电子文件（通用12篇）
电子文件 篇1
摘要：可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。其可信管理包含全生命周期管理和审计认证。全生命周期管理解决真实性、完整性、长期可用性的保障问题,审计认证解决真实性证明问题。
关键词：电子文件,可信管理,审计认证
电子文件本质上是档案,只是载体形式不同于传统档案,因此其本质属性必然也是原始记录性。从电子文件内容上看,是形成者在社会活动中直接形成的,原始地记录和反映着形成者从事某一社会实践活动的实际内容与客观过程;从电子文件形式看,是其形成者当时当事使用的原始文件的直接转化物,原样地保留着形成者当时的工作痕迹以及当时的照片、录音录像等,是形成者的原稿、原作、原声、原貌。因此,电子文件同传统档案一样,都是历史活动的最真实可信的原始记录,是后人查考历史事实的最确凿可靠的原始凭证。
从电子文件出现直到现在,虽然其研究取得了很多进展,得到了社会的广泛认可,然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。问题的根本在于电子文件的真实性是否得到了保障,档案管理人员是否能提供电子文件真实的充足证明。
一、可信电子文件
可信的电子文件是指真实性、完整性与长期可用性得到确认的电子文件[1]。这里使用了“确认”一词,而非常见的“保障”。二者的区别在于“确认”不仅表明电子文件真实性得到了保障,还能对其真实性提供证明,从而满足社会对电子文件真实性要求的主观认知,电子文件是可信的,也就具有了法律效力。因此,可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。
二、电子文件可信管理工作内容
1. 档案管理工作的本质。根据档案的本质属性———原始记录性,可以明确档案管理的本质是保障其真实性、完整性,维护其长期可用性,档案管理的所有作用工作都应该围绕这个“保障”、“维护”来开展。只有真实性得到了保障,长期可用性才有意义。离开了真实性,长期可用性就是无源之水、无本之木。因此,档案管理的首要任务是保障档案的真实性并证明其真实性,其次是维护其完整性与长期可用性。
首先对传统档案管理进行简单分析。传统档案管理工作主要内容大体为八项:收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计、编研。这八项内容从理论上划分为两个基本方面:即档案实体管理与档案信息内容的开发利用[2]。
这两大方面主要考虑的是档案的完整、齐全与可用性,基本没有涉及档案的真实性问题。内容信息的开发利用自不必说,实体管理依然没有考虑档案的真实属性问题。如收集工作主要是保证归档和进馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性。保管工作是指对已经整理好并排架入库存放的档案进行日常维护,一是维护档案实体的管理秩序,使档案在库房存放与使用时始终有序;二是保护档案实体不受损害,尽量延长档案实体的“自然寿命”。前者实际上是为了下次的查找利用方便,后者则是为了档案的长期可用。鉴定工作是指对档案价值的鉴定判别,以此来决定档案的存毁。
整理工作基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化、条理化,最终目的是方便查找、方便利用,整理中的逻辑方法或历史方法均指的是如何实施实体档案有序化管理,即库房中档案的排列问题,实质上是档案分类方案的确定问题。可以说,整理工作关注的是实体的排列,而非档案信息的真实性问题。实际上,由于信息与载体的分离以及计算机强大的处理能力,电子文件可以同时有多个分类方案,当然,历史方法的分类方案应是最基本的方案,但完全可以同时具有逻辑方法的分类方案。从这个意义上,电子文件实体排列的重要性急剧降低,也就是说,其整理工作主要是制定分类方案。
从以上分析可以看出,传统档案工作关注档案的完整性与可用性,但基本没有考虑档案的最本质属性——真实性。这应该不是档案学者的疏忽。由于载体与信息不可分离的特性造成了纸质档案真实性不言自明。很可能正是这种不言自明、所见即所得的明显感觉, 使得档案学者没有考虑纸质档案的真实性管理问题,纸质档案管理工作也就忽略了真实性保障与真实性证明方面。但由于在档案工作没有做到真实性保障与真实性证明的同时,社会却依然认可了纸质档案的真实性,这种忽略并没有影响纸质档案的法律效力。因此传统档案管理可以不涉及真实性保障与证明工作,从管理理论到实践几乎都没有这方面的思考与行动。但电子文件呢?信息与载体分离的电子文件其管理工作是否还可以不考虑真实性问题呢?电子文件管理还按照传统档案管理的工作内容来进行就能满足需求吗?答案是否定的。
2.电子文件可信管理。
(1)电子文件管理的常规性工作。电子文件的本质是档案,必然遵循档案管理的规律。其工作也应该包含档案管理的八项内容,但有一定的变化。
收集,同纸质档案收集工作一样,其基本任务是将电子文件集中到档案机构中。不一样的是,后者除了收集电子文件本身,还要收集其元数据,这些元数据对以后的长期保存有着重要作用。考虑到电子文件对软硬件的依赖性,常用“捕获”一词来替代“收集”,以表明元数据收集、实时归档等方面的主动性与必要性。该项工作对电子文件全程管理具有重要意义,也是本课题重点分析的内容之一。
整理工作的重心不再是实体的排列上架,而是多种分类方案的制定与相关元数据的补充,并将这多种分类方案固化在管理系统中。
与传统档案保管工作极为重视载体不同,电子文件保管工作则将实体与信息本身均作为其管理对象,即不仅对载体进行保管、保护,更重要的是对信息内容进行保管、保护。实际上由于载体的容灾备份与可以在其寿命终结前将信息迁移到新的载体上,载体保管的重要性在电子文件长期保存中急剧降低。
鉴定工作除了对电子文件价值进行鉴定判别外,还需要实施技术鉴定,即“双重鉴定”。对于检索工作而言,最重要的是进行著录、标引工作。需要注意的是,该工作需对元数据与传统档案著录项进行区别、区分。
(2)电子文件可信管理必须包含的两个内容。除了传统档案工作的八环节外,电子文件管理还应包括两方面的工作:一是保障电子文件的自然属性——真实性、完整性与长期可用性,二是证明其真实性。相对于纸质档案管理工作而言,这两方面工作是全新的,也是至为关键的。
1对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始,除了文件属性,还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中,可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后,可能还有保存位置、存储介质等属性;在长期保存过程中,还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响,必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。
前述常规工作实际上就是全生命周期管理中的工作环节与工作内容。除了这些常规工作,至少还应有文件捕获、格式管理、元数据管理(非著录工作)、跟踪审计等和可信保障密切相关的工作。可信的收集与归档、可信OAIS电子文件库、可信保存流程等是电子文件生命周期管理中的关键环节与关键问题。
2对电子文件管理实施审计认证。前述分析,电子文件具有法律效力,要证明其真实性,就要对电子文件的真实性进行确认,常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪,施加数字签名、水印、电子签章等技术手段,进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统,数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中,为了确保这些信息能够产生并能被正确保存,电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构(可以是政府机构,最好是中立的第三方)对系统进行认证。如果使用了未经认证的系统,很有可能满足不了对电子文件的审计跟踪,这种系统产生与保管的电子文件其真实性就难以得到证明。只有满足了认证的系统,才可以实现对电子文件真实性的管理保障。
档案管理中需要档案管理人员大量的智力劳动,因此电子文件管理系统需要人机交互,不能完全自动运行。人机交互的程度、不同档案人员的操作能力不同,系统运行的结果存在不一样的可能。因此,满足认证的系统是电子文件真实性的必要条件,但不是充分条件,还需要对电子文件管理过程进行认证,也就是对电子文件管理系统运行进行认证。
最后一个认证是保管机构的文件保管能力认证,包括管理人员的职业能力、规章制度、软硬件条件、管理规范、运行维护等的投入资金等等。只有经过认证的机构才有资质、有能力管理电子文件。
通过上述保管机构、管理过程、管理系统、电子文件自身这四个方面的审计认证,可以得到电子文件证明真实性的依据,也就是说电子文件的真实性得到了确认,是可信的电子文件。
电子文件 篇2
摘要
随着信息技术的飞速发展，电子文件大量产生，并成为人类社会记录信息传达信息和留存信息的重工具。在这种历史条件下，档案界对电子文件的管研究成为不可推的历史责任。鉴定作为电子文件管理中最难也最具挑战性的环节，很自然地成为档案界殿对电子文件时代挑战的一个重要课题。传统的鉴定方式对电子文件的鉴定、整理等管理职能逐渐呈现出越来越多的不适应，尤其是电子文件鉴定中，由于受到其自身的客观性因素、以及主观因素的影响，给电子文件鉴定带来一定难度。
关键字：电子文件鉴定方法
档案学者莫斯说过： “鉴定是档案工作整个系统中第一关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能，鉴定的重要性居第一。”鉴定工作是档案工作的核心，直接影响和制约着档案管理工作的其它方面。电子文件鉴定问题理所当然地成为档案工作者关注的焦点。加拿大档案学者T·库克也曾对电子文件鉴定的特殊性作过精辟论断： “作为鉴定的核心一一鉴别具有永久保存价值文件的过程需要改变，这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成，鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值”。库克的观点在档案界获得相当一部分学者的认同，事实上也毋庸置疑。
1.电子文件鉴定与传统纸质文件鉴定的区别
(一)鉴定内容。一般来讲，档案文件的鉴定主要包括价值鉴定(内容)与真伪鉴定(原始性)。对于传统纸质文件来说，其信息与载体是紧密结合难以分离的，要分离或者进行涂改都要留下痕迹，因此其鉴定主要侧重于对文件的内容进行鉴定，即主要是价值鉴定，除了高龄档案以外，对文件所处的技术状况和载体基本很少考虑。但是对于电子文件而言，其信息
很容易与原始载体脱离，在其他载体中不留痕迹的转移，很难区分哪个是原件；同时信息在转移的过程中很容易被改动和删除，难以确保其内容是最初生成的那样，很难确定文件的原始性，这些特点使得电子文件的原始性鉴定显得分外重要。电子文件的原始性鉴定包括可靠性和完整性鉴定，主要通过技术手段来实现。所以电子文件的鉴定就包括内容鉴定与技术鉴定两个方面，即形成了电子文件的双重鉴定。技术鉴定要求对电子文件的各方面技术状态进行全面的检查，包括硬件如载体、网络连接设备等，软件如文件的可读性、可靠性、完整性、有无病毒鉴定等。而电子文件的内容鉴定与传统纸质文件的鉴定基本相同，都把工作的着眼点放在文件所含的信息与其形成机构的分析上。
(二)鉴定程序。文件鉴定的程序往往是和文件运动的生命周期相对应的。传统的纸质文件的生命周期主要划分为形成、现行、暂时保存和永久保存四个阶段。其鉴定程序也有四个层次：(1)文件在文书处理完毕归档时进行初步鉴定，确认其是否有保存价值；(2)档案室对保管期满的文件进行第二次鉴定，以决定其是否应该继续保存；(3)文件需要移交给档案馆时进行第三次鉴定，以确定是否进馆；(4)档案馆对保管期满的档案进行第四次鉴定，对保存不当的档案进行调整、销毁。传统的纸质文件是在文件处理完毕后，对积累的文件集中起来进行鉴定；而电子文件则要求在文件形成之前或形成之中进行鉴定，而且是实时鉴定。此后的几次鉴定，除了电子文件要考虑载体和安全外，二者是比较类似，都侧重于内容。
(三)鉴定方法。传统纸质文件的鉴定主要是直接鉴定法。它要求档案人员逐份逐页地阅读文件的具体内容，分析其内容、来源和时间等因素，而不是根据案卷目录和标题进行文件价值的判断，这种方法是以单份文件或案卷为中心进行鉴定工作的。面对文件数量的急剧增长，直接鉴定法显得捉襟见肘，档案界也对档案鉴定理论进行了大胆的探索，把目光投向了更加宏观更具有全局性的根据职能标准进行鉴定的方法，一些国家进行了积极有效的实践。如1989年加拿大国家档案馆就开始采取“新宏观鉴定接收战略”，将档案的鉴定方法集于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，使得职能鉴定法得到了实践的认证。由于．电子文件的数量惊人，同时文件的内容具有易逝性和易变性，决定了在电子文件还处于设计阶段就进行初次鉴定，就不存在逐件逐张的鉴定，更需要一种高效率的“批处理”鉴定方式。因此职能鉴定法在电子环境下得到了更广泛的认可。针对电子文件鉴定的方法，美国的戴维·比尔曼最先提出“来源力量”这一概念，说明电子文件管理的基本问题是鉴定文件的职能来源，并且职能
来源信息包括数据内容、数据结构、数据联系。随后的凯瑟琳·加沃尔对其进行了进一步解释，而德国的汉斯·布姆斯则于1991年明确提出鉴定要通过了解主要文件形成机构的职能来间接进行，档案工作者要对文件形成部门的职能进行有效地分析，此后的特里·库克更是提出了“后保管鉴定法”，都使得职能鉴定法在电子文件鉴定领域得到了发扬光大。在我国档案界对职能鉴定论的呼声也很高直接鉴定法和职能鉴定法在纸质文件和电子文件的鉴定中都有应用，只是其侧重不同。在电子文件的初次鉴定之后的鉴定阶段中，直接鉴定法仍然发挥着重要的作用，尤其是在技术鉴定时要对每份文件进行全面地检查，不能用“批处理”的方式。只是电子文件的鉴定是可以随时进行，而且鉴定时涉及到计算机系统知识和元数据的问题，和纸质文件有明显的不同。而在对纸质文件的直接鉴定中并不排除职能因素，而是在机构职能的基础评估文件的价值，特别是在文件数量增多的情况下。所以职能鉴定不是电子文件的专利，只是在电子文件时代显示出了更大的优越性。个人认为，纸质文件和电子文件在鉴定方法上没有大的区别，电子文件时代职能鉴定法不可能取代直接鉴定法；而且新的职能鉴定方法或者说“宏观职能鉴定法”也和传统的职能鉴定法没有本质的区别，而且显得更加抽象一些，在文中就统一用职能鉴定法。
(四)鉴定标准与鉴定人员。一般来讲，传统文件的鉴定主要依据文件的属性标准和社会需要标准，即通过分析文件来源、内容、形式特征、效益和社会需求等全面把握其价值。但是电子文件仅仅依照这些标准是不够的，人们对电子文件提出了另外一个标准：技术标准，具体原因如前文所述，由电子文件自身的特性决定。另外正是由于电子文件多了一层技术鉴定，所以对文件鉴定人员也提出了新的要求。传统纸质文件鉴定的人员一般是由文件人员、业务人员、档案人员进行不同阶段的鉴定。与纸质文件的鉴定不同的是，信息技术人员也是鉴定电子文件不可少的专家，特别是在文档一体化的管理过程中，需要他们对原数据进行识别和保留，就电子文件的捕获和维护提供专家意见，并承担这方面的工作。
(五)鉴定的特点。这一方面主要是从以上几点总结出来的，由前文可以看出电子文件的鉴定过程具有一些新的特点。首先是多维性，表现在鉴定的范围拓宽，要看文件信息，又要看文件的技术状况，同时鉴定工作要与其他工作如文档管理系统的设计等有密切联系，内容有交叉的地方；其二是连续性，要不断地随着文件信息的迁移对信息和载体进行鉴定；其三是分散性，鉴定职责由多方承担，如系统设计部门，标准检查部门等，特别是需要文件形成部门、档案部门和计算机部门要通力合作，才能保证
文件鉴定的质量。这些特点在传统文件的鉴定中或多或少的具有，但是没有电子文件鉴定中表现得直观和明显。
2.电子文件鉴定的内容
电子文件鉴定的工作内容包括文件内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定工作基本相似，技术鉴定主要包括电子文件完整性、可读性、记录方式、载体情况、病毒情况、保管费用的检查等各方面。
电子文件的技术鉴定，一般包括以下几个方面：
(一)可读性鉴定。必须确保所保存的电子文件的内容在管期限内可以正常的读出!没有丢失或产生差错，否则，即使文件中的信息有着极大的价值，也没有保存的意义。
(二)可靠性鉴定。它主要检测电子文件的可信度和真实性。为此，在鉴定时要保证有关电子文件的背景信息和元数据的安全，不易被修改破坏。
（三）完整性鉴定。由于电子文件的产生分散，一套电子文件可能由分布在不同地方的多个部分组成，因此，在进行技术鉴定时!要保证同一项目中所有的电子文件收集齐全。同时，在进行电子文件的完整性鉴定时!还要注意除了文件的实际内容和计算机系统自动加上的一些信息外，是否还有一些有关该份电子文件的辅助信息被遗漏，否则将影响该文件的阅读利用"
（四）无病毒鉴定。由于档案管理部门，尤其是档案馆的电子文件来自四面八方。比起一个业务部门，一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此对于以介质状态接收进来的电子文件，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。
（五）载体状况鉴定。电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息，可在有关设备上演示或检测，确认归档文件载体质量良好，运转正常。.电子文件鉴定的程序
由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。电子文件的鉴定分为逻辑层和物理层两个层次，而传统载体文件的鉴定一般只限于物理层。
传统档案文件的鉴定程序是这样的：初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值：档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否应继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行，以确定其是否进馆；第四次鉴定则是档案馆对长期保管的档案进行期满鉴定。传统文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。我们将这种对实体进行的操作称为物理层的鉴定。电子文件不仅有物理层的评估，更为重要的是还有逻辑层的鉴定。所谓逻辑层的鉴定是以职能分析为基础，从概念一卜而非实体上指出哪些文件应当被捕获、哪些文件应保存可存取性，而不是对文件内容的价值进行讨论。逻辑层的鉴定与文件实际上怎样被记录无关，也与常见的技术变更无关。
在电子环境，由于一方面“根本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。在某一特定时刻，数据元素以不同方式为处理不同事务而组合或重组，在此过程中文件属性得以体现，在终端显示器上却转瞬即逝⋯⋯”。因此，这些由若干数字信息通过瞬间逻辑组合而成的、极度不稳定的电子文件如不及时存盘或打印、输出复制至其它硬拷贝上，极有可能转瞬消失得无影无踪。另一方面，有许多信息系统具有动态删除和更新数据的功能，若文件制作者、承办者和使用者不去关注电子文件的鉴定归档问题，则会大大增了电子文件随时被删除的可能性。因此，电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，而必须提前到信息系统设计的时候进行。也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的准和程序编入到系统软件之中，从概念上明确哪些文件应保存、应保存多久等，即进行逻辑层的鉴定。正如国际档案理事会电子文件委员会编制的《电子文件管理指南》。书指出：“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决定是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”但是，提前在信息系统设计阶段进行初次鉴定对于大多数电子文件而言是有一定难度的，至今尚无成功的经验。为此，该《指南》指出，若设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件的形成阶段加以弥补，而到了以后的阶段则相对比较闲难。
电子文件的物理层鉴定也可划分为若干层次。物理层鉴定的初次鉴定
主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。本单位制发的文件可由草拟文件的人在草拟文件的同时，根据保管期限表提出对保管期限的建议；外单位来的文件由负责承办的人在承办文件的同时，提出对保管期限的建议；档案部门应从网上进行监控与确认。电子文件的第二次鉴定是在电子文件脱机保存在移动载体上时进行的。次鉴定的内容既包括对内容价值的鉴定，也包括技术鉴定。电子文件的第三次鉴定从理论上讲应该是档案室在电子文件保管期满时进行，但为了保证贮存在光盘、磁带上的数字信息能长期存取，电子文件需不断地定期复制。因此，往往可以将两者结合起来，在复制前对电子文件再作一次内容鉴定，确系有继续保存价值的电子文件才复制，否则可删除销毁。当电子文件向档案馆移交时，对它进行第四次鉴定，以确保进入档案馆的电子文件均是具有永久保存价值的。
文件鉴定工作一直都是档案工作的薄弱环节，虽然学术界对文件鉴定的研究非常关注，可是我国还没有建立比较完善的档案鉴定制度在可以预见的未来电子文件的生产速度也会大幅增加，因此档案工作机构必须加强文件的鉴定工作，特别是电子文件的鉴定工作，将真正有价值的档案更好的保存下来。
参考文献
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电子签名在电子文件中的应用 篇3
一、电子签章、电子印章以及数字签名
实现电子签名的技术手段有多种，最常见的有电子签章、电子印章以及数字签名。
电子签章是指以电子形式存在，依附在电子文件并与其逻辑相关，可用于辨识电子文件签署者身份及表示签署者同意电子文件内容。电子签章必须以符合特定要求安全程序所制作的电子签章，才能确保签章的安全。将依特定安全程序制作的电子签章界定为安全电子签章，以有别于一般的电子签章，并赋予法律上视为签名或盖章的效力。因此，电子签章系统主要解决电子文件的签字盖章问题，用于辨识电子文件签署者的身份，保证文件的完整性，确保文件的真实性、可靠性；电子签章应该是电子签名的重要组成部分之一。
电子印章分为电子公章和电子名章，它是将公章或名章通过PKI技术进行加密，以数字认证存储介质方式，在电子文件中应用的电子版的印章。印章及管理系统须经政府授权方可制作，电子印章有望在许多领域替代传统印章，成为《电子签名法》实施后推动电子政务发展的有效举措。基于PKI的电子签名被称作“数字签名”。数字签名只是电子签名的一种特定形式。电子签名虽然获得了技术中立性，但也带来使用的不便，法律上又对电子签名作了进一步规定，如《电子签名法》中就规定其为“可靠电子签名”和“高级电子签名”。实际上就是规定了数字签名的功能，这种规定使数字签名获得了更好的应用安全性和可操作性。目前，具有实际意义的电子签名只有公钥密码技术。所以，目前国内外普遍使用的、技术成熟的、可实际使用的还是基于PKI的数字签名技术。
PKI的核心执行机构是电子认证服务提供者，即通称为认证机构CA，PKI签名的核心元素是由CA签发的数字证书。它所提供的PKI服务就是认证、数据完整性、数据保密性和不可否认性。它的作法就是利用证书公钥和与之对应的私钥进行加解密，并产生对数字电文的签名及验证签名。数字签名是利用公钥密码技术和其他密码算法生成一系列符号及代码组成电子密码进行签名，来代替书写签名和印章。这种签名方法可在很大的可信PKI域人群中进行认证，或在多个可信的PKI域中进行交叉认证，它特别适用于互联网和广域网上的安全认证和传输。
应用电子签章、电子印章以及数字签名等电子签名的方法可对电子文件进行签发处理。在网络中，还可应用网络安全中的动态电子签名认证技术自动对每份电子文件的修改、存取、传输等任何操作进行实时登记，从而为印证电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。
二、档案部门电子签名系统的构建
为了推动电子文件归档工作进程，实现增量档案的电子化，必须尽快构建档案部门的电子签名系统，使电子签名能够充分发挥出比传统印章、签名更安全、高效、经济和易管理的作用。首先，由档案的信息化主管部门统一规划部署电子签名系统、数字证书颁发系统，然后以各单位为中心部署电子签名管理中心、电子签名应用系统。这样既能保证档案系统内部电子签名的通用性，又能满足不同使用单位对于电子签名系统的特殊要求，具有很大的灵活性。因此，档案系统的电子签名系统由统一的数字证书颁发系统、各单位的电子签名管理中心和电子签名服务器系统、电子签名客户端软件构成，电子签名系统是一个安全的电子签名平台，它独立于任何一个特定的应用系统，同时又提供与应用系统紧密集成的接口。
1.数字证书颁发系统。数字证书是电子签名的技术核心，是各个电子签名具有法律效力的惟一标识，档案信息化主管部门必须建设统一的数字证书颁发系统，便于系统内部各个部门之间以及上下级单位之间的相互认证。如果各单位自行架构数字证书颁发系统，那么电子签名只能在本单位通行。各单位通过电子签名管理系统和专门的网线连接到部署在档案信息化主管部门的数字证书颁发系统，申请电子签名使用的数字证书，然后在本地的签名制作系统制作电子签名，并管理电子签名。
2.电子签名管理中心。各单位部署一个电子签名管理中心，负责本单位各部门电子签名的申请、审批、制作、发放、挂失、销毁等管理（包括对数字证书的管理），同时提供电子签名使用审计管理功能——详细记录了签名人在何时、何处加盖过哪个电子签名。电子签名管理中心部署在各单位是符合电子签名管理规范的，这种方式大大减少了采取集中部署方式下各单位电子签名服务器需要不断与设在信息化主管部门的电子签名管理中心进行的数据通讯频率。
3.电子签名服务器系统。各单位都应该部署一套电子签名服务器系统，主要处理数字证书和签名的验证，以确保签名的合法性，同时负责与电子签名管理中心、电子签名审计系统的信息交换。电子签名服务器系统确保了电子签名的安全性和严密性，它主要进行如下几个方面的验证：一是数字证书是否由指定的合法颁发机构颁发；二是数字证书是否过期；三是数字证书是否被废止；四是电子签名是否被挂失或销毁；五是对数据进行验证，防止在网络传输过程中数据被非法篡改。
4.电子签名客户端软件。各单位由于需要实现的功能不同，所需要的电子签名客户端软件也有所不同，但都将具体实现电子文件的签名及验证，包括文档签名、撤销签名、文档验证、脱机验证、联机验证、查看证书、打印设置、文件打印等功能。
三、电子签名系统在电子文件中的作用
1.防范签名伪造风险计算机和风险技术促进了密码技术的迅速发展，并使其得到广泛应用。电子签名系统采用密码技术后，不仅能保证信息的机密性，而且具有数字签名、身份验证等功能。与手书签名和印章相比，电子签名系统增加了伪造印章的技术难度，有利于保证信息的机密性、完整性和不可抵赖性，能够有效防止信息被篡改、伪造和假冒。
2.规范签名运作及管理机制电子签名系统规定了签名人的权限和电子签名流程，通过程序化控制规范电子签名的运作流程和管理机制，以实现单位内部控制中授权、责任分配和记录等控制程序的功能。与手书签名和印章相比，电子签名系统能促进签名权限和电子签名流程的规范化，完善单位内部控制。
3.全面记录签名使用情况电子签名系统能全面、实时记录、存储印章的使用情况，通过查阅数据库或文件可随时查找具体签名人和文件内容，从而健全公章备案和监督制度，上级部门可以随时检查公章使用情况，防止公章保管人利用公章徇私舞弊。
电子文件 篇4
1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。
被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。
2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。
由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。
4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。
在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。
为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。
5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。
目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。
总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。
摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。
关键词：电子文件,概念,管理,基础
参考文献
[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .
电子文件归档与电子档案管理规范 篇5
2007-01-15 09:28范围
本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义
本标准采用下列定义。
3.1 电子文件 Electronic Records
能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
3.2 电子档案 Electronic Archives
具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据
3.3 逻辑归档 Logical Filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
3.4 物理归档 Physical Filing
指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则
4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累
5.1 收集范围
电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
5.2 收集积累要求
5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保
留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。
5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。
5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。
5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
5.3 收集、积累方法
5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。
5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A
5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。
5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。
5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理
6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。
6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档
应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。
7.1 归档范围
电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
7.2 归档时间
逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
7.3 检测
在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
7.4 归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
7.4.1 有效性和完整性鉴定
归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
7.4.2 保管期限的划分
电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。
7.5 归档要求
7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。
7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。
7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。
7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。
7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。
7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。
7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管
电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。
8.1 检验
8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。
8.1.2 检验项目
8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。
8.1.2.2 有无病毒。
8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。
8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。
8.2 移交手续
验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
8.3 保管要求
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。
8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。
8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
8.4 有效性保证
8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
8.4.4 定期检验结果应填入 电子档案管理登记表，见附录D。
8.5 利用
8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
8.5.2 利用时使用拷贝件。
8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
8.6 电子档案的鉴定销毁
8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
8.7 统计
电子文件证据取证研究 篇6
关键词：电子文件证据取证审查检验
由于电子文件证据自身具有不同于传统证据的许多特点，所以保证电子文件证据的真实性就成为确认其证据价值的关键，为此对电子文件的制作过程，存储、传递的可靠性，信息完整性的保护，数据是否有伪造和被篡改，应结合计算机数据分析报告和专家的鉴定结论进行审查，并结合其他证据相互印证。如果电子文件证据与其他证据相一致且并无相反的其他证据，共同指向同一事实，就可以认定其效力。电子文件证据本身和取证过程的许多有别于传统证据和取证方法的特点，使电子文件证据取证问题倍受人们关注。综合各方面，电子文件证据取证涵义可概括为：将计算机调查和分析技术应用于对潜在的、有法律效力的证据的确认与获取，取证包括了对以磁介质编码信息方式存储的电子文件证据的保护、确认、提取和归档。
一、电子文件证据的取证原则及步骤
为便于电子文件证据的搜集，我国从2000年9月25日起施行的互联网信息服务管理办法已经规定：“从事新闻、出版以及电子公告等服务项目的互联网信息服务提供者，应当记录提供的信息内容及其发布时间、互联网地址或者域名；互联网接人服务提供者应当记录上网用户的上网时间、用户帐号、互联网地址或者域名、主叫电话号码等信息。”记录备份的保存时间为60日，并在国家有关机关依法查询时，予以提供，违者将受行政处罚。这为警方侦查办案提供了很好的线索和证据。关于电子文件证据的收集方法，并没有固定模式，根据电子文件证据的不同，可以采取不同的方式。如需要收集当事人的电子邮件，仅仅对对方提供的自己计算机留存和下载的电子邮件进行收集是不够的，通常还应该向电子邮件服务器提供商收集证据，电子邮件服务器如实记录了电子邮件的内容以及收发和提取时间。
电子文件证据取证的主要原则可概括为以下几点：首先，尽早搜集证据，并保证其没有受到任何破坏；其次，必须保证证据连续性，即在证据被正式提交给法庭时，必须能够说明在证据从最初的获取状态到在法庭上出现状态之间的任何变化，当然最好是没有任何变化；最后，整个检查、取证过程必须是受到监督的，也就是说，由原告委派的专家所作的所有调查取证工作，都应该受到由其他方委派的专家的监督。
在保证以上基本原则的情况下，电子文件证据的取证工作一般按照下面步骤进行：
第一，在取证检查中，保护目标计算机系统，避免发生任何的改变、伤害、数据破坏或病毒感染；第二，搜索目标系统中的所有文件。包括现存的正常文件，已经被删除但仍存在于磁盘上(即还没有被新文件覆盖)的文件，隐藏文件，受到密码保护的文件和加密文件；第三，全部(或尽可能)恢复发现的已删除文件；第四，最大程度地显示操作系统或应用程序使用的隐藏文件、临时文件和交换文件的内容；第五，如果可能并且如果法律允许，访问被保护或加密文件的内容；第六，分析在磁盤的特殊区域中发现的所有相关数据。特殊区域至少包括两类：一类是所谓的未分配磁盘空间——虽然目前没有被使用，但可能包含有先前的数据残留；另一类是文件中的“slack”空间——如果文件的长度不是簇长度的整数倍，那么分配给文件的最后一簇中，会有未被当前文件使用的剩余空间，其中可能包含了先前文件遗留下来的信息，可能是有用的证据；第七，打印对目标计算机系统的全面分析结果，然后给出分析结论：系统的整体情况，发现的文件结构、数据和作者的信息，对信息的任何隐藏、删除、保护、加密企图，以及在调查中发现的其他的相关信息；第八，给出必需的专家证明。
上面提到的电子文件证据取证原则及步骤都是基于一种静态的视点，即事件发生后对目标系统的静态分析。随着计算机犯罪技术手段的提高，这种静态的视点已经无法满足要求，发展趋势是将电子文件证据取证结合到入侵检测等网络安全工具和网络体系结构中，进行动态取证。整个取证过程将更加系统并具有智能性，也将更加灵活多样。
二、电子文件证据取证的主要技术
常用的电子文件证据获取技术主要包括：对计算机系统和文件的安全获取技术，避免对原始介质进行任何破坏和干扰；对数据和软件的安全搜集技术；对磁盘或其他存储介质的安全无损伤备份技术；对已删除文件的恢复、重建技术；对磁盘空间、未分配空间和自由空间中所含信息的发掘技术；对交换文件、缓存文件、临时文件中包含信息的复原技术；计算机在某一特定时刻活动内存中数据的搜集技术；网络流动数据的获取技术等等。数据复原技术是其中非常关键的取证技术之一。大多数计算机系统都有自动生成备份数据和恢复数据、剩余数据的功能，有些重要的数据库安全系统还会为数据库准备专门的备份。这些系统一般是由专门的设备、专门的操作管理组成，较难篡改。因此，当发生计算机犯罪，其中有关证据已经被修改、破坏时，可以通过对自动备份数据和已经被处理过的数据证据进行比较、恢复，获取定案所需证据。
三、保护已得到电子文件证据的主要措施
1.对所有的介质进行写保护和病毒检查。得到了所需要的影像拷贝、备份磁带、光盘和其他介质的证据，必须保证得到的每一个介质的完整性。这需要两个关键性的步骤，即写保护和病毒检查。写保护可以防止介质被添加数据。这种措施可以保证你在利用收集证据工作时，证据不会被删改。因此在你使用证据之前一定要对它们进行写保护。同样，病毒检查也可以防止证据被改写并且也是你必须对所拥有证据进行的处理。而使用最新的查毒软件是尤其必要的。如果发现病毒，就应该全部记录信息然后立即通知该介质的制造者。不要擅自对该介质进行清理，否则会改变原有的证据。
2.保留监视链。监视链能从最初的证据追踪到当庭提供的证据。对电子文件证据而言，监视链是至关重要的，因为以电子方式存储的证据修改起来相对容易，证明这条锁链是电子文件证据鉴别过程中的重要工具。保留电子文件证据链至少需要证实以下内容：任何信息未被添加或更改；已制作了完整的拷贝；复制过程可靠；所有的介质都是安全的。
四、电子文件证据的审查
与其他所有证据一样，电子文件证据必须经过查证属实，才能作为认定事实的依据。怎样判断一项电子文件证据的效力?联合国《电子商务示范法》第9条第2款规定“对于数据电文为形式的信息，应给予应有的证据力。在评估一项数据电文的证据力时，应考虑到生成、存储或传递该数据电文的办法的可靠性，用以鉴别发端人的办法，以及任何其他相关因素。”就是说当某项电子文件证据自形成后直到取证止，如果它在储存、传输等各阶段均保持了数据和信息的原始状态，没有任何人为的或自然的因素影响、破坏，则该电子文件证据是合法有效的。基
于这一原则，对电子文件证据的审查必须体现以下基本原则：
1.审查电子文件证据的收集、提取是否合乎电子形式要求。提取电子文件证据的主体须具备电子专业素质要求，应借助于电子设备，提取要及时且能够证明电子文件证据未被删除或更改，所提取的电子文件证据能够借助一定的设备被读取。
2.审查电子文件证据是否能够归入七种传统证据类型。不能归人传统证据类型，则不能作为法定证据。
3.审查电子证据是否具有相关性、客观性、合法性。电子文件证据相关性要求其须与案件的某一事实有着某种联系、能够证明案件的真实情况，起到证据作用，否则就没有证据价值，也不能称为证据。审查电子文件证据的相关性应考虑以下两个方面，首先要审查电子文件证据与案件事实有无客观联系，其次审查电子文件证据与案件事实联系的方式、性质、联系的紧密程度和確定程度。对电子文件证据客观性审查的主要目的是对证据的真实性，即是否符合案件的实际情况进行审查，以确定该证据是否被篡改过，是否具有证据的能力。首先审查电子文件证据的来源，其次审查电子文件证据的收集、传送和保存的方法，最后是审查电子证据的内容。看看证据是否真实可靠，有无剪裁、拼凑伪造、篡改等。对电子证据合法性的审查，系指可采用的证据必须是符合法律规定的根据或材料。应从两个方面审查证据是否合法，首先审查取得电子文件证据的主体是否合法，其次审查电子文件证据的收集、提取、保存是否符合法定程序和方式。
五、电子文件证据的检验
由于电子文件证据自身的性质和特点，在案件的侦查和诉讼活动中作为证据使用时，必须首先通过检验查明其内容形式是否具有真实性。一般说来电子文件证据检验的目的在于：认定作为证据使用的电子文件是否自生成后直到侦查取证时止，在储存、传输等各个阶段均保持了数据和信息的原始状态，没有遭到破坏。目前，电子文件证据检验的主要方法有：
1.利用专门的电子仪器、设备通过运行特定的程序对电子文件证据的形成过程进行检查及验证。首先要对电子文件证据形成和存储的技术设备的质量和性能进行检查，看其质量是否合乎证据的客观要求，其性能是否方便证据的封存、提取；然后对电子文件证据的技术形成过程进行技术检验，看其作为电子文件证据的数据和信息储存于各种介质中时所运用的技术是否过关。通常应该聘请精通计算机技术和网络技术的专家进行指导。
2.利用技术设备对电子文件证据所反映的内容真伪进行鉴别。作为电子文件的证据的数据以电信号代码形式储存于计算机各级存储介质中，在输出的文件资料中数据和信息多以不可直接读取的形式出现，必须用相应的电子设备和技术方法方可被反映、被感知，所以，必须经过专门电子技术人员的检验鉴定，才能成为证据。
3.利用证据间的逻辑关系来判明电子文件证据的原始性与真实性。结合整个案情进行综合分析，运用多种或多个证据之间存在的逻辑关系，进行推理判断：作为电子文件证据的信息和数据，与其他证据之间是否一致，与案件发生的时间、地点、原因、结果等有无联系与矛盾，从而认定电子文件证据的原始性和内容形式的真实性。
电子文件与电子档案管理初探 篇7
一、对电子文件的基本认识
1、电子文件的含义
电子文件是指在数字化环境中生成, 并通过数码形式存储在光盘、磁盘、磁带等载体上, 依靠数字设备进行阅读和处理, 同时还能够在网络上进行传输的文件。
2、电子文件的种类
电子文件有多种形式, 按照载体划分主要有光盘文件、硬盘文件、软盘文件、以及磁带文件等;按照形态划分主要有文本文件、表格文件、图形文件、声音文件、以及影像文件等;按照功能划分主要有草稿文件、辅助文件、以及正式文件等。
3、电子文件的特征
与传统纸质文件相比, 电子文件主要有以下方面的特征:1) 信息的数字化形态和非人工识读性;2) 对数字设备具有依赖性;3) 信息和载体之间具有可分离性:4) 信息具有可变性、易控性、以及易丢失性;5) 信息储存具有高密度性;6) 动态性和虚拟文件性;7) 信息具有共享性和不安全性;8) 信息的载体和技术具有不稳定性等。
二、电子文件与电子档案管理中存在的问题
1、电子文件的保护意识淡薄
由于档案管理部门和文件生成部门属于不同的部门, 部门间的相互交流和合作机会较少, 对彼此的工作缺乏一定的了解, 因此往往会出现一系列的问题。比如一些部门的信息资料只保留了纸质文件, 电子文件信息不全, 无法做到纸质档案和电子档案的配套管理。从根本上说, 这种现象的发生主要是由于工作人员对于电子文件的保护意识淡薄, 且文件保护制度不健全造成的。
2、电子文件的归档程序不健全
很多单位和企业, 在生成电子文件时, 专业的档案管理人员无法参与意见, 或者是由于档案管理人员专业知识匮乏而无力参与意见, 从而使电子文件从生成直到存档都出现不少的问题。比如, 对于电子文件的管理工作不严格, 存在人为删改的风险;一些电子文件的存储分散, 不能实现集中保管;不能实现与纸质文件的配套管理, 文件管理存在漏洞;以及缺乏由于计算机故障造成电子文件丢失的应急措施等。
3、对电子文件草稿保存不善
随着计算机的普及和广泛应用, 几乎所有的企事业单位都利用计算机来起草文件, 但是一旦打印出纸质文件后往往会忽略对电子文件的妥善保存, 使之被新起草的电子文件逐渐覆盖, 直至删除。一旦以后再需要此类的文件, 就只能重新起草, 造成了资源的浪费, 加大了工作人员的工作量, 同时也影响了工作效率, 不利于企业各项工作的快速开展。
4、电子文件管理制度和法规不完善
与电子文件管理相关的制度和法规还很不完善, 电子档案还无法确立其自身的法律地位, 这就造成大多数人缺乏电子文件意识, 对电子档案的重视程度不够, 电子档案资料不全面, 给使用者带来了不小的麻烦, 无法充分实现电子档案的自身价值。
三、加强电子档案管理的措施
1、健全和完善电子档案管理体系
计算机技术具有较强的存储与传输功能, 随着计算机技术的广泛应用, 在档案管理中电子文件和电子档案的数量大量增加, 成为档案管理工作的新方向。但是由于缺乏健全的电子档案管理体系, 致使电子文件流失现象严重, 给电子档案管理工作带来较大的困难。因此, 必须要健全和完善电子档案管理体系, 对电子档案管理部门实行定期检查, 确保归档文件的完整。
2、提高电子档案管理人员素质
电子档案管理人员的素质与电子档案管理工作质量密切相关, 因此提高管理人员素质成为强化电子档案管理的一项重要措施。首先, 要提高档案人员的政治素质, 增强责任心和责任感, 树立良好的职业道德观念, 在工作中做到诚实守信。其次, 要提高档案管理人员的业务素质, 使他们具有较为丰富的档案管理专业知识, 并对法律、经济、外语等知识有一定程度的了解, 此外还要熟练掌握计算机信息技术。同时, 档案管理人员要树立服务理念, 增强服务意识, 从而树立正确的工作态度, 提高工作质量和工作效率。
3、对归档电子文件进行技术处理
电子文件具有易更改性, 因此电子信息的准确性面临较大的风险, 这就需要在归档时对电子文件进行进行技术处理, 更改为只读性文件, 避免一些人为了不法利益而更改档案信息。同时, 对于一些机密的电子文件在进行传输和利用时, 要进行加密处理, 定期更换电子文件密钥。并且要做好安全防护, 防止病毒入侵电脑使档案信息泄露或丢失。
4、实现电子档案的服务化
档案存在的目的就是方便人们的使用, 因此电子档案也要致力于为使用者提供更好的服务, 实现自身的价值。在实现电子档案服务化时, 要着重注意以下两个方面:1) 要遵循国家相关规定, 对于公开级档案能够面向社会开放, 而限制级档案必要要限制在一定范围, 仅对部分人员公开, 其他人员在查阅时要持有组织介绍信。2) 档案利用方式要根据使用者的实际情况来定, 决不能无条件的向所有使用者提供全部的利用方式。
四、总结
电子文件与电子档案作为新生事物, 适应了时代和社会的发展潮流, 改变了传统的档案管理模式, 具有较为广阔的发展前景。但是, 任何事物都具有正反两个方面, 电子档案在带来巨大便利的同时也存在一定的风险, 因此需要档案管理部门和管理人员加强认识, 促进档案管理工作的更好发展。
摘要：经济的快速发展和科学技术的不断进步, 使社会面貌发生了巨大变化, 深刻改变了人们的生活方式和生活习惯, 影响了人们的思维方式。特别是计算机信息技术的发展使我们步入了信息化时代, 缩短了人与人之间的时间和空间距离, 使人们的生产和生活更加便捷, 得到越来越广泛的应用。随着电子文件的产生和发展, 电子档案管理逐渐成为档案管理的新趋势。本文主要从对电子文件的基本认识、电子文件与档案管理中存在的问题、以及加强电子档案管理的措施等方面来进行探讨。
关键词：电子文件,电子档案,问题,措施
参考文献
[1]吕红春:《浅析电子文件档案化管理》, 《济南职业学院学报》, 2006 (03) 。
[2]蒋艾云、牛传东:《新形势下做好档案管理工作的几点思考》, 《泰安教育学院学报岱宗学刊》, 2008 (02) 。
浅析电子文件管理 篇8
计算机技术广泛的应用正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和工作模式, 同时也给档案工作者带来了新的课题——电子文件管理。随着档案管理对计算机的普遍使用, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 分析档案管理中电子文件管理存在的问题并探索完善档案电子文件管理措施意义重大。
二、电子文件管理中存在的问题
(一) 电子文件收集困难
收集难是从事电子文件收集工作人员的共识。随着办公自动化的发展, 电子文件悄悄地来到我们身边。它承载着人类历史, 而且由于它的特殊性, 人们对它还未形成和纸质文件一样的感性认识, 因而对电子文件收集未引起足够重视。在数量上, 各单位的电子文件生成量远远大于归档的数量, 好多形成的重要电子文件没有以任何方式留存, 大量的电子文件处于流失状态。不少档案部门的电子文件管理才刚刚起步, 尚未完全步入正轨, 电子文件管理方面无规章制度可供遵循。很多单位电子文件管理尚未提上议事日程, 工作中形成的电子邮件、数据库、网页文件、多媒体文件分散在各个部门甚至个人手中, 电子文件严重流失, 造成电子文件的损坏、泄密或丢失, 给电子文件的收集带来被动。
(二) 归档范围比较单一
许多档案部门平时比较注重电子公务文书的归档, 进行了党政公文和部分业务部门电子文件管理, 其它如会计电算化形成的电子文件就不能及时归档。会计部门实行电算化后, 电算化形成的电子文件并没有得到很好的管理, 而是存放在财务部门。不光会计部门, 业务部门的图表、数据库、科研实验数据表等散落在个人手中, 不利于电子文件的保管利用。有的没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘, 而是储存在硬盘上, 而这些文件常因病毒感染而被破坏或因硬盘空间已满被删除, 造成电子文件丢失。归档范围的单一, 难以实现对电子文件全面、有效地集中统一管理。
(三) 归档方法不够恰当
大多数单位没有电子文件保管期限表, 仍按照纸质档案保管期限表执行。归档操作甚至沿用纸质档案定期移交, 要么只是系统自动转存, 没有适应电子文件归档的规范、方法。由于电子文件有生成分散, 便于操作特性, 使得仍沿用纸质档案的归档时间、归档方法和归档流程是极其不恰当的。在这种状态下, 即使电子文件完成了归档管理, 也很难保证电子文件的完整性和有效性。还有对电子文件管理认知理念不正确, 目前, 大多数人认为电子文件不可代替纸质文件独立行使文件职能, 好多部门不能保证生成电子文件的真实性、可靠性。可以想象, 在未明确电子文件地位或没有保证电子文件真实性、可靠性措施的情况下, 对电子文件进行管理, 带有很大的盲目性, 这种盲目性导致无法真正推进和实施合理科学的电子文件归档管理。
(四) 办公系统功能有待完善
档案管理软件与会计电算化及办公自动化软件没有形成有机结合, 如档案管理软件与公文信息网不兼容, 档案管理软件与会计电算化软件不衔接等等, 影响了电子文件的接收, 文件的质量等简单管理, 加大了电子文件的管理难度。保证电子文件的长期可读性是电子文件管理的最终目的, 但是, 现阶段大部分单位没有任何措施和系统来保证电子文件的长期可读性。电子文件的长期可读性是档案利用的保障, 是未来电子文件资源的整合和深度开发利用的基础。目前我国没有出台电子文件管理系统功能标准, 也没有功能齐全的电子文件管理系统。虽然某些电子管理系统声称具有归档、备份、长期保管的功能, 但实际情况并非如此。这种系统不是真正意义上的电子文件管理系统, 只能算作是文件的集中发布平台。
(五) 人员素质不适应新形势
首先, 有些部门领导对档案管理的认识还限于纸质文档管理范畴, 未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 导致档案管理人员在电子文件管理工作中, 遇到权限窄, 资金使用阻碍等问题。其次, 档案管理人员缺乏这方面的技能培训。本身电子文件管理就是档案管理中一个新生事物, 一种新的归档方法、规范、标准, 整个行业没有统一的标准、规范, 在实际工作中操作起来难免会有困难, 档案人员积极性和创造性不高, 电子技术知识方面的匮乏, 尤其怕在这项工作中出现错误, 带来一些损失, 档案管理人员就会得过且过, 能躲就躲。
三、完善电子文件管理的具体措施
为了加强电子文件管理, 笔者建议采取如下措施:一是档案主管部门建立电子文件管理的规章制度和管理办法, 采取“强制性”措施要求各单位、部门必须执行管理办法中的各项条款。二是单位档案部门应建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件的收集原则、收集范围、分类编号办法, 正确划分保管期限、保管和利用方式等规定, 做到集中统一管理, 使电子文件与纸质档案有机地结合, 有利于电子文件管理者科学管理。三是大力宣传科学管理电子文件, 不断提高人们对电子文件的正确认识, 使人们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要按时归档和注意保存。四是完善办公系统功能, 实现办公系统自动化和智能化, 为日后电子文件共享、利用打下基础。五是加强培训, 提高档案管理人员管理电子文件的素质。作为一名档案管理人员, 笔者强烈感到电子文件管理方面知识的欠缺, 希望上级档案主管部门多组织培训, 研制开发真正适应我国电子文件管理系统软件, 完善档案管理人员的档案现代化管理技能, 以推进档案工作现代化和信息化建设的历程。
摘要：随着计算机技术的发展, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 文章围绕档案电子文件管理分析了其现状并提出了完善档案电子文件管理的具体措施。
关键词：电子文件,现状,健全
参考文献
电子文件利弊谈 篇9
关键词：正面看电子文件,反面看电子文件
电子文件是伴随着计算机及网络技术产生的不同于纸质文件的一种新文件类型, 它的结构相对于传统纸质文件具有不同的涵义和特性, 也决定了两者在本质和功能上的不同。电子文件的生存环境是计算机世界, 所以它首先是一种计算机环境意义下文件, 结构也就具有计算机文件的结构特征;电子文件的属概念是“文件”, 所以它又从属于传统档案文件, 其结构应具有传统档案文件的结构特征。
从正面看电子文件
从正面看电子文件就是评价它的进步性, 而电子文件的进步可以从其依托的科技本身反映出来。
电子文件的产生, 是计算机技术与通信技术在办公和管理领域的运用。电子文件的科技进步性体现为两方面:一方面是数字化生存, 另一方面是网络化传递。
第一, 电子文件的数字化, 使文件的记录方式发生了根本性的变革。一方面它改变了信息的承载介质, 使实物媒体, 包括纸张、胶片、录像带及其他介质, 像这些媒体的计算机存储形式, 例如磁盘、光盘等加快转移。从这种意义上说, 电子文件数字化的结果, 可以逐渐实现无纸办公, 改善办公环境。另一方面, 数字化大大提高信息处理的质量和速度, 实现了生产和管理效率的双翼齐飞。
第二, 电子文件可以被高速检索。计算机最显著的优点就是具有高速的运算能力和强大的逻辑判断能力, 借助于这种优势, 在计算机支持的信息系统中, 能迅速、多方位地检索到所需要的信息。
第三, 电子文件信息可以借助通信网络进行远距离的传递和交流。进入20世纪90年代以来, 通信网络的发展日新月异, 尤其是从1995年Intenet的国际商业化以来, 一个崭新的世界——网络世界形成了, 电子信息传递交流的阻碍和屏障几乎完全被撤除, 电子文件发挥着传统文件和手工劳动所不能比拟的优势和功能。
第四, 更有利于发挥电子文件的信息资源共享。信息资源较之于材料和能量资源的优越之处, 就是能够实行共享而不损害其本身的完整性。但信息内容必须依附于某种载体而传递和利用, 而电子文件的信息内容可以从其原来的载体上游离出来, 根据利用者的需要, 进行多种形式的显示、输出, 并与其他形式的载体相结合, 从而充分发挥信息资源共享的优势。
第五, 电子文件能集成多元化信息。在机读系统中, 电子文件可以运用多媒体技术, 做到图、文、声并茂, 三维立体显示, 真实地再现当时的活动情况, 并随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。
第六, 有助于组建国家综合信息系统。衡量一个国家信息产业发展程度的一项重要指标就是这个国家所组建的信息系统的完善程度与综合程度。组建国家综合信息系统的思想源于1950年联合国教科文组织提出的“国家信息系统”思想, 完善的国家信息系统, 也有赖于档案信息系统的建立和完善。现代科技的发展, 尤其是计算机和网络通信技术的广泛运用和综合运用, 使得国家信息系统的建立、完善和综合变成可能。
从反面看电子文件
从反面看电子文件, 评判它的挑战性。这种挑战性源于电子文件伴随高科技生而俱来的不足之处。具体表现在以下几个方面:
第一方面, 电子文件难以确认其原始性与真实性。传统文件原始性与真实性确定的标准有两个方面。一方面是通过内容与原始载体的结合来确认;另一方面是通过文件的固定结构与格式来确认。而在电子文件中, 这两方面都失去了意义。首先, 电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化, 但其拷贝后的复制件与原件完全一致;另外, 随着计算机软硬件系统的更新换代, 必须将原文件在新的软件中转换格式, 以保证其可读性。这样一来, “原件”的概念变得难以定义。其次, 从电子文件的物质结构上看, 其并非一目了然, 通常也不被用户所完全了解。因此, 电子文件的物质结构显然不能像传统文件那样, 成为文件原始性、真实性的重要标准了。就发挥作用而言, 电子文件更适合于建立一种逻辑结构。
第二方面, 电子文件已很难像纸质文件那样能够体现其形成过程。纸质文件由于内容与载体的密切结合, 文件的制作、形成过程完全可以通过保存载体的方法反映出来。而电子文件的制作过程已经不再以实物化形式固定下来, 除非同一文件使用不同文件名称, 否则当我们在编辑文件时, 只要确认新文件对旧文件的“overwrite”, 就意味着电子文件制作过程的一切痕迹, 包括草稿或修正稿, 统统
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被消灭了。这种过程一旦被消灭, 就永无恢复的可能。因而, 某一种思想、观点, 一项政策、计划, 一件法案动态形成的过程在传统文件状态下能够轻而易举、清晰地反映出来, 但在电子文件状态下显得困难, 而且非常容易被忽视。
第三方面, 电子文件信息容易失真, 而且由于没有“原本”或“原本”无法读出, 其失真程度难以核对。造成电子文件内容失真甚至破坏的原因有以下几点:
第一点, 由于电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。一般说来, 磁盘的寿命是3-5年, 光盘也不过30年左右, 载体材料的氧化和变质、磁场的影响、读写时的机械磨损 (尤以磁盘为甚) , 很容易破坏甚至抹去电子文件上存储的信息。另外, 读写机器系统的更新换代, 要求人们将电子文件不断转移到新型存储介质, 比如磁盘有由8英寸、到5.25英寸、到3.5英寸的变化, 记录有单面单密度、双面单密度、双面双密度到高密度之发展, 介质有磁鼓、磁带、磁盘、光盘之分。存储介质的老化及转移, 电子文件的读写格式由旧到新等, 种种原因引起信息的丢失、失真、变异都是不可避免的。
第二点, 由于病毒的影响。大部分计算机病毒是破坏性的, 比如著名的DIR2病毒, 就是修改com和exe文件的根目录和子目录中的文件, 而且它的出现, 彻底打破了防病毒卡公司的“信仰”, 也击碎了所有用户欲依赖于防病毒卡以保障系统安全的美梦。从目前看, 计算机软、硬件每更新一次, 病毒也更新一次。因此, 病毒对于计算机及其电子文件的影响, 可以说是如蛆附骨、如影随形, 是计算机用户永远挥洒不去的阴霾。
第三点, 人为破坏所致。人为破坏对电子文件信息造成损害的途径也有内外之分。内部途径是在编辑软件中设置“逻辑炸弹”, 导致系统运行时参数变化而改变信息的准确性, 外部途径是“黑客”攻击计算机系统, 修改甚至毁坏信息, 而导致电子文件内容失真。
第四方面, 电子文件的证据性难以保障。从各国目前对于电子文件的态度看, 事实也是如此。比如法院愿意接收以传统信息处理方法与技术产生的文件, 如书写、打印、照相复制与缩微胶片等, 而对新技术 (如数字图像技术、电子文献交换) 产生和复制的文件, 若要成为证据, 要受到更多的审查, 因为缺乏这类标准及这类技术的有效使用方法。为解决这一问题, 各国对证据性价值或内在价值 (指文件原件所特有的某种物质材料特征能够带来的价值) 的电子文件, 普遍做法是采用“双套制”, 即在保持电子文件的同时, 把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件。比如在美国, 虽然电子文件已被列入联邦档案法, 成为“官方档案”, 但联邦区级法院仍然申明, 只有打印出来的电子文件, 具有证据价值, 否则无法确认。在英国
编辑邮箱:chuangxingl@126.com
也遇到同样的问题, 据英国公共档案馆调查表明, 为了保证文件的法律问题, 有85%的政府部门仍然要求用纸张拷贝保存全部或部分文件。
第五方面, 结构和形式虚拟的文件常常会被忽视保管而无法反映文件的内容。前几年我国有些档案学者在谈论电子文件时, 认为“电子文件把我们带进了一个‘虚拟文件’和‘虚拟档案’时代”, 应该说这种观点是言过其实了。电子文件并不等于虚拟文件。虚拟文件 (Virtual file) 是存在的, 但它主要是关系数据库文件或Hypertext文件、表、多媒体系统。电子文件“虚拟”性质实际上由两方面因素决定的:一是合成文件的逻辑表达式, 二是“动态”数据单元。比如数据库文件, 它往往是调用动态数据库中存储的数据单元以逻辑关系组合在一起。如在一个用户遍布不同地区的分散型数据库中制作的文件, 其中的表册可能摘自甲地数据库, 正文来自乙地数据库, 而图形选自丙地数据库;来自同一数据库的一份企业员工名册文件, 可以用不同的操作命令来制作, 即可以用姓氏拼音字母排序, 也可以根据年龄、工资、职称排序。数据库文件之所以有“动态”特征, 则主要是因为数据库的数据单元往往被输入的新数据所代替, 如股票、债券、期货、贸易、天气预报、交通、金融等数据库, 都是动态变化的, 对于这些变值或增值业务活动中形成的电子文件的保存, 自然成了一个必须解决的问题, 也是一个确实令人感到棘手的问题。当然, 解决问题的方法是有的:一是可以对每一次变动都记录下来并将各种可能出现的组合都加以保存;二是通过建立元数据, 建立健全容错和纠错的辅助系统及运行记录系统加以解决。
结论
老子在二千多年前就说过的“祸兮福所倚, 福兮祸所伏”, 全然可以概括伴随电子文件而来的正反两方面效应。我们现在评价电子文件, 忘记其正面效应或忘记其反面效应都可能导致产生不正常的情绪。总之, 电子文件及其依托的智能机器系统, 远远超过了传统文件及手动系统, 为此人们才致力发展、完善它们。在某些情况下, 它们会极大地有利于人类, 在某些情况下却又会有害于人类;在某些情况下又可以对某些领域、某些人有利, 对另一些领域和人不利, 这取决于创造和使用它们的主体的认识水平、技能操作水平和价值观念。因此, 在我们大力发展高科技、促进技术革命的同时, 不可忽视自身观念和方法的改革, 只有这样, 我们才能尽量让技术革命造福人类自身。
电子文件归档与电子档案管理研究 篇10
1 电子文件归档的定义及分类
电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。
但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。
按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。
2 电子档案的管理模式
国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:
2.1 分布管理模式
这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。
2.2 集中管理模式
要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。
2.3 分布与集中相结合的管理模式
发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。
3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状
我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:
3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一
有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。
3.2 标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
3.3 档案信息管理人员的素质有待提高
实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。
4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持
由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:
4.1 加密技术。
加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。
4.2 消息认证。
使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。
4.3 签署技术。
目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。
4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。
4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。
4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。
参考文献
[1]翁东东, 王晓方, 饶文英.电子文件归档与电子档案管理[J].兰台世界, 2005 (12) .
[2]吕筱芬.探论电子档案管理[J].浙江档案, 2001 (10) .
[3]王民祖, 司霞.浅谈电子文件归档与电子档案管理和应用[J].山东档案, 2008 (5) .
[4]王苑华.电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J].档案学研究, 2002 (1) .
医院电子文件的归档管理 篇11
关键词：医院电子文件存储载体归档管理
电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。
1医院电子文件的内涵
1.1医院电子文件的来源
一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。
1.2医院电子文件归档的注意事项
医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。
由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】
2、医院电子文件归档存在的问题
2.1电子文件的真实性问题
电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。
2.2相关的法律法规不完善
由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。
2.3缺乏专业的管理人才
电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。
此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。
2.4存贮载体不安全
在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。
3、医院电子文件归档管理的措施
3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍
医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。
3.2对电子文件进行分类归档
医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。
3.4加强存储载体的安全管理
载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。
伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。
【参考文献】
【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.
【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)
【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)
【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.
【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.
【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).
【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).
电子文件的异质备份 篇12
一、在论证层面, 深入调研, 进行电子文件异质备份的科学论证
鉴于电子文件异质备份目前在档案界尚处于起步摸索阶段, 前期投入较大, 还有大量准备和辅助工作要做。需要先进行前期调研和科学论证。科学论证, 即合乎科学的论述与证明。电子文件异质备份, 存在各种不确定的因素, 涉及到各种技术, 因此必须在备份之前, 提前对各项计划及各方面情况实行科学论证。首先是方案论证, 也就是对整个异质备份工作的计划进行论证, 因为计划一旦出错, 或出现哪怕只是细微疏漏, 都可能对电子文件异质备份的安全造成不可估量的严重后果。其次是技术论证, 包括保管技术、存储技术和安全利用技术等各种档案安全技术的研发与使用, 要求电子文件异质备份工作必须遵照各单位自身的实际情况, 对电子文件异质备份过程及环境进行安全分析, 然后对其技术应用进行科学论证。
二、在规划层面, 电子文件异质备份要整体规划, 分步实施
实施电子文件异质备份是有计划有组织的联合行动, 是一个需要较大投资的长期过程, 从一开始就要在深入调研、科学论证基础上, 认真搞好整体规划设计。要着眼于长远建设目标, 紧密结合工作实际, 根据业务工作的需要、数据量的增量多少、软硬件环境、经费投入等分步实施, 在建设中量力而行, 边建边用, 逐步滚动发展。由此而产生的规划、部署, 是组织实施电子文件异质备份建设的基本依据, 决定着建设方向、工作质量和发展效益。
三、在实施层面, 加强电子文件信息资源开发, 以差异化和多元化策略进行电子文件异质备份
(一) 加强电子文件信息资源开发, 实现电子文件信息内容的二次转移。
电子文件异质备份的目的就是为了满足人们对电子文件所含信息内容长期的检索需要, 与传统文件不同, 能长期保存电子文件并不能保证被保存的数字信息内容具有可读性和可存取性, 所以我们需要持续地开发电子文件信息资源, 剔除失去保存利用价值的信息内容, 更好地备份有价值的有用信息, 并通过提供二次内容的开放利用来不断检验电子文件长期保存是否有效, 找准合适的异质备份时机。这样既有效安全地对电子文件进行了异质备份, 又使电子文件信息内容最大限度地得以利用。
(二) 实行差异化策略, 进行选择性备份。
要针对不同机构、不同技术环境和不同价值特征的电子文件, 采取不同的异质备份方案。开展电子文件异质备份工作应有轻重缓急, 严格控制异质备份的范围, 抓住档案本质, 对具有档案特性的电子文件先进行异质备份, 主要包括能反映国家、社会、人类发展历程的有重要价值的电子文件;具有证据性、能发挥凭证作用的电子文件, 如有关民生的医保、社保方面的内容, 这是档案异质备份的主体部分。
四、在评估层面, 构建电子文件异质备份质量和绩效评估体系
以保护数据的程度和成本为基点, 从实践的需求角度出发, 从管理、技术、制度建设、经费投入等多个层面设计出一套新型而科学合理且具操作性的电子文件异质备份质量和绩效评估指标体系。通过建立电子文件异质备份质量评估机制, 建立电子文件异质备份绩效评比机制, 以及电子文件异质备份先进评比和典型示范机制, 构建电子文件异质备份质量和绩效评估体系。在电子文件异质备份规划执行过程中, 强调统筹规划, 层层分解、细化, 并与评比、考核相结合, 以加强对电子文件异质备份的控制力, 避免分散建设和低水平重复建设。
五、在管理层面, 加强电子文件异质备份的管理保障
(一) 国家和各级档案部门应设立专门机构, 负责电子文件异质备份工作。
国家应针对电子文件异质备份工作成立或指定专门机构, 统一计划和指导电子文件异质备份建设;国家各级档案馆应设立专门机构, 负责电子文件异质备份工作。由于电子文件异质备份工作需要进行大量的专业技术工作, 可以建立若干坚固可靠的国家级、省市自治区级电子文件异质备份中心, 对一些大型档案馆而言, 也可以考虑成立专门的电子文件异质备份中心, 从事对电子文件异质备份业务及实用性试验研究。电子文件异质备份中心应充分研究并明确职责, 尤其要加强履行电子文件异质备份全程保护及督查职能, 明确专业职能部门在电子文件异质备份工作中的作用、分工和协作, 档案馆内一些涉及电子文件异质备份的重要建设项目、业务项目及技术项目应统筹管理, 从一开始就充分研究和考虑电子文件异质备份的需求。
(二) 建立电子文件异质备份工作责任制, 提高风险管理意识。