档案归档管理制度

档案归档管理制度（共10篇）

档案归档管理制度 篇1

公司档案归档制度

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第一条 归档时间：

1、办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。

2、按年形成的文件，第二年上半年归档。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

5、工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

6、公司、各个部门决定性的会议文件材料随时归档。

7、各个公司离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励等随时归档。

8、属于人事方面的资料，各部门资料齐全后移交档案室；属于品种审定、项目申报、工程建设方面的，可根据进度移交。属于销售、生产方面的资料，本结束后移交档案室。第二条 归档范围

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

3、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

4、企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

5、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等，审计室存档。

6、企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。（上面要注明地址、姓名、传真号等对方的信息。）

7、企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。第三条 归档要求

1、凡属归档范围的文件资料，均由公司档案室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

2、归档的文件资料，原则上必须是原件，无原件者应进行文字说明，以备查；原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案室保存复印件。

3、应归档的文件材料要收集齐全、完整、分类清楚。

5、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

6、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，由各部门负责，方可办理调动、离职手续。各部门及时把有关资料移交档案室留档。

7、公司签订的合同及其与之有关的附件，结束后装订成册移交档案室，由档案室保存原件。各部门可根据需要经领导批准，留复印件。如有原件没移交档案室的追究当事人的责任。

对于在归档范围内没有及时归档或没归档的，视情节严重给予经济处罚。

注:各部门在归档过程中若有异议，可与档案管理员协商。

档案归档管理制度 篇2

一、归档制度的必要性

建立和健全归档制度是非常重要的。从档案形成来看, 档案产生于文件, 文件需要立卷归档才能转化成档案, 文书部门或业务部门从事归档工作, 是属于机关文书工作的最后一个环节, 同时也是档案室工作的第一个环节。从档案室的工作来看, 归档工作是文书工作与档案工作的结合部, 归档既是文书工作的内容, 也是档案工作的内容, 它是档案室收集工作的重要内容, 是档案室最基础的工作。档案室所从事的档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作, 都与归档工作的质量有关, 没有齐全、完整的档案, 要做好机关档案工作是不可能的事情。由此可以得出这样一个结论:没有归档制度, 或归档制度不健全, 就没有完整的档案, 也就没有健全的档案工作。

二、归档制度的内容

归档制度内容包括归档范围、归档时间和归档要求。

(一) 归档范围

归档范围就是指在一个单位产生的所有文件材料中需要归档的部分。国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定:凡是反映本机关工作活动, 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。包括工作活动中形成的公文、图表、录音、录像等各种形式和各种载体的文件。这些文件, 只要具有一定的保存价值, 哪怕只需要保存3年、5年、10年的, 也应当列入归档范围。

一个机关的文件材料, 哪些是属于归档范围呢?具体地说, 有以下几个方面:

一是上级机关的文件。主要是指上级机关发来的需要贯彻执行的各种文件。如上级机关领导针对本机关的讲话、指示;上级机关转发本机关的文件;代上级机关起草并被采用的文件最后草稿和印本等。

二是本机关形成的文件。这是归档范围的重点, 它包括本机关各类会议文件材料;本机关颁发的各种正式文件签发稿、印刷稿;机关内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;反映本机关历史沿革、组织原则、人员编制等基本历史面貌的文件材料。

三是同级机关和非隶属机关的文件。主要指非本机关业务, 但是需要执行的法规性文件;有关业务机关检查本机关工作所形成的文件, 以及与这些机关相互联系、协商工作形成的重要来往文书。

四是下级机关的文件。指下级机关报送的工作计划、总结、统计材料等;直属单位报送的重要的科技文件材料;下级机关报送的法规性备案文件材料, 等等。

(二) 归档时间

办理完毕的文件, 不是随时办理完毕, 就随时归档, 也不是时隔数年, 文件积压成堆之后再归档。什么时候归档比较好呢?一般来说, 以一年为界限, 一年归档一次, 年年归档, 文件年年清理完毕, 档案年年不断形成, 这样比较符合文件形成的规律。归档制度规定了文件归档时间是在文件形成后的第二年, 这是因为, 一年中有一些文件, 特别是年终文件, 诸如工作总结、评选先进材料等, 一般要到第二年年初才能形成并办理完毕, 因此, 文件立卷归档不能当年进行, 要到次年才能展开。归档工作有一定的要求, 年年不断, 工作量很大, 每次归档要进行一段时间, 是档案室一项繁重的任务。因此, 档案室若能明确规定立卷归档时间在次年上半年进行并完成, 效果就更好。这样, 档案室就能从这项年终繁重的工作中摆脱出来, 能有更多的时间从事档案的保管、编目、利用、编研等其他业务活动。

(三) 归档的质量要求

归档案卷质量总的要求是?遵循文件材料的形成规律和特点, 保持文件材料之间的内在有机联系, 区分不同利用价值, 有利于保管和使用。

首先, 归档文件材料要完整、齐全。完整就是要使归档的档案有一定数量, 每份文件页数完整, 档案不遗漏、不残缺;齐全就是要做到归档的部门齐全, 档案门类齐全。

其次, 归档文件材料要系统并有条理。对于准备归档的文件材料, 要分类进行组卷, 尽量保持它们的内在联系, 按照它们不同的保存价值, 确立保管年限, 进行合理立卷, 使归档文件分类科学、系统, 能较好地反映出本单位工作活动面貌。在立卷时, 要求将文件的正件与附件, 印件与定稿、请示与批复、文件与电报等统一立卷, 不得分散。跨年度的文件, 立卷时要选择有针对性地一年立卷归档。在进行每卷文件排序时, 必须科学合理安排文件的排列顺序, 一般按时间先后排列, 但对于同一事物的同一文件, 应按统一规定进行。

谈高校照片档案的归档管理 篇3

摘要：照片归档工作是高校档案管理中的一项重要内容，如何发挥照片的最大价值，取决于档案管理者对照片档案归档的规范程度，纸质照片和数码照片都需要规范管理，需要各方面配合共同做好照片的归档工作，服务高效建设

关键词：照片归档管理

0引言

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《中华人民共和国档案法》档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。在档案管理中，照片扮演着记载各政府机关公务、企业生产、学术及科学研究等方面重要的辅助角色。照片档案以直接且逼真的影像将信息传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，故更具有感染力。

照片起始于法国，1826年法国的一个夏天，Joseph Niepce拍下了世界上第一张照片。照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。

在档案管理中，照片以直接且逼真的影像将咨讯传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，更具有感染力。由于其独特的记录形式，在档案利用中发挥了重要的作用，如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。在河南大学建校90周年举办校史展和出版画册，琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校90年来的发展历程，使学生通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就，激发学生爱国爱校的感情，收到良好的效果。

1照片档案归档范围

记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片领导人和著名人物，参加与本单位有关的重大公务活动照片，本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片，记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片，记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片，其他具有保存价值的照片。

2照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛，但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要进一步的文字说明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明，在归档过程中一定要注意及时注解说明。

2.1照片档案的整理照片档案卷内目录的项目包括：照片号底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿，一张底片或～组相关的底片为一个保管单位，编一个底片号。如果是一组底片，在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的，对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号一底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

2.2数码照片归档的管理数码照片档案一般由数字图像(照片)、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TlFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。如无法转换，则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片的线数应不低于600dpi。用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到1200～2400dpi。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。归档时应标明互见号，格式为，全宗号一光盘号一照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号一册号一张号(标注于数码照片的文字说明中)。

3照片归档管理注意事项

照片归档管理事关以后的查询使用。全校上下尤其各级领导干部都应该高度重视，防范在先，未雨绸缪。

3.1提高认识，加强领导。加强一级归档，完善二级管理。可根据工作需要对归档照片进行管理上的适当调整，加强和完善二级照片档案管理，建立以院系为主的二级档案保管单位，档案馆做好二级目录的收集工作，加强二级照片档案监督指导力度，使照片档案更加齐全完整，也为教育部的再次评估打下良好的基础。

3.2制定措施，落实制度。学校早就制定并下发了包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循，真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式，及时做好照片档案的归档整理工作。档案馆还要及时进行照片归档提醒、催交、筛选、剔除和编目、说明等整理工作，可采取多种方式，通过接收、征集、交换、复制、购买等多种手段，多渠道、多途径开展照片档案的收集归档工作，并随时进行规范整理和保存。

3.3长期重视，持之以恒。日复一日，年复一年，照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持，不落实，不执行，即使有再完善的制度，也只能流于形式，甚至成为笑谈。要真正实现照片档案的长期保存、有效利用，只有全校上下长期重视，高度重视，努力做档案工作的有心人，不因单位领导和档案管理员职务、岗位变动等诸多因素而忽视档案工作才行。

档案归档管理制度 篇4

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文书档案立卷归档制度

一、文件材料的收集管理

（一）坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

（二）凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合办公室统一收集管理。

（三）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

（四）各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的一月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

二、归档范围

（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

（二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

（四）本公司的请示与上级机关的批复。

（五）本公司反映主要职能活动的报告、总结。

（六）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计

报表及简报。

（七）信访工作材料。

（八）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（九）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

（十）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

三、平时归卷

（一）各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

（二）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

（三）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

（四）专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

四、立卷(案卷质量要求)

（一）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

（二）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（三）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

（五）不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

（六）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（七）卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

（八）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

（九）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

（十）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

（十一）案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（十二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

执法档案立卷归档制度（精选） 篇5

为了做好药品监督管理执法档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在药品监督管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、药品监督管理执法档案的立卷，以药品监督管理执法档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

档案归档管理制度 篇6

为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作。根据中组部及省、市有关规定，结合我局实际，特建立健全本局干部人事档案收集归档管理制度。

一、指导思想

干部人事档案材料，是党组织和组织人事部门历史地全面地考察了解干部和正确选拔使用人才的重要依据。因此，在材料的收集中要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为组织决策工作服务，为环保队伍可持续发展服务。

二、主要收集范围

1、干部、职工的履历表、简历表、登记表；自传和属于自传性质的材料。

2、考察、考核干部工作中形成的有关材料：鉴定（自我鉴定）、考察、考核材料、考核登记表等。

3、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：国家承认的各类学历教育的学生（学员）登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、学位、学历证明书；三个月以上培训结业成绩登记表、学习鉴定等。

4、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、聘任专业技术职务审批表，初定、套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

5、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见或情况说明；作为结论依据的调查证明、证据材料。更改姓名、参加工作时间等形成的有关材料。

6、党、团组织建设工作中形成的有关材料：入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、转正申请、入党政审材料、入党积极分子考察登记表、党员登记表、民主评议党员等材料；入团志愿书、申请书、退团材料；加入民主党派的有关材料。

7、表彰奖励活动中的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家，国家科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表。先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等表彰材料。

8、纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书等材料。

9、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括考察材料）；干部调动鉴定、退（离）休审批表等，考试录用和聘用干部工作中形成的材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

10、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

11、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表等。

12、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。

13、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定残疾等级的有关材料。新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

14、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书。

三、收集方法

1、建立健全由局人事处牵头，局属各单位人事干部（或指定专人）分工负责收集管理干部人事档案材料的收集管理网络。

2、形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内按要求将材料送交人事处分管干部。

3、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，有计划地收集新形成的材料，做到每季度收集一次，年终汇总整理。同时要及时将收到的材料归入档案袋内，每两年装订入卷归档一次。

4、局人事部门应根据工作需要，适时布置填写干部履历表及时充实档案内容。

四、归档要求

1、收集归档材料，必须是办理完毕的正式材料。要求真实、完整齐全、手续完备、文字清楚、对象明确并写明承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如考核结果、退休退养审批表、审查结论、处分决定等），一般应由本人签字，特殊情况下可由组织注明。

3、对于手续不完备或不规范的材料要及时退回材料形成部门补办手续，限期15天内返回。对不属于进档的材料要及时转往有关部门或退还本人。

4、档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

5、干部人事档案工作人员，要忠于职守，熟悉业务，掌握政策，认真鉴别，严格把关，保守机密。认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。

档案管理中归档的提升方法 篇7

关键词：企业档案,档案管理工作,规范化,归档率,信息流通使用最大化

作为档案管理人，我们清醒地知道，企业档案是现代企业信息资源的基本形式，现代企业档案管理的性质其实就是知识管理，我们所做的一切都是为了在保障公司档案实体安全的同时，有效开发利用档案信息资源，充分发挥档案的历史查考、管理经验积累与法律凭证作用，更好地为公司业务开展及客户提供档案信息服务。但是怎样能把档案管理工作做到规范化、系统化、信息流通使用最大化，是值得我们档案人思考的问题。我对本公司的档案遗留归档工作，以及档案的信息共享进行剖析，与大家共享。

我在档案统计中发现，档案保管和收集整理存在诸多问题，主要有以下三方面：第一，档案收集不全面、不及时。归档范围里面明确提到的应归档案，仍然有很多沉淀在基层;公司基建类档案、科技档案出现3年的断档，运营管理类档案信息不全面。第二，档案的规范化工作做得不够。以前已入库档案有些未作规范整理;档案的频繁翻阅对原件会造成较大破损，借出信息不全面，导致原件归还时错位;对档案库房也缺乏档案安全防护措施和实施规范，导致很多档案面临包括虫噬、鼠咬、温湿度失衡等隐患。第三，档案在收集和整理工作上占了较多的时间，但是在利用信息这一块占的时间也与整理占有同样的比重，因为档案保管均为纸质的形式，所以查找文件都要跑到档案室，既浪费了时间，又给档案的保管带来了隐患。用百分比来说明：公司的人员一般要用80%时间来收集信息，20%时间用于决策。

为了改善这些状况，挽救即将流失的档案信息，我们推出了档案规范化和归档率提升计划。结合文件规范化的整理整顿概念，加大档案收集力度，在全公司范围内分阶段搜集整理沉淀的历史档案。经过近一年的持续努力，档案规范化和归档率状况得到了根本性的改善。归纳起来，我们的经验主要有以下几点。

一、明确目标，坚持信念，突破重点。

原始档案具有维护企业经济利益和法律权益，同时档案是承载企业信息、提供精准经营数据和业务拓展、科技活动的数据依据。所以说档案管理无小事，任何一点缺失，对某一特定事件来讲就有可能是重大的损失。因此将档案管理工作定位为重要工作，在推进中始终坚守着要把这项重要工作做好的信念。根据现状设定了非常明确、具体的目标，充分设想到了各种困难，划定了工作重点，并为此做了精心的任务分解。我们首先解决了其中最为关键的档案分类不适用、归档范围不明确等问题，成功地打开了工作的突破口。

二、完善档案制度。

由于公司负责档案分级管理的人员并非专业档案人员，往往对于什么样的档案该归档、该怎样归档并不是很清楚。我们结合本公司的业务特点和公司的架构体系重新完善了《档案管理程序》等多个档案制度。为了使制度既有指导性和实用性，又符合公司的架构体系，我们把各部门的文件范围摸清楚、做足功课，从各部门的架构、职位、文件产生及输出等开始收集，草拟范围后多次与各部门的经理和档案人员沟通确认，最终将档案归档范围非常清晰地确定下来。事实证明，拟定更全面的《档案密级分类》《档案归档范围》和《库房管理办法》，从根本上改善了档案分类不科学及归档范围不明确状况，让档案库房的隐患降到了最低，同时也让档案管理人员在操作时有了准确的依据。

三、建立充分的组织保障。

这样的档案库存量，这样大的档案问题，只靠一个档案部门、一个专业档案管理员的力量，是无法应对的。为此我们组建了档案规范化和归档率提升的项目组，将各部门的档案管理接口人纳入我们的推进小组，发动、建立起了一个覆盖全公司各个档案使用、搜集部门的项目推进网络。这为我们下一步推进实施工作奠定了充分的人力基础。

四、充分理解各部门的难处，在推进过程中，更多采用的是培训、帮扶的办法，而不是简单地跟催。

在档案管理的整个过程中，最难的是收集。我在收集的过程中，充分了解各部门的收集和整理的难点，按照实际的难度系数来制订档案收集整理计划，遵循计划，分批整理，分批移到档案室。并组织各部门档案专员学习档案相关制度及整理技巧，使档案工作能够顺畅进行。同时采取比、学、赶、帮的工作方法，充分调动每个参与者的积极性，让档案基础较弱的同事到档案室参观学习，逐一分步讲解，对已移交的档案反复核查指导。短短不到一年的时间，接收档案500卷(不含财务档案)，整理档案共334卷。这些成绩是档案室有史以来接收档案最多的一年，是以前每年接收档案的两至三倍。

五、整个档案管理工作都紧紧围绕能给各业务部门带来增益服务的原则来实施。

结合5S概念，将各部门堆积无序的文件重新整理。对于经常查阅的合同档案和工程档案都按规范模式整理，减少了查询文件的时间，也给各部门腾出了更多的空间，让使用者能更轻松地查到所需的信息。通过这些文件的整理和历史档案的归档移交，使各部门档案工作达到了增益的效果，同时也赢得了各部门的重视和大力配合。

六、加强交流与沟通。

千方百计建立交流沟通渠道。例如通过档案组编写每月一期《档案管理通讯》电子期刊，对档案知识、档案的整理方法宣传贯彻，并对档案工作推进进度及情况进行实时跟踪公布，进一步让各部门的档案人员加深档案收集整理的意识;组织分级档案管理员去做得好的分级管理部门学习参观，分享他们的档案整理经验，让大家在相互交流中互帮互学，形成良好的比、学、赶、帮的工作氛围。

七、建立档案信息化平台。

建立完善的档案信息系统，将档案进行信息化，使用电子档案软件管理档案。通过有效的授权和审批管理，档案查阅者坐在自己的电脑前，就可以方便地查阅到准确的档案信息。既减少了档案的耗损，又节省了档案查阅者的时间，从而提高了档案的利用率，提升了整个档案管理工作的效率，对移动办公的实现也是一个很大的推进。凭借这一良好的信息建设基础，员工可以用最快捷的方法获得其工作所需要的信息资料，让员工潜力的发挥再也不受到信息资料缺乏的限制，同时让档案的信息流通最大化。

档案归档管理制度 篇8

按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2014年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》（京档发[2014]3号）（以下简称《办法》）。本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。

一、适用范围

（一）实施范围

本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其他组织参照执行。

（二）工作范围

《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。

（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设

《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模式、使用范围和功能边界。

1.建设模式

运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。

2.使用范围

覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。

3.功能边界

起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。

二、名词释疑

本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归档”的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。

（一）电子文件

按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副本，二是用于纸质文件起草工作的电子版。上述两类数据并非电子文件，今后在工作中应注意区分。

（二）电子档案

电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至长期保存阶段均统一称为电子档案。需要注意的是在电子文件定义中给出的两类容易混淆的数据：传统载体文件的数字化副本统称为传统载体档案数字副本，应纳入档案数字资源管理体系，但不可称为电子档案；用于纸质文件起草工作的电子版不可归档为电子档案，也不可向同级国家综合档案馆移交。

（三）统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密

1.统一管理：对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

2.全程管理：对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

3.规范标准：制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。endprint

4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

（四）在线归档和离线归档

1.在线归档：在不脱离计算机运行环境的情况下，利用互联网络，将电子文件的管理权限由形成部门向档案部门移交的过程。

2.离线归档：将电子文件拷贝至移动硬盘，由形成部门向档案部门送达移动硬盘的过程。

三、电子文件归档工作要求

限于篇幅，本部分仅对《办法》第二章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表

本《办法》第七条规定，电子文件形成单位应制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核。市档案局近期正在加紧起草《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》（以下简称《指南》），用以指导电子文件形成单位编制本单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表。在《指南》印发前，电子文件形成单位暂时参照国家和我市有关传统载体文件的规定，界定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。

（二）电子文件的实时归档

本《办法》第八条规定，已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。已经实现信息系统全程管理的表述具有以下三层基本含义：

1.信息系统支撑电子文件全部办理、流转环节。这里指的主要是电子公文，对于数码照片和声音、影像类等依托于拍摄、录音设备形成的文件，或是由其他系统直接产生的无需经过公文流转程序的文件，也可实施在线归档。

2.信息系统具备电子文件网络在线归档的功能。

3.信息系统具备在线的电子档案存储、管理和利用的功能。

（三）电子文件的数据类型

本《办法》第十条规定了电子文件的数据类型和归档格式，各数据类型所代表的含义如下：

1.文本文件：指采用文字处理软件生成的，记载字、词、数字或符号等字符信息的文件。

2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，以结构化的数据形式记录的文件。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。

4.图像文件：指采用数码照相机、扫描仪等设备拍摄或扫描生成的静态图像文件。

5.影像文件：指采用数码摄像机、视频采集卡等设备拍摄或采集生成的，可同时记录声音、动态影像等信息的文件。

6.声音文件：指采用数字录音设备生成的，记录语音等声音信息的文件。

（四）电子文件的形式变化

本《办法》第十一条要求确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何变化。

（五）涉密电子文件的在线归档

按照本《办法》第十二条的规定，涉密电子文件可以在线归档。但是必须注意，用于涉密电子文件在线归档的信息系统必须为涉密信息系统，且该信息系统所能承载的文件密级等级必须与在线归档的涉密电子文件的密级相匹配。在涉密信息系统建设方面，国家有相应的标准。

四、电子档案移交与接收工作要求

限于篇幅，本部分仅对《办法》第三章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的移交时间

与传统载体档案形成满20年向国家综合档案馆移交的要求不同，电子档案应在归档后4年内向市或区（县）档案馆移交。4年指的是最长的移交年限，市和区县档案行政管理部门可以根据本地区实际，在4年内选择合适的时间间隔设为电子档案的移交年限。此外，待北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行后，亦可实时移交。

（二）电子档案移交与接收的主要工作

本《办法》并未对电子档案移交和接收过程的各项工作进行详细规定，市档案局目前正在加紧起草《北京市电子档案移交与接收办法》，移交与接收相关工作的具体要求将在该文件中进行规定。

（三）电子档案的移交介质

本《办法》明确规定了电子档案离线移交使用移动硬盘作为数据的存储介质，这与我市过去使用光盘移交电子档案的要求有所不同。用于离线移交工作的移动硬盘必须为电子档案移交工作专用，该移动硬盘平时不得用作他处，不能存储任何与移交工作无关的数据。在线移交的相关要求将会在《北京市电子档案移交与接收办法》中进行规定。在北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行前，统一使用离线移交的方式开展电子档案移交工作，暂不执行在线移交。

（四）机构改革过程中电子档案的处置工作

按照《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）规定，机构撤销或合并后档案室所藏的电子档案应向相应级别和类型的档案馆移交，或向合并后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自处置或销毁电子档案。

五、电子档案的保管工作

限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的异质备份工作

本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异质备份的要求。这里存在三个主要问题：异质备份的范围、异质备份的方式、异质备份的可执行性。

1.异质备份的范围：《办法》中规定的是“重要的电子档案”，这就意味着并非所有馆藏电子档案全部需要做异质备份，而是要求市和区县档案馆根据自己的馆藏结构，甄选部分重要性较高的电子档案进行异质备份。endprint

2.异质备份的方式：考虑纸张的成本，市档案馆目前使用缩微胶卷作为电子档案异质备份的载体，区县档案馆可以参照执行。这里需要强调的是，异质备份指的并非数字数据在不同的数据存储介质中的备份，如在硬盘或磁带中备份一套电子档案并非异质备份，异质备份特指档案信息在不同的信息承载媒介中的备份，如电子档案异质为缩微胶卷副本或是纸质副本。

3.异质备份的可执行性：由于数据文件、图形文件和图像文件等多种电子档案是无法异质为缩微胶卷副本或纸质副本进行备份的，因此馆藏电子档案中能够进行异质备份的仅仅是一部分，结合异质备份的范围问题，再次强调市和区县档案馆电子档案的异质备份并非针对全部馆藏，而是针对重要的、且能够进行异质备份的部分电子档案。

（二）电子档案保管的总体要求

电子文件形成单位和市、区（县）档案馆，应当配备电子档案存储、检测、备份、迁移、恢复、安全防护、销毁、利用等设备设施，完善保管环境条件，有效实施规范管理，维护电子档案的真实、完整、可用和安全。

（三）电子档案的定期检查

在电子档案定期检查的要求中，有两个问题需要重点说明：一是抽样率的计算方法；二是在定期检查过程中发现问题如何采取补救措施。

本《办法》规定，人工抽检存储在脱机载体中的电子档案，抽样率不低于电子档案总量的10%。这里的电子档案总量指的是电子档案总件数，而非总页数。

在定期检查过程中发现问题应当如何采取补救措施呢？对于在线数据出现问题，应使用本地脱机备份数据恢复；对于本地脱机备份数据出现问题，应使用异地备份数据恢复；对于异地备份数据出现问题，使用本地脱机备份数据恢复。简言之，在线数据、本地或异地备份数据出现问题时，应使用本地或异地备份数据进行恢复，不能够使用在线数据恢复本地或异地的备份数据。

（四）电子档案的异地备份工作

电子文件形成单位的异地备份工作在《办法》中规定的较为详细，这里仅对市和区（县）档案馆的异地备份工作进行说明。市和区（县）档案馆的异地备份地点分为两个，一是北京市信息安全容灾备份中心，二是陕西省档案馆。市和区（县）档案馆在上述两个地点开展的异地备份工作均由市档案局（馆）统一承担，各区（县）档案馆仅需按照市档案局（馆）的通知要求及时报送需备份的电子档案即可。

（五）电子档案的脱机备份载体

本《办法》对本市电子文件形成单位和市、区（县）档案馆选型电子档案脱机备份载体方面，做出了新的要求。即今后统一使用磁带或硬磁盘，硬磁盘包括移动硬盘和硬盘。由于不再将光盘列为备份介质，各单位应注意及时调整。至于是使用磁带，还是使用硬磁盘作为备份介质，各电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应根据本单位的设施设备情况进行选择。此外，无论使用磁带还是硬磁盘作为备份介质，均应在满4年后进行介质更新，即将全部备份数据迁移至新的磁带或移动硬盘中。

（六）电子档案的保管环境

电子档案的保管环境应具备防尘、防磁场干扰、防电磁泄漏、防机械振动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）、防霉变、防有害生物、防火、防水、防盗条件，进行必要的温度、湿度控制。具体要求参照国家相关标准即可。

（七）电子档案保管的其他要求

电子档案的管理措施和保管环境除了应按照本办法第二十一条执行，还应达到《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）第二十五条的要求，具体如下：

1.所有设备、设施、软件系统及各种载体应性能优良、运行稳定可靠，有利于保持数据的长期可读性。

2.对发生数据损毁的电子档案，一经发现应及时采取有效措施进行数据恢复。

3.保存涉密电子档案的载体，应选择安全保密的场所，配备必要的保密防护设施。

4.按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，保存电子档案的场所应该封闭，存储涉密电子档案的信息系统应与其他信息系统实行物理隔离或采取符合保密标准要求的安全隔离措施，应按照系统保存的密级和安全等级最高的电子档案执行信息安全与保密管理制度。

5.销毁电子档案应履行审批手续。销毁涉密电子档案，应进行监销并保证其内容不可恢复。

6.电子档案应根据技术与管理的发展变化，及时进行不同信息系统平台间、不同信息载体间的迁移。

六、电子档案的利用工作

限于篇幅，本部分仅对《办法》第五章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的计算机检索目录制作标准

由于电子文件的特性，在归档时均应以“件”为单位。因此，电子档案的计算机检索目录层级也应达到“文件级”。并且，计算机检索目录与电子档案原文应有效链接，在信息系统环境下，可通过计算机检索目录准确定位并提取电子档案原文。

（二）电子档案利用的登记和审批流程设计

在利用系统的设计过程中，应按照《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发[2006]11号）的要求设计利用登记和利用审批流程，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。

（三）电子档案的原件封存问题

本《办法》明确了电子档案封存保管要求，电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应将馆室藏电子档案制作一套专门提供利用的版本上传至利用系统，电子档案的原始归档数据不得提供利用。

七、《办法》的施行时间和文件更新问题

本《办法》自2014年2月7日起施行，由于《办法》按照信息技术的发展，对一些旧要求做出了新的规定，电子文件形成单位、市和区（县）档案局（馆）需要认真学习，逐步按照新的要求调整本单位的相关工作。同时，为了避免本市在电子文件归档和电子档案管理方面的多份文件在具体工作要求方面的冲突、以及在新的信息技术环境下更新相关规定，在本《办法》施行当日废止了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发[2004]14号）、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》（京档发[2007]2号）。

以上为《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》中需要重点解读的内容，各相关单位理解以上内容，就能准确、全面的把握和执行《办法》，做好电子文件归档与电子档案管理工作。

档案归档管理制度 篇9

与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。

档案归档目录 篇10

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托协议；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、为犯罪嫌疑人提供法律咨询笔录；

7、取保候审申请书；

8、申诉、控告书；

9、办案小结；

10、河南省法律服务质量监督卡。

（二）审查起诉阶段刑事卷

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托协议；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、移送起诉意见书；

7、阅卷笔录或复制的卷宗材料、律师调查收集的证据；

8、律师会见犯罪嫌疑人笔录；

9、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、取保候审申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）

10、承办律师提出的辩护意见；

11、集体讨论记录；

12、辩护意见书；

13、起诉书或不起诉决定书；

14、办案小结；

15、河南省法律服务质量监督卡。

（三）审判阶段刑事卷

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托协议；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、起诉书、刑事自诉状、刑事附带民事诉状、刑事上诉状或刑事申诉状；

7、阅卷笔录或复制的卷宗材料；

8、律师会见被告人、委托人笔录；

9、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。）

10、辩护律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限于下列材料：物证、书证、证人证言、被害人陈述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辩解、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）

11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、通知证人出庭申请书、取保候审申请书、出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）

12、承办人提出的辩护或代理意见；

13、集体讨论记录；

14、出庭通知书；

15、庭审笔录；

16、辩护词或代理词；

17、裁定书、判决书；

18、办案小结；

19、河南省法律服务质量监督卡。

（四）民事代理卷

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托代理合同（或协议）；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、民事诉状、民事上诉状或答辩状、反诉状等其他应附卷的文书；

7、阅卷笔录；

8、律师会见当事人谈话笔录；

9、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。）

10、律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限于所列材料：物证、书证、证人证言、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉讼程序及时间顺序，或证据目录所示顺序排列）

11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：管辖权异议申请书、回避申请书、回避复议申请书、财产保全申请书、证据保全申请书、先予执行申请书、先予执行担保书、出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）

12、承办律师代理意见；

13、集体讨论记录；

14、出庭通知书；

15、庭审笔录；

16、代理词；

17、判决书、裁定书、调解书；

18、办案小结；

19、河南省法律服务质量监督卡。

（五）法律顾问卷

1、聘请法律顾问合同（协议）；

2、聘方基本情况介绍材料；

3、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

4、办理各类法律事务的记录和相关材料（包括但不限于下列法律事务：①接受咨询；②提供法律建议或法律意见；③参与重大商务谈判；④起草、审查、修改合同和规章制度；⑤代办登记注册；⑥法制宣传、教育、培训；⑦提供有关法律信息等）所出具的法律意见书、律师函、记录和有关材料。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）

5、协议存续、中止、终止的情况；

6、工作小结；

7、河南省法律服务质量监督卡。

(六)其他非诉讼法律事务

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托代理合同（或协议）；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、与委托人谈话笔录；

7、委托人提供的证据材料；

8、调查材料；

9、律师出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；

10、工作小结；