档案归档管理

档案归档管理（共12篇）

档案归档管理 篇1

照片档案是档案的一个重要组成部分, 其以特殊载体的形式, 直接且逼真的影像将资讯传递给使用者, 不受语言、文字的限制, 让人犹如身临其境, 更具有感染力。其独特的记录形式, 在档案利用中发挥了重要的作用, 如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。照片档案以不同内容分门别类展现了发展历程, 通过今昔发展变化, 体会到改革开放的伟大成就。笔者结合照片档案管理存在的问题, 提出几点思考。

一、照片档案的形成及特点

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片分为传统照片与数码照片。传统照片档案包括底片、纸质照片和说明三部分。数码照片档案指用数码照相机、扫描仪等设备以数码形式存储在存储器中的静态图像文件, 数码照片可冲洗为纸质照片, 也需编写文字说明及目录。

照片档案与文书档案具有共性, 它们都是在实践活动中形成的, 并且有保存价值, 可起凭证和依据作用。照片档案有两大优点:一是直观形象性好, 由文字记录形成的档案不如照片档案那样直观形象。二是实体信息性强, 由于直观、形象地反映了客观事物的实体及其可能存在的周围环境, 使人们从实体影像上获得可靠的信息。它既是文字档案的补充, 又区别于文字档案, 它的特殊性在于其制成材料不同和具有形象化的特点, 别具文化魅力。因此做好照片档案的收集和归档对规范档案管理工作具有重要的现实意义。

二、照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛, 但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整, 所以常需要进一步的文字说明, 以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明, 在归档过程中一定要注意及时注解说明。

(一) 照片档案的整理。照片档案卷内目录的项目包括:照片号, 底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿, 一张底片或一组相关的底片为一个保管单位, 编一个底片号。如果是一组底片, 在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的, 对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系, 有利于保管, 便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致, 不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号, 然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号, 格式为全宗号—底片号, 并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号, 同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明, 一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号, 其中参见号为与本张 (组) 照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者 (摄制者) 六要素。整理完后, 编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

(二) 数码照片归档的管理。数码照片档案一般由数字图像 (照片) 、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性, 在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导, 保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片, 收集时应将其在分辨率不变的前提下, 转换成TIFF、JPEG格式, 并在备注栏中记载。如无法转换, 则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。对具有永久保存价值的数码照片, 归档时必须冲印或打印出纸质照片, 按双套制要求保存。归档时应标明互见号, 格式为:全宗号—光盘号—照片号 (标注于纸质照片的文字说明中) 或全宗号—册号—张号 (标注于数码照片的文字说明中) 。

三、照片归档管理注意事项

(一) 制定措施, 落实制度。制定并下发包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循, 真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式, 及时做好照片档案的归档整理工作。

(二) 长期重视, 持之以恒。日复一日, 年复一年, 照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持, 不落实, 不执行, 即使有再完善的制度, 也只能流于形式。

摘要：本文论述了照片档案的特点和归档原则, 为照片档案管理提供借鉴。

关键词：照片,档案收集,管理

档案归档管理 篇2

第一条 公司各部门在管理、生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要组织协调各方收集整理和归档企业管理、工程管理、施工、安装、验收、调试、启动、试生产各阶段的文件材料。公司各单位必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，纳入部门和人员职责范围，纳入经济责任制进行考核。

第二条 文件归档前应进行系统整理，经公司领导和部门经理审定并签字。各部门按归档范围填写《文件移交资料清单》；对暂不归档的文件材料，应填写《暂不归档资料清单》，交公司档案室专职人员保管。

第三条 档案整理要求：

（一）各部门应将文件材料的收集、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理程序，纳入部门和人员职责范围，纳入责任制并进行考核。

（二）公司文书对收文、发文的处理单、签发单、发文底稿、正件、附件按档案案卷质量，对用纸、字迹、书写规范及签发手续等的要求严格把关，对不符合案卷质量要求的应及时处理纠正。

（三）文书、兼职档案员应认真收集和积累公司、本部门归档范围内的文件材料，按规定要求移交档案科，做到应归档的必归档。

（四）归档的文件材料要齐全、完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系。

（五）归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应有文字说明一并归档，外文材料应与中文翻译件一起归档。

（六）具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与电子文件原件一同归档。归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

（七）归档文件材料要符合档案保管要求，不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等字迹。

（八）文件材料归档前，均应进行系统整理，组成保管单位。文书、兼职档案员和档案人员应负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确情况，并编写移交清册，随归档的文件材料移交档案科。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

（九）交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方责任人、负责人在移交清册上签字，移交清册各留一份永久备查。

第四条 归档文件材料份数

（一）文件材料一般归档一式一份，重要的、使用频繁的和有专门需要的应适当增加份数或副本。

档案归档管理 篇3

【关键词】归档整理；企业管理类档案；探讨

1.前言

企业管理类档案，习惯上又称为文书档案，是指企业在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等活动中形成的具有保存价值的管理性文件。归档是指企业的文书处理部门和职能部门在文件办理完毕后，按有关规定将确定为档案的文件进行系统整理后向档案部门移交的过程。文件归档后便形成了档案，归档是文件向档案转移的标志，是文书处理的终点，档案管理的起点。归档文件整理，是指将办理完毕，具有查考利用价值，应作为管理类档案保存的文件，按照一定的原则以“件”为单位进行系统装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，使之有序化的过程。这项工作上承文件材料的收集归档工作，下续管理类档案的保管利用工作，是一个非常关键的中间环节。而且归档工作要求收集齐全、划价准确、装订完整、排列有序，为高效迅速准确地提供利用打下坚实的基础。在高速发展的“互联网+”的信息时代，传统的纸质文件归档工作已经逐渐被电子文件所替代，方便快捷的电子文件虽然在短期内发挥着巨大的提供利用作用，但电子文件的可更改性及长久保存的可读性、不稳定性确实是一个极大的弊端，而且对于一些重要档案的原始痕迹的可追塑性是与纸质档案无法比擬的，所以对于企业管理类档案，国家档案局始终要求各单位要“两条腿”走路，既保存电子文件，同时又必须保存纸质档案。

2.企业管理类档案归档工作实践中问题分析

2.1企业管理类档案不应归属某个机构（问题）排列，不利于查找。目前，各企事业单位的管理类档案的归档排列多数是采用年代-保管期限-机构（问题）的复式分类法，但是在实际操作中经常会遇到很多文件所涉及的内容并不是单一的由具体某个机构（部门）独立办理完成，一些文件的工作会涉及多个部门或机构协同办理，工作内容存在相互交叉，需相互配合，统筹规划、协同办公，分不清主次，所以单纯地将此类文件保存于某个业务部门是很不合适的，并且极不利于归档后的查找提供利用。

2.2管理类档案密级文件较多，是否应按密级分开保管，急需明确。对于一些军工企业来说，企业的管理类涉密档案较多，且有的密级较高。在日常保管及归档后对这类档案采取何种方式保存，一直是档案从业人员的棘手问题。在国家保密安全形势严峻，保密制度日趋完善的情况下，是否将企业管理类档案按密级程度分开进行保管，即非密与秘密或机密分开排列，分别存放，经常是企业在接受保密安全检查时所遇到的问题，也是一些保密专家所提出的要求。

2.3企业档案管理人员专业水平有限，存在主观判断不准确的现象。现代企业档案管理人员专业技术水平不一，对档案管理的政策规定理解不一，很多都是凭借自己的工作经验，靠自己主观意识分类划价进行归档工作。这样在进行管理类档案归档时难免会出现划价不准，归类排列不当的弊端，不便于档案的查找提供利用。

2.4档案工作不被重视，造成档案收集不全。

在企事业单位中有的人对档案法不了解，档案观念淡薄，没有保存归档的概念，致使一些会议带回的文件或其它渠道得到文件不能及时进行归档保存，有些人甚至不清楚文件该如何处理，而档案工作人员却不知文件存在，导致一些重要的档案资料被丢弃一边，或私自销毁，而严重影响了档案的收集工作，更谈不上提供利用。

2.5跨年报送的年度报表按填报年代归档，存在误区，不利于查找。在企事业单位的管理类档案中，有一些重要需永久保存的档案如年度报表、财务预决算、人事报表等全年的数据文件，完成和上报时间均需在下一年年初，这样对于这些重要的当年数据，却只能按日期归档，保存在下一年的档案中，一是可能在收集时漏收，二是档案年代混乱，存在查找误区。

2.6因公出国审批件及任务通知书等存放在定期30年中，期限较长。在世界经济飞速发展的当下，因公出国访问已成常事，出国政策也相应简化了许多，但依据《归档文件管理办法》及《细则》是要求需将出国类任务批件等存放到30年的长期档案中，对此笔者认为对于此类出国类的请示及批复，或任务通知书等，应降低保管年限，存放在短期10年中即可。

2.7管理类档案中没有任何修改痕迹的文件底稿是否需要归档保存。在信息化手段迅速提高的新时期，办公自动化使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运行流程均可在办公系统中完成，所以传统文件底稿的存档已经显得没有实际意义，因为整个文件的起草与修改，签发时的修改，校对时的更正等均无法在文件的底稿中显示，这样对于需附底稿的文件类档案保存底稿已没有实际意义，对此档案部门应做出相应规定，可不保存底稿，并在计算机中可查看修改痕迹，起到原始的参考作用。

2.8会议通知等临时性文件是否需要归档保存，做法不一。由于大型企事业单位的文件资料繁多，根据以往工作经验，会将一些不重要的文件如会议通知、放假通知等剔除，不需要归档存放，但新时期下，随着审计工作全面深入企业管理以来，笔者发现会经常用到一些以往很长时间的会议通知等文件作为工作依据。而另一些单位却以图方便省事的原则，所有文件均不采取鉴别，全部保存，挤占了档案的保管空间，造成档案的鉴别质量过低，文件繁多混乱，在查找文件时一定会浪费人力和物力。所以是否需要将会议通知等一些暂存文件存档应由各单位自行根据本单位工作实际要求做出灵活的归档办法，便于工作的开展。

2.9与纸质档案相配套的电子文件是否配套存档，读取数据的软硬件设备是否配套，是档案工作新时期的工作要求。企业管理类档案工作中要求所有纸质与电子版配套存档，各企事业是否有条件存储所有文件，软硬件设备是否跟上，对于存储较长时间的电子文件是否有相应的硬件设备读取，是否会出现存储介质的损坏，怎样修复等等是新时期档案管理部门在日常的管理中确实需要注意的地方。

3.企业管理类档案归档工作解决建议

3.1重新修订管理类档案归档细则，适应新时期档案工作新要求。目前，各企业参照的管理类档案归档工作实施细则存在沿袭以往归档整理规则，没有紧跟新时期的档案工作变化，整理方法不适应信息化要求，很多细节不够完善等弊端，导致档案收集不全，档案从业人员在具体操作中没有与时俱进的实施细则，无从下手，凭个人主观意识随意进行工作，在一定程度上降低了档案工作管理质量，不利于今后档案的查询和提供利用，因此希望相关档案管理部门尽快出台适应新时期信息化管理手段的管理类档案归档细则，缓解档案工作人员的困惑，减轻档案工作人员的工作压力，以最优质高效的服务提升档案管理工作。

3.2采用大流号排列管理档案，是今后档案工作的发展方向。

在信息技术高速发展的新时期，大多数的企事业单位都实行了OA办公自动化，自然所有的文件均实行了网上办公，且网上的文件管理多数都采用大流水号登记排列管理方式，查询时只要输入关键词等相关搜索条件，电脑即刻会调出所需文件，极大地提高了工作效率。纸质档案管理也应配合计算机进行大流号排列管理法，按序号排列，不按机构排列保管，这样既减少了工作人员管理文件时的分类判断，又节省了档案人员的很多精力和保存空间，且会大大提高了查阅速度，提高工作效率。如按国家保密安全管理要求，将密级文件按密级分开保管，也只会有几个排列流水号，不会出现繁琐的几十个机构的排列情况。当然在具体的实践操作中，肯定会有许多与档案管理不相适应的地方，这就需要档案部门及人员在不断探索中发现问题，找出解决方案，创新管理思路，用信息化手段支撑档案管理工作，也必定会使管理类档案归档工作的上述问题迎刃而解。

3.3加强档案工作的宣传力度，提高全民的档案意识。

档案工作属辅助服务性工作，一直以来不被广为重视。在企业很多职能部门工作人员不清楚档案法，不知将重要文件归档到档案室的现象时有发生。所以做好档案的宣传工作，加大宣传力度，提高档案从业人员的服务意识，是做好档案工作的重中之重。

3.4加强档案人员的业务学习、培训与交流，提高业务素质。

企业管理类档案从业人员专业技术不同，理解不一，不能及時了解档案方面的政策法规、对于档案管理细则深入研究不透，书到用时方恨少，平时不积累工作经验，没有企事业间的相互交流与学习，上级的业务文件传达不及时，专业技术学习、培训、交流少等都是影响档案工作人员的技能素质提高的因素，因此全面加强档案专业人才的培养，重视档案管理工作是目前企事业单位搞好档案管理工作的必不可少的一项工作。

综上所述，随着信息技术的迅猛发展，档案管理势必会越来越依托计算机进行管理，尽快改革传统的管理类档案归档整理规则，由相应的主管机关重新制定或修订新的归档文件管理办法，改变传统观念，配合信息技术的强大支撑，创新档案分类整理思路、创新保管分类方法，是当前企事业单位急需解决工作难度的重点，同时加强档案从业人员的业务培训，组织企事业单位间的相互交流与学习，取长补短，鉴精去粗，以最优化的档案管理手段与技能，充分发挥档案的提供利用价值，是所有档案工作者的共同心愿，也必将成为今后档案工作发展的方向！

参考文献

[1]郭团卫，朱兰兰.《企业档案管理实务》.郑州大学出版社.

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企业电子档案归档与管理研究 篇4

一、电子档案的含义与构成

电子档案是由电子文件转化而来的, 电子文件是20世纪中期以后出现的新名词。因为电子文件中的信息是用数字表达的, 所以也有人称之为“数字式文件”。关于电子文件的定义, 国际档案理事会界定为“通常以代码形式记录于载体, 如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案。它的内容只能通过机器来利用, 并根据来源原则来组织安排”。国际档案理事会电子文件委员会的定义更为简明:“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”综上所述, 企业电子档案的定义可以概述为:人们在各种企业管理、生产、科技活动中使用电子计算机作为工具, 生成和读取的, 用数字代码记录的文字、图表和声像等信息。

随着现代科学技术的飞速发展, 电子文件的存储载体形式越来越多, 如磁带、磁盘、光盘等。其中, 光盘与磁带、磁盘相比, 其特点是记录密度高, 存储容量大;非接触式记录和信息读出方式;数据传输率高, 存取速度快, 易保存。因有保护层, 信息读出为无接触式, 不存在读取磨损, 所以盘片不易损坏。根据这些特点, 目前使用光盘作为企业电子文件归档的载体比较适宜。尽管目前国内对光盘标准的规定还不够完善, 但随着技术的发展, 相信在不久的将来, 有关光盘的标准会陆续出台, 所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适, 必须禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

二、做好电子文件的收集与积累是企业电子档案工作的基础

1. 做好电子文件的收集与积累对现代企业的健康发展具有重要作用。

随着计算机技术的普及, 电子文件在企业中的应用越来越普遍, 做好各种电子文件的收集积累工作对健全企业档案工作意义深远。同时, 做好电子文件的收集积累, 不仅有利于保证电子文件的真实性, 还维护了它的系统性、完整性, 防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏, 从而保护电子文件的安全, 为电子文件的归档打下基础。

2. 电子文件的收集积累范围。

企业档案管理部门要结合自身实际确定合理的收集范围。一般来说, 企业中需要收集积累的电子文件主要有文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件和命令文件等, 但各企业应根据自身业务的不同而对电子文件的收集侧重于不同的方面, 因而企业电子文件收集范围主要集中于文本文件 (如各类行政文件、科研课题文件等) 、图形文件 (如设计图纸、标准图等) 及软件文件 (如桥梁设计软件、道路设计软件、试验检测软件等) 。

3. 电子文件的收集积累方法。

目前, 对电子文件收集积累的方法很多, 但总括起来主要有两种类型:一种是在电子计算机网络系统上, 由于记录系统有自动记录的功能, 可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。另一种是用存储载体传递的电子文件, 用此种方法存储传递电子文件, 要按规定进行登记、签署, 对于更改处, 要填写更改单, 按更改审批手续进行, 并存有备份件, 防止出现差错。在现代企业中, 为了保证电子文件收集积累的及时性、规范化, 企业应明确电子文件收集积累的部门和个人, 做到主体明确、责任到人, 杜绝由个人分散保管。

三、当前企业电子档案管理现状分析

1. 电子文件缺乏规范化和统一的管理。

大量的电子文件存放在各自的计算机中, 如果处于自由散乱状态, 没有统一的规范化管理, 将随时存在着丢失、泄密的安全隐患。

2. 纸质档案的数字化, 是开展电子档案管理的前提。

开展早期技术底图的扫描工作, 是电子档案管理的一项重要内容, 此项工作的开展需要完整合理的硬件配置。数字化档案馆是未来档案馆的发展趋势, 对于企业来说, 正在形成的档案以数字化的形式产生, 而已经形成的以纸质载体为主的其他各种形式的档案也正在转化成数字化形式存贮, 这二者最终的结合应该是数字档案馆的概念。因此, 对大型企业来说, 一方面是现行生产经营中正在生成的电子文件, 另一方面是对以早期底图为主的大量档案的扫描。早期技术底图占用大量的库房面积, 利用起来比较困难。如果利用计算机扫描, 形成图像文件加以存贮, 只要权限许可, 任何利用者通过网络即可进行随时随地查询利用。

早期底图的扫描是一项长期艰巨的任务, 需要使用专门的电子图档管理软件对扫描后的图纸进行管理。软件所具有的用户管理、权限管理、归档管理、档案检索、分类管理等功能应比较全面。鉴于现代企业生产基地和设计、经营等部门异地工作的特点, 还应考虑具有多个客户端同时在线查询的功能。

3. 网络技术的普遍应用, 为电子档案管理提供了基础。

(1) 档案馆内部建立局域网, 对电子档案信息进行集中统一管理。多台扫描仪同时扫描所形成的图像文件, 通过局域网定期向服务器入库, 进行统一管理。 (2) 企业内部局域网联结着基层各单位, 各单位可以根据权限和需求进行在线查询。 (3) 因特网连接着许多国家和地区, 是唯一的世界性、开放性、公用性网络集合。针对许多企业松散型的生产模式, 可以利用因特网向档案部门服务器申请查询电子档案库内容。

四、完善电子档案管理的措施

1. 增强电子文件归档意识。

档案是文件的归宿, 同纸质文件的运行一样, 电子文件办理完毕也必将经过归档环节而成为电子档案。电子档案属于档案一种, 理应等同档案的本质属性, 它应同样具有原始性与真实性及可靠性。档案的原始性在我国档案行业标准中是这样陈述的:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。电子档案是社会活动中形成的一种存储载体也应该具备同等条件。电子档案作为一种新兴的档案载体其管理所面临的首要问题是观念的更新。

长期以来, 人们对传统档案的理念根深蒂固, 对电子文件总抱有一种“恐惧心理”, 突然死机、磁盘损坏造成的文件丢失, 黑客非法入侵后对文件的篡改和泄密, 这些都使得电子文件管理面临比纸质文件管理更多、更复杂、更棘手的问题, 企业既要保存纸质档案又要保存电子档案, 仅仅把电子档案作为附属, 既加重了工作人员的负担也浪费资源。传统档案管理理论已经不能完全适用于电子文件的管理, 尤其是一些基本概念和性质界定, 更需要在原有的基础上根据电子文件自身特点, 予以发展和完善。

2. 建立并执行科学的归档制度。

档案管理人员在对电子文件进行归档时要高度负责, 对移交的电子文件要进行全面、认真的检查。在内容方面, 检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠;相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否是最终稿本, CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本;电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致, 软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面, 应检查归档电子文件载体的物理状态, 有无病毒、读出信息的准确性等。

3. 电子文件归档体系的完善。

(1) 确保归档电子文件长期有效存储和利用。电子文件的种类繁多、各信息系统的性能差异可导致传输、存储等环节的不适应性。目前, 对于档案部门而言, 仅仅保证电子文件的可交换性和电子文件信息的共享是远远不够的, 其基本前提是建立电子文件管理元数据标准、电子文件格式标准。这样才能保证电子文件的长期有效性, 使电子文件在归档过程中不会造成基本要件的损失。

(2) 建立科学、完善、具体的电子文件归档办法。电子档案内容信息本身可能无法证明或体现自身的真实性, 因此对电子文件真实性要具体指明各种规定性要求。例如, 文件与工作流程的同步性要求 (防止伪造和篡改) , 文件与反映工作活动的对应性要求 (防止虚构文件内容) , 内容要件和形式要件的完备性要求 (具有法定内容和格式) , 还可能包含其他一些具体要件及其规定性, 如对数字签名及电子印章有效性的规定、对加密工具有效性的规定、文本格式定义和转换工具的一致性规定、相关日志记录的完备规定、压缩工具的可靠性规定等等。需设计和推荐规范的电子文件管理系统结构、系统功能模板、应用模块以及系统接口要求等。作为档案工作人员也要积极参与到电子文件系统设计中, 与技术人员充分进行沟通, 把功能需求纳入到系统的设计中, 实现用户和系统设计人员的有效链接, 从而有效保证电子文件的真实性和可靠性。专家提出为确保电子文件的真实性和可靠性首先要具备以下三方面:一是立法, 也就是认可其凭证作用。二是技术手段, 完善其安全措施, 也是电子档案可靠性的保证。三是完善的组织和管理。电子文件从形成到转化为档案不仅是一个保管的问题, 它要有一整套完善有效的管理机制, 通过规范人的行为来维护电子文件的真实和可靠。

(3) 对电子文件形成、积累、鉴定、归档全过程实施管理与监控。建立规范的制度和工作程序, 并结合相应的技术措施, 从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记, 保证电子文件的处理过程符合规范。采取可靠的安全防护技术措施保证背景信息和元数据的完整性, 为企业生产、建设的现代化管理打下坚实基础。档案管理人员要能够全面了解文件形成和运行特点, 利用专业知识进行科学管理。

(4) 逐步建立一体化的文件、档案信息分类和编号体系, 使电子文件形成系统与档案管理系统之间, 通过具有管理意义且兼有检索信息作用的分类编号体系, 建立起有机联系, 为实现对电子文件形成端的控制, 为实现网络化、分布式的电子文件管理, 为电子档案信息的广泛共享和服务提供基本工具。档案部门收集电子文件时一个主要任务是整合管理多个部门的电子文件, 电子文件来源所应用系统的差异会出现电子文件读写格式不同等问题, 这样必须建立一个信息转换机制, 同时要注意读写接口的移交, 从而使电子档案更为真实、完整。

4. 建立并执行严格的保管利用制度。

与纸质文件相比, 电子文件由于其特殊性, 在保管方法上与一般档案的保存有明显的不同。档案管理人员对所有归档的电子文件应作写保护处理, 使之处于只读状态。在对电子文件进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时, 要特别注意防止转换过程中的信息失真。同时, 要注意对电子文件定期进行安全性、有效性检查, 发现载体或信息有损伤时, 及时采取维护措施, 进行修复或拷贝。

实验室资料归档及档案管理 篇5

实验室工作档案是实验技术人员、管理人员从事科学研究和实验管理所留下来的历史记录和经验总结，是进行实验室科学管理、决策的重要依据；是科研质量评估的重要依据。为加强我院实验室建设、完善实验室的规范化管理、加强实验室工作档案的管理、提高档案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、实验室工作档案管理的对象

实验室档案是指在我院实验室工作中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种形式的材料。包括有关法规文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)等均需分类建立实验室工作档案。

二、实验室工作立卷归档的内容

1、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷(1)国家及国家部委有关实验室工作的法规文件。(2)学院有关实验室发展建设与改革等文件。

(3)实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件。(4)实验室管理(包括本实验室制定)的各项规章制度。(5)实验室建设发展规划。

(6)实验室工作总结及实验室内工作人员考核表等。

2、以我院名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷。(1)实验室基本情况类

①实验室基本情况(各实验分室名称、地点、面积)。②实验室任务及人员情况传送数据与报表。③实验项目传送数据与报表。

④专职实验室工作人员传送数据与报表。(2)设备管理类

①我院各实验室科研仪器设备传送数据与报表(单价800元以上设备)。②我院各实验室科研仪器设备增减情况传送数据与报表。③低值耐用品、低值易耗品的资料。

④仪器设备固定资产卡片；仪器设备及低值耐庸品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录。⑤大型精密贵重仪器设备技术档案。

单价5万元以上大型精密仪器设备的档案管理，应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、申购报告、领导批复；订货合同、开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及其履历本、设备说明书、技术资料及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。大型设备管理人员名单、技术档案和开机使用记录。大型精密仪器设备在有效期时，完成课题数，取得的成果、功能的开发等。

⑥我院各实验室科研精密贵重仪器设备使用情况数据传送数据与报表(单台／套价为20万元及其以上之设备)。(3)实验室任务类

①实验室任务指标及完成情况统计资料。

②本实验室承担的实验课程名称、科研计划、实验报告。

③科研任务形成的文件材料(项目数、类别、经费、实验技术开发项目、成果资料)。④在社会服务中形成的文件材料。

⑤承担各种培训班、短训班的实验教学任务或测试、加工工作的内容、培训对象等材料。(4)实验室管理类

①实验室建设类：经我院批准的本实验室建设规划；本实验室工作计划、总结；反映本实验室历史沿革、现实规模、用房面积、环境条件等有关管理性文件；实验室用房及环境条件的各种技术资料。

②实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件；实验室工作的评估；实验室管理方面的重要实施细则；实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等。③实验室经费及使用情况。(5)实验室队伍建设类

①实验室各类工作人员情况表(姓名、性别、年龄、职称、专业分工、奖惩、培训等基本情况及其变更情况)。②实验技术人员考核情况。

③本实验室技术人员岗位职责及分工细则。④实验技术人员工作日志、记录材料。

⑤实验室人员在科学研究、技术开发等方面的全部技术文件资料(包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况)、项目数及其工作量。

三、实验室工作档案的收集

1、实验室工作人员每天应记录实验室的仪器设备运行情况，年底将记录归档备查。

2、每个实验室应有设备仪器维修记录，实验室应有水电及动力维修记录，年底将各种维修记录存档。

3、实验室工作人员应做工作日志，年底将工作日志归档。

4、实验室安全员每月应进行一次安全检查记录存档。

5、年末应对实验人数，实验项目和设备使用率做统计，将统计结果存档。

6、实验室每年应对每位工作人员进行考核，工作人员考核表应归档备查。

四、实验室工作档案的管理

1、实验室指定专人负责实验室工作档案材料的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。同时接受我院档案部门和实验室主管部门的领导、监督与检查。

2、每位实验室工作人员都有责任认真主动作好材料的收集和整理工作，并及时提供给实验室档案管理人。实验室工作人员及时将自己工作中形成的原件材料交给实验室档案管理人，实验室留复印件归档。

3、实验室工作档案的保管期限分长期、短期、与设备共存三种。

4、仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

5、除上条资料外，其它资料均应长期保存。

6、严格档案的查阅与管理

(1)实验室办公室负责职能范围内有关实验室工作档案管理。

(2)各实验室每应按要求按时上报有关归档资料，个人不得长期保存作为私有；(3)单位或个人因工作需要查阅或借用有关档案资料者，均按研究院档案管理的有关规定办理查阅或借用手续并按时归还。

(4)档案资料原则上应保留原件，特殊情况经主管领导批准后可使用复印件。

如何确定档案归档范围等 篇6

归档范围，就是归档文件的整理范围。归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节。这一环节包括两个阶段，第一阶段就是确定归档范围。在机关文件归档前，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。

如何划分机关文书档案归档范围？

在确定机关文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”；又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。国家档案局于2006年12月18日发布了第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文件材料归档范围做出了规定。

机关文件材料归档的范围：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

从收集范围来看，文书档案必须包括八种文件：

1、“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、批转文件等；

2、“白头文件”，如会议文件，经验介绍等，某些调查报告、通知，也用白头文件形式出现；

3、公布性文件，如公告、通告、布告等；

4、内部使用文件，如会议记录、内部使用的规章制度、工作计划、工作总结、某些名册、统计表、登记表等；

5、记载性文件，如大事记、工作日记、调度日记；

6、报导性文件，如有关本机关活动的报导、本机关领导人答记者问等；

7、契约性文件，如协议、合同、意向书等；

8、证明性文件，如介绍信存根、党员转移组织关系存根等。

机关文件材料不归档的范围

1、不归档的上级文件材料

（1）上级机关普发性不需要本机关办理的文件材料，任命、奖惩非本机关工作人员的文件材料；

（2）上级机关发来供工作参考的抄件；

（3）上级机关征求意见的未定稿文件

2、不归档的本机关文件材料

（1）重份文件；

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（3）一般性文件的历次修改稿；未经领导审阅、签发的未生效文件草稿；

（4）无特殊保存价值的函件、信封，不需要办理的一般性人民来信、电话记录；

（5）机关内部互相抄送的文件材料；

（6）本机关领导兼任外机关职务所形成的与本机关无关的文件材料；

（7）以参考为目的从各方面搜集的文件材料。

3、不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料

（1）参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；

（2）非隶属机关的一般通知（如省人事厅送给其他厅局的一般通知）以及抄送的不需要办理的文件材料（需要执行的规定性文件除外）

4、不归档的下级机关文件材料

（1）下级机关送来参阅的简报、情况反映，以及不应抄报或不必备案的文件材料；

（2）越级抄送不需要办理的文件材料；

档案管理中归档的提升方法 篇7

关键词：企业档案,档案管理工作,规范化,归档率,信息流通使用最大化

作为档案管理人，我们清醒地知道，企业档案是现代企业信息资源的基本形式，现代企业档案管理的性质其实就是知识管理，我们所做的一切都是为了在保障公司档案实体安全的同时，有效开发利用档案信息资源，充分发挥档案的历史查考、管理经验积累与法律凭证作用，更好地为公司业务开展及客户提供档案信息服务。但是怎样能把档案管理工作做到规范化、系统化、信息流通使用最大化，是值得我们档案人思考的问题。我对本公司的档案遗留归档工作，以及档案的信息共享进行剖析，与大家共享。

我在档案统计中发现，档案保管和收集整理存在诸多问题，主要有以下三方面：第一，档案收集不全面、不及时。归档范围里面明确提到的应归档案，仍然有很多沉淀在基层;公司基建类档案、科技档案出现3年的断档，运营管理类档案信息不全面。第二，档案的规范化工作做得不够。以前已入库档案有些未作规范整理;档案的频繁翻阅对原件会造成较大破损，借出信息不全面，导致原件归还时错位;对档案库房也缺乏档案安全防护措施和实施规范，导致很多档案面临包括虫噬、鼠咬、温湿度失衡等隐患。第三，档案在收集和整理工作上占了较多的时间，但是在利用信息这一块占的时间也与整理占有同样的比重，因为档案保管均为纸质的形式，所以查找文件都要跑到档案室，既浪费了时间，又给档案的保管带来了隐患。用百分比来说明：公司的人员一般要用80%时间来收集信息，20%时间用于决策。

为了改善这些状况，挽救即将流失的档案信息，我们推出了档案规范化和归档率提升计划。结合文件规范化的整理整顿概念，加大档案收集力度，在全公司范围内分阶段搜集整理沉淀的历史档案。经过近一年的持续努力，档案规范化和归档率状况得到了根本性的改善。归纳起来，我们的经验主要有以下几点。

一、明确目标，坚持信念，突破重点。

原始档案具有维护企业经济利益和法律权益，同时档案是承载企业信息、提供精准经营数据和业务拓展、科技活动的数据依据。所以说档案管理无小事，任何一点缺失，对某一特定事件来讲就有可能是重大的损失。因此将档案管理工作定位为重要工作，在推进中始终坚守着要把这项重要工作做好的信念。根据现状设定了非常明确、具体的目标，充分设想到了各种困难，划定了工作重点，并为此做了精心的任务分解。我们首先解决了其中最为关键的档案分类不适用、归档范围不明确等问题，成功地打开了工作的突破口。

二、完善档案制度。

由于公司负责档案分级管理的人员并非专业档案人员，往往对于什么样的档案该归档、该怎样归档并不是很清楚。我们结合本公司的业务特点和公司的架构体系重新完善了《档案管理程序》等多个档案制度。为了使制度既有指导性和实用性，又符合公司的架构体系，我们把各部门的文件范围摸清楚、做足功课，从各部门的架构、职位、文件产生及输出等开始收集，草拟范围后多次与各部门的经理和档案人员沟通确认，最终将档案归档范围非常清晰地确定下来。事实证明，拟定更全面的《档案密级分类》《档案归档范围》和《库房管理办法》，从根本上改善了档案分类不科学及归档范围不明确状况，让档案库房的隐患降到了最低，同时也让档案管理人员在操作时有了准确的依据。

三、建立充分的组织保障。

这样的档案库存量，这样大的档案问题，只靠一个档案部门、一个专业档案管理员的力量，是无法应对的。为此我们组建了档案规范化和归档率提升的项目组，将各部门的档案管理接口人纳入我们的推进小组，发动、建立起了一个覆盖全公司各个档案使用、搜集部门的项目推进网络。这为我们下一步推进实施工作奠定了充分的人力基础。

四、充分理解各部门的难处，在推进过程中，更多采用的是培训、帮扶的办法，而不是简单地跟催。

在档案管理的整个过程中，最难的是收集。我在收集的过程中，充分了解各部门的收集和整理的难点，按照实际的难度系数来制订档案收集整理计划，遵循计划，分批整理，分批移到档案室。并组织各部门档案专员学习档案相关制度及整理技巧，使档案工作能够顺畅进行。同时采取比、学、赶、帮的工作方法，充分调动每个参与者的积极性，让档案基础较弱的同事到档案室参观学习，逐一分步讲解，对已移交的档案反复核查指导。短短不到一年的时间，接收档案500卷(不含财务档案)，整理档案共334卷。这些成绩是档案室有史以来接收档案最多的一年，是以前每年接收档案的两至三倍。

五、整个档案管理工作都紧紧围绕能给各业务部门带来增益服务的原则来实施。

结合5S概念，将各部门堆积无序的文件重新整理。对于经常查阅的合同档案和工程档案都按规范模式整理，减少了查询文件的时间，也给各部门腾出了更多的空间，让使用者能更轻松地查到所需的信息。通过这些文件的整理和历史档案的归档移交，使各部门档案工作达到了增益的效果，同时也赢得了各部门的重视和大力配合。

六、加强交流与沟通。

千方百计建立交流沟通渠道。例如通过档案组编写每月一期《档案管理通讯》电子期刊，对档案知识、档案的整理方法宣传贯彻，并对档案工作推进进度及情况进行实时跟踪公布，进一步让各部门的档案人员加深档案收集整理的意识;组织分级档案管理员去做得好的分级管理部门学习参观，分享他们的档案整理经验，让大家在相互交流中互帮互学，形成良好的比、学、赶、帮的工作氛围。

七、建立档案信息化平台。

建立完善的档案信息系统，将档案进行信息化，使用电子档案软件管理档案。通过有效的授权和审批管理，档案查阅者坐在自己的电脑前，就可以方便地查阅到准确的档案信息。既减少了档案的耗损，又节省了档案查阅者的时间，从而提高了档案的利用率，提升了整个档案管理工作的效率，对移动办公的实现也是一个很大的推进。凭借这一良好的信息建设基础，员工可以用最快捷的方法获得其工作所需要的信息资料，让员工潜力的发挥再也不受到信息资料缺乏的限制，同时让档案的信息流通最大化。

档案归档管理 篇8

根据档案载体类型, 档案可以划分为纸质档案和非纸质档案。非纸质档案又分为两种, 一种是传统载体档案, 如甲骨、金石、竹简、缣帛等为书写载体的档案, 另一种是新型载体档案, 如以照片、录音、录像、软盘、光盘等感光、磁性材料为书写载体的档案。在日常工作中, 人们把新型载体档案归为声像档案 (如分为照片档案、录音录像档案等) , 把传统载体档案归为实物档案。同时, 人们所说的实物档案还包含了一些奖状、证书、证件类型纸质档案和书、画作品类型纸质档案。对于奖状证书类型的纸质档案, 不一定归属于实物档案, 可归文书档案, 也可归科技档案等等, 但是为了发挥其原始凭证作用, 不损害档案的原始真实面貌, 最好采取不装订归档。而实物档案基本属于不装订的按件归档, 因此, 奖状证书类型的纸质档案归入实物档案比较好归档管理。综上所述, 本文所说的实物档案包含了甲骨、金石、竹简、缣帛等为书写载体的档案和上述部分纸质载体档案。

二、实物档案当前的现状及原因分析

当前, 社会各单位的实物档案种类多, 数量少, 多分散于部门中保管, 普遍未能得到统一归档管理。本文认为实物档案出现这种状况的原因主要有以下几点:

1. 认识不清, 归档意识簿弱。

由于实物档案与其他文书档案、科技档案和专门档案相比较, 载体种类多, 数量少, 部门以外的人利用也不多。长期以来, 人们只知道文书、科技、会计、人事、基建等与本单位事务有关的、数量较多的档案要归档, 普遍没有把上文所说的实物档案当作某种档案看待。人们对实物档案的价值作用和包含的具体内容了解不够清楚, 归档意识淡薄, 实物档案常常被忽视归档。

2. 错误的部门属性意识。

实物档案经常来源于某个部门或某个活动, 经常被某个部门当作部门所属物看待, 被部门当作一种荣誉、重要物件或纪念品, 部门人员普遍不知道也不愿意将这些实物移交归档。比如部门代表单位到某个地方领回的奖状、奖牌, 在某个重大活动中部门有关人员接受外单位或人员赠予的实物, 单位其他部门并不一定了解该实物的获得情况, 部门经常会把这些实物当作部门所属物, 有的当作观赏品, 有的当作荣誉对外展示, 有的当作个人物品。如果这些实物一直分散到各部门中, 随着各种实物逐年增多, 经过几代人员变迁, 这些实物就可能被遗弃或收藏到某个角落, 不被当代人知道, 也可能被部门人员认为已经没有用了被清理掉。

3. 种类多, 形式各异, 归档和管理难度大。

由于实物档案的制成载体各异, 形状、大小不一, 使其归档和管理均存在相当大的难度。目前也没有针对实物档案出台具体的规范性归档指导文件。不同载体的实物档案, 其归档、存放方法和保管条件也不同。例如, 缣帛制品档案轻、不怕摔, 可折叠, 占用空间小, 因此可装进档案盒 (或纸盒) 存放于高处, 保管存放时不能使用高温消毒法;纸质制品档案有的可装盒集中存放保管, 有的要卷起成长筒状, 需要有较长距离的空间存放;金石制品档案重、有的还怕摔, 应做好防摔措施, 并尽可能存放底层。

三、实物档案的价值作用

随着社会发展的日新月异, 每个时代都有每个时代的发展特点, 每个时代都有其代表性的实物被生产或创造出来, 以后又被社会所淘汰, 最能够把每个时代的发展特点最显而易见地展现出来的就是实物档案。实物档案是一个时代的物质发展成果和精神活动状态, 是人类文化记忆的传承, 实物档案对当世和后世都具有较大的利用价值。

实物档案的价值作用主要体现在其自身的凭证或证据作用。例如, 甲骨、化石载体档案, 它为人们研究古代社会发展状况或某一社会事件提供了有力的说服依据。人们还经常把奖状、证书对外展示, 证明自身在某方面的工作做得好, 取得了某种资格。奖状、证书越多就越有成就感, 越能让人信服, 逐渐成为单位的一种信誉名片。

四、完善实物档案归档管理的措施建议

为了改善实物档案长期得不到归档的现状, 提高人们对实物档案的利用和归档意识, 本文认为应加强以下几方面措施:

1. 加强宣传, 多办展览, 提高实物档案的利用和归档意识。

各级档案管理部门应加强实物档案的利用和价值作用宣传, 使人们对实物档案的价值作用有深层次的认识, 使人们认识到什么实物应移交归档, 什么实物档案能发挥什么价值作用, 什么实物档案对社会外界有利用价值, 什么实物档案对本单位有利用价值。例如, 通过实物档案的具体社会利用事例宣传, 或通过某个专题的古董、文物级实物档案展出活动, 使人们切实了解实物档案的价值和功能作用, 明白以前年代的实物是如何成为古董、文物的:一代又一代的人们把珍贵的实物保存 (或归档) 下来, 经过几百、几千年后就成为了古董、文物。被各级档案馆或机关单位收纳保存的古董、文物就成了国家古董、文物级实物档案。

2. 转变观念, 把实物档案列入检查监管范围。

各级档案管理部门应转变思想观念, 充分认识实物档案的价值作用, 不要把数量较少、平时利用不多的实物档案边缘化。应加强对实物档案的监管, 把实物档案也列入档案质量整理的检查范围中, 提高人们对实物档案的关注和重视。只有上级档案管理部门重视实物档案的归档管理, 社会各单位才会关注和重视实物档案, 提高实物档案的归档意识, 并付诸工作实践。

3. 归存分离, 允许某些实物档案先登记归档后移交。

由于许多实物档案具有荣誉性和观赏性, 部门人员希望把它们存放于办公室中, 写工作总结时方便, 迎接上级工作检查时也方便利用, 因此不愿移交档案室。对此情况, 本文认为实物档案也不一定要及时移交档案室归档。本文认为, 实物档案应根据实际情况, 灵活工作做法:采取先登记归档几年后再移交的做法。即, 档案人员到部门中登记该部门获得的所有奖状、证书、奖牌、奖杯、奖旗、字画、纪念品及其它实物, 保留近几年的实物档案 (个别实物档案也可十几年) 于部门中, 其它的就可移交档案室了。档案人员对已登记的实物档案编号、归档, 制作实物档案目录, 并注意填写实物档案所在的保管位置或保管人, 对移交到档案室的实物档案应逐件粘贴归档号, 未移交来的先不粘贴。这样的归档做法可以使档案室掌握单位所有的实物档案情况, 既丰富了实物档案资源, 也为实物档案的开发利用创造了可能条件。

4. 档案人员勤宣传, 常检查。

各单位档案人员应向部门人员多宣传实物档案价值作用和收集内容范围, 强化部门人员对实物档案的移交归档意识。同时, 由于许多实物档案 (如奖牌体积比较大, 具有荣誉性质, 赠送实物具有观赏性) 经常摆放于办公室显著位置 (办公桌上、玻璃柜中或橱柜顶上) , 档案人员应经常到部门办公室检查是否有新增实物档案未登记归档。

5. 提高收藏意识, 扩展实物档案收集范围。

机关档案人员应增强实物档案价值利用认识, 提高收藏意识, 除在本单位注意收集实物档案外, 到社会上看到具有一定收藏意义的实物也应注意收集。比如一些已被社会淘汰但曾经在某一时期非常盛行使用的产品或用具, 这些产品或用具曾在某一时期是如此盛行, 已成为某一时期的时代特征。它既是那个时期的人们的美好回忆, 也可以增强后世人们的文化厚重感, 提高人们的爱国热忱。特别是企业或民间自创的产品, 一旦被社会淘汰后, 绝大部分是得不到留存的, 只有极少量会被社会某些收藏人士看中收藏。作为国家机关的档案人员不是更有责任去收集这些实物吗?国家机关有条件收藏这些实物, 也应负起这方面的社会收藏责任。

6. 推进数字化建设, 促进实物档案服务利用。

电子文件归档与电子档案管理研究 篇9

1 电子文件归档的定义及分类

电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。

但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。

按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。

2 电子档案的管理模式

国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:

2.1 分布管理模式

这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。

2.2 集中管理模式

要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。

2.3 分布与集中相结合的管理模式

发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。

3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状

我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:

3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一

有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。

3.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.3 档案信息管理人员的素质有待提高

实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。

4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持

由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:

4.1 加密技术。

加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。

4.2 消息认证。

使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。

4.3 签署技术。

目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。

4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。

4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。

4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。

参考文献

[1]翁东东, 王晓方, 饶文英.电子文件归档与电子档案管理[J].兰台世界, 2005 (12) .

[2]吕筱芬.探论电子档案管理[J].浙江档案, 2001 (10) .

[3]王民祖, 司霞.浅谈电子文件归档与电子档案管理和应用[J].山东档案, 2008 (5) .

[4]王苑华.电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J].档案学研究, 2002 (1) .

档案归档管理 篇10

一、文书处理

文书处理是唐代档案管理制度的基础和首要环节, 在中央, 文书处理大致上由中书舍人负责进行, 全面管理并执行诏旨制敕、玺书册命的草拟等工作。在中书舍人文书的制作过程中, 唐代政府规定了四项禁令, 即“一曰泄漏, 二曰稽绥, 三曰违失, 四曰忘误”[1]。

在文书处理过程中, 唐代十分重视和强调避讳, 并特别制定了避讳和平缺制度, 并通过律令等方式做了大量规定, 对于违反避讳规定的, 根据《唐六典》等文献记载, 唐代避讳的内容甚巨, 神灵、天地、皇帝、先帝、庙号、胜化、天恩、太子等大量的内容与词汇都属于必须避讳的内容, 稍有不慎, 即有犯讳的可能。而平缺制度则是要着重体现出皇帝的尊贵地位, 在文书中若出现“陛下、皇帝、皇上”等词, 必须重行提行顶格书写, 以表明皇帝无人可及的至尊地位, 这称为“平头”, 而下文则必须再重新提行, 低两格书写, 这称为缺行, 两者合称为平缺。避讳和平缺制度的出现, 对于唐代文档的书写格式以及内容有相当巨大的影响, 旨在维护皇帝的神圣和权威。

纸在唐代已广泛用于文档书写和整理, 唐代的公文和档案用纸种类繁多, 其使用的范围各不相同且有严格规定, 常见的文档用纸区分如表所示。

在文书写作完成之后, 经过审核 (唐代称为签押和判署) 合格, 便可以加盖印章, 对于多页文书, 唐代规定必须加盖骑缝印, 这表明唐代对于文档的管理比前代又前进了一步, 更加细致。对于加盖印章的文书, 日期和用印信息都要详细登记, 再将文书按照一定的尺寸折叠, 加上外壳, 合成一本, 便于运输、阅读和查阅, 这表明唐代对于档案管理在装订和印章管理等方面已经有比较成熟且细致的管理体系。

二、归档管理

1. 归档制度。

归档是档案管理的首要环节, 由于唐代对于公文推行的是“一事一文”制度, 因而归档也相应地按照一事一文的制度进行, 即根据不同的事务种类来归纳整理文书, 这有利于档案的查询和保管, 也有利于归档档案内容的统一。文档发出之日, 有勾司和监印官进行详细的标记和记录, 而对于文书的归档, 唐代则有严格的时间限制, 即“凡天下制敕计奏之数, 省符宣告之节, 率以岁终为断。京城诸司, 常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”[2]对于由于运输或者其他人文原因造成破坏或损毁, 文书无法及时归档的, 唐律有专门条款进行处罚。

在文档的归档过程中, 需要对档案进行进一步的相关检查, 以发现当中存在的问题并及时提出, 为此, 唐代建立了勾检制度。《唐六典》中记载“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”[2], 由此可见, 执行勾检工作的人员的工作主要包括了两方面, 一是审查文书档案本身的问题, 有无犯讳、别字等重大错误, 相关印章加盖是否完整和正确, 文档本身是否存在纰漏等。除此之外, 还要对文档在办理和传递过程中的时限和流程等进行查验, 看有无超过归档时限, 有无办理失误或者迟延。勾检制度在唐代十分普遍, 从中央到地方都有专门的勾检机构和人员。在中央, 最高勾检部门是尚书省, 全面负责全国各级政府和官员相关文书档案的勾检, 不仅如此, 全国各司已经处理完毕的文书, 形成档案归档之前, 也都需要送至尚书省勾检, 以及时发现文书中的纰漏和相关人员失责。为了配合大量的勾检工作, 尚书省六部均设有都事、主事令史、书令史等官职, 尚书省也设有左右司郎中员外郎, 共同负责相应的勾检事务, “以举正稽违、省署符目, 都事监而受焉”[2]。

除了尚书省之外, 地方勾检部门在唐代也十分发达, 并且承担了主要的基层勾检工作: (1) 勾检内容, 包括文书档案的规范性, 有无犯讳, 传递是否超期, 相关手续是否履行完毕以及文档装订成册是否规范, 压缝是否完毕等。 (2) 勾检对象, 包括官府文书, 政府公文, 各州县户籍、账本等文书资料。 (3) 勾检流程, 主要包括登记、取文书、检查、复查等四个部分。以上三项内容便是唐代地方勾检制度的主要内容, 构成了档案构建制度的骨架。

2. 保管与移交制度。

文书档案的保管与移交是档案管理的重要组成部分, 古代对档案的利用和数据分析虽然有限, 但是在唐代仍然已经建立了比较完善的档案保管和移交制度, 对档案采取县、州、中央的三级保管制度, 并根据档案的重要性和保管级别, 决定其保留的年限。

由于纸张在文书档案中的广泛推广, 唐代的纸张保护技术有了很大发展, 对于档案的管理, 唐代十分重视防潮、防湿和防虫技术的推广, 英石和芸草具有良好的防潮驱虫效果, 在唐代逐步得到大规模推广。唐代的档案室中, 在书柜之间和底部都会放置英石与芸香草, 可以起到明显的吸湿与防虫效果, 这对于古代文档管理具有十分重要的意义。而在档案移交制度方面, 主管文书档案管理的相关人员离职时, 必须对其负责的文档造册设簿, 与接任保管人员进行较长时间的移交, 若因为管理不善或者移交问题而导致档案错漏, 相关人员将受到处罚。

3. 保密和安全管理。

在封建社会, 统治特权阶级对文化和档案是进行完全垄断的, 地方政府上报的文书和中央下发的命令、上谕等都涉及大量统治秩序和国家安全的机密, 因而档案的保密和安全管理工作显得十分重要, 古代文档管理技术有限, 档案失窃和损毁的事件多有发生, 因而在唐代, 统治阶级首次以国家法典的形式来确保档案的保密性。直接对皇帝负责的文档管理官员中书舍人, 制定了“四禁”;地方的档案管理体系中, 则制定了严格的署名制度, 各个环节的经办和经手人员都必须在文书档案上署名, 进入归档流程的文书, 只能由勾检官查阅, 其他人不得擅自取阅[3]。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密, 唐代相应的处罚措施十分严厉, 泄露重大朝廷事件者, 绞刑;非重大事件者, 流放;如果是将档案泄露给别国, 则罪加一等;对于泄露的档案进行传播的, 杖八十。通过这些措施, 对泄露档案以刑罚的形式进行保护。

4. 档案的利用与销毁制度。

在档案的管理中, 需要对档案进行查阅, 而大量的档案也必须定期进行清理乃至销毁, 这就催生了唐代档案利用与销毁制度的发展。在唐代, 档案基本是无法查阅的, 只有编纂史书和类书的官员在取得许可后可以进入档案馆查阅, 包括户籍、天象、赋税、战争、州县废设等各方面的资料, 也就是说, 唐代对档案的利用主要是修史, 这使得唐代的修史工作有庞大的档案数据作为支撑, 因而唐代编史成就远超前代, 内容十分丰富。

对于档案的清理和销毁, 唐代制定了十分严谨的制度, 首先应该通过“检简”对档案进行分析和检查, 决定哪些档案应该永久保存, 哪些档案可以进行常规保存之后便销毁。唐代对文书档案销毁的规定和检查十分严格, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案、祥瑞、财务、婚、田、良贱市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之[4], 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除”, 可见对与文书的销毁, 唐朝的档案管理制度在这方面是十分谨慎的。

通过前文的分析和研究可以看出, 唐代的档案管理制度涉及了档案管理的方方面面, 已具备现代档案管理的雏形, 当中最为明显的便是文书处理与档案工作的分开, 这标志着唐代的档案管理已基本成型, 这不仅对有唐一代自身的信息传递整理起到了积极作用, 对后世也有很大的开创性, 贴黄制度、邮传制度和保密制度等档案管理的基本制度体系都是在唐代被确立下来, 对后世产生了深远影响。

摘要：唐代建立并形成了一套比较高效和与当时社会环境相适应的档案管理制度, 并配以相关的档案管理机构、人员。其档案管理制度可以划分为文书处理和后续归档管理两个层面, 二者紧密联系, 构成了唐代档案管理的整个流程。

关键词：文书处理,归档管理,唐代,档案管理

参考文献

[1]李浩.关于唐代文书管理制度的几点思考[J].四川图书馆学报, 2008 (1) .

[2]陈文.论我唐代档案管理制度的建设与发展[J].历史视窗, 2009 (9) .

[3]伍源德, 王崇举.我国古代档案研究[M].北京:中国计划出版社, 2008.

试论原始地质档案的整理归档 篇11

关键词：地质档案 原始地质档案 整理 归档 电子档案

地质档案是指在地质勘查、科学研究等活动中形成的科学技术档案，包括区域地质调查、固体矿产地质、石油地质、海洋地质、水文地质、工程地质、环境地质、地球物理、地球化学、遥感地质、地质测绘、实验测试、探矿工程、地质科学研究等档案，是地质工作的成果，广泛应用于地球科学研究、矿产资源勘查开发、国防建设、基础建设、城乡建设、环境保护、防灾减灾等国民经济建设和社会发展的各个方面，是一种重要的基础性、公益性资料信息。

《地质资料管理条例》把地质资料分为原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料三类。其中，原始地质资料又称原本地质档案，是地质勘查、科学研究工作中取得的第一手数据资料，是在地质勘探活动中形成的原始记录、中间成果和最终成果，是编写最终成果地质报告的基础和依据。笔者依据中华人民共和国档案行业标准DA/T 41—2008《原始地质资料立卷归档规则》（以下简称《规则》）探讨原始地质资料立卷归档方法，以实现地质档案标准化、规范化、科学化管理。

一、原始地质档案归档范围

原始地质资料是指在进行地质工作时，直接形成和采集的，反映地质现象或地质体的，以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料、最终地质工作成果、原稿等。包括：成果、底稿、底图类；测绘资料类；野外地质观察类；勘探工程及现场试验类；采样测试鉴定类；试采类；仪器记录及动态资料类；航遥影像类；中间性综合资料类；技术管理文件类等十类，来源十分广泛。从工作领域来说，涉及地质调查、遥感地质、矿产地质、水文地质、工程地质、农业地质、环境地质、地球化学、地热地质、海洋地质、地质灾害、地球物理、探矿工程、工程测绘、实验测试等诸多方面。根据地勘单位实际工作情况和地质档案归档要求，制定本单位《原始地质档案归档范围和保管期限》，做到有章可依。

二、原始地质档案归档责任者

地质调查工作结束时，由该项目技术负责人组织该工作项目的科技人员对本项目形成的科技文件材料根据立卷归档办法要求，进行及时全面的清理，确保原始地质资料真实、可靠、准确、全面。立卷人应是项目科技人员，熟悉了解项目工作情况，严格按照《规则》和本单位制定的《归档范围和保管期限》归档。立卷完毕，项目技术负责人按照应归档的范围，根据立卷办法审查，合格后在审查人一栏签字，以示负责。

立卷归档工作应在项目结束3个月内完成，同时需在档案管理部门指导下完成，手续完整后向档案室或资料管理部门移交，移交清单应一式两份。

三、原始地质档案归档要求

（一）立卷单位

立卷原则：一个地质项目为一个建档单位。

1.一个矿区，一次或多次工作后，完成一个报告所取得的全部科技文件材料立一档。

2.一个矿区，多次工作，每完成一个阶段就编写一个地质报告，每一个报告的科技文件材料立一档，有几个报告立几档。

3.同一矿区、同一单位调查后编写几个矿种的报告，每一个报告的科技文件材料立一档，有几个报告立几档。

4.阶段性完成或阶段停止的地质工作，也应立卷归档，并在备考表中注明工作中断的原因和原始地质资料可供利用的程度。

（二）立卷方法

1.收集资料：按照项目工作规范要求的内容和已确定的应归档的科技文件材料种类和数量，收集齐全，包括收集的地质资料已为地质工作所利用，并转化为该地质工作原始地质资料。需要强调的是各年度设计书、设计图、插图纸质和数据必须齐全，实物地质帐单必须提交，若没有实物，则提交证明，加盖公章。

2.资料分类：分类工作依据立卷归档规则规定的立卷分类要求进行，将同类科技文件材料放在一起。

3.排序：将同类别的科技文件材料按有机联系和形成时间的先后进行排序。文字在前，图件在后。不同类别的资料按《规则》中的类别依次排列。

4.编号

（1）案卷号：一个项目的全部科技文件材料为一卷（档），案卷号（档号）由档案室确定。

（2）件号：类内以件为单位，四位数，从1开始编流水号，一件一号，采用阿拉伯数字表示。例如：0001。

（3）类别代字（代号）：一类一个代字或代号，用汉字或字母。为别为底（D）、测（C）、观（G）、探（T）、样（Y）、录（S）、像（X）、综（Z）、文（W），共十类。

（4）档号：由案卷号+类别代字（代号）+件号组成。例如，案卷号为10100，类别为底图类，件号为10，档号为10100D0010。

（5）序号：以件为单位，按《规则》中的类别依次大流水，从1开始编流水号，一件一号，采用阿拉伯数字表示。

5.整理（纸质文件材料）

（1）成册科技文件材料：幅面建议小于A4幅面；单册厚度一般不宜超过20mm，编扉页和目录，扉页应包含题名、责任人及完成时间等，目录每册一个；用线订左侧或上方装订，去金属物；编页码，从正文开始，封皮、封底、扉页、目录四项不编，记录本中空白页去掉，原来硬的外皮去掉，加贴外封皮、封底。

（2）图件：大幅软质图件按规定折成 A4幅面（一般不再折成16 开大小）， 图面向里，横向手风琴式，图签折在外。先纵折，后横折。不同尺寸的科技文件材料尽量折叠为统一幅面。不宜折叠的图件应平放或卷放，在立卷档案备注中说明。

（3）照片：立卷归档的照片应有文字说明，文字说明要注明拍摄时间，摄影者姓名等，一般用相册保存。底片的编号要与照片一致。若无底片，数据也应保存，有文字说明。

6.建目录。地质档案文件目录必须填写完整、准确无误，一般采用WORD格式填写，其具体格式见《规则》附录A。

7.填写档号章。每一件原始地质档案应在右上角加盖档号章，图件在责任栏（图签）附近加盖档号章。档号、序号按上述编号方法要求填写。

8.装盒。将整理好的地质资料按其数量多少装盒（一般不再使用装袋），数量多的档案可以分装多盒。

9.填写卷盒。档案盒正面、侧面的案卷号应填写案卷流水号及盒号，分装多盒的档案，档案盒应体现不同的盒数。例如，10100的第四盒，案卷号为：10100-4。案卷名称应填写报告全称，编制单位为报告的提交单位，起止时间为资料的最早时间和最迟时间，采用8位数表示。档案盒样式可参照 GB/T 11822有关规定。

（三）电子文件的整理

地质工作过程中产生的电子数据均应归档，电子文件应尽量与纸质文件相一致，重要资料可通过扫描等方式形成电子文件。

电子文件的数据组织形式，应根据资料类别、数据成果特点、成果单元构成形式或参考利用方式而定，以方便地質档案管理和利用。编号与纸质相同。电子数据的件号可为一个文件，也可为一个文件夹，能说明独立的材料为原则。电子数据以电子文件夹形式组成，在根目录下建立一级子目录，子目录名为案卷号、项目名称，地质档案文件目录放在一级子目录下；在一级子目录下建立二级子目录，二级子目录名为资料类别代号；在二级子目录下建立三级子目录，三级子目录名为资料类别代号加件号。

存储电子文件应采用利于长期保存的高质量载体，载体应无划痕、斑点、霉变、变形等损伤，应能在通用读取设备上正确读取且不携带病毒。电子文件所提供的信息应齐全、完整、准确。电子文件一般不加密。

电子文档应装入盒内，并附有标签。标签上应填写盘号、项目名称、资料内容、形成单位、形成日期。不得在光盘盘片及磁带上贴标签。

（四）归档时的保密管理

地质档案是地勘单位的核心机密，是体现地勘单位核心价值与核心竞争力的重要支撑，也是地勘单位在巨大的市场竞争环境下的安身立命之本，做好档案的保密工作十分重要。原始地质档案的保密工作应做好以下工作：

1.确定密级。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（2010年）和《涉密地质资料管理细则》（2008年）规定，填写涉密登记表，确定原始地质资料是否涉密，并确定密级和保密期限。

2.标识密级。对涉密文件和图纸盖保密章，填写密级和保管期限等。涉密章样式参照《涉密地质资料管理细则》。对涉密文件档案盒正面盖“部分涉及国家秘密”或“全部涉及国家秘密”章。

医院人事档案在归档管理中的应用 篇12

《档案法》是档案工作的法律依据和行为规范，因此干部人事档案管理部门应该利用发布文件，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作业绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分[3]。但目前的干部人事档案中反映干部综合能力、素质的绩效考核材料较少。档案中的考核材料是按德、能、勤、绩四项的年度考核材料，考核体系的科学性和完善性的欠缺，考核过程存在着只重结果不重过程、只重量不重质等问题，尚未完全发挥出预期的激励作用。干部绩效情况，目前只能从高级职称评聘材料中反映一个人的某一阶段的业绩成果，不能全方位反映干部个人量化考核动态信息的内容，绩效考核形成的材料并没有得到有效的整理和归档，更没有得到有效的开发和利用，人事管理仅停留在绩效考核的层面，尚未进展到绩效管理。保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法随着时代的发展和人事工作对档案工作要求的变化，就会出现局限性。因此，人事档案管理必须紧跟人事工作的需求，规范档案管理程序，实现管理的规范化和信息化，改进档案管理方法，规范档案材料收集、归档和鉴别, 规范档案的查、借、用、转等程序，丰富人事档案的内容，充实德能勤绩的内容体系, 加强对医院人事档案管理队伍的建设，提高档案管理人员自身的素质[4]。

我院人事档案归档纳入医院档案室统一管理。医院平日以临床工作为主，医务人员的绩效材料在业务、行政管理等部门分别存在，为了加强我院档案归档管理工作，结合实际，本着统一管理，分级负责的原则，根据临床医院的特点，进一步规范课题组立卷归档，明确课题立卷归档要求，并按期验收。科教、医务、护理部分别为绩效考核文件材料形成、立卷和移交材料工作的二级管理单位，根据人事部门的统一布置和要求，负责课题兼职档案人员技术培训和课题组立卷的组织工作，督促、检查课题组做好课题文件材料的积累、立卷与归档。人事档案室负责对立卷工作进行业务指导，对有关人员进行档案业务技术培训，确保案卷收集整理质量。课题组负责绩效档案材料的分类收集、整理，统一上交人事档案室验收与归档。

材料的收集。绩效档案归档工作包括项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用。由人力资源部人事档案室具体运作。人事档案室和课题组，按各自的职责范围，分别负责收集、鉴别、积累、保管课题各阶段形成的文件材料，做到文件材料完整、准确、系统、安全。督促、指导医务人员做好课题文件材料的积累工作。归档的绩效档案文件材料必须是原件，材料完整、齐全、真实，文字清楚、无涂改，对象明确，有承办单位或个人签字、有形成材料的时间。禁止使用铅笔、圆珠笔、红色及纯蓝墨水书写[5]。

归档验收，如科研课题方面，实行由课题 (项目) 负责人主持立卷归档的责任制。科研项目完成或部分完成后，课题组负责人应将文件材料一般应在项目结题或鉴定后20天内归档。课题兼职档案员负责将形成积累的全部文件材料汇总，进行系统整理、立卷，及时填写登记，移交人事档案室归档。科研主管部门将科研项目文件材料按规定归档后，医院综合档案室负责出具"归档证明"，在成果登记表上签署意见、加盖档案室专用章。凡材料不齐全、不完整、对象不明确的不能归档，档案室退回形成部门补办手续。医院人事档案信息化程度的高低，直接影响档案资源开发利用的水平[6]。应加大投入，加快医院人事档案信息化建设，有利于提高管理水平和工作效率和质量，为上级机关和医院人事决策提供科学依据，在工作中发挥干部人事档案的可利用价值。

人事档案的作用在于为医院的人事工作服务，档案管理者必须增强服务意识, 更新观念，主动参与，超前服务。发挥人事档案的历史作用，坚持以档案为基准，以历史材料为依据, 提供第一手资料；发挥人事档案在人才选拔和干部任用上的基础作用，保证信息的真实可靠，为领导准确选人用人提供重要的依据；发挥人事档案在管理工作上的作用，为工资、职称等提供有价值的服务[7]。

作为医院人事档案人员，要牢固树立服务意识，要始终把为医院服务放在人事档案工作的突出位置，工作中严格遵照中共中央组织部、国家档案局[1991]13号《干部档案工作条例》（1991年4月2日），中共中央组织部[1996]14号《干部人事档案材料收集归档规定》（1996年6月6日），建立健全医院的人事档案归档管理办法。在以临床医院为主的医院推广应用，具有良好的社会及经济效益。

参考文献

[1]郭志建, 戴绍兰.医院干部人事档案案卷存在的主要问题与思考[J].现代医院, 2006, 12 (6) :128-129

[2]胡玉娥.医院干部人事档案目标管理存在的问题及对策[J].中医药管理杂志, 2005, 12.128-129

[3]中共中央组织部、国家档案局[1991]13号《干部档案工作条例》 (1991年4月2日)

[4]魏晓贤, 曾爱华, 刘丽瑜.医院人事档案管理存在的问题及应对策略[J].国际医药卫生导报, 2008, 14 (6) :120-121

[5]中共中央组织部[1996]14号《干部人事档案材料收集归档规定》 (1996年6月6日)

[6]白永平, 唐仕川.浅谈医院人事档案管理现代化[J].中国现代医学杂志, 2002, 12 (20) :103