电子文件归档

电子文件归档（精选12篇）

电子文件归档 篇1

电子文件归档是一项艰苦细致且难度较大的工作, 推动电子文件归档工作的着眼点要高, 立足点要实, 应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发, 顺应其规律, 将电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序, 建立归档制度, 细致缜密、尽职尽责地做好电子文件归档工作。

一、电子文件的归档

电子文件是20世纪90年代初才使用的一个词汇, 国外最早提出这一概念的文献是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。电子文件是指以数字代码形态存在, 通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。无论是纸质文件还是电子文件, 归档都是十分重要的环节, 在传统的纸质文件时代, 归档通常在文件处理程序完毕后进行, 而电子文件因其形成规律的特殊性, 归档工作会前移到电子文件生成之时。由于电子文件自身的技术特性、载体形式的多样性以及计算机管理的特殊要求, 决定了电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

(一) 文书电子文件归档:

电子文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。

(二) 科技电子文件归档:

1.基建档案。对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。2.设备档案。应该附上电子文件内容说明和注意事项。

(三) 会计电子文件归档:

1.工资单。应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。2.账簿。光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、审核、记账等人员签名, 以增强真实性和凭证作用。

二、归档电子文件的保护

光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点, 必须制定保护措施, 定期将归档电子文件转储到光盘上。 (一) 光盘的保护:1.规范排放和使用。光盘应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 在使用过程中应避免摩擦和划痕。2.保持良好的温湿度环境。温度宜控制在14~24℃, 相对湿度40%~65%。3.注意避光。定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 光盘每5年转储一次。 (二) 电脑中的电子文件的保护:对电脑中电子文档要谨慎保管, 定期进行查毒, 必要时可设定密码锁或登录密码, 保证电子文件的安全性。

三、电子文件原始性的认定与维护

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性, 而对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在: (一) 电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹。 (二) 电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。 (三) 电子计算机软硬件技术的不断更新换代使电子文件往往需要以自身结构、格式的改变为代价。 (四) 电子文件可以采用不同的方式输出。 (五) 电子文件可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出。 (六) 目前电子文件的签署还无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。电子文件原始性的技术维护措施:主要有加密、签署、消息认证、身份验证、设防火墙、防写措施等技术。这些技术对于维护电子文件的真实可靠性都有很好的效果。

四、电子文件归档的发展趋势

电子文件归档应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。三个部门相互协作、扬长避短, 发挥各自的优势, 共同推进电子文件归档工作。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。在光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前, 它与纸质档案将并存很长时间, 从长远看, 在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后, 可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案, 采取以光介质归档为主, 纸介质归档为辅的做法, 而对那些凭证价值较高的档案, 则采取以纸介质归档为主, 光介质归档为辅的做法。这样, 不但能够提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少档案的体积, 缓解库房紧张的状况。

综上所述, 电子文件归档管理工作是一项艰巨而长期的任务。只有深刻认识电子档案管理的重要性, 做好电子文件的归档管理工作, 深入开展开发档案信息资源, 才能在社会发展中发挥档案信息的更大作用。

参考文献

[1] .丁海斌.赵淑梅.电子文件管理基础[M].北京:中国档案出版社, 2007

[2] .邓影.电子文件归档中存在的问题及治理对策[J].福建电脑, 2008.11

[3] .徐义全.电子文件归档与电子文件管理概述[J].北京档案, 2001.1

[4] .于丽娟.电子文件证据性的法律思考[J].档案学通讯, 2000.6

电子文件归档 篇2

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入 电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

基层电子文件的归档管理 篇3

一、选择好电子文件归档方式和途径

归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。

需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一

由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。

三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。

高校电子文件归档管理刍议 篇4

一、明确高校电子文件的归档范围

要管理好高校电子档案, 电子文件的收集是第一位的。电子文件首先是文件, 具有文件的属性, 它与纸质文件内容相同, 只是载体不同、表现形式不同, 因此, 在制定电子文件的归档范围时可以参照纸质档案来进行。同时在制定归档范围时, 还应广泛征求学校各二级院、系、部的意见, 并结合电子文件自身的特点, 将反映高校所属各院系和部门的主要职能活动, 并具有查考、利用价值的电子文件纳入归档范围。主要包括在教学管理、科研活动、党群行政工作中形成的各种文本文件和图像文件;利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的数据文件、图形文件、CAD文件等;以数据文件保存的各种科研成果、学生学籍管理信息等数据文件;通过网络传递的上级文件;具有保存价值的多媒体文件和超文本文件, 如教师运用多媒体技术制作的课件等。

二、高校电子文件归档应注意的问题

1. 标准问题。

首先, 要明确电子文件归档各阶段的规定、标准, 如收集、整理、鉴定等环节的规定、标准;其次, 准确说明它的软硬件环境;第三, 归档电子文件格式应为工业标准, 在标准的用户界面下操作, 支持不同的平台, 与现有的设备兼容, 能以标准的数据库语言与数据库相连, 或者确定统一的标准在内部的电子计算机网络上使用, 以实现良好的转换状态。

2. 方法问题。

一是确定保管期限。将应归档的电子文件最终版本确定保管期限, 录入在磁、光记录介质上, 脱机后可存放在另处。二是压缩归档。采用数据压缩工具, 对计算机网络上应归档的电子文件, 经过一段时间积累后进行压缩操作, 录入到磁、光记录介质上。三是备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作, 就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上。

三、做好高校电子文件归档工作的措施

1. 推进高校档案工作的信息化建设, 保证电子文件信息的完整性、真实性、安全性和可利用性。

首先是要抓好信息平台的建设。档案管理系统能够实现与学校的办公自动化系统和各职能部门的办公自动化系统的衔接, 是完成电子文件归档的重要途径。但是, 在没有达到这种要求的情况下, 应尽快地解决档案管理系统与学校的办公自动化系统在数据传输技术上的衔接问题, 同时, 也要解决学校的档案管理系统与大的职能部门中小局域网办公自动化系统数据的传输衔接问题。

2. 加强电子档案软、硬件设施管理。

各高校要积极开辟电子档案存储的新途径, 为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备, 对应归档的电子文件、数据资料应采用通用格式的光盘存储。要及时修补影响管理软件安全的漏洞, 对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级, 确定好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上, 要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 注意避光、防尘、防变形, 远离磁场和有害气体。有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施, 确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

3. 制定电子文件管理制度, 加强对电子文件的全程管理。

高等学校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多, 有文本文件、图形文件、图像文件、数据库文件等, 将如此复杂、数量众多的电子文件收集、归档, 必须靠制度约束, 才能使其成为与纸质文件归档相同的制度, 变成归档人的自觉行动。运用规范结合本部门工作中的实际情况, 制定本学校的电子文件归档管理办法, 以电子文件生成、运转、积累、收集、归档、鉴定、整理、保管、利用等一系列科学、合理、严密的管理制度, 从每一个环节堵塞信息丢失、失真的漏洞。结合实际, 规定本校电子文件的归档范围, 使档案人员明确任务。

4. 加大高校档案开发利用力度。

高校档案的收集、保管的最终目的是为了迅速获取信息加以利用。高校档案工作的服务特性是其赖以生存和发展的基础。在服务中求效益, 做好档案的提供利用, 使档案资料发挥社会效益和经济效益, 才能促进高校档案工作不断发展。高校档案部门有大量的信息资源, 根据本学校的实际情况, 选择那些需求价值高的资料, 挖掘其内涵, 编撰专题索引、大事记、组织沿革等, 提高对高校档案的开发利用水平。高校档案部门还可以通过互联网、校园网和档案馆网页等渠道, 实现档案管理自动化信息的及时更新和信息资源共享, 提高信息的利用率, 使校领导及院、系、处领导随时能查阅和掌握高校工作情况, 提高服务效率。

5. 提高高校档案工作者的素质。

浅议CAD电子文件归档管理论文 篇5

1.电子文件归档缺乏规范化、制度化

由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。

2.电子文件归档管理人员职责不明确

在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。

3.归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性

有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。

二、CAD电子文件归档前瞻

CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机应用的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。

1.CAD电子文件的特点

信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。

信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。

信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。

信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。

信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。

2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性

电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。

档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。

在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易熒杓菩幸瞪杓仆贾健⑽募重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。

三、完善CAD电子文件归档管理措施

1.完善制度，措施到位，合理配置资源

各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。

明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。

2.尊重并贯彻前端控制思想

中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。

勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。

3.纸质文件与电子文件同步归档

据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。

4.重视技术鉴定

工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。

对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。

对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。

参考文献：

电子文件归档范围与保管期限研究 篇6

关键词：电子文件 归档范围 保管期限

一、背景

随着信息技术的快速发展和政务信息化建设的不断深入，机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成了大量具有保存价值的电子文件。日前，国家在《电子文件管理暂行办法》中明确要求电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的基本原则。电子文件的归档工作是电子文件从办理周期到后生命周期的关键过渡环节，做好电子文件归档工作是实现电子文件全生命周期管理的重要任务。一方面，电子文件较之传统载体文件，内容更加广泛，数量更多，由于电子文件与传统载体文件在存放方面相比具有占用库房环境小、保存空间拓展容易的优势，使得各单位在进行电子文件归档的过程中极易产生“有文必档”的现象，造成极大量的数据存储。但另一个不可忽略的问题是大量电子文件在长期保存过程中所产生的存储载体压力。要知道，不管是磁盘阵列还是磁带库、光盘，在不断扩容的过程中所产生的经费压力是不容小视的，对于一个单位来说电子文件的存储空间压力和传统载体文件的存放空间压力同样是需要考虑的重要问题。因此，电子文件在归档时既要避免“有文必档”，又要确保“应归尽归”，同时必须根据电子文件的特质，适当扩大电子文件的归档范围，其保管期限也可以适度放宽。此外，根据国家档案局8号令第十条的要求，在确定电子文件的归档范围时除文件正本外还要考虑元数据等。

二、必要性

笔者认为对电子文件的归档管理，有必要在参照传统载体文件归档范围及其保管期限的基础上，做专门的研究并制订出符合电子文件特质的且更为专业的《电子文件归档范围和保管期限表》。可以说，电子文件的归档范围及其保管期限研究是我国目前电子文件管理领域中的一个较为重要的课题，国家和省级档案行政管理部门有必要就电子文件归档范围和保管期限表的编制提出指导性的意见，解决当前普遍使用传统载体文件归档范围和保管期限界定电子文件的问题。北京市档案局根据当前电子文件管理形势和国家有关要求，已经正式启动了《北京市电子文件归档范围与保管期限表编制指南》的研究工作，通过对全市电子文件管理现状的深入摸底，科学研究符合电子文件特点的归档范围，明确保管期限，力争1至2年内出台《北京市电子文件归档范围和保管期限表编制指南》。

三、归档范围与保管期限的原则

（一）原生性原则

在归档范围内的电子文件必须具备原生性，确保其为唯一原件，载体具有唯一性、内容具有原始性、真实性和完整性。以下几种形式的电子文件不属于归档范畴，但可以作为档案的副本进行收集，为档案的利用提供便利。

1．传统载体文件的数字化副本；

2．具有凭证效力的其他载体类型的文件，电子文件仅为起草的稿件时，如某份电子文件起草后打印为纸质版本并用印，该份电子文件不在归档范围内。

（二）一体化原则

电子文件的归档范围和保管期限不应局限于文书类档案，可同时包括各单位的业务档案，既包括文档类的文件，也包括音像、照片、设计图纸、多媒体等各类文件。

（三）特有性原型

鉴于电子文件与其他传统载体文件具有差异的同时，文件内容具有一定的共通性，归档范围和保管期限中应只界定电子文件所特有的部分，共通的部分执行诸如文书类文件材料归档范围和保管期限等有关规定。在归档范围方面，电子文件可能包括但不限于以下几种特质。

1．生成环境：可能包括OA系统、业务系统、邮件系统、文档交换系统等不同的信息系统；

2．稿本类别：考虑到电子文件在其长期保存过程中的数次迁移过程中可能丢失在原件中的修改痕迹，需要对归档的稿本作出特别要求，如重要文件应保留历次经主要领导或部门修改的版本，一般文件仅保留定稿等；

3．组成方式：电子文件较传统载体文件组成方式更为复杂，电子文件在归档过程中应同时归档其元数据和不同版本的稿本等。

（四）归档范围适度放宽原则

电子文件归档范围要比传统载体文件的归档范围更宽泛。可以说，在纸质文件归档时，遇到的可归可不归，但对今后工作具有一定查考价值的一类文件，在电子文件归档时，应进行归档。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档，以记录很多工作的发展情况。

（五）保管期限适度延长原则

由于电子文件的特性，决定了它所具有海量存贮、快速查找等优势，方便了档案的保管和利用。所以，在电子档案的保管期限上较传统载体档案可以适当延长。可以采取的方法是：

1．在归档时，同一类内容的电子文件保管期限可以与传统载体文件一致，也可以适当延长，但不能缩短；

2．在保管期限的划分上，电子文件总体上可以划分为两大类，即进馆与不进馆两大类，在不进馆一类按保存年限划分若干档次，比如10年、30年和50年。

（六）产生者归档原则

为避免档案管理系统中包含大量同份文件，产生难以辨别最终稿本的问题，电子文件应以谁产生、谁归档为原则，且遵从立卷改革的有关要求，一般不对来文进行归档，但当来文办理过程中产生了重要的承办信息，应予以归档。

四、电子文件归档范围和保管期限的主要内容

（一）遵循国家档案局8号令

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经非常完善，在制订电子文件归档范围和保管期限的过程中需要注意内容上不与8号令重复，只编写具有电子文件特质的部分即可，将国家档案局8号令作为重要的引用文件直接引入电子文件归档范围和保管期限，遵循其中全部符合电子文件归档要求的内容。

（二）归档范围涵盖的信息系统类型

需要深入调研本地区档案移交单位的信息系统建设情况，这部分并非是要接收信息系统本身，而是要研究都有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围，比如部分单位使用独立的专业系统处理重要的业务工作，部分单位经常使用邮件系统传递部门间工作的商洽函，部分单位为便于工作文件或研究文件的共享建设了文档交流平台等。因此，归档范围不应仅包含存储于办公自动化系统（OA系统）中的文件，对其他各类系统，均应接收其存储的重要的、应归档的电子文件，包括但不限于各类业务系统、邮件系统、文件交流平台等。

（三）归档范围涵盖的文件类型

电子文件的归档范围不应只包括文书类文件，由于电子文件的存储特性，完全可以在接收工作开展之初就将文书类、科技类和其他业务活动开展过程中产生的各种专业档案类型一并考虑，这就需要专门调研本地区各立档单位的档案产生条件，做到不遗漏的同时，也不能盲目扩充，在对档案价值科学分析的基础上，确定好电子文件归档范围中应包括的各种文件类型。

（四）归档范围和保管期限的主体部分

可以参照国家档案局8号令的编写方式，在不与8号令冲突的基础上，根据电子文件的特性，重点研究在电子文件接收过程中应扩大的范围是哪些。如机关在制订法规政策性文件过程中形成的，对最终文件的形成具有一定描述意义、能够表达文件的制订历程的过程文件等。如单位内部各处室在洽商业务的过程中形成的具有一定查考意义的工作文件等。利用电子文件存储便捷的特点，都可以列入归档范围。而对于保管期限，同样由于存储和维护的便捷，可以相应延长。

（五）归档的元数据项

元数据采集是电子文件在归档过程中与传统载体档案最大的不同，也是最为重要的一个环节，科学的设计元数据采集项并完整收集对保障电子档案在长期保存过程中的真实、完整、可用和安全具有重要意义。因此，电子文件应归档的元数据项是归档范围中不可缺少的一个重要内容。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。这些都要分别研究和确定，研究工作要建立在对本地区各立档单位所存在的文件格式深入调研的基础上。对于一些地区已经发布过元数据标准的，可以在归档范围中直接采标。

电子文件归档与电子档案管理研究 篇7

1 电子文件归档的定义及分类

电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。

但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。

按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。

2 电子档案的管理模式

国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:

2.1 分布管理模式

这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。

2.2 集中管理模式

要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。

2.3 分布与集中相结合的管理模式

发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。

3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状

我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:

3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一

有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。

3.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.3 档案信息管理人员的素质有待提高

实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。

4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持

由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:

4.1 加密技术。

加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。

4.2 消息认证。

使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。

4.3 签署技术。

目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。

4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。

4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。

4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。

参考文献

[1]翁东东, 王晓方, 饶文英.电子文件归档与电子档案管理[J].兰台世界, 2005 (12) .

[2]吕筱芬.探论电子档案管理[J].浙江档案, 2001 (10) .

[3]王民祖, 司霞.浅谈电子文件归档与电子档案管理和应用[J].山东档案, 2008 (5) .

[4]王苑华.电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J].档案学研究, 2002 (1) .

浅谈电子文件的归档管理 篇8

一、电子文件的收集与积累

1. 电子文件收集积累的重要性。

电子文件是由二进制数字编码组成, 二进制数字编码的变换会导致电子文件内容的改变。电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔, 在这一段时间内, 电子文件有被更改的可能, 而且不留一点痕迹。电子文件收集积累贯穿于公文处理和科技工作的整个过程, 档案工作者必须了解掌握电子文件的形成规律和过程, 依据有关规定和标准进行工作, 不仅要保证电子文件的真实性, 还要维护它的系统性、完整性, 防止存有信息内容的载体丢失、损坏, 为归档打下良好的基础。

2. 电子文件的收集积累范围应按照国家有关规定执行。

需要注意的是, 电子文件特性和表现的功能不同于纸质文件, 如对于草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 一般可以不保留, 但从保留电子文件的重要修改过程考虑, 当纸质文件有全文信息自动检索要求时, 则应对其进行收集。对于起辅助作用或正式作用的电子文件, 则应及时收集积累, 并与其相应的纸质文件建立标识关系。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件, 应当有更严格的措施。必要时, 应在收集积累过程中, 制成硬拷贝或缩微品, 以免系统发生意外造成文件丢失。对不同信息类型的电子文件, 由于其技术特性不同, 存储载体和记录信息的标准、压缩算法也不同, 应分别采取措施保证其完整性。

3. 电子文件收集积累的方法。

电子文件的收集积累往往是在网络系统上进行, 由于记录系统有自动记录的功能, 可用于记载电子文件的形式、修改、删除、责任者、入数据库时间等。用载体传递的电子文件, 要按规定进行登记、签署, 对于更改处, 要填写改单, 按更改审批手续进行, 并存有备份件, 防止出现差错。电子文件的收集积累应集中管理, 逐步建立积累数据库, 不得由个人分散保管。

二、电子文件的整理与归档

1. 电子文件的整理。

电子文件整理包括两个层次:一是对分类、排序的组织。就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合, 使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位, 其质量好坏将直接影响未来电子档案的保管和利用。在整理过程中, 可能会遇到文件格式重新编排和重新组合的情况。这种格式转换有可能损伤数据, 损害电子文件的真实性。但随着技术的发展, 不断解决这一格式转换问题, 并保证电子文件的真实性、完整性, 是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。二是组织建立数据库。电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的, 经过对电子文件的科学整理构成有序的虚拟状态。通过检索, 可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来。数据库是存取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件下, 都要拷贝一套保存, 并对其软硬件环境作出说明, 必要时可输出纸质文件保存。

2. 电子文件的归档。

电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件, 确定档案属性后, 从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。对电子文件归档的要求是真实、完整, 达到档案的功能价值;准确说明配套的软、硬件环境;归档电子文件格式应尽可能的通用、标准。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的, 如果是网络, 可按要求转到档案数据库;如果是载体传递归档, 就要做一些辅助和认证工作, 要与纸质文件结合归档。归档工作尚应注意以下内容:电子文件名称 (包括正名和扩展名) 、路径名和盘号;技术环境条件, 即编制该电子文件的软硬件名称、型号、系列和版本等;相关文件档号, 即与文件内容相同的其他载体文件的档号;归档部门, 即归档的处 (科) 室;归档日期, 即文件移交档案部门的日期;备注, 记录必要的有关说明;归档份数, 一般拷贝二套, 保存一套, 借阅一套。必要时, 应再保存一套置于异地。

三、电子文件的鉴定

电子文件的归档鉴定工作是指鉴别档案的价值, 确定其保管期限, 并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件, 这是保证归档电子文件准确、完整、系统, 确定档案属性的工作。电子文件的鉴定内容主要体现在两个方面:一是归档电子文件的原始性、准确性、完整性;二是确定电子文件的价值和保管期限。

小议电子文件收集归档及使用 篇9

关键词：电子文件,收集,归档,使用

随着电子计算机及网络应用的普及深化, 电子文件的收集与积累也在逐步发展中, 日益受到人们的重视。从目前情况看, 电子文件的完整保留, 妥善保护等方面存在很多问题:草稿性电子文件的“自生自灭”状态, 辅助性电子文件的无人管理状态, 正式电子文件往往只进行了逻辑归档, 有些电子文件的存贮载体不安全, 信息记录格式不标准, 电子文件生成的设备环境数据, 缺少登记, 一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。鉴于以上列举的种种问题, 做好电子文件的收集、积累、整理、鉴定等工作不容小视。

1 电子文件的特点

电子文件在世界范围内也是新生事物, 国际上对电子档案的管理, 也是非常重视。电子文件是在电子计算机中产生和处理, 其信息形态是数字化的。在电子计算机多媒体技术的支持下, 电子文件还可包括声音、影像等多种形式, 对设备及标准具有依赖性, 电子文件载体具有非直读性, 文件信息与载体可以分离;在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改特别方便, 但是随着网络化的发展, 网络安全问题日益突出。

2 电子文件的收集和积累

按照国家有关公文的收集范围规定收集电子文件, 对于起辅助作用或正式作用的电子文件, 应及时收集与整理, 并与其纸质文件之间建立标识关系;尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件, 更应有严格的措施。

电子文件的积累, 可分为两种类型:一种是在电子计算机网络系统上, 记录系统应设计自动记录的功能, 可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、入数据库时间等。另一种是用载体传递的电子文件, 要按规定进行登记, 并存有备份, 以免出现差错。电子文件的积累应由形成部门集中管理, 不得由个人分散保管。

3 电子文件的鉴定

电子文件归档时的鉴定工作, 主要是指鉴别它的档案价值, 确定其保管期限, 并据此删除已积累但无保存价值的电子文件, 并予以销毁。鉴定通过两个阶段进行:第一阶段是在归档前, 第二阶段是在电子档案管理过程中进行的, 其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定, 把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

4 电子文件的整理与归档

按照一定的原则和方法, 将电子文件分门别类组成电子档案, 包括两个层次:一是对分类、排序的组织;二是对建立数据库的组织。电子文件的分类, 排序是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合, 使电子文件存储格式处于一致有序状态。建立数据库的主要工作内容有:对电子文件进行分类和编号。电子文件分类编号后, 要建立检索文件, 检索文件是对电子文件进行快速访问的有效工具。电子文件的整理是检索电子文件, 提供有效利用的前提。

电子文件归档, 是将应归档的电子文件, 经过整理确定档案属性后, 从电子计算机存储器或其网络存储器上, 拷贝或刻录到可移动的磁、光等记录介质上, 以便长期保存的过程。不同环境产生的电子文件其归档的方法是不同的, 如果是电子计算机网络系统, 按要求转数据库或记有归档的标识即可完成归档任务;但以载体传递归档的电子文件, 就必须做一些辅助和认证工作, 要与相关的纸质文件综合归档。

电子文件的归档范围, 按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行, 尽量列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合, 保证电子文件的完整性。电子文件归档一般在年度或任务完成后, 一般不超过2~3个月为宜, 一般拷贝三套。两套异地保存, 另一套提供借阅。电子文件归档一般采用以下方法:

(1) 将应归档的电子文件最终版本存入磁光记录介质上。

(2) 压缩归档。

(3) 备份系统归档。

一般是在电子计算机网络环境下采用, 将文件在网上进行一次备份操作。

5 电子档案的保存与利用

电子档案不同于纸质档案, 决定其保存与维护的复杂性, 要依据磁、光记录介质的特性进行保存与维护, 确保电子档案的安全可靠, 使电子档案能永久地处于可理解、可准确提供利用的状态, 如:保存电子档案的相关支持软件, 保存与其内容相关的信息。

电子档案利用方式方法与纸质档案有明显不同, 在许多情况下, 人们可不必将电子档案汇集在集中化的库房里就可以进行利用和管理, 也可通过通信线路完成异地利用工作;但这必须建立在电子档案所依赖的技术上, 必须满足必要的先决条件和采取一定的相应措施才能够实现。

5.1 利用前的数据准备

为保证其在利用中得以准确恢复并易懂, 有必要进行电子档案基础数据的准备和识别文库的建立等。

5.2 利用的方法

一般有三种方法:即提供物质载体的拷贝, 通信传输, 由电脑直接提供利用。

5.3 利用中的安全措施

一是不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;二是依据其内容的密级层次进行管理;三是采用通信传输或直接利用等方式时, 必须对内容进行加密处理;四是要对利用的全过程进行有效的跟踪监控;五是要避免由于错误操作所带来的不可挽回的损失。

5.4 利用统计

利用统计是利用系统中不可缺少的环节, 其过程是对电子档案信息的流传、利用及管理工作等进行量化分析, 并以此拓展利用的途径, 调整我们的工作方式, 提高电子档案的利用水平。

参考文献

[1]孙淑扬.档案计算机管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.[1]孙淑扬.档案计算机管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.

浅谈电子文件的归档工作 篇10

1 电子文件归档的途径

纸质档案的载体较为安全, 纸质档案的管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程及方法、原则, 如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点, 也是文书工作和档案工作的结合点, 文件形成后, 由文书部门收集立卷后, 交档案部门管理, 一般一年归档一次。电子文件不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用;而电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。实践证明, 利用磁盘, 脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘, 会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档, 这不仅加大了工作量, 造成浪费。简单而安全的方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:

1.1 利用计算机信息管理网, 开通电子文件归档专门途径

随着单位计算机信息管理网络的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概貌, 上网前, 按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 由电子文件形成部门编目整理, 利用网络技术向档案部门传送, 也可借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档的专门途径, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统系统传输给档案部门。档案部门与办公自动化和信息管理部门协商后, 对归档的电子文件提出格式要求, 但不能是唯一的, 应认可几种通用性较强的软件。

1.2 电子文件由计算机与信息管理部门负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要, 人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平, 计算机信息系统的开发也从“分散各异”转向“集中统一”, 打破立卷界限, 更趋向于某一方或几方职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才条件。他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 无疑是最佳归档途径之一。随着每年数据的更新, 过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求, 进行鉴定, 编目整理, 通过网络传输, 移交给档案部门保存, 或者直接存入光盘, 定期归档。

无论利用何种途径归档, 必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后, 传输给档案部门, 不能由档案部门自行从网上下载, 以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应存入光盘, 最好不要用磁盘存贮。

2 建立电子文件归档制度, 实现相关职能部门的交融

纸质文件归档经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的业务基础, 各单位都设定了分管分管领导和综合档案室, 负责督促检查本单位的档案立卷归档工作。开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像原立卷归档人员经常与档案部门合作, 建立了相对稳定的业务关系, 容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 比以各单位计算机与信息管理人员为主体, 重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 现有的立卷队伍尚不能适应工作发展的需要, 要通过组织业务学习和技术培训, 尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起电子文件归档工作的重托。

电子文件来源广泛, 形成者不仅有业务管理部门的承办人, 还有数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档, 必须靠制度约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度。列入信息管理工作程序, 在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时, 布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。

制定电子文件归档工作暂行规定, 分别对归档范围、归档单位与归档方法和要求做具体规定, 设计电子文件归档目录样式。为了使各单位主管档案工作的领导和归档人能够尽快地接受这一新生事物, 在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上, 选择电子文件信息综合性强的综合办和总工办联合做为开展电子文件归档的重点和试点部门。先后三次与他们专门研究电子文件归档工作, 成立了电子文件归档工作小组, 由总工程师担任组长, 综合办主任为领导小组成员, 并参照纸质文件归档范围, 制定出综合办、总工办电子文件归档明细, 经过多部门的配合与合作, 现已将部分电子文件归档。

与纸质文件相比, 电子文件归档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素较多, 仅靠档案部门独家很难完成, 应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合相互配合与制约的工作方法。电子文件形成部门熟悉各项管理管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法, 了解大局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在电子文件归档工作中共同努力, 形成质量较好的电子文档。

3 归档“两套制”的必要与简化合一的可能

由于印章和签名是文件生效的重要标志, 在现代技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数 (下转第175页) (上接第121页) 据的安全。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及地址, 同时, 在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址, 以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性问题尚未解决之前, 它于纸质档案将并存很长时间, 从长远看, 在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后, 可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案, 采取以磁、光介质归档为主, 纸介质为辅的做法, 而对那些凭证价值较高的档案, 则采取以纸介质归档为主, 磁、光介质为辅的做法。这样, 不但能够提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能增加档案库存的空间, 缓解库房紧张的状况。S

摘要：计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作。是开发集中统一信息管理的牵头部门, 是电子文件信息的汇集点, 他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档。电子文件归档工作的着眼点要高, 立足点要实, 在电子文件归档时, 从单位办公自动化与信息管理工作的大局出发, 使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序, 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专门路径。

关键词：电子文件,归档工作,信息管理

参考文献

[1]关于加强电子文件归档工作的思考[J].档案管理, 2009, 12.

[2]谈现代办公条件下电子文件与纸质文件的归档[J].山东电大学报, 2008 (3) .

电子文件归档 篇11

主题词:电子 文件 档案 管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片如磁盘、光盘等化学磁性材料为载体的文字材料;它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。随着社会的发展,电子文件的大量出现,使档案文件载体更加丰富多彩。电子文件从形成时问看,速度快,效率高。不论是起草文件、定稿成件,还是传递反馈各种信息、材料都采用电脑打字或网上传输,而且随机修改、删除更加方便,效率明显提高。同时办公自动化的普及、档案文件的载体形式向多样化发展。

在信息化社会中,一方面形成的电子档案越来越多,范围越来越广,电子文件已成为记载人类活动的重要组成部分;另一方面,由于人们对电子文件的历史价值以及鉴定其所有者等的认识不同,对电子文件在分类、归属及储存上还有诸多问题。就目前看,在档案工作领域,即在相当长的一个历史阶段,电子文件和纸质文件在归档问题上将会长期并存,形成电子文件、纸质文件的同时归档即“双轨制”。那么,电子文件归档为什么既要收集电子文件还要收集归档与其相应的纸质档案呢?我认为有以下两方面因素。

一、电子文件归档存在的缺点

(一)电子文件的原始性不易确认

对于纸质文件来说,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性,纸质文件原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上的变化,人们都有理由对它的原始性进行怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,因此,对电子文件原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面:

1、电子文件易于修改,而且改动后不留任何痕迹,使人难以区分新旧文件。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改动,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

2、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责,有时它只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候对其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的“收文者”拷贝到他的计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别,无法区别其中哪个是“原件”,哪个是“复印件”。

3、电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的;必须通过计算机才能识读。一旦技术过时,则载体上的信息就无法读出。一般说来,大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限。因此,技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。

4、电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防信息损失。电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。

5、电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。

6、纸质档案的载体和记录本的信息是结为一体的,保住了纸质文件的形体,以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言,信息与载体是可分离的,电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃,甚至被销毁的危险。此外,电子文件信息保护方面还面临一种隐形杀手一电脑病毒。它是一种程序,它通过修改其它程序,并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。

7、目前;电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名,因此,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

(二)电子文件的合法性不易确认

纸质文件的内容、介质、结构和上下文关系或者是固定在载体上直接呈现于人们眼前,或者是通过实体整理加以维护体现,一目了然。因此,传统纸质档案具有的凭证性、合法性、原始性在法律上的效力是无可置疑的。而电子文件容易被修改、复制,致使电子文件的合法性受到法律界的质疑。因此,从目前看,电子文件的许多技术特点迫使人们不得不与纸质文件联系起来,使两者优缺点互补。

(三)电子文件载体保护的脆弱性。

数字化信息载体虽然存储量大;体积小,但保存时间不如经过处理的纸质文件和缩微胶片长。新型档案载体光盘保持期为15-20年,最长不超过30年。若保管不妥,将使电子文件保存寿命缩短及性能不稳定,并会出现档案失真等诸多问题。如保护方面不当,温度湿度、外界的磁场、震动、强烈地磨擦或撞击等机械作用,以及瞬问的强烈照射等,能使电子文件的记录数据、图像等荡然无存。因此,确立电子文件归档的“双轨制”尤显重要。

(四)电子文件应用的不兼容性

首先,单位、行业不同,甚至同一机构的不同部门往往安装不同的软件系统,软件彼此不兼容所导致的信息交流也有阻滞或不畅。随着社会活动越来越复杂,机构协作、信息传递越来越频繁,这个矛盾就会变得益发明显。因此,电子文件的应用存在有一定的局限性。

二、“双轨制”在实际工作中的应用

(一)“双轨制”存在的意义。

办公自动化的实现所产生的电子文件在某些方面是代替不了纸质文件的。当前以机代笔已成为现实,人们直接用计算机起草文件,在计算机上修改稿件。这是办公自动化带来的快捷。但它又恰恰显露出其自身的弱点。我们都知道文件的产生过程,一般要经过起草、修改、签发。它真实地记录并确切地反映了形成的原意,是确凿地原始记录和历史凭证。同时,保存文件的草稿、定稿,可以帮助我们了解和研究文件的修改、形成、内容变化和生效的过程。特别是对于那些领导人在文件内容上所做的重要修改或在审阅时签署的重要批示批注等珍贵的手迹。电子文件就无法体现了,即使将这些文件拷贝下来,也只是复制件。因此,我们不能顾此失彼,在电子文件归档时,必须相应地接收纸质文件。

(二)“双轨制”在实际应用中具有完整、快捷性

电子文件同纸质文件共存,它们可各发挥优长,互避弱点,而赋予纸质文件档案最终的凭证作用。同时,还可以真正形成齐全的档案信息库,最大限度地实现信息之问的关联,保证档案信息的完整性。保存计算机产生电子文件档案数据库,同时将与之有密切联系的纸质或其他载体形式的文件通过扫描录入的方式使其进入计算机,变成相应的电子文件。也就建立了相应的完整的专题专门档案库。如一个单位举行了大型庆典活动的档案资料,有电子文稿、纸质文件、照片、录音、录像带,其内容无疑具有密切的联系,但是由于这些档案的制成材料不同,保存的方式和要求不尽一致,不能在相同的条件下保存。所以,这些不同载体的文件归档后,只能是各自放在各自的档案库房或档案柜内,在查询时要找到该事件的全部档案资料必须到多个库房和档案柜里去寻找。如果把这些不同载体的档案用计算机转化为电子文件,与电子文件档案一起存入同一张软盘之中,在查询时就可以方便快捷地查到,同时可以最大限度地保持文件之问的客观联系。

电子文件的归档保存与利用 篇12

关键词：电子文件,归档,保存

电子文件是能被计算机系统识别、处理, 按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质, 并可在网络上传递的数字代码序列。随着信息技术的发展, 电子文件正逐渐取代传统的纸质文件, 成为办公系统的重要载体, 对传统的文书工作、档案工作提出了严峻的挑战, 要求不断加强对电子档案信息的管理。

一、电子文件的归档

按文件的作用, 电子文件可以分为草稿性电子文件、辅助性电子文件、正式电子文件和无纸电子文件。无论哪种性质的电子文件, 在遵循电子文件归档程序的同时, 还应该注意以下问题:

1、在收集有发文编号文件的同时, 也应注意收集那些没有编号的重要文件, 如领导讲话、各种会议纪要等。

2、政府行政行为过程中产生的电子文件, 尤其要考虑到其公正性、权威性。

为了保证电子文件在利用中能够准确恢复和输出信息, 必须保存基础数据、文件背景信息、技术数据。

3、以电子邮件形式存在的电子文件的归档。

一是以电子方式在电子文件保存系统内保存、管理邮件正文。二是打印出电子邮件信息, 并参照其他载体文件进行归档管理。电子邮件经打印输出后, 其纸质拷贝信息量并不完整, 如寄件人、收件人的特点、接收寄出的时间等信息可能遗漏, 而这些又是电子文件具有凭证作用的内容。因此, 在作为公文保存归档时, 必须使系统的打印程序对电子邮件所有传送数据与接收进行完整打印。

二、电子文件的保存

1、输出纸拷贝, 在纸质文件保存系统中保存。

但这样失去了电子文件多渠道、快速检索的特点, 而打印拷贝也不能称为电子文件。

2、脱机保存电子文件的拷贝。

将电子文件以可脱机保存的载体备份下来, 即卸载式归档方式。这样可保留电子文件易检索的优点。但对载体质量要求较高。国家档案局在《办公自动化电子文件归档与电子档案管理方法》中要求:电子文件应“拷贝至耐久的载体”, “本标准推荐采用的载体, 按优先顺序分别是:只读式光盘、一次写入光盘、可擦式光盘、磁带, 禁止使用磁盘作为归档电子文件的保管用载体。”

3、“两套制”保存。

将电子文件分别以纸张和光盘制作双重备份并分别归档管理, 形成两种介质、两套同一内容的档案。这样做既能利用纸质文件使电子文件内容固定, 确保其法律效力, 又能保留其在检索、传输、存储方面的优势, 便于构建新的档案信息系统。

4、以电子方式保存。

将电子文件保存在电子文件保存系统中, 而非仅仅拷贝在可机读载体上。通过计算机网络将分散在各部门的电子文件无形地集中, 而不必将电子备份移交到档案馆;归档只是计算机上的逻辑归档, 档案信息全部在网络中检索和显示, 归档后物理位置不变。

三、电子文件的利用

电子文件提供利用的方式一般有三种:通过物质载体拷贝以提供利用, 通过网络以提高利用, 通过电脑直接提供利用。无论是哪种方式, 都可以采用集图像、动画、声音、数据和文本为一体的展示方式, 以增强利用效果。

在实际工作中应注意以下几点:

1、电子文件凡涉及国家方针政策, 甚至是国家机密, 应根据密级程度对提出利用要求的人进行资格审核。

2、由于电子状态下的文件内容容易改动又不留痕迹, 对提供利用的电子文件应防止更改与拷贝。

对部分电子文件归档还有必要追踪监控其利用的整个过程, 进行相应的记录, 作为查证依据, 并再回收。对回收后的电子文件拷贝应妥善处理。

3、进行必要的利用统计。

利用统计系统的主要功能包括利用信息采集、按不同时段进行综合统计、统计结果分析等方面。利用这一系统可对电子文件信息的流转、利用及管理工作进行量化分析, 提示电子文件利用工作的特点及规律, 以此调整工作模式, 拓展利用方式与途径, 提高利用工作水平。

参考文献

[1]贾月婷:《电子文件档案化管理问题浅析》, 《黑龙江档案》, 2010, (1) :77。