工程项目档案管理

工程项目档案管理（精选12篇）

工程项目档案管理 篇1

摘要：随着公路工程建设项目的日益增多, 公路工程项目的档案管理工作的难度也更大。笔者根据自身多年的经验, 提出了如何确保公路工程竣工时, 给出一份符合技术规范要求的公路工程项目档案的一些建议, 以期能给大家提供一些参考。

关键词：公路,工程项目,档案管理

随着我国经济的不断发展, 公路工程的建设项目迅速增多, 这给公路工程的项目档案管理提出了更高的要求。如何建立好一套完整的公路工程项目档案管理体系, 使得项目档案资料在公路工程建设中和建成后的后续维护中发挥最大的功效, 是公路工程建设项目各方都应思考的问题。

一、公路工程项目建设单位要重视档案管理

1、重视档案管理的建设

公路工程项目档案的建设水平直接体现着公路工程项目的质量和建设单位的管理水平。正是因为如此, 公路工程的建设单位在项目初期就应该树立重视档案管理的思想。建设单位在公路工程项目开始的初期就可以将如何管理项目档案的相关资料和表格发给施工单位和监督单位, 这样施工和监督单位就能避免因为表格格式和内容的不一致而重新记录, 提高记录效率的同时减少了可能产生的笔误。正是由于这些方法的采用, 使得工程项目的资料得以更加完整和有效。

2、组织相关培训和专家指导

建设单位应当常组织工程项目的档案管理人员参加培训, 借以提高大家的业务能力。在档案管理人员的指派上, 要优先考虑那些通过了培训, 并获得相关资格证书的人员, 因为更强的业务能力有助于将档案管理工作做得更好。

建设单位也可以多请一些公路工程项目档案管理方面的专家和学者去考察施工现场, 指导档案管理工作的同时给档案管理人员答疑解问。这样可以使公路工程项目的相关方, 如施工单位和监督单位, 对如何整理和规范项目的档案管理有更全面和清晰的认识。

此外, 建立相关的评比和竞争机制也能很好的促进公路工程项目档案的规范化管理。

二、公路工程项目的监理单位要重视档案管理工作

作为建设单位和施工单位之间沟通的中间单位, 公路工程项目的监理单位也要着力提高自身的项目档案管理的水平。监理单位直接在现场管理着工程项目的进行, 监理单位的项目档案管理直接影响着施工单位的项目档案管理, 所以, 公路工程项目的监理单位必须加强工程项目的档案管理工作。

1、建立档案管理责任体系

在工程项目档案管理的过程中, 监理单位不仅要派专人来管理档案, 还需要建立一套责任体系, 在这一体系中, 档案管理人员有整理档案的权利和义务。另一方面, 在建设单位的允许下, 现场的施工管理人员可以带档案管理人员一起去查看项目的施工进度, 并把施工现场的档案资料收集起来, 通过自身的整理, 使之成为符合相关要求的公路工程项目档案。

2、保证资料的完整、准确性

在整理工程项目档案资料的过程中, 如若发现不符合相关要求的资料则要在最短的时间加以修正, 尽量降低所保存资料在项目完工时可能会发生的返工情况的概率。同时, 确保工程项目的施工单位和监理单位的办公设备都能满足相关资料保存的要求, 使得公路工程项目的电子档案与原始记录能够保持一致, 坚决不给虚假资料任何存在的可能。

三、充分重视施工单位的公路工程项目的档案管理工作

公路建设项目中, 施工单位的水平和能力对于整个工程的质量好坏起着决定性的影响。对于公路建设的项目档案管理工作来说, 施工单位的档案管理绝对是重头戏。由于施工资料在公路工程项目中所占比例极大, 如何做好自身工程项目的档案管理工作也直接影响着这个公路工程项目的档案管理质量。因此, 施工单位要充分重视自身工程项目的档案管理工作。

1、选派专门的档案管理人员

首先, 在公路工程项目开始时, 施工单位就需要配备专门的项目档案管理人员来负责相关资料的收集、整理工作。在以往的许多公路工程项目的建设中, 施工单位往往由于公路工程建设的进度紧张, 人员短缺而导致没有足够的人手来整理现场施工的资料。再加上现场施工方面的资料既多且杂, 收集和整理起来都非常繁琐。这对于在现场忙碌的施工人员来说, 无异于一个巨大的挑战。施工人员在整理档案时往往很难掌握主动权, 他们常常为了方便计量才开始整理相关的资料, 对于那些暂时用不到的资料则懒得收集和整理, 这也导致许多有用施工资料的流失。这种情况下, 很容易发生公路工程项目完成之后还要再去收集过去的现场资料的情况。有时甚至要再将资料拿去给相关的负责人, 如建设单位和监理单位进行签字和盖章, 这个时候, 很有可能以前的建设单位相关人员和监理单位的人员已经发生了一些变更, 签字和盖章会变得困难重重, 这样会严重影响公路工程项目的档案管理工作的顺利进行。

2、完善项目档案管理责任体制

此外, 对于施工单位来说, 完善项目档案管理的责任体制十分有必要。施工单位可以把公路工程项目的经理作为带头人, 将档案管理的整个过程交予项目经理负责, 将具体的工作落实到不同的员工, 制定出一套完整、明确的奖惩制度。对于那些档案管理工作做得好的人员, 要加以鼓励, 可以是口头表扬, 也可以是一定的物质奖励;档案管理工作中玩忽职守、不认真保管的, 要给以一定的惩罚。明确的奖惩制度可以督促相关负责人做好自己的本职工作, 提高公路工程项目档案管理工作的效率和水平。和其他相关单位档案管理工作一样, 施工单位工程项目的档案管理所保留的资料要是真实、有效的, 要坚决杜绝虚假、不实的信息, 相关的档案管理人员如若发现所记载的资料和信息有不正确的地方, 要及时报告给相关的负责人或主管, 及时修改, 并提醒相关人员在收集和记录资料的时候要注意资料的规范性和小数点的保留位数等细节。这些都对档案管理人员提出了更高的要求, 也意味着施工单位要找一位对公路工程项目建设规范十分了解以及对现场情况掌握很好的人来做档案管理的工作。施工单位要确保公路工程项目建设过程中的一系列表格, 如承包人申报表、中间检验申请单等报验单都能准确无误、客观真实地体现出公路工程建设项目的进展情况和建设质量。凡需要监理单位相关负责人签字以及建设单位签字的地方都要给相关负责人批复。只有这样, 才能提高施工单位在公路工程建设项目档案管理方面的效率和资料的准确性。

四、结语

笔者认为, 如果公路工程项目的建设单位、监理单位和施工单位都能分别做好自身的档案管理工作, 那工程项目的相关档案必能发挥出应有的作用。

参考文献

[1]徐鸣.工程竣工档案、资料形成中存在的问题及对策[J].大学图书情报学刊, 2005年第3期.

[2]汪淑萍.建设项目工程档案的收集工作[J].工程与建设, 2006年第6期.

工程项目档案管理 篇2

工程文件材料是整个工程项目的重要记录，且每年都在不断增加，其贯穿于工程项目的提出、调研、立项、审批、设计、施工、竣工验收等诸多环节。因此，只有利用科学有效的管理方式，将这些不断产生的文件档案进行科学的管理，认真核查其准确性和完整性，才能为工程项目提供真正有效的资料支持，为保证工程有序开展下去打下坚实的基础。

2对工程项目文件材料进行管理需要有质量要求

对工程项目中产生的文件进行有效管理，需要对文件材料进行要求，要保证文件材料的质量，一般而言，工程项目文件材料的质量要求为：(1)进行归档的文件材料一定要是原件;(2)进行归档的文件材料所记录的内容一定要真实、准确，不做假，要如实反映工程的实际情况;(3)进行归档的文件材料应该字迹保持清楚，记录上有图片或者图表的一定要保证图表或图片清晰可辨，同时还要保证签字盖章的手续完备;(4)进行归档的文件材料一定要采用不容易褪色的书写工具来进行记录;(5)归档的竣工图一定要加盖竣工的图章;(6)存在有录音和录像的文件时，一定要确保其载体的有效性。只有保证了以上几点，才可以使工程文件材料可以得到有效的保护和管理，进而为工程项目提供必要的支持。

3当前我国工程项目档案管理中存在的一些问题

虽然我国对工程项目的文件档案的管理方式有了长远的进步，但是当前在管理时仍然存在着很多的问题，比如管理的职责不明确，管理人员的专业素质低，且流动性很大，这些都给档案管理带来了很大的麻烦。具体来说，工程项目档案管理中主要存在着以下问题：

3.1项目文件管理的职责分工不明确

职责分工不明确是当前各参建单位最为突出的问题，各参建单位之间文件材料的收集整理分工并不明确，对范围内应收集归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。

3.2归档文件材料质量不符合规范要求

在文件档案的管理工作中，所有的归档文件材料质量都有详细的规范要求，但在实际的工作过程中，归档文件的材料质量出现了各种各样的问题。其中较为突出的有，文件格式不规范，文件材料没留装订线;签认手续不完整、不真实;使用不耐久字迹材料记录文件;复印件较多，如施工作业指导书、施工组织设计的报审表为复印件，原材料证明与实验报告为复印件;文件材料的内容不真实，如竣工图与设计变更不符等;竣工图盖章不规范，如竣工图纸盖名章、代签等等。

3.3文件材料收集不齐全

工程项目档案管理 篇3

摘要：公路工程档案是公路建设事业记载的宝贵财富，公路工程档案管理工作是公路建设中的重要工作，本文结合作者在公路工程项目公司的多年经验，阐述了项目公司工程档案管理的一些措施。

关键词：公路工程档案管理措施

0 引言

随着我国逐步推广项目法人制的实施，公路工程建设投资的主体也日益多元化，过去完全由政府投资变成现在的由民间或国外资金参与部分投资甚至是全额投资，政府以BT或BOT方式引进大量的民间或国外资金参与各级公路建设，建设项目的单位名称也由过去的指挥部变成现在的项目公司。由于工程项目建造周期长、涉及面广的特点，这就注定项目公司的管理方式应有别于其它行业的公司管理模式，其工程档案管理也应有自己的特点和要求，作者认为：项目公司的工程档案管理应该规范化、标准化、制度化和信息化，保证档案归档的质量，才能有效地发挥档案的功能，真正让工程档案管理很好地为工程项目的养、建、管、营各环节服务，对降低项目管理费用，保证工程项目的每一个阶段按预定的计划顺利完成有着至关重要的意义。

怎样才能提高项目公司工程档案管理的质量，除了要根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《公路工程档案编制办法》进行档案的整理、交接和归档外，作者结合工作实际，针对项目公司档案管理容易忽视的地方，提出以下几点措施。

1 加强项目前期工作的档案管理

由于公路工程项目的特殊性，在项目上马准备建造阶段，项目公司一般还没成立，即使成立了，由于人员不到位，或公司主要精力放在项目的招标上，很多项目往往忽略前期工作的工程档案管理。项目运作中经常发生两种情况：一是项目前期工作是一班人马，项目正式运作又是一班人马，在工作过程当中，资料经常被多人频繁借阅，会出现在资料移交时才发现有些资料已丢失；另一种情况是有些项目中途变更业主，有些资料在上一个业主中已丢失，这种情况追索起来极为困难。这样，在项目公司完成招标工作进入实际运作阶段后，整理前期的资料就会发现有些资料缺少或丢失，这时想找回这些资料，往往要花费很多时间和费用，有时一些资料还不一定能找回。为避免出现资料丢失，项目公司在项目一开始就重视工程档案管理工作，由专人负责，做好资料借阅、归还等登记工作，在业主资料移交时，做好登记和签字，及时整理归档前期工作的工程档案，并专人妥善保管。

2 强化项目公司档案部门的管理职能

项目公司的档案部门，基本是公司的信息中心，其档案记载着项目的建设历程，所以，强化档案档案部门的管理职能，形成档案管理的制度化，将给公司带来高效运作、规范管理的便利，同时也降低公司的管理费用。项目公司的档案管理主要是做好日常维护、备份、归档和借阅登记管理等工作，由于工程档案数量极多，平均每公里公路的纸质档案近100页，采用计算机信息化管理也非常必要，它让档案部门追索资料的去向，查询、检索资料变得更加方便快捷。

3 规范项目公司各部门的工程档案管理

工程项目的建造周期较长，在建设过程中，项目公司各部门的人员经常会变动，有的项目公司甚至连项目经理都要更换。为防止在人事变动时出现资料丢失的现象，这就需要项目公司从成立之初就要规范工程档案的管理，使项目公司各部门的工程档案实行制度化、规范化的管理。实践中发现比较有效的工程档案管理制度是：各部门收到外来文件后，留下复印件，原件要及时送档案部门归档，同时要做好来文处理和登记工作，以便查询、追索之便；对于向外单位发文，要有统一人员把关和签发，同时除本部门留存一份以外，还要送一份原件给档案部门存档。这样，档案部门就保存了项目建设过程中的所有档案原件，避免了项目运作过程中出现人事变动而出现资料丢失现象。

4 涉及施工、监理及设计的工程档案管理要实现信息化

公路工程建设过程中，涉及施工、监理及设计的收文、发文、变更等工程文件数量最多，而且经常要翻查，所以对于这类工程档案要小心处理和保管。措施是：收文要按发文单位编号归档，附件跟收文一起存档。项目公司发文要有统一的编号，同时要做好发文登记；发文登记的表格可以根据项目的实际情况自行设计，但在表格设计时要体现出文件的类别、经办人、收文日期、附件等关键要素，文件的类别可以按合同文件、变更通知书、会议纪要等形式分。不管是收文还是发文，档案管理员要及时按类别录入电脑，以便必要时进行检索查询，加快查找时间，提高工作效率。

5 注重对上级部门发文和报送资料的工程档案管理

每个工程项目在建设过程中均不可避免地要向上级有关主管部门报送资料和文件，在报送过程中经办人要做好签收登记，同时还要注意要详细做好上报资料的清单，并让接收资料单位的主办人员签收确认，这些工作看似琐碎，但在关键时刻就体现出重要性。工程项目公司向主管部门报送出去的文件资料有些是极其重要的，而且有些只有一份原件，一旦遗失，将造成很大的麻烦，甚至会影响工期。例如广西某一公路工程的项目公司，为了办理施工许可证，把红线图及相关资料报送给规划部门了，但由于该项目在建造过程中出现重大变更，设计图纸需要重新修改和出版，修改的设计图纸出版滞后，导致规划部门以资料不齐全为由暂缓办理；但部分资料已上交给规划部门，过了一段时间，修改的设计图纸出版后收齐资料再去办理施工许可证时，规则部门有关人员却告之红线图找不着了；如果不是当时上报时做好详细清单和签收确认，事情就很难说清了，后经过项目公司出具签收登记表之后，规则部门才同意补办一份新的红线图。

6 结语

涉外电力工程项目档案管理之实践 篇4

项目文件资料管理是工程项目管理的一项重要工作。 对此,做好国际工程总承包项目文件资料管理,对各类文件资料进行分析归类,系统整理,优化组织,使之成为准确翔实地反映国际工程总承包项目真实面貌和有价值的信息,从中总结出有利于项目顺利实施的做法和经验,使我们的项目管理逐步与国际接轨,符合国际标准。自我国入世以后,我国经济逐步融入国际经济,越来越多的企业进入了国际市场。近几年来,中电投电力工程有限公司在国外的工程业务增长较快,先后承接了土耳其阿特拉斯项目,越南项目,巴基斯坦等火电项目,采用国际惯用的通用方式,对工程建设项目的勘察设计、设备和材料的采购供应、建筑安装施工、指导试车和生产考核等实行全过程的总承包或部分承包。由于各环节的多样性,档案管理仍按过去仅在资料、图纸外发时留存归档,已不能保证工程档案文件材料的齐全完整,反映不出工程总承包过程,档案材料的不完整性,将影响企业在市场的竞争优势; 一旦涉及工程纠纷,提供不了档案原件,则将会给企业带来不必要的损失。笔者就土耳其阿特拉斯项目总包工程的档案管理问题,进行粗浅的探讨。

1国际工程总承包项目文件资料形成的特点

第一,语言特点。国际工程总承包项目文件以国际通用语言英语为主。英语是国际工程总承包项目的工作语言,如招投标、合同文件、设计图纸、设备安装运行维护手册、各类检测试验报告、重大节点完成证明文件以及与业主之间的来往信函、电子邮件、传真、会议纪要等。第二,文本特点。由于承接国外总包工程,除在工程前期、 设计阶段产生大量纸质合同文本、技术资料及图纸等,随着工程的进行,业主与总承包方、分包方、供货方等各方面相互之间利用网络传输电子信息,还产生大量的电子邮件、光盘、U盘等。

此外一些设计变更问题,出现同一名称、同一件号、 同一图纸的多次修改,造成不同版次的图纸多份存在,修改次数越多,这种现象越来越严重,形成替换频率高的特点。

2做好国际工程总承包项目文件材料归档前的必要准备工作

第一,人员要求。首先要求企业档案人员了解合同归档内容,形成文件的特点,学习新的知识。从国际工程总承包项目形成的文件材料文本的特殊性看,国际工程总承包技术文件、图纸多以英文为主,对档案人员综合素质提出了较高要求。档案人员需要学习国际工程总承包项目专用术语,了解技术资料、图纸规范格式。了解学习国际工程总承包项目流程,掌握技术资料、图纸的特征等。同时还要了解掌握与国际接轨的工程总承包内涵,了解本企业开展工程总承包构架的新的管理体系; 了解文件信息流程,即项目文件资料, 包括从项目投标报价、合同签订到工程竣工验收整个过程中形成的各种文件、图纸、数据、表格、音像资料等,了解项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、施工管理、 合同管理、材料管理、人力资源管理、机械设备管理、资金管理、技术管理、组织协调、竣工验收、考核评价等各方面状况的真实记录,为做好各类文件材料的分析归类、系统整理打好基础。

第二,制度保证。制定国际工程总承包项目档案管理细则 《包括归档范围、归档要求、归档时间等》,是确保归档文件材料完整性的保证。建立规范的管理系统,明确责任制,促使文件材料形成者重视归档工作。将档案工作纳入程序管理,监督、指导各承包单位 ( 分包单位) 将项目档案工作与工程建设同步进行。

第三,重视现场。重视完善项目在安装、调试、生产考核过程中形成的各种文件材料,包括一些具有法律效力的现场记录、来往文电,以及财务支付凭证等重要材料。如会议纪要、承包单位与业主、国内外分包单位之间往来的各类文件、供货商提供的产品设备文件资料、动态反映项目实施进度的日报周报月报、施工技术程序文件、技术检查文件、项目管理文件、验收文件、变更索赔谈判文件等。施工现场文件材料和图纸需明确专人保管,按照一定程序,定期向档案主管部门归档,避免工程完工,档案管理滞后,档案材料无法补救的局面。借阅文件材料和图纸等须严格履行签批手续,管理人员应按期收回借阅的文档,并检查其完好性和真实性。

第四,网络安全。国外总包工程将形成大量的电子文件,有必要设定现场专人管理电子文件。加强网络电子文件传输、动态信息的补充、存储管理。注意文件管理的凭据性、严肃性和服务性,保证文件管理真实、可靠、保证对内对外网络信息安全。

3档案管理的具体实施

土耳其阿特拉斯项目是中电投电力工程有限公司贯彻落实中电投集团公司 “走出去”战略第一个海外EPC总承包项目,2011年11月23日,土耳其阿特拉斯项目正式开工, 在工程档案管理方面,紧紧依托工程建设节点进度,本着服从和服务于施工生产,进行了积极的探索与实践,现将涉外档案管理进行分析,思考和总结涉外总承包项目档案管理特点。

3.1招标文件管理

阿特拉斯项目虽然是海外项目,作为中电投电力工程公司EPC总承包项目,所有设备均由中国进口。因此,招标工作在国内进行。

3.2合同管理方面

所有设备合同、工程合同、物资及材料采购合同、服务性合同、技术协议、补充协议由PAP软件进行管理,电子版已上传ATLAS项目PAP合同管理模块中,便于项目部人员查询及利用。每份合同均进行了合同评审及会签。分公司设备、材料采购合同、代签合同须有委托书才予以代签,流程与国内相同。

3.3施工图纸管理方面

根据业主要求,每份图纸出图前由设计院项目经理上传服务器,在服务器中建立并上传初步样图。经业主项目负责人批准同意后,再由项目设计经理在服务器中上传并建立施工图,最后出版发至施工现场。需要查阅图纸既能通过纸质版查询,也能通过电子版进行查询。

3.4设备图纸管理方面

项目设备图纸与设备都是通过海运同时到达现场,并经EPC物资部门清关,组织施工单位物资部及EPC相关专业人员进行开箱验收,由施工单位物资部按照装箱清单所提供资料填写 《设备资料移交申请单》 移交EPC物资部门, EPC物资部门清点后移交资料室,经专业技术人员及资料室根据合同核对无误后,资料室方可接收设备资料。如发现缺件,由物资部门负责联系厂家补供。

由于海外项目PAP网络版刚开发,存在网络差、开发不全,导致现场资料管理困难。经与各单位沟通,达成一致意见。EPC收到设备图纸资料后,运用Excel制作分发单, 制作的分发单要求写明设备名称、生产厂家、分发份数、具体的图纸资料名称、设备型号及编号,同时须有中英文对照,经主管领导签发同意后,方可发送至各相关单位,同时将电子版上传至服务器中。

3.5文档管理方面

目前,文档管理没有软件,表格由EPC统一发布,施工单位将须报审文件送至EPC,经EPC专业人员及领导签字同意后,返施工单位。签字单位须留存原件至少1份, EPC资料室将处理完成的文档进行扫描,发至相关专业人员及领导,将电子扫描件按文种、专业进行分类保存,通过Excel制作文档目录,便于查找和利用。施工单位管理相同。

3.6设计变更管理

第一,设计方提出的变更。由设计院进行变更,将变更的通知单发至EPC总承包领导及相关专业和业主项目经理及相关专业,经业主项目经理同意批复后,设计院打印纸版,EPC总承包商专业人员及业主技术负责人签字确认后, 发至施工单位进行。第二,施工单位提出的变更申请。经设计院同意后打印纸版送至EPC总承包并签字后,再由业主技术负责人签字确认后,发至施工单位进行。

3.7供货商资质

内容与国内要求一致。因大多数材料在国内采购,供货商资质几乎通过电子邮件传递到现场。因此,只有采购部门一个公章,而无供货商 ( 鲜) 公章。

3.8验评资料

虽然管理也是根据DL/T 5210 《电力建设施工质量验收及评价规程》,焊接执行美国ASME标准,施工单位分专业报送ITP计划清单,即 《施工质量检验项目划分表》。

3.9竣工档案的质量及归档要求、组卷原则与移交

第一,竣工资料的质量要求: 比国内要求少些,所有资料几乎无印章,一般工程文件邮件由业主项目经理批准,纸质文件由项目现场主管经理一人签字即可。第二,工程档案的组卷原则。根据EPC总承包合同,需要移交业主的资料为: 已批准的图纸电子版,进度,技术要求和其他文件,已批准的图纸,测试过程报告,设备测试证书,运行维护手册,竣工图,合格证及检验报告、试验报告、质量证明。需要移交业主的文件为: 需与业主进行沟通: 凡中英文对照联系单、报业主的供货商资质、设计变更单、设计修改单、 TIP清单、施工记录、调试记录、部分验评记录、施工图、 竣工图、设备厂家说明书、图纸、合格证、试验报告、检验报告、质量证明文件等。第三,竣工档案装订形式: 竣工档案为活页式装订,既简单,又适用。第四,竣工档案的移交: 设备资料随到随移交,工程资料为机组发电后一个月内按专业进行移交,调试档案应在工程竣工时,乙方应对该部分负责,应使该部分符合合同规定要达到的目标; 以及竣工试验开始前,乙方应按照规范要求向甲方提交竣工文件及操作和维护手册。

3.10现场验收情况

并网发电验收。现场验收只产生验收记录及签证。与国内相比,无验收记录,整套启动后,由国家能源部组织验收,验收合格后方可上网发电,国外项目不太看重168小时试运。

3.11软件管理

统一使用服务器 “File Zilla”,上传文件特别快,只要有网络,随时随地上传、下载。所有图纸、档案全部在服务器中生成,简单、直观,不限制上传文件大小。

3.12竣工图要求

竣工图应按合同约定出图,竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致,有变更内容的竣工图,应用云线图圈出更改部位,并标明变更依据文件号,竣工图章使用红色印泥,盖在图标栏上方空白处,编制竣工图总说明及分册说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况,竣工图应按GB /T 10609. 3的规定折叠,图纸折叠图幅向里, 图标栏应外露,在正式出版竣工图之前,需分册发一套竣工图电子版给工程公司,由工程公司组织审核确认后正式出版竣工图。

4存在的问题及建议

第一,由于海外项目没有PAP统一管理软件,无法实现资源共享,资料管理工作难度加大,建议开发海外统一管理软件。第二,现场设备几乎都由中国进口,导致部分厂家提供的安装维护说明书、合格证、图纸全是中文,或者翻译不准确,业主不认识也无法接收,来回催缴给我们工作带来很大困难。第三,设备厂家的外购件资料份数几乎不按合同要求提供,无法满足业主需求。第四,厂家提供的电子光盘资料内容少于纸质文件内容,有的厂家甚至未提供电子文件,提供的电子文件格式不统一,比较乱。第五,有些厂家提供的说明书深度不能服务于现场。第六,根据目前到达现场的设备资料情况,根本不适宜过程移交,因为设备资料到达现场比较凌乱,比较分散,同一厂家设备开箱时间不一致,过程移交导致不专业的业主资料管理混乱,如成套设备仪器仪表、锅炉补给水设备、斗轮机设备、带式输送机等, 由于设备购件多,资料也比较复杂,这些资料到达现场后, 资料人员都要经过3 ~ 4天时间才能清点出来,电子文件提供也不全,比较凌乱,难核对,清理出来的资料大小尺寸不一,较难保管。因此,建议公司对设备招标时,一定要严格要求厂家提供完整、准确的资料,付上目录清单,除锅炉和汽机两大主机图纸外,其余要求全部装订成套成册 ( 即活页夹) ,如主变、起备变、保变等说明书及图纸管理方便, 便于查找。同时提供电子与纸质文件对应的PDF电子版本, 才能适应国际化发展的需要。第七,业主要求移交竣工资料份数过多,根据现场实际产生文件份数根本满足不了合同要求。

5结论

工程项目档案管理 篇5

----杨勤侠

摘要：随着市场经济的发展，工程项目建设也愈来愈得到深入发展，如何加强工程档案资料管理是提高工程质量的一项重要的工作。工程项目档案是企业档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，对企业做好后续发展起着重要的作用。

关键词：工程 档案管理

企业的辉煌源于主业的繁荣，随着规模不断扩大，档案逐年增多，如何“收齐、管好、用活”工程项目档案，使项目最终顺利通过竣工验收，以及日后项目档案的有效利用。结合近年来工程档案管理经验，主要做法和体会如下：

一、充分认识工程项目档案的重要性

工程建设是百年大计，工程项目档案是建设工程的重要组成部分，是项目过程中的真实记录，是建设工程内在质量和工程验收、使用及维护、改建、扩建的重要依据,也是落实项目工程质量责任制的重要凭证。工程项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经建设项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在项目竣工验收中的重要性。工程项目档案对建设项目日后的管理、提供利用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响工程项目档案发挥最大效益。

总之工程项目档案在企业承接工程、清收拖欠款、化解风险、编史等方面发挥了重要的作用，创造了可观的经济效益。

二、如何做好工程项目档案管理工作

1、领导重视，健全制度，是做好项目档案管理工作的基础和关键。

我公司从提高各级领导对档案工作的认识入手，通过有关档案法律、法规的宣传贯彻和国家加强对工程项目管理，以及项目档案自身的重要性，引起领导对该项工 作的普遍重视。近几年我公司把档案工作“三纳入”作为开展工作重要抓手，即将档案管理纳入企业的发展规划和工作计划、纳入领导的议事日程、纳入员工的工作职责之中，建立了项目档案管理工作人员网络体系，指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像等文件材料的收集、管理工作，项目制定了明确的岗位责任。

2、建章立制，规范项目档案工作管理体制和工作程序。

俗话说“没有规矩，难成方圆”。近几年随着企业的规模不断扩大，档案数量逐年增多，工程项目由于规模大、工期长、各地对档案管理的要求不尽统一，形成材料差异，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是无法做好施工档案管理的。因此，公司在档案管理方面，既遵守国家、行业档案管理的规章、规定，又根据企业特点制定了切实可行的管理办法，规范档案管理，加强档案过程中的控制，使档案管理人员快速掌握在建工程文件材料的编制内容及要求。近几年，全公司上下在规范档案管理方面很下功夫，特别注重贯彻有关档案工作的标准、规范，不断深化，针对过去公司属各单位档案的管理标准不统一，甚至有的档案收集不及时，有散失的倾向，公司重新制定了《工程项目档案管理办法》。为提高工程档案的完整率、准确率，公司编制了《在建工程施工文件编制指南》，印发了《工程施工资料管理规定》、《重大项目档案管理办法》，规定了工程项目在开工两个月内应编写《项目管理策划书》，有效地控制了工程项目文件材料的管理。在档案室的指导下，公司所属各单位也相继制定了有关建设项目档案工作的制度和办法，为加强工程档案过程中的管理，使档案管理人员快速掌握在建工程文件材料的编制内容及要求。

在工程档案收集方面，公司每季度进行基层检查时，对工程档案资料进行同步检查，并督促其工程资料的整理与工程进度同步进行，以确保工程资料的完整性。针对项目上人员流动频繁，工程文件材料归档没有保障，致使公司工程档案资料管理滞后、收集率偏低，影响了公司的资源共享。为处理好这项工作，我们的具体做法是：出台了《公司员工工作失职责任追究条例（试行）》，其中特别强调了“工程施工过程中，项目经理应督促本项目人员按照记录管理方案形成必要的工程档案资料”。将归档材料的形成、积累、整理和归档工作纳入生产经营各项管理程序，并作为考核、检查项目工作的一个重要方面，并明确项目经理为项目档案工作的第一责任人，项目档案的收集整理及移交列入项目承包合同中，并在考核中与奖惩挂钩。档案室出具的《工 程项目档案归档认可书》作为风险抵押金返还的依据之一，这一制度的执行，使档案的归档率、完整率有了明显提高。

经过几年的努力，已基本形成了较完善的档案管理规章制度体系，这些管理办法为做好项目档案起到了保障作用。

3、坚持执行“四同步”制度。即：下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

三、积极配合，加强协作，努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境

项目档案工作是企业基础工作的一部分，档案材料来源于部门和项目，因而要想将项目档案管理好，就要寻求领导和各部门的支持，从多渠道入手控制好档案形成的各环节。本单位项目档案的管理分两个层次，第一层是在项目经理部，由专职档案员在项目进行收集、保管，工程完工交验后移交当地城建档案馆、建设单位、本单位档案室；第二层是公司档案室对其管理。

四、强化对档案的收集

项目档案是项目施工管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料等。目前各项目在收集声磁档案和竣工图编制上还存在一些问题，还需要强化对档案的收集和编制。

工程照片及音、录像（光盘）材料是工程档案的重要组织部分，对工程形象的、直观的反映，直接体现了所做工程的面貌，工程完后，项目部应及时将工程全貌及构造物照片资料收集齐全，形成一套完整的技术档案资料交档案部门。档案部门对上交的文件材料要进行认真的审查、鉴定，归档文件材料必须有出处，有形成日期、责任者、有关技术负责人的签字，如发现手续不全或缺项，要通过各种途径找到责任者及时补办或补充，为今后的档案利用做好准备工作。另外，竣工图应该完整、准确、清晰、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况。竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。

五、档案部门必须参加竣工验收 审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备、原件。对初验中发现的问题，要求相关部门和项目及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

六、开发利用档案信息，促进档案管理工作

做好档案资料的收集、归档工作是为了利用，而更好地开发利用档案信息也会促进档案管理工作。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。近几年来实施档案数字化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为工程技术人员提供服务，档案管理人员注重用活档案，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

总之，工程档案管理是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项认真严肃的技术工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门，贯穿整个施工过程的一项复合性工作，要保证工程竣工资料真实、准确、完整、规范、齐全，真实的记录和反映施工和验收全过程，把工程档案资料整理纳入科学化、规范化的管理轨道，就必须不断加强企业的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程档案资料，从而为建设一流工程项目提供档案方面的保证。

参考文献

工程项目档案管理 篇6

【关键词】工程档案；管理；建筑工程

近几年来，我国的建筑行业在市场竟争中面临严峻的考验，管理体制也同样需要进一步地改革和创新，建筑工程档案的管理也有了新的发展。我国的档案管理工作人员应借鉴西方发达国家的先进档案管理技术，来进一步完善我国仍处于改革转型期的档案管理制度，充分利用自己的在国际经济中强国的地位的优势，加强对我国档案管理工作人员的定期培训，以达到在建筑工程中档案管理工作的有效运用，实现社会主义现代代建设的发展，使工程档案管理工作与国际接轨，使工程档案管理更好地为我国的经济建设的发展做基础准备。

第一、做好档案管理工作，完善档案管理制度

工程建设类项目精确而又复杂，这项工作的顺利进行需要档案资料的有序管理，这样才能确保资料、图纸的精确、完善及规范。我国档案管理的有关条列规定，工程建筑单在项目建设期间，需要掌握建筑实际情况，不断完善、准确相关档案管理制度及措施。与此同时，分工要明确，切实保证在施工单位、检查单位、承包单位等各项工程建设项目的各项责任，以免在建筑工程中出现的问题无处寻责，并保证规范档案资料的收集、入档，促进档案、各项目之间的同步管理。在此过程中，最重要的是前期资料的准确和完整。一般情况下，建筑类工程项目建筑时间比较长，以至于建设期间对于档案的管理及形成也比较麻烦，为了减少这一问题对工程建设的影响，从项目建设开始，就需要制定专业人员，做好档案规整工作，确保各项任务的顺利进行，逐步建立并完善档案管理制度，形成一个系统化和网络化的档案管理体系。

第二、完善施工管理制度，加强档案材料的编制管理

在工程建筑档案管理当中，应该按档案管理规章制度对档案材料进行编制，这是工程建筑单位的基本标准。形成一个高质量的工程档案的材料，主要是取决于档案材料的编制过程。工程建筑单位必须要明确本身的档案管理责任，要不断对本单位档案工作人员的档案编制技术进行培训锻炼，提高建筑工程档案编制材料的水平。工程管理层要对工程建筑施工进行监督管理，定期要对档案材料的编制进行审查指导，达到施工单位对档案材料的要求标准，为下一期工程项目的顺利进行打下坚实的基础。为了能够使工程档案材料有计划地记入档案，便于上级领导的审查，明晰责任，就要把档案的管理工作划分到工程计划中去。目前，很多工程项目的实施都是利用投标的方式将工程项目承包出去，而好多承包企业又将工程项目再承包出去，在这样一种层层承包的背景下，工程档案的承包合同（包括编制材料的收集过程、工程项目的质量、积累和整理的过程等）就需要详细列入档案管理的内容中去，减少建筑工程进行当中的失误。

第三、利用高科技对建筑工程档案信息资源多样化管理

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。档案管理工作者应该借鉴西方先进的档案管理方式，吸收先进的管理技术，将档案管理工作推向更高一个水平。国内外光盘使用比较广泛，很多国家都制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使建筑工程单位利用光盘库载体或光盘塔运用在档案管理中。近年来，很多水利、建筑工程单位已经对录像档案、纸质材料档案、照片档案开始制作成光盘运用多媒体进行网络化保存。提高各部门档案管理工作的协调能力，提高各部门的档案管理水平，方便各部门对档案利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

第四、严格把好竣工验收档案资料质量关

使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定或不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

第五、及时做好传递和变更记录

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。建筑物在，档案在，这是重点工程档案管理的原则，随着时间的推移，工程不可避免地要进行维修、改造。

第六、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度

随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。综上所述，企业的档案管理部门要注重开发档案的经济效益，在服务方法上要由單一的接待查阅转为同时以二次文献、三次文献的形式提供利用，并应积极、主动地向有关部门和决策人员介绍档案，引导他们充分利用档案，最大限度地发挥重点工程档案在建筑工程中的有效运用。

参考文献

[1]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].科学出版社,2003年版.

[2]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气,2004(5) .

[3]蔡立军.试论档案是文化的载体[J].火柴工业,2004(4) .

重点工程项目档案管理现状与对策 篇7

一、国家重点工程项目档案管理现状

1. 重视不够, 强调抓工程建设而忽视资料整编工作。

某些国家重点工程单位没有建立健全档案管理制度, 没有实行工程中的档案质量否决制。对项目工程施工而言, 建筑物的质量和进度本身是一个看得见、摸得着的、实实在在的东西, 是一个“硬件”, 大家的目光都聚集到那里, 不仅工程参建各方一直努力, 而且领导也非常关心;而工程资料特别是竣工资料的整编, 往往容易被忽视。所以在建设过程中, 更多的精力都放到了前者上, 抓进度、抓质量、抓关键目标工期的实现, 经常是等到面临验收了, 才开始想到还有资料没有做, 于是抽调技术人员, 加班加点进行突击。

2. 平常的资料管理不规范, 制度不健全。

在工程实施过程中, 从建设单位到施工、设计、监理单位, 平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力, 做了一定的工作, 但主要是围绕工程的实施, 侧重于满足日常工作的需要, 很少统盘考虑将其与最后的整编归档有机结合起来, 造成在资料管理上深度不够, 规范程度较低。对资料的保管与移交没有专门制度, 由于建设周期长、人员变动时资料交接手续不到位, 往往造成资料的遗失, 最后只有写“回忆录”, 给归档工作造成很大的损失。

3. 缺少既懂工程档案管理, 又懂工程技术的人员。

目前在国家重点工程项目部即便是配备了一些专门的文档管理人员从事工程档案的管理, 这些人员工作主要是针对各类文件的发放和存取, 但对于工程建设方面的专业知识较少, 基本不懂工程技术, 不懂得今后工程验收需要什么资料或如何收集, 而多数工程技术人员又不熟悉档案管理的有关规定, 缺少资料及时归档意识, 两者没有很好地结合起来。

4. 缺少对竣工档案归档的统筹规划。

在归档文件资料整编的责任划分上不够清楚, 一些由几个业务部门共同形成的资料 (如工程验收签证资料) 只需一个单位提交即可, 但究竟由谁负责整理编制应有明确规定, 不能出现谁都管谁都不管的现象。档案整理工作与档案接收工作严重脱节, 缺乏沟通。目前很多单位档案室工作人员一般都不直接参与工程项目建设的各个阶段, 工程建设中产生的档案由参加施工建设的相关单位分别整理后, 由单位基建部门汇总后移交, 档案室工作人员只是被动接收基建部门移交的工程项目档案, 并不参与工程建设管理, 这样的工作方式造成基建过程中发生的很多档案整理问题不能及时被档案部门的工作人员发现, 导致整理和接收脱节, 造成案卷质量差, 移交档案馆的重点工程竣工档案质量低。

二、国家重点工程项目档案管理应采取的对策

1. 严把领导责任关, 超前监控国家重点工程档案。

其一, 明确领导责任, 强化领导归档意识。将项目档案工作纳入工程质量领导人责任制, 将建设项目档案管理纳入项目法人代表责任制。档案部门必须对重点工程分管档案的领导和项目负责人进行有针对性的培训, 以增强他们的归档意识和档案法制观念, 而不能光依靠达标升级或者检查时抓一阵子;其二, 严格实施档案工作与工程建设“三纳入”和“三同步”。所谓“三纳入”和“三同步”, 就是必须把国家重点工程档案纳入基建工作计划、岗位责任制和经济责任制考核, 实现国家重点工程档案工作与工程建设项目设计、施工、竣工三同步。实践证明, 对档案的管理, 事后监控不如事前监控, 必须把重要工程档案管理从末端移到前端, 将后续工作变为前期监控, 从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程监控;其三, 认真落实“项目法人责任制”, 确保重点工程档案全方位管理。《国家重大建设项目档案归档要求与档案整理规范》在总则第一条中规定:“项目建设单位 (业主、项目法人) 负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位编制项目竣工文件和整理项目文件”。明确规定了项目法人不仅要对整个项目负责, 也应对整个项目的档案资料整理、归档负责。从工程开始就重视档案管理, 建立健全档案管理网络, 由项目负责人牵头成立建设、设计、施工、监理四方面协调档案资料归档的领导小组, 要求各施工、设计、监理等单位, 配备专职或兼职档案人员, 负责工程建设期间工程资料的收集、整理、归档工作。

2. 严把规章制度关, 确保国家重点工程档案按章管理。

要根据国家《档案法》等有关法律、法规、规范, 制定本单位国家重点工程档案收集、整理、归档、保管、利用的规章制度, 使参与人员做到有章可循, 编制“重点工程竣工档案验收实施细则”和“重点工程档案管理实施办法”等档案管理的规章制度, 使国家重点工程档案从形成、积累、审核、验收等阶段均有明确规定, 并有相应的制约措施。

3. 严把指导培训关, 不断提高档案人员业务素质。

国家或各省档案管理部门要充实加强重点工程监督指导人员, 这些监督指导人员要求有比较高的政策水平和业务素质, 工程一开始就要协助各施工单位建立健全各项规章制度, 并把国家档案局、国家发改委、建设部颁发的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《关于基本建设档案资料管理暂行规定》、《关于建设项目 (工程) 档案验收办法》等法律、法规, 印发给各相关建设、设计、施工、监理等单位, 举办有关技术人员培训班, 特别要针对各重点工程分管档案的领导和项目负责人, 以及项目档案管理人员进行重点培训, 使他们明确重点工程档案积累的程序和范围, 为施工单位平时收集文件材料和业务指导人员平时督导工作提供统一标准, 使重点工程档案资料达到齐全完整, 标准规范, 做到工程竣工验收则档案同步验收。

4. 严把签订合同关, 明确职责和要求。

档案部门要积极参与合同签订工作, 运用合同契约的形式确定施工单位在编制竣工图和档案资料工作中应履行的职责和义务, 凭借合同的规定把好档案归档移交这一关。建设单位与施工单位签订合同时, 对施工单位, 除了要认真考虑其资质等级、人员素质外, 也要把档案资料质量的好坏作为衡量该单位整体管理水平高低的一项重要内容。把工程文件材料的积累、整理、归档工作, 作为合同的一项独立的条款, 对竣工文件材料的归档份数、时间、质量、违约等提出明确的具体要求, 以引起承包商的足够重视。按照“谁形成文件材料, 谁立卷归档”的原则, 利用合同的形式, 明确乙方就是文件材料积累的第一责任者, 使工程文件材料立卷、归档工作得到法律的保证。在竣工验收时, 只有工程质量和竣工资料都合格时才能确定为合格工程, 同时对违约不按期上交有关档案资料的, 要处以一定数额的经济处罚。

5. 严把竣工验收关, 确保国家重点工程档案完整规范。

国家重点工程的竣工验收, 是国家主管部门对重点工程质量进行的全面检验和考核, 是重点工程建设的最后一道关口, 它不仅是对工程实体的验收, 同时也是对工程档案的验收, 必须严格把好这一关。但是由于重点工程建设规模大, 施工周期长, 单位工程子项目多, 因此, 整体工程竣工验收和单位工程子项目竣工验收只能分别进行, 只有严把单位工程子项目竣工档案的验收关, 才能确保整个工程档案验收的顺利通过。单位工程预验收, 档案人员督查的重点之一是隐蔽工程, 因为隐蔽工程大多掩埋或隐藏在其他部位内, 不能被直视, 也是最容易被一些素质不高的施工单位偷工减料和钻空子的地方。因此, 除平时督查外, 检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章是重点。其次是大量的设计变更是否齐全, 是否在施工的过程中, 在施工图上修改到位。档案预验收应重点检查:工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件。

总之, 竣工档案验收要逐级把关, 超前控制, 环环紧扣, 才能保证档案工作“三同步”落实在工程建设的全过程中, 确保国家重点工程档案完整规范。

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摘要：文章分析了目前重点工程项目档案管理中存在的问题, 提出了改进重点工程项目档案管理的对策建方议。

提高工程项目档案管理的有效措施 篇8

随着技术进步和企业发展的需求, 企业工程建设项目规模愈来愈大, 生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多, 而在工程建设项目中, 业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上, 对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多, 分布面广, 流程繁琐, 因此与普通办公室档案管理工作相比, 工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求, 我们首先要提高思想意识, 高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范, 监督和强化工程档案机制建设, 做到提前介入, 实时跟踪, 全面搜集, 使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程, 工程结束以后抓档案”的事后控制, 转为全程动态控制, 将档案管理关口前移, 使善后工作变为前置条件, 确保工程项目档案真实完整, 准确无误。为此, 笔者结合多年工程档案管理实践经验, 就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标, 应采取哪些有效措施提出如下观点, 供同行商榷。

1 档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准

工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据, 是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案, 涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探, 到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程, 期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢?工程项目建设档案的归档率, 档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标, 业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。

早在1996年4月, 国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准, 即归档率和准确率必须达到100%, 完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础, 缺少了归档率, 其它两个指标就会失去依托;完整率是归档率的深化和细化, 它直接反映出档案资料的实用价值;准确率是“三率”的核心, 没有准确率, 工程建设项目档案就失去了其存在的意义, 档案的凭证作用不但无法保证, 有时甚至会起负作用。因此, 三者的关系是紧密相连, 相辅相成的。

2 做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证

归档工作是档案工作各个环节的首要环节, 因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施:

(1) 要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针, 保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅, 专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案;二级管理网络由项目经理部领导负责, 收集职责落实到工程各专业员, 项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理;三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位, 明确总工负责, 各专业员配合, 专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时, 在工程项目建设初期, 工程项目项目经理部成立之时, 必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备, 设立专职档案人员, 进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求, 确保档案管理与工程建设过程同步。

(2) 要依据工程项目建设档案收集涉及面广, 周期长, 难度大等档案形成的特点, 区别不同情况, 按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长, 需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理, 也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外, 还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档, 并在签订设计、施工、监理合同时, 明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式, 保证所有资料全部归档。

(3) 制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门, 从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组, 根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标, 编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》, 为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。

3 把控工程项目竣工档案形成全过程, 是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证

工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据, 是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料, 也有助于我们总结施工经验, 提高技术水平, 积累实践经验。因此, 工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠, 应采取如下措施:

(1) 做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标, 它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度, 所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后, 要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模, 划分单位工程, 对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分, 经过监理单位、业主单位的认可, 把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料, 明确工程资料收集范围, 作为资料收集整理的依据, 为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。

(2) 参与过程监控。为确保资料收集及时, 数据真实准确, 做到资料与工程同步, 形成对工程实体及资料的过程检查制度, 根据工程进展情况, 参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管, 分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价, 并将评价结果列入工程进度考核, 实现工程建设过程与档案形成积累同步, 及时整改存在的问题, 确保预定目标实现。

(3) 加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手, 督促施工单位建立完整的质量管理体系, 配备专职质量及资料管理人员, 有专门存放资料的场所, 提出归档要求, 定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度 (包括资料收集、验收管理制度) 以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节, 指导监理人员的档案管理工作。

4 把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证

(1) 按照档案管理的要求, 指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收, 确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料, 这部分资料主要形成于施工前, 主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等, 对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料, 包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等, 这些资料与工程强制性条文都具有对应性, 是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料, 也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料, 依据单位、分部、分项、检验批的划分, 重点检查这部分资料数据的真实性, 各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性, 与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收, 根据设备合同中的设备清单, 提前设定设备随机资料接收目录, 实行有依据接收。

(2) 案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个, 验收一个”的原则, 要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会, 提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据, 按照国家对科技档案工作的要求, 以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准, 制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班, 将工程项目档案的整理规范, 向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释, 必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。

(3) 做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求, 对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷, 经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核, 将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。

5 实例分析

太钢档案部门在新建150万吨不锈钢工程中实践了以上做法, 为保证此工程荣获国家优质工程金奖 (山西省首项金奖项目) 创造了条件。此工程估算总投资165.78亿元, 建设工期30.5个月, 参加工程建设的中外单位共计88个 (设备厂家52个, 施工单位36个) 。档案部门与太钢提出的将150万吨不锈钢工程建成世界上“无与伦比的精品工程”相匹配, 推行档案人员“首问负责制”, 承担工程建设项目档案资料管理包括项目资料的收发、查阅、保管, 成为工程建设项目成员, 参加设备开箱, 随时参加工程例会给予业务指导和定期检查评价、监督验收, 不仅使工程项目档案管理前移, 而且直接参与整个施工全过程, 实行预立卷制度, 统一存放于工地档案室, 以保证工程完工后, 档案的完整与安全。还对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位考核工程质量保证金。由于在工程建设过程中档案工作实现了事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理, 以“四个同步”为主线贯穿整个工程施工过程, 保证了工程项目档案齐全、完整、准确“三率”达标。

6 结论

总之, 档案管理工作是工程建设期的一项重要的基础性工作, 必须有一整套行之有效的档案管理机制, 严格控制项目建设过程中档案资料的管理流程, 才能确保工程建设期间档案材料的齐全完整与准确, 充分发挥其在企业生产经营建设可持续发展中的作用。

摘要：工程项目档案涉及范围广、内容多、周期长, 这就要求在工程项目建设过程中, 要高度重视档案的管理工作, 健全机制, 提前介入, 及时跟踪, 收集完整, 提高档案归档率、完整率和准确率三项指标, 为企业的生产经营可持续发展发挥更加充分的作用。

关键词：工程项目档案,“三率”,措施

参考文献

[1]许安泰, 刘秀凤.重点工程项目档案的管理[J].城建档案, 2009 (12) .

[2]李莉.煤炭企业工程项目档案管理探究[J].城建档案, 2013 (05) .

工程项目档案管理 篇9

一、高校基建工程项目档案的特点

高校基建档案是高校建设发展的历史记录, 是基建工程对象建设过程真实、系统、完整的反映, 是对高校基建工程进行审计、监督、管理、验收、维修以及维权的重要依据, 还具有为同类工程建设提供借鉴的信息资源作用。

高校基建工程项目档案具有五大特点。专业性:高校基建工程项目档案是有着固定程序的系统工程, 其进程涉及到计划、勘察、测绘、设计、施工、监理等诸多专业部门及设计、土建、监理、材料、安装等专业环节, 每一步骤每一环节都有其专业上的规范要求, 专业性非常强。系统性:高校基建工程项目档案记载和反映了建设项目活动的全部过程, 它们之间既以不同的工作阶段相区别, 又与总体的基建程序和专业技术内容相衔接, 构成了一个基建工程项目系统的完整性整体。广泛性:高校基建工程项目档案是一个庞大的工程, 涉及面广, 牵涉到主管机关、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、质检单位等许多部门, 涉及到设计、土建、装饰、安装等诸多专业, 产生的各类工程文件中既有文件材料;又有施工组织设计、施工方案、检测报告、竣工图;还有设备产品使用说明、安装调试记录;以及声像和电子文件等, 内容极其广泛。数量性:高校基建工程项目由于建设规模大、涉及专业广、包含的单位工程多、参建单位多, 最后汇总到建设单位的档案数量远比其他专业技术活动形成的档案多。周期性:高校基建工程项目要经过建设周期的四个阶段即立项、设计、施工、竣工, 在此过程中对政府有关部门、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等形成的材料, 进行收集、整理、组卷, 往往需要几年的时间。

二、高校基建工程项目档案存在的问题

1. 校内制度不健全, 档案部门与基建部门职责不清。

由于高校新校区建设, 学校搬迁等大型基建工程项目建设, 在高校的发展历程中也就那么一、两次, 而经常进行的是零星的维修。所以, 虽然《高等学校档案管理办法》 (以下简称《办法》) 教育部令第27号, 在2008年已颁布实施, 但是许多高校仍没有制定完善的基建档案工作管理制度, 如未制定基建档案管理实施细则、未制定档案人员的岗位责任制、未建立基建档案的考核制度。从而造成某些高校基建工程项目档案管理工作的无章可循, 不能实现依法治档、科学治档。由于高校基建部门兼职档案员与档案部门专职档案员在基建档案管理工作中职责分工不明确, 在工作中“两张皮”的现象严重。

2. 校内和校外缺乏沟通与配合, 指导和监督不力, 案卷质量不高。

基建工程项目是一个系统工程, 各阶段所形成的档案是一个有机联系的整体, 这种系统性特点决定了做好基建工程项目档案管理工作需要多方之间的相互协作。而在基建工程项目档案的实际管理过程中, 学校部门与校外各参建单位之间往往各自为政, 缺少沟通和协助。一方面高校基建部门兼职档案人员虽有较丰富的基建工作经验和专业知识, 但对于基建工程项目的归档材料整理规范不掌握, 实际工作中是“有什么、交什么”, 对档案的真实性、完整性未能起到监督保障作用;另一方面学校专职档案人员虽具备档案专业知识, 但缺乏工程建设方面的专业知识, 不熟悉建设工程项目的流程, 造成档案部门专职档案人员不能主动指导、督促、协助基建部门兼职档案人员进行档案的管理工作, 存在“交什么、收什么”的思想。双方各有所长却不能取长补短, 缺乏沟通与合作, 导致建设工程项目档案的管理工作存在很多缺陷和漏洞, 是造成建设工程项目档案质量不高的一个主要原因。高校的部门与参建单位缺乏及时的交流, 在工程建设中, 缺乏指导与监督, 加之参建单位的档案意识不强, 对档案的重视程度不高, 工程项目档案整理与实体工程建设不同步, 基建合同对档案质量的责任与要求不具体, 不明确, 整理立卷多采用“秋后收租”的工作方式来进行, 易造成档案收集不全、编制质量不高。以至移交给高校的基建工程项目档案中复印件多、签字和盖章不齐全等诸多问题存在, 造成档案利用的凭证作用不强。在归档滞后模式下, 档案部门即使发现基建工程项目档案质量上存在问题, 也为时已晚, 很难加以纠正。

3. 基建工程项目档案与高校基建档案的实体分类不一致。

《规范》将基建档案分为:综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收文件、基建财务、器材管理、生产技术准备及试生产等九个方面的内容。而国家标准《建设工程档案归档整理规范》 (以下简称《整理规范》) 将工程档案分为: (1) 工程准备阶段文件 (如立项文件;征地、拆迁文件;勘测、设计文件;开工审批文件;财务文件;竣工验收文件等) , (2) 监理文件 (如监理规划、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知等) , (3) 施工文件 (如综合文件;原材料质量合格证明、检验报告;地基与基础、主体结构、钢结构、建筑装饰、屋面分部工程技术文件;给排水、燃气、电气安装、智能建筑、通风与空调、电梯安装分部工程技术文件;工程竣工图;工程建设声像、电子文件材料等) 。可以看出《规范》的基建档案分类与国家标准《整理规范》的档案分类不一致, 而且《规范》的基建档案分类中缺少监理档案这一类。各参建单位是按照城建档案馆的要求以国家标准进行整理立卷的, 面对这种情况, 部分高校档案部门在档案进馆整理时, 将工程项目档案彻底拆分开, 按照《规范》中的基建档案类目进行重新分类。由于基建工程项目是由若干个单位工程组成, 档案数量庞大, 费时费力不说, 而且破坏了基建工程项目档案的系统性和成套性, 割裂了单位工程档案的有机联系, 给查询利用和档案管理带来不便。

三、高校基建工程项目档案管理的对策

1. 建章立制, 依法治档。

高校档案部门既是高校档案工作的管理部门, 又是档案工作的业务技术部门。《办法》第八条高校档案机构的管理职责第二项是:拟订学校档案工作规章制度, 并负责贯彻落实。高校档案部门要把完善各项规章制度作为做好基建档案管理工作的关键, 使档案工作做到“建章立制, 依法治档”, 这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。高校档案部门要会同基建部门结合本校基建工作实际, 制定出一套切实可行的岗位职责、基建档案管理实施细则、基建档案归档整理规范等。在基建工程项目立项时, 就将档案工作纳入到工程的各个阶段, 纳入高校档案部门人员和基建部门人员的岗位职责中。在基建工程项目建设中, 因为基建工程项目档案涉及的单位多、专业性强, 各参建单位必须签订《工程档案报送责任书》, 从管理体制、各方职责、档案材料的形成、档案验收及归档时间等方面作出明确规定。在高校与参建单位签订合同时, 把档案管理纳入合同管理之中, 以基建档案管理实施细则和归档整理规范作为工作规范, 对基建项目档案的质量、套数、移交时间等提出明确要求, 规定双方在档案管理方面的责任和义务, 以及违约的处罚等, 使参建单位知晓高校基建档案的管理要求, 在工程竣工验收后统一向建设单位移交真实、准确、完整的档案材料。从而克服档案管理工作无章可循、无据可依的混乱现象, 取得档案工作的主动权。

2. 高校基建工程项目档案在高校基建档案类的实体分类中档号分配。

《规范》将高校基建档案作为一级类目, 分类号为JJ, 下设二级类目, 分类号分别为JJ11和JJ12。由于高校每年有上级有关基建工作的文件, 本单位基建工作的计划、总结、统计报表等综合类 (JJ11) 的档案, 还有一些的零星维修和改造等基建工程活动 (JJ12) 的档案, 所以按年度划分的档号 (年度号+分类号+案卷号) , 要保留分类号JJ11和JJ12供其使用。在基建工程项目竣工年度把准备阶段及竣工验收文件部分, 安排分类号为JJ13。高校建设工程项目是由几个单位工程组成, 如教学楼、试验楼、图书馆、体育场、学生宿舍、学生食堂等, 可按教学楼、试验楼、图书馆、体育场、学生宿舍、学生食堂的顺序进行分类编号, 分类号分别为JJ14、JJ15、JJ16。在一个分类号中案卷号从1开始排序, 做到遵循文件的自然形成规律, 保持卷内文件的有机联系, 便于档案的管理。实行此分类方法, 需要在建设工程项目开工后, 高校档案部门和基建部门要组织参建单位进行档案的技术交底, 使他们知道建设单位的分类原则、整理要求、组卷规则和档号的分配, 以保证基建工程项目档案的分类清晰、档号明确、组卷合理、整理规范。

摘要：高校基建工程项目档案具有专业性、系统性、周期性、广泛性、数量性等特点, 是高校基建档案管理中最复杂、最难管理、最具价值的档案, 也是当前基建档案管理工作中的弱点。

工程项目档案管理工作探讨 篇10

关键词：工程项目,档案,管理

一、工程项目档案的重要意义

由于工程项目的建设需要投入更大的资金, 建设周期长;一般工程项目都由施工前、施工中、竣工验收三大步骤, 施工前所形成项目决策、审批、预算编制、投标等资料都需要进行储存保存管理;施工中所形成的检查报告、产品批次等;竣工验收所形成一系列的验收文件都是工程项目档案的具体表现。工程项目档案记录了整个项目从始到止的全过程, 是最原始准确的记录, 是反映该工程项目整体质量的重要凭证, 也为以后工程项目改建、管理提供重要依据。但是目前很多公司对工程项目的档案管理工作还存在一些问题。

二、如何做好工程项目档案管理

(一) 因地制宜的制定档案管理制度。工程项目档案具巨量, 且种类繁多的资料, 因为在其形成过程中, 由于工程项目是个系统工程, 各种子系统整合起来, 才构成整个的工程项目工程, 其档案形成同样如此, 也是由各个子系统的档案所构成的。因此, 首要加强对档案工作的组织领导工作, 根据项目的实际情况配备档案管理人员并建立科学、健全的项目档案管理制度, 来明确岗位责任、绩效考核、奖罚制度, 只有科学、健全的项目管理制度才能完善工程项目档案的管理, 通过各个部门的协调组织, 监督使档案工作实现制度化、科学化、法制化, 让整个工程项目建设的管理做到有章可循, 有法可依。

(二) 工程项目施工前档案准备工作。作为档案人, 应该事先介入、控制为主, 施工前, 建设单位首先在施工合同中明确相关单位的档案收集方面的要求及违约责任及把档案的重要性向各个部门宣传, 做到预防为主。由于一个工程项目所涉及到建设、监理、设计等不同的公司或部门, 它们在工程项目各个阶段收集着不同的资料, 因此, 档案管理人必须要落实好各个单位、部门的档案职责。要保证工程项目档案能够及时的、按质按量完成收集工作, 例如审批文件、预算文件、监理规划、相关的图纸、验收记录等。只要我们抓住主要环节, 把握重点, 才能把档案管理工作做好。

(三) 注重企业档案现代化建设。随着时代不断进步, 在信息时代的今天, 大量工作将有计算机软件、系统来完成, 它能快捷、安全的对这些工作管理和分析, 档案工作也是如此。由于工程项目的档案生成大量的文件。

三、工程项目档案管理遵循原则

工程项目档案管理之所以存在, 主要是为了保证档案的完整性、准确性、系统性以及安全保管的作用。待到工程完工后投入生产运行, 再为其提供服务。并且可以等到未来类似工程开展的时候为其提供宝贵的数据参考。所以, 工程项目档案管理工作需要认真进行, 并且要严格保证档案的完整、准确、系统和安全。

1.系统收集各种材料。对各个部门和人员在工作的过程中所形成的各种档案进行合理的归档, 并且要对这些材料进行认真地检查和审核, 确保材料是原始材料、完整和准确。

2.对于收集到的各种材料, 根据其性质、用途等特征进行科学分卷建档。

3.对卷内文件进行认真细致的整理, 这是工程项目档案管理工作的重要环节。档案整理八步:第一, 依照建设项目档案的归档范围对收集到的材料进行鉴定和分类, 除去那些重复文件和不属于该范围的文件。第二, 按照材料的属于、文字、图表、图纸等进行分类, 然后再按照立项、设计、施工和竣工四个阶段进行细分。确保文件按照阶段、项目等进行细致的区分。第三, 在同个项目中, 要依照专业的不同进行区分。对于以单体工程进行的项目, 需要先将文件材料依照单体工程标准进行细分, 然后再按照专业进行分类。第四, 分类组卷。依照问题类别对管理型文件进行分类, 按照专业类别对图纸进行分类, 按照规律对于施工文件进行分类。第五, 以文件、材料、图表和图纸的数量根据实际进行分类组卷。第六, 卷内文件材料排列。如果单个项目中相关文件材料数量很少, 则可以直接将所有文件归为一个组卷, 但是需要按照先后顺序对组卷中的文件进行排列。也可以按照所反映的问题对文字材料和图纸图表进行分类, 或者以时间和重要程度作为标准对档案进行排列。而图纸的排序则按照目录进行。同个档案中, 文字材料需要排列在图片材料的前面。第七, 编目。第八, 案卷装订。

4.诸如案首处理和目录填写等其他工作。在进行档案分类的过程中, 要认真处理卷内目录的填写, 以保证更快的进行档案的检索。在进行卷内目录填写的过程中, 一是要项目完整性应该得到保障, 要确保序号、文件编号、责任者以及材料提名和页码、形成时间及相关说明都进行详细和完整的记录;二是要确保目录填写的规范和完整, 时间格式、字体大小都有统一标准。还应当认真处理案首工作, 因为案卷封面内容中具有案卷形成单位的标注、卷内文件的起始时间、文档的保管期限限制以及文件保密级别的限定, 所以要注意对立卷单位、时间、保管期限和保密级别的认真填写。

四、总结

工程项目档案管理 篇11

摘要：工程档案是工程建设的一个详细见证，加强工程档案管理对促进工程建筑质量意义重大。本文分析了工程档案管理与质量的关系，探讨了工程档案管理在促进工程建筑质量中的作用，并进一步提出了加强工程档案管理的措施。

关键词：工程档案管理；工程建筑质量；资料

一、工程档案管理与质量的关系

（一）工程档案

工程档案是一个静态的概念，而工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。技术性线条还要先产生，还要更长远；在施工阶段，二者又是交织在一起的。但无论如何，技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的，更不能忽略不计。关于建设工程档案是建设工程的有机组成部分，我们的古人早就有朴素的认识。

（二）工程档案管理与工程质量控制的关键环节

建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、方法”等三大方面。

（1）从“人”的因素来看，建设工程资料员是建设工程中不可缺少的技术人员，要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。

（2）从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证材料的主体；

（3）从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的三大因素都离不开工程档案的管理。

二、工程档案管理在促进工程建筑质量中的作用

（一）施工档案的一个重要的作用就是对工程的现场施工有反馈监督的作用，每一个施工工序都能从施工档案上反映出它的时间、数量、人员、规格等特性，在这里能够很明显地看出工程是否含有缺陷，诸如缺少许可、不符进度、数量误差等等，都可以从中得出。就拿隐蔽工程验收单来说，首先必须由施工单位提供隐蔽验收的项目、结构、数量，然后会同建设单位（或监理单位）进行抽样检查，检查的情况和结果就记录在隐蔽工程验收单上，施工个位拥此可以对自己的施工质量状况和尚未注意到的问题进行纠正，如密切度不够、标高未达到等等。对于项目负责人来说，就可以较清楚地知道问题的所在。

（二）在建筑工程中，施工档案是工程施工全过程的反映，是评定工程质量等级的主要根据，是查验工程质量等级的主要凭证，也是改（扩）建工程不可缺少的資料之一。当建筑施工单位竣工验收交付使用一定时期后，由于施工中存在着质量隐患或养护措施不得力等原因，工程相继出现各种质量缺陷，为了保证施工质量，延长工程使用寿命，必须进行维修和补强。这就必须通过查阅该工程的档案档案，以便采取合适、有效的措施。工程技术规划和设计人员必须详细地了解工程下面的各种工程管线的布局和走向，以便做出正确的规划和设计，这些资料可以通过查阅该工程的档案档案。

（三）施工档案是工程质量的客观见证。质量就是“反映产品或服务满足明确或隐含需要能力的特征和特性的总和”。就建筑工程而讲，一项工程、一栋房屋、一条排水管道应满足建筑或者排放所需的功能和使用价值，应符合设计、规范要求和合同规定的质量标准。工程的建设过程，就是质量形成的过程，工程质量在形成过程中应有相应的档案作为见证。

三、加强工程档案管理的措施

（一）提高档案管理必备的专业技能

当然做好档案的管理，做好资料员，不光在态度上再思想上有能动性，还必须具备一定的的建筑专业知识，因为建筑工程资料员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。随着中国建设的不断升温，建筑资料员社会需求量逐年提高，现在资料员已成为工程行业必不可少的专业人才。首先岗位必备知识：熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、标准；能看懂一般工业与民用建筑（市政）施工图，能编制修改工程竣工图（包括重新绘制基础竣工图）；了解各种建筑结构施工技术和方向。能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格；了解工程测量有关知识，熟悉工程定位测量、施工测量、竣工测量，并能填写相应的工程测量技术文件及表格；了解文秘基础知识，熟悉城市建设活动的报告、批复、通知、纪要等应用公文的编写方法；熟悉城市建设工程档案的内容、范围。掌握工程档案收集、编制、整理的方法；了解计算机在档案管理中的作用及基本知识。

（二）做好隐蔽工程验收记录

所谓隐蔽工程就是指即将被后道工序覆盖的工序，一旦被覆盖，此工序质量将难以重新认定。如果隐蔽工程存在着质量问题，将直接影响到工程的质量，甚至影响到结构的安全和使用功能。所以，隐蔽工程在覆盖前，应认真组织验收，各方责任主体均应签字确认。

隐蔽验收记录应包括施工依据、原材料质量情况、隐蔽的内容等，必要时应附图说明，对存在缺陷应如实填写，施工单位整改后应填写整改情况，交监理单位重新组织复查，符合要求后由监理单位填写验收结论，方可进行下道工序施工。

地基与基础中隐蔽工程验收记录的主要项目：

1、地基验槽，包括土质情况、标高、轴线、几何尺寸、地基处理情况。

2、土方回填：回填土料、标高、压实系数、表面平整度。c、桩基、基础和主体结构的钢筋工程，主要内容包括：钢筋品种、规格、数量、位置、锚固和接头位置、型式、塔接长度、保护层厚度、钢筋代换和构造钢筋处理，各种结构预埋件安装固定方法等。

（三）严格把好竣工验收资料质量关

严格把好竣工验收资料质量关，使工程竣工验收资料充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位资料管理人员要会同施工单位工程项目上的资料管理人员，按照建筑工程档案管理归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案资料的验收、移交作为整个工程验收的下一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案资料的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案资料的完整、准确、系统。

结束语

建筑工程档案的管理是一项长期的系统的工程，需要工程建设各责任单位主管（技术）负责人、项目负责人、各管理环节有关人员共同努力。

参考文献：

[1]GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》

[2]JGJ/T185-2009《建筑工程资料管理规程》

工程项目档案管理 篇12

1. 工程项目管理

工程项目管理就是以工程项目为管理对象的系统管理方法, 通过一个临时性的、专门的柔性组织, 对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制, 以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。

2. 工程档案管理

档案管理是档案学名词, 是指档案工作人员直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。由此可见, 工程档案管理应该包括两个方面的工作:一是对工程文件、档案的实体管理, 包括工程文件、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计工作;二是对工程文件、档案内容信息的挖掘利用。

3. 项目管理与工程档案管理的关系

项目管理与工程档案管理最核心的关系, 即:工程项目管理要通过建立与档案管理相结合的管理模式, 形成统一筹划、统一流程、统一管理、统一监控的完善管理系统, 对工程项目进行全要素、全过程、全方位的管理, 实现以工程档案等知识资产为载体的高质量和高服务, 确保工程项目管理沿着高质量、高效益的良性方向发展。

二、工程档案管理的现状

1. 工程项目档案收集难、归档率及完整率差距大

大多数项目档案编制、管理工作主要服务于工程项目的竣工验收, 而对项目档案归集、整理、分析、利用等方面尚未形成意识, 因此经常发生项目完成、上交竣工档案后, 发生到期应归档而未归档的项目不在少数, 有的虽归档但资料不完整或以复印件归档。基层普遍存在把给业主交档案看成天经地义, 把给局处交档案却视为额外负担的心理状态。与此同时, 工程项目竣工文件收集、整理、归档及移交中的“三同步”及科技档案人员“四参加”等工作要求, 均未落实到位。

2. 工程档案内容不完整, 存在失真现象

基层工程档案普遍存在施工和记录相脱离, 以满足施工规范, 符合相关规定、要求为编制工程档案的唯一准则, 没有从真实、准确反映施工情况, 记录现场实际为出发点, 工程档案丧失了对施工安全、质量、环保监督的可溯性功能。此外, 大多数项目对工程档案的编写都采用突击整理资料的方式, 即项目结束后, 由少数几人按照业主竣工资料要求, 集中复印、整理, 由于时间紧、人手少、任务中、脱离现场实际等原因, 往往产生资料缺失, 内容不完整的现象, 并且因为项目已经结束, 很难进行补救, 给工程档案管理造成了损失。

3. 工程档案利用率低, 存在“重藏轻用”现象

项目本身就是一个临时的机构, 因为编制和资源的短缺, 现阶段工程项目上很少有档案管理的固定场所和人员, 这就造成了档案资源分散, 归集困难。此外, 工程项目档案存在文字、图纸、声像资料等不同形式和载体, 大多数项目现有办公条件很难将这些资料整理、上传, 档案资源共享基本变为空谈。

三、造成工程档案管理的现状的原因分析

1. 领导重视程度有限、投入不够

目前, 大多数工程项目都存在“重效益, 轻管理”、“重眼前利益、轻长远利益”的管理理念, 而档案管理工作短期内只有投入, 看不到产出, 投入与产出严重失衡对于以追求利益最大化为目标的企业来讲, 始终难以找到可以重视其发展的理由。因此档案发展一时难以摸清方向、缺乏发展动力就不足为奇。档案堆积成山, 一年甚至几年无人问津, 档案部门成为“冷宫”, 档案工作变成闲差。

2. 档案管理人员数量不足、素质不高

由于领导重视程度有限, 因此造成好多单位将档案部门视为无关紧要甚至是安置部门。延续到项目管理中, 有的工程项目甚至没有明确兼职档案人员, 一提起档案好多人就觉得那是专业人员的工作, 与他们没有多大关系, 因此员工的档案意识不强, 同时档案部门的宣传力度不大, 使员工看不到与自己有多大关系。

四、基于工程管理目标下的工程档案管理发展途径

1. 提高领导重视程度, 树立全员档案意识

充分认识到档案管理的重要性, 通过各种宣传活动、档案管理成果展示等多种方式, 为档案管理发展营造良好的环境。建立健全档案管理体制、机制, 形成项目主管领导要亲自安排部署, 分管领导要具体主抓, 及时组织研究并协调解决档案工作中的问题, 加强工程档案前端管理, 从根本上解决工程档案管理困境。

2. 工程档案的收集、整理、归档及移交, 应做到“三同步”

即布置施工任务与布置竣工文件编制同步、工程施工进度与竣工文件形成积累同步、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行, 做到事前介入、事中监督、边施工边收集边整理。各工程项目技术负责人应认真履行分管责任, 并指定专人负责工程档案的日常收集、积累、移交归档工作。与此同时, 要明确工程、安全质量、物资设备、计划、财务、试验室、办公室等业务部门的档案管理职责, 即把工程档案的收集、积累、移交归档工作列入这些部门的职责范围, 并写入岗位说明书中, 责任到人。

3. 工程项目档案人员应按照国家要求做好“四参加”

即协同主管部门参加工程竣工验收、产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定, 对应归档的文件材料及时进行检查、指导和验收, 确保“四参加”能够落到实处。

4. 加强档案资源的深层次编研加工

档案编研中要注意找准切入点, 积极主动服务。根据企业档案工作的现状, 在确定一定的专题后, 可根据具体情况和需求进行一次加工、二次加工或三次加工。一次加工是对企业原始档案信息资料进行复制、注释、编排后汇编成册, 如管理制度汇编、科技管理手册、企业画册等;二次加工是对企业原始档案信息资料进行压缩或提取后组合成汇编资料, 如大事记、组织机构沿革、科技成果简介、工程项目简介及其他专题汇编材料等;三次加工是按照一定体例对企业原始信息资料进行分析、综合、加工后编纂而成的一种新的系统性资料, 如年鉴、专业手册等。在编研中, 不仅档案部门自身, 各业务口人员也应紧密围绕企业生产经营中心任务、重点工作开展档案信息资源深层次编研工作, 积极撰写有实用价值的编研成果。一项成果完成后, 要积极主动进行宣传, 将成果信息广泛、迅速、准确、及时地传达到企业全员, 以便于查询利用。要通过档案信息资源的深层次编研, 使得企业档案资源得以浓缩化、优质化, 利用起来更为方便快捷, 查准率和查全率也更高, 能够最大限度地体现档案工作在企业生产经营中的价值。

五、结束语

总之, 工程项目档案管理工作, 只有紧紧围绕项目施工中心任务, 打造亮点, 服务生产经营, 才能发挥出最佳作用, 并在服务中不断提升自身位置, 获取最佳定位。

参考文献