会计档案的数字化保存

会计档案的数字化保存（精选6篇）

会计档案的数字化保存 篇1

随着数字技术和互联网的飞速发展, 档案信息服务正全面进入数字化时代, 各档案馆已经生产了大量的数字化档案, 而与之相适应的保存数字化档案的技术和能力却相对不足。这已成为阻碍档案信息化建设进一步健康发展、待研究解决的重大问题。

一、数字化档案长期保存面临的问题

1. 数字化档案载体的寿命问题。

数字化档案信息都是以0和1的二进制方式存储在一定的物理载体上, 如各种不同类型的磁盘、光盘等。其寿命就取决于这些物理载体的寿命。另外, 与传统载体相比, 数字化档案载体的体积小、容量大, 对存储环境的要求高, 容易发生变质、损坏, 遭受毁灭性损毁。再加上数字化档案载体需要借助相应的设备, 才能判断其物理表象特征和其保存与使用状态, 因此对于数字化档案载体的保存和使用状况很难及时掌控。目前存储技术的快速发展, 使得大容量高密度存储介质不断推出, 但存储介质的不稳定性却在增大, 其有效寿命也在不断下降。载体问题是数字化档案长期保存需要直接面对的问题之一。

2. 数字化档案所依赖的计算机软件技术过时问题。

相比载体寿命问题, 更为迫切的问题是数字化档案的读出、检索等技术问题。在检索和阅读数字化档案时, 人们必须依赖特定的硬件设备、操作系统和应用软件对数字化档案的内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。随着软硬件技术的不断升级和更新, 新旧版本之间的软件有时候无法兼容, 数字化档案就难以还原成可读的形式。数字化档案对系统软硬件平台的依赖性, 使得数字化档案的读出、还原技术过时问题成为困扰数字化档案长期保存的又一大障碍。特别是在市场的推动下, 技术的发展非常快, 记录与存储数字化信息的设备与软件大约每两到三年就完成一个更新周期, 这给数字化档案的长期保存带来了严峻的挑战。

3. 数字化档案真实性的维护问题。

ISO15489文件管理国际标准指出, 文件的真实性包含三重含义: (1) 文件与其用意相符; (2) 文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合; (3) 文件的形成或发送与其既定时间一致。我们认为, 数字化档案的真实性也应包含这三层含义。此外, 由于大量的数字化档案是通过数字化工作形成的, 因此数字化档案的真实性还应包括与它所代表的原件相一致 (或记载不同之处) 。数字化档案长期保存应极力维护数字化档案的真实性。然而由于数字化档案具有易更改性, 在保存和使用的过程中, 容易被人为修改、拷贝、移动、粘贴和重新编辑等, 且改动不留任何痕迹, 造成数字化档案的真实性难以确认。同时, 数字化档案的结构具有复杂性, 在对数字化档案进行有效的存储、压缩、传递、迁移等过程中, 容易造成数据的丢失。这些都对维护数字化档案的真实性造成了很大的困难。

4. 数字化档案存取的安全问题。

由于计算机网络系统的脆弱性, 那些保存数字化档案的计算机网络容易感染病毒和遭受黑客的入侵。此外, 存放数字化档案的媒体介质也可能在计算机读写的过程中感染病毒。数字化档案一旦遭受病毒侵蚀和黑客破坏, 将可能在瞬间化为乌有, 信息难以恢复, 这使得数字化档案面临着前所未有的安全问题。

5. 数字化档案保存的元数据问题。

元数据问题也是数字化档案长期保存的重要技术问题。目前尚未形成一套全球公认的数字信息长期保存的国际元数据标准, 因此针对数字化档案, 究竟采用哪一种元数据标准, 实际上并没有最满意的答案, 另外元数据的互操作等许多问题都需要加以深入考虑。这些元数据方面的因素也影响着数字化档案长期保存的实施。

二、数字化档案长期保存的对策

1. 合理选择数字化档案的存储载体。

对档案部门来说, 选择数字化档案的存储载体时, 数据传送速率、存取速度不是首要因素, 主要应考虑以下问题: (1) 数据的不可更改性。数字化档案必须具备档案的属性, 因此存储的数据必须真实、完整。可追加数据的介质和可擦除介质, 存在允许非法增加数据的不安全因素, 难以从法律上证明或从技术上鉴定数据是否被更改, 因而不可选用。 (2) 载体的安全性高。数字化档案存储载体的选择要更注重载体的耐久性, 有效寿命短暂的存储介质不可使用。对外界环境敏感的介质, 很容易受存储环境、外力等因素影响而丢失数据, 也不选用。 (3) 载体的技术寿命。存储介质的技术寿命是指与介质相关的技术存在的时间长短。技术寿命短暂的存储介质, 其技术过时后数据可能无法读出。因而, 技术寿命越短的存储介质, 数据迁移的频度越高, 数据丢失的风险也越大。 (4) 载体的市场支持。数字化档案的存储介质应选择具有稳定市场支持、达到相关工业标准的存储介质。

2. 合理选择数字化档案的保存技术。

(1) 迁移技术。迁移是指持续地将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境, 从一个存储介质转移到另一个存储介质上。同时, 也可以将原始数据格式转换为独立于具体原始软硬件平台的标准数据格式, 如XML格式。由于这些格式的开放性和标准性, 往往可以保证总有相应软硬件系统来处理这些数据。该技术适合于与软件无关的格式产生的文本文件或简单、通用的平面文件。其存在的不足是:持续迁移会累积损失, 导致部分信息丢失, 且工作量大, 成本高, 迁移时机难掌握。 (2) 更新技术。更新是指在原来的技术环境下实时重写数据, 将数据流从旧存储介质转移到新存储介质上, 防止由于存储介质理化性能变化而引起的信息丢失。该技术是一项常规的管理工作, 不能解决数字信息由于计算机软硬件过时引起的长期保存问题。其不足之处是软硬件依赖性较大。 (3) 转换技术。广义的转换不仅指格式的转换, 还包括程序的转换、字符编码的转换、媒体的转换、操作系统的转换、硬件系统的转换等。转换的目的是在纸张、缩微胶片、磁性材料等介质并存的混合环境中, 实现不同介质之间信息内容的保存。该技术的不足是:成本高, 工作量大, 转换有可能使数字信息在结构、内容等方面出现丢失现象, 从而使用户对数字信息的可靠性产生质疑。 (4) 仿真技术。仿真是指在实施拷贝保存数字信息的同时, 制造一种能运行过时软硬件的软件, 在这种软件中对某一过时的软硬件进行模仿, 使得保存的数字信息能在模拟的软件上运行。该技术的不足是:兼容性并不可靠, 自身的耐用性也必须得到维护, 要求较高的和持续的技术水平和运行支持能力, 一般保存机构难以独立做到。 (5) 数字图形输入板技术。数字图形输入板是为了克服迁移技术存在的迁移时机不易把握、无法保存复杂数字信息的缺点而开发的新技术。数字图形输入板技术克服了迁移方法的不足, 但它并不是对迁移的替代, 适用于文献和数据库的长期存取。该技术的不足是:费用仍然较高;如果数字信息与应用软件分离, 则数字图形输入板就变成静态存储媒体;在数字信息和软件程序同时归档时, 有可能使出现错误的软件程序一并被归档等。 (6) 再生性保护技术。再生性保护技术是将过时的某些数字信息适时地转换到缩微品或纸介质上的一种保护措施。该技术能够有效应对介质老化变质的问题。该技术的不足是:有些信息无法转移到缩微胶片或纸上, 如声音信息、超文本信息等。 (7) 技术典藏。技术典藏是指收集技术过时的计算机软硬件和相关设备, 利用它来读取已经过时的技术设备存储的信息。该技术的不足是:代价十分昂贵, 难以永远维持下去, 不是一般数字保存机构可以采取的措施。

3. 在国家层面上统一数字化档案长期保存的元数据标准。

目前, 国内各省市对数字化档案长期保存都有自己的元数据标准, 而在国家层面上却没有统一的规定, 造成了数字化档案长期保存元数据标准的不统一, 这不利于数字化档案的长期保存。因此, 建议由国家档案局尽快制定或选择一种国际通用的元数据标准, 作为全国的施行标准。从目前来看, 由国际标准化组织信息与文献技术委员会 (ISO/TC46) 下设的档案/文件管理分委会 (SC11) 起草的ISO/TR23081元数据标准以及由美国国家航空和航天局、美国太空数据系统委员会 (CCSDS) 联合制定的OAIS元数据标准, 是国际上比较通用的并被广泛采用的元数据标准。因此, 我国可以借鉴这两个标准或选择其一作为数字化档案长期保存的元数据国家标准。针对国际标准, 还应结合我国档案数字化的情况, 制定出应用元数据标准的规范和细则, 以指导实际工作。

摘要：本文从数字化档案长期保存工作的实际出发, 论述了当前数字化档案长期保存所面临的主要问题, 并针对这些问题提出了相应的对策, 旨在为我国档案部门进行数字化档案的长期保存工作提供借鉴。

关键词：数字化档案,长期保存

参考文献

[1]赵俊玲.网络信息资源长期保存初探[J], 图书馆工作与研究, 2006 (1) .

[2]金更达.结构化数据长期保存问题探析[J].档案学通讯, 2006 (5) .

[3]陈慰□．数字信息长期保存研究现状分析[J].浙江档案, 2008 (1) .

会计档案的数字化保存 篇2

1 数字档案信息长期保存中存在的问题

数字档案信息的保存、整理和使用是以电脑、储存装备、应用软件系统和网络作为基础的。人们可以充分利用档案信息化所带来的便捷服务, 但是在使用的过程中也出现了许多问题, 比如, 病毒和非法入侵等。这些情况已经对数字档案信息的安全造成了一定的威胁。现在, 数字档案信息在长期安全管理方面存在几个比较严重的问题。

(1) 档案数据的储存和读取问题。首先是储存问题。现在的数据储存技术还不能解决数字档案长期存储所面临的难题, 现在比较常用的存储设备, 比如优盘、移动硬盘等的使用时间和传统的存储媒介如纸质、胶片等具有很大的差距, 同时, 还容易受到气温、湿度等的因素影响。其次是读取问题。数字档案信息一定要依靠计算机才能读取, 万一计算机出现什么事故, 或者操作系统出现了什么意外情况, 或者由于地震、火灾等造成计算机损坏、数据丢失, 就无法再读取数字档案;在不一样的软件系统下形成的数字档案信息存储, 格式不同且不容易进行转换, 所以在读取相关数据时就有一定的困难。技术和设备更新之后, 如果不能第一时间把格式转换的问题解决, 那么相关的数据也就没有办法再进行读取。

(2) 太过重视利用而忽视了保存。现在档案部门进行的档案数字化工作, 最终目的是为了提高档案的利用率, 但是反而忽略了档案数字化信息的长期保存, 对怎样科学、正确地治理和利用并长期保存档案数字化信息等工作缺少考虑。

(3) 缺少相关的标准。最近几年以来, 国外的数字信息长期保存问题成为了重点和热点, 但是, 我国数字图书馆的视线始终放在对数字图书馆建设、组织信息和搜索系统以及对知识产权的治理上, 没有重视对数字信息长期保存的问题, 导致我国数字信息保存一直处在试验阶段。

2 档案数字化信息长期保存策略选择的标准

(1) 正确选取数字化档案的储存载体。对于档案部门来讲, 在选取数字化档案的储存载体时, 数据传送的速度、保存的速度都不是最关键的因素, 重点是要考虑下面这些问题:第一, 数据是不可以进行更改的。数字化档案一定要具有档案的性质, 所以储存的数据一定要确保是真实的、完整的。第二, 载体的安全性能一定要高。数字化档案储存载体的选取要特别重视载体的持续性, 使用寿命比较短的储存介质不能用。有许多介质对外部环境是十分敏感的, 容易对介质的储存功能造成一定的影响, 所以也是不能选用的。第三, 载体的技术期限。储存介质的技术期限指的是和介质有关的技术的生命周期。技术期限短的储存介质, 其技术过时之后相关的数据就有可能无法读取。所以, 技术期限比较短的储存介质也是不可选用的。第四, 载体要得到市场的支持。数字化档案的储存介质要选取那些可以得到市场支持同时又符合有关工业标准的储存介质。

(2) 更新速度要快。数字技术的发展是迅速的, 这就要求信息储存的技术也要进行不断的更新。其重点是要及时掌握新旧技术的更替时间, 要对硬件设施和软件版本进行跟踪, 从而可以确定更新版本的最佳时间。但是, 更新一般包括很多方面的问题, 例如, 法律、资本、技术、道德等。所以, 如果想要确保更新可以顺利地开展, 还要依赖于其他方面的认同和支持。

(3) 全国数字信息归档系统要统一起来。这是数字信息长期保存的重点治理策略。因为数字信息保存涉及到法律、资本、技术、文化、社会道德等方面的因素, 所以数字信息长期保存要得到多方面、多途径的鼓励和支持, 只是凭借原有的图书馆、档案馆进行长期的保存是无法实现的。因此, 必须建立全国统一的数字信息归档系统。

随着数字化环境的发展, 许多图书馆、档案馆和一些文献收藏部门, 也逐渐收藏数字形式的文献, 同时还提供网上阅读和借阅, 然而, 许多图书馆没有把数字信息长期保存纳入其职能范围之中, 造成许多在网上传播的、有价值的信息, 无法得到长期的保存。所以, 我们应该要建立一个全国统一的数字信息归档系统, 把它作为我国数字信息的主要基地。

3 结语

综上所述, 数字信息的长期保存工作是一项十分重要而且艰巨的工作。数字文献和传统文献的特征是不相同的, 所以数字信息只有在它产生的环境中保存才是最实惠、最有效的。因此, 为了防止走错方向, 当前我们一定要对数字信息的长期保存工作重视起来, 同时要重点地对其进行研究。

参考文献

[1]李婉月.档案数字化信息长期保存策略的关键问题[J].数字兰台, 2010 (10) .

[2]赵海峰.浅析数字档案信息长期安全保管策略[J].数字兰台, 2010 (19) .

[3]吴雨希.浅析数字信息长期保存的问题[J].业务探索, 2010 (3) .

[4]高治宇, 李超, 常晓茹.数字化档案长期保存的问题及对策[J].数字兰台, 2010 (6) .

档案馆数字档案信息保存技术思考 篇3

1. 目前档案馆数字档案信息保存技术存在的问题

1.1 载体方面存在的问题。数字档案信息主要是以数字化的形式存在, 这种数字化的档案主要被记载在相应的载体上, 比如光盘和磁带等。这些载体相较于纸质载体来说, 更加容易受到侵蚀和损害, 其即使在理想化的环境中进行保存, 寿命依然不长。而且数字档案信息很容易受到外界干扰而出现缺失的情况, 这样就无法保障数字档案信息的完整性。

1.2 档案馆数字档案信息保存技术可靠性方面存在的问题。档案馆数字档案信息的真实可靠是档案利用者对于数字档案的主要要求。而数字档案的存储信息相较于传统档案来说要更多, 其中包括各个方面的信息内容, 这些数字档案信息在经过详细的整理后, 就能够对档案信息具有较高的可靠性。但是就目前我国档案馆的数字档案信息来说, 相关人员在收集和整理数字档案信息的时候, 并没有严格的对信息进行筛选, 在工作上也存在马虎大意的情况, 收集的信息并不全面, 没有对数字档案信息进行校对和核验, 使得数字档案信息并不具备较强的可靠性, 而且没有及时的进行存储, 使得数字档案信息安全性下降。

1.3 保存软硬件方面存在的问题。我国目前在对档案馆数字档案信息进行保存的时候, 通常都需要借用到一些软件和硬件, 虽然档案馆类型有所不同, 但是软硬件的要求却相同。然而, 我国很多的数字档案信息存储系统只能够针对一种形式或几种形式的数字档案信息进行保存处理, 而且很多的数字档案信息保存载体上也不具备较强的实用性, 应用的寿命相对较短, 这就使得软件和硬件的应用存在问题。同时, 就以保存形式的角度来进行分析, 在将传统的档案信息保存形式转化为数字档案信息保存形式的过程中, 所应用的存储技术载体相对复杂, 转化的过程也相对繁琐, 而且转化速度相对较慢, 所消耗的成本费用也相对较高。

2. 应对档案馆数字档案信息保存技术问题的措施

2.1 存储载体。档案馆数字档案信息保存对于载体的要求相对较高, 要想使得数字档案信息能够得到有效的保存, 就需要合理的采取合理的措施, 尽可能的提高载体的稳定性, 使得载体的寿命可以延长至10 年以上, 并且很多的研究学者开始针对数字档案信息载体进行研究, 并取得了一定的成效。目前应用较为广泛的缩微胶片, 其信息保存的寿命可以达到300 年之久, 是目前档案馆最为青睐的一种载体。而美国还研发出一种具有更高密度的保存技术, 该技术主要是应用粒子来对信息进行存储记录到相应的材料上, 数字档案信息在光盘上被设定为只读, 而且这种技术具有极大的容量, 但是成本费用却只需要传统光盘的50%, 而随着科学技术的发展, 各种新型而高效的保存技术将会不断的出现, 从而使得档案馆数字档案信息能够得到更为理想化的存储。

2.2 迁移技术。目前, 部分档案馆中开始利用反向兼容技术进行数字档案信息的保存。这种技术的应用, 对于档案馆数字档案信息的保存具有积极的影响作用。所谓的方向兼容就是合理的利用新的软件来代替老就的系统, 进行数据的读取, 在数据读取的过程中, 并不需要进行数据格式的转换, 简化了数据应用存储的步骤, 有效的防止了信息丢失情况的出现。

虽然反向兼容技术得到了较为广泛的应用, 但是这一技术的应用也具有一定的局限性。一般来说, 反向兼容智能够对兼容到前两代的功能, 但是软件以及硬件的升级换代最长时间为一年半, 而在经过了多年之后, 较早的一些数字档案信息就无法利用现今的软硬件进行读取, 而迁移技术的应用, 则能够很好的弥补反向兼容技术应用上的不足。档案馆在对数字档案信息进行保存的过程中, 会有着诸多的选择项, 其可以保存原始记录的复件, 也可以保存相应的功能, 同时可对一些不需要的细节进行过滤。这样有选择性的存储, 可以有效地提高档案馆数字档案信息保存的质量, 也可以使得档案信息利用人员能够更快更方便的找到相关的数字档案信息, 并保障数字档案信息的可靠性和安全性, 使得数字档案信息与原始的档案信息之间没有较大的差距。

2.3 转换技术。要想使档案馆大规模数字档案信息保存工作变得切实可行, 另一个重要的因素是要有更快、更低廉和效果更好的转换技术。转换技术的提高可以解决混合环境下数字档案信息保存与利用的问题, 使档案馆将某些格式的数字档案信息存储在稳定性好的载体上, 然后再按需要转换成数字格式以便于分析和再利用。

结语

总之, 档案馆数字档案信息的长期保存是一个系统工程, 这就不但需要各级各类档案馆千方百计争取政府有关部门和社会各界的支持和帮助, 集思广益、群策群力, 而且需要档案馆自身去积极行动, 在吸取借鉴传统保存中存在的经验教训的基础上不断探索、积累经验, 才能真正解决好这一问题。

摘要：本文主要就目前我国档案馆数字档案信息保存技术存在的问题进行了简要的分析, 并针对这些存在的问题, 提出了相应的应对措施, 以期能够有效的保障档案馆数字档案信息的安全, 使得保存技术可以得到合理的应用。希望通过本文的探究, 能够为相关的人员提供一定的借鉴和参考。

关键词：档案馆,数字档案,信息保存技术

参考文献

[1]陈嘉莉.浅论档案载体的变化及其保存方法[J].科技视界, 2014 (11) .

[2]陈嘉莉.浅论信息化时代档案的存贮问题[J].科技信息, 2013 (07) .

会计档案的数字化保存 篇4

1在数字档案信息保存中实施风险问题研究的必要性

由于现在我国相应的数字化发展还有一些需要改进的地方, 这就说明我国现在存在的数字化还存在着一些弊端, 这些弊端对进行数字档案信息的保存上还有一些风险因素。而且在进行数字档案的保管过程中还存在很多不确定的因素, 由于存在这些不确定的因素就会使得数字档案信息的保存有一些风险。在这里笔者就针对数字档案信息保存过程中出现的风险进行详细的论述。

1.1数字档案信息保存中的技术风险

传统的档案信息的保管模式尽管在操作上面比较复杂, 但是总的来说这种传统的档案保存方式的存在还是比较稳定的。而现在社会上广泛使用的数字档案信息的保存由于设计相应大的现代科技信息化, 就使得在保存的过程中容易出现一些影响正常保存的因素, 这就使得在社会档案信息的保存过程中存在相应的技术风险。

1.2数字档案信息保存中的突发事件风险

由于数字化的档案保管是通过相应的计算机设备进行储存和收集的, 这就导致在发生重大的突发事件时, 导致保管档案的载体受到损坏, 进一步就会使得档案发生丢失或者无法使用。使得档案在丢失之后不能做到与原有的档案进行衔接。

1.3数字档案信息保存中的管理风险

在现在社会上进行的数字档案信息的保存体制通常是通过相应的计算机进行的, 这就使得如果管理不善或者其他情况的发生就会在很大的程度上使得计算机发生病毒侵袭, 严重的就会影响档案的完整。而且在档案信息的开发到使用的过程是需要经过很多步骤的, 这就在很大的程度上导致如果一个环节发生故障就会影响整个档案的保管。

1.4数字档案信息中存在的资金与人员风险

总的来说档案信息反映的在很大的程度上都是相应的经济信息, 这就使得相应的人员在进行信息档案的保管过程中为了实现自身利益的最大化开始对档案进行篡改甚至伪造档案。这一举措就会使得档案的真实性受到一些影响, 进一步就会导致档案管理过程中出现大量的风险。

2对在数字档案信息保存中出现的风险进行的解决对策

在现在社会的发展过程中由于时代的进步, 使得现在对档案的管理方式已经不在拘泥于传统的档案保管模式, 而是在原有的基础上对档案的管理进行一次改革, 使得档案的管理与时代的发展接轨。目前在我国对档案的保管主要采用相应的数字档案信息保存的方式, 但是这种方式在很大的程度上还存在一些风险。因此这就需要通过合理的方法对这些风险进行合理的解决, 使得数字档案信息的保存能够更加良好的发展。

2.1在数字档案信息保存中树立风险问题研究意识

2.1.1数字档案信息资源保存的管理工作同传统纸质档案信息资源保存的管理工作相比, 其保存的风险更大。

2.1.2档案信息化建设的发展, 需要真实、完整、准确、可用的数字档案信息, 数字档案信息是档案信息化建设的基础性资源。

2.1.3作为新型的档案信息资源, 数字档案信息的利用率在逐步提高, 其管理的风险也在不断地增加。

2.2将风险问题研究纳入到数字档案信息保存的宏观管理规范

笔者在调研的过程中发现, 80%以上档案部门的管理人员对风险问题研究的概念不熟悉, 究其根本是没有从宏观上将风险问题研究纳人到国家数字档案信息管理战略中, 人们很难从有关档案的管理规范中了解有关风险问题研究的内容。国家战略看似与基层单位数字档案信息管理的实践相距甚远, 但是如果没有整体的国家战略, 数字档案信息管理的战略定位就无法明确, 数字档案信息的管理也就无法切实纳人到信息化的建设中来, 同时如果规范缺失或规范不明确, 其后果将是大量基层单位的重复探索甚至是无效劳动。

2.3开展数字档案信息风险问题研究的培训与教育工作

根据不同人员的职责要求和需求 (调研) , 可以采取形式多样、重点有别的培训方式。比如, 对于高层领导可采取访谈、讲座等方式, 对于业务人员、数字档案信息管理人员则应系统培训等。实施风险问题研究的目的就是尽可能地减少危险的发生, 使风险问题研究纳入到数字档案信息保存的日常工作之中, 使人们意识到风险问题研究是使数字档案信息能够安全的持续有效地利用的重要保障。

2.4加强数字档案信息风险问题研究的组织管理工作

数字档案信息系统风险问题研究的参与角色一般有档案主管机关、数字档案信息系统拥有者、数字档案信息承建者、数字档案信息系统安全问题研究机构、数字档案信息系统的关联者 (即因信息系统互联、信息交换和共享、系统采购等行为与该系统发生关联的机构) 。对数字档案信息进行风险问题研究是一个复杂的系统工程, 需要大量的人力、物力和财力的投入, 各参与角色需要对风险问题研究的流程、质量实施有效的组织、监控和管理, 并且对于新建设的数字档案信息系统在设计阶段就要融人风险问题研究, 这样可以防患于未然。

结束语

在很大的程度上来说现在社会上存在的档案信息的保存方式都是数字化管理的模式, 这种模式的实行使得对档案信息的保存带来很大的便利, 但是在一定程度上来说现在社会上的数字化的发展还存在一些不稳定性, 这就使得在社会的发展过程中对数字档案信息的保存出现了一些风险。这些风险的存在使得档案的保管不能顺利的进行, 因此这就需要通过合理的方法对这些风险进行预防和规避, 进一步使得我国的数字档案信息能够更加良好的发展。

参考文献

[1]樊如霞, 郑志荣.影响数字档案信息安全的因素与对策[J].档案学通讯, 2007 (6) .

[2]刘越男.识别电子政务系统中的文件风险[J].档案学通讯, 2006 (2) .

[3]孙爱萍.实施档案信息资源开发合作战略[J].档案学通讯, 2002 (6) .

会计档案的数字化保存 篇5

第一层的档案信息内容元数据, 主要是描述档案信息内容及其结构;第二层的档案作品与对象元数据, 主要是对档案对象的各种载体状态、特征的描述;第三层的资源集合元数据, 主要是对组成档案资源的各个组织、体系及关系的描述;第四层的管理与服务机制元数据, 主要是对档案资源在管理与利用过程中鉴定、组合、权限控制与管理、长期保存与利用等涉及的相关法律规范、管理机制等的描述;第五层的管理过程与系统元数据, 主要是对档案信息服务过程和档案信息系统的运行模式、工作流程、模块调用、系统控制等的描述;最高层档案元数据, 主要是对档案元数据本身的标记语言、复用共享机制等描述。

会计档案的数字化保存 篇6

关键词：数字档案,信息安全,长期保存,方式,方法

自从1946年计算机发明的那天起,数字信息的长期保存就引起了人们的关注,但由于至今为止此问题得不到彻底的解决,而造成目前世界范围内仍以数字载体和纸质载体双套制同存的尴尬局面。但是,由于人们对数字信息的日益依赖,尽管如此仍然没有放弃对数字信息长期保存这一目标的追求,尤其在图、情、档和IT界为主。

一、国内外数字档案长期保存研究现状

1、国外数字档案长期保存方式和方法现状和趋势

国外数字档案长期保存的研究主要经历了技术阶段、技术和管理阶段(模型和策略阶段)。

(1)技术阶段

美国是信息技术最发达的国家,上世纪70-90年代间,在数字信息长期保存上主要采用迁移(Migration)、仿真(Emulation)、数据再造(Resume,数据恢复或数据考古)等技术。但迁移技术迁移中可能会破坏文件的原貌、格式、结构、甚至是内容,所以在迁移过程中要格外小心;仿真技术因其技术的复杂性,仿真还处于研究和试验阶段,没有真正的可操作的系统能投入使用;数据再造技术价格昂贵。而采用何种技术需从其可行性、可持续性、实用性、合理性和经济性等多方面考虑,且上面的技术也不是万能的。

(2)模型和策略阶段

由于技术的局限性,人们开始关注从管理和技术相结合的办法来解决数字档案长期保存的问题。比较典型的是于1999年由美国国家航空和航天局NASA和美国太空数据系统咨询委员会CCSDS联合制定的OAIS (Open Archival Information System)标准,旨在对资源的存取和长期保存规定概念和参考框架,2003年OAIS正式成为国际标准ISO:14721。此模型侧重于从元数据的角度来保证数字信息的长期存取,在国外的许多数字图书馆、数字档案馆的信息长期存取中得到了应用。

与数字档案长期存取的另外一项研究是1999年开始的InterPARES (The Intemational Research on Permanent Authentic Recorda in Electronic Systems),即“电子系统中文件真实性永久保障”国际合作研究项目,InterPARES项目涉及到了诸如“如何永久保管真实的电子文件的方法、规则和步骤”、“哪些方针、策略及标准可用来长期保护电子文件的真实性”等研究,目前已经进入InterPARES 3第三期研究。

而更多的是国外一些典型的政府信息长期保存项目值得借鉴,它们从技术和管理策略等方面,实践了政府信息的长期保存,如英国政府信息存档NDAD(The National Digital Archives of Datasets)项目,NDAD项目所保存的信息可追溯到1963年,其成功经验值得我们档案界学习。

另外,美国研究图书馆组织(RLG)于1996年发表的“保存数字信息”(Preserving Digital Information)报告指出:“数字化归档基础建设的一个必不可少的组成部分就是构建相当数量的可信组织(Trusted Organizations)”。报告强调,在数字资源的长期保存、有效管理过程中,可信数字仓储(Trusted Digital Repository,TDR)能够发挥关键作用。RLG对“可信赖数字仓储”作了如下定义:一个可信赖的数字仓储,是以提供对受控数字资源长期存取为使命的仓储;其职责是为了存储者以及当前和将来用户的利益对数字资源进行长期维护;按照普遍接受的惯例和标准设计系统以保证实时管理、存取和存储其中的资料的安全;建立系统评估方法以满足用户对于文档真实性的需求;可以被可靠地用来公开和明确地履行对存储者和用户的长期职责;其政策、运行和表现可以被稽核和测量。这也是数字信息长期保存的技术和策略之一,值得借鉴。

国外数字档案长期保存的研究和实践趋势是:①国家图书馆或档案馆将政府信息资源作为国家文化遗产的一部分加以保存,足见国家政策对其的重视;②国家政府数字信息或数字档案的长期保存从技术、标准、管理到指南等已经形成体系,从方式上来看,已经进入了系统化阶段;③从方法上讲,如“可信数字仓储”提出了“系统评估”,也就是对数字档案长期保存的风险评估,引入了风险管理的思想,使数字档案长期保存的方法找到了具体的可操作手段,即风险管理,更具有科学性和合理性,因为只有真正了解数字档案长期保存的风险,才能采取控制风险的安全技术和管理策略,真正做到有的放矢。目前,国外已将ISO/IEC 17799、ISO/IEC 27001、ISO/IEC TR 13335等风险评估标准应用于数字档案长期保存的信息安全管理体系建设中。

2、国内数字档案长期保存方式和方法现状和趋势

与国外相比,我国数字档案馆建设起步较晚,于上个世纪90年代后期开始研究数字档案馆的构建,但发展速度较快,至今为止已经有许多经济发达地区开始构建数字档案馆,并逐步进入高潮。在数字档案馆建设过程中,不断地研究和探索数字档案长期保存的方式和方法,如借鉴OAIS模型构建数字档案馆项目已进入实施阶段、也制订了参考OAIS模型的《电子文件元数据标准》草案。我国部分档案学者也参加了InterPARES项目的研究,这些都是对数字档案长期保存的研究成果和现状。然而,总体处于学习国外经验,或者片面地研究数字档案长期保存,如OAIS是否适合我国国情问题、OAIS是否可以完全解决我国数字档案长期保存问题(实际是不能的,因其只强调内容的长期保存,而弱化外部信息化环境中的威胁和脆弱性等可能造成的风险问题)。InterPARES项目是国际联合项目,需有取舍地将其成果应用到我国数字档案馆建设中,另外其强调的是真实性永久保障,而对数字档案的长期可用性、完整性等方面研究较少。国家档案局和其他国内对数字档案长期保存项目也大多侧重于存储载体寿命和保护研究、分级存储研究和元数据研究等。

目前,我国对数字档案长期保存研究处于片面或局部状态,其趋势将从理论研究、局部研究转向实践探索、系统研究等。

二、数字档案长期保存研究内容和目标

1、研究内容

在信息技术飞速发展的今天,数字档案长期保存仍是目前困扰国内外档案工作者的主要问题之一。而在以往的研究中,人们都希望以技术或保管模型来解决此问题,但至今为止,尚未找到圆满的答案。究其原因,主要是数字档案的长期保存是一个极其复杂的问题,不是能够通过信息安全技术单一方面或通常的保管模型(如OAIS模型)来解决的,它是一个系统工程,需采用从技术、管理和法规标准等多方面入手的方式,对数字档案长期保存进行预测、规划、决策和评价等。同时,在数字档案长期保存过程中由于信息系统自身的缺陷和潜在的威胁,随时面临许多风险,因此还应从风险管理的方法来开展数字档案长期保存的工作,这才是一个长效机制。风险管理中的核心内容是根据业务规划,评估风险、预防风险并制订决策,也符合系统工程中的预测、规划、决策和评价体系。所以从基于系统工程的数字档案长期保存方式(宏观面)和基于风险管理的数字档案长期保存的方法(微观面)来研究,将是值得探索的一条途径。对此问题的研究内容主要包括:

(1)研究数字档案长期保存面临的问题或风险;

(2)从技术层面(信息安全技术、档案保护技术、可信技术等)研究数字档案长期保存;

(3)从管理层面,主要研究数字档案长期保存模型、基于风险管理的长期保存策略等;

(4)从法规标准层面,研究如《数字档案长期保存办法》、《数字档案长期保存模型》标准、《数字档案长期保存风险管理指南》标准等;

(5)从风险管理方法,对数字档案长期保存存在风险进行评估,从而为数字档案长期保存技术和长期保存管理提供科学依据。

2、研究目标

(1)提出适合数字档案长期保存的实用技术(包括网络安全技术、迁移仿真技术、应急响应技术、灾难备份技术等)的具体应用;提出数字档案区别于其它数字信息长期保存所需的真实性、抗抵赖性等而必须的可信技术的具体应用;

(2)提出数字档案长期保存的保管模型和基于风险管理的安全策略,主要针对我国特定的档案工作机构设置和档案信息集中保存的具体国情而对应的具体策略;

(3)提出数字档案长期保存的法规标准,如《数字档案长期保存办法》、《数字档案长期保管模型》、《数字档案长期保存风险管理指南》等建议标准;

(4)提出数字档案长期保存的风险管理方法,包括数字档案长期保存的风险识别、风险评估、风险控制及为减少风险而进行的风险决策;

(5)提出针对各级、各类数字档案馆,如何进行信息资产评估、威胁评估和脆弱性评估,从而确认其长期保存存在的风险,并提出风险控制的一般方法(或称通用性方法)。

三、以系统工程的方式研究数字档案长期保存

“系统工程是一种建立和管理系统的方法,它在实践中把所要研究和管理的某个对象视为系统,进而采取系统的理论和方法,求得技术先进、经济合理、时间最省以及整体协调运转的最佳效果,是对所有系统都具有普遍意义的科学方法并在现代信息安全管理中得到日益广泛的应用。”1数字档案信息保存于数字档案馆中,而数字档案馆是一个由硬件、软件、数据和相关人员构成的系统,数字档案馆的建设是一个系统工程,数字档案长期保存也是这个系统工程中的一个子工程。因此,数字档案长期保存不应是技术和产品及人员的简单融合,应该是技术、管理和法规制度的整体优化。

用系统工程解决数字档案长期保存问题时应该遵循三个原则,即整体性、综合性和最优化。(1)整体性原则:就是全面地辩证地看问题。木桶原理,即一个由若干木板拼成的木桶容量是由最短的一条木板决定的,这个原理同样适用于数字档案长期保存问题。在数字档案长期保存中,应保持整个规划的各个部分均衡考虑。技术、管理和法规标准组成系统后的功能要大于各部分功能的总和,这不仅是一种量变,更是一种质变。此外,还要有时间上的整体观念,要看系统的生命周期,不能只顾当前,忽视长远,因此看问题要有整体、全局、长远的观点。(2)综合性原则:对数字档案长期保存的研究,应采用多学科高度综合的方法,从计算机学科、管理学科等分析数字档案长期保存所需的技术、管理和法规标准,并从历史发展,外部环境等多方面进行综合考察。(3)最优化原则:处理数字档案长期保存问题时,应尽可能做到准确、严密、按科学规律办事。这就要求有一个严格的工作步骤和程序,同时还应该尽可能进行定量分析。通过对量的分析,可以更准确的认识事物的质,这就必须借助数学方法,建立系统优化模型,然后在计算机上进行系统仿真,分析系统的运行及后果,对系统某些方面加以选择和控制,使系统达到总体最优。

四、以风险管理方法研究和实践数字档案长期保存

“现代风险管理理论产生于西方资本主义国家,它是为制定有效的经济发展战略和市场竞争策略而创造的一种理论、方法和措施。”2风险管理理论由于它的广泛适用性,现已应用于各国社会与经济发展、国家建设、国家安全、公共安全和信息安全诸多领域。风险管理理论应用于信息安全领域始于20世纪60年代。

系统工程是从宏观的角度来研究数字档案长期保存问题,而在具体操作时需找到科学的、恰当的、具有可操作性的微观方法,来实施系统工程方式中所需的长期保存技术、管理策略和制定相关的法规标准。无论是国外的、以往的研究成果还是具体的实践经验,以及数字档案信息系统客观存在的风险,都表明采用风险管理方法是最恰当的选择。

风险管理是以风险为主线进行的管理,它的实施目标就是要依据数字档案长期保存的相关法规标准及其具体需求,对数字档案信息、数字档案信息载体、数字档案保存的环境等面临的风险进行分析,并进行风险控制以达到长期保存目标。风险管理需对数字档案长期保存所面临的风险进行评估、分析,并提出控制风险的措施,同时由于信息技术、信息环境的瞬息万变,风险管理也需贯穿于数字档案保存的信息系统整个生命周期,这与系统工程的整体性也是一致的。

数字档案长期保存的问题从目前的IT技术不能彻底解决之前,为了保障数字档案的长期保存和有效利用,应不断地从现有条件的基础上开展不懈的研究和实践。可从系统工程的、风险管理的角度,以一种全新的视角来研究这一问题。

参考文献

[1]魏忠.信息安全管理集成原理探究[J].计算机工程与应用.2002年第14期.