档案资料归档清单

档案资料归档清单（共9篇）

档案资料归档清单 篇1

工程现场监理归档资料清单

素材：建设监理如有侵权，请联系删除工程现场监理归档资料清单

一、综合管理控制文件类型编号文件名称文件资料目录项目前期文件1立项文件环境影响报告书批复文件、可行性研究报告批复文件及可行性研究报告2用地拆迁建设用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案等、建设用地规划许可证及其附件3勘察设计工程地质、水文勘察报告；施工图设计文件、环保审查意见4前期造价工程投资估算、设计概算材料；招标控制价格、合同价格文件监理管理体系文件5监理单位资质文件企业法人营业执照、企业资质等级证书复印件6监理人员资格文件项目监理部人员配置表，调整表、上岗人员岗位证书、总监理工程师任命书、总监代表授权书及监理人员授权书、分工责任书等7项目部管理制度组织机构表，监理工作目标，管理制度、工作职责、工作流程、员工培训记录其他部门管理体系文件8建设单位管理机构、制度、资质、管理办法等9总分包施工组织机构资料、施工管理规章制度资料、施工现场质量管理检查记录、总分包单位资质资料（营业执照，企业资质等级证书，安全生产许可文件）、主要进场人员资料（，三类人员证书，专职管理人员名单及证书，特殊作业人员名单及证书）、主要进场施工机械、设备资料；依据性文件10规范标准文件技术标准基本配置清单11监理合同文件中标通知书、监理委托合同及补充协议12其它合同施工总承包合同，借贷合同，分包合同、中标通知书13施工图纸及说明文件施工图纸及登记目录清单14图纸会审及设计交底文件图纸会审及交底会议纪要15变更设计文件变更设计，技术核定资料及登记目录清单16政府批准文件规划许可证，施工许可证，施工图审批意见书，质安监督书17监理规划监理规划，内部交底记录18监理实施细则质量监理细则，细则清单，内部交底记录

二、现场监理工作控制文件类型编号文件名称文件资料目录监理工作文件1会议纪要工程例会纪要，专题会议纪要，其他会议纪要，内部会议纪要，及会签来往函件2收文、发文汇总记录文件清单，公司及业主、政府的发文及文件，发文记录3工作总结阶段性工作总结（、月度、专题等）4预控性文件对工程建设行为、安全、质量等方面提出的监理预控性意见5监理计划单位工程中分部（子分部）、分项工程和检验批划分表、隐蔽工程质量验收计划与记录清单6监理旁站工作计划、监理平行检验工作计划、质量抽检记录计划、工程结构安全和功能性试验计划与记录清单7监理报审开工、停工报审审核表，总分包单位报审表，施工组织设计（方案）报审表8监理报告钻孔桩、承台、墩台质量（安全）评估报告，有关监理工作专题报告，监理月报，质量、安全事故报告与处理9监理指令监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，监理工作联系单，开工（暂停）令

三、质量控制文件类型编号文件名称文件资料目录监理控制文件1监理记录各类监理旁站记录表、各类监理平行检验记录2监理（施工）验收检验批质量验收报验及记录，分项工程报验及质量验收记录表，分部工程报验及质量验收记录，单位工程质量报验及验收记录、单位工程质量控制资料检查记录、单位工程安全和功能检验资料检查及主要功能抽查记录、单位工程观感质量检查记录，隐蔽工程验收报验及其记录，施工测量报验及成果记录3监理见证见证取样送检台账，见证取样和送检人员备案表 施工控制文件4施工技术工程技术文件报审表、施工组织设计及施工方案危险性较大分部分项工程施工方案、技术交底记录、作业指导书5施工物资材料、构配件进场验收记录，主要材料、半成品、构配件、设备进场复检汇总表，出厂质量证明文件，检测报告及进场复试报告（水泥产品、砂石料、钢材、粉煤灰、外加剂、商品混凝土产品、预制构件产品、其他施 工物资产品）6工程测量测量交接桩记录、工程定位测量记录、线路贯通测量、水准点复测记录、导线点复测记录、测量复核记录沉降观测记录、桥梁高程测量成果记录、桥梁竣工测量记录汇总表 7施工记录工程预检记录、中间交接检验记录、水泥混凝土浇筑施工记录、同条件养护混凝土、大体积混凝土试件、冬期施工混凝土测温记录，混凝土开盘鉴定、钻孔桩水下混凝土检验汇总表、施工记录及施工成果汇总表，预应力张拉、孔道压浆、构件封锚记录，构件吊装施工记录支座安装施工记录，其他施工记录文件 8施工试验记录及检测土工击实试验报告、压实度检验汇总表、检验报告、检验记录；水泥混凝土强度检验汇总表、抗压强度统计评定表、配合比申请单、通知单、抗压强度试验报告、抗折强度统计评定表、抗折强度检验报告、轴心抗压强度检验报告、静力受压弹性模量检验报告、配合比设计试验报告、耐久性电通量、抗蚀系数、总碱含量、氯离子含量、氯离子扩散系数核算单；桩身完整性、承载力检测报告；钢筋焊接连接试验报告汇总表、焊接接头试验报告；钢筋机械连接性能检验报告汇总表、机械连接接头检验报告、焊缝质量综合评价汇总表；焊缝超声波探伤报告、焊缝超声波探伤记录；混凝土钢筋保护层厚度检验报告；桥梁静、动载试验报告；其他施工试验及检验文件； 9施工过渡及跨越施工过渡措施，上跨或下穿铁路线、桥梁等措施质量验收备案文件10质量验收证明文件单位工程竣工备案勘察单位工程评价意见报告，设计单位工程评价意见报告，施工单位工程竣工报告，监理单位工程质量评估报告，建设单位工程竣工报告，工程竣工验收会议纪要，专家组竣工验收意见，工程竣工验收证书，规划、消防、环保、人防、防雷等部门出具的认可或准许使用文件，市政工程质量保修单，市政基础设施工程竣工验收备案表，桥梁工程档案预验收意见，城建档案移交书，其他工程竣工验收与备案文件，竣工图，静态、动态验收、安全评估资料其他11影像资料开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片工程建设过程的录音、录像文件

四、安全管理控制文件类型编号文件名称文件资料目录安全检查监督记录文件1联系单监理工作联系单2指令及回复监理工程师通知单，监理工程师通知回复单工程暂停令，安全报审表3会议纪要各类安全会议纪要及会签，包括监理定期检查例会纪要4书面报告向主要部门，建设单位及上级单位的报告5安全检查、考核安全监理巡视检查记录，施工现场安全质量标准化达标工地考核评分核准记录6承包方安全生产规章制度备案登记表，后附安全生产责任制，安保体系认证证书等八项管理制度7安全防护文明施工措施费用使用计划和签证措施费使用计划报审表措施费使用支付申请表危险性较大的分项工程资料8危险性较大工程资料施工方危险性较大工程报审表危险性较大的分部分项工程记录清单危险性较大分部分项工程安全管理情况资料9基坑工程资料（基坑支护降水，土方开挖）基坑施工安全监理细则基坑工程专项施工方案报审表及附件（专家论证报告）施工方报审的危险性较大工程安全管理资料④危险性较大工程巡视检查记录⑤危险性较大工程告知指令及回复记录10模板工程资料模板工程安全监理细则模板工程专项施工方案报审表及附件施工单位报审的危险性较大工程安全管理资料④钢管、扣件的质量证明资料（生产许可证，检测报告，产品质量合格证）⑤危险性较大工程巡视检查记录⑥危险性较大工程告知指令（通知单，联系单）及回复记录11脚手架工程（落地式、附着式升降机、悬挑式、门型式、吊挂式）各类卸料平台，拨动式操作平台等资料脚手架工程安全监理实施细则脚手架工程专项施工方案报审表及附件施工单位报审的危险性较大工程安全管理资料④钢管、扣件的质量证明资料（生产许可证，检测报告，产品质量合格证）⑤危险性较大工程巡视检查记录⑥危险性较大工程告知指令及回复记录12大型起重机械和自升式架设设施资料进场大型机械设备一览表专项安全监理实施细则专项施工方案报审表及附件④大型起重机械和自升式架设设施确认报审表⑤大型起重机械和自升式架设设施检查记录⑥大型起重机械和自升式架设设施验收检查表⑦危险性较大工程巡视检查记录⑧危险性较大工程告知指令及回复记录13临时用电安全资料临时用电安全监理细则临时用电方案报审表危险性较大的工程安全管理资料④危险性较大工程巡视检查记录⑤工程告知指令及回复记录14其他安全资料文明施工防火、工程风险与评估等15安全事故处置安全事故快报表事故信息资料（停工、竣工通知、事故调查报告及处理等）

五、工期管理控制文件类型编号文件名称文件资料目录工期管理1 工程开工报审表、工程复工报审表、施工进度计划报审表、施工进度计划、人、机、料动态表、工程延期申请表

五、投资管理控制文件类型编号文件名称文件资料目录投资管理1 工程款支付申请表、证书，工程变更费用报审表、费用索赔申请表、审批表，验工计价

档案资料归档清单 篇2

一、高校科研档案归档存在的问题

科研档案作为高校档案的重要门类,其单独设类有着重要的意义:首先,它完全改变了将各类文书文件以及科研文件共同收集和处理的方式,针对科研工作的各个阶段对档案收集的各项工作提出了具体的要求,但与此同时,根据对一些高校档案馆的调查,仅有少量的上级传达的科研工作方面的文件进行了归档处理,而在科研工作中形成的管理性文件却很少进行归档,如科研成果文件、研究经费文件等。这对科研档案的完整性、准确性和系统性构成了很大的威胁,更难以对科研档案进行详细的开发和利用。而具体来说,科研档案的安全隐患集中在以下方面:首先,许多档案部门的兼职档案员工作过于繁忙,不能严格按照相关标准进行归档工作,档案工作的进行缺乏规范化。第二,由于工作人员的调动,科研档案有随意销毁的可能性,这在很大程度上会影响档案工作的质量。第三,科研部门未设置足够的安全设施对相关档案进行保护。在档案管理过程当中,所收集的档案质量参差不齐,甚至残缺不全的现象时有发生,比如说,许多科研项目材料不齐,如只有立项批文,缺少立项合同,这与许多科研人员故意隐藏科研档案的行为有着直接关系,这种低质量的科研档案会严重影响科研档案的真实性和准确性,也对高校科研项目的发展产生巨大的负面影响。

二、高校科研档案归档存在问题的原因

在档案管理工作当中,各级领导未能足够重视科研档案的集中管理问题,只是在工作当中希望方便自己部门的工作,没有考虑到科研档案的利用问题,更未能及时将科研档案集中统一到学校档案馆当中进行合理管理,造成科研档案归档工作进行得不够顺利,且档案利用效率低,未能起到为高校科研工作服务的作用。

1.科研人员未能恰当认识知识产权问题。科研人员没有正确的知识产权意识,对自身档案的保护意识较强,绝大多数科研人员不愿意将自身科研项目的核心档案资料交给相关管理部门。他们将这些资料看做自身的财产,需要保护其私有性,甚至怕学校档案馆泄露其资料,影响科研成果的竞争力,尤其是在职称、奖励等因素的驱动下,更加不愿泄露自己的核心研究材料。但我们应该看出,在现今的科研体制下,高校的研究经费来源于国家的拨款,因此,任何高校都没有能力来承担某一创新性科研项目;而与此同时,在从事任何科研项目时,学校科研人员不得以个人名义必须以单位名义进行科研,因此,科研的技术核心资料不属于项目的主持人科研人员,不是科研人员的私人财产,它同时属于学校和国家的。因此,这些科研成果档案需要根据要求归入学校档案馆。

2. 学校综合档案馆没有实行正确有效的科研档案归档问题宣传策略。面对科研档案呈现空白的现状,高校的档案管理部门,尤其是学校综合档案馆未能针对问题深入基层进行相应的调查工作,找出事情发生的原因并提出相应的解决措施,尤其是未能针对学校科研工作的特点,进行科研档案问题的宣传工作,更没有深入到科研工作一线,对建档工作进行指导,尤其由于档案员自身的素质问题, 他们在工作中往往缺乏积极性和主动性,未能认识到科研档案集中管理的重要性,缺乏相应的理论知识和实践知识,对科研档案不归档的现状不予理睬,没有采取有效措施。

3.档案管理工作人员素质有待提高。根据《档案馆(室)业务文件汇编》的规定:科研管理部门负责管理文件归档,各课题组直接向档案部门归档。研究课题在鉴定验收后两个月内归档。虽然许多制度都明确对科研档案管理工作提出了要求,但大量档案员对这些规定置若罔闻,甚至在工作中,未能明确科研工作和建档工作的四同步管理模式,这使档案管理工作很难开展下去。

4.发包单位的问题及其他因素。科研项目的发包单位对项目成果有兴趣,忽略了对项目完成后科研档案的收集工作,造成科研人员可以以各种理由(如涉及机密等)拒绝上交科研档案;而与此同时,另一个客观原因,是科研档案材料的性质所造成的,由于科研项目一般持续时间教材,所以,整理科研档案需要一定的时间跨度,尤其许多科研材料,需要跨年度才能完成,呈现出了明显的衔接性特点,就容易造成科研档案材料割裂的现象。

三、高校科研档案归档的相关对策

对于高校的档案管理工作来说,档案集中管理模式是高校档案工作发展的根本趋势和基本要求,因此,针对这一特征,高校科研档案归档工作应依照以下模式进行。

第一,工作人员的档案意识问题,直接影响着档案工作的进行和开展。因此,转变专职档案管理人员的工作态度,帮其树立正确的档案效益意识和价值意识,这是首要进行的。第二,需要专职档案人员扩大档案的宣传力度,向有关部门领导宣传《档案法》,帮助领导和个人树立正确的档案意识,使其在工作当中认识到科研档案在高校发展当中的重要性,引起他们对科研档案集中归档的高度重视。 第三,提高学校科研档案管理人员及科研人员的档案意识,使他们认识到科研档案和相关科研资料不是他们的私有财产,同时也是属于国家和集体的财产。在进行科研工作的过程当中,科研人员需要认真收集相关资料,配合档案管理部门工作,不以任何理由拒绝交出科研档案和相关资料。在对科研档案进行归档的过程当中,需要建立健全各项制度办法,如“集中统一管理制度”“归档制度”“归档分工制度”、“课题负责人立卷归档责任制”等制度,做到有法可依、 有章可循。而与此同时,在工作当中,相关的科研管理部门和高校档案馆需要对科研档案归档问题进行定时检查,针对所出现的问题提出一定的解决方法。对科研档案的归档问题,档案馆可以以年为单位进行检查,如果科研项目未经档案部分验收,科研管理部门可以不予承认,从而保证科研档案的完整性。在《高校档案实体分类法》 中,归档范围相对单一,并且严重偏向于自然科学。笔者根据多年的工作经验认为,归档范围应该在包含科研管理综合材料和科研项目材料的基础上,涵盖以下几个方面的材料:(1)科研成果材料:如教师公开出版的学术著作、公开发表的科研论文、科研获奖证书等。 (2)学术交流材料:学术报告、学术会议、专题讲座和访学经历等等。 (3)大学生科技活动材料:大学生科技活动材料也属于科研档案的范畴当中,包含大学生参加科研活动的材料,科技比赛的获奖项目,档案管理部门许多根据课题门类,对这些资料设置归档计划,针对周期短课题,研究任务结束后,就要及时一次性归档处理,而周期长的课题,要根据阶段进行归档。

一般情况下,结束科研项目后,项目负责人就需要整理好相关材料并进行归档,尤其是在上报成果、申报奖励时,科技成果专家审核委员需要对项目成果的真实性和创新性进行考证。而在这一步骤当中,档案管理部门相关人员也应该参与到评价当中,对相关材料的完整性和准确性进行考核。申报项目获奖后,其相关的获奖材料也应及时归档。高校对达到规定的获奖项目进行表彰奖励时,需要结合高校档案管理部门所提供的相关材料才能进行。首先,不管是专职档案管理人员,还是兼职管理人员都需要有一定的爱岗敬业精神和创新精神,在树立责任心和工作进取心的基础上,更要具备一定的专业知识和现代化办公技能,从而提高自身的职业素养。其次, 档案人员要积极进行工作,主动深入到各个部门,而在科研档案进入档案部门后,要及时查看档案的完整性和准确性,若发现残缺档案,要及时反馈,要以严谨的工作作风认真地收集国家科技资料,禁止任何单位或个人非法据为己有,要运用科研档案归档一定的规章制度。第三,科研档案人员要树立好服务意识,热情为高校提供优质服务,从而为提高高校的学术能力做出一定的贡献。

参考文献

[1]周莉.高校科研档案收集工作之我见[J].档案时空,2008(2).

[2]陈玉英.高校科研档案管理工作新探[J].湘潭师范学院学报,2008,30(3).

[3]赵凤月.高校科研档案管理的主要环节探析[J].通化师范学院学报.2008(12).

如何确定档案归档范围等 篇3

归档范围，就是归档文件的整理范围。归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节。这一环节包括两个阶段，第一阶段就是确定归档范围。在机关文件归档前，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。

如何划分机关文书档案归档范围？

在确定机关文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”；又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。国家档案局于2006年12月18日发布了第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文件材料归档范围做出了规定。

机关文件材料归档的范围：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

从收集范围来看，文书档案必须包括八种文件：

1、“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、批转文件等；

2、“白头文件”，如会议文件，经验介绍等，某些调查报告、通知，也用白头文件形式出现；

3、公布性文件，如公告、通告、布告等；

4、内部使用文件，如会议记录、内部使用的规章制度、工作计划、工作总结、某些名册、统计表、登记表等；

5、记载性文件，如大事记、工作日记、调度日记；

6、报导性文件，如有关本机关活动的报导、本机关领导人答记者问等；

7、契约性文件，如协议、合同、意向书等；

8、证明性文件，如介绍信存根、党员转移组织关系存根等。

机关文件材料不归档的范围

1、不归档的上级文件材料

（1）上级机关普发性不需要本机关办理的文件材料，任命、奖惩非本机关工作人员的文件材料；

（2）上级机关发来供工作参考的抄件；

（3）上级机关征求意见的未定稿文件

2、不归档的本机关文件材料

（1）重份文件；

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（3）一般性文件的历次修改稿；未经领导审阅、签发的未生效文件草稿；

（4）无特殊保存价值的函件、信封，不需要办理的一般性人民来信、电话记录；

（5）机关内部互相抄送的文件材料；

（6）本机关领导兼任外机关职务所形成的与本机关无关的文件材料；

（7）以参考为目的从各方面搜集的文件材料。

3、不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料

（1）参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；

（2）非隶属机关的一般通知（如省人事厅送给其他厅局的一般通知）以及抄送的不需要办理的文件材料（需要执行的规定性文件除外）

4、不归档的下级机关文件材料

（1）下级机关送来参阅的简报、情况反映，以及不应抄报或不必备案的文件材料；

（2）越级抄送不需要办理的文件材料；

验收文件归档清单 篇4

1.□ 建设工程竣工备案表（建设工程竣工备案证书）

2.□ 上海市建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工验收测量成果及光盘）

3.□ 上海市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告书）

4.各专业竣工验收鉴定证书及验收文件

（4.1□消防 4.2□环保 4.3□卫生 4.4□防疫 4.5□环卫

4.6□劳动保护 4.7□电梯 4.8□绿化 4.9□防雷 4.10□其他）

5.□ 地名使用批准书.通知.决定书

6.□ 编订（变更）门弄（楼）号牌决定书

7.□ 审价报告

（注：打√为缺项文件）

8.其他

我单位已知晓，目前还缺上述第项，共计项文件。我单位承诺在获得上述缺项文件后日内，补充并移交浦东新区城建档案信息管理中心归档。

联系人：联系方式：建设单位（公章）：

年月日

档案归档制度[模版] 篇5

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第一条 归档时间：

1、办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。

2、按年形成的文件，第二年上半年归档。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

5、工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

6、公司、各个部门决定性的会议文件材料随时归档。

7、各个公司离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励等随时归档。

8、属于人事方面的资料，各部门资料齐全后移交档案室；属于品种审定、项目申报、工程建设方面的，可根据进度移交。属于销售、生产方面的资料，本结束后移交档案室。第二条 归档范围

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

3、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

4、企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

5、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等，审计室存档。

6、企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。（上面要注明地址、姓名、传真号等对方的信息。）

7、企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。第三条 归档要求

1、凡属归档范围的文件资料，均由公司档案室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

2、归档的文件资料，原则上必须是原件，无原件者应进行文字说明，以备查；原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案室保存复印件。

3、应归档的文件材料要收集齐全、完整、分类清楚。

5、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

6、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，由各部门负责，方可办理调动、离职手续。各部门及时把有关资料移交档案室留档。

7、公司签订的合同及其与之有关的附件，结束后装订成册移交档案室，由档案室保存原件。各部门可根据需要经领导批准，留复印件。如有原件没移交档案室的追究当事人的责任。

对于在归档范围内没有及时归档或没归档的，视情节严重给予经济处罚。

照片档案的归档与管理 篇6

一、照片档案的形成及特点

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片分为传统照片与数码照片。传统照片档案包括底片、纸质照片和说明三部分。数码照片档案指用数码照相机、扫描仪等设备以数码形式存储在存储器中的静态图像文件, 数码照片可冲洗为纸质照片, 也需编写文字说明及目录。

照片档案与文书档案具有共性, 它们都是在实践活动中形成的, 并且有保存价值, 可起凭证和依据作用。照片档案有两大优点:一是直观形象性好, 由文字记录形成的档案不如照片档案那样直观形象。二是实体信息性强, 由于直观、形象地反映了客观事物的实体及其可能存在的周围环境, 使人们从实体影像上获得可靠的信息。它既是文字档案的补充, 又区别于文字档案, 它的特殊性在于其制成材料不同和具有形象化的特点, 别具文化魅力。因此做好照片档案的收集和归档对规范档案管理工作具有重要的现实意义。

二、照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛, 但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整, 所以常需要进一步的文字说明, 以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明, 在归档过程中一定要注意及时注解说明。

(一) 照片档案的整理。照片档案卷内目录的项目包括:照片号, 底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿, 一张底片或一组相关的底片为一个保管单位, 编一个底片号。如果是一组底片, 在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的, 对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系, 有利于保管, 便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致, 不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号, 然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号, 格式为全宗号—底片号, 并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号, 同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明, 一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号, 其中参见号为与本张 (组) 照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者 (摄制者) 六要素。整理完后, 编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

(二) 数码照片归档的管理。数码照片档案一般由数字图像 (照片) 、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性, 在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导, 保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片, 收集时应将其在分辨率不变的前提下, 转换成TIFF、JPEG格式, 并在备注栏中记载。如无法转换, 则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。对具有永久保存价值的数码照片, 归档时必须冲印或打印出纸质照片, 按双套制要求保存。归档时应标明互见号, 格式为:全宗号—光盘号—照片号 (标注于纸质照片的文字说明中) 或全宗号—册号—张号 (标注于数码照片的文字说明中) 。

三、照片归档管理注意事项

(一) 制定措施, 落实制度。制定并下发包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循, 真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式, 及时做好照片档案的归档整理工作。

(二) 长期重视, 持之以恒。日复一日, 年复一年, 照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持, 不落实, 不执行, 即使有再完善的制度, 也只能流于形式。

摘要：本文论述了照片档案的特点和归档原则, 为照片档案管理提供借鉴。

如何做好档案的保密、归档与利用 篇7

随着社会的不断发展，档案越来越成为记录社会发展进程的重要载体和信息资源，所以，重视档案的保密、保管工作显得尤为重要，一方面，保密是每一位档案工作者应该履行的职责，另一方面，只有保管得当，国家的资源才不至于遭受损失。

【关键词】档案管理;保密;归档

1 如何加强档案的保密工作

档案是国家重要的机密文件，涉及到国家的安全，关乎到经济发展和社会建设，一定要做好保密工作，确保国家利益，实现档案职能。

1.1 提高工作人员的保密意识

保守国家机密是每个公民应尽的义务，从事档案工作的人员更是如此，绝不能让档案的相关内容通过他们或其它途径传播出去。首先从业人员要加强防范意识和职业操守，保密意识的警钟常鸣，不能一时疏忽或不够重视，轻易将档案内容泄密，一旦发生这种情况，相关单位和部门应立即严惩并设立惩罚制度，从根本杜绝类似事件的发生。

1.2 加强档案管理的防护措施

在硬件设施上，确保重要文件安置妥当。设置保险锁、保险柜、防盗装置等，保证档案的安全;重要的档案做好备份，不至于出现意外情况没法复原;要做到档案馆的防潮、防晒、防蛀等工作，确保档案完好无损;绝密的文件做到审查合格后入档，认真核实签字、归档过程中，有无泄密的可能，如发现失密，及时查明原因并评估后果，随时进行补救，不允许事态扩大到不可控的程度。

严格实行防守机制，设立专人把守，不允许非相关人员或闲杂人等随意出入档案要地;加固门窗，以防档案被盗或丢失;未经授权，不得随意调出档案，实在是工作需要调档，也应经过严格的审批程序和签字手续，一旦出现失密现象，便于查出相关责任人。

1.3 让保密准则做到人尽皆知

档案涉及到国家的利益，自然也和每个公民的利益息息相关，档案管理机构要将保密准则及失密的危害普及到每一个人，将《保密守则》贴在显著位置，随时接受相关部门的监督，随时提醒每一个人注意，这样就形成了人人遵守的良好氛围。

2 如何做好档案的归档工作

档案的归档工作是档案管理的工作重点，因为档案只有归档清晰、合理，才能调档迅速，使其在第一时间发挥作用，归档工作做得好，直接体现了档案管理工作的水平。

2.1 详细分类 设好目录

档案的完整与安全是检验档案管理工作是否合格的标准，也是档案工作的基础。档案做到不损坏、不丢失、不凌乱，找的时候能找到、用的时候可利用，就实现了档案的用途和设立的宗旨。

要想做到这几点，首先，要将档案详细分好类别，做到每一类档案有据可依、有序可查，比如根据年限分类、根据性质分类、根据机密程度分类、根据地区分类等等;设立精准的目录，做到摆放整齐、一目了然，而且，为了确保档案的完整，要随时进行清理或根据新的发展变化，重新进行类别划分。

2.2 及时归档 建立网络

要建立网络管理，利用电子邮箱存储档案备份和目录、用微机软件或移动硬盘存储不利于以纸质文件存放的档案等，以搜索引擎为查找方法既省时、省力又准确，不会发生人脑记忆出差、耽误工作的现象，而且，网络档案的建立还可以避免纸质文档因年久变黄、字迹不清或库房地方不大、存放不下等弊端。

在文件增多的情况下，档案管理人员要及时进行清理、分档、存放，如果忙不过来，要先进行简短的记载，以备日后提供查找依据。

2.3 积累经验 完善细节

档案工作人员要随时总结经验，还要预想出事件发生后的多种措施，不能等到事情出现在眼前，没有充分的思想准备，只能为了交差，应付了事或者干脆置之不理，档案工作人员要有高尚的职业操守，像维护自己的切身利益一样，保证档案的安全。

要随时发现不足之处加以完善，随时翻阅、审查档案，及时清理漏洞，针对管理不当之处，随时提出整改意见和建议。

3 如何做到档案的精准利用

档案要想发挥作用，首先要在存档的各个环节做到万无一失，失了密的档案就失去了价值可言;分类不当或信息不详的档案不能提供可查的依据，因此，更好地运用档案、让其发挥效用，是档案存储的最终目的。

3.1 质量是档案可用的前提

文档在存放的过程中，不能出现内容与名头不符、部分文件丢失不见、电子载体不好用、文件不能提取等问题，而且，在归档过程中，更不能出现随意摆放、随便替换等现象，要做到每一份文档都有意义、有价值，保证档案质量是档案可用的前提。

3.2 规范是档案存放的保障

文档的规范性是指文档具有真实性、完整性和有效性。被归档的文档应具备可用性，就是有可识别的标志、载体完好、文件名实相符等等。

规范是档案管理的保障。规范的具体要求是分清主次、权衡轻重、识别等级。将利用率高的档案放在重要位置、方便调取;将次要档案进行整理，按级别与同等文档一起存放。

还可以将索引按照名称、时间、区域等类别划分，以搜集信息、成立卷宗、审核内容、处理安放等环节存放，把职员的各项职责和工作流程规范、落实到位，加强素质教育、培养全局观念，加强档案人员的责任心，增进管理水平。

（1）拓宽思路 使档案工作持续发展

随着档案的增多、社会的进步、科技的不断发展，档案的格式与载体也在发生变化，从传统的纸质档案、声像档案、实物档案发展为电子文档、网络文档、光盘和影碟等多种数码制品文档。这要求从业人员不断增加业务能力，迅速掌握科技手段，加强修养、拓宽思想，从现代化管理方面，研发出档案管理适合的发展之路。

（2）开辟多种渠道，多途径地搜集材料并加强反馈。可以从各种来源掌握资料，利用信息畅通的时代特点，观察群众的反响，针对不同的服务对象，制定灵活的档案管理机制。

（3）出台现代化管理手段，利用新的设备编录文献，以计算机操作技能为主导，建立多媒体数据库，以电子归档和存储分类的方法，实现数字化管理。

总之，为了使档案的管理工作飞速发展，不能安于现状，要主动结合当前的社会情况，与时俱进，使档案实现市场化管理，为社会提供有用的信息资源，真正实现以史明镜的自身价值，将档案管理工作提升到一个新的高度。

参考文献

[1]郭伟.谈数字化文献著录格式[J].锦州医学院学报，2001（02）.

[2]宋立刚.加大资源整合力度 推进档案信息化建设[R].中国档案报，2005.

作者单位

吉林省桦甸市档案局 吉林省桦甸市 132400

企业档案归档范围 篇8

以下列出的文件、资料归档范围是一般企业的要求，请各位领导认真对照下列范围要像对待GMP文件一样，对本部门的资料进行收集、整理、建档，并将资料目录交档案室统一保管备查。国药威克档案归档范围

一、党群工作类

1、上级党组织有关党务工作的指示、决定、通知 10年

2、本企业党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度 永久

3、本企业党内机构设置、党内干部任免、党组织 统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录 永久

4、本企业党员入党、转正、退党、党组织关系介绍

信（存根）、党费管理、表彰先进等方面的文件材料 永久

5、企业关于宣传、统战、纪检工作形成的

文件材料 30年

6、企业工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度 永久

7、企业职工民主管理工作活动（合理化建议）

职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料 30年

8、企业团工作的计划、总结、会议记录、团组织年报、团组织建立、改选的文件材料 永久

9、企业的团员名册、吸收新团员、团组织关系介绍信（存根）、退团、团费管理等方面的文件材料 永久

10、团组织开展的各种活动形成的文件材料 30年

11、协会工作

本企业的各学会、协会工作的章程、计划 永久 本企业参加各种协会、学会的材料 30年

二、行政管理类、本企业行政工作计划、总结、汇报、请示、行政会议记录 永久

2、本企业的大事记、反映企业重要活动的剪报 永久

3、企业的机构建立（含内设结构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章启用、人员编制等文件材料 永久

4、本企业编辑的出版物 永久 其中：编印的简报或期刊 30年

5、国家领导人或省级及以上领导视察检查本企业工作形成的各种材料（题词、照片、音像）永久

6、文秘、保密、信访工作形成的文件材料 30年

7、本企业的收发文簿、电话记录簿 10年

8、本企业关于社会治安、保安保卫工作、刑事案件审理、消防、车辆管理方面的文件材料 30年

9、本企业有关法律事务、违纪审理的文件材料 永久

10、本企业干部任免、职工花名册 永久

11、本企业有关职工招聘、录用、调配、退休、退职、复员军人安置、富余人员安置、职称评定、劳务出口、死亡怃恤的文件材料 永久

12、本企业干部职工奖励表彰的材料 永久

13、企业的劳动定额、定员材料 30年

14、企业人员的工资调整、补贴、奖金发放 30年

15、企业劳动工资报表 年报 永久

季、月报 10年

16、企业职工的养老保险单、花名册 永久

17、职工教育的计划、总结、规章制度 30年

18、本企业各类专题培训班材料 10年

19、本企业关于卫生管理监督、职工保健、职业病防治方面的文件材料 永久

20、本企业计划生育工作的计划、总结、年报、独生子女花名册、照顾生育二胎审批表、计划生育处罚决定等 30年

21、本企业关于后勤福利、绿化管理、用电用水工作方面的文件材料 10年

22、企业外事工作、活动中形成的材料 永久

23、上级机关下发的需要贯彻执行和工作查考的文件材料 10年

三、经营管理类

1、本企业的改革（如转制）、重大经营决策、企业联营、兼并、破产等文件材料 永久

2、本企业的企业登记、企业法人、营业执照、证书 永久

3、本企业的发展规划（包括中、长期发展规划）、方针目标管理，、季月度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料

及以上的 永久

季、月度的 10年

4、本企业各种统计报表、统计分析等 的 永久

季、月度的 10年

5、本企业物资、仓库管理方面的文件材料如

管理制度、规定、计划、总结等 30年

6、本企业产品销售工作的计划、总结、办法、规定 永久

7、本企业销售合同、协议、信件、售后服务等材料 30年

8、本企业产品销售调查、分析、统计、广告宣传等材料 永久

9、本企业对外经贸方面的文件材料 永久

10、本企业财务管理方面的文件材料如财务工作计划、总结、制度 价格、会计、计算、汇报等 30年

11、本企业审计工作的文件材料 永久或长期

12、企业管理方面的文件材料

（1）企业的岗位考核责任制 30年

（2）企业现代化管理、现场管理形成的文件材料 30年（3）企业整顿、以及各种评优升级达标、评奖

活动的材料 永久（4）工业普查形成的文件材料 30年

13、经济合同纠纷材料 永久

四、生产技术管理类

1、企业产品生产的组织、调度计划 的 永久

其他的 10年

2、产品生产的日报、班组日记等 10年

3、本企业科技管理方面的文件材料

（1）有关科技成果、科技进步奖、专利成果申报批复、新产品开发等方面的计划、总结、汇报 永久

（2）有关技术改造、引进、协作，采用新技术的合同、协议书、批复、申报材料 永久

（3）本企业群众性科技活动、合理化建议 10年

4、本企业关于全面质量管理、产品质量管理工作的计划、总结、办法、规定、制度等 永久

5、本企业产品质量检测，原材料、半成品检测与控制材料 30年

6、本企业关于管理工作的计划、总结，组织机构、制度以及综合性的标准（技术标准、管理标准、工作标准），如各类质量管理认证材料 永久

7、本企业关于基建工作的管理性材料（计划、规划、总结等）

永久

8、本企业房屋普查登记、土地纠纷处理、基建统计报表 永久

9、本企业关于设备仪器管理、更新、保养、改造的计划、总结、规章制度 30年

10、本企业关于计量工作的计划、总结、制度、计量合格证书 永久

11、本企业关于能源管理方面的计划、总结、规章制度 永久

12、本企业能源消耗、节能降耗的统计表 永久

13、本企业有关安全生产方面的计划、总结、办法、规定、安全教育方面的总结、教材、名册等 永久

14、本企业的事故处理材料 永久

15、本企业环保工作的计划、总结、规定、会议纪要 永久

16、本企业治理污染方面的决定、方案、记录、合同、协议 永久

17、本企业有关环保检测、控制，污染事故调查、整顿处理的文件材料 30年

18、本企业档案与信息管理形成的文件材料 30年

五、基本建设类

1、工程准备阶段文件（决策立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，建设、施工、监理机构及负责人等）永久

2、工程施工阶段文件（土建工程，电气、给排水、消防、取暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程，室外工程等）永久

3、竣工图（综合竣工图，专业竣工图）永久

4、监理文件（监理会议纪要，控制文件，合同与其他事项管理，监理工作总结等）永久

5、验收文件（工程竣工总结，竣工验收记录，财务决算、审计 材料，工程声像材料及电子文件等）永久 设备仪器类）（此类设备仪器均指购置设备实行一机一档，自制设备其归档范围参照产品档案执行）

1、准备购置阶段：设备购置的申请批复、可行性研究报告、市场调研材料、订货合同、协议等。长期

2、开箱验收阶段：说明书、合格证、保修卡、装相单、备品备件图册等随机文件材料和开箱验收记录等。长期

3、安装调试阶段：安装情况记录、安装图（基础图、平面图）、调试验收报告、设备操作规程、安全技术、维护保养规程。长期

4、使用维修阶段：设备履历表、历次维修保养记录、事故及故障处理情况、改造情况记录、转移情况记录、报废材料。长期

5、图样：自制设备图样、外购设备图样 长期 会计档案类

1、凭证类 ： 记帐凭证、原始凭证、汇总凭证 15年

销毁凭证中抽出凭证 永久

各种收款收据及发票存根 5年

2、帐簿类： 日记帐 15年

现金日记帐、银行日记帐 25年

总帐 15年

明细帐 15年 辅助帐 15年 固定资产帐、卡片 长期

3、财务报告类：财务报告（决算）永久 财务分析文字材料：综合性、性财务报告 永久

阶段性、月、季度财务报告 3年

4、其他类： 会计档案移交清册 15 会计档案保管清册（案卷目录表）会计档案销毁清册

银行存款余额调节表 5 银行对帐单

5六、其他

干部职工档案类（实行一人一档）

1、履历材料、鉴定、考核、考察材料

2、评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表、评定技能的成绩、审批等材料）

3、政审材料

4、参加中国共产党、共青团的材料

5、奖励、处分材料

6、招工、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、福利待遇、出国、退休、退职等材料

7、其它可供单位参考的材料

8、健康情况记录、体检表

年 永久 永久 年 年

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

9、（特殊载体类）

资料整理及归档 篇9

前言

工程监理资料的重要性：监理单位作为独立于工程建设承包合同双方以外的第三方，对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应随工程进展及时收集、整理、归类，以备查阅。

工程监理资料的形式：工程监理档案是在工程建设监理活动中直接形成的，是具有保存价值的文字、图标、声像等各种形式的历史记录。其资料载体一般为纸质载体、缩微品载体、光盘载体、磁性载体等几种形式。

记录整理要求：作为工程档案资料的载体内容，应详尽准确，真实有效。其表格应采用统一表格。工程文件的纸张应统一用A4纸幅面。工程文件应采用耐久性强的书写材料如：碳素墨水、蓝黑墨水。

目

录

一、工程监理资料整理的要求。

二、现场监理工作质量方面的内容。

三、现场监理工作安全方面的内容。

四、建筑节能方面内容。

一、工程监理资料整理的要求

1、及时整理、真实完整、分类有序并有可追溯性。

2、内容全面，格式统一，书写规范；

3、专业监理工程师应认真审核资料并签认，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后存放；

4、在工程监理过程中，监理资料应按单位建立案卷盒（夹），分专业存放保管，以便于跟踪管理；

5、每个报验表后按表的要求必须有相应的附件；

6、监理资料的收发、借阅必须有相关人员签认手续；

7、监理资料应在各个阶段监理工作结束后及时整理归档。

二、现场监理工作质量控制方面的内容

（一）第一册内容

1、委托监理合同和施工合同（复印件）；

2、施工许可证（复印件）：一般情况下此许可证应附在开工报审表的后面，总监理工程师检查合格后批复开工报审表。

3、项目监理机构的组织形式、人员构成、总监理工程师的书面任命书（总监理工程师对总监代表的书面任命）。注意：总监代表应在总监授权范围内主持工作、行使权利并承担责任，其主要表现在材料签字方面。

4、合同争议处理意见

5、合同变更资料：包括施工过程中建设单位与承包单位的合同补充协议和合同解除有关资料。

（二）第二册内容

1、勘察设计文件（地质勘察报告及施工图纸）以上两项均由建设单位提供，此两项均为无偿提供，若工程是机密工程监理单位要做好保密工作，工程竣工后图纸及地质勘察报告要返回建设单位。

2、设计交底与图纸会审、会议纪要：

（1）设计交底由建设单位负责组织，在工程开工前进行，有设计单位负责整理会议纪要，与会各方主要人员会签。（建设、设计、监理、施工总包、分包）。（2）图纸会审：图纸会审由建设单位或承担施工阶段监理任务的总监理工程师负责组织，建设、设计、监理、施工等相关人员参加，由施工单位整理会议纪要，与会各方会签并加盖章同时应及时下发，应在开工前进行。

3、工程变更单：当工程变更涉及安全、环保等内容时，应按规定经有关部门审定。

4、工程开工报告、工程暂停令、复工报审表

（1）工程开工报告：工程满足开工条件后，承包单位报项目监理机构复核和审批开工时间；整个工程一次开工只填报一次即可，如工程项目含有多个单位工程且开工时间不同时，则每个单位工程都应填报一次开工报告。总监理工程师签署同意开工几个字，应注明该工程各项准备工作已符合要求，具备开工条件，同意于哪年哪月哪日开工；不一定就是施工单位所报的时间，应晚于施工单位所报的时间。重点审查内容： ①施工许可证； ②施工企业安全许可证；

③企业资质、营业执照及相关业绩； ④施工现场质量管理检查记录；

⑤现场管理人员资格证（项目经理、安全员资格证、质检员证、技术资格证、测量员证）； ⑥特种作业人员上岗证（高空作业人员，水、电焊人员、指挥人员、机械工）。（2）工程暂停令：应首先征得建设单位同意，若出现紧急情况或质量、安全事故时不论建设单位同意与否总监理工程师一定要下发工程暂停令。工程暂停令应写明暂停的原因及相关要求。

（3）复工报审表：签署复查意见应写明复查情况。若符合要求总监在48小时内完成复工申请的批复，若不能满足应在48小时内返回复工报审表让施工单位继续整改。

5、施工组织设计（方案）报审表：提醒注意的是：施工单位自审手续应采用亲笔签名，并在首页加盖施工单位红章，经监理单位对施工组织设计审核认定完，不解除承包单位的责任。为规避责任，监理单位审查不合格退回施工单位整改时，不论几次都应签署意见。

6、分包单位资格报审表：监理单位对分包单位资格的确认，不解除总承包单位应负的责任。

7、主要施工机械设备报审表：所报的施工机械设备应附有关技术说明、调试结果；对计量设备还应附有法定检查部门的签订证明。

（三）第三册内容

1、监理规划（旁站方案、见证取样计划）：

①在监理合同签订后两周内及时收到设计文件后由总监主持，专业监理工程师共同参加编制；

②监理规划封面由总监签字后由监理单位技术负责人审核、签字认可并加盖监理单位公章后执行；

③旁站监理方案及见证取样计划均附在监理规划后。

2、监理实施细则：二等以上工程项目或专业性强、技术复杂的项目应分专业编写监理实施细则。

3、监理月报：

①总监（代表）组织各专业监理工程师编写监理月报；

②监理月报经编制人、总监理工程师签字盖监理单位章后报建设单位，工程监理单位及项目监理部各存1份；

③月报编制时间为上月26日至本月25日，在下个月5日前发放完毕； ④月报应做到数据准确、重点突出、语言简练，并附必要的图表和照片； ⑤监理月报编制内容及格式； ⑥发放时要建立台账。

4、监理工作总结（阶段和竣工）：

①建设单位有要求时需编制阶段性工作总结，一般情况下只提供竣工监理工作总结；

②监理工作总结是监理单位对履行委托监理合同情况及监理工作的综合性的总结；

③工程结束后，报建设单位；

④主要内容包括：（工程概况、监理组织机构、监理人员和投入对监理设施；监理合同履行情况；监理工作成效；施工过程中发现的问题及其处理情况和建议；工程照片）。

5、会议纪要及来往函件：

①第一次工地例会由建设单位主持外，监理例会均由监理单位的相关人员主持，注意务必做好监理工作交底； ②监理会议包括工地例会和专题会议；

③例会主要内容包括：A、检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；B、检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及落实措施；C、检查分析工程项目质量、安全状况，针对存在的质量安全问题提出改进措施；D、检查工程量核定及工程款支付情况；E、需要解决协调的有关事项；F、其他有关事宜。

④专题会议是为了解决施工过程中的某一问题而召开的不定期的会议，相关单位主要人员参加；

⑤会议纪要由项目监理机构起草，与会各方主要代表签字； ⑥会议签到表要求本人签本人的，不能代签； ⑦会议纪要要在会后24小时下发完毕；

⑧要求在会议发言的人员应有讲稿，会后交到项目监理部； ⑨会议纪要及往来函件应分类，设收/发文登记表； ⑩召开会议的时间应在监理日志中体现。

6、监理工作联系单：①在施工过程中，监理与各方联系用此表；也是现场参建各方通用表；

②此表可作为项目监理部对施工方提前预控或施工方无法回复时，多用此表； ③项目监理部下发此表时应有编号，并在监理日志中体现； ④下发时应建立台账。

7、监理工程师通知、监理工程师通知回复单：①在监理过程中，对承包单位发出指令，提出具体要求用此表予以确认；②此指令一定要有编号，下发后要求施工单位在一定时间内完成并用“监理工程师通知回复单”回复；③只要下发了就必须要求回复；④下发监理通知应在监理日志中体现（回复单也应在监理日志中体现）；⑤下发时应建立台帐签字确认。

8、监理日志：①日志是由专业监理工程师在施工期间每日记录气象、施工记录、监理工作和有关事项；②监理人员应及时填写监理日志并签字；不得补记，不得隔页或扯页以保持其原始记录；③不得流于形式，等同施工日志；④重点记录当天发现的问题及处理意见和结果；⑤发出的通知单、联系单及对之前提出的问题整改验收情况要有记录。

9、旁站监理记录：是指监理人员在房屋建筑工程监理中，对关键部位、关键工序的施工质量实施全过程记录。房屋建筑工程的关键部位、关键工序包括：在基础工程方面包括：土方回填、砼灌注桩浇筑、地下室连续墙、土钉墙、后浇带及其它砼、防水砼浇筑，卷材防水层细部构造处理、钢结构安装。主体结构工程方面：梁柱节点钢筋隐蔽过程，砼浇筑、预应力张拉，装配式结构安装，钢结构安装，网架结构安装，索膜安装。

（四）第四册内容

1、施工测量放线报验单：①承包单位施工测量放线完毕，自检合格后报监理机构复核确认；②专业监理工程师根据对测量放线资料的审查和现场实际复测情况签署意见；要求附表应体现轴线位移数据和高差。

2、工程材料/构配件/设备报审表：①所报的工程材料应附合格证、性能检测报告的原件，复印件应加盖原件存放单位红章；②专业监理工程师验收后，应将检查情况记录在监理日志中，并应建立台帐，台帐要按类别建立。

3、砌体/砼检验批验收：①砂浆/砼强度试验报告补报后，监理工程师应经过对承包单位补报的试验报告及对应的检验批的原报验资料的审核后，对符合要求的检验批予以确认；②所补报的资料放到相应的隐蔽及检验批后面。

4、混凝土浇筑申请表

该表为承包单位在完成土建、安装工质量报验和做好混凝土浇筑前的准备工作后，在计划浇筑时间前4小时报请项目监理机构检查、批准用的表。

（五）第五册内容

1、工程计量报审表

2、工程变更费用报审表

3、工程款支付申请表

4、费用索赔报审表、现场计量的工程量参加测量的各方均应签认，以备结算；

5、工程款支付证明；

6、施工进度计划（调整计划）；

7、工程临时延期报审表、工程最终延期审批表；

8、工程竣工结算审核意见书。

（六）第六册内容

1、监理台帐：①工程材料台帐（应按类别分别建立）②构配件及设备检验台账③砼、砂浆施工试验台帐（按工序、时间、部位建立）。

2、收、发文登记表：应分别建立收文和发文登记表，不论是发文还是收文要求每位项目监理人员都了解文件的相关内容并切实执行。

3、工程资料的照片及声像资料：此两项工作均为了留下原始资料和各方索赔所提供依据。

三、现场安全监理工作方面的内容

（一）监理内部资料

1、安全监理方案；

2、安全监理实施细则；对中型及以上项目的危险性较大的分部分项工程，监理单位应当编制安全监理实施细则。

3、监理月报中应有专项安全监理工作内容；

4、安全会议纪要：可单独开安全监理会议，也可合并在每周监理例会上，但必须有安全方面的专项内容，其他要求同质量方面监理例会（有签到表、会议纪要、签认、发文通知并在监理日志中体现）。

5、安全监理通知、监理通知回复单：为了保证安全，尽量减少安全事故，只要施工单位能整改的，要多下发安全方面的监理通知，不能整改到位的或提前预控方面的内容应采取监理工作联系单的形式提示施工单位注意安全隐患，在监理日志中体现，并有发文登记。

（二）安全监理的主要内容：

1、施工准备阶段安全监理的主要内容：

1）审查施工单位编制的施工组织设计中的安全技术措施和危险较大的分部分项工程安全专项施工方案是否符合工程建设性强制标注要求。施工总平面布置图是否符合安全生产的要求，办公、宿舍、食堂、道路等临时设施设置以及排水、防火措施是否符合强制性标准要求；

2）审查施工单位资质和安全生产许可证是否合法有效；

3）审查项目经理和专职安全生产管理人员是否具备合法资格，是否与投标文件相一致；

4）审核特种工作人员的特种作业操作资格证书是否合法有效。

2、施工阶段安全监理的主要工作内容：

1）监督施工单位按照批准的施工组织设计中的安全技术措施和专项施工方案组织施工，及时制止违规施工作业。

2）定期巡视检查施工过程中的危险性较大工程作业情况；

3）检查施工现场施工起重机械、整体提升脚手架、模板等自升式架设设施和安全设施的验收手续。

4）检查施工现场各种安全标志和安全防护措施是否符合强制性标准要求，并检查安全生产费用的使用情况。

5）督促施工单位进行安全自查工作，并对施工单位自查情况进行抽查，参加各级组织的安全生产专项检查。

6）对下列达到一定规模的危险性较大的分部分项工程编制专项施工方案，并附安全验算结果，经施工单位技术负责人、总监签字后实施，由专职安全管理人员进行现场监督；①基坑支护与降水工程②土方开挖工程③模板工程④起重吊装工程⑤脚手架工程⑥拆除、爆破工程⑦国务院建设行政主管部门或者其他有关部门规定的其他危险性较大的工程。

四、建筑节能方面内容

1、单位工程竣工验收应在建筑节能分部工程验收合格后进行。

2、设计变更不得降低节能效果。当设计变更涉及建筑节能效果时，应经原施工图设计审查机构审查，并获得监理和建设单位的确认。

3、单位工程的施工组织设计应包括建筑节能工程施工内容。建筑节能工程施工前，施工单位应编制建筑节能工程施工方案并经监理单位审查批准后实施。

4、建筑节能分部主要包括的分项工程有：墙体节能工程、幕墙节能工程、门窗节能工程、屋面节能工程、地面节能工程以及采暖节能工程。

5、墙体节能工程应对以下内容进行隐蔽工程验收：①保护层附着的基层及其表面处理；②保温板粘结及固定；③锚固件；④增强网铺设；⑤墙体热桥部位处理；⑥预制保温板或预制保温墙板的板缝及构造节点；⑦现场喷涂或浇筑有机类保温材料的界面；⑧被封闭的保温材料厚度；⑨保温隔热砌块填充墙体。

6、总监应当对建筑节能专项施工技术方案审查并签订认可。专业监理工程师应当对工程使用的墙体材料、保温材料、门窗部位，采暖工程，以及涉及建筑节能工程的重要部位施工质量检查验收并签字认可。

7、对易产生热桥和热工缺陷部位的施工，以及墙体屋面保温工程隐蔽前的施工，专业监理工程师应当采取旁站形式实施监理。

五、监理进场必须携带的资料

1、考勤表。

2、监理通知联系单、监理日志、笔、本、台帐。