构成犯罪的应及时移交纪检、公检法等机关查处并依法追究刑事责任。

五、加强电算化会计档案管理

传统会计的信息载体是纸介质, 对存储在磁盘、光盘等磁介质计算机环境中形成的电算化会计档案, 高校还应制定专门的管理制度, 推行电子档案与纸质档案双套管理制度, 根据各自载体形态和保护要求分别整理保存。由于电算化会计档案数据保存期长, 易受到人为或自然破坏且难留痕迹的特点, 因此, 要建立电算化会计档案收集制度, 按时将计算机处理的会计信息进行双备份, 脱离原计算机系统环境, 分别存放在不同的地点, 以确保会计档案资料的安全。另外, 由于软盘易受质量、温度、湿度、磁场等因素影响, 应采用光盘存放, 并定期检查、定期复制。所有备份的会计档案数据应采用质地优良的光盘刻录, 以保证数据信息的安全。年终要将全年的会计档案信息整理归档并进行编号, 标明日期、目录、备份人员姓名等内容。

六、加强工作队伍建设

如何提高高校会计档案的利用效率 篇7

1 会计档案基础工作的重要性

在会计档案管理中, 只有领导重视, 档案管理的基础工作才能顺利进行, 高校会计基础工作的水平才能提高。如果领导对财务档案工作高度重视, 那么其档案部门就会更加深刻地认识到自己的责任, 更清楚地看到档案基础工作的问题。高校的管理人员不仅要加强学习, 提高自身的档案管理水平, 还要采用多种管理方式对档案管理人员进行培训, 按照相关的规章制度开展工作, 为档案部门创造良好的工作环境。

2 提高高校会计档案利用效率的途径探析

会计档案是高校档案的一个重要组成部分, 如何有效地提高其利用效率对于高校档案管理工作的效率提高来说至关重要。下面笔者将对如何提高高校会计档案利用效率问题进行探讨。

2.1 建立健全高校会计档案规章制度

只有健全高校档案规章制度, 才能做好会计档案的基础工作。高校的会计档案管理部门需要按照相关法律法规进行档案的管理工作;同时, 还需要结合本院校的实际情况, 建立会计档案管理制度, 建立健全高校内部控制制度, 保证本院校的会计档案基础工作的规范化与制度化。由此, 各高校需要采取多种管理方法及措施, 定期对会计档案管理制度的落实情况进行检查和改进, 并对管理过程进行监督控制, 一旦发现问题, 及时加以解决, 避免造成不必要的损失。

2.2 规范高校会计档案管理工作

对会计档案资料进行规范化管理是高校档案管理工作的重要组成部分之一。规范会计档案管理工作一方面可以对相关的档案进行规范整理, 方便使用并提高效率。另一方面, 也可以提高工作人员的专业技能和综合素质, 促进高校会计档案管理工作的科学化发展。高校会计档案管理是一项复杂而细致的工作, 有特定的要求。如装订凭证时, 必须使用统一的会计凭证专用装订封皮;封粘装订线, 并在封粘处加盖相关的印章, 会计凭证封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全;会计档案的保管需要专业人员负责, 要在档案保管室内配置档案专用柜和必要的防火防盗设施, 保证档案存放的安全性;对档案的建立需要制定权责制度, 对没有权限的员工禁止随意对相关财务档案进行处理;相关档案管理人员在职位变动时, 要做好交接工作。

2.3 提高会计档案管理的信息化水平

按照档案管理的相关要求, 高校会计档案应由专门的人员和场所保管, 档案室应具有防磁、防尘、防潮等必备的硬件条件。目前, 大多数档案还是通过纸质会计档案进行记录和保存的, 由于纸质档案的字迹日久易消淡, 在移交时容易出现丢失的现象, 有些高校引入了局域网技术, 将信息化融入到档案管理工作中。

对于那些已经实现信息化会计档案管理的高校, 需要注意的就是相关设备的维护及使用。对于计算机来说, 病毒无疑是威胁其安全的重要因素。为了防止病毒通过各种途径传播, 档案室的计算机系统要定期查杀毒和更新升级系统。如需安装相关软件, 要请专业的计算机系统维护人员来进行。在信息化条件下, 存放会计档案的库房一定要避开磁场, 如果数据存储在软盘里, 则要防止其接触永久磁铁。一般情况下, 档案存储室的适宜温度要保持在15℃~30℃, 相对湿度保持在45%~65%, 库房应配有相关的测量仪器和空调器, 定期检查, 要从根本上防范会计档案信息化管理风险。

2.4 提高高校会计档案的利用水平

档案的一个重要用途就是可以为各种研究提供有利的历史依据。会计档案只有真正得到利用才能实现其价值, 才能体现档案管理的意义。对于高校会计档案管理工作来说, 在考虑如何将档案管理好的同时, 也需要去思考如何实现这些档案的价值。要通过推进档案数字化和资源的共享, 为会计档案的利用创造平台。

3 结语

作为高校档案管理的一个重要组成部分, 会计档案管理工作的效率一方面体现了高校整体的管理水平, 另一方面也影响到高校的良好发展。只有通过合理的途径提高会计档案管理的水平, 才能实现档案的真正价值。

参考文献

[1]艾文国.会计电算化[M].北京:高等教育出版社, 2003.

浅谈高校会计档案管理问题 篇8

关键词：高校会计档案,管理,举措

高校会计档案是指高校在财务管理和会计核算活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账表和财务报告等会计核算专业资料, 是记录和反映单位财务的重要资料和证据。高校会计档案是高等院校在教学、科研、行政管理中经济活动的历史记录, 是高校档案的重要组成部分, 是一种重要的经济信息资源, 同时也是会计工作过程最有说服力的凭证。由此可见, 做好高校会计档案管理工作对于高校教育改革和发展具有深远的意义。

1 当前高校会计档案管理中存在的问题

1.1 会计档案管理制度滞后, 不能适合当前高校会计档案管理现代化的要求

众所周知, 高等院校实施的会计档案管理制度主要是参照2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》编制的。管理对象主要是传统的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料。而目前, 我国各个高校均已实现了会计电算化, 但是对于由此产生的大量的以电子文档、程序文件、数据库、备份文件等新的会计档案信息载体, 则没有制订相应的管理办法, 许多应当归档的会计资料散落在不同的经办人手中, 因此造成了会计档案归档的不完整。

1.2 会计档案资料收集不齐

会计档案包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。然而, 许多高校在收集会计资料时, 仍然没有将财务报表类中的上级有关文件、财务制度、财务活动分析等归档, 特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据库等重要资料, 没有按会计档案的管理要求进行正确归档保存。

1.3 会计档案移交不及时

根据“会计档案管理办法”规定, 当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后, 原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案, 全部移交学校档案部门, 不得自行封包保存。但实际工作中, 财务会计部门一是为了查询的方便, 二是由于装订归档的不及时, 常常是会计档案长期摆放在财务会计部门, 要么是不按期向学校档案管理部门移交, 要么就根本不向学校档案管理部门移交。

1.4 会计档案鉴定销毁难

在实际工作中, 高校会计档案的销毁往往不受重视。究其原因:一是数量大, 开展工作需花费大量的人力物力;二是鉴定销毁无切实可行且具操作性的统一规定。在档案管理办法中, 仅笼统地规定“根据档案的保管期限”, 而会计档案属专业档案范畴, 是学校经济业务活动中形成的记录经济业务的执行、完成情况和明确经济责任的书面证明、原始资料, 其重要性让审批者往往不能轻易仅凭“保管期限”来作出鉴定销毁的签字。同时, 根据“会计档案管理办法”的规定, 要鉴定销毁的会计档案大多为15年以上, 而根据现行的干部任用情况, 几乎没有一个学校领导者能在此位如此长时间, 这就造成要让现任领导来审批销毁以前领导领导下形成的原始和唯一的经济责任记录原始资料, 从而形成了事实上的销毁审批难的局面;三是由于未能及时清缴的债权账务的影响。学校不属于企业, 未能清缴的债权账务, 即使年代很长, 也不能作为坏账核销, 只能是长期挂账, 保留追偿权利, 而凭证作为追偿挂账的证据就具有了不可销毁的权利。由此原因, 使档案管理者对会计档案的鉴定销毁工作的艰巨性和因责任重大而产生畏难情绪及无所适从, 导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展, 从而影响了档案整体管理工作的质量和效果。

2 完善高校会计档案管理的举措

2.1 制定和落实高校会计档案管理的各项规章制度

根据《中华人民共和国会计法》第十五条规定:“会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料, 应当按照国家有关规定建立档案, 妥善保管。”因此, 高校应当依据相关会计法规的要求, 结合本校实际, 建立和健全会计档案的收集、整理、鉴定、编目和开发利用等一整套的规章制度。确保会计档案工作科学管理、有序开展。

2.2 加强财务部门与档案管理部门的沟通

财务部门与档案管理部门的沟通, 有利于档案资料收集移交范围及时调整, 只有沟通了, 财务部门才能及时收集应收集的资料, 只有沟通了, 档案管理部门才能了解财务部门的资料收集是否齐全, 从而做好监督工作。

2.3 加强往来款项管理, 及时结清债权债务

财务部门自身查询的方便是其不及时向学校档案管理部门移交档案的本质原因。而查询需要产生的一个主要根源就是债权债务的清理。由于学校对债权债务清理工作的不到位, 致使很多往来款款项长期挂账, 没有一个统一的清理期限, 从而加大了查询需求。因此, 财务部门应加强往来款项管理, 及时结清债权债务, 尽量做到当年债务当年结清, 减少各账务经办人的查询要求, 使会计档案能按规定及时向校档案管理部门移交。

2.4 强化会计档案的科学管理

第一, 做好会计档案的归档和交接工作。高校要严格按照《档案法》、《会计档案管理办法》的要求, 有学校的财务部门应把每年形成的应该进行归档的会计资料, 按照归档的要求整理归档。对于当年形成的会计档案, 应由学校财务部门保管一年, 期满之后, 财务部门编制移交清册, 然后移交学校档案管理部门统一保管。

第二, 完善会计档案借阅制度。会计档案的调阅要建立严格的会计档案借阅制度, 指定专人保管, 防止会计档案的损坏和遗失。原则上系统内部人员只能借阅与工作有关的会计档案, 而且借阅时必须由会计档案管理人员进行登记, 并由借阅人签字。

第三, 对磁性介质档案管理时应注意做好防磁、防冻、防热、防污染和防有害生物等工作, 重要的会计档案要备份双份, 定期检查, 定期进行复制。

第四, 对于保管期满的会计档案, 需要核销时, 应由档案管理部门和财务部门共同派人监督核销。监督核销人员在销毁会计档案前, 应当进行清点核对, 销毁后, 应在清册上签名盖章, 并将监督销毁情况报告本单位领导。

2.5 提高会计档案管理人员的业务素质

目前在高校的档案管理部门中, 缺乏既懂档案管理知识, 又精通财务知识和计算机运用的复合型人才, 不能适应新形势下会计档案管理工作的需要。因此, 各高校应重视会计档案管理人才培养工作, 不断提高他们的政治素质和业务水平, 使他们尽快掌握现代化管理方法和技术, 不断提高会计档案管理水平。

会计档案管理工作是学校财务管理工作的最后一个环节, 往往容易被忽视, 形成财务管理工作的一个薄弱环节, 直接影响学校整个财务管理工作的质量和水平。加强学校会计档案的管理不仅可以推动学校档案管理工作的发展, 还可以提高学校财务管理的水平和质量, 使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

参考文献

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[3]财政部, 国家档案局.会计档案管理办法[Z].1998.

[4]由琳琳.新形势下加强会计档案管理的几点思考[J].山东档案, 2007 (2) .

高校会计档案特征研究 篇9

一、高校会计档案与高校经济效益的关系

一是任何经济活动的发生都不可避免地牵涉到经济效益的问题。在市场经济条件下, 高校所有的经济活动都是围绕着经济效益运行的, 而高校会计档案是在高校各项经济建设活动中形成的原始记录, 是高校经济活动的产物;高校经济效益的体现必须通过相应的会计核算, 会计档案的特定形成领域来自于会计核算专业活动, 因此, 高校会计档案在形成上已经与高校经济效益密不可分。

二是高校会计档案的内容从概念来说, 它是对高校经济活动进行完整、连续、系统而综合的计算和记录的结果。其中, 包括高校在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、账簿和报表等材料, 以及用于指导和规范高校经济活动的文件、法规制度以及财务预测、分析的各种资料。事实上, 高校会计档案内容涵盖的实质就是记录和反映高校经济效益的实现程度, 其核心也就是高校经济效益。

三是高校会计档案具有保存价值的属性特征, 其价值构成主要包括:制定财务计划的重要数据源;进行科学经济决策的信息源;维护正常经济、工作秩序的法定证书。另外, 由于高校会计档案是高校专业性会计核算活动的一个有机组成部分, 突出的专业属性是其最基本的特征, 通过对高校会计档案的信息分析, 可以了解和把握许多重要的经济数据指标, 将这些数据指标作为进行高校经济决策的重要依据和信息参考材料加以利用和研究, 从而有效地提高高校经济微观和宏观经济效益。随着高校事业的纵深发展, 高校会计档案所提供的信息对提高高校经济效益的作用将越来越大。

四是校会计档案在基本功能作用方面, 除了具有原始凭证的功能外, 还具有历史考查和维护经济秩序的功能。通过对原始凭证的查证, 可以评判高校各项经济业务和管理的执行是否合法、合理;审核经济责任部门有无违规;对校内各单位主要负责人进行任职期间的绩效考核, 据此能够有效地保证高校正常的教学与科研工作秩序, 有利于高校及时调整经济策略、堵塞管理漏洞, 维护高校经济效益不受侵犯。因此, 高校会计档案是保护高校财产, 依法保护高校经济效益、打击高校经济领域犯罪活动和反对不正之风的重要依据和有力工具。

二、充分利用会计档案, 提高高校经济效益

一是完善档案制度, 实现制度法规化。由于以往的高校会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密, 对利用会计档案人员的身份和利用目的过度限制, 导致了许多利用价值较高的会计档案材料常年被搁置, 会计档案对保障和提高高校经济效益的史料和参考作用难以最大限度地发挥。因此, 针对制度的不足, 高校财务部门应结合实际, 在执行《会计档案管理办法》的同时制定适合高校会计档案管理的相关制度及实施细则, 并使之成为高校内部有效的法规制度, 实现制度法规化, 以制度规范管理, 从而达到“向制度要效益”的目的。笔者认为, 当前急需完善的制度主要包括:建立完善的会计档案调阅与使用权限制度, 严格的档案调阅审批程序和权限规定将有效地规范会计档案利用行为, 大大提高会计档案的利用率, 同时增强会计档案的安全性和保密性建立和完善会计档案工作内部控制制度;建立和完善以财务和审计控制为核心的内部管理控制体系, 形成一整套周期性的自查、自评、自建的长效机制, 通过自我约束、自我驱动, 以此达到会计档案工作的内控和自我保障, 不断改进和提高会计档案工作的质量;完善保管、保密制度。严密的保管、保密制度是保障经济效益的重要手段。根据2008年颁布的《高等学校档案管理办法》的规定:“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”, 标志着高校会计档案的保管内容将比以往更加广泛, 除了文字、图表、声像等不同形式之外, 各种会计系统程序文件、数据结构文件以及各类编码开发软件等都将纳入电算化会计档案的保管范围, 保密的方法也因此要求趋向完善, 除了实行双重备份外, 异地保管等方法也将上升成为制度化守则。

二是改进基础工作, 实现管理规范化。“效益来自扎实的基础工作”, 高质量的会计档案资料保障是保证与提高高校经济效益的条件之一, 而会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累与扎扎实实的基础工作, 要提高高校会计档案的质量, 充分发挥其作用、提高利用效果必须从源头抓起, 改进日常基础工作、实现管理规范化:做好会计档案的收集、立卷与归档工作, 高校会计档案的产生, 伴随着高校的发展经历了各个历史时期且每一个历史时期都由高校内多个部门围绕着一个教学、科研问题所进行的, 因此, 必须站在全校全局的高度上, 从整体出发, 根据会计档案与参与高校经济活动的各个部门的工作与职能紧密联系程度和会计档案的整理原则, 制定从收集、整理、立卷等一系列行之有效的会计档案管理制度, 并将规范工作贯串于会计档案资料的各个环节当中, 保证会计档案资料的齐全、完整;完善会计档案的鉴定工作。“合理的会计档案鉴定可以有效地清除会计信息中的垃圾信息和不必要的冗余信息, 从而有效地净化会计档案有机体, 并使之更加充满生机”, 会计档案的价值鉴定是一项科学性极强的工作, 必须宏观全局, 以教学、科研为中心, 从高校教学、行政管理以及后勤建设等多方面出发, 准确、谨慎地把不需要存档的会计档案剔除, 保证会计档案的质量, 更好地为高校经济建设发展服务;扩展会计档案的保管工作。保管会计档案的目的是为经济工作服务的。应充分考虑会计档案的史料化问题, 将所有可以转化为反映高校经济效益史料的会计档案永久保存。随着高校社会活动范围的扩展, 把高校一些重大的经济活动的会计账簿和会计凭证也纳入长期保存范围也是必要的。因此, 对会计档案不仅要妥善保管, 更应站在历史的高度, 将划分会计档案保管期限的眼光放得深远广阔一些, 不能仅仅局限于普通查账的范围之内。

三是建立信息体系, 实现查询科学化。为了充分发挥高校会计档案的潜在作用, 方便利用, 更好地为高校财务工作服务, 建立会计信息体系是必然的。一要根据高校会计档案利用的新特点, 研究会计档案的编目和检索工具, 改革并加强其编目和检索工作, 分别编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引, 建立实用、有效、查全率和查准率高的高校会计档案检索系统;二要运用计算机数据库、通讯、网络等技术, 将高校会计档案信息的收集、整理、存储、计算、分析等全过程有机地结合起来, 建立一个科学的、完整的会计档案信息分析、传输系统, 并能进行自动操作, 不断提高高校会计档案查找利用的服务效率和质量, 实现查询科学化, 促进高校会计档案信息得到更充分、有效、及时地利用, 使会计档案信息在高校经济宏观控制和微观管理中的作用得以充分发挥, 从而获得高效、高质量的经济效益。

四是把握服务重点, 提高信息质量。高校会计档案信息是高校进行决策、指导和监控高校经济建设与发展的有效工具。把握服务重点, 就是随时了解深化高校改革, 特别是以高校教学、科研为中心的改革与发展的决策及措施, 并将其作为高校会计档案的服务重点。为此, 肩负重任的高校会计档案的利用服务工作不能仅局限于一般的会计信息提供利用上, 应当向主动开发会计档案信息资源、努力提高信息质量及服务方式多样化的方向转移:一要树立“成本-效益”的观念, 树立高校会计信息利用的时间观念, “成本-效益”原则是高校会计信息利用的关键, 同时还需要考虑到会计信息利用的适时性;二要熟悉与掌握高校馆藏会计档案的基本情况, 从大量的会计信息数据中提炼浓缩出精练的、系统的、完整的会计信息综合体, 为有目的地提高利用服务和安排开发工作提供有力的依据;三要强化会计档案信息开发的出发点和归宿点, 对高校内以及与高校经济往来的单位对高校会计档案信息需求状况, 包括需求范围、类型、需求程度等进行研究与业务跟踪, 并在此基础上对高校会计信息的需求进行预测, 搜集和分析会计档案利用的反馈信息, 从而改进服务方式, 充分发挥高校会计档案信息的效能。