档案立卷

2024-08-03

档案立卷（通用10篇）

档案立卷篇1

一、文书立卷改革的必要性

档案案卷“三孔一线”的装订方法延续了几十年, 它具有便于保管、不易散失、不易被利用者随意抽取的优点。在手工检索时, 还可以提高检索的查全率和查准率。但随着科学技术的快速发展和计算机在档案管理工作中的广泛应用, 传统的组卷、装订方法在档案管理的实际应用中显现出了一定的弊端, 具体表现在以下几方面:

(一) 程序繁琐重复增加工作量。

首先传统立卷要编写卷号, 卷内文件目录、案卷目录, 然后进行三孔一线的装订, 案卷标题要在卷皮和卷内文件目录上重复抄写, 还要在卷皮上填写其他内容等等, 手工作业量非常大。

(二) 题名拟写存在一定难度。

题名拟写是立卷工作的一个难点, 它要求写出责任者、问题、名称等, 责任者必须用全称或通用的简称, 题名的拟写要求能高度概括卷内所有的问题和文种, 但字数又不能太多。案卷题名的好坏会影响日后的编目, 检索等工作的顺利进行。

(三) 人员素质影响合理组卷。

无论组成“厚卷”还是“薄卷”, 都需要对文件所归问题保管期间等进行划分, 然后进行组卷, 由于档案管理人员专业素质参差不齐, 特别是兼职档案员, 他们兼职多, 工作变化大, 有可能对保管期限划分不准确, 分类不清, 组卷不合理。

(四) 不便于档案文件的复印。

传统立卷装订要求比较严格, 下边、右边必须齐整, 纸张规格不一时, 大要剪掉, 小要裱糊, 特别是装订线的地方, 如不裱糊, 有可能会将文件内容装订进去, 这样文件复印时必须将装订拆开后方可复印, 否则文件的复印将不完整。

二、文书立卷改革的优点

针对上述问题, 国家档案局本着“简化整理、深化检索”的原则, 制定发布的《中华人民共和国归档文件整理规则》, 改进了传统的文件整理模式。规定文书文件采取“以件为保管单位”进行归档、利用和保管。采用一文一卷, 不对诸多文件材料进行装订, 从而避免了传统案卷装订中的缺陷, 具有以下几个优点:

(一) 新的立卷方法简化了整理方法, 不用装订, 取消了“案卷”的概念, 不用拟写案卷题名, 省去了装订的麻烦和拟写案卷题名的苦恼, 方法简单易学, 有利于兼职档案管理人员学习和掌握。

(二) 新的立卷方法有利于查找, 但利用者只能拿到所需要的一份文件, 而不是一卷, 接触不到其他文件。既有利于档案的安全和保密工作, 又可以减少磨损以及因利用者不小心对档案造成的破坏和污染, 能较好地保护档案。而且文件复印起来也方便。

(三) 新的立卷方法取消了案卷级, 以件为单位装入案卷盒, 每个卷盒可装几十份文件, 避免了“一柜子档案半柜子卷皮”的现象, 有利于节省人力、物力、财力, 提高工作效率, 节省库房空间。

(四) 新的立卷方法无需将案卷装订成册, 在档案上打孔, 破坏档案的原貌。从而有利于保持档案作为历史真迹的原貌。

(五) 新的立卷方法改案卷级立卷为文件级立卷, 一份文件就是一件, 针对档案统计年报只统计卷数、长度的要求, 有利于准确统计档案年报数据, 提高了档案统计年报的准确性。

(六) 新的立卷方法提高了检索工作效率。文书立卷改革, 以件为单位实现文件级管理, 减少了计算机录入文件目录数据的工作过程, 只要录入的数据准确, 计算机检索起来就十分方便、快捷。既减少了繁琐的不必要的手工劳动, 又为提供利用节约了时间, 使档案管理人员可以把主要精力放在档案的开发利用和现代化管理上, 有利于档案的编研工作。

三、高校文书立卷采取的普遍做法

综上所述, 文书立卷改革是顺应社会改革发展的需要, 它将给档案事业带来深刻的影响。高校的文书立卷改革成为摆在高校档案工作人员面前的一项具有挑战性的艰巨任务。因为高校的档案馆不同于国家党政机关档案馆, 它是一个综合性的馆, 除了收集、保管文书档案以外, 还有教学档案、科研档案、财会档案、外事档案、出版档案、基建档案、设备档案、人事档案、声像档案等等。由于其行业存在的特殊性, 意味着高校的档案馆要采取文书立卷改革与传统立卷并存的方法, 既有“件”又有“卷”的立卷方法。所以目前高校较为普遍采取的做法是:除教学档案中的学生成绩, 基建档案的图纸, 财会档案的账簿、凭证, 科研档案、校报、声像档案以外, 其余形成的文件材料, 出版类的期刊、书籍, 全部按照国家教委实体分类法进行三级分类。依据《归档文件整理规则》的要求将文件按照十大类进行排列、分类、编号、装订、装盒, 然后将文件标题输入计算机, 在每份文件上加盖归档章, 填写年度, 保管期限, 件号, 盒号。打印归档文件目录一式两份, 同时在案卷盒上填写类别、年度、保管期限, 起始件号、盒号, 根据归档文件目录对档案进行装盒排列。

四、关于高校立卷改革的几点思考

根据笔者多年工作实践感到, 高校文书档案立卷改革后能更适应现代化管理的需要, 优势明显, 个别不足之处也还需要在不断摸索中进一步得到改进和完善:

(一) 传统的文书立卷组卷要求过高, 拟写案卷题名要简洁明了, 概括性强, 保管期限划分要准确。编写案卷号上架排列及装订, 都会遇到很多麻烦。而文书立卷改革后要比传统立卷更适应计算机管理, 它缓解了档案人员的工作压力, 节省了学校的财力物力, 理顺了各部门的档案工作职责, 为文档一体化奠定了良好的基础。

(二) 按照传统的立卷和案卷的编号方法, 高校每年形成的档案, 分为文书档案、教学档案、科研档案、外事档案、基建档案等等。然后按机构、问题集中装订成卷, 再按不同的类别和保管期限进行排列, 分别编上“大流水号” (即按永久、长期、短期三种不同的保管期限, 分别编三个顺序号) , 也就是将逐年的案卷衔接起来编顺序号。因为高校有其特殊的一面。如:高校录取花名册, 按照传统的组卷, 2010年的录取花名册应立好卷放在2010年并编上顺序号上架。由于部门工作需要, 录取花名册一般要在这届毕业生毕业以后才能交到档案馆, 这样类推, 无疑给编写案卷号上架带来诸多不便, 一旦插号, 特别是有过多的插号时, 就需要返工, 造成管理上的重复劳动。随着社会的发展, 档案的形成越来越多, 如果案卷编号不科学, 必然给现代化的管理带来许多不利因素。而立卷改革后就不同, 只要将某一类的插件放在某一类的最后一份就可以了, 随时交来, 随时录入。

(三) 传统的立卷方法将“出版档案”也装订成卷, 这样原本是很好的一本书, 一份期刊, 被打上三个孔, 损坏了书刊的原貌姑且不说, 最令人头疼的是受到档案装具的制约, 薄书尚可, 而很厚的一本书就无法装订, 因为它超过了装具的厚度。立卷改革以后, 可以将书籍、期刊全部按“件”计算装入案卷盒内, 即保持了原书的面貌又可以免除厚度限制而无法装订的烦恼。

(四) 任何新生事物都难免有它的不足之处, 都会在不断发展和探索中有一个逐步改进的过程, 立卷改革后在提供借阅、利用时, 由于文件只用不锈钢卡子直接装盒, 有关部门的人员在借阅、利用档案后归还, 档案管理人员必须认真检查, 校对借阅文件的页数、内容是否齐全, 避免发生短张少页, 偷梁换柱, 或被复印件代替的现象, 必须在确认准确无误后, 再按照盒号、件号放回原处, 这就需要档案管理人员具有高度的责任心和敬业精神。

总之, 经验是靠多年的工作实践不断积累出来的, 不足和问题要从档案的归档、借阅、利用中慢慢查找, 不断加以总结改进。只要做一个有心人总会摸索出一些好的工作方法和经验来。文书立卷改革, 无前车之鉴, 靠着不断的摸索, 改进工作方法, 力求做得更好, 使高校的文书立卷改革工作在实践中不断得到完善。使“件”与“卷”并存的保管与检索方法更好地适应教育改革和发展的需要, 使档案更好地为学校教学、科研、管理工作服务。

摘要：本文从文书立卷改革与传统方法的比较, 得出两者的优劣, 阐述了文书立卷改革的必要性, 并从工作实践中进一步论证了文书立卷改革的可行性。

关键词：文书档案,立卷改革,探索与思考

档案立卷篇2

豪钧同创科贸有限公司

档案立卷归档制度

一、总则

1.为加强公司档案管理工作，特制定本制度。

2.归档的文件应按年立卷，公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

3.文件承办部门及承办人应保证经办文件的系统完整（文件上的各种附件一律不准抽存）。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4.公司各种文件资料及相关表格，都有其制定的内容和标准格式，任何人不得随意修改，如确有已不适之处可经主管领导同意后由原撰写进行修改后重新签字定稿发布。代理产品协议及外来协议一般不由公司拟定其内容及格式，但必须经总经理阅后方可操作执行。

二、文件材料的收集管理

1.公司文件材料按其重要性、保密性和总体性分为公司级档案、部门级档案。公司级档案主要是机密性文件，由公司设专（兼）职档案管理员，由总经理直接管理，部门级档案由部门兼职档案管理员管理，人员保持相对稳定。

2.专（兼）职档案人员的职责

1）具有档案人员应有的道德品质，严守档案机密，遵守本岗位档案工作流程，了解本岗位的工作业务，掌握文件材料的归档范围，并做好归档记录。

2）认真执行归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷，并按借阅权限控制借阅，对应存未存的文件材料要催办并报主管领导对之考核。

三、档案分类

1.档案主要内容

1)公司管理文件资料

会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、公司各种证件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、公司历史沿革大事记等材料、内部管理资料，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。

2)财务文件资料

各部门备用金申报审批资料、工资管理、财务成本费用有关资料、按财务规定应保存的各种凭证、帐目、报表等。

3)业务文件资料

定货合同及生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、客户资料、部门间传递 1

资料（如工厂发货通知单）、内部管理资料。

4）设计、产品图纸技术资料

设计任务单有关图纸资料、新产品开发图纸技术资料、图纸样册等资料、产品图纸资料、生产过程的各种记录、内部管理资料。

2.档案载体

文件资料归档根据适用性及保存价值可分为：文件资料、软盘、光盘，但均需在计算机中保存一份。

四、机密文件

1.内容及保存期限

1)设计、生产图纸技术资料：具有专利、专用、独特性的图纸资料及其他技术上属于机密性的资料。保存期限属永久保存。

2)业务资料：销售资料、市场情报、客户资料及其他业务上属于机密性的资料。保存期限5年以上（长期保存）。

3)财务、公司管理资料：财务文件资料、各种公司证件，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。公司认为有必要列入机密文件的管理资料。财务归档资料按财务规定要求期限保存，公司资料一般为永久保存。

2.保存形式

1)设计、生产图纸技术资料按类目保存形式采用计算机内保存、光盘保存、图纸资料文件资料保存。

2)业务资料按类目保存形式采用计算机内保存、软盘备二份保存、文件资料保存。

3)财务、公司资料依类目要求及有效期间予以计算机内保存和文本文件保存。

2.机密文件资料管理

公司的机密文件资料在归档记录上要有注明，机密文件档案归档见相应流程，每月各部门增加的机密文件，于次月5日前由各部门填写“机密文件增列表”呈总经理核阅，并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，填写“机密文件销毁表”呈报总经理核准后销毁，销毁需两人在场，如机密性文件资料应归档未归档，经查记录查明原因后，按处罚条例执行。

五、平时归档

1.设计、产品图纸技术资料

1）设计部电子图纸资料管理

设计部的电子图纸资料，随着平时设计图纸的增加而分类、分目录保存在计算机中，通过内部计算机连网，图纸资料可以资源共享，在此基础上，通过规定的一台计算机统一向外传递邮件，其

它计算机无拷贝功能。

2）设计图纸资料、产品及新产品图纸技术资料

a．设计部图纸照片资料

设计部图纸照片资料属公司级档案，由公司统一管理归档。设计部应将平时设计积累的图纸照片、新产品开发图纸资料按类别进行电子文档保管，由公司档案管理员负责办理借阅手续，设计部借到借阅单才能打印图纸资料，设计部按要求每月对图纸样册换页更新，并由公司档案管理员整理编册，做好更新记录（见档案借阅管理制度）。

b.工厂产品及新产品图纸技术资料

1）工厂产品应有的图纸资料有

单体图、加工图、安装图及说明

2）新产品图纸技术资料有

寻价单、单体图、加工图、安装图及说明

工厂产品及新产品图纸技术资料属公司级档案，由厂长统一分类归档保管。

2.业务资料

1）业务部归档

定货合同、生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、部门间传递资料、内部管理资料，由业务部在平时的工作中积累分类归档，并做好归档记录，以备查找。对于已签定的定货合同按月归纳到公司客户资料中。

2）公司级归档资料

客户资料及其他业务上属于机密性的资料为公司级档案，由公司统一管理归档（见客户资料管理办法）。

3.财务、公司资料

1)财务文件资料为公司级资料，由财务部按财务规定归档保存。

2)会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、内部管理资料属行政部管理资料，平时按时间顺序分类归档保存，按文件编号做好记录。

3)公司各种证件、公司历史沿革大事记等材料属公司级档案，由公司统一归档管理（见流程

四）。

4.各专（兼）职档案管理员应根据归档范围，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”，并标明借阅权限。

1.专（兼）职档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”，放入平时保存文

件卷内对号保存，并在收发文登记簿上记录。

六、立卷

1.案卷的要求是：遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2.归档的文件种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，不得分开。

4.不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复放在批复年立卷，跨的规划放在针对的第一年立卷，跨的总结放在针对的最后一年立卷。

5.卷内文件应区别不同情况进行排列，应依其文件资料形成规律或特点进行编号，编号原则应有部门、年月，目的是便于查找。

6.永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。

7.案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹工整清晰

8.案卷立卷后按排列格式（先卷内目录后文件）以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

本制度经过经理会讨论后，总经理批准之日起实施。

北京豪钧同创科贸有限公司总经理：

浅谈立卷材料的集中篇3

立卷材料的集中(也叫立卷文件的集中),就是文书处理部门将本机关需要立卷的文件集中到一起。立卷材料的集中工作很重要,它是档案工作的基础,没有文书处理部门对立卷材料的集中,就没有档案。立卷材料的集中是要根据文件的立卷范围来进行的。对应归档的文件材料要注意随时进行集中,绝不要等到年终才集中,否则,就容易造成该归档的文件的散失,影响案卷质量。

1 立卷材料集中的方法

1.1 建立收发文制度,做好帐内文件的集中

做好平时立卷材料的集中工作,首先要明确责任制,把好收发文件关。

发文:对各部门的发文要指定专人对其进行统一编号、送印、盖章、登记、分发,然后要及时将原稿、印本及附件等收集齐全、完整。随时向立卷环节集中。

收文:建立收文登记制度,对于来往文件要进行分类登记,例如,上级来文、下级来文、同级来文以及省、市政府的文件要分别登记入册。

凡收到对本机关的主送文件,都要呈送领导批示.而后按照主管领导的批示意见,登记送发承办部门,并将此文件列入催办程序,视文的急缓程度适时催办。待整个事情办理完毕后,及时将文件收回集中在一起。便于立卷归档。

1.2 建立健全与各部门的联系制度、做好帐外立卷材料的集中

制定本机关文件材料的归档范围,发到各关部门。为把本机关应归档的文件材料集中齐全完整,首先立卷人员应制定出明确的、具体的、文件材料的归档范围。打印后分送给各有关部门。使各部门能够按归档范围的要求及时将办理完毕的文件材料送交立卷人归档。

2 集中文件材料的整理与配套

需要立卷的文件材料,集中以后要适时进行整理与配套。确保集中的文件材料齐全完整。在组卷时不会因某些文件缺页、少件影响立卷工作的正常进行。

2.1 整理与配套的方法

单位所形成的正式公文,要按文件字号分别依次进行系统排列。定期按发文号进行核对,检查发文原稿、印本是否齐全,送批手续是否完备,正件与附件是否配套等等。对发现文件不齐全的要及时找文件承办部门配备齐全。否则时过境迁,就很难再收集齐全了。

2.2 整理与配套应注意的问题

(1)严格按照归档范围办事,要有重点,分清主次,进行系统整理。不能把凡是机关形成的所有材料都集中起来,弄得玉石不分。

(2)整理与配套时一定要认真阅读文件,找出文件之间的内在联系,把先后集中起来的相互有密切联系的文件分门别类的整理到一起,以备调用和立卷。

(3)适时进行整理与配套,不要一味的积压和拖延时间,否则就会失去对文件材料的补救时机。

浅析基建档案如何立卷建档篇4

1 基建工作过程及形成的档案材料

基建工作过程大致可分为准备、设计、施工和竣工四个阶段。在同一个项目中有的又可以分为若干个子项目, 各子项目均有各自的工作过程, 同时也会形成相关的文件材料。

1.1 准备阶段

1.1.1 基建任务的提出。

在一定的地区和部门范围内选择建设项目, 寻找理想的投资方向, 在广泛调研, 收集资料, 勘测建设地点的基础上, 进行粗略的分析、计算和判断, 以确定需要投资的项目, 框算投资金额及回报, 经过综合评判后, 形成基建项目建议书。该阶段主要形成的基建文件材料有:基建项目建议书、申请报告、审批文件等。

1.1.2 可行性研究。

可行性研究的任务是根据国民经济长期规划和地区规划、行业的要求以及市场需求对建设项目在技术、工程和经济上是否合理和可行, 进行全面分析、论证, 作多方案比较, 提出评价。利用外资的项目、技术引进和设备进口项目, 大型工交项目都应进行可行性研究。可行性研究报告主要包括:总论、规模及需求预测、基础设施情况、选址、设计方案、环保、劳动力情况、建设进度和工期、投资额度及来源、效益评价。该阶段主要形成的基建文件材料有:可行性研究报告、申请报告、审批文件等。

1.1.3 编制计划任务书。

可行性研究报告批准后, 需编制计划任务书。计划任务书是研究、审查基建项目的可能性和必要性的重要文件, 是确定项目建设规模、依据、布局、进度等根本问题的重要文件。可行性研究的内容在这里要明确和细化。改建、扩建项目的计划任务书还应包括原有基础的利用程度和现有生产潜力的发掘。以及改建、扩建后的技术水平和效益等。

1.1.4 选址。

项目建设需要选择地址。选址时要考虑自然灾害或突发事件破坏因素和环保的要求;注意经济合理和节约用地;注意工农商结合、城乡结合。可以把若干个可以选择的地址, 提出几个要素进行比较, 作出决策。该阶段主要形成的基建文件材料有:选址依据性材料, 选址报告, 审批文件, 有关方面的协议文件等。

1.2 设计阶段

现行的工程设计程序, 一般分三步:初步设计、技术设计和施工图设计。简单的工程可以两段设计甚至直接施工图设计, 基建设计工作是论证项目经济合理性和技术可能性的重要工作。设计文件是列入基建计划和组织施工的依据。

1.2.1 初步设计。

在基建项目计划任务书批准以后, 设计人员根据勘测的结果和设计方案的原则, 对项目建筑物的布局、组合、造型、色彩、结构、材料、绿化、消防等作出一个总的规划。该阶段主要形成的基建文件材料有:说明书 (区域地形图、勘测报告) , 总概算书 (计算书、概算书) 及图样 (总平面图、主要建筑物图) 等。初步设计要经过上级主管部门的审批, 并产生审批文件。

1.2.2 技术设计。

初步设计批准后, 可以进行技术设计。技术设计主要是进一步解决各种技术性问题, 解决建筑物的主要结构和工程结构, 作出预算。尤其是采用一些新工艺、新材料、新方法, 更需要进行技术设计, 来满足研究设计方案中重大技术问题和有关设施、设备制造方面的要求。技术设计根据要求一般也需要上级主管部门审批。该阶段主要形成的基建文件材料有:总平面图, 建设设计图, 结构设计图, 设备安装图, 电气图, 说明书, 计算书, 工程预算, 会审记录, 审批文件等。

1.2.3 施工图设计。

施工图设计应以批准的初步设计、技术设计为依据, 内容包括各专业的施工图样;施工说明书和设备说明书。它是基建项目在图纸上的具体化, 是现场施工的依据。按照规定, 施工图需经过业主、设计、监理、施工等方面会审后, 方可交付使用。该阶段主要形成的基建文件材料有:施工详图, 建筑物构造图, 设备结构图, 施工大样图, 施工说明书, 工程预算书, 施工组织设计文件等以及建设单位通过招标与选定的施工队伍所签订的各项工程承包合同。

1.3 施工阶段

1.3.1 施工准备阶段。

计划任务书和选址批准后, 建设单位就应当着手施工准备工作, 如施工队伍招标、原料配合、技术应用、设备订货等。施工准备工作主要是掌握项目建设特点, 了解工程进度要求, 搞清施工中存在的困难与问题, 编制施工组织设计, 统筹安排施工力量, 制定施工方案。该阶段主要形成的基建文件材料有:施工图会审纪要 (建设单位、设计单位以及有关单位共同参加) , 施工合同, 工程协议书, 开工报告, 施工方案, 施工计划, 施工技措, 原材料质保单等。

1.3.2 施工。

施工准备工作大致就绪后, 即可施工。施工包括从开工到最后一道工序的整个过程, 一般可分为基础施工, 结构施工, 装修、收尾等。该阶段主要形成的文件材料有:施工记录 (日记、大记事, 隐蔽工程验收记录, 观察记录, 调试记录, 原材料检验记录, 设计变更记录) , 各种会议记录, 质量事故处理报告, 施工总结, 施工报告竣工验收报告等。

1.4 竣工验收

国家实行建设项目交工、验收制度, 所有的基建项目完工后均需经国家指派的验收委员会验收合格后方能使用。项目验收合格的标准是:项目建设符合国家颁发的工程施工和验收规范 (技术标准) ;造价合理;工程质量好;工期达标。该阶段主要形成的基建文件材料有:竣工图 (根据工程真实情况编制的一种图样) , 竣工验收证明, 工程决算报告, 验收会议记录, 修改方案, 试运行记录, 工艺、工装文件, 设备开箱记录等。

2 基建档案立卷归档过程中需要把握的几个环节

2.1 注重前期准备工作

实行前期控制, 确保归档文件材料的齐全、完整、准确和规范。归档工作做得好坏, 是以归档案卷的质量作为主要检验标准的, 衡量归档质量的主要指标是归档材料的完整、准确、规范和耐久性。档案室应对基建档案的归档质量进行超前控制, 即从文件形成抓起, 对文件的形成、积累、立卷、归档全过程进行督促、指导和检查。如果工作不做在前面, 到了接收归档时, 才发现文件材料不符合质量要求, 该形成的文件没有形成, 或已形成的文件不准确、不规范, 书写材料不耐久等, 则为时已晚, 无法弥补。

2.2 正确选择立卷环节

归档制度明确规定, 立卷归档工作应由文书部门或业务部门承担。但在实际工作中, 许多单位的档案室, 直接承担了年复一年的立卷工作, 为此牵扯了大量的时间和精力, 影响了档案室业务的全面发展。因此, 基建档案应由形成部门立卷。由于立卷归档工作直接关系到档案室各项工作的质量, 因而, 档案室必须对归档工作加强督促指导, 并协助立卷部门共同做好这项工作, 而决不能对立卷工作听之任之, 放手不管。档案室要确定各部门立卷的范围, 使项目部门之间立卷分工明确, 避免重复立卷或遗漏。同时, 要加强对各项目部门档案管理人员的业务培训, 明确立卷归档的任务要求, 不断提高工作水平;对还没有执行部门立卷或刚开始执行部门立卷制度的单位, 档案室要加强对归档的组织、指导。

2.3 加强宣传科学管理

为了推动基建档案归档制度的顺利实施, 应在基建过程中的各个环节做好文件归档的宣传教育工作, 提高单位全员的档案意识。要消除有关人员在归档问题上的各种思想顾虑, 讲明文件材料必须依法归档的必要性, 档案实行集中统一管理的优越性。同时, 档案室要认真做好归档后档案的整理、保管和利用服务工作, 为后续工作提供方便, 全面促进收集工作的顺利开展。

摘要：本文系统阐述了基建工作过程, 及期间形成的相关档案材料, 并就如何做好基建档案立卷归档工作, 明确了需要把握的四个环节。

关键词：基建,档案,立卷建档

参考文献

[1]建设部工程质量安全监督与行业发展司.建设工程安全生产技术[M].北京:中国建筑工业出版社, 2006.

4档案立卷归档管理细则篇5

4.1文书档案

4.1.1归档时间

4.1.1.1归档的文件材料必须按立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

4.1.1.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

4.1.2文件材料的收集管理

4.1.2.1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

4.1.2.2凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由行政部统一收集管理。

4.1.2.3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

4.1.3各部门专(兼)职文书的职责：

4.1.3.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

4.1.3.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

4.1.3.3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

4.1.4归档范围

4.1.4.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录；有价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片。证件、证书、荣誉实物等不同形式的历史记录。

4.1.4.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

4.1.4.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4.1.4.4本公司的请示与上级机关的批复。

4.1.4.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。

4.1.4.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4.1.4.7信访工作材料。

4.1.4.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

4.1.4.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

4.1.4.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

4.1.4.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4.1.5平时归卷

4.1.5.1各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文

书集中统一保管。

4.1.5.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

4.1.5.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

4.1.5.4专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

4.1.6立卷规范

4.1.6.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

4.1.6.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

4.1.6.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

4.1.6.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

4.1.6.5不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

4.1.6.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4.1.6.7卷内文件材料应按系列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

4.1.6.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。目录按规定的格式打印，卷内目录放在卷首。

4.1.6.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项打印在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

4.1.6.10案卷封面，应逐项按规定用黑色墨水书写或者打印，字迹要工整、清晰。

4.1.6.11案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

4.1.6.12案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

4.2 电子声像档案

本公司的电子声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片、光盘、移动硬盘等辅以文字说明的历史记录。

4.2.1电子档案种类：

4.2.1.1电子档案一般由光盘、移动硬盘和简要文字说明两部分组成。

4.2.1.2声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

4.2.1.3 电子声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

4.2.2档案资料收集

4.2.2.1收集范围

a)反映本公司主要职能活动工作成果的声像资料；

b)各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；

c)本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；

d)涉及本公司和外界权益的声像资料；

e)其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；

g)其它具有保存价值的声像资料。

4.2.2.2收集时间

a)声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；

b)档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料；

c)电子、光盘文档部分收集同文档相同，声像部分同照片和录像带。

4.2.2.3收集要求

a)光盘、录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

b)接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

c)声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

4.2.2.4档案资料的征集

a)档案部门有责任随时征集重要声像资料；

b)定时浏览互联网，通过下载、截图等方法收集与公司有关的重要资料；

c)凡涉及公司重大事件的或者有重大影响的，应向董事长报告。

4.2.3档案整理

4.2.3.1电子声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

4.2.3.2声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

4.2.3.3分类、编号

a)照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号；

b)光盘、录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

4.2.4保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

4.2.5文字说明的编写

4.2.5.1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；

4.2.5.2编写文字说明的要求：

a)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

b)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

c)文字简洁、语言通顺；

d)时间用阿拉伯数字表示。

4.2.6编制格式

4.2.6.1照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者；

4.2.6.2光盘、录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

4.2.7案卷要求

4.2.7.1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

4.2.7.2卷内目录：

a)照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

b)光盘、录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

4.2.7.3卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

4.2.8 档案保管

4.2.8.1.电子声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理，电子档案有密码保护的要解除密码。

4.2.8.2电子档案备份盘与源盘应分开存放。

4.2.8.3保管条件

a)底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

b)照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；

c)录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%；

c)光盘、移动硬盘应保持-25-60℃，相对湿度应保持35%-45%。

4.2.5.4光盘、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

4.2.8.5对库存的照片档案，要两年检查一次。

4.2.8.6归档保存的电子声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁电子声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

4.2.9档案利用

4.2.9.1编制电子声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

4.2.9.2建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

4.3老年手机档案管理

4.3.1老年手机客户资料按存贮介质分为纸质客户资料和电子客户资料两部分。

4.3.1.1纸质客户资料：入网登记单、入网服务协议、业务协议、、客户证件复印件、受理单、帐详单等。

4.3.1.2电子客户资料：客户证件扫描件、合同扫描件、录入的客户资料等。

4.3.2业务流程

4.3.2.1纸质客户资料的移交

各受理渠道（社区、营业厅）要自觉维护客户资料的完整与安全，定期向呼叫中心客户资料保存归档部门移交纸质客户资料，任何部门或者个人不得据为己有或拒绝移交。

4.3.2.2移交范围：新入网的客户资料。

4.3.2.3纸质客户资料的保存归档.客户资料管理员对接收的客户资料负责复核、整理、入库、编制目录，妥善保管并提供利用。

4.3.2.4资料复核：客户资料管理员负责复核各渠道移交的客户资料，并在系统中记录复核结果。

4.3.2.5客户资料填写要求：

a)保证字迹清晰、工整，签字手续完备.b)用户证件复印清晰完整。

c)复核合格的资料方可进行归档保存，不合格的资料不予接收。

4.3.2.6保存方法：客户资料以社区为单位，以代表号为索引号进行归档。

4.3.3质量要求：保存归档的客户资料文件应齐全完整，相关的档案材料、印件要放在一起，材料在前、印件在后。

4.3.4归档时间要求：各受理营业厅每周至少一次向本单位客户资料保存归档部门移交客户资料。

4.3.5客户资料的保存期限

4.3.5.1纸质客户资料：可根据客户资料重要程度分级管理。

4.3.5.2原则上客户入网资料、客户信息变更资料、重要业务变更资料长期保存。

4.3.5.3销户后客户资料保存至少两年。

4.3.5.4电子客户资料：长期保存。

4.3.6客户在网期间相关的消费记录、通信记录以及业务办理记录由通讯运营商负责保管，不在呼叫中心的档案管理的范畴。

4.4客户档案管理

4.4.1.客户基础资料

4.4.1.1客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。

4.4.1.2客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

4.4.2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模（销售额等）、经营管理特点等。

4.4.3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.4.4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

4.4.5方法

4.4.5.1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行：

a)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

b)向客户派发客户资料表，请客户填写。

c)委托专业调查机构进行专项调查。

4.4.5.2客户分类

利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。客户分类的主要内容包括：

a)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

b)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

4.4.5.3客户构成分析

利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。客户构成分析的主要内容包括：

a)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。

b)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

c)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

4.4.5.4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

4.4.6客户档案管理应注意的问题：

4.4.6.1客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。

4.4.6.2客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的市场提供资料。

4.4.6.3客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。

高校学生资助档案立卷归档刍议篇6

一、高校学生资助档案归档材料范围

高校学生资助档案按照归档行政层次和范围分为学校学生资助管理部门归档材料和学院学生资助管理部门归档材料。其中,学校学生资助管理部门归档材料包括:(1) 贫困生资料库副本;(2)生源地贷款相关材料;(3)国家励志奖学金相关材料;(4)国家助学金相关材料;(5)政府类奖学金相关材料;(6)勤工助学相关材料;(7)绿色通道相关材料;(8)临时困难补助相关材料;(9)资助育人成果相关材料;(10)高校年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。学院学生资助管理部门归档材料包括:(1)贫困生资料库;(2) 国家励志奖学金相关材料;(3) 国家助学金相关材料;(4)临时困难补助相关材料;(5)资助育人相关材料;(6)各学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

高校学生资助档案归档后将采用“年度——业务环节”分类法进行分类、整理,即先将学校学生资助管理部门和学院学生资助管理部门归档的文件按年度(或学期)分类,然后再在每个年度(或学期)时间段内,按资助以上所列范围内容设置类目。

二、高校学生资助档案归档材料组卷和装订要求

高校学生资助档案归档材料组卷就是将高校学生资助各类文件材料,按其形成和发生规律,把一系列有联系的材料文件以档案卷的形式组合在一起,便于保管、保密和利用。

1.高校学生资助档案材料组卷的要求为:(1)不同年度、不同类别的高校学生资助业务档案,不得混合组成案卷,必须按照有联系的某一专门类别组成案卷,如国家助学金相案卷内必须是与国家助学金有联系的材料文件档案,其他无关的不得组入卷内。(2)高校学生资助档案案卷内的文件材料应反映同一工作内容或者同一相对独立的问题。若此内容或问题反映的文件材料较多,则可分成多卷,依序排列。限于每一案卷的承载内容,如果某一专门类别的文件材料太多,一个案卷装订不下,则可以组成案卷列,并加以编号依次排列。(3)高校学生资助工作归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,最好用打码器逐一打码,不得漏页缺页,避免重要历史价值文档漏页缺页无法查询使用。(4)高校学生资助档案在归档组卷以及保管存放中,同卷档案必须按照编号依序排列;确为密不可分的文件材料应依序排列在一起,如主件与附件一定要按照主件在前、附件在后的原则进行组卷排列。需要注意的是:成册成套的文件材料可保持其原有装订形态归档组卷;精装和平装等书本样式文件材料自成一卷的,可以保持原状归档组卷。(5)高校学生资助工作归档的纸质文件材料应为真迹原件,字迹应工整、数据应准确、图样应清晰,签字盖章和日期等标识应完整齐备。案卷内不应有重份文件,书写和装订材料过程要注意符合档案存放耐久性的要求。对于用热敏纸、光敏纸和用蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔等不易耐久字迹材料字迹制成的文件材料,可复印后与原件一并存档,以备化学试剂物理和化学变化引起的内容消失,无据可查。

高校学生资助档案组卷时,卷内文件材料排列需要按照历史时间、同一问题或重要程度进行排列,如遇卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应立卷在前、图纸应立卷在后。同时,在进行相关文件材料排列时,正文应在前,附件应在后;正本应在前,定稿应在后;复文应在前,来文应在后;转发文应在前,被转发文应在后;原件应在前、复印件应在后;不同文字的文本,中文文本应在前,其它文种版本应在后。

2.高校学生资助档案卷内文件材料一般采用“三孔一线回穿压扣”方法进行装订,这样可以保证装订的牢固性。高校学生资助档案卷内材料装订时要去掉燕尾夹、订书钉等一切金属物。所以复印材料均要求以国际标准A4 型纸(即长×宽=297mm×210mm)进行复印装订。如个别附件页数偏多或者附件体积过于庞大,可以单独装订并做好附于正文组卷记录。

三、高校学生资助档案页号及案卷编号要求

页号是指在档案组卷过程中,用数字固定卷内文件排列顺序的流水代码。装订成案卷的必须填写案卷总页数,因此,凡属于文书档案归档范围的文件材料经整理立卷后都要编写页号。2000 年以后,我国立卷归档工作以归档组卷的件为单位进行页号编排。

1.高校学生资助档案卷内文件材料页号编写要求。(1)高校学生资助档案案卷内文件材料有书写内容的内容页均应编制页码,以有效内容的页面为单一页;已有页号的文件可不再重新编写页号,按照案卷内文件为单位逐件核定页码也可。(2)按照2000 年以后的新要求,单面有内容的,页号编写在内容页右上角;双面有内容的,页号编写在内容页正面的右上角和内容页背面的左上角。当然,按照多数人的惯例,很多进行立卷归档工作的工作人员还是习惯将页号编写在后下角。需要注意的是,高校学生资助档案案卷内目录页和卷内备考表不编写页号。(3)如在高校学生资助档案案卷中有成套的图样或已经印刷成册的文件材料可以自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;如与其它文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料的最后,将其作为一件文件材料填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明成套的图样或已经印刷成册的文件材料总页数。

2.高校学生资助档案案卷号的编写要求。高校学生资助档案案卷号即该案卷在整个高校学生资助档案中排列的顺序号。案卷应进行排列编号,相同年度、相同类别、相同保管期限的资助业务档案按照形成时间顺序,从“1”开始逐卷编制一个案卷流水号。如:2014年,XX大学学生资助类保管期限为永久的案卷有10 卷,那么,XX大学学生资助永久案卷卷号即为从“1”至“10”。

四、高校学生资助档案编制卷内目录编写要求

高校学生资助档案卷内目录是登录高校学生资助档案卷内文件材料题名及其他特征并固定文件排列次序的具体表格,应排列在案卷内所有文件材料首页之前,明确列出案卷内所有文件材料的名称和页号。根据立卷归档要求,每卷高校学生资助档案都应编制卷内目录。卷内文件目录用A4 纸打印后置于卷首与卷内文件材料合并装订。卷内目录包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注、档号等项目信息内容,便于查阅。(1)卷内目录顺序号:用阿拉伯数字从1 依次标注卷内文件的排列顺序,一份文件一个序号,卷内文件材料一般按照产生时间排列,即文件材料时间上的由早到晚。(2)卷内目录文件文号:文件的发文字号。包括代字、年度、代号等。卷内文件没有文件号的,可以不填写文号,但需要列明文件题名。(3)卷内目录文件责任者:制发该文件的部门、组织或者个人。填写责任者应使用全称或规范化简称,避免引起歧义。(4)卷内目录文件题名:应填写文件材料的全称标题,不允许简称。文件材料没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写较为规范的题名,以便于查阅。(5)卷内目录文件形成日期:即文件产生或者形成的日期,一般案卷内填写时可以省略“年”、“月”、“日”字样,时间以8 位数字表示,其中前4 位表示年,中间2 位表示月,后2 位表示日,月日不足两位的,前面补“0”。如:2014 年1 月1 日应标注为20140101。(6)卷内目录文件页号:填写卷内每份文件的起页号。(7)卷内目录备注:注释需要说明的文件材料情况。如文件材料的缺损、修改、移出、销毁等。

五、高校学生资助档案案卷封面编制

高校学生资助档案案卷封面一般为采用无酸纸制作的档案盒作为卷首封面,一些单位也在逐步定制本单位的档案案卷封面档案盒。按照要求,档案盒的封面项目应逐项按规定用黑色钢笔、水性笔或毛笔书写,字迹要工整、清晰。案卷装订后应装入档案盒内,一卷一盒,按序排列存档。档案盒的外形尺寸规格为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为盒脊厚度可以根据需要设置为20mm 、30mm、40mm、50mm和60mm五种。

1.高校学生资助档案案卷档案盒封面项目包括:全宗名称、类别名称、案卷题名、起止年月日、页数和档号等内容,也有本单位的相关信息。(1)高校学生资助档案案卷档案盒封面全宗名称即为立档单位名称。如:XX大学(独立法人单位全称)。在全宗名称下面有具体归档部门名称,如:XX大学学生资助管理中心。(2)高校学生资助档案案卷档案盒封面类别名称:按照案卷档案盒内文件材料内容区分文件材料所属类别,如生源地贷款相关材料类、国家励志奖学金相关材料类、国家助学金相关材料类等。(3)高校学生资助档案案卷档案盒封面案卷题名:即案卷标题。由高校学生资助档案立卷归档人准确概括卷内文件的主要内容,文字应力求准确凝练。高校学生资助档案案卷题名格式为“:学校名称(与公章一致)+时间+材料名称”,如XX大学2014 年秋季学期家庭经济困难学生学费减免名单、申请表及相关材料。(4)高校学生资助档案案卷档案盒封面卷内文件材料起止年月日,即卷内文件材料的起止时间,如20140101—20141231。(5)高校学生资助档案案卷档案盒封面卷内文件页数,即本卷所有文字材料的总页数。(6)高校学生资助档案案卷档案盒封面档号:由全宗号—年度—类别代码+属类代码—案卷号组成。

全宗号是同级档案保管部门对其接收范围内各立档单位所编制的代号(没有全宗号的单位可暂不填写)。年度是填写文件形成年度。填写时应以4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2014。目录号编排原则为类别代码———属类代码。档案类别代码分别为:XQ(学前教育幼儿资助类)、YW(义务教育学生资助类)、PG(普通高中教育学生资助类)、ZZ(中等职业教育学生资助类)、GD(高等教育学生资助类),此类字母大写;属类代码分别为1(国家资助)、2(学校资助)、3(社会资助)。

高等教育学生资助类的国家助学金文件材料具体编制档号如下:①绿色通道:GD1.1—01.02.03……n;②国家奖学金:GD1.2—01.02.03……n;③国家励志奖学金:GD1.3—01.02.03……n;④国家助学金:GD1.4—01.02.03……n;⑤国家助学贷款:GD1.5—01.02.03……n;⑥高等学校学生应征入伍服义务兵役国家资助:GD1.6—01.02.03……n;⑦研究生国家奖学金:GD1.7—01.02.03……n;⑧研究生学业奖学金:GD1.8—01.02.03……n;⑨研究生国家助学金:GD1.9—01.02.03……n;⑩研究生国家助学贷款:GD1.10—01.02.03……n。

高等教育学生资助类的学校资助文件材料具体编制档号如下:①勤工助学:GD2.1—01.02.03……n;②学费提取:GD2.2—01.02.03……n。

2.高校学生资助档案案卷档案盒脊背项目包括:全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限等。

档号格式:全宗号—年度—类别代码+属类代码—案卷号。

档案立卷篇7

组卷立卷的程序复杂, 工作量大, 包括收集、鉴定、分类、排列、编目、装订、拟写题名等。特别是拟写案卷题名, 要求“三段式”, 在50字以内概括整盒案卷的内容, 是整个立卷工作中最难掌握的部分。实施《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) 虽然立卷简化了, 有利于推行部门立卷, 但《规则》既然是档案整理规则, 要将档案整理工作的质量让兼职档案人员去把握, 肯定是保证不了的, 更何况兼职档案人员也不愿意去承担系统化的档案整理工作。

部门档案兼职人员流动性大, 更换频繁, 学校档案部门又无法对其进行管理。由于“兼职”这一特征, 兼职人员的档案意识和档案专业知识较差, 工作责任心不够强, 如对归档范围、价值鉴定、应归入的类目等不能准确掌握, 造成文件该归档的未归档, 不该归档的却大量向档案部门移交, 期限划分不准确、分类不清、归错类现象较多。立卷工作是一项业务性很强的工作, 其基本原则是区分文件的归档范围、类别和保管价值, 按照文件的形成规律, 保持文件之间的历史联系, 反映学校工作活动的历史面貌, 便于保管和利用。部门档案兼职人员是很难胜任的, 档案部门只有自己立卷才能保证档案质量, 所以高职院校多采取档案部门集中立卷的工作方式。

二、立卷改革是部门立卷的基础

2001年1月1日实施的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》明确规定归档文件以“件”作为整理单位, 《规则》从“简化整理, 深化检索”的思路出发对归档文件整理工作的环节进行了调整和简化。这是对我国传统的档案整理方法实行的重大改革。以“件”为整理单位, 是以文书档案每份文件作为一个独立的实体, 进行鉴定、分类、组卷等工作。档案整理方法简便, 它不再编写页码、拟写案卷题名、编制案卷目录, 避免了以往由于“卷”工作带来的组卷不合理、案卷题名拟写不准确或不能完全揭示案卷内所有文件的内容等问题, 便于部门兼职档案人员立卷工作。采用“组件”与“件”结合的方法立卷。在分类中可采用年度—机构 (问题) —保管期限方法进行分类, 在排列时归档文件应在分类方案的最低—级类目内, 按事由结合时间、重要程度等排列。将围绕同一事件产生的一组密不可分的文件排放在一起, 形成“组件”, 而一些各方面联系不太多或相互之间联系较松散的文件, 则仍以“件”的形式存在。“组件”与“件”结合立卷的好处在于, 一方面, 它克服了“卷”的烦琐和“件”的松散;另一方面, 它又能保证“卷”整理和“件”整理各自的优势得到充分发挥。对“件”的把握是文书立卷改革中的一个重点和难点, 是定义和划分“件”的关键, 要在遵循档案整理中关于“保持文件之间的有机联系”和“有利于保管和利用”原则的基础上, 建立合乎档案历史形成特征和人们检索思维的最小管理单位[1]。

三、档案部门提前介入, 指导部门立卷

提前介入又可称作前端控制。高职院校档案部门改变以前等待接收各部门移交的归档文件, 然后进行集中整理的做法, 实施《规则》, 在文件收集过程中提前介入, 推行和指导部门立卷, 解决文档“两张皮”的问题。

提前介入的工作机制:档案部门利用校园网平台, 开发使用档案管理网站, 采取限制登录的技术手段, 限制已核准部门以外的其他登录。文书部门用密码登录, 将文件著录后, 提交给档案部门。档案部门将其鉴定、确定保管期限、分类、排序后, 做出部门的归档文件目录 (包括电子文件的排序号) , 上传与校园网相链接的档案管理网站。学校的各部门凭密码进入本部门的档案收集、归档网页, 根据归档文件目录对纸质文件加盖归档章, 用铅笔标上件号, 对文件进行排序, 第二年归档时对这些归档文件稍加整理便可移交, 且简单易行, 科学合理, 节省了大量的人力、物力。各部门对电子文件刻录光盘移交, 作为资料保存的文件打印目录, 自己留存。

提前介入和部门立卷的工作程序:其中1, 5～8项由部门完成, 2～4项由档案部门完成。1.收集:将文件著录 (包括责任者、文号、题名、主题词、密级、日期、页数等) 上传, 纸质文件、电子文件由发文或承办的部门收集。2.分类:将文件材料按不同的类别和问题分类。3.档案价值鉴定:档案价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节, 也是一项十分重要而又颇具难度的业务工作, 它包括两个阶段:第一阶段文件归档时, 对文件能否转化为档案进行资格鉴定, 确定其是否属于归档范围, 剔除没有保存价值的文件;第二阶段根据其在以后保存过程中可能产生的作用来确定“生存期”, 确定其保管期限。优化馆藏的关键就是做好档案的鉴定工作。4.排序和编目:《规则》的要求是“遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于保管和利用”。它强调了事由原则, 即同一事由的相关文件应当排列在一起, 实际上是对其形成背景和上下文关系的记录过程。相关文件相对集中的前后放置有利于利用者查阅, 只要找到其中一份, 就可把前后相关事件串联起来, 这样既保持了文件间的联系又简化了装订方法。如果完全以文件的形成时间和文件号进行排序和编目的方法整理, 能够体现出简便、快捷的优点, 也显而易见地暴露出了不少缺点:一是存在有文必档和无文件字号的重要材料未能归档的现象。高职院校每年总有一些无保存价值的文件是不应该归档的, 如果完全按文件的形成时间和文件号顺序排列, 进行编目归档, 为了方便和提高归档率, 有些归档部门往往是“一文不落”地有文必档, 看起来似乎归档率很高, 实际是文件间毫无联系的堆积, 鱼龙混杂, 大大地降低了归档质量, 增加了档案部门工作量。一些内容重要而没有编文件字号的材料如领导讲话、合同等, 又往往被归档部门忽视而没有归档, 造成某一件事的文件材料不完整或空白, 留下无可挽回的损失。二是违背了《规则》中“便于保管和利用”原则。人为地将同一事由的归档文件分割在不同档案盒内, 档案管理人员必须到几个或十几个档案盒内调取档案, 才能满足利用者的需要, 既增加了调档时间、插错机率和档案管理人员的工作量, 又影响了利用效率和效果。针对这种把大量工作推到今后的档案管理中去的做法, 《归档文件整理工作指南》严肃指出“这种做法只方便了归档文件整理, 却给档案管理和提供利用增加了困难。”[2]5.装订:对永久、长期的归档文件中只有2～3页的归档文件可用胶水粘贴, 页数较多的用不锈钢钉装订, 专题文件、会议材料等, 用三孔一线的方法装订, 确定为短期的文件则不予拆钉处理。6.填写归档章栏目:依照归档文件目录“对号”入座, 对归档章栏目填写全宗号、年度、类别、保管期限、件号等。7.打印目录和装盒:不再编制案卷目录, 而通过计算机输出卷内目录和备考表, 将卷内目录、文件按件号排列、备考表签字后装入档案盒, 并在盒的封面填写立档单位名称, 背脊填写全宗号、类别、保管期限、年度、起止件号等相关栏目。8.打印归档文件移交目录办理移交, 电子文件刻录光盘移交。

四、档案部门提前介入, 实行部门立卷的意义

1. 是贯彻执行国家有关档案行政法规的需要。

根据《高等学校档案管理办法》的有关规定:高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求, 组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律, 对文件材料系统整理组卷, 编制页号或者件号, 制作卷内目录, 交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

2. 是高职院校档案工作与时俱进, 改革发展的需要。

(1) 有利于建立健全收集网络, 形成一套完整的体系。档案部门通过校园网平台、部门兼职档案人员网络体系来实现对文书档案立卷的提前介入。档案部门和文书部门既有分工, 又有合作, 大家互通信息, 多方联系, 通过网络形式, 把档案部门与文书部门之间有机地结合起来, 使立卷工作网络化、制度化、科学化, 形成一套完整的体系。将文书工作、档案工作“合二为一”, 变成一个整体, 进行统一管理、统一运作, 对解决现阶段高职院校文书部门与档案部门因文档分离而造成案卷质量不高的问题, 能够起到很好的作用。 (2) 有利于档案材料的收集完整和监控。部门兼职档案员一般由秘书或办公室人员担任, 作为本部门重要活动的参加者, 熟悉本部门业务和文书处理情况, 了解文件的形成和办理过程, 便于做好对文件的收集工作, 防止散失。档案部门可监督文件处理全过程, 使具有档案价值的纸质文件和电子文件自生成、收到之际便纳入档案部门的掌控之中, 并由此监控其办理过程, 保证真实性与完整性。 (3) 有利于档案工作的同步化, 兼职档案员队伍的专业化。档案部门对部门立卷进行提前介入的工作模式, 可以将文件的价值判定和分类工作在文书处理过程中完成, 有利于档案收集工作与学校各项工作同步进行, 使办理完毕的文件直接进入档案整理环节, 真正做到“随办随归”, 使归档文件的整理变成一项日常工作。各部门在完成档案整理的同时, 相应解决了档案意识、人员配置、工作分工、技术培训等方面的问题。高职院校档案部门要因势利导, 上下紧密配合, 围绕共同的目标, 全面提高兼职档案队伍人员的专业素质, 为学校档案工作的有序开展打下坚实的基础。 (4) 有利于档案部门工作的开展。档案部门工作人员从具体的档案整理工作中集中精力节省时间, 做好档案资料的编研、开发和利用工作, 对学校的档案工作进行统一管理, 指导各部门对档案材料进行收集和整理, 提高档案管理水平和工作效率。

实行部门立卷, 发挥了文书部门熟悉有关业务和文书处理过程的有利条件, 能极大地增加文件收集归档的完整性。档案部门的提前介入, 全过程管理, 提高了案卷质量和立卷工作效率, 解决了部门立卷难以实行的问题, 技术起点低, 经费、设备投入少, 并有利于档案部门工作的开展, 这种工作机制符合高职院校文书工作和档案工作的客观实际。

摘要：“部门立卷”与“提前介入”的工作机制, 发挥了文书部门熟悉有关业务和文书处理过程的有利条件, 增加了文件收集归档的完整性, 解决了部门立卷难以实行的问题。

关键词：文书档案,部门立卷,提前介入

参考文献

[1]马英杰, 黄存勋.立卷改革方法多元论[J].山西档案, 2009 (2) .

档案立卷篇8

一、存在的主要问题

(一) 卷内已归档的资料分类不清。

按照道路交通运输档案管理及分类规范的要求, 一个单位在职能活动中形成的, 具有保存价值的文件及资料, 应按它们的自然形成规律及特点进行科学分类和系统排列, 对档案原件进行有序管理。只有在正确分类的基础上, 才能正确地揭示出道路交通运输档案的内容和成份, 有利于检索和利用。

(二) 卷内资料填写质量差。

已归档的文件资料, 应做到字迹、线条清楚, 纸质优良, 签署完备。若是用打印机打印, 应该做到字迹大小前后一致, 纸张一致。而有的县级站在已归档的资料中出现书写不规范、字迹不端正。有的在表中有涂涂改改现象;有的资料内容是钢笔, 有的签名用圆珠笔;有的内容既有手写稿, 又有打印稿、传真等。这些都直接影响了案卷的质量和整洁美观, 不利于资料的长期保存。

(三) 案卷标题选择不准确。

案卷标题是案卷的名称, 是编制目录和检索工具的主要依据。标题写的是否完整与准确将影响到今后的查阅和利用。因此, 案卷标题必须既要简明又要完整、准确地揭示卷内资料的内容。县级站存在的问题是案卷标题揭示的内容不够全面, 没有将卷内全部内容概括出来。导致实际案卷内容中有但标题或目录中内容查找不出来的现象, 从而影响借阅者的查找及档案的有效利用。

(四) 卷内资料无页码或是卷内目录要么写一个, 要么写很多。

页码是每页资料在卷内的排列顺序, 没有页码, 资料在卷内的位置就搞不清, 不但不利于资料的查找, 若发生丢失时也不易被发现。而卷内目录反映的是该卷内有哪些内容, 排列的顺序是什么, 有了卷内目录, 利用者查找时就能一目了然, 反之, 在查找时就很费时费力, 利用效果就差。如有的站在编制页码时不认真, 有许多该编的页码没编上, 或是在编页码时用许多数字表示, 而实际的页数并不多, 如00001、00002等, 很累赘。

(五) 卷内缺少备考表。

备考表是用来对卷内已归档资料基本情况的记载和说明, 在案卷归档后如有破损、变动等情况时也应在备考表中注明。备考表一般附在卷内资料的最后面, 该表中还应填写编制日期、编制者和检查者签名, 它是资料归档中不可缺少的内容。

二、解决问题的办法

要解决上述存在的问题, 提高案卷归档质量, 本人认为可以从以下几方面考虑:

(一) 领导要重视档案人员的选拔和培养。

由于档案工作是一项科学性、实用性很强的工作, 道路交通运输的各项工作都离不开档案。而要做好这项工作, 充分发挥档案的作用, 人是很重要的因素。因此, 作为领导就要十分重视档案人员的选拔和培养。要选拔事业心强, 工作认真负责, 具有一定业务水平、文化水平的人担任。

(二) 制定和健全档案工作制度。

制度是搞好各项工作的有力保证, 要搞好档案立卷等各项工作, 就必须健全各项制度, 使档案工作有章可循。因此, 各县级站的领导必须重视档案工作制度的建设, 建立和健全各项制度;同时, 有关领导还要定期或不定期地对档案工作完成情况进行督促检查, 将检查的结果同有关人员的经济利益挂钩。这样, 既能有效的促进有关人员必须按照制度要求去做, 又能避免工作中存在的不负责任, 偷懒等不良现象, 促进档案工作向规范化、标准化方向发展。

(三) 举办业务学习与培训班, 提高人员业务水平。

举办业务学习班, 有针对性地进行讲解档案的基础知识与操作技能, 这也是解决上述问题的途经之一。在学习班中, 学员集中在一起可以结合实际进行讨论, 便于互相学习、取长补短, 疑难问题还可当面向授课老师请教。既能提高业务水平, 又有利用提高实际工作能力。

三、档案管理人员要转换工作态度

档案管理人员要充分认识做好档案管理工作的重要性, 长期以来, 相当一部分人对档案管理工作的理解过于狭窄, 没有认识到档案管理工作的重要作用。实际上, 做好道路交通运输档案管理工作是一个管理站健康发展的需要, 档案管理工作是管理站管理工作的一部分, 是提高单位工作质量和工作效率的必要条件, 是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理客运档案, 是衡量管理站业绩与管理水平的重要尺度。

摘要：本文论述了县级道路交通运输管理站档案立卷中存在的几个方面的问题, 并针对其问题提出了解决办法。

关键词：县级站,档案,存在问题,解决办法

参考文献

[1]马玉玲, 张晓霞.谈谈对档案工作的创新[J].档案学通讯, 2007, (3) .

[2]徐渝溶.浅谈新时期档案管理人员的角色转变[J].学校档案, 2010, (1) .

[3]孟世恩, 王颖, 何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯, 2009, (5) :29-32.

[4]李爱妹.加快信息化建设不断创新档案工作[J].上海造船, 2009, (1) :74-76, 95.

档案立卷篇9

一、正确认识文书与档案工作的关系

文书工作是档案工作的基础, 档案工作是文书工作的延伸和发展。文件是档案的主要来源, 档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的, 文书工作不仅直接影响着文件材料的质量, 也直接关系到档案工作的质量。任何事件, 通过一定的条件可以互相促进、相互转化。文书与档案两者关系理顺了, 可以收到事半功倍的效果, 档案工作做好了, 会对文书工作产生积极的作用, 促进文书工作的进一步完善和提高。通过档案工作, 可以发现文书处理工作中存在的不足。如文件材料的质量, 立卷归档是否齐全完整, 分类组卷是否科学、规范等, 从而完善和改进文书处理各项制度和办法。只有文书和档案两项工作有机结合起来, 才能为办公室各项工作正常运转提供必要的保证。

二、做好文书处理过程控制, 提高文件质量

文书工作是档案工作的源头, 如果文书工作没有做好, 那么它形成档案后, 对档案工作来说也是一个缺陷。可以说公文制发的怎样, 不仅仅决定公文本身的质量, 同时, 也影响日后档案的质量。因此, 我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题, 以提高档案实体质量。首先公文用纸质量要好, 幅面尺寸规格要统一、规范、标准, 符合国家的有关规定。排版形式为横写横排, 左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 公文标题是否准确, 主送单位和抄送单位准不准, 落款是否与公文一致, 有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文, 缮印公文, 还是做出的各种记录、报表、签字、批注等, 都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张, 以保证字迹鲜明、清晰, 有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理, 拟制格式要规范, 行文不要滥用简称和使用不规范的字, 以免在公文形成档案后造成一种永久的缺撼。

三、做好收集工作是确保案卷质量的基础

收集是档案工作的第一个环节, 它的质量直接决定和影响着其它环节的质量。说到收集, 有些人简单认为就是将文件拢拢堆。确实, 档案的收集工作就是要将散乱在部门、个人手中的档案集中到档案室, 实行统一管理。但是, 人们对“怎么收”和“收什么”的不同理解, 会造成收集结果大相径庭。

好的开始是成功的一半, 作为档案业务管理工作的首要环节, 档案收集工作的质量直接影响着档案工作水平。如果收集及时、鉴选得当, 把有价值的档案集中保管起来, 就可以为好的案卷质量创造良好的条件。

衡量收集工作做得是否理想, 可以从数量充分、质量优化和门类齐全、结构合理上来理解。数量充分, 是指收藏的档案齐全完整;质量优化, 是指只归档和接收有保存价值的档案, 防止鱼目混珠、泥沙俱下;门类齐全是指各门类、各载体的档案都要收集保管;结构合理, 是指收集档案时应有侧重, 要注意收集本企业、本行业的特色档案。通过这两项指标, 可以检验自己的收集工作是否还需要改善, 如有必要, 可以从文书立卷和归档上入手。

档案室除了在执行归档制度之外, 还要加强文件的平时收集工作, 这是保证归档制度落实和不断完善的有效方法, 也是提高文书案卷质量不可或缺的一个环节。一是零散文件的收集, 有些单位因为未建立归档制度或归档制度执行不行, 有些文件分散保存在内部机构、领导者和个人手中。这样, 依靠归档制度是不够的, 必须搞好平时的收集。二是“账外”文件的收集, “账外”文件是指未经过文书部门登记入账的文件。这些文件不易控制, 容易遗失。如各种会议材料、单位领导和业务人员外出开会或学习等活动获取和各种规章制度、统计数字材料等。三是专门文件的收集, 专门文件是指各项活动中形成的文件和特殊载体的文件材料, 过去由于忽视专门文件的收集, 致使档案室保存的文件门类不齐全, 在日常工作中应特别重视对专门文件的收集。这些平常容易忽略的文件, 也是文书档案的一部分。

四、建立健全规章制度, 强化文书立卷

根据实际情况, 制订切实可行的公文处理办法、档案管理办法、文件材料归档制度等文书档案管理框架, 充分利用各种规章制度、文件处理程序来规范档案管理。理顺归档程序, 及时收集各类原始档案, 确保档案的齐全、完整, 从而为提高案卷质量奠定了基础。

文书立卷是我国文书工作的一项根本的制度, 文书部门是立卷的重要机构, 立卷是文书部门的一项重要任务。文书立卷把零散的文书整理成有联系、有秩序, 按一定规律组合起来的案卷, 这对文书工作和档案工作都有着重要的意义。一是文书立卷提高案卷质量和立卷效率, 保持文件之间的历史联系, 便于查找利用。二是保护文件的完整与安全, 便于保管, 同时有利于档案室开展工作。文书立卷加强了文件管理, 保证了案卷质量。

立卷时必须严格区分保管期限, 归档文件的保管期限划分的准确度直接影响案卷质量。如果把保存价值悬殊很大的文件组合在一个案卷里, 无形中案卷质量就降低了。在判断文件的保存价值时, 不能只孤立地从单份文件出发划分很细, 应当从有密切联系的一组文件来考虑, 同时应将保持联系与照顾保管期限结合起来权衡, 求得比较合理的解决。可以用以下的方法来进行划分, 凡是记载和反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌的, 对经济建设和科学研究有长远参考价值的文件, 作为永久保管;凡是在相当长时间内本单位进行工作、总结经验需要查考的文件, 作为长期保管;其它一些只在比较短的时期内需要查考的文件, 作为短期保管。

立卷时需要根据文书材料的归档范围, 即文书立卷范围, 确定哪些该归档, 哪些不该归档。从本机关形成档案的实际情况出发, 科学地进行立卷文件鉴定工作, 准确地划分立卷范围, 认真地解决案卷材料既完整又精炼的质量问题。为此, 在确定立卷范围时, 一方面要切实保证那些有查考利用价值的文件材料完整齐全地收集起来, 以免遗漏、失落、影响质量;另一方面, 不能搞“有文必档”, 把那些没有查考利用价值文件材料混杂到案卷中去, 造成案卷的臃肿庞杂, 错误地扩大立卷范围, 降低案卷的质量。以“件”为单位的立卷方式, 便于文书档案的立卷, 便于随时剔除无保存价值的文件, 从某种程度上来说保证了立卷文件的质量。

五、办公自动化推进了文书档案工作

电子文件的大量产生, 有利于改进和保证文件的质量, 从而保证了档案的质量。计算机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺, 二是保持文件的历史原貌。形成档案之前的电子文件, 其增、删、改都很方便, 而且改后不留任何痕迹, 保持了页面的整洁, 并且电子文件具有高度的标准性, 因而其质量较高。档案工作向电子化、网络化的方向发展, 这是一个划时代的变化, 做到文书处理到档案立卷一体化, 提高文书档案质量。

六、立卷环节是确保案卷质量的关键

档案立卷篇10

原始地质资料是在地质工作中直接形成或采集的, 反映地质现象或地质体的, 以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料、最终地质工作成果原稿等。原始地质资料作为地质工作第一手资料, 以原始原貌为基准, 反映客观存在的事实, 是地质工作的真实记录, 历史记录, 是国民经济建设的重要依据性资料, 具有凭证作用。对原始地质资料按规范进行整理形成的地质科技档案称为地质原本档案, 原始资料以原本档案形式永久保存。地质原始档案的规范化管理, 对地质资料的研究、利用、开发, 提高地质找矿效果, 充分发挥其在国民经济建设中的作用等有着非常积极和重要的意义。

2 立卷归档基本要求

2008年国家档案局发布了新的原本地质档案立卷归档, 其基本要求是:

1) 归档的原始地质资料要齐全成套, 每件内容要素构成应完整并符合地质工作规范要求, 责任签署完备, 应反映一项地质工作的全过程;

2) 中途停止或阶段性完成的地质工作, 也应按《原始地质资料立卷归档规则》要求立卷归档, 并在备考表中注明工作中断的原因和原始地质资料可供利用的程度;

3) 合作开展的地质工作, 由主要承担方 (或合同约定一方) 负责该地质工作原始地质资料的立卷归档。协作方应将需归档的原始地质资料送交归档责任方归档, 以保持其完整性;

4) 收集的地质资料已为地质工作所利用, 并转化为该地质工作原始地质资料的, 应立卷归档;

5) 原始地质资料的密级、保密期限由原始地质资料形成单位依据国家有关保密规定确定并标注;

6) 原始地质资料的格式及规格大小应符合有关地质工作规范和归档保存要求。原始地质资料应字迹工整醒目, 图面清晰美观;

7) 每一案卷内地质档案文件目录放在首位, 地质档案文件目录及备考表不编件号;

8) 地质工作结束 (包括中止) 后3个月内完成立卷工作, 并向地质档案部门移交。地质档案部门验收合格后, 办理移交手续并发给原始地质资料归档合格凭证。

3 立卷归档原则

原本档案的归档以项目为单位, 原则上一个项目一个档, 一档一号。从项目任务书下达到项目启动开始至成果报告汇交完毕, 项目实施过程全部有记录、有保存价值的资料均应归入原本档案。原本档案的归档工作由项目组完成, 资料室对项目组的归档工作提供帮助指导, 归档资料的齐全性、准确性、真实性由项目负责人负责, 项目原本档案的立卷工作由立卷人完成。

4 原本档案的立卷方法

对地质原本档案进行整理、分类、编号、建账等工作, 统称为立卷工作。

1) 立卷依据:中华人民共和国档案行业标准DA/T 41-2008《原始地质资料立卷归档规则》, 国家档案局2008年6月20日发布, 2008年9月1日实施;

2) 立卷人:项目组成员。立卷完成后, 立卷人签字, 以示负责;

3) 立卷时间:应在地质成果报告评审前完成;

4) 资料收集:按照项目工作规范要求的内容和已确定的应归档的科技文件材料种类和数量, 收集齐全, 包括收集的地质资料已为地质工作所利用, 并转化为该地质工作原始地质资料。需要强调的是各年度设计书、设计图、插图纸质和数据必须齐全, 实物地质帐单必须提交, 若没有实物, 则提交证明, 加盖公章;

5) 资料分类:分类工作依据立卷归档规则规定的立卷分类要求进行, 将同类科技文件材料放在一起。原始地质资料详细划分为10类, 不应增设类别, 分别是:

第一类。成果底稿、底图类 (代字/代号:底/D) :成果报告 (包括正文、附图、附表、附件、数据库和软件、审批文件等) 的最终稿。

第二类。测绘资料类 (代字/代号:测/C) :测绘设计、观测记录、计算资料、测绘成果, 相关验收文据等。

第三类。野外地质观察类 (代字/代号:观/G) :野外地质调查图件、观测记录、照片及底片、工作总结 (小结) , 相关质量检查记录等。

第四类。勘探工程及现场试验类 (代字/代号:探/T) :地质工作中的钻探 (井) 、坑探、槽探等地质工程资料, 各类野外试验资料, 相关质量检查记录等。

第五类。采样测试鉴定类 (代字/代号:样/Y) :各类样品的采样记录、测试成果及相应的总结报告、质量检查记录等。

第六类。试油、试采、采油类 (代字/代号:试/S) :油气勘探与开发中试油、试采、采油形成的各种资料。

第七类。仪器记录及动态资料类 (代字/代号:录/L) :各种仪器记录形成的, 以图纸、照像图纸和底片、磁盘 (带) 等介质保存的原始数据;各类地质长期监 (观) 测点的位置图、观测记录、动态曲线等材料;相关质量检查记录。

第八类。航遥影像类 (代字/代号:像/X) :遥感、航空摄影测量过程中所形成的照片或像片资料。

第九类。中间性综合资料类 (代字/代号:综/Z) :室内整理、数据处理形成的中间性成果及相关质量检查记录等。

第十类。技术管理文件类 (代字/代号:文/W) :立项文件、设计书、指示性文件、重要技术措施材料、质量体系运行的相关文件、申报奖励材料等。

6) 排序:将同类别的科技文件材料按有机联系和形成时间的先后进行排序;

7) 整理:包括纸质文件材料和电子文件;

(1) 纸质文件材料的整理:包括成册科技文件、图件、照片。

(1) 成册科技文件材料。对野外记录中点号、岩层产状、地层代号、厚度、长度、面积、体积、坐标等重要数据, 重要地质现象素描图及其他主要图件均应着墨。

幅面建议小于A4幅面, 单册厚度一般不宜超过20mm, 用线左侧或上方装订, 去金属物, 编扉页, 应包含题名、责任人及完成时间等。

编制卷内目录, 每册一个;编页码, 从正文开始, 封皮、封底、扉页、目录四项不编;记录本中空白页去掉, 原来硬的外皮去掉, 加贴外封皮、封底, 外封皮上有五项内容:

右上角档案编号印章, 由资料室完成;名称, 科技文件材料名称;页数, 本册的页数;工作单位, 就是地质调查实施单位;归档日期, 年、月。

(2) 图件。图件的右下角应有图签, 图签内容包括题名、图号、顺序号、责任人、完成时间等。多拼的图件, 在最后一张图的右下角应有图签, 其余各张图可仅附图名、图号及顺序号;顺序号应按从左到右、从上到下的顺序排列。

大幅软质图件按规定折成16开大小 (190mm×270mm) 或A4幅面 (297mm×210mm) , 图面向里, 横向手风琴式, 图签折在外。先纵折, 后横折。不同尺寸的科技文件材料尽量折叠为统一幅面。

不宜折叠的图件应平放或卷放, 在立卷档案备注中说明。

(3) 照片。立卷归档的照片应有文字说明, 每张底片的编号要与照片一致。若无底片, 数据也应保存, 有文字说明。

(2) 电子文件的整理。

地质工作过程中产生的电子数据均应归档, 即使纸质资料已归档。

电子文件的数据组织形式, 应根据资料类别、数据成果特点、成果单元构成形式或参考利用方式而定, 以方便地质档案管理和利用。简单的说就是先分类再编号, 分类原则与纸质相同, 件号的顺序与纸质混合编排, 即每类中件号为唯一号。电子数据的件号可为一个文件, 也可为一个文件夹, 能说明独立的材料为原则。如1∶20万花都幅断层资料, 8个文件组成一个文件夹, 给一个件号;而1∶20万韶关市断层资料, 仅一个文件, 也给一个件号。

电子数据以电子文件夹形式组成, 在根目录下建立一级子目录, 子目录名为案卷号, 地质档案文件目录放在一级子目录下;在一级子目录下建立二级子目录, 二级子目录名为资料类别代号;在二级子目录下建立三级子目录, 三级子目录名为资料类别代号加件号, 如图1所示。

存储电子文件应采用利于长期保存的高质量载体, 载体应无划痕、斑点、霉变、变形等损伤, 应能在通用读取设备上正确读取且不携带病毒。电子文件所提供的信息应齐全、完整、准确。电子文件一般不加密。

存储电子文件的载体上应附有外标签, 标签内应填写地质档案案卷号、载体号、题名、写入数据的日期等。

8) 编号

案卷号:一卷一号, 一个项目的全部科技文件材料为一卷, 由资料室确定;类别代字 (代号) :一类一个代字或代号, 用汉字或字母;即底 (D) 、测 (C) 、观 (G) 、探 (T) 、样 (Y) 、录 (S) 、像 (X) 、综 (Z) 、文 (W) 十类;件号:类内以件为单位, 从1开始编流水号, 一件一号, 采用阿拉伯数字表示。

9) 建地质档案文件目录

一档一本, 包括封面、目录索引、文件目录、电子文件使用说明书、备考表, 地质档案文件目录必须填写完整、准确无误。

10) 组建保管单位

就是装盒或装袋, 一个盒或一个袋就是一个保管单位。一组有机联系的科技文件材料, 组成一个或若干个保管单位, 不同类的材料, 不要放一个保管单位。

11) 立卷质量要求

必须全面、系统、真实的反映科技活动全过程和成果;符合科技活动的各项规范要求;符合档案保护技术条件的要求;

文件和原始资料完整;材料和数据准确;材料排列系统;成果资料编排规格;字迹工整清晰;载体符合要求, 整饰美观。

12) 立卷质量审查人

立卷完毕, 由项目技术负责人按照应归档的范围, 根据立卷办法审查, 合格后在地质档案文件目录备考表中审查人一栏签字, 以示负责。

13) 原本档案的验收

项目组完成原本档案归档后, 提交资料管理人员进行检查验收, 验收合格后, 由资料管理人员开具《科技档案合格证》, 并根据文件目录登记原本档案总帐。在档案盒外粘贴标签、上架永久保存。

5 结论