中小学档案材料归档范围及保管期限

中小学档案材料归档范围及保管期限（共7篇）

中小学档案材料归档范围及保管期限 篇1

中小学档案材料归档范围及保管期限

一、文书档案 党、团、队、工会工作活动中形成的文件材料

1.1工作报告、总结、换届选举结果

永久

1.2重要专项活动的报告、总结等

永久

1.2党团队员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料

永久

1.3本校党组（或实行党委制的党委）会议纪要、会议记录

永久 2 本校行政管理活动中形成的文件材料 2.1 本校行政办公会的纪要、会议记录

2.2 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料

永久 2.3 本校编写的大事记、组织机构沿革等

永久 2.4 本校人事任免文件

永久

2.5 本校机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信使用和作废等文件材料

永久 2.6 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

受市级（含）以上表彰、奖励的 永久 受市级以下表彰、奖励的 短期 2.7 对本校有关人员的处分材料

受到警告（不含）以上处分的永久

受到警告处分的短期

2.8 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、等文件材料

永久

2.9 人事考核、年终考核、职称评审工作文件材料

永久 2.10 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

永久 2.11教职工花名册

永久 2.12 本校召开工作会议、专题会议的文件材料

2.12.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久 2.12.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

短期 2.13 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 2.13.1固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料

永久 2.13.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料

永久

2.14 行政管理工作中形成的备案文件材料

短期 2.15 行政处罚、处分、国家赔偿等工作中形成的文件材料

2.15.1 重要的 永久 2.15.2 一般的 短期 2.16 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

2.16.1 和以上的计划、总结、统计材料

永久 2.16.2 以下的计划、总结、统计材料

短期 3 本校教学管理中形成的文件材料 3.1 本校的教学制度、规定、办法 3.2 与教学有关的上级文件

重要的永久

一般的短期

二、教学档案 在教学活动中形成的文件材料

1.1 学籍档案

永久 1.2 成绩册

永久 1.3本校教师、学生参加科研活动的成果材料

永久 1.4 教科研规划、教师教学计划、总结、课程总表

永久 1.5期中、期末考试、竞赛试题、成绩、答案、试卷分析

短期 1.6教研组工作计划、总结、活动记录

短期 1.7获奖论文、经验介绍、论文复印件

短期 1.8德育系列化活动材料、教师业务比赛材料

短期 1.9校报、校刊

永久 1.10教师任课安排表；班主任、教研组长聘任情况表

短期 1.11师训材料、心理咨询材料

短期 1.12学生奖惩材料

短期 1.13 班级量化管理成绩

短期 1.14 学生思品管理成绩

短期

中小学档案材料归档范围及保管期限 篇2

规则是编制工作的基础。企业集团要充分分析下属企业性质、企业规模、档案工作状况, 综合考虑各企业情况, 提出合理的企业编制时间、编制、报审、下发实施要求。切不可照搬国家10号令, 以免企业归档材料收集不具体、保管期限划分找不到对应条款, 使编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限表流于形式, 对工作毫无指导意义。

(一) 企业编制时间的确定, 应依据下属企业档案管理现状, 分期分批实施。一般档案工作基础较好的企业, 应作为示范企业, 先行编制。这样的企业档案人员业务素质较高, 有组织、协调、管控能力, 既能完成工作, 又能引领其它企业完成此项工作;基础较差或工作未起步的企业, 放在最后完成。这样的企业无论领导重视度、各部门档案意识都较差, 贯彻实施相对较难, 档案人员业务素质不高, 需集团加大指导力度, 并辅以督办、检查等措施, 方可推进其工作的开展。

(二) 编制要求要细化, 特别是编制格式, 如文种、文件构成、表格栏数、附件内容的排列等要统一、规范。如规模不同的企业是否可用文种区分, 下属集团型企业用“规定”、单户企业用“办法”, 这样可便于你在批复时, 区分不同的下属企业提不同的要求。虽然10号令已明确展示文件构成, 但因企业档案人员的业务素质参差不齐, 不少企业在实际操作中, 常以为只需编保管期限表。表格栏数、附件内容及序号, 即使下文件规定, 经常都有不少企业按自己的理解、习惯增加、删除, 或按自己的想法做。所以格式几栏, 附件管理类内容按企业设置机构或档案设置类别列出, 都需集团企业规范、统一。从便于收集的角度考虑, 按企业设置机构列文件材料归档范围, 责任明确, 更为适用。

(三) 报审需规定程序。各下属企业编制的初稿, 需先行征求企业各职能部门意见、反复修改, 并归档各部门历次修改意见, 经企业领导审核, 电子版及企业机构图、部门职责发送上级集团审查通过后, 再以正式文件报送集团审查。报送程序规定, 既可细化各职能部门归档材料的准确性, 又可强化各部门的档案意识, 同时也减轻集团审查工作的难度, 是编制工作有效可取的方法。

(四) 下发实施要求。旨在明确下属企业编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限, 需经上级集团审查通过后, 以红头文件下发实施。在实际工作中, 通常出现编制完成后, 未经上级集团审查通过即下发实施, 或审查通过后不行文, 只让档案部门知晓, 认为是档案部门的事, 与其它部门无关, 给档案的归档工作带来影响, 致使档案的齐全、完整受损。

二、做好培训

培训是让下属企业准确了解定好的编制规则, 是编制工作能否按要求如期完成的关键。上级集团只下发文件不培训, 或只培训不下发文件, 都会影响下属企业编制工作的如期完成, 即使完成编制, 也会出现诸多问题, 增加审查的难度及重复修改的次数, 所以最好是先下发编制要求文件, 如前所述的“定好规则”, 再进行培训, 对文件加以逐条讲解。培训也不能简单只做一次, 需集中培训和分期培训相结合。集中培训是贯彻编制工作的重要性及意识、上级集团对此项工作的安排、要求。分期培训是按分批完成的企业, 再组织小范围培训, 详细讲解编制工作方法、步骤, 解答参培企业提出的问题, 让参培企业明了如何着手开展此项工作。因此培训是编制工作必不可少的环节。

三、细致审查

审查工作是一项档案综合素质要求较高的工作, 特别是集团所属企业行业跨距大, 对审查者素质要求更高。审查者在审查前, 一定要详细了解下属企业组织机构设置、各机构职责, 再对下属企业正式行文前的初稿按职责逐条进行审查。按机构列出归档文件材料, 更有利于审查。审查时要细致, 并把握关键的五不要:第一, 不要照搬10号令, 完全与企业实际脱轨;第二, 不要用“重要的”“一般”的文字, 实际归档中无法界定;第三, 不要简单概括文件材料内容, 尽量细化, 能对应操作;第四, 不要是单户企业, 内容中还出现“本企业所属分子公司 (或单位) ”条款;第五, 不要列出机构设置以外的机构文件材料内容, 无机构、无职责, 无法确认审查内容的有无。

四、批复严谨

上级集团对所属企业的批复, 要依企业规模加以区分, 不可一概而论。所属集团型企业, 批复时, 应对施行时间、修订完善期限、指导其分子公司完成编制时间上提要求, 以推进其按要求施行, 并尽快对其下属企业开展此项工作。单户企业则无下属企业项。批复后, 最好以抽查方式落实追踪, 单户企业落实施行情况, 集团型企业落实其对下属企业编制、审查工作的开展情况, 以确保工作的严谨及善始善终。

五、结语

综上所述, 企业文件材料归档范围和档案保管期限编制工作, 是一项复杂而细致的工作, 需各企业精心组织, 高度重视, 只要如上述按步实施, 可确保编制工作顺利进行, 使编制的文件材料归档范围和档案保管期限表规范化、并具操作性, 真正为企业各类文件材料归档工作提供条件。

摘要：国家档案局令第10号2012年12月17日颁布, 2013年2月1日起施行。各企业在所在地档案行政管理机构的统筹安排要求下, 相继结合企业实际开展文件材料归档范围和档案保管期限的编制, 本文就大型企业集团如何开展此项工作进行探讨。

中小学档案材料归档范围及保管期限 篇3

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.

中小学档案材料归档范围及保管期限 篇4

发布时间:2013-09-30 访问次数:

件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行

局长

2006年12机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

关文件材料归档范围是：

映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

关文件材料不归档范围是：

级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关料；

级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

久保管的文书档案主要包括：

机关制定的法规政策性文件材料；

机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

机关机构演变、人事任免等文件材料；

机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

期保管的文书档案主要包括：

机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

机关一般性事务管理文件材料；

机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行意后执行。

导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家执行。

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史件材料的归档范围和划分档案保管期限。

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同书档案保管期限表

级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

讨论未通过的文件（10年）

级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府的文件材料

公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）

论未通过的文件（10年）机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）

机关召开工作会议、专题会议的文件材料

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

关联合召开会议的文件材料

本机关为主办的

请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久）

本机关为协办的

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、设计（永久）

代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道（30年）

委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排（10年）

级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件

要的（永久）

般的（30年）

地区、本机关工作汇报材（30年）

机关业务文件材料

机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久）

机关的请示与上级机关的批复、批示

重要业务问题的（永久）

一般业务问题的（30年）

同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

重要业务问题的（永久）

一般业务问题的（30年）

本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

本机关为主办的 重要业务问题的（永久）一般业务问题的（30年）

本机关为协办的 重要业务问题的（30年）一般业务问题的（10年）机关编辑、编写的文件材料

大事记、组织沿革等（永久）

简报、情况反映、工作信息等（10年）

行政管理、执法活动中形成的文件材料

行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）

行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

行政管理工件中形成的备案文件材料（10年）

行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 重要的（永久）一般的（30年）

计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

和以上的计划、总结、统计材料（永久）

以下的计划、总结、统计材料（10年）

重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活 动形成的文件材料

发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记（30年）

机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）

人事工作制度、规定、办法等文件（30年）

人事任免文件（永久）

先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

受县级（含）以上表彰、奖励的（永久）

受县级以下表彰、奖励的（30年）

对本机关有关人员的处分材料

受到警告（不含）以上处分的（永久）

受到警告处分的（30年）

职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）人事考核、职称评审工作文件材料（永久）

职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（永久）

职工名册（永久）

党、团、工会工作活动中形成的文件材料 工作报告、总结，换届选举结果（永久）重要专项活动的报告、总结等（永久）党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料（永久）情况反映、工作简报（10年）

纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 重要的（永久）一般的（30年）

保卫部门的安全检查、调查记录（10年）本机关处理人民来信来访的文件材料 有领导重要批示和处理结果的（永久）其他有处理结果的（30年）

本机关事务管理文件材料

房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 重要的（永久）一般的（10年)接待工作的计划、方案 重要的（30年）一般的（10年）机关财务预算（30年）

机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 重要的（永久）一般的（10年）

职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）

职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）

上级机关制发的文件材料

上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 重要的（永久）2 一般的（10年）

上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材（10年）

上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（永久）

同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）

下级机关报送的文件材料 重大问题的专题报告（30年）

中小学档案材料归档范围及保管期限 篇5

甘泉县人民政府办公室

关于编制《甘泉县政府办机关文件

材料归档范围和文书档案 保管期限规定》的函

县档案局：

根据甘办发„2009‟15号文精神，为了做好文书档案管理工作，结合本单位的实际，我们编制了《甘泉县政府办机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，请予以审查，并通过施行。

附件：

1、《甘泉县政府办机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》;

2、甘泉县人民政府办公室文件材料归档范围和文书档案保管期限表;

3、甘泉县政府办“三定”方案。

二○○九年七月二十二日

甘泉县人民政府办公室 机关文件材料归档范围和文书

档案保管期限规定

第一条

为正确界定县政府及县政府办公室机关（以下简称“本机关”）文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，使保存的档案反映本机关职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本机关实际,制定本规定。

第二条

本规定中的文件材料是指本机关在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条

本机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、事业发展和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关具有查考价值的文件材料。

第四条

本机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条

凡属本机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本办档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

凡属本机关不归档的文件材料，各组室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处置。

第六条

本机关文书档案的保管期限为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的有关方针政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动形成的文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示、报告与上级机关的批复、批示，重要的计划、总结及汇报材料等；

（五）县政府领导在本县视察、调研和外出考察形成的重要文件材料（含照片、录音、录像等）；

（六）上级领导人及其他知名人士来祁视察、考察时形成的各种文件材料（含照片、录音、录像、题词等）；

（七）机关机构演变、人事任免等文件材料；

（八）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（九）上级机关制发的属本机关主管业务的重要文件材料；

（十）以本机关为主的与同级机关的联合发文；

（十一）同级机关、下级机关关于重要问题的来函、请示、报告与本机关的批复、批示等文件材料。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但本机关需要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条

本机关对应归档的电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。

本机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，与文件正本、定稿一并归档。

第十条

本机关联合召开会议或联合行文所形成的文件材料以本机关为主的，原件由本机关归档；本机关为协办单位的，可对重要文件材料的副本归档。

第十一条

本机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十二条

本规定自印发之日起实施。

甘泉县人民政府办公室

文件材料归档范围和文书档案保管期限表

一、行政办

1、县政府召开的重大会议材料（包括政府工作报告、通知、讲话、决议、决定、纪要、请示、批复、大会发言、重要的照片等材料（永久）

2、政府、政府办召开的重要会议，举行的重大活动形成的文件材料。（永久）

3、政府会议纪要、县长办公会议纪要、政府常务会议纪要、县长办公会议纪录、办公室党组会议记录、中心组学习记录

（永久）

4、领导人讲话的重要工作报告，领导人讲话总结、签订的各种协议、评选的称号牌、照片、录音带及一些代表性的材料（永久）

5、典型的发言材料、汇报材料、政府重大的庆典活动。

（永久）

6、日常的会议通知（10年）

7、一般的报告、讲话、简报、送阅材料（10年）

8、政府、政府与其他机关联合颁发的正式文件

8.1重要的（永久）8.2一般的（30年）

9、由政府颁发的规范性文件（如通报、公告、意见、函、令、通知、议案）等（永久）

10、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本级机关的批复

10.1政策性强的、重要的问题（永久）10.2一般的请示报告（10年）

11、政府下发的职务任免（永久）

12、机构设置、撤并、名称更改、人员编制、印章启用、等文件（永久）

二、机要室

1、上级机关颁发的文件、会议讲话及要执行贯彻的文件（包括通知、意见、批复、通报、函、纪要、决定、领导人讲话等）

1.1重要的文件（永久）1.2一般的文件（10年）

2、上级机关下发的针对本机关机构设置，领导人任免、奖惩、编制等文件（永久）

3、上级领导来我县检查工作形成的文件

3.1重要的（永久）3.2一般的（30年）

4、本机关职工档案、录用、工作调动及党组织关系存根

（永久）

5、上级下发的密码、明传电报（10年）

6、本机关人员的任免、奖惩、处分等文件材料（永久）

7、本机关大事记、县志、年鉴有纪念意义和展览纪念照片、录音、录像（永久）

8、本机关下发的明传电报（10年）

三、法制科

1、法制股起草的政府、政府办规范性文件，具有法规政策性文件（包括通知、通告等）（永久）

2、本机关下发的批复（永久）

3、本机关上报的请示未有批复的（10年）

4、在协调部门之间法律、法规、规章执行中的矛盾和争议形成的文件材料

4.1重要的问题材料（永久）4.2一般的材料（30年）

5、行政执法中批订的规范性文件及答复（永久）

6、行政执法人员资格认证和执法证件存根及有关材料。

（30年）

四、信息室

1、政府办上报的信息

1.1 重大的信息（永久）1.2 一般的工作信息（10年）

2、送领导参阅的信息

2.1 重要的（30年）2.2 一般的（10年）

3、上级机关下发的工作信息、简报（10年）

五、督查室

1、上级机关批转的有领导重要批示来信要求上报处理结果的（永久）

2、本机关领导重要批示需要落实情况督促检查形成的文件

（30年）

3、由本室办理的人大、政协议案、提案的文件

（永久）

4、本室形成的文件（30年）

六、机关事务局

1、机关财务预算（30年）

2、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

2.1年度和年度以上的材料（永久）2.2年度以下的材料（10年）

3、职工调资、定级等文件材料（永久）

4、接待工作的计划、方案

4.1重要的（30年）4.2一般的（10年）

甘泉县政府办职能配置和内设机构

一、内设机构：

政府办下设：行政办、督察室、秘书科、信息办、法制办、人防办、机关事务局。

二、职能配置：

（一）行政办

1、贯彻执行《国家行政机关公文处理办法》和《陕西省人民政府公文格式细则》等国务院、省政府有关公文处理的规定，对以县政府和县政府办名义制发的公文进行行文关、内容关、政策关、格式关、发文范围等方面的审核以及登记、编号、用印等工作。

2、负责上级和平级、下级来文的登记、传阅、交办工作。

3、负责明传电报的处理工作。

4、负责县政府、县政府办公室、县政府党组、县府办党总支、支部等印鉴的管理和使用。

5、负责县政府信息公开办的日常工作。

6、按照干部管理权限和范围，协助县政府办领导负责办公室及下属单位（招待所留守处、托儿所、文印站、接待办）的人事管理；办理劳工统计、干部职工人事档案等方面的业务工作；负责干部职工的转正、任免、调动、奖惩的呈报工作；协助办公室领导做好干部职工的思想政治工作和年度考核评比工作。

7、负责文书档案管理，做好公文保密、立卷、归档、销毁工作。

8、负责组织安排县政府值班室24小时值班和节假日值班工作。

9、负责县长主持召开会议的会务和会议纪要的分发工作，负责县长办公室的内务工作。

10、接待干部、群众来访，协调其他职能办做好工作。

11、负责收发室的管理。

12、负责县政府政务公开栏的管理和办公室全体干部职工会议的会务工作。

13、办理县政府领导和办公室领导交办的其它事项。

（二）秘书科职责

1、负责起草县政府领导在主要会议上的工作报告。

2、负责起草县政府重要文件，协调各部门代县政府草拟有关文件。

3、负责收集、分析和综合本县国民经济和社会事业发展过程中的各种情况，深入基层调查研究，撰写调查报告，为县政府领导和办公室领导科学决策提供依据。

4、负责县政府全体成员会、常务会、县长办公会、专题会议和其它工作会的会务工作，做好会议记录、整理会议纪要等事项。

5、负责上级党政、上级部门领导前来我县视察、调研、检查工作时的县政府各种工作汇报、工作请示等文稿的起草，做好上级领导的指示讲话的整理、上报等事项。

6、协助县政府领导处理日常事务和文件的收集、整理、归档和清退工作。

7、负责县政府领导下乡、外出时的随行秘书工作。

8、及时做好突发事件、重要灾情和重大事故的情况收集、整理。

9、编印《政务通报》等内刊。

10、办理县政府领导和办公室领导交办的其它事项。

（三）督查室工作职责

1、负责上级和本级政府的重大决策、重要文件和重要工作部署和县政府重要会议（包括县政府常务会议、县长办公会议、专题会议和现场办公会议等）决定事项的督促、检查、落实工作。

2、负责上级领导和县政府领导批办件、批阅件和登记、转办、督办、落实和反馈工作。

3、负责人大代表建议意见、政协委员提案的登记、转办、催办和回复。

4、负责办理新闻舆论媒体转办件、群众来信来访和“县长热线”反映的问题。

5、协助县政府和办公室领导交办的乡镇之间、部门之间、乡镇与部门之间的有关工作，催办和查办领导交办的有关事项，及时答复部门和基层的请示件。

6、负责《督查专报》的编发工作。

7、办理县政府领导和办公室领导交办的其它事项。

（四）信息办工作职责

1、负责建立健全全县政府系统信息网络；组织搞好全县政府信息工作；编印《上杭信息》，做好市政府办《闽西要讯》、省政府办《今日要讯》专报工作；向省政府办公厅、市政府办公室报送专题信息和专题调研报告。

2、负责上级有关计算机及网络技术法律法规的贯彻落实，配合“数字福建”工程的实施，制定办公室计算机及网络技术的长远和近期工作目标。

3、负责办公室计算机硬件和软件的安装维护和保养，及时排除各种技术故障，确保办公室计算机及相关设备的正常运行。

4、做好计算机网络系统的应用与管理工作，确保网络的安全运行。协助领导及各股室在网络上查找相关资料，实现办公的自动化、网络化。

5、负责县政府办计算机应用技术的培训指导和推广应用。

6、做好办公自动化的其他技术服务、推广工作。

7、办理县政府领导和办公室领导交办的其它事项。

（五）法制办工作职责

1、编制县政府规范性文件的制订计划，审查修改各部门报送县政府审议的规范性文件草案，组织起草重要的县政府规范性文件，承办县政府规范性文件的解释工作。

2、组织上级下发的地方法规和政府规章草案的讨论修改工作。

3、组织或者参与检查重要法律、法规、规章、规范性文件的执行情况，协调和处理部门之间在执行中的争议问题。

4、承办县政府行政复议案件，代理县政府参加行政诉讼，对各乡（镇）、各部门行政复议、应诉工作进行指导。

5、办理县政府规范性文件向市政府及县人大常委会报送备案的有关工作，办理各乡（镇）人民政府、县政府各部门规范性文件的备案审查工作，整理、编辑县政府、县政府办公室颁发的规范性文件；组织清理行政审批、审核事项。

6、为县政府领导重大决策和处理日常事务提供法律咨询服务。

7、办理县政府领导和办公室领导交办的其它事项。

（六）机关事务局工作职责

1、行政事务方面

（1）负责县政府和县政府办召开会议的各项准备工作；负责组织县政府领导办公场所的清理、布置，购买日常办公用品等。

（2）负责督促做好县政府机关的会议室管理（含戏院）和环境卫生、绿化、美化。

（3）负责组织县政府机关的节假日或根据需要的环境布置，如横标、标语、彩旗、国旗、及其它方案布置。

（4）负责县政府、县政府办用车管理安排。

（5）负责县政府领导、县政府办领导交办的其它行政后勤事务，如安装电话、购买车船飞机票及其它日常后勤事务。

2、房屋管理方面

（1）负责县政府机关大院办公用房和宿舍维修管理和基建施工管理。

（2）负责水、电供应和水、电、通信等设备维护管理，收取水电费。

（3）负责机关宿舍的管理和调剂使用。

3、财务方面

（1）负责县政府、县政府办行政经费管理。

（2）负责县政府办下属单位财务二级管理。

（3）负责县政府机关基建、维修经费管理。

4、办理县政府领导和办公室领导交办的其它事项。

（七）保卫科工作职责

1、负责县政府机关和宿舍的保卫工作，保证县政府机关正常的工作、生活秩序。

2、负责做好本机关的户籍管理工作和流动人口管理。

3、负责做好机关大院内防火、防盗、防破坏工作。

4、负责处理发生在本机关范围内的各种妨碍治安的突发事件。

三、人员编制

中小学档案材料归档范围及保管期限 篇6

保管期限表

一、文书材料归档范围与文书档案保管期限表

（一）党支部

1.成立支委会的报告、批复及启用党支部印信的通知、印模式样（永久）2.校党支部工作计划、总结、会议活动记录（永久）3.校党支委员会会议记录、发言、纪要、决议

（1）党支委员扩大会、党政联席会、党支部民主生活会（永久）（2）党支部召开的一般的、专题性的工作会议（30年）4.上级党组织关于本校党支部换届选举结果、组织机构设置、调整、干部 任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）5.校党支部发布的决定、规定、规章制度

（1）全局性、综合性的需要长期贯彻执行的（永久）（2）专题性的只需短期贯彻执行的（10年）6.校党支部成员分工、党员花名册、组织统计年报（永久）7.校党组织关系转入、转出介绍信、存根及党员党费管理材料（永久）

8.上级党组织关于本校发展新党员、预备党员转正、党员退党的通知书（永久）9.上级党组织关于本校先进集体、个人表彰的决定、通知

（1）市级及上的（永久）（2）市级以下的（30年）

10.上级党组织、本校党支部关于党员违纪处分的决定、通报、审查材料

（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）

11．上级党组织与本校签订党风廉政、综合治理、计划生育目标管理责任书

（30年）

12.本校党支部办理的群众来信、来访及处理材料（30年）13.本校党支部组织的各类庆祝、纪念、学习活动材料

（1）表彰、评比结果等（30年）（2）活动通知、安排等过程材料（10年）14.本校新党员发展计划、党员目标管理、民主评议汇报、总结

（30年）

15.本校党支部情况反映、工作简报等（10年）16.本校党风廉政建设、党纪宣传教育工作报告、总结等材料（30年）17.上级党组织关于党的组织建设、党员管理、纪检、监察、信访、宣传、统战、综合治理、民主党派工作方面的政策性文件材料

（10年）

18.上级党委领导检查、视察本校形成的文件材料

（1）省部级(含)以上的（永久）（2）省部级以下的（30年）

（二）办公室

1.学校工作计划、总结（永久）2.学校校长办公会议、行政会议、纪要（永久）3.校专题工作会议工作记录、决定、纪要或通过的文件材料

（30年）4.校行政管理规章制度、政策性文件

（1）有关学校主要职能工作全局性、综合性的需要长期贯彻执行的

（永久）

（2）专题性的只需短期贯彻执行的（10年）5.本校机构设置、人员编制、干部任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）6.本校教育事业改革、发展规划、计划、方案及上级批复（永久）7.本校教育事业、人事、劳动工资、专技人员、职务、档案等报 表、各类人员变动情况表（永久）8.本校法人报告书、法人变更登记书（永久）9.本校20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证资格证等 的审批、管理文件材料（永久）10.本校20年以下10（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）11.本校10年以下有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的 审批、管理文件材料（10年）12.本校全校教职工花名册、退休人员花名册（）（永久）

13.本校与有关单位签订的合同、协议书、意向书、备忘录等文件材料（1）重要的（永久）（2）一般的（10年）14.本校教职工调动材料

(1)调进调出工作介绍信、工资关系介绍信及存根(永久)（2）借调合同、协议（永久）15.本校教职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离职、解除（终止）聘用关系、停薪留职、离退休、死亡、伤残、丧葬费、抚恤

金审批表、合同、协议、证明（永久）16.本校全员聘用合同鉴定材料

（1）本校与教职工签订的事业单位聘用书（大合同）、鉴证名册、变更汇总

（永久）

（2）本校与教职工签订的单位岗位聘用合同书（小合同）（10年）（3）本校与临时签订的经劳动部门签证的聘用、劳动合同书（30年）17.本校校长及教职工考核表、州级、校级考核优秀通报

(永久）18.州职改办等部门关于本校教职工的职称任职资格、聘任批复、专业技术考核 登记表、各类上岗证资格认定等材料（永久）19.本校评选各种先进集体、先进个人材料

（永久）

20.本校人事考核、职称评审工作通知、安排、指标、统计表等过程材料

（10年）

21.本校大事记、年鉴、组织机构沿革、历届校领导人员一览表、校史、校志、成果汇编（永久）22.本校教师各级各类获奖通知、获奖证书、申报表、发表论文证书、论文复印件及统计表（永久）23.本校助残日、周年校庆材料（永久）

24.本校接受捐赠明细表材料（永久）25.本校接收和发出的贺信、贺电、题词、礼品登记册（30年）26.本校有关问题的请示、报告与上级机关的批复、批示

（1）重要业务问题的（永久）（2）一般业务问题的（30年）27.本校行政办理的群众来信、来访及处理材料（30年）28.本校校级领导在全校师生大会上的讲话稿（永久）29.本校德育、法制、心理健康等专项工作计划、总结（10年）30.本校国旗下讲话、德德育征文、社会实践、环保、心理健康等德育、法制活动的材料（10年）31.本校开学、毕业典礼安排、讲话稿（30年）32.本校家长学校工作计划、总结（30年）33.本校档案、综合治理、爱国卫生、红十字会等工作计划、总结、目标责任书等文件材料（10年）34.本校安全保卫、校园安全、交通安全、消防、人防等工作计划、总结等相关材料（10年）35.有关本校学生医保的材料（10年）36.本校校长任期目标责任书（30年）37.本校与上级部门签订的目标管理责任书（30年）38.本校与各科室签订的目标管理责任书（10年）39.本校校历、月工作安排、作息时间、值班表、统计表

（10年）

40.本校计划生育工作计划、总结、台账、目标管理责任书等文件材料

（10年）

41.上级部门和本校对本校先进集体、个人的表彰决定、通知

（1）市级（州委、州政府）及以上的（永久）（2）州级以下的（30年）42.上级部门及本校对本校学生先进集体、个人的表彰决定以及各级各类竞赛获奖通知

（1）省部级（含）以上的（永久）（2）省部级以下的（30年）43.本校教职工受处分的决定、复查、撤销处分材料

（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）44.本校学生处分、撤销处分决定、登记审核表、检查材料

（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）45.上级行政部门关于学校行政管理工作方面的政策性文件材料（10年）46.本校各级各类创建、验收评估的申报表、批文、汇报材料等

（1）州级（含）以上的(永久)（2）州级以下的（10年）

47.本校财产物资清单、盘点表、移交清册及其有关的协议合同等凭证

（永久）

48.本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料（30年）

49.上级领导来校视察，检查工作中形成的材料、照片及本校专项工作的调查、检查、普查材料

（1）重要的（30年）

（2）一般的（10年）

50.各类报刊登载有关本校情况的通报、报道和上级领导对本校的重要题词

（30年）

51.图书馆书刊登录帐（永久）52.图书工作规章制度（30年）53.图书工作计划、总结（30年）54.医务室工作计划、总结、健康档案、各类报表（30年）

(三)工会

1.本校工会工作计划、总结（永久）2.本校工会工作台账、会议记录（永久）3.上级部门关于本校工会换届选举结果、组织机构设置、调整、干部任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）4.本校教职工代表大会的文件材料

（1）大会的请示、通知、议程、大会组织机构、工作报告、领导讲话稿、重要贺信、贺电、会议简报、选举结果、讨论通过的文件、决议和上级批复（永久）

（2）大会的小组会议记录、提案及办理情况等文件材料（10年）

5.上级部门关于本校工会、计划生育工作先进集体、个人的表彰决定、通知（1）市级（市委、市政府）及以上的（永久）（2）市级以下的（30年）

6.校工会组织开展的各类庆祝、评比通知、安排、成绩统计表（10年）7.本校工会工作管理材料（10年）8.上级部门关于工会工作方面的政策性文件材料（10年）

（四）团队

1.本校团支部工作计划、总结（永久）2.本校团支部会议记录（永久）3.本校少先队工作计划、总结、工作台账、会议记录（30年）4.上级部门关于本校团支部换届选举结果、组织机构设置、调整、干部任免决定、通知、请示、报告、批复（永久）5.本校团干部、团员花名册、组织统计年报（永久）6.本校团组织关系介绍信、存根及图案及变更材料(永久)7.本校团支部批准新团员通知、名单（永久）8.上级团组织关于本校团支部工作先进集体、个人表彰决定

（1）市级（含）及以上的（永久）（2）市级以下的（30年）9.本校新团员发展计划、有关团费收缴使用管理材料（30年）10.本校团支部少先队社会实践活动材料（10年）11.本校团支部、少先队组织开展的各类竞赛、评比活动的通知、成绩、统计

（10年）

12.上级部门关于共青团、少先队工作方面的政策性文件材料（10年）

二、教学文件归档范围与教学档案保管期限表

1.上级教育主管部门下发的课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等

文件材料

（1）重要的（长期）（2）一般的（短期）2.本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教育管理办法（长期）3.本校教改方案、汇报课教学教案、教师备课方案（短期）4.本校招生计划、新生录取名册（长期）5.本校学生花名册及变动情况统计（长期）6.本校学生入学通知书存根（长期）7.本校毕业生学籍册（长期）8.本校毕业生花名册及情况统计表（长期）9.本校毕业生毕业证书存根（长期）10.毕业生去向表（按统计）、本校毕业生质量跟踪调查（长期）11.本校学生学籍变动：休学、退学、留级、复学、转学、缀学、开除学籍等材料（长期）12.学生个人档案（永久）

13.本校教学计划、总结课程安排、教师代课一览表、班级课程表

（长期）

14.本校各教研组计划、总结（长期）15.本校二课堂计划、总结及活动材料（长期）16.巴州残疾人职业技能培训中心工作计划、总结、汇报材料（长期）17.巴州残疾人职业技能培训中心职业课实施方案、美画、美甲、景泰蓝、玉雕、推拿按摩教学计划、总结及课程表安排（长期）

18.本校各科教学计划、总结（短期）

19.巴州残疾人职业技能培训中心学员花名册、学员登记表、收费登记表

（长期）

20.巴州残疾人职业技能培训中心学员回访（短期）21.本校各科试卷样卷（短期）22.本校各科试卷分析表（短期）23.本校各科总评成绩统计（短期）24.本校新教师培训材料（短期）25.本校各科教师竞赛材料（短期）

26.本校学生参加学校各类文体活动竞赛的材料（短期）

27.本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料

（长期）

28.本校自编、合编教材、大纲、讲义、典型教案、习题集等（长期）29.本校编辑出版的刊物、校本培训教材（永久）30.各科优秀教案及评课稿（短期）31.教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料(长期)32.教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料(长期)33.教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料(长期)34.本校教师外出讲学、交流教学经验、参加学术活动等材料

（1）市级（含）以上（长期）（2）市级以下（短期）

35.本校各级学科学术带头人、教育教学能手、教坛新秀等骨干教师的申报、评聘、审批材料

（1）州级（含）以上的（永久）（2）州级以下的（长期）36.本校骨干教师培训、攻读硕士、博士学位计划、推荐审批表、录取名单

（长期）37.本校教师攻读硕士、博士学位录取通知书、学位证书（复印件）（永久）

三、人事文件材料归档范围和人事档案保管期限表

1.履历材料、各类人员登记表（永久）2.自传及属于自传性质的材料（永久）3.鉴定、考核、考察材料（永久）4.学历专技职务评聘材料(永久)5.政审材料（永久）6.党团材料（永久）7.奖励材料（永久）8.惩处材料、取消处分和甄别复查材料（永久）9.干部任免材料、工资变动材料、离退休、退职等审批材料（永久）

10.其他可供组织参考的材料（永久）

四、业务考绩文件材料归档范围与业务考绩档案保管期限表

1.历次专业技术评审表（长期）2.学历、学位证书复印件（长期）3.职称资格证书、聘书复印件（长期）

4.教师资格证书、聘书复印件（长期）5.职称计算机合格证（长期）6.普通话证书（长期）7.专业培训证书复印件（长期）8.获奖证书复印件（长期）9.考核表复印件（长期）10.学期考核表（长期）11.教育教学论文鉴定表（长期）12.论文获奖证书复印件（长期）13.论文及证明材料（长期）14.班主任聘任材料（长期）15.公开课材料（长期）16.指导学生竞赛获奖材料（长期）17.指导青年教师成绩（长期）18.教育教学成果材料（长期）19.任职期满考核表（长期）

五、科技文件材料归档范围与保管期限表

（一）基建材料 1.项目依据性材料

包括项目建议书、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书及计划任务书等(永久)2.础性材料

包括工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、勘查记录、地质图、化验试验报告、重要土、岩样及说明、地形地貌控制点建筑物、构筑物及设备的安装测量定位、观察记录、水文、气象、地震等其他设计基础材料（永久）3.工程设计材料

包括本校基建平面图、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算（永久）4.工程管理文件

包括征地批准文件、招投标文件、承包合同、施工执照、水、电、气、暖供应协议书、消防、环保、卫生等文件（永久）5.工程施工监理文件

包括土地施工、设备及管线安装、电器仪表安装文件以及工程进度、工艺、技术质量、建筑材料质量鉴定、工程质量检查等监理文件（永久）6.工程竣工文件

包括全部竣工图、项目竣工验收报告、项目质量评审材料、竣工验收会议决议文件（永久）7.项目基本建设维修改造文件（永久）

（二）设备档案

1.本校各种贵重教学仪器设备随机文件（设备出厂合格证、图纸、安装说明书、操作使用手册、启动程序光盘、保修卡、质保书等）安装调试报告、维修记录

（长期）

2.设备开箱、测绘、安装调试、性能鉴定、验收记录（长期）3.设备维修文件材料（长期）

六、会计文件材料归档范围与保管期限表

（一）会计凭证类

1.原始凭证（15年）2.记账凭证（15年）3.汇总凭证（15年）

（二）会计账簿类

4.日记账（15年）5.总账（15年）6.明细账、分户账或登记薄（15年）7.现金出纳帐、银行存款帐（25年）

（三）财务报告类

8.预算、决算报表

（永久）

（四）其他类

9.会计移交清册（15年）10.会计档案保管清册（永久）11.会计档案销毁清册（永久）

七、声像档案

1.记录学校党政工团活动、教育教学活动、上级领导、外宾、兄弟学校、社会各界友好人士来访活动、各级各类创建活动等学校重大活动的录音带、录像带、照片（永久）2.木校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带、录像带、幻灯片

（30年）

3.学校信息中心、校园网管理软件、档案管理软件、人事管理软件、教学管理软件、财务管理软件等学校专用管理软件的数据备份光盘

（永久）

八、实物文件材料归档范围与实物档案保管期限表

1、上级政府部门、教育部门、各主管部门授予学校集体、学生集体的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯

（1）州级（州委、州政府）以上的（永久）（2）州级以下的（30年）2.本校法人、组织机构、房产、土地、办学、培训、卫生医疗、银行、工商、税务、收费等有效许可证、代码证、执照、资质证、资格证

中小学档案材料归档范围及保管期限 篇7

一、DQ 党群类

DQ11 党务综合（党办及有关部门）

序号 类 目 名 称 1 上级党组织有关党的建设的文件材料

针对本校的 本校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。永久（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

定期

保管期限

长期

定期

（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样 定期 3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

永久 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

永久 5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 以党委名义召开的工作会议材料

永久

永久

永久

永久 7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 9 党委工作简报 10 党委大事记

永久

永久 党群系统启用印章和印模 党群系统重要统计材料

永久

永久 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 定期 14 党委保密、秘书工作的有关文件 重要的群众来信来访及处理材料

定期

定期

定期 16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 17 总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

定期 总支、直属支部建党工作及有关材料 19 总支、直属支部人员奖励及有关材料

定期

定期

DQ12 纪检（纪委）

序号

类 目 名 称 1 2 3 4 5

保管期限

定期

永久 上级纪委关于纪检工作的文件 纪委工作规章制度

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 定期 纪委会议记录

党员处分、复查的有关文件材料 长期

定期 6 群众来信来访及处理意见

DQ13 组织（组织部）

序号

类 目 名 称 1

保管期限

上级关于组织工作的指示、决定、通知、通报及简报 长期

如针对本校的 永久 2 3 4 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及上级批示 永久 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批

永久 准的，要附任免呈报表）副处级以上干部名册 6 7 8 9 10 11

永久

永久

长期

定期

定期 组织部权限内的干部任免文件及名册 各总支、支部委员名册 总支、支部改选报告、审批材料 党员名册

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 定期 发展新党员、预备党员转正的名册

定期 12 党员、党组织统计年报表

永久 党费收支结存情况统计报表 定期 14 党员教育的有关文件材料 短期 15 落实政策的有关材料 定期

DQ14 宣传教育（宣传部）

序号

类 目 名 称

上级关于宣传工作的文件

本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结及重要会议记录3 教职工政治思想工作动态及调查材料

理论学习的决定、通知、计划、总结 反映本校重大活动的新闻报道、照片、剪报及图表 上级有关学生思想政治工作的文件

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

学生思想政治工作计划、报告、总结

学生思想政治工作典型调查材料和统计分析材料 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 各系学生政治工作人员名单

宣传工作大事记

DQ15 统战（统战部）

序号

类 目 名 称 上级关于统战工作的文件

本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结

统战工作情况调查、典型材料、统计报表 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料

台、港、澳和侨务工作材料 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 统战工作重要会议记录

保管期限 定期

永久 定期 定期 永久 定期 永久

永久

定期 定期 定期

定期 保管期限 定期 永久 永久 永久 定期 定期 定期

组织各界人士各种活动的材料、照片及文字说明 定期 统战工作大事记

港、澳、台知名人士及校友向学校赠送礼品的有关材料 永久 统战工作大事记 永久

DQ16 工会

序号

类 目 名 称 1 上级有关工会工作的文件

保管期限

定期

如针对本校的 永久 2 3 校工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知、统计报表

永久 工会会员代表大会和教职工代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）5 6 7 8 9 10 表彰工会先进集体、个人的材料、名单 处分会员的有关材料

定期

定期

定期

定期

定期

定期

定期

定期 工会、职代会会议记录、纪要

基层工会干部、会员名册

妇女工作材料

家属工作材料 工会大事记

DQ17 团委

序号

类 目 名 称 1 2 上级关于团的工作文件

保管期限

定期

本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

永久 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）

永久 5 团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

定期 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 6 7 8 9 10 11 12 13 14 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

处分团员的材料及名单

定期

定期

定期

定期

定期

定期

定期

定期

定期 批准入团、离团材料及名单

团干部名单、团员名册及统计报表

团委会议记录

学生会文件、材料

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 团委主办进行重大活动的有关材料

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

二、XZ 行政类

XZ11 行政综合（院长办公室、发展规划处及有关部门）

序号 类 目 名 称 1 2 上级有关高校行政管理的文件

全校性的规章制度

保管期限

定期 永久 永久 永久 永久 定期 永久 永久 永久 定期 永久 定期 3 学校年度、学期工作计划、总结 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 校长办公会、校长书记联席会议记录、纪要 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 全校性的工作会议、座谈会文件材料

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 本校教育事业规划、计划及上级批复 学校评估材料

教职工代表大会文件材料

本校向上级的请示及其批复

本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）

有关全校性工作的调查材料和经验总结 学年报表及综合统计

永久

永久

永久

永久 启用印章的文件及印模

本校历史沿革、情况介绍 17 本校大事记、简报、信息、动态等

校史工作材料 校友工作材料 校庆工作材料 群众来信来访文件材料

人大换届的普选工作材料

上级有关与本校院、系、所、中心的来文 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报 25 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 26 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件

院、系、所、中心与国内有关单位协作的材料本校各院、系、所、中心的统计年报及重要资料

XZ12 人事(人事处)

序号 类 目 名 称

上级机关有关人事工作的文件 本校人事工作的规章制度

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

关于校内机构设置、变化的文件材料 人事处权限内的干部任免文件及名册

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

人事工作大事记 师资培养、管理工作计划、规定、总结

教师进修计划、安排、总结 教师工作量的规定及执行情况 教师业务考核材料

人事统计报表 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表

永久

永久

定期

定期

定期

定期

定期

长期

长期 定期

永久

永久

保管期限

定期

定期

永久

永久

永久

永久

定期

定期

定期

永久

定期

定期

定期

永久

永久 16 17 教研室、研究室正副主任名册

定期

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）

定期

定期

定期

定期 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 教职工工资调整材料、名册

教职工转正定级材料 教职工校内调动材料

教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）定期 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）定期 教职工援外和支援边远地区材料

定期

定期

定期

定期 教职工退职、离职和出国的有关材料

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

教职工退休后重新工作的材料

教职工福利工作材料 定期 教职工商调函件

定期

定期 使用临时工有关材料 人民来信来访材料

XZ13 监察、审计（审计处）

序号

类 目 名 称 1 2 3 4 上级有关监察、审计工作的文件

保管期限

定期

定期

定期

永久 本校监察、审计工作方面的规章制度

监察、审计工作计划、总结、调查报告 监察、审计工作统计年报及重要报表 各类审计报告书 永久 6 审计工作大事记 定期

XZ14 武装、保卫（保卫处、武装部）

序号

类 目 名 称 1 上级有关公安保卫工作的文件

保管期限

定期 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 本校保卫工作方面的规章制度

定期

本校保卫工作计划、总结、报告、批复、调查材料、统计报表

永久 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复

定期 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 要害部位的保卫、消防工作材料 保卫工作简报

定期

定期

定期

定期

定期

定期

定期 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件

本校武装部职责范围内的规章制度

武装部工作计划、总结、调查报告

武装部工作统计年报及重要报表 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）长期

XZ15 总务（总务处、后勤服务总公司）

序号

类 目 名 称 1 2 3 4 5 6 7 上级有关总务工件的文件

保管期限

定期

定期

定期

定期

定期 本校总务工作规章制度

本校总务工作计划、总结、报告、调查材料

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结等材料

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 定期 师生员工健康状况调查材料及统计表

永久

长期 8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 9 10 11 食堂管理工作有关材料 定期 学生公寓管理有关材料 定期 校园绿化工作有关材料

定期

XZ16 档案、图书、文博（档案馆、图书馆）

序号

类 目 名 称 1 2

保管期限

上级有关档案、图书、文博工作的文件 档案、图书、文博规章制度

定期

定期 3 4 5 档案、图书、文博工作计划、规划、报告、总结

定期

档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料

定期 档案馆指南、全宗介绍 永久

三、JX 教学类

JX11 综合（教务处、研究生处、成教学院及有关教学部门）

序号

类 目 名 称 1

保管期限 长期

永久 上级下达的有关教学工作的文件材料

如针对本校的 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结等材料

永久

永久 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 本校教学工作会议形成的决议、决定等 永久 6 成人教育工作的规划、计划、总结、规章制度等 永久 7 非学历教育的培训班、进修班材料 长期 8 9 教学工作统计报表

学生运动会材料

永久

定期

JX12 学科与实验室建设（教务处、研究生处、资产与实验室管理

处及有关部门）

序号

类 目 名 称 1

保管期限

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

定期

针对本校的 永久 2 3 4 5 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

永久

定期

永久 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 学科、专业、实验室建设统计报表

JX13 招生（教务处、研究生处、成教学院）

序号

类 目 名 称 1 2 3 4 上级有关招生工作的文件材料

招生计划、规定、生源计划

新生录取材料及新生名单

招生宣传、招生工作总结

保管期限

定期

定期

定期

定期

JX14 学籍管理（教务处、学生处、研究生处、成教学院）

序号

类 目 名 称 1 2 3 4 5 6 7 新生入学登记表 学生学籍卡片

学生成绩总册

在校学生名册

保管期限

永久

永久

永久

永久

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）

定期 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）学生处分材料

定期

定期

JX15 课堂教学与教学实践（教务处及有关教学单位）

序号

类 目 名 称 1 2 3 4 5 6 各专业教学计划、教学大纲

保管期限

永久

定期 课程建设要求及安排，校历表，课表 各系、科、专业课程试题库

典型教案、重要备课记录

定期

定期

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

定期

定期

JX16 学位（教务处）序号 类 目 名 称 上级有关学位工作文件材料

本校学位评定条例、办法及计划、总结 学位委员会会议记录、决定

学位委员会授予各层次学位清册 本科生优秀学士学位论文 博士、硕士研究生学位论文及评审材料

JX17 毕业生（学生处、教务处、成教学院、研究生处）序号

类 目 名 称 上级有关毕业分配的文件材料

毕业生工作计划、简报、总结

毕业生供需统计、计划、合同 毕业生正式分配方案及调配派遣名册

毕业证、派遣证存根领取签收册 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

JX18 教材（教务处）

序号

类 目 名 称 自编、主编教材 各系各专业使用教材目录

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

其他有保存价值的自编参考资料

附录：存系教学类档案

序号

类 目 名 称 本科生毕业论文及评审意见 课堂教学材料、课程进度表 教师任课安排、教案

保管期限

定期

定期

定期

永久

定期

长期

保管期限

定期

定期

定期

永久

定期

定期

保管期限

定期

定期

定期

定期

保管期限

定期

定期

定期 4 5 6 优秀实习报告

定期

定期

定期 本专业教学检查、调查材料及总结

教师工作量核算、登记材料

四、KY 科研类 KY11 综合（科技处）

序号

类 目 名 称 1 上级科研行政管理文件材料

保管期限

定期

针对本校的 永久 2 本校关于科研工作的规定、办法、规划、计划、总结 永久 2 3 4 5 6 科研计划管理文件材料 科研成果管理文件材料 科研经费管理文件材料

定期

定期

定期

永久 申报科学基金及有关批复

科研工作大事记

永久

KY12—1 科研准备阶段（科技处）

序号

类 目 名 称 1 2 3 4 5 开题报告与课题调研论证材料

任务书、合同、协议书 课题研究计划、设计

保管期限

定期

永久

定期

定期

定期 计划执行情况、计划调整或撤销报告 课题投资和预决算材料

KY12—2 研究实验阶段（科技处）

序号

类 目 名 称 1

保管期限

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）

永久

数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）

永久

设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）

永久

定期 4 5 研究工作阶段小结、年度报告

配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久 6 样品、标本等实物的目录

KY12—3 总结鉴定阶段（科技处）

序号

类 目 名 称

研究报告、研制报告论文专著 工艺技术报告 技术诀窍报告专家评审意见

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）鉴定证书 推广应用意见 课题工作总结

KY12—4 申报奖励阶段（科技处）

序号

类 目 名 称

科研成果登记表

科研成果报告表 科研成果奖励申报与审批材料 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 5 专利申请书或证书原件或影印件

KY12—5 推广应用阶段（科技处）

序号

类 目 名 称

永久

保管期限 永久

永久

永久

永久

永久

定期

永久

定期

定期

保管期限 永久

永久

永久

永久

永久

保管期限

转让合同、协议书

生产定型鉴定材料 成果被引用或投产后反馈意见推广应用方案及实施情况

扩大试生产的设计文件、工艺文件

成果宣传报导材料

对外学术交流材料

五、JJ 基建类

JJ11 综合（基建处）

序号 类 目 名 称

上级有关基建工作的文件

基建工作规章制度

基建工作计划、总结、简报

基建工作总体规划 基建工作年度（季度）总结、统计报表

基建工程财务预、决算 全校性总体规划、设计总平面图

水、电、气管道分布图

地质勘探、地形测理材料

JJ12—1 可行性研究（基建处）

序号

类 目 名 称

项目建议书及上级批复

可行性研究报告

项目评估

环境预测、调查报告

设计任务书及计划任务书

永久

永久

定期

定期

定期

定期

定期

保管期限

定期

定期

定期

永久

永久

定期

永久

永久

永久

保管期限

永久

永久

永久

永久

永久

JJ12—2 设计基础（基建处）

序号 类 目 名 称 1

保管期限

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久 3 水文、气象、地震等其它设计基础材料

JJ12—3 设计文件（基建处）

序号 类 目 名 称

初步设计 技术设计 施工图设计 技术秘密材料、专利文件 设计计算书

关键技术实验

总体规划设计

设计评价、鉴定及审批

JJ12—4 工程管理文件（基建处）

序号 类 目 名 称 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 施工执照

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 5 产权证书

JJ12—5 施工（基建处）

序号 类 目 名 称

土地施工文件

永久

保管期限 永久 永久 定期 永久 定期 永久 永久 定期

保管期限

永久 永久 永久

永久 永久

保管期限（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 定期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

定期

定期

定期

永久（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定（4）建筑材料实验报告

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

（6）土建施工定位测量地质勘察

（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图

（8）隐蔽工程验收记录

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告（10）分项、分单位工程抽量检查、评定

（11）交工验收记录证明

（12）竣工报告、竣工验收报告

设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

（4）隐蔽工程检查验收记录

（5）强度、密闭性试验报告

（6）设备调试记录

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

（8）系统调试、实验记录

（9）管线清洗、通水、清毒记录

（10）管线标高位置，坡度测量记录

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定

（12）竣工报告、竣工验收报告

电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）调试、整定记录

永久 永久 永久

永久 定期 定期 永久

定期 定期 定期 定期 定期 定期

定期 定期 定期 定期 定期 定期

定期

定期 定期

（4）性能测试和校核

定期

定期

定期

定期

定期

定期（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告

（6）操作、联动试验

（7）电气装置交接记录

（8）中间交工验收记录、工程质量评定（9）竣工报告、竣工验收报告

JJ12—6 竣工验收（基建处）

序号 类 目 名 称 竣工验收报告 全部竣工图纸 质量评审材料

工程现场声像材料 竣工验收会议决议文件

JJ12—7 基建财务、器材管理（基建处）序号

类目名称

基建财务计划、年度计划

工程概算、预算、决算

主要材料消耗、器材管理

交付使用的固定资产

JJ12—8 其它材料（基建处）

序号 类 目 名 称 安全操作规程、事故分析报告 技术培训材料

工业卫生、劳动保护材料

六、SB 仪器设备类

保管期限 永久 永久 永久 永久 永久

保管期限 定期 永久 定期 永久

保管期限 定期 定期 定期

SB11 综合（资产与实验室管理处）

序号 类 目 名 称 2 3 4 5 6

保管期限

定期

定期

定期

定期 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 本校仪器、设备管理的规章制度

设备工作计划、报告、总结、调查材料

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复

定期 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

定期

SB12 仪器设备项目（资产与实验室管理处）

序号 类 目 名 称 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

保管期限

定期

定期

定期 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）上级或主管领导批复和准购批示

定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

进口设备过程中有关文件

开箱记录、装箱单及保修单

定期

定期

定期

定期

定期

安装、调试记录和双方签字移交文件 验收报告及文件材料

索赔来往函件及结果文件

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

与设备共存

与设备共存

与设备共存 使用、检修、故障事故记录（设备履历书）

重大事故的调查分析及处理意见

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

七、CB 出版类

CB11 综合（学报编辑部、宣传部）

序号 类 目 名 称 2 3 上级有关编辑出版工作的文件

保管期限

定期

定期 上级召开的编辑出版工作会议文件

本校编辑出版工作规范、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

永久

定期 4 5 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 编辑出版部门管理形成的文件材料

CB12~15 出版物项目（学报编辑部、宣传部）

序号 类 目 名 称 2 3 编辑出版合同、协议书 出版请示和批复

保管期限

定期

定期

原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）

定期

定期

定期

永久

定期

定期

定期

定期 4 5 6 7 8 9 10 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

封面设计图样

出版通知单、书刊、音像出版物样品

出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 获奖或受查处情况的文件材料

有参考价值的读者来信、重要评论

再版修改意见

八、WS 外事类

WS11 综合（外事办、人事处、国际教育学院）

序号 类 目 名 称 2 3 4 上级关于外事工作的文件材料

保管期限

定期

定期

永久

定期 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

外事工作统计报表等 外事工作会议材料

WS12 出国（境）（外事办、人事处、国际教育学院）

序号 类 目 名 称 2

保管期限

定期

定期 上级对出国（境）人员的有关文件材料 国际学术会议论文

4 5 6 投寄国外的学术论文

定期

定期

定期 出国（境）人员考察、访问材料

出外（境）讲学、研究人员有关材料

出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

永久

定期 7 国际比赛、竞赛

WS 13 来校（外事办、人事处、国际教育学院）

序号 类 目 名 称 2 3 4 5

保管期限

定期

定期 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 永久 来校进修、短语培训研究的外籍人士有关材料

国际比赛、竞赛

定期

定期

WS14 国际合作与会议（外事办、人事处、国际教育学院）

序号 类 目 名 称 2 3 4 5 6

保管期限

永久

永久

定期

永久

定期

定期 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 本校完成的国际合作项目、成果等材料

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

授予外籍人员名誉称号的材料

双方互赠的礼品、纪念品

国际会议的有关材料

九、CK 财会类 CK11 综合（计财处）

序号 类 目 名 称 2 3

保管期限

永久

定期

定期 上级有关财务会计工作的文件材料

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 学校基金管理工作文件

有关财务管理方面的其他文件材料

会计移交保管清册 财会档案移交保管清册

财会档案销毁清册

CK12 会计报表（计财处）

序号 类 目 名 称 决算报表（含基建综合决算）预算会计报表

年度以上规划表、分配计划、测算表 年度以上各种统计报表（含工资报表）

季度以下各种计划、统计报表

CK13 会计帐簿（计财处）

序号 类 目 名 称 涉及外事会计帐簿

总帐

预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

学校专项基金帐簿 现金、银行存款日记帐

CK14 会计凭证（计财处）

序号 类 目 名 称 涉及外事的会计凭证 预算内各种原始凭证、记帐凭证

预算外各种原始凭证、记帐帐单

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

银行存款余额调节表 会计拨款凭证及其他会计凭证

定期

定期

永久

定期

保管期限

永久

定期

定期

定期

定期

保管期限

永久

定期

定期

定期

定期

定期

保管期限

永久

定期

定期

定期

定期

定期 7 8 银行对外帐单

定期

定期 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

CK15 工资清册（计财处）

序号 类 目 名 称

保管期限 1 工资发放名册、卡片

工资转移、证明、通知存根

永久