设计管理部文件归档

设计管理部文件归档（共9篇）

设计管理部文件归档 篇1

关于工程设计文件及工程竣工资料归档管理的规定

工程设计文件及工程竣工资料归档是工程设计和工程施工工作的一个重要环节，相关资料的妥善保存对生产经营起着至关重要的作用，为了进一步加强设计院的设计文件及工程竣工资料归档管理，特制订本规定：

一、资料归档

资料归档分为：设计合同与工程技术文件二个部分，在归档的工程技术文件部分又分为投标阶段、设计阶段、施工配合等三个阶段，项目主管负责人要根据项目进程及时整理相关资料，确保资料的完整和准确，并将整理好的相关资料统一存入设计院专用存档硬盘。

二、资料归档的主要内容：

归档的资料包括以下内容的电子版及纸质版。

1、招标与投标文件；

2、合同及协议；

3、项目可行性研究报告与初步设计文件

4、项目的政府相关部门的批文（如：项目立项批文、土地证、土地使用规划许可证、土地规划意见书、消防批文等）；

5、项目的相关市政条件及地质勘察报告；

6、设计任务书及业主变更设计要求的文件；

7、审核、校审记录及相关计算书；

8、施工图审查记录；

9、施工图蓝图及电子文档；

10、服务过程记录（图纸会审、设计交底、设计变更、工程洽商、顾客满意度调查表等）；

11、工程竣工验收资料（结构主体验收、四方验收、消防验收等）；

12、竣工蓝图及电子文档。

三、电子版文件存档格式要求：

为了统一管理及方便日后调档使用，存档的电子版文件格式需按照项目分类分为存档格式要求如下： 存档的汇报类文件：*.ppt、*.pdf、多媒体格式 存档的打印类文件：*.jpg、*.pdf 存档的原始文件：*.doc、*.excel、*.dwg、*.psd、3ds max等

四、电子文件资料归档的编目要求：

电子文件资料归档按照分类、年份、项目等多级目录进行编目。具体编目的各级目录要求如下：

1、第一级目录：按照《设计合同与协议》、《工程技术归档资料》分为二部分，即： 1-设计合同与协议 2-工程技术归档资料

2、第二级目录：在第一级目录下文件初次存档按该项目签订的合同为第二级目录；即以设计合同签订的年份确定，如： 项目合同在2012年签订，建立第二级目录为：2012年，项目合同在2013年签订，建立第二级目录为：2013年。

3、第三级目录：按照项目名称在第二级目录下建立第三级目录。电子文件资料归档的第三级及以下级别目录，将按照下表进行。1)工程技术文件归档以湖南电台项目的为例： 专用存档硬盘符:2-工程技术归档资料2012年某项目 具体格式要求如下表： 2)设计合同与协议以某项目的为例： 专用存档硬盘符: 1-设计合同与协议

2012年某项目1-设计合同（电子文档）

2-技术咨询合同（电子文档）

设计管理部文件归档 篇2

关键词：电子文件,归档,管理

近几年随着国家加大对西部地区的投资力度, 西部各省的项目急骤增加。就我院近几年的项目进行比较, 2003年我院项目总数在300项左右, 现在每年项目在600项左右。与往年相比项目数量超了一倍。随之, 根据各行业的要求不同, 项目交付形式也发生了变化。更多的项目业主要求以电子文档的形式交付资料。这样在技术档案的管理中除了纸质档案的归档外, 还要求保存电子档案。纸质档案管理由于具有长期的管理经验, 而且, 具有成熟的管理办法, 在归档管理中不存在问题。电子档案的管理由于是新出现的一类档案形式, 如何管理?如何保存?是对档案工作者提出的一个新课题。我就此谈谈自己在我院的电子档案管理的一些认识和体会。

一、电子文件归档管理的几点对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好, 并得到长期保存, 使人类活动真实历史记录在电子时代得以继续, 是所有档案工作者应尽的职责。如何提高电子文件归档管理水平, 我认为从以下几个方面入手:

(一) 提高认识, 重视电子文件的归档工作。

过去从事的档案管理是以纸质档案为主, 电子文件与纸质文件一样, 同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题, 与纸质文件具有同等作用。各级领导应把电子文件的归档提上议事日程, 重视、强化电子文件的归档管理。要提高人们对电子文件归档管理的意识。档案人员要加强对这方面专业知识的学习, 与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系, 提前介入, 按照归档的要求, 开展业务指导和协调, 协助制定有关制度, 保证电子文件的归档质量。

(二) 加强电子文件的收集积累工作。

电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案, 其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 所以一般情况下可不保留。但是, 如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时, 或者从保留文件重要修改过程的信息来考虑, 则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件, 则应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系, 尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该有更严格的措施。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

(三) 突破难点, 实现纸质档案和电子档案“并轨”运行。

要加强电子文件归档管理的科研工作, 尽快解决电子文件和纸质文件“双轨制”保管问题, 可以设想在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”, 即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上, 然后利用软件与数据库索引将二者结合起来, 以实现电子文件自动管理和检索。

(四) 加强电子文件安全防护工作。

首先, 要抓好信息存储载体制成材料问题, 严把电子文件制成材料质量关, 提高电子文件载体的保存寿命, 为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。三是要保证计算机网络系统运行安全, 可设立查录限制使用文件权限和文件属性等, 这在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。四是做好数据库备份工作, 保证信息安全。五是预防病毒, 防止网络系统遭受侵害。

(五) 加快电子文件管理人员的培养。

从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技能。因此, 培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来, 如熟悉电子计算机软硬件技术或数字信息技术, 接受过档案管理教育的专业人才, 此类人才经过短期专业培训就基本能够满足电子档案管理工作的需要。二是加大现有培训力度, 采取走出去和引进来的双向方式, 开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训, 尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。

二、电子文件的利用

档案的真正价值在于利用, 档案信息化的实现将为档案信息的充分利用提供有利的条件。

(一) 加强档案信息化建设, 为方便快捷服务创造条件。

1. 建立电子档案的管理制度, 实现电子档案标准化。

按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理, 以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密衔接进来, 以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享。

2. 在档案网络化条件下, 查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。

利用者要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务。

(二) 逐步实现档案信息网络化, 达到资源共享。

基层电子文件的归档管理 篇3

一、选择好电子文件归档方式和途径

归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。

需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一

由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。

三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。

电子文件归档与电子档案管理办法 篇4

第一章 总则

第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。

第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。

第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1

归档。

第九条 基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存

储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信

息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息

和元数据等无缺损。

（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利

用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。

（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格

式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。

第二章 电子文件的收集与积累

第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归

档范围和有参考价值的均应收集归档。

第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子

文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时

需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作

完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累正式版本的电子文件。

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格

文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。

2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图

像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收

集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

第十二条收集积累要求

（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件

应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。

第十三条 收集、积累方法

（一）及时按照要求制作电子文件备份。

（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

第四章 电子文件的归档

第十四条 电子文件归档范围

电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。

第十五条 电子文件归档

（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理

部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。

（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。

（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。

第十六条 电子文件的鉴定

（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。

（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。

第五章 电子档案的保管

第十七条 归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。

第十八条 档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。

设计管理部文件归档 篇5

与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。

设计管理部文件归档 篇6

持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武

汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期vv归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共

产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩

电子文件归档与电子档案管理研究 篇7

1 电子文件归档的定义及分类

电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。

但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。

按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。

2 电子档案的管理模式

国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:

2.1 分布管理模式

这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。

2.2 集中管理模式

要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。

2.3 分布与集中相结合的管理模式

发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。

3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状

我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:

3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一

有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。

3.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.3 档案信息管理人员的素质有待提高

实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。

4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持

由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:

4.1 加密技术。

加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。

4.2 消息认证。

使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。

4.3 签署技术。

目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。

4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。

4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。

4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。

参考文献

[1]翁东东, 王晓方, 饶文英.电子文件归档与电子档案管理[J].兰台世界, 2005 (12) .

[2]吕筱芬.探论电子档案管理[J].浙江档案, 2001 (10) .

[3]王民祖, 司霞.浅谈电子文件归档与电子档案管理和应用[J].山东档案, 2008 (5) .

[4]王苑华.电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J].档案学研究, 2002 (1) .

浅谈企业电子文件的归档和管理 篇8

关键词：企业 电子文件 归档 管理

近几年，电子信息技术取得飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，电子文件已经成为信息记录的主要形式。作为一种新型的载体，它同传统的纸质文件、档案一样，都是重要的信息资源和宝贵财富。不仅是当前工作的需要，也为今后的各项工作带来更直接、更快捷的帮助。因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子文件实施档案化管理势在必行。

一、电子文件和电子档案的特点

所谓电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。具有保存价值的电子文件归档后就形成了电子档案。按笔者所在企业电子文件的产生领域，可将其分为三种：一是记录我公司在办理公务、处理一般事物或交流信息过程中产生的电子文件；二是记录企业科研、生产活动的技术性电子文件；三是用扫描仪等设备获取的电子图像文件。

与传统的纸质档案相比，电子档案有着自身的特点：1.其载体不再局限于纸张材料，却需要借助于现代办公设备才能阅读和处理；2.可以由自动化办公设备直接形成以及迅速传递；3.利用者可以不受时间和空间的影响，而且可以同时共享；4.其保存的环境和要求与传统档案相比要高。根据以上特点，开展好电子文件的归档工作，管好、用好电子档案将是档案工作者在相当长的时间里需要努力探索的又一新课题。

二、电子文件的收集和归档

在实践中，要做好电子文件的收集和归档工作，应坚持以下几项原则：

1.要贯彻优化精炼的原则

在各类管理信息沟通、共享日益频繁情况下，办公自动化信息处理中所产生的电子文件是浩瀚而庞杂的。尽管光盘、磁介质载体存贮空间大，但如不区分价值，把所有文件收进档案馆，无疑是人力、物力的浪费，且将造成积重难返的局面。档案部门必须从电子文件归档之始，就贯彻优化精炼的原则，通过鉴别、选择，去粗取精、去伪存真。由于现阶段电子与纸质文件并存，相当一部分归档文件两种载体的内容是相同的。因此，应要求电子文件归档时，突出其特点，有所侧重。如我公司在实际工作中，电子文件的收集侧重于：一是企业局域网上流转的具有保存价值的电子文件，包括上级下发的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本单位形成的文件；二是非网上流转的重要文件，包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的纸质文件及其他载体文件，采取相应技术手段转换成的电子文件；三是其他门类有价值的电子文件，包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。对于一些无保存价值的临时性、局部性或内容已被其他电子文件所覆盖的，则不需要归档。

2.要坚持保密原则

先进的技术促进了信息共享，但也给保密工作增加了难度。计算机系统处理和存贮的信息包括某些国家秘密和本单位不宜公开的事项。在计算机检索逐步采用现代化技术，发展为联网检索时，电子文件管理已成为预防失、泄密的薄弱环节。我公司在电子文件归档过程中，为了防止存贮介质丢失或被非法拷贝泄密，对于系统处理完毕的电子文件由承办部门根据电子文件的重要程度，确定电子文件密级和保管期限，并对密级数据采取加密存贮和传输，归入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如分类号、档号等，进入档案数据库。如各部室需要查询，则可通过局域网终端在其权限范围内进行查询，从而确保了电子档案的安全。

3.要坚持形成部门归档的原则

电子文件可延续纸质档案归档的方式，坚持形成部门归档的原则。企业管理工作是由纷繁的业务结构系列所组成，在企业内部管理体制改革中又不断出现手段更新、方式多样化的工作模式，使得管理工作更为复杂。因而，仅靠游离于各项业务活动之外的档案部门决不可能保证电子文件完整、准确、系统地归档。各职能部门熟悉自身工作的规律，是文件的直接责任者，由他们负责整理归档，能较好地保证归档电子文件的质量。如我公司在电子文件归档过程中，先后下发了《电子文件管理暂行办法》和《电子文件归档的具体要求》等文件，规定了电子文件归档的技术要求、标准和规范，明确了除网络归档的电子文件以外，其他以实物形态移交的电子文件，必须由形成部门进行整理，并与纸质文件一同归档的要求。目前，我公司电子文件归档工作进展顺利，取得了良好的效果。

三、电子档案的保管

由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出现问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以，应对电子档案载体使用专门的装具，并进行有效的检测与维护。

首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，如我公司购买了防磁柜，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。1.定期检测。我公司每年进行一次定期检测，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。在进行检测时，对于抽检样品，首先进行外观上的检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测如发现有问题的载体，及时进行有效的修正或更新。2.定期拷贝。我公司对电子档案每四年进行定期拷贝一次，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。我们对电子档案的检测与拷贝工作，都进行严格的管理，对于检测、维护、拷贝等操作过程进行了详细的记录，避免了人为误操作的发生或不必要的重复劳动。

四、电子档案的开发利用

电子档案在检索、利用、传输等方面能高效、快捷、方便地满足利用者需求，利用者足不出户，即可在自己的电脑终端上看到自己所需要的信息。在这种现代化的电子档案利用过程中，要坚持既方便查阅利用，又保证安全的基本原则。在实践中，我们深深地感到，要做到这一点，必须从以下方面入手：

1.建立电子档案数据库和电子档案管理系统

与传统纸质档案相比，电子档案的优势在于快速检索与利用。这靠人工是无法实现的，只有借助于计算机齐全的电子档案数据库和科学的管理系统才能实现。我公司计算机档案管理系统，建立了档案目录数据库和档案文献数据库。电子档案数据库是档案的数据仓库，其管理调用离不开目录数据库的支持，计算机系统通过目录数据库判断确定所要查询档案的地址和代码，再按检索到的地址到档案文献数据库调出相应的信息原文。我们在实践工作中感到，要实现电子档案管理现代化，档案目录数据库和档案文献数据库的建设必须统筹规划，同时进行。应用利用系统还应有较强的容错能力，以避免由于误操作造成不可挽回的损失。

２.建立电子档案利用制度

与纸质文件相比，电子档案利用中最突出的问题是信息安全。电子信息的易变性使电子档案利用中潜藏着对信息原始性的威胁；另一方面随着网络的普及，电子档案从档案阅览室疏散到四面八方的计算机屏幕上，使许多行之有效的控制手段变得无能为力，因此，必须建立专门的电子档案利用制度。

（１）建立电子档案管理的安全模式

为了确保电子档案的安全，我公司建立了多套备份制度。要求电子档案一式三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。封存的电子档案我们只用于拷贝、核对校验，不对外提供利用，以保证电子档案的原始性。对外提供利用的电子档案，我们进行了技术处理转为只读文件。对于需要控制使用的电子文件，我们通过密码技术、用户身份识别等方法进行加密管理，并只可在内部网络上提供利用，以确保电子档案的安全。

（2）建立使用权限的审核管理

在电子档案的利用工作中，必然涉及到档案载体的保管人员、数据通信系统管理人员和利用者等不同身份的人员，由于他们各自的工作性质与责任不同，因而对其进行使用权限的审核是十分必要的。我公司在整个利用系统功能的设计上，根据各种人员的级别、层次进行了使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在档案利用中，由系统自动判定当前利用者身份是否合法及其使用权限，并由系统自动对其使用的各种功能的操作路径进行跟踪与记录。我们对于已批准为“使用权限保护”的电子档案，在其目录和载体上进行了标识，并严格执行电子档案“使用权限保护”和密钥管理规定，电子档案在办公室网络终端上查阅时，查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，查阅超越权限的电子档案，需经档案馆同意，并严格遵守保密规定。

电子文件与归档 篇9

关键词：电子文件;档案管理;纸介质;归档

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

1、电子文件的定义

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、电子文件的两个基本特征

2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

3、电子文件的真实性、完整性和有效性保证

3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。

3.6 电子文件的收集与积累

4.1收集积累要求

4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的`图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。

4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

4.1.12 定期制作电子文件的备份。

4.2 电子文件的登记

4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。

4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。