档案安全保管

档案安全保管（共12篇）

档案安全保管 篇1

随着国家信息化建设的发展, 档案信息化建设也在不断地深入开展。本文就数字档案安全保管环境管理议题, 描述数字档案载体的安全保管和数字档案载体内容的安全保管, 既保证数字档案信息内容在任意时间内都能够完整有效地读出。

一、数字档案载体的安全保管

(一) 归档光盘的安全保管。1.归档光盘存储前的准备。 (1) 光盘不能变形。 (2) 光盘不能划伤。 (3) 光盘不能用油性笔写标识。 (4) 光盘面要清洁。2.归档光盘的安全保管环境。光盘的适宜保管温度为14~24℃, 相对湿度为45~60%;光盘长期处在非正常的温、湿度环境中, 很容易导致其加速老化、滋生霉菌等, 影响光盘的机械强度和反射率, 严重时甚至会引起光盘变形、翘曲, 造成读取光束偏离、误码率增加、信息丢失等现象。光盘长时间在光线照射下, 会使记录介质的有机染料层物质发生化学反应而损坏, 从而造成记录光盘记录信息被破坏, 长时间光照会加速光盘盘基和保护层的老化速度。灰尘中含有霉菌、粉尘颗粒, 霉菌如果长期沉淀在光盘上, 在适合的温、湿度下光盘盘面就会生长霉菌, 污染盘面的光洁度, 影响光盘的可读性, 甚至造成盘面的信息丢失。粉尘颗粒会造成光盘划伤, 导致光盘驱无法正确读取数据层里的数据。有害气体对光盘影响巨大, 如硫酸气体、甲醛气体、甲苯气体等会使光盘弯曲变形、龟裂。3.归档光盘的安全保管方法。分级储存对不同性质的数据采用不同的储存和管理方式, 可以降低数据储存的能耗, 降低系统的运营成本。三线存储机制:在线———近线———离线的分级存储机制。在线存储又称工作级存储, 存储设备和所存储的数据时刻保持“在线”状态, 是可随意读取的, 可满足计算平台对数据访问的速度要求。一般在线存储设备为磁盘和磁盘阵列等磁盘设备。在线储存安全性较差, 价格相对昂贵, 但实效性最高。近线存储就是指将那些并不是经常用到, 或者说数据的访问量并不大的数据存放在性能较低的存储设备上。对这些的设备要求是寻址迅速、传输率高。

(二) 归档磁带的安全保管。1.对归档磁带的要求。 (1) 磁带存储前的要求。 (1) 长期存储磁带的性能要求.应使用背有涂层的磁带;磁带不损坏、不污染;没有皱折;磁带应缠绕在刚性轮毂上, 绝不能缠绕在有橡胶轴套的轮毂上, 卷绕平整、松紧适度。录像带、录音带各项指标应符合GB/T14306—93、GB7309—87、GBll956—89的要求。 (2) 长期存储磁带的物理准备。对于长期存储的磁带档案信息要用经过调整、清洁的设备录制。在存储前, 检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏, 并应将磁带在存储环境中平衡1~3天, 然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕, 缠绕张力为1.7~2.2N (牛顿) 。应将磁带在干燥的环境中 (相对湿度小于40%) 快封到塑料袋或密封容器中, 以防粘和剂、润滑剂挥发。也可采取倒带或者改变通风的方法来改进磁带质量, 也可采用除酸试纸来解决磁带酸度问题, 以保证磁带质量长期处于安全的保管状态中。 (2) 对软磁盘存储前的要求。 (1) 不要弯折软磁盘。 (2) 不要用像皮筋、曲别针来固定软磁盘的纸套。 (3) 应先将标签写好, 再贴到软磁盘上。如软磁盘上已有标签, 不要用硬笔如圆珠笔在盘上写。 (4) 软磁盘上不能放置重物。2.归档磁带的保管环境。档案行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》中规定, 磁性载体保存温、湿度范围:温度15~27℃, 相对湿度40~60%。一旦选定一值, 在24小时内温度变化不得超过3℃, 相对湿度变化不得超过±5%, 磁带的最佳储存温度是18℃, 相对湿度是40%。在存储中, 当温度高或者低时, 会产生酸性气体, 进而腐蚀带基, 导致磁粉脱落, 画面受损。温度高时, 带基发涨、发硬, 黏合剂热氧化老化, 导致黏合剂强度下降, 造成掉粉, 并使磁粉退磁, 致使记录信息发生丢失, 温度低时, 带基收缩, 层与层之间产生间隙, 此时, 轻微震动也会产生卷带不均, 出现叠状皱纹致使磁带出现永久性变形。磁带如果在保管中存储方式不当, 会造成磁带发霉、变形、带粘连造成画面模糊、拉毛等现象, 均会导致整个存储磁带的信息无法恢复, 甚至报废。因此, 要注意防潮, 但也不能太干燥, 过于干燥容易使磁带老化变质, 还会产生静电, 使灰尘吸附。3.归档磁带的保管方法。光盘、磁带, 必须保存在没有强电磁场的环境中, 最好存放在具有防磁、防火、防盗等特点的抗磁性的柜或密集架内, 使保护环境中的杂散磁场强度低于1奥斯特, 珍贵的档案文件可放在金属盒内保存。

二、数字档案载体内容的安全保管

(一) 定期检查。光盘与磁带存储载体由于自身的制造材料和制造工艺的特性, 会因时间的推移而不可避免地出现老化问题, 加上保管环境存在影响载体老化的因素, 因此, 定期对光盘和磁带这类存储载体及其读取设备进行检查是十分有必要的。检查及修复包括:磁带 (软磁盘) 外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带 (软磁盘) 修复。电子档案应每5年进行1次有效的安全检查, 如发现光盘损坏或出现问题应及时拷贝。磁带载体档案应每年按3%比例抽样读检, 抽样率不应低于10%, 如发现问题应及时采取恢复措施。

(二) 定期拷贝。目前, 除系统设备自身设置的安全保障外, 使用光盘与磁带等材料作为电子数据的安全备份, 是众多系统主要采用的一种普遍模式。当环境变化时, 应及时进行数字档案的信息载体转换工作, 为了保证数字档案信息的正常存储, 数字信息转存胶片也适于档案资料长期保存。缩微胶片数字化是为了将数字信息转存于缩微胶片, 是保证电子文件的可靠性、长期性保存的重要选项, 也是电子文件安全备份措施之一, 但冲洗设备投资较大, 操作要求专业性强。

档案安全保管 篇2

在经济发展迅速的今天，报告的使用成为日常生活的常态，写报告的时候要注意内容的完整。其实写报告并没有想象中那么难，下面是小编整理的档案安全保管自查报告，希望能够帮助到大家。

档案安全保管自查报告1

根据省档案局《关于开展全省档案安全工作检查的预备通知》，XX区档案馆对照档案安全工作要求认真进行了自查，现将自查情况报告如下：

一、XX区档案馆基本情况

XX区档案馆成立于X年X月，由原XX区档案馆和XX县档案馆合并成立，馆藏档案资料X卷(件、册)，其中建国前档案X卷，录音录像档案盘，照片档案X张，磁盘张，光盘张。区档案馆建成于X年，建筑面积X平方米，其中库房面积X平方米。

二、档案安全保管情况

(一)提高认识，加强领导

XX区档案局(馆)始终把安全工作作为重要工作来抓。XX区档案局馆成立了档案安全保密工作领导小组，局长担任组长，各分管领导为副组长，各科室负责人为成员，建立健全了全局馆安全保密工作组织体系和责任体系。采取多渠道广泛宣传档案安全保密工作的重要性和必要性。每年都把档案安全保密工作作为重要工作进行安排，每次局馆会议都强调抓好安全保密工作，定期开展档案安全保密工作检查，每年举办一次消防安全知识培训，选派人员参加区保密培训，不断提升局馆干部安全保密意识。全局馆形成了安全保密是档案工作之本，确保档案安全无泄密，是档案工作的首要责任的认识。XX区档案局馆始终保持无安全事故发生。

(二)加大硬件投入，确保档案安全。

档案库房建设、消防、防盗等硬件设备是档案安全的基础。近年来，XX区档案局馆加大了对档案安全工作的硬件投入，从源头上保证档案安全。消防设施齐全，配备了消防栓、灭火器，做到定期检查灭火设备，及时更新，并建立了消防安全工作台帐;改造了馆内电路，提升用电容量和负荷，确保用电安全;区档案馆馆内配备了视频监控系统，馆外有区政府大院监控系统，并有保安日夜巡逻，安全防盗措施得力。区档案馆库房全部配备档案密集架存放保管档案，并配备防磁柜等专用具保管特殊载体档案，并配备了温湿度记录仪、空调、除湿机等设备，定期更换防虫防霉药，档案保管设施齐全。加强档案网络安全基础设施建设，区档案馆建立了馆内局域网、政务因特网、全市档案三套网络，实行物理隔离。

(三)积极推进档案馆基础建设。

XX区档案馆建于X年，建筑面积X平方米、其中库房面积X平方米，现XX区档案馆面积尚达不到全区档案工作发展需要。近年来，XX区档案局馆积极争取新馆建设，在区委、区政府关心重视下，区档案馆新馆建设先后列入了“XX区跨越发展三年行动纲要”、区委、区政府工作报告、全区规划，现正在推进前期准备工作，拟建设XX平方米的XX区档案馆新馆。

(四)加强制度建设，确保档案安全。

XX区档案馆各项安全制度健全，主要有档案库房安全保管制度、库房管理规定、划控制度、XX区档案工作应急预案等，经过不断的修订，在实际工作中发挥了巨大的作用。近年来，随着信息化的发展，档案安全工作中出现的新情况、新问题越来越多，我们先后制定了移动存储使用管理制度、档案信息网上发布制度等，实行档案电子数据异地备份制度，隔年将电子档案数据送至哈尔滨档案局进行备份保存。结合政府信息公开工作，制定了相应的规定，确保档案信息的安全。在制度建设中强调了“安全第一、预防为主”的方针，明确了档案安全“一把手”负责制以及每名工作人员的职责，同时经常进行检查，保证各项制度落到实处。

(五)强化管理，落实各项规章制度，确保档案安全。

在加强软、硬件建设的同时，XX区档案局馆坚持“安全第一、预防为主”，认真贯彻落实各项规章制度。在防盗、防火等方面，除安装灭火系统、监控系统外，实行小时值班制和节假日值班制。加强业务建设，档案整理按规范要求进行，档案馆保存的档案和档案案卷目录与实际排架、卷内目录与卷内文件保持一致，近年来还加强了对电子档案的管理工作，做到了电子档案与纸质档案同步归档，确保电子档案的安全。

三、重点档案的抢救与保护情况

开展了档案保护情况普查，在档案抢救方面，采取复印、翻拍、数字化加工等形式进行抢救，完成馆藏档案数字化加工万页。其中卷民国档案全部数字化扫描加工，共形成X幅数字画面，并全部挂接到馆内档案管理系统中提供利用。

档案安全保管自查报告2

xxx县档案局：

根据《xxx县档案局关于加强汛期档案安全保管工作的通知》（x档[20xx]9号）文件要求，为了加强汛期档案安全保管工作，确保档案万无一失，我局对档案安全保管工作进行了认真、细致的检查，现将自查情况汇报如下：

一、机构健全，责任落实

档案安全是档案工作的重中之重，我局领导历来十分重视审计档案管理工作，切实加强对机关档案工作的领导，做到了组织落实，目标落实，任务落实，责任落实。将机关档案工作纳入全年工作议事日程，把该项任务作为硬指标下达到各科室,各科室负责人负责保管好未移交的审计档案。今年以来，多次召开全局会议、党组会议，专题研究解决档案工作中的经费、明确刘淑芬副局长为档案工作的分管领导，综合科办事员刘璐为兼职档案管理员，发现问题立即解决，对违反《档案法》的`行为进行严肃批评教育，为了更好地加强档案安全管理工作，制定了档案安全管理及保密制度、档案保管制度及档案管理人员岗位职责等七项制度。并结合我局实际，制定了《xxx县审计局汛期档案安全保管应急预案》，并进行了督促检查，确保各项安全措施落到了实处。

二、加强法规学习，提高工作意识

局领导班子高度重视，亲自部署这项活动，要求组织全体审计干部认真学习《档案法》，加强干部的档案法制意识，普及了档案法律法规知识，使大家充分认识到档案工作在审计工作中的重要性，进一步提高了全局干部的档案管理意识。我局先后将档案管理相关法律法规列入了普法规划，利用周一、周三集中学习制度、中心组学习、局微信群、共享网等多种行之有效的方式开展档案宣传教育活动，通过对党和国家档案工作方针政策及法律法规的认真学习，使全局干部的档案意识、档案法制意识普遍增强，领导和审计人员重视档案工作和做好档案工作的自觉性明显提高。通过这些活动，大力推动了全局档案工作的开展，提高了档案综合管理水平，为审计事业的发展保驾护航。

三、开展排查，消除不安因素

局领导每周都要对档案室进行检查，发现问题及时整改，密切关注雨情、汛情，针对档案室的防雨、防渗、防潮湿等情况进行了专门的检查，对电线、室内灯具和灭火器等进行了全面的检查和修理，消除了档案室的事故隐患。同时，档案工作人员每天检查一次档案库房，做到门、窗、橱柜牢固无损，非工作时间将库房门、窗关严锁好，在日常工作中按要求投放和更换防虫药，做好档案消毒杀虫工作，防止档案虫蛀、霉变，严防水灾、火灾和被盗。遇到紧急情况危及档案安全时，及时向县档案局报告，及时转移或保护好重要档案，确保档案安全。严格按照档案库房“十防”管理要求，查找档案安全保管中存在的安全隐患，完善纸质档案安全管理，严格执行档案库房管理制度、出入库登记制度等，杜绝档案违法事件发生，确保档案完整与安全。

四、存在的问题及整改方向

通过检查，我局对档案安全工作进行了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，一是档案室硬件条件有限；二是档案管理制度还需进一步落实。

针对以上问题，我局将加大对档案管理的投入力度，分别从人、财、物三个方面实现较大突破，进一步完善档案管理软硬件条件，争取实现档案规范化管理目标。一是档案管理工作建立在平时的认真、仔细、及时的基础上，在日常工作中，要随时进行整理、分类、归档，做到规范化管理。二是加强监管工作，档案管理人员要认真履行职责，定期对档案库房进行安全检查，特别是节假日前的安全检查，要形成一种制度，发现问题及时纠正，把事故隐患消灭在萌芽时期，确保档案的安全。三是继续建立健全档案管理工作制度，并严格按照制度执行。

通过自查，我局领导、档案工作人员及全体干部，增强了档案安全意识，牢固树立了安全防范意识，并在检查中进一步消除了档案安全隐患。今后，我局将继续按照此次检查的精神和要求，把档案安全工作体现在实际工作中，落在实处，认真的坚持下去，时刻确保档案的安全和完整。

xxx县审计局

20xx年xx月xx日

档案安全保管自查报告3

目前，正值高温、高湿、雷、暴雨季节，是容易引发档案安全事故的时期。为加强我局汛期档案安全管理，确保档案万无一失，根据县档案局文件要求，我局积极开展汛期档案安全保管工作，组织专门人员进行认真、细致的检查，现将开展情况总结如下：

一、加强组织领导、落实责任

档案安全是档案工作的重中之重，我局十分重视档案安全工作，成立了由局主要负责人任组长、办公室主任为副组长、办公室和档案管理人员为成员的档案安全工作领导小组，具体负责本局的档案安全管理工作。

二、开展档案安全管理的宣传教育工作

多渠道、多形式经常性地开展档案安全的宣传教育工作，要求全局职工务必遵循“安全第一”、“预防胜于救灾”、“安全工作无小事”的宗旨，使档案安全深入人心。

三、健全了档案安全保管利用制度，制定了安全工作措施

我局安排了x名兼职人员负责档案管理工作，发现问题立即解决，对违反《档案法》的行为进行严肃批评教育，为了更好地加强档案安全管理工作，制定了档案安全管理及保密制度、档案管理人员岗位职责、档案查阅利用等制度。结合我局实际，制定了汛期档案安全应急预案，并进行督促检查，确保各项安全措施落到了实处。

四、定期开展安全检查，及时消除不安全因素

局领导每周都要对档案室进行检查，发现问题及时整改，针对档案室的防雨、防渗、防潮湿等情况进行了专门的检查，对电线、室内灯具和灭火器等进行了全面的检查和修理，消除了档案室的事故隐患。同时，档案室工作人员在日常工作中按要求对档案室进行温、湿度控制，对档案进行防霉变、虫蛀尘污处理，严防水灾、火灾和被盗，确保档案安全万无一失。

档案安全，责任重大，我局将进一步加强《档案法》、《省实施办法》的学习，牢固树立安全意识，坚持执行安全制度，强化安全责任，确保档案的完整与安全。

档案安全保管自查报告4

根据省档案局《关于开展全省档案安全工作检查的预备通知》，xx区档案馆对照档案安全工作要求认真进行了自查，现将自查情况报告如下：

一、xx区档案馆基本情况

xx区档案馆成立于xxxx年x月，由原xx区档案馆和xx县档案馆合并成立，馆藏档案资料x卷(件、册)，其中建国前档案x卷，录音录像档案xx盘，照片档案x张，磁盘xx张，光盘xx张。区档案馆建成于xxxx年，建筑面积x平方米，其中库房面积x平方米。

二、档案安全保管情况

(一)提高认识，加强领导

xx区档案局(馆)始终把安全工作作为重要工作来抓。xx区档案局馆成立了档案安全保密工作领导小组，局长担任组长，各分管领导为副组长，各科室负责人为成员，建立健全了全局馆安全保密工作组织体系和责任体系。采取多渠道广泛宣传档案安全保密工作的重要性和必要性。每年都把档案安全保密工作作为重要工作进行安排，每次局馆会议都强调抓好安全保密工作，定期开展档案安全保密工作检查，每年举办一次消防安全知识培训，选派人员参加区保密培训，不断提升局馆干部安全保密意识。全局馆形成了安全保密是档案工作之本，确保档案安全无泄密，是档案工作的首要责任的认识。xx区档案局馆始终保持无安全事故发生。

(二)加大硬件投入，确保档案安全。

档案库房建设、消防、防盗等硬件设备是档案安全的基础。近年来，xx区档案局馆加大了对档案安全工作的硬件投入，从源头上保证档案安全。消防设施齐全，配备了消防栓、灭火器，做到定期检查灭火设备，及时更新，并建立了消防安全工作台帐;改造了馆内电路，提升用电容量和负荷，确保用电安全;区档案馆馆内配备了视频监控系统，馆外有区政府大院监控系统，并有保安日夜巡逻，安全防盗措施得力。区档案馆库房全部配备档案密集架存放保管档案，并配备防磁柜等专用具保管特殊载体档案，并配备了温湿度记录仪、空调、除湿机等设备，定期更换防虫防霉药，档案保管设施齐全。加强档案网络安全基础设施建设，区档案馆建立了馆内局域网、政务因特网、全市档案三套网络，实行物理隔离。

(三)积极推进档案馆基础卡设。

xx区档案馆建于xxxx年，建筑面积x平方米、其中库房面积x平方米，现xx区档案馆面积尚达不到全区档案工作发展需要。近年来，xx区档案局馆积极争取新馆建设，在区委、区政府关心重视下，区档案馆新馆建设先后列入了“xx区跨越发展三年行动纲要”、区委、区政府工作报告、全区xx规划，现正在推进前期准备工作，拟建设xx平方米的xx区档案馆新馆。

(四)加强制度建设，确保档案安全。

xx区档案馆各项安全制度健全，主要有档案库房安全保管制度、库房管理规定、划控制度、xx区档案工作应急预案等，经过不断的修订，在实际工作中发挥了巨大的作用。近年来，随着信息化的发展，档案安全工作中出现的新情况、新问题越来越多，我们先后制定了移动存储使用管理制度、档案信息网上发布制度等，实行档案电子数据异地备份制度，隔年将电子档案数据送至哈尔滨档案局进行备份保存。结合政府信息公开工作，制定了相应的规定，确保档案信息的安全。在制度建设中强调了“安全第一、预防为主”的方针，明确了档案安全“一把手”负责制以及每名工作人员的职责，同时经常进行检查，保证各项制度落到实处。

(五)强化管理，落实各项规章制度，确保档案安全。

在加强软、硬件建设的同时，xx区档案局馆坚持“安全第一、预防为主”，认真贯彻落实各项规章制度。在防盗、防火等方面，除安装灭火系统、监控系统外，实行xx小时值班制和节假日值班制。加强业务建设，档案整理按规范要求进行，档案馆保存的档案和档案案卷目录与实际排架、卷内目录与卷内文件保持一致，近年来还加强了对电子档案的管理工作，做到了电子档案与纸质档案同步归档，确保电子档案的安全。

三、重点档案的抢救与保护情况

档案安全保管 篇3

【关键词】档案；保管与利用；安全与保密

档案已经越来越受到重视，很多的国家档案都在进行保密，如果档案的保密工作没有做好，对国家的发展是非常不利的，对于企业来说，档案在保管的过程中没有进行充分的保密就会导致泄密事件发生，对企业的发展是非常不利的，在经济的建设中，档案的安全工作已经被提上日程，很多的人都对档案工作有了足够的认识，在档案工作人员会有很多的工作需要做，档案在保管与利用的过程中的安全和保密工作对档案管理人员和使用人员都是非常重要的。

一、在档案保管过程中做好档案安全与保密工作

（一）将存放档案的库房建设和管理好

档案的库房是存放档案的地方，由于我国的档案很多都是纸质的档案，这与我国的历史有着很大的关系，这是历史发展的缘故，因此，我国有很多的纸质档案需要保存，在保存的过程中，要加强对档案库房的管理，将档案库房地管理工作做好，这样才能够保证档案的安全性，在档案的管理中需要对档案库房建设进行研究，在建设的过程中，要充分考虑到档案存放的安全问题，库房的门要使用质量较好的防盗门，这样可以将泄密工作在档案流通的第一环节就做好，还要将库房、管理者的办公室、阅览室分开，这样可以分门别类进行管理，因为纸质的档案非常的多，一旦发生损坏就会造成大量的损失，因此在库房一定要能放置防鼠药或者防虫药，这样可以增加安全性，将自然损坏的因素降到最低，相关的管理人员要对库房进行检查，这是工作人员的职责，还要保持库房干燥，如果库房是潮湿的，就会导致大量的档案发生潮湿的现象，前来查阅的人士就可能会对档案造成损坏，而且还会破坏人们对档案工作人员的印象，档案人员的服务是非常重要的，库房的管理人员一定要对库房的管理负责，工作人员一定要选择专业的档案人员来管理，这样对档案管理是非常有利的，不会造成一定的损失。

（二）对涉密档案要做好分类管理

有一些档案是涉及到国家的机密的，这些机密对国家的发展是非常重要的，需要档案工作人员进行保密，如果保密工作没有做好，就会对国家产生重要的影响，因此，对于国家的涉密档案要与其他的档案分开来保管，这样可以增加档案的安全性，在档案的保存上同样要设置防盗设备，这些设备对经济生活是非常重要的，还要设置存放档案的保险柜，将涉密档案保存在保险柜中，这样可以增加档案的安全性，对涉密档案管理的人员也有着严格的要求，这一类的工作人员身上背负的责任是重大的，如果涉密档案发生了问题要负有一定的责任，因此，涉密档案的管理人员要有很强的责任感，对档案事业要热爱，这样才能够将档案工作做好，档案工作人员面不只要在素质上符合要求，还要在专业上符合要求，如果档案工作人员不能够将档案工作做好就不能够胜任这项工作，作为档案工作者在平常的生活中也要时刻记住自己的使命，将档案工作做好，在平时的聊天中也不能够涉及到自己的工作，一旦发生泄密就会损坏国家的利益。除了要注意档案管理人员之外，在档案的查看、移除和销毁的时候还要经过相关领导的批准，在手续齐全的情况下才能够对档案进行查阅、移除和销毁，在在每一次进行档案调整的时候都要对档案进行重新的查看，保证每一个环节都不会出现问题，如果发现问题要及时报告，对发现问题要及时处理这样才能够保证涉密档案合理使用。

（三）明确档案管理人员的职责

档案管理人员与档案进行直接的接触，如果档案管理人员出现了问题，档案的管理工作也可能会出现问题，作为档案管理人员一定要明确自身的工作，将档案工作作为自己事业，才能将档案管理工作做好。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。

二、做好档案利用过程中的安全与保密工作

（一）做好档案利用中的监督工作

档案利用是档案保管的终极目的，是档案管理的最高境界，同时，档案利用过程监督是也是档案安全与保密工作的一个重要环节。根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。在开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项制度的制定应从实际出发，可操作性强，制度一旦制定，档案管理人员就应不折不扣的执行。并在档案的管理与借阅工作中不断的加以完善。

（二）将档案安全、保密与利用的关系处理好

保守企业秘密是每个职工应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。

（三）做好档案管理的队伍建设

档案管理人员，是利用制度的直接执行者，对档案的安全负有直接责任，因此，档案员必须具备较高的政治素质、业务素质和文化素质一是要有高度的政治责任心和全心全意为企业服务的精神，热爱档案事业；二是要有很强的专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，掌握利用工作的规律。

三、结论

档案关系着人类的发展史和人们基本信息，一定要注意对档案在保管与利用中的安全与保密工作，这样才能够将档案的价值完全发挥，只有将档案保管好，档案才能够传承下去，让档案的安全不再成为问题，这样不论是对企业还是对国家来说都是非常有益的，档案的安全与保密工作是非常重要的。

参考文献

谈做好电子档案的安全保管工作 篇4

一、电子档案安全保管工作存在的一些问题

(一) 电子档案载体易受外部环境影响

电子档案的载体主要是磁盘、硬盘、光盘等信息存储设备, 这类载体成分比较复杂, 性能稳定性较低, 很容易受到外部环境的影响。例如在适宜有害生物生长的温度下, 微生物会产生有害化学物质, 对电子文件的载体产生破坏;如遇到外力, 也会对存贮载体产生严重的破坏, 致使电子数据不可恢复的危险和隐患;一些电磁波和热源也会对电子档案载体产生一定的干扰作用, 增加磁性载体的存储安全隐患。

(二) 网络安全存在隐患

随着网络化的快速发展, 医院早已经接入了各种网络系统用于医疗卫生服务, 也使得电子档案在更大的范围内得到了共享, 但同时, 网络本身存在的各种安全隐患也增加了电子档案的多种不安全因素。例如:网络病毒、网络木马程式、黑客入侵等情况都会对电子档案的安全构成一定的威胁。这些威胁主要是来自对医院安全系统的不法入侵, 电子信息在存储过程和传送的过程中会造成篡改、泄露、甚至是被破坏的现象, 使得电子档案的的完整性、真实性受到了严重的威胁, 由此给电子档案的安全管理增加了难度, 同时也是对电子档案的安全管理提出了新的要求。

(三) 安全管理制度有待完善

传统档案具有凭证的价值在于传统档案具有严格的管理制度, 而现阶段的电子档案, 仅仅是一个数字化的过程, 它是从电子文件生成到归档保存的过程, 整个过程缺乏规范的的程序化管理, 也缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度。例如在电子档案的形成单位、电子档案的管理人员以及利用者之间并没有严格的操作规范与技术要求;在应急处理电子档案方面的能力减弱;没有专门的组织以及专职档案信息管理员对电子档案进行管理, 这些有待完善的制度因素在一定程度上也增加了医院电子档案的安全管理难度。

(四) 档案管理人员安全意识淡薄

受到长期传统档案管理观念的影响, 以及电子档案管理和利用环境等现实因素的限制, 电子档案信息管理者的安全和保密意识相对不足, 特别是一些从来没接触过电子档案的老员工, 对于网络知识、网络技术的了解不充分, 往往因操作失误, 造成了无意识侵权、档案丢失、信息存储错误等问题, 这些也都给电子档案的安全管理增加了威胁。由于电子档案的特性, 管理过程中的控制相对纸质文件难度较大, 因此需要懂档案、懂信息技术的复合型人才, 而电子档案管理人员的知识结构往往较为单一, 特别是在网络安全、计算机技术、数据库的等方面较为缺乏, 使得电子档案管理者对难以有效应对。

二、加强电子档案保管的对策

(一) 增加电子档案的自身安全

首先在电子档案的存储设备的选择上, 选择优质电子信息载体, 在磁盘、硬盘、光盘的质量上选择优先选择质量好、性能佳的产品来对信息进行储存。其次要为电子信息存储设备及载体创造良好的保存环境, 将电子档案存放在无磁场干扰、无外力、无尘、无腐蚀、温度适中的环境中, 做好强光遮挡和卫生工作;定期除尘、妥善保管。最后做好电子档案数据的备份工作, 备份是电子档案进行有效保存的一种重要储存手段, 也是一种电子档案的安全策略, 可以确保灾难性的故障后数据的恢复。

(二) 提高网络信息的安全技术保障

网络是现今电子档案产生和应用的主要环节, 因此要在医院的网络安全技术中, 应用加密技术、防火墙技术, 确保电子档案信息的原始性和真实性, 同时保障不符合规定的网络访问都能够被拒之门外, 有效防止病毒、木马、黑客对于医院的电子档案的入侵, 保障涉密性电子档案信息不被公开。

(三) 建立健全电子档案的安全制度

为了保障电子档案的信息安全, 要对医院的电子档案进行科学管理, 实施双套档案的归档制度, 在保证电子档案的存储的同时, 也要以纸质形式加以保存, 确保两种档案的一致性;同时建立严格的保管和保密制度, 将归档电子文件设置为只读模式, 不可修改, 确保信息的完整性, 定期对电子档案进行安全性、有效性进行检查, 发现存储问题和信息损害及时修复。

(四) 加强档案管理人员的安全意识

医院档案工作者要加强自身对于档案安全管理的意识, 增加保密观念, 在电子档案的管理过程中, 威胁来自计算机硬件的漏洞并非最大, 而是人为的非法操作和访问所引起的病毒植入, 为此档案管理者要禁止使用电子档案管理专用电脑以外的电脑进行访问, 以及在电子档案管理专用电脑进行软件的随意安全和卸载;在电子档案的管理电脑中安装正版杀毒软件, 增加系统的安全性。

总之, 医院档案工作者要不断加强自身业务学习, 规范电子档案管理行为, 确保电子档案的安全性, 使其电子数据在医院日常管理中发挥真正的效用。

摘要：电子档案的出现为医院的档案管理提出了新的问题和挑战, 如何做好电子档案的安全保管工作成为医院信息安全工作的工作重点, 本文结合医院电子档案管理中存在的问题, 提出了几点电子档案的安全管理建议。

关键词：电子档案,安全保管,档案安全

参考文献

[1]田萌.浅谈电子档案的管理[J].法制与社会, 2012 (32) .

[2]史玉霜.浅议电子档案的优越性及科学管理举措[J].档案与建设, 2011 (06) .

档案安全保管 篇5

奉档（2008）18号

★

转发关于汛期加强档案安全保管的紧急通知

各镇、开发区，各部、委、办、局、院，各人民团体、直属公司： 现将上海市档案局〘关于转发〖国家档案局中央档案馆关于汛期加强档案安全保管的紧急通知〗的通知〙（沪档〔2008〕119号）转发给你们，请结合本系统、本单位实际，认真贯彻执行，切实维护档案的安全。

附件：沪档（2008）119号

上海市奉贤区档案局

二○○八年六月三十日

主题词：汛期 档案安全保管 通知 奉贤区档案局办公室 二OO八年七月一日印发 签发：屠晓 核稿：王 燕 校对：樊国红 附件：

上 海 市 档 案 局 沪档[2008]119号

关于转发〘国家档案局中央档案馆关于加强 汛期档案安全保管的紧急通知〙的通知

各区、县档案局，市委、市人民政府各部、委、办、局档案部门,各市级机关、各人民团体、各企事业单位档案部门：

现将〘国家档案局中央档案馆关于加强汛期档案安全保 管的紧急通知〙转发给你们，望按照通知精神认真抓好落实。

国家档案局中央档案馆关于加强汛期

档案安全保管的紧急通知

各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆：

5月下旬以来，南方部分地区多次出现大范围强降雨天气，洪涝、崩塌、滑坡、泥石流等灾害频发。据气象部门预报，江淮、江南、华南等地今年汛期降雨将明显多于历年水平。各级档案部门要高度重视汛期档案安全保管工作，针对今年集中降水时间提前，雨量较大，次生灾害多的情况，及时做好各项准备，采取必要措施，确保档案安全万无一失。现就有关事项通知如下：

一、各级档案部门要高度重视档案的安全保管保护工作，按照以人为本、预防为主的原则，把汛期档案安全保管工作作为当前档案工作的头等大事抓紧、抓好，不能有丝毫的松懈和麻痹，确保档案的绝对安全。

二、各级档案部门要全面落实防汛责任制，把握安全防范工作的主动权，做到思想到位、职责到位、指挥到位、措施到位。各级责任人要加强督促检查，进一步完善有关预案，确保各项工作措施落到实处。要严肃纪律，服从各级政府和防汛指挥部的调度，加强应急值守，确保信息的及时上传下达。

三、各级档案部门要紧急行动起来，对档案库房、办公用房进行全面细致的安全检查，发现库房漏雨、危房、防雷装置失效等不安全因素，要立即向当地党委、政府和上级档案行政管理部门汇报，及时采取措施，坚决消灭事故隐患，确保档案安全渡汛。

四、各级档案部门要采取有效措施，做好汛期档案防潮、防霉工作，尤其要做好相关设备的检修、维护工作，有效控制档案库房温湿度，确保档案得到安全妥善保管。

国家档案局 中央档案馆

机关文书档案保管期限规定等 篇6

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（简称《规定》）将文书档案的保管期限划定为永久和定期，定期又实行“标时法”，分为30年、10年两种年限。“标时法”的应用使归档工作能够更准确判定档案材料的保存年限，避免了过去笼统将“16～50年”保存的档案材料均划作“长期”，致使只需保存20年的材料必须到其保存50年后才能鉴定销毁的尴尬。

划分机关文书档案保管期限应把握哪些原则？

（一）永久

凡反映本机关主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保管。

永久保管的文书档案主要包括：

1、本机关制度的法规政策性文件材料；

2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；

5、本机关机构演变、任职任免等文件材料；

6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

（二）定期

凡是反映本机关一般工作活动，在一段时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。定期又分为“30年”和“10年”

“30年”保管的文书档案主要包括：

1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

4、本机关关于一般性问题的请示与上级机关批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

5、下级机关报送的重大问题专题报告等。

“10年”保管的文书档案主要包括：

1、本机关一般性事务性管理文件材料；

2、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

3、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

4、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

5、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计等文件材料，列为10年保管。

如何理解文书档案保管期限的分析方法？

（一）分析归档文件的责任者

1、分析归档文件是本机关（本系统）责任者还是外机关（外系统）责任者。在相同内容、相同文种的情况下，本机关（本系统）形成的本专业文件材料比外机关（外系统）形成的本专业文件材料至少要长一个档次。

2、分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。

3、分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限，如本机关是协办机关，则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。

4.分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况，此时保管期限应从长。

（二）分析归档文件的形式

归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。

1、分析归档文件的文种。决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长。

2、分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。

3、分析归档文件的外形特点。有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。

（三）分析归档文件的内容

分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。

1、分析归档文件是否体现机关主要职能。归档文件的内容是否为本机关主要任务、主要工作、中心工作、主要活动、主要工作事项，其内容是否具有典型性。

2、分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。归档文件是否反映本机关辖内工作全貌、本机关工作状况、工作水平、工作规模、工作变化、工作发展、较长时间的工作情况。

3、分析归档文件是否反映本机关的经济关系。价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长。

档案安全保管 篇7

一、有意识的做好自然灾害应急处置机制的工作, 保障档案的安全

各级档案部门应对档案馆室自然灾害应急处置进行预案管理, 使各种自然灾害对档案所造成的损失降到最低, 保证灾害应急处置制度。应包含预案范围的规划、工作职责、组织领导、应急前期工作、应急中的响应、救助等。有关于火灾地震、洪涝的预防等相关常识, 是每个档案工作人员的基本要求, 每年档案部门都应对档案工作人员在有关于火灾地震洪涝的预防等方面的预防进行演练。做好了应急预防措施, 对档案工作人员不断进行演练, 发生灾难时, 才能从容应对所发生的灾难, 努力对档案做好抢救工作并保证自身的安全。

二、对档案馆防灾能力进行加固, 尽力将灾害对档案馆的灾害降到最低

对于保障档案安全的第一道屏障就是对档案馆建筑本身的安全有一定的保障。选好档案馆的地理位置是档案馆管理工作的首选因素;其次要考虑的就是建筑本身问题:务必按照《档案馆建筑设计规范》和《建筑抗震设计规范》进行设计;稳定建筑物自身在停电状态下库房的温度以及湿度, 对档案库房围护结构保温隔热性能进行强化;为了防止水患的发生, 要强化档案库房四周墙体、屋顶防水性能及排水系统的流通性;把无窗墙体建在有可能发生灾难的朝向上;结合防范档案馆火灾的工作于制定防火设计、灭火设备配备、管理制度的建筑本身;检查档案馆建筑物:在竣工后定期的对档案馆进行“体检”, 采取详细和应急的检查方案, 检查的范围有是否出现地基下沉的建筑用地, 地基各处的强化程度是否达标。这就说明, 只有相关职能部门做好选址、建设等方面的工作, 档案安全的第一屏障作用才能在档案馆建筑本身充分发挥出来。

三、对档案进行异地保存

保存好档案的异地备份。首先, 对于正确思想意识的树立, 以及档案安全问题的保障, 这就需要档案从业人员转变传统的观念;其次, 国家应该对档案异地备份保存的经费予以支持, 这就需要档案部门的努力争取;再次, 为了保障档案异地备份保存的可行性, 要对引导性规范进行制定;最后, 在备份中筛选归类。西安日报在2008年7月24日中报道, 一批来自于汶川大地震中抢救出的重要城建档案资料, 决定了抗震救灾和灾后恢复重建工作的顺利进行。建设厅对此下发了就强化城建档案工作的通知, 对各地在建立健全灾后重建工程项目档案的工作上要持积极态度做出具体要求, 各种机要档案在市、县中应做好异地备份, 要时刻关注有关稳定等方面如经费投入的加强、高素质人才的配备、机构人员的保持等, 使城建档案事业可持续发展具有保障。对于维护档案的安全而言, 务必要做好档案异地备份工作, 于此同时, 在灾后的重建工作上, 档案的异地备份起到了积极的作用。就我看来, 档案异地备份保存经过这次特大地震的积极作用, 国家对此会予以高度重视, 这就会推动异地备份工作的顺利开展。

四、使档案数字化

正是因为占用空间小以字节为单位存储的数字档案使用方便, 迎合了目前发达的信息技术, 日益成熟的硬盘、光盘技术, 日趋加大的存储空间。越来越完善的扫描设备速度与日俱增, 保障了档案数字化的效率的提高。同时, 现代化管理和档案自动化系统发展到一定阶段必然会产生档案数字化。但我国许多档案馆室目前面临的主要难题是, 档案数字化工作并不完善, 档案馆室的数字化知识体现在其目录上, 所以说, 档案数字化的实施正在崛起。原因是全文数字化的档案数字化管理具有如下情况。第一, 经费不足成为牵制档案数字化的首要因素, 由于国家不够完备的现在化设备, 经费负担成了问题;第二, 飞速发展的信息技术, 在不断更新换代的计算机信息设备、软件系统时代, 档案信息对于其安全性具有严格的要求, 大多数档案部门对于此技术目前还持有观望态度, 这就需要档案数字化标准更加完善;第三, 有些档案部门由于前鉴定繁重的管理工作, 严格的要求, 较强的责任心, 且在人力和时间上需要大量投入而持有消极态度。虽然数字档案的工作存在许多不足, 通过汶川大地震这样的灾害表明, 在档案数字化工作上, 我们国家以及档案部门应对此予以高度重视, 合理规划, 第一要务就是大力支持对自然灾害多发地区所需要的经费、人力物力, 迎接档案数字化工作的到来, , 并保障档案数字化供暖工作的顺利开展。

五、总结

综上所述, 自然面前, 人类是非常渺小的, 无法衡量的自然灾害所造成的损失是无法弥补的。在灾害面前, 我们所能做的, 就是加强档案安全管理工作的思想、行动方面的重视, 为了使珍贵的档案资料具有安全的保障, 我们务必落实档案安全的预防措施, 最大程度的减小灾害带给我们的损失。

参考文献

[1]曾少雄:《从9.21台湾大地震看城建档案异地备份》, 《中国档案》, 1999 (12) 。

[2]殷俊燕:《云南省局疾赴马龙指挥抗灾》, 《中国档案报》, 2010-8-13。

档案安全保管 篇8

1.1 档案保管模式的内涵

档案保管的概念有狭义和广义之分,狭义的档案保管指的就是档案管理工作六大环节(即档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和提供利用)当中具体的保管工作;而广义的档案保管指的是在社会上以及在档案工作中,泛称的档案日常管理工作。

在本文中笔者所表述的“档案保管”指的都是针对档案保管广义层面而言的,即:泛指档案日常管理工作。在论述档案保管模式之前,我们先来了解一下“模式”的定义,所谓“模式”是指“某事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式”(出自:《现代汉语词典》)。根据“模式”的定义,笔者认为,档案保管模式是可以这样理解的,即:“档案保管模式”是指将有保存价值的文件作为档案保管起来的标准形式。按照《档案法》等法律法规的规定,根据“统一领导,分级管理”的原则,对国家全部档案,必须设置全国规模的档案机构进行管理。又由于各单位的性质不同,所以出现了不同的档案机构,其中包括公共档案馆(国家档案馆、专业档案馆);内部档案机构(企业档案馆、档案室);档案行政管理机构(各级档案局、处等);新型档案机构(文件中心、档案寄存中心、档案事务所)。不同的档案保管机构,虽然形成了档案保管模式的多元化,但保管对象都是一致的,在电子文件出现之前主要保管的是档案实体,档案实体是指各种档案材料本身,它是由档案内容和载体两部分构成的。

1.2 档案后保管模式的内涵

所谓的“后保管模式”就是针对档案工作长期以来以实体档案管理为中心的“保管模式”而发展变革来的,此处指的“后”并不是通常意义上所说的那种“后”,即:“落后”于某事物,而是以“后”来达到超越某事物。因此后现代所说的“后”是要永远保持对于现有事物和现有秩序的超越状态,换句话说,永远之“后”的后现代主义,就是永远在一切现有事物之“前”。这样,后现代主义以其“后”的优越地位,永远居“前”。从这个意义上说,“后保管”概念是对“保管”概念的超越。“过程代替结果,动态代替静止,结构代替内容,时空的回溯性代替孤立性”———这正是分析、理解科学、社会组织和经济活动时,以特里·库克为代表的后现代档案学者所高喊的口号。总的来说,后现代主义思潮的基调是讽刺,立场是怀疑,精神实质在于“解构”,对传统理论的否定、颠覆和再认识,这一点也切合了面对电子文件对档案界的挑战、档案学自身的变革。它提醒档案学者要经常对体现优势的思想进行思考,根据环境的变化发展新思维。至于具体到这一思潮对档案学到底产生了多大影响,确实难以量化,但有学者已经明确指出:“这一思潮对于西方档案界冲破过去的思维定势,使自己从外在的控制中解放出来,从集体的共识的污染中超脱出来,吸纳其他领域思想成果的启蒙作用是不可低估的。”因此,我们说至少“后保管”之“后”受到“后现代”之“后”的启蒙是确定无疑的。

2 档案保管模式与档案后保管模式的特征

2.1 档案保管模式的特征

2.1.1 文件和档案管理的分阶段性

文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行,文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。文件作为形成机关实践活动中产生的各种原始记录,首先对机关的行政管理工作具有全方位的现行效用,是机关工作的工具、凭据。后来随着文件针对的业务活动的办理结束,文件的现行效用逐渐消失并进入半现行阶段。但此时文件对机关的参考作用依然存在。直到最后,绝大部分半现行文件因为第一价值退化而彻底丧失现行作用,只有一小部分文件逐渐显现出长远的历史价值,成为非现行文件,具有保存价值的非现行文件就转化为档案被永久保存起来。因此,文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过程,它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素,从而导致了文件的阶段划分。

2.1.2 文件来源的唯一性

在档案保管时期,保管的档案都是以实体档案为主,因此是一个实体机关与文件群体唯一对应的关系。档案作为特定机关、组织或个人在社会实践活动中直接形成的产物,在产生和处理过程中会形成多方面的历史联系,诸如来源联系、时间联系、内容联系和形式联系等等。其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系,也是最根本的联系,因为只有在明确档案形成者的前提下,揭示档案的内容、时间和形式联系才有意义,才能全面深刻地反映形成者的活动原貌。假如割裂来源联系,其他联系的科学性就无法保证。

2.2 档案后保管模式的特征

2.2.1 文件与档案的不可分离性

电子文件的产生,使文档一体化管理真正成为可能。文件与档案是同一事物的不同存在阶段,它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的,两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案保管把文件的归档作为文件与档案的分界线,对其进行分别管理,这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生,使两者之间的界限模糊了。因为从文件的起草、传输、输到归档、鉴定、整理、保管以及再利用,均可以通过电脑网络进行,即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样,前阶段文件的质量就会直接决定后阶段档案的质量。如果仍沿用过去的文件与档案两段管理方式,不仅割断另外两项工作的内在联系,而且有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷,进化论在理论上还是在实践中都是难以成立的。

2.2.2 电子文件来源的不唯一性

计算机与远程通讯手段的结合,关系数据库的普遍使用以及超国界网络的出现,使得不同机构使用共同的数据和共同参与形成一批数据不仅成为可能,而且成为日益增多的事实。突破了一个实体机关与文件群体惟一对应的传统档案保管模式。这样一来,档案数据往往源于各种不同结构组织体,单一来源的概念发生了改变。运用传统的机构来源概念来解释电子时代的档案实践很可能就会有力不从心之感。

3 档案后保管模式代替档案保管模式的必然性阐释

在知识经济时代,档案后保管模式是一定要取代档案保管模式的,因为,基于笔者以上的分析论述,从理论解释来看,如果说电子文件只是一种在本质上与传统纸质文件相同的载体,它与传统档案文件的差异只不过在于记录形式,那么档案工作势必会沿着原有的轨迹和思路继续下去。但事实上,面对电子文件及其管理,原有档案学基础理论很快暴露出其理论逻辑起点局限性,对文件运动过程中的阶段性划分并不适应电子文件的管理特点,电子文件是会实时变化的。由此,以文件生命周期理论为基本框架形成的原有档案学基础理论受到了全面的冲击,所以,传统的档案保管模式已经过时,必然进入了档案学“后保管时代”研究时期。它是将传统理论中对实体对象实态文件的关注转变为对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注,它是一种以来源为中心,以知识为中心的管理。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管,因此称为“后保管模式”。

后保管模式的基本信条就是:作为档案专业人员,如果要在电子文件管理领域中扮演合适的角色,从根本上不能再把自己看作物理实体的看守者。后保管模式将传统理论对实体保管对象的关注,转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。正如澳大利亚档案馆堪培拉分部档案员格雷戈·欧塞尔(Grego’Shea)在《电子文件的保管》一书引言中写道:“这种策略是由档案成分变更带来的对传统方式的一种偏离,同时也该认识到,在电子时代,实体保管不再是保管策略的核心要素。对电子文件而言,所必须要做的是,被识别、被控制及易捕获,使其尽可能长期地对政府和社会发挥价值。”

后保管模式的基本内容由三部分构成:第一,新来源观,特里·库克认为在“电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件将可能不存在或至少不能被鉴定、保存、编目、提供利用。”第二,宏观鉴定,档案鉴定既需要反映档案价值,同时也要有实践意义、实用性,并体现效益原则。因此对电子文件要求进行宏观鉴定。第三,知识服务是“后保管模式”的目的,档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡,最终实现档案管理由“保管时代”向“后保管时代”的过渡。

摘要：本文主要是在国内外档案学界关于后保管理论研究成果的基础上,对什么是档案保管,什么是档案后保管进行了详细的解读,并提出档案保管在概念理解上的广义和狭义之间的区别之处,以及在分析档案保管与档案后保管内涵的基础上,创新性地总结了档案保管模式和档案后保管模式的特征。最后对档案后保管模式必然代替档案保管模式作了阐释。

关键词：档案保管,档案后保管,模式,特征

参考文献

[1]杰拉尔德.汉姆(刘越男译.档案边缘.山西档案,1999,(1).

浅谈实物档案保管工作 篇9

一、实物档案的涵义

实物档案包括广义和狭义之分。广义上主要指荣誉类实物、印章、名人的题词字画和产品类实物等;狭义上主要指奖旗、牌匾、证书等荣誉性实物。在实际工作中, 一般采用狭义上的实物档案概念。作为人们活动和历史事件的原始记录, 其文字和图像等信息内容是展现和决定档案价值的主要因素, 而载体和材料的多样则是其区别于其他档案的显著特点, 也是影响和制约实物档案保管工作的最大障碍。实物档案没有纸质档案在形成时间上周期性的规律, 没有胶片档案在载体尺寸上相对固定的规格, 也没有声像档案那样既定的载体材料, 使得档案的收集和保管工作变得更为复杂, 需要档案工作人员进行主动式的收集和对各种载体材料全方位的技术保护。从各管理环节的操作规程和技术手段的角度而言, 可以说实物档案的管理开辟了一种全新的档案管理模式。

二、实物档案保管的特点

1. 实物档案形成时间的不确定性。

由实物档案的定义可知, 奖牌、证书等形式的实物档案是反映某一单位或部门所取得工作成绩的物品, 它必须以其形成单位的工作实绩为基础, 而成绩的取得并非以人的主观意志为转移, 也不具有时间或主体上的规律性, 因而档案部门无法预知哪些单位在哪个时段会产生实物档案, 很难及时准确地收集到所需档案。此外, 并没有相关规定要求形成单位主动向档案部门移交其实物档案, 这无疑又为保证实物档案的齐全完整增加了难度。

2. 实物档案保管的空间局限性。

实物档案多种多样的载体不仅给档案分类带来不便, 还十分占据档案库房的保管空间。一件实物档案小则是一枚徽章, 大则可以是一幅牌匾, 相对于我国现有的档案库房容量而言, 这些实物档案所需的空间大大超出了普通库房的承受能力。随着越来越多的实物档案被征集进馆, 保存空间的局促必将影响到整个保管工作的开展。

3. 实物档案备份困难。

为了便于用户的利用, 无论是纸质档案、声像档案还是电子档案, 通常情况下在保存档案原件的同时, 相关部门还保留有一定的档案备份件, 而对于实物档案制作备份却有所不便:一方面, 要逼真地再现档案原件, 在档案的外形、色彩、工艺等方面对复制技术的要求较高, 复制难度较大;另一方面, 复制件所占的空间将增大对档案保管环境的压力。因此, 实物档案的实体备份并不能有效地解决档案长期保存的问题。

4. 实物档案保管技术不成熟。

实物档案的载体形态各异, 材料多样, 大小不一, 其载体可由玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成, 且载体上的信息内容有镀金、油漆、墨汁等多种表现形式。上述各类材料要求不同的保存环境和保管方式, 同一类别的载体也可能由于表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。目前, 对纸质档案的保管技术显然不适合或不能满足各种形式的实物档案的保管需要。

三、加强实物档案保管工作的措施

1. 加快相应的规范和体制建设。

首先, 完善收集标准规范。实物档案概念处延的模糊性, 给其收集工作带来很大的困难, 有必要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围, 在兼顾馆藏和保管条件的前提下, 做到“有档可归、有档不归”, 立足现有资源, 最高效率地维护实物档案的完整与安全。其次, 加强实物档案保管技术规范的建立。在理论研究的基础上尽快建立保护技术的相关标准是指导目前实物档案保护工作的关键。载体的特性决定实物档案的保护不能再沿用纸质档案的技术方法, 不同的载体材料对保管环境和条件的要求不尽相同, 实物档案载体本身的多样性无疑加大了相关技术标准制定的难度, 迫切需要加强实物档案保管技术的规范。

2. 对实物档案进行科学地分类及合理地鉴定。

首先, 对实物档案进行科学地分类。分类的标准多种多样, 可根据归档单位、档案反映的信息内容等将其分为不同的类别, 但从延长档案寿命角度而言, 将同一载体材料的档案归为一类较为合理, 这也是在档案部门实际管理中较为普遍的分类方法。其次, 对实物档案进行准确合理地鉴定。对于实物档案的鉴定必须密切结合档案产生的背景环境, 从内容和载体两方面入手进行评价。不同价值层次的档案可按照永久或长期保存、暂时保存、销毁等不同方式进行处理, 以确保馆藏档案的质量。

3. 加强实物档案保护技术的研究。

档案保管和利用工作探析 篇10

一、档案保管工作的内容、任务与要求

(一) 档案保管工作的内容

(1) 档案的入库存放。为使档案保管妥当, 档案应及时入库, 并按全宗单位来排列, 以便区分。但在入库存放的过程中, 也要具体问题具体分析, 一些特殊类型的诸如影片、照片、录音及用于科技的档案, 会计所用档案等特殊载体的档案要做到分开保管。在保管过程中, 要在全宗指南、案卷目录等检索工具中标注说明, 并在全宗末尾放置相关的全宗保管, 并保持具有相对的存放地点。对于纸质的档案可以在装具中使之保持竖放和平放。以便于保持一个全宗里文件之间的联系。 (2) 档案利用过程中的保护。主要包括:建立健全的档案管理使用的登记和日常交接制度, 对档案利用行为的规范和限制, 对档案利用方式和利用场所的限制, 对重要档案的保护性措施。 (3) 档案的安全防护和应急管理。主要包括:一是建立人员进出库制度, 对进出库房的工作人员、时间、方式等进行严格规定, 一般只允许档案工作人员进出;二是库房温湿度应控制在适宜的指标范围内;三是库房要实行防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗的“八防”措施;四是库房要定期检查和清点, 特别在档案库房搬迁或大规模提供利用之后, 一定要做好清点工作;五是要建立档案工作突发事件应急管理机制。

(二) 档案保管工作的任务

档案保管工作的根本任务是维护档案的完整与安全, 捍卫档案的真实性。在档案存放和管理时, 要建立入库存放制度和库房管理制度, 利用各种相应措施, 保持档案更为有用的作用, 使档案的利用时间更加延长。对于一些特殊载体的档案, 比如电子档案等更要用适合的保管措施, 使这些特殊载体保证完整性和安全性。

(三) 档案保管的要求

为使档案工作良性发展, 档案保管中要有一定的要求。为使档案管理工作的规范和标准, 要制定档案管理制度。同时要配备必要的安全措施, 以免使得档案受到损坏。在保管中, 对重要性不同的档案要采取相应的保管措施, 重点保护永久性档案材料, 使档案充分发挥其价值。

二、档案在利用过程中的保护

档案在利用中因为要调出档案进行查阅, 并定期归还, 所以难免给档案材料带来磨损甚至损坏, 严重地影响档案的寿命, 给后期使用者带来诸多不便。为了使档案工作更好地发挥作用, 避免发生不必要的安全隐患, 我们要制定一定的保护制度, 让档案工作能得以顺利开展下去。

(一) 档案在利用过程中的保护制度

(1) 对于日常工作中的档案管理来说, 在档案的使用中, 登记和交接必须遵守相应的制度。具体表现为档案在出入库时核对调卷以及还卷、交接行为时一定要进行登记, 并适时签收, 相关的手续一定要清楚和严格。 (2) 档案利用行为规范制度。这些方面包括对档案管理所进行的利用行为方式的规范以及防止档案管理的不良行为。

(二) 档案在利用过程中的保护措施

档案在利用过程中要注重保护, 以利于档案长期发挥作用。保护措施具体有以下几个方面: (1) 应控制档案利用的数量和顺序。如果某地需要大量利用档案时, 我们不要一次性全部提供, 而是分成多次, 并要求利用档案者注意档案顺序, 不能随便打乱档案原有的顺序, 以便于管理。 (2) 做好档案利用者的指导和监督工作。当使用者使用档案时, 必须有档案专业人员在场, 不仅利于档案的管理, 也能起到指导和监督的作用, 使档案时时处于保护之中。 (3) 档案利用方式及利用场所。档案既可以现场阅览, 也可以通过网络、邮政、电子邮件、传真、电话等方式进行利用和查询。现场阅览的场所应为集中式大阅览室, 便于管理。而通过档案馆主页进行网上检索或通过电子邮件进行咨询的, 应采取相关的互联网安全保密措施。 (4) 珍贵档案利用过程中的保护性措施。珍贵档案在利用过程中应采取严密的保护措施:一般只能提供档案的缩微品或相关的复制件, 而不能够提供档案的原件, 并且在利用档案时要做到特别的监护。如果必要时进行复制, 也一定要采取严格的限制措施和保护措施。

摘要：档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分, 承担记录历史、珍藏记忆、传承文化的社会重任。档案管理工作, 就是管理档案的方法和原则讲求科学, 为社会实践服务提供依据, 使有价值的档案更加科学地管理, 也使档案的利用需要得以满足。因此, 本文对档案保管的内容、任务和要求以及档案在利用过程中的保护工作进行了分析研究。

企业科技档案保管期限界定探讨 篇11

1  文书档案保管期限改革后，科技档案继续保留老的期限划分法

国家质量技术监督局、国家标准化管理委员会于2000年12月11日批准、2001年5月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）第5.2.5条规定“保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限”、第5.3条规定“保管期限可用色标区分;红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期”。从以上规定可以看出，2000版的科技档案整理规范要求科技档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

此后，根据国家档案局2006年9月19日批准、12月18日公布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）要求，文书档案的保管期限率先改革为永久、30年、10年三种，由于保管期限的标时制更利于到期档案的鉴定处置，多数企业文书档案保管期限也参照8号令执行了。

国家质检总局、国家标准化管理委员会于2008年11月13日联合发布、2009年5月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）第6.2.5条规定“保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限”，由此看来，2008年版的科技档案整理规范没有对科技档案保管期限提出新的要求，按照常规，还应按以往（同一规范的上一版本）的要求来整理，即科技档案的保管期限仍按照永久、长期、短期来划分。

2   企业档案工作规范首次提出科技档案新的期限划分法

国家档案局于2009年11月2日发布、2010年1月1日实施的《企业档案工作规范》（DA/T42—2009）第7.7.3条规定“档案保管期限一般分为永久和定期两种”、第7.7.5条规定“定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年”。从以上规定可以看出，该规范非常明确地把企业档案的保管期限确定为永久、30年、10年三种。规范附录A中，除规定有经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类这些管理性文件（文书档案）的保管期限外，还规定有产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类这些科技性文件（科技档案）的保管期限，不管是文书档案，还是科技档案，保管期限都是按永久、30年、10年来划分的。笔者认为，这个规定首次明确提出了科技档案保管期限划分为永久、30年、10年的观点，是对科技档案保管期限的重大改革。

3  从国家档案局第10号令条文推断出科技档案应按新的期限划分法

国家档案局于2012年12月17日发布、2013年2月1日起施行的第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第二条规定“本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录”，根据条文所指，本规定应该包含企业科技档案保管期限的范畴，第七条规定“企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年”，第十二条规定“企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合企业实际执行”。从以上条款内容来看，似乎对科技档案保管期限规定又有点模棱两可，让人们刚刚建立起来的科技档案期限划分的概念又有点模糊不清了，结尾也只是附了个《企业管理类档案保管期限表》。

但在所附的表中规定“建设项目管理、设备管理、产品管理等管理性文件的保管期限有永久、30年、10年三种”，虽然明确说是指管理类文件材料的保管期限，但笔者认为，现在企业档案的分类是按问题分类的，上述几类的管理性文件按分类也应属基本建设类、设备仪器类、产品类等科技档案的范畴，因此，一个大类内既然管理性文件（一般分类到各个大类的综合类二级类目里）的保管期限按永久、30年、10年划分，那么这些大类里的其他技术类档案，如图纸、说明书等科技档案也应按这三种来划分保管期限，由此可以推断科技档案的保管期限应按新的划分法。

如果按国家档案局10号令贯彻实施问题解答中所解释的“管理类外的几个大类有现成归档范围和保管期限表的可直接参照编制，如基本建设类可参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）”，那么在同一个大类里（如基本建设类）的保管期限就会出现永久、30年、10年和永久、长期、短期共存的情况，这样会引起科技档案保管期限编制的混乱和人为的复杂化。而且，从同为国家档案局行业推荐标准的DA/T42—2009和DA/T28—2002的执行效力来看，颁布时间较晚的DA/T42—2009即《企业档案工作规范》似乎更应优先执行。况且永久、30年、10年这种标时制的期限划分法更容易操作，更利于档案整理工作的简单化、规范化和档案人员对规定的准确把握。

4   结语

档案安全保管 篇12

一、档案保管

现行情况下, 按照存储介质的区别, 档案保存大致分为纸质保存和电子保存两种方式。

1. 纸质类档案的保存。

纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护盒存放。应采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施, 避免档案受光害、氧化或水解, 以及虫害、霉菌侵蚀。声像档案中照片的保存, 宜存放于保护套 (袋) 或底片夹内, 再置入去酸保护盒中。微缩片、正片或负片保护盒应水平置放, 避免阳光直射。照片档案应设置专用储存柜, 录影 (音) 带类档案入库前, 应将防误抹孔关闭, 再置于储存柜中。避免邻近电器用品或远离带有磁场的场所。

2. 电子档案的保存。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。

若为软磁盘, 其保护措施主要有:统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存;把住软磁盘质量关, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到1年, 就读不出数据;规范保管条件, 在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%-50%, 温度控制在14-24℃;加强病毒防范, 进行病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态;对加密盘的管理, 这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存;在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

若为光盘, 其保护措施主要有:规范排放和使用, 使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤;保持良好的温度、湿度环境, 温度宜控制在14-24℃, 相对湿度40%-65%;注意避光。

不论软盘还是光盘, 都要定期复制, 磁盘每2年复制一次, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体应同样编号保存。

二、档案保密

在档案工作中, 把档案按照规范和要求完整地保存下来, 才能做好档案保管过程中的保密工作。档案的保密着重于以下几个方面:

1. 档案库房管理中的保密工作。

档案库房管理是档案保密的重点。首先要实现档案库房、阅览室、办公室三分开。档案库房不得存放与档案无关物品, 非档案管理人员不得擅自进入档案库房。落实国家关于档案库房管理的“九防”要求, 提高档案库房的保卫和保密工作质量, 认真做好保管、使用、防火、防盗、防潮、防爆及保密工作, 对要害部位认真按安全保卫保密要求落实人防、物防、技防措施, 防范于未然。档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2. 档案的管理和保密。

建立各要害岗位保密安全责任制。开展经常性安全保卫保密检查, 针对存在隐患及时整改不留后患。涉密档案要有明显的保密标识, 按保密规定进行保管和提供档案利用, 避免档案失密或泄密事故。

加强计算机系统的保密安全管理。对涉密与非保密计算机予以明确区分, 涉密机必须完全与局域网脱离连接, 并禁止上因特网以防泄密。采取身份认证、存储传输加密、配置防视频泄密干扰器等措施加强保密防范。严格遵守保密纪律和有关规章制度, 自觉做好保密工作。在计算机网络上传递信息, 必须明件明传, 明问明答;密件密传, 密问密答, 严禁明密混用。凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施;录有文件的软盘信息要妥善保管, 严防丢失。

提高档案管理人员的素质。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

加强绝密档案的日常管理。借阅档案资料要注意保护和保密, 不得擅自复印、拍照, 更不得涂改或在档案上做任何标记, 必须保证档案的整洁, 不得丢失泄密, 如发现丢失泄密现象, 应按保密规定立即向安全保卫部门或保密机构报告, 并采取相应防范措施。个人不得保存秘密文件, 阅办完毕后应及时清退。定期进行库存档案的清理核对工作, 做到账、档、卡相符, 对破损或载体变质的档案要进行修补和复制, 保证档案的完整。对秘密档案资料应严加管理, 严格传递、借阅手续。如需借阅须经领导批准, 并在档案阅览室内查阅, 不准带出档案室, 不准摘抄, 不得擅自扩大利用范围, 以确保档案的安全。对已经破损的档案, 要及时抢救。不丢, 就是使档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃, 不仅保证档案实体安全, 也要保证档案内容的安全。不散, 就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱, 就是要求档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。

3. 正确处理好档案保密与利用的关系。

在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成信息浪费, 档案管理人员的价值也难以在利用效果中体现出来。档案部门应改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给国家及企业的安全和利益造成危害。对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

4. 做好档案的解密和开放前的基础工作。

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。

要认真做好档案开放前的基础工作。首先, 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。其次, 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。再次, 编制检索工具:一是基础性检索工具, 如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具, 如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具, 如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等, 使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主, 以基础性检索工具为辅, 以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系, 实现检索途径的多元化。最后, 准备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 搞好档案副本。

总之, 档案管理人员一定要按照《档案法》和《保密法》的要求做好档案的保管和保密工作, 确保档案的完整性与安全性, 是我们每一位档案管理人员的应尽责任。

摘要：档案管理人员的责任就是要维护档案的完整与安全, 这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。做好档案工作, 一是要把档案保管好, 二是要做好档案保密工作, 按保密规定进行保存和提供利用。档案管理人员要持之以恒, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。