4档案立卷归档管理细则

4档案立卷归档管理细则（通用5篇）

4档案立卷归档管理细则 篇1

4档案立卷归档管理细则

4.1文书档案

4.1.1归档时间

4.1.1.1归档的文件材料必须按立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

4.1.1.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

4.1.2文件材料的收集管理

4.1.2.1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

4.1.2.2凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由行政部统一收集管理。

4.1.2.3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

4.1.3各部门专(兼)职文书的职责：

4.1.3.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

4.1.3.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

4.1.3.3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

4.1.4归档范围

4.1.4.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录；有价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片。证件、证书、荣誉实物等不同形式的历史记录。

4.1.4.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

4.1.4.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4.1.4.4本公司的请示与上级机关的批复。

4.1.4.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。

4.1.4.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4.1.4.7信访工作材料。

4.1.4.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

4.1.4.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

4.1.4.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

4.1.4.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4.1.5平时归卷

4.1.5.1各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文

书集中统一保管。

4.1.5.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

4.1.5.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

4.1.5.4专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

4.1.6立卷规范

4.1.6.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

4.1.6.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

4.1.6.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

4.1.6.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

4.1.6.5不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

4.1.6.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4.1.6.7卷内文件材料应按系列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

4.1.6.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。目录按规定的格式打印，卷内目录放在卷首。

4.1.6.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项打印在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

4.1.6.10案卷封面，应逐项按规定用黑色墨水书写或者打印，字迹要工整、清晰。

4.1.6.11案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

4.1.6.12案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

4.2 电子声像档案

本公司的电子声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片、光盘、移动硬盘等辅以文字说明的历史记录。

4.2.1电子档案种类：

4.2.1.1电子档案一般由光盘、移动硬盘和简要文字说明两部分组成。

4.2.1.2声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

4.2.1.3 电子声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

4.2.2档案资料收集

4.2.2.1收集范围

a)反映本公司主要职能活动工作成果的声像资料；

b)各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；

c)本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；

d)涉及本公司和外界权益的声像资料；

e)其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；

g)其它具有保存价值的声像资料。

4.2.2.2收集时间

a)声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；

b)档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料；

c)电子、光盘文档部分收集同文档相同，声像部分同照片和录像带。

4.2.2.3收集要求

a)光盘、录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

b)接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

c)声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

4.2.2.4档案资料的征集

a)档案部门有责任随时征集重要声像资料；

b)定时浏览互联网，通过下载、截图等方法收集与公司有关的重要资料；

c)凡涉及公司重大事件的或者有重大影响的，应向董事长报告。

4.2.3档案整理

4.2.3.1电子声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

4.2.3.2声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

4.2.3.3分类、编号

a)照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号；

b)光盘、录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

4.2.4保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

4.2.5文字说明的编写

4.2.5.1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；

4.2.5.2编写文字说明的要求：

a)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

b)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

c)文字简洁、语言通顺；

d)时间用阿拉伯数字表示。

4.2.6编制格式

4.2.6.1照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者；

4.2.6.2光盘、录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

4.2.7案卷要求

4.2.7.1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

4.2.7.2卷内目录：

a)照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

b)光盘、录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

4.2.7.3卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

4.2.8 档案保管

4.2.8.1.电子声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理，电子档案有密码保护的要解除密码。

4.2.8.2电子档案备份盘与源盘应分开存放。

4.2.8.3保管条件

a)底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

b)照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；

c)录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%；

c)光盘、移动硬盘应保持-25-60℃，相对湿度应保持35%-45%。

4.2.5.4光盘、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

4.2.8.5对库存的照片档案，要两年检查一次。

4.2.8.6归档保存的电子声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁电子声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

4.2.9档案利用

4.2.9.1编制电子声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

4.2.9.2建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

4.3老年手机档案管理

4.3.1老年手机客户资料按存贮介质分为纸质客户资料和电子客户资料两部分。

4.3.1.1纸质客户资料：入网登记单、入网服务协议、业务协议、、客户证件复印件、受理单、帐详单等。

4.3.1.2电子客户资料：客户证件扫描件、合同扫描件、录入的客户资料等。

4.3.2业务流程

4.3.2.1纸质客户资料的移交

各受理渠道（社区、营业厅）要自觉维护客户资料的完整与安全，定期向呼叫中心客户资料保存归档部门移交纸质客户资料，任何部门或者个人不得据为己有或拒绝移交。

4.3.2.2移交范围：新入网的客户资料。

4.3.2.3纸质客户资料的保存归档.客户资料管理员对接收的客户资料负责复核、整理、入库、编制目录，妥善保管并提供利用。

4.3.2.4资料复核：客户资料管理员负责复核各渠道移交的客户资料，并在系统中记录复核结果。

4.3.2.5客户资料填写要求：

a)保证字迹清晰、工整，签字手续完备.b)用户证件复印清晰完整。

c)复核合格的资料方可进行归档保存，不合格的资料不予接收。

4.3.2.6保存方法：客户资料以社区为单位，以代表号为索引号进行归档。

4.3.3质量要求：保存归档的客户资料文件应齐全完整，相关的档案材料、印件要放在一起，材料在前、印件在后。

4.3.4归档时间要求：各受理营业厅每周至少一次向本单位客户资料保存归档部门移交客户资料。

4.3.5客户资料的保存期限

4.3.5.1纸质客户资料：可根据客户资料重要程度分级管理。

4.3.5.2原则上客户入网资料、客户信息变更资料、重要业务变更资料长期保存。

4.3.5.3销户后客户资料保存至少两年。

4.3.5.4电子客户资料：长期保存。

4.3.6客户在网期间相关的消费记录、通信记录以及业务办理记录由通讯运营商负责保管，不在呼叫中心的档案管理的范畴。

4.4客户档案管理

4.4.1.客户基础资料

4.4.1.1客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。

4.4.1.2客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

4.4.2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模（销售额等）、经营管理特点等。

4.4.3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.4.4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

4.4.5方法

4.4.5.1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行：

a)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

b)向客户派发客户资料表，请客户填写。

c)委托专业调查机构进行专项调查。

4.4.5.2客户分类

利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。客户分类的主要内容包括：

a)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

b)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

4.4.5.3客户构成分析

利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。客户构成分析的主要内容包括：

a)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。

b)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

c)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

4.4.5.4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

4.4.6客户档案管理应注意的问题：

4.4.6.1客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。

4.4.6.2客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的市场提供资料。

4.4.6.3客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。

4.4.6.4客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。

执法档案立卷归档制度（精选） 篇2

为了做好药品监督管理执法档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在药品监督管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、药品监督管理执法档案的立卷，以药品监督管理执法档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

研究生学籍学位档案立卷归档要求 篇3

各院系所研究生秘书：

根据高等学校档案工作规范和厦门大学研究生学位管理文件等规定的要求，现将研究生学籍学位档案立卷归档工作的有关具体要求通知如下：

1、学籍登记表、学位申请书成绩登记表中未填满的栏目须划上斜线；有涂改的成绩要加盖校对章；论文光盘要在标签上标注姓名、单位、哪届毕业生等信息（也可以将本届所有毕业生的学位论文刻录在同张光盘上）。

2、每份学位档案内，根据学生的类型填写不同的卷内目录，有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写，卷内文件请按序号顺序排列。

3、拆除卷内文件材料和论文正稿中的所有金属钉。

4、档案移交清单用A4纸张打印一式二份，档案须由研究生秘书本人到档案馆办理移交手续。

5、研究生学籍总表（凡有学籍者都须交，包括中途退转学等未获毕业证书的学生）在该届毕业生毕业后与学位档案一同归档。学籍总表归档要原件，须盖系章和研究生院培养处章。

研究生学位档案卷内目录

院系(所)名称：________________________

学生姓名____________学位授予时间________ 年 ____月 学生类型：硕士_____专业学位硕士_____

博士_____

备注：学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。

研究生学位档案卷内目录

院系(所)名称：________________________

学生姓名____________学位授予时间________ 年 ____月 学生类型：中职硕士_____

高师硕士_____

备注：学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。

研究生学位档案卷内目录

院系(所)名称：________________________

学生姓名____________学位授予时间________ 年 ____月 学生类型：国际硕士_____

备注：学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。

研究生学位档案卷内目录

院系(所)名称：________________________

学生姓名____________学位授予时间______ 年 ____月 学生类型： 同等学力硕士_____同等学力博士_____

备注：学生类型、有无文件材料栏用“√”、“×”或“缺”填写；卷内文件材料中的金属装订物一律须去除并按文件序号顺序排列。

_______届研究生学位档案移交清单

硕士：人 名单：

同等学力硕士：人 名单：

专业学位硕士：人 名单：

高师硕士：人 名单：

国际硕士：人 名单：

博士：人 名单：

同等学力博士：人 名单：

说明：以上内容根据各单位具体情况选择性填写（例：如无专业学位硕士或同等学力博士等类型的学生就不必填写）

_____________________________________________________________________

移交单位：_____________接收单位：档案馆

分管领导：_____________

移交人：_______________接收人：____________

_______年____ 月 ____ 日

4档案立卷归档管理细则 篇4

议案件立卷归档办法》的通知

工商法字〔2008〕232号

各省、自治区、直辖市及计划单列市工商行政管理局：

为了扎实推进工商行政管理法制工作制度化、规范化、程序化、法治化建设，充分发挥行政复议在化解社会矛盾、构建和谐社会中的作用，进一步规范行政复议工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政复议法》、《中华人民共和国行政复议法实施条例》等法律、行政法规的规定和精神，国家工商行政管理总局制定了《工商行政管理机关行政复议案件立卷归档办法》。现将《工商行政管理机关行政复议案件立卷归档办法》印发给你们，请遵照执行。

国家工商行政管理总局

二〇〇八年十月三十一日

工商行政管理机关行政复议案件立卷归档办法

第一条 为规范工商行政管理机关行政复议案件材料的立卷归档和档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政复议法》、《中华人民共和国行政复议法实施条例》等有关法律、行政法规的规定，制定本办法。

第二条 工商行政管理机关对行政复议案卷立卷归档和管理行政复议档案，应遵守本办法。法律、法规、规章另有规定的，从其规定。

第三条 行政复议案卷的收集、整理工作，由各级工商行政管理机关法制机构具体负责；行政复议案卷档案的管理工作，由各级工商行政管理机关档案管理机构具体负责。

第四条 行政复议工作人员在案件审理过程中，应当系统地收集、整理有关文书资料，做好立卷前的准备工作；案件办结后，应当认真检查案件的文书材料是否齐全，剔除与案件无关的材料，及时进行立卷。

第五条 行政复议案卷应当一案一号，并可以根据情况分为正卷、副卷。正卷按照下列顺序装订：

（一）案卷封面；

（二）卷内目录；

（三）行政复议决定书等案件终结的行政复议文书；

（四）对外制发的其他行政复议文书；

（五）行政复议文书的送达回证；

（六）行政复议申请书及证据材料；

（七）被申请人答复书及证据材料；

（八）第三人意见书及证据材料；

（九）行政复议材料签收单；

（十）听证申请书；

（十一）听证笔录；

（十二）规范性文件审查意见；

（十三）需要公开的其他材料；

（十四）备考表。

副卷按照下列顺序装订：

（一）案卷封面；

（二）卷内目录；

（三）行政复议案件审结报告；

（四）行政复议决定书等案件终结的行政复议文书的报批件；

（五）其他行政复议文书的报批件；

（六）机密文件抄件；

（七）内部请示、报告及报批件；

（八）其他业务部门意见；

（九）不适宜公开的其他有关材料；

（十）备考表。

同一类案卷材料，按文件形成的先后时间顺序依次编入案卷。

第六条 行政复议案件档案中的同一文书正本只留存一份，多余部分可归入副卷。

第七条 行政复议案卷归档材料应当为原件或者复印件。案卷封面和案卷目录需要填写的部分，应当使用钢笔、毛笔逐项填写齐全或者打印。字迹要工整、规范、清楚，打印编排符合档案管理的规范化要求。

第八条 行政复议案卷封面上需注明案件名称、审理结果、结案日期、立卷人、立卷日期等内容。

第九条 行政复议案卷应当设置目录，按照文书材料排列顺序编制目录。卷内目录包括顺序号、文号、题名、文件提供人、页码、备注等内容。卷内文书没有标题或者标题不规范的，应当

根据内容拟定题名，在新拟标题外加“［］”填写在目录中。

第十条 卷内文书材料应当按排列顺序，依次使用阿拉伯数字编写页码。页码分别标注在有字页面正页的右上角和反页的左上角。无字页面、封面、卷内目录、封底不编页码。

第十一条 装订案卷应当注意以下问题：

（一）文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；

（二）文书纸面超过A4纸的，按卷面大小折叠整齐；

（三）文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以A4纸进行粘贴；

（四）需要附卷保存的信封，应当复印后留存或者打开展平后加贴衬纸，邮票不得撕揭；

（五）不能附卷保存的物证应当拍摄成照片附卷；

（六）文书材料上的非不锈钢金属物应当剔除；

（七）档案法要求的其他事项。

第十二条 行政复议案件办结后，承办人员应当及时立卷归档。行政复议案卷应当于次年3月底前移交至档案室。移交应当办理移交手续，移交人和接收人应当在移交登记簿上签名或者盖章。

第十三条 行政复议案卷的保管期限根据案件的具体情况分为永久和定期两种。案件承办人根据档案法的规定及案件的保存价值拟定具体案卷的保管期限，报行政复议机构负责人审批。

第十四条 卷内文书材料涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的，应当列为密卷，归档时在案卷封面右上角加盖密级章。密级的确定、变更或者解密，依照《中华人民共和国保密法》及其相关规定办理。

第十五条 行政复议机关应当设立符合档案存放标准的专门场所保管行政复议档案。

第十六条 行政复议档案不得外借。需要查阅档案的，应当办理查阅手续，当场查阅，当场归还；需要复印案卷的，应当经档案管理人员同意，不得自行复制所查阅的档案材料。

第十七条 查阅有密级的档案，应当经行政复议机关负责人批准。涉密案件不得复印。

第十八条

第十九条

4档案立卷归档管理细则 篇5

党群、行政类文件材料归档细则

一、党政文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的党政文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值，对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。

2.反映校党政各部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委等系统的内容。具体范围分别见《湖南大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》和《湖南大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件； 2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；

3.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；

4.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)； 5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； 7.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料； 8.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

以上不归档材料如认为必要，各单位可自行作资料暂存。

二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.学校各机关、部、处等均为立卷部门，分工归口立卷。2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。

3.各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集积累。

4.归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.立卷原则

各文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。2.立卷分工

(1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

(2)以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义的发文，由各部门立卷归档。

(3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

(4)校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

(5)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

(6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

(7)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。3.立卷分类

(1)分：先将文件按其形成或针对的分开，一般文件归入文件形成；跨的请示与批复，归入批复；跨规划、计划，归入开始；跨的总结、报告，归入最后一个；跨的会议文件，归入会议闭幕的；跨的诉讼案件材料，应归入结案；按学年处理的文件归入专门。(2)分问题：将文件按其内容所反应的问题、事物分开。(3)分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。4.立卷组合

(1)基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

(2)问题单

一、文件数量少者可组薄卷。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。

(3)组合形式：会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。

5.卷内文件材料的排列：卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

(1)密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

(2)同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。(3)不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。

(4)会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

(5)上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。

(6)对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中和案卷备考表中加以说明。6.托裱、拆除金属物、编写页码

(1)对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

(2)卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置 在每页材料的右下角（反面为左下角）。以件立卷的则以件为单位编页号。7.填写卷内目录

序号：以卷内文件排列先后顺序填写； 文号：填写文件制发机关的发文字号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号；

日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明，月、日各用2位数字。对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写；

页号：卷内文件起止之页的编号。以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数； 备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。

立卷者要按以上内容填写每卷文件材料卷内目录,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份。8.填写卷内备考表

备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。卷内归档文件需要说明的情况：包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等其它需要特别说明的情况。

立卷人：负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人应是立卷部门负责人。日期：归档文件整理完毕的年、月、日。9.拟写案卷标题

案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)等，文字简练、准确。10．用纸规范

各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1．归档时间：每年五月底以前完成上文件材料的归档。

2.文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。3．文件材料归档时，立卷者要打印（或填写）案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均为一式两份，双方签字各执一份存查。

湖 南 大 学 教学类文件材料归档细则

一、教学文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、教学研究、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2.必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、教学计划、教学评估、招生、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、国内外校际交流等方面。具体范围见《湖南大学教学类文件材料归档范围和保管期限规定》。2.重点是本校在教学工作的各个环节（特别是教学实践活动中）形成的有保存价值的不同载体（如：各种文字、图表、声像等）的文件材料。

(三)不归档的文件材料

1.上级有关教学工作的未定稿文件；

2.本单位文件材料中的重份文件，未定稿、无查考利用价值的事务性、临时性文件； 3.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； 4.校内其他单位发来的文件； 5.与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存。

二、立卷与归档流程

(一)形成与积累

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门和教学院系的专(兼)职档案员负责教学文件材料的收集积累、立卷归档。

2.每年教务部门在部署新学年工作时，同时应向本部门的专（兼）职档案人员及各院、系（所）教学秘书布置相关文件、材料的归档工作，并将此任务纳入他们的职责范围和年底评先表彰的考核内容。

3.各专(兼)职档案员按教务部门发放的各种教学文件材料表格，学籍登记表(卡)，积累材料专用袋等分门别类地进行积累,并定期整理。

4.归档的教学文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。格式统一，签字手续完备。

(二)整理组卷

1.组卷原则：根据教学文件材料的形成规律，原则上相同内容的文件材料视数量多少可组成一卷或若干卷，每卷不超过200页；也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

2.排列方式。卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。3.卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

4.编写页码。无论材料单面或双面只要有书写文字，均应按顺序一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

5.填写每卷的卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式二份，移交归档时，交接双方各一份。

6.填写备考表。在备考表内填写好立卷人、检查人和立卷时间，立卷人为本卷文件材料立卷归档人员，检查人为立卷单位负责人。并将本卷需要特别说明的情况写在备考表内。

7．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1.归档时间：教学管理文件材料(学籍文件材料除外)要求在每年五月底前完成上文件材料的归档；学籍档案归档时间为：学生毕业后三个月内归档。

2.移交归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否正确、完整、齐全，排列、书写是否符合要求等。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3.移交归档时，立卷者要另外打印（或填写）移交案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均要一式两份，双方签字后各执一份存查。

湖 南 大 学 科研类文件材料归档细则

一、科研文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、科学研究、权益维护等具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、真实、准确、系统。3.必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4.几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

5.与国外合作的研究课题，应事先在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见《湖南大学科研类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

4．各科研项目获奖证书归档原则：集体获奖和发明专利交证书原件，个人获奖交证书的电子扫描件或复印件。

(三)不归档的文件材料

1.上级有关科研的未定稿的各种文件，未生效的合同、协议书； 2.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

3.本单位文件材料中的重份文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件； 4.非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件； 5.校内其他单位发来的文件； 6.与校外单位交换来的材料。

二、科研文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成积累

1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。科研管理部门负责科研综合管理性文件材料的收集积累、归档，各课题组归档材料直接对科研管理职能部门负责。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2.学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，督促、指导科技人员按课题进展情况做好科技文件材料的积累工作 3.。课题组长在制订和讨论工作计划安排的同时，应向课题组成员布置平时积累科研文件材料的归档任务和方法，并指定专人作兼职档案员。4.归档的科研文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。格式统一，图样清晰，签字手续完备。

(二)整理组卷

1.组卷原则：根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研业务文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷；全面反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷。

2.排列方式：内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。3.卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

4.编写页码：装订成卷的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。每卷页号从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的科研文件材料，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

5.填写卷内目录：按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，移交归档时一并提交。6.填写备考表：在备考表内填写立卷人、检查人及立卷日期，并对本卷文件材料的完整、准确程度，等需特别情况加以说明。

7．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1.归档时间：科研管理部门的管理性文件材料、科研综合材料于每年五月底前完成上的文件材料的归档；科研课题业务材料在鉴定验收后两个月内归档；暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

2.重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。对归档材料不完整、不齐全者，学校档案部门有权拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。

3．移交归档时，立卷者要打印（或填写）案卷目录，并连同各案卷的卷内目录，均为一式两份，双方签字后各执一份存查。

湖 南 大 学 基建类文件材料归档细则

一、基建文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、真实、准确、系统。3.必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体范围见《湖南大学基建类文件材料归档范围与保管期规定》。2.重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(三)不归档的文件材料

1.正式施工前的草图、未定型图纸；

2.重份文件和重份图纸，以及无查考价值的临时性、事务性文件；

3.校内各单位发来的文件； 4．校外单位交换发来的文件。

二、基建文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成积累

1.基建部门必须要有一位单位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的收集积累、归档工作。

2.基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成、积累基建文件材料的归档任务。

3.基建项目实行总承包的，由各分包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

4.基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

5.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关，督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

6.学校的基建部门应检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，且与它所反映的对象是否一致，并能揭示其性质与特征。

7.使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

8.归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

9.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。10.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。施工记录用笔为碳素笔、签字笔、毛笔。

11.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

12.学校基建部门定期绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

13.归档的基建文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

14．以上材料需要报送地方政府城建档案馆时，则在形成、收集积累时均要一式两份。

(二)整理组卷

1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2.组卷原则：根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或一项多卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.排列方式：文字材料正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

4.拆除卷内文件材料装订的金属物，对破损的材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成A4纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

6.编写页码：无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号。每卷页号从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

7.填写卷内目录：按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，文件材料归档时一并提交。

8．填写备考表；在备考表内填写立卷人、检查人和立卷日期，并写明本案卷文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少等特别情况。

9.工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

10．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1.归档时间：基建综合管理材料在每年五月底前完成上文件材料的归档，基建项目验收后2个月内归档。

2．文件材料移交归档时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写等是否符合要求，凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3.文件材料移交归档时，立卷者要打印（或填写）案卷移交目录，并连同每个案卷的卷内目录，均要一式两份，双方签字认可后各执一份存查。

湖 南 大 学

仪器设备类文件材料归档细则

一、仪器设备文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到使用的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备的有关技术性、商务性文件材料均须归档。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《湖南大学仪器设备类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点是仪器设备项目(特别是价值10万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

(三)不归档的文件材料

1.上级下发的未定稿文件材料； 2.未执行、未生效的合同、协议书；

3.本机关文件材料中的重份文件，未定稿、无查考价值的事务性、临时性文件； 4.校内单位发来的文件；

5.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。以上不归档材料如认为必要，形成单位可自行作资料暂存。

二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

2.从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集积累、归档。

3.设备保管使用部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

4.重大设备的开箱验收应该有学校档案部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。5.学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。

6.学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、准确、系统。

7.归档的设备文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。单件（套）设备验收完成或单件（套）进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

2.组卷原则：根据设备文件材料的形成规律以及内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷，每个案卷原则上不超过200页。3.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

4.设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

5.卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

6.拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补。对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

7.编写页码。全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页。页号位置在非装订线一侧的下角。以件立卷者则按件为单位编制页码，还要在每件文件右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并逐一填写。

8.填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，文件材料移交归档时一并提交。

9.填写备考表。每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明立卷人、检查人、立卷时间。并写明文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少等本卷需要说明的情况。

10．设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

(三)归档验收

1.归档时间：设备综合管理材料在每年5月底前完成上文件材料的归档，设备技术业务文件材料验收完毕投入使用（引进设备为索赔期满）2个月后归档。

2．移交档案时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

2.归档时立卷者要打印（或填写）移交案卷目录，并连同各卷的卷内目录，均为一式两份，交接双方签字认可后各执一份存查。

湖 南 大 学

产品生产与科技开发类档案归档细则

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产、经营、销售管理等各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，与实物一致并有成套性。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见《湖南大学产品生产与科技开发类文件材料归档范围与保管期限规定》；

2.重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、产品证明等关键性的材料。

(三)不归档的文件材料

1.未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额； 2.重份文件和重份图纸；

3.无查考价值和临时性、事务性文件； 4.未定稿的计划、制度； 5.未生效的合同、协议书。

二、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成积累

1.产品生产与科技开发单位接受任务后，应指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成、积累工作。

2.工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

3.归档材料要求原件归档，重要和经常使用的可另加副本。蓝图、底图应各存一份。

4.归档材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、图像要清晰、纸质优良、图纸签字手续完备，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后，再送交校档案部门。

2.组卷原则：根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目的关键材料放在首卷，底图单独存放。3.若一个项目文件材料较少时，应将文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。

4.与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类组卷。

5.底图、蓝图的格式和编号必须符合国家标准，配套图应附有目录。

6.各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按A4纸规格折叠成手风琴式，图名、图签折在外面。底图一律平放或卷放，严禁折叠，对透明底图应用缝纫机打边。

7.卷内文件材料应按正件在前，附件在后排列的方式。

8.编写页码。对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。

9.填写卷内目录。归档材料按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，移交归档时，交接双方各一份。

10.填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少情况加以说明，放在卷内材料尾页之后。

11.对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。

12.产品技术负责人负责填写归档说明书，并提出划定案卷保管期限和密级的意见，经技术管理部门同意后确定。归档说明书放在产品项目内首卷卷内目录之前。

13.产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保管。案卷封面标题应简明、准确。

14.和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管，档号应与有关文字材料卷一致。

(三)归档验收

1.归档时间：综合管理性材料在每年五月底前完成上文件材料的归档任务；新产品在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务；在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按向技术管理部门移交；因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

2.新产品在成型鉴定前，档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定投产工作。

3.归档时，立卷者要打印案卷移交目录一式两份，并连同各案卷卷内目录一式两份，双方签字后各执一份存查。

湖 南 大 学 出版类文件材料归档细则

一、出版文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的出版类档案为管理和出版活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.归档的出版类档案必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、真实、准确、系统。

3.归档的出版类档案必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《湖南大学出版类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料。

(三)不归档的文件材料

1.未生效的合同、协议书；

2.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

3.本机关文件材料中的重份文件，未定稿、无查考价值的事务性、临时性文件； 4.校内各单位发来的文件； 5.校外单位交换来的文件材料。

以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

二、出版文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确。不齐全的应及时进行补救。

2.出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部(室)主任审查和专(兼)职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书(均须写入目录内)，顺序放入袋内。

3．建立出版档案分室的单位其专（兼）职档案员既要做好平时综合管理文件材料的收集、积累、管理工作，又要督促责任编辑做好平时业务材料的收集和积累，注意材料的完整、系统、准确，并按要求向学校档案部门移交案卷目录。

4．归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.组卷原则：出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷；期刊可视情况几期一卷，注意分清，不可跨年立卷。跨年的出版档案，放在出版物的出版立卷；对于出版综合性文件材料的归档，可根据材料的形成时间、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。2.出版档案内的原稿、清样，均须除去装订金属物，修补破损处，用线装订。

3.卷内材料以左下方对齐，左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行装裱处理。

4.编写页码：定卷的文件材料按顺序编写页号，页号的位置在非装订线一侧的下角。以件立卷者，以件为单位编写页号，并盖件号章。

5．填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，文件材料归档时一并提交。

6.填写备考表。在备考表内写明立卷人、检查人、立卷时间，并写明本案卷文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少等其它特殊情况。

8．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1.归档时间：每年五月底前将上应归档的出版类文件材料归档。

2.文件材料移交归档时，交接双方须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全、排序、书写是否符合要求，凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3.归档交接时，立卷者要打印（或填写）移交案卷目录，连同每卷的卷内目录，均为一式两份，双方签字后各执一份存查。

湖 南 大 学 外事类文件材料归档细则

一、外事文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的外事管理和外事活动中形成的各种门类和载体的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。2.必须反映外事管理、外事活动的全过程，外事工作的全貌，保证其完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现本校涉外工作的职能和特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理，出国(境)管理、外教管理、引资引智项目管理和港澳台事务管理等方面，具体范围见《湖南大学外事类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

(三)不归档的文件材料

1.上级下发的未定稿文件； 2.未生效的合同、协议书；

4.本单位文件材料中的重份文件，未定稿、无查考利用价值的事务性、临时性文件； 5.校内各单位发来的文件； 6.与校外单位交换来的材料。

二、外事文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成积累

1.学校外事部门是学校外事管理、涉外教学和科研文件材料的归口部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将这些工作形成的各种相关文件材料，以及外事工作综合管理材料收集积累、归档。

2.学校各单位或个人凡参加国际会议或出国（境）、访问、考察、讲学，应在各项外事活动结束后一个月内将所形成的应归档的文件材料交国际交流处。

3.凡外事活动（包括出国进修、留学）中形成的各种文件材料由外事部门负责并督促相关职能部门归档。

4.归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.组卷原则：根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2.排列方式：对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按分类组卷；国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后的方法排列。3.拆除卷内文件中的金属物，对破损的和无装订边的文件材料进行修补，对幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。

4.编写页码：以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码。无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每版均为一页号，页号编在非装订线一侧的下角。

5.填写卷内目录：按规定的格式逐项填写卷内目录一式二份，文件材料移交归档时一并提交。

6.填写备考表。在备考表内填写好立卷人、检查人、立卷日期，并写上本卷需要特别说明的相关情况。

7．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1.归档时间：每年五月底前完成上外事类各种文件材料的归档。

2.文件材料移交归档时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排序、书写是否规范，凡不符合要求者，档案馆不予接收，限期改正后补交。

3．归档时，立卷者要打印（或填写）移交案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均为一式两份，双方签字认可后各执一份存查。

湖 南 大 学 财会类文件材料归档细则

一、财会文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2.归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

3.归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见《湖南大学财会类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有永久、长期保存价值的文件材料。

(三)不归档文件材料

1.上级下发的未定稿文件； 2.未生效的合同、协议、单据；

3.本机关文件材料中的重份文件和无查考利用价值的一般性、临时性文件； 4.校内其他单位发来的文件；

5.与校外单位交换来的材料(本单位可作资料保存)。

二、财会文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成积累

1.学校财会部门领导在制定财会计划的同时，要确定本部门的专(兼)职档案员，并向会计经办人员布置积累财会材料的归档任务。

2.财会部门的专(兼)职档案员，既要做好平时综合管理文件材料的收集、积累、管理工作，又要督促会计承办人员，做好平时业务材料的收集和积累，注意文件材料的完整、系统、准确。

3.学校档案馆应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。

4.归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.学校财会部门及校内非法人独立核算单位以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。

2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。

3.组卷原则：遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，以便于保管和利用，按照会计时间将归档的会计核算材料收集齐全、完整，并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷，不同的会计核算材料不能放在一起立卷。4.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

5.案卷封面应按规定逐项填写清楚，标题要简明，准确地反映卷内材料内容，包括责任者。

6.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立案的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

7．编写页码。每卷页号从1开始，编写在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。8.填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份（业务类档案例外），移交归档时，交接双方各一份。

9.卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件需进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

10.案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。

11.填写备考表。卷内备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移交、损毁等需要说明的情况。

12.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债权债务为止。

13．综合管理文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1.移交财会档案时间：综合性管理文件于每年五月底前完成上文件材料的归档；会计凭证、账簿、报表在会计终后可暂由财会部门保管3年，期满后再向档案馆移交。

2.移交财会综合管理文件材料时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆不予接收，并要求限期改正后归档。

3．归档时，立卷者要打印（或填写）移交案卷目录一式两份，并连同各案卷卷内目录一式两份，双方签字后各执一份存查。

4.学校档案馆接收保管的财会业务档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

5.档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。

(四)档案销毁

1.由学校档案部门会同财会部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，并由同级审计部门、监察部门派员参加监销。

2．根据国家有关档案保管期限的规定，档案馆会同有关职能部门组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案材料，逐卷逐件地进行审查，准确地判定和提出存毁意见。

3．经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，由档案鉴定小组将档案鉴定工作情况写成报告，连同档案销毁清册，报请主管校长审批后，方可实施销毁。

4．档案鉴定小组指定两个以上监销人员，认真核对档案材料，根据档案销毁清册，待确认无误后方可在指定地点销毁，并在销毁清册上签名。档案销毁清册永久保存。

湖 南 大 学 声像载体档案归档细则

一、声像载体材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的各类声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映某一专题事件声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。3.必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、制作工序的文字材料和声像载体材料三个方面。2.重点是本校各项活动中直接形成的有重要保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

(三)不归档的文件材料

1.不能反映本校工作、活动的声像材料；

2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；

3.本单位形成的重份声像材料、无查考利用价值的事务性、临时性材料； 4．与校外单位交换来的文件材料。

二、声像载体材料部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.宣传、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

2.声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。

3.单位专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

4．归档的纸质材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.立卷原则

(1)根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。

(2)对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。2.立卷分类

(1)按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；

(2)纸质文件材料指综合管理工作的文件材料和制作项目的文件材料；

(3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等； 3.立卷分工

(1)综合管理材料，由宣传部门立卷归档；

(2)制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；(3)两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；

(4)外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。4.归档材料的整理

(1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的要及时冲淡、风干。(2)根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

(3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完整的原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

(4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。

(5)声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

（6）填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式三份，其中一份由档案馆给出档号后返还归档单位。

（7）填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少情况加以说明，放在卷内材料尾页之后。

(三)归档验收

1.归档时间：综合管理材料为每年五月底以前完成上文件材料的归档；声像载体材料在完成制作后三个月内；照片档案按各类档案的归档时间归档；个人制作的声像材料可在制作完成后随时归档。

2.归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。