档案资料保管论文

2024-09-30

档案资料保管论文（精选12篇）

档案资料保管论文篇1

1 档案保管模式与档案后保管模式的解读

1.1 档案保管模式的内涵

档案保管的概念有狭义和广义之分,狭义的档案保管指的就是档案管理工作六大环节(即档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和提供利用)当中具体的保管工作;而广义的档案保管指的是在社会上以及在档案工作中,泛称的档案日常管理工作。

在本文中笔者所表述的“档案保管”指的都是针对档案保管广义层面而言的,即:泛指档案日常管理工作。在论述档案保管模式之前,我们先来了解一下“模式”的定义,所谓“模式”是指“某事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式”(出自:《现代汉语词典》)。根据“模式”的定义,笔者认为,档案保管模式是可以这样理解的,即:“档案保管模式”是指将有保存价值的文件作为档案保管起来的标准形式。按照《档案法》等法律法规的规定,根据“统一领导,分级管理”的原则,对国家全部档案,必须设置全国规模的档案机构进行管理。又由于各单位的性质不同,所以出现了不同的档案机构,其中包括公共档案馆(国家档案馆、专业档案馆);内部档案机构(企业档案馆、档案室);档案行政管理机构(各级档案局、处等);新型档案机构(文件中心、档案寄存中心、档案事务所)。不同的档案保管机构,虽然形成了档案保管模式的多元化,但保管对象都是一致的,在电子文件出现之前主要保管的是档案实体,档案实体是指各种档案材料本身,它是由档案内容和载体两部分构成的。

1.2 档案后保管模式的内涵

所谓的“后保管模式”就是针对档案工作长期以来以实体档案管理为中心的“保管模式”而发展变革来的,此处指的“后”并不是通常意义上所说的那种“后”,即:“落后”于某事物,而是以“后”来达到超越某事物。因此后现代所说的“后”是要永远保持对于现有事物和现有秩序的超越状态,换句话说,永远之“后”的后现代主义,就是永远在一切现有事物之“前”。这样,后现代主义以其“后”的优越地位,永远居“前”。从这个意义上说,“后保管”概念是对“保管”概念的超越。“过程代替结果,动态代替静止,结构代替内容,时空的回溯性代替孤立性”———这正是分析、理解科学、社会组织和经济活动时,以特里·库克为代表的后现代档案学者所高喊的口号。总的来说,后现代主义思潮的基调是讽刺,立场是怀疑,精神实质在于“解构”,对传统理论的否定、颠覆和再认识,这一点也切合了面对电子文件对档案界的挑战、档案学自身的变革。它提醒档案学者要经常对体现优势的思想进行思考,根据环境的变化发展新思维。至于具体到这一思潮对档案学到底产生了多大影响,确实难以量化,但有学者已经明确指出:“这一思潮对于西方档案界冲破过去的思维定势,使自己从外在的控制中解放出来,从集体的共识的污染中超脱出来,吸纳其他领域思想成果的启蒙作用是不可低估的。”因此,我们说至少“后保管”之“后”受到“后现代”之“后”的启蒙是确定无疑的。

2 档案保管模式与档案后保管模式的特征

2.1 档案保管模式的特征

2.1.1 文件和档案管理的分阶段性

文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行,文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。文件作为形成机关实践活动中产生的各种原始记录,首先对机关的行政管理工作具有全方位的现行效用,是机关工作的工具、凭据。后来随着文件针对的业务活动的办理结束,文件的现行效用逐渐消失并进入半现行阶段。但此时文件对机关的参考作用依然存在。直到最后,绝大部分半现行文件因为第一价值退化而彻底丧失现行作用,只有一小部分文件逐渐显现出长远的历史价值,成为非现行文件,具有保存价值的非现行文件就转化为档案被永久保存起来。因此,文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过程,它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素,从而导致了文件的阶段划分。

2.1.2 文件来源的唯一性

在档案保管时期,保管的档案都是以实体档案为主,因此是一个实体机关与文件群体唯一对应的关系。档案作为特定机关、组织或个人在社会实践活动中直接形成的产物,在产生和处理过程中会形成多方面的历史联系,诸如来源联系、时间联系、内容联系和形式联系等等。其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系,也是最根本的联系,因为只有在明确档案形成者的前提下,揭示档案的内容、时间和形式联系才有意义,才能全面深刻地反映形成者的活动原貌。假如割裂来源联系,其他联系的科学性就无法保证。

2.2 档案后保管模式的特征

2.2.1 文件与档案的不可分离性

电子文件的产生,使文档一体化管理真正成为可能。文件与档案是同一事物的不同存在阶段,它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的,两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案保管把文件的归档作为文件与档案的分界线,对其进行分别管理,这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生,使两者之间的界限模糊了。因为从文件的起草、传输、输到归档、鉴定、整理、保管以及再利用,均可以通过电脑网络进行,即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样,前阶段文件的质量就会直接决定后阶段档案的质量。如果仍沿用过去的文件与档案两段管理方式,不仅割断另外两项工作的内在联系,而且有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷,进化论在理论上还是在实践中都是难以成立的。

2.2.2 电子文件来源的不唯一性

计算机与远程通讯手段的结合,关系数据库的普遍使用以及超国界网络的出现,使得不同机构使用共同的数据和共同参与形成一批数据不仅成为可能,而且成为日益增多的事实。突破了一个实体机关与文件群体惟一对应的传统档案保管模式。这样一来,档案数据往往源于各种不同结构组织体,单一来源的概念发生了改变。运用传统的机构来源概念来解释电子时代的档案实践很可能就会有力不从心之感。

3 档案后保管模式代替档案保管模式的必然性阐释

在知识经济时代,档案后保管模式是一定要取代档案保管模式的,因为,基于笔者以上的分析论述,从理论解释来看,如果说电子文件只是一种在本质上与传统纸质文件相同的载体,它与传统档案文件的差异只不过在于记录形式,那么档案工作势必会沿着原有的轨迹和思路继续下去。但事实上,面对电子文件及其管理,原有档案学基础理论很快暴露出其理论逻辑起点局限性,对文件运动过程中的阶段性划分并不适应电子文件的管理特点,电子文件是会实时变化的。由此,以文件生命周期理论为基本框架形成的原有档案学基础理论受到了全面的冲击,所以,传统的档案保管模式已经过时,必然进入了档案学“后保管时代”研究时期。它是将传统理论中对实体对象实态文件的关注转变为对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注,它是一种以来源为中心,以知识为中心的管理。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管,因此称为“后保管模式”。

后保管模式的基本信条就是:作为档案专业人员,如果要在电子文件管理领域中扮演合适的角色,从根本上不能再把自己看作物理实体的看守者。后保管模式将传统理论对实体保管对象的关注,转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。正如澳大利亚档案馆堪培拉分部档案员格雷戈·欧塞尔(Grego’Shea)在《电子文件的保管》一书引言中写道:“这种策略是由档案成分变更带来的对传统方式的一种偏离,同时也该认识到,在电子时代,实体保管不再是保管策略的核心要素。对电子文件而言,所必须要做的是,被识别、被控制及易捕获,使其尽可能长期地对政府和社会发挥价值。”

后保管模式的基本内容由三部分构成:第一,新来源观,特里·库克认为在“电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件将可能不存在或至少不能被鉴定、保存、编目、提供利用。”第二,宏观鉴定,档案鉴定既需要反映档案价值,同时也要有实践意义、实用性,并体现效益原则。因此对电子文件要求进行宏观鉴定。第三,知识服务是“后保管模式”的目的,档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡,最终实现档案管理由“保管时代”向“后保管时代”的过渡。

摘要：本文主要是在国内外档案学界关于后保管理论研究成果的基础上,对什么是档案保管,什么是档案后保管进行了详细的解读,并提出档案保管在概念理解上的广义和狭义之间的区别之处,以及在分析档案保管与档案后保管内涵的基础上,创新性地总结了档案保管模式和档案后保管模式的特征。最后对档案后保管模式必然代替档案保管模式作了阐释。

关键词：档案保管,档案后保管,模式,特征

参考文献

[1]杰拉尔德.汉姆(刘越男译.档案边缘.山西档案,1999,(1).

[2]特里.库克(刘越男译).电子文件与纸质文件观念:后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命.山西档案,1997,(2).

档案资料保管论文篇2

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案管理制度

档案工作岗位责任制文件、材料收集归档制度

档案鉴定制度档案借阅管理制度

档案保密管理制度

档案复制制度档案统计制度档案库房管理制度档案销毁制度档案工作岗位责任制

一、分管档案工作的局领导职责

1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案工作的各处（室）领导职责

1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。

5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。

四、各处、室专（兼）职档案人员职责

1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。文件、材料收集归档制度

一、收集归档范围

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。(一)本级文件

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。(二)上级文件材料

1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。(三)同级文件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表。

4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。(五)工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。

四、归档要求(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

档案管理制度

档案工作岗位责任制文件、材料收集归档制度

档案鉴定制度档案借阅管理制度

档案保密管理制度

档案复制制度档案统计制度档案库房管理制度档案销毁制度档案工作岗位责任制

一、分管档案工作的局领导职责

1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

二、局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案工作的各处（室）领导职责

1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。

5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。

四、各处、室专（兼）职档案人员职责

1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。文件、材料收集归档制度

一、收集归档范围

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。(三)同级文件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表。

4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。

四、归档要求(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

档案鉴定制度

１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。

６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案保密管理制度

一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。

六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。档案复制制度

1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。

3、复制后要及时进行登记。档案统计制度

１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。

７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。

档案库房管理制度

１、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。

５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。档案销毁制度

１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。４、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

科技档案保管整理简化探究篇3

【关键词】科学档案；可行性；简化方法

一、科学档案简化整理可行性分析

对于科学档案的简化而言，首先要在保障不影响档案正常管理的情况下进行，通过采用传统文档式档案管理简化方法，通过将科学文档进行单位整理，实现对科学文档的简化。在传统文“件”文书文档的简化发展下，科学文档可以充分借鉴传统文档的简化原则，通过对整理对象进行优化，就能够实现对科学档案的简化整理在科学档案的管理上有很多和文书档案管理所相同的地方，我们可以通过将文书文档的简化方式，对科学文档简化进行套用，就能够实现对科学文档的有效简化。

在现代科技的发展进程下，通过借助计算机技术能够有效提升档案管理的发展，不仅如此还能够将科学档案通过良好的数字化链接，实现对大面积数据的有效调取。

二、科学档案简化优势分析

1.简化程序。对于传统的科技档案保管整理而言，其大多要经过对档案的定期分类、编号、编目、组合、拟定标题以及装盒这几个步骤，有的时候整理步骤高达十几道。通过简化整理能够仅通过对档案的分类定期、编号、编目和装盒这几个步骤就实现对档案的管理。在充分利用计算机软“件”，使用专门的档案管理系统将档案的目录进行一键生成，大大降低了人工的使用，不仅降低了科学档案的整理保管时间，还降低了保管过程中的费用和人力支出。通过对科学档案进行简化，在检索程序的同时，人们手工的工作就得到了降低，使得文件的管理过程中所需要的人力大幅的降低。

2.加快检索速度。现阶段科学档案在传统的整理中要想查找出我们所需要的档案，首先要查找出相应的技术和文“件”是属于哪一种类型，然后通过相应的目录分类找到有关的技术文件，然后再从档案保管箱里找到我们所需要的档案。如是想从案卷中查找出相关的图纸或者文件就需要对相关的文件和图纸进行查找，通过保管期限的不同找出不同的档案案卷，这种查找方式十分的困难，难以实现对档案的准确查找。对于传统整理而言的案卷而言，其查找手续与检索的速度都十分的缓慢，不利于档案的利用和管理。通过简化整理的科学档案，能够充分利用计算机的数据处理和检索功能，再找找所需的档案和文件的时候仅通过计算机的检索功能就能够轻松地将相关的文件查找出来，在通过对关键字进行检索，就能够将我们所需要的文件精准的查找出来，从而提高档案的有效利用率。

3.档案利用方便。在通过对科学档案进行按“件”划分之后，档案的查找速度以及查找能力就能够得到很大的提升，在通过以各“件”的名称进行检索，就能够实现将所需要的问题进行快速的搜索。在科学档案简化下能够在有效利用计算机的强大系统的情况保障“件”的快速整理和检索。通过对科学档案的“组件”和“件”的管理不仅使得档案的利用更加便利而且还增强了档案报关的安全性，在检索的时候通过精确查找和相关组件查找，从而使得档案使用更为精准避免了由于检索问题导致的信息泄露。

三、科学档案保管整理简化方式

首先在对一些整理繁琐且工作量较大的“件”进行整理上，要想其整体的工作量的阿斗简化，就需要对其进行“件”理论模式操作，也就是将每一份文“件”都按照“件”来划分，将“件”分为单一自然“件”和组合自然“件”这几种形式。通过“件”和“组件”的方式能够有效对工作检索内容进行简化，通过这种方式能够保障在工作的时候其范围能够得到适度的扩展，其中相关的有机组合能够通过模仿传统文书文档，卷宗的整理形式，将传统卷宗整理形式与“件”的形式进行结合，实现将科学检索的内容的简化，能够满足各方面的需求。

在对科学档案保管简化方式的“组件”过程中，一定要遵循将内容简单且数量少的并在内容上存在内在关联的文“件”进行“组件”，比方说会议记录、会议材料、会议讨论图纸等。进行“组件”的主要目的就是为了保障其能够可观的理解，不必采用较为复杂的规则来进行硬性的强调。再其掌握尺度的调控上，需要各单位在“组件”的时候根据企业的自身情况进行。从而保障“组件”和简化能够满足单位档案检索和保管需求。

对于档案的“组件”之前，还需要对其进行相应的预处理，通过人工的整理能够有效地给“组件”进行封面和标题，从而使得在“组件”内部的填写的时候，能够与正式文“件”进行统一装订。在计算机中进行档案管理软“件”录入的时候，通过计算机模糊检索，就能够将我们之前人工处理的相应问题进行全面的调取，保障我们所调取出来的数据适合我们检索的内容。

对于档案管理而言，其进行目录管理的时候还需要我们对计算机档案管理软“件”中目录进行设置，这样我们就能够通过利用目录实现将“组件”的全面检索。

【参考文献】

[1]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].云南大学，2013

[2]任亮.“卷改件”的理论与实践研究[D].辽宁大学，2013

[3]夏大为.公共服务视角下的当代中国档案馆开放性设计策略研究[D].华南理工大学，2015

[4]刘蔚.图书、档案、文物集中式管理研究[D].山东大学，2012

[5]鲁国华.浅谈电子档案管理在银行管理中的应用[J].人才资源开发，2016，10：184

论档案后保管范式篇4

档案后保管范式的提出有两个直接的原因:一是由于虚拟的电子文件取代实体的纸质文件, 使得文件极易流逝, 难以捕获, 造成有用信息流失;基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察, 以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的基于纸质文件, 以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。二是由于文件数量急剧增长, 造成“文件雪崩”;而且与此同时, 文件的质量大幅下降, 少数有用文件被大量无用文件埋沉, 形成“信息污染”。这样就大大降低了人们吸收信息的效率, 增加了人们获取知识的难度, 所以必须强化文件鉴定, 剔除无用文件。而传统的“直接鉴定法”———逐份审查文件的内容, 如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢?结果, 人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”, 传统的档案保管范式受到巨大的挑战[1]。

档案后保管范式由三项基本内容组成 (实质上是三个应对上述难题的策略) :一是新来源观。传统来源原则中的“来源”是指文件形成者, 往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景, 即文件是由谁, 在什么条件下, 运用哪些数据, 为了什么目的, 采用了何种结构形成的等方面的情况”[2]。新来源观促使人们将文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前, 提前控制和全过程控制文件的运转, 确保文件被有效捕获与控制, 而不会流逝;促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。二是宏观鉴定论。传统的鉴定观采用比较具体的、微观的鉴定标准, 要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容, 然后决定文件的存毁。而宏观鉴定论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定, 从而极大地提高鉴定工作的效率与质量, 大量地剔除了没有价值或价值很低的文件, 减少了信息污染的程度。三是知识服务。在传统档案管理中, 档案管理人员忠实地保管着档案, 被动地为用户提供档案, 而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识, 创造价值的这个过程中, 档案管理者只做出了极少的贡献, 因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色, 而成为概念、知识的提供者”, “把着眼点从信息转移到知识上 (探寻、传播、理解) , 从建立数据库到建立知识库上”, “引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样, 档案人员真正满足了用户的信息、知识需求, 为信息、知识价值的实现作出了巨大的贡献, 因而也就可以“重新坐回上帝的身边”[3]。

虽然档案后保管范式是从档案专业自身的视角出发, 为解决档案专业自身的问题而提出来的, 但是它在思想理念方面却与知识管理不谋而合。新来源观的实践目的在于捕获文件, 防止信息流失, 追溯和考察文件的背景因素, 挖掘文件深层的、隐含的信息和知识, 从而为知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率与质量, 剔除没有价值或价值很低的文件, 提高人们检索、利用所需文件的效率, 增强人们获取、吸收信息和知识的能力, 从而为知识服务提供良好的知识结构。知识服务的目的则是通过更好的技术手段为用户提供档案服务, 指引用户从文件中获取所需的信息、知识 (甚至智慧) , 从而应用知识、创造价值。由此可见, 新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管范式的核心和最终目的是知识服务, 新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障。知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的, 体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念。这也正是知识管理的核心价值观念之所在[1]。

参考文献

[1]徐拥军.档案后保管范式与知识管理[J].档案学通讯, 2008 (2) .

[2]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯, 1998 (6) .

档案保管合同篇5

学号：

所属学院：

年级及专业：

本、专科层次：

身份证号码：

班主任：

乙方：

根据国家和xx市毕业生就业政策及有关管理规定，应甲方自愿申请，经甲乙双方协商，就乙方为甲方办理留存个人档案的有关事宜，达成如下协议。

第一条甲方属于xx工商大学应届毕业生。由于甲方毕业后已经和用人单位签约，且用人单位不保管档案，为方便学生就业，甲方自愿申请将个人档案暂时保存在乙方。

第二条乙方承诺在xx年7月1日前，为甲方免费保管个人档案两年，在此期间，甲方可随时办理档案转出手续。

第三条，两年免费保管期满后，若甲方未将档案转出，甲方应在每年的7月1日前向乙方预交一年的档案保管费。

第四条，毕业生提取本人留存学校的档案，须带身份证原件及复印件，代取档案者须带上委托人的身份证复印件、委托书和代取人的身份证原件及复印件。

第五条本协议一式两份，甲乙双方各保留一份，经甲乙双方签字，乙方盖章后生效。留存档案保管合同范文节选！

第六条、学生可以在档案馆网页上查询档案的去向：

甲方：

家庭详细地址（用正楷字填写）：

电话：

年月日

乙方：

地址：

移动电话：

签字：档案馆盖章：

浅析文书档案的整理与保管方法篇6

关键词：档案；管理；特点

一、文书档案管理工作的特点及重要性

（一）文书档案管理的特点

1.保密性：因为档案涉及的信息量特别大，大部分都是对一些重要信息进行归档。其中不少信息在一定时期和阶段是不宜公开的，特别涉及到一些核心机密更有严格的规定和要求，所以档案管理工作具有保密性。

2.安全性：档案管理工作无小事。无论是在档案的查阅使用上，还是在建立档案的过程中，都需要建立严格的规章制度并不折不扣地执行，才能确保它的完整和安全。

（二）文书档案管理的重要性

1.为企业或单位正确决策提供经验或借鉴

由于档案中所记录的内容都是是人们走过来留下的脚印，是对历史的客观记载和反映，既包括发展过程的优秀成果和成功经验，也有对往事的深刻反省和教训。但“温故而知新”，“前事不忘，后事之师”。这就为企业或单位决策提供了很好的经验或借鉴，避免再走弯路或少走弯路。

2.为企业或单位继往开来提供条件

任何企业或单位的发展都有它自身的过程和规律，有它的连贯性和延续性，需要承前启后、继往开来。文书档案管理工作为企业或单位的发展提供了最完善的系统资料，方便做出科学合理的分析，是制定科学发展的最好参考资料和基础。

二、文书档案整理保管方法创新的必要性

目前的档案整理与保管工作势必要顺应时代的要求。因为现阶段保管与整理的方法还相对落后，这样就使得工作的效率偏低。同时，在经济体制改革的大背景下，文书档案的整理与保管工作所面临的诸多问题暴漏无疑。所以整理与保管方法的变革与创新就是新的趋势。

（一）现代管理技能必须得到有效应用

社会进人了信息化时代，网络环境要求各项工作都适应其内外环境。在数字和网络社会里，文书档案的管理方法若能和飞速发展的计算机技术有效的结合，势必会提高工作的效率，达到预期的效果。在对文书档案进行整理的过程中，需要注意采取合适的办法给档案进行分类处理，并充分利用现代先进的档案管理技术，以此来提高工作效率。而且，将现代档案管理技术应用在文书档案管理工作中，也是未来文书档案发展的主要方向。

（二）现代整理手段必须得到有效应用

就日前来看，计算机技术的应用大大的提升了工作的效率，文书档案的整理与保管工作也不例外。这项工作中对计算机的运用较以前来说是一项重大的突破。打破了传统的纸质文书档案的整理方法，避免了工作强度大，效率低的缺陷。运用计算机对档案进行整理就会达到事半功倍的效果。

三、如何做好文书档案的整理工作

（一）分类方法

文书档案工作中最常见的三类分类方法，主要分为：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。

1.年度分类法就是根据形成和处理文件的年度，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施。

2.组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

3.问题分类法就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。

（二）档案装订

档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。

（三）档号章与页码编写

档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的上作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。

四、如何做好文书档案的信息保管工作

通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。当然进行这种方法的时间比较灵活，可以根据工作的进度来实施，可以随时办理，不局限于哪个月或者哪天。首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳人索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。这个过程可以有主要和次要之分。按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录人到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。

五、结论

新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投人实践。充分利用现有的网络资源。把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。

参考文献：

[1]张玮，许辰弘.与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作[J].黑龙江电力，2003（03）.

[2]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技，2009（02）.

浅谈实物档案保管工作篇7

一、实物档案的涵义

实物档案包括广义和狭义之分。广义上主要指荣誉类实物、印章、名人的题词字画和产品类实物等;狭义上主要指奖旗、牌匾、证书等荣誉性实物。在实际工作中, 一般采用狭义上的实物档案概念。作为人们活动和历史事件的原始记录, 其文字和图像等信息内容是展现和决定档案价值的主要因素, 而载体和材料的多样则是其区别于其他档案的显著特点, 也是影响和制约实物档案保管工作的最大障碍。实物档案没有纸质档案在形成时间上周期性的规律, 没有胶片档案在载体尺寸上相对固定的规格, 也没有声像档案那样既定的载体材料, 使得档案的收集和保管工作变得更为复杂, 需要档案工作人员进行主动式的收集和对各种载体材料全方位的技术保护。从各管理环节的操作规程和技术手段的角度而言, 可以说实物档案的管理开辟了一种全新的档案管理模式。

二、实物档案保管的特点

1. 实物档案形成时间的不确定性。

由实物档案的定义可知, 奖牌、证书等形式的实物档案是反映某一单位或部门所取得工作成绩的物品, 它必须以其形成单位的工作实绩为基础, 而成绩的取得并非以人的主观意志为转移, 也不具有时间或主体上的规律性, 因而档案部门无法预知哪些单位在哪个时段会产生实物档案, 很难及时准确地收集到所需档案。此外, 并没有相关规定要求形成单位主动向档案部门移交其实物档案, 这无疑又为保证实物档案的齐全完整增加了难度。

2. 实物档案保管的空间局限性。

实物档案多种多样的载体不仅给档案分类带来不便, 还十分占据档案库房的保管空间。一件实物档案小则是一枚徽章, 大则可以是一幅牌匾, 相对于我国现有的档案库房容量而言, 这些实物档案所需的空间大大超出了普通库房的承受能力。随着越来越多的实物档案被征集进馆, 保存空间的局促必将影响到整个保管工作的开展。

3. 实物档案备份困难。

为了便于用户的利用, 无论是纸质档案、声像档案还是电子档案, 通常情况下在保存档案原件的同时, 相关部门还保留有一定的档案备份件, 而对于实物档案制作备份却有所不便:一方面, 要逼真地再现档案原件, 在档案的外形、色彩、工艺等方面对复制技术的要求较高, 复制难度较大;另一方面, 复制件所占的空间将增大对档案保管环境的压力。因此, 实物档案的实体备份并不能有效地解决档案长期保存的问题。

4. 实物档案保管技术不成熟。

实物档案的载体形态各异, 材料多样, 大小不一, 其载体可由玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成, 且载体上的信息内容有镀金、油漆、墨汁等多种表现形式。上述各类材料要求不同的保存环境和保管方式, 同一类别的载体也可能由于表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。目前, 对纸质档案的保管技术显然不适合或不能满足各种形式的实物档案的保管需要。

三、加强实物档案保管工作的措施

1. 加快相应的规范和体制建设。

首先, 完善收集标准规范。实物档案概念处延的模糊性, 给其收集工作带来很大的困难, 有必要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围, 在兼顾馆藏和保管条件的前提下, 做到“有档可归、有档不归”, 立足现有资源, 最高效率地维护实物档案的完整与安全。其次, 加强实物档案保管技术规范的建立。在理论研究的基础上尽快建立保护技术的相关标准是指导目前实物档案保护工作的关键。载体的特性决定实物档案的保护不能再沿用纸质档案的技术方法, 不同的载体材料对保管环境和条件的要求不尽相同, 实物档案载体本身的多样性无疑加大了相关技术标准制定的难度, 迫切需要加强实物档案保管技术的规范。

2. 对实物档案进行科学地分类及合理地鉴定。

首先, 对实物档案进行科学地分类。分类的标准多种多样, 可根据归档单位、档案反映的信息内容等将其分为不同的类别, 但从延长档案寿命角度而言, 将同一载体材料的档案归为一类较为合理, 这也是在档案部门实际管理中较为普遍的分类方法。其次, 对实物档案进行准确合理地鉴定。对于实物档案的鉴定必须密切结合档案产生的背景环境, 从内容和载体两方面入手进行评价。不同价值层次的档案可按照永久或长期保存、暂时保存、销毁等不同方式进行处理, 以确保馆藏档案的质量。

3. 加强实物档案保护技术的研究。

档案保管和利用工作探析篇8

一、档案保管工作的内容、任务与要求

(一) 档案保管工作的内容

(1) 档案的入库存放。为使档案保管妥当, 档案应及时入库, 并按全宗单位来排列, 以便区分。但在入库存放的过程中, 也要具体问题具体分析, 一些特殊类型的诸如影片、照片、录音及用于科技的档案, 会计所用档案等特殊载体的档案要做到分开保管。在保管过程中, 要在全宗指南、案卷目录等检索工具中标注说明, 并在全宗末尾放置相关的全宗保管, 并保持具有相对的存放地点。对于纸质的档案可以在装具中使之保持竖放和平放。以便于保持一个全宗里文件之间的联系。 (2) 档案利用过程中的保护。主要包括:建立健全的档案管理使用的登记和日常交接制度, 对档案利用行为的规范和限制, 对档案利用方式和利用场所的限制, 对重要档案的保护性措施。 (3) 档案的安全防护和应急管理。主要包括:一是建立人员进出库制度, 对进出库房的工作人员、时间、方式等进行严格规定, 一般只允许档案工作人员进出;二是库房温湿度应控制在适宜的指标范围内;三是库房要实行防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗的“八防”措施;四是库房要定期检查和清点, 特别在档案库房搬迁或大规模提供利用之后, 一定要做好清点工作;五是要建立档案工作突发事件应急管理机制。

(二) 档案保管工作的任务

档案保管工作的根本任务是维护档案的完整与安全, 捍卫档案的真实性。在档案存放和管理时, 要建立入库存放制度和库房管理制度, 利用各种相应措施, 保持档案更为有用的作用, 使档案的利用时间更加延长。对于一些特殊载体的档案, 比如电子档案等更要用适合的保管措施, 使这些特殊载体保证完整性和安全性。

(三) 档案保管的要求

为使档案工作良性发展, 档案保管中要有一定的要求。为使档案管理工作的规范和标准, 要制定档案管理制度。同时要配备必要的安全措施, 以免使得档案受到损坏。在保管中, 对重要性不同的档案要采取相应的保管措施, 重点保护永久性档案材料, 使档案充分发挥其价值。

二、档案在利用过程中的保护

档案在利用中因为要调出档案进行查阅, 并定期归还, 所以难免给档案材料带来磨损甚至损坏, 严重地影响档案的寿命, 给后期使用者带来诸多不便。为了使档案工作更好地发挥作用, 避免发生不必要的安全隐患, 我们要制定一定的保护制度, 让档案工作能得以顺利开展下去。

(一) 档案在利用过程中的保护制度

(1) 对于日常工作中的档案管理来说, 在档案的使用中, 登记和交接必须遵守相应的制度。具体表现为档案在出入库时核对调卷以及还卷、交接行为时一定要进行登记, 并适时签收, 相关的手续一定要清楚和严格。 (2) 档案利用行为规范制度。这些方面包括对档案管理所进行的利用行为方式的规范以及防止档案管理的不良行为。

(二) 档案在利用过程中的保护措施

档案在利用过程中要注重保护, 以利于档案长期发挥作用。保护措施具体有以下几个方面: (1) 应控制档案利用的数量和顺序。如果某地需要大量利用档案时, 我们不要一次性全部提供, 而是分成多次, 并要求利用档案者注意档案顺序, 不能随便打乱档案原有的顺序, 以便于管理。 (2) 做好档案利用者的指导和监督工作。当使用者使用档案时, 必须有档案专业人员在场, 不仅利于档案的管理, 也能起到指导和监督的作用, 使档案时时处于保护之中。 (3) 档案利用方式及利用场所。档案既可以现场阅览, 也可以通过网络、邮政、电子邮件、传真、电话等方式进行利用和查询。现场阅览的场所应为集中式大阅览室, 便于管理。而通过档案馆主页进行网上检索或通过电子邮件进行咨询的, 应采取相关的互联网安全保密措施。 (4) 珍贵档案利用过程中的保护性措施。珍贵档案在利用过程中应采取严密的保护措施:一般只能提供档案的缩微品或相关的复制件, 而不能够提供档案的原件, 并且在利用档案时要做到特别的监护。如果必要时进行复制, 也一定要采取严格的限制措施和保护措施。

摘要：档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分, 承担记录历史、珍藏记忆、传承文化的社会重任。档案管理工作, 就是管理档案的方法和原则讲求科学, 为社会实践服务提供依据, 使有价值的档案更加科学地管理, 也使档案的利用需要得以满足。因此, 本文对档案保管的内容、任务和要求以及档案在利用过程中的保护工作进行了分析研究。

档案资料保管论文篇9

一、档案保管

现行情况下, 按照存储介质的区别, 档案保存大致分为纸质保存和电子保存两种方式。

1. 纸质类档案的保存。

纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护盒存放。应采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施, 避免档案受光害、氧化或水解, 以及虫害、霉菌侵蚀。声像档案中照片的保存, 宜存放于保护套 (袋) 或底片夹内, 再置入去酸保护盒中。微缩片、正片或负片保护盒应水平置放, 避免阳光直射。照片档案应设置专用储存柜, 录影 (音) 带类档案入库前, 应将防误抹孔关闭, 再置于储存柜中。避免邻近电器用品或远离带有磁场的场所。

2. 电子档案的保存。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。

若为软磁盘, 其保护措施主要有:统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存;把住软磁盘质量关, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到1年, 就读不出数据;规范保管条件, 在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%-50%, 温度控制在14-24℃;加强病毒防范, 进行病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态;对加密盘的管理, 这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存;在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

若为光盘, 其保护措施主要有:规范排放和使用, 使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤;保持良好的温度、湿度环境, 温度宜控制在14-24℃, 相对湿度40%-65%;注意避光。

不论软盘还是光盘, 都要定期复制, 磁盘每2年复制一次, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体应同样编号保存。

二、档案保密

在档案工作中, 把档案按照规范和要求完整地保存下来, 才能做好档案保管过程中的保密工作。档案的保密着重于以下几个方面:

1. 档案库房管理中的保密工作。

档案库房管理是档案保密的重点。首先要实现档案库房、阅览室、办公室三分开。档案库房不得存放与档案无关物品, 非档案管理人员不得擅自进入档案库房。落实国家关于档案库房管理的“九防”要求, 提高档案库房的保卫和保密工作质量, 认真做好保管、使用、防火、防盗、防潮、防爆及保密工作, 对要害部位认真按安全保卫保密要求落实人防、物防、技防措施, 防范于未然。档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2. 档案的管理和保密。

建立各要害岗位保密安全责任制。开展经常性安全保卫保密检查, 针对存在隐患及时整改不留后患。涉密档案要有明显的保密标识, 按保密规定进行保管和提供档案利用, 避免档案失密或泄密事故。

加强计算机系统的保密安全管理。对涉密与非保密计算机予以明确区分, 涉密机必须完全与局域网脱离连接, 并禁止上因特网以防泄密。采取身份认证、存储传输加密、配置防视频泄密干扰器等措施加强保密防范。严格遵守保密纪律和有关规章制度, 自觉做好保密工作。在计算机网络上传递信息, 必须明件明传, 明问明答;密件密传, 密问密答, 严禁明密混用。凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施;录有文件的软盘信息要妥善保管, 严防丢失。

提高档案管理人员的素质。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

加强绝密档案的日常管理。借阅档案资料要注意保护和保密, 不得擅自复印、拍照, 更不得涂改或在档案上做任何标记, 必须保证档案的整洁, 不得丢失泄密, 如发现丢失泄密现象, 应按保密规定立即向安全保卫部门或保密机构报告, 并采取相应防范措施。个人不得保存秘密文件, 阅办完毕后应及时清退。定期进行库存档案的清理核对工作, 做到账、档、卡相符, 对破损或载体变质的档案要进行修补和复制, 保证档案的完整。对秘密档案资料应严加管理, 严格传递、借阅手续。如需借阅须经领导批准, 并在档案阅览室内查阅, 不准带出档案室, 不准摘抄, 不得擅自扩大利用范围, 以确保档案的安全。对已经破损的档案, 要及时抢救。不丢, 就是使档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃, 不仅保证档案实体安全, 也要保证档案内容的安全。不散, 就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱, 就是要求档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。

3. 正确处理好档案保密与利用的关系。

在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成信息浪费, 档案管理人员的价值也难以在利用效果中体现出来。档案部门应改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给国家及企业的安全和利益造成危害。对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

4. 做好档案的解密和开放前的基础工作。

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。

要认真做好档案开放前的基础工作。首先, 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。其次, 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。再次, 编制检索工具:一是基础性检索工具, 如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具, 如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具, 如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等, 使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主, 以基础性检索工具为辅, 以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系, 实现检索途径的多元化。最后, 准备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 搞好档案副本。

总之, 档案管理人员一定要按照《档案法》和《保密法》的要求做好档案的保管和保密工作, 确保档案的完整性与安全性, 是我们每一位档案管理人员的应尽责任。

摘要：档案管理人员的责任就是要维护档案的完整与安全, 这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。做好档案工作, 一是要把档案保管好, 二是要做好档案保密工作, 按保密规定进行保存和提供利用。档案管理人员要持之以恒, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。

档案资料保管论文篇10

一、企业产权档案管理中出现的问题

1. 企业产权档案的抗风险能力有待提高。

产权档案是非常宝贵的历史资料, 该厂有些产权档案生成于20世纪四五十年代, 由于受到当时经济水平的制约和观念的影响, 这些产权档案无论在载体和保存方面的抗风险能力都十分低下。虽然后来的档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等档案安全处理措施, 但是如果遇到一些突发的不可抗力因素, 产权档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。

2. 企业产权档案具有明显的时代特征, 新旧产权档案质量良莠不齐。

由于这些产权档案跨越历史时间长, 不同的历史时期, 房地产档案存在很大的差别。以前企业产权档案管理主要停留在纸制档案的记载, 甚至记载的内容中产权档案的描述过于简单, 基本上只有平面布置图, 产权周围的情况描述很少。例如:我厂四五十年代的房地产档案记载的载体都还是宣纸, 记载文字时用的是毛笔, 字迹模糊不清, 即使修复后也难以达到很好的利用效果。

3. 企业产权档案载体单一。

企业房地产档案除了保存常见的纸质材料以外, 还应包括记录反映房屋土地现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片、调查处理房地产纠纷过程中形成的有关房屋产权的录音材料, 以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。然而, 这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到损坏。特殊载体的档案要求采取特殊的保管方法。但在实际工作中, 档案管理人员对这些特殊载体的档案收集不力, 移交人员也没有完整的移交概念, 因此导致产权档案在内容上不够完整, 在载体上不够丰富。

4. 企业的产权档案收集面狭窄。

近年来, 企业的厂房改造、房屋拆迁、改制、资产重组、房地产买卖、交换、继承抵押等活动频繁, 而档案管理人员很少参加到这些业务工作中去, 产权档案的收集仅仅局限在登记部门。这就造成了产权档案与房地产现状的不一致。例如:我厂的产权档案由于土地或房屋的出售, 到相关部门办理变更或注销手续, 时隔一段时间, 随着各部门人员的流动, 许多产权档案造成了缺失, 给企业的资产核查造成了很大的困难。因此, 产权档案的收集单靠接受登记部门移交是远远不够的, 档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节。

二、企业产权档案的管理措施及对策

1. 应提倡规范化统一管理。

随着企业经营项目的迅速发展, 以房地产使用权转让、出租、抵押为主要内容的变更登记数目逐年增加, 如果不尽快对企业产权档案登记实行规范统一管理, 企业资产的动态管理将十分混乱, 后果将不堪设想。因此、规范、统一管理是当务之急。 (1) 企业产权档案的保管, 应严格按照国家产权管理规定进行收集和登记管理, 必要时还要请专业人员进行直接的业务监督和指导。在进行产权登记文件资料更新时, 由本企业负责登记产权工作的业务主管部门向档案室办理借阅手续, 然后根据变更申请和调查, 核实的结果在有关的登记文件资料上作相应的更新。待更新工作结束后, 将整理的卷宗移交档案室存档。产权登记文件资料更新工作是一项经常性的工作, 必须建立和健全档案更新制度, 履行更新审批手续。 (2) 在产权档案处置过程中, 档案管理部门要与企业主管部门密切合作, 齐抓共管。产权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大, 光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务, 要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持, 共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则, 负责所属企业档案的处置和接收工作;要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导。 (3) 加大宣传力度, 强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置, 企业档案工作能否保持连续和稳定, 很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》等法律法规的宣传, 提高企业领导和员工的档案法制意识;要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》, 进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识, 在资产与产权变动中依法落实各项职责, 规范档案处置行为。

2. 提高企业产权档案的抗风险能力, 努力提高对产权档案的认识。

通常企业的产权档案只要一份纸质的材料, 随着计算机技术的发展和普及, 档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。我们要提高企业产权档案的抗风险能力, 就要将纸质的单一载体的产权档案进行多种载体存储和备份。管理产权档案的管理人员应该充分利用现有的音像技术, 收集产权的音像资料, 完善产权档案的信息, 使产权档案更加直观和形象。

3. 加强企业档案工作人员队伍建设, 提高档案人员的业务能力, 规范产权档案管理的程序。

企业档案管理人员是档案利用工作的主体, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全保密负有直接责任, 必须具备较高的素质。随着社会发展的日益加快, 科学技术的日新月异, 企业的产权档案业务也在不断地更新和拓展, 给企业档案工作提出了更高的要求, 对档案管理人员的素质也提出了新的要求、新的标准。我们要经常对档案人员进行产权档案的专业业务培训, 不断提高企业档案管理人员的业务能力, 培养一支政治素质高、责任心强、精通业务、知识面宽的档案工作队伍。负责管理产权档案人员能够坚持原则, 做好资料审验工作是保证资料齐全的第一关, 也是最重要的一关。要严格产权登记各业务流程中资料转移交接手续, 保证产权资料的齐全。同时, 产权档案的归档要增加与产权档案有关的音像资料归档。

4. 规范和简化产权档案的更正办法。

对于已经归档的产权档案进行更正时, 如果要对原件重新办理更正手续, 涉及的单位和部门较多, 更正的程序繁琐, 给档案信息的更正带来了压力和难度, 因而导致管理产权档案的工作人员不愿意更正档案中的错误信息。因此, 适宜通过增加附加更正表, 在档案备考表中说明更正原因及日期, 并根据更正表更正存储的信息。档案人员在提供档案服务时, 应提醒调阅人注意备考中的提示, 参看更正信息。

综上所述, 企业产权档案的集中和有效管理, 对于防止国有、集体资产的流失, 维护职工队伍稳定, 保护企业切身利益具有十分重要的意义。

摘要：企业产权档案形成于产权管理过程中, 其数量大、时间跨度长、内容涉及面广, 是非常宝贵的资料, 这些档案为解决企业的快速发展、产权纠纷发挥了重要的作用。因此, 正确认识和处理产权档案利用和保护等问题, 加强和规范产权档案的管理, 对于发挥产权档案的作用和服务企业的发展经营具有重要的意义。

关键词：企业房地产档案,问题对策

参考文献

[1]肖爱娥.房地产产权档案管理探析, 档案时空, 2007 (6)

[2]辛红霞.新形势下加强农业科研单位档案工作的实践与思考, 档案与建设, 2007 (10)

档案资料保管论文篇11

密云县档案馆为编制核查工作提供服务为做好政府机构和人员编制核查工作，各机关单位前来档案馆查阅相关档案。档案馆启动档案查阅绿色通道，积极做好接待工作，为各单位查阅人员编制、机构设置等相关档案服务。迄今为止，共接待11家单位，查阅案卷153卷。（密云县档案局）

怀柔区档案局开展数码照片档案收集整理的培训此次培训针对数码照片的收集范围、收集、录入、编号以及文字说明的编写等相关内容。通过培训规范了归档流程，提高了照片档案在记录历史、还原历史、存史资政工作中的重要作用，为今后的档案管理和利用提供了保障。（郑志忠）

昌平区档案馆为大学生举办社会实践岗前培训班近日，为了让参加暑期社会实践的大学生了解档案馆相关岗位，昌平区档案馆的工作人员走进北京化工大学为学生专门举办了一次别开生面的培训班。此次培训既点燃了同学们走入社会的热情，又有助于他们尽快地熟悉档案馆业务，了解做好档案工作的社会意义。（云欢欢）

百姓作品入藏门头沟区档案馆近日，为建设覆盖人民群众的档案资源体系，门头沟区档案史志局不断提高档案征集力度，将目光聚焦在普通百姓身上并征集到一批反映百姓生活的档案。王智颖老人将父亲创作的七幅书法作品和一本《王卿正习字临帖集》捐赠给区档案馆。这位老人的作品将承载着他的“书法梦”和后人的敬意永久地保存在档案馆中。（徐妍）

平谷区档案局对村级档案员开展专业培训近日，平谷区档案局为村级档案员针对文书档案、实物档案、照片档案的整理、保管保护、利用等方面知识进行了培训，并对照片档案的整理下发了自制的照片册作为培训材料。此次培训提高了村级档案人员的业务能力，加强了档案管理工作规范化意识，巩固了我区创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区的工作成果。（孙颖）

海淀区档案馆印章档案征集进馆近日，海淀区档案馆将部分撤并单位公章共158枚征集进馆，此批公章时间跨度达50多年，最早可追溯到解放初期，涉及人民公社、“文革”期间革命委员会、供销合作社、区台湾同胞接待办公室等多家单位，这些印章展示了区属单位的历史发展和机构变迁，对研究历史、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面都提供了有价值的标记和凭证。（张秀青）

大兴区档案局馆推出档案中的南海子展览围绕推动北京城南地区发展，大兴区档案局深入挖掘京南最大的湿地公园——“南海子郊野公园”的悠久历史文化，以馆存资料和图片为依据，选取了具有典型性、代表性的图片，制作出《昔日皇家苑囿今朝百姓乐园——档案中的南海子》大型展览。展览见证了南海子历史的变迁，记录着南海子文化的发展。展览内容按历史年代的顺序介绍南海子公园的形成、发展、演变的过程，让更多的人了解南海子的历史底蕴和丰厚的文化内涵。（杨辉）

丰台区部分领导到区档案馆进行工作调研近日，冀岩区长、高峰副区长等领导实地察看了档案利用服务窗口和政府公开信息查阅场所、库房以及陈列展、档案数字化加工场所。实地察看后，档案局（馆）长谷卫向区领导汇报了档案局（馆）现状及新馆建设情况。高峰副区长强调，面对我区档案馆新馆建设滞后的现状，要站在档案事业长远发展的高度，统筹谋划并加快推进。冀岩区长指出，档案馆新馆要体现现代化、数字化、智能化，要高标准设计，高质量建设，高水平布置。（吕萍）

西城区档案局（馆）与驻区部队举办北京抗战档案史料展建军节前夕，西城区档案局（馆）与驻区部队联合举办“铭记历史缅怀先烈”北京抗战档案史料展。展览以档案、历史照片、报刊、图书、实物等珍贵的馆藏档案资料，回顾了北京地区抗战的历史。北京市档案馆提供的北平市人口伤亡调查材料、掩埋尸体和难民统计、日本宪兵分队命令，以及佟赵两将军公祭大会和命名张自忠路、佟麟阁路、赵登禹路的文件是首次用于展览。（周海南）

通州区检查平原造林档案工作近日，由通州区监察局牵头，区发改委、区档案局等单位组成联合检查小组，对全区平原造林工程档案等各项工作进行全面检查。为确保工程规范化，联合检查小组依据相关制度和专业标准分别对九个乡镇平原造林工程中各环节工作进行了检查。区档案局对造林工程招投标、合同签订、施工、工程检验等环节档案资料中的收集、整理和保管情况进行了检查，根据检查中发现的问题，分别对各乡镇提出了整改建议。（马娜）

朝阳区档案局利用漫画手册进行档案法制宣传为贯彻落实《档案管理违法违纪行为处分规定》，深入普及档案法制知识，提升档案工作者依法履职能力，朝阳区档案局向社区、行政村等有关单位下发了以《档案管理违法违纪行为处分规定》为主题的漫画小册子。此次活动扩大了档案工作的社会影响力，增强了人们学法、知法、守法、用法的自觉性。（周颖）

东城区档案馆推出利用工作新举措一是制度公示、宣传画上墙；二是制作发放查档联系卡；三是重新制作宣传折页；四是设置电子钟、爱心箱；五是设置查档接待工作人员桌牌、查档监督电话公示；六是提供特殊群体送档上门服务。东城区档案馆上半年共接待查档利用者5030人次，利用5036卷次，出具证明4017份，复印13337张。（吴海琰晏春辉）

延庆县档案局积极开展档案执法检查工作近日，延庆县档案局对全县各委办局档案室进行了执法检查。重点检查了档案库房落实“八防”要求情况和2013年度各门类档案资料收集整理归档以及档案信息化建设情况等相关内容。执法检查本着“查漏补缺、促进工作”的原则，通过档案执法检查有效推动了依法治档的法制环境，促进了全县机关档案工作的提升。（孟安生李挺）

石景山区档案局为推动档案文化品牌建设推出新措施具体包括深度挖掘地区档案资料，编辑出版《档案历史文化系列丛书》来展示京西历史文化风采；举办《北京市城乡变迁图片展》、《邓小平与石景山》展览以展示首都的发展及名人风采；聘请档案和历史文化界知名专家讲授档案知识来提升“兰台大课堂”品牌影响力；举办“走近档案”为主题的“档案馆日”，以互动体验、查询体验、档案捐赠等活动来拉近公众与档案馆的距离。（王欢）

浅谈照片档案的保管与利用篇12

关键词：照片档案,保管,利用

照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案是特殊载体的档案, 是档案的重要组成部分, 它具有直观性、生动性、交流性的特点, 在提供信息、鉴别真伪、论证问题、制作影视节目、举办展览等方面具有重要的作用。好的照片比文字具有更强的宣传力和感染力, 与其他声像档案相比, 又具有成本低、制作方便、便于广泛交流、容易保存等优点。但从整个照片档案情况来看, 与文字档案相比, 在保管、利用方面, 还存有很大距离, 在照片档案的管理制度和重要性认识方面还存在不足。因此, 本文就这方面的问题, 谈一下笔者自己的认识。

1 照片档案的保管

1.1 底片的保护

底片是照片的本源, 没有底片就洗不出照片, 一张照片损失了可以从底片复制, 如果底片遗失了, 那就难以弥补, 因此, 要十分重视对底片的保护。由于底片是由感光材料制成, 而感光层的药膜又极易腐败、发霉、变质而使底片腐蚀, 这就要求收藏底片的库房要干燥、凉爽, 温湿度要适合底片保存的需求。保存底片最适宜的温度为13℃-15℃, 相对湿度为35%-45%, 工作人员平时接触底片时, 最好戴上手套, 以免接触药膜面。底片与照片不要同装在一个袋内, 以免底片受潮时粘合。底片要装入用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的纸袋内, 然后放入底片册。黑白底片入库前要进行水处理, 防止受污染的底片入库。同时要建立定期检查制度, 不断改善保管条件, 以延长保管期限。

1.2 底片出现问题的补救

由于底片是由乳剂层构成, 易发生化学变化, 所以要及时发现、及时补救。 (1) 底片不洁。如果底片上附了灰尘, 可用毛刷轻轻刷掉, 切忌用其他东西擦, 否则易使底片出现划痕。底片如果刚摸上指纹或沾上油脂脏物, 可用棉花蘸修相油和酒精混合液 (各5%) 轻轻擦掉。 (2) 底片霉斑。年代久远的底片易出现霉斑, 可将底片放入清水内漂洗15分钟, 使底片乳剂膜浸透, 再将底片在原液内泡5分钟, 利用显影液内的碱性物质洗去底片表面的杂质, 然后在清水中冲洗, 用手将底片轻轻抚摸一遍, 洗掉杂质, 在5%的冰醋酸溶液中过一遍, 除去底片上的碱性, 水洗20分钟, 晾干即可。 (3) 底片磨痕。将底片放入清水中浸透, 再在流动清水中冲洗5分钟晾干, 底片的药膜经膨胀后重新干燥收缩, 划痕即可消除。

1.3 照片档案的存放

照片档案的存放有两种方式, 即书本式和卡片式。书本式的操作方法是:将照片放在相册内, 照片在平面上展开, 使疏密适度, 简洁明快。卡片式存放过塑后的照片, 具有插取灵活、宽容度大、结构明了、检索方便的特点。两种方式各有所长, 可以结合使用。

近年来, 随着计算机技术的推广和使用, 利用光盘存放照片档案是一种崭新的、值得大力推广的方式, 加之数码相机的出现和普及, 在此方面又有了更广阔的前景。利用光盘存放照片档案的方法是:将照片或底片进行扫描, 形成一定格式的图像文件, 然后通过光盘刻录机刻录到光盘上。由于目前照片档案最普遍的用途是出书、出画册、出广告、办图片展览, 完全可以直接提用光盘存储的图像信息, 而不必每一次使用时都提取照片或底片, 再进行扫描、应用。因此, 利用光盘存放照片档案是一劳永逸的存放方式。

2 照片档案的利用

照片档案提供利用的方式, 必须根据它的服务对象和收藏的照片档案的具体情况来确定。例如新华通讯社的服务对象是面向全国, 服务面也较广泛, 利用照片也较频繁。它所收藏照片的数量大, 内容也广, 其提供利用的方式也就很多。一个省、一个市、一个单位的情况就不同, 应视具体情况而定。现将我院照片档案提供利用的情况做一阐述。

2.1 为编史修志提供利用

《德州地区人民医院志》出版于1987年, 该志书以详实的资料记录了自建院至1985年医院的发展变化情况, 其中照片发挥了很大的作用。该志书共用照片99张, 其中全部院级领导的照片40张, 建院初期的照片12张, 有些照片如建国前征兵查体、建国初培训农村卫生员、当时的病房、手术照片都准确地反映了当时的情况, 再现了这段历史。

2.2 为《人民医院》报提供利用

该报每月出版一期, 每期利用照片5-8张。在出版医院宣传画册、医院各中心介绍等专版时, 每期利用照片达二十余张。院报设有《历史上老领导》专栏, 由档案室提供历任院领导的照片, 既活跃了报纸版面, 又以形象、逼真的特点获得了良好的效果。

2.3 举办照片展览

在每年年底或者重大庆祝活动时, 为反映医院由小到大的发展历程, 经常举办照片展览。展览分为院长献辞、领导关怀、历届领导、科技兴院、先进设备、专家劳模、医院文化、院容院貌、护理天地等部分, 每次展览照片100多张, 从而以鲜明的对比、直观的形式, 深刻地反映了医院的巨大变化, 收到了良好的效果。

2.4 其他

在向新闻媒体提供新闻照片、开展医学研究、办宣传栏、宣传橱窗等方面, 照片档案也发挥了很大的作用。

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