建设工程文件档案归档

建设工程文件档案归档（共12篇）

建设工程文件档案归档 篇1

随着信息化的迅猛发展, 近年来建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用, 如何保证信息时代电力基本建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用, 已成为电力企业基建管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位, 特别是档案部门所面临的一项紧迫而艰巨的任务。为保证基础建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性, 保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用, 做好电子文件归档工作在电力企业中日显重要, 只有利用各种先进的技术手段, 建立企业档案信息化, 档案部门才能真正实现参与生产、服务企业这一目标。

一、电子文件归档现状

1、电子文件归档不到位。

由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂, 采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集管理, 常常执行不到位。

2、电子文件归档管理人员职责不明确。

很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作, 多数计算机操作人员对档案工作较为陌生, 缺乏收集、鉴别、整理等档案专业技术, 容易造成电力基建现场档案管理脱节现象。

3、归档的电子文件质量较差, 内容真实性无法保障, 且缺乏可读性。

目前电力企业档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段, 且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别, 对其内容的真实性、可读性未把关, 草率整理刻盘归档, 致使归档的电子文件不齐全, 内容不真实, 形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档, 无法提供可利用的资料。

4、虽然电力企业将计算机应用普及到基建管理的各个层面, 但在

电子文件归档管理方面还有很多工作要做, 例如, 现仍是沿用传统的方法, 只对纸质文件内容进行报审验, 而电子文件无人把关。随着时间的推移, 电子文件由于不当保存造成损失, 再重复利用查找相当困难。另外, 电子文件内容复杂、专业性强, 档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统。

二、应对策略

1、2009年国家电网公司推广了《国家电网档案信息管理平台》

该软件不但集电子档案采集、鉴定、整理、归档、检索等功能于一体, 还实现了公司各级档案信息联网, 为了防止电子文件泄密情况的发生, 这套软件还设计了离线客户端软件, 确保了电子文件采集过程的安全, 提升了公司档案管理的水平。

2、电子文件归档过程中, 应注意的几个方面:

1) 明确指责、完善制度, 措施到位。应根据企业基建工程实际情况, 依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则, 制定适合企业电子文件归档管理制度。必要时辅以一定的行政、经济手段, 保证电子档案的质量。

2) 统一电子文件归档格式。2010年, 国家电网公司针对基建工程现状制定了《输变电工程标准化手册》, 使电子文件统一标准, 统一格式。确保了采集归档电子文件齐全、完整、真实、有效, 便于长久利用。

3) 合理配置资源, 包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的, 因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外, 电子文件的收集、鉴定、整理、归档、保管和提供利用都要由档案管理人员负责实施完成。变革档案人员知识结构, 促进档案现代化管理都需要通过培训等手段促进知识更新, 引进、消化、适应信息技术的成果, 使档案管理人员以适应现代化信息技术发展的需要。可以肯定, 加快档案人员知识结构的变革.多途径、多层次培养人才, 是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

4) 贯彻超前控制思想。对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理, 以保证电子档案的质量。电子文件归档与传统纸质文件归档不同, 传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节, 只要根据文件的保存价值, 在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存, 但电子文件沿用这种方法是行不通的。电子档案的归档从工程项目立项、设计等文件形成之时起, 就要求档案管理人员必须深入到形成电子文件施工现场, 对产生的大量电子文件的收集、鉴定、整理乃至存储工作进行现场监督和指导, 保护电子文件的原始信息, 也就是说, 通过现场指导划定该归档的文件范围, 并指导将已形成的归档电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件.从而保证电子文件的安全可靠性, 敦促其进行适时归档, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。

5) 重视技术鉴定。基建工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出, 没有丢失和差错。

对于电子文件的可靠性鉴定, 主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本, 归档的电子文件必须是最终版本, 必要时可保存某些草稿和定稿。

对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方, 受病毒侵害的机会多, 因此对于以介质状态归档的电子文件, 应先杀毒, 再接收, 避免危及整个档案管理系统。

6) 纸质文件与电子文件同步归档。由于基建工程中形成的电子文件始终处于动态过程, 其内容在不断变化, 操作设计人员, 常会删除一些过时信息, 为确保归档电子文件的完整、准确, 必须纸质文件与电子文件同时归档。

电子文件的管理, 对档案工作者来说是一个新的挑战, 也是一个新的机遇, 目前取得的成果远远不能解决工作中遇到的困难和问题, 因此档案工作者任重而道远.我们要坚持不懈, 刻苦专研.为推动电子档案的管理工作尽一份心.出一份力。

摘要：随着社会的发展及办公条件的改善, 计算机在各行各业和各类活动中得到了普及和应用, 相应形成了大量的电子文件和电子档案。它们以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案工作造成很大的冲击, 电子文件和电子档案的管理逐渐成为各行各业信息化建设的重要组成部分。本文阐述了电力系统基建工程电子文件的收集、鉴定、归档方面遇到的问题和应对策略, 不足之处还望批评指正。

关键词：档案信息化,电子文件,电子档案

参考文献

[1]章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J], 档案学通讯2010年第5期[1]章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J], 档案学通讯2010年第5期

[2]刘越男.试析电子文件管理系统的建设模式[J], 中国档案2011年第7期[2]刘越男.试析电子文件管理系统的建设模式[J], 中国档案2011年第7期

[3]石琪、吴东婷、张瑞祥、陈华宇.勘察设计企业电子档案管理方案探讨[J], 中国档案2011年第12期玥[3]石琪、吴东婷、张瑞祥、陈华宇.勘察设计企业电子档案管理方案探讨[J], 中国档案2011年第12期玥

建设工程文件档案归档 篇2

第一部分 工程准备阶段文件

（责任单位：建设单位）

建设用地规划许可证

用地红线图

国有土地使用证（复印件）4

建设工程规划许可证

建筑定位图

工程地质勘察报告

建筑工程施工图设计文件审查批准书

施工中标文件

勘察合同及工程质量责任书 设计合同及工程质量责任书

监理合同及工程质量责任书

施工合同及工程质量责任书 工程项目管理机构及负责人名单 14 工程项目监理机构及负责人名单 15 工程项目施工管理机构及负责人名单

第三部分 施工文件

（责任单位：施工单位）

一 工程管理文件 1

工程概况表

建设工程施工许可证

施工现场质量管理检查记录

工程开工报告、工程开工报审表

工程竣工报告、工程竣工报审表

项目大事记

施工日志

二 工程技术文件

施工组织设计、施工组织设计报审表 2

图纸会审记录 3

设计变更、洽商记录 三 工程测量记录文件

工程定位测量记录、工程定位测量报验表

地基验槽记录、地基验槽报验表 3

沉降观测记录

建筑物垂直度标高测量记录、建筑物垂直度标高测量报验表

四 工程施工记录文件

1.12 砌筑砂浆试块强度统计、评定记录 1.13 防水工程试水检查记录 1.14 建筑幕墙检测报告 1.15 室内环境质量检测报告 1.16 外窗性能检验报告 2

给排水、电气工程

2.1

给水管道强度、严密性检验报告 2.2

电气绝缘检验报告 2.3

接地装置检验报告

2.4

管道灌水、通水试验记录

2.5

阀门强度、严密性试验记录 2.6

管道强度严密性试验记录

2.7

管道（冲）洗（脱脂）试验记录

2.8

室内排水管道通球试验记录

2.9

消防栓试射记录 2.10 生活净水水质检测记录

2.11 配电箱、插座、开关、灯具连线（接地）通电检查记录

2.12 避雷带支架拉力测试记录

2.13 电气照明、动力试运行记录 2.14 漏电保护器测试记录

电梯安装工程

砖（砌块）出厂合格证、试验报告台帐、核查要录 8

砖（砌块）试验报告、出厂合格证、材料报审表、准用申报单

防水材料合格证、检验报告台帐、核查要录

防水材料检验报告、出厂合格证、材料报审表、准用申报单 11 门窗材料台帐 门窗检验报告、出厂合格证、材料报审表、准用申报单 混凝土、砂浆试件抗压强度试验报告台帐、核查要录 14 混凝土抗压、抗渗试块强度试验报告 15 砌筑砂浆试块强度检验报告 混凝土用砂、石台帐及试验报告、材料报审表、准用申报单 混凝土、砂浆配合比及设计检验记录

水暖和消防材料、配件台帐 水暖和消防材料、配件出厂合格证、检验报告、材料报审表、准用申报单 20 电气材料、配件台帐 电气材料、配件出厂合格证、检验报告、材料报审表、准用申报单 电梯设备出厂合格证

建筑给排水、采暖分部、子分部、分项工程质量验收记录 建筑给排水、采暖分部、子分部、分项工程质量报验表 建筑电气分部、子分部、分项工程质量验收记录 建筑电气分部、子分部、分项工程质量报验表 电梯分部、子分部、分项工程质量验收记录 20 电梯分部、子分部、分项工程质量报验表 建筑节能工程分部、分项工程质量验收记录 22 建筑节能工程分部、分项工程质量报验表

第四部分 工程竣工验收文件

（责任单位：施工单位）

一 工程评价意见报告

施工单位工程施工自评报告

监理单位工程质量评估报告

勘察单位建筑工程质量检查报告（地基与基础分部）

设计单位建筑工程质量检查报告

二 工程竣工验收记录 1

建设工程文件档案归档 篇3

关键词：事业单位 档案 归档工作 文件整理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（b）-0-01

文件材料收集到档案室后，就要对其进行科学整理、立卷归档、编号上架。文件材料只有经过科学整理归档后才成其为档案。归档文件材料的整理工作，就是按照科学的方法、规财，将零乱的和需要进一步系统化的文件材料组织成有序的单位，使之有效地提供利用的环节和过程。换句话说，将归档文件材料转化为档案之前的过程就是归档文件材料的整理。对收集起来的文件材料进行加工的过程。现行的文件还不是档案，而没有进行加工的档案就像大海捞针，不能有效地提供利用。只有经过科学整理的档案才能在人们需要的时候更好地提供利用。归档文件材料的整理是将无序的文件材料有序化和系统化的过程。所谓系统化，即在整理时，按照文件材料的来源、形成的时间、重要程度、形式等方面的不同特点，文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系。保持文件材料之间的各种有机联系，使其能更容易地被检索和反映内涵。所谓有序化，是将文件材料按照一定的规律进行编排，使其系统脉络明晰，因果关系清楚，便于查证。文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的，是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案，只有经过科学整理，使零散的文件资料实现条理、秩序，并将其中的关键成分通过整理凸现出来，才能有效地提供利用。因此，文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。在文件材料归档、整理的同时，还要对其真实性和价值的高低进行鉴定。“档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的工作”。档案部门应定期对文书档案的保存价值作鉴定，即根据文书档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，对所藏各案卷的保存价值加以科学的估量，对仍有保存价值的文书档案继续保存，对无保存价值和已满保管期限的文书档案定期剔除，经审批后销毁，进而使档案室保存的案卷具有较高的质量。

1 事业单位档案文件整理的主要原则

（1）保存档案工作基础：不论是本单位产生的，还是上级针对本单位下发的指示性、指导性文件材料，或者相关的批示、批复，本单位编印的简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本等等，这些文件材料之间已相互构成了来源方面不可分割的联系。因此，只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容、形式等方面的联系，才能更深刻地反映文件形成的活动面貌，体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动，而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此，在整理档案的时候，应该做到；尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案，应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果，力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的，可通过业务指导的方式加以改动和纠正。（2）遵循文件形成的规律：事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的，真实地记录和反映了事业单位活动的历史面貌，文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性，顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中，包含以下三层意思：在整理文件材料时，注意活动的整体性，如：要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文与附件、请示与批复不可分割，即注重文件材料之间的内在联系；三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序，如归档文件整理依照会议通知、报告、决议，重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。（3）于保管及利用：对档案进行有序化的过程中，应当满足维护档案的安全和有效地提供利用的目的。现在，档案的计算机检索正在不断地发展中，通过计算机对档案信息进行科学管理，实现把分散在不同类目中的同一事由或问题的档案信息快捷地检索出来，这也是保持归档文件在档案信息上的联系的最有效的方式，同时，有利于档案的成套利用。

2 事业单位档案文件归档整理程序

整理的环节使文件材料有序化、科学化。事业单位文件材料整理工作内容主要包括：全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等。整理文件材料主要包括以下基本环节：（1）档案的分类：档案实体分类，主要是从档案信息的物理形态进行的保管、排架、存放等工作。管理层分类。“在档案实体分类中，第一层次是国家全部档案韵宏观分类，它为规划国家档案馆网系统，建立各级各类档案馆提供理论依据。”档案馆内的区分全宗是第二层的分类，“全宗内档案分类是第三层的分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位—案卷。”归档文件材料的整理就是进行这样的分类。（2）档案的整理：通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。如果哪一个环节出现了缺失，归档就不可能完整，也将给今后的利用带来困惑。（3）档案的编目：以案卷级进行整理时，卷内文件整理结束后，要对案卷封面项目进行标注。狭义的编目是指对归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制。档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页（张）号等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码；案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号；件号是卷内文件的顺序号；页（张）号是卷内每页文件的顺序号。

3 结语

各个事业单位的情况不同，为了保证事业单位档案整理工作科学、有序，在开展档案整理之前，档案工作人员应了解本单位各项工作的特点，把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战，作为现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，在经济和社会发展建设中，贡献出自己的一份力量。

参考文献

建设工程文件档案归档 篇4

1《规则》有利于推动学校档案工作的改革

1.1 减轻了学校档案工作的压力。

高校档案分类多, 内容复杂, 繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外, 由于立卷工作繁杂, 难以熟练掌握, 文档人员流动性又比较大, 使得整理工作质量始终得不到保证, 这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此, 《规则》的颁布实施, 能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时间, 提高了工作效率。

1.2 节省了学校必要的财力物力。

《规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 不再对档案原件进行形式上的加工, 在完整地保持档案原貌的同时, 减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力, 有效地节省了资金, 有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。

1.3 理顺了学校档案工作职能。

《规则》推行了以“件”为保管单位, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 理顺了档案工作的职能, 使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。

2 正确理解《规则》的内容和使用要求, 有利于推动档案实体工作的进程

2.1 要确定整理单位。

《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件, 对于工作中形成的密不可分的文件, 比如请示与批复;报告与批示等, 《规则) 要求根据具体情况, 可视为一体, 也可作为两件, 作为整理的基本单位。

2.2 归档文件的分类。

将全宗内归档文件的实体, 按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系。

2.3 归档文件的排列。

归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步, 先按事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

2.4 对归档件编号。

归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。通过编号, 可使归档文件在全宗内的位置得以确定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。

2.5 归挡文件的编目。

归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行, 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

2.6 归档文件的装盒。

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时, 应按分类方法的不同, 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中, 具体要求如下:

2.6.1 不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.2 不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.3 分机构 (问题) 的情况下, 不同机构 (问题) 形成的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.4 应视文件薄厚程度, 选适宜档案盒;

2.6.5 归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案

盒内, 只需按照排列的先后顺序依次装盒, 一盒装满后, 顺次装入下一盒即可。

2.7 备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期, 需要依次填写好。

3《规则》在实际工作中需要注意的问题

《规则》对归档文件提出了新的整理方法。有很多优点, 深受广大文档工作者的欢迎, 但是在具体操作过程中, 还存在以下一些问题:

3.1《规则》虽然省略了案卷标题的拟写, 减轻了文书立卷工作的

强度, 但是在实际工作中, 需要查找时, 要逐件去找, 比较费力, 有案卷标题就醒目得多, 能很快厂解到该盒文件中是否有要找的文件。

3.2 关于归档章中增设页数项和盒号项的问题。

《规则》规定:归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。因为归档文件目录中有页数项, 而《规则》归档章中却没有, 二者不统一。实践证明, 归档章中增加“页数、盒号项”便于档案的管理和借阅。

总之, 《规则》的出台, 为我们高校的档案工作提出了新的要求, 为改革档案工作做出了贡献, 我们应积极推行《规则》, 按照其内容和要求, 在工作中加以正确运用, 吸收其合理的因素, 不断去发展、完善, 使其更趋完美。

摘要：推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。

建设工程文件档案归档 篇5

文件归档移交内容

工程准备阶段文件

一、立项文件

1、项目建议书

2、项目建议审批意见及前期工作通知书

3、可行性研究报告及附件

4、可行性研究报告审批意见

5、关于立项有关的会议纪要、领导讲话

6、专家建议文件

7、调查资料及项目评估研究材料

二、建设用地、征地、拆迁文件

1、选址申请及选址规划意见通知书

2、用地申请报告及县乡以上人民政府建设用地批准书

3、拆迁安置竞购、协议、方案等

4、建设用地规划许可证及附件

5、划拨建设用地文件

6、国有土地使用证

三、勘察、测绘、设计文件

1、工程地质勘察报告

2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

3、建设用地钉桩通知单（书）（放验线通知单）

4、地形测量和拨地测量成果报告

5、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

6、审定设计方案通知书及审查意见

7、有关行政主管部门（人防、环保、抗震、消防、市政、园林、文物、卫生、通讯、交通、保密、河湖、教育、白蚁防治等）批准文件或取得的有关协议

8、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

四、招投标文件

1、勘察、设计承包合同

2、施工承包合同

3、监理委托合同

4、招标申请文件及中标通知书

五、开工审批文件

1、建设项目列入计划的申报文件

2、建设项目列入计划的批复文件或计划项目表

3、建设工程规划许可证及其附件（正本）

4、建设工程施工许可证（正本）

5、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明

6、规划平面图

7、工程质量监督手续、监督计划

六、建设、施工、监理机构及

1、工程项目管理机构（项目负责人经理部）及负责人名单

2、工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单

3、工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单

监 理 文 件

1、监理规划、监理实施细则

2、监理月报中的有关质量问题

3、监理会议纪要中的有关质量问题

4、进度控制

⑴工程开工/复工审批表 ⑵工程开工/复工暂停令

5、质量控制

⑴不合格项目通知

⑵质量事故报告及处理意见 ⑶有关质量控制的监理通知 ⑷有关质量控制的回复单

6、工程竣工决算审核意见书

7、合同与其他事项目管理（工程延期报告及审批、合同争议违约报告及处理意见、合同变更材料）

8、监理总结、质量评估报告

施 工 文 件

一、土建（建筑与结构）工程

1、施工组织设计、施工方案及审批

2、技术交底、技术复核

3、图纸会审

4、控制网设置资料

5、工程测量定位记录、工程测量复核记录

6、基槽开挖测量资料

7、地基钎探记录和钎探平面面点图

7、验槽记录和地基处理记录

9、桩基施工记录

10、试桩记录

11、设计会议变更记录、设计变更记录、工程洽商记录、技术核定单

12、施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告、出厂证明

⑴砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料汇总表 ⑵砂、石出厂证明文件、复试试验报告 ⑶砖出厂证明文件、复验报告 ⑷水泥出厂证明文件、复验报告 ⑸钢筋出厂证明文件、复验报告 ⑹防水材料出厂证明、复验报告 ⑺轻集料出厂证明文件、复验报告

⑻预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验报告 ⑼门窗（塑钢、铝合金）出厂证明、试验报告 ⑽防腐材料出厂证明文件 ⑾隔热保温材料出厂证明文件 ⑿焊条、沥青复验报告

13、土壤（素土、灰土）干密度试验报告，土壤（素土、灰土）击实试验报告

14、砂浆、混凝土配合比

15、砂浆、混凝土试块抗压强度试验报告

16、混凝土抗渗试验报告

17、商品混凝土出厂合格证、复试报告

18、钢筋接头（焊接）试验报告

19、土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表 20、隐蔽工程检查记录 ⑴基础和主体结构钢筋工程 ⑵钢结构工程 ⑶防水工程 ⑷高程控制

21、施工记录 ⑴沉降观测记录 ⑵结构吊装记录

⑶现场施工预应力记录 ⑷工程竣工测量 ⑸新型建筑材料 ⑹施工新技术

22、工程质量事故处理记录（整改报告）

23、工程质量检验记录 ⑴检验批质量验收记录 ⑵分项工程质量验收记录

⑶基础、主体结构检验及抽样检测资料（结构工程验收记录）⑷幕墙工程验收记录

⑸分部（子分部）工程质量验收记录

二、电气、给排水、采暖、消防、通风、空调、燃气、建筑智测能化、电梯工程

（一）给排水与采暖工程、1、施工组织设计、技术交底

2、图纸会审

3、设计变更、工程洽商

4、材料、配件出厂合格证及进场检（试验）报告

5、设备安装、运行记录、设备明细表

6、管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录

7、检验批、分项工程质量验收记录

8、分部（子分部）工程质量验收记录

（二）建筑电气工程

1、施工组织设计、技术交底

2、图纸会审

3、设计变更、工程洽商

4、材料、配件出厂合格证及进场检（试验）报告

5、设备调试记录

6、接地电阻、绝缘电阻测试记录

7、检验批、分项工程质量验收记录

8、分部（子分部）工程质量验收记录

（三）通风与空调工程

1、图纸会审、设计变更、洽商记录

2、材料、配件出厂合格证及进场检（试验）报告

3、制冷、空调、水管道强度试验、严密性试验记录

4、隐蔽工程验收记录

5、制冷设备运行调试记录

6、通风空调系统调试记录

7、施工记录（施工日志）

8、检验批、分项工程验收记录

9、分部（子分部）工程验收记录

（四）电梯工程

1、图纸会审、设计变更、洽商记录

2、设备出厂合格证及开箱检验记录

3、隐蔽工程验收记录

4、施工记录

5、接地电阻、绝缘电阻测试记录

6、负荷试验、安全装置检查记录

7、检验批、分项工程验收记录

8、分部（子分部）工程验收记录

（五）建筑智能化工程

1、图纸会审、设计变更、洽商记录

2、材料、设备出厂合格证技术文件及进场检（试验）报告

3、隐蔽工程验收记录

4、系统功能测定及设备调试记录

5、系统技术、操作和维护手册

6、系统管理、操作人员培训记录

7、系统检测报告

8、检验批分项工程质量验收报告

9、分部（子分部）工程质量验收记录

10、其他

三、工程安全和功能检验核查及主要功能抽查记录

（一）建筑与结构工程

1、屋面淋水试验记录

2、地下室防水效果检查记录

3、防水要求的地面蓄水试验记录

4、建筑物垂直度、标高、全高测量记录

5、抽气（风）道检查记录音

6、幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检测报告

7、建筑物沉降测量记录

8、节能、保温测试记录

9、室内环境检测报告

10、砌体裂缝检查验收记录

11、钢结构分部（子分部）工程有关安全及功能的检验和见证检测检查记录

（二）给排水与采暖工程

1、给水管道通水试验记录

2、暖气管道、散热器压力试验记录

3、卫生器具满水试验记录

4、消防管道、燃气管道压力试验记录

5、排水干管通球试验记录

（三）电气工程

1、照明全负荷试验记录

2、大型灯具牢固性试验记录

3、避雷接地电阻测试记录

4、线路、插座、开关接地检验记录

（四）通风与空调工程

1、通风、空调系统试运行记录

2、风量、温度测试记录

3、洁净室洁净度测试记录

4、制冷机组试运行测试记录

（五）电梯工程

1、电梯运行记录

2、电梯安全装置检测报告

（六）智能建筑

1、系统试运行记录

2、系统电源及接地检测报告

四、室外工程

1、室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件

2、室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）

竣

工

图

一、综合竣工图

1、综合图

⑴总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）⑵竖向布置图

⑶室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 ⑷电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图 ⑸设计总说明书

2、室外专业图（包括室外给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、室外消防、照明、水景、道路、绿化）

二、专业竣工图

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、装修（装饰）工程竣工图

4、电气工程（智能化工程）竣工图

5、给排水工程（消防工程）竣工图

6、采暖通风空调工程竣工图

7、燃气工程竣工图

竣工验收文件

一、建筑安装工程

1、工程概况表、交工验收证书

2、竣工报告、竣工验收报告、竣工验收纪要、竣工质量评估报告

3、单位（子单位）工程质量验工验收记录、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工程安全与功能检查资料核查及主要功能抽查记录、单位（子单位）工程观感质量检查记录

4、竣工备案表、竣工验收规划合格证、建筑消防验收意见书、室内环境检测报告、土壤氡浓度检测报告、建设项目环境状况报告、防等

5、勘察、设计单位质量检查报告书

6、施工单位徐来署的工程保修书

7、商品住宅《住宅质量质量书》

8、商品住宅《住宅使用说明书》

9、竣工决算

10、法规、规章规定必须提供的其他文件

二、声像、缩微、电子档案

1、工程竣工照片（正侧七寸彩照各一张）

2、录音、录像材料

3、缩微品

建设工程文件档案归档 篇6

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.

建设工程文件档案归档 篇7

电子文件的特点使得其面临散失和失真的风险要比纸质文件大很多, 因此, 其形成、积累与归档的程序更加复杂, 技术要求更高。目前, 我国各地城建档案管理部门的验收归档主要集中在纸质内容。随着理论研究不断深化, 相关法规陆续出台, 电子文件归档的可行性和必要性越来越高。

1城建档案电子文件归档的制约因素

1. 1重视程度不够

对城建电子文件档案管理没有足够的认识, 没有意识到电子文件档案管理的重要作用和意义, 主要体现在以下几个方面。首先, 很多电子文件档案管理相关工作人员对文件规范的范围认识不清楚, 不能对其进行有效的判定, 从而导致文件档案进行会出现归档不及时、遗漏等现象的发生。其次, 一些档案管理人员综合素质不高, 缺乏较强的专业知识和技能, 进而在实际工作过程中经常会出现各种各样的问题。最后, 一些工作人员缺乏较强的责任意识, 当出现员工调动或调离现象时, 并不能将电子文件全部的进行上传或移交, 经常会出现一些文件丢失现象, 进而严重影响着电子文件档案管理质量。

1. 2规章制度不健全

城建档案电子文件归档主要是将实体跟信息这两者分离开, 而且其自身的可读性直接决定着其保存价值, 对于传统的纸质档案来说, 其容易出现字迹模糊、老化、破损等问题, 进而使其保存价值受到一定的影响。对于电子文件档案来说, 由于是通过计算机进行存储, 所以也会面临着病毒的威胁, 也会存在被盗、失真等问题发生的概率, 也会在一定程度上降低其阅读价值; 另外就目前我国实际情况来说, 在电子文件档案管理方面还没有专门的法律法规, 所以一旦文件出现受损时, 无法通过相应的法律法规进行有效的界定。

1. 3真实性、可读性较差

在城建档案电子文件归档管理中, 存在比较严重的问题就是真实性和可读性较差。一方面, 建筑工程电子文件为了粉饰项目, 有内容造假的情况; 另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事, 导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。

1. 4标准化和规范化水平低

首先, 电子化城建档案资料的管理软件缺乏统一性。不同地域之间在自主开发和应用的城建档案管理软件方面具备明显的独立性, 系统之间的技术属性无法实现兼容运行, 使档案信息资源的跨地区共享目标难以实现, 直接制约了城建档案资料信息化建设事业的推进速度。其次, 城建档案资料基础化管理工作的标准化和规范化水平有待提升。由于历史发展阶段性因素, 以及地域之间实际存在的工作环境差异, 使得部分地区的城建档案建设工作依然需要在标准化和规范化的层次上, 实施进一步的改善与提升实践。最后, 现有的城建档案管理工作缺乏通用的技术标准。其工作实践程序并未实现标准化建设, 在计算机设备普及应用, 以及无纸化自动办公模式广泛引用的背景之下, 原有的档案信息管理工作实施模式, 已经无法满足现有阶段的实践需求。

2 加强城建档案电子文件归档管理的对策

2. 1增强综合素质, 强化归档意识

档案员要定期或不定期通过专业知识继续教育、学术讲座、技术交流、自学等学习档案管理、工程建设、计算机网络等知识, 不断增强自身的综合素质, 提高工作效率, 从而更好地为人们提供满意服务; 同时, 档案员要转变工作思维, 变被动等待为主动了解、引导。如积极与档案形成单位沟通联系, 虚心学习了解有关工程施工步骤、工序和审批流程, 深入基层, 服务一线, 向工程报送资料员宣传档案政策, 指导窗口业务人员严格按照相关规定审核接收资料, 从根源强化归档意识, 把握好建设档案质量关, 确保档案的完整性和准确性。

2. 2建立健全规章制度

对于政府和企业来说, 必须结合自身的实际情况, 不断健全现有的电子文件档案管理相关规则制度, 现代电子文件档案管理涉及到信息的管理、数据录入等部门, 因此, 必须在内部建立健全的规章制度, 讲责任明确到部门和个人, 进而能够有效确保电子文件档案内容的真实性和准确性, 能够使其真实地反映出人类的日常活动情况。从电子文件形成开始不间断地对有关操作进行管理登记, 保证电子文件的产生、处理过程符合规范。从生成到归档过程中, 保证电子文件的原始性, 加强保护和监管, 避免发生被随意删改或导致损坏、丢失的情况发生。

2. 3采用安全保护技术措施

城建档案电子文件归档势在必行, 这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域, 对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导, 保护电子文件的原始信息, 了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2. 4提高标准化和规范化水平

(1) 要逐步加强现有的电子化档案文件的标准化水平, 不断对工作系统中的机器设备实施程度适当的更新操作, 切实提升有关档案信息管理软件的运行质量水平, 为城建档案信息的跨地区交流以及资源共享, 构建充分的实践条件, 切实提升城建档案资料信息化建设事业的发展水平。 (2) 对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂, 如果没有统一的格式, 在文件查询的时候十分的困难, 因此, 统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证, 同时有利于档案的完善管理, 方便日后查询、纠错等。

3 结语

城建档案电子文件归档管理工作是城建项目有效实施的基础, 因此, 需要从各个方面提高电子文件归档管理的工作效率, 从而及时准确地记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断提高自身的工作能力, 确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作, 才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。

参考文献

[1]成芳.建立电子文件 (档案) 指导、监督机构的必要性分析[J].档案管理, 2007 (2) .

建设工程文件档案归档 篇8

一、电子文件档案归档是档案工作发展的必然结果

文件从形成到最后消亡或永久保存为档案是一个完整的过程。现代科学技术突飞猛进, 电子信息化在党和政府机关工作中得到了广泛应用, 电子文件的保存、管理和有效利用已成为新时期档案工作中的重要组成部分。但分散在社会各层面、各部门的电子文件档案还没有一个信息管理功能, 缺乏通用性, 既不便于电子文件档案统筹管理, 更不利于电子文件档案的广泛开发利用。电子文件档案具有独特时代特征, 它区别于传统的文件档案, 决定了电子文件档案必须要及时有效归档。在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中, 明确规定了“文件形成部门或信息管理部门就定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交, 并按档案管理要求的格式交其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”由此电子文件归档不仅具有法律依据也是档案工作发展的必然结果。

二、电子文件档案归档是社会发展的必然要求

由于历史原因, 当前主要档案文献资料都是采用纸质材料为载体进行保存, 特别是一些保密性较高的机关文件, 大多还在采用纸质文件存档。但随着新时期信息技术的迅猛发展, 电子商务、电子政务等现代化信息技术全面普及, 为政府转变管理职能, 建设现代化政府创造了良好的条件。在借助电子信息技术、数字技术、网络技术实现政府管理现代化的同时, 也对档案工作提出了新的要求。首先, 社会发展对档案的保管、利用提出了新的要求。随着时代的进步, 电子信息技术取得飞速发展。政府机关、各企事业单位办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往文件, 许多文档从产生到处理办结几乎可以不使用纸和笔, 形成了大量的电子数据、图像、文件等电子档案。电子文件归档入馆将直接决定电子档案的真实、完整、长久可读, 随着办公自动化、标准化、网络化渐趋完善, 其发展的结果必将成为未来档案馆馆藏的主体。由于电子文件档案可以通过计算机系统或网络技术进行迅速、有效、多角度的查询, 将在开发利用上发挥着积极作用。在实现档案资源共享和促进经济社会事业发展上, 电子文件档案将比传统档案更为便捷有效。其次, 电子文件归档有利于政府记忆力的长久传承。电子文件档案是政府档案信息的重要组成部分, 电子文件种类复杂、格式多样, 并且具有信息和数据易损和易更改性, 使档案工作面临新的机遇和挑战。如果不能快速有效地解决电子文件档案统筹归档入馆管理问题, 将不利于电子文件的安全保存、长久传承和共享利用。也会影响政府记忆的延续和电子政务效能的发展。统筹规范电子文件档案的归档管理工作, 有助于电子文件档案的规范形成、管理和利用, 确保电子文件档案的真实、完整, 实现政府记忆的长久传承。

三、加强完善电子文件档案归档工作是必然趋势

(一) 电子文件不及时归档存在很大的隐患。据有关权威部门统计数据显示, 随着各行业在生产、运营等管理环节信息化程度日益增高, 计算机泄密行为也呈上升趋势。涉密文档直接或间接地泄漏与破坏大都是在各种各样不设防的情况下, 从而导致大量的涉密、流失。加强电子文件档案归档也是新时期档案保密工作重要组成部分, 要做好电子文件档案的移交、整理、价值鉴定、存储、著录、保管工作。

(二) 电子文件归档大大提升了电子文件原始保真性。当前, 大多数政府机关、企事业单位都是通过电子文件来部署和安排各项工作, 但电子文件档案基本上没有加盖电子印章, 电子文件档案的凭证性和权威性未得到充分体现。电子文件档案是办公自动化政务信息的重要源头, 在电子文件档案没有归档以前, 其文件的权威性及凭证作用受到质疑, 导致很多重要电子文件失去作用。所以要加强完善电子文件归档工作, 从而保障电子文件的原始真实性。

(三) 电子文件归档工作为档案事业的可持续发展注入了新的活力。随着文字、图像、影像、声音各类档案信息以数字化技术、网络技术在档案管理工作中的应用, 对档案归档工作提出挑战的同时, 也丰富了档案信息资源, 为档案事业发展开辟了新的天地。一方面, 电子文件档案是现代技术条件下档案信息资源开发及远程利用的新成果, 为档案收集渠道开拓了更为广阔的天地, 也大大提升了整体档案资源的馆藏量。另一方面, 由于电子文件档案的具有的独特时代特征, 其高速、便捷、成本低廉优势, 将极为方便地为社会大众服务。不必再以传统的查阅方式进行信息、文件的查找、索取和归还。同时, 新型档案载体材料的更新换代和诸如磁盘、光盘、数码图像处理技术等载体档案材料的保护技术的应用, 为传统纸质、胶片等珍贵档案修复、备份提供了更为安全科学的方法, 使档案安全保管、存储、修复、检索利用等方面的技术更为先进, 促进档案部门现代化管理水平的提高。

参考文献

[1] .熊飞.熊艳.城建档案数字化建设[J].城建档案, 2009.2

建设工程文件档案归档 篇9

一、《新规定》更加明确、具体, 便于实际操作

作为档案工作者可能我们都还清楚地记得1987年颁布的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》 (以下简称《旧规定》的内容。特别是《旧规定》中文书档案的保管期限表中将文件的保管期定为永久, 长期和短期3种, 而长期保管期限为16-50年左右, 短期为15年以下, 长期和短期的保管期限划分的就比较笼统, 不够明确, 具体, 在实际运行过程中往往取决于档案工作者自身, 尤其当档案到了保管期限应该鉴定销毁时却不能销毁或不敢销毁的现象。而《新规定》中就明确规定了机关文书档案的保管期限, 分为永久和定期。定期一般分为30年, 10年, 这同时与会计档案保管期的规定就统一起来, 避免档案工作者产生混淆, 同时也便于档案工作者掌握。另外《新规定》还缩短了长期和短期归档文件的保管期限, 以便档案人员的精力更多的投入到永久保存价值的档案的保管及利用。

二、充分体现了以人为本的科学发展观

以人为本是党的十六大以来党中央突出强调的一个重要思想和基本要求, 是科学发展观的核心。这在《新规定》中也充分体现出来。在《新规定》文书档案保管期限表中的9.3, 9.4, 9.6, 9.7, 9.8中就具体诠释了关于人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级……等涉及人的切身利益的相关范畴都要进行保存。如:在文件保管期限表中9.3中人事任免材料定为永久, 而《旧规定》中只将本机关对直属单位领导人任免的文件材料定为永久, 充分体现了凡涉及到人的基本资料都要建立健全。在表中的9.4.1, 凡受县级 (含) 以上表彰奖励的定为永久, 而在《旧规定》中的保管期限表中规定的是只有获省级以上的文件材料定为永久保存, 相比较可以看出涉及个人荣誉方面的放宽了条件, 让普通人认识到从身边就能学到先进事迹, 不会让人感到先进人物是那样的高不可攀, 也体现了一种务实的精神。另外《新规定》中增添了人事考核职称评审工作文件材料, 从这一条可以看出国家更重视个人在德才表现和工作实绩方面的文件材料的建立, 以便激励督促每个人提高政治 (专业) 业务素质, 认真履行职责。

三、与时俱进, 跟上时代步伐

随着时代步伐不断前进, 只有在思想上理论上与时代同步, 不断研究新情况, 解决新问题, 形成新认识, 才能体现时代性。《新规定》不时折射出来的理论创新思想, 对推动我们国家整个档案事业的长足发展必将产生积极而深远的影响。这从以下几条可以看出, 如, 《新规定》第十条:“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。”这不仅是对《旧规定》的补充和完善, 而体现出一定的前瞻性和可持续性, 为今后合理有效地运用现代科学技术和先进设备, 推动档案管理现代化, 加速档案信息社会化进程具有重要意义。

建设工程文件档案归档 篇10

关键词：保管期限,制度

国家档案局于2006年颁布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (八号令) (简称《规定》) 是各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围, 准确划分档案保管期限的依据。《规定》第十四条指出, “本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。”《规定》对国家党政机关、企事业单位等文件材料的归档范围和保管期限的划分具有指导意义, 但是在指导实践中也存在着一些问题。

一、《规定》的改革内容

《规定》是在1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件的基础上制定的。关于文件材料的保管期限, 《规定》改革了保管期限划分方法, 将原来文书档案保管期限表中的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”, 定期中再实行标时制, 分为30年、10年。原有的文书档案“永久”、“长期”和“短期”保管期限的划分方法, 使得实际操作中的情况往往是:长期保存的档案实际上都是保存50年, 短期保存的档案都是保存15年。到期后才考虑档案的鉴定工作, 有的甚至一拖再拖。我国大部分机关和企事业单位都采用了这种划分保管期限的做法, 而这种做法已经被我国的档案管理实践证明存在着较大的缺陷, 违背了档案价值鉴定“效益性原则”的要求。有学者指出, “尽管划分保管期限的人可以比较容易地对档案的保管期限作出决定, 但是人为性和弹性过大, 导致的鉴定结果往往是“两头小中间大”, 即永久的少、长期的多、短期的少。这种保管期限的划分方法基本上属于“粗放型”的管理手段, 它也使我们的档案鉴定专业化进程受到了严重影响, 因为专业化的档案价值鉴定最基本的要求就是操作标准要细化。”[1]19

《规定》试图解决这一问题, 采用了标时的划分方法。“定期分为30年、10年, 是指一般条件、一般情况下的基本划分方法。机关可以根据本机关实际工作需要再增设期限档次或调整现有期限。定期保管的文书档案必须实行标时划分, 这是《规定》对定期保管档案实行标时划分的基本要求。定期保管档案之所以要实行标时划分, 不能直接注明或写上“定期”, 主要是便于对机关达到保管期限档案的鉴定销毁工作。明确的标时划分克服了以往对档案保管期限较为模糊的划分方法, 避免了以往短期保管档案 (15年以下) , 一般要等到了15年以后才对其开展鉴定销毁工作, 长期保管档案 (16—50年) , 一般要等到50年以后才对其开展鉴定销毁工作的问题。”[2]40根据《规定》, 永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交, 以确保有永久保存价值的文书档案得到有效保管和保护, 为国家积累历史财富和文化财富。定期保管的文书档案主要由本机关自己留存, 备机关日常工作查考利用, 保管期满后经机关鉴定, 或销毁或延长保管期限。《规定》中定量保管期限的确定, 初衷是减轻档案馆的压力。永久保管的档案才进入国家档案馆, 非永久的由产生机关自己留存, 其目的是方便对到期档案及时地进行鉴定处置, 减少保管压力, 节省保管空间和人力、物力。

二、《规定》对实践的影响

《规定》实施保管期限定量改革之后, 造成的结果依然是“两头小中间大”, 原有存在的问题并不能得到很好的解决。定量改革后的保管期限, 试图把具有永久保存价值的档案从“长期”中“剥离”出来, 归入到永久, 这样既可以减少长期保管档案到期鉴定工作的压力, 也可以使具有永久保存价值的档案享受到“永久”被保存的档案应该享受的“待遇”, 而不是到50年了经过“价值和生死鉴定”后, 才能“享受”到这一“待遇”。这样的做法, 预期目的在于节约管理成本。但是, 定量和定性的划分保管期限的做法只是形式上的改变, 在实践中并没有带来管理上的增效, 也没有达到预期的理论上的目的。理论上讲, 两种划分档案保管期限的方法是有区别的。采用定性的方法, 长期保管档案要到保管期满50年才能进行再次鉴定, 短期档案保管期满15年才进行再次鉴定;而定量划分档案的保管期限, 则每隔10年或30年进行一次期满档案的鉴定。可是, 没有明确标时的长期和短期 (长期到最高年限50年, 短期到最高年限15年) 与标时的定期30年和定期10年, 都是在保管的“终点年”面临鉴定问题。所以在实践中操作的结果如出一辙。《规定》中的保管期限划分方法, 只是把鉴定工作的压力放在了10年和30年, 而不是之前的15或50年了。并且对于定期不到30年的而又大于10年的, 是按照30年来划分合理, 还是10年划分合理, 这也是很大的问题。

另外, 对于某份文件保管期限的划分, 会存在判定结果不一致的现象。表现在:第一, 主体认识差异带来保管期限划分的不同。“重要”和“一般”的划分, 不同的主体可能因为其立场、对事物的认识以及个体对于相关知识的了解和掌握的不同会有不同的判断。这样的保管期限表在实践中会导致“执行”的不一致。第二, 特殊文件的保管期限的界定具有特殊性。属于永久保管的“年度和年度以上的计划、总结、统计材料”如果没有的话, 那么本该为10年保管期限的“年度以下的计划、总结、统计材料”是不是应该适当的延长保管期限呢?所以, 《规定》在实践中执行起来还是存在很多问题的, 这些模糊性语言必定会影响到执行者的主观判断和操作, 带来实际操作上的不一致, 导致管理上的混乱。

《规定》的初衷是值得肯定的, 但是并没有结合管理实践上存在的问题提供解决的途径和办法。电子文件的大量产生使得档案的鉴定工作没有减负, 反而显得更加的繁杂。档案保管期限的划分依然困扰着实践部门。保管期限的改革带来了一定程度上的混乱。制度的变化, 只是形式上的变化, 并没有带来管理上的实质改变。目前对于文件的鉴定, 其趋势表现为加拿大的“宏观鉴定战略”。“宏观鉴定战略”不再局限于传统理论中的价值标准, 提出应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。它使鉴定的重点由根据研究目的的判定文件价值转变为根据文件形成者的职能和结构来鉴定文件形成背景或文件来源的重要性[3]222。随着文件形态、文件运转的系统依赖性变化, 直接鉴定法将退出历史舞台, “宏观鉴定战略”将走上舞台, 奏响鉴定的新篇章。这才是新技术、新形势背景下文档鉴定工作的出路。

三、由《规定》引发的思考

本文主要基于《规定》与《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》的不同, 分析了《规定》存在的问题。这也反映了在制定档案管理制度方面存在的典型问题, 即制度的可操作性问题。

缺乏可操作性的制度, 往往表现为:一是过于突出制度的约束性, 过于强调制度的物性, 制度过于细化、量化, 标准太高太严等。这样要么使制度执行起来十分困难, 要么使制度执行的成本非常大。一是制度过于笼统, 说明不清, 标准不明。制度系统缺乏整体性, 制度之间相互矛盾和冲突。制度执行者不能得到清晰的制度解释, 造成制度执行者无法领悟制度的内涵, 无法执行制度。制度执行起来要么不知约束谁, 是谁违反了制度, 要么缺乏参照, 自由裁量权过大。

已有的制度在理论上是合理的, 但是在实践中操作起来却不如人意。新的发展趋势已经出现, 但是原有的制度依然“勃勃生机”, 没有走向终结的迹象。制度的可操作性是制度建设成功与否的关键。制度是用来执行的, 不是纯粹搞研究用的。可操作性强的制度, 才会成功的规范实践。制度过宽或过严都不行。制度建设不仅需要针对呈现出的问题, 更重要的是开创途径和通道, 实质性地解决存在的问题。成都武侯祠有副对联的下联说“不审势, 即宽严皆误, 后来治蜀要深思”, 档案管理制度也如此, 过宽过严都会失误, 要把握一个度。档案管理制度的产生源于档案管理工作的实际需要, 是为了解决档案管理中的问题, 规范档案管理。但是, 就某些具体单位来说, 过于原则或者过于模糊的档案管理制度本身就无法操作或者可操作性不强, 这就使得档案管理制度形同虚设。那么, 久而久之, 则会影响到档案管理工作健康、有序的发展。

参考文献

[1]王英玮.我国档案保管期限表编制实践的历史回顾与思考[J].北京档案, 2007 (5) .

[2]李明华.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》问题解答[M].北京:中国档案出版社, 2007.

文件归档整理出新规 篇11

李兴利（河南省焦作市档案局副研究馆员）：2015年10月25日，国家档案局发布推荐性行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），并第一时间通过国家档案局网站（http：//saac.gov.cn/news/2015-10/30/content_120840.htm）公开了标准全文内容。标准自2016年6月1日起实施。与原标准相比，新标准有哪些变化？这些变化反映了什么新思维？在实施新标准过程中还会遇到什么新情况、新问题？如何解决？

刘小芳（中汇会计师事务所馆员）：与2000年标准相比，我认为《归档文件整理规则》新标准有了一些新变化，突出体现在三个方面。第一，在整体框架上借用了国标模式以与国际标准接轨。这说明了新标准更加标准化，其说服力和强制力有了更进一步的提高。第二，在内容阐述上添加了电子档案以满足现实需要。其实电子档案的出现已经是很久的事情，但是一直没有一个很权威的规定，新标准对电子档案的叙述内容虽说不多，但也足以引起重视。第三，在整理方法上充实了详细步骤以便于具体操作。当然有利有弊，优点是对于新手来说是很好的参考，也利于档案行业的统一；缺点是过于繁琐，也缺失了灵活性，毕竟各个单位情况不尽一致，可能有些立档单位会为了过分追求其标准性而花费不必要的人力、精力。

程媛媛（焦作市档案局馆员）：《归档文件整理规则》新标准虽然确有一些不尽如人意之处，比如在电子文件方面的要求过于笼统，不便于操作，等等；但跟原标准相比，我认为新标准的确有很多令人欣喜的改变，集中表现为三大变化。第一，结构形式更趋于规范。新标准的总体编排和结构依照了GB/T 1.1-2009进行编写，更符合国家标准的格式规范；增加了“规范性引用文件”项目，标准的形式也更趋规范。第二，概念术语更符合需求。拓宽了“归档文件”、“整理”和“整理原则”的内容，将电子文件纳入其范畴，更符合新形势下档案管理工作的需求。第三，形式要求更切合实际。将原标准中的“质量要求”和“整理方法”两项内容相结合，并按照归档文件整理的习惯性流程重新进行了调整与细化，调整为“一般要求”和“纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架”。这块内容也是标准变化最大的地方，具体地说主要有7个方面的变化：一是件的组成的变化；二是增加了档号及其编制方法；三是归档章式样的改变及电子归档章的形式；四是编目式样的改变；五是装订的具体要求；六是档案盒及备考表项目的变化和填写要求；七是增加了归档电子文件的整理要求。这些改变，使档案整理的流程更为合理，要求更加直观，更符合档案工作“简化整理、深化检索”的总体要求。除了以上的变化之外，新标准还有许多细节上的改变，比如，简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，等等。这些较原标准更为具体的要求的确解决了基层档案员在实际工作中出现的因“多件合一”致使著录不全、检索不利的一些问题。再比如，新标准在“排列”方面将“按事由结合时间、重要程度等排列”改为“按时间结合事由排列”，取消“重要程度”的排列依据，有效减少了档案员主观因素对“排列”的影响，等等。

郭东升（山东省临清市档案馆研究馆员）：与原标准相比，我认为分类与编号的进一步高度统一与细化，是《归档文件整理规则》新标准的一个重要变化。新标准注重档案整理的规范性与标准化，强调分类与编号的统一性，把档案编号完全彻底地统一起来，实现了我国文书档案编号的全国统一，为文件的计算机管理和档案信息的提取开发提供了极大的方便。

王富忠（河南省濮阳县档案局副局长）：《归档文件整理规则》新标准关于“归档文件整理原则”的规定，在原来的“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的基础上增加了“归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，保持纸质文件和电子文件整理协调统一”新内容；增加了“电子文件整理要求”的新内容，既符合我国电子文件发展的现实需要，也体现了档案工作与时俱进的时代特色，充分展现了“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的总要求。“归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》‘ 一般要求的规定； 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行； 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统”等新规定，使基层档案工作者在电子文件归档的操作过程中，既有了翔实的依据，也方便操作。

李正平（四川省荣县档案局）：前面几位老师谈了《归档文件整理规则》新标准的新变化、新思维，我深受启发，在实施新标准过程中肯定还会遇到一些新情况、新问题，如何未雨绸缪，面对这些新情况、解决这些新问题更为重要。比如，新标准提出“归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料”“归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一”，但问题是，归档文件的纸质文件与电子文件是双轨运行还是以其中之一运行、另一为副本？如果以纸质方式运行，电子文件真实性、完整性、可用性等是否确保，其元数据、格式等是否转换等有无必要？如果以电子方式运行，纸质文件就是副本，其整理应否简化？电子文件与纸质文件的载体、管理等有很大差异，如何保证协调统一？

刘小芳：我认为纸质档案和电子档案只是形式上的不同而已。就文件归档整理而言，有些只有纸质，有些只有电子，有些两者都有，这并不冲突。有纸质按照其重要程度，不是特别重要的就只保存纸质，如果特别重要，比如永久的就可以根据需要以电子形式再保存。同一内容纸质的和电子的都有，那就根据其载体形式分别保存，不是有互见号或者备注吗？

李正平：这次档案载体的变革所带来的影响不亚于纸质档案取代简牍档案，因为电子文件是革命，数字文件是大势所趋，所以现在的归档整理必须围绕数字档案进行。具体来说，主要有两种情况：一种情况是纸质档案的数字化。如果文书运行以纸质为主，就要注意把凡能形成纸质文件的电子文件都形成纸质档案，否则一个立档单位的文件材料是不会齐全完整的。这时，电子文件就只能是副本且不能独立运用（因为所有签字印章等文件标志都与纸为一体），因形成电子文件或其后的系统缺乏必要的档案功能，且文件的签发、办理等以纸质方式，所以在法律效力上电子文件存在问题，电子文件就只能是副本。这种情况的档案整理就要注意，一是与原生的电子文件互见，且相对保证电子文件不被改动；二是如果不保存原生的电子文件，就只能再扫描纸质文件。有的是在组件时就扫描，扫描后再装订；有的现在没扫描，以后扫描，这就要注意装订时只能以简单方式，否则以后扫描时拆卷麻烦。不保存原生电子文件，不管是现在扫描还是以后扫描都是不节约，不值得推广（扫描后的可称再生电子文件）。另一种情况是电子文件纸质化。如果一个单位有档案功能的文书处理系统或独立的电子文件管理系统，以电子方式运行的文件具备生效标志（电子签名系统等完善），也就是其证据性与安全性、可用性得到保证，这时纸质文件可视为电子文件的副本，能打印的只需直接打印出来，不能打印的就以原生电子文件保存。这种情况的纸质文件归档就应相对简单，基本可一步完成（因为电子文件也要按问题等组织文件夹）。我认为第二种情况应成为主流，所有文件在网上处理现在是不难的。从人社、民政、公安等部门的工资、社保、人口等系统看，主要都以电子方式运行了，可直接形成报表打印出来；学籍、医疗等也都有自己的系统。公文进入具备档案管理功能的文书系统或直接进入档案管理系统也很简单，就连会议记录或人民群众提供的申请证明等也可扫描直接进入系统。只是各行各业档案部门在设计档案系统时不要各行其是、自成一体，尤其是在我国实行“集中统一管理档案”原则的大环境下更应慎之又慎，否则形成“烟囱”或“孤岛”，就不好接收或整合档案资源。当然，为了安全性，按规定形成纸质的还要形成纸质副本，但也仅仅是副本，原件是原生电子文件。从电子文件角度来看，如果出发点不是从完整保存电子文件这种资产角度考虑，仍会导致电子文件的大量消失；即使保存了电子文件，但如果主要以纸质方式运行，电子文件也会因不具有档案价值而散失其作用；而且数据库、多媒体、网页、电子邮件等因无法打印或其元数据无法打印而无法留存这些直观而有价值的档案文件。从归档文书档案上看，永久与30年的占比例不如10年的大，其实保存10年的档案大部分无需打印出来保存，有系统的可以试点只保存电子形式的。当然如果无系统或领导计算机水平差点，领导可在电脑上看文件，保存文件处理笺。

吴翠英（河北省唐山市丰润区档案馆副研究馆员）：在此我想就新标准中电子文件归档和“件”的问题谈点个人看法。先说电子文件归档问题，这确实是当前应该解决的首要问题，不论是实行办公自动化还是仍以纸质文件为主的单位，都应该根据自己的具体情况制定出切实可行的办法，包括软件系统的使用，电子文件的形成、积累、保管、移交等具体标准，做好电子文件归档工作，实现档案馆和档案室的有效衔接，进馆档案保证纸质档案和电子文件同时移交，以避免重复扫描，造成大量人、财、物的浪费。再说“件”的问题。过去执行中，把成本会议记录都撕开存档，一次会议一件，很不方便；这次又提出成本的会议记录一本为一件。前者不利于保管，后者不利于查阅，我的解决方法是：一次会议一件，单独加盖归档章，单独编页号和件号，抄写文件目录，但是不撕开，放在一个文件袋里，封皮档号章页数可以不填，件号就填写××号—××号，这样既便于保管，又利于查阅。

管先海（河南省濮阳市档案局副研究馆员）：上面几位就在实施新标准过程中可能遇到的有关电子文件（电子档案）的一些新情况、新问题及其解决方法谈了很好的看法。其实，在实施新标准过程中可能遇到的情况和问题远不止此，肯定会遇到更多的新情况、新问题。比如，新标准提出“对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度”，但问题是这样操作就容易出现“计划如早点计划，总结如晚点总结，就分散到了内容针对的一前一后了，真正与内容保持联系的那一年却没计划、总结”的情况。若与新标准提出的“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”原则相对照，就有点没遵循的感觉。诸如此类的情况和问题，在新标准具体实施过程中肯定是五花八门、不胜枚举，有待各位同仁研讨解决。

建设工程文件档案归档 篇12

建设工程档案的收集、整理、审核与归档, 是通过以工程项目为对象的系统管理, 对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制, 以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。所以施工项目管理部门档案资料质量控制尤为重要, 重点体现在以下三个方面:施工图设计文件 (含变更) 的收集整理、材料供应资料收集整理、现场施工文件收集整理。

1 资料整理的基本原则

1) 建设工程文件的形成应符合国家相关的法律法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件等规定。2) 建设、勘察、设计、施工、监理单位主管技术负责人组织各自分管的建设工程文件的全过程管理工作。建设过程中文件的收集、整理和审核工作应有专人负责。3) 建设工程文件应与建设工程进度同步收集、整理并按规定移交。4) 建设工程各参建单位应确保各自文件的真实、准确和完整, 不得对建设工程文件进行涂改、伪造、蓄意抽撤、损毁或丢失, 对弄虚作假、故意隐瞒而造成文件不符合真实情况的, 由有关部门追究责任单位和个人的责任。

2 施工项目资料管理的重点

2.1 施工图设计文件 (含变更) 质量的控制

施工图设计文件由设计院编制, 是现场施工的依据, 也是编制竣工图的依据。不同的设计单位设计文件不同, 所出具的变更单也存在工程名称、单元名称、项目号、图号等差异, 重号、缺号情况较为普遍。内容变更时, 材料代换、变更单不注明原图号, 加上大量的传真件给编制竣工图增加了难度。

做好设计文件质量的控制, 首要的一点是资料人员要熟悉了解各设计院该项目的施工图纸, 做好核验工作, 核验的要求包括:1) 从开工到竣工清单与实物是否相符, 目录与内容是否一致;2) 图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致;3) 本次来图与历次的来图有无矛盾或错误, 修改量大约占多少等情况。根据总目录核对该目录下的所有文件, 根据分目录核对整个专业的所有文件。核验应做到:发现问题及时进行汇总、处理, 不能及时处理的应做好跟踪。

2.2 材料供应资料档案质量的控制

材料供应的资料档案由厂家提供, 经采购验核后移交。材料资料应有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容。一般情况下, 施工材料采购合同及其技术附件会对厂家提交的资料做要求 (也有未要求提交资料的) 。就施工单位而言, 在厂家提交资料时, 采购人员未能严格把关, 在将资料发给使用和管理部门后, 这些部门也很少核实其完整性, 造成长期以来工程施工资料管理人员只能是被动的接收, 即交什么收什么。而采购合同或协议的多头签订造成归档难度的增加, 档案部门难以了解项目的应交资料情况, 也只能是被动的归档。

材料供应方档案资料包含了物供中心采购部分 (即甲方采购) 及施工总包单位采购的部分。对于甲方采购部分, 档案管理人员应要求物供中心提供移交清单并需注明项目名称、设备仪器仪表名称及编号、资料名称等, 并进行验核清单与实物是否对应, 每台设备至少提供一份原件能满足档案的要求 (整洁、清晰、签章齐全) 。如果遇到没有合同或协议的情况下, 应对照设计图纸, 了解采购情况及应提交的资料, 争取在资料收集工作中处于主动, 及时做好催交工作, 迫使采购业务人员重视, 对照合同或协议检查厂家资料, 完善所交资料。对于施工项目, 针对施工项目供应商资料质量有所失控的情况, 施工项目档案管理控制适当完善做法:1) 规范合同内容;2) 全面了解施工图纸中应采购的设备仪器仪表情况, 并进行汇总;3) 要求材料供应单位及时移交采购合同及其技术附件, 并把资料内容补充到汇总表中;4) 要求供应商及施工管理部门的资料提前移交, 以掌握供应商资料提供的进度和初步审核资料的情况, 及时做好反馈, 使施工单位的资料文件得以完善, 尤其要做好厂家项目现场资料的及时收集。

2.3 施工文件质量的控制

做好施工文件的质量控制, 档案人员、项目资料员、项目经理、主任工程师等都应各负其责, 档案人员从档案管理的角度进行审核把关, 其他方面从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁, 应承担比档案人员更大的职责, 即不只是从档案管理的角度把关, 也要从施工的角度把关。资料员依据图纸了解项目共包含哪些内容, 现场人员则要清楚施工单位提交的这些内容是否与工程相符。

档案资料质量控制贯穿于整个项目管理的过程中, 在实际的操作中, 会遇到较多问题, 主要有以下几个方面:

1) 由于工程项目的复杂性, 会涉及多套装置或单元同时进行, 工期要求又紧, 在参建各方保证进度的前提下, 会出现大量的设计变更。一方面, 无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图, 均不能全面反映真实的最终情况, 遗漏现象较为严重;另一方面, 项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目, 不能细致认真的做好交工资料的审核工作。2) 档案管理制度不够健全。资料整理是档案归档的基础工作, 资料员职责不清晰, 责任不明确, 在移交至档案部门时, 没有完整规范的管理制度, 也没有资料质量及验核责任的界定, 造成归档资料的缺失和不规范。3) 项目施工班子重实体质量轻资料管理, 在待遇上也是重施工员轻资料员, 往往资料员是兼职或干脆取消, 或人员频繁更换, 这在一定程度上造成资料收集、整理工作的滞后。

总之, 资料管理是项目管理全过程中的一个薄弱环节, 但却是单位工程质量管理及竣工验收的重要组成部分, 完整、真实、准确的工程档案是尤为重要的长效资料, 可为日后工程竣工投入使用、维修管理提供有力的参考依据, 能够实现其显著的经济效益因此, 对于施工项目, 应做到关口前移, 领导负责, 专人承办, 严格控制。尤其要重视固定培训档案资料人员, 让资料人员同时既是档案专业人员, 又是工程管理人员, 使之更好地架起档案与工程的桥梁, 以确保工程档案的完整、准确。而解决的根本还在于:将档案意识灌输给每一位管理者和参与者, 在规范管理和完善制度的同时, 理解资料工作, 正确对待资料工作, 使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势, 尽职尽责地完成本职工作, 规范的档案自然就水到渠成。

摘要：结合资料整理的基本原则, 从施工图设计文件质量的控制, 材料供应资料档案质量的控制, 施工文件质量的控制三方面阐述了施工项目资料管理的重点, 以提高施工项目资料管理水平, 确保工程档案的完整、准确。