关于建设工程电子文件归档有关要求的通知

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知（精选10篇）

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知 篇1

关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知

交通运输部文件

交办发(2009]225号

2009年06月08日

各省、自治区、直辖市交通运输厅(委)，上海市交通运输和港口管理局，部属有关单位：

现将《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：1．水运建设项目文件材料收集归档范围

2．设计变更情况一览表

中华人民共和国交通运输

二〇〇九年五主题词：水运 建设项目 立卷 管理 办法 通知

抄 送：国家档案局，各省、自治区、直辖市档案局。

交通运输部办公厅

2009年5月13日印发

水运建设项目文件材料立卷归档管理办法

第一章 总 则

第一条

为规范水运建设项目文件材料立卷归档工作，保证水运建设项目档案质量，根据《中华人民共和国档案法》口建设管理规定》、《航道建设管理规定》、《交通档案管理办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范规定，制定本办法。

第二条

本办法适用于各级交通运输主管部门(港口行政管理部门)负责建设管理的新建、改建和扩建水运建设项目文立卷归档管理工作。

第三条

本办法所称水运建设项目文件材料，是指自项目立项审批(核准备案)至竣工验收过程中直接产生的，对建成程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录。

第二章

水运建设项目文件材料立卷归档工作管理

第四条

各级交通运输主管部门(港口行政管理部门)应根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内水运建设件材料立卷归档工作进行管理，同时接受项目所在地上级及同级档案行政管理部门的检查和指导。

第五条

水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人(建设单位)负责制。项目法人(建设单位)应做好自身形成文件材料的收集、整理和归档工作，并加强对各参建单位文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导；将项目文件归档工作纳入合同及监理工作内容，与工程建设同步管理，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统。

第六条

各参建单位应配备适应项目文件材料立卷归档工作需要的工作人员，并保持其稳定；明确本单位有关岗位和目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的整理归档和移交工作。

第三章

水运建设项目文件材料的收集

第七条

水运建设项目文件材料的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责收集范围及归档单位按《水运建设项目文件材料收集归档范围》(见附件1)执行。

第八条

各有关单位应建立健全项目文件材料平时收集归档制度，按水运建设项目基本建设程序的不同阶段和各合同(分部、分项)工程施工工序文件材料的自然形成过程，分门别类，及时收集。

第九条

收集归档的项目文件材料应为原件。其中项目立项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，项目法人(建可收集复印件归档保存；如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单位正式公章并注放处后归档保存。

第十条

收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。其中勘测资料、施工记录应是现场原始填写内容规范，相关签署手续完备。

第十一条

项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔等笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。

第十二条

数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不光盘保存。

第十三条

竣工图编制要求

(一)竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认目法人(建设单位)规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人(建设单位)负责或委托有关单位编制。

(二)竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。

(三)一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原施工图上做修改、说明后，作为竣工图；总平面布置形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图，且图签能全面反况的，可不另加盖竣工图章。

重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。

第四章

水运建设项目文件材料的整理

第十四条

水运建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料收集的基础上，按照文件材料的内进行分类整理组卷。

第十五

条水运建设项目文件材料组卷，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则分类科学，保持文件材料的内在有机联系，便于保管和查找利用的目的。子

(一)立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系分别整理组卷。

(二)勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。

(三)招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷。

(四)工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。

(五)工程管理文件材料按问题并结合时间，分别进行整理组卷。

(六)计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。

(七)各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷；原材料质量保证文件的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷；各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，组卷；设备文件材料按专业及用途分别整理组卷；竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更一附件2)。

(八)监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。

(九)工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

第十六条

卷内文件系统化排列

(一)立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。

(二)设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件材料依次排列。

(三)工程准备阶段文件材料按照审批及协议事项办理程序依次进行排列。

(四)项目实施阶段文件材料排列

工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；合同文件按专业依次排列。

各合同段施工管理文件材料，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件材料，依照施工工序，按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。

监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检验及独立抽检记录按照单位、项工程依次排列。

计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。

设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。

施工图(完工图)及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。

(五)试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。

第十七条

经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。

第十八条

卷内文件目录由下列项目组成：

顺序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。

文件编号或图号应填写文件材料的原始编号或图号。

责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。

文件题名应填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题；案卷内每份独立件材料均应逐件填写文件标题。

日期指文件材料形成日期。

页次应填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份标注起止页号；如属已装订成册的材料，在卷内文件目录页写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

卷内文件目录排列在卷内文件材料的首页之前。

第十九条

项目档案除蓝图及成册文件材料外，均需装订。不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。档号包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次。

第二十条

案卷由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表组成。

第二十一条

案卷装具分为卷盒与软卷皮两种。如采用卷盒包装的，需采用内封面形式，卷盒正面及卷脊可只填写该档号；如一卷盒内装有一卷以上案卷，卷盒正面及卷脊则应填写盒内案卷的起止卷号。

第二十二条

软卷皮封面或内封面由以下内容构成：案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、密级及档号。

案卷题名应简明、准确地概括卷内文件材料的内容，主要包括项目名称、阶段或单位工程(分部、分项)名称及文件材

立卷单位指文件材料的组卷部门。

文件起止时间填写卷内文件材料形成的起止日期。

保管期限根据建设项目及文件材料的实际情况确定并填写。

密级依据国家及部有关保密规定确定并填写。

档号由档案分类号及案卷顺序号组成。

第二十三条备考表排列在卷内文件材料之后。备考表包括立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间等。

立卷说明应包括本案卷在编制过程中需要说明的问题，本卷中文件材料的相关原件及其他载体文件材料所在案卷号。

立卷人指本案卷的组卷者。

检查人指负责案卷审核人员。

第二十四条

案卷的立卷单位应按照文件材料的自然形成过程对案卷进行系统化排列，并用铅笔在案卷封面和卷脊编流水号，同时编制档案归档目录一式二份(含电子版)。

第二十五条

案卷卷皮、卷内文件目录、备考表及档案归档目录样式及内容，按照国家档案局《科学技术档案构成的求》(GB／T 11822—2000)和交通部《交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格样式》(交办发[1992]121号)中所规技档案卷皮和卷内文件目录、备考表及科技档案归档目录的样式内容执行。卷盒的尺寸采用310mm×220mm，卷盒的厚度根整理及方便查阅利用的要求，可以采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。卷内文件目录、备考表及档案归档目录的尺寸为×210mm。

照片档案和电子文件的整理应符合《照片档案管理规范》(GB／T 11821—2002)和《电子文件归档与管理规范》(GB／—2002)要求。

第五章

水运建设项目档案的移交与整理

第二十六条

项目法人(建设单位)、监理单位在合同段交工验收时，应对施工单位项目档案的完整性、准确性和系统进行检查与审核，对不符合要求的，督促整改，符合要求后方可进行合同段交工验收。各参建单位应在合同段通过交工验内，向项目法人(建设单位)移交项目档案原件和档案归档目录(含电子版目录)。如需复制档案，套数由项目法人(建设单位际需要确定。

第二十七条

属代建制项目，由代建单位负责接收各参建单位移交的项目档案。待全部工程完工后，将形成的项目档系统化整理后，连同档案归档目录(含电子版目录)一并向项目法人(建设单位)移交。

第二十八条

项目法人(建设单位)负责对接收的全部项目档案，连同自身形成的项目档案，按照项目基本建设程序，统化整理和排列。其中，招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理编目。

第二十九条

项目法人(建设单位)对经过系统化整理排列的全部档案编制档号，并编写档案归档目录一式二份(含电项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题。

档号由项目法人(建设单位)或接收单位根据保管和利用需要进行编制，档号应简单明了。

第三十条

项目法人(建设单位)在水运建设项目通过竣工验收三个月内，按有关规定向有关单位办理档案移交手续。件保留在项目法人(建设单位)，其他单位保存复制件。

第六章 附 则

第三十一条

本办法由交通运输部负责解释。

第三十二条

本办法自印发之日起实行。

文档附件：

1.水运建设项目文件材料收集归档范围.doc 2.设计变更情况一览表.doc

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知 篇2

关键词：高职院校,电子文件,归档管理

国家档案局于2002年、2003年, 发布了《电子文件归档与管理规范 ( GB/T18894 -2002) 》、《电子公文归档管理暂行办法》, 对电子文件归档与管理规范提出了要求, 但目前大多数高职院校的电子文件归档管理工作仍然存在很多问题。在此提出改革建议, 仅供同行参考。

一、电子文件的含义及其特点

( 一) 电子文件的含义

电子文件是指以数字形式存储在磁盘、磁带、光盘、U盘、可移动硬盘、云盘等载体中, 通过计算机软件、数字设备等读取、保存、编辑、输入输出, 并可在计算机网络上传递的文件[1]。

归档电子文件指将具有利用价值的电子文件作为档案保存[1]。

( 二) 电子文件的特点

电子文件是以0、1两个二进制数字为代码记录和表示文件中的信息, 并以计算机文件形式存储在计算机的永久存储介质上 ( 磁盘、光盘、云盘等) , 具有与其他计算机文件相同的可复制、可改写、可被感染病毒、可进行网络传播、可打印输出等特点。

二、电子文件归档与管理规范

( 一) 电子文件归档

电子文件归档是指将具有参考和利用价值的电子文件作为档案保存起来, 以备查阅和利用。

在实际工作中, 电子文件的归档是依据《电子文件归档与管理规范 ( GB/T18894 -2002) 》开展工作。按该规范的要求: 电子文件的归档根据其使用的软件、文件格式、读写设备等因素, 对其进行逻辑归档、物理归档。

逻辑归档是根据电子文件的对口管理, 将其拷贝或管理权移交给档案管理部门。

物理归档是将经过逻辑归档的电子文件, 定期、集中拷贝至安全性好的可永久存放的计算机存储介质上, 且在标签上注明卷宗号、类别号、载体序号、密级、保管期限、存入日期等, 且附上《归档文件登记表》电子文件相关软件、机读目录及其他说明等。

( 二) 电子文件归档与管理规范

1. 电子文件的收集与积累的格式与要求

文字型的电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式, 收集时应注明文件格式、所使用的处理软件、输入输出设备等。

扫描的电子文件以TIFF、JPEG为通用格式, 收集后要转换成通用格式, 否则应将与其相关的软件一起收集。

对计算机辅助设计软件生成的图形类电子文件, 收集时应将其软件及版本一并收齐。

对视频类电子文件以AVI、MPEG为通用格式, 其他格式的应将其软件及压缩算法一并收集。

音频类电子文件以MP3、WAV为通用格式, 其他格式的应将其软件和编码解码器一并收集。

对通用软件生成的电子文件, 收集时应将其软件、版本号及说明资料等一并收集。

专用软件生成的电子文件应转换成通用型电子文件, 否则收集时应将其软件一并收集。

2. 电子文件的归档要求

电子文件形成部门应定期将有利用价值的电子文件, 按着鉴定、逻辑归档、物理归档等工作程序向档案主管部门移交归档。

电子文件的鉴定: 应该按照国家《电子文件归档与管理规范 ( GB/T18894 -2002) 》对电子文件的要求进行。

逻辑归档: 归档工作过程中, 电子文件的存储格式及位置等可以不变, 只是将其电子管理权限从计算机网络上移交至档案部门。

物理归档: 将已经逻辑归档的电子文件, 定期地进行收集、整理, 备份至光盘、硬盘、磁带、云盘等可长期保存的载体上, 特殊格式的应同时保存相应软件, 并将存储载体设置成保护状态, 并在存储载体外帖上注明档案编号等的标签。

3. 归档的电子文件的整理要求

归档的电子文件的整理, 应该按照DA/T22等相关规定进行。

* 某宗内的电子文件, 按照“年—保管的期限—部门”进行分类。

电子文件的著录应按照DA/T18进行, 将著录结果制成机读目录和纸质目录。

三、高职院校电子文件归档管理的现状

每学期都生成大量的教学及管理等电子文件。如教师讲课中生成的教案、课件及学生成绩记载等电子文件, 系部及学院的教学运行、管理、监控等过程中生成的电子文件材料。而高职院校对这些电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档、移交、接收、整理、保管、技术设备、档案管理人员等存在如下几方面的问题: ( 1) 电子文件形成时的内容、文件格式不规范、统一; ( 2) 电子文件收集中缺乏真实性; ( 3) 电子文件积累中缺乏完备性; ( 4) 电子文件鉴定时, 缺少对电子文件的完整性、真实性、有效性的鉴定; ( 5) 电子文件归档时缺乏相应的背景信息和元数据; ( 6) 电子文件移交给接收单位时缺乏相应的技术方法和相关软件; ( 7) 归档电子文件的整理没有严格按照DA/T22等相关规定的要求进行; ( 8) 电子文件保管时常有丢失损坏的情况; ( 9) 目前高职院校计算机普及率很高, 而专门用于电子档案管理的设备欠缺; ( 10) 缺乏相应的电子文件的档案管理系统; ( 11) 档案工作人员计算机操作和使用的实际水平与要求尚有一定的差距。

四、高职院校电子文件归档管理工作的对策

解决高职院校以上普遍存在的问题的总体建议: 严格按照国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》规范电子文件归档的管理工作; 电子文件归档工作中, 严格按照国家《电子文件归档与管理规范 ( GB/T18894 2002) 》开展工作; 结合高职院校自身电子档案工作的实际情况, 制定一套电子文件归档流程及归档管理等相关的规章制度。

( 一) 按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》规范电子文件归档的管理工作

( 1) 高职院校应该遵照“电子公文形成单位应指定相关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作”的要求[2], 建立电子文件归档管理岗位责任制, 指定相关部门或专人负责本单位所产生的电子文件的收集、整理、归档、保管、使用等工作。 ( 2) 高职院校的档案部门应参与和引导电子文件的形成、办理、收集和归档等各工作环节。 ( 3) 高职院校的电子文件要参照国家相关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 ( 4) 高职院校的电子文件形成时, 应该将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件与原电子文件, 并使两者直接关联。在电子文件所涉及事宜办理完毕后, 一同移交给档案管理部门归档。 ( 5) 为了保证高职院校有价值的电子文件的真实性, 电子文件形成部门应在其处理过程中附带相应的操作记录。 ( 6) 对有密级要求的归档电子文件, 应按国家相关保密规定, 采用文件加密、身份认证、权限控制等措施。 ( 7) 对超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁, 按照归档纸质文件的相关规定对电子文件进行物理删除, 防止泄密, 并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

( 二) 电子文件归档工作中, 应该按照国家《电子文件归档与管理规范 ( GB/T18894 -2002) 》开展工作

( 1) 高职院校应该按照国家《电子文件归档与管理规范 ( GB/T18894 -2002) 》的要求, 建立一套电子文件的管理制度和技术措施, 以确保电子文件归档的完整性、真实性和有效性。 ( 2) 高职院校应对有价值的电子文件的形成、鉴定、收集、归档、积累、利用等建立一套全过程监控与管理制度。 ( 3) 高职院校应按照国家《电子文件归档与管理规范 ( GB/T18894 -2002) 》的要求, 建立一套电子文件归档的范围、技术环境、数据类型、文件格式等规范和要求, 以提高电子文件的管理水平。 ( 4) 高职院校归档电子文件时, 应该将纸质文件与电子文件在内容、相关说明等保持一致。 ( 5) 对高职院校具有永久保存价值的文件应同时保存其电子件、纸件或缩微品。 ( 6) 对具有电子签章的电子文件, 归档时应附加有法律效力的电子签章或非电子签章纸件。

参考文献

[1]国家档案局.电子文件归档与管理规范 (GB/T18894-2002) [Z].2002.

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知 篇3

关键词：纸质文件；电子文件；归档管理

电子文件的出现，对档案管理工作提出了新的挑战。电子文件对档案工作产生多种影响，应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题，使档案管理向立体化方向发展。同时，建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。

一、电子文件难以归档的原因

与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样，才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序，建立归档制度。

二、归档电子文件的整理

归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构（问题）或保管期限一年度一机构（问题）等进行分类。归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”。归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。

其形式以及填写方法如下：

把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。

文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；

图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；

图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；

影像文件：用视频设备获得的视频文件；

声音文件：用音频设备获得的声音文件；

三、纸质、电子档案双重管理的优点

（一）提高工作效率

按《规则》整理文件的方法，是以计算机管理档案为轴心运转的，计算机强大的检索功能，使我们的调卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、归档、保管的目的是便于查找，为各部门提供利用，为企业生产经营服务。在时间就是金钱，时间就是效率的今天，提高档案调卷速度、效率，就是为企业生产、企业各方面的建设赢得宝贵的时间。所以，大大提高工作效率是《规则》的最大优点。

（二）实现网络管理

按《规则》进行管理，充分地发挥了计算机管理档案的优势。实现纸质文件和电子文件双重管理，也就是说任何一份纸质文件的标题下都附有相对应的电子文件，任何一个部门，只要向档案室发送档案借阅申请，档案管理员就可以把电子文件通过网络发送到需求者手中，避免了反复使用对纸质档案造成的无形损伤，保证了档案原件的安全，同时方便了各业务部门，提高了档案利用效率。档案实现网络管理，并不是说网络中的任何一个成员都可以随心所欲的调出档案室档案库里的任何一份电子文件，在档案网络管理系统中，不同的部门被授予了不同的权限，对于档案室，被授予了一项特殊的权力，可以通过电脑查看到各个部门到期应归档而没归档的电子文件，档案管理人员可以让这部分电子文件强行归档；保证了应归档文件的及时归档。网络授予档案室的权限是特殊的、多向性的，它让档案管理员能及时了解公司各部门档案归档情况，督促各部门档案及时归档。对于其他的部门，不可能查看到档案室电子档案库里的任何一份电子文件，除非他向档案室发出的申请被批准，他向档案室借的这份文件仅限于他本人的电脑阅览，其他电脑是根本无法看到的。档案管理网络授予各部门的权限是单向性的，这保证了档案借阅过程中的保密性。

（三）便于做档案专题和档案统计

档案专题和档案统计工作是档案管理不可缺少的工作环节。档案专题可以是职称认定、机构设置、重大决定事项、干部职务任免等多个专题；文书档案统计台账、科技档案统计台账、会计档案统计台账、档案利用情况统计台账，都是档案工作人员必须花大量时间、大量精力去做的工作。用计算机管理档案，计算机强大的检索功能可以在几分钟内完成所有专题的检索工作，各类档案的保管、利用情况，计算机会自动统计，也就是说，几年甚至几十年以来，档案工作人员必须花费大量的时间、精力才能完成的工作，利用电脑，有可能在几分钟之内就完成了。

（四）简化工作环节

在《规则》发布实施以前，传统的档案整理程序是：分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编文件页号、抄写卷内目录、填写案卷封面、上档号、案卷号、抄写案卷目录。按《规则》整理档案的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架。从环节上，按《规则》来整理文件就比传统的方法省去了填写案卷封面、抄写案卷目录等环节。

（五）便于保管、利用

比起传统的以“卷”为管理单位组卷的管理方式，按《规则》的要求，以“件”为单位整理、保管的档案管理方式.有便于保管、利用的优点。以“件”为单位整理的文件，每件文件的右上角必须加盖件号章，件号章的内容包括室编著件号、年度、全宗号、馆编件号、保管期限、机构（问题）。对于企业档案室，室编件号、年度、保管期限、机构（问题）等四项是必须填写的项目，它是辨识其在档案库房位置的四个主要特征，所以，一份被借出的文件，我们根据其件号章的内容，就可以难确的判断出它所存放的位置。按“件”整理档案，比按“卷”整理档案便于保密。如果借阅者确实需借用档案原件，以“卷”为单位保管的档案，提供给档案借用者的档案原件是一卷，它包括借用者需要的那份文件，但大部分是借用者不需要的文件。这就产生了借一份文件却把大量文件带出档案室的现象，不利于保密。以“件”为单位管理档案，从根本上解决了这个问题。每个文件都是单独保管，档案室只对借用者（部门）提供他们需要的单份文件就可以了。如果，借用者需要的是复印件，以“件”为单位进行保管也比传统的以“卷”为单位进行保管复印起来方便得多。

四、结束语

《归档文件整理规则》的发布，是档案管理工作一次重大改革，是告别传统的档案管理方式的一次创新，它对进一步提高档案管理工作效率起到了决定性的作用，随着档案利用效率的提高，档案在企业生产经营过程中的重要地位、重要作用将越来越被人们所认识。按《规则》以“件”为单位整理档案、电子档案保管纳入企业档案管理范畴、档案管理现代化，对档案工作者提出了更高的要求。时代的发展要求档案工作者对档案这项默默无闻的“兰台”事业要有无私的奉献精神、认真细致的工作态度、能大能小的工作能力和业务技术，能大，就是能熟练地运用现代化设备进行档案管理，能熟练地运用现代化管理网络对各业务部门提供优质、快速的服务；能小，就是即使是编一个流水号，也能事无巨细，认真对待，做到最好。

参考文献：

[1]朱正健.电子文件与纸质文件的同步归档管理[J].兰台世界，2005（01）.

[2]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究，2004（04）.

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知 篇4

档案整理、归档有关工作的通知

机关各部门：

为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整安全，使档案工作能更好地为机关各项工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：

一、档案整理、归档范围

根据《机关档案工作条例》规定，在我委机关内设机构实施档案收集归档整理工作。

时间范围为：

2009年两区管理机构分设至2009年底形成的档案，2010、2011年全年形成的档案

业务范围为：

文书档案：反映我委机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的具有查考价值的文件材料等；

机关财务档案：原始凭证、账簿、决算报表等财务相关文件； 企业档案（内外资）：企业入区审批、外商投资企业审批、外商投资企业变更文件等。

声像档案：记录我委在各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。

实物档案：反映我委职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。包括：我委在各类活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导知名人士的题词字画等；我委自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等。

委机关档案整理、归档工作实行部门责任制度。文书档案、机关财务档案、实物档案由办公室负责；内资企业档案由投资促进局负责；外资企业档案由招商综合局负责、声像档案由党群工作部负责。

二、档案整理、归档的操作方法

按照《归档文件整理实施细则（试行）》的要求，各部门的档案整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。各部门在整理、归档工作中使用的档案用品由办公室统一进行购买。具体操作方法如下：

（一）归档文件应按件用不锈钢钉进行装订，也可用其他方法装订，但须符合档案保护要求，装订的文件要求左、下侧对齐。文件较厚的在左侧三孔穿线装订。装订前要去掉文件上的金属物，装订线上有字迹的应加边托裱，字迹不清的应复制与原件一起装订。装订要结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件，便于阅读。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。

（二）归档文件采取年度—组织机构—保管期限的方法进行分类，并保持分类稳定。年度指文书档案全部按年度分类，即将文件按形成年度分类。将归档文件按其保存价值的不同分别划分为永久和30年、10年三种期限。

（三）归档文件在年度—组织机构—保管期限内按时间先后顺序进行排列，逐件编写流水号。同时在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。

（四）归档文件按年度、组织机构、保管期限、件号顺序分别进行装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。在盒脊设置项目中，填写年度、组织机构、保管期限、起止件号等项目。装盒时不同年度、不同期限的归档文件不能装在一个盒子内，盒号暂不填写，待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写。每盒内应放备考表（式样见附件2）一份，以说明盒内文件情况，无情况说明的也要填上整理人、检查人、时间等项目。

三、档案整理、归档的工作要求

（一）充实工作力量，加强档案建设。各部门要高度重视档案的收集整理和归档工作，把它作为本部门工作的一项重要内容，加强领导，统一认识，指定专人专门负责此项工作，切实将此项工作落到实处。

（二）做好档案整理工作，确保档案整理质量。各部门要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《机关文书立卷归档操作规范》的规定和规范要求整理档案。我委将根据各部门在实际工作中的需要，邀请市档案局相关人员，到我委对档案工作进行现场指导。

四、档案整理归档的时间

自本方案下发之日起，各部门对其形成的文件材料按年度进行收集和整理工作，各部门负责档案整理、归档工作的人员应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制档案目录，由部门负责人签字核准后准备向我委档案室移交。各部门（单位）档案整理归档应于3月10日前完成。归档移交工作具体时间另行通知。

附件： 1.归档文件目录（式样）

2.备考表（式样）

〇一二年一月十三日

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知 篇5

有关要求的通知》的通知

各市消防支队，总队培训基地：

现将XX纪委《关于认真落实2011年“八一”建军节期间部队廉政建设有关要求的通知》（公消纪„2011‟19号）转发给你们，请立即传达全体官兵，严格遵照落实。有关要求通知如下：

一、严格教育管理，严防“节日病”发生。加强对官兵得廉政教育，严格要求，严格管理。要结合实际，针对节日特点，开展示范教育、警示教育和岗位廉政教育，进一步增强官兵特别是党员干部的廉洁意识和法纪观念。做到“五个不准”，即：不准借节日之机，收受单位或个人的赞助；不准借节日之机邀请单位或个人慰问部队；不准借节日座谈会之机敛财；不准用公款搞相互走访、相互送礼、相互宴请等活动；不准接受单位或个人以慰问部队的名义安排的高消费娱乐活动等

二、严格履行“一岗双责”，切实管好自己，管好家属和下属。节日期间，是腐败问题的高发期，是反腐倡廉的关键期，也

是考验各级领导干部履行党风廉政建设“一岗双责”的重要时段。各级领导干部要带头遵守《公安机关领导干部五个严禁》、《公安消防部队四个严禁》和《广西公安消防部队“八个不准”》，落实党风廉政责任制，以身作则，管好下属和家属，特别是加强对身边工作人员和家人、亲属的教育管理，防止他们借助领导干部的职权影响，直接或间接地谋取私人利益。

三、严格监督检查，严肃查处节日期间违规违纪问题。各单位纪委要充分发挥职能作用，加强对党员、干部特别是领导干部节日期间的监督检查。发现顶风违纪行为的要从严查处，情节严重、影响恶劣的，要公开曝光，并追究领导责任。节日期间，凡群众举报的违反廉洁自律规定的问题，要一律组织力量，进行调查，对调查属实的问题要严肃处理，确保群众反映的问题事事有着落，件件有回音。

此通知

附件：《关于认真落实2011年“八一”建军节期间部队廉政

电子文件与归档 篇6

关键词：电子文件;档案管理;纸介质;归档

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

1、电子文件的定义

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、电子文件的两个基本特征

2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

3、电子文件的真实性、完整性和有效性保证

3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。

3.6 电子文件的收集与积累

4.1收集积累要求

4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的`图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。

4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

4.1.12 定期制作电子文件的备份。

4.2 电子文件的登记

4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。

4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。

电子文件归档与电子档案管理规范 篇7

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入 电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知 篇8

与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知 篇9

有关要求的通知

各县市局、市直各单位、机关各科（室）、协（学）会：为规范全市工商行政管理人员着装行为，树立良好的执法、办事形象，现就着装有关要求通知如下：

一、基层工商所的工商行政管理人员和市、县（区）局机关直接从事市场监管、行政执法工作的工商行政管理人员上岗时，应着装。

二、机关其他人员在下列场合应着装：

（一）参加重大集体活动及上级组织集会；

（二）外出执行公务；

（三）上级机关来局检查工作；

(四)要求着装的其他场合。

三、应着装人员因非公务外出、节假日及女同志怀孕期间，应穿着便装。

四、着装时应按规定佩戴帽徽、肩章、领花。男同志大檐帽帽檐前缘与眉同高，女同志大檐帽稍向上倾；应扣好领钩、衣扣，不得披衣、敞怀、挽袖、卷裤腿、歪戴帽子；冬、夏、春秋制服不得混穿，不得在制式服装外加罩便服。内衣下摆不得外露；男、女长袖立领衬衣做外衣穿着时，应佩戴肩章和制式领带，下摆应扎在裤腰内；穿着短袖开领夏衫，应佩戴肩章和领花，下摆不得扎在裤腰内；男、女长袖立领夏衫与春秋服配套穿着时，应佩戴制式领带。

五、着装时，应穿便鞋、皮鞋（含凉鞋，穿凉鞋应前不漏趾后不漏跟），鞋跟高度女同志不得超过4厘米，男同志不得超过3厘米。风纪要严整，男同志不准留大包头、大鬓角和胡须；女同志不准戴外露饰物（耳环、手饰、项链），不得浓妆艳抹、染指、染彩发。

六、着装时应保持服装的整洁，做到仪表端正，举止文明。

七、不准着装到营业性歌舞厅、餐馆参加娱乐活动或宴请。

八、着装人员制服因公损坏（丢失）的，由个人出书面报告说明原因，视情况予以补发；因个人保管不善损坏（丢失）的不予补发。

九、在未经批准或特殊要求情况下，发现应着装人员未按规定着装，应及时予以纠正，进行批评教育，情节严重者要给予纪律处分。各单位应定期检查各自着装情况，市局人教科将不定期进行检查。

以上要求，请各单位组织人员认真学习，严格管理。

[1]

关于建设工程电子文件归档有关要求的通知 篇10

关于印发《山东省国土测绘院文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》的通知

各单位、部室、直属经济实体：

《山东省国土测绘院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》业经院长办公会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

特此通知

二00八年十二月十五日

主题词：测绘 文件归档△ 保管期限△ 通知

山东省国土测绘院办公室 2008年12月15日印发

（共印20份）

山东省国土测绘院

文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条为了便于本院正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局8号令和鲁国土资发[2008]144号文件精神，结合我院实际，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本院在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等门类和载体的历史记录。

第三条 文件材料归档范围

（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本院工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；所属单位报送的重要文件材料；

（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。第四条 本院文件材料不归档范围

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本院办理的文 2 件材料，任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本院文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信件，不需办理的一般性群众来信、电话记录，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；

（四）所属单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 本院的文件材料收集门类

文书档案、科技档案（测绘成果资料档案、地质资料档案、科研档案、基建档案、设备档案）、专门档案（会计档案、人事档案、人物档案、业务档案）；声像档案（照片档案和录音、录像档案）、实物档案、电子文件和资料。

第六条 科技档案的归档范围

（一）测绘成果资料档案:国家调拨的属于本行政区的三角、长度、水准、重力成果和地形图等成果档案；地方各有关部门、集体或个人在本行政区内按国家基准、技术标准施测得具有国家等级精度的测绘科技档案；本行政区测绘主管部门按国家基准、技术标准施测的三角、长度、水准、航测、制图、遥感、地籍测绘的全套档案；本行政区测绘行政主管部门出版、印刷的公开版 3 地图、图集、图书、刊物等全套档案；建国前本行政区的测绘科技档案。

（二）地质资料档案：区域地质调查资料；矿产地质资料；水文地质、工程地质资料；环境地质、灾害地质资料；物探、化探地质资料；地质、矿产科学研究及综合分析资料。

（三）科研档案：包括课题准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段形成的文件材料以及与个阶段有关的专业会议文件和标本、样本目录等。

（四）基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中形成的文件及图纸等材料。

（五）设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

第七条 专门档案

（一）会计档案：

1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

2、会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；

3、会计报告类：包括月度、季度、年度财务报表，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报表；

4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应 4 当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（二）人事档案：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历、评聘专业技术情况材料；政审材料；加入党团材料；奖励材料；处分材料；任免、工资、待遇审批及各种代表会代表登记表材料；其他共组织上参考的材料。

（三）人物档案的归档范围: 本院主要负责人，省级以上劳动模范和优秀共产党员，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。包括：

名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等；

名人的作品和研究成果；

与名人有关的证书、奖章、信函、纪念品等；

名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等；

名人口述的历史资料。

第八条

声像档案的归档范围

（一）本院主要党政领导人任职时的照片；

（二）记录本院主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；

（三）记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；

（四）本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大 5 公务活动的照片、录音、录像；

（五）记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等的照片录音、录像；

（六）其他具有保存价值的照片、录音、录像。

第九条

实物档案的归档范围

（一）荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；

（二）公务活动礼品类：公务活动中接受的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；

（三）物证类：反应和佐证本单位、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。

第十条 电子文件的归档范围

（一）文书档案的数字化全文；

（二）会计电算化材料及会计档案管理的软件；

（三）永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；

（四）其他音频、视频形成的电子文件；

（五）业务档案中形成的电子文件。

第十一条 资料的收集范围

（一）本单位重要文件汇编；

（二）本系统上级或下级编印的出版物；

（三）与本单位主要业务有关的业务报刊和出版物；

（四）新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；

（五）本院职工的论著、论文及其他作品。

第十二条 本院形成的测绘成果资料档案、地质资料档案、会计档案、人事档案、基建档案的归档范围和档案保管期限，分别按照相应的档案管理规定执行；实物档案保管期限为30年；电子、声像（照片、录音、录像）档案的保管期限参照相应内容的文书档案执行。

第十二条 凡属本院归档范围的文件材料，必须按有关规定向负责档案工作的部门或工作人员移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十三条 应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十四条 本院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为：30年、10年。本院制发的重要业务文件材料，召开的重要会议、举办的重大活动等形成的主要文件材料，本院关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级和下级关于重要业务的批复、来文、来函、请示等文件材料属于永久保管；其他文件材料属于定期保管。具体参见附件《文书档案分类方案与保管期限》。

第十五条 本规定自2009年1月1日起施行。

附件：文书档案分类方案与保管期限

本院文书档案是按照年度——保管期限——机构分类法整理。所有文书档案文件材料应先按其形成年度区分开来，同一年度的文件再按照其价值区分为：永久、30年、10年，同一年度、同一保管期限的文件，按照机构分类排列。具体分类方案与保管期限如下：

一、办公室

1院党委会议纪要、会议记录、决定事项（永久）。2院务会议纪要、会议记录、决定事项（30年）；院务扩大会议纪要、工作交流材料（10年）。

3院党委民主生活会记录（永久）。

院经济工作会议的通知、会议指南、日程、代表名录、开幕词、闭幕词、报告、讲话、总结、决定、纪要、会议材料汇编、照片、录音录像材料（永久）； 会议讨论材料、典型材料、交流材料、简报（30年）；参考材料、参阅文件（10年）。

院党委年度工作要点、总结（永久）。党员名册、统计年报（永久）。

上级党组织以及本院党委关于表彰优秀党员、先进党支部的事迹材料、通知（永久）。

党员申诉、控告、违纪、处分的决定、结论。（永久）。党员组织关系介绍信、存根（永久）。党费收缴情况（10年）。

院党委成员述职述廉报告（10年）。院党委成员“三个一”书面材料（10年）。

受县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料(永久)；

受县级以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料(30年)本院有关人员受到警告（不含）以上处分的的处分材料(永久)。

本院有关人员受到警告处分的(30年)。

纪检监察年度工作计划、总结(30年)。

关于党风廉政建设工作文件材料(10年)。关于思想政治教育的文件材料(10年)。

我院对违纪干部的处理报告、决定、通报等(永久)； 上级机关对我院违纪干部的处理决定、通报等(永久)； 上级机关关于纪检监察工作的文件(10年)。有领导重要批示和处理结果的信访材料(永久)； 无处理结果的信访材料(10年)。

院中长期规划、年度工作要点、年度工作总结（永久）；院年度以下工作要点、总结（10年）；院所属单位、部室、经济实体年度工作要点、总结（10年）。

院大事记、组织沿革、规章制度汇编、宣传册、院报（永久）。院工作交流（10年）。

本院关于文秘、宣传、档案、信访、车辆管理的规定、办法（30年）。

车辆养护、行车安全记录、驾驶员年度考核、驾驶员保险单（10年）。

交通事故处理结果（30年）。

上级组织布置开展的重大教育、学习活动的动员报告、总结等（30年）。

一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）。院与所属单位、部室、实体签订的“两状一书”（10年）。本院重要事项的报告、请示、呈阅件与上级的批复、批示（永久）。

所属单位请示与本院的复函、批复等文件材料，重要业务问题的（永久）；一般业务问题的（10年）。

本院代上级起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）；

上级机关制发的属于本院主管业务的文件材料（永久）； 上级机关制发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）。

同级机关制发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料(10年)。

各类募捐活动明细（永久）。

二、人事教育部

1.本院成立以及内设机构成立、合并、撤销、更名、起用印信的报告、批复、通知（永久）。

本院关于成立临时机构的文件（30年）。关于干部、人事工作的方针、政策（30年）。干部职工花名册、统计年报表（永久）。

本院关于职工继续教育、工资、津贴、奖励、处罚的规定、办法（30年）。

上级机关制发的关于本院领导人任免、干部任免的文件（永久）；

本院关于干部任免、聘用的文件（永久）。本院关于专业技术人员聘用的文件（永久）。

本院岗位定编、人岗位定员方案以及相关报告等文件材料（永久）。

本院劳动人事调配（干部、职工调动工作的行政、工资关系介绍信级存根）（永久）。

职工转正定级、复转、安置等报告、批复（永久）。职工伤、残、死亡、抚恤等报告、批复（永久）。上级关于离退休人员的医疗、丧葬以及本院关于离退休工作管理的规定、办法（30年）。

本院离退休工年度作要点、总结、统计年报（30年）。离退休人员花名册（永久）。

本院关于人员退休以及上级机关关于本院人员退休的文件 11（永久）。

离退休工作要点、总结（30年）。

上级组织指导、检查本院离退休工作的所形成的文件材料（10年）。

离退休人员参加省国土资源厅系统及以上组织和社区活动获得的集体荣誉（奖杯、奖牌、证书）、照片（永久）。

本院职工代表大会材料（30年）。工会会员名册（永久）。

工会年度工作要点、总结（30年）。

本院工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件（永久）。

本院工会组织、工会干部受到上级工会组织表彰通报、事迹材料（30年）

特困职工调查报告、调查表、补助发放登记表（30年）。本院组织的在职职工及离退休职工文体活动的通知、比赛名次等（10年）。

院妇委会工作年度要点、总结（30年）。计划生育工作报表、基本信息登记表等（10年）。成立院共青团组织请示、批复（永久）。

院共青团组织换届、改选、发展等工作形成的文件材料（30年）。

本院共青团工作计划、培训、开展活动等形成的文件材料（30 12 年）。

本院团员名册、组织关系介绍信级存根（永久）。

职工继续教育、培训年度计划、安排、通知、课程表、名册、集锦、总结等（30年）。

教育、培训经费的预算、请示、批复（10年）。院双基双建达标考核工作形成的文件材料（10年）。

三、计财部

上级、本院关于计划、财务管理的各项规章制度（30年）。本院年度收支计划、决算（永久）。本院财务预算（30年）。本院财务财务分析报告（10年）。

本院固定资产投资等项目的申批材料（永久）。

本院对外签订的协议、协定、合同文本及其附件、备忘录以及相关的会议记录、纪要等（永久）。

专项审计、离任审计工作中的审计报告、情况报告（永久）。

四、国土测绘与技术质量部

本院关于测绘生产、科研、管理等方面的规定、办法（30年）。本院重大测绘工程、测绘科研项目实施方案、技术设计、技术总结、质检报告、检查报告、验收报告、测绘成果及目录、专家评审意见（永久）。

本院对外签署的（测绘业务）合作协议、合同等（永久）。院生产调度、协调会的会议记录、纪要、生产简报（10年）。

测绘统计年报、半年报（10年）。院下达的测绘生产任务书（30年）。安全生产检查记录、纪要（10年）。

获省级以上测绘优秀成果、优质工程、科技奖的申报材料、表彰通报（永久）。

本院组织的测绘优秀成果评比通知、结果通报（30年）。本院组织的测绘业务培训以及外派培训、学习的通知、名册等（10年）。

院（ISO900 2008版）质量手册、程序文件（10）。院关于质量认证内部审核、管理评审、外部审核等工作形成的文件材料（10年）。

本院重要的外事活动形成的文件材料（永久年）。本院人员出国（境）审批手续、日程、考察报告、一般性会谈记录（30年）。

五、服务中心

有关后勤、服务工作的管理规定、办法（30年）。本院房产证、土地使用权证、基建图纸（永久）。本院购买房产的审批文件、协议、合同（永久）。组织和个人承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）。

年度维修计划（10年）。

安全保卫消防工作的计划、措施、演习活动、总结等（10年）。

保洁、绿化工作标准、检查记录等（10年）。餐饮卫生许可证（30年）。食堂工作人员体检表（10年）。

六、测绘生产、研发单位

（第一测绘院、第二测绘院、研发中心、地理信息中心、质检、仪检中心、GPS运行中心）

本单位对外签订的合同、合作协议等（永久）。

项目实施过程中形成的技术设计、实施方案、技术总结、检查报告、验收报告、测绘成果及目录、专家评审意见（永久）。

本单位生产调度、协调会的会议记录、纪要，各类生产简报、报表（10年）。

本单位下达的生产任务书（单）（10年）。本单位半年、年度工作总结

本单位年度生产经费分解文件（10年）。安全生产检查记录、纪要（10年）。执行质量认证过程中形成的文件、记录。