档案归档文件目录

档案归档文件目录（通用8篇）

档案归档文件目录 篇1

归档工程文件简明目录 初验文件

一、准备阶段文件

1、可行性研究报告及附件、审批意见

2、发改委的立项、批复

3、项目建议书及审批文件

4、建设用地批准书（国有土地出让合同、成交确认书）

5、国有土地使用证包括宗地图（复印件）

6、拆迁许可证、协议、方案

7、建设项目选址意见书

8、建设用地规划许可证、规划用地红线图

9、规划设计条件审批表

10、关于建筑设计方案的批复（复印件）

11、建设工程规划许可证及附件

12、施工图设计文件审查报告、备案单、审查合格书、审查备案登记表、（土建、节能）、抗震设防专项审查监管表

12、消防设计审核意见

13、白蚁合同

14、建设项目环境影响报告及批复

15、建设工程施工许可证

16、中标通知书

17、勘察、设计、施工、委托监理合同

18、勘察、设计、施工、监理、房地产开发单位资质证书（复印件）

19、建设工程质量监督书、施工安全生产监督申报书

20、建设、施工管理机构、监理机构及负责人名单

21、岩土工程勘察报告、岩土工程勘察设计文件审查报告

二、监理文件

1、监理规划及实施细则

2、开工审批表、开工报告

3、监理月报

4、质量事故报告及处理意见

5、不合格项目通知

6、工程延期报告及审批

7、工程竣工监理工作总结

8、质量评估报告

三、施工文件

（一）建筑与结构

1、工程概况、2、工程项目施工管理人员名单

3、施工现场质量管理检查记录

4、施工组织设计（方案）审批表

5、竣工报告

6、图纸会审、洽商记录

7、设计变更记录

8、技术核定单、9、工程定位高程测量记录、复核记录

10、基槽开挖测量记录

11、原材料合格证书和复试报告、汇总表：A钢材；B水泥；C砖（砌块）；D外加剂；E装饰材料 ；F防水材料；G砂、石；H预制构件、预搅拌混凝土。

12、施工试验报告、检测报告：A砼试块；B砂浆试块；C钢筋焊接及焊条（剂）合格证；D土壤。

13、隐蔽工程检查记录

14、施工记录：A桩基施工；B地基验槽；C地基处理；D地基钎探（附图）；E人工挖孔灌注桩施工验收；F机械成孔灌注桩施工检查；G砼工程施工记录;H通风（烟）道、垃圾道检查；I预应力筋张拉;J钢、木结构施工。

15、地基基础、主体、结构检验

16、桩基检测报告

17、屋面（地面）淋水、蓄水试验记录

18、垂直度、标高、全高测量记录

19、沉降观测记录

20、工程质量事故调查处理资料

21、分项工程质量验收记录

22、分部（子分部）工程质量验收记录

23、工程质量控制强制性条文检查记录

（二）给排水与采暖

1、图纸会审、设计变更、洽商记录、技术核定单、2、材料、配件合格证及检验报告：A管材及配件；B绝热材料；C卫生洁具；D锅炉及压力容器；E仪表；F安全阀、减压阀。

3、管道、设备强度、严密性试验记录及功能检验：A灌（满）水；B强度严密性；C通水；D吹（冲）洗（脱脂）；E通球；F阀门。G消防、燃气管道压力

4、隐蔽验收记录

5、施工记录

6、分项工程质量验收记录

7、分部（子分部）工程质量验收记录

8、工程质量控制强制性条文检查记录

（三）建筑电气

1、图纸会审、设计变更、洽商记录、技术核定单、2、材料、配件合格证及检验报告、安装技术文件：A配电柜（箱）、控制柜；B电动机、电加热器、低压开关；C照明灯具、开关、插座、风扇；D电线、电缆；E导管、电缆桥架和线槽；F镀锌制品、钢制灯柱、砼电杆。

3、设备调试记录及功能检验：A电气设备安全检查及试运行；B照明通电；C大型灯具牢固性试验。

4、接地、绝缘电阻测试记录

5、隐蔽验收记录

6、施工记录

8、分项工程质量验收记录

9、分部（子分部）工程质量验收记录

10、工程质量控制强制性条文检查记录

（四）建筑节能

1、工程概况

2、施工组织（方案）报审表

3、节能工程专项施工方案

4、建筑节能施工示范样板确认记录（墙体、门窗、屋面）

5节能分部工程质量控制资料核查记录

6、原材料（设备）合格证、试验报告汇总表：墙体、屋面、门窗材料合格证及复验报告

7、外墙节能构造钻芯检验报告、外窗气密性现场实体检测报告

8、隐蔽验收记录

9、检验批、分项工程质量验收记录 10建筑节能分部工程质量验收记录

11、建筑节能验收报告

（五）住宅工程质量分套验收表

（附表一、二、三、四、五）

四、竣工图

（一）、专业竣工图

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、给排水竣工图

4、暖通竣工图

5、电气安装竣工图

6、人防竣工图

（二）综合竣工图

1、装饰装修工程竣工图

2、总平面布置图（包括建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）

3、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

4、电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图

复验文件

五、竣工验收文件

1、工程概况表

2、工程竣工总结

3、单位工程质量竣工验收记录

4、单位工程质量控制资料核查记录

5、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

6、单位工程观感质量检查记录

7、工程竣工验收报告

8、竣工验收通知单、验收组人员名单、验收方案、验收条件检查情况、竣工验收会议签到表

9、工程勘察质量检查报告（合格书）

10、工程设计质量检查报告（合格书）

11、工程施工质量检查报告（合格书）

12、施工安全生产监督报告

13、公安消防、环保验收认可文件

14、建筑工程室内环境质量检测报告

15、防雷装置竣工验收检测检验报告

16、建设工程竣工规划核实合格意见单

11、竣工验收备案表

12、工程质量保修书

13、住宅质量保证书及住宅使用说明书

14、工程照片、光盘、录像等（工程前原貌、基础工程、隐蔽工程、主体工程、屋面工程、质量事故、竣工后原貌等部分为必备内容）

注：归档文件应是原件。已注明收复印件的，应加盖保存原件单位公章并注明原件存放处。

档案归档文件目录 篇2

1《规则》有利于推动学校档案工作的改革

1.1 减轻了学校档案工作的压力。

高校档案分类多, 内容复杂, 繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外, 由于立卷工作繁杂, 难以熟练掌握, 文档人员流动性又比较大, 使得整理工作质量始终得不到保证, 这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此, 《规则》的颁布实施, 能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时间, 提高了工作效率。

1.2 节省了学校必要的财力物力。

《规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 不再对档案原件进行形式上的加工, 在完整地保持档案原貌的同时, 减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力, 有效地节省了资金, 有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。

1.3 理顺了学校档案工作职能。

《规则》推行了以“件”为保管单位, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 理顺了档案工作的职能, 使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。

2 正确理解《规则》的内容和使用要求, 有利于推动档案实体工作的进程

2.1 要确定整理单位。

《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件, 对于工作中形成的密不可分的文件, 比如请示与批复;报告与批示等, 《规则) 要求根据具体情况, 可视为一体, 也可作为两件, 作为整理的基本单位。

2.2 归档文件的分类。

将全宗内归档文件的实体, 按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系。

2.3 归档文件的排列。

归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步, 先按事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

2.4 对归档件编号。

归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。通过编号, 可使归档文件在全宗内的位置得以确定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。

2.5 归挡文件的编目。

归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行, 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

2.6 归档文件的装盒。

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时, 应按分类方法的不同, 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中, 具体要求如下:

2.6.1 不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.2 不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.3 分机构 (问题) 的情况下, 不同机构 (问题) 形成的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.4 应视文件薄厚程度, 选适宜档案盒;

2.6.5 归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案

盒内, 只需按照排列的先后顺序依次装盒, 一盒装满后, 顺次装入下一盒即可。

2.7 备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期, 需要依次填写好。

3《规则》在实际工作中需要注意的问题

《规则》对归档文件提出了新的整理方法。有很多优点, 深受广大文档工作者的欢迎, 但是在具体操作过程中, 还存在以下一些问题:

3.1《规则》虽然省略了案卷标题的拟写, 减轻了文书立卷工作的

强度, 但是在实际工作中, 需要查找时, 要逐件去找, 比较费力, 有案卷标题就醒目得多, 能很快厂解到该盒文件中是否有要找的文件。

3.2 关于归档章中增设页数项和盒号项的问题。

《规则》规定:归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。因为归档文件目录中有页数项, 而《规则》归档章中却没有, 二者不统一。实践证明, 归档章中增加“页数、盒号项”便于档案的管理和借阅。

总之, 《规则》的出台, 为我们高校的档案工作提出了新的要求, 为改革档案工作做出了贡献, 我们应积极推行《规则》, 按照其内容和要求, 在工作中加以正确运用, 吸收其合理的因素, 不断去发展、完善, 使其更趋完美。

摘要：推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。

从档案学视角看网站文件的归档 篇3

随着电子商务和电子政务的兴起，政府和企业以及其他机构纷纷建立自己的门户网站，将现实机构虚拟化，通过网站发布信息，提供服务，实现其管理和服务职能，极大地提高了办公效率，增强了办公的透明度。网站已经成为机构在网络空间开展业务活动的主要平台，网站开展业务活动的过程中形成许多具有原始记录性的电子文件，这些网站文件对于组织机构和人类社会来说都具有重大的意义。

网站文件是指组织机构在处理业务活动过程中，通过网站形成的、具有原始记录性的电子文件，包括网页、后台数据库文件、程序文件等。网站文件能够真实地反映出组织机构通过网站进行的业务活动的轨迹，具有凭证价值和情报价值。

一、网站文件归档的必要性

网站文件是社会活动中直接形成的原始性信息记录。对于组织机构来说，网站文件是组织机构在进行业务活动的过程中直接形成的原始记录，属于组织机构活动的证明。对于整个社会来说，网站文件是构成社会记忆的重要组成部分，是沟通历史的桥梁，具有历史性。但网站文件具有更新快、寿命短以及惟一性的特点，这就使得网站文件的保存必须要及时、可靠。

二、网站文件归档的可行性

就世界范围来看，由图书馆来承担的网页收集项目对网页的捕获、归档、存储都进行了研究，并在实践中取得了可喜的成绩，但是鉴定的角度不同，图书馆更加关注的是网页的文化价值，而忽视了其原始记录性，对于元数据捕获也没有给予足够的重视。笔者认为，网站文件归档的任务应当由档案部门来承担，档案学理论可以借鉴到网站文件归档中来。

1、电子文件管理对网站文件归档的借鉴意义。网站文件本身就属于电子文件的范畴，可以按照电子文件的管理方法进行管理，网站文件的生成、发布、捕获、归档、利用是一个完整的运动过程，应当对其全程控制，不仅保存网站文件本身，还要连同元数据、变化日志、插件程序等一起保存，才能保证网站文件的真实性和完整性。

2、来源原则对网站文件归档的借鉴意义。面对浩如烟海的网站文件，最好的方式就是以网站为单位进行保存，同一个网站的所有网站文件保存在一起构成该网站的“全宗”。网页与网页之间的链接关系和网页与程序文件的依附关系也不能被破坏。目前美国的互联网档案馆（Internet Archive）已经体现了“来源原则”。

3、档案鉴定理论对网站文件归档的指导作用。早在20世纪80年代,法国档案学者罗尔德·瑙格勒提出了电子文件的“双重鉴定论”①，一方面要判断电子文件信息的有用程度，另一方面要判断电子文件有用程度实现的可能。网站上的信息以多种格式存在，并且具有多种表现形式，需要从技术上判断其有用程度实现的可行性。对于网站文件内容上的鉴定，可以借鉴加拿大档案学者特里·库克（Terry Cook）的“宏观鉴定战略”，从能否反映该机构的职能，能否反映当时的社会环境，能否满足人们的社会期望等角度进行鉴定。

4、档案部门理应承担网站文件归档的责任，由机构档案室对本机构网站包括内联网和外联网上的网站文件进行归档，公共档案馆对所有的公共网站上有价值的文件进行保存。

三、网站文件的归档策略

1、网站文件归档范围的确定

并非所有的文件都成为档案，同样，并非所有的网站文件都具有长期保存的价值，因而需要制定一个策略决定哪些需要归档，需要保存多长时间。

从内容上来看，有两种基本的收集方法：广泛收集法（comprehensive approach）和选择收集法（selective approach）。广泛收集法是通过自动捕获软件收集网络上的一切资源。②选择收集法由人工进行鉴别有价值的文档然后再进行收集。③。

从技术上来看，应当归档的文件包括：系统软件、自动化软件的结构文件、日志、cookies、索引、图形、文本、出版物、图像、音频、视频。

2、网站文件的捕获策略

捕获策略取决于网站的类型和复杂程度，最常用的两种捕获方式是：对象驱动法（object driven strategy）和事件驱动法（event driven strategy）④。适合于由HTML文件构成、不能实现交互功能的网站。事件驱动法主要是捕获网站和用户之间发生的事件或事务，适用于数据库驱动（database-driven）的动态网站。两种方法的最大不同就是着眼点不同，对象驱动法关注的是构成网站文件的对象，而事件驱动法关注的是网站和用户之间的单独的一个事件。

以上两种方法讲的是什么元素需要捕获，并没有说明捕获时间。捕获的时间取决于网站变化的范围和频率。网站更新存在以下四种情况：（1）经常更新，更新间隔的时间是三个月以内；（2）不经常更新，更新间隔的时间是三个月以上；（3）有规律地更新，按照计划有规律地进行变化（例如一周一次，一天两次）；（4）不规律地更新，没有按照计划进行更新，更新时间比较随意，更新间隔的时间也是不确定的。按照以上四种变化情况，网站可以分成以下四种类型：规律且经常更新的网站、规律但不常更新的网站、不规律但经常更新的网站、既不规律也不经常更新的网站。捕获网站文件的时间是由网站的变化情况来决定的，跟踪不规律但经常更新的网站难度很大。

3、网站文件的保存策略

由于计算机软件和硬件的不断更新，今天还存在的电子文件十几年或几十年后未必能够读取。除了HTML文本文件属于非专利的形式外，网站上包含许多专利格式，例如，Java程序、ActiveX程序、.jpg格式文件、gif格式文件、.tiff格式文件等都是网站的构成要素，所以仅保存HTML文本文件是远远不够的。网站的内容、结构、背景都要保存，脚本程序（Script）和插件程序（plug-in）也需要保存，对于网站文件来说，元数据和数据同样重要。

网站文件的保存方法主要有数据考古（Data Archaeology）、仿真法(Emulation strategy)和迁移法（migration strategy）。数据考古是由格拉斯哥大学的Seamus Ross 提出的一种方法，也叫数字考古（Digital Archaeology）⑤，是将在当前软件下生成的且以当前格式保存的电子文件移动到电子文件管理系统中，直到将来利用的时候才将其转移到新技术环境下。仿真法是指用一个计算机复制另一个计算机的运行活动的过程，仿真计算机能够逼真地模拟原始计算机，并将其取代⑥。迁移法指的是把数据从一种过时的数据格式移动到当前使用平台，例如将word97格式保存的文件移动到office2007软件平台中。与数据考古和仿真法相比，迁移法在实际中的应用更为广泛。数据考古只能作为一种短期战略（大约五到十年），并非长久之计，而仿真法仍然处于理论探索阶段，并且对技术具有很强的依赖性。所以，迁移法是目前惟一的长久保存方法。⑦

四、网站文件归档存在的问题

虽然网站文件归档的项目已经展开，人们对网站文件的关注程度逐步上升，但是目前网站文件归档尚处于探索阶段，仍然存在许多问题，尤其是国内网站文件归档的有关研究还是相对滞后的。

1、动态网页的捕获问题

动态网页一般都有后台数据库做支持，具有很强的交互性，网页会根据用户的要求和选择而动态改变和响应，用户的客户可以在网站上留言发表疑问、建议和意见等。动态网页的组成要素（内容、结构、背景）都是通过数据库自动生成新的页面，无须手动更新，例如在线采购系统、商务交流系统中的订单都是自动生成的。

2、网站文件管理流程该如何设定的问题

文件的流程管理属于业务活动的特殊流程，负责管理组织机构所有业务流程中形成的文件。网站文件与一般的文件管理流程也有所不同，因为网站文件的生成、控制、传播和保存的责任相对比较分散，给网站文件的管理流程设计加大了难度。

3、网站文件的长久保存问题

网站文件长久保存包括软硬件更新对网站文件的再现，网站文件保存体系的构建，备份和容灾系统的建立等。在数字保存方面，OAIS参考模型已经成为公认的标准，网站文件的保存也可以借鉴OAIS参考模型，实现长久保存和利用。另外，也有人提出了建立软件和硬件博物馆来实现数字文件的长久保存。

4、相关的法律问题

比如，著作权问题，网站文件的作者是无法明确的,有些还是匿名的；编辑权问题，包括URL链接的相对变更、文字编码转化、信息单元表现形式的变更⑧；采集权问题，档案部门是否有权对网页进行下载、复制、备份；长期保存权问题，保存机构是否可以无限期拥有作为国家文化遗产的网站；公布权问题，保存机构捕获网站文件之后是否具有公布权；隐私权问题，在对网站的利用过程中是否侵犯了网站形成者的隐私权。这些都是迫切需要解决的法律问题。

谢伦伯格曾经说过，“电话是掠夺历史的盗窃者”，在人们享受网络带来的便利的同时，有没有意识到网络带走了历史呢？

注 释：

①哈德罗·瑙格勒：《机读文件的档案鉴定：一份“文件与档案管理规划”纲要性研究报告》，联合国教科文组织，1984年。

②http://kulturarw3.kb.se/

③http://pandora.nla.gov.au/index.html

④Dollar Consulting. ARCHIVAL PRESERVATION OF SMITHSONIAN WEB RESOURCES: STRATEGIES, PRINCIPLES, AND BEST PRACTICES. http://siarchives.si.edu/pdf/dollar_report.pdf.

⑤Seamus Ross and Ann Gow.Post-Hoc Rescue of Digital Material.

⑥Jeff Rothenberg.Using Emulation to Preserve Digital Documents,原文:”Emulation as a process in which one computer is used to reproduce the behavior of another computer with such fidelity that the emulation can be used in place of the original computer”

⑦David Barman.Reality and Chimeras in the Preservation of Electronic Records.

⑧钟常青、杨道玲：《Web资源保存中的法律问题探讨》，《情报理论与实践》2006年第3期。

表2中学档案归档目录 篇4

1.校长室

*1-1 本校行政会议或校务会议记录

永久 1-2 本校编制的年鉴、大事记

永久 1-3 本校编制的校史、组织机构沿革

永久 1-4 本校关于机构设置、撤并、校名更改、启用印信等请示、批复等 永久 *1-5 本校劳动工资年报表、人员编制统计表、学校基本情况统计表

（学校基层统计报表）永久 *1-6 本校干部任免的批复、请示；党政班子、中层干部、年级组长、教研组长

名册及教职工名册 永久 *1-7 本校(学)工作计划、规划、总结和重要工作报告、汇报、市县会议上的发言稿等

永久 +※1-8 本校制定的管理制度 永久 1-9 本校专项工作调查、检查、汇报，市、县、乡镇会议上的发言稿 永久 ※1-10 本校与教育局等有关部门签订的协议书、合同书、合约、责任书等 永久或10年 ※1-11 本校向上级的请示、报告及批复（要求用文号，也可根据内容归类别）永久或30年 1-12本校发生各种重大事故的报告和调查笔录、处理结果等 永久 1-13本校重大活动材料（校庆、校艺术节、校友会等）

永久

+※*1-14本校获得的评选各种先进集体、先进个人的申报材料、县以上（含）永久

批复、通知、光荣册等

县以下长期 +※1-15本校集体获得的奖状、荣誉证书、奖杯、锦旗等（归荣誉档案）县以上永久

县以下长期

※1-16各种报刊登载有关本校情况的通讯报道和上级领导对本校重要题词 永久一般的30年 +※1-17本校校刊、简报

永久 +※*1-18 本校教师考核结果、考核表，教师岗位责任制、工作情况登记表、记录册 永久 +※1-19本校教职工工资调整和评定工资计划、总结、审批表、统计表及新教师转正、定级申请、批复等

永久 +※1-20本校教职工调动工作介绍信及审批表等

永久 +※1-21本校教职工申请离职、辞职的申请书等

永久 +※1-22本校退休教职工名册和改变待遇审批表

永久 ※1-23本校教工大会等会议记录

30年 ※1-24本校校务日志 30年 ※1-25校长任期目标责任书、教师聘任合同书、岗位聘任书等 30年

+※1-26本校收到的反映学校有关问题的人民来信、来访登记、领导批示、处理结果 永久或30年 及本校与学生家长签订的征询意见表、统计表等(保险费、活动费等)不需组卷暂存二至三年

+※1-27本校教职工犯错误处分批复、请示、旁证材料 严重警告(含)以上永久以下30年 ※1-28本校民主党派、少数民族、国外亲属名册、统计表

30年 ※1-29本校教职工出国出境审批表

30年 ※1-30本校外事接待工作形成的材料 30年 ※1-31本校领导在升旗仪式、家长会议、开学典礼、毕业典礼等会议上的讲话稿 30年 ※1-32本校庆祝教师节等活动形成的全套材料（包括:会议通知、议程、安排表 重要的30年

领导讲话稿、代表发言稿等）

一般的10年 ※*1-33市、县教育局等有关人事、职称、工资、福利、安全保卫、献血等工作的规定、办法、通知

10年 ※1-34本校有关安全保卫工作总结、计划、名单、10年

安全保卫协议书等（也可归1-9）崇明县中学档案归档类目及保管期限表

※1-35本校教职工考勤记录；学校月、周工作小结、安排等

10年 ※1-36支教教师情况记录等 10年 ※1-37本校聘用临时人员的审批表等

10年 ※1-38本校教职工困难补助、家属医疗申请书、名册等

10年 ※1-39本校教职工献血名单

10年 ※1-40本校死亡人员名册、抚恤记录

10年

2.党支部

*2-1 本校支委会会议记录

永久 *2-2 本校党员、党组织活动有关统计表, 党员名册

永久 *2-3 本校党支部(或学)工作计划、总结和重要工作报 告、汇报、交流发言稿（市县）

永久 ※*2-4 本校党支部工作手册（总结、计划、名册、会议记录等）、文明单位考核管理册 永久 2-5 本校党支部改选工作意见及改选结果、上级党委批复

永久 2-6 县教育局党委关于接收本校预备党员通知单、预备党员转正通知单 永久 +※2-7本校党员组织关系转移介绍信存根

永久 ※2-8 本校党支部发展党员工作报告、政审材料、入党积极分子培养材料 重要的永久

一般的10年 +※2-9 本校党支部和党员评先创优活动申报材料、批复、通知、光荣册等 县级以上永久

县级以下30年

※2-10 本校党员违纪处分报告等和上级党委的批复

严重警告(含)以上永久以下30年 ※2-11 本校党风廉政建设及政务公开总结、计划、汇报、活动记录等 30或10年 ※2-12本校党支部组织开展党员教育、民主评议等活动总结 重要的30年

计划、统计、记录等

一般的10年 ※2-13党支部开展的重要活动全套资料 30或10年 ※*2-14县教育局等党委下发的关于学校开展党的工作的通知、规定、意见等 10年 ※2-15本校党费收、缴明细表，教育局党委党费收支情况通知 10年

3.教务处（教导处）

+※*3-1 本校教务处学工作总结、计划、会议记录等

30年 ※3-2 本校教研组、年级组或学工作总结、计划 30年 ※*3-3市、县教育局等颁发的有关教育、教学工作、实施素质教育等

的规定、计划通知、意见、评估标准等 10年

※*3-4 县教育局等关于学校体育、科技、艺术教育、卫生工作的规定、通知、意见等10年

4.教育科研室

※*4-1 本校教研室工作总结、计划、汇报、会议记录等 30年 +※4-2 校级以上教科研课题项目材料(归科研档案)市以上永久，县以下 30年

5.政教处

+※*5-1 本校政教处学工作总结、计划、会议记录 30年 ※5-2 本校德育、青保、社区工作、总结、计划、汇报等 30年 ※5-3本校家长学校总结、计划、经验交流稿、信息反馈表等 30年 ※*5-4 县教育局等关于德育、青保、社区工作的规定、通知、意见 10年 ※5-5对学生进行政治思想教育的专项材料 10年 崇明县中学档案归档类目及保管期限表

6.总务处

6-1 本校固定资产统计表、登记表

永久 6-2 本校征地、房地产权、界址协议书、批复、契约、土地证等

永久 +※*6-3 本校教职工工资发放清单

永久

+※6-4 本校接受援助项目、协议书及与外单位、个人签订的合同等（也可归1—9）永久或10年 +※6-5 本校有关经费的申请、批复等（也可归1-10）永久或10年 +※6-6 校办厂有关协议、合同等（也可归1—9）永久或10年 ※6-7 本校总务处或学工作总结、计划、有关制度

30年 ※6-8 本校财产清单（仪器设备、图书、体育用具办公用具等）移交清册 30年 ※*6-9县教育局等关于财务管理、收费管理等规定、通知、意见

10年 ※6-10校园绿化、校舍管理工作有关材料 10年

7.工会

※7-1 本校工会工作统计表（永久、季度 月度短期）

永久或10年 7-2 本校工会干部任、免职报告、批复

永久 ※7-3 本校召开教代会工作计划、总结、会议议程、章程、决议、发言稿、议案处理稿等永久 +※7-4 市、县教育工会等表彰本校工会工作先进集体、个人的申报材料、县级以上永久

批复、通知、光荣册、奖状、证书等 县级以下30年 ※*7-5 本校工会工作会议记录、总结、计划、发言稿、汇报等

30年 ※7-6 本校工会有关干部名单、会员名册、会员转移介绍信存根、教师获三十年教令名册30年 ※7-7 本校女工、计划生育工作总结、计划、合约、教职工独生子女名单 30年 ※7-8 县教育局关于工会、女工、计划生育、退管等工作的通知、规定 10年 ※7-9 本校退管、关工委工作形成的材料 10年 ※7-10本校工会会员福利、困难补助、休养、救急救难等名单、申请书、报表等 10年 ※7-11本校工会民主评议干部的材料（表）10年

8.团队工作（学生会、团支部）

+※8-1 本校团代会、学代会材料（团委、学生会建立、改选、增补委员的请示和教育局团委批复等永久 ※*8-2 本校团委（团总支）会议记录 30年 ※*8-3 本校团队、学生会工作（学）总结、计划、汇报、统计表、发言稿等 30年 ※8-4 本校发展团员工作计划及有关材料 30年 ※8-5 本校团员名册（含团员转接关系、离团离队记录）30年 +※*8-6 市、县、校关于命名和表彰三好学生、优秀学生干部、优秀团员、团干部、优秀少先队员和先进班、团、队集体的申报材料、批复、通知、光荣册、奖状、证书等 市以上永久 县以下30年 ※8-7 本校团员、违纪处分报告、批复 30年 ※*8-8 本校本届团委、学生会干部名册

30年 ※8-9 团县委、教育局团委等下发的关于共青团、少先队工作的规定、通知 10年 ※8-10本校学生会、共青团、少先队主题活动形成申请表、活动记录 10年 07.7 07.2 07.7 07.7 例:06学总结、第二学期计划、总结,第二学期校务日志（归2007年文书档案 07.9 07.9 08.1 08.1 至2008年5月完成 07学计划、第一学期计划、总结,第一学期校务日志 立卷）

二.教学档案 崇明县中学档案归档类目及保管期限表

1.教学管理综合类

1-1 本校关于督导工作的自评报告和上级对本校督导评估、反馈意见等 永久 ※1-2 本校关于督导工作形成的其它材料

30年 +※1-3 本校制订的教育常规、制度；重大教育改革的报告、规划、实施计划、总结等（也可归文书1-7）

永久 ※*1-4 本校学期课程总表、教师任课一览表、教职工工作量表

30年 ※*1-5 本校各教研组、年级组活动计划、总结、记录、手册等 30年 ※1-6本校联合办学、办班协议（也可归1-9）、有关材料 30年 ※1-7 本校班主任名单,先进班集体、班主任的工作总结、教学经验总结 30年 ※1-8 本校素质教育总结、汇报、抽测记录、考核材料、考核结果等(也可归文书)30年

2.教材类

+※2-1 反映本校特色的（素质教学、选修课、活动课、科技课）自编、合编的教材 永久 +※2-2 本校自编或合编的内部习题集、习题解答、典型试题、范例等 永久

3.课堂教学类

3-1 本校为县、乡（镇）级以上组织的课堂教学大型活动（教学月等）的全套资料 永久 3-2 本校教师优秀教案集（公开课教案、说课案、备课笔记、评课记录）永久 +※*3-3 本校学生个人参加各学科竞赛名册、呈报表,获奖名单、名次、通知、批复、奖状、证书等的复印件

市以上永久 市以下30年 +※3-4 本校毕业生毕业会考、升学考试统计分析表

永久 ※3-5 本校学生参加市级英语、书法、计算机能力等等级考试成绩登记表 30年 ※*3-6 本校各种教学方案、提纲、学科教学进程表、教学计划和教

学经验总结等

30年 ※*3-7 本校各年级期中、终考试试卷质量分析成绩汇总表

30年 ※*3-8 县以上统一考试及期中、终考试成绩统计表

30年 ※3-9 艺术、科技教育计划、总结、活动材料

重要的30年一般的10年 ※*3-10 本校各年级学生期中、期终考试空白试卷和标准答案、评分标准

10年

4.招生工作类

+※*4-1 新生录取名册、新生入学考试成绩 高中以上永久 以下30年 ※4-2 本校招生简章

30年

5.学籍管理类

*5-1 本校学生基本情况统计表、学生名册、学生学籍变更材料（学生处分、休学、转学、借读、退学、复学、留级的申请、证明、批复、名册等）

永久 *5-2 本校学生学籍卡（簿）

永久

6.毕业分配类

*6-1 本校毕业生名册、毕业证书存根等

永久 +※6-2 本校毕业生录取上一级学校清单 永久 ※6-3 上级关于学生毕业分配的计划、方案、总结等 重要的30年

（一般的也可归教学档案上级来文1-9）

※6-4 本校毕业生质量追综反馈调查材料 30年 崇明县中学档案归档类目及保管期限表

7.教师队伍建设类

7-1 本校聘请外籍教授、顾问、教师荣誉证书存根

永久 7-2 本校教师优秀论文集（在报刊、杂志上发表的学术论文及其它优秀论文）永久 +※*7-3 本校教师个人获得教学奖、教材奖、著作奖、论文奖等的申报材料

批复、通知、光荣册、奖状、证书等的复印件(可归入业务档案)县以上永久以下30年 ※*7-4 本校教师业务考核（学）材料（也可归教师业务档案）30年 ※7-5 本校教师参加各种业务进修和培训的名单、成绩、论文及有关材料 30年 ※7-6 本校新老教师带教协议书等

10年

8.体育保健类

+※8-1 本校参加乡（镇）以上体育比赛得奖项目的名次、通知、光荣册、奖状、证书等

（也可归入文书1-

13、1-14）县以上永久 以下30年 ※*8-2 本校运动会秩序册、成绩册

30年 ※*8-3 本校体育锻炼达标统计、测试表，军训纪律、安排、简报、总结 及其它

体育教学有关材

30年 ※8-4 本校学生保健材料（跟上一级学校）10年

9.实验、实习类

※9-1 本校实验、实习规定、总结、计划、记录等

30年 ※9-2实验、实习基地建设材料

30年 ※9-3本校有代表性的实习报告、手册、论文集

10年

三.教师业务档案（教师业务档案按学科分类排, 每位教师组一个卷，退休人员另外存放）

1.教师业务考绩档案目录

2.教师业务考绩档案正、副本

3.其它具有保存价值的材料

四、会计档案（学校行政、工会）

1.报表

1-1本校财务预决算报表(12月份会计报表)永久 1-2本校财务月报、季报表 3年 2.帐簿

2-1本校现金、银行日记帐 二十五年 2-2本校总帐 十五年 2-3本校明细帐 十五年 2-4本校工资基金管理手册 十五年 3.凭证

3-1本校预算会计的各种原始凭证和记帐凭证 十五年

五、科技档案

1.科研（重点）

1-1 校以上教科研项目的批复、获奖通知、奖状、证书、申报表、教学科研计划、实施方案、工作总结、鉴定材料、论文等 市以上永久，县以下30年 崇明县中学档案归档类目及保管期限表

2.基建

2-1 本校基建批复、报告、施工合同，基建预、决算、竣工验收记录等 永久 2-2 本校基建图纸（土地施工；设备及管线安装施工；电气、仪表安装施工等

地上、地下、立体、平面等图纸）永久 3.设备（价值5千元以上 编件号）

3-1 本校设备仪器购置批复、申请书、发票复印件、合格证、备仪器随机文件材料（使用说明书、操作手册、装箱单等），设备安装调试记录，设备维修记录 30年

六.电子、声像档案

1、光盘、磁盘

1-1反映和记录本校教育、教学重要工作和活动的光盘、磁盘 302.照片

2-1 本校重大活动照片（校庆、校友会、教代会、上级领导来校视察等）2-2 本校教育、教学活动照片

2-3 本校运动会及参加校外各级体育比赛照片 302-4 本校学校、教师、学生获奖的荣誉照片

2-5 本校领导和全体教工集体照片，毕业班教师、学生集体照片

3.录音

3-1 反映本校教育、教学重要活动的录音带

304.录像

4-1 反映本校教育、教学重要活动的录像带

30七.荣誉档案

1.奖状

1-1 本校获市级以上表彰的奖状

1-2 本校获县级以下表彰的奖状

302.证书

2-1 本校获市级以上表彰的证书

2-2 本校获县级以下表彰的证书

303.奖杯

3-1 本校获市级以上表彰的奖杯

3-2 本校获县级以下表彰的奖杯

304.锦旗

4-1 本校获市级以上表彰的锦旗

4-2 本校获县级以下表彰的锦旗

文书档案归档文件规则 篇5

文书档案归档文件整理规则

1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求

信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:

逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数:

推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的`载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。在这里重申一下，绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。

3.企业档案工作规范中，明确企业档案管理体制:要有分管档案工作的领导;要有负责档案工作的部门;要有做好档案工作的人员;档案管理形成网络;明确归档的形式。还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。强调部门归档。

国家档案局就档案整理工作，推荐以“部门整理”为首选，理由是:形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程，更能准确的判断档案的价值，随时掌握文件材料的形成过程。

企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。

企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责;企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员(文书)应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。

文件管理职责应由企业内所有员工分担，推行企业各部门参与归档工作，首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理制度;其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任;第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。

4.公文、档案制度:

(1)公文、档案制度不配套。

(2)公文、档案制度相互抵触。

(3)公文、档案制度之间脱节。

(4)公文、档案制度的滞后。

以上几种只是普遍存在的问题，如何克服，以下几点建议可供大家参考:

(1)公文、档案制度，应当是互补，多做一些征求意见，工作不要脱节，熟知工作流程等。

(2)办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导，不要各顾各的，要有沟通。达到数据的平稳过渡。

(3)本单位产生的办法、制度，涉及到公文、档案方面内容，应当参与会签工作，防止不规范用词，标准不一，归档不全。

大家可以在单位提一些建议，公文运转的好坏，直接影响档案的质量和齐全、完整。这两项工作，是相辅相成的。

5.文书档案实现以件为整理单位进行归档，目的是简化归档手续，深化检索，首先要实现档案信息化系统。

齐全、完整、准确、系统:

齐全:是指文件材料不同的版本、稿次的齐全。

多指办法、制度、可研报告等。

完整:是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。

合同:签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。

发文:对某单位的批复，请示文件一定附在批复之后;

依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。

准确:是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一

致。

修改通知单的修改内容是否反映在图中。

发文的正件与原件是否一致，会签意见是否被修订采纳。

系统:是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。

表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同

阶段组合在一起。

原件、复印件

原件:区别于复制件的原始文件。

红头、红章的公文称为原件。

亲笔签字，又盖章的称为原件。

复印件:与原件内容相同的复制件。

经过复印后，与原件一模一样，叫复印件。

6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础，贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。

归档，办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。

符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。

办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成，不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节，发出后，这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。

(2)收文:不论是批复文件，还是通知，在收到以后，在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的归档。

价值

归档主体，以本企业产生的有价值文件材料为主体。

防止:有档不归，有文必归。

收文的归档，要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。

请示性文件，没有接到批复文件，请示性文件不归档是

错误的;甚至有的单位把请示文件处理了，更是错误的。

7.分类

分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》

分类:分到一级或者二级类目

分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号

方案一:2006-0(党群)-永久-1

2006-0(党群)-长期-1

2006-0(党群)-短期-1

方案二:2006-0(党群)-永久-1

2006-1(行政)-永久-50

依次类推

集团公司要求所属企业，文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。

以下错误的归档方式，请现行修改:

个别单位，发文按照大流水分保管期限装盒归档;收文按照大流水装盒归档;这种情况是不符合国家档案局的要求。

8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录

归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。

装订:建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆

掉不符合要求的金属钉、塑料装具等;短期可以

不拆除金属钉，塑料装具等必须拆除。

档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目，粘贴档案脊背上;

(2)用盖章、手填方式(首选)。

不允许在脊背上粘贴“白条”。

检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检

索目录、分类检索目录、专题检索目录等。

档案系统应具备输出各式检索目录的功能。

检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。

顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”

9.“件”

正本、定稿为1件(红头、红章为正本，起草的文稿为定稿);

正文、附件为1件(正文所依附的附件，附件是正文的补充);

原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件;经过复

印的复制件);

转发文、被转发文各为1件;

请示、批复各为1件(建议做2件，尤其上级单位的批复);

报表、名册、图册等各为1件;

会议文件，如果有领导讲话，最好也单独为1件。责任者

登录领导全名，不得使用X总等称谓。

排序:(1)以转发文件为例

正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。

被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单，“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面，“归档章”盖在“处理单”上。

(2)同一事由的排序，可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。

10.“归档章”

归档章的大小，严格按照标准，不要任意添加内容。

归档章，盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。

归档章包括“六”项内容，只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。

全宗号、馆编件号:不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案，档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交，这两项为空。

年度:必填项目，阿拉伯数字，4位。不允许只填后两

位。例如:06。

室编件号:必填项目，填写文件排列的顺序号。

问题:必填项目。直接填写分类号。

保管期限:必填项目，建议使用汉字全称。可以用简称(汉字)永、长、短;可以用代码。

注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料，不能使用铅笔等。

(2)电力企业都是按照分类表进行归档，在制作档号章、档案盒时，机构这个两个词不用印制，直接省略。

11.编目

编目包括“归档文件目录”封面;“归档文件目录”;“备考表”

“归档文件目录”应注意的问题:

件号:是文件的排列顺序号，件号是指固定归档文件的排列

先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定

相符。

责任者:必须与印章同样，不得使用简称，不能使用本公司、本单位等字样。个人必须使用全名，不得写X总。

文号:照实抄录，文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、

虚号，可不用抄写。

公文也有要求，在编制文件代字时，不允许有字、虚

号“0”等字样。

题名:照原文抄写，不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容，加注“[]”，自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。

日期:月、日是1位数字，在前面加“0”。标准为20070101或者20071203。中间不用加“.”、“_”等字符。

页数:是每件文件的页数。

备注:可以对这件文件加以特殊标注。例如:此份文件带有“密级”，在备注一栏标注“秘密”等字样。

“备考表” 应注意的问题:

盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。例如:依据来文，形成上报的公文，依据文件是否归档;批复公文，请示文件是否附在批复后面?

(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损，复印、传真件等情况;

(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况;

(4)声像材料的说明。

整理人:负责该盒归档文件的人员姓名，明确责任，亲笔签

字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名，亲

笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

整理人、检查人:一是档案人员或者档案负责人;二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。

漯河市城建档案馆文件归档 篇6

工程准备阶段文件

一、立项文件

1.项目建议书

2.项目建议审批意见及前期工作通知单

3.可行性研究报告及附件

4.可行性研究报告审批意见

5.关于立项有关的会议纪要、领导讲话

6.专家建议文件

7.调查资料及项目评估研究材料

二、建设用地、征地、拆迁文件

1.选址申请及选址规划意见通知单

2.用地申请报告及县乡以上人民政府建设用地批准书

3.拆迁安置竞购、协议、方案等

4.建设用地规划许可证及附件

5.划拨建设用地文件

6.国有土地使用证

三、勘察、测绘、设计文件

1、工程地质勘察报告

2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

3、建设用地钉桩通知单（书）（放验线通知单）

4、地形测量和拨地测量成果报告

5、申报的规划设计条件和规划设计条件通知单

6、申定设计方案通知书及审查意见

7、有关行政主管部门（人防、环保、抗震、消防、市政、园林、文化、教育、卫生、通讯、交通、保密、河湖、白蚁防治等）批准文件或取得的有关协议

8、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

四、招投表文件

1.勘察、设计承包合同

2.施工承包合同

3.监理委托合同

4.招标申请文件及中标通知单

五、开工审批文件

1.建设项目列入计划的申报文件

2.建设项目列入计划的批复文件或计划项目表

3.建设工程规划许可证及其附件（正本）

4.建设工程施工许可证（正本）

5.投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明

6.规划平面图

7.工程质量监督手续、监督计划

六、建设、施工、监理机构及管理机构

1.工程项目管理机构（项目负责人经理部）及负责人名单

2.工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单

3.工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单

监理文件

1.监理规划、监理实施细则

2.监理月报中的有关质量文件

3.建立会议纪要中的有关质量问题

4.进度控制

4.1工程开工/复工审批表

4.2工程开工/复工暂停令

5.质量控制

5.1不合格项目通知

5.2质量事故报告及处理意见

5.3有关质量控制的监理控制

5.4有关质量控制的回复单

6.工程竣工决算审核意见书

7.合同与其他事项目管理（工程延期报告及审批、合同争议违约报告及处理意见、合同变更材料）

8.监理总结、质量评估报告

施工文件

一、土建（建筑与结构)

1.施工组织设计、施工方案及审批

2.技术交底、技术复核

3.图纸会审

4.控制网设置资料

5.工程测量定位记录、工程测量复核记录

6.基槽开挖测量资料

7.地基钎探记录和钎探平面布置图

8.验槽记录和地基处理记录

9.地基施工记录

10.试桩记录

11.设计会议变更记录、设计变更记录、工程洽商记录、技术核定单

12.施工材料预制构件质量证明文件复试实验报告、出厂证明

12.1砂、石、砖、水泥、钢筋、防水涂料、隔热保温、防腐材料、轻集材料总表12.2砂、石出厂证明文件、复试试验报告

12.3砖出厂证明文件、复试试验报告

12.4水泥出厂证明文件、复试试验报告

12.5钢筋出厂证明文件、复试试验报告

12.6防水材料出厂证明文件、复试试验报告

12.7轻集料出厂证明文件、复试试验报告

12.8预制构件（钢？混凝土）出厂证明文件、复试试验报告

12.9门窗（塑钢、铝合金）出厂证明文件、试验报告

12.10防腐材料出厂证明文件

12.11隔热保温材料出厂证明文件

12.12焊条、沥青复验报告

13.土壤（宿土、灰土）干密度试验报告、土壤（宿土、灰土）击实试验报告

14.砂浆、混凝土配合比

15.砂浆、混凝土试块抗压强度试验报告

16.混凝土抗渗试验报告

17.商品混凝土出厂合格证、复试报告

18.钢筋接头（焊接）试验报告

19.土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表

20.隐蔽工程检查记录

20.1基础和主体结构钢筋工程

20.2钢结构工程

20.3防水工程

20.4高程控制

21施工记录

21.1沉降观测记录

21.2结构吊顶安装

21.3现场施工预应力记录

21.4工程竣工测量

21.5新型建筑材料

21.6施工新技术

22、工程质量事故处理记录（整改报告）

23、工程质量检验记录

23.1检验批质量验收记录

23.2分项工程质量验收记录

23.3基础、主题结构检验及抽样检测资料（结构工程验收记录）

23.4幕墙工程验收记录

23.5分部（子分部）工程资料验收记录

二、电气、给排水、采暖、消防、通风、空调、燃气、建筑智测能化、电梯工程

（一）给排水与采暖工程

1.施工组织统计、技术交底

2.图纸会审

3.设计变更、工程洽商

4.材料、配件出厂合格证及进场检（试验）报告

5.设备安装、运行记录、设备明细表

6.管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验报告

7.检验批、分项工程质量验收记录

8.分部（子分部）工程质量验收记录

（二）建筑电气工程

1.施工组织设计、技术交流

2.图纸会审

3.设计变更、工程洽商

4.材料、配件出厂合格证及进场检（试验）报告

5.设备调试记录

6.接地电阻、绝缘电阻测试记录

7.检验批、分部工程质量验收记录

8.分部（子分部）工程质量验收记录

（三）通风与空调工程

1.图纸会审、设计变更、洽商记录

2.材料、配件出厂合格证及进场检（试验）报告

3.制冷、空调、水管道强度试验、严密性试验记录

4.隐蔽工程验收记录

5.制冷设备运行调试记录

6.通风空调系统调试记录

7.施工记录（施工日志）

8.检验批、分项工程验收记录

9.分部（子分部）工程验收记录

（四）电梯工程

1.图纸会审、设计变更、洽商记录

2.设备出厂合格证及开箱检验记录

3.隐蔽工程验收记录

4.施工记录

5.接地电阻、绝缘电阻测试记录

6.负荷试验、安全装置检查记录

7.检验批、分项工程验收记录

8.分部、（子分部）工程验收记录

（五）建筑智能化工程

1.图纸会审、设计变更、洽商记录

2.材料、设备出厂合格证技术文件及进场检（试验）报告

3.隐蔽工程验收记录

4.系统功能测定及设备调试记录

5.系统技术、操作和维护手册

6.系统管理、操作人员培训记录

7.系统检测报告

8.检验批分项工程质量验收记录

9.分部（子分部）工程质量验收记录

10.其他

三、工程安全和功能检验核查及主要功能抽查记录

（一）建筑与结构工程

1.屋面淋水试验记录

2.地下室防水效果检查记录

3.防水要求的地面储水试验记录

4.建筑物垂直度、标高、全高测量记录

5.抽水（风）道检查记录音

6.幕墙及外墙气密性、水密性、耐风压检测报告

7.建筑物沉降测量记录

8.节能、保温测试记录

9.室内环境检测报告

10.砌体裂缝检查验收记录

11.钢结构分部（子分部）工程有关安全及功能的检验和见证检测检查记录

（二）给排水和采暖工程

1.给水管道通风试验报告

2.暖气管道、散热器压力试验报告

3.卫生器具满水试验报告

4.消防管理、燃气管道压力试验记录

5.排水干管通风试验记录

（三）电气工程

1.照明全负荷试验记录

2.大型灯具牢固性实验记录

3.避雷接地电阻测试记录

4.线路、插座、开关接地检验记录

（四）通风与空调工程

1.通风、空调系统试运行记录

2.风量、温度测试记录

3.洁净室洁净度测试记录

4.制冷机组试运行测试记录

（五）电梯工程

1电梯运行记录

2.电梯安全装置检测记录

（六）智能建筑

1.系统运行记录

2.系统电源及接地检测报告

四、室外工程

1.室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件

2.室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林、绿化等）

竣工图

一、综合竣工图

1、综合图

（1）总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）

（2）竖向布置图

（3）室外给水、排水、热力、燃气等官网综合图

（4）电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图

（5）设计总说明书

2、室外专业图（包括给水、排水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、室外消防、照明、水景、道路、绿化）

二、专业竣工图

1.建筑竣工图

2.结构竣工图

3.装修（装饰）工程竣工图

4.电气工程（智能化工程）竣工图

5.给排水工程（消防工程）竣工图

6.采暖通风空调工程竣工图

7.燃气工程竣工图

竣工验收文件

一、建筑安装工程

1.工程概况表、交工验收证书

2.竣工报告、竣工验收报告、竣工验收纪要、竣工质量评估报告

3.单位（子单位）工程质量验收纪要、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工程安全与功能检查资料核查及主要功能抽查记录、单位（子单位）工程观感质量检查记录

4.竣工备案表、竣工验收规划合格证、建筑消防验收意见书、室内环境检测报告、土壤氡浓度检测报告。建设项目环境状况报告等

5.勘察、设计单位质量检查报告书

6.施工单位徐来署的工程保修书

7.商品住宅《住宅质量质量书》

8.商品住宅《住宅使用说明书》

9.竣工决算

10.法规、规章规定必须提供的其他文件

二、声像、缩微、电子档案

1.工程竣工照片（正测七寸彩照各一张）

2.录音、录像材料

3.缩微品

档案归档文件目录 篇7

一、电子文件档案归档是档案工作发展的必然结果

文件从形成到最后消亡或永久保存为档案是一个完整的过程。现代科学技术突飞猛进, 电子信息化在党和政府机关工作中得到了广泛应用, 电子文件的保存、管理和有效利用已成为新时期档案工作中的重要组成部分。但分散在社会各层面、各部门的电子文件档案还没有一个信息管理功能, 缺乏通用性, 既不便于电子文件档案统筹管理, 更不利于电子文件档案的广泛开发利用。电子文件档案具有独特时代特征, 它区别于传统的文件档案, 决定了电子文件档案必须要及时有效归档。在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中, 明确规定了“文件形成部门或信息管理部门就定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交, 并按档案管理要求的格式交其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”由此电子文件归档不仅具有法律依据也是档案工作发展的必然结果。

二、电子文件档案归档是社会发展的必然要求

由于历史原因, 当前主要档案文献资料都是采用纸质材料为载体进行保存, 特别是一些保密性较高的机关文件, 大多还在采用纸质文件存档。但随着新时期信息技术的迅猛发展, 电子商务、电子政务等现代化信息技术全面普及, 为政府转变管理职能, 建设现代化政府创造了良好的条件。在借助电子信息技术、数字技术、网络技术实现政府管理现代化的同时, 也对档案工作提出了新的要求。首先, 社会发展对档案的保管、利用提出了新的要求。随着时代的进步, 电子信息技术取得飞速发展。政府机关、各企事业单位办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往文件, 许多文档从产生到处理办结几乎可以不使用纸和笔, 形成了大量的电子数据、图像、文件等电子档案。电子文件归档入馆将直接决定电子档案的真实、完整、长久可读, 随着办公自动化、标准化、网络化渐趋完善, 其发展的结果必将成为未来档案馆馆藏的主体。由于电子文件档案可以通过计算机系统或网络技术进行迅速、有效、多角度的查询, 将在开发利用上发挥着积极作用。在实现档案资源共享和促进经济社会事业发展上, 电子文件档案将比传统档案更为便捷有效。其次, 电子文件归档有利于政府记忆力的长久传承。电子文件档案是政府档案信息的重要组成部分, 电子文件种类复杂、格式多样, 并且具有信息和数据易损和易更改性, 使档案工作面临新的机遇和挑战。如果不能快速有效地解决电子文件档案统筹归档入馆管理问题, 将不利于电子文件的安全保存、长久传承和共享利用。也会影响政府记忆的延续和电子政务效能的发展。统筹规范电子文件档案的归档管理工作, 有助于电子文件档案的规范形成、管理和利用, 确保电子文件档案的真实、完整, 实现政府记忆的长久传承。

三、加强完善电子文件档案归档工作是必然趋势

(一) 电子文件不及时归档存在很大的隐患。据有关权威部门统计数据显示, 随着各行业在生产、运营等管理环节信息化程度日益增高, 计算机泄密行为也呈上升趋势。涉密文档直接或间接地泄漏与破坏大都是在各种各样不设防的情况下, 从而导致大量的涉密、流失。加强电子文件档案归档也是新时期档案保密工作重要组成部分, 要做好电子文件档案的移交、整理、价值鉴定、存储、著录、保管工作。

(二) 电子文件归档大大提升了电子文件原始保真性。当前, 大多数政府机关、企事业单位都是通过电子文件来部署和安排各项工作, 但电子文件档案基本上没有加盖电子印章, 电子文件档案的凭证性和权威性未得到充分体现。电子文件档案是办公自动化政务信息的重要源头, 在电子文件档案没有归档以前, 其文件的权威性及凭证作用受到质疑, 导致很多重要电子文件失去作用。所以要加强完善电子文件归档工作, 从而保障电子文件的原始真实性。

(三) 电子文件归档工作为档案事业的可持续发展注入了新的活力。随着文字、图像、影像、声音各类档案信息以数字化技术、网络技术在档案管理工作中的应用, 对档案归档工作提出挑战的同时, 也丰富了档案信息资源, 为档案事业发展开辟了新的天地。一方面, 电子文件档案是现代技术条件下档案信息资源开发及远程利用的新成果, 为档案收集渠道开拓了更为广阔的天地, 也大大提升了整体档案资源的馆藏量。另一方面, 由于电子文件档案的具有的独特时代特征, 其高速、便捷、成本低廉优势, 将极为方便地为社会大众服务。不必再以传统的查阅方式进行信息、文件的查找、索取和归还。同时, 新型档案载体材料的更新换代和诸如磁盘、光盘、数码图像处理技术等载体档案材料的保护技术的应用, 为传统纸质、胶片等珍贵档案修复、备份提供了更为安全科学的方法, 使档案安全保管、存储、修复、检索利用等方面的技术更为先进, 促进档案部门现代化管理水平的提高。

参考文献

[1] .熊飞.熊艳.城建档案数字化建设[J].城建档案, 2009.2

档案归档文件目录 篇8

EPC总承包模式，其含义是工程总承包企业按照合同约定，承担工程项目的“设计、采购、施工、试运行服务”等工作，并对承包工程的质量、安全、工期、造价全面负责。

1.1 EPC总承包模式下业主服务要求更高，设计及现场的修改变更量巨大，如何管理好大量的变更修改类等过程性文件，保证工程档案的有效性成为工程项目档案管理工作中的新问题。

1.2 EPC模式下的工程项目管理与以往单纯的设计管理工作相比，具有工程周期长、涉及部门多、工程工序多、物资材料多、接口复杂等特点，给工程项目档案的管理带来较大难度。

1.3 随着国家对重大基本建设工程项目建设与管理工作一系列验收制度标准的发布出台，工程设计与建设管理活动过程产生的过程性文件更详细地被列入归档范围，以满足工程建设、竣工验收以及今后的查考利用需要。

综上所述，EPC总承包项目管理模式在设计院所的运行使工程档案的管理面对很多新的问题，这些问题大多突出反映在工程设计与建设管理工作中过程文件的管理和控制环节。因此，工程项目档案过程文件的管理水平直接影响到工程项目档案的质量。

2 总承包工程项目档案过程文件的涵义、特点与重要性

2.1 涵义。总承包工程项目档案过程文件是指在工程项目的“设计、采购、施工、试运行服务”等活动中产生的满足工程设计与建设管理需要，对质量进行控制的所有依据性、追溯性的输入、输出性的文件材料。

2.2 总承包工程项目档案过程文件的特点

2.2.1 内容繁杂，数量庞大。总承包工程项目档案过程文件内容繁杂，在众多的设计建设管理活动中产生，数量巨大，文件类型繁多，涉及各专业、各内外部接口、各类管理流程。

2.2.2 专业技术性强，格式和种类多样。总承包工程项目档案过程文件多用各专业技术术语及图表表述，内容具有很强的专业技术性且文件类型格式繁多。

2.2.3 时间上贯穿工程设计与建设管理活动始终。总承包工程项目档案过程文件的产生贯穿于工程设计及建设活动的始终，反映了一个动态的不断变化的工程设计和建设管理活动过程。

2.2.4 涉及单位多、涉及人员广。总承包工程项目档案过程文件的管理和收集工作涉及建设、设计、施工、监理等各级单位（部门）；涉及管理、设计、施工等各级各类人员。

3 管理现状及存在问题

3.1 由于涉及环节和人员众多管理难度较大，存在不注重工程项目文档的形成、流转、收集归档等管理流程和制度的建立和完善，管理制度不健全不规范，归档文件类型格式不统一，签署不全，文件编制表述不清楚等问题。

3.2 项目管理人员主观认识不足，重视红头文件和结论性文件的管理，疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件缺失。

3.3 在工程文档的控制与管理方面普遍存在没有较稳定的专兼职文档人员，致使在设计和工程建设管理的很多重要管理环节产生的过程性文件无法及时得到齐全完整的收集和管理。

3.4 工程设计及工程项目管理人员的档案意识有待提高，存在着认识不到自身的档案管理责任，单纯以能够按工期完成设计和建设任务为目的来开展管理工作，出现档案管理与项目管理的关系不顺畅、不同步，常常脱节的问题，致使工程结束后很多重要的过程性文件不知去向或者零零散散。

3.5 档案管理人员较普遍存在着只具有档案专业技能，缺乏工程项目管理等相关专业知识的问题，无法参与到工程设计及工程项目建设管理的前端文件控制和指导督促工作中，较大程度地影响了工程项目档案归档的质量。

4 解决总承包工程项目档案过程文件管理问题的应对策略和控制方法

4.1 强化意识，建立责任机制，明确项目设计与建设各级人员的档案管理职责。首先，要强化各级项目管理人员的项目档案管理意识，尤其是各单位领导的项目档案管理意识，将档案管理工作纳入工作计划中、纳入管理制度中、纳入人员职责中，从而促进各级人员的重视、理解和支持。其次，明确各级领导和人员的项目档案管理工作职责，建立项目档案工作领导责任制，项目各级负责人应从全局角度指导和检查职责范围内项目建设过程产生的文档材料的收集管理归档情况，指定专人管理项目文档材料，建立考核和监督制约机制，利用责任控制的手段督促项目档案过程文件的完整、准确、有效归档。

4.2 规范流程，完善环节控制，利用三体系管理手段实现总承包工程项目档案过程文件的全过程管理。全程控制理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程，从项目立项开始对每个环节的文件进行管控，做到档案工作与项目建设同步进行。在工程公司的业务管理模式下利用三体系管理手段对文件进行全程控制将是一个有效的管理方法，转型过程中的工程公司应及时将以设计产品为对象的质量管理体系扩大至以工程项目建设管理为对象的体系管理范围，使项目设计与建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控制状态，通过《文件控制程序》明确对文件的编制、评审、会签、批准、发布、分发、更改的控制措施与方法；通过《记录控制程序》明确对项目设计与建设活动形成的相关记录的分类和标识、收集和移交归档、保存和处置、修正和增补的控制要求；通过对体系运行的监督、评审、纠正预防等活动保证管控范围内工程项目建设各阶段、各环节运行程序的有效执行、实施、保持和持续改进，从而不断地规范完善工程项目建设文件材料的管理流程，最终达到对整个项目建设文档材料的全程控制，确保工程项目过程文件完整、准确、有效归档。

4.3 改变思路，实现前端控制，从文件产生源头上确保项目档案过程文件的收集与项目建设同步。档案工作在传统管理模式中通常属于工作流程的最末端，项目档案收集工作也通常是在项目竣工验收前才开始进行突击收集归档，这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。因此，我们要打破传统的档案管理模式，转变工作思路，对项目档案实施前端控制。一是实施项目档案备案制度和档案部门参与制度，档案部门应参加项目建设的各重要节点会议，及时掌握项目文件的形成情况和流向，监督和指导项目文档材料的收集和归档。二是档案部门在项目立项后应及时组织对项目负责人和项目专兼职文档管理人员进行档案知识培训。三是档案部门应编制阶段文件归档计划，跟踪、协调各方人员按照归档计划完成文件归档，避免文件流失，确保过程文件的完整归档。

4.4 理顺关系，健全制度控制，建立系统、完善的工程项目文档制度管理控制体系。档案制度的建设和贯彻落实是项目档案管控的核心，是做到项目档案全过程控制的保证。项目文档制度管理体系应能够从横向上覆盖档案管理各项基本原则、管理要求和规则规范，从纵向上涵盖项目建设各活动阶段和环节的具体可操作性的管理程序，形成系统完整、具有较强执行性的项目文档制度管理体系架构。如，我公司在原有的档案管理制度基础上补充完善了的项目档案归档范围；新建《工程项目档案归档管理规定》明确项目档案归档责任和要求；此外，还重点加强了纵向的项目建设各活动阶段和环节的程序制度的建立和完善，形成了对项目管理及采購环节进行控制的《项目要求确定和评审程序》、《供方评价与选择程序》；对设计管理环节进行控制的设计策划、接口、输入、输出、评审、更改等各项程序；对工程勘察环节进行控制的《工程勘察过程控制程序》；对工程总承包活动进行控制的《工程总承包过程控制程序》，通过建立具有较强操作性的程序制度详细明确各项工作流程、职责、接口关系、过程文件的格式规范、签署要求、流向，从而确保工程项目过程文件最终齐全完整有效归档。

4.5 明确责任，实施合同控制，运用法律手段约束和保证项目参建各方项目档案收集归档质量。总承包管理模式使工程公司肩负着重要的项目管理职责，对建设工程的“设计、采购、施工”整个过程负总责，对建设工程的质量及建设工程的各参建分包单位的履约行为负责。因此，在这种管理模式下就必须运用法律手段约束各参建单位的职责和义务，把项目档案的收集归档职责、内容、具体要求、进度及处罚性措施等纳入合同中，通过合同控制手段确保总承包工程项目档案的完整性。

5 结语

如何管理好、使用好建设项目档案是勘察设计单位面临的一个重要课题，工程公司作为项目建设管理者，应本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，强化基础管理，注重过程控制，健全项目档案工作制度，不断探索和总结管理方法，提高项目档案管理水平，并在保管与利用过程中促进建设项目档案的价值和作用的充分体现。