会计档案

会计档案（精选12篇）

会计档案 篇1

传统的会计档案是手工劳动形成的, 电算化会计是用计算机来辅助会计核算和管理, 是现代化技术应用于会计领域的产物。它的主要特点是利用计算机输入会计数据并校验数据的正确性, 会计信息以不可见形式存储在磁性介质载体中, 同时也可以以灵活的方式及时满足需要。软件系统代替手工劳动成为会计操作系统的关键, 这就使会计档案产生了翻天覆地的变革, 也出了新的特点和问题。

一、会计档案管理工作的现状和问题

在1988年以前, 会计凭证与会计账簿一直都是以手写为主要表现形式, 并采用单纯的纸质载体来保存的, 对于会计凭证、账簿、报表, 各单位基本上做到了收集齐全、分类造册、排列有序。对于经费申请报告、财会活动分析、会计工作移交清册、上级审计等部门有关的文件资料等会计资料忽略管理。主要原因是《会计档案管理办法》规定, 预算、计划、制度等文件材料按文书档案办法管理。但有的单位对各职能部门归档范围不明确, 这样在实际工作中形成了两不管, 因此忽视了收集和管理, 造成会计档案资料残缺不全, 整理也不规范。主要存在以下三方面问题:

会计档案的归档及拆封问题。财务会计部门应按照国家财政部和国家档案局发布的“《会计档案管理办法》及其实施办法”整理好会计档案, 全部移交给档案部门, 不能自行封包保存或任人长期分散保存。档案部门接收保管的会计档案, 原则上应当保持原卷 (宗) 册的封装, 不得随意拆封, 这是会计档案的拆封原则。个别需要拆封重新整理的, 应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理, 以分清责任。会计档案的拆封, 直接关系到会计档案的完整性与安全性。

会计档案的管理及借阅问题。对会计档案应当进行科学管理, 做到妥善保管, 存放有序, 查找方便, 不得随意堆放, 严防损毁、散失和泄密。调阅时, 要严格办理手续。本单位人员调阅, 要经会计主管人员同意;外单位人员借阅, 要有调阅单位的正式介绍信, 并注明调阅会计档案的内容, 只能调阅与调阅内容有关的资料, 原则上档案原件不得借出, 也不得拆散原卷 (宗) 册。如有特殊需要, 如单位经济业务部门需要查阅与其业务相关的会计凭证, 或公检法等监察部门需要查询与案件有关的会计资料等, 经本单位负责人批准后, 在不拆散原卷册的前提下, 可提供查阅或者复制原件, 但必须办理登记手续, 以便备查。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度, 为会计档案的利用提供依据。

会计档案的保管期限问题。会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》所列期限执行。保管期限分为永久和定期两种, 属于定期保管期限的档案如因特殊需要, 可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的, 对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表 (决算) 、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等, 要特别注意保存和管理。

二、电算化会计档案的特点及存在的问题

1. 电算化会计档案的特点

电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在, 另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在, 包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大, 保存不当容易遭到破坏。电算化会计档案较传统会计档案具有易遭破坏, 难留痕迹的特点, 实行电算化的时间越长, 会计档案与财务软件的版本数越多, 即会计电算化档案更需要科学地管理。电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前, 且使用时具有方便、快捷、直观, 容易产生一些分析结果, 可以对管理和决策提供较好的支持。

2. 电算化会计档案的弊端

第一, 会计电算化档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统, 会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高, 不仅要防水、防火, 还要防尘、防磁, 而且对温度还有一定要求, 从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理, 则数据丢失和毁损的可能性较之传统纸质会计档案大大提高。第二, 会计电算化档案缺乏直观可视性。传统的会计档案是手工操作来完成的, 从原始凭证到会计报表的编制都是靠人工来完成的, 具有直观可视性, 不易被修改。而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力, 导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。第三, 会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上, 在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹, 若被修改, 就很难辨别出经济业务的“原貌”, 会计档案的真实性就难以保证。

三、电算化会计档案与传统会计档案的比较

1. 电算化会计档案较之传统会计档案的优点

第一, 较之传统的会计档案, 电子档案易于修正、拷贝和重置, 便于纠错、携带和传递;电子档案的存贮形式多样, 既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中, 也可以打印输出到纸质材料中;电子档案便于计算、分析, 快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网, 不仅能满足日常条件查询.统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要, 达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的, 节约了办公成本, 避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损, 还有利于专业管理, 便于档案资源的统一整合, 极大地提高了工作效率和工作质量;还可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差, 实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。第二, 进一步提高电算化会计档案的整理和再利用水平。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。电算化会计档案通过计算机系统的运营, 使用起来更方便、更快捷、更直观, 而且通过计算机数据处理系统的整理, 可以利用历年的数据对本单位本部门进行历史会计数据的比较与分析, 从而为领导提供可靠的决策依据。

2. 两种工作模式相辅相成, 各有千秋

第一, 电算化会计档案作为会计档案的一部分, 它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。首先提高了查全率和查准率, 拓宽了服务领域。但电子档案的管理相对于纸质档案的管理要更加复杂, 传统档案之间的档案移交多采用物理归档的方法, 即将档案的原件直接归入档案室内保管;而电算化会计档案的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求, 即电算化会计档案在归档时, 应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。由此可见, 传统档案在数字化时代依然有着不可替代的作用。第二, 传统档案对保密、保护和方便本机构使用来说具有优势, 但过于封闭, 利用面不广, 实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广, 便于社会各种机构和人员利用, 但档案容易被修改且不留痕迹, 存在易泄密、丢失等问题。因此, 应充分发挥两者优势, 克服各自弊病, 使档案管理模式更加充实与完善。

四、实现传统与现代管理模式相结合的对策

首先, 针对会计工作的专业特点, 为更好地发挥会计档案的作用, 会计档案宜采用纸质档案与电子档案并存的管理方式。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。大量的资料以纸质形式存在, 才具备原始资料所具有的凭证作用, 为此还是以传统档案的管理标准保管为妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等不安全性, 电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。因此, 实行会计电算化管理的单位, 会计凭证、会计账簿、会计报表及形成的其他会计资料, 都储存在磁性介质上, 形成会计电子档案, 另外再打印一份内容完全相同的纸质文件, 利用纸质文件将电子文件的内容固定, 解决电子文件易变动、易修改的问题, 使会计纸质档案与电子档案并存。这样既兼顾了传统的视觉阅读习惯和维护原始凭证的法律效用, 又能防范电子凭证的不安全性, 可谓两全其美。

其次, 会计档案专业性强, 利用率高, 会计档案的收集管理还应走电子文件和纸质文件一并保存的“双轨”制。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料, 可有选择地通过扫描、摄影等方式, 进行数字化处理, 转化成储存在磁性介质上的电子信息, 充分利用磁性介质存储量大、查阅方便的特点, 快速、准确定位, 然后再查原始资料, 能大大缩减翻阅、查找原件的时间, 满足信息利用者在计算机环境下随时随地快速查阅利用这部分资料的需求, 最大限度地发挥档案的服务功能。

参考文献

[1]杨公之.进一步做好电子公文归档管理工作[J].中国档案, 2004, 8:56-59.

[2]黎氏慧.浅议高校财务软件[J].教育财会研究, 2005, 4:71-73.

会计档案 篇2

一、会计档案的概念和内容p99

概念：

内容：会计凭证：原，记

会计账簿：日，总，明

会计报告：报表，附注，财务情况说明书

其他：调节表，对账单，其他专业资料，移交、保管、销毁清册

二、会计档案的归档

当年的会计档案，终了后，由本单位会计机构保管一年。

需要拆封重新整理的，档案机构会同会计机构和经办人共同拆封。

三、会计档案的保管期限P100 表

永久：决算报告，保管清册、销毁清册

定期：3，5，10，15，25年

3年----月、季度财务报告

5年----银行存款余额调节表，银行存款对账单，固资卡片账

25年----日记账

15年----其余

终了后的第一天算起（1月1日）

四、会计档案的查阅和复制

不得借出。单位负责人批准可查阅复制，并登记。

五、会计档案的销毁

由单位负责人签署意见，单位档案机构和会计机构共同派员监销。保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，单独立卷，不得销毁。

会计档案的未来之路 篇3

1 会计档案管理的现状和存在的问题

实现会计电算化后，会计档案的范围扩大了，管理的内容也增加了，除了按照《会计档案管理办法》对纸质会计档案进行管理外，还要对电子会计档案进行管理。电子会计档案管理需要档案管理人员不仅懂会计知识，还要具备较高的计算机软硬件操作技能。目前，我国绝大部分企事业单位都实现了会计电算化，会计档案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具体表现在会计档案的内容增加，管理难度加大，需要的管理人员也相应增加，并且对管理人员的素质要求也提高了，会计档案所占用的库房面积也增加，生成、打印和保管会计档案的机器设备投入更大。也就是说，实现电算化后，会计档案管理的人力、物力和财力等相应增加，管理范围增加了，难度加大了。会计电算化只是将会计人员从繁重的会计核算等工作中解放出来了，会计档案管理的工作不但没有减轻，反而更重了，难度更高了。

目前的会计档案管理工作存在哪些问题？我们如何才能减轻会计档案管理工作的任务，提高会计档案管理工作的效率呢？

1.1 会计档案保管期限规定不切实际。1999年1月1日施行的《会计档案管理办法》第八条规定了会计档案的保管期限分为3年～25年的定期保管和永久保管。现在的市场竞争越来越激烈，很多企业存续的时间很短，根据2013年8月份国家工商总局的统计数据，中国企业的平均寿命6.09年，60%的中国企业平均寿命仅5年，中小企业的寿命就更短，平均寿命仅2.5年。而我们目前的法规规定会计档案要保管15年、25年乃至永久，其实际意义究竟何在？作为法律责任的主要承担者的企业已经不复存在，档案留着还有什么用？即使有法律责任要追溯，向谁追溯？这一规定显然与目前的经济形势不符，特别是对中小企业和民营企业更是不切实际。国有企业和大型的企业集团存续时间稍长，平均寿命也不过7年～8年，当然也不排除像“同仁堂”、“六必居”这样的百年企业，但这样的企业在中国屈指可数。

同时，《会计档案管理办法》第十三条规定，单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。很多中小企业没有业务主管部门，那么，这些已经终止的中小企业的会计档案应该由档案馆代管，或者由财产所有者代管。但保管这些会计档案是需要成本的，这个成本由谁来承担？档案馆的人员和空间也是非常有限的，已注销企业的会计档案全部由档案馆来代管显然是不现实的。财产所有者通常认为企业已经没有了，与企业有关的法律责任也应该终止了。会计档案“是扔还是留”也是很多业内人士的困惑，实际情况是，随着企业的注销，很多企业的会计档案也就慢慢散失了。

1.2 会计档案管理方式不统一。尽管很多会计人员都知道纸质会计档案和电子会计档案应该并存，但是究竟哪些会计档案需要纸质保存，是原始凭证？还是会计报告？或者是全部的纸质会计档案？实际的情况是，有的企业保留了所有的纸质会计档案和对应的电子会计档案，有的企业只保留了电子会计档案，当税务部门来检查时，再把所有的纸质会计档案打印出来。但是，有的企业又反映税务局查账的时候根本不看打印的账本，只看手工账。还有电子会计档案要定期备份，哪些电子会计档案需要定期备份？用什么介质备份？多久备份一次？众说纷纭，这就给企业的会计人员造成很大困惑，不知何去何从。

1.3 会计档案销毁工作不及时。《会计档案管理办法》第十条规定，保管期满的会计档案可以进行鉴定后销毁。但是在实践中，保管期满的会计档案进行鉴定销毁的企业寥寥无几。以郑州市的二十几家大型企业为例，厂龄40年左右的有6家企业，超期保存的会计档案占所有会计档案的60%左右，厂龄在30年左右的12家企业，超期保存的会计档案占所有会计档案的40%左右。这些占用了大量库房和档案管理人员的档案平时也很少被利用，被调查企业都希望销毁这些期满的会计档案以节约管理成本。但是会计档案的销毁要按规定的程序进行，在销毁前要申请、造册和鉴定等一系列繁杂的程序，特别是鉴定工作，不仅工作量大，而且没有统一的鉴定标准，如果会计档案一旦鉴定不当而销毁，法律责任谁来承担？这一系列问题不仅使期满会计档案不能及时销毁，占用大量库房，而且使得查找和利用会计档案也变得十分困难。

1.4 会计档案管理成本过高。一张张的光盘、磁盘等电子会计档案日益增加，并且还要定期备份，这些电子会计档案的保管对库房环境和管理人员的素质要求更高。另外，还要再把这些电子会计档案打印出来，不仅耗费电脑、打印机、纸张，劳力费神，而且厚厚的纸质会计档案也占用大量的库房。特别是那些公共服务行业，比如银行、保险公司和通讯行业每年的业务量巨大，需要大量的纸质会计凭证。仅以中国人保财险为例，仅2012年其资金支出业务量就超过3000万笔，使用发票数量超过7000多万张，再加上相应的纸张、仓储、运输、打印装订和人工成本，管理成本超过千万元。推及开来，整个保险行业的会计档案管理成本会有多高，整个中国企事业单位的纸质会计档案管理成本又有多高呢？耗费巨大的财力、物力和人力，而这一切与我们目前一直倡导的“低碳会计”、“绿色会计”背道而驰。目前，会计档案管理存在上述诸多问题，那么，会计档案管理该何去何从？会计档案数字化将解决以上这些问题，是会计档案管理的未来趋势。

2 会计档案数字化的优势

会计档案数字化就是将所有的原始凭证通过影像扫描、电子签名、OCR等先进的技术手段转化成电子文件，通过会计软件而随之生成的记账凭证、会计账簿和财务报告等会计档案都以电子文件的形式出现和管理。只保留极少数重要的原始凭证纸质档案，原始凭证也不再附在记账凭证后面作为附件来装订，不需要打印纸质会计档案。即从原始凭证的输入开始一直到最后的财务报告的生成，整个流程都通过电脑来完成，全程实现数字化采集和数字化处理。日常活动也都通过计算机和网络来获取、查找、利用和管理会计档案。会计档案数字化的优势主要体现在以下几个方面：

2.1 数字化的会计档案节省空间。会计档案实现全程数字化后，每年的会计档案只有几张光盘（或磁盘等）和一本原始凭证，数字化前每个月的会计档案都比这个要多不知多少倍。以一个小型企业最低限度来估算，每年至少也需要12本凭证，一本总账，两本日记账和一本活页式的明细账，财务报告几十页吧。相比之下，是不是节省了很多存放空间，这里只是列举了一个小型企业，那么大中型企业的会计档案更多，可能是小企业会计档案的几倍到几十倍。数字化会计档案为我们节省了巨大空间，一间库房存放几十年的会计档案都绰绰有余，不像现在很多企业的会计档案室爆满，需要好几间甚至十几间库房来存放，而且成堆的档案，很难查找和管理。

2.2 数字化的会计档案方便查找和管理。会计档案实现数字化后，一切会计档案都可通过计算机和网络进行查找、统计分析、计算和管理，实现了资源共享，大大提高了工作效率，也提高了档案的利用率，同时也避免了纸质会计档案因翻阅和借阅造成的磨损和丢失。比如需要查找一张2年前的原始凭证，我们只需要通过计算机设定查找内容，就可以看到这张凭证的具体内容和存放地点，只需几分钟的时间便可做到。同样，对于保管到期需要销毁的会计档案，可以先在电脑上进行销毁前的鉴定，不需要一本本地翻阅纸质凭证和账本，节省了大量时间和劳力。

2.3 数字化的会计档案大大节省了管理成本。数字化会计档案不但节省存放空间，方便查找和管理，而且也节省了大量的人力、物力和财力。由于土地资源的稀缺，房价不断上涨，在这个寸土寸金的时代，节省了存放空间就等于节省了资金。会计档案数字化可以减少大量纸质凭证、账簿和报表的打印、传递、装订和保管成本，也符合国家“十二五”规划提出的绿色、低碳发展理念。2012年底，中国电信广东省分公司和中国联通两家企业率先开展了会计档案数字化管理的试点工作，中国电信广东省分公司已从中尝到了甜头，每年带来直接经济效益约1000万元，众多企业都翘首以盼实行档案数字化管理。2013年12月，财政部印发了《企业会计信息化工作规范》，从2014年1月开始实施，这一法规的实施也加快了会计档案数字化的进程。

3 会计档案数字化需要解决的问题

3.1 数字化会计档案的安全性。会计数据的保密性、安全性非常重要，试想，正在传输数据突然出现死机，内部会计信息对外泄露，未经授权的人可以轻易获取、篡改企业的会计档案，计算机遭受病毒侵袭，这对企业将是多大的损失。目前，财政部和国家档案局已经鼓励中国联通等企业开始了这方面的尝试，我们也可以借鉴各商业银行的经验，银行系统已经在会计档案数字化方面先行了一步，取得一定的成绩，可以采取统一身份认证、设置权限、密码保护、数据监控等措施确保数字化会计档案的安全性和保密性，同时还可以尝试建立“灾难恢复中心”确保会计档案数据万无一失。

3.2 会计档案数字化的IT人才。会计档案数字化不仅需要专业的会计知识，还需要较高水平的计算机技能，而我国目前这方面的人才非常短缺。全国各大高校至多设置了会计电算化这样的常规课程，仅仅具备这一知识还远远不够，在一般的企业中，基本没有这方面的人才，只有很少数的大型企业通过自己研发，才培育出会计档案数字化的专业IT人才。不过我们可以通过社会培训等方法来培育这方面的人才，为会计档案数字化的早日实现铺平道路。

﹡本文系河南省教育厅重点教改项目（编号：2012SJCLX196）的阶段性成果。

会计档案 篇4

关键词：会计档案管理办法,会计凭证,账簿,会计报表,会计档案

2015年12月11日,由财政部部长楼继伟和国家档案局局长李明华共同签字发布新修订的《会计档案管理办法》(下称“新《办法》”)。《会计档案管理办法》紧跟科技发展形势,结合财经实际,对原《会计档案管理办法》进行了适当的修订和完善。在此。笔者根据自己学习体会,结合会计管理工作,对“新《办法》”的认识和会计档案管理工作谈一点粗浅认识。

一、与时俱进,“新《办法》”具有七大突破

(一)指明“新《办法》”制定依据,管理会计档案有法可依

“新《办法》”第一条指明,“为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法”。这里,不仅指出会计档案的“新《办法》”制定依据,有法可依,也说明“新《办法》”制定的重要性,为加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案提供法律支持。

(二)财政部和档案局联合发布,双方共同管理会计档案

“新《办法》”由中华人民共和国财政部和国家档案局双方制定,财政部部长和档案局局长共同签字、联合以共同令第79号文发布,共同管理会计档案管理办法,将共同解释相关条款。

“新《办法》”从财政部和国家档案局联合发布签字并发布规章的形式,为全国各地监督和指导会计档案管理提供了典范。并在第四条特别规定,“财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导”。财政部门和档案部门为共同管理会计档案办法,共同对会计档案工作实行监督和指导。

(三)重新界定会计档案,完善会计档案保管内容

“新《办法》”第三条规定,“本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”。这里,不仅解释了会计档案的内涵,也从会计档案外延作出具体说明会计档案不仅包括一般会计档案资料,也包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案资料。

从会计档案的内容看,这次“新《办法》”突破了原《会计档案管理办法》的界定,从根本上指出会计档案不仅包括纸质会计凭证、会计账簿和会计报表,而是能够接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,同时也包括电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。这将为会计档案有关部门保管电子会计档案提供法律依据。

(四)规范电子会计档案,依法保管电子档案

如前所述,会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管,形成了大量电子会计档案,这就需要予以规范。那么,电子档案如何生成、如何归档,如何保管等继续规范内容就提上议事日程。

“新《办法》”第七条、第八条、第九条、第十二条、第十八条均对电子档案的电子会计档案的生成、归档和保管做出指导意见。

1.“新《办法》”第三条界定了电子会计档案的归属,说明电子会计档案也属于会计档案的一部分。

2.第七条规范了电子会计档案的保管方式,指出会计档案可以采用计算机、网络通信进行管理。

3.第八条规定了电子会计档案的生成,包括电子会计档案的取得、加工、整理,保管,以及如何销毁等。

4.第九条规定了电子会计档案的接收方式,并说明必须有规定的电子签名。5.第十二条规范了电子会计档案的移交方式及接受方式。

6.第十八条规范了电子会计档案的销毁方式等。

(五)结合财经实际,重新调整档案保管期限

“新《办法》”结合财经实际,重新调整档案保管期限如下:

1.会计档案期限分为永久和定期两大类时间。其中,定期分为3年期、5年期、15年期和25年期。“新《办法》”结合我国财经实践,适当对会计档案保管期限做了调整,将会计档案保管期限分别确定为10年期和30年期两档定期时间,只保留了“固定资产卡片“这一原始规定,仍然规定“固定资产报废清理后保管5年”的要求。

2.临时保管会计档案的规范。“新《办法》”特别指出,单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。

3.将纳税申报表作为会计档案首次规定保管期限。

(六)完善会计档案销毁程序,加强会计档案销毁处理

1.会计档案销毁的鉴定。“新《办法》”规定,单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,会计档案鉴定工作由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行,并形成会计档案鉴定意见书。

2.经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照规定程序销毁:(1)单位档案管理机构销毁会计档案时,应当编制会计档案销毁清册;(2)有关责任人和经办人员在会计档案销毁清册上签署意见;(3)有关纸质会计档案和电子会计档案的销毁规定;(4)不能销毁的会计档案处理方式。

(七)明确会计档案出境的管理,强化会计档案管理规定

“新《办法》”第二十五条规定,“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行”。也就是说,会计档案及其复制件,不论原件还是数据源,凡需要出境的,不仅是须经会计档案管理部门审查同意,还需经国家相关部门审查同意。否则,不得带出境外。

二、学好“新《办法》”,抓紧落实刻不容缓

(一)组织学习“新《办法》”,贯彻落实“新《办法》”

1.采取各种形式,自觉学习“新《办法》”。“新《办法》”已经自2015年12月发布,并要求2016年1月1日实施。如何组织学习“新《办法》”,贯彻落实“新《办法》”不仅是会计人的头等大事,也是会计档案管理人的头等大事。各级财政部门和档案管理部门应立即行动起来,组织所有会计人员和档案管理人员共同学习“新《办法》”。学习“新《办法》”,可以自学,也可以以会带学,或者采用新闻媒体解读,也可以采用竞赛、说唱等形式学习,引导各部门、各单位的有关负责人和会计、档案工作人员准确理解和把握新《管理办法》的内容和要求。

2.对照“新《办法》”,找补会计档案。当前,正是落实“新《办法》”的好时机。“新《办法》”要求会计档案中保存5年、15年、25年的会计档案一律改为10年或30年。“新《办法》”要求单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。因此,这就要求一些准备销毁的会计档案如果有保存价值则要重新归档保管,甚至一些将要销毁的会计档案重新收齐、归档,另行保存。但是,我们也应该看到,一些会计档案中新内容,如电子数据,如纳税申报表等资料均作为会计档案管理。这就要求有关档案管理人员,包括会计人员根据“新《办法》”重新整理、补充和归档会计档案,重新修订本单位档案管理制度和有关人员岗位职责。

(二)规范会计档案,做好会计档案管理

1.规范会计档案的形成,便于会计档案管理。会计档案一般包括单位在开展各项经济业务活动中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,单位在取得这些会计档案资料时,应做好会计档案日期的书写、会计档案文字的书写、会计档案数字的书写、会计档案摘要的书写及会计档案编号等工作。

2.规范会计档案的整理,便于会计档案的归档。每个年度终了,各单位应当对会计资料进行整理立卷,按照会计档案整理要求,统一分类、统一形式和统一管理。

3.规范会计档案保管,便于会计档案长期保存。会计档案形成后,先在会计部门保存一年,然后移交到档案部门作为会计档案长期保存;档案保管部门根据会计档案实际,包括纸质会计档案、电子会计档案等情况,采取必要措施,针对性、妥善保管;有关部门借阅会计档案时,严格根据会计档案借阅制度查阅会计档案。

4.规范会计档案销毁,防止意外丢失或泄密。有规定期限的会计档案到期后,一定要求专人进行会计档案鉴定,经鉴定符合会计档案销毁要求时,按照有关会计档案管理规定和程序,有步骤、有计划、有监销人和经办人、有销毁记录等,做好相关会计档案销毁工作。

参考文献

[1]刘洪学.规范与管理会计档案之我见[J].齐鲁珠坛,2016,1

会计档案管理 篇5

会计档案管理制度

号码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐

全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸

张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计

账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）

款日记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档

保管。

第五章会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档

案并由专人保管。

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系

列工作。

3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档

案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第六章会计档案的借阅使用

1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准

需

需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

第七章各种会计档案保管期限

1.会计凭证保管15年。

2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。

3.会计报表保存10年，其中决算表永久保存。

4.发货票保管5年。

第八章会计档案的销毁

1.会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同

鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对

其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清

债权、债务时为止。

2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将

监销情况以书面形式报告有关领导。

第九章 附则

1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

会计档案保管期限表

序号 档案名称 保管期限 备注

一、会计凭证类原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年

二、会计账簿类总账 15 包括日记账明细账 1

日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年辅助账簿 15年

三、财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告月、季度财务报告 3年 包括文字分析财务报告(决算)永久 包括文字分析

会计档案 篇6

【关键词】会计电算化；会计档案管理；规范化

随着时代的不断发展，我国会计制度改革不断深入、计算机技术迅猛发展，现如今，会计电算化对很多企业单位而言都已经不再陌生。会计电算化的实施大幅度地降低了财会人员的工作强度，提高了他们的工作效率，为事企业的发展创造了良好的条件。会计电算化的优势勿庸赘述，但是会计电算化的会计档案管理在实施的过程中也还存在一定的问题，如何优化会计电算化条件下的会计档案管理已经成为新时代下一个急需解决的问题。

一、会计电算化条件下会计档案管理的问题分析

（一）思想意识不达标

首先，受客观条件影响，我国人民的思想意识普遍较差，在思想意识普遍较差的社会环境影响下，很多财务人员完全没有电算化会计档案管理意识，致使“重核算、轻管理”现象成为一种社会现状，企业内部所谓的“归档”仅仅指的是纸质档案的归档，电算化会计档案被保存在财务部门，而这无疑给规范化电算化会计档案管理埋下了隐患。其次，现阶段我国很多企业缺乏完善的电算化会计档案管理制度，档案管理工作处在一种相对无序的状态里，电算化会计档案的收集、整理、利用、销毁等仍然沿袭着传统的会计档案管理办法，档案管理要求、档案管理人员素质要求、档案管理保障条例等等仍处于空白范畴。最后，传统的纸质档案查阅服务方式仍然是很多单位落实会计档案管理的最主要形式，这种惯例在一定程度上制约了电算化会计档案管理的发展，使得电算化会计档案难以被高效利用。

（二）档案缺乏完整性

会计档案管理的完整性是指能够进行独立核算的单位需要将其全部的会计资料进行整理、归档和保存。因此，完整性的会计档案应该包括两个方面：第一，企业所保管的经济业务方面所实际发生的真实的会计数据；第二，企业内部全部的会计核算资料。然而现阶段，在企业会计档案管理过程中，会计信息的真实性难以保障，由于信息数据在磁盘或者光盘等磁性介质中存储，电子数据的修改问题难以被有效控制。另外，会计信息的完整性难以保证，因为磁性介质中所存储的重要的会计数据很容易被非法人员复制、伪造、销毁，进而导致信息失真以及信息不完整问题发生。

（三）会计职业能力差

在传统的会计档案管理工作模式下，档案管理工作依靠财务人员手工记账对账，档案管理工作对财务人员的能力要求并不很高。然而会计电算化以后，档案管理工作对人才能力的要求越来越高。一般的会计人员虽然具备丰富的会计经验，但在计算机应用方面经验不足，因此极容易因操作不当等等问题影响会计档案数据的管理效果。一般的计算机人员虽然较为熟悉计算机的操作流程，也能够解决计算机经常出现的一些小问题，但是他们未必了解会计知识，这也就给会计数据的处理以及会计档案数据的保存埋下了隐患。

二、解决会计电算化条件下会计档案管理问题的策略分析

（一）提高思想意识

由于会计电算化条件下的会计档案管理与传统的会计档案管理有着较大的差异性，因此在执行的过程中也不可避免地遭遇了一些问题，采取措施解决问题、提高会计电算化条件下的会计档案管理质量已经成为当务之急。 首先，帮助人们更新思想观念，利用可利用的教育、宣传手段，强化人们的信息化意识，帮助人们在思想意识上形成要与社会经济发展相适应的现代思维方式，并以此来强化人们依靠科技来规范会计档案管理思想的意识。其次，最大程度地争取领导的支持。领导是企业的带头羊，是企业发展方向的决策者，因此只有帮助领导正确的认识到电算化会计档案管理的重要性、必要性以及实际价值，这样才能够使他们重视电算化会计档案管理，愿意为电算化会计档案管理提供必需的经费以及必要的人力投入，如此才能够为电算化会计档案管理工作的顺利开展创造条件。最后，加速与电算化会计档案管理相关制度的建立速度。充分考虑事企业单位的实际情况，在结合其他单位工作经验的基础上，大胆创新，研发出更具科学性的会计档案管理办法，设计与立卷、归档、保管、借阅、移交、备份、维护、销毁各环节相关的管理制度，确保管理工作的各个环节能够密切配合，以实现提升会计电算化条件下的会计档案管理工作的质量。

（二）加强法制观念

会计档案管理缺乏完整性的最根本原因在于档案管理者法律意识淡漠，因此想要有效地解决这一问题，必须帮助会计人员真正地重视会计档案管理工作，了解会计档案管理完整性与自身之间的关系，如此才能够保证他们有意识地避免道德风险，严谨的对待档案管理工作。在具体落实的时候可以从如下3个方面出发：第一，充分地考虑国家的政策规定以及企业自身的实际情况，制定科学、完整的档案管理、保存、借阅、移交、销毁制度，确保制度能够与法律有效衔接，并拥有一定的法律强制约束力。第二，加大法律宣传力度，组织企业内部会计人员参与宣传教育活动，提高会计人员的法律意识，使他们能够重视自身的工作，有意识地避免篡改、盗取会计档案资料等等行为。第三，加大企业高层与企业基层人员的联系力度，确保企业高层人员能够充分发挥引导作用，能够为基层人员解决特殊问题，能够与基层人员打成一片，紧密联系、共同配合完成档案管理工作。

（三）提高会计职业能力

人力资源是事企业单位内部一笔隐形的财富，如果能够充分利用，对企业的发展、企业经济效益的提升都会发挥出巨大的帮助。事企业单位应该有意识的为会计电算化部门引进综合性人才，让综合性人才来负责会计电子档案管理工作。在引进人才的时候不仅重视人才的会计知识能力，也要重视会计人员计算机专业知识能力，充分的考虑企业自身的经营特点，定期对引进的人才进行再次培养，确保人才能够与时俱进，能够脱离单一的“核算人才”向着“智能人才”不断发展。

三、结束语

综上所述，电算化的会计档案管理是会计档案管理中的一个重点，与传统的会计档案管理关系密切。传统的会计档案管理可以被认为是电算化的会计档案管理的基础，电算化的会计档案管理可以被认为是传统会计档案管理的一种创新模式，是会计档案管理向着规范化、现代化、优质化、高效化方向不断发展的标志。因此相关人士必须采取有效措施不断的提高电算化会计档案管理工作的质量，只有如此才能够保证会计数据资料的安全性与完整性，也才能够充分地发挥会计信息的作用，继而为经济社会提供更加优质的服务。

参考文献

[1]吴峰.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述[J].时代金融，2015，15：131.

[2]张娜.事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].企业改革与管理，2015，16：144.

会计档案 篇7

一、会计档案的构成及分类

在从事的会计管理行业中, 我们常讲的会计档案, 主要指的是会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算方面的会计资料, 它具有较强的专业性、独特性。其构成和分类如下:

(一) 会计档案的构成

1、会计凭证类资料:主要包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2、会计账簿类资料:主要包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3、财务报告类资料:主要包括月度、季度、年度财务报告、会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。

4、其他类资料:

主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

5、电算化会计档案:

主要包括存储在计算机中的会计数据 (以磁性介质、光盘或微缩胶片存储的会计数据) , 同时应当保存计算机打印出来的书面形式的会计数据。

除了会计档案中包含的记账凭证、会计账簿、会计报表等资料还包含用于会计软件系统开发的各种程序文件。

(二) 会计档案的分类

1、根据会计档案的保管期限:分为永久、定期两类。

2、根据会计档案的定期保管期限不同:分为3年、5年、10年、

15年、永久共五类。

二、会计档案管理中存在的问题

会计档案管理是一个比较繁琐而又细致、周密的工作, 每个行业都在根据自己的行业特点, 有一套自己的管理模式, 没有一个特定的规范要求。根据多年的工作经验发现, 会计档案管理工作常会出现以下几方面的问题:

1、会计人员缺乏会计档案专业的技术培训。会计人员上岗前都要进行会计资格培训, 但是很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训, 大多是由富有经验的会计人员兼管:很有责任心的人员, 自己学习一些相关知识, 保管的相对完整、干净;一般的人员就是把这些资料集中存放。普遍缺乏档案管理工作经验, 不懂得档案的基本操作规程, 对会计档案的归档范围和标准不清楚, 导致整理出来的会计档案达不到规范要求, 更谈不上科学管理。

2、会计档案管理不的规范。会计档案管理是财务管理的最后一个环节, 往往容易被大家忽视。会计业务在发生的当时, 会有很多手续, 各个部门审核, 各种制度去规范。但是一旦业务处理完毕, 成为会计资料时, 往往会被忽视。

3、会计档案填制的不规范。有些企业会计业务处理完毕, 没有及时装订成册, 很容易散失;有些企业会计凭证装订后没有粘贴封面, 或者已装订粘贴封面, 但是封面没有按统一标准填写;有些企业的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料没有分类放置;会计报表没有按照顺序依次放置;会计档案移交时, 没有移交清册;会计档案没有按照永久、定期分类保管。

三、加强会计档案管理的措施

针对会计档案管理的不规范, 应该采取以下措施, 加强对本企业会计档案的管理。使之规范化、条理化、制度化。

1、提高对会计档案重要性的认识。首先要依据会计有关法律法规向本企业的领导讲明会计档案管理的重要, 其次要求会计部门工作人员以及参与企业管理档案工作的人员要从思想上提高认识, 使领导和管理人员不断提高对本企业会计档案管理重要性的认识。

2、完善会计档案的管理制度。会计档案管理人员应严格按照《档案法》、《会计法》及《会计档案管理办法》等有关规定, 认真细致地整理各企业的会计档案, 并严格按有关规定保管好会计档案。

依据企业实际情况, 按照《档案法》、《会计法》及《会计档案管理办法》规定和要求, 与有关部门、相关人员一起制定适合本企业的会计档案立卷、归档、保管、调阅、复制登记和销毁等管理制度, 保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅, 严防毁损、散失和泄密。企业财务人员调动工作时必须办理会计档案移交手续, 造具移交清单, 分清前后责任, 确保会计档案的连续完整。

3、加强会计档案的立卷管理。财务资料要及时装订, 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮, 整理会计账簿时必须使用会计账簿封面, 整理会计报表及文字资料要用会计报表封皮。各类封皮的表面要按照要求逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序依次放入会计档案 (凭证) 盒中, 必须逐项填写会计档案盒面上的内容。

4、加大会计档案的监管力度。在实际工作中, 进一步细化会计档案的分类、组卷、排列, 包括案卷目录的填写、会计资料装订的厚度, 装订用的线绳, 打孔的方向, 会计资料移交的过程等操作规程有详细的作业指导书。在各项会计业务检查中, 将会计档案的规范化纳入其中, 列成必检项目, 以加大对会计工作整体性和连续性的检查和监督。

5、关于会计电算化会计资料的管理。对会计电算化档案的保管, 除了注意防尘防盗, 还要注意防磁等安全措施。采用磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据, 要用特质的密封盒, 温度、湿度要符合规定要求, 防止有害气体和物理性污染。

四、结束语

会计档案 篇8

一、 从形成原始凭证的源头抓起

原始凭证的审核工作,不只是会计人员的事,还应包括经办人员、 证明人、领导等。 首先是会计人员应在单位普及财务知识,特别是对经办人员,要告知他当取得票据时,第一审核其合法性,是否由税务局统一印制的发票,收款收据已不能作为合法的报销凭证。 第二审核收款方书写的正确性,如付款单位、涉及品名、单价、金额,特别注意金额栏不能涂改,且大小写必须一致,否则应要求收款方重新填制。 第三审核发票联是否盖有收款方的公章,并且保证清晰易辩认。 第四如果不是用现金支付的,还应审核其公章是否与收款单位在银行开户的户名一致,这是付款方会计人员转账汇款的依据。 第五, 注意付款方取回的是发票联;收款方留下的是存根联。 平常觉得这是小事,不易犯这么低级的错误,但不引起注意就有可能发生,带来不必要的麻烦。 在此强调一下证明人的重要性。 他往往亲临现场,对业务的发生,事情的经过,最直接、 最清楚。 当证明人在发票上签字时,就对此笔业务的真实性承担法律责任。 不能说,当时是某某叫我签的,其实我并不知道这件事的来胧去脉, 这样的言辞在法律上是不起任何作用的。 只要你在发票上签了证明人的字迹,就说明你知道经济业务的发生,并且承担票据与事实相符的责任。 再说说领导的审批,领导除平日以身作则外,还应教育、引导职工爱护单位的财物。 当领导拿起手中的笔,签下“同意付款”时,就意味着货币资金从单位中流出,所以要慎之又慎。 在审批栏签字前,应检查一下业务发生的时间、事由、数量、金额,是否与支出的金额相符,预防你的员工弄虚作假。 这样加强各类人员对会计原始凭证的审核、审批工作, 从原始凭证形成的源头抓起,以使会计原始凭证的内容正确、真实、完整,确切反映单位的经济业务活动。

二、从报销票据所附清单、有关审批手续及是否符合现金支付要求进行审核

票据的收款方与清单的提供方必须一致,不能收款方是一个单位, 而出仓单或发货单或用餐清单又是另一个单位; 发票中的品名与所付清单的品名必须一致,如发票上品名为办公用品一批,所附清单却为日用品,这样的原始票据所附的清单是不符合要求的;发票中的数量、金额与清单中的数量、金额必须一致;还有在大型超市购物,销售方有提供机打发票,其收费明明采用电脑收费,完全可以提供机打的购物收费清单,经办人员就不能提供手写清单,杜绝发票支出的品名,与实际购买的商品品名不一致的现象,堵死弄虚作假的漏洞。

出纳在付款时,除了核对金额是否与事实相符外,认真核对是否有经办人、证明人、财务人员、领导人的签章。 在付款时,要加强宣传国务院发布的《现金管理暂行条例》及中国人民银行《现金管理暂行条例实施细则》规定?让每个职工都知道只能在下列范围内开支使用现金:(1) 职工工资、工资性津贴。 (2)个人劳务报酬。 (3)根据国家规定颁发给个人的各种科技、文化艺术、体育等各种奖金。(4)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出?如退休金、抚恤金、职工困难生活补助费等。 (5)向个人收购农副产品和其他物资?如金银、工艺品、废旧物资等的价款。(6)单位预借出差人员必须随身携带的差旅费。(7)结算起点以下的零星支出。(8)中国人民银行确定需要现金支付的其他支出,单位应向开户行提出书面申请,由该单位财会负责人签字盖章,开户行审查批准后,予以支付现金。 除上述第(5)(6)两项外,各企业、事业单位和机关、 团体、 部队支付给个人的款项中? 支付现金每人一次不得超过1OOO元。 严禁虚开发票,套取现金的违法行为发生。

通过上述各类人员认真审查、严格把关。 使形成的原始凭证合法、 真实、正确,确保会计档案的质量可以从源头抓起。

参考文献

[1]李萍.会计档案管理工作中存在问题与对策分析[J].广东科技,2013(6)

会计档案信息资源刍议 篇9

第一, 会计档案信息资源内涵拓展。《会计档案管理办法》明确列为会计档案管理范畴的是会计凭证、会计账簿、财务报告和其他等四大类会计核算专业材料, 而不包括单位的财务预算、计划、制度、规章、合同等文件材料。从单位信息化管理的需要来看, 大量的会计核算专业材料和与其相关的其他文件材料, 在客观反映单位经济业务的功能上具有相互佐证性和依托性, 相互间存在着广泛而密切的对应关系, 会计档案信息资源应横向拓展成以会计核算专业材料为核心的, 涵盖会计核算、财务管理、涉税事务、资产管理、商务合同等相关文件内容的集成信息资源。在计算机网络环境下整合已有的会计档案信息资源, 从各种各样的信息源中, 抽取先前未知的、完整的信息来做科学决策。单位的会计档案原始信息通过一系列的程序处理, 包括与其他信息元素的组合, 产生新信息, 这些信息通过再处理及与其他信息的再组合, 又产生新的信息, 通过这样不断地传递与组合周而复始的运行, 形成可持续利用的会计档案信息资源。它主要包括两部分内容:通过信息挖掘生成各类用于决策的管理报表和储备资料;生成预测模型。

第二, 会计档案信息资源的利用。通过对会计档案的有效管理、开发和利用, 可以妥善解决单位产权纠纷、改善经营结构、提供决策支持、创造经济价值和社会价值。会计档案信息资源的利用包括基础利用和深层次利用两部分。一是做好会计档案的编研工作。会计档案为单位历史沿革的编制提供了重要的信息来源, 如单位资产规模扩大的历程、股权投资关系的变更、负债规模的增减变化、历年利润的增长和税收贡献等。二是充分发挥会计档案的凭证作用。在单位内部管理工作中利用会计凭证, 加强内部制度的相互牵制与控制, 促进单位内部的分工协作;在各类检查和审计工作中对经济业务的发生是否合理合法进行监督, 以保护单位财产和资金的安全合理使用, 保证财务计划和财务制度的贯彻执行, 提高单位经营活动的经济效益;在解决单位内外部的经济纠纷中利用会计凭证, 可以严格单位内部的经济责任制, 查清问题的责任归属, 为解决纠纷提供具有法律效力的依据。三是利用数据统计完善会计档案信息资源及其利用。会计档案资料是统计调查资料的一项重要来源, 同时根据统计工作中发现的会计档案信息资源与其不适应的地方加以完善, 建立更加科学的会计档案信息资源系统。可以市场为基础, 建立一个由政府主导的单位会计档案信息资源中心, 并通过该中心对单位提供的会计原始数据进行汇集和整理, 以实现单位会计档案更大范围地利用。四是会计档案在构建单位财务危机预警系统中的利用。从会计档案信息资源利用的角度来看, 构建一个提供有效预警信息的财务危机预警系统必须做好两方面的工作:一方面, 做好会计档案管理的基础性工作, 从源头上切实防范提供虚假失真会计档案资料;另一方面, 建立一个详尽的会计档案信息资源数据库, 通过数据库来实现对各类预警指标的更新管理, 并对预警数据进行实时跟踪, 使单位能及时修正经营模式或策略, 避免财务危机。五是会计档案在贸易摩擦应诉中的利用。以会计档案为载体的会计信息由于反映了单位日常经营业务而成为最重要的法律依据。无论是在反倾销提起、调查还是应诉举证中, 都存在很多事项涉及会计档案资料的举证问题, 需要充分利用会计档案提供各种数据和材料。单位在提供会计档案资料时, 务必做到详实、准确和完整, 特别是数据资料应该做到全面、清晰和规范。

会计档案 篇10

一、会计档案集中管理的优点

(一) 有利于界定会计档案管理责任。

目前, 各单位对会计档案管理的重视程度、管理水平 (包括硬件配备) 参差不齐, 管理方式也五花八门, 或多或少存在着一定的管理隐患。另外, 移交会计档案, 工作量大, 手续繁琐, 特别是移交过程中的一些细节问题, 很难在交接的当时妥善解决, 从而使日后会计档案管理中出现问题时, 难以在会计核算中心和单位之间界定责任。但如果会计核算中心统一管理会计档案, 则上述问题都可避免。

(二) 有利于会计档案的安全保管。

实行会计集中核算后, 各行政事业单位取消了会计工作机构, 仅保留一名报账员, 若将会计档案再退回各行政事业单位, 在当前各单位人员、用房都非常紧张的情况下, 档案的安全难以保证。在会计档案集中管理下, 有专门的档案管理部门和库房, 档案部门能严密保管会计档案, 做到“防火”、“防虫”、“防鼠”、“防尘”等“十防”, 这样一来, 既便于档案的库房管理, 又确保了档案的安全完整。

(三) 有利于降低档案管理和利用成本。

在会计核算中心集中管理会计档案的情况下, “中心”只须根据档案管理的实际情况, 配备一名或数名专、兼职档案管理员和提供必要的物质条件, 即可管理好所有零户管理单位的会计档案, 并且所有需利用会计档案的单位也只需到”中心”统一调档即可;而在会计档案分散由各单位保管的情况下, 各单位须配备与“中心”几近相同的人力和物质条件才能实现档案管理工作。同时, 调档工作必须到各单位才能进行, 因此, 两相比较, 不论是档案管理和利用的经济成本和社会成本, 还是效率问题, 由“中心”统一管理会计档案都具有明显的优势。

(四) 有利于档案管理, 提高会计档案利用率。

依据《档案法》和有关档案条例, 可以将会计核算中心所形成的会计档案移交到档案馆统一保存。档案人员既对各门类会计档案的存放位置、数量, 一目了然, 便于利用, 又能严格按照借阅制度办理借阅手续, 防止了档案的损坏、遗失和偷改。档案人员还可以通过对会计档案管理中出现的新情况、新问题的研究, 及时向领导出注意, 想办法。又可以为公安部门破获经济案件时提供重要的依据。还可以在领导干部离任审计中发挥巨大作用。特别是给离退休人员补发工资, 需要提供原始凭证, 还有审计、财政部门各单位资金使用情况, 都需要通过查阅会计档案, 档案馆都会及时准确地提供给他们, 大大方便了各项工作的开展, 提高了会计档案的利用率。

二、会计档案集中管理存在的不足

(一) 会计核算中心不具有保管各单位会计档案的权利。

从会计档案资料的形成上来看, 会计档案资料是在会计核算过程中形成的, 当各核算单位将各种报销单据送到核算中心进行核销、报账后, 并不意味着因为其提供了服务, 这些报销过的单据连同核算中形成的凭证、账簿、报表等会计信息资料就应该归核算中心所有了。

(二) 不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。

《会计档案管理办法》第六条明确指出:“当年形成的会计档案, 在会计年度终结后, 可暂由会计机构保管一年, 期满之后, 应当由会计机构编制移交清册, 移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的, 尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更, 但他的所有权仍是委托单位, 属于委托单位全宗的一个门类, 应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

(三) 不利于分清在会计档案管理方面的法律责任。

在原有管理模式下, 会计档案由行政事业单位一家独管, 所以也才有了“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要, 经本单位负责人批准, 可以提供查阅或者复制, 并办理登记手续。”也就是说, 如果本单位负责人不批准, 别人是不能查阅该单位的会计档案的。实行会计档案集中管理后, 在会计档案管理方面 (会计档案保管机构) 就有了市财政 (会计) 管理部门、档案行政管理部门和被代理单位等多个“婆婆”, 他们之间的职责权限如何划分, 以谁为主都没有明确的界定。

(四) 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。

由于会计集中核算是近些年来新型的管理模式, 其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今, 无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定, 档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否, 而对会计档案规范与否少有问津, 使会计集中核算下的会计档案基本属于“失控”状态。

针对会计档案集中管理优缺点分析, 笔者认为, 会计核算中心应该将会计档案交还原来单位, 由原来单位自行保管为好。在会计档案集中管理下虽然提高了会计档案利用率、降低了档案管理和利用成本, 但是它与相关法律法规相冲突, 存在责任不明、权属不清、管理脱节现象。为此, 要改变目前会计档案集中管理的现状, 严格按照《会计档案管理办法》有关规定, 定期、有序地进行档案移交。当年形成的会计档案, 在会计年度之后, 根据工作需要, 可由会计核算中心适当保管一至二年, 期满以后, 或待审计部门对该单位财务活动例行年度审计完毕, 再由会计核算中心移交给各个核算单位保管。

摘要：在现行会计集中核算模式下, 会计档案由谁管理, 如何进行管理, 已成为大家争论的焦点。本文就当前会计档案集中管理的优缺点进行了简要的分析, 并提出将会计档案交还原来单位, 由原来单位自行保管的建议。

关键词：会计集中核算,会计档案,集中管理

参考文献

如何加强会计档案管理工作 篇11

关键词：会计档案；管理

会计档案是指单位在财务管理和会计核算过程中直接形成的会计凭证、会计账簿、会计报表及财务分析报告及具有保存价值的一系列文字资料等会计核算专业材料，是记录和反映单位财务活动的重要史料和证据。会计档案既是单位经济活动的历史记录，又是单位档案的重要组成部分，是重要的信息资源。单位的会计档案是否真实、齐全、准确、完整，整理、归档是否科学、合理，保管、移交是否完好、及时，借阅、销毁是否规范、严密，都将直接影响到单位会计档案管理的质量。

一、会计资料收集要完整、及时

会计资料的收集要以会计业务为主线，凡具有保管价值的所有会计事项记录、核算资料、财务管理类的资料，都应及时收集，不得遗漏，如发现缺少的资料，应及时向有关的当事人追回或采取必要的补救措施，以确保会计档案资料的完整性。依据《会计档案管理办法》，会计档案资料主要包括：

1.会计凭证类：包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。

2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类：分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告。

4.其他类：包括银行对账单、银行存款余额调节表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

实行会计电算化单位的会计档案主要包括三个方面的内容：

（1）由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料应当符合国家统一的会计制度规定，根据有关规定立卷归档保管，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

（2）以磁盘、磁带、光盘等介质存储的会计数据（会计凭证、会计账簿、会计报表等数据），在未打印成书面形式之前，应当妥善保管并留有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。

（3）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料和软件程序，也应当视同会计档案保管。

二、会计档案的整理和归档要科学、合理

对会计档案的整理和归档要根据《会计档案管理办法》的要求，制定科学规范的分类编号方法和归档时限，建立会计档案保管清册、移交清册、借阅登记单等，保证会计档案内容完整、整理归档及时、手续完备，并按会计档案分类编号规则整理会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，合理确定摆放各类会计档案的位置，提高利用效率。

1.会计月度终了，将会计凭证按顺序排列、整理，连同所属原始凭证，按要求装订成册，正确填写记账凭证封面，填写并粘贴包角并盖好骑缝章。正确填写会计档案凭证案卷目录。

2.年度终了，将会计账簿、会计报表（实行电算化核算的单位，首先应打印出纸质的会计账簿、会计报表）及其他资料（主要是银行存款余额调节表、银行对账单）按《会计档案管理办法》要求分类整理、编页码、装订成册，正确填写封面各项内容，填写并粘贴标签，填写会计档案账簿案卷目录、会计档案报表案卷目录及会计档案其他类案卷目录。对于上级、财政部门下达专项资金、部门预算指标等文书档案也应及时收集交由单位档案部门整理归档。

三、会计档案的保管、移交要完好、及时

在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上，指定专人负责单位的会计档案，负责会计档案资料的收集、整理、装订、保管，并保持相对稳定。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制会计档案移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案移交清册中应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止时间和档案编号、应保管期限等内容。

四、会计档案借阅、销毁要规范、严密

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经本单位负责人批准，方可提供查阅或复制，并办理借阅、复制登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立、健全会计档案借阅、复制登记制度。

根据《会计档案管理办法》规定，各单位保管期满的会计档案，应由本单位档案部门会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁待销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。单位负责人必须在会计档案销毁清册上签署意见并签章。会计档案销毁时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员参加，并由同级财政部门派员参加监销。国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应对照会计档案销毁清册上所列内容逐一清点核对并在会计档案销毁清册上签字盖章。

总之，会计档案是单位档案的重要组成部分，会计档案管理的好坏，也反映了单位综合管理水平的高低，更反映了单位财务管理水平的高低。因此，各单位应组织会计人员加强对档案法律、法规的学习，增强法制意识，不断学习有关会计档案管理知识，不断提高会计档案管理人员素质，规范会计档案管理，完善会计档案管理制度，确保单位会计档案的完整、安全，充分发挥会计档案的作用，为单位财务、审计工作及领导决策提供服务。

参考文献：

[1]谭红领.浅谈会计档案管理的问题和对策[J].河南会计，2010，（19）：11-12.

[2]王建伟，王瑞萍.对会计档案管理工作规范化的思考[J].财务会计，2010（12）：23-24.

[3]杨英莉.浅议农村会计管理[J].科技信息，2010（28）：14-16.

[4]聂颖，梁丹辉.加强农村会计管理，促进新农村建设[J].山东商业会计，2011（12）：24-26.

[5]刘志凌.如何加强单位会计档案管理[J]《经济与科技》.2011，22（11）：90-92.

会计档案管理刍议 篇12

一、会计档案的管理作用

(一) 会计档案的内容

江苏南通三建集团有限公司现有贮存在主管部门1978年开始至2004年的会计档案近3万余卷 (册) , 以及2005年以来集团公司在库的会计档案资料8206卷 (册) , 有所属22家分 (子) 公司、总部集中保管的财务会计资料, 记载着集团公司经济发展的轨迹、经营活动状况及经营成果。

集团公司的财务会计档案分类有: (1) 会计凭证:原始凭证、记账凭证;

(2) 会计账簿:现金日记账、银行存款日记账、总账、明细分类账、辅助账; (3) 相应的财务会计报告:在报告中反映出企业月度、季度以及年度的资产负债表、收益表等相关报告; (4) 相关会计资料:在这些资料中, 应该包括企业银行存款余额调节表、企业银行对账单, 并且要制定出企业会计档案移交手册, 会计档案保管手册等。

集团公司档案室对各年度会计档案资料均以每一卷 (册) 的案卷题名为一件, 著录于新中大URP档案模块中, 内容有卷号 (件号) 、凭证号、页数、移交人和移交时间等。

为了做好会计档案管理工作, 根据《会计法》、《档案法》, 建立健全了集团公司各项规章制度, 主要有《财务管理制度》、《财务管理办法》、《档案管理制度》、《会计档案管理制度》、《信息化管理标准》、《计算机网络管理制度》。2005年集团公司专门邀请海门档案局领导现场指导会计档案管理工作, 修订印发了《关于进一步明确会计档案整理编目的意见》。

(二) 会计档案的作用

集团公司的会计档案, 每年都必须要把相关的资料提交到相应的会计师事务所进行审计。同时也需要接受企业经营过程中, 相关管理部门的检查。检查的方式方法有普遍查、抽查、重点查。由于建筑行业的特点:工程规模大、投资数额大、建设工期长, 形成拖欠工程款、应收账款聚增。往来款项结算、打官司等均需调阅会计凭证。因此, 会计档案比较文书档案、人事档案、实物档案利用次数最多、使用最频繁。据记载, 2013年至2015年3年期间, 集团公司档案室接待查借阅会计档案有250人次, 通过QQ群或OA平台查阅扫描发送的的有327人次。

集团公司为了上市, 需要提供企业所有资产, 资本结构, 个人或单位原始投股凭证资料, 均涉及到集团公司的原始凭证。

二、会计档案管理中存在的问题

(一) 会计档案管理工作意识淡薄

在某些企业或者单位中, 存在着领导以及财务相关工作人员对会计档管理工作意识淡薄的问题。只注重会计核算和记录, 忽视文件材料的收集、整理和归档工作, 每年年初把会计资料移交档案室后一交了事。财务人员对会计业务熟悉, 而对会计档案知识知之甚少, 许多企业或单位对于会计业务表现出了重视的态度, 但是涉及到会计档案管理工作却缺少一定的重视。从而在某个程度上, 导致了会计业务与会计档案管理流程出现脱节的问题。造成这个问题的主要原因, 就是档案知识宣传教育不力、档案意识淡薄、档案管控没有前移几个原因。

(二) 会计资料不完整、不规范

1.部分单位的财务会计报告与会计凭证装订在一起, 有的单位财务会计报告由会计部门自己保管, 没有移交档案室归档保管, 这显然不符合《会计档案管理办法 (征求意见稿) 》, 不符合《会计法》第二十三条“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案、妥善保管。”

2.会计资料复印件多, 手续不全。对比较重要的如购货合同、借款协议等不是原件, 而是用复印件替代原件归档。如果确实不能用原件归档, 应当在复印件中注明原件在何时何处, 同时有经办人员签名盖章, 并写明经办日期。有的单位财务会计报表、账簿扉页、记账凭证封面等, 没有盖财务印章或会计经办人印章。

3.原始凭证粘贴方法不恰当, 粘贴不牢固, 不整齐, 不便于调阅和复印。对幅面较大的纸张应先作适当修剪或折叠, 粘贴时应当从右下角底边依次向上鳞形状使用液体胶水或固体胶贴牢。

4.打印输出的账簿不符合要求。一是会计电算化下, 总账的数据可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。有的单位打印输出总分类账的当期累计金额, 这就多余了, 实属浪费资源。二是打印输出的明细账页不是满页打印, 仅一笔或几笔经济业务就打印一张A4纸, 造成打印输出的账页反比手工记账时增加了四五倍。

5.期满的会计档案鉴定难、销毁难, 库存数量越来越多。集团公司会计档案始于70年代以来, 未曾有领导对期满档案签定和销毁过, 总认为日常工作都很忙, 那有心思轻意处理档案, 宁愿保守堆在库房, 不愿多一事而担责任、冒风险。

(三) 会计档案和财务人员的综合素质太低

人的因素决定一切。只要有认真负责、踏实肯干、乐于奉献的态度和行动, 任何事情都一定能够做好。客观上, 由于市场经济发展, 人员流动性增大, 由以前的“单位人”变为现在的“社会人”。有些人员工作责任性不强, 不按原则办事。有些年轻人拈轻怕重, 图省事不费劲, 这些无疑增加了管理工作的难度。

三、加强会计档案管理的对策

会计档案是国家的经济资源、历史资料, 是企业经济决策、管理施政的主要依据, 也是企业领导人的护身符。必须加强领导, 提升管理水平, 为新时期经济发展保障服务。

(一) 统一思想, 提高认识, 加强领导

单位负责人和主管会计工作负责人在注重会计工作的同时, 应当加强对会计工作、会计档案工作的领导, 学习贯彻《会计法》、《会计档案管理办法 (征求意见稿) 》等法律法规, 提高会计人员和会计档案人员专业知识水平, 把会计档案管理与会计业务核算同等重视, 不能厚此薄彼。财务部门应当指定专人 (出纳人员除外) 负责认真地把会计资料进行整理与收集工作, 并且要仔细地进行核对后把其资料进行装订成档。

(二) 完善会计档案管理机制

结合当前国家的相关规定, 按照《会计电算化工作规范》, 各单位应当建立健全本单位内部会计档案管理制度。建立会计资料归档制度, 明确会计资料收集和归档范围, 做到收集的材料齐全, 内容完整。制订会计资料整理方法、归档程序及保管期限的规定。财务部门和档案管理部门应当每年组织一次对所属单位会计资料的检查督促, 在年初或春节期间进行财务互查互评, 交流学习, 共同进步。

(三) 加大会计业务培训力度, 增强会计档案管理人员综合素质

企业以及单位在聘任会计相关工作人员时, 应该要求其具备会计与档案职业资格。以此来确保会计档案工作能够顺利地开展。会计人员和会计档案管理人员, 应当遵守职业道德, 提高业务素质。加大会计相关以及档案管理工作人员进行业务水平的培训力度, 不断地提升相关工作人员的管理水平以及业务能力。提供会计和档案人员学习培训机会, 组织他们参加观摩交流、研讨活动等。

(四) 在管理手段上求先进

在信息化快速发展的时代, 由于各企业以及单位的发展进度不同, 我们在开展档案管理工作时要意识到传统管理方法还有一定的存在意义。以电子形式的档案不能完全取代纸介档案。我们要结合当前先进的信息技术, 有效地发挥出电子档案的优势, 实现信息化档案管理工作的实施。

四、会计凭证的鉴定

会计凭证的鉴定当属会计档案管理范畴, 会计档案管理好了, 会计凭证鉴定也就方便。这里所提及的鉴定是对档案价值的鉴定, 在开展鉴定过程中, 应该实行综合性的考虑来对其进行价值判定。一、能够充分地反映企业以及单位的历史, 具有信息记录全面性。二、档案形成要具有一定的规律, 相互之间要有联系。三, 档案必须要清晰, 同时要便于操作。基于这几个条件, 总结出不宜进行销毁的会计凭证有以下几个方面的。

(一) 涉及到企业以及单位债权债务的档案

对于这种类型的会计凭证在没有解除相应的债权债务的情况下, 是不能够进行销毁的。应该及进地对这类型的会计凭证进行整理, 并且进行妥善地管理, 当相关债负解决后, 再结合实际情况进行鉴定。

(二) 涉及经济案件的会计凭证

对于一些原始会计凭证是在企业打官司时最有力的证据, 特别是涉及到经济案件时, 这些原始会计凭证的重要性不言而喻。所以在案件还没有处理之前, 这类型的会计凭证不能够进行销毁。

(三) 涉及各类纠纷事宜的会计凭证

在企业以及单位进行经营过程中, 经常会出现各种类型的纠结。在解决这些纠结过程中, 一定需要提供相应的会计凭证。因此, 还没有完全解决纠纷的会计凭证不能够进行销毁。

(四) 涉及工作人员人员的各项会计凭证

近年来以人为本的执政理念体现党和国家对人民群众的关爱与呵护。会计凭证涉及人员的社会保险。会计凭证中的工资花名册、工资单 (包括领取款项的领条单) 等, 是人事档案资源的一部分。因此, 这部分会计凭证不能够进行销毁。

(五) 涉及到相关经济合同合约的会计凭证

这一类会计凭证反映了合同双方履行的权利和约定的义务。为了维护双方利益, 所有涉及到经济合同的会计凭证, 在合同期未满前, 不能够进行销毁。

(六) 涉及企业单位固定资产的会计凭证

对于这种类型的合二为一凭证, 能够对企业以及单位的固定资产有一个直接的反映, 并且有着一定的历史记录价值, 建议对于这类型的会议凭证, 应该给予永久性的保留。

(七) 涉及国外相关业务的会计凭证

近年来, 建筑行业出国搞劳务, 与国外联营合作等较多。为了维护国家、集体利益, 涉及国外的期满会计凭证不宜销毁。

(八) 其他

会计凭证中如果具有一定价值的档案不能够进行销毁。特别是与企业活动相关或者高层领导人手迹等, 都不能够进行销毁。

五、结语

无论是档案鉴定还是会计凭证鉴定, 都是较为复杂的工作, 在开展工作时, 应该保持良好地耐心, 认真仔细地进行核对, 才能够确保工作的顺利开展。

参考文献

[1]财政部.会计档案管理办法 (征求意见稿) [S].财会便[2014]56号, 2014.

[2]财政部.会计电算化工作规范[S].财会字[1996]17号, 1996.