工程档案管理工作

工程档案管理工作（精选12篇）

工程档案管理工作 篇1

工程档案管理是工程建设管理的重要组成部分, 由于工程建设具有参建单位多、建设周期长、组织机构临时、建设人员不稳定、管理主体多元、工程项目专业、建设实施系统、施工现场复杂等特点, 因此, 要加强工程档案管理工作, 就必须保证工程档案的完整、准确、系统、规范, 这样才能更好地发挥工程档案应有的作用。

一、争取领导的支持与重视, 建立工程档案管理网络体系

领导对工程档案工作的重视, 并在人力、物力、财力上给予大力支持, 是顺利开展工程档案工作的关键所在。因此, 在工程施工建设过程中, 要积极主动争取领导对工程档案工作的重视, 及时反馈工程档案工作在开展中存在的问题, 使档案工作摆上领导议事日程, 并列入监理例会、专业协调会、商务谈判的主要议题内容来抓;要求参建单位, 为确保工程档案的完整、准确、系统, 认真做好工程档案的收集、整理、移交工作。工程建设管理机构成立时, 就要结合重点工程建设具有“小筹建、大承包”的特点, 建立与工程档案工作相适应的档案管理网络体系, 由分管领导、专业项目负责人、档案人员组成, 并明确各工作岗位中档案管理职责;同时, 与承建单位及其项目部建立横纵向联系制度, 不定期召开业务交流会, 掌握工程档案工作进度;坚持工程建设与档案工作三同步:即工程建设开工与工程建档同步, 工程建设过程与档案收集、整理同步, 工程竣工与档案交付验收同步。

二、利用经济制约手段, 切实有效地开展工程档案工作

合法有效地利用合同的法律效力和经济制约手段搞好工程档案工作, 是非常必要的。在与设计、施工、设备供货等单位签订合同协议时, 主动商洽将档案工作所要求的条款写进有关合同或协议中, 有利于档案部门和有关部门具体操作, 可有效防止在工程档案交接验收和设备开箱移交材料时推诿扯皮现象的发生。条款内容可包括:归档范围、移交套数、案卷质量、验收交接等具体要求。特别在签订设备供货合同协议时要注意三个问题:一是对哪些是设备的随机及厂家必须提供的材料, 哪些是设备厂家技术保密及可不提供的材料, 要做到心中有数;二是对进口设备, 要求供货方提供哪些政策性所需的文件材料及其提供的方式, 并辨认审核其合法性;三是对成品设备要求提供针对整个设备的质保材料及印刷成套的资料手册, 而对非成品设备要求提供集成设备的各构成部分的质保材料及打印装订的资料手册。目前, 部分建设项目为赶工期、早投产收益、早入固资折旧, 采取了工程先竣工验收投产, 甚至结算工程款项, 只留工程维护款, 工程档案事后再收集、整理、移交, 这样给工程档案工作带来多方负面影响:事随人迁, 事后编制竣工档案, 破坏了工程档案准确性、完整性;丧失经济制约手段, 置工程档案工作于被动局面;甚至出现将部分工程维护款抵消部分应移交的工程档案资料, 损坏了工程档案工作的严肃性等。因此, 必须运用适当的经济手段对工程档案工作实行有效控制, 增强对工程档案工作与工程建设同步的认识, 避免出现工程档案工作滞后的现象。财务部门在进行工程决算时, 要注意检查竣工档案交接手续是否齐全, 竣工验收证书有无档案部门的签字和加盖“档案验收专用章”, 手续完备的, 财务部门才予决算。

三、加强验收移交工作, 确保工程档案齐全完整

建设工程项目档案验收是工程竣工验收的重要组成部分, 须与建设项目的单项工程验收、初步验收、竣工验收同步进行。而工程档案达标程度是考核参建单位在建设过程中基础管理工作和工程质量水平的重要依据, 也是对工程档案工作开展成效的评价。因此, 参建单位应重视建设项目工程档案的验收, 充分做好验收准备。首先, 建设项目所有工程档案的汇总, 一般由总承包单位负责, 或由建设单位指定一个参建单位汇总, 其他单位要积极配合;其次, 准备建设项目工程档案验收相关的文件材料, 如拟写工程档案情况报告, 准备工程简介、案卷目录、基建工程项目竣工验收情况一览表、主要设备情况一览表等必要验收材料。

四、通过多种途径和方法, 提高工程档案管理人员的整体素质

根据工程建设的不同阶段, 采取多种形式, 组织档案管理人员认真学习宣传《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规, 以及关于建设项目竣工档案验收细则、项目施工及验收技术规范及工程档案的归档范围、保管期限、整理细则、分类编号、案卷质量等内容的有关规定规范, 提高参建人员的档案意识, 使领导、工程技术人员充分认识到做好工程档案工作的重要性及如何做好工程档案工作, 形成人人理解支持重视工程档案工作的良好氛围。工程档案工作是一项的系统工作, 不是单靠档案人员所能完成、做好的, 也不能完全依赖工程技术人员, 要依靠所有参建人员共同努力才能完成、做好。因此, 从事工程建设的档案人员必须具备扎实的档案专业知识, 并熟练掌握实际操作技能, 还必须对工程建设专业知识有所了解;同样, 工程技术人员除了精通工程建设专业技术外, 也要对档案专业知识有所了解。工程建设初期, 要邀请上级档案主管部门领导和专家到工地现场举办档案业务知识讲座, 宣传有关档案的法规政策, 使参建人员对档案业务知识有所了解, 为顺利开展工程档案工作打下基础;同时, 要求档案人员参加工程建设基本专业知识培训, 使档案人员对工程建设的基本程序、内容、技术规范有所了解, 从而促进工程档案整理质量的提高。工程建设过程, 要针对项目档案的特点和存在问题, 采取请进来、走出去的办法, 组织档案人员及有关工程技术人员, 对有关档案管理问题进行讲解、咨询, 并进行现场操作演示, 增强相关人员对档案工作的感性认识和理性认识, 以提高工程档案工作质量。

工程档案管理工作 篇2

1.1适用范围及编制目的

适用范围: 适用于±800kV灵州换流站工程档案整理归档工作。编制目的: 各工序施工得以按施工规定的程序执行，使施工质量达到优良标准。1.2 编制依据

 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）

 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28） 《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9大类）》(办文档〔2010〕56号) 《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（国家电网办〔2010〕250号）

 《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）释义》（办文档〔2010〕72号）

 《国家电网公司纸制档案数字化技术规范》（Q/GDW 135） 《国家电网公司直流输电工程档案管理实施细则》

二、工程及档案概况：

±800kV灵州换流站电气安装工程为宁东（灵州）—浙江（绍兴）±800kV特高压直流输电工程的重要组成部分，其建设规模为直流双极额定输送功率8000MW、换流变压器容量（24＋4）×412.3MVA。±800kV灵州换流站的建设，有利于将宁夏煤炭资源优势转化成经济优势，促进宁夏地区经济社会发展，是落实西部大开发战略的具体体现。

站址位于宁夏回族自治区灵武市东南的石沟驿村东侧约3.20km。站址西北侧距银川市约88.1km，距吴忠市约41.5km。进站道路从站址北侧古石公路引接，长度约390m。

直流侧按双极带接地极接线，每极2个12脉动换流器串联，每极2个换流器电压按400kV+400kV配置，每个12脉动换流器设旁路开关，按极装设平波电抗器、直流滤波器等装置，中性母线上安装“金属—大地回路转换用”断路器。平波电抗器分别串接在极母线和中性母线上。每极装设1组直流滤波器。

750kV采用1个半断路器接线，交流滤波器大组作为1个元件接入串中。远景出线13回、换流变压器进线4回、交流滤波器4大组、联络变进线2回、2组母线高压电抗器（并联作为1个元件接入串中），按12个完整串规划；本期出线10回、换流变压器进线4回、交流滤波器4大组、联络变进线1回、2组母线高压电抗器（并联作为1个元件接入串中），组成9个完整串和2个不完整串，共安装31台断路器。

换流变网侧不装设PLC装置。

330kV采用1个半断路器接线，远景出线12回、联络变进线2回，330kV/10kV站用变1回，按7个完整串规划，站用变经断路器接母线规划；本期出线4回、联络变进线1回，组成2个完整串和1个不完整串，1台330kV/10kV站用变经断路器接入母线，共安装9台断路器，本工程仅计列3台断路器。

交流滤波器场：750kV交流滤波器大组采用单母线接线。全站16小组交流滤波器和并联电容器组成4大组。本期共安装小组断路器16台。

每组联络变66kV侧按设置2组独立的单母线、装设2台总回路断路器规划。本期共安装8台断路器（总回路2台、无功分支回路5台、高压站用变回路1台）。

建设单位：国家电网公司

管理单位：国家电网公司直流建设分公司

设计单位：国网北京经济技术研究院

西北电力设计院

中南电力设计院

宁夏电力设计院

监理单位：江西诚达工程咨询监理有限公司 施工单位：土建A包：天津电力建设公司

土建B包：江苏省电力建设

三、资料形成

1、工程技术资料收集

对于工程建设过程中形成的及接收的资料的收集工作是保证工程资料整理及归档备案的前提措施。为了保证工程建设过程中的资料收集，项目部对工程前期策划，施工阶段形成的技术文件，厂家提供安装指导文件，上级下发文件及各类上报审批文件进行分类收集，并形成目录，统一规范。对于施工过程所形成的影象资料也统一分划成施工前的准备工作、构支架、隐蔽工程、电缆部分、一次设备部分、二次接线部分、变压器部分、各种活动会议及检查、竣工投产检查等几大类。资料形成如下：

1)

工程质量评定资料由项目技术负责人、质检员形成。

2)

试验资料由现场管理员提取试件，监理见证取样后按有关规定送交试验室进行试验，试验室根据试验结果形成资料，返回项目部两份原件资料。汇总表及评定表由内业资料员、技术负责人形成。

3)

原材料质量保证书在材料进场时由厂家提供。材料员收到后及时交档案员处存档，内业技术员进行汇总及整理。

4)施工技术交底记录由项目施工员形成，交档案员处存档。

5)隐蔽检查资料、施工记录、由施工员根据现场实际情况形成，交监理、、设计院、地质等有关单位签字后交档案员处。

6)本工程竣工图有建设单位委托设计单位完成，不在我单位工作范围内。

2、工程技术资料整理

工程资料的整理工作，项目部按照国家电网公司档案室要求和规定，对灵州换流站工程技术资料、厂家指导资料、上级下发文件、公司上报文件等具有留

存价值的档案资料档案资料全部作到认真分类整理。保证了档案资料的完整准确性、系统性和及时性。

3、工程技术资料归档

对于整理后的档案资料，项目部指派专人到建设单位档案室配合归档，按照建设单位的具体要求和规定，详细划分归档范围，归档内容及归档方式，形成归档文件00卷，并装订成册以保证档案保管的长期性。

本工程在收集整理档案的过程中，坚持与工程进度同步的原则，施工前完成各项技术交底记录，施工验评记录以及材质证明资料的收集、整理工作等。在施工过程中，及时如实地填写各项施工记录和检查记录，按照规范要求进行了各项测试，并对记录及时整理，所有记录均签证及时，数据准确、内容真实。在进行档案资料收集、整理、汇总、装订时，严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9大类）》、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》、《国家电网公司纸制档案数字化技术规范》及《国家电网公司直流输电工程档案管理实施细则》的有关要求进行，做到档案资料完整、准确、真实、齐全。

灵州换流站工程电气C包施工工程共形成工程档案3套，每套 87 本，其中文件材料 87 本，移交甲方 1 套，共 87 本，其中文字资料87本；施工单位自存一套，共23本，其中文字资料 23 本，四、本工程档案特点

1、项目档案组根据实际情况进行两人分别整理及收集保证资料和文字资料，专人负责全面检查，基本完成了档案整理要 求的任务。

2、围绕生产以实事求是的工作作风形成资料，不搞“回忆录”，不搞假资

料。

3、档案组形成的资料书写规范、正楷。

4、档案形成用蓝、黑墨水进行书写。

五、档案组工作情况

档案组几个同志重点在团结协作上做好文章，经常在一起研究档案整理方面的要求，发挥各自专长，以保证工程竣工及时、准确进行档案验收。对不懂的有关问题向建设单位相关同志请教，确实还不明确的则请之亲临指导工作。强调档案工作的重要性，在项目经理的支持下，档案组大胆对工作进行管理，坚持按档案管理要求办理，认清实情，使资料形成者对当前资料管理形势有进一步了解。

本工程在施工过程中，项目部曾多次接受上级管理部门的检查，档案资料得到有关领导的肯定，我们争取在以后工作中再接再励，使我们的工程档案工作不断迈向新的高度。

六、自评情况

我项目部依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9大类）》、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》、《国家电网公司纸制档案数字化技术规范》及《国家电网公司直流输电工程档案管理实施细则》对我方整理的竣工档案进行了检查自评。经评定，本工程档案基本能到“合格”等级。

七、经验与总结

1、处理好与施工员、质检员、材料主管、试验等相关部门的关系，是档案工作能够顺利实施的关键。档案管理过程中必须按“合作、互助”的原则处理

好与施工员、质检员等资料形成者之间关系。

2、在专业技术上要有较高的水平才能使别人信服，才能树立起档案管理的威信。首先要提高自身的技能，到相关部门进行档案培训，做到档案管理方面事事心中有底。

3、在工程一开工时就应严格按档案室的要求和优质结构标准进行整理，以减少施工过程中一些不良因素对档案工作的影响。

浅析工程档案管理 篇3

【关键词】工程；档案

1.工程档案的定义

工程档案是将工程项目在工程建设活动中形成的技术资料和文件材料，按照项目档案组卷要求，经系统整理排列著录编目而形成并归档的，具有参考价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体材料。

2.档案的管理

2.1檔案管理的基本流程

档案管理包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及档案利用等八个环节。

2.2档案管理的基本原则

2.2.1统一领导、分级管理的原则

具体内容主要包括三个方面：（1）按照规定，国家级档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；（2）全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；（3）对党政档案和党政档案工作实行统一管理。

2.2.2维护档案的完整与安全原则

档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。收集齐全是指凡有保存价值的档案都要尽量收集齐全，实现一个单位、一个系统、一个地区直至整个国家真正有保存价值的档案完整。安全是指档案不丢失，内容不泄密。

2.2.3便于社会各方面的利用原则

便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。

3.档案的作用

3.1行政作用

档案记载了机关、团体或个人过去活动的所有状况，其中包括行政职权的法律依据，开展事务的过程及结果，工作的经验及教训等，这些资料都可以成为某个机关或团体开展行政工作的重要参考依据。正如谢伦伯格所说：“档案是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具。”档案拥有大量的信息资料，可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导提供大量的工作和业务管理证据及咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、可以为决策、处理各种问题提供参考依据。

3.2业务作用

档案涉及的内容非常广泛，尤其是记载了各行各业建设和生产活动的情况、成果、经验和教训，这些资料都可以成为当前开展生产建设时重要的咨询研究、统计监督的情报信息。实践证明，充分利用这些档案资料，对促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

3.3文化作用

档案是人类文明的产物，是人类文化的积淀和延续，它蕴含了大量的文化信息和社会发展规律，许多史学家都是借助档案成就了著名的历史文化著作。

3.4法律作用

在政治、军事、经济、外交等活动中，档案的作用依然显著，尤其是在解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出；另一方面，在维护权益方面，档案可以起到非常重要的法律证明作用。

3.5教育作用

档案可以成为宣传教育的生动素材，因为它包含着历史知识、文化信息，人们可以通过它更加直观地了解事件真相，起到一定的教育作用。

3.6查凭作用

许多档案都可以为事件的真实虚伪、存在与否起到凭证作用。如行政公文、学历学籍、宅基旧址等等，都可凭档案查询。

4.提高路桥建设工程档案管理的建议

4.1健全制度，实行岗位责任制

完善管理办法，根据公司档案管理的需要制定规定或指南，做到有章可依。在形成档案的各有关部门之间建立严格的档案管理渠道，实行参建单位项目档案领导人责任制。

4.2完善基础设施，改善档案保管环境

档案保管设施设备符合国家有关要求。档案库房、阅览室、办公室实行三分开，库房面积要满足现存档案的需要，并留有发展的需要。

4.3维护路桥建设工程档案的完整与安全，依法制定文件材料立卷归档细则

工程一开始，建设单位要根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及交通部《公路工程档案编制办法》，制定工程材料立卷归档细则，以正式文件下发给参加建设的设计、施工、监理 、质监等单位，明确规定各参建单位的归档内容和范围，包括专业队伍阶段性工作完成后，撤离前的资料整理和交接，这样可以改变以往建设项目的参建单位无专人负责、无专柜保管、无制度约束的无序档案管理状况，为各参建单位文件材料的收集和档案工作人员的督导提供了有利的条件，并为竣工材料的积累打下坚实的基础。

4.4加强学习，提高档案管理人员的业务素质

高速公路工程档案管理人员应充分认识到路桥建设路工程档案管理的重要性、艰巨性，突破旧的管理概念和固有的模式，学习研究国家基础建设方面的政策、法规，增强法制观念和依法办事能力，严格执行路桥建设工程档案管理职责，积极参与路桥建设工程档案管理的各项活动，在实践中锻炼、提高自身的业务素质和专业技能，使路桥建设工程档案更好地服务于路桥建设建设的需要。同时，要抓好建设单位有关人员的档案业务培训，培训工作应放在工程开工阶段进行，并作为路桥建设工程档案工作的重点和突破口，通过对路桥建设工程项目各参建单位的项目部、驻地办经理和档案人员的档案业务培训，提高其档案意识，明确其档案管理分工职责使其主动参与项目档案的管理与控制。切实提高档案管理人员的业务水平和档案管理水平。

4.5加强督导，严把竣工验收关

路桥建设工程档案要达到完整，齐全成套，档案人员必须从工程一开始就严格把关，把工作做到前面，要了解工程进展情况，主动配合参建单位，深入现场调查研究，对工程档案工作实行全过程的跟踪，要积极督促配合设计、施工、监理、质监等部门对工程档案的真实性、准确性进行严格把关。在工程竣工验收时，严格执行有关的法律、法规。重点检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章，监理人员的签字是工程监理的依据；其次是大量的设计变更是否齐全、是否在施工过程中就在施工图上修改到位；特别要注意的是，一项工程有总承包和分成包单位的，要严格审查各分包单位承建部分的竣工图是否与总图一致，是否同一标识，是否相互衔接，只要有一个分包单位的文件材料达不到要求，就不予以验收。

5.结束语

工程档案是工程建设过程中不同时期或阶段产生的各类材料的合理汇总，而技术资料又是工程档案的重要组成部分。所以我们要在工程建设的不同阶段，及时完成需归档技术资料的收集整理工作，这样才能为工程档案的完整、准确、系统奠定基础。 [科]

【参考文献】

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[3]程巧玲.工程竣工档案特点及收集工作中问题[J].商业文化（上半月），2011（06）.

[4]施丽丽.浅谈水利工程档案管理[J].水利科技，2003（03）.

[5]余梅.浅议如何加强企业重点建设项目档案的管理[J].中国井矿盐，2009（06）.

如何做好企业工程档案管理工作 篇4

一、工程档案的收集整理

工程项目档案管理工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时, 即开始进行文件材料的积累、整理、审查工作, 项目竣工验收时, 完成文件材料的归档和验收工作。

建设单位、施工单位、勘察设计单位必须配备档案人员负责档案资料工作;工程项目立项批复后, 规划发展部负责通知档案室;工程项目开工时, 项目负责人要再次通知档案室, 以确保档案部门随时了解项目的工程进度, 督促、指导施工单位做好工程档案的收集工作。

项目负责人对工程项目前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件要根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程进行收集、整理。

工程项目负责人要按照归档要求负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制和整理项目文件。要从工程技术角度随时对项目文件的内容及其深度是否符合国家技术规范、标准和规程进行审查, 如有缺项, 要指导各单位及时编制。

工程项目负责人要保证项目档案的齐全、完整、真实、准确。在日后的提供利用中, 如发现档案有工程技术问题将追究项目负责人的责任。

项目竣工文件由施工单位负责编制。主要内容和编制顺序依次为:施工单位营业执照、资质证明;工程中标通知书、施工合同或协议书;开工报告及批复、开工通知单;施工日记、施工组织设计;图纸会审及设计变更;抄测记录;隐蔽工程验收记录;回填土记录;原材料化验单、鉴定书、产品合格证及各种试验、试压报告;吊装及各种安装记录;工程质量评定、质量事故处理记录、工程质量评定表;质量交底记录。

二、工程档案的移交归档

施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后, 应依次由竣工文件的编制方、质检部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审;经项目负责单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部移交档案室, 交接单一式2份, 各执1份存查。

为了加强对施工单位竣工档案资料移交的督促, 无论大小工程, 各单位在与施工单位签订工程承包合同时, 必须注明“工程质量保证金在支付时, 必须经档案室会签同意”。

财务部门将根据签字齐全的《工程竣工档案资料归档交接单》与施工单位办理结帐、结算手续。

归档时间。项目负责单位应在工程竣工验收3个月内主动将工程档案交档案室统一管理, 档案室应及时督促项目负责单位将档案按时归档。如逾期不交, 将追究基建项目负责人的责任。

归档份数。建设单位与施工单位签订的施工合同中, 对竣工档案的编制责任、套数等必须做出明确规定。中小工程一般编制竣工档案2套, 档案室存档1套原件;新建、迁建、改扩建机场工程或其他重要、大型工程, 应编制竣工档案4套。即所在机场建设 (使用) 单位档案部门2套, 维修维护部门1~2套, 如工程列入城建档案馆接收范围, 应送交当地城建档案馆1套。

归档文件的质量要求主要包括:归档的内业资料应有1~2套原件;工程文件应采用耐久性强的书写材料, 如碳素墨水、蓝黑墨水、不得使用易褪色的书写材料, 如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等;工程文件应字迹清楚, 图样清晰, 图表整洁, 签字盖章手续完备;工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mm×210mm) 。图纸宜采用国家标准图幅;工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图, 竣工图应是新蓝图;所有竣工图均应加盖竣工图章;竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理;竣工图章尺寸为:50mm×80mm;竣工图章应使用不易褪色的红印泥, 应盖在图标栏上方空白处;利用施工图改绘竣工图, 必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变, 或变更部分超过图面1/3的, 应当重新绘制竣工图;不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》 (GB/10609.3-89) 统一折叠成A4幅面 (297mm×210mm) , 图标栏露在外面。

三、工程档案的管理

项目负责单位、档案部门要负责监督、检查和指导工程建设项目的档案工作。档案部门应参加重点建设工程竣工档案的检查验收。

档案室根据工程档案的特点, 遵循档案管理的原则和分类方法, 以查找和利用方便为目的, 采取必要的保护手段, 对工程档案进行管理。

为了保证工程档案的齐全完整, 库存档案如没有备份, 原则上不借, 借阅者只能复印。如确实需要借出原件, 需经办公室 (副) 主任批准, 限期归还, 对所借的档案妥善保管, 不得拆毁、涂改, 转借他人使用。

节假日前, 各单位要将所借档案送还档案室, 如需继续使用, 应重新办理借阅手续。

工程档案工作总结 篇5

工程档案工作总结

一、工程及档案概况：

长寿区云台镇利民村新农村建设工程，位于长寿区云台镇利民村，全部为砖混结构，均为地上1+6层（一层为商业门面，二至七层为住宅），一期共4栋，分别为1#、2#、3#、4#楼，总高度为22.4米,建筑面积约为30000平方米.2、结构设计年限为50年，抗震设防烈度为6度，丙类设防；建筑工程等级为二级，结构安全等级为二级级；屋面防水等缓为Ⅱ级，防水层合理使用年限为15年。

3、基础为墙下条形基础或人工挖空嵌岩桩基,内外墙为烧结页岩多孔砖（或普通烧结页岩实心砖）砌筑;屋面SBS防水卷材。

各参建单位如下：

建设单位：重庆市长寿区云台镇利民村居民委员会

设计单位：中煤科工集团重庆设计研究院

监理单位：重庆南州建设监理有限公司

施工单位：昆明大成建设工程有限公司

我公司对档案工作非常重视，制定了完善的档案管理制度，公司领导多次到工地检查指导档案工作。为保证工程档案的顺利完成，公司特意为项目部配备了必需的办公用品和电脑1台，打印机1台，并从档案素质上加以培养和重视。在资料管理工程中，档案组编制了资料管理计划，制订了切合实际的具有可操作性的档案管理实施细则，具体制定了工程竣工资料控制要点。

二、资料形成：按建筑工程竣工技术文件材料要求，档案组负责项目部技术文件的编号、登记、发放、保管，并负责竣工资料的收集和积累。竣工原件资料形成如下：

1、工程质量评定资料由项目技术负责人、质检员形成。

2、试验资料由现场管理员提取试件，监理见证取样后按有关规定送交试验室进行试验，试验室根据试验结果形成资料，返回项目部两份原件资料。汇总表及评定表由内业资料员、技术负责人形成。

3、原材料质量保证书在材料进场时由厂家提供。材料员收到后及时交档案员处存档，内业技术员进行汇总及整理。

4、施工技术交底记录由项目施工员形成，交档案员处存档。

5、隐蔽检查资料、施工记录、由施工员根据现场实际情况形成，交监理、、设计院、地质等有关单位签字后交档案员处。

6、本工程竣工图有建设单位委托设计单位完成，不在我单位工作范围内。你

本工程在收集整理档案的过程中，坚持与工程进度同步的原则，施工前完成各项技术交底记录，砼浇灌记录、钢材隐检、以及材质证明资料的收集、整理工作等。在施工过程中，及时如实地填写各项施工记录，隐蔽验收记录和检查记录，按照规范要求进行了各项测试，并对记录及时整理，所有记录均签证及时，数据准确、内容真实。在进行档案资料收集、整理、汇总、装订时，严格按照《重庆市建设工程档案专项验收办法》及重庆市城建档案的有关要求进行，做到档案资料完整、准确、真实、齐全。

长寿区云台镇利民村新农村建设工程共形成工程档案 套，每套 本，其中文件材料 本，移交甲方 套，共 本，其中文字资料 本；施工单位自存一套，共 本，其中文字资料 本，三、本工程档案特点：

1、项目档案组根据实际情况进行两人分别整理及收集保证资料和文字资料，专人负责全面检查，基本完成了档案整理要 求的任务。

2、围绕生产以实事求是的工作作风形成资料，不搞“回忆录”，不搞假资料。

3、档案组形成的资料书写规范、正楷。

4、档案形成用蓝、黑墨水进行书写。

四、档案组工作情况：

档案组同志重点在团结协作上做好文章，经常在一起研究档案整理方面的要求，发挥各自专长，以保证工程竣工及时、准确进行档案验收。对不懂的有关问题向建设单位相关同志请教，确实还不明确的则请之亲临指导工作。强调档案工作的重要性，在项目经理的支持下，档案组大胆对工作进行管理，坚持按档案管理要求办理，认清实情，使资料形成者对当前资料管理形势有进一步了解。本工程在施工过程中，项目部曾多次接受上级管理部门的检查，档案资料得到有关领导的肯定，我们争取在以后工作中再接再励，使我们的工程档案工作不断迈向新的高度。

五、自评情况：

我项目部依据《重庆市建设工程档案专项验收办法》对我方整理的竣工档案进行了检查自评。经评定，本工程档案基本能到“合格”等级。

六、经验与总结：

1、处理好与施工员、质检员、材料主管、试验等相关部门的关系，是档案工作能够顺利实施的关键。档案管理过程中必须按“合作、互助”的原则处理好与施工员、质检员等资料形成者之间关系。

2、在专业技术上要有较高的水平才能使别人信服，才能树立起档案管理的威信。首先要提高自身的技能，到相关部门进行档案培训，做到档案管理方面事事心中有底。

3、在工程一开工时就应严格按档案室的要求和优质结构标准进行整理，以减少施工过程中一些不良因素对档案工作的影响。

4、充分认识档案工作对工程和项目使用价值所起的作用，务必把好档案管理工作关。

工程档案现代化创新管理 篇6

关键词：工程档案 现代化 创新管理

1 工程档案概述

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式，是把往复不断的现象真实的记录下来，成为人们进行反复观察和研究的历史现象，准确寻找事物发展规律的可靠依据。档案工作都称得上是一项既有极其纵深的历史，又有无限广阔的发展空间的充满旺盛生命力的事业。在知识经济、信息时代高速发展的当今社会，档案工作正张开宽阔的臂膀，不断接纳热爱她的从业者。那么我们的档案工作是如何开展的，工程项目档案的现状和发展前景又如何？这些值得涉足这项事业的从业人员去理性、深刻探讨和研究。

2 工程档案现代化的意义

现代化管理是相对于传统手工管理而言，以现代科学为指导，对档案传统方式和做法进行改革。采用先进的设备和管理技术，充分发挥管理人员积极性、主动性和创造性，在理论的基础上借助计算机、数字通信等技术，使档案管理更加系统、智力化、信息化，从而组成最佳的结构体系，以确定被管理对象在整体动态下的最佳效果。

3 工程档案现代化管理的目的

档案管理进入现代化建设，就是为了要达到一个最佳效果：一是保存保护好各类实体档案最大限度的延长使用寿命；二是要开发档案信息资源，迅速、准确的提供一切档案信息为经济建设的发展和社会进步做贡献。

4 工程档案现代化管理的步骤

4.1 把档案管理工作进行系统化，按照统一的计划而行动，完善制度、体系、统一部署，北京地铁八号线二期工程土建施工01合同段于2008年5月22日开工建设， 2011年12月23日顺利完成了设计及施工质量验收规范的要求，合格运营。8号线项目部组成的档案资料整理人员配备齐全，与档案管理人员及时交流沟通，向移交部门移交及时，后续资料补充齐全完整。并按照统一领导、分级管理的原则，北京地铁八号线二期工程项目部结合项目档案的归档要求，按照局集团公司在2011年下发的中铁一办[2011]146号文件《工程档案管理实施细则》进行整理，本实施细则同时也规范了各在建单位的归档范围及职责要求，明确了移交档案的时间、数量和质量，对档案资料的形成和流向进行了追踪管理。当然在这同时也不乏有部分工程项目对工程资料的存在不重视，以公司资质中标的汕梅高速公路汕头至揭阳段路基桥涵工程（第十合同段）2004年8月开工建设，于2009年12月份工程进行移交，对缺陷期内发现的问题进行了处理并经过一验收小组的验收，该工程项目施工资料竣工后整理4年之久，一直到2011年底准备移交，项目总工以邮寄的方式将竣工资料邮寄到档案部门，未进行任何移交手续，便一走了之，后经档案部门与施工部门人员进行多方联系都不得回音，工程资料记述和反映了施工成果的一种科技档案，对我们今后的利用和生产建设起着很重要的作用，有利于作为扩大市场以及工程中出现问题时查考的依据，施工负责人及工程档案具体整理人员有责任及时、准确、完整的向档案部门移交。管理工作也由若干个相互依存相互制约的部分构成整体，从这个整体系统性的去实现最佳效果。

4.2 档案管理进入信息化时代

①在条件允许的情况下，引进先进的设备和管理技术。广泛的使用计算机和通信系统，收集大量的信息进行整理、分析，理清工作思路、制定标准，在项目建设初期就明确了“谁经办、谁立卷、谁负责”的管理原则。②积极参与学习现代的管理手段和方法，档案管理人员要深入现场了解档案的形成情况，对于工程的进展做详细记录，主动做好对档案业务的指导，针对于出现的疑难问题进行研究分析、不断的进行探索，最终解决问题。

4.3 加强档案管理人员的智力化培养

①现代化管理十分强调人的因素，注意开发管理人员的智力，充分重视，提高档案管理人员素质，提升档案业务技能，充分调动档案人的主动性、积极性和创造性。②提高档案管理人员岗位的稳定性，配置专职档案管理人员。档案管理业务的很多工作都是需要档案人在日常工作当中去积累经验，逐步完善和改进，这样才能保证档案管理工作的延续性，促进档案工作持续稳定发展。同时也需要有充满活力、高效、应变能力强的组织机构以适应复杂多变的市场环境。

5 结束语

总之，档案管理工作是一项专业性较强的工作，它在社会、政治、经济方面都发挥着极其重要的作用，要做好工程竣工档案资料的管理工作，不仅需要加强对工程档案人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同努力来建立健全工程竣工管理体系，我们也不断的在学习和借鉴其它单位先进的建筑工程档案管理经验，及时研究解决档案管理工作中遇到的难题，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养，不断总结经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

参考文献：

[1]钱永华.加强部门档案基础工作的必要性[N].社会科学报，2000年.

[2]王文平.综合事业档案管理的信息数字化建设[N].中国水利报，2003年.

[3]陈允嘉.论如何做好档案管理工作[J].科教新报（教育科研），2011年.

高速公路工程档案管理工作 篇7

一、严把合同签订关, 运用法律手段保证档案质量

当前公路工程建设已全方位推行工程招标制和监理制, 重大公路工程项目的承建、单项工程的勘察设计、科研和监理等, 全部要经过严格的招标竞争来承揽, 都要在承包合同或协议签订后开始实施。这些承包合同或协议都具有法律效力, 明确了各方的责任和义务以及违约的处罚等, 因此, 档案部门要积极参与到合同或协议的签订工作中。特别是在建设单位与勘察设计、施工、监理单位签订合同时, 要对公路工程交 (竣) 工文件资料的归档套数、整理、组卷标准、移交时间等提出明确要求, 使其得到法律保障。

二、遵循真实建档原则, 强化档案基础建设

真实是归档文件的生命, 是高速公路工程竣工验收的关键, 也是检验工程建设质量的基点。在建设过程中坚持项目内业、档案工作与项目建设进程同步进行, 建立健全管理网络和档案管理制度, 实行统一管理, 规范管理, 采取“三同时”的管理模式, 即在招投标的同时明确提出档案管理要求;在检查工程质量的同时检查档案形成积累情况;在工程交工验收的同时验收档案的收集和整理情况。重视每一阶段、第一环节资料的收集工作, 注重日常点滴的收集, 重视基础性资料的积累与管理。在基础资料形成阶段, 采取分阶段、分步骤、按不同的规定要求对不同时期的工程资料进行齐全性检查, 确保应归档资料应收不漏。使项目档案工作纳入工程建设和管理的每一个程序和环节, 强化档案业务基础建设, 并将其覆盖到整个工程项目中。

三、建立健全档案管理规章制度

为了做好建设项目工程内业档案资料的整理工作, 保证档案“齐全、完整、准确”, 在工程建设开始时, 应以《档案法》及交通部《公路工程竣工验收办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《高速公路建设项目案卷质量标准》为依据, 结合高速公路建设项目管理的特点, 编制详尽的《高速公路档案资料管理规定》、《高速公路建设项目档案分类编号规则》, 使宏观管理有章可循。在工程阶段, 应组织专业人员编制体现工程实施具体情况的《高速公路竣工文件编制办法》, 明确档案资料的收集、整理的内容与质量要求, 档案材料的组卷方法, 案卷的编制、装订、编目、保管等方面的详细规定, 以便对档案资料的齐全完整性及填写质量进行有效控制。

四、建立档案管理信息库

要加速档案管理的技术化和网络化, 必须要建立和完善档案管理信息数据库, 这样可在很大程度上拓宽信息渠道, 快速提供信息服务, 从而实现国家对档案管理的宏观调控。首先, 要及时补充、维护数据信息库, 对扫描的材料及补充的数据能互相转换, 迅速生成各种数据表、登记表、审批表等, 减少重复劳动, 确保档案信息的管理及时有效;其次, 系统软件的设计要有实用性、快捷性和前瞻性, 主要信息项如人员基本情况、行政职务、技术职称、奖惩情况及业绩年度考核等也要统一, 在录入数据时要仔细核实, 确保档案信息的完整性和有效性;最后, 要强化对档案信息管理安全保护, 不仅要在同种载体上复制, 还要建立在异种载体上的备份制度, 以保护个人隐私权。

五、提高档案管理人员素质

(一) 培养新型档案管理人才。

要进一步完善档案教育体系, 加强学科建设, 建设与我国档案事业相适应的档案专业人才培养体系。同时, 要综合考虑素质教育和社会需求, 设计合理的本、硕、博人才培养层次结构, 确立培养目标, 优化专业结构, 以有效拉近档案管理学习个体与专业设计及实践操作间的距离。

(二) 建立健全用人制度。

档案管理工作的性质决定了其管理人员必须具备过硬的理论知识和专业技能, 因此, 要打造高素质的档案管理人员队伍。首先, 要改变以往的用人制度, 实行竞争上岗的用人机制。对于新调入的档案管理人员, 要坚决破除根深蒂固的“铁饭碗”意识, 坚持学历与能力相结合并且以能力为主的用人原则, 在职务晋升时则应建立公开、公正、公平的用人制度;其次, 应逐步实行持证上岗制度, 使职业资格证书成为人事档案专业的标准和依据, 进而提高档案管理人员的整体素质;最后, 应重视档案管理人员的继续教育, 通过定期开展岗位培训和在职学习等方式, 针对档案工作的不同环节及岗位侧重安排培训内容。

参考文献

[1] .马建军.档案管理的信息化建设[J].山西档案, 2004.2

[2] .刘田东.档案管理学[M].北京大学出版社, 2002.7

园林工程档案管理工作浅析 篇8

一、园林工程档案管理工作中存在的问题

(一) 对园林工程档案的重视程度不够。相当一部分人员包括部分领导干部对园林工程档案管理工作的认识还存在一些误区, 认为园林工程档案管理工作就是抄抄写写、保管的事务性工作, 不是单位的主要工作, 不能给单位创造经济效益, 只要“守好摊”, 不丢失, 不泄密, 能应付外调、查档就行了。由于一些领导对园林工程档案的归档与管理的重要性认识不够, 档案意识薄弱, 对档案管理工作投入资金不多, 投入人力不够, 直接影响了园林工程档案的规范化管理。

(二) 园林工程档案收集工作滞后。由于在园林工程档案管理工作中, 长期存在着重建设、轻档案的现象, 认为档案管理是可有可无的, 只是在工程交工时应付一下即可, 工程完了才忙着整档案, 致使许多有价值的园林工程文件材料收不上来, 影响园林档案的齐全完整。如项目前期文件、设计文件和监理文件的收集不完整、不系统, 多数单位没有收集项目施工前的原建筑旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、施工工艺等声像资料。工程建设单位没有及时上交园林工程档案, 园林工程主管部门又疏于对园林工程档案依法收集和集中统一管理, 这就容易产生诸如档案收集不及时、不完整等一系列的问题, 影响档案的齐全完整。

(三) 园林工程档案没有得到充分地开发利用。新时期, 园林工程档案管理模式及管理理念正在发生着全新的变化, 而一些园林工程档案管理工作仅仅停留在对档案的收集、整理、鉴定、保管等实体的管理上, 而在园林工程档案信息开发利用上下的功夫很不够。提供利用还仅限于“你来我找”这种最原始、最简单的服务方式, 许多有实用价值的园林工程档案信息被埋在库房深处, 无法转化为现实的生产力, 这与信息时代要求提供高质量、高效率的信息服务很不相称, 造成园林工程档案信息资源的极大浪费。

(四) 园林工程档案管理人员的业务素质偏低。园林工程档案管理人员多为兼职, 一岗位多职, 而且多未参加过相关培训, 对园林工程档案管理的基本知识、技能不精通, 甚至根本不了解, 不能积极主动地开展园林工程档案管理工作。有的档案管理人员就是普通的行政管理人员兼职, 没有专业的园林施工方面知识, 不了解园林工程承包方式、合同签订、施工预算、现场经济活动分析管理的基本知识, 对相关的档案管理规定更是一问三不知。这些都造成了部分园林施工单位档案管理中的被动和混乱局面。

二、加强园林工程档案管理工作的具体对策

(一) 提高领导对园林工程档案管理工作重要性的认识。做好园林工程档案管理工作, 首先要有组织上的保证。领导重视是做好园林工程档案管理工作的前提。要提高领导对园林工程档案管理工作重要性的认识, 使其认识到园林工程档案与自己日常工作的密切关系, 增强其档案意识, 自觉把园林工程档案管理工作纳入重要议程, 作为园林事业发展的重要内容来抓, 与园林工程建设同步规划、同步发展, 并从人、财、物等方面加大投入, 切实解决园林工程档案管理工作中面临的一些问题, 推动园林工程档案事业的健康发展。

(二) 加大对园林工程文件材料收集归档工作的力度。园林工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任, 从园林工程项目立项开始就设立园林工程项目档案料管理机构和管理人员, 负责园林工程项目各阶段文件材料的收集工作, 做到园林工程建设与园林文件材料收集同步进行, 切忌先完成施工任务, 而后补材料的现象发生。园林工程档案人员要善于沟通、多赴现场、不耻下问, 多方收集有关档案, 争取在第一时间保证园林工程档案的完整准确。工程项目一开工, 就应该设立工程负责人分管工程档案管理工作, 并协调好专兼职档案人员与相关部门的工作关系, 及时收集前期文件, 解决收集工作中出现的新情况、新问题, 保证园林工程档案的齐全完整。

(三) 高度重视园林工程档案信息的开发利用。在园林工程档案管理工作中, 仅仅局限于对园林工程档案材料的收集、整理和保管是远远不够的, 更应重视园林工程档案的开发利用。只有充分开发和利用园林工程档案信息资源, 使之为园林工程的建设所用, 为园林工程人员更好地服务, 才能真正体现园林工程档案的重要价值, 充分发挥园林工程档案的作用。在开发利用过程中, 园林工程档案工作者要打破传统被动的等客上门的提供利用方式, 急园林工程工作之所需, 采取电话预约、上门服务、网上阅档等有效措施, 积极主动为园林工程建设服务, 以求获得较好的社会效益和经济效益。

浅谈水库工程档案管理工作 篇9

西大洋水库位于河北省唐县境内大清河南支唐河出山口处。是一座以防洪为主, 兼顾城市供水、灌溉、发电等综合利用的大 (Ⅰ) 型水库。水库初建于1958年, 1960年拦洪, 后经1970至1972年续建和1992至1994年加固。水库枢纽由一座主坝、四座副坝、正常溢洪道、非常溢洪道泄洪洞、输水洞、电站等建筑物组成。水库建成至今, 在防洪兴利等方面发挥了巨大作用, 为促进本地区工农业生产的发展发挥了显著效益。根据西大洋水库存在的问题及鉴定专家组意见, 本次进行除险加固工程。施工总工期3年, 总投资1.98亿元。

二、水库工程建设中档案管理评析

(一) 建立组织保障体系。项目法人高度重视档案管理工作, 将档案工作列入年度工程工作重要议程, 在成立领导机构的基础上, 在人力、财力上给予大力支持, 真正做到了认识到位、措施到位, 保证了档案工作的顺利开展。该项目配备具有较高专业素质的人员任专职档案管理员, 建立了档案管理工作网络, 形成“一把手”亲自抓、分管领导具体抓、办公室主任主管、专职档案员人员具体落实、各部门全力协助抓的档案管理工作局面。进一步明确了工作职责, 强化分工落实, 分级抓管理、层层抓落实, 构建档案管理工作的组织架构, 为档案管理工作提供了良好的组织保障。

(二) 建立技术保障体系。项目档案管理组在档案管理中大规模地运用计算机技术, 将完整的档案信息化产业内容归结、构筑起来, 形成了档案信息化平台, 这也是计算机技术应用于档案管理的最终目标。核心内容包括如下方面:首先, 要制定档案信息化管理的有关标准, 研制、推广档案管理应用软件, 加强电子文件和电子档案的管理, 做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用, 保证电子档案的齐全、完整、有效等工作。其次, 要建立、规范、联通各项目组网络, 建立水库档案信息网, 实现水库档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。作为档案事业重要组成部分的档案工作, 档案信息化建设已成为自身发展建设的必然。

(三) 建立制度保障体系。建章立制, 狠抓落实。制度建设是做好档案管理工作的前提和基础。档案管理组对档案的收集、整理、保管、统计和利用制度进行了整理和规范, 实行动态管理, 做到了人员有职责、收集有范围、鉴定有标准、查档有目录、借阅有手续、案卷有统计、工作有考核。经常性地检查档案管理制度执行情况, 发现档案管理方面存在的不足和漏洞, 及时进行指导和解决, 形成了档案人员各尽其责、档案管理工作规范有序的工作格局。笔者认为, 我们可以采取与参建单位签订工程档案归档责任书的办法。责任书明确规定了对参建单位的档案工作要求, 工程档案的归档时间、归档档案的质量、违约的处罚等, 使有关参建单位领导真正地从思想上重视重点工程档案的归档工作, 可使工程档案的完整率、准确率、归档率、合格率基本达到国家规定的要求。

三、保障项目档案资料的完整性及准确性

(一) 归档文件不完整。该形成的文件没有形成, 如个别项目已形成的文件不注意保存, 如设计变更、技术交流文件, 设计工作完成了, 文件也没有了;原件、复印件混杂, 应归档的原件却用复印件代替, 原件已丢失。

(二) 归档设计文件内容不准确。一是文字不准确, 二是数据不准确。贯彻ISO9000标准与工程设计档案工作, 能有效地控制文件和资料, 保证工程设计档案的完整与准确。贯彻ISO9000标准的核心是根据ISO900标准及其所列的要素结合本单位实际, 制定一系列的质量管理和质量保证手册与程序文件、作业文件等, 构成本单位的质量体系, 并以此开展质量管理和质量保证活动。它要求对设计、开发、生产、服务建立全员、全过程、全方位的质量控制保证体系。“文件和资料控制”是ISO900标准中4.5条款的一个重要要素, 也是必须形成的程序文件。它要求对本单位文件和资料的范围、批准发布、登记分布、更改回收、作废处理等问题作出明确的规定, 以确保工作现场无作废文件, 并且按照ISO900标准和规定, 所有活动中形成的文件材料均须“收集、归档、贮存”。有效地控制文件和资料, 不仅可以保证现场使用的文件和资料的有效性, 也是产品质量追溯的重要依据, 还可以加强档案体制建设、发挥档案的作用。

四、提高档案管理人员的业务素质

如何做好水库工程档案室的建设, 与每一个档案管理人员的工作能力与业务素质有关系。这就要求档案管理人员要有爱岗敬业的精神, 除了要系统掌握档案管理本专业的知识和工作技能外, 还要学习了解掌握水利专业的知识, 要学习水利相关专业的概况, 以便能及时准确地向上级水利部门提供水利专业信息, 更好地服务于水利事业。

参考文献

[1]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J].工程与建设.2010 (05)

档案信息化与工程档案计算机管理 篇10

一、档案信息化的涵义

档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础, 以档案信息的资源化为主导, 以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程:一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程;二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发、使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程;三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。

综上可以看出, 档案信息化具有以下两方面涵义:一方面, 档案信息化是一种社会发展形态, 是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述, 而不是某一时刻的结果。在这一过程中, 档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面, 因此, 要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待, 它属于社会信息化中的应用性工程之一;另一方面, 档案信息化又是一个不断完善和发展的过程, 在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力, 开发与有效利用档案信息资源的能力, 进而实现资源共享是目的, 为此, 这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之, 档案信息化作为一个运动过程, 它是一个动态概念, 它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。

二、档案信息化的实质

档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础, 也就是说, 我们要运用一定的技术手段, 创造适宜的社会条件, 将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说, 档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段, 使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”, 实现真正意义上的信息利用社会化, 这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素:

(1) 档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源, 在量的积累上要达到一定高度, 经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域, 且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的基础。

(2) 信息技术在档案工作实践领域的有效利用, 使档案信息能够实现技术意义上的资源化 (数字化) 是实现档案信息化的前提。

(3) 档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源, 实现档案信息化的重要条件。

档案信息化的核心是档案信息资源的建设, 在档案信息资源建设量的积累过程中, 使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。

三、档案信息化改变传统的档案管理方式

计算机辅助设计在我国工程设计领域的广泛应用, 利用计算机这种先进的技术工具, 产出规范、准确、美观的设计成品, 即工程图纸, 是设计人员心血的凝聚、智慧的结晶, 也是社会的宝贵财富, 妥善保管与有效利用是至关重要的。

历来, 设计者要花费大量的时间和精力查找已有的图纸档案, 对有些相同工程或修改极少的图纸, 为了提高设计效率, 只能用调底图再晒蓝图的方法, 在蓝图上进行修改。这样成本高, 图纸不美观, 设计人员带来不便, 增加重复劳动时间。随着档案信息技术的深入推广, 网络技术的普遍应用, 光盘存储技术的日益成熟, 使得档案信息的生成、发行、传递、复制、更改、存储变得十分方便, 一种产品的几百页资料和图纸浓缩在一张光盘上, 联网传递时间以微秒计, 而且准确无误。

四、档案信息化具体运作——工程档案计算机管理

(一) 运用计算机管理工程档案对数据库的要求

计算机的管理程序中必须有专门用于实现各种文字资料、各种幅面的工程图纸、文件、图片等计算机管理的综合系统;它集档案管理、图纸录入、净化、修改、输出、矢量化等图像处理于一体, 建立无纸档案库。该档案库可以放置在硬盘上或光盘上, 可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料;可以随意移动、放大、缩小图纸和文字资料, 档案人员可以对相关数据进行修改、编号, 并对各种资料进行无失真输出。实现文书档案与科技档案的互通渠道, 解决单位内有关生产、技术部门对各种文件图纸的网络共享、查阅等问题;通过良好的接口界面, 使得设计部门的设计图纸、生技部门所出的竣工图纸传送到档案室, 由档案人员进行整理、归档, 并通过网络进行借阅;经过生技科的核准, 提供竣工图给生产技术人员进行检修后的修改, 使得技术人员在施工现场就能借阅工程图纸及有关档案。

(二) 档案管理数据库应符合以下几种技术指标

(1) 该系统标准符合档案的有关标准和规程。

(2) 支持包括图纸、文档等在内的多种类型的档案。

(3) 可擦写光盘压缩存储。

(4) 图纸幅面不限, 能通过扫描仪迅速方便地进行输入和处理。

图纸档案既可以在喷墨绘图仪上输出, 也可以在打印机上迅速方便地输出, 输出后的图纸档案可以大小不限。

(5) 系统对图纸进行数据库管理, 并可进行查询、浏览、编辑、数据维护及输出;同时具有档案的保密机制, 使不同用户按授权访问不同图纸。

(6) 提供图纸处理工具箱, 可以对图纸进行灰度及彩色过滤、净化、缩放、修改、拼接等操作;具有多窗口编辑能力, 可对图纸的误差进行调整和修正。

(7) 网络吞吐量大, 系统支持大型投影设备, 可将图像清晰地显示在大屏幕上。

(三) 实现工程档案计算机管理必须解决的问题

(1) 用户授权及保密机制, 不同的用户具有不同的权限, 以防止非法侵入。

(2) 多种检索方式, 提供灵活的分类检索及模糊检索方式。

(3) 档案记录的显示与漫游。

(4) 档案统计、用户借阅管理, 可对数据库中的图纸、文字材料进行跟踪管理, 记录图纸的借阅历史, 统计图纸的使用频率, 明确图纸的损坏、遗失的责任;借阅图纸时, 建立图纸借阅记录, 对借阅进行检索和统计。

(5) 可无限量保存图纸;文档、工程图纸等可以打印输出。

(6) 档案库的维护;可任意创建档案库;有完善的备份与恢复功能。

(7) 可以进行档案销毁管理, 并且可以预先对需要销毁的档案进行鉴定。

工程档案管理工作 篇11

[关键词]建筑工程；完工档案；管理

建筑工程的建设周期长、投资大、涉及领域广，包含了多个施工过程，而在各个施工环节必然会形成大量的文件材料或记录，这些都是项目重要的档案资料来源[1]。工程档案的管理是整个项目工程管理工作的有机组成部分，做好档案管理工作对提高工程管理水平具有重要意义。

1.建筑工程档案的特性分析

⑴单一性。每个建筑工程都是一个独特的个体，有着各自的特征。任何一个建筑工程自招标、建设到竣工，都会有一套与之相匹配的档案资料，而这些档案都是对建筑工程完整、真实的记录，是构筑工程成长史的重要构件。

⑵真实性。工程档案资料是在各个时期形成的文件资料，是记录工程从无到有的过程，甚至还会成为城市发展的重要见证，故要求档案必须真实，不可随意弄虚作假或杜撰。

⑶实用性。工程建筑的档案记录了整个项目的建设过程，而它也是质量监管部门对工程质量进行检查、验收的有效依据。另外，在今后城市的发展与建设中，这些工程档案将会发挥重要的作用，并可能作为其他工程建设的参考与借鉴。

2.建筑工程完工档案管理的现状分析

2.1未能及时收集与整理档案

在建筑工程的建设中，档案的收集与整理是一项重要的工作。然而，在实际中，许多企业在施工期间往往忽略了对档案的及时收集与整理，使得档案未能形成完整的体系，无法发挥其作用。施工档案的收集与整理受多种因素影响，一些企业只顾追求经济效益的最大化，认为档案收集整理工作不重要，结果影响了档案收集与整理工作的及时开展。在建设后期，技术人员逐渐撤离施工现场，并将部分技术档案带走，造成施工档案的流失，影响了档案的系统性。

2.2无法保证档案资料的有效性

建筑工程档案的收集、整理及保存往往需要较长的周期。在工程的实际建设中，许多档案资料经常出现复印份数不够、保管欠妥等现象，很难保证档案资料的有效性。一些负责人很难24小时在施工现场，而有些现场资料则会出现代写、代签的情况，无法保证档案的真实性与有效性。另外，一些档案管理者未能及时将档案交给业主，或是转交档案后未能及时整理档案，错过了最佳整理时机，导致了不可估量的损失。

2.3施工档案数量增多

随着经济的发展及人们生活水平的提高，对建筑工程也提出了更高的要求，这也一定程度上增加了工程的施工难度，无形中增加了档案的数量。在这样的情形下，若档案管理者仍采用传统的档案收集与管理方式，不但会影响档案管理的工作效率，还可能降低档案的管理质量。随着档案数量的增多，档案管理难度加大，许多档案资料则无法得到有效整理，比如保存了没有价值的材料，一些重要的施工、竣工验收等重要资料却未能及时、有效归档。

2.4档案管理者综合素质不高

实际上，许多建筑工程的档案管理者并非专业人员，对档案知识及管理方法等欠缺了解，无法保证档案管理工作的质量。另外，在信息化时代，档案管理大多实现电子信息化，许多档案管理人员未能掌握相关的现代化管理知识，制约了档案管理工作的有效进行。

2.5缺乏完善的档案管理制度

在许多施工企业中，由于不重视对档案的管理，内部往往缺乏一套有效的档案管理制度，影响了许多档案管理工作的顺利开展。管理制度的不完善，使得大量档案的收集、整理工作规范性不强，很难保证档案的完整性、有效性及质量。

3.做好完工档案管理工作的对策

3.1加大宣传力度，提高人们的思想重视

在工程建设的各个阶段，都会产生大量的文件资料，这些都是工程完工档案的重要来源，如何保证档案资料的完整与准确，则成为企业管理者需要考慮的一个问题。所以，管理者应充分认识到这一问题的严峻性，并加大对档案管理重要性的宣传力度，让各部门及施工人员对档案有更多的认识，提升其思想重视程度，从而更认真去完成各个阶段的档案收集与整理工作，最大限度地保证档案的有效性。

3.2建立并健全相关的档案管理制度

完善的管理制度是企业顺利开展各种工作及取得成功的制度保障，故必须重视管理制度的建设。因此，施工企业应积极建立并健全自身的档案管理制度，然后将档案管理的责任明确落实到各个部门及各环节中，保证各个时期形成的资料与实际施工相符，提高档案的管理效率。另外，还应完善档案的保管与借阅制度。当档案遗失时，可方便查找借阅人，及时找回档案，以保证档案的安全与完整。

3.3明确档案的收集整理范围

现阶段，建筑工程的档案收集内容包括各个时期形成的文件，如施工前的准备资料、施工期间形成的文件材料、竣工后的文档资料等[2]。其中，施工前期的资料有设计图纸、开工审批表等；施工期间的文件有设计变更、工程定位测量、工程质量检测报告等；竣工验收时的竣工图、验收报告等[3]。因此，对施工档案的收集整理范围有明确的认识后，并以此为依据对档案进行收集与整理，才能进一步保证档案的有效性与可靠性。

3.4注重对管理者综合素质的提升

档案管理者的综合素质与档案管理工作的开展与质量有着密切联系。为此，施工企业应积极组织对档案管理者的档案知识教育及技能培训，不断提升管理人员的职业道德、档案业务知识水平及管理水平，使其树立正确的职业观与服务意识，以保证档案管理工作的质量。

3.5保证档案收集的及时性与真实性

工程档案收集是否及时、真实性是否达标，这些都会直接关系到档案整理的效果[4]。因此，档案管理者在收集档案的过程中，应严格根据施工进度进行收集，并要做好后期工程维护、售后服务等材料的跟踪收集，注意保证材料的连贯性。为了确保工程档案的收集兼具真实性与同步性，档案管理人员还应加强档案的电子数据库建设，实现对档案的信息化管理。

4.小结

在建筑工程的建设中，完工档案管理是一项复杂、繁琐的工作，档案管理者应充分认识到档案管理的重要性，在深入分析档案管理中存在的问题及其原因基础上，及时采取有效的管理措施，才能保证档案的完整性、有效性与真实性，才能进一步推动建筑事业的健康发展。

参考文献

[1]刘元元.强化建筑施工档案管理工作探析[J].东方企业文化，2015（07）：96，99.

[2]王赴京.探析建筑工程的档案管理中存在的问题及建议[J].门窗，2013（04）：375-376.

[3]赵丽，杨同军.强化建筑施工档案管理工作探析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2015（04）：31-32.

水利工程档案管理 篇12

根据国家法律、国标、水利部规范、规定和办法, 对监理部档案资料管理科学规范化进行探讨。

1 相关法规

水利工程监理部档案资料管理相关法律、规范、规定和要求主要有:《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001, 《水利工程建设项目档案管理规定》水办[2005]480号, 《水利工程建设项目档案验收管理办法》水办[2008]366号, 《科学技术档案卷构成的一般要求》GB/T11822—2008, 《中华人民共和国档案法》。

2 档案管理体系

监理部设置档案管理人员一名并制定相应岗位职责;制定包括文档资料收集、分类、整编、归档、保管、传阅、查阅、复制、移交、保密等的制度;制定包括文件资料签收、送阅与归档及文件起草、打印、校核、签发、传递等在内的文档资料的管理程序。

监理人员按规定程序起草、打印、校核、签发监理文件, 按规定格式编写监理文件。常用报告、报表格式采用《水利工程建设项目施工监理规范》所列的和水利部印发的其他标准格式。文件格式遵守国家及有关部门发布的公文管理格式, 如文号、签发、标题、主送与抄送、日期、纸型、版式、字体、份数等。

3 文件的形成过程

监理部与发包人和承包人以及其他人的联络以书面文件为准, 特殊情况下先口头或电话通知, 但事后按施工合同约定及时予以书面确认。发出的书面文件由总监理工程师或监理工程师签字后按要求加盖公章。发出的文件做好签发记录, 并根据文件类别和规定的发送程序, 送达对方指定联系人, 并由收件方指定联系人签收。监理部对所有来往文件均按施工合同约定的期限及时发出和答复。监理部收到政府有关管理部门和发包人、承包人的文件, 均按规定程序办理签收、送阅、收回和归档等手续。

在监理合同约定期限内, 发包人就监理部书面提交并要求其做出决定的事宜予以书面答复;超过期限, 监理部未收到发包人的书面答复, 则视为发包人同意。对于承包人提出要求确认的事宜, 监理部应在约定时间内做出书面答复, 逾期未答复, 则视为监理部认可。

4 文件的传递及归档

承包人向发包人报送的文件均报送监理部, 经监理部审核后转报发包人。发包人关于工程施工中与承包人有关事宜的决定, 均通过监理部通知承包人。不符合文件报送程序规定的文件, 均视为无效文件。文件传递过程由各单位分别做好签发和签收的记录、分类存储, 并更新分类档案目录。

5 工程档案形成

工程施工过程中形成的主要文件资料包括:工程合同文件;施工方案、施工计划报审文件;工程业务、技术联系单;各种主、辅原材料出厂合格证和质保书以及检验试验资料;设备安装使用说明书、合格证明文件;成品、半成品的试验检验资料;工程质量检验评定文件;工程计量;施工图、竣工图, 声像资料等。监理工程师采取抽检的方式对各标段的档案资料进行控制;监理的档案资料主要有监理规划细则;会议纪要;监理通知;监理指示单;监理联系单;监理报告;监理月报;监理抽检资料等。书面文件均采用耐久性强的碳素墨水笔进行记录, 字迹清楚, 图样清晰, 图表整洁, 签字盖章手续完备。纸张幅面尺寸均采用规格为A4幅面 (297mm×210mm) , 符合长期保存归档的要求。工程资料的内容真实、准确, 与工程实际相符合, 并符合国家有关方面的技术规范、标准和规程。

水利工程竣工图纸采用国家标准图幅。图纸中应修改的地方均已在更改部位注明, 并用补绘法在蓝图空白处绘成大样, 并用箭头的引出线标明更改依据。所有设计变更联系单及图纸会审纪要中的图纸变更内容按要求进行编制。编制完毕后所有竣工图均加盖竣工图章, 并由施工单位的编制人、审核人、技术负责人以及监理单位的现场监理、总监等签字, 注上编制日期。竣工图章尺寸采用50×80的图章, 采用不易褪色的红印泥盖于图标栏的上方空白处。所有竣工图纸按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面, 尽量使图标栏露在外面。

6 结语

水利工程从开工至竣工验收前, 监理部专人负责档案资料的收集、整理、分类归档要符合规定程序, 档案资料要真实、齐全, 要符合档案管理规范要求和合同要求, 才可以具备工程档案验收条件。档案验收是工程接近尾声的工作, 需要各参建单位通力合作, 需要平时施工过程对档案整理工作的重视, 这样才能顺利通过工程档案验收, 为工程竣工验收打好基础。

参考文献

[1]建设工程文件归档整理规范.GB/T50328-2001

[2]水利工程建设项目档案管理规定.水办 (2005) 480号

[3]水利工程建设项目档案验收管理办法.水办 (2008) 366号

[4]科学技术档案卷构成的一般要求.GB/T11822—2008