会计档案保管信息化

会计档案保管信息化（精选4篇）

会计档案保管信息化 篇1

医院新农合会计档案是指医院在执行国家关于新农合报补的经营管理业务活动的会计核算中直接形成的, 通过立卷、整理、归档后形成的新农合会计档案资料, 是对国家、社会具有保存医疗价值的新农合患者专业性材料和原始就诊记录。

医院新农合会计档案的基本情况

医院新农合会计资料包括参合患者本人身份证或户口簿的复印件、入院把关审批表、就诊证的复印件、加盖医院公章的出院小结、加盖医院公章的患者住院费用明细汇总清单原件、住院原始发票 (如参合人员参加商业保险, 在住院治疗终结后, 在商业保险公司理赔后再凭据相关资料的复印件到本辖区医疗机构办理补偿手续) 、外伤情况调查表、新农合住院医疗费用报补单等会计原始资料, 从而构成了医院的新农合会计档案资料。医院新农合会计资料反映了在医院新农合患者就医、就诊的全部情况, 同时也是医院新农合财务收支情况的重要资料, 它反映了医院的新农合经济业务活动。医院新农合会计资料的入、出院要有把关审批表, 医院的新农合办公室要做到的工作:业务上进行医药审核, 目的在于审核用药等方面是否规范;财务上要进行审核把关, 须严格按照国家统一的新农合会计制度的规定登账、算账、报账, 目的是按照国家关于新农合报销的规定严格办理报补手续;医院新农合会计资料的整理、收集工作要认真、细致, 要按照新农合的国家政策, 收集整理新农合基金支付所需要的会计原始资料;整理新农合会计资料要按照一定的时间顺序, 按照报补的顺序逐人、逐项整理参合患者的报补资料, 对于报补资料, 也要按照单据的顺序由上到下按照内容整理, 整理的过程中要注意检查参合患者报补的资料是否齐全, 填写内容是否完整, 印鉴盖章是否缺失等相关内容;审核完毕后, 按照会计档案的管理规定, 要求装订成册, 并负责制订封面, 封面的内容包括:报补单位名称 (盖章处) 、类别、报补时间、本月总册数、本册是第几册、单位分管负责人签字处、医药审核签字处、财务经办签字处、本册补偿基金数、报销补偿人数、装订时间等相关内容, 这样按月、按年、按报补时间分类装订成册;做为新农合的原始会计资料, 在报补审核终结后应及时移交到相关的档案部门, 档案部门要做的工作是:按照年度在档案柜的标签上注明农合基金报补年度, 在年度下要注明报补月份, 这样做到有序、按类别, 易于以后查询。

医院新农合会计档案保管中的问题

医院新农合会计档案记录着参合患者在医院就诊的医疗方面的信息, 是医院为病人提供医疗服务的合法依据, 也是医院经营管理中的重要信息资源, 同时也是构成医院会计档案的重要组成部分, 作为医院的管理者对医院新农合会计档案是非常重视, 作为医院的财务部门在管理着医院新农合会计档案时, 也是在参考、按照会计档案管理制度对新农合会计档案的原始资料进行严格收集、立卷、装订成册。医院新农合会计档案记录的是有关新农合病人在住院就诊时的医疗信息, 包括农合患者的住院检查报告单、住院病历等特殊信息, 是自始自终的原始资料, 对于在住院过程中出现的超限用药、冒名顶替、患者挂床住院、非农合基金支付的项目等系列问题都起着客观实际记录作用, 当然可以作为新农合基金管理机构的监督和政府主管部门的的纪检与督查提供了可靠、真实的依据。

医院新农合实际工作相关问题的建议

参合住院患者的报补原始资料的会计特殊性质, 体现在其特殊性上, 它是新农合病人在住院就诊时的特殊医疗信息, 反映的是新农合病人在住院时的真实信息, 不允许有任何的擅自更改;参合住院患者的报补原始资料有其法律上的严肃性, 特别是杜绝套取农合基金的情况发生, 而参合住院患者的报补原始资料退回到医院, 如医院在管理出现漏洞的情况下, 容易给参合患者或医院篡改原始资料提供机会;医院的新农合的工作人员是专职办理新农合审核、财务报补工作, 对会计档案管理的流程缺乏培训, 对会计档案资料的严肃性缺乏认识, 对会计档案资料的管理缺乏经验。基于以上, 笔者认为参合住院患者的报补原始资料还是由农合中心保管为妥。此外, 在农合中心保管参合住院患者的报补原始资料上, 可以采取如下措施:依靠国家政府, 投入财力, 彻底解决新农合中心的办公用房、业务用房, 建立综合、规范性的档案室;招聘档案专业技术人才, 专门从事农合中心的参合患者的原始资料的保管工作, 并对辖区医院的新农合工作人员进行档案专业知识的培训, 便于医院的新农合工作人员搞好参合患者档案资料的前期基础性整理工作。

医院新农合会计档案工作, 是关系到国家对于新农合工作的重要信息资源的妥善保管, 也是关系到医院的发展、保障新农合患者利益的民心工程, 要高度重视新农合会计档案工作任务的艰巨性、长期性, 并不断地加强档案专业技术人员的业务学习, 多了解新农合的相关国家政策, 同时加强新农合档案从业人员的职业道德建设, 为医院新农合会计档案工作迈步走向新台阶而努力。

会计档案保管信息化 篇2

起止卷号：起止：

保管人：册

财务负责人签字：档案保管人签字：

说明：

1、案卷号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。

2、类别：主要指会计档案的种类。如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。

3、起止日期：指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如：1996.1.1－1996.12.31。

4、凭证编号：填写记账凭证的编号。

5、卷内张数：主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。

6、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。会计档案的保管期限一般有：永久、长期、25年、15年、10年、5年等。

7、已保管期限：指会计档案形成至移交时，已保管的期限。

会计档案保管信息化 篇3

但是, 近几年来, 会计档案非法隐匿、销毁的案件时有发生, 许多重大经济犯罪案件也都涉及会计档案, 在规范证券市场的过程中也发现不少关于会计档案管理不善的问题, 使原本就不完善的会计档案管理体系的许多问题不断浮出水面。如何改善会计档案的管理, 加强会计档案信息资源的开发和利用, 为提高企业管理水平和经济价值服务, 是本文关注的焦点。

一、会计档案保管工作的现状

目前, 大部分企业过于注重经济效益, 忽视了会计档案的保管工作。尽管会计档案的作用无庸质疑, 然而在会计档案保管的实际工作中, 经常会出现一些问题, 主要反映在以下一些方面:

1. 会计档案保管制度不健全

《会计档案管理办法》第四条规定:“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导, 建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度, 保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅, 严防毁损、散失和泄密。”但据笔者调查所知, 多数公司除了建立健全财会等岗位人员的会计制度外, 很少或根本没有建立会计档案的立卷、归档、保管查阅和销毁等管理制度。

由于没有建立这些制度, 就会造成会计档案管理的不规范、责任的不明确。有的公司虽设有档案室, 由公司指定专门人员管理档案, 但公司的财务部门却自己保管会计档案, 并不向档案室移交。有的公司并未设档案室, 所以由财务部门自己保管会计档案, 但是, 在公司会计机构内部没有指定专人保管会计档案。这种情况下, 实际上是财务部根据分工的不同, 由谁经手的会计档案便由谁保管, 比如报表就由做报表那个会计保管, 制凭证的那个会计就保管凭证等等。导致会计档案被零散地保管在会计人员个人手中。

2. 会计档案随意丢失、损毁的现象时有发生

这种现象主要发生于单位的合并、再合并。合并后原单位的会计人员由于工作内容可能发生变更, 无力谈档案保管, 而新单位也因为重视不够, 责任心不强, 极易忽视对会计档案的保管工作, 容易给别有用心的人故意损毁会计档案的机会。

3. 档案销毁工作不及时, 出现“储藏式”保管

将所有会计档案全部一并保管, 但常年无人问津, 不能按规定销毁, 使许多失去价值信息的会计档案占用大量资源, 造成资源浪费。其形成原因一般是当事的会计人员唯恐落下“不规”之嫌疑而不愿意提出销毁建议, 其他人员则有事不关已的思想, 因此形成无人牵头销毁会计档案的现状。

二、会计档案管理现状的成因分析

会计档案管理记录和总结了公司的财务运作情况和各项经济业务往来, 利于公司对财政进行预算, 促进公司长期平稳发展。针对上文提到的会计档案管理现状, 笔者总结了出现这些问题的原因。

1. 对会计档案的现实作用缺乏客观认识

其一, 会计档案涵盖的是过去一定时期的经济信息, 由于会计核算的继承性和连续性, 它对当前的会计核算有不可替代的作用, 对未来的财务预测和会计管理有着信息支持的作用, 此外作为档案的根本功能——凭证功能, 也为企业在经济纠纷或反倾销应诉中挽回或降低损失发挥着举足轻重的作用。而大多数企业并未意识到这点, 认为会计档案只是过期的“船票”, 除了外部审计和行政检查以外, 无法为企业带来任何经济效益, 这种短期、片面的认识造成了会计档案管理的混乱。

其二, 缺乏面对现实、敢于创新的观念。会计档案管理工作本身就比较单调琐碎, 而且有的企业并没有专职的会计档案管理人员, 更谈不上对会计档案信息的加工和增值信息的生产, 会计档案利用工作举步维艰已是客观现实, 我们却没有勇气面对, 不能从主观上查找自身存在的问题, 以提高工作能力来应对这一挑战。

2. 措施单一

如何做好档案利用工作, 有的企业建立了有关会计档案的收集、整理、鉴定、保管等一系列工作规范, 上述这些措施虽有一定成效, 却不能从根本上解决问题, 其原因是这些措施都是只在围绕会计档案本身做文章。然而, 会计档案参与管理和支持决策的作用发挥并不明显, 会计档案利用工作仍然具有巨大的挖掘潜力。这些作用的实现有赖于会计信息系统的完善、计算机信息处理技术的提高、管理层观念的转变以及会计人员自身素质的提高。

三、加强会计档案保管工作的优化对策

会计档案为企业加强内部微观管理、提高经济效益和社会效益提供准确的原始数据。因此, 必须加强会计档案的保管工作。

1. 优化对会计档案资料的收集与整理

由于会计程序执行过程中的误差或会计档案管理制度的不健全, 有些会计档案资料并未按正常程序归档, 而是散见于某些部门或个人手中。因此, 对会计档案资料的归类整理与保管, 有利于企业相关信息的长期利用。

会计档案的整理是会计档案管理有序化工作的开端, 按会计档案立卷模式的不同可以从以下三种思路对会计档案进行整理: (1) 年度-形式-保管期限:即首先按年度将会计档案分类, 然后以凭证、账簿、报表、重要的经济合同、会议记录、外部会计资料等类别划分, 最后按规定的保管期限再分别整理。这种思路适用于只有一个会计类型的单位, 其优点是简便易行, 便于查找利用; (2) 年度-保管期限-组织机构-形式:这种思路适用于拥有多个分支核算单位的组织, 它能清楚地反映会计档案形成的部门, 体现了会计档案的完整性; (3) 年度-会计类型-形式:如果某企业组织采取多角化经营, 存在不同的会计核算类型, 选用这种思路比较恰当, 它能反映不同性质会计活动的内在联系, 体现了会计档案的系统性。

2. 建立健全会计档案规章制度, 开展会计档案鉴定和销毁工作

首先, 只有建立并逐步健全会计档案的立卷、归档、保管、鉴定和销毁等管理制度, 才能规范会计档案工作, 明确目标职责, 使会计档案的管理有章可循。会计部门应严格按照规定, 编制会计档案保管清册, 并移交本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的, 在会计机构内部指定专人保管。

其次, 逐步开展鉴定和销毁工作。对已经到保管期限的会计凭证、账簿等进行鉴定, 在鉴定中除按照本单位制定的规章制度外, 还应遵循会计档案的鉴定原则。对已经到期应该销毁的会计档案, 不能过于谨慎, 当毁则毁。

最后, 可以根据企业自身的具体情况, 完善会计档案的保管设施, 给会计档案创造好的保管条件。

3. 引入先进的档案管理技术和手段

会计档案保管管理制度 篇4

会计档案保管管理制度

一． 本企业会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表、存储会计信息和其它会计核算的专业资料； 二． 三． 本企业根据需要设立兼职会计档案管理人员和档案管理专柜； 会计档案资料在终了后，由各岗位分别整理，在册数、张数齐全的基础上装订整齐，加上封面并检查帐簿启用表是否填写清楚，记帐凭证和会计帐簿是否连续编号、各种签章是否齐全，方能交由档案管理人员予以归档； 四． 会计档案归档时应办理档案移交手续，档案管理人员应对各项内容检查核对，在确认无误后，方难接收； 五． 六． 档案管理人员接收的会计档案，原则上应保持原来的封装；

归档的会计档案，要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁损、丢失和泄密； 七． 会计档案的查阅，应按以下程序办理：

〈一〉 财务部领导和本企业财务人员查阅，经会计主管同意后办理查阅手续；