涉密电子文件管理措施

涉密电子文件管理措施（共3篇）

涉密电子文件管理措施 篇1

摘要：档案管理与时代发展息息相关, 管理好电子文件必须处理电子文件和纸质文件、存量和增量、数量与质量等之间的关系。这样才能最大限度地激发全社会对电子文件的需求, 培育支持电子文件管理的社会意识和动力。本文就电子文件管理要处理好的几个关系谈点粗浅的认识。

关键词：档案管理,电子文件,处理,几个关系

时下, 档案利用已经搭上现代化的传媒, 产生前所未有的社会影响。这些正是我们电子档案发挥出来的一些作用, 电子文件是时代进步的产物, 电子文件的问世不仅意味着档案载体的转移, 而且也向传统的管理思想、体制、理论、方法提出了全面的挑战, 使当代档案工作的生存和发展面临前所未有的压力。所以, 电子文件管理在为后代人服务的同时, 更强调为现代人服务;在维护其存史价值的同时, 更强调其现实价值。这样才能最大限度地激发全社会对电子文件的需求, 培育支持电子文件管理的社会意识和动力, 为档案工作创造更加良好的生态环境, 本文就电子文件管理要处理好的几个关系谈点粗浅的认识。

1 处理好电子文件和纸质文件的关系。

换句话说也就是处理好有纸和无纸的关系。电子文件在给人们的学习、工作、生活带来巨大便利的同时, 也给人类带来巨大的风险, 是名副其实的"双刃剑"。电子载体固然有便于制作、编辑、传播、检索、携带等纸质文件难以比拟的优势, 但是也有载体、信息和生存环境不稳定的致命弱点。而纸质载体却有稳定、安全、可靠、直观, 经得起时间考验的特质。电子文件的风险因素只要不解除, 就摆脱不了对纸质文件的依赖。在当前以及今后相当长的时期内, 电子文件和纸质文件是互连、互补、互动的关系, 而不应当是相互对立、你死我活的关系。电子文件的问世打破了纸质文件一统天下的格局。有人相信计算机无所不能, 于是"无纸办公"的雄心便油然而生, "无纸办公"的词汇在许多文章中频频出现, 在有些人眼里, 似乎"无纸"就是先进, "有纸"象征落后, "无纸"成了办公自动化追求的目标。我国是发明纸张, 纸文化深深扎根的古国, 取消纸张谈何容易!因此, 不能简单地将电子与先进, 纸质与落后划上等号。我们应当做到电子文件管理推动纸质文件管理改革, 纸质文件管理促进电子文件管理的完善。我们可以将使用频繁的文件实行无纸保存, 将利用率不高的实行纯纸质保存, 由此将"双套"保存的范围减到最小。同时, 我们也可以利用缩微片存储密集、稳定可靠、成本低廉的优势, 将电子文件进行缩微转换实现无纸化。

2 处理好存量和增量的关系。

在信息化环境中形成的归档电子文件可分为存量和增量。存量是指对传统纸质档案数字化后形成的电子文件。该电子文件的形成有利于档案的检索、传递和共享利用, 有利于保护珍贵档案原件, 延长易损档案的保管寿命等。但是它仅仅是纸质档案的复制件, 不能独立承担档案的原始凭证价值。更何况, 如果原有档案价值有问题, 数字化处理也将徒劳;增量是指在电子政务、电子商务等信息化环境中直接形成的电子文件, 如果采取有效的控制措施, 即对它的原数据进行妥善的收集和管理, 它有可能成为优质电子文件, 并成为现代档案的优质资源。由于增量电子文件管理需要加强前端控制, 管理难度大。因此多数档案部门都将信息化的重点放在存量数字化上, 忽略了增量电子文件的收集和质量控制, 从而使增量不断变成新的存量, 使档案部门陷入无休止的存量数字化工作。我们应当将数字化的重点放到现行电子文件的收集上来, 或者至少做到存量和增量两手抓, 达到激活存量价值, 放大增量价值的目的。

3 处理好数量与质量的关系。

现实生活中, 我们在用发展的眼光揣摩未来人的需求, 不断调整档案收集范围以外, 还需要依靠充足的档案数量去支持其质量。在纸质档案的时代, 数量与质量的关系问题过去未被足够地重视, 是因为还不突出。在电子文件时代, 由于信息爆炸、知识猛增, 档案需求与时俱进, 数量和质量的关系问题需要重新考量。一方面, 我们要研究当代档案用户需求变化的规律, 调整电子文件的归档范围, 优化电子文件的收藏结构, 改变单纯重视收集红头文件、行政类文件的倾向, 提高档案收藏的含金量。另一方面, 也可以利用电子文件存储密集、海量、检索方便、快捷的优势, 适当扩大档案收集的范围, 实行以数量支持质量的档案收藏策略。

4 处理好电子文件档内与档外关系。

档案工作的起点和终点都在社会, 因为归档电子文件资源来源于社会, 又需要回归到社会。由于管理档案的机构历来是机关的内部部门, 档案干部往往习惯于"封闭"的工作环境。档案机构与外界交流不畅通, 是造成档案收集难和利用率低两大难题的主要原因。为了打通与外界的关系, 档案部门做了不懈的努力, 但是没有根本性突破。为了收集电子文件, 许多档案部门一再向各领域信息系统呼吁, 要求"前端控制", 然而应者寥寥。目前档案系统十分重视内部各系统之间的资源整合是必要的, 但是, 更重要的是要通过完善法规制度, 加强沟通, 千方百计地与社会信息化系统接轨, 将档案信息化系统纳入电子政务、电子商务、电子校务、电子法务、电子银行等系统的规划和建设, 取得电子文件收集、归档的主动权。例如, 目前不少档案馆主动与本地区新闻传媒单位联系, 收集了大量的新闻视频文件, 并建立了正常的归档渠道, 使"昨天的新闻成为今天的档案"。建立档内与档外的和谐关系, 能使档案服务从间接转换直接、从被动转换主动、从幕后走到台前、从滞后转向超前, 使档案信息化更好地带动档案信息资源建设和服务体系建设, 使档案工作步入一个较好地良性循环。

5 处理好管理与技术的关系。

管理与技术的关系好比舵手与轮船。舵手是管理, 决定轮船的航行方向;轮船是技术, 是舵手管理发展的动力。因此, 不顾舵手的的素质, 盲目追求所谓的豪华油轮, 搞华而不实的"创新", 或者对新技术缺乏兴趣, 一味偏好传统, 习惯守旧, 都不利于事业的发展。档案工作管理也是一样的, 任何档案信息化建设的成功, 都离不开管理与技术的紧密结合。首先, 信息技术的应用必须坚持以业务需求为导向。该需求必须来自对实践的深入调查, 而不是凭空设想, 需求把握准, 技术投入就会得到良好的回报, 反之将劳民伤财。其次, 要崇尚信息技术。电子文件是信息技术的产物, 当前所遇到的许多棘手问题, 如凭证价值保障、安全性控制、内容管理、异构资源整合、无障碍传播等都需要借助日新月异的信息技术。当今时代, 新技术的发展继续呈加速度的态势, 如手机、数码相机、摄像机、电视机等与人类生活休戚相关的技术发展尤其迅猛, 我们不跟踪, 不应用, 其他领域应用了, 档案专业就会失去竞争实力和发展良机。

6 处理好现在与将来的关系。

档案是历史发展的纽带, 它能让历史凝固、瞬间永恒、信息沉淀、时光延伸、记忆说话、知识传承, 目的是让未来和历史"牵手"。从事"牵手"的档案职业显然非常神圣, 因为它是社会持续科学发展的基石。可是我们在面向历史和未来时不要忽略了"今天"。今天从昨天走来, 又向明天走去, 无数个今天留下无数的瞬间, 才构成历史记忆的长河。为此, 有些传统的理念需要完善或升华。例如, 过去我们强调档案工作者是"守护历史", 要甘于寂寞、甘当无名英雄, 这是对的。然而, 作为现代信息资源的电子文件管理, 还应当引进经济活动的理念, 也就是讲究当前的效益, 追求产出投入比的最大化。为此, 流入档案馆的电子资源, 不能满足于"守护历史"而让它一味地沉淀, 而应当将归档作为电子文件新生命的起点, 让它通过计算机网络的血管, 继续流入社会信息化大海, 这应当成为电子文件管理孜孜以求的目标。

参考文献

[1]张大伟.构建电子文件管理的八大和谐关系[J].档案现代化管理, 2009, (9) .

[2]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案, 2003, (12) .

新形势下的高校涉密文件管理 篇2

关键词：新形势,高校,涉密文件,管理

一、引言

随着高等教育的不断发展, 在当前的新形势下, 对保密工作的管理成了高校工作的重点任务。加强对高校涉密文件的管理不仅能够确保高校的长久发展, 也是响应党和国家在保密工作上的重要举措, 因此研究探讨新形势下高校涉密文件的管理具有重要的积极意义。

二、新形势下高校涉密文件管理存在的问题

(一) 科研人员归档意识淡薄

在新形势下, 我国的科研项目的发展取得了不小的成就, 但出现的一个严重问题就是不少科研人员只重视对科研成果的申请和发表, 却忽视了对科研档案的归档。一些科研人员认为, 他们所研发的科研成果是自己辛勤劳作的结果, 自己拥有主动权, 不愿意上交到档案馆归档。还有一些科研人员认为上交档案馆麻烦, 在日后查找时也会很不方便, 因此便把科研成果留在身边方便自己日后评奖、评职称。这些原因都是造成我国的涉密文件归档不全面的重要因素, 体现了科研人员的归档意识淡薄。

(二) 涉密文档管理制度不完善

当前, 虽然大部分高校都制定了相应的档案管理制度, 但其模式基本上都是以科研档案的管理为标准的, 在涉密保密性上缺乏完善的保障手段, 存在一定的管理漏洞。这种管理模式只能对责任人的科研材料进行一定的归纳和收整, 但责任人是否将科研成果上交就无法进行全面的管理和控制了。同时一些档案管理部门的工作人员工作不认真, 对上交的材料并没有进行审核和归纳, 即使审核发现材料有问题也没有进行及时的处理, 而是不了了事。这样不完善的涉密文档管理制度很难保证对涉密文件的有效管理。

(三) 、涉密人员保密意识淡薄

新形势下, 互联网技术的快速发展加快了信息传递的速度, 因此, 这也造成了涉密文件泄漏事件的频频发生。分析问题的本质, 主要还是由于涉密人员的保密意识淡薄, 一些涉密人员认为高校仅仅是教育的场所, 没有什么秘密要保持的, 所以便会产生有密不保的想法。这种不正确的思想认知造成涉密人员的保密意识淡薄, 因此泄漏了高校和国家的秘密, 为高校的涉密文件的管理带来了严重的问题。

(四) 保密技术落后

科学技术的不断发展加快了信息化的进程, 计算机和网络越来越被广泛地应用到了高校的涉密文件管理中。虽然网络技术为高校的涉密文件管理带来了巨大的方便, 但随之而来的泄密危机也为高校涉密文件的管理造成了困难。网络系统的不完善发展造成了系统漏洞、病毒的产生, 高校所依赖的这些保密技术相对而言较为落后, 并不能保障涉密文件的安全性, 因此这就大大提高了涉密文件泄密的可能性。

三、新形势下加强对高校涉密文件管理的措施

(一) 提高涉密人员的归档意识

涉密人员的归档意识对于高校涉密文件的管理有着重要的意义, 因此提高涉密人员的归档意识有利于促进高校涉密文件的规范化管理。高校应当通过多种形式来对涉密人员进行档案管理教育, 如进行讲座宣传, 主题活动等等, 使涉密人员认识到档案归档是国家制定的一项标准, 不得以任何理由私自占有。高校应当通过引导教育让涉密人员清楚的认识到自己在档案归档上的责任和义务, 帮助其树立重视归档的意识, 从而使其将归档行为落实到行动中, 切实将应当上交的档案交由档案馆管理, 提高高校的涉密文档管理效率。

(二) 构建完善的涉密文档管理制度

高校应当在国家相关的法律标准下构建完善的涉密文档管理制度, 加强对涉密文档的管理。涉密文档的管理制度包含多个方面的内容, 如文档的归档制度、涉密文档的保密制度、涉密文档的借阅制度等等。涉密文档的管理制度应当从档案收集开始一直贯穿于档案管理的整个过程, 对档案管理过程中的每一位人员都明确其责任和权利, 保证档案的收集、整理、保管等等环节都能明确的规范标准。同时, 涉密文档管理部门需要加强与科研部门的合作, 及时对科研成果进行归档管理, 形成一定的监督机制, 确保涉密文档能够被保密管理。

(三) 提高涉密人员的保密意识

对涉密文档的保密管理是一项长期而复杂的工作, 针对当前的一些涉密人员保密意识淡薄的现象, 高校应当有针对性地提高涉密人员的保密意识。高校应当从实际出发, 积极开展保密工作宣传教育, 通过广播、电视、报纸等媒介来强化涉密人员的保密思想。通过开展主题会议、专题讲座、文化宣传栏的方式来对涉密人员进行保密思想的渗透, 向涉密人员进行保密知识的灌输, 充分提高涉密人员的保密意识, 进而使他们在涉密工作中自觉维护高校以及国家的机密。

(四) 提高涉密技术防范

在新形势下, 提高涉密技术的防范是加强高校涉密文档管理的有效措施。因此涉密人员应当在高校的组织下提高自己的知识技能, 强化对网络技术的掌握, 通过提高涉密人员的技术防范来极强对涉密文档的管理。此外, 高校还应当安排专业的网络技术管理员进入涉密部门, 对涉密文档的网络化管理进行维护, 以陷阱的网络技术和防护技术来强化对涉密文档的保密性工作。

五、结语

新形势下, 高校对涉密文档的管理应当在党和国家的方针政策下, 提高涉密人员的归档和保密意识, 通过建立完善的涉密文档管理机制以及提高涉密技术防范来切实保障高校的涉密文档管理, 促进涉密文档管理的规范化和制度化。

参考文献

[1]张娟;张晓, 防患于未然——论涉密文件的动态管理[J].管理观察.2009 (13) .

确保电子文件归档质量的措施 篇3

1. 明确归档范围。

这是保证电子文件归档质量的关键。笔者认为, 应主要按照国家档案局《机关文件材料归档与不归档的范围》, 结合单位本身的业务范围执行, 具体包括各种文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。在实际工作中, 应具体问题具体分析和处理。如对草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 所以一般情况下可不保留, 但是, 如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时, 或者从保留文件重要修改过程的信息考虑, 则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的电子文件, 则应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系, 尤其是对无纸化系统生成的电子文件, 应当有更严格的措施。必要时, 应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

2. 制定归档标准。

国家档案局于2003年7月22日以6号令的形式颁布了《电子公文归档管理暂行办法》, 对电子公文管理的相关问题作出了原则规定, 该《暂行办法》自2003年9月1日起正式施行, 从而为电子文档管理工作提供了法规依据。电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件, 不仅外形上不同, 在处理方法、管理内容上也相差甚远, 所以必须根据电子文件的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项标准的制定, 可以参照文书档案的某些做法, 但又不能照搬。归档标准的制定决不是档案部门一家的事, 应该联合技术部门和使用部门等共同协商制定。如电子文件在形成、积累、归档、保管过程中, 应及时登记设备环境、相关数据等, 以保证电子文件的归档质量;生成电子文件与专用软件必须一同归档;对已经归档的电子文件的管理, 应有严格的制度和有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性和完整性等。

3. 确定归档方式。

电子文件的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上, 将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中, 电子文件能供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定、可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。物理归档是指经过计算机处理的电子文件通过拷贝或刻录卸载到载体上, 向档案部门移交实行脱机保管的过程。该方法便于电子文件的长期保存。

4. 完善归档方法。

一是对收进和发出的电子文件建立登记簿, 加强对电子文件的前期控制, 防止从网络渠道流通的电子文件散失, 便于追根溯源;二是采取定期与不定期相结合的方法对个人产生的与工作相关的电子文件进行收集、登记、备份;三是及时对即将更新或已更新的操作环境及数据进行登记和保存。四是将最终版本的电子文件存入磁、光载体介质上, 也可压缩归档, 采用数据压缩工具对电子文件进行压缩, 然后刻入磁、光介质上。一般在局域网或其他网络下采用备份系统归档, 将要归档的电子文件在网上进行备份操作, 就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。归档的电子文件格式尽可能使用通用标准, 归档后还应进行一致性的测试。

5. 明确归档时间及份数。

电子文件的归档时间一般有年度归档、阶段归档等, 可视具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件, 存贮介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2~3个月为宜。一般拷贝二套, 保存一套, 借阅一套。即使在网上进行, 也要保存一套。必要时应保存两套, 其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。

6. 与纸质文件同步归档。

鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确, 电子文件本身也存在技术缺陷, 所以单独使用并不安全。因此, 目前采用电子文件与纸质文件同步归档的“双轨制”:一方面着手建立和运用计算机网络环境下的具有许多特征的电子文件;另一方面还要继续保管实体档案, 同时逐步建立数据副本, 实现档案信息资源在现代社会信息平台上的运转。这样既可解决归档文件的凭证依据问题, 又可解决归档文件的提供利用和资源共享问题, 以达互补之目的。

参考文献

[1].朱桂兰.张琦.浅议纸质文件与电子文件归档方法的融合发展问题.中小企业管理与科技, 2011.6

[2].瞿钧.电子文件归档及管理系统.中国技术, 2011.2