工程建设档案资料管理

工程建设档案资料管理（共9篇）

工程建设档案资料管理 篇1

电力电力工程工程档案资料管理

9.1 编制依据

9.1.1 《中华人民共和国档案法》。

9.1.2 《中华人民共和国档案法实施细则》。

9.1.3 《电力工业企业档案分类细规则》能源办[1991]231号。

9.1.4 关于印发《四川电网建设与改造工程档案治理考核细则》的通知

9.2 总则

9.2.1 贯彻执行国家有关档案的法律、法规和治理办法，加强工程档案治理工作，充分发挥档案信息资源在领导决策、企业治理和技术进步中的作用，为四川电网建设的发展和提高经济效益服务。

9.2.2 工程档案是指从建设项目（工程）立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产预备到竣工投产全过程形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表等。

9.2.3工程建设、监理、施工承包商应负责完成各自职责工作范围或合同规定范围内的工程竣工档案文件的编制。

9.2.4监理全面负责对工程项目竣工档案资料文件的整理和编制，指挥部负责指导、协调工程项目竣工档案文件的整理、编制和移交过程中存在的问题。

9.2.5 工程档案文件资料应为文本文件，整理、编制、移交。

9.3 档案治理机构及其职责

9.3.1 工程档案治理机构

9.3.1.1 根据川电总[2003]50号文件精神，工程档案治理工作由工程监理部负责组织治理实施，要求由工程项目总监牵头成立工程档案治理协调工作组。组长由工程项目总监担任，副组长由工程建设、监理、施工等单位担任。

9.3.1.2 指挥部、监理、施工承包商、物资供给商应设置工程档案治理机构，明确工程档案治理的责任人，并配备一名专（兼）职人员做工程档案工作。

9.3.2 档案治理职责

9.3.2.1 指挥部

9.3.2.1.1负责工程档案治理的监督、检查工作。监督检查施工承包商的工程阶段性档案资料的收集、归档和工程竣工档案资料的整理、移交。

9.3.2.1.2负责工程依据性文件的收集、归档、立卷、移交。如项目可研报告、立项、审批、初设审批、概算、设计、施工承包合同等。

9.3.2.1.3负责工程建设性文件的收集、整理、立卷、移交，如工程建设大纲、各种协调会纪要、工程竣工验收报告、启动方案、启动会议纪要、工程建设总结等。

9.3.2.2 监理

9.3.2.2.1全面负责组织档案文件的立卷、归档、验收和移交工作，协调解决工程档案治理有关问题。

9.3.2.2.2 负责工程监理文件的整理、移交，如工程监理大纲、监理规划、监理实施细则、阶段监理检查纪要、监理工作联系单、监理通知等。

9.3.2.2.3 监督检查工程施工承包商日常的工程档案的收集、整理、编制。

9.3.2.3 设计

9.3.2.3.1 负责工程设计文件的提供，如工程设计基础资料、施工图及设计修改等文件。

9.3.2.3.2 负责提交红线图，跨越等协议性文件。

9.3.2.3.3负责220KV及以上工程的竣工图的编制。

9.3.2.4 施工承包商

9.3.2.4.1 负责施工治理文件的收集、整理、编制、立卷、移交。如施工组织设计、质量治理措施、非凡跨越措施、工程技术文件、验收申请、开竣工报告、工程总结等。

9.3.2.4.2 负责工程设计文件的收集、整理、编制、立卷、移交，如竣工图、设计修改、设计联系单等。

9.3.2.4.3 负责工程施工文件的收集、整理、编制、立卷、移交，如施工记录。

9.3.2.4.4 负责工程材料设备技术文件的收集、整理、编制、立卷、移交，如材料设备的合格证、质量保证书、试验报告、复试报告、设备开箱记录等。

9.3.2.4.5 负责工程竣工交接记录、签证文件、竣工报告、监督检查报告、工程总结的收集、整理、立卷、移交。

9.3.2.4.6 负责工程赔偿文件的收集、整理、编制、立卷、移交。

9.3.2.5 物资设备供给商

9.3.2.5.1 负责提交物资设备的技术招标书及订货合同（副本）

9.3.2.5.2 负责提交物资设备的合格证、质量保证书、试验报告、开箱记录等文件资料。

9.3.3 归档范围及立卷单位

监理应在工程开工前组织召开会议对归档范围及立卷单位内容的讨论，并以正式文件下发“归档范围及立卷单位“执行。

9.3.4 档案材料整理

9.3.4.1 工程依据性文件

9.3.4.1.1 原件与复印件的问题。凡本指挥部的发文均应原件归档。收文：凡对方主送或转发文可复印件归档。

9.3.4.1.2 工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

9.3.4.2 工程设计文件

9.3.4.2.1 设计文件按工程项目图纸总目录，工程全部设计文件应齐全、系统、完整。图纸一般应竣工蓝图归档。设计施工图的文件排序，一般按设计院卷册排列、编目。

9.3.4.2.2 设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。

9.3.4.3 工程施工文件

9.3.4.3.1 水泥、钢材等原材料试验报告要有编号、试验日期、规格、型号、试验单位加盖公章与签名。

9.3.4.3.2 工程测量记录及施工记录应使用国家电力公司工程质量检验标准的记录表，记录表式要规范，数据准确，签字应齐全。

9.3.4.3.3 隐蔽工程记录与中间验收应有监理工程师和设计工代签字。

9.3.4.3.4 质量监督文件：监督检查报告分为基础、杆塔、投产前等监督检查报告。

9.3.4.3.5 设备出厂技术资料包括设备出厂合格证、质量检验报告、开箱（开包）记录、备品备件单、设备说明书、图纸、维护手册等。

9.3.4.3.6 编制竣工图原则：

•凡按施工图施工没有变动的，则在原施工图上加盖竣工章。

•施工中虽有一般性设计变更，但能在原施工图上进行修改的，可按设计变更进行修改加盖竣工章。

•凡结构形式改变，平面布置改变以及其它重大改变，不能再在原图上修改，应由设计重新绘制后加盖竣工章。

9.3.4.3.7 竣工章的标准、格式及加盖竣工章的要求：

竣工图规格按省公司文件规定执行。加盖竣工图章一律使用红色泥盖印，竣工图章在施工图右下角设计图标上方，若图标上方有图表或文字，可盖在图标四周不压盖图表和文字的地方。

竣工图章中签名及日期填写必须用碳素墨水、蓝黑墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写或盖章。

9.4.4 归档要求

9.4.4.1 归档的文件达到完整、准确、系统，满足生产（使用）、治理、维护、改建的需要。•完整是指工程档案资料的收集要与建设进程同步进行，在项目的立项到工程竣工验收投产的全过程中，各种应该归档的文件材料都要归档。

•准确是指对归档文件材料的记载必须与实物相符，准确地反映工程建设治理各项活动中的真实情况和历史过程。

•系统是指归档的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的时间顺序排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。

9.4.4.2工程档案归档文件应编卷、册、分册，每卷应有总目录及分目录。册下可分为分册，由立卷单位根据内容多少划分。

9.4.4.3 工程档案归档文本文件应用计算机打印，但签字应本人亲自手签字。

9.4.4.4 工程档案文件资料应为文本文件，工程档案资料文件应移交运行单位二套。

9.4.4.5 工程档案文件纸张一律采用A4纸张。

9.4.4.6 案卷装订要求：

•案卷内材料尺寸应统一；

•装订的案卷四边应齐整；

•装订用棉线，不答应有金属物。

9.4.5 归档和移交时间

9.4.5.1 一般性文件材料及合同协议在文书处理完毕和合同、协议履行完毕后即归档。

9.4.5.2 初步设计阶段形成的材料，在初设审查批复后即归档。

9.4.5.3 监理、施工、设备招投标文件，一般在决标后即归档。

9.4.5.4 各专业工作中形成的材料，在工作告一段落后即归档。

9.4.5.5 设备开箱技术文件及图纸，现场开箱（开包）由施工承包商收集后即归档。

9.4.5.6 工程档案文本文件应在工程投运后三个月内移交。

工程建设档案资料管理 篇2

关键词：建筑工程,档案资料,档案管理

建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映,它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时,建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分,其重要作用也越来越被人们所重视。

1建设工程项目及其基本程序

建设工程项目是指具有计划任务书和总体设计,经济工实行独立核算,行政工具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程,也可以只有一个单项工程。一个完整的建设工程项目一般包含以下几个基本程序:1)基本建设前期准备阶段:提出项目建议报告,进行可行性研究,编制设计任务书,制定总体规划、初步设计,设计施工图。2)基本建设后期建设阶段:施工组织、交工验收、组织竣工验收。所谓项目管理,就是围绕着建设项目而进行的规划、组织、控制与协调工作。科学的基本建设程序是基本建设过程及其规律的反映,如何规范化、程序化、合理化地对基本建设工作进行管理,是建筑搞好建筑工程工作的基础和命脉。同样地,规范化、程序化、合理化地对建筑工程档案进行同步管理,是做好建筑工程项目管理的一个重要基础工作。

2建筑工程档案资料的归档范围

2.1 综合性文件资料

上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料

开/竣工报告;图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录;沉降、位移、变形等观测记录;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。

2.3 竣工图

总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程竣工图;强电、弱电工程竣工图;通风、空调工程竣工图;其他特殊专业工程竣工图。

3建筑工程档案存在的问题及解决办法

3.1 存在的问题

1)施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、有力武器、必要条件和生动素材的一般作用;

2)施工档案在工程管理中没有充分发挥凭证、参考的特殊作用;

3)施工记录不够规范、真实,以致归档后缺乏利用价值;

4)对工程发生的会议纪要、签证资料不够重视,以致在决算审计时得不到有效利用;

5)施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅,缺乏时效性。

3.2 解决办法

如何发挥施工档案在工程管理中的应有作用,为工程管理提供有效、及时的服务,是一项严峻、紧迫的课题。要将施工档案规范化,走上良性循环的轨道。首先要对从事资料人员加强培训,提高人员素质;其次是把公司贯标中的档案管理办法与施工档案管理有机结合起来,从根本上改变原来的不规范状况,对症下药,逐个予以解决。

1)面对施工档案基础不够扎实,从源头对施工档案进行全面梳理、整合。

2)全方位盘活以往遗留的施工资料,通过整理、拾遗补缺,尽快移交和归档。

3)对技术含量高的资料特别关照。

4)加强与各方之间的沟通,扫清移交中人为设置的障碍,理顺向建设方、监理施工资料移交途径,按照建设方、监理具体要求组卷移交。

4建筑工程档案的科学化管理

1)建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理,保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范,建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定,结合建筑实际情况,制定相应的档案管理制度、措施,同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要,在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2)加强对建筑工程档案管理工作的领导,提高档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。

3)严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。

工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题,及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的,由建设单位发给《建设工程档案合格证》,不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的,不发给《建设工程档案合格证》,建设单位不结清尾款,以确保工程建设档案的完整、准确、系统。

4)建立健全文件档案登记制度、借阅制度、利用登记制度,做到对文件档案的来龙去脉、运转流向胸中有数,严格管理。

5)加强档案人员知识培训是确保工程档案质量的有力措施

档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心,严把工程档案质量关。

6)充分利用现代化手段,多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源,做好档案信息统计工作。

在工程档案收集过程中,根据建筑工程档案的内容和利用者的需要,主动收集档案信息,如工程项目名称、建设地点、建筑面积、资金来源、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及工程概算立项批复时间、中标价、合同签订时间、合同工期、合同价款、竣工验收时间、工程质量等级、工程结算价款、工程竣工验收备案情况、档案移交情况等信息项目,设计科学合理的统计报表,为领导决策提供依据,为工程项目科学管理提供保障。

参考文献

[1]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气,2004(5):87-88.

[2]其木格,其其格.浅谈对档案的认识[J].内蒙古石油化工,2000(3):23-24.

工程建设档案资料管理 篇3

一、文件档案资料内容

建设工程监理文件档案资料应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收标准、建设工程监理规范等为依据填写，并随工程进度及时收集、整理，认真书写，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一格式，特殊要求需增加的表格应统一归类，按要求归档。

建设工程监理文件档案资料包括：

勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件； 监理规划、监理實施细则； 设计交底和图纸会审会议纪要； 施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料； 分包单位资格报审会议纪要； 施工控制测量成果报验文件资料； 总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工或复工报审文件资料； 工程材料、构配件、设备报验文件资料； 见证取样和平行检验文件资料； 工程质量检验报验资料及工程有关验收资料； 工程变更、费用索赔及工程延期文件资料； 工程计量、工程款支付文件资料； 监理通知单、工程联系单与监理报告； 第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要； 监理月报、监理日志、旁站记录； 工程质量或安全生产事故处理文件资料； 工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料； 监理工作总结。除了上述监理文件资料外，在设备采购和设备监造中还会形成监理文件资料，内容可详见《建设工程监理规范》GB/T 50319—2013第8.2.3条和8.3.14条规定。

二、管理职责

根据《建设工程监理规范》GB/T 50319—2013，项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：

应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料；

应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理；

应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案；

应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

三、管理要点

建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程，包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。本文对建设工程监理文件资料的分类存放和组卷归档这两个重要的关于文档档案管理的过程进行论述。

建设工程监理文件资料分类存放。建设工程监理文件资料经收发文、登记和传阅工作程序后，必须进行科学的分类后进行存放。这样既可以满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要，又便于工程竣工后文件资料的归档和移交。

建设工程监理文件资料的分类原则应根据工程特点及监理与相关服务内容确定，工程监理单位的技术管理部门应明确本单位文件档案资料管理的基本原则，以便统一管理并体现建设工程监理企业的特色。建设工程监理文件资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。

建设工程监理文件资料的分类应根据工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及工程质量验收程序等，并结合项目监理机构自身的业务工作开展情况进行，原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。

项目监理机构应备有存放监理文件资料的专用柜和用于监理文件资料分类存放的专用资料夹。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源大中型工程项目监理信息应采用计算机进行辅助管理。项目监理机构信息管理部门应注意建立适宜的文件资料存放地点，防止文件资料受潮霉变或虫害侵蚀。资料夹装满或工程项目某一分部工程或单位工程结束时，相应的文件资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号予以标识。

建设工程监理文件资料组卷归档。建设工程监理文件资料组卷归档，应根据《建设工程监理规范》GB/T 50319—2013、《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328—2001以及工程所在地有关部门的规定执行。

1）建设工程监理文件资料编制要求：归档的文件资料一般应为原件；文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求；文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符；文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张；文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等〉要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管；文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确；文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

应用计算机辅助管理建设工程监理文件资料时，相关文件和记录经相关负责人员签字确定、正式生效并已存入项目监理机构相关资料夹时，信息管理人员应将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“只读”，并将保存的目录名记录在书面文件上，以便于进行查阅。在建设工程监理文件资料归档前，不得删除计算机中保存的有效文件和记录。

2）建设工程监理文件资料组卷方法及要求：组卷原则及方法：组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；组卷要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷；卷内文件排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

最新颁布的《建设工程监理规范》GB/T 50319—2013，相对于旧版的规范而言，有较大的改动，在实施细则内容方面更为明确和合理，是建设工程监理文件档案资料规范化管理的依据。本文通过对建设工程监理文件资料的分类存放和组卷归档这两个过程进行重点论述，提出了建设工程监理文件档案资料的管理要点及相关内容。

建筑工程档案资料有效管理措施 篇4

摘 要：根据建筑工程档案特点，从更新观念、加强法制意识、提高档案管理人员的业务水平、建立科学化的建筑档案管理制度等方面提出了加强建筑工程档案管理的有效措施。从而为领导决策提供依据，为工程项目科学管理提供保障。

关键词：建筑工程、档案资料、档案管理

建筑工程档案是建设工程中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线铺设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，其重要性也越来越被人们所重视。

一、建筑工程档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱俊工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案资料的特征

1.真实性和全面性。真实性是对所有文件、档案资料的共同要求，但对建设工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。建设工程文件和档案资料只有全面反映建设工程的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。所以，建设工程文件和档案资料必须真实反映建设工程的情况，包括发生的事故和存在的隐患。

2.分散性和复杂性。建设工程项目周期长且影响因素多，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特性决定了建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及

（1）相互关联的复杂系统。

3.继承性和实效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。新的项目在建设中可以吸取以前的经验和教训，避免重犯以前的错误。同时，建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关部门，否者会造成严重后果。

4.随机性。建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。

5.多专业性和综合性。建设工程文件和档案资料涉及建筑、市政、消防等各个专业，也涉及力学、电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。

三、建筑工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设

（2）单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单

（3）位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

结 语

建设单位资料档案的分类管理 篇5

（一）工程准备阶段文件工程准备阶段文件工程准备阶段文件工程准备阶段文件

1：立项申请报告及批复

2：可行性研究报告及批复

3：环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表

4：固定资产投资项目年度计划

5：建设用地批准书

6：国有土地使用证及附图

7：拆迁补偿安置协议

8：建设用地规划许可证及附图

9：工程地质勘察报告

10：水文地质勘察报

11：建设工程测量记录册

12：规划设计文件

13：初步设计、技术设计图纸和说明

14：有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议

15：施工图设计文件审查意见

16：勘察设计承包合同及中标通知书

17：施工承包合同及中标通知书

18：监理委托合同及中标通知书

19：建设工程规划许可证

20：建设工程报建审核书 21：建筑工程施工许可证

22：工程质量安全监督登记表

23：各责任主体及分包单位资质文件

24：电梯安装工程监督登记表

（二）监理文件监理文件监理文件监理文件

1：监理规划

2：监理月报中的有关质量问题记录

3：监理会议纪要中的有关质量问题记录

4：进度、质量、造价控制文件

5：分包资质文件

6：监理通知及回复文件

7：合同及其他事项管理文件

8：监理工作总结文件

（三）施工施工施工施工文件文件文件文件

(Ⅰ)建筑安装工程

⑴土建（建筑与结构）工程

1：施工技术准备文件

2：施工现场准备

3：地基处理记录

4：工程图纸变更记录 5：施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告

6：施工试验记录

7：隐蔽工程检查记

8：施工记录

9：工程质量事故处理记录

10：工程质量检验记录

⑵安装工程文件

1：一般施工记录 2：图纸变更记录

3：设备、产品质量检查、安装记录

4：预检记录

5：隐蔽工程检查记录

6：施工试验记录

7：质量事故处理记录

8：工程质量检验记录

1：一般施工记录（施工组织设计，技术交底，施工日志）

2：图纸变更记录（图纸会审，设计变更，工程洽商）

3：设备质量检查、安装记录（质量合格证，设备说明书、开箱报告，设备安装记录，设备试运行记录）4:预检记录

5：隐蔽工程检查记录

6：施工试验记录（电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录；电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，空载、半载、满载、超载试运行记录，平衡、运速、噪声调整试验报告。）

7：质量事故处理记录

8：工程质量检验记录

9：竣工图

10：竣工验收文件

⑶室外工程

1：室外安装

2：室外建筑环境

(Ⅱ)市政基础设施工程

1：施工技术准备

2：施工现场准备

3：设计变更、洽商记录设计变更通知单，洽商记录

4：原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告

5：施工试验记录 6：施工记录

7：竣工图（（四）竣工验收竣工验收竣工验收竣工验收文件文件文件文件

1：工程竣工验收申请表

2：工程竣工验收会议纪要

3：工程竣工验收整改意见

4：工程验收整改意见处理报告 5：竣工验收备案表

6：工程质量评估报告

7：勘查文件质量检查报告

8：设计文件质量检查报告

9：建筑工程室内环境质量检测报告

10：建筑工程土壤氡浓度检测报告

11：房屋建筑工程竣工验收报告

12：消防工程验收意见书

13：电梯（扶梯）验收结果通知单

14：燃气工程竣工验收报告

15：规划验收合格证及建设工程竣工验收测量报告及房屋建筑面积测绘报

建设单位资料档案的分类管理（方案二）

（一）工程实施阶段文件工程实施阶段文件工程实施阶段文件工程实施阶段文件

1、项目开发资料及证书

2、政府发文及审批文件

3、设计文件（包含变更）

4、勘察、分析、规划类文件

5、招投标文件

6、合同文件

（二）工程施工阶段文件工程施工阶段文件工程施工阶段文件工程施工阶段文件

1、监理文件（月报、细则、会议纪要、通知及整改单等）

2、施工方文件（签证单、工程联系单、报验资料等）

3、施工图

4、变更资料

5、相关单位来往文件；

（三）工程竣工验收文件工程竣工验收文件工程竣工验收文件工程竣工验收文件

1、竣工图

2、各项实体检测报告

3、设计文件评审报告

4、地勘单位竣工报告

5、竣工验收报告

6、消防、环保、规划验收

7、档案验收

8、四项合格证书

9、质监报告

建设工程档案管理制度 篇6

第一章 总则

第一条为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用;根据《中华人民共和国档案法》结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。

第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、策划到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划;测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)。等工活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

第二章 档案资料的管理

第三条各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。重要的国家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收，部门、地方的重点建设项目由部门、方方档案行政管理部门参加验收。

第四条基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第五条项目建设过程个建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。

第六条档案资料的汇总整理

1.建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

2.建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

第七条建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。

第八条凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与旨进技术或引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用的手段和措施，保证使用。

第九条归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十条对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定进行管理。

第十一条设计建设大、中型建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的，符合要求的.档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

第三章 竣工档案资料的管理要求

第十二条竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工回的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定：施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

第十三条施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记签证等，整理好变更文件。按规定编制好竣工图。工程竣工前，由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量，基本建设主管部门、施工企业的主管部门应检查施工单位编制施工档案的质量。

第十四条编制竣工图的费用，按下列办法处理

1、因设计失误造成设计变更较大，施工图不能代用或利用的，由设计单位负责绘制竣工图，并承担其费用。

2.因建设单位或主管部门要求更设计，需要重新绘制竣工图时，由建设单位绘制或委托设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建设投资中解决。

3.第l、2项规定以外的，则由施工单位负责编制技工图，所需费用，由施工单位自行解决。

第四章 归档范围和保管期限

第十五条建设项目文件材料归档范围和保管期限，一般可根据本规定附表《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。特殊专业的建设项目可参照附表制定补充规定。

第十六条建设单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料规定详细的归档范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。

第十七条基本建设项目档案资料的保管期分为：永久、长期短期三种。

长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第五章 附则

第十八条技术改造项目可按照本暂行规定执行。

第十九条本暂行规定由国家计委、国家档案局负责解释。

工程建设档案资料管理 篇7

对于建筑工程来说, 工作繁杂, 需要整理的档案资料十分之多, 这也是工程建设的重要组成部分, 也是重要的保障力量。由于工程项目一般都具有隐蔽性的, 所以对于工程质量的检查以及规范, 就要通过资料来体现, 一个工程项目资料的完整与质量的好坏, 直接影响到这个工程项目的好坏, 所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环节。按照现代建筑的管理理念, 建筑档案资料的管理水平也反应了建筑施工企业的管理水平。建设部要求建立并管好城市基础设施建设档案, 进一步加强对工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识, 并明确指出:对于建筑工程必须认真管理档案资料, 如果工程建设的档案资料不符合相关规定的话就视为该工程不合格, 这些足以说明建筑工程档案资料管理的重要性。

2 优化建筑工程档案资料管理的对策研究

通过上述分析, 我们不难得出档案资料的管理在建筑工程中的重要作用, 要想建筑工程的顺利完工, 我们必须重视档案资料管理, 采取有效措施, 优化建筑工程的档案管理工作。

2.1 加强档案管理人员的素质建设

做好资料的管理, 优化档案的整理工作, 首先需要强化档案管理人员的素质。作为档案资料的管理人员必须具有档案管理的专业知识, 还要具备一定的建筑专业知识, 计算机操作知识, 了解国家的大政方针。这就需要建筑工程单位必须严把档案管理员的入口, 精心筛选专业人员, 上岗之前进行针对性的技能培训。同时, 档案资料的管理人员要有慎独的意识, 做到心中有法律、心中有规则, 树立高尚的职业操守, 调整工作心态, 兢兢业业做事。作为档案资料的管理人员要经常提醒和扪心自问, 在做资料的工作中是否及时、整洁、完整;怎样配合好技术人员做好施工组织、方案、技术交底等工作;自己是否对项目前期工作施工组织设计等进行了审核, 用字是否恰当和规范, 是否有遗漏和不全面;是否对监理、业主提出的意见和建议虚心接受了;是否在第一时间熟悉施工图并发现问题, 是否在第一时间和业主、设计单位进行了联系和沟通, 并在最短时间段内解决;对各条线的管理人员在工作过程中所提出的建议是否乐于接受并落实到项目管理中去;是否对以前的工作进行了总结, 留下好的一面, 否定了不好的一面。并用踏实、勤奋、认真及科学的态度去工作、去做好资料, 这些都是我们资料人员都要考虑和必须考虑的问题。在日常工作中要多思考、多交流、多协调, 并用热忱、认真的态度去工作、去落实。不断加强学习和广泛涉猎施工资料相关的书籍和有利于文化素养的书籍来提升我们自身的素质, 同时在工作中不断地总结、再总结。

2.2 规范档案资料的管理职责

对于目前工程档案资料员来说明确自己的职责也是充分做好工作的前提, 只有了解自己的工作才能做到有的放矢, 明确工作目标。建筑工程档案资料管理人员的职责主要是收集与工程相关的档案资料和图表;整理工程预建设的各类表格、图纸等文件;检查工程管理人员对施工单位开工前及施工过程中进度计划的制订及调整的审批情况;检查工程管理人员在施工管理工程中的各管理档案资料的记录、整理情况, 并对现场管理人员的档案资料收集、管理情况进行监督;有序登记工程建设的档案资料以便利用时随时入取;检查工程部人员完成工作计划情况以及工程部人员的《施工管理日记》;检查施工单位的资料完成情况;做好技术资料的收文登记, 并根据具体情况送监理、施工单位及其他相关单位或部门;及时与公司交流沟通, 协助工程管理人员做好与设计公司的联系, 工程图纸、设计变更联系单要做好收支登记并及时交分管人员会签;做好图集、规范、标准文件保管工作, 并做好借阅登记;经批准借阅外单位的文件, 须按规定办理借阅手续;为保证文件资料不外泄, 资料员有责任控制人员进出资料室;认真做好工作笔记, 完成公司安排的其他工作;资料员发送的图纸资料必须留一份连同发放清单一起存档等等。建筑资料员明确自己职责同时在工程建设中很好地落实自己的职责。工程质量的保障离不开资料员对工程资料的汇总和整理。资料员做好自己的工作是工程质量得到保障的前提。

2.3 优化建筑工程档案资料的管理制度

对于建筑工程档案资料的管理, 必须采取有效措施实现规范化、制度化的道路, 这就需要建立健全的档案管理制度, 这也是优化工程建设的基础和重要保障。对于优化建筑工程档案制度的管理, 首先要弄清楚档案资料管理的权限和范围。建筑工程的档案资料范围十分清晰, 依据本行业的工作特性, 主要包括了工程和设备档案资料建筑工程档案资料牵涉到重大的工程建设的内部资料, 对其发展有着重要的作用, 可以说很大程度上包含了全部的商业机密, 所以针对建筑工程的档案资料管理必须采取保密制度。作为公司的档案管理人员, 必须有专业的工作知识、良好的职业操守, 按照公司档案资料管理的需要, 实行保密制度, 不随意泄露公司的任何机密和文件。严格控制查阅范围, 针对在具体的档案工作中, 非档案管理人员不得擅自查阅和翻看档案柜里的案卷, 确因工作需要, 须经本公司主管领导批准同意后方可查阅, 并且做好相关的登记工作。档案柜内的档案要进行系统排列存放, 有序整理, 不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全, 存放有序, 查找方便。档案资料的借出时间, 不得超过规定的时间, 如需要续借的, 必须严格规范班里程序和手续, 做好登记。对于重要的或者破损的文件资料, 在查看的过程中, 不得使用原件, 一律使用复印件。档案管理人员要增强服务意识, 提高服务质量和服务水平, 要运用现代化的科学技术和设备, 改善目前的工作。

参考文献

[1]杨晓燕.工程档案管理的问题和对策探讨[J].城市建设理论研究, 2012 (9) .

[2]韩金华.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].城市建设理论研究, 2011 (22) .

工程建设档案资料管理 篇8

关键词：工程项目；资料管理；工程质量；监督管理

0 引言

随着我们国家的进步与发展，越来越多的建筑产品走进我们的生产与生活中，城市为了更好地进行规划、国家为了给人民提供更好地生活环境、越来越多企业的成立等等都会直接导致建筑产品的出现，这也是国家、城市和人民的必然选择。在建筑工程中，工程资料是建设施工中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。因此，要想保证每个工程的顺利进行，就应该做到以下两点：规范建筑工程资料管理；促进工程质量监督管理。

1 建筑工程资料管理的重要意义

建筑工程资料管理是项目管理的一项重要工作；按照规范的要求完成的完整、真实、具体的工程资料，是工程竣工验收交付使用的必备条件。一个质量优良和合格的建筑工程必须有一份内容齐全、文字记载真实可靠的原始技术资料；它是施工安全检测、质量控制等的重要依据，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2 建筑工程资料管理规范化的方法

2.1 符合法律法规的规定

工程建设资料必须符合法律、法规，施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件等的相关规定，这是一项工程开始的前提条件，我国是一个法治国家，法律不仅是一个国家的准则，也是一项工程的标杆。只有符合法律、法规的规定，工程才能高质量高效率地进行施工。比如：熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、标准；熟悉城市建设活动的报告、批复、通知、纪要等应用公文的编写方法。

2.2 施工技术的资料与工程同步

在施工过程中，施工技术的资料应随时随地与工程同步进行采集、整理、签发，并按照规定进行移交。并且在书写过程中一定要书写工整、字迹清晰、内容格式上一定要完整无误，工程合同文本必须和工程施工同步，经过责任方签字。施工建设的每一项资料的收集、整理、签发等步骤必须有专门的人员负责。

2.3 重视资料的记录和保存

建筑资料是建筑施工中的一个重要的部分，是建筑物质量的明证，也是保证建筑物施工资料完整的根本因素。因此，建筑单位在进行施工时，一定要重视资料的记录和保存，按照相关原则进行认真核对和管理，确保其再次应用时能够顺利准确的使用[1]。工程质量监督管理是工程建设的前提条件，只有资料齐全并且真实有效才能进行下一步的建设实施，工程才能顺利有效地进行。

3 促进工程质量监督管理的措施

3.1 工程質量监督管理的重要意义

近年来，随着我国政府不断推进城市化进程，使得建筑行业得到快速的发展，而如何有效确保工程项目质量一直是一个值得关注的问题。工程质量的监督管理直接影响到工程质量的优劣以及人们的生命和财产安全。建筑工程质量管理作为工程质量监督管理的一个重要方面，其管理的规范化能促进工程质量的管理监督[2]。工程质量监督管理关系到一个工程的施工安全以及施工结束后业主的生命及财产安全，涉及到的范围十分广泛，不仅仅是将建筑物完成这样简单的事情，而是涉及到建筑、监理、政府等部门的大规模的项目。所以建设好一项工程项目是十分不易但又十分重要。

3.2 促进建筑工程质量监督管理的方法

3.2.1 施工前的质量监督管理

在一个工程建设项目施工开始之前，一定要做好充分的准备工作，结合设计图纸以及勘察结果进行详细地分析，并且将所有的合同文本整理好，方便后期的合同签约；在施工开始之前，施工方、监理方以及第三方一定要多开会交流，设定好工程建设的应急预案，避免事故发生后不能及时解决；在招投标过程中，监理方一定要本着公平公正、公开的原则配合招标方进行招标，这不仅仅是监理方的责任，更是对业主的安全进行保障的前提。

3.2.2 施工中的质量监督管理

在建筑工程项目中最重要的内容是工程的质量安全，在建筑工程项目施工过程中，建筑工程加强质量的监督是首要任务。从当前我国的建筑工程质量监督的基本情况进行分析，并且提出了建筑工程加强安全质量监督的方法[3]。在施工过程中要严把质量控制关，杜绝或是减少事故的发生。监理方应做好质量检测，严格按照规定和规范实施。通过施工中的监督，保证各工程的质量行为规范、质量活动结果真实，国家和公众质量利益通过实体有效操作全面得以实现，保证施工过程的质量被监理方控制，确保施工阶段的建设工程质量。

3.3.3 竣工后的质量监督管理

在工程竣工后，业主入住或是企业办公之前要减少因为装修、维护过程中对建筑物的损害，避免工程质量遭到破坏，这样会延长建筑物的使用寿命。为了给业主提供更舒适、更健康的生活环境，希望在工程竣工结束后都能够实行工程质量保险，以免在工程交付使用后造成不必要的麻烦。

4 结语

在建筑工程行业风生水起的今天，越来越多的建筑工程走进我们的生活。工程质量的保障离不开资料员对工程资料的汇总和整理。资料员做好自己的本职工作是工程质量得到保障的前提。只要规范建筑工程资料管理并且促进工程质量监督管理，工程就能有效顺利地进行建设，更好地为我们的经济建设和构造和谐社会服务。

参考文献：

[1]周明兰.关于建筑工程资料管理的探讨[J].经营管理者，2013（09）.

[2]任春刚，朱士灿，谢阿明.建筑工程质量监督管理及对策[J].中国新技术新产品，2013（14）.

工程档案管理制度 篇9

为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

（一）工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

（二）归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用 A4 规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

（一）工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

（二）工程档案的整理

按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

（三）工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

（四）工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过 30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原 有的文号或图号；“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。

未按要求编目的，每项扣罚部门资料员 5 元。

（五）工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

（六）工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后 30 日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员 5 元。

（七）工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后 60 日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员 5元。

（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号）

工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号 如：第 1 卷 1.1.1-

1专业号 如：基建类 1 为 1.1.1

工程代号 如XX花园首期为 1.1

楼盘代号 如XX花园代号为 1

（九）工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

（十）工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

1、永久：是指工程档案需永久保存。

2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期：是指工程档案保存 20 年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

六、工程档案的借阅及销毁

按照集团公司档案管理制度执行。

本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。