电子文件归档问题（共12篇）
电子文件归档问题 篇1
随着计算机和办公自动化技术的不断发展和普遍应用, 电子文件已经大量的产生, 并将进一步成为新产生文件的主体。但是, 目前电子文件的归档工作还没有得到足够的重视, 很多教学、科研、管理方面的重要的电子文件游离于档案的管理之外, 这样势必给我们进行的档案数字化建设造成不可弥补的损失。因此, 做好电子文件的收集和归档工作刻不容缓。
一、电子文件与电子档案
1. 电子文件的产生、运转和利用都依赖于计算机的硬件设备和软件设备及信息网络设备, 它具有的特点如下:
(1) 信息的非人工识读性。只有通过计算机将信息的数字代码转换成可视的信息, 人们才能识读。 (2) 系统的依赖性。由于电子文件是通过计算机将信息转换成数字代码记录在载体上的, 因此, 电子文件必须依赖于计算机才能发挥作用, 否则, 人就无法识读; (3) 信息与载体的可分离性、可变性和共享性, 电子文件的信息不是固定在某一载体上的, 而是根据需要可从计算机硬盘拷贝到其他硬盘、光盘, 其信息根据需要可以更改, 并可通过网络传输到异地。电子文件的特点决定了他的管理模式、方法、技术不同于纸质文件。
2. 电子档案是指归档保存在档案部门并作为档案提供利用的数字格式文件, 电子档案构成要素是内容、背景和元数据。
内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息、包括正文、附件等;背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息;元数据是指电子文件的格式、应用程序及编排结构等。电子文件归档, 本人理解为是电子文件转化为电子档案的一个环节, 这个环节的过程应包括对电子文件的鉴定和对其文件背景信息、元数据的检查, 完成了这个环节, 归档的电子文件才能成其为电子档案, 才能有电子档案的凭证价值。
二、电子文件管理中出现的问题
1. 档案管理的信息平台功能不完善。
电子文件的产生和运行完全是由相关的系统来实现的。因此在办公自动化设计之初, 档案部门应该参与到办公自动化系统的设计之中, 提出相关要求;而档案管理系统的开发, 也应与办公自动化系统衔接, 才能避免因设计缺陷造成归档的电子文件不完整、不真实可靠。目前的情况下, 就存在着这个问题, 办公自动化系统与档案管理系统达不到有效的衔接, 造成需要归档的电子文件其背景信息不完整。
2. 各部门在职能活动中产生的电子文件储存过于分散, 没有实现集中脱机保管。
这种情况往往是谁起草文件谁保管, 没有专门人员统一的管理, 时间长了文件会丢失或被新文件覆盖。
3. 电子文件存放载体随意、文件信息格式杂乱不通用。
计算机设备更新太快, 在无专人管理的情况下, 对原有的系统产生的电子文件不进行及时必要的转换, 那么对不兼容的计算机和软件生成的文件在交换使用时会造成很大的困难, 读取文件时也会遇到困难。以上问题的出现, 会对电子文件产生不安全的因素, 对电子文件的真实无法保证。严重的会影响到档案的数字化建设和电子档案凭证功能的发挥。
4. 有的单位在尽情享用现代化带来的便利, 采用无纸化办公。
没有考虑电子文件与纸质文件同时需要归档, 也没有考虑到产生的电子文件需要定期进行备份, 如果管理不完善或设备、软件出问题, 一旦电子文件丢失, 将会造成损失。
三、电子文件疏于管理的原因
1.
电子文件与纸质文件相比, 起步的时间还不是很长, 许多人认为纸质文件才是文件, 电子文件不是文件, 造成对形成的电子文件存放太随意、管理不严格, 忽视对其有效的保存和归档。
2.
档案管理部门没有制定电子文件产生到归档各环节严格、规范的管理制度和科学的管理方法, 造成各部门形成的电子文件没有专人管理, 各自为政、各管一方。
3. 兼职档案人员对电子文件归档意识淡薄, 只习惯于纸质文件的管理模式和方法, 不注重对电子文件的收集、积累。
部门计算机系统管理员没有纳入档案队伍, 协助兼职档案人员共同维护电子文件信息的安全。
四、电子文件归档应该做好的几项工作
1. 推进档案工作的信息化建设, 保证电子文件信息的完整性、真实性、安全性和可利用性。
首先是要抓好信息平台的建设。档案管理系统能够实现与学校的办公自动化系统和各职能部门的办公自动化系统的衔接, 是完成电子文件归档的重要途径。但是, 在没有达到这种要求的情况下, 我们应该尽快地解决档案管理系统与学校的办公自动化系统在数据传输技术上的衔接问题。同时也谋求解决学校的档案管理系统与大的职能部门中小局域网办公自动化系统数据传输衔接问题。
2. 制定电子文件管理制度, 加强对电子文件的全程管理。
高等学校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多, 有文本文件、图形文件、图像文件、数据库文件等, 将如此复杂、数量众多的电子文件收集、归档, 必须靠制度约束, 才能使其成为与纸质文件归档相同的制度, 变成归档人的自觉行动。为了推进档案工作信息化、现代化的建设, 加强电子文件的管理和开发利用, 2002年国家标准局颁布了《电子文件归档与管理规范》, 在不断完善中的《高等学校电子文件归档管理办法》都提供了规范依据。运用规范结合本部门工作中的实际情况, 制定本学校的电子文件归档管理办法, 以电子文件生成、运转、积累、收集、归档、鉴定、整理、保管、利用等一系列科学、合理、严密的管理制度, 从每一个环节堵塞信息丢失、失真的漏洞。结合实际规定本校电子文件的归档范围, 使部门的兼职档案人员任务明确。
3. 做好电子文件的前端管理。
建立规范的制度和工作程序, 结合相应的技术措施, 从电子文件形成开始, 不间断的对有关处理操作进行管理, 包括文件处理过程中相互衔接的各责任者;文件处理过程中的各操作者;文件处理过程中产生的责任凭证信息;建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限;设置符合安全要求的操作日志, 随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施, 从而保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
4. 做好电子文件积累过程的管理。
职能部门应有专人负责部门电子文件的工作, 做好电子文件的积累。办公自动化系统由专人管理, 进入到办公自动化系统运作的文件, 由于系统本身的设置, 所以电子文件所包含的信息还是符合归档要求的。但是, 大量的文件不通过办公自动化系统, 而且是产生于不同科室里的不同人员, 包括数据库文件, 影像文件等, 专职的管理人员在积累纸质文件的同时还要经常性的对这些电子文件进行积累, 并对积累的电子文件进行脱机保管。积累过程中不仅应保证电子文件的真实性、完整性和有效性, 也应防止信息载体的丢失、损坏。
5. 电子文件的管理对文件的格式和文件产生技术环境的要求。
如用文字处理word、excel软件生成的电子文件可通过系统转化为PDF、XML通用格式文件保存利用;图像文件以JPG、JPEJ为通用格式;影像文件以MPEG、AVI为通用格式;其他音频文件、数据库文件都有规定的文件通用格式。而对于电子文件中不具有通用格式或不能将其转换成通用格式的电子文件, 应特别要求将其文件的相关软件、相关数据一并收集。有了上述要求, 将不会再出现因文件格式杂乱、不通用而造成的文件读取困难。
6. 加强档案队伍建设, 为档案管理现代化提供人才保证。
现在的档案管理已逐步由纸质档案转向纸质档案与电子档案共存, 那么这就要求档案人员既要有档案管理知识, 又要掌握计算机知识, 包括:计算机技术、计算机软件技术、通讯网络技术和设备维护知识等。一方面档案人员为适应信息化要求而主动地学习;另一方面通过有计划的培训, 使档案人员成为既懂得档案理论知识, 又懂得信息技术管理的复合型人才。
7. 各职能部门的领导要重视档案信息化工作, 将电子文件归档工作纳入部门兼职档案人员的年度考核范围内, 实行奖优罚劣。
只有制定了制度, 才能保证高校电子档案管理有章可循, 有规可依, 只有执行制度, 才能确保高校电子档案管理朝着标准化、规范化和制度化的方向发展。
摘要：本文通过对高校电子文件归档问题的分析, 对做好电子文件管理从信息平台建设、制度建设、过程管理等方面提出自己的见解,
关键词：电子文件归档,问题分析,对策
电子文件归档问题 篇2
2007-01-15 09:28范围
本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义
本标准采用下列定义。
3.1 电子文件 Electronic Records
能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
3.2 电子档案 Electronic Archives
具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据
3.3 逻辑归档 Logical Filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
3.4 物理归档 Physical Filing
指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则
4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累
5.1 收集范围
电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
5.2 收集积累要求
5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保
留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。
5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。
5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。
5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
5.3 收集、积累方法
5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。
5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A
5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。
5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。
5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理
6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。
6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档
应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。
7.1 归档范围
电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
7.2 归档时间
逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
7.3 检测
在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
7.4 归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
7.4.1 有效性和完整性鉴定
归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
7.4.2 保管期限的划分
电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。
7.5 归档要求
7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。
7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。
7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。
7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。
7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。
7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。
7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管
电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。
8.1 检验
8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。
8.1.2 检验项目
8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。
8.1.2.2 有无病毒。
8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。
8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。
8.2 移交手续
验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
8.3 保管要求
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。
8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。
8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
8.4 有效性保证
8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
8.4.4 定期检验结果应填入 电子档案管理登记表，见附录D。
8.5 利用
8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
8.5.2 利用时使用拷贝件。
8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
8.6 电子档案的鉴定销毁
8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
8.7 统计
电子文件归档问题 篇3
电子文件；依赖性；可共享性；信息技术
1．电子文件及特点
所谓电子文件，是指文件的形成和利用均依赖于电子环境和技术的文件，是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
电子文件具有以下特点:依赖性与不可识别性；所用技术的不稳定性；载体形式多样且体积小；载体不稳定性且寿命短；信息的易控性、可变性与易丢失、易褪变性；信息的可共享性；动态性与虚拟文件特征。
电子文件是各种类型的数据(文本、图形、数字计算、声音等)有机结合的产物，看似文件，其实它是一种虚拟文件。一按键盘便可存储、删除、发送他人，返回时可修改、编辑、更新版本，传统的档案保存和管理方法将不再适用它。
由于具有上述特点，电子文件的管理区别于传统纸质文件，只有更新观念才能适应其管理。
2.更新传统保护档案观念，迎接电子文件保存和利用的挑战
传统档案保护工作强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的持久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术(软件和硬件)才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上面的信息无法利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。
众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远地安全利用。其保护工作的构成要素包括以下几个方面:载体的保护、技术(软件和硬件)的保护、工作环境的保护、保护数据安全(数据可靠、真实、不丢失、不被篡改)等。
针对上述多方面因素，目前电子文件的保管方式主要有:电子文件办公室保管、数据库保管和数据档案馆保管三种方式。
3.尽早明确电子文件管理系统的功能要求，建立电子文件管理系统
电子文件与纸质文件一样是文件存在的一种方式，是由机关、组织、机构、个人在其职能活动中形成的作为活动凭证保存的记录信息。我们保管纸质或电子文件的目的都是相同的，安全可靠地保护文件，维护形成者的活动历史或记忆。但是由于电子文件具有上述若干特点，是一种虚拟的动态文件，传统保存和管理文件及档案的方法不再有效。因此，文件与档案管理的要求也就发生了变化。
电子文件系统是电子信息系统中的一种特殊类型，它需要考虑保存文件的各种特殊需要，这些需要包括文件的产生、跟踪、检索以及把其作为活动凭证安全存储，电子文件系统的建立能保护那些具有持续价值的档案能够不断被提供利用。根据电子档案管理要求，建立起电子档案管理系统，有助于电子档案的管理，才能更好地保存和利用电子档案，发挥电子档案管理系统的应有作用。
4.提高电子档案的保管意识，迎接信息技术的挑战
加拿大档案工作者T·库克在第十三届国际档案大会的报告中提出了信息时代档案工作应如何迎接信息技术挑战，他所倡导的保管模式很值得我们借鉴。这种保管模式将给档案工作带来以下改变:
一是档案专业的关注焦点将很快从文件实体转向文件形成过程;
二是从分散的个别文件的性质和特征转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程;
三是从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映它们最精华的文件永久保存;
四是从文件实体的整理、编目、保管转向了解信息系统和形成者的相关文献之间的有机联系;
五是从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的“肯求”机构转变为一个监督形成者维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构;
六是从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者编制的系统内各种文件的中央信息中心;
七是从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能业务活动为重点的概念来源。
电子文件归档问题 篇4
1. 电子文件的特点
电子文件是随着计算机的应用而出现的一种新的定义, 它是在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传输的文件。
2. 电子文件归档管理中存在的问题
2.1 电子文件管理重视程度不够
目前, 电子文件归档还处于起始阶段, 人们对它的意义和作用未充分认识, 不能把电子文件同纸质文件同等看待, 没能引起高度重视。多数单位只是把形成的电子文件储存在硬盘、磁盘或光盘内, 没有进行规范整理、鉴定和归档, 导致大量电子文件积压。部门起草打印文件后, 不保留原始电子文件, 不是因储存其他信息而被清理, 就是被新起草的文件所覆盖, 造成电子文件丢失。
2.2 电子文件收集难度大
由于电子文件的特殊性, 人们对它还未形成和纸质文件一样的感性认识, 因而对电子文件收集未引起足够重视, 而且电子文件从最初形成到归档保存跨越了多个部门, 这给电子文件收集带来了相当大的难度。
2.3 电子文件的技术保护程度低
电子文件的载体一般是以磁介质为主, 对存放环境的要求比较高, 但是目前存储选用的载体不耐久, 性能不稳定, 加之保证电子文件真实性的技术过于复杂, 难以采用等, 都是在管理过程中遇到难题。另外由于电子文件自身存在的问题, 目前尚未制定出相应法律认定的条文, 这在很大程度上限制了电子文件的归档管理。
2.4 电子文件的归档范围和方法不科学
电子文件的归档范围比较单一。很多单位的档案部门对党政公文和部分业务部门的电子文件进行了完整的归档, 但是忽略了财务部门形成的会计电子文件, 致使相关会计报表、账簿等散落在个人手中。
2.5 电子文件存在的安全问题
电子文件在给我们信息集成、信息海量存储、信息高速检索利用便利的同时, 其存在的安全问题也成为了电子文件发展的障碍。一方面, 由于电子文件内容的独立性和易更改性, 电子文本本身信息载体的不稳定, 给电子文本的存档带来巨大的影响。另一方面, 网络给电子文件管理带来便利的同时, 也带来了一定的风险, 计算机病毒和黑客的攻击足以破坏电子文件或造成电子文件信息的泄露。
3. 电子文件归档管理的对策
3.1 加强对电子文件归档管理工作的重视
在现今的信息时代, 电子公文的归档和管理, 对各级单位都是一项新工作和新挑战。在电子政务、电子商务、办公自动化等系统逐步实施的新形势下, 电子公文将成为各单位产生文件的主要形式, 进而成为档案信息资源的重要源头。
3.2 建立和完善电子文件归档制度和标准
制定科学、合理的归档电子文件及其结构标准, 是实现全面电子文件归档以及电子档案管理的基础。首先, 要完善体制;其次, 要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责。再次, 要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准。最后, 档案部门在接收电子文件时, 要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
3.3 确定电子文件的归档范围和归档时间
凡是反映各级单位和各部门的主要工作, 具有参考利用价值的电子文件都应纳入归档范围。确定电子文件的归档时间要视归档的具体情况而定, 电子文件的归档管理分逻辑归档和物理归档两种。
3.4 加强对电子档案的安全保护管理
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在, 也可以互相转换, 包括文件的字体、签名、印章等, 通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致, 这使得电子文件职能保证真实性而无法确定原始性。
3.5 提高档案工作者的素质
档案部门要开展业务指导和电子文件管理知识的培训, 提高档案人员素质。
参考文献
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浅议CAD电子文件归档管理论文 篇5
1.电子文件归档缺乏规范化、制度化
由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。
2.电子文件归档管理人员职责不明确
在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。
3.归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性
有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。
二、CAD电子文件归档前瞻
CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机应用的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。
1.CAD电子文件的特点
信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。
信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。
信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。
信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。
信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。
2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性
电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。
档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。
在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易熒杓菩幸瞪杓仆贾健⑽募重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。
三、完善CAD电子文件归档管理措施
1.完善制度，措施到位，合理配置资源
各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。
明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。
统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。
2.尊重并贯彻前端控制思想
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。
勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。
3.纸质文件与电子文件同步归档
据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。
4.重视技术鉴定
工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。
可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。
对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。
对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。
参考文献：
基层电子文件的归档管理 篇6
一、选择好电子文件归档方式和途径
归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。
需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一
由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。
三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。
电子文件归档问题 篇7
关键词：办公自动化,高职院校,电子文件,文件归档,归档方式,归档流程,处置方法
一、引言
数字化校园建设,尤其是办公自动化(以下简称OA)的实施为高职高专院校的管理工作注入了前所未有的活力,并取得了极大的成效。然而伴随着OA电子文件的大量产生,其后期的归档工作如何应对和运作,无疑为高职高专院校档案部门提出了新的挑战性任务。高职院校OA电子文件的归档,涉及到许多以前纸质文件时代从未遇到过的难题,归档的对象、处理文件的方式包括管理人员等均发生了变化。要适应这些变化,高职院校档案部门必须借助适合高校发展的新一代档案管理系统,并在归档思路、流程、模式上有所创新、有所突破。
二、高职院校OA电子文件归档方式、流程及归档后的管理方式
1、高职院校OA电子文件归档方式
高职院校OA电子文件采用脱机介质移交和网络移交两种方式,即物理归档与逻辑归档。采用这两种方式归档,决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。物理归档,方式简单、直接,不需要前期很大的投入和专门系统的支持,直接将数据拷贝到光盘等物理载体上,便可完成归档。通过物理归档,可以实现电子文件的集中管理,保证数据的安全。高职院校物理归档应定期完成。逻辑归档,即网络移交,是指各部门通过局域网向档案机构移交电子文件。OA电子文件采用网上在线归档,效率高,能适应不断增加的电子文件管理和利用需求,但前期配套工作复杂,既需要档案管理系统的支撑,又需要两办(党办、校办)和信息中心、网络中心等部门的配合和支持。从我国高等教育事业长远发展的要求和档案工作的重要性考虑,逻辑归档是必由之路,早晚得实施,早实施、早得益,越晚实施,问题越多,难度也就越大,所以高职院校档案部门最好在学校推广使用OA系统的同时,一并将网上在线归档问题予以解决好。[1]逻辑归档尤其适用于高校,可使各院系、各部门的电子文件能够及时甚至实时地进行归档,纳入规范的管理体系,从而保证原始档案信息的完整,也有利于高校档案馆(室)对这些电子文件的安全保管和合法存取进行有效地监控。
2、高职院校OA电子文件归档流程
OA电子文件采用物理归档还是网络在线归档,决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。除应按照普通文件的归档要求执行外,还应针对电子文件的特殊性进行归档。电子文件的归档可分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,即文件的形成之时就是文件的归档之日。然后定期完成物理归档。归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。物理归档,方式简单、直接,不需要很大的前期投入和专门系统的支撑,直接将数据拷贝到光盘等物理载体上,便可完成归档。OA电子文件网络归档的流程,需要结合高职院校的实际情况来确定。归档流程如图:
3、OA电子文件归档后的管理方式
OA电子文件归档后可采用脱机方式存储,脱机存储方式就是将电子信息存储在软盘、硬盘、光盘等一些光介质和磁介质上,将其按档案实物保管起来,与传统的磁带、录像带管理方法相似。所不同的是将电子信息及其背景信息(包括能够浏览电子信息的专用环境及应用程序等相关信息)一起刻录到光盘中,进行集中存放和管理。这种归档方式,在对归档的电子信息进行查阅利用时首先需要安装各类应用软件程序,然后才能浏览其全部内容。这种归档方式的缺点是每张光盘上存储的内容中软件程序多,而档案资料信息相对较少。
(1)光盘塔全文检索管理方式
光盘塔全文检索管理方式就是通过自动化操作光盘库的电子设备,以光盘目录管理为核心,建立搜索引擎,通过检索光盘目录进而访问光盘上存储的全文信息的检索管理方式。这种归档管理方式的优点,在于实现了真正意义上的目录、全文检索。其局限性在于资金需求量较大和技术要求较高,而且在光盘及其存储内容的管理上工作量较大。
(2)数字介质目录管理方式
数字介质目录管理方式就是将磁盘、光盘当作档案实体,进行分类、编目并入库、上架,摘录其档号、题名、关键词、归档时间等档案元数据,编目成册,以供查询、借阅利用。然后采用计算机的单机、局域网、专网、广域网等方式将目录信息管理起来,利用者可以通过查询档案目录信息而了解档案资源的概况。在实践中,为了查询方便,减少光盘的磨损度,可以将光盘中的内容打印出来,同时以纸质档案保存起来。这也是目前较为流行的纸质、电子双轨制归档管理的基本方式。
三、高职院校OA环境下电子文件归档管理中出现的问题
1、没有将OA电子文件的归档列入学校的工作日程
目前在高职院校中,电子校务总体规划没有考虑档案信息化建设,档案信息化建设没有纳入电子校务总体规划,致使档案工作部门在大量电子信息不断产生的情况下束手无策。现阶段,高职院校电子信息管理工作的特征是多职能部门并行、多类信息格式共生。在电子校务建设的初期,顾不上将所有职能部门和管理机构的信息化工作统一、规范地同时推进,各部门根据自身的条件自发地产生电子信息。由于各部门的业务职能及其工作流程不尽相同,其所选用的硬件、系统软件、应用软件等也不完全相同,必然造成各部门产生的电子信息在文件类型和存储内容格式上存在差异。
2、相关人员对电子文件、纸质文件归档的方式方法及要求缺乏了解
随着办公自动化技术的普遍使用,产生两类需归档的文件,即电子文件和纸质文件。原来纯粹是纸质文件,现在是电子加纸质,且以电子版为主;原来由兼职档案员负责本部门文件材料的收集、保管,现在是行政秘书即时操作(由于各种原因,两者有所脱节);原来是手工流转、承办并整理、组卷归档,现在是网上流转、承办并要求将电子文件直接在网上归档;原来是拟写案卷标题、编页码、装订、移交归档,现在是如何将OA系统中已有的文件著录信息、阅处意见及全文与对应的纸质材料同步归档。而面对这样的形式,目前高职院校人们还没有相应的思想意识,缺乏对电子文件、纸质文件归档的了解。这就要求我们正确认识和了解电子文件与纸质文件的不同特性和归档方式、方法。在电子文件归档的同时,不应忽视纸质文件的归档;在纸质文件归档的同时也不应忽视电子文件的归档。网络的出现使过去立档单位的结构发生了变化。电子文件分散在各单位的存储器上,网络环境下形成的电子文件,时间性很强,错过时机,电子文件就有失散、损毁的可能。一旦出问题,无疑会造成大量有保存价值的电子文件丢失。如果文件形成单位自身不注意及时收集、积累,不按纸质文件的归档范围有选择地备份到档案文件保存系统内,将给以后的工作造成无可挽回的损失。
3、档案管理工作滞后于电子校务的发展
在高职院校电子校务环境下,多种电子信息归档方式均有一定局限性。现阶段,虽然计算机已被广泛利用,但多数单位仅限于单机使用,网络化程度不高。在单机模式下,单位各科室的发文底稿均在各自的单机中保存,文书部门只负责收集保管纸质文件。而对于使用OA系统、实现网络管理的单位,则又由于档案管理系统与OA系统之间的不衔接,导致出现电子文件逻辑归档难的问题。在这种环境下,电子文件的收集相对困难、相对滞后,实现物理归档难度较大。从总体上来说,近几年高职院校大量的电子信息或电子文件的归档管理工作中亟待研究解决的一个重要问题仍然是电子文件归档管理滞后于电子校务的建设和发展。电子文件归档管理在电子校务环境中相对滞后,将会导致每年大量电子信息资源丢失,无法适应教育管理信息化的需要,从而成为新时期档案管理工作的缺损或失职。目前,高职院校电子文件归档管理滞后于电子校务建设和发展的问题,主要表现在以下两个方面。一是档案信息化发展落后。首先是思想意识上的落后,在信息化工作热潮中,相当多的档案工作者电子信息归档意识淡薄,热衷于熟门熟路的手工操作、按部就班地开展传统档案管理,缺乏档案信息化的紧迫感,处于一种被动、落后的状态。其次,受传统档案管理模式的影响,高职院校的档案馆(室)在学校工作中处于相对边缘化的地位,办公自动化、网络化、信息化设备条件相对较差,电子信息技术人才缺乏。在电子校务系统工程中,档案工作者一方面缺乏电子文件归档管理的基本条件,另一方面也未能主动介入电子信息归档的前期管理。
4、OA电子文件管理制度不健全
电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。应将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化和信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。在电子文件设计形成阶段,档案人员就要参与设计,进行指导,使产生的电子文件能按归档要求归档,并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件的产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后,在使用过程中,档案人员应参予对其管理,熟知在使用过程中发生的各种情况,并进行积累。应及时按档案整理、鉴定的有关要求,对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则,长时期不过问,由于相关技术发生变化、设备陈旧或更新,原来的电子文件在新的条件下必然读不出来,这样人们活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者、电子档案的管理者应通力协作,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可使用性、可理解性。因此,在电子文件时代,文档一体化管理,势在必行。
四、对策
1、在电子校务建设中明确OA电子文件归档的有关内容
OA系统运作的最基本功能至少包括三大块,即发文、收文、呈文管理。发文从拟稿、修改、审定、签发、打印输出都在网上进行;收文(纸质来文),目前通常的做法是由党办、校办秘书统一将其数字化、上传,并加著相关信息,然后在网上完成传阅、批示、办理等;呈文为校内工作请示和工作报告,由各部门在网上完成拟稿、会签、提交、审核和领导批阅。除了电子全文和上述流传处理信息外,OA系统中还记载了各种文件的记录信息,有些是系统自动产生的,有些是文件管理员手工录入的。OA电子全文、流程信息和文件记录信息三部分数据构成了OA电子文件需要归档的主要内容,其中文件记录信息起着描述、关联文件所有信息的作用,电子全文和流转处理信息从属于文件记录信息,两者间有一一对应的关系。
2、结合高校实际确定OA电子文件归档的流程
OA电子文件归档的流程,需要结合高校的实际情况来确定。与纸质文件相比,OA电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。三个部门的职能应相互渗透、扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中融为一体,共同形成质量较好的电子文档。因为高校要归档的材料并不局限于文书材料,还有大量的教学、科研、出版等专门材料;高校兼职档案员也不一定全部是收文、发文件的管理员或OA系统的操作员;高校档案管理系统也不可能仅与OA系统融合,而还要考虑大量纸质卷宗的管理,所以档案信息的著录和编目等工作不宜一同在OA系统中进行。应将OA系统作为学校的一个业务管理系统来对待,利用专用接口程序将其处理完毕的各种数据事后定期迁移到档案管理系统中来,然后由各部门的兼职档案员和档案馆(室)的收集指导人员共同在档案系统中来完成归档操作。即先由兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别,并按档案管理的要求补充必要的档案著录项,再作预归档。待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后,专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核,确认正确无误后正式接收归档,并按照预先设定的编目方案自动生成档号等,完成网上归档任务。与OA系统电子文件相对应的纸质文件,采用相同档号来处理,并实施归档。
3、实行OA电子文件与纸质文件同步归档
目前,电子文件在我国还未取得法律效力,起凭证作用时,还要依靠纸质文件。因此,电子文件、纸质文件在相当一段时间内还将长期并存。在做好电子文件归档的同时,不应忽视纸质文件的归档。OA系统运行后,所有对应的纸质文件实际上不再流传,但是按照规定,也要与电子文件一起实行双套制同步归档。纸质文件归档原则是跟电子文件走,即统一著录、统一档号,以件依次集中编号、装盒和上架。具体做法是:归档前,兼职档案员到两办去领回各自的收文(按OA系统中第一承办单位区分)、发文(按OA系统中的文号区分),呈文由各单位自行从OA系统中打印出来,并签字、盖章。然后,兼职档案员要为每一个归档纸质文件打印一张含有领导签阅意见和流转、承办等信息的文件处理单,与该纸质文件一并归档。
4、实行以件管理的归档模式
OA电子文件的逻辑归档是在网上实现的,若采用传统的纸质文件组卷方式归档,无疑对接口转换程序以及档案管理系统中的接收、归档模块的设计带来困难,其复杂性和归档工作量都将很大,以致难以逾越和无法接收。在实践中,可对OA电子文件采用“以件管理”的归档模式。其主要思路是:将OA归档文件分为“发文”,用“OA11”分类号代之;“收文”用“OA12”分类号代之;“呈文”用“OA13”分类号代之,依次类推。如此考虑,既遵循了OA系统文件本身的分类方案,符合接口程序对数据实行分类导入的思路,大大简化了程序设计的难度,又方便了归档人员检查、核对文件的数量、文件的办理信息和全文的完整性等,省去了文件的整理、组卷步骤,归档工作效率大为提高,还满足了档号的统一编制和自动生成的需要。
5、科学设计归档模块
根据归档流程、归档内容和以件分类归档的思路,档案管理系统中的OA归档模块可以设计成“未归档文件管理”、“预归档文件管理”、“已归档文件管理”、“不归档文件管理”四部分,并在模块主界面上设立“年度”、“归档单位”等搜索栏目,便于档案人员按年度、按单位进行归档操作。同时,系统还能在统计栏目中自动显示各部门转换过来的OA文件数据及操作统计信息等,即时掌握归档工作的进展情况。在“未归档文件管理”界面中,兼职档案员可以对本部门的OA电子文件进行浏览、编辑,确定是否归档。如前所述,由于系统已经将各类OA文件的著录信息都转换了过来,所以只要检查一下并将空缺的信息补全,就可以逐条完成预归档工作。在“预归档文件管理”界面中,档案馆(室)人员可以按部门依次审核预归档文件的著录信息和电子全文是否准确、完整,如果发现有错误或疏漏,则可以将该文件退回到未归档状态,并说明原因,通知兼职档案员重新处理。如无错误和遗漏,就可以将该单位的所有预归档文件正式归档,并由系统自动给每个文件赋予档号和归档日期。按归档单位和时间依次操作,可以使同一单位的OA归档文件排列在一起,便于后续编目和日后查询。在“已归档文件管理”界面中,档案人员可以为每一个OA归档文件自动、批量赋予排架号,并打印制作文件的封面,其信息有档号、题名、页数、归档单位、归档日期、保管期限、排架号等。
6、对电子文件归档中的特殊情况应加以说明
OA纸质文件归档过程中也会遇到一些特殊情况,如,对于跨年度办理的文件,按传统做法,是要等办理完毕后再归档的,但现在就做不到了。又如,收文与办文结果不一定放在一起。还有,主要材料上了OA系统,但辅助材料没有或没法上OA系统,等等。对此,档案人员要予以特别关注,不能由于归档方法的改变而疏漏了重要纸质材料的归档。另外,遇到这些特殊情况,一定要在OA归档文件记录的“备注”栏中加以标注,以便查考。
档案之所以珍贵,是因为其为孤本,档案之所以要保存,是因为它具有原始的法律凭证作用,档案保存的目的是为了利用。OA电子文件是一个新鲜事物,电子档案管理是档案界的一次革命。这就要求档案工作者在信息时代必须结合档案管理的各个环节,努力学习新技术,提高驾驭现代技术的能力,加强电子文件方面的研究,管理好、利用好电子文件,使我们“新的记忆”的花蕾永远绽放。高职高专院校OA系统电子文件的归档及其相关工作,是一项富有挑战性的工作,高职院校档案人员既要解放思想、大胆探索,又要实事求是、谨慎对待,以发展的眼光、紧迫的使命感和科学的方法来面对我们遇到的实际困难,靠智慧、动脑筋,博采众长、迎难而上。相信在所有同仁的共同努力下,这项工作定会取得更好的进展。
参考文献
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电子文件归档工作浅析 篇8
一、电子文件的归档
电子文件是20世纪90年代初才使用的一个词汇, 国外最早提出这一概念的文献是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。电子文件是指以数字代码形态存在, 通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。无论是纸质文件还是电子文件, 归档都是十分重要的环节, 在传统的纸质文件时代, 归档通常在文件处理程序完毕后进行, 而电子文件因其形成规律的特殊性, 归档工作会前移到电子文件生成之时。由于电子文件自身的技术特性、载体形式的多样性以及计算机管理的特殊要求, 决定了电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。
(一) 文书电子文件归档:
电子文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。
(二) 科技电子文件归档:
1.基建档案。对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。2.设备档案。应该附上电子文件内容说明和注意事项。
(三) 会计电子文件归档:
1.工资单。应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。2.账簿。光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、审核、记账等人员签名, 以增强真实性和凭证作用。
二、归档电子文件的保护
光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点, 必须制定保护措施, 定期将归档电子文件转储到光盘上。 (一) 光盘的保护:1.规范排放和使用。光盘应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 在使用过程中应避免摩擦和划痕。2.保持良好的温湿度环境。温度宜控制在14~24℃, 相对湿度40%~65%。3.注意避光。定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 光盘每5年转储一次。 (二) 电脑中的电子文件的保护:对电脑中电子文档要谨慎保管, 定期进行查毒, 必要时可设定密码锁或登录密码, 保证电子文件的安全性。
三、电子文件原始性的认定与维护
档案在法律上的凭证作用基于它的原始性, 而对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在: (一) 电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹。 (二) 电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。 (三) 电子计算机软硬件技术的不断更新换代使电子文件往往需要以自身结构、格式的改变为代价。 (四) 电子文件可以采用不同的方式输出。 (五) 电子文件可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出。 (六) 目前电子文件的签署还无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。电子文件原始性的技术维护措施:主要有加密、签署、消息认证、身份验证、设防火墙、防写措施等技术。这些技术对于维护电子文件的真实可靠性都有很好的效果。
四、电子文件归档的发展趋势
电子文件归档应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。三个部门相互协作、扬长避短, 发挥各自的优势, 共同推进电子文件归档工作。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。在光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前, 它与纸质档案将并存很长时间, 从长远看, 在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后, 可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案, 采取以光介质归档为主, 纸介质归档为辅的做法, 而对那些凭证价值较高的档案, 则采取以纸介质归档为主, 光介质归档为辅的做法。这样, 不但能够提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少档案的体积, 缓解库房紧张的状况。
综上所述, 电子文件归档管理工作是一项艰巨而长期的任务。只有深刻认识电子档案管理的重要性, 做好电子文件的归档管理工作, 深入开展开发档案信息资源, 才能在社会发展中发挥档案信息的更大作用。
参考文献
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[3] .徐义全.电子文件归档与电子文件管理概述[J].北京档案, 2001.1
浅谈电子文件归档工作 篇9
关键词：电子文件,归档工作,归档
一、电子文件定义及其特点
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点:
1、不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用。
2、可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
3、电子文件的利用是可共享的, 不再受时间和距离的影响。
4、保存条件和环境要求与纸质档
案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件归档工作的难点
1、电子文件形成过程对档案本质属性的影响。
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上, 另一方面表现在档案的形式上, 如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等, 都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性, 才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息, 而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中, 电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行, 它便于修改、便于复制的特性, 使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本, 没有草稿与印稿的区别, 也没有正本与副本的差异, 甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等, 便成为档案界的一系列新课题。
2、与纸质文件相比, 电子文件归
档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素多, 仅靠档案部门独家很难完成, 电子文件归档工作涉及到电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门。电子文件形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门如何相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在电子文件归档中集成一体, 也是当前亟待解决的问题。
3、与纸质文件相比电子文件归档
是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。大多数电子文件形成者或囿于传统观念, 误认为电子文件不是文件而忽视其归档, 或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性, 使其必须借助计算机编目归档, 这对不熟悉操作技术的立卷人来说, 不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟, 容易产生畏难情绪。
三、档案界所应采取的对策
1、做好归档电子文件的技术处理工作, 实施电子文件管理战略。
新型文件材料的归档势在必行, 这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域, 对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导, 保护电子文件的原始信息, 了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2、解决好电子文件的保存问题。
以化学磁性材料为载体的电子文件, 从理论上讲能够长期保存, 因为它的信息读出是无接触式的, 不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内, 不怕外界磁场的影响, 不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是, 由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际贮存的验证, 所以, 电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前, 对于长久保存的电子文件, 需要定期进行复制, 以防止信息损失。
3、使档案管理向立体化方向发展。
以前的档案管理是呈直线状态的, 随着人们对利用服务工作的重视, 使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况, 随着电子文件的介入, 档案种类在增加, 其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此, 在原有平面结构基础上, 又增加了一项档案信息载体内容, 就构成三维空间, 形成了立体化的管理结构。
4、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。
电子文件归档与电子档案管理研究 篇10
1 电子文件归档的定义及分类
电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。
但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。
按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。
2 电子档案的管理模式
国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:
2.1 分布管理模式
这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。
2.2 集中管理模式
要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。
2.3 分布与集中相结合的管理模式
发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。
3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状
我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:
3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一
有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。
3.2 标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
3.3 档案信息管理人员的素质有待提高
实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。
4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持
由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:
4.1 加密技术。
加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。
4.2 消息认证。
使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。
4.3 签署技术。
目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。
4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。
4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。
4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。
参考文献
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[4]王苑华.电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J].档案学研究, 2002 (1) .
对电子文件归档工作的若干思考 篇11
关键词：电子文件 归档工 档案
0 引言
所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件相比较，电子文件归档是一次更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。因此，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度，注意电子文件归档工作与传统档案工作的区别与联系，并提出今后积极推动电子文件归档工作的对策措施。
1 电子文件归档方式的选择至关重要
实践证明，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。
1.1 借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
1.2 选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。
2 电子文件归档工作与传统档案工作之比较
2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。
2.2 传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合，打乱或破坏文件的本来顺序。
2.3 由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
2.4 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
3 积极推动电子文件归档工作的对策
3.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要长期进行复制，以防止信息损失。
3.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
3.4 档案工作者知识结构的变革迫在眉睫。档案工作者要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案工作者拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案工作者知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
参考文献：
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[2]杨公之主编《档案信息化建设导论》.中国档案出版社2001年版.
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[4]查启林.《档案“原始记录性”质疑》.《图书情报知识》1994年第2期.
[5]刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期.
确保电子文件归档质量的措施 篇12
1. 明确归档范围。
这是保证电子文件归档质量的关键。笔者认为, 应主要按照国家档案局《机关文件材料归档与不归档的范围》, 结合单位本身的业务范围执行, 具体包括各种文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。在实际工作中, 应具体问题具体分析和处理。如对草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 所以一般情况下可不保留, 但是, 如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时, 或者从保留文件重要修改过程的信息考虑, 则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的电子文件, 则应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系, 尤其是对无纸化系统生成的电子文件, 应当有更严格的措施。必要时, 应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
2. 制定归档标准。
国家档案局于2003年7月22日以6号令的形式颁布了《电子公文归档管理暂行办法》, 对电子公文管理的相关问题作出了原则规定, 该《暂行办法》自2003年9月1日起正式施行, 从而为电子文档管理工作提供了法规依据。电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件, 不仅外形上不同, 在处理方法、管理内容上也相差甚远, 所以必须根据电子文件的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项标准的制定, 可以参照文书档案的某些做法, 但又不能照搬。归档标准的制定决不是档案部门一家的事, 应该联合技术部门和使用部门等共同协商制定。如电子文件在形成、积累、归档、保管过程中, 应及时登记设备环境、相关数据等, 以保证电子文件的归档质量;生成电子文件与专用软件必须一同归档;对已经归档的电子文件的管理, 应有严格的制度和有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性和完整性等。
3. 确定归档方式。
电子文件的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上, 将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中, 电子文件能供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定、可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。物理归档是指经过计算机处理的电子文件通过拷贝或刻录卸载到载体上, 向档案部门移交实行脱机保管的过程。该方法便于电子文件的长期保存。
4. 完善归档方法。
一是对收进和发出的电子文件建立登记簿, 加强对电子文件的前期控制, 防止从网络渠道流通的电子文件散失, 便于追根溯源;二是采取定期与不定期相结合的方法对个人产生的与工作相关的电子文件进行收集、登记、备份;三是及时对即将更新或已更新的操作环境及数据进行登记和保存。四是将最终版本的电子文件存入磁、光载体介质上, 也可压缩归档, 采用数据压缩工具对电子文件进行压缩, 然后刻入磁、光介质上。一般在局域网或其他网络下采用备份系统归档, 将要归档的电子文件在网上进行备份操作, 就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。归档的电子文件格式尽可能使用通用标准, 归档后还应进行一致性的测试。
5. 明确归档时间及份数。
电子文件的归档时间一般有年度归档、阶段归档等, 可视具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件, 存贮介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2~3个月为宜。一般拷贝二套, 保存一套, 借阅一套。即使在网上进行, 也要保存一套。必要时应保存两套, 其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。
6. 与纸质文件同步归档。
鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确, 电子文件本身也存在技术缺陷, 所以单独使用并不安全。因此, 目前采用电子文件与纸质文件同步归档的“双轨制”:一方面着手建立和运用计算机网络环境下的具有许多特征的电子文件;另一方面还要继续保管实体档案, 同时逐步建立数据副本, 实现档案信息资源在现代社会信息平台上的运转。这样既可解决归档文件的凭证依据问题, 又可解决归档文件的提供利用和资源共享问题, 以达互补之目的。
参考文献
[1].朱桂兰.张琦.浅议纸质文件与电子文件归档方法的融合发展问题.中小企业管理与科技, 2011.6
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