归档体系（共4篇）
归档体系 篇1
以信息化提高核心竞争力或提高政府的工作效率, 已是大势所趋, 是确保单位生存发展, 政府工作顺畅的重要手段。但是, 目前仍有许多单位或政府机关没有建立安全、高效的业务处理和电子文档处理体系。随着信息科学技术的进一步发展, 使得电子文档归档及移交体系的建立已成为档案部门必须解决的新课题。在高度重视信息安全的今天, 建立健全该体系能够规范电子文件的归档与管理工作, 维护源文件的真实性完整性和有效性, 确保重要电子文档的信息可用性和安全性。下文就电子文档中一系列问题形成体系化管理进行探讨, 提出解决方案。
1 电子文档归档及移交体系建立的原则与要求
电子文档的归档及移交管理, 应遵循单位活动中产生有价值电子文件归档的原则。为了有效确保以及维护业务数据电子文档的真实性、完整性、保密性和长期保存性, 确保归档电子公文得到科学的利用和有效的保管, 电子文档还应遵循业务数据电子文档归档及移档体系全程管理和文档一体化管理原则。该体系保证电子文档内容的完整性和数据结构的安全性, 保证在处理数据时流畅, 精确。
1.1 归档要求
文件形产生单位或信息采集部门定时向相关档案部门提交经过鉴定的电子文档, 并按照电子文档管理规定的格式将文件存至安全无病毒的符合保管期限要求的脱机载体上, 以确保源文件的真实性, 安全性和可利用性。
1.2 移交要求
相关部门应对已归档的电子文件按照有关规定进行检验。检验合格后, 如期将电子文档移交至档案保管部门, 进行集中保管。在已联网, 确保环境安全的情况下, 在网络上可进行已归档的电子文件的移交和接收工作, 但仍需办理相应手续。
2 电子文档归档体系建立时应注意的要点
2.1 鉴定
2.1.1 应该鉴定电子文件的真实性、完整性、有效性, 之后确定密级、归档范围和划定保管期限。
2.1.2 电子文件的归档范围应包括相应的背景信息和元数据, 并按照国家档案归档规范执行。
2.1.3 划分电子文件保管期限。参照国家关于纸质文件的归档移交处理办法划分保管期限。
2.2 检测
档案部门在进行应归档, 移交工作时, 应对电子文件的基本内容进行检测。硬件环境的是否有效, 及其信息的记录格式, 是否感染病毒等都属于检测范围。
2.3 归档
应按照鉴定标识进行电子文件的归档。此过程一般两步, 首先对实时进行的归档做逻辑归档, 之后定期完成物理归档。归档时, 要充分考虑电子文件的技术因素, 如:技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等。在归档工作中, 若将电子文件是从网络直接转到档案部门, 存储位置式和格式不做改变。
3 电子文档移交体系建立时应注意的要点
3.1 移交、接收检验
3.1.1 电子文档产生单位在提交文件和档
案部门接受文件之前, 双方均应该对每个载体进行检测, 完全合格后才可归档。
3.1.2 检验项目如下:
载体有无划痕, 是否清洁;其文件上是否携带有病毒;查看电子文件的登记表、软件、说明资料等证件是否属实。
3.1.3 单位或政府档案部门应按照规定对归档或移交的电子文档做逐一验收。
对于其中不合规范者应勒令其退回发送单位重新制作, 并再次对其进行检验。
3.2 移交手续
电子文件验收合格后, 填写《归档电子文件移交、验收检验登记表》并签字, 盖章。检验登记表一式两份, 档案部门自存一份, 另一份交予电子文件形成单位。
4 电子文件归档移交体系优化措施
(1) 归档, 移交电子文档保管方面; (2) 归档载体应作防写处理。避免擦;划、触摸记录涂层;单片载体应装盒, 竖立存放, 且避免挤压; (3) 存放时应远离强磁场、强热源, 并与有害气体隔离; (4) 环境温度选定范围:17℃-20℃;相对湿度选定范围:35%-45%。
4.1 电子文档体系健全措施
电子文件归档体系是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新管理模式。为了保障文档能够及时归档, 并被安全的存储已备今后使用, 单位, 政府各单位应将该体系列入发展规划当中, 重视其发展。
4.1.1 建立电子文件网络归档专用系统。
将本单位档案部门的计算机与其他电子文件生成源计算机连成一体, 建立专用计算机电子文档归档, 移交网络系统, 这样, 就能及时把各种电子文档通过专用系统传递给档案部门, 再有档案部门进行筛选有保存价值文档进行储存。同时, 各部门要通力合作, 将文档, 音频, 视频各种格式的文件统一交由档案部门处理。
4.1.2 将电子文档归档移交等一系列业务交由计算机与信息管理部门负责。
计算机与信息管理部门技术优势明显, 条件便利, 具有处理电子文档相关工作的充足的经验。再者, 该部门负责具体实行规划、统筹电子文档活动, 开发集中统一的信息管理系统。
4.1.3 档案部门必须对所有电子文档产生
的、有一定价值的电子文档进行脱机存储, 软磁盘、优盘等移动存储设备是存在病毒以及被盗取风险的, 所以不允许该类移动存储设备作为文件长期储存的载体, 脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘, 一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
4.1.4 对于特殊的加密电子文档, 归档时, 应在解密后进行脱机保存。
在存储电子文件的载体或者装具上注明检索表示, 方便查找, 调用。在装载了国家级要文件和重大机密电子文档的脱机载体或其它工具上, 还应当标注相应的保密级别与保密期限, 并按照国家相应的保密法律法规的规定进行管理。
采取何种电子文件归档及移交途径并不是最重要的, 最关键是要关注电子文档的真实性、完整性、有效性与安全性。于此同时, 档案部门及相关联部门必须积极参与其中, 通力协作, 保障电子文件归档及移交体系的正常运行。
4.2 建立电子文件归档管理的质量体系
4.2.1 保证电子文档的真实性。
无论电子文档的归档格式与其生成、发送或接收的格式是否相同, 档案部门都必须能够将原先发送或接收文件的源文件复原, 能够记录电子文档生成, 发送, 归档的全过程, 保证其文件的绝对可靠。此外, 对电子文件的形成、记录, 归档也要实行有效的监控, 保证管理工作的连续性且能够得到电子文档的发送、接收时间。
4.2.2 保障电子文件的完整性。
在确保电子文档及对应的纸质或其它不同形式的文件存在的同时, 还应确保应归档的电子文件全部归档, 电子文档形式的文件应与其他形式文件载体同时归档, 并切实保证其在格式, 内容, 相关说明及描述上的完全一致。
4.2.3 保障电子文件的有效性。
必须保证随时能够调出电子文档中的任意内容, 能有效地再现电子文档中所记载的内容, 一些机密或重要电子文件要保证气长期有效性, 还要保证随着存储脱机载体软、硬件的升级换代及时做好文件的迁移工作。
4.2.4 保障电子文件的安全性。
按照相关规定, 经过文件鉴定后, 将上一年的电子文档于次年6月向单位档案部门进行归档移交。有条件的单位, 可在文件形成的三个月内, 办理相关手续, 将其向本单位档案部门进行在线移交。
5 结语
建立有效的电子文档归档, 移交体系能够很大程度提高单位或政府部门档案资料的安全性, 可利用性以及真实性。由于受种种条件的制约, 目前该体系的建立工作仍是目前档案部门面临的一个重要课题, 如何规划发展还是一个亟待解决的难题, 但是, 困难与机会并存, 我们要有勇于创新的精神, 抓住机遇, 迎接挑战, 做好自身工作, 以确保电子文档归档及移交体系的有效使用
摘要：本文在对电子文件归档及移交的市场调研的基础上, 探讨了当前电子文件归档及移交体系普遍存在的问题和解决方法, 出了其体系建立的方法。
关键词：电子文件,归档及移交体系,解决措施
参考文献
[1]电子文件归档与电子档案管理办法, 2000.1.
[2]安信天元企业内部业务数据电子文档处理、交换、归档和信息安全, 2007.6.
[3]帕克公司项目部电子文档归档管理办法, 2010.08.19.
归档体系 篇2
一、电子文件归档与移交体系的构建要求
电子文件归档与移交体系的构建应该以单位或机构活动中产生的有利用价值的电子文件的归档为主要原则,并尽量确保电子数据及相关电子文档的真实性、可靠性。 此外,电子文件的归档与移交体系构建还应遵循业务数据的电子文档归档及移交的全过程管理以及文档一体化的原则, 进而在保证业务数据完整性的同时,确保其具有较高的安全性[1]。 根据上述原则,对电子文件的归档要求作出如下规定:信息采集部门或电子文件的形成单位在对文件的安全性、完整性和真实性进行全面鉴定之后,定期将其提交给有关档案部门, 并以电子文件管理所规定的格式将其存放在无病毒,且安全性较高的脱机载体上。此外,还需保证此脱机载体符合电子文件的保管期限,进而确保源文件自身的真实性与可利用性。 同理,根据电子文件的归档与移交体系的构建原则,对电子文件的移交体系的构建要求作出如下分析:相关部门需要按照有关规定对已经归档的电子文件进行检验,待检验合格后,将电子文件及时移交给档案保管部门, 并由档案保管部门对电子文件进行集中保管。 当计算机处于联网状态且确保其所处网络环境相对安全的前提下,在网络中便可进行归档电子文件移交与接收工作。
二、电子文件归档体系与移交体系的构建要点
1.归档体系构建要点。
( 1) 鉴定 。 对即将归档的电子文件进行鉴定主要包括以下三方面内容:1应对电子文件的真实性、有效性、完整性进行全面鉴定,对于内容夸大不真实或部分内容残缺的电子文件,应返回文件形成阶段的各个部门,在重新整理文件内容后提交给文件归档管理部门进行鉴定。 在通过鉴定后,确定出电子文件的密级以及归档范围和保管期限。 2在归档范围方面,应该将源文件的背景信息和元数据纳入其中,并以国家档案的归档规范进一步去确定电子文件的归档范围。 3对电子文件的保管期限进行科学划分[2]。 电子文件的保管期限是文件归档中的重点工作,其不仅关系着电子文件的可利用性,而且对于冗余档案的清理并规范归档管理也具有重要的作用。 在划分电子文件的保管期限时,相关部门必须参照国家关于纸质文件归档以及移交管理办法中对文件期限划分的方法,进而对电子文件进行有效划分,确保其具有较强的可利用性。
( 2) 检测与归档 。 城市档案部门在进行电子文件的归档与移交工作时,应该对所形成或采集到的电子文件的工作内容进行全面的检测。 此外,还应对支持存储、分类或移交电子文件的硬件环境进行检测,并确定各部分硬件的功能以及信息记录的形式与格式。 在软件环境方面,除了对软件的性能和质量进行检测外,还需对其运行环境进行检测, 在确保当前运行环境中无病毒威胁后, 再进行电子文件的进一步归档工作[3]。 在归档时,需要以鉴定标识作为依据进行相应的归档工作。 在对当前,即实时进行的文件作出逻辑归档后,还需定期对其展开物理归档。
2.移交体系构建要点。
( 1) 电子文件的移交与接受检验 。 在电子文件的形成单位提交文件与档案接收部门接收文件前,形成单位与档案接收部门均应对携带档案的每个载体进行检测,检测的具体内容包括:载体是否存有划痕且是否清洁、电子文件中是否携带病毒以及电子文件的说明资料是否属实等。
( 2) 移交手续 。 在档案接收部门对所接收的电子文件验收合格后,应及时填写《 归档电子文件的验收、检验登记表》 一式两份, 并在签字盖章后,一份留存档案部门自行管理,另一份则需传至电子文件的形成单位,做好备份。
三、建立健全的电子文件归档与移交体系的有效措施
1.建立健全的电子文件体系 。
( 1) 基于电子文件网络归档的专用系统的构建 。 首先 ,将本单位档案部门的计算机同最初的档案形成部门的计算机相连,进而建立起专门的计算机电子文件归档与移交系统,通过此种做法来实现基于专用网络系统的电子文件由形成部门向档案部门传递的全过程。 其次,对于档案部门而言,其通过对所接收的电子文件进行分析,进而筛选出具有较高利用价值的各类文件进行储存[4]。 而对于统一单位负责电子文件归档与移交的不同部门而言,需要加强彼此合作,进而将以视频、音频、图像、文档等各种形式存在的电子文件统一传递给档案部门进行处理。
( 2) 基于计算机与信息管理部门负责的电子文件归档 、 移交工作。 与其他部门相比,计算机与信息管理部门在数据处理、档案分析与档案归类等工作方面具有明显的技术优势,加之对文件处理的条件较为优越, 且具有电子文件归档与移交方面的丰富经验,故将电子文件的归档与移交工作交由计算机与信息管理部门负责具有较强的可靠性。 此外,在电子文件体系的构建过程中,计算机与信息管理部门还负责规划执行、电子文件的统筹活动以及高度集中的统一信息管理系统的开发等工作。
( 3) 基于脱机储存的电子文件管理 。 当档案部门接收到电子文件的产生部门所传递的相关文件后,对其中具有较高利用价值的文件实施脱机存储。 在存储过程中,需要确保其存储环境的安全。 由于软磁盘以及优盘等移动存储设备具有较高的病毒和数据信息盗取风险,因此在实际的电子文件体系建设过程中,并不允许此类设备充当电子文件存储的载体[5]。 故在载体的选择方面,需要按照优质次序依次排列为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘和硬磁盘。
2.建立健全的电子文件归档管理的质量体系。
( 1) 确保电子文件的真实性 。 无论电子文件归档的格式是否同其形成、传输或是接收的格式相同,对于档案部门而言,其必须具备将最初发送或接收的源文件进行复原的能力,并且能够对电子文档的生成、传输、发送、接收与利用的全过程进行准确记录, 从根本上确保文件具有较强的真实性和可靠性[6]。
( 2) 确保电子文件的完整性 。 在保证电子文件以及与其对应的纸质文件分别以电子形式和纸质形式同时存在的基础上,还应保证所要归档的电子文件全部归档。 而在归档时间方面,要求电子文件的归档时间应该与其他形式( 纸质) 文件的归档时间保持一致,并仔细核对不同形式的文件格式、内容与相关说明,以确保电子文件本身的完整性。
( 3) 确保电子文件的有效性 。 电子文件的有效性主要表现在以下两个方面:第一,内容上的高度统一。 档案部门在进行电子文件的调用时,要严格核对所调文件的任意内容能够对电子文件中所记载的全部内容进行重现。 而对于部分具有较高机密或极其重要的电子文件还需保证其长期有效性;第二,文件迁移的匹配性。 所谓文件迁移的匹配性是指随着相关脱机载体软、硬件的不断升级,存储在原脱机载体软、硬件中的资料也应发生相应迁移,进而使得档案部门可以及时调用经升级后迁移到脱机载体软、硬件中的电子文件,确保文件具有较高的可靠性[7]。
( 4) 确保电子文件的安全性 。 确保电子文件安全性的做法如下:档案鉴定部门按照国家及地方有关规定,在对电子文件生成部门所提交的文件进行鉴定后,将上一年的电子文件在本年度的6月份向档案部门进行归档并移交 , 从整体上确保电子文件本身的安全性。
本文以电子文件归档与移交体系的构建作为研究对象,通过对其归档与移交体系构建的要求进行分析得知,无论是电子文件的归档体系还是其移交体系的构建, 均应保证文件本身的有效性、完整性、安全性以及可利用性。 在此基础上,本文从建立健全的电子文件体系及电子文件归档管理的质量体系两方面对电子文件归档与移交体系建立的有效措施展开了深入研究。 可见,未来加强对基于电子文件归档与移交体系的构建方法的研究与应用力度,对于保证城市建设档案的完整性与安全性并有效推动我国城市化建设具有重要的历史作用和现实意义。
摘要：本文以基于电子文件归档与移交体系的构建作为研究对象,通过对电子文件归档与移交体系的构建要求进行分析,在结合体系构建要点的基础上,对电子文件归档与移交体系的有效方法展开了深入研究。
归档体系 篇3
一、高校科研档案归档存在的问题
科研档案作为高校档案的重要门类,其单独设类有着重要的意义:首先,它完全改变了将各类文书文件以及科研文件共同收集和处理的方式,针对科研工作的各个阶段对档案收集的各项工作提出了具体的要求,但与此同时,根据对一些高校档案馆的调查,仅有少量的上级传达的科研工作方面的文件进行了归档处理,而在科研工作中形成的管理性文件却很少进行归档,如科研成果文件、研究经费文件等。这对科研档案的完整性、准确性和系统性构成了很大的威胁,更难以对科研档案进行详细的开发和利用。而具体来说,科研档案的安全隐患集中在以下方面:首先,许多档案部门的兼职档案员工作过于繁忙,不能严格按照相关标准进行归档工作,档案工作的进行缺乏规范化。第二,由于工作人员的调动,科研档案有随意销毁的可能性,这在很大程度上会影响档案工作的质量。第三,科研部门未设置足够的安全设施对相关档案进行保护。在档案管理过程当中,所收集的档案质量参差不齐,甚至残缺不全的现象时有发生,比如说,许多科研项目材料不齐,如只有立项批文,缺少立项合同,这与许多科研人员故意隐藏科研档案的行为有着直接关系,这种低质量的科研档案会严重影响科研档案的真实性和准确性,也对高校科研项目的发展产生巨大的负面影响。
二、高校科研档案归档存在问题的原因
在档案管理工作当中,各级领导未能足够重视科研档案的集中管理问题,只是在工作当中希望方便自己部门的工作,没有考虑到科研档案的利用问题,更未能及时将科研档案集中统一到学校档案馆当中进行合理管理,造成科研档案归档工作进行得不够顺利,且档案利用效率低,未能起到为高校科研工作服务的作用。
1.科研人员未能恰当认识知识产权问题。科研人员没有正确的知识产权意识,对自身档案的保护意识较强,绝大多数科研人员不愿意将自身科研项目的核心档案资料交给相关管理部门。他们将这些资料看做自身的财产,需要保护其私有性,甚至怕学校档案馆泄露其资料,影响科研成果的竞争力,尤其是在职称、奖励等因素的驱动下,更加不愿泄露自己的核心研究材料。但我们应该看出,在现今的科研体制下,高校的研究经费来源于国家的拨款,因此,任何高校都没有能力来承担某一创新性科研项目;而与此同时,在从事任何科研项目时,学校科研人员不得以个人名义必须以单位名义进行科研,因此,科研的技术核心资料不属于项目的主持人科研人员,不是科研人员的私人财产,它同时属于学校和国家的。因此,这些科研成果档案需要根据要求归入学校档案馆。
2. 学校综合档案馆没有实行正确有效的科研档案归档问题宣传策略。面对科研档案呈现空白的现状,高校的档案管理部门,尤其是学校综合档案馆未能针对问题深入基层进行相应的调查工作,找出事情发生的原因并提出相应的解决措施,尤其是未能针对学校科研工作的特点,进行科研档案问题的宣传工作,更没有深入到科研工作一线,对建档工作进行指导,尤其由于档案员自身的素质问题, 他们在工作中往往缺乏积极性和主动性,未能认识到科研档案集中管理的重要性,缺乏相应的理论知识和实践知识,对科研档案不归档的现状不予理睬,没有采取有效措施。
3.档案管理工作人员素质有待提高。根据《档案馆(室)业务文件汇编》的规定:科研管理部门负责管理文件归档,各课题组直接向档案部门归档。研究课题在鉴定验收后两个月内归档。虽然许多制度都明确对科研档案管理工作提出了要求,但大量档案员对这些规定置若罔闻,甚至在工作中,未能明确科研工作和建档工作的四同步管理模式,这使档案管理工作很难开展下去。
4.发包单位的问题及其他因素。科研项目的发包单位对项目成果有兴趣,忽略了对项目完成后科研档案的收集工作,造成科研人员可以以各种理由(如涉及机密等)拒绝上交科研档案;而与此同时,另一个客观原因,是科研档案材料的性质所造成的,由于科研项目一般持续时间教材,所以,整理科研档案需要一定的时间跨度,尤其许多科研材料,需要跨年度才能完成,呈现出了明显的衔接性特点,就容易造成科研档案材料割裂的现象。
三、高校科研档案归档的相关对策
对于高校的档案管理工作来说,档案集中管理模式是高校档案工作发展的根本趋势和基本要求,因此,针对这一特征,高校科研档案归档工作应依照以下模式进行。
第一,工作人员的档案意识问题,直接影响着档案工作的进行和开展。因此,转变专职档案管理人员的工作态度,帮其树立正确的档案效益意识和价值意识,这是首要进行的。第二,需要专职档案人员扩大档案的宣传力度,向有关部门领导宣传《档案法》,帮助领导和个人树立正确的档案意识,使其在工作当中认识到科研档案在高校发展当中的重要性,引起他们对科研档案集中归档的高度重视。 第三,提高学校科研档案管理人员及科研人员的档案意识,使他们认识到科研档案和相关科研资料不是他们的私有财产,同时也是属于国家和集体的财产。在进行科研工作的过程当中,科研人员需要认真收集相关资料,配合档案管理部门工作,不以任何理由拒绝交出科研档案和相关资料。在对科研档案进行归档的过程当中,需要建立健全各项制度办法,如“集中统一管理制度”“归档制度”“归档分工制度”、“课题负责人立卷归档责任制”等制度,做到有法可依、 有章可循。而与此同时,在工作当中,相关的科研管理部门和高校档案馆需要对科研档案归档问题进行定时检查,针对所出现的问题提出一定的解决方法。对科研档案的归档问题,档案馆可以以年为单位进行检查,如果科研项目未经档案部分验收,科研管理部门可以不予承认,从而保证科研档案的完整性。在《高校档案实体分类法》 中,归档范围相对单一,并且严重偏向于自然科学。笔者根据多年的工作经验认为,归档范围应该在包含科研管理综合材料和科研项目材料的基础上,涵盖以下几个方面的材料:(1)科研成果材料:如教师公开出版的学术著作、公开发表的科研论文、科研获奖证书等。 (2)学术交流材料:学术报告、学术会议、专题讲座和访学经历等等。 (3)大学生科技活动材料:大学生科技活动材料也属于科研档案的范畴当中,包含大学生参加科研活动的材料,科技比赛的获奖项目,档案管理部门许多根据课题门类,对这些资料设置归档计划,针对周期短课题,研究任务结束后,就要及时一次性归档处理,而周期长的课题,要根据阶段进行归档。
一般情况下,结束科研项目后,项目负责人就需要整理好相关材料并进行归档,尤其是在上报成果、申报奖励时,科技成果专家审核委员需要对项目成果的真实性和创新性进行考证。而在这一步骤当中,档案管理部门相关人员也应该参与到评价当中,对相关材料的完整性和准确性进行考核。申报项目获奖后,其相关的获奖材料也应及时归档。高校对达到规定的获奖项目进行表彰奖励时,需要结合高校档案管理部门所提供的相关材料才能进行。首先,不管是专职档案管理人员,还是兼职管理人员都需要有一定的爱岗敬业精神和创新精神,在树立责任心和工作进取心的基础上,更要具备一定的专业知识和现代化办公技能,从而提高自身的职业素养。其次, 档案人员要积极进行工作,主动深入到各个部门,而在科研档案进入档案部门后,要及时查看档案的完整性和准确性,若发现残缺档案,要及时反馈,要以严谨的工作作风认真地收集国家科技资料,禁止任何单位或个人非法据为己有,要运用科研档案归档一定的规章制度。第三,科研档案人员要树立好服务意识,热情为高校提供优质服务,从而为提高高校的学术能力做出一定的贡献。
参考文献
[1]周莉.高校科研档案收集工作之我见[J].档案时空,2008(2).
[2]陈玉英.高校科研档案管理工作新探[J].湘潭师范学院学报,2008,30(3).
[3]赵凤月.高校科研档案管理的主要环节探析[J].通化师范学院学报.2008(12).
电子文件归档工作浅析 篇4
一、电子文件的归档
电子文件是20世纪90年代初才使用的一个词汇, 国外最早提出这一概念的文献是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。电子文件是指以数字代码形态存在, 通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。无论是纸质文件还是电子文件, 归档都是十分重要的环节, 在传统的纸质文件时代, 归档通常在文件处理程序完毕后进行, 而电子文件因其形成规律的特殊性, 归档工作会前移到电子文件生成之时。由于电子文件自身的技术特性、载体形式的多样性以及计算机管理的特殊要求, 决定了电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。
(一) 文书电子文件归档:
电子文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。
(二) 科技电子文件归档:
1.基建档案。对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。2.设备档案。应该附上电子文件内容说明和注意事项。
(三) 会计电子文件归档:
1.工资单。应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。2.账簿。光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、审核、记账等人员签名, 以增强真实性和凭证作用。
二、归档电子文件的保护
光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点, 必须制定保护措施, 定期将归档电子文件转储到光盘上。 (一) 光盘的保护:1.规范排放和使用。光盘应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 在使用过程中应避免摩擦和划痕。2.保持良好的温湿度环境。温度宜控制在14~24℃, 相对湿度40%~65%。3.注意避光。定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 光盘每5年转储一次。 (二) 电脑中的电子文件的保护:对电脑中电子文档要谨慎保管, 定期进行查毒, 必要时可设定密码锁或登录密码, 保证电子文件的安全性。
三、电子文件原始性的认定与维护
档案在法律上的凭证作用基于它的原始性, 而对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在: (一) 电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹。 (二) 电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。 (三) 电子计算机软硬件技术的不断更新换代使电子文件往往需要以自身结构、格式的改变为代价。 (四) 电子文件可以采用不同的方式输出。 (五) 电子文件可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出。 (六) 目前电子文件的签署还无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。电子文件原始性的技术维护措施:主要有加密、签署、消息认证、身份验证、设防火墙、防写措施等技术。这些技术对于维护电子文件的真实可靠性都有很好的效果。
四、电子文件归档的发展趋势
电子文件归档应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。三个部门相互协作、扬长避短, 发挥各自的优势, 共同推进电子文件归档工作。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。在光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前, 它与纸质档案将并存很长时间, 从长远看, 在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后, 可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案, 采取以光介质归档为主, 纸介质归档为辅的做法, 而对那些凭证价值较高的档案, 则采取以纸介质归档为主, 光介质归档为辅的做法。这样, 不但能够提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少档案的体积, 缓解库房紧张的状况。
综上所述, 电子文件归档管理工作是一项艰巨而长期的任务。只有深刻认识电子档案管理的重要性, 做好电子文件的归档管理工作, 深入开展开发档案信息资源, 才能在社会发展中发挥档案信息的更大作用。
参考文献
[1] .丁海斌.赵淑梅.电子文件管理基础[M].北京:中国档案出版社, 2007
[2] .邓影.电子文件归档中存在的问题及治理对策[J].福建电脑, 2008.11
[3] .徐义全.电子文件归档与电子文件管理概述[J].北京档案, 2001.1