整理与归档（共12篇）
整理与归档 篇1
高校档案是为高等院校的教学与管理服务的, 是可靠的信息资源和历史凭证, 对建设规范化院校, 培养高素质人才方面具有重要作用。因此, 科学地管理档案, 有效地开发利用, 对学校的全面发展和经济建设关系重大。推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。因此, 在工作中正确认识和使用《规则》, 具有十分重要意义。
1《规则》有利于推动学校档案工作的改革
1.1 减轻了学校档案工作的压力。
高校档案分类多, 内容复杂, 繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外, 由于立卷工作繁杂, 难以熟练掌握, 文档人员流动性又比较大, 使得整理工作质量始终得不到保证, 这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此, 《规则》的颁布实施, 能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时间, 提高了工作效率。
1.2 节省了学校必要的财力物力。
《规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 不再对档案原件进行形式上的加工, 在完整地保持档案原貌的同时, 减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力, 有效地节省了资金, 有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。
1.3 理顺了学校档案工作职能。
《规则》推行了以“件”为保管单位, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 理顺了档案工作的职能, 使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。
2 正确理解《规则》的内容和使用要求, 有利于推动档案实体工作的进程
2.1 要确定整理单位。
《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件, 对于工作中形成的密不可分的文件, 比如请示与批复;报告与批示等, 《规则) 要求根据具体情况, 可视为一体, 也可作为两件, 作为整理的基本单位。
2.2 归档文件的分类。
将全宗内归档文件的实体, 按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系。
2.3 归档文件的排列。
归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步, 先按事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。
2.4 对归档件编号。
归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。通过编号, 可使归档文件在全宗内的位置得以确定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。
2.5 归挡文件的编目。
归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行, 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
2.6 归档文件的装盒。
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时, 应按分类方法的不同, 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中, 具体要求如下:
2.6.1 不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒;
2.6.2 不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;
2.6.3 分机构 (问题) 的情况下, 不同机构 (问题) 形成的归档文件不应放人同一档案盒;
2.6.4 应视文件薄厚程度, 选适宜档案盒;
2.6.5 归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案
盒内, 只需按照排列的先后顺序依次装盒, 一盒装满后, 顺次装入下一盒即可。
2.7 备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期, 需要依次填写好。
3《规则》在实际工作中需要注意的问题
《规则》对归档文件提出了新的整理方法。有很多优点, 深受广大文档工作者的欢迎, 但是在具体操作过程中, 还存在以下一些问题:
3.1《规则》虽然省略了案卷标题的拟写, 减轻了文书立卷工作的
强度, 但是在实际工作中, 需要查找时, 要逐件去找, 比较费力, 有案卷标题就醒目得多, 能很快厂解到该盒文件中是否有要找的文件。
3.2 关于归档章中增设页数项和盒号项的问题。
《规则》规定:归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。因为归档文件目录中有页数项, 而《规则》归档章中却没有, 二者不统一。实践证明, 归档章中增加“页数、盒号项”便于档案的管理和借阅。
总之, 《规则》的出台, 为我们高校的档案工作提出了新的要求, 为改革档案工作做出了贡献, 我们应积极推行《规则》, 按照其内容和要求, 在工作中加以正确运用, 吸收其合理的因素, 不断去发展、完善, 使其更趋完美。
摘要：推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。
关键词：高校档案,改革,实际工作
整理与归档 篇2
1.电子文件的整理。它是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织。就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，并保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。二是组织建立数据库。主要工作内容：首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。特别说明的是，无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。
2.电子文件的归档。电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档，就要做一些档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有：
(1)确定电子文件的归档范围，是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。
(2)明确归档时间。电子文件的归档一般在或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档(称阶段归档)，可视其具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2-3个月为宜。
(3)归档份数。一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以大大提高安全性和可行性。
(4)对电子文件归档的要求，主要是真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；第三是归档电子文件格式尽可能的通用、标准。
整理与归档 篇3
然而，在著名人物档案收集归档、编目整理过程中，由于档案工作人员对著名人物档案认识不足，加之著名人物档案的收集归档以及编目整理等问题缺乏科学性、制度性、规范性的工作章程，使得在著名人物档案收集归档工作中产生一些误区，一方面影响了著名人物档案质量与系统完整，削弱了著名人物档案的留存价值，另一方面造成了档案工作者的重复劳动，浪费了档案馆库和装具资源。
1 误区案例
误区一：在确定采集对象时认为著名人物就是指单位领导。有些档案部门在遴选收集对象的时候，混淆了著名人物的概念，在“人物”选定范围时，使“人物”选定原则出现偏差。
误区二：著名人物档案材料是人事档案的延伸。目前档案工作人员也意识到著名人物档案与人事档案的不同，但是缺乏细致深入的研究和分析，在收集整理工作中，始终摆脱不了人事档案的束缚，造成了著名人物档案的人事档案格局化，其实质是把著名人物档案建立在人事档案基础上，添加一些照片、讲话、声像、图片等资料，形成人物全宗。
误区三：著名人物档案是馆藏档案信息的再次整理和文件集成。有部分档案部门，为了收集整理著名人物档案，在馆藏的文书、科技、声像等类档案信息中，把该人物所有签发文件、讲话稿件、计划总结、科研项目、声像等排列整理成人物专卷，形成人物全宗。
误区四：著名人物档案由档案部门直接收集或征集。目前有部分档案部门直接征集和收集著名人物档案材料，未按照部门立卷制度开展工作，打乱了档案部门正常的工作秩序。
2 产生误区的原因与分析
分析和研究产生误区的原因，是为了更好地规避错误导向，科学有序地建立起著名人物档案全宗，提升我国著名人物档案留存价值，以实现满足社会各界的广泛需要，发挥其社会效益和经济效益，为构建和谐社会和人类进步提供强大的“软件”支撑。
2.1 急于求成的心态。国家档案局9号令发布后，众多档案部门为了认真贯彻执行《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的通知精神，急于填充著名人物类别档案，在缺乏对著名人物档案内涵理解，对归档范围和归档内容缺乏研究的情况下，迅速建立著名人物档案，使得著名人物档案存在许多问题，应引起管理部门的高度重视。
2.2 著名人物档案内涵理解的屏障
2.2.1 对“著名人物”概念不清。所谓著名人物，顾名思义，就是指社会或地区内知名度比较高的人物。作为单位领导可以包含在著名人物之中，但不等于著名人物就是单位领导。换言之，著名人物中可以有单位领导，但不是单位领导一定是著名人物。在遴选著名人物时应遵照人物“选定原则”。
“选定原则”是指根据本地区实际情况，结合人物的贡献和成就来确定采集对象，这是建立著名人物档案最基本的依据。人物的社会地位、职业不是建立著名人物档案主要依据，选定其采集对象应具备两个特点，即：（1）该人物在本地区某一领域是本地区公认的，绝对突出的，科研领军人物；（2）该“人物”是某一历史时期中或某一重大事件中的重要人物。以上是“人物”选定的要求。“人物”选定的范围主要是：在领导本地区和本单位党政工作中具有里程碑意义的、功绩卓著的党政领导人；被省、军级以上党政军领导机关命名的英雄人物；具有创造发明的各界专家学者；为本地区文化教育卫生事业发展作出特殊贡献的艺术家、教育家、医学名家；为本地区（包括国家）创造巨大经济效益的企业家；本地区最典型、有突出贡献的私营企业、企业大户、个体户的法人；本地区培养的为国家获得奖牌的优秀运动员、教练员；在本地区宗教界享有权威的杰出代表人物；社会各界进步民主人士中为民族、国家、人民群众及社会进步作出突出贡献的人；其他可以建立人物档案的人。有的时候，不同时间段、不同区域和不同的人都会有自己独特的理解和断定，如果“知名度”没有固定的标准和条件作为参照的时候，的确不具有可操作性，确实难以把握“度”的问题。
2.2.2 对著名人物档案归档内容缺乏研究。著名人物档案不同于人事档案，是集文字资料、口述资料、音视频资料、实物资料等信息资源于一体的人物档案全宗。著名人物档案与人事档案的建档宗旨、收集归档范围、归档材料内容等都存在着很多差异，因此，在收集归档范围和归档内容上都应有所不同。著名人物档案是人类文化建设、精神建设和物质建设的历史锁链，应彻底摆脱人事档案的条条框框，制定出特有的著名人物资料归档与管理规范，才能使著名人物档案更加科学地收集整理，为档案利用服务奠定基础。
2.2.3 缺乏对部门立卷制度的理解。部门立卷由档案的特性所决定。各个部门是各类事件的发生地，是档案形成的本源地，因此，各部门是最了解材料信息形成的内在联系和发展规律，最能够综观事件发展和变化，最能真实反映事件发展全貌，最有效证明事实原貌的权威机构。著名人物档案采取部门立卷，各部门有着得天独厚的优势，如，便于及时与当事人和家属联系沟通，便于收集家庭珍藏资料，便于向相关人员了解情况，等等，可以确保归档信息的完整、准确、系统，提高档案信息质量。
2.2.4 缺少著名人物档案收集归档工作规则和章程。目前从国家档案业务管理部门到省级和各行业档案部门，缺少章程性管理制度，没有形成著名人物档案收集归档与编目整理，公布宣传与查阅利用等工作细则。
2.3 走出误区的途径
2.3.1 开展科学调研项目。调研项目应本着以科学理论指导工作实践、以科学研究服务工作实际为主导思想，立足本职，把著名人物档案收集归档与数字档案管理紧密结合，深入探讨馆藏人物档案信息的收集整理以及开发和利用问题，并对工作中遇到的实际问题进行大胆的探索，打开一条行之有效的科学编目和管理的实施方案。
2.3.2 制定规范性、可操作性工作章程。主要针对著名人物档案的收集范围、编目分类、整理排架、数字管理等问题进行详细的探讨和研究，制定出便于操作和实施的细则规范，以提升著名人物档案价值为核心，以方便查询利用为目标，形成著名人物全宗。
3 编写《著名人物年表》
年表是查阅人物历史的工具，也是著名人物档案应具备的特色之一，更是研究报告的基础性文件。年表要求完整、详细、准确、客观地反映著名人物的家庭背景以及求学、政治、科研等各类历程，必须认真严谨，能够成为一部信史，可供历史研究者引用。通过编写年表，一方面可以在年表上标注信息出处，避免档案信息的重复整理和复制麻烦，另一方面能够为著名人物档案利用提供翔实、快捷、系统、全面的信息文库，在著名人物档案中具有极其重要的作用。
4 广泛宣传、提高认识
“一卷一世界，一件一乾坤”，这就是著名人物档案的价值和意义。建立著名人物档案是一项全民动员的大工程，做好著名人物档案收集、征集和归档工作，一是要强化宣传，深化认识。强化公民档案意识，提高公民对贯彻落实著名人物档案收集归档重要意义的思想认识，让更多的人了解著名人物档案，熟知档案工作，并不断强化公民的档案法律意识，推动著名人物档案工作的全面开展。二是创新方法，依法治档。针对著名人物档案归档困难的问题，档案馆要把著名人物档案工作列入档案工作计划管理、课题成果管理之中，并参照科技档案归档办法，实行“四同步”管理，即：下达人物材料收集归档课题项目计划任务与提出著名人物材料的归档同步；检查采集计划进度与检查著名人物文件材料形成积累情况同步；验收、鉴定采集材料与验收鉴定著名人物档案材料同步；上报登记与档案管理部门出具归档情况证明材料同步。做到事事有人管，层层有把关，充分调动各立卷部门著名人物档案归档的积极性，使著名人物放心，主动把个人资料移交立卷部门整理，并向档案馆归档，从根本上解决归档困难问题。
整理与归档 篇4
内业一般指的是在项目建设中负责工程项目资料档案管理、计划、统计管理及内部文秘管理工作。工程内业资料即指某个施工项目的所有档案资料之和, 主要由合同文件、日常资料和竣工文件三个部分组成。其中合同文件包括投标招标文件、施工合同协议书等; 日常资料则又分为质量控制资料、费用控制资料、进度控制资料、安全生产资料、廉政建设资料和合同管理资料六大类。
从工程内业资料内容的具体分类, 我们可以看出, 内业资料是以文件、照片、声音、影像等各种形式对某个工程项目的整个施工过程进行全方位记录。因此, 公路工程内业资料能够直接反映某个公路建设项目在施工过程中的管理和控制情况, 为及时调控施工策略提供依据; 也能够作公路通车之后, 对其进行运营管理的重要依据。但是, 在实际工程施工中, 由于管理阶层不重视、档案整理人员不专业等因素, 导致内业资料的整理和归档工作相对于工程的建设施工工作要滞后得多。因此, 如何进一步加强和规范公路工程内业资料的管理与归档成为业内学者和专家非常关注的问题。
2 公路工程内业资料整理与归档工作中存在的问题
通过翻阅相关资料和深入到基层调查采访, 笔者发现, 目前我国公路工程内业资料的整理和归档工作还存在诸多问题。笔者将对比较严重的几个问题进行详细的分析。
( 1) “重外业轻内业”的错误管理理念。很多公路工程项目的施工管理者存在管理理念上的偏差, 认为只要做好公路工程的施工工作即可, 因此, 对于内业资料的整理和归档只是应付了事。首先, 没有做到实时更新内业资料, 而是在外业工作的间隙进行阶段性整理; 其次, 对于相关资料只是粗糙的收集, 没有进行分类整理和归档。这些工作上的疏忽导致在真正需要内业资料的时候, 却发现资料缺乏连贯性、逻辑性, 并且在数据上漏洞百出。
( 2) 内业资料管理交接工作不到位。我国公路工程的施工过程普遍采用专业性人才流水线式作业的形式, 即路基工程作业队伍在做好路基的打造工作之后, 便撤离现场换路面工程作业队伍进行下一步的铺筑工作。这种频繁调动的作业方式, 如果不同施工队伍没有做好内业资料管理的交接工作, 就会导致前期资料的缺失, 以及两期资料连贯性、逻辑性差等问题。
( 3) 内业资料管理人员素质差。由于施工单位并没有将内业资料的整理和归档工作作为一个重要的工作来进行, 因此内业资料管理这个岗位非常不稳定, 这也就导致这个岗位上的员工整体素质较差, 不熟悉业务也缺乏责任心, 从而使得内业资料管理工作效率差, 经常出现重复返工的现象。
3 公路工程内业资料整理和归档工作的具体要求
想要真正做好公路工程内业资料的整理和归档工作, 就要转变管理者的管理理念, 提高工作人员的综合素质, 切实做到内业资料管理工作“全”、“准”、“严”的三个基本要求。“全”, 即内业资料内容齐全, 合同文件、日常资料和竣工文件三大类型的资料缺一不可; “准”, 即指内业资料内容和数据的准确性, 必须严格根据实际施工情况进行记录, 内容必须经得起检查和推敲; “严”; 即指在内业资料的审查环节一定要严格, 禁止不合格的内业资料进入档案室。除了这三个基本要求之外, 公路工程内业资料还必须具备三个特性: 即真实性、原始性以及合法性。其中真实性是前提, 原始性是资料记录施工的一个基本的属性, 合法性是指对于一些实时性的数据记录必须要取得相关责任人的同意, 并让其签字, 否则整个记录的过程在法定意义上来讲是不合法、无效的。
4 公路工程内业资料整理归档工作的工作流程
整理并归档公路工程内业资料其实是一项相当复杂而又需要耐心的工作。如果说, 前期的资料调查和收集具有任务比较具有艰巨性, 那么在资料整理与归纳更是需要慎重, 因为所有资料都是仅存的, 没有备用的。所以, 想要做好公路工程内业资料的管理工作, 一定要明确其管理流程。
( 1) 明确内业资料的标准化格式。为了更好的进行管理工作, 我们要对公路施工过程中的内业资料文件的格式进行规范, 具体做法是结合《公路工程施工监理规范》和《公路工程质量检验与评定标准》中相关规定和说明, 在不违反其规定的条件下, 结合自身的实际情况, 制定一套严格的业内施工资料书写范本。并且该范本要满足两个条件, 其一, 该范本应满足《公路工程施工监理规范》和《公路工程质量检验与评定标准》中提供的表格基础, 并且在此基础上将表格进行更具体细化的完善, 以便后期使用; 其次, 该范本还应该适用于一些高等级的大型公路的建设项目, 总之要具备全面性, 能适应多种不同的工程施工, 并且对他们能有部分或全部的帮助。对于一些特殊工程来讲, 则应该有针对性的事先制订相应的内业表格, 并将表格的资料内容完善, 形成一本专业的内业资料的补充范本, 并将这一范本下发到有关的建筑施工单位。
( 2) 内业资料的调查和收集。内业资料的管理工作人员应当具备高度责任意识, 根据工程进度实时做好内业资料的调查和收集工作。例如: 在施工前, 做好合同文件的调查和收集工作, 包括投标招标文件、施工合同协议书等; 在施工过程中, 则要做好日常资料的调查和收集工作, 对工程项目的质量、费用、进度、安全性等进行全面掌控, 并在出现问题的情况下及时上报管理者进行调整。内业资料的调查和收集一定要做到尽量避免资料的缺失, 如果发现有资料遗失的情况, 应当立即上报负责人, 采取有关的补救措施。
( 3) 内业资料的归档和监管。在做好内业资料的规范、调查和收集工作之后, 我们要对其进行归档和监管。归档工作要按照资料的属性分类进行, 以方便后期的查找和使用。而监管工作则要从以下几个方面着手: 首先, 单位领导予以大力支持。作为单位领导, 应该有权力制定与之相关的各种管理制度, 在经济上领导可以给予一定的支持, 同时也能发挥领导层的激励作用, 鼓励各级工程技术人员以高度的责任心和使命感投身到工作中去; 其次, 严格遵守工程内业资料的填报程序。进行工程质量检查评定的时候, 应该确保施工单位对每项评定的内容保质保量地完成, 严禁出现漏查的情况。对于整理好的信息要及时上交到监理单位, 以负责它的安全; 最后, 认真检查, 严格要求。必要时经常采取突袭抽查, 并且按照整理资料时的需求, 对每一项进行审核, 对于达不到要求的一定要及时做好记载, 并尽快做好信息的反馈。
5 改进公路工程内业资料管理工作的具体措施
( 1) 内业资料管理上的“三统一”。所谓“三统一”就是指: 内业表格的填写方法统一, 形式统一, 标准要求统一。这样做的目的是为了提高内业资料搜集和整理的工作效率。因为要想高效率地完成内业资料, 这些是基础, 同时这还是为了减少浪费、降低成本的需要。
( 2) 内业资料的程序化以及自动化管理。人工整理资料是难免会出现统计实务而需要重新换纸统计的情况, 这样算的话将会造成大量的纸张浪费。还有一个问题是, 纸张无论是在保存还是在运输的过程中都非常的不方便。于是, 当今科技的发展需要尽快实现对内业资料管理的信息化和微机自动化。而这一切形成的基础必须依赖于内业资料的标准化程度。
( 3) 内业资料的正规化以及完善化管理。公路桥梁等工程内业资料的管理是一项长期的、艰巨的、重要的工作, 这不仅仅只是依靠监管部门就能完成的, 还需要业主和施工单位的一起努力, 才有可能正规化、完善化的方向发展。
6 结语
总之, 公路工程内业资料的整理与归档是一项重要的工作, 我们必须不断全面提高各参建单位的和质量意识和管理水平, 才能为创造一流工程以及精品工程的目标, 提供最真实、值得信赖的保证。
摘要：公路, 是社会主义中国经济建设的基础设施, 其内业资料的整理与归档问题, 事关公路工程的建设进程和质量, 更是关系到我国社会主义经济建设的大事, 本文针对公路工程内业资料的本身进行整理与归档问题的分析, 找出能够改善内业资料整理与归档问题的建议性措施。
关键词：公路工程,内业资料,整理与归档,问题,改善措施
参考文献
[1]张心蜜.商业地产项目施工进度全过程管理分析[J].山西建筑, 2011, 37 (1) :238-239.
资料整理及归档 篇5
前言
工程监理资料的重要性：监理单位作为独立于工程建设承包合同双方以外的第三方，对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应随工程进展及时收集、整理、归类，以备查阅。
工程监理资料的形式：工程监理档案是在工程建设监理活动中直接形成的，是具有保存价值的文字、图标、声像等各种形式的历史记录。其资料载体一般为纸质载体、缩微品载体、光盘载体、磁性载体等几种形式。
记录整理要求：作为工程档案资料的载体内容，应详尽准确，真实有效。其表格应采用统一表格。工程文件的纸张应统一用A4纸幅面。工程文件应采用耐久性强的书写材料如：碳素墨水、蓝黑墨水。
目
录
一、工程监理资料整理的要求。
二、现场监理工作质量方面的内容。
三、现场监理工作安全方面的内容。
四、建筑节能方面内容。
一、工程监理资料整理的要求
1、及时整理、真实完整、分类有序并有可追溯性。
2、内容全面，格式统一，书写规范；
3、专业监理工程师应认真审核资料并签认，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后存放；
4、在工程监理过程中，监理资料应按单位建立案卷盒（夹），分专业存放保管，以便于跟踪管理；
5、每个报验表后按表的要求必须有相应的附件；
6、监理资料的收发、借阅必须有相关人员签认手续；
7、监理资料应在各个阶段监理工作结束后及时整理归档。
二、现场监理工作质量控制方面的内容
（一）第一册内容
1、委托监理合同和施工合同（复印件）；
2、施工许可证（复印件）：一般情况下此许可证应附在开工报审表的后面，总监理工程师检查合格后批复开工报审表。
3、项目监理机构的组织形式、人员构成、总监理工程师的书面任命书（总监理工程师对总监代表的书面任命）。注意：总监代表应在总监授权范围内主持工作、行使权利并承担责任，其主要表现在材料签字方面。
4、合同争议处理意见
5、合同变更资料：包括施工过程中建设单位与承包单位的合同补充协议和合同解除有关资料。
（二）第二册内容
1、勘察设计文件（地质勘察报告及施工图纸）以上两项均由建设单位提供，此两项均为无偿提供，若工程是机密工程监理单位要做好保密工作，工程竣工后图纸及地质勘察报告要返回建设单位。
2、设计交底与图纸会审、会议纪要：
（1）设计交底由建设单位负责组织，在工程开工前进行，有设计单位负责整理会议纪要，与会各方主要人员会签。（建设、设计、监理、施工总包、分包）。（2）图纸会审：图纸会审由建设单位或承担施工阶段监理任务的总监理工程师负责组织，建设、设计、监理、施工等相关人员参加，由施工单位整理会议纪要，与会各方会签并加盖章同时应及时下发，应在开工前进行。
3、工程变更单：当工程变更涉及安全、环保等内容时，应按规定经有关部门审定。
4、工程开工报告、工程暂停令、复工报审表
（1）工程开工报告：工程满足开工条件后，承包单位报项目监理机构复核和审批开工时间；整个工程一次开工只填报一次即可，如工程项目含有多个单位工程且开工时间不同时，则每个单位工程都应填报一次开工报告。总监理工程师签署同意开工几个字，应注明该工程各项准备工作已符合要求，具备开工条件，同意于哪年哪月哪日开工；不一定就是施工单位所报的时间，应晚于施工单位所报的时间。重点审查内容： ①施工许可证； ②施工企业安全许可证；
③企业资质、营业执照及相关业绩； ④施工现场质量管理检查记录；
⑤现场管理人员资格证（项目经理、安全员资格证、质检员证、技术资格证、测量员证）； ⑥特种作业人员上岗证（高空作业人员，水、电焊人员、指挥人员、机械工）。（2）工程暂停令：应首先征得建设单位同意，若出现紧急情况或质量、安全事故时不论建设单位同意与否总监理工程师一定要下发工程暂停令。工程暂停令应写明暂停的原因及相关要求。
（3）复工报审表：签署复查意见应写明复查情况。若符合要求总监在48小时内完成复工申请的批复，若不能满足应在48小时内返回复工报审表让施工单位继续整改。
5、施工组织设计（方案）报审表：提醒注意的是：施工单位自审手续应采用亲笔签名，并在首页加盖施工单位红章，经监理单位对施工组织设计审核认定完，不解除承包单位的责任。为规避责任，监理单位审查不合格退回施工单位整改时，不论几次都应签署意见。
6、分包单位资格报审表：监理单位对分包单位资格的确认，不解除总承包单位应负的责任。
7、主要施工机械设备报审表：所报的施工机械设备应附有关技术说明、调试结果；对计量设备还应附有法定检查部门的签订证明。
（三）第三册内容
1、监理规划（旁站方案、见证取样计划）：
①在监理合同签订后两周内及时收到设计文件后由总监主持，专业监理工程师共同参加编制；
②监理规划封面由总监签字后由监理单位技术负责人审核、签字认可并加盖监理单位公章后执行；
③旁站监理方案及见证取样计划均附在监理规划后。
2、监理实施细则：二等以上工程项目或专业性强、技术复杂的项目应分专业编写监理实施细则。
3、监理月报：
①总监（代表）组织各专业监理工程师编写监理月报；
②监理月报经编制人、总监理工程师签字盖监理单位章后报建设单位，工程监理单位及项目监理部各存1份；
③月报编制时间为上月26日至本月25日，在下个月5日前发放完毕； ④月报应做到数据准确、重点突出、语言简练，并附必要的图表和照片； ⑤监理月报编制内容及格式； ⑥发放时要建立台账。
4、监理工作总结（阶段和竣工）：
①建设单位有要求时需编制阶段性工作总结，一般情况下只提供竣工监理工作总结；
②监理工作总结是监理单位对履行委托监理合同情况及监理工作的综合性的总结；
③工程结束后，报建设单位；
④主要内容包括：（工程概况、监理组织机构、监理人员和投入对监理设施；监理合同履行情况；监理工作成效；施工过程中发现的问题及其处理情况和建议；工程照片）。
5、会议纪要及来往函件：
①第一次工地例会由建设单位主持外，监理例会均由监理单位的相关人员主持，注意务必做好监理工作交底； ②监理会议包括工地例会和专题会议；
③例会主要内容包括：A、检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；B、检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及落实措施；C、检查分析工程项目质量、安全状况，针对存在的质量安全问题提出改进措施；D、检查工程量核定及工程款支付情况；E、需要解决协调的有关事项；F、其他有关事宜。
④专题会议是为了解决施工过程中的某一问题而召开的不定期的会议，相关单位主要人员参加；
⑤会议纪要由项目监理机构起草，与会各方主要代表签字； ⑥会议签到表要求本人签本人的，不能代签； ⑦会议纪要要在会后24小时下发完毕；
⑧要求在会议发言的人员应有讲稿，会后交到项目监理部； ⑨会议纪要及往来函件应分类，设收/发文登记表； ⑩召开会议的时间应在监理日志中体现。
6、监理工作联系单：①在施工过程中，监理与各方联系用此表；也是现场参建各方通用表；
②此表可作为项目监理部对施工方提前预控或施工方无法回复时，多用此表； ③项目监理部下发此表时应有编号，并在监理日志中体现； ④下发时应建立台账。
7、监理工程师通知、监理工程师通知回复单：①在监理过程中，对承包单位发出指令，提出具体要求用此表予以确认；②此指令一定要有编号，下发后要求施工单位在一定时间内完成并用“监理工程师通知回复单”回复；③只要下发了就必须要求回复；④下发监理通知应在监理日志中体现（回复单也应在监理日志中体现）；⑤下发时应建立台帐签字确认。
8、监理日志：①日志是由专业监理工程师在施工期间每日记录气象、施工记录、监理工作和有关事项；②监理人员应及时填写监理日志并签字；不得补记，不得隔页或扯页以保持其原始记录；③不得流于形式，等同施工日志；④重点记录当天发现的问题及处理意见和结果；⑤发出的通知单、联系单及对之前提出的问题整改验收情况要有记录。
9、旁站监理记录：是指监理人员在房屋建筑工程监理中，对关键部位、关键工序的施工质量实施全过程记录。房屋建筑工程的关键部位、关键工序包括：在基础工程方面包括：土方回填、砼灌注桩浇筑、地下室连续墙、土钉墙、后浇带及其它砼、防水砼浇筑，卷材防水层细部构造处理、钢结构安装。主体结构工程方面：梁柱节点钢筋隐蔽过程，砼浇筑、预应力张拉，装配式结构安装，钢结构安装，网架结构安装，索膜安装。
（四）第四册内容
1、施工测量放线报验单：①承包单位施工测量放线完毕，自检合格后报监理机构复核确认；②专业监理工程师根据对测量放线资料的审查和现场实际复测情况签署意见；要求附表应体现轴线位移数据和高差。
2、工程材料/构配件/设备报审表：①所报的工程材料应附合格证、性能检测报告的原件，复印件应加盖原件存放单位红章；②专业监理工程师验收后，应将检查情况记录在监理日志中，并应建立台帐，台帐要按类别建立。
3、砌体/砼检验批验收：①砂浆/砼强度试验报告补报后，监理工程师应经过对承包单位补报的试验报告及对应的检验批的原报验资料的审核后，对符合要求的检验批予以确认；②所补报的资料放到相应的隐蔽及检验批后面。
4、混凝土浇筑申请表
该表为承包单位在完成土建、安装工质量报验和做好混凝土浇筑前的准备工作后，在计划浇筑时间前4小时报请项目监理机构检查、批准用的表。
（五）第五册内容
1、工程计量报审表
2、工程变更费用报审表
3、工程款支付申请表
4、费用索赔报审表、现场计量的工程量参加测量的各方均应签认，以备结算；
5、工程款支付证明；
6、施工进度计划（调整计划）；
7、工程临时延期报审表、工程最终延期审批表；
8、工程竣工结算审核意见书。
（六）第六册内容
1、监理台帐：①工程材料台帐（应按类别分别建立）②构配件及设备检验台账③砼、砂浆施工试验台帐（按工序、时间、部位建立）。
2、收、发文登记表：应分别建立收文和发文登记表，不论是发文还是收文要求每位项目监理人员都了解文件的相关内容并切实执行。
3、工程资料的照片及声像资料：此两项工作均为了留下原始资料和各方索赔所提供依据。
三、现场安全监理工作方面的内容
（一）监理内部资料
1、安全监理方案；
2、安全监理实施细则；对中型及以上项目的危险性较大的分部分项工程，监理单位应当编制安全监理实施细则。
3、监理月报中应有专项安全监理工作内容；
4、安全会议纪要：可单独开安全监理会议，也可合并在每周监理例会上，但必须有安全方面的专项内容，其他要求同质量方面监理例会（有签到表、会议纪要、签认、发文通知并在监理日志中体现）。
5、安全监理通知、监理通知回复单：为了保证安全，尽量减少安全事故，只要施工单位能整改的，要多下发安全方面的监理通知，不能整改到位的或提前预控方面的内容应采取监理工作联系单的形式提示施工单位注意安全隐患，在监理日志中体现，并有发文登记。
（二）安全监理的主要内容：
1、施工准备阶段安全监理的主要内容：
1）审查施工单位编制的施工组织设计中的安全技术措施和危险较大的分部分项工程安全专项施工方案是否符合工程建设性强制标注要求。施工总平面布置图是否符合安全生产的要求，办公、宿舍、食堂、道路等临时设施设置以及排水、防火措施是否符合强制性标准要求；
2）审查施工单位资质和安全生产许可证是否合法有效；
3）审查项目经理和专职安全生产管理人员是否具备合法资格，是否与投标文件相一致；
4）审核特种工作人员的特种作业操作资格证书是否合法有效。
2、施工阶段安全监理的主要工作内容：
1）监督施工单位按照批准的施工组织设计中的安全技术措施和专项施工方案组织施工，及时制止违规施工作业。
2）定期巡视检查施工过程中的危险性较大工程作业情况；
3）检查施工现场施工起重机械、整体提升脚手架、模板等自升式架设设施和安全设施的验收手续。
4）检查施工现场各种安全标志和安全防护措施是否符合强制性标准要求，并检查安全生产费用的使用情况。
5）督促施工单位进行安全自查工作，并对施工单位自查情况进行抽查，参加各级组织的安全生产专项检查。
6）对下列达到一定规模的危险性较大的分部分项工程编制专项施工方案，并附安全验算结果，经施工单位技术负责人、总监签字后实施，由专职安全管理人员进行现场监督；①基坑支护与降水工程②土方开挖工程③模板工程④起重吊装工程⑤脚手架工程⑥拆除、爆破工程⑦国务院建设行政主管部门或者其他有关部门规定的其他危险性较大的工程。
四、建筑节能方面内容
1、单位工程竣工验收应在建筑节能分部工程验收合格后进行。
2、设计变更不得降低节能效果。当设计变更涉及建筑节能效果时，应经原施工图设计审查机构审查，并获得监理和建设单位的确认。
3、单位工程的施工组织设计应包括建筑节能工程施工内容。建筑节能工程施工前，施工单位应编制建筑节能工程施工方案并经监理单位审查批准后实施。
4、建筑节能分部主要包括的分项工程有：墙体节能工程、幕墙节能工程、门窗节能工程、屋面节能工程、地面节能工程以及采暖节能工程。
5、墙体节能工程应对以下内容进行隐蔽工程验收：①保护层附着的基层及其表面处理；②保温板粘结及固定；③锚固件；④增强网铺设；⑤墙体热桥部位处理；⑥预制保温板或预制保温墙板的板缝及构造节点；⑦现场喷涂或浇筑有机类保温材料的界面；⑧被封闭的保温材料厚度；⑨保温隔热砌块填充墙体。
6、总监应当对建筑节能专项施工技术方案审查并签订认可。专业监理工程师应当对工程使用的墙体材料、保温材料、门窗部位，采暖工程，以及涉及建筑节能工程的重要部位施工质量检查验收并签字认可。
7、对易产生热桥和热工缺陷部位的施工，以及墙体屋面保温工程隐蔽前的施工，专业监理工程师应当采取旁站形式实施监理。
五、监理进场必须携带的资料
1、考勤表。
2、监理通知联系单、监理日志、笔、本、台帐。
事业单位档案归档材料的整理探究 篇6
关键词：事业单位；档案归档材料；整理
作为档案的重要组成部分之一，文件资料需要经过收集、整理、归档和编号等步骤，而按照科学的方法将散乱不堪、需要进行整理的文件资料集合成有规律的单位，使之为事业单位提供备查依据的过程就是事业单位档案归档文件资料的整理工作。在事业单位中，大部分文件资料还未形成档案，也就是说，这一类文件资料并不能快速的被利用，可见，科学化的整理档案是提高事业单位整体工作效率的关键所在。
一、事业单位整理档案归档材料的意义
事业单位整理档案归档材料是一项专业技术性的工作，它能将杂乱的文件资料转为系统化材料。在进行整理时，应当按照规定的程序和科学的方式，并充分考虑材料的形成时间、类型、重要程度以及来源等不同特点进行分门别类，随后再进行编号与装订，使档案成为有序体系，能够便于使用者使用检索功能。这项工作使得散乱的文件变得有序化、规范化，使得档案系统脉络分明、条理清晰，能够凸显文件资料的核心成分，并最终能够被有效利用，实现文件资料的使用价值，因此，事业单位整理档案归档材料工作具有至关重要的意义。
另外，在归档与整理文件资料时，事业单位档案管理人员需要鉴定文件资料的价值，并对其是否具有真实性进行确认。与此同时，事业单位档案管理人员需要对档案部分的所有档案定期整理，整理的主要内容在于鉴定档案的保存价值，即按照保管年限的规定以及档案的历史价值、当前价值对现有档案的保存价值进行估量，若某档案仍然具有保存价值，则放置原位，若档案已丧失保存价值或已超出保管年限，则将其归在一处，经审批合格后再集中销毁，这样一来，档案部门留存的档案才能具有较高的质量。
二、事业单位整理档案归档材料的原则
1.做好档案整理工作。对于事业单位而言，无论是上级单位（或本级单位）发布的指示性文件，还是本级单位的编印的简报刊物定稿（或印本），从来源上看，都有密不可分的关系。故只有在保持文件来源关系的基础上，联系文件的形式、内容与时间，才能还原文件形成的过程、反映文件的 活动面貌、实现档案的价值。事业单位档案的形成是一项持久的过程，当中融入了很多前辈的心血，体现了他们的整理档案的劳动成果，因此，档案管理人员在进行档案整理时，应当尽量避免拆卷整理，以减少对前辈档案成果的破坏，可以对前辈的档案进行研究，借鉴其分类方式与检索工具，如果发现前辈有整理不当出现严重错误的地方，可以采用业务指导方式纠正。
2.以有利于保管和利用为前提。在进行档案的有序化管理工作时，应当以保障档案的安全以及有利于保管和利用为前提。当前很多事业单位已将档案的检索条目输入到了计算机中，极大地缩短了人工搜寻档案的的时间，并且在计算机技术的帮助下，档案信息能实现科学分类与管理，即使是分散在不同类目中的同一问题或事由的档案信息也能在短时间内检索出来，这不仅使得事业单位的档案管理工作更加简单化，还有利于成套利用事由单位的档案。
3.遵循文件的形成规律。事业单位档案主要产生于事业单位各项学习活动中，该档案真实地还原了事业单位日常活动的面貌。由于事业单位各部门间的内在联系十分紧密，故整理档案中的文件资料时应保持事业单位的整体性并遵循文件的形成规律，即要做到以下三点内容：其一，维护活动资料（如活动请示文件、正式会议文件等）的整体性，保证活动资料的齐全；其二，维护文件自身完整性，重视文件之间的内在联系，如请示文件必须与批复文件相连、文件的附件不可缺失等；其三，在分类和排列文件时，应保持文件资料间的自然顺序，如会议的通知、报告、决议顺序以及重要文件的初稿、讨论稿、修改稿顺序不可更换。
三、事业单位整理档案归档材料的程序
1.分类材料。对档案信息的物理形态进行排架、保管及存放是指档案的实体分类。实体分类的第一层是对国家档案的宏观分类，这一层能够为建立各类各级档案室以及规划国家档案室财贸系统提供重要依据。实体分类的第二层区分档案室的全宗，而第三层则是对全宗内档案进行分类，这一环节参考了全宗内档案的形式、内容、时间及来源等内容，建立了系统化的卷宗。
2.整理材料。事业单位进行材料整理的步骤是将归档文件资料在系统化的作用下形成保管单位以便日后查阅，资料的整理并不是一项孤立的工作，该工作与文书处理工作息息相关，只有密切协调这两项工作，才能保证档案管理工作的整体严密性。如请示文件下必有批复文件，征求意见文件下必有讨论文件、定稿文件；合同文件下必有附加文件。补充协议；计划与总结文件都应当相对应，缺一不可，整理完材料后应当将处理结果与归档材料密切结合，无论哪个环节出现疏漏，都将无法保证归档的完整，即无法保证档案能够得到充分利用。
3.编目材料。归档文件并编制引导目录就是编目工作。在整理案卷内文件时，首先应标注案卷封面项目，归档文件目录主要包括日期、题名、文号、责任者、页数、件号以及备注七项内容。此外，标志档号也属于编目的内容之一，档号包括页号（卷内每页文件的顺序号）、件号（卷内文件的顺序号）、保管期限、案卷号（案卷排列的顺序号）或卷盒号、类目名称、全宗号等（每个全宗的指定代码），是档案实体管理编号的总括。
四、结语
综上所述，在大数据高速发展的今天，强化事业单位档案管理是时代所趋。事业单位档案管理人员应当意识到开展档案管理是一项任重而道远的艰巨任务，在遵循归档材料整理相关原则的前提下系统化地整理材料，一方面，为信息使用者提供有效的备查依据，使档案归档材料能得到充分的利用，另一方面，上升事业单位档案管理工作的质量，以便为现代社会提供更好的服务。
参考文献
[1]刘宏伟. 机关事业单位专门档案收集整理的特性[J]. 兰台内外，2013，05：33.
[2]谭爱屏. 事业单位档案归档材料的整理[J]. 黑龙江史志，2015，09：114.
[3]赵桂香. 浅谈事业单位档案的归档文件的整理[J]. 科技创新导报，2012，35：193.
[4]张杉杉. 对事业档案实施以“件”为单位归档的思考[J]. 黑龙江史志，2014，09：140.
归档文件整理的实践体会 篇7
一、《规则》的优越性
减轻了工作量, 提高了工作效率。传统文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动, 从划分类别到编制案卷目录需要10多道工序, 程序多, 难度高。《规则》以“件”为单位整理, 使档案工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来, 按照分类大纲编制程序, 省去了拟写案卷标题、定封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作。归档文件不再线订, 只是加固, 避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题, 这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动, 现在, 人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加, 即是该份文件张数总和。采用了文件尾号相加的办法, 变得省时省力, 极大地提高了工作效率。
便于档案馆控制接收进馆档案的质量。传统立卷方法形成的档案, 往往在档案馆接收时要进行调整, 有的甚至要返工整理, 如因组卷不合理需要拆卷, 或因案卷标题拟写不正确要换卷皮等等, 浪费人力物力。按《规则》整理的档案, 以件为保管单位, 在进馆时只需作一次价值鉴定, 不需要进行加工整理, 既可以提高进馆档案质量, 又可以提高进馆工作效率。
有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了, 工作量减轻, 档案员有了更多的精力从事档案的编研和利用工作, 较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。实行按件管理后, 档案利用者可根据需要调用文件, 既方便又安全保密, 也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件, 也无需拆卷、再装订, 只需插入相关类别的卷盒中, 在备考表或备注栏中说明即可, 方便灵活。
加速了档案管理现代化的步伐, 促进了机关文档一体化的实现。有电脑的单位部门都用电脑打印归档文件目录, 为计算机的一次输入, 多次输入, 随机生成各类目录, 强大的文件检索功能, 全文扫描, 网络检索, 复印、缩微等现代技术手段带来方便, 理顺了文书处理和档案管理两个环节关系, 将文书处理和档案工作很好地结合起来, 促进文档一体化的实现。
易学、易懂、易教, 有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁, 专业技能参差不齐, 而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识, 还要熟悉立卷工作的规范、要求, 同时还要求具备一定的综合分析能力, 所以往往造成各单位的档案质量提高慢, 而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序, 工作难度相应降低, 业务指导人员好讲解, 档案员也容易理解和掌握, 便于档案工作的顺利开展。
二、《规则》执行中存在的问题
整理过程中对“件”的处理问题。在实际工作中, 我们发现不同的人对“件”的理解各不相同, 对“件”的确定也存在着较大的差异, 特别是对成套性文件的处理。有的过分地强调计算机因素, 过分强调文书档案“一事一文”的特性, 对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理, 实行一文一栏;有的则是将成套性的文件拆开, 逆行一定组合, 再分别作为“件”处理。我们认为, 这些做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则, 前一种做法更是本末倒置。应当明确的是, 档案管理终究是主体, 而计算机只是辅助档案管理的工具, 在档案管理中最大限度地发挥计算机管理的优势是我们追求的目标, 但不能仅仅为了追求计算机管理而淡化甚至放弃本位的东西。
文件的装订和保 (下转第22页) (上接第23页) 管方式问题。文书立卷改革以后, 按照《规则》的要求, 文书档案的装订现在一般都采用了单份文件装订方式。毫无疑问, 单份文件装订保管存在着文件易损、翻查不便、易乱、调卷归位易错易造成死档等缺点, 给实体管理和利用带来很大的不便。如何解决这些问题, 档案界也提出了不少方法, 但最终不能根本有效地解决文件级管理存在的弊端。
“文件大流水编号”“归档文件目录”定期“三分法”等方面存在的问题。归档文件按份数一年采用一个连贯的大流水编号, 数百份、上千份文件编号相互串联在一起, 除了文件编号时容易出错 (如漏号、重号) 之外, 漏编的文件号或以后新补充的文件号只能在最后接续, 而这些文件又必须按类别、按保管单位插入其间, 便使得相关类别、相关保管单位原有文件编号被打乱。这种文件编号方法, 也不利于对保管单位内文件的齐全完整状况进行监控与识别 (尤其在没有“卷内文件目录”的情况下更甚) , 卷盒内文件短缺不易被察觉。
三、解决问题的设想
遵循档案工作规律, 整理要结合自身特色。档案整理必须遵循其自身的形成特点, 在整理过程中保持文件材料之间的有机联系, 这也是档案有别于图书、情报及其它信息的最本质属性。各类档案都存在“一事一文”和“一事多文”的特征, 从这个意义上讲, 文书档案和其它档案在管理上不存在本质上的区别。因此, 在实体整理上, 文书档案的立卷应根据文书档案的内容特征, 按照“一事一文”和“一事多文”两种情况分开处理, 不可全盘采用文件级的整理方法。对“一事一文”的, 实行文件级管理, 对“一事多文”的要组成案卷, 这样做能更好地保持文件材料的有机联系, 也便于保管和利用。
对文件装订方法的设想。“便于保管和利用”也是档案整理工作的原则之一, 针对这种情况, 完全可以采用变通的方法, 借鉴传统案卷装订形式, 进行多份文件的合订。这里讲的合订, 是在最低一级类目下的合订, 合订时要注意四个原则:1.不同密级的档案分开装订, 以满足保密要求;2.数量较多的成套性文件应单独装订, 以方便利用;3.需经常借出的文件要单独装订;4.装订件数要适当, 尽量保持厚度一致, 并以方便复印为宜。这种变通的装订和保存方法, 大大降低了档案的零散程度, 有效地弥补了文件实体管理的缺陷。需要强调的是, 这里只是为了档案保管和使用的方便, 对装订方法进行变通处理, 对整个文件级管理体系不会造成任何影响。
按保管单位编独立的文件流水号方法比较合适。在恢复“卷内文件目录”的同时, 还可以编制类似“案卷目录”的归档文件保管单位目录, 并将二者合订为类似“全引目录”的新形式新内容的归档文件目录。这个目录的特点, 主要是以醒目的分类标识和简单概要的文件主题词方便归档文件的手工查找利用。
摘要：传统文书立卷工作繁琐而艰巨, 程序多, 难度大。很难应对当前社会对文书立卷工作的要求。《归档文件整理规则》实施以来, 给档案文书整理工作带来了革命性的突破, 但也有其不足之处。笔者根据多年工作经验, 谈谈文书档案整理工作中的个人体会。
浅谈归档文件的整理 篇8
一、归档文件整理的原则
在归档文件整理中, 应遵循以下原则来进行整理工作:
(一) 同一性原则
《规则》强调的同一性原则主要指的是文件的相关性和来源性, 如对那些具有同一事由的相关文件应将其整理在同一档案盒内, 而不能将其与其他文件混装, 以使其形成一个有机的整体, 并保持实体的有机整体性;对那些有着相同来源的文件, 如同属一个单位或一个上级机关的文件, 应根据文件的形成机关及其内部组织机构上的联系整理档案, 这样按照来源来区分整理文件, 就会较好地保持文件在组织机构方面的联系, 避免同一立档单位形成的档案被拆散。
(二) 程序化原则
归档文件整理作为文书管理工作的结尾, 不仅是文书管理与档案管理的结合部, 更是文档一体化管理的“接口”。因此, 在整理过程中, 只有将就程序化原则才能保证被整理的归档文件井然有序, 并最终达到归档文件整理水平。程序化原则首先要求操作的规范化。比如规范操作程序, 确定每一个程序中的主要内容、操作要领和技术要求以及质量标准, 这样才能做到程序项目明确。
(三) 灵活性原则
灵活原则是指在《规则》规定的新方法整理归档文件的基础上, 灵活地根据不同归档文件的特点采取相应的整理方法, 以实现整理工作的高效性。比如在整理时可以灵活组件, 根据“件”的确定, 规定“件”的大小, 灵活根据不同的事由组件;又如对不同档案盒封面的设计, 如在《规则》中, 明确要求在盒脊上需要分别填写年度、起止件号、盒号等项目, 而在实际操作中, 工作人员可以灵活将几个项目整合在一起, 或增加某个类别, 或按照自己的分类方法对其重新设计等。
二、归档文件整理的技巧
在整理归档文件时, 应在讲究整理原则性的同时, 运用以下技巧来更好地进行归档文件整理工作:
(一) 遵循档案规律, 整理讲究特色
在进行归档文件整理时, 首先应遵循档案工作规律, 整理时要讲究自身特色。只有这样才能在遵循其自身的形成特点的基础上, 保持各种归档文件之间的联系, 从而实现规范有序又具有自身特色的文件整理。
比如对那些成套性文件的处理, 就不能单纯讲究文书档案“一事一文”的特性, 如果生搬硬套地对其进行平面化处理, 就会导致套性的文件被作为“组件”处理而拆开, 就违背了“保持文件之间有机联系”的档案整理原则和整理规律, 就会导致本末倒置的现象发生。因此, 在归档文件的整理中, 应首先遵循档案规律, 这样才能在整理上讲究自身整理特色。
在档案管理中, 一般的档案都具有“一事一文”和“一事多文”的特征, 在实际整理归档这些档案时, 应根据这些内容特征, 有针对性地将其分开处理, 使用千篇一律的整理方法。比如对“一事一文”的, 实行文件级管理, 对“一事多文”的要组成案卷, 以保持文件材料的有机联系, 并形成自身整理特色。
(二) 采取归类方法, 有序整理文件
在高校归档文件的整理中, 还可以采取归类方法来进行有序整理文件, 因为科学的归类方法, 直接关系到归档文件整理的便利性, 更决定到归档文件检索的效率性。
比如针对高校归档文件多而杂, 且时间性不同的特点, 可以采用保管期限两分的归类方法来有序进行文件整理, 这不仅可以将烦琐费时的文件整理工作变得简单高效, 而且利于控制文件保管期限, 并能有效区分文件本身所含有的保管价值, 从而避免档案室杂乱臃肿。比如将每年需要整理的归档文件按照“永久、定期”两个期限进行有效归类整理, 将有保存价值的归档文件永久保存, 对其他文件进行定期保管, 从而实现归档文件的有效分类。
同时, 归档文件还可以按照不同的年度来进行归类处理。比如将文件材料按年度进行有序分开, 如按照签发年度、办结年度及专门年度等将众多的文件进行分类。而对那些跨年度的文件, 应将其归类为办结年度类别。这样归类整理, 才能使得整理工作顺应简化发展趋势, 从而提高整理效率。
(三) 借助电子技术, 促进整理创新
在归档文件整理实践中, 工作人员应勇于实践, 不断尝试改革, 以促使高校归档文件整理向实用又高效的方向发展, 并使得归档文件整理工作最终吻合自身工作需要。比如在电子信息技术高度发展的今天, 就可以借助电子技术来提高归档工作的效率, 从而有效促进并实现整理创新。
比如利用电子技术实现档案计算机管理和文书立卷计算机整理等, 可以充分利用计算机进行归档文件编号、编目与档案盒标识, 甚至还可以利用计算机进行文件价值初步鉴定、划分归档文件保管期限, 对庞大又复杂的归档文件进行自动分类并为用户提供检索、查找等。这样不仅可以实现文档管理的办公自动化, 还能为归档文件整理工作带来便利和高效。
只有大胆应用计算机进行归档文件整理, 才能有效促进归档文件整理工作的创新。比如在整理归档文件时, 可以利用数据库将各种文件名称、目录等输入其中, 再将归档文件目录设置成为一级检索工具, 这样就可以成功实现数据一次输入, 多次输出, 反复利用和对系统内数据资源的一体化管理, 从而方便归档文件的整理与利用, 并最终达到快捷、准确、系统检索的目的, 从而减少重复劳动, 并实现了整理上的创新。
摘要：归档文件材料的整理是将零乱的文件材料进行基本的系统化分类、组合、排列和编目, 组成有序体系的过程。本文通过介绍归档文件整理的原则, 论述了归档文件的相关整理技巧。
关键词：归档文件,整理,原则,技巧
参考文献
[1]嵇观桦.《归档文件整理规则》系列谈之一:编制原则[J].中国档案, 2013, (09) .
从档案业务实践谈档案整理归档 篇9
到市档案馆工作后, 我先后系统、完整地全程参与了档案局馆2012年度、2013年度档案的整理归档工作, 对档案的收集、鉴定、分类、整理、装订、编目、装盒等工作有了较全面深入的了解。经过这两次参与整理档案, 在实际操作中, 我遇到了许多困难和困惑, 经过同事、前辈、专家们的指导和帮助, 我边做边学, 总算顺利地完成了整理归档任务。我深知, 档案整理归档并不简单, 它是一个繁杂、系统的专业性工作, 有制度、有规范, 需要工作人员认真、细致、耐心、负责, 否则是无法做好档案规范整理归档与管理的。
在新的历史时期, 面对新形势下的档案工作, 档案人员必须不断学习提高, 不断更新知识, 不断完善自己, 提高综合素质和工作、业务能力, 才能更好地熟悉档案业务与档案工作发展需要。在参加省档案局举办的档案工作基础知识培训班时, 我认真学习了"档案与档案工作"、"公文管理"、"文书档案管理"、"科技档案管理"、"会计档案与声像档案管理"、"人事档案和家庭档案管理"、"档案保护与保护工作"、"档案利用工作""档案法制工作"、"档案工作人员的职业道德"和档案法规、规章、档案标准等专业知识, 对档案工作有了更深入的了解和认识, 深知档案工作的专业性很强, 需要不断学习才能胜任这份工作。
任何一个单位的档案都是复杂的, 门类、载体、形式多, 内容丰富, 文书档案、专门档案、照片档案、声像档案、电子档案、实物档案、人事档案、财会档案、工程档案等组成了一个单位的档案整体, 每一类档案都十分重要, 都可能关系到单位或个人的切身利益, 可能影响一个人的一生。例如人事档案, 由于历史原因, 一些人事档案不齐全, 在整理归档和完善过程中, 需要进行清理和登记、核实, 要查阅大量档案进行补充, 时间跨度大、涉及面宽、牵涉的单位多, 工作量大, 工作难度大。为了补齐完善人事档案所缺的档案资料, 我先后多次查阅了本单位或相关部门的档案, 复制了许多人事档案资料。有时为查阅一份档案, 需要到省、市、区 (县) 、乡的有关档案档案室查找。接触、了解的档案越多, 我越认识到档案和档案工作的重要性, 也充分感受和体会到档案人员责任的重大。
档案事业是党和国家的重要事业, 是各项事业的一项基础性工作, 保存的是党和国家的历史, 归档的是经济社会发展的历史轨迹, 关乎到党和国家的方方面面, 关乎到经济社会的发展。"为党管档, 为国守史、为民服务"是档案人的神圣使命。做好档案工作, 是档案人的历史责任, 档案整理归档是档案人的首要职责。也许几十年、几百年、上千年后, 当人们查到我们整理的档案时, 他们也许一定不会注意到"整理者"的名字, 但他们也一定会说:那个年代的档案, 整理得真好!这, 就是档案人守护历史的千秋伟业。档案工作是清贫、辛苦、单调的, 但所从事的却是永恒的事业, 功在当代, 利在未来。那一张张纸、一页页档案、一摞摞的文件材料、一卷卷档案, 记载的历史, 反映的是轨迹, 凝聚的是档案人的心血和汗水。
在信息技术高度发达的现代社会, 档案工作和档案人都面临着严峻的挑战。《归档文件整理规则》的推行实施, 把档案的信息化管理提到了很高的高度, 档案的规范化管理、计算机辅助管理、档案信息化、档案数字化、数字档案馆建设、灾难备份、信息管理与利用网络化、安全与保密管理成了现代档案工作的重要内容, 对档案馆库、档案工作者素质、软件系统开发、信息系统管理、硬件配置、安全备份等都提出了较高要求, 但这一切都依赖于最基础的档案整理归档工作, 只是正做好档案实体的齐全完整收集、科学分类鉴定、规范整理编目、完整组卷装盒、安全管理利用, 打好了基础, 在现代档案工作体系建设中才能真正实施档案工作改革与创新, 信息化管理才能有效、有序推进。因此, 在档案工作中, 档案整理归档工作尤为重要, 是基础中的基础, 也是档案工作人员的基本素质和基本技能。
在档案整理归档工作中, 无论是实施《归档文件整理规则的》文书档案, 还是以立卷方式进行整理的科技档案、专门档案等, 都应该遵循档案工作的基本原则。 (1) 要全面兼顾, 深入研究, 制定符合本单位实际的收集归档范围和保管期限表, 明确档案整理归档中应收集的范围, 确定保管期限的划分。 (2) 要按照单位实际, 认真分析单位档案的类别、载体、形式和内容, 编制本单位档案分类大纲, 选择分类方法, 指导档案分类工作。 (3) 档案人员要认真学习单位档案管理的相关制度和规划, 熟悉收集范围、保管期限划分和分类, 严格执行规范和要求。四是档案人员应积极参加档案行政管理部门组织的业务培训, 认真学习档案业务, 按照统一规范的档案整理归档流程进行操作, 规范整理。五是要加强安全、保密意识, 重视档案整理归档过程中的安全管理, 确保档案齐全、完整、安全。
档案整理归档中应注意的问题。 (1) 重视收集工作。收集工作是档案整理、保管、利用的基础, 是其他业务环节的前提条件, 是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径, 是衡量档案室工作的重要标尺。收集范围要全, 确保文件材料齐全完整。 (2) 做好价值鉴定, 确定文件材料是否属于归档的范围, 剔除没有保存价值的文件材料和重份文件, 保留有保存价值的文件材料。通常情况下, 本单位形成的文件材料和涉及本单位的文件材料最为重要, 原则上都就作为归档文件。 (3) 准确划定保管期限。要按照单位编制的保管期限表规定, 准确划定预归档文件的保管期限。在实际工作中, 一般情况下, 本单位形成的文件材料和涉及本单位的文件材料绝大多数都属永久或长期。 (4) 规范装订。无论是以卷为单位装订还是以件为单位进行装订, 都应准确界定文件材料的数量、顺序, 在装订前对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整, 对破损的文件进行修裱, 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制, 对超大纸张的折叠, 去除易锈蚀的金属物, 理齐文件材料, 以卷为单位的用线进行装订, 以件为单位的可以不锈钢订书针、钢夹、塑料夹或线进行装订。 (5) 科学分类。分类是档案整理中的一个重要环节, 对档案的管理和查阅利用有重要作用。要根据单位实际和文件材料构成情况选择合适的分类方法, 确定使用年度、机构 (问题) 、保管期限或复式分类方法作为分类方法。 (6) 规范排列文件材料。文件材料排列通常先按照事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件材料进行排列, 如时间顺序、因果关系、重要程度等。 (7) 正确填写归档文材料件编号编目。文件材料上的编号和档案卷 (盒) 上的编号都必须规范、准确, 实体便于今后管理、查阅利用。编号涉及全宗名称、全宗号、年度、标题、保管期限、机构或问题、顺序号、室编件号、页数、馆编件号、盒号等项目内容;编目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等内容。 (8) 归档文件以卷装订或装盒。文件材料厚度、数量适中, 整齐规范, 兼顾美观、实用。 (9) 档案计算机管理。档案计算机管理是档案工作发展的必然趋势, 经济、社会与信息技术的高速发展, 为档案信息化建设提供了条件。
总之, 档案整理归档是档案工作的基础业务, 档案部门和档案人员应充分认识其重要性, 调序重视档案整理归档工作, 做好基础业务, 打牢档案工作基础, 为档案规范化管理和档案信息化建设夯实基础。
参考文献
[1]邓小丹.图书馆业务档案管理浅见[J].图书馆建设, 2001 (01) .
整理与归档 篇10
一、新《规则》的优点和特色
1. 丰富了整理原则, 将电子文件整理纳入新《规则》适用范围
新《规则》在“整理”的术语和定义中增加电子文件内容。在整理原则中, 除了继续执行纸质文件整理原则外, 还扩展应用到了电子文件的整理和归档, 即“归档文件整理应符合文档一体化管理要求, 便于计算机管理或辅助管理。归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调一致。”新《规则》在原有纸质文件整理的基础上, 将电子文件整理纳入适用范围, 并明确了电子文件的整理要求。
2. 增加了整理环节, 细化了操作流程
新《规则》理顺了纸质归档文件的整理流程, 增加了“组件、修整、排架”三个环节, 使整理操作更加细化。
3. 确定了装订要求、方式、方法和用材
由于旧《规则》只提出按件装订, 并没有对装订方式、装订方法、装订材料等作出要求, 以致各单位在实际操作中, 装订方式五花八门, 装订材料各种各样, 很不利于档案的长久保存。新《规则》结合装订效果, 从是否有利于档案保护、是否方便还原、是否利于档案管理三方面因素, 综合确定了归档文件具体装订方式、装订方法、装订材质, 同时也提出了限定条件。1一般要求。归档文件一般以件为单位装订;装订应牢固、安全、简便, 做到文件不损页、不倒页、不压字, 装订后文件平整, 有利于归档文件的保护和管理;原装订方式符合要求的, 应维持不变;相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致, 不同期限的装订方式应相对统一。2装订方式方法和用材。永久保管的归档文件, 宜采取线装法装订。页数较少的, 使用直角装订或缝纫机轧边装订, 文件较厚的, 使用“三孔一线”装订。使用不锈钢订书钉或浆糊装订的, 装订材料应满足归档文件长期保存的需要。3限定条件。用于装订的材料, 不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件, 不使用不锈钢夹或封套装订。
4. 调整了归档文件分类方法
新《规则》强调同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性, 并将旧《规则》中的分类方法“保管期限-年度-机构 (问题) ”修订为“年度-保管期限-机构 (问题) ”。因为大多单位的归档文件基本上是按年度归档的, 即本年度的第一季度归档上一年度的归档文件, 所以宜先按年度进行分类。
5. 提出编制页码要求
编页码是固定归档文件的位置和顺序, 防止顺序错乱。旧《规则》没有编制页码的要求, 但由于归档文件大多存在收文处理单、发文处理单 (或称发文稿纸) 、文件报审单、合同会签单等其他文件, 不统一编制页码可能会影响到档案齐全、完整。针对这个问题, 新《规则》对页码的编制作出了明确的规定:1一般要求。纸质归档文件一般以件为单位编制页码。2编制方法。页码应逐页编制, 宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。3不编制页码情形。文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的, 可以保持原有页码不变。
6. 增加了编制档号内容
档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码, 是在全宗中的位置标识符号。旧《规则》虽没有涉及档号内容, 但实际在使用档案管理软件进行文书档案管理过程中, 已间接使用了档号这一重要要素, 因为在软件程序管理中需要对每一份文件进行标识且不能重号。新《规则》修订中增加了档号编制原则、档号结构和档号编制方法等档号内容, 是落实深化检索的一项重要措施, 更方便了对文件的定位和查找。
7. 修改了归档章项目, 将室编件号和馆编件号合二为一, 原馆编件号位置作为页数
归档章是纸质文件材料成为档案的标志, 其主要项目也是档号的重要要素。在文件材料上加盖归档章, 一方面表明是档案文件, 另一方面便于对档案的归类和存取。旧《规则》中同时并存室编件号和馆编件号, 馆编件号一般利用很少, 很多档案馆在接收按照旧《规则》归档整理的档案时, 也不再编件号, 而是利用室编件号代替馆编件号, 馆编件号基本失去了存在的价值。另一方面, 分设室编件号和馆编件号违背了档号编制唯一性和稳定性的要求。新《规则》将室编件号和馆编件号合二为一, 设置为件号, 成为必然趋势。
将原馆编件号处位置设置页数项, 将文件总页数在此处标识, 以确保单份归档文件的完整性, 避免掉页。
8. 增加了归档文件目录项目, 并调整了样式
新《规则》对归档文件目录项目设置、格式作了适当调整。1目录项目。目录项目由七项增加到九项, 增加了“档号”、“密级”两个项目, 并将“件号”改为“序号”。密级项目对于涉密纸质归档文件是必填信息, 有利于涉密文件的统计和全过程控制。2目录格式。目录表格采用A4幅面, 页面横向设置。
二、不够完善之处
1. 没有明确档号章中的件号是否填写虚位
新《规则》在档号编制要求中指出:“件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号, 用4位阿拉伯数字标识, 不足4位的, 前面用“0”补足, 如“0039”。而具体在归档章项目中是否填写虚位却没有明确, 如是填写“39”还是填写“0039”呢?只是在归档章示例一和示例二中写了“1”, 没有填写虚位“0001”。因此件号在归档章是否填写虚位应予以明确。
2. 页号的编写位置与科技档案页码编写要求不一致
新《规则》中虽然提出了编制页码要求, 但指出页码宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置, 这与科技档案规定的页码编写在正面右下角或背面右下角的要求不一致。《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T 11822-2008) 指出科技文件应编写页号, 但没具体规定填写位置。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) 和《建设工程文件文件归档规范》 (GB/T 50328-2014) 均指出文件页码位置应编写在正面右下角, 背面左下角, 这样就造成了文书档案和科技档案页码位置编写不一致的现象。另外, 有的归档文件已印制了页码, 页码一般会在右下角、左下角或下角, 此类文件不需重新编写页码, 如果要求无页码的归档文件编写在右下角或左下角的话, 归档文件页码就会存在有的在上面、有的在下面的现象。文件页码在左上角或右上角很不方便书写, 也在一定程度上会影响阅读。
3. 直角装订方法不方便操作, 缝纫机轧边装订易给文件造成破坏
新《规则》指出“永久保管的归档文件, 宜采取线装法装订。页数较少的, 使用直角装订或缝纫机轧边装订”, 并给出了直角装订法示例。直角装订法是在文件左上方扎一个孔, 用穿线方法在左边和上边给予固定。这种装订方法没有标明针孔距上距左的位置, 在实际工作中不好操作, 且装订出来的文件不结实。缝纫机轧边装订方法极易对文件造成破坏, 即如果针角太密文件易被折断, 另外此种装订方法不利数字化扫描拆件。
新《规则》在结构和内容上都有很大的变化, 细化了归档文件的整理流程, 明确了归档电子文件的整理要求, 对各单位做好文书文件材料和电子文件管理工作具有很强的借鉴和指导意义。只有认真贯彻和执行新《规则》要求, 对于有争议的地方在本单位加以变通完善并下发具体实施细则, 才能切实提高归档文件整理质量, 促使文书档案的管理水平再上一个新的台阶。
参考文献
[1]杨长利.对新《归档文件整理规则》的理解和认识[J].云南档案, 2016, (2) :28-31.
整理与归档 篇11
关键词：工程资料；整理归档；基本要求；问题；方法
工程资料的收集、整理和归档工作是工程施工管理工作中的重要组成部分。良好的工程资料能够为单位的各项基本工作提供坚实的基础，对施工过程和管理流程进行有效控制，优化资源配置，确保工程质量，以便于顺利竣工验收。工程资料是与工程的施工过程同步形成的，在很大程度上反映的是工程项目实体，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，对于工程质量标准、工程施工细节等都有详细的记载，是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。因此，工程资料的整理归档工作对于提高工程质量、加强对工程的监督以及竣工验收等都具有十分重要的意义。
1 工程资料整理归档的基本要求
①真实性。要求工程资料必须要真实反映工程建设的情况。②准确性。要求工程资料必须填写准确，评语准确、无误。③及时性。要求工程资料必须要与工程施工同步。④完整性。要求工程资料不得有缺项和漏项。
2 工程资料的重要性
2.1 工程资料是竣工文件的重要组成部分 随着高性能混凝土的普遍使用，预计建筑工程使用年限大都为100 年，但是施工单位在工程竣工验收、交付使用后，一般只在前两年负责维修，由于施工不当导致的工程质量问题往往在多年以后才显现出来，需要进行维修和整改，但是由于施工单位人员流动性大，导致难以进行工程修复工作。因此，为了延长工程使用寿命，保证维修质量，确保工程使用人员的安全，维修人员必须通过查阅该工程的相关日志、检查记录等资料档案，以便采取有效的补救措施，提高工程维修质量，从而保证工程的使用寿命。由此可见，只有规范了工程资料的整理归档流程，使工程资料保持完整性和准确性，才能为有效解决工程的后期问题提供资料支持。
2.2 工程资料是反映工程质量的有力证明 工程资料是对工程施工的各个环节、各项材料等的真实记录，是对整个工程实际情况的客观、真实地反映，包括施工过程中使用的工程材料的质量、相关材料及工程质量的评定资料等，为工程施工过程中控制和提高工程施工质量提供了客观、真实的依据，可以帮助施工人员及时发现错误并积极改进，促进工程质量得到有效提高。
3 现阶段工程资料整理归档存在的问题
3.1 重视力度不够 我国的《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》等法规条例，对工程资料的整理归档都做出了相关说明和规定。但是，由于部分施工单位领导对于档案资料的整理归档工作不够重视，相关工作人员也缺乏管理意识，再加上相关部门监管力度不够，导致在工程竣工之后，工程档案资料不够完整，不仅延误了建筑工程档案的递交，也无法很好的反映建筑工程的施工质量。
3.2 缺乏科学的工程资料保存机制 目前，很多施工单位在整个建设工程结束之后，对于相关资料文件的收集整理不够重视，对于竣工后的工程文件资料没有按照相关规定进行规范的装订和管理，缺乏科学的工程资料保存机制，极易造成工程资料的混乱和丢失。工程资料保存机制不健全，使得资料的整理归档工作并不能为工程资料的完整性和准确性提供保障，甚至给单位造成经济损失。
4 工程资料整理归档问题的解决办法
4.1 提高对工程资料整理归档的重要性认识 为了提高施工单位对工程资料整理归档的重视，提高相关工作人员的工程资料管理意识是关键。首先，要切实加强工程资料整理归档的有关规章制度建设，并通过开展不同形式的宣传教育活动，来提高人们的工程资料管理意识，学习相关方面的专业知识，使其充分认识到工程档案资料管理的意义与价值，并按照相关制度规定逐步规范自身的行为，不断提高建筑工程管理人员的档案资料管理意识。最终使得档案资料整理归档工作能够顺利进行，为提高工程的质量，提升企业形象打下坚实的基础。
4.2 注重对工程施工资料和物资试验相关资料的整理 施工的过程也是工程资料形成的过程，因此，单位要根据工程开展的进度和环节进行资料的整理。首先，施工过程中要根据施工和报检资料的顺序进行工程资料的积累和分类存放，一直到整个工程竣工验收；其次，还要对施工过程中使用的水泥、钢筋等原材料的试验数据资料进行收集整理，并按施工时间顺序和试验类别分类存放，保证工程资料的真实性；然后，还要对竣工图表、会议记录、相关影像资料等进行整理，保证工程资料的完整性和多样性。
4.3 规范资料的收集过程，保证工程资料的完整性和真实性 为了确保工程资料的完整， 工程资料表格的填写、收集和整理必须按工程资料管理的目录来进行，对于遗漏、破损的工程资料文件需要補齐，并确保后补资料的真实性，这样才能有效保证工程资料不丢项， 并且与工程质量实际情况相符，只有保证工程资料的完整性和真实性，才能方便对工程质量的控制，也为后期的质量监督检查工作提供可靠的依据。
4.4 加强对工程资料整理人员的培训 目前，由于单位领导不够重视，相关的管理制度还不够完善，没有规范的、完整的资料整理手册，标准也很难统一，导致工程资料整理归档工作难以科学高效的进行。因此，单位可以组织一批资深的老资料员在单位内开展资料整理培训讲座，或者举办新老资料员交流会，帮助新手解决工程资料整理归档过程中遇到的实际问题，从而提高工作效率。
4.5 要严格把关竣工验收资料的收集整理归档过程 在工程竣工验收阶段，工程项目管理监督部门要严格把好审查验收关，对各承包商单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更设计的落实情况，认真审查工程资料是否完整，签证是否完备，组卷排列是否合理等。确保竣工档案的真实性和准确性，使其竣工档案资料在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。
5 结语
整理与归档 篇12
一、建设工程文件归档整理范围所遇到的问题
(一) 归档范围大, 难以到位。一方面《建设工程文件归档范围和保管期限表》将建设工程竣工资料共分为5个大类, 144个小类, 范围宽泛、数量繁多, 有相当一部分内容在实际工作中很难到位。譬如决算文件, 在工程竣工以后相当长一段时间都难以产生, 要求急需领房产证的建设单位提供、移交归档, 不切实际, 这就为城建档案机构完整、系统地收集城建档案工作带来困难。另一方面, 在建设工程中产生的一些重要文件在范围中没有体现, 如前期的发改委立项批复, 还有规划局产生的规划定点图等, 容易造成报建单位的疏漏, 这都需要业务人员另附说明, 详解理由, 增加工作量。
(二) 内容繁多, 分类较粗。归档范围的内容宽泛, 但不细致, 主要体现在以下几个方面:1.《归档范围》将房屋工程和市政工程建设竣工档案资料全部揉捏在一起, 给第一次移交建设工程档案资料的建设单位造成困扰, 感觉资料繁多, 难以收集, 导致一些单位直接跳过城建档案馆办理房产手续, 造成资料的流失。2. 随着建造工艺的不断提高, 政府对工程验收要求更加严格, 很多竣工验收的重要资料如节能、保温资料等都没有包括进去, 与质监站新出的质量验收标准存在一定的差距。3. 将长期与短期的资料全部放在一起, 导致有些单位将不需要移交的竣工资料移交城建档案馆, 加重了工作人员的工作量, 影响了工作人员的审核速度, 给原本人手就比较紧张的审核部门增加了负担。4.分类资料重复, 如监理单位、施工单位负责人名单, 工程概况表、工程竣工总结, 在监理资料与施工资料中都有所体现, 造成资料的重复移交, 浪费资源。
(三) 与当代发展相脱节。随着社会的发展、科学技术的进步, 《整理规范》与我省城建档案实际工作发展的需要有点脱节。城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾。随着城市发展的加快, 江苏省多个城市开始了轨道交通建设, 但是《整理规范》对这方面的竣工资料要求还是一片空白, 这将对以后城建档案馆接收资料造成很大的困扰。虽然《整理规范》对推进城建档案规范化、科学化起到一定作用, 但已不能适应我省改革开放和现代化城市建设的需要, 仍需进一步完善和规范。
二、解决《整理规范》与实际工作产生矛盾的对策
(一) 领导重视, 修订地方性法规。法律法规是保证城建档案工作稳步可持续发展的有利保障, 加强制度建设, 依法治档是工作顺利开展的先决条件。在贯彻《整理规范》的原则下, 根据我省情况, 制定符合我省发展实际的城建档案地方性法规, 保证工程文件归档内容系统、完整、合理有序、操作熟悉方便, 规范全省建设工程文件归档整理标准, 提高全省建设工程档案质量, 督促工程基础管理工作, 促进建设工程质量, 使城建档案的业务工作正常化、制度化、程序化;并通过宣传, 从而为依法治档创造良好的舆论氛围, 确保城建档案工作健康、有序发展。使江苏省城建档案事业的发展步入一个全新的快速发展阶段。
(二) 取其精华, 使其更适应现代化城建档案的发展需要。《整理规范》作为城建档案法规标杆, 兼容了各地的情况。但是从另一方面说, 又忽略了各地发展的特殊性, 对实际操作存在一定的矛盾。所以, 我们需要根据实际, 1. 将《整理规范》中符合实际工作要求的项目保留下来, 如5大分类。2. 将短期不需要移交的项目从中剔除, 使建设单位报建资料时更加清楚、明白哪些需要移交哪些不需要移交。3. 将前期需要的发改委批复、规划定点图等之前没有明确加入进去, 施工资料结合质检站的新要求标准, 将节能、保温等施工、竣工资料添加进去。4. 将不符合实际操作的如决算文件、重复收集的如监理、施工单位负责人名单、工程概况表等删除。
(三) 细化类别, 增加特殊城建档案归档内容。时代的进步和社会需求的变化都要求城建档案不断走向现代化, 为了符合城市建设发展的需要, 逐步实现我市城建档案的科学化、规范化管理, 在法律法规方面也应该与时俱进。