水利工程档案工作

水利工程档案工作（通用12篇）

水利工程档案工作 篇1

水利工程档案是指水利工程在前期准备、施工监理、竣工验收等过程中形成的, 具有保存价值的文字、图纸、声像等不同形式的文件材料。它是反映水利工程内在质量的依据, 具有重要的参考和凭证价值。尤其是大型水利工程, 一般都是国家重点工程, 其建设规模大、周期长、要求严、技术新, 如不及时收集归档、科学管理利用, 将会对水利工程建设和今后的运行管理造成不可弥补的损失。因此, 收好、管好、用好水利工程档案对水利工程建设和管理具有重要的意义。

一、水利工程档案的特性分析

1. 分散性。

水利工程档案包括工程在立项、审批、地质勘察、可行性研究、设计、招 (投) 标、施工建设、工程质量监督、竣工验收等工作中形成的报告、批复、标书、合同、图纸、日志、备忘录、协调文件、领导视察和检查情况等各个方面的文件材料。这些文件材料分散形成于工程项目管理主管单位、设计单位、勘测单位、施工建设单位等诸多部门及部分一线技术人员, 使得水利工程档案在形成来源上具有分散性的特点。

2. 成套性。

水利工程是按阶段进行的, 其文件材料是根据各个阶段的工作任务和内容逐步形成的, 虽然形成于工程的不同阶段, 但并非独立存在, 各个阶段的文件材料都是下一阶段工作的基础和依据, 具有承前启后的作用。因此, 不同阶段形成的文件材料既有明显的专业划分, 又有密不可分的有机联系。它们都是以一项水利工程为对象, 共同记述和反映该项水利工程从立项到竣工验收以及维护、管理的全过程。从这个意义上讲, 这些文件材料经过整理归档后就组成了一套完整、准确的档案组合体, 具有极强的成套性。

3. 多样性。

从内容上来讲, 水利工程档案记载和反映了水利工程在立项审批、勘察设计、招标投标、施工建设、维护管理等多种专业领域在同一工程上的不同运行方式和过程, 涉及到项目管理、水文地质、计划财务、施工技术、工程质量等诸多方面。从形式上来讲, 水利工程档案表现为多种载体和门类的档案, 如纸质档案、电子档案、声像照片、底图蓝图等。这种在不同阶段、不同专业领域形成不同形式的文件材料的特性, 使得水利工程档案具有多样性的特点。

二、水利工程档案的应用价值

一是在进行水利工作日常管理时, 水利单位可借助水利工程档案, 在拟定建设计划、总结工作、行政执法、水利工程设计等方面作查考凭据。二是在防汛抢险时期, 可借助水利工程档案详细了解历年来的水情、雨情及水利工程的状况, 为制定防汛抢险决策提供参考依据。三是在进行水利科研时, 可借助水利工程档案, 参考科研信息, 促进更好、更快地取得研究成果。四是在进行水利工程改扩建及日常维护时, 通过查考水利工程档案信息, 可以有效节约开支, 减少不必要的支出, 创造出更大的经济价值。五是水利工程档案真实地记录了水利工程建设的历史面貌, 是全面鉴定工程质量、查明工程事故原因、追究事故责任的依据。

三、加强水利工程档案工作的有效对策

1. 加强宣传, 增强档案意识。

水利工程档案工作涉及多个部门和单位, 提高这些单位及其工作人员对档案工作的认识是做好水利工程档案工作的前提。因此, 水利工程建设单位和相关部门应加强宣传, 采取多种途径和方式, 强化相关人员的档案意识, 使其真正从思想上认识到水利工程档案是保证工程质量的重要依据, 对以后工程的管理、运行、养护、改建、扩建等工作具有重要作用, 从而使有关领导、工程负责人和技术人员克服传统的“重建设、轻档案”的思想, 自觉地把水利工程档案工作提上议事日程。

2. 明确责任, 纳入合同管理。

建设单位作为水利工程项目建设的法人主体, 是水利工程建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心, 对整个水利工程档案工作应担负起组织、协调和管理的责任, 同时, 还应加强对各参建单位档案工作的监督和指导, 对水利工程档案收集、归档、整理等工作提出要求, 进行质量审核。其他参建单位应担负起各自单位文件材料的形成积累、收集归档、整理移交的责任, 在工程开始时将档案工作纳入合同管理, 在水利工程的招投标合同中设立专门条款, 明确规定各参建单位对水利工程建设项目文件材料形成、归档的责任及完成标准, 明确应移交档案的内容、时间、份数及载体形式等, 以取得工程建设项目档案工作的主动权。

3. 建章立制, 坚持同步进行。

要从根本上保证水利工程档案的齐全完整和规范化管理, 就必须建立一套较为完善且有针对性的文件材料收集、整理、归档等制度、标准和控制措施, 使水利工程档案工作有规可循、有章可依。要有意识地将档案管理从末端移向前端, 将后续工作变为前置条件, 从一个工作环节扩展为贯彻始终的全程控制。同时, 要将档案工作纳入程序管理, 与工程项目建设的各个阶段同步进行。建设单位在水利工程项目的准备阶段就应责成有关人员将立项时形成的文件材料、设计文件、建设项目管理文件等及时收集归档;在施工阶段, 档案人员应与工程技术人员密切配合, 指导、帮助其按照归档的规则和要求, 做好文件材料的甄别、收集、整理和归档工作;在竣工阶段, 档案人员应与工程质量监督人员和技术管理人员密切合作, 搞好竣工验收的申请报告、竣工图纸、工程决算、审计报告、验收鉴定等文件材料的收集归档工作, 确保水利工程档案资料的齐全完整和准确系统。

4. 配备人员, 提高专业素质。

水利工程档案作为一项专业性极强的综合性工作, 要求档案人员不仅应具备相应的档案业务知识, 还需了解水利工程建设方面的相关知识。对此, 应采取各种方式加强对档案人员的培训, 使其熟悉水利工程建设文件材料的形成过程和基本内容, 正确掌握和运用水利工程档案管理的规定和文件材料的整理方法, 以此提高档案人员的专业素质和业务技能, 使其成为适应水利工程建设要求的实用型档案管理人员。

水利工程档案工作 篇2

工程档案工作总结

一、工程及档案概况：

长寿区云台镇利民村新农村建设工程，位于长寿区云台镇利民村，全部为砖混结构，均为地上1+6层（一层为商业门面，二至七层为住宅），一期共4栋，分别为1#、2#、3#、4#楼，总高度为22.4米,建筑面积约为30000平方米.2、结构设计年限为50年，抗震设防烈度为6度，丙类设防；建筑工程等级为二级，结构安全等级为二级级；屋面防水等缓为Ⅱ级，防水层合理使用年限为15年。

3、基础为墙下条形基础或人工挖空嵌岩桩基,内外墙为烧结页岩多孔砖（或普通烧结页岩实心砖）砌筑;屋面SBS防水卷材。

各参建单位如下：

建设单位：重庆市长寿区云台镇利民村居民委员会

设计单位：中煤科工集团重庆设计研究院

监理单位：重庆南州建设监理有限公司

施工单位：昆明大成建设工程有限公司

我公司对档案工作非常重视，制定了完善的档案管理制度，公司领导多次到工地检查指导档案工作。为保证工程档案的顺利完成，公司特意为项目部配备了必需的办公用品和电脑1台，打印机1台，并从档案素质上加以培养和重视。在资料管理工程中，档案组编制了资料管理计划，制订了切合实际的具有可操作性的档案管理实施细则，具体制定了工程竣工资料控制要点。

二、资料形成：按建筑工程竣工技术文件材料要求，档案组负责项目部技术文件的编号、登记、发放、保管，并负责竣工资料的收集和积累。竣工原件资料形成如下：

1、工程质量评定资料由项目技术负责人、质检员形成。

2、试验资料由现场管理员提取试件，监理见证取样后按有关规定送交试验室进行试验，试验室根据试验结果形成资料，返回项目部两份原件资料。汇总表及评定表由内业资料员、技术负责人形成。

3、原材料质量保证书在材料进场时由厂家提供。材料员收到后及时交档案员处存档，内业技术员进行汇总及整理。

4、施工技术交底记录由项目施工员形成，交档案员处存档。

5、隐蔽检查资料、施工记录、由施工员根据现场实际情况形成，交监理、、设计院、地质等有关单位签字后交档案员处。

6、本工程竣工图有建设单位委托设计单位完成，不在我单位工作范围内。你

本工程在收集整理档案的过程中，坚持与工程进度同步的原则，施工前完成各项技术交底记录，砼浇灌记录、钢材隐检、以及材质证明资料的收集、整理工作等。在施工过程中，及时如实地填写各项施工记录，隐蔽验收记录和检查记录，按照规范要求进行了各项测试，并对记录及时整理，所有记录均签证及时，数据准确、内容真实。在进行档案资料收集、整理、汇总、装订时，严格按照《重庆市建设工程档案专项验收办法》及重庆市城建档案的有关要求进行，做到档案资料完整、准确、真实、齐全。

长寿区云台镇利民村新农村建设工程共形成工程档案 套，每套 本，其中文件材料 本，移交甲方 套，共 本，其中文字资料 本；施工单位自存一套，共 本，其中文字资料 本，三、本工程档案特点：

1、项目档案组根据实际情况进行两人分别整理及收集保证资料和文字资料，专人负责全面检查，基本完成了档案整理要 求的任务。

2、围绕生产以实事求是的工作作风形成资料，不搞“回忆录”，不搞假资料。

3、档案组形成的资料书写规范、正楷。

4、档案形成用蓝、黑墨水进行书写。

四、档案组工作情况：

档案组同志重点在团结协作上做好文章，经常在一起研究档案整理方面的要求，发挥各自专长，以保证工程竣工及时、准确进行档案验收。对不懂的有关问题向建设单位相关同志请教，确实还不明确的则请之亲临指导工作。强调档案工作的重要性，在项目经理的支持下，档案组大胆对工作进行管理，坚持按档案管理要求办理，认清实情，使资料形成者对当前资料管理形势有进一步了解。本工程在施工过程中，项目部曾多次接受上级管理部门的检查，档案资料得到有关领导的肯定，我们争取在以后工作中再接再励，使我们的工程档案工作不断迈向新的高度。

五、自评情况：

我项目部依据《重庆市建设工程档案专项验收办法》对我方整理的竣工档案进行了检查自评。经评定，本工程档案基本能到“合格”等级。

六、经验与总结：

1、处理好与施工员、质检员、材料主管、试验等相关部门的关系，是档案工作能够顺利实施的关键。档案管理过程中必须按“合作、互助”的原则处理好与施工员、质检员等资料形成者之间关系。

2、在专业技术上要有较高的水平才能使别人信服，才能树立起档案管理的威信。首先要提高自身的技能，到相关部门进行档案培训，做到档案管理方面事事心中有底。

3、在工程一开工时就应严格按档案室的要求和优质结构标准进行整理，以减少施工过程中一些不良因素对档案工作的影响。

4、充分认识档案工作对工程和项目使用价值所起的作用，务必把好档案管理工作关。

工程档案管理工作探讨 篇3

关键词：档案管理；问题；对策；作用

1 工程档案管理工作存在的主要问题

1.1 工程档案人员素质有待提高

工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。

1.2 档案意识淡薄

部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工验收，列入工作日程，同步施工进展。在工程项目中，平时不重视工程档案的收集整理， 档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象，造成原始资料失真，工程档案造假，甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视，使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲，一般都未配专职人员，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中，很容易丢失或损毁。

2 做好工程档案管理工作的对策

2.1 制定工程档案管理规范

2.1.1 实施四同步原则

我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理，验收方面的规定和办法时，结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况，制定出符合该司的规定，以便于遵照执行，同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中，要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步：即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求，落实好档案资料归档验收的经济责任；工程开工建设与档案资料形成积累同步，落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任；工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步，落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任；工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步，落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。

2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署

不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量，对项目档案工作不落，把档案工作作为“软”，造成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此，我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚，参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。

2.2 实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指导工作

建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对工程档案归档工作做专项检查，一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行专项检查，及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高了。

做好档案专项工作检查的同时，为确保工程档案的质量，应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工程管理工作例会，到其他有关专题工作会议以及单位工程划分工作、工程交工验收等，档案部门都应参与进去。通过深入参与工程建设的有关工作，档案部门能及时掌握、了解工程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况，并有效地监督、指导职能部门，做到及时发现问题，及时了解指导、解决问题，做到档案工作与工程建设“四同步”，确保审理档案时做到情况清楚、心中有数。同时，档案部门参与工程管理也有利于档案人员与其他部门人员联系沟通，得到他们的配合、支持。

2.3 监理发挥工程档案审核检查中的作用

在工程实际项目档案管理工作中，由于人事档案并没有亲自参与到工程建设中；二是档案人员不是工程技术人员，对项目文件的质量检查是有限的，对施工过程中的一些具体问题和环节的监督也只有更多的理解。签名和监理人员由于熟悉工程的每一个环节，每一个过程，掌握每一个隐患和质量事故的原因，发现过程和结果，所以我们需要监督单位提交的建设单位项目文件，认真负责地审计，检查。如发现问题应及时返回施工单位整改资料档案，直至项目文件质量符合归档要求后才能签名，这对提高工程文件的质量，确保工程项目完成后的项目及时传递起着重要作用。

参考文献：

[1]肖永福.加强重点工程档案管理，努力做好服务工作[J].云南档案，1992.

水利工程档案管理工作探析 篇4

随着我国社会经济的不断发展, 水利工程档案的管理工作得到了长足的发展, 这是一项专业性、服务性的工作, 同时也是一项长期性、系统性的工作。水利工程档案的载体有声像、图表、图纸、文字等, 它是在水利工程建设中直接产生的、对社会和国家来讲有一定保存价值的文件材料, 它是对工程进行管理、检查、使用、维护的依据和凭证, 它真实记录、反映了工程建设、竣工情况, 是工程质量鉴定、事故原因分析、调查以及事故责任追究的主要凭证, 是对工程质量进行衡量、监督及验证的依据。水利工程档案在整个水利工程建设中随时产生, 始终贯穿。一个真实、完整的水利工程档案是体现水利单位综合管理水平的重要标志。

2、水利档案管理工作的状况

2.1 思想认识滞后、档案意识淡薄

缺乏完善的档案管理制度, 管理意识比较淡薄。水利工程档案形成于工程的全过程, 这些档案是通过实际工作的文件收集和数据记录而形成的, 是对工程项目和平时业务进行记录的关键凭证, 对于水库运行管理体系来讲具有举足轻重的意义。然而, 水利工程的领导及管理人员对水利档案管理不够重视, 在思想上普遍没有认识到其重要意义。尤其在施工队伍有较强的流动性、档案组织有效管理网络还没有形成的条件下, 水利工程档案的收集、整理工作缺乏健全的、有效的规范制度。

2.2 档案收集整理不规范、管理制度不健全

因资金、办公条件的限制, 有些水利工程单位的技术档案管理规章制度缺乏, 部分单位的相关规章制度虽然建立了, 然而行之有效的科学的检验工作标准缺乏, 无法在工作中进行严格的按章办事, 具有较大的工作随意性, 使得部分技术档案归档不及时, 无法丰富和发展水利技术档案, 严重影响了技术档案质量的提高, 从而使得水利管理人员缺乏对工程情况的了解, 使工程消除险情和安全调度的难度提高。

2.3 眼下的水利工程档案普遍缺少专人负责

首先在水利工程的各个阶段没有切实有效的将档案工作渗透进去, 使得档案管理部门和业务部门各干各的, 互不相关, 使得档案的收集、整理、归档面临较大的难题。这导致将来工程的管理和维护, 以及对于新建工程的准备工作会产生很多不利的因素。其次, 对水利工程档案工作的理解不够深入, 比较狭窄, 超前管理意识缺乏, 与有关部门也没有切实开展好主动联系工作。

3、水利工程档案管理改进的方法

3.1 对水利工程档案进行集中管理

为了确保水利工程档案的完整性, 对水利工程中的档案文件加以更好地管理, 工作人员应对档案管理制度加以建立健全, 对具体的岗位责任制和档案管理制度加以修订, 在档案管理的整个过程中能够做到职责分明。在实施档案管理工作中, 要求配备的水利档案管理人员首要条件就是专业管理知识必须具有, 另外可适当安排兼职档案管理人员在一些部门中。制定归档制度, 必须规定事先全面认真检查各项文件, 从而保证档案管理人员都能从源头上对水利工程实施的每个环节的文件材料不散失、不疏漏, 系统化与规范化地开展水利工程的档案管理工作。

3.2 落实各项责任制, 加强制度的执行力度

水利工程单位对各项档案工作规章制度要不断建立建全, 以“统一领导、分级管理”为原则, 层层分解收集、立卷、归档水利技术档案资料任务, 具体落实到单位有关领导及个人, 在相关的管理职责范围和工作程序中加以全面纳入。水利工程单位负责人对收集、整理、管理水利技术档案工作负责领导、组织、实施, 并应指派专人对工程档案进行集中统一管理, 不可以在个人手中散存档案, 更不可以对档案进行人为的销毁或损坏, 使档案的保管和使用安全得以保证。水利工程单位还应与单位的实际情况相结合, 对档案管理工作中的各项规章制度积极完善, 使其可操作性不断提高, 另外对档案管理要严格要求, 加强制度落实, 使档案管理人员的自觉性不断加强。

3.3 对档案人员的业务培训不断强化

水利工程建设要经过多个阶段, 从项目建议、研究可行性报告, 到勘测、设计、施工, 以及竣工验收、投入运行等, 涉及的不仅是设计、监理等部门, 对机电工程、基础和主体工程等各个专业领域还广泛涉及, 是综合运用技术、工艺的工程。因此对水利工程档案管理人员在专业知识上的要求相比于一般单位的档案管理的人员更加严格、更加全面。有些专业知识需要经过系统学习才能够掌握, 因此部分兼职人员在其正式上岗之前对相关的部分需要进行岗位培训, 为今后建档工作打下良好的基础, 确保档案工作规范化、标准化开展。

3.4 开展水利工程档案网络的建立

通过网络平台, 积极开展水利工程数据库的建立, 在网络上对每个工程的所有信息、进度进行充分反映, 使档案管理人员全面监控档案资料。在工程中不仅产生文字材料, 还有产生声像材料, 对声像材料必须要加以注明, 注明内容包括时间、地点、人物, 以及反映的事由、背景、作者等。对于关键的电子文件, 归档时要一并与相应的纸质文件材料一起纳入。加强档案资料管理, 使之实现数据化、现代化、智能化, 从而提供高效、方便、快捷的服务, 积极推动水利工程建设者多区域、多方位的开展水利工程建设。

4、结束语

随着改革开放的不断深入, 在经济建设中水利工程档案的重要作用日益突出, 因水利工程档案工作在水利工程建设的各个阶段都有贯穿, 是衡量检验水利工程质量的关键凭证, 在具体操作中应对新技术加以充分利用, 对工程档案数据库加以积极建立, 使档案管理水平全面提高, 从而使工程设计档案最大限度发挥其应有的作用。

参考文献

[1]李刚, 邢金才, 马锋.工程档案在水管单位的管理模式探讨[J].黑龙江科技信息.2011年14期

[2]张辉, 吕廓.浅谈如何做好新时期水利档案工作[J].黑河学刊.2007年01期

[3]翟华.知识经济下档案管理工作的加强与提高对策[J].中国新技术新产品.2010年12期

码头工程档案工作总结 篇5

南通海陆港务有限责任公司码头工程是经过省发改委批准建设的港口建设项目。根据交通部〘交通建设项目档案专项验收办法〙，我公司在码头工程竣工档案专项验收前，对工程档案管理情况进行了自检，现将自检情况报告如下

一、项目建设情况

我公司码头工程是江苏省发展和改革委员会2009年12月〘省发展与改革委关于核准南通港江海港区海油碧路码头工程项目的通知〙（苏联发改交通发（2009）1749号）对该项目予以了核准。江苏省交通运输厅于2010年2月〘关于南通港江海港区海油碧路码头工程初步设计的批复〙（苏交港[2010]19号）对该项目的初步设计予以了批复。批准该工程为万吨级码头一座（水工结构兼顾2万吨级），或可同时靠泊1艘5000吨级长江驳和1艘3000吨级长江驳+1艘200吨级内河驳，或可同时靠泊5艘200～500吨级内河驳。码头总长度215米，宽25米。引桥2座,上游侧引桥长176。373米,宽12米;下游侧引桥长188。339米,宽12米。码头设计年吞吐量为131。9万吨。总投资额为9595.58万元。

该工程的设计单位是中交第三航务工程勘察设计院有限公司，勘察单位为中交第三航务工程勘察设计院有限公司，监理单位是上海东华工程建设管理有限公司,施工总承包单位是中海油渤海石油航务建设有限公司

码头工程于2009年3月3日正式开工，2009年11月23日完工，2010年6月13日通过交工验收，并于2010年7月20日投入试运行。南通海陆港务有限责任公司码头工程共由3个单位工程组成：包括码头(包括引桥综合楼平台)、综合楼、工艺设备安装工程

二、项目档案管理情况：

项目档案管理是工程建设管理的重要方面，是工程质量的综合反映。我们根据〘港口建设管理规定〙，在抓好工程建设的同时，狠抓工程档案管理，并明确把项目档案工作作为码头工程建设实体质量的重要组成部分，以此来加强工程全体参与方的档案管理意识，积极开展工程项目档案管理的各项工作，保证工程档案管理工作与工程建设同步进行。

1、健全网络制定方案，抓好档案管理的基础：为确保项目档案的系统性、完整性、准确性，我们制定了一整套档案管理制度，进一步强化领导责任制、部门岗位责任制。在此基础上，我们设立了由以公司档案室为中心，集施工、监理及各分包单位为主体的工程档案管理网络。形成施工单位、监理单位及业主的三级管理模式，通过明确职责和分工，进一步健全了工程项目档案管理的网络，做到层层把关，道道负责，级级落实，形成了整体联动、齐抓共管的工作局面。具体地来说，由渤海石油航务建设有限公司的总工程师对该工程档案的形成负总责，该局各部门对土建、水、电、设备安装等各个分部工程的文件材料具体负责，监理单位对施工单位形成材料的真实性和完整性进行监督，然后项目工程的竣工文件经工务部审核后，由档案室进行全面收集、审核和整理。

在建立健全档案工作网络的基础上，我们根据〘交通建设项目档案管理登记办法〙（交办发〔2007〕436号）、〘水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〙（交办发〔2009〕225号）、〘关于加强港口建设项目档案管理工作的意见〙（苏交港〔2008〕32号）、〘关于贯彻实施交通运输部〖水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〗的意见〙（苏交办〔2009〕33号）等文件精神制定了南通海陆港务有限责任公司工程档案管理实施方案，并印发到各参建单位，并要求各参建单位落实专人，认真加以执行。为将实施方案落到实处，我公司档案室每一个月检查一次文件材料的形成情况，并及时跟踪进度、发现问题、督促整改，确保了工程文件材料的完整、及时、规范收集和归档。

2、加强硬软件设施建设，强化档案管理的保障：为做好该工程的档案管理工作，我公司档案室安排了2名专职管理人员参与工程项目档案管理。为进一步提高项目档案管理的效率，我们配备了电脑、复印机、空调、打印机、除湿机等专业设备，实现了案卷目录与卷内目录的无纸化查询管理，项目档案的规范化管理水平大幅提高。

3、做好管理过程控制，抓住档案管理的关键：在码头工程档案管理中，我们以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理实时控制为重要手段，在上级管理部门的指导下，在项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制。我们从工程前期工作开展起，就时时跟踪工程每个阶段档案文件的形成情况。我公司档案室对各职能部门和参建单位的文件从工程报批、勘察文件到施工、竣工验

收的一整套档案文件进行定期检查。随着工程的推进，我们有计划、按步骤地进行着项目档案管理工作。如发现施工文件材料有缺、损或其它不符合规范的地方，我们及时向相关单位提出整改意见，并督促他们将文件材料整改到位，切实提高档案质量和档案管理水平，并为顺利通过上级主管部门的竣工档案验收打下坚实的基础。

4、规范进行立卷归档，抓住档案管理的重点：文件资料的归档立卷是工程档案管理的重要一环，直接决定了档案形成的质量和今后利用的便捷程度。在归档立卷之前，我们组织档案管理人员认真学习了〘水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〙（交办发〔2009〕225号）和〘关于贯彻实施交通运输部〖水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〗的意见〙（苏交办〔2009〕33号）等文件精神，制定了文件材料分类方案。工程档案目录形成后，交通厅办公室、市港务局办公室的具体负责同志对工程档案目录进行了的修改完善提出了许多很好的意见、建议，我公司档案管理人员根据上级领导的指示，对档案目录进行了多次修改完善。修改后的工程档案目录，分类科学合理，查找使用方便，为今后的管理、使用打下了良好的基础。

5、严格档案管理手续，提高档案管理的质量：我们对码头工程档案的收集、整理、立卷归档是建立在工程竣工文件的收集完整基础上的。按照我公司档案管理办法，我们分别在工程设计、施工阶段及竣工验收完成后三个重要节点对需要归档的资料和文件进行收集、整理等必要的归档工作。对所收集的工程竣工文件，我们都逐一加以检查，一查文件是否完整，二查外观是否缺损，三查内容是否原件，四查盖章签字是否齐全，并对所收集的文件逐一进行登记，切实做好移交工作。在档案利用过程中，及时进行借阅登记，确保归档资料万无一失。

三、项目档案整理归档依据及归档质量情况

1、项目档案整理归档依据

该工程项目档案整理归档的依据如下：

⑴〘国家国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范〙（DA/T28—2002）；

⑵国家技术质量监督局〘科学技术档案案卷构成的一般要求〙（GB/T 11182—2000）；

⑶交通部关于印发〘交通建设项目档案管理登记办法〙、〘交通建设项目档案专项验收办法〙和〘交通档案进馆办法〙的通知（交办发〔2007〕436号）

⑷交通运输部关于印发〘水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〙的通知（交办发〔2009〕225号）

⑸关于加强港口建设项目档案管理工作的意见（苏交港〔2008〕32号）

⑹关于贯彻实施交通运输部〘水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〙的意见（苏交办〔2009〕33号）

2、项目文件材料归档质量情况

码头工程竣工文件包括立项审批文件、设计文件、施工文件、监理文件、招标投标文件、竣工验收、预算审计文件及资金管理文件、竣工图等八大类，其中业主可研阶段、设计阶段、工程管理阶段和竣工阶段等竣工档案共60卷，上海东华工程建设管理有限公司

工程管理档案资料两套共计22卷；渤海石油航务建设有限公司移交的工程竣工资料两套共计136卷、竣工图两套共计40卷。

档案内容完整齐全，保存原件（除了不能提供原件的文件外），签字盖章手续完备。工程资料的内容真实、准确，与工程实际相符合，并符合国家有关方面的技术规范、标准和规程。

竣工图编制规范、更改方法正确，签字盖章手续完整，竣工图图面整洁，基本无破损，整体质量良好。我们还对竣工图变更的情况进行了统一登记造册，从变更内容、变更依据文件号、所在案卷号、对应竣工图号等方面进行了登记，为日后的利用提供了较为详实的依据。

四、项目档案在试运行期间的利用状况

该工程档案为工程的运行、改建、扩建提供了重要的依据和参考。自2010年7月20日试运行以来，我公司领导根据项目档案中提供的有关数据制定了生产计划，合理安排人员进场作业，确保了工程试运行的顺利进行。试运行期间，我们根据档案资料及时对公司的人力、物力进行调度，大大提高了公司的生产效益。由于项目档案的资料齐全、归档合理、使用方便，工程试运行以来我公司码头共靠离大小船舶204条、粕类完成77835吨、散大豆类196087吨、糖类11217吨、油类131872吨，达到了试运行期间码头设施安全可靠，设备运转正常，满足装卸生产需要。

五、项目档案存在的问题及措施

1、极少数文件资料还需进一步收集归档。船坞码头工程已经通过了交工验收，消防、环保等专项验收已经完成，财务审计已完成，尚未进行最终的竣工验收，极少数竣工验收文件尚未完全立卷归档。

2、该工程档案的信息化水平还有待进一步提高。我们虽然初步实现了案卷目录和卷内目录查阅的电子化，但离真正实现档案管理的无纸化和档案运用的网络化要求还有一段距离。除此以外，在电子档案收集和整理的完整性、齐全性方面也有待加强。

3、该工程档案管理的长效机制还需进一步建立健全。在上级的指导、关心下，虽然该工程的档案管理已经形成了一整套完整的制度，但长效管理的机制还需进一步建立健全。只有这样，工程档案才能在今后生产经营中发挥更大的效用。

针对以上问题，我公司将进一步收集相关的文件材料归档，确保项目档案的完整性；进一步加强项目档案的信息化建设，提高档案利用的便捷度；进一步建立健全项目档案管理的长效机制，发挥项目档案的重要作用。

当然，本工程项目档案还可能存在一些其他方面的问题，敬请各位领导和专家批评指正。

如何做好建设工程档案的收集工作 篇6

关键词：建设工程；收集；归档；品质

工程档案指的是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，既是城市规划、建设、管理工作的真实记录，也是城市建设和发展的重要依据和必要条件。档案收集工作是为了解决档形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，档案收集工作作为整个档案工作中极为重要的一个环节，是开展各项业务的前提，是档案真实、准确、完整的保证。因此，如何做好建设工程档案收集工作确保归档质量就成为了目前城建档案工作的重中之重。

一、加强城建档案法制建设，依法治档

随着城市建设的迅猛发展，档案接收任务日趋繁重，在缺少有效的经济制约的情况下，必须强化法规和制度建设，从制度上强化对工程档案的监管力度，保证档案的接收质量。近年来，国家和建设部相继出台了《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案案卷质量规定》等法律、法规，我馆结合本市实际，也制定了《城市建设档案管理办法》。依据相关规定凡列入市城建档案馆接收范围的新建、改建、扩建、迁建和恢复建设工程，建设单位在领取《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》前，必须到城建档案馆办理项目登记手续，并签订《建设工程档案报送责任书》（以下简称《责任书》）。否则规划部门不予核发《建设工程规划许可证》和《建筑工程施工许可证》。在《责任书》中，进一步明确和告知建设单位依法承担收集、整理和移交工程档案的责任，明确了建设单位应当在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案原件，同时还明确了违约需承担的责任。这一系列法律、法规、规章和规范性档的实施，确立了城建档案的工作地位，为规范城建档案管理、理顺收集管道提供了法律依据。

二、加强与各职能部门的联系

一方面，由该市建设工程质量监督站把关审核工程数据的完整与准确。一方面，严格执行档案专项验收制度，要求建设单位在组织竣工验收前，必须将施工数据按规范分类整理，并组成符合要求的案卷后向市城建档案馆报送，进行预验收审查，经业务室相关人员全面审查工程档案的内在和外在质量，审查合格后出具《建设工程档案预验收意见书》，不合格的提出整改意见，责令限期整改。整改后合格的出具《建设工程档案预验收意见书》，建设单位方可组织竣工验收。另一方面，由市城乡建设规划局建筑工程管理科把关，在办理工程竣工备案时查验建设工程是否有市城建档案馆出具的《建设工程档案验收认可书》，否则不予备案。通过各部门的通力配合，为建设工程档案归档提供了相应的监督和制约保障，确保建设工程档案能够按时完整、准确、系统的接收进馆。

三、主动服务指导，提高案卷归档质量

在新的形势下，城建档案工作者如果仍然墨守陈规，守株待兔，等待建设单位主动上门移交工程档案，必然导致城建档案工作的被动。城建档案从业人员在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难心理，勤动脑、勤动口、勤动手、勤跑腿，爱岗敬业，兢兢业业，树立主动服务意识，增强工作的积极性与主动性，通过和建设单位面对面的沟通，掌握档案资料收集情况的第一手资料，为后续档案整理、接收和提高归档质量奠定基础。建设单位在签订《责任书》时需要进行项目信息登记，馆里将项目划分到业务人员，业务人员根据项目信息定期到施工现场检查指导，服务工作更加有的放矢。确保每个项目都有专人负责、全程跟踪、经常性业务指导。一方面，我们通过在签订《责任书》时向建设单位发放《建设工程档案报送要求告知书》，让新开工的建设、施工、监理单位档案人员了解城建档案馆对建设工程档案编制、收集、报送等方面的要求和规范。这样档案人员就有章可循，知道自己该做什么，如何去做，遇到问题向谁咨询。另外，我们通过在工程项目施工过程中不定期地去工地督促、检查建设单位、施工单位、监理单位是否有专门的档案人员收集、整理工程档案数据，收集的档案数据是否完整、准确。尤其是涉及结构质量安全的勘测报告、设计及其变更、建材检测、施工试验、隐蔽工程等文件材料的归档工作，发现问题随时解决，确保档案数据的真实、准确、完整。

四、加强业务学习，提高业务管理和业务技能水平

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。而城建档案的内容庞杂，涉及城市建设各个方面。这就要求档案管理人员不断的钻研新的业务知识和技能，既要有工程技术方面的知识又要有城建档案管理方面的业务理论知识，同时具有解决实际问题的能力。因此，我馆采取“走出去，请进来”的办法，让单位里的一些业务骨干走出去，请有经验的档案管理人员来我馆传经送宝，通过交流学习兄弟单位在档案管理现代化方面的优点和成功经验，不断补充、完善馆内人员业务知识和技能，更新业务和管理观念，全馆业务人员的管理水平显著提高，从而进一步提高了工作效率，也保证了工程档案的归档质量。

五、加强档案编制单位数据员培训工作

我们通过举办培训班集中对全市建设、施工、监理单位数据员和相关部门档案管理人员进行岗位培训，通过培训让他们充分认识城建档案的重要性，了解城建档案的法律、法规和规章，掌握城建档案业务规范。并且严把培训考试关，宽进严出，考试合格发给岗位培训合格证书。在日常检查中，要求档案从业人员持证上岗，为保证工程档案的完整、准确，提高归档质量打下了坚实的基础。

六、结语

总之，全面加强建设工程档案的收集工作，可确保工程档案完整、准确、系统，提升工程档案的归档质量。在建设工程档案的收集工作中，相关部门要有高度的责任感，不断探索具有实效的方式，依靠必要的法律和采取有效的措施，如强化城建档案法规和制度建设、加强与各部门的通力配合、从业人员树立主动服务意识，增强工作的积极性与主动性、提高全馆业务人员的管理水平以及对档案管理人员进行岗位培训，以切实加大档案的收集力度，确保工程档案数据的齐全、完整和准确，提升档案归档质量，促进城建档案工作整体水平的提高，以更好的服务于城市建设、经济建设。

参考文献：

[1] 张晓慧.浅谈工程建设档案的收集工作[J].时代金融旬刊.2011.

推进水利工程档案管理工作刍议 篇7

一、夯实基础, 提高档案管理工作水平

水利工程档案贯穿于工程建设的各个阶段, 是工程管理、运行、维修、养护等技术工作决策和设计的重要依据, 是水利工作真实的历史记录。为了确保水利工程档案资料的系统性、完整性, 应着力在组织支撑、物质支撑、人才支撑上下功夫, 做到水利工程档案工作有人管事、有人做事、有钱办事, 夯实档案工作的基础, 使档案工作能真正发挥其职能和作用。一是加强领导, 强化组织支撑。要提高水利部门主管领导的建档意识, 建立工程档案工作体制, 主管领导为档案负责人, 设立专职档案员, 明确管理责任, 做到工程档案工作处处可协调, 件件有落实, 使工程档案工作在机关工作中有分量、有位置, 为档案工作的发展提供组织保障;二是创造条件, 做好物质支撑。为了确保归档文件的完整性、准确性和系统性, 实现所有档案的集中统一管理, 要尽最大的努力, 解决用于工程档案室建设的专项资金, 及时配备必要的档案装具、落实档案管理中防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫措施设备和档案管理软件等现代管理设备, 保证水利工程档案资料的安全存放和管理;三是开展培训, 抓好人才支撑。在水利工程档案管理工作中, 从事水利工程档案管理人员, 应该更加全面掌握工程档案管理专业知识和实际操作技能, 注重抓好对水利档案管理专业人员培训与重点项目档案管理人员的培训环节, 要采取“走出去、请进来”的方式, 并适时通过实地取经的办法, 及时掌握新技术和新方法, 加大动手能力的提升与强化, 使他们不仅懂文书档案, 还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案的整理和保管, 真正达到学以致用, 为档案管理工作奠定扎实的基础。

二、加强管理, 促进档案管理规范化、标准化

按照《档案法》《档案法实施办法》及水利部《水利工程建设项目档案管理规定》《水利工程建设项目档案验收管理办法》等法律法规的要求, 根据我省水利工作的特点及实际情况, 不断规范和完善各项规章制度, 建立健全水利工程档案建设管理体系。一是制定管理制度。结合水利工程管理的特点, 有针对性地制定水利工程档案归档控制办法与技术要点, 重点抓好专项档案的收集整理工作, 制定详尽的档案收集、整理、分类、竣工以及档案的利用、保管、保密等制度。加大工程档案工作力度, 规范工程档案管理体系与业务流程, 明确归档材料的范围与标准, 调整水利工程档案资源结构, 不断拓展档案收集途径与范围;二是实行信息化管理。随着计算机等现代技术手段在档案管理工作中的广泛应用, 信息化建设已经成为档案管理工作面临的全新发展趋势, 由于水利工程档案信息的利用呈现出频率增大、需求多样化的特点, 面对档案管理的新要求, 要不断完善现代化管理体系。在档案管理中突出档案信息存储的多样化, 利用档案信息化管理平台, 将各种实物和数字化资料的检索信息录入储存于数据库中, 使本部门的所有档案资料信息资源得以有效保存和科学管理, 充分发挥网络在线异地直接查阅与借阅档案及浏览电子原件的便捷功能, 为借阅者提供各种信息资料的快速查询, 提升档案信息的查全率、查准率。

三、沟通配合, 确保档案工作服务水利建设

档案工作的最终目的是为了更好地服务于水利建设, 做好水利项目档案管理工作, 必须紧紧围绕服务水利建设这个中心, 档案管理部门与建设单位积极配合, 协调沟通, 将档案工作纳入工程管理流程, 与业务程序捆绑, 从水利工程立项阶段直至工程竣工全过程参与, 充分发挥档案专业技术优势, 提前介入, 抓住节点, 为水利重点工程提供技术支撑和服务。各参建单位要组成档案管理网络体系, 严格实施项目档案跟踪管理, 把项目档案管理服务延伸、关口前移, 真正把档案业务工作与工程建设各个环节紧密联系, 实现档案工作与水利工程建设项目同步管理。一是加大水利工程建设项目档案管理工作的监督检查指导, 档案部门要与业务部门密切配合, 随时了解本单位的工程档案工作动态, 在重点项目前期立项、设计之初, 档案工作及时跟进, 提前采取措施, 统筹规划, 针对具体工程项目制定专门的档案实施方案, 同步指导;二是在项目施工阶段, 做好开工前档案交底工作, 强化过程管理, 注重质量监控, 掌握工程进展, 制定归档计划, 提倡档案人员直接参与工程建设档案工作规划和管理以及水利重点工程档案形成、收集、归档、整理的全过程的技术指导;三是项目竣工阶段, 着重做好水利工程档案验收的内在质量, 真正做到“档案不合格, 工程不验收”, 确保水利工程建设项目档案的完整、准确、系统和安全, 发挥好水利工程档案不可替代的作用。

四、共享资源, 发挥档案工作的利用职能

水利工程档案的管理工作浅析 篇8

(一) 对档案重视程度不够

水利档案管理具有一定的服务性, 而且专业性较强, 在整个水利工程建设中是很重要的一环, 对水利管理者, 必须加强对档案管理工作的重视程度, 认真抓好, 确保档案管理的质量。但在很多工程建设中, 一些单位对此不够重视, 疏于管理, 虽然有些相关制度, 但多数都流于形式, 不能很好地落实, 导致档案管理的混乱、残缺、不规范。上面不重视, 而下面具体到一些工作人员, 自然对档案的管理往往是应付了事, 一些人员对档案管理工作没有兴趣, 也不愿意学知识提高自己, 对于档案管理没有章法、不专业, 一旦需要时, 则很难体现优质的服务性, 导致了工作的被动性和盲目性。

(二) 档案管理制度不健全

在实际工作中, 有的单位限于资金、办公条件的限制, 在档案管理方面, 没有健全的档案管理制度, 同时对于一些规章也不能完善;而有的单位, 虽然规章制度都有建立, 但在工作中没有监督管理, 实际的档案管理也未能按章办事, 做到规范化管理。另外, 在实际的管理中, 有些单位的档案室在档案管理方面权责划分不清, 工作人员在实际管理时处于混乱状态, 应付了事、互相推诿的情况也普遍存在, 这些问题对于档案管理工作的质量有很大影响, 检验标准的缺失, 考核办法和规章制度的不完善, 使得具体的档案管理工作有很大的随意性, 档案的保存及调用都不能及时进行, 整体档案的管理工作质量低下。

(三) 对档案管理的重视方向不对

一些水利工程单位, 虽然对档案管理工作也十分重视, 但重视的目标存在偏差, 只注重档案管理本身, 存在“重物轻人”的情况。对于档案管理的设备、技术及馆藏量十分重视, 但却忽视了人的作用。人的思想观念、意识想法、自身素质、专业技能、责任态度等都会对工作的质量产生决定性的作用, 所以在水利工程档案的管理工作中, 一定要重视人的存在, 对人加强管理, 人的工作做好了, 即便设备、技术落后一点, 也能让档案管理工作满足工程的需要。否则就会本末倒置, 严重影响工作人员的积极性和创造性, 不利于把档案工作搞好。

二、搞好水利档案管理工作的几点建议

(一) 建立健全水利档案管理领导责任制

档案管理也必须有明确的组织管理, 领导要先重视, 然后直接参与, 组织安排人员, 明确分工, 确定职责。在档案管理工作的具体落实上, 人员定岗定位, 划清工作职权范围, 避免交叉过多, 责任划分不清, 出现相互推诿的情况, 同时要充分保证经费、设备及环境的相对稳定。要提高档案管理人员的思想认识, 关心受护, 使其能安心进行档案工作。

(二) 建立健全档案管理制度

档案制度是约束行为、促进工作的准则, 在水利档案的管理中, 制度的健全和完善是十分重要的保障, 所以一定要建立健全档案工作的各项规章制度, 在制度约整下, 人才知道哪些不可以做, 哪些必须做, 比如档案的保管、立卷、利用、保密、人员岗位责任等, 只有在制度明确的情况下, 各项目工作才能按秩序有条不紊地进行。

(三) 提高水利档案工作人员的综合素质

水利档案工作人员的综合素质是决定档案工作管理质量的决定因素, 所以在档案管理工作中, 一定要选拔一些有知识、有素养、有能力的专业档案管理人员充实到队伍中, 另外, 通过培训、讲座、报告等形式, 对内部人员定期或不定期进行培训, 提高档案管理工作的意识及工作技能。与进俱进, 学习新科技、新方法、新知识, 使之与现代档案管理工作相适应, 切实提高档案管理的质量。

(四) 强化档案管理的意识

档案管理是系统性的工作, 同时水利档案也有一定的分散性, 对于档案管理, 需要整个水利系统的共同努力、协同工作, 才能保证档案工作的完整和系统, 只凭档案人员的工作是无法完成的, 不能仅仅局限于档案之内, 要强化档案工作重要性的宣传, 提高档案系统及水利全系统的档案意识, 深入宣传《档案法》, 普及档案工作知识, 增强全民水利档案意识, 逐步使档案管理工作步入规范化、法制化轨道。

(五) 切实做好水利档案的开发

档案工作的一个重要特点是服务性, 只有把档案资料充分利用, 服务于水利工程建设及维护上, 才能真实发挥档案数据的真正作用, 实现其应有的价值, 更好地为工程建设、经济运行服务。水利档案的完善管理, 为水利事业提供第一手完善、系统的资料, 这些资料的有效开发与利用, 必能转化为巨大的生产力, 对推动经济和社会的发展具有非凡的价值, 所以要做好水利档案的开发利用, 体现它的潜力和价值。

参考文献

[1]赛兰.浅谈加强水利档案工作[J].新疆社科论坛, 2008 (02) .

水利工程档案工作 篇9

1 做好收集工作是提高水利工程档案“三率”的基本保证

水利工程资料收集涉及面广, 难度大, 工程形成的文件材料, 有大量珍贵的第一手档案资料。依据水利档案形成的特点, 基层单位必须区别不同情况, 确定相应的收集方法, 以保证档案“三率”达标。对于形成周期长的档案, 则应明确划分收集的时间区段, 可以根据具体工作内容来划分, 也可以根据工作阶段来划分。在抓好档案完整率、准确率工作的同时, 应同步抓好档案的归档率, 对照水利工程建设项目年度投资计划, 核查当年度已经竣工验收的工程项目进行档案的归档, 确保工程项目档案归档的项目数量达到100%的要求。

一是制定竣工资料编制规范。工程建设、档案等职能部门应协调配合, 组织一批有经验的设计、监理、建设管理、造价、质量监督等领域的专家, 组成课题组, 根据水利管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定, 编制一套适用于本单位使用的《水利档案归档范围和案卷组成标准》。该标准, 要紧密围绕档案的“完整率和准确率”而制定。

二是按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针, 保证水利工程档案的“三率”达到100%。在水利工程建设中, 由于参建的单位和人员较多, 分布面广, 过程复杂, 因此其档案管理工作与一般的管理单位相比有较大的不同, 做为工程建设的业主单位档案工作, 存在跟踪不易到位和档案材料收集不易完整的困难, 原因是工程项目立项时的档案材料往往出自于行政主管部门, 此时若不先期介入, 就有可能造成有关的关键文件收集不完整的弊端;工程准备阶段设计单位将产生大量的技术档案, 其成套完整性在档案管理中就显得至关重要;工程进入施工阶段有设计、施工、监理、质检等部门的共同参与, 产生档案的内容更加复杂, 如文书档案、科技档案、会计档案以及其他类别的档案将会同时发生, 处理这一时期的档案资料其工作量及复杂程度是可想而知的。因此, 这就要求我们在工程建设期一定要高度重视水利建设项目档案的管理工作, 务必做到领导重视, 机制健全, 提前介入, 及时跟踪, 收集完整、资料准确。使水利工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程, 工程结束以后抓档案”的事后控制, 变为全程动态控制, 将项目档案的管理从末端移到前端, 将后续工作变为前置条件, 对保持工程档案的完整、准确、系统、真实都提供了强有力的保障手段。特别值得注意的是, 当前工程建设是按市场经济规律进行的, 若水利工程建设期间档案管理不到位, 一旦发生任何争执, 作为业主单位拿不出当时的档案资料, 也就没有足够和具体的依据和凭证, 可能就应由业主单位自己承担不应有的损失, 损害了国家的利益。为此, 在工程建设期间的档案管理工作不容忽视, 莫等“纷争起时思归档”。

三是制度建设。档案管理工作是水利工程建设期的一项重要的基础性工作, 也是水利工程建设中的重要一环。因此, 业主单位必须强化制度建设, 建立起有效的档案管理的制约机制和手段。我们知道, 工程建设会涉及到勘测设计、工程的招投标、建筑工程的安装施工、设备和材料的采购供应、工程监理和质量监督等多个层面, 没有一整套行之有效的档案管理制度的制定和执行, 将难以保证工程建设期间档案材料的齐全完整与准确。在水利工程建设期间, 业主往往会把主要精力放在抓工程进度和协调各方面的关系上, 对档案管理工作不十分重视, 很多管理人员和专业人员既不注意自己形成的文件材料是否完整, 也不注意文件材料的积累和保管, 思想上也有很多人不把文件材料的积累和归档当回事。如山美灌区南高干渠的改造整治工程这样需要长达6年才能完成的工程, 若没有进行及时的、全面的档案资料的整理立卷和归档, 结果就会使一些应归档的重要材料依据散失。因此, 在档案管理制度的设计上, 必须要求在工程建设的各阶段, 形成相应的组织机构负责文件材料的积累工作, 管理人员和专业人员要对自己形成的文件材料的完整、准确负责, 各阶段工作结束, 要将文件材料整理立卷归档。

2 把好工程竣工验收关, 是提高档案“三率”的有效措施

水利工程项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。在项目竣工验收阶段, 档案人员应与监理人员、工程管理人员密切配合, 严格把关, 以确保竣工资料的质量。

(1) 建设前期阶段文件材料。重点检查立项申请 (或工程可行性研究报告) 及上级批复文件的检查, 一看往来文件中涉及的文号、文件题名资料中有没有, 是否齐全, 针对文件中普遍存在代签的现象, 把好签字关。水利工程建设项目实行工程质量终身负责制, 签字、盖章是履行责任、具备法律效力的行为。代签字、盖章使文件的有效性打了折扣, 不符合规范要求。因此要从文件有效性出发, 审核文件有无代签、是否缺少签字等问题。针对字迹材料不耐久现象, 把好用笔规范关。归档文件的书写笔迹应能耐久保存, 审核文件中是否存在使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹现象, 如有应及时整改。二看初步设计。施工图设计、审批文件 (包括变更文件) , 重点看初步设计批复文件, 因为初步设计批复文件一般包括了建设规模、单位和单项工程内容、工程概算及工期, 是审查项目管理和施工资料的最好依据。三看工程招投标文件及中标通知书。四看工程质量监督、监理委托及承诺文件;勘察、设计、监理、施及廉正等合同、协议。

(2) 竣工图纸检查其准确率。非工程技术人员出身的档案人员, 普遍看不懂工程图纸, 一般把检查的侧重点放在审查签署手续上, 认为签署手续齐全, 竣工图就合格了, 而对于竣工图的完整准确, 缺乏技术和经验。档案人员要掌握竣工图的检查技巧, 既“查图纸, 看关键”。首先图纸目录和图纸编号是关键, 从中可以发现明显的少图缺页。其次学会看关键图, 一般来说, 工程项目的布置图、平面图、结构图、示意图是关键, 电气工程还有系统图和原理图是关键。

(3) 检查施工资料的完整率, 重点看施工合同。要想了解工程建设情况, 通过查看施工合同, 就能知道施工资料产生的内容和范围, 按照合同所列项目内容逐条审查施工资料, 从中往往可以发现施工资料在完整性方面存在的问题。针对施工阶段文件存在涂改现象, 把好文件准确关。施工中有时设计意图不完全能够实现, 需要进行现场试验, 数据的产生是动态的, 因而施工人员有随意涂改数据的现象, 造成文件内容不准确。审核中发现对文件准确性造成影响的要退回重新制作。

(4) 查监理资料, 重点看是否内容齐全。总体来说, 监理资料主要内容包含:项目监理合同及监理单位签发的开工令 (含单项、单位r程开工令) ;监理大纲、工作规划、实施细则及与建没、施工单位的往来文件有:监理报表、监理日志;单项、单位工程进度款支付凭证, 工程结算单及审核意见, 监理报告等。

(5) 查档案整理规范。包括项目文件的组卷, 必须遵循项目文件的形成规律和成套性特点, 保持卷内文件的有机联系, 分类科学, 组卷合理;法律性文件手续齐备, 符合档案管理要求。案卷及卷内文件的排列, 管理性文件按问题、时间或重要程度排列;施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列;设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调测和运行维修等顺序排列;竣工图按专业、图号排列等整理规范进行验收。

(6) 查验收工程项目档案台帐, 检查建设单位年度工程项目计划与档案编目情况, 是否做到归档及时。

3 档案人员素质是提高水利工程档案质量水平的保障

水利工程文档管理人员既要熟悉档粲管理业务, 又要掌握专业知识和技能, 才能够熟练地对文件材料进行收集和整理, 才能全程参与档案“三率”的管理工作。在工程建设期间, 业主单位有时会认为档案工作就属于事务工作, 由事务人员兼管就够了。实际上这些事务工作人员整天忙于复印、复制、管理办公用品、负责生活福利和人事管理工作, 根本没有多少精力做档案工作。他们管理的文件材料没有进行登记, 出借没有交接手续, 散失了都无从查找。更主要的是这些事务工作人员没有档案专业知识和专业技术, 也没有经过档案业务培训。他们不知道哪些文件材料应该归档, 连一些具有法律效力的现场记录也弃之不要, 造成难以弥补的损失。他们也不知道怎样分类、组卷, 文书材料、科技文件、会计文件等杂乱堆积在一起, 以致归档时迟迟理不出头绪。尽管这些兼管档案工作的事务人员付出很大努力, 其工作成果往往不够规范。因此, 必须对有关的参与建设项目档案管理人员进行档案专业知识和专业技术的业务培训, 使之达到专业化的要求。另外, 鉴于工程建设期人员流动性大的特点, 业主单位必须保证人员变动, 档案人员不离任;机构变动, 档案业务工作不停止。以此保证工程建设时期档案紧密性和完整性。

水利工程项目档案作为一种信息资源, 对于确保水利工程的安全使用和正常运营, 促进水利建设和经济发展具有重要意义。通过抓好档案“三率”工作措施的落实, 将有利于加速水利工程建设档案质量的提高, 并将其标准化、规范化管理水平推上一个新的台阶。

摘要：做好水利工程档案的收集和竣工验收工作是提高档案“三率”的最基础, 最有效的途径之一。做好收集工作是提高水利工程档案“三率”的基本保证, 把好工程竣工验收关, 是提高档案“三率”的有效措施, 档案人员素质是水利工程档案质量水平提高的保障。通过抓好档案“三率”工作措施的落实, 将有利于加速水利工程建设档案质量的提高, 并将其标准化、规范化管理水平推上一个新的台阶。

水利档案管理工作浅析 篇10

一、充分认识水利档案管理工作的重要性

水利单位的档案具有多方面的作用。一是对水利单位日常工作起参考作用。水利单位可借助档案, 在拟订计划、总结工作、水行政执法、水利工程设计等方面作参考凭据。二是在防汛抢险时期, 可借助档案详细了解历年来的水情、雨情及水利工程的状况, 为领导决策提供依据。三是在进行水利方面的学术研究时, 可借助水利档案, 参考前人所记载的丰富的历史资料, 可更好、更快地取得研究成果。四是通过查找档案, 不但能掌握准确可靠的资料, 还可以节约开支, 减少不必要的支出, 创造出更大的经济价值。五是水利档案不仅可以真实地记录水利工程建设的历史面貌, 还是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的依据, 更可为后人在工程使用、维护、改扩建方面提供必不可少的依据。

二、着力为水利档案管理工作开展创造有利条件

水利档案管理工作是水利工作的重要组成部分, 各单位一定要切实加强领导, 把它列入议事日程, 并创造必要的条件。在人员配备方面, 各单位要精心挑选政治思想好、业务素质强、勤学肯钻、乐于奉献和具有中专以上文化程度及相应技术职称的专业技术干部担任档案的管理工作, 并进行严格的上岗培训, 使其掌握档案管理工作的基本知识。在资金、场所方面, 各单位要及时保证水利档案管理工作正常的经费开支和购置档案保管设备的所需经费。要提供保管档案材料所需的专用库房, 库房应保持适当的温度和湿度, 并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。在组织措施方面, 各单位要严格按照《档案法》等有关规定实行目标管理责任制, 做到工作有计划、有检查、有总结, 要把档案管理工作所达到的等级标准和为水利工作提供的档案信息成果作为评价档案管理工作成绩的依据。

三、切实加强水利档案的收集整理工作

首先, 水利档案部门要根据本单位的实际情况, 确定本单位水利档案的收集范围, 把能够反映本单位水利工作中形成的具有保存价值的图表、音像、文字等材料进行收集整理, 并提出归档要求, 保证案卷的质量。其次, 要制定切实可行的工作措施。各单位要把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入科研、生产、基建的前期工作及有关规章制度和办法中, 并列入有关科技人员的职责范围进行考核。所有项目从一开始就必须抓好建档工作。在项目完成或告一段落后, 其档案由承担项目的业务部门按要求进行系统整理, 交相应的档案部门审检验收。工程档案要严格按照国家档案局《建设项目 (工程) 档案验收办法》进行验收。收集完毕后, 档案部门要根据本单位的基本职能和工作实际, 按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》及时将档案材料进行分类立卷。要对大量的来自生产第一线的材料进行科学鉴别、去伪存真。如发现档案有残缺、损坏或其他问题, 工作人员要及时与文件承办单位取得联系并进行补充、完善, 以提高档案的系统性、完整性和准确率。

四、促进水利档案信息资源的开发

以人为本 做好工程档案管理工作 篇11

一、工程建设档案管理的基本要求

1.完整性

工程建设资料的收集应贯穿项目从立项、审批、设计、施工一直到竣工等各环节产生的工程资料，做到资料的收集与工程建设同步，进行跟踪收集和统计；为了提高工程建设资料的可比拟性和可参照性，一套完整的档案应包括建筑类型、工程结构、建筑面积、占地面积、檐高、层数、建筑装饰等技术指标和投资估算、设计概算、施工图预算、合同价、竣工结算、开工竣工时间、建设地点等经济指标，资料的收集应具有最大的相关性，全面反映工程项目的运行情况，保证工程建设档案资料的完整性。

2.准确性

工程建设所收集的各项资料要能准确地反映客观存在的实际情况，工程建设档案资料在工程管理中主要发挥凭证查考作用、科技储备作用和计算依据作用。如果档案不能反映客观实际、不够准确的工程建设资料，其价值会大大降低，在很多情况下不仅会影响其凭证和查考作用，甚至给工作造成损失。

3.规范化

工程建设资料应根据工程建设档案管理的服务宗旨和造价确定方法所需工程建设资料的特点，对所收集的工程建设档案资料进行合理的分类，使所设计的指标体系内容和分类标准符合计算方法的需要。工程建设资料的跟踪收集时，一方面由于数据量大、指标众多、历时较长、统计分析复杂，因此可以利用计算机进行管理操作；另一方面，工程建设档案管理工作的宗旨就是为经济建设服务，为城市建设服务，为社会各方面服务，工程建设档案也是为决策部门进行决策管理和生产经营部门进行作业管理提供必要的信息资料和参考资料，实现资源的合理利用，以利于科学决策和管理。

二、“以人为本”，做好工程建设项目档案管理工作

“以人为本”是现代管理伦理的核心，以人为本管理把人作为最根本的要素，主张人既是实现企业目标的工具，更是企业发展的目的。在工程建设过程中要着重强调人的责任意识，从政治的高度认识工程建设项目的重要性，工程建设项目是国家的基础设施建设，百年大计，利在千秋。要充分发挥人的主观能动性，积极主动地去做好工程建设各个环节的工作。要树立服务意识，工程项目档案管理人员要主动介入工程建设项目工作从工程项目的立项、审批、建设施工、竣工验收等各个环节入手，搞好工程项目建设档案资料的收集、整理和保管，为工程顺利验收奠定坚实基础。

1.强化四种“意识”，为工程建设项目建设服务

工程项目档案管理人员要切实加强自身建设，强化四种“意识”，不断提高自身素质，为工程项目建设服务。一是要强化责任意识。要有强烈的责任感和事业心，要有坚持既要保密又要便于利用的原则，正确处理保密和利用的关系。二是要强化学习意识。要认真学习党的最新理论成果和深刻领会党的十八大精神，学以致用，加强实践磨炼，在实际工作中开阔视野，丰富阅历，提高处理各种复杂问题的能力。三是要强化大局意识。在工程建设过程中要严明工作纪律，对既定工作任务，不折不扣地认真抓好落实。四是要强化服务意识。始终坚持把为工程建设服务作为企业档案管理的出发点和落脚点，千方百计做好工程档案管理的各项基础工作，为工程建设的完成提供优质服务。

2.加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识

当今信息社会，信息传播速度迅猛便捷。要提高全社会的工程档案意识，需要我们充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去，按照相关的法律、法规，明确各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并很好地掌握它。通过现代化管理手段，实现网络交流，及时沟通信息，完善工程档案的管理工作。

3.强化对工程档案作用的认识，提高做好工程档案管理的自觉性和主动性

工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。工程档案真实的记述了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经验。通过它可以改进工程技术、丰富工作经验，提高认识自然改造自然和改造自然的能力。工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛、很复杂。它包括“城中村”改造，城市面貌发生的重大变化。另一方面，城市各种现代化基础设施不断增加，城市经济不断发展，人民生活水平不断提高，各种矛盾越来越多。为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上、空间的利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，工程档案则真实地记录了这些变化，成为城市建设科学资源储备的宝库。只有以工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。

4.深入工程现场，做好对重点工程项目档案的服务工作

重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能要素的关键，关系到国计民生，更体现着一个城市的现代化水平。因此它是我们工程档案管理工作的重中之重，是城市规划、建设、管理的重要依据。多年来，我们主动做好工程档案管理，做到了“三纳入”，工程档案管理纳入整个工程管理计划、纳入建设单位、监理单位工作人员责任制、纳入竣工验收工作内容；实现了“三同步”，做到了档案管理与工程立项同步、工程建设与档案管理同步、竣工验收与档案验收同步，保证了工程档案的齐全完整，积累了宝贵的工程档案资料。

5.关注工程动态，加强工程档案信息的反馈

城市建设日新月异，工程档案的管理也必须与城市建设相配套。而城市建设又是与城市发展的模式和框架相适应的，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时了解最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。

水利工程档案工作 篇12

1 北方小型水利工程档案工作存在的问题

1.1 意识淡薄, 监管不严

一是参建方档案意识薄弱。发包人不能按照规章制度要求并督促建设方完成档案建立;承包方对工程建设档案工作缺乏重视, 监理方只注重对项目外业的监理, 而忽略对工程内业即档案工作的监理。二是档案管理机制不健全[1]。发包方、承包方和监理方均不能做到由专职的档案工作人员负责, 没有专人管理。

1.2 档案工作人员业务水平不高

一是档案工作人员多为兼职工作人员, 导致工程档案的建立与工程实施进度不能实时进行。二是缺乏专业知识, 造成归档不完整、不规范等问题, 影响工程档案归档质量。

1.3 档案保管条件差

在北方小型水利工程建设项目单位中, 有的没有设立独立的档案资料室, 或者没有工程档案管理项目。各项工程档案资料保管不集中, 分别在各工程项目部, 导致档案收集管理标准不统一, 档案保管质量参差不齐[2]。

1.4 档案质量存在较多缺陷

一是纸质文件档案质量存在的问题[3]:水利工程档案普遍存在不准确、不完整, 隐蔽工程验收记录不准确、原件少等现象, 致使水利工程档案失去作为依据及凭证的作用。二是电子文件档案质量存在的问题:水利工程电子档案存档一般不会专机专用[4], 多是与使用公共网络的计算机兼用, 一旦遭受病毒侵袭, 电子档案就有被盗取的可能, 基于部分水利工程的重大意义, 后果不堪设想。

2 加强水利工程档案管理工作的措施

2.1 提高认识, 完善工程档案工作机制

一是加大对《重大建设项目档案验收办法》等相关水利工程档案工作法规的宣传力度, 提高对档案工作重要性的认识。二是按照国家及省、市水行政主管部门要求, 进一步加强对档案资料的收集、管理工作。三是建立健全各项档案管理制度, 同时完善内部管理机制[5]。

2.2 加强工作经验交流, 提高工作能力

一方面, 要在涉水工程项目部, 设置专职档案工作人员, 为做好档案工作提供必备条件。另一方面, 水行政主管部门应采取多种方式提高涉水工程档案工作人员业务水平。

2.3 工程档案与水利工程实施同步管理

运用档案管理部门深入施工现场, 了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况, 进行定期或不定期检查;明确职责。严格遵从法规进行档案管理。工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时, 要注意工程档案进行验收, 参建单位及时审理鉴定工程档案, 如检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制等[6]。此外, 对于建设周期长的工程, 应分阶段验收, 及时纠错改误, 确保档案完程、规范。

2.4 加强法制建设, 依法收集水利档案

加强水利工程档案的法制建设, 依据国家和水利部颁发的水利工程档案管理法规和规章, 确立水利工程档案的执法权力, 明确管理者与被管理者的行政关系和承担的责任和义务。坚持有法必依、违法必究的原则, 确保依法治档。1988年9月2日颁发了《水利部科学技术档案管理暂行规定》;1997年国家档案局和国家计委联合发布了《国家重点建设项日档案管理登记办法》;2006年国家档案局和国家发改委印发了《重大建设项目档案验收办法》;2008年9月9日, 水利部下发了《水利工程建设项目档案验收管理办法 (水办[2008]366号) 》;2010年水利部下发了《水利科学技术档案管理规定 (水办[2010]80号) 》的通知, 这些规定和办法的制定为水利工程档案工作的健康发展提供了有力保证。

随着社会的不断发展, 水利工程档案管理应与时俱进, 积极学习、推广国内外建设项目档案管理经验和手段, 不断完善水利工程档案管理工作, 推动水利工程档案管理工作的发展。

参考文献

[1]张晓丹, 李慧, 胡姗姗.浅议如何完善水利工程档案管理工作[J].水利科技与经济, 2010 (11) :1234-1235.

[2]石红梅.浅谈水利工程档案管理工作[J].内蒙古水利, 2010 (5) :163-164.

[3]马涛.水利工程档案浅析[J].中国西部科技, 2010 (33) :55, 4.

[4]焦丽燕.水利工程档案的开发利用重在数字化[J].河北水利, 2010 (10) :37.

[5]崔爱君.如何做好水利工程档案管理工作[J].河南水利与南水北调, 2010 (10) :84-85.