电子档案的保存与利用

电子档案的保存与利用（精选7篇）

电子档案的保存与利用 篇1

誚杨永川

随着社会进入知识经济时代, 计算机被广泛应用于社会各个领域, 人们的社会活动离不开计算机和由其产生的种类繁多的电子文件。电子文件归档后, 即形成了电子档案。电子档案不同于纸质档案, 特别是电子档案的特性, 决定其保存与维护的复杂性。如何保存利用电子档案, 使之安全可靠并长期处于可准确提供利用的状态, 是档案工作者急需解决的问题。

一、电子档案的保存

电子档案的特性, 决定了它在保存上不同于纸质档案。保存不善, 或造成以磁盘、光盘等为介质的存储载体变形或损坏, 致使存储信息丢失或无法读取, 或由于违反操作程序造成存储于计算机中的电子文件遭到破坏或删除。因此, 电子档案的保存主要是确保长期可读性、载体物理性能上的安全性及信息内容的原始性。

1. 确保电子档案的长期可读性。

电子档案必须依靠软硬件配合才能读取利用。如果没有适当的软硬件是无法解读的。为了保证光盘信息的长期可读, 需要逐步解决光盘存档的问题, 降低光盘存档的风险。建立长期可读的保障机制, 每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。

2. 确保电子档案存储载体物理性能上的安全性。

这主要是对保存环境温湿度的要求, 在温度过高或过低的条件下, 磁盘的聚酯底基会膨胀或收缩变形;光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据读写。因此, 最适宜电子档案长期保存的温度应控制在17℃~25℃之间, 相对湿度控制在35%~40%之间, 每天温度的变化不应超过±2℃, 湿度的变化不应超过±5%。电子档案最好放在设置自动恒温恒湿的空气调节装置的库房内。此外, 电子档案存储载体应直立排放, 并满足避光、防尘、防变形的要求, 远离强磁场和有害气体等。

3. 确保电子档案的原始性。

对于一些较为特殊的电子档案, 必须以原始形式进行还原显示。可采用3种方法来保存。首先是保存电子档案相关支持的软件, 就是在保存电子档案的同时, 将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存, 并与电子档案存储在一起;其次是保存原始档案的电子图形;最后是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。

二、电子档案的利用

对于档案部门来说, 电子档案提供利用主要有3种方式。一是提供拷贝。档案部门向利用者提供拷贝时, 应将文件转换成通用标准文档存储格式, 由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时, 也可以向这些用户提供打印件等。二是网络传输。即用网络传输电子档案。这可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。此方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料。三是在线查阅。这是利用网络进入档案管理系统进行直接查询的一种方法。其特点是可为利用者提供技术支援, 同通信传输相比减少了大量的管理工作, 提高了工作效率。通过联网计算机, 利用者可以经获权访问档案管理系统进行相应查询, 满足利用者的异地利用需求, 从而摆脱了时间和空间的制约, 尤其是同一份电子档案可以同时提供给更多的利用者利用, 达到了资源共享的目的。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化, 导致利用工作的复杂性。因此, 加强电子档案的利用管理, 就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富, 从信息安全的角度出发, 主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

1. 使用权限的审核。

首先, 要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定, 并依此向利用系统注册登录。在利用中, 由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围, 并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能, 应能拒绝响应并给予告警提示。其次, 在电子档案存储载体的使用上, 要根据电子档案内容的密级和开放程度, 来确定其使用控制程度, 在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。

2. 拷贝的提供与回收。

提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式, 但必然带来利用时间与利用地点的分散, 如果管理不好, 将会造成档案信息无原则的散失。因而, 必须采取有效的措施和方法, 对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝, 并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外, 对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续, 提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认, 并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝, 应做信息内容的消除处理。

3. 利用中的安全措施。

一是采用的利用方式应视利用者的情况而定, 不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效的管理。一般情况下, 对于内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供利用, 对于提供拷贝的制作, 必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时, 对有密级的信息内容要进行加密处理, 并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控, 并自动进行相关记录, 作为对利用工作查证的依据。五是系统应有较强容错能力, 避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

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电子文件的归档保存与利用 篇2

关键词：电子文件,归档,保存

电子文件是能被计算机系统识别、处理, 按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质, 并可在网络上传递的数字代码序列。随着信息技术的发展, 电子文件正逐渐取代传统的纸质文件, 成为办公系统的重要载体, 对传统的文书工作、档案工作提出了严峻的挑战, 要求不断加强对电子档案信息的管理。

一、电子文件的归档

按文件的作用, 电子文件可以分为草稿性电子文件、辅助性电子文件、正式电子文件和无纸电子文件。无论哪种性质的电子文件, 在遵循电子文件归档程序的同时, 还应该注意以下问题:

1、在收集有发文编号文件的同时, 也应注意收集那些没有编号的重要文件, 如领导讲话、各种会议纪要等。

2、政府行政行为过程中产生的电子文件, 尤其要考虑到其公正性、权威性。

为了保证电子文件在利用中能够准确恢复和输出信息, 必须保存基础数据、文件背景信息、技术数据。

3、以电子邮件形式存在的电子文件的归档。

一是以电子方式在电子文件保存系统内保存、管理邮件正文。二是打印出电子邮件信息, 并参照其他载体文件进行归档管理。电子邮件经打印输出后, 其纸质拷贝信息量并不完整, 如寄件人、收件人的特点、接收寄出的时间等信息可能遗漏, 而这些又是电子文件具有凭证作用的内容。因此, 在作为公文保存归档时, 必须使系统的打印程序对电子邮件所有传送数据与接收进行完整打印。

二、电子文件的保存

1、输出纸拷贝, 在纸质文件保存系统中保存。

但这样失去了电子文件多渠道、快速检索的特点, 而打印拷贝也不能称为电子文件。

2、脱机保存电子文件的拷贝。

将电子文件以可脱机保存的载体备份下来, 即卸载式归档方式。这样可保留电子文件易检索的优点。但对载体质量要求较高。国家档案局在《办公自动化电子文件归档与电子档案管理方法》中要求:电子文件应“拷贝至耐久的载体”, “本标准推荐采用的载体, 按优先顺序分别是:只读式光盘、一次写入光盘、可擦式光盘、磁带, 禁止使用磁盘作为归档电子文件的保管用载体。”

3、“两套制”保存。

将电子文件分别以纸张和光盘制作双重备份并分别归档管理, 形成两种介质、两套同一内容的档案。这样做既能利用纸质文件使电子文件内容固定, 确保其法律效力, 又能保留其在检索、传输、存储方面的优势, 便于构建新的档案信息系统。

4、以电子方式保存。

将电子文件保存在电子文件保存系统中, 而非仅仅拷贝在可机读载体上。通过计算机网络将分散在各部门的电子文件无形地集中, 而不必将电子备份移交到档案馆;归档只是计算机上的逻辑归档, 档案信息全部在网络中检索和显示, 归档后物理位置不变。

三、电子文件的利用

电子文件提供利用的方式一般有三种:通过物质载体拷贝以提供利用, 通过网络以提高利用, 通过电脑直接提供利用。无论是哪种方式, 都可以采用集图像、动画、声音、数据和文本为一体的展示方式, 以增强利用效果。

在实际工作中应注意以下几点:

1、电子文件凡涉及国家方针政策, 甚至是国家机密, 应根据密级程度对提出利用要求的人进行资格审核。

2、由于电子状态下的文件内容容易改动又不留痕迹, 对提供利用的电子文件应防止更改与拷贝。

对部分电子文件归档还有必要追踪监控其利用的整个过程, 进行相应的记录, 作为查证依据, 并再回收。对回收后的电子文件拷贝应妥善处理。

3、进行必要的利用统计。

利用统计系统的主要功能包括利用信息采集、按不同时段进行综合统计、统计结果分析等方面。利用这一系统可对电子文件信息的流转、利用及管理工作进行量化分析, 提示电子文件利用工作的特点及规律, 以此调整工作模式, 拓展利用方式与途径, 提高利用工作水平。

参考文献

[1]贾月婷:《电子文件档案化管理问题浅析》, 《黑龙江档案》, 2010, (1) :77。

科技电子档案的整理保存措施 篇3

一 科技电子档案的概念与分类

当前, 科技系统各级主管部门和生产、科研及技术推广等企事业单位或个人在生产、科研、教学和基本建设等科技活动中, 各种材料上报均由网络申报系统自动生成、自动上报, 各种材料的写作也由传统的手工制作转为计算机操作, 尤其是科研活动中各种纷繁复杂的数据处理、图表绘制也均由各种各样的计算机数据处理软件和绘图软件完成。因此而形成大量以磁盘、光盘等形式为介质的的电子文本、电子图形、电子图表、电子声像、电子程序、电子数据等形态的文件材料, 这些材料经过分类、整理并归档保存, 就形成了科技电子档案。

科技电子档案忠实记录了新时期科研、科技应用活动的全部过程, 是科技档案的重要组成部分, 归纳起来主要可以分为以下几种:科研类档案、技术推广类档案、规划设计或专题调研类档案、仪器设备类档案、国际交流类档案、行政管理档案、基建及其他档案等。随着科技档案数字化发展, 做好电子档案数据的保存、积累与利用, 是今后一个时期科技部门档案工作的一个重点。

二 科技电子档案的特性

随着网络的普及, 国家、部、省各级的科学研究、技术推广活动均采用网上申报系统, 省去了许多繁文缛节。电子文件的优越性就可以明显的表现出来。

1.信息存储的高密度性

科技电子档案以磁盘、光盘等为存贮介质, 存贮信息量大, 减少了纸质档案存放量, 在将来可实现档案库房的“微型化”。

2.正确、高速的检索率

科技电子档案检索依靠计算机操作, 计算机最大的优点是运算速度快, 查询处理大规模和超大规模数据方便, 可满足各种途径的检索要求, 如:分类号、关键词、责任者等等, 而且数据量越大, 越能体现出它的优势。

3.共享性和易复制性

科技电子档案使用计算机和网络, 操作简单, 易于复制和传输, 可同时供许多人使用, 提高了工作效率和档案的利用效率。

4.多媒体集成性

科技电子档案中的文本、图形、图像、声音和视频等多种形式的信息可以通过计算机综合处理, 使文字、声音、图形、图像一体化, 并能对这些信息加以变换、创作和加工, 综合表达科技活动的全过程, 并增加信息表现力, 丰富其显示效果。

同时, 科技电子档案也有其弊端, 如:重要文件资料对操作软件的依赖性将成为电子档案收集的一大难题;适合电子文件载体的物理、化学性质的管要求相对纸质档案高, 长期保存具有一定的困难;安全性较差, 易受病毒等恶意程序的攻击或操作失误而使原始电子文件丢失、改变或剽窃;电子文件便于修改、便于复制的特性, 使其原始性、真实性容易遭到破坏, 最能体现档案原始记录的内容与形式特征不复存在。

三 电子文件档案的整理

目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好科技电子档案整理工作, 可以按科研科技业务、科研生产设备、声音影像等类别进行分类管理, 然后再按各个具体的科研、教学、推广、生产项目分别整理组盘归档。

1.科技业务档案整理

科技业务档案包括科研类档案、技术推广类档案、规划设计或专题调研类档案。这些业务档案在整理归档时, 要按照各项业务工作的档案管理要求, 在数据信息整理时按档案年份、档案类型、档案保管期限进行组盘输入归档。第一将不同年份、不同保管期限的文件分盘保管, 便于按定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。第二将不同类型档案分盘、同一类型档案集中在同一盘上, 以便查阅利用。为了确保电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中组盘, 然后以统一的数据库结构和规范命题建立档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。没有电子文档而只有纸质文件的档案, 要对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 建立起电子档案, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。处理完毕的电子档案由档案工作者根据档案的重要性, 确定密级和保管期限, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。

2.仪器设备类档案整理

仪器设备类档案主要包括专业设备仪器说明书、图纸资料、照片、鉴定证书及各种设备在使用维修中形成的记录和其他科技文件材料。当前, 科技系统各单位引进技术和购置各种实验、生产设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且各单位的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3.声音影像电子档案

声像电子文件是指本单位开展的科研、技术推广、规划设计或专题调研等各种重大活动及会议中形成的有保存价值的照片、底片、唱片、录音带、录像带等不同材料的载体, 由专业人员将拍摄的磁带、照片和说明及其它载体直接刻录成光盘, 转交给档案人员存档。科研、技术推广、规划设计或专题调研等专题活动的声像电子文件, 必须与本项活动其他电子文件一同归档, 以方便查阅和利用。

四 科技电子档案的保存

1.为电子文件档案创造良好的环境条件

(1) 保证适宜的温湿度。

电子文件在温度过高或过低条件下, 聚酯底基易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明, 存电子文件的理想温度为16～20℃, 相对湿度为40%±5%。

(2) 防止灰尘影响。

灰尘会对电子文件载体的造成物理损坏、化学损坏和生物损坏, 致使磁盘、磁带、光盘等载体产生污染、划伤、腐蚀、降解及酶和有机酸损毁等损坏现象, 造成记录信息的损毁、消失及数据丢失。所以, 在保存载体时要用专用塑料袋包装、密封, 隔离灰尘。

(3) 防止外来磁场和机械震动的影响。

外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 造成信号失落或信噪比降低, 破坏记录信息, 影响读出效果。此外, 强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序, 造成剩磁衰减, 从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响, 如远离强磁场, 将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等, 并避免强烈的机械震动。

(4) 防止紫外线和有害气体的影响。

紫外线能使电子文件载体材料的盘基和带基老化、强度下降, 并能破坏磁性载体的稳定性, 影响磁性记录的读号效果。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等气体, 能腐蚀、破坏磁性载体和光盘, 致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落, 使电子文件信息丢失。所以在存放磁性载体时, 一定要远离光照, 避免有毒气体。

2.科学管理

(1) 磁盘管理。

①统一使用3.5寸高密盘保存。②把住软磁盘质量关, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到一年, 就读不出数据。③加强病毒防范、检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态。④对加密盘的管理。对存盘时进行过加密或隐含文件名的电子文件, 应该解密或显现文件后再归档保存。⑤在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

(2) 光盘管理。

规范存放和使用, 光盘的存放应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免磨擦和划痕造成光盘的损伤。

(3) 提高电子文件的技术保护。

保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。

(4) 定期复制。

不管磁盘还是光盘, 定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 磁盘每2年, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体同样编号保存。

五 结语

随着信息高速公路的快速发展, 电子文件将更加普及, 电子文件的整理与保存也日显重要。要提高电子文件的保存时间, 需要不断地提高保存技术, 要进一步改进电子文件的载体特性, 从而延长电子文件的寿命。

参考文献

[1]戴慧芳, 李双飞.农业科技电子档案管理初探[J].湖南农业科学, 2009 (3) :113—114.

电子档案的保存与利用 篇4

一、电子档案存储的基本特征

(一) 电子档案数据信息与载体可以分离。以纸质材料等为载体的传统档案存储所蕴含的信息资料与载体是不可分离的。虽然可凭借高科技手段对于原始档案的信息内容进行复制, 而无法实现信息内容和载体的同时复制。电子档案数据存储于磁盘、U盘等信息化材料上, 其存储的信息内容可以与载体相分离, 对于电子档案的存储实质上是对数据信息的存储, 而不是对信息化载体的存储, 同时档案的数据信息内容更便于复制和传输。

(二) 电子档案须以计算机为媒介来获取。以纸质材料为载体的传统档案能被人们较为直观地接触和获取, 无需借助于其他媒介物进行间接获取。而电子档案要想获得所存储的数据信息内容则必须借助于计算机等先进设备, 对于软硬件基础设施具有较强的依赖性。随着信息技术的迅猛发展, 计算机软硬件设施不断升级、更新换代, 这就需要科学改进档案数据的存储格式, 以实现电子档案数据的转存储和再存储。

(三) 电子档案便于管理和存储。传统档案需要足够宽阔的空间来进行存放, 还需耗费大量人力进行分类、归档、编目, 以及做好防火、防潮、防霉、除虫等工作。电子档案较于传统档案相比更便于管理和存储, 对于电子档案内容的存储就是将数据信息以数据化、电子化的形式存储于载体上, 小小的磁盘、U盘能存储海量的数据信息, 存储载体占地少、成本低, 仅通过计算机设备便可轻松进行检索和管理, 同时也大大减少了档案管理人员的工作量, 节省了大量的人力、物力和财力。

二、电子档案数据安全存储的分析

(一) 电子档案数据信息存储的安全。电子档案数据信息的安全主要指信息存储的保密性、真实性、完整性和有效性。保密性即保证电子档案信息不能被非授权用户私自访问和获取信息资源, 仅能被授权的合法用户进行合理访问;真实性即保证电子档案数据信息绝对不能有虚假内容, 不能随意被恶意篡改;完整性即保证电子档案数据的背景信息不能缺损, 以及软硬件设施的说明及相关信息的完整无损;有效性即保证经过授权的合法用户能在允许范围内获取数据信息, 不会因管理和技术等问题致使访问失败, 实现电子档案数据信息的安全共享。

(二) 电子档案软硬件系统的安全。电子档案数据信息只有借助于软硬件设施才能有效阅读和获取, 因而必须确保电子档案所依赖软硬件设施的安全, 即为实现软硬件系统的正常安全运行, 确保软硬件的相关部件和系统不遭受自然或人为蓄意的破坏。因此, 必须采取科学、严格的管理措施和技术手段以确保软硬件设施运行的安全。

(三) 电子档案存储、运行网络环境的安全。电子档案软硬件设施所运行的网络环境应确保安全无隐患, 这就需要网络技术人员严格管理、规范操作, 以确保整个网络系统在稳定安全的环境下正常运转, 实现其既定的多方面功能。网络是电子档案赖以正常生存的基础环境, 同时也是存在安全隐患的根源所在。因此应下大力气采取严格、规范的技术手段和措施确保网络环境的安全。

三、加强电子档案数据永久存储的安全保障策略

(一) 全方位推进电子档案数据安全管理制度的完善。我国相继出台了《电子签名法》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》等有关电子档案数据管理的法律、法规, 电子档案数据存储和管理的安全应在电子档案采集、处理、传输、归档等过程中明确各阶段和各人员的相关责任。国家档案局、信息产业部、公安部等保密部门以及地方政府、大型企事业单位也都颁布了电子档案数据安全管理的标准体系, 但是各部门间达不到统筹和谐, 致使自动化办公与政务工程形成了互不干涉的局面, 乃至于一个档案管理部门所采取的电子档案安全管理细则在不同阶段也都不尽相同。由此来看, 我国自上至下须制定一个统一、规范的标准, 各机构、各单位都要以这一标准为依据, 并结合自身的实际情况不断进行调整和完善, 这样不仅能强化电子档案的实用性、适用性和可追溯性, 还能实现档案数据管理的交流、合作和资源共享, 是确保电子档案数据永久存储的最安全、最有力的保障。

(二) 电子档案数据永久存储的安全措施。1.要有环境适宜于电子档案存放的、密封性强、隐蔽性强的档案室, 做好防尘、防火、防水等工作, 以及做好避光工作, 确保档案室内温度稳定在16~22℃左右。同时, 配备质量过关的档案柜, 做好档案柜的防尘、防霉、防静电、防腐蚀、防电磁等保管工作, 千万避免非管理人员的随意接触, 以免造成损坏。2.做好数据信息的转存。由于电子档案所依赖的磁盘、U盘和光盘等载体为电子产品, 它们都有一定时期的使用寿命, 并不能永久性保存, 须隔4~5年将数据信息进行转存, 转存于质量合格的、新的电子存储介质中, 以避免存储设备自然损耗而数据丢失。3.做好数据信息的移存。由于信息化技术的迅猛发展, 现有的存储设备历经几年便被新产品所取代, 由此, 需要隔5年左右适时将陈旧介质上的数据信息移存到新的介质设备上, 以确保数据信息的完整安全。

参考文献

[1].贺翠平.浅析电子档案的长期保存[J].科技风, 2013.13

电子档案的保存与利用 篇5

随着网络技术的发展, 档案利用者对档案信息的利用需求, 无论内容还是途径都发生了深刻的变化。文章通过对电子档案与纸质档案的利用需求的共性与差异性进行比较, 以期对为在网络信息资源共享背景下如何更好地发挥两者各自的优势, 满足档案利用者新的利用需求问题提供一些参考。

一、电子档案利用与纸质档案利用的需求共性

1. 档案利用需求的社会性与层次性。

因此, 档案利用需求的社会性体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用, 在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中, 电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值, 在于档案信息资源的原始记录性借鉴作用。档案利用需求的层次性, 是指从利用档案信息的形式来看, 档案利用者因个体的差异在需求的档案信息内容方面存在差异。一般说来, 需要解决某些具体问题而查找真凭实据的, 表现为对一次档案文献信息的需求;需要完成某些研究任务或了解某一方面、某一地区的大致情况而查找参考依据的, 表现为对二次或三次档案文献信息的需求。

2. 档案利用需求的多样性与动态性。

一是档案利用需求的多样性。档案利用者需求可划分为多个种类, 如根据需求表达与否, 可分为表达的和未表达的需求;根据需求和客观要求是否一致, 可分为实际需求和非实际需求;根据需求表达方式, 可分为主题和指名需求;根据档案利用者的不同类型, 可分为管理人员、科研人员和公民个人需求等。档案利用需求的多样性, 与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。社会越发展, 社会所拥有的职业越多;生活文明程度越高, 人们的爱好会越多, 爱好的层次会越高, 也就更加多样化。二是档案利用需求的动态性。档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化。档案利用者需求的满足方式和水平, 是由其所处的历史条件所决定的。随着社会发展和科学技术的进步, 档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化, 表现出一定的动态性。

3. 档案利用需求的重复性与可诱导性。

档案利用需求的重复性是指档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次, 不只是相对的、暂时的, 在原有的需求满足后会产生新的利用需求。只要具备一定的条件, 档案利用需求就会多次重复出现。档案利用需求的可诱导性, 主要是对档案利用者的需求进行引导和调节。例如, 社会和档案部门本身加强档案宣传工作就能影响档案利用者的需求发生变化和转移, 使某些潜在的欲望变为明显的行动。若改变档案利用的政策和环境, 也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。如使某些不能利用的档案变为可以利用, 使利用不方便变为方便等。档案利用者需求的可诱导性, 是以档案利用的巨大潜力为基础的。这种潜力表现为档案信息资源具有巨大的潜力, 又表现为档案利用者的需求具有巨大的潜力。

二、电子档案利用与纸质档案利用的需求差异

1. 档案利用需求载体的差异。

从档案利用需求的载体上比较, 电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。无论用什么样的技术和方法, 当把具有长期保存价值的信息刻录于载体后, 形成的纸质档案就可脱离其

技术和方法而独立存在, 而内容与载体就永远无法分离, 人们不依靠任何技术就能识别档案的内容、载体、结构形式。而对电子档案来说, 是依靠一定的技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体, 并且永远离不开这种技术和设备, 也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。所以, 电子档案利用的需求, 其载体是通过计算机系统识别处理, 并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上, 在网络上传送的数字代码序, 是一种数字利用记录, 利用者需要依附在计算机上读取。

2. 档案利用需求方式的差异。

纸质档案利用需求的方式:检索工具的利用界面突出单一性, 档案利用者必须亲自到档案馆 (室) 检索, 需要通过人力去查找, 较为繁琐, 工作量较大;电子档案利用需求的方式:以计算机读取为介质, 在计算机上进行, 通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案, 不用上档案馆 (室) 即可查找和检索到需要的档案资料, 操作方便快捷。

3. 档案利用需求原始属性的差异。

档案利用的价值, 在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案利用需求内容形式上。纸质档案利用需求的原始属性, 始终有草稿与印稿之分, 有正本与副本的差异。这是纸质档案利用的需求体现了档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点, 如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性, 而具有法律凭证的作用。电子档案利用需求的原始属性, 其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行, 可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送, 易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点, 对其原件的界定难于实现;无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”, 是否具有法律凭证作用等, 便成为档案界的一系列新课题。

4. 档案利用需求途径的差异。

电子档案的管理与利用探析 篇6

(1) 全程管理原则, 其是对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。电子文件的全程管理是通过过程控制实现结果控制。全程管理原则要求电子文件在其整个生命周期都应受到严密的控制, 为此, 应注意以下两个方面;首先, 应对产生于社会组织内部各个部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记, 对文件进行分类、鉴定, 同时监控和记录针对文件的一切操作;其次, 电子文件管理系统应支持本机构的文件管理和业务流程。

(2) 前端控制原则, 其是以文件生命周期理沦为基础, 它把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段当作一个完整的过程。前端控制是将整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合, 把需要和可能在文件形成这一阶段实现。

(3) 真实性原则, 其是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变, 与形成时的原始状态一致。电子文件真实性的维护是档案界面临的难题, 这主要表现在两个方面;电子文件信息的易更改性, 这使得电子文件在形成、使用和管理过程中, 如果不采取控制措施, 信息极易被修改或删除;电子文件对计算机软硬件系统依赖性, 由于软硬件平台的不断升级, 需对电子文件进行不断迁移, 以适应新的软硬件环境, 而在迁移过程中可能会使得文件的内容、背景和结构等要素信息发生改变, 从而影响电子文件的真实性。

(4) 完整性原则, 其是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损, 它是电子文件管理的重要任务。为了确保相关电子文件的齐全完整, 必须掌握电子文件的形成规律和分布状况, 提前列出属于归档范围的相关电子文件的清单, 通过系统功能和人工监控将具有有机联系的电子文件收集齐全。为维护电子文件的完整性, 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和无数据。

(5) 有效性原则, 有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性, 包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2 电子文件的保管

电子文件保管的难度:数字形态的电子文件加大了日常保管和维护的技术难度。电子文件是以数字代码形式存在的, 要保证以数字代码形式存储的信息能被识别和理解, 必须依靠具有相应的存取、处理和输出等功能的软硬件系统, 从而增加了电子文件保管的难度;电子文件对计算机软硬件系统有很强的依赖性, 从而增加了电子文件管理成本;电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性, 将直接影响电子文件的真实性、完整性、系统性和有效性;电子文件的共享性在给用户利用电子文件便利的同时, 也使得文件信息的安全受到严重威胁。如:计算机病毒和网络黑客等;由于电子文件存储介质的可重写性, 电子文件管理系统在生成、处理、保管和提供服务时, 电子文件信息可以被便捷地进行增删修改等操作。

电子文件保管的要求, 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外, 还应符合下列条件:归档载体应作防写处理。避免挟、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒, 竖立存放, 且避免挤压;存放时应远高强磁场、强热源, 并与有害气体隔离;环境温度选定范围:17摄氏度-20摄氏度;相对湿度选定范围:35%-45%。

归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容, 应进行归档电子文件的载休转换工作, 原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用, 不可清除内答的载体应按保密要求进行处置;对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验, 抽样率个低于10%, 如发现问题应及时采取恢复措施;对磁件载体上的归档电子文件, 应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年;档案保管部门应定期将检验结果填人《归档电子文件管理登记表》。

3 电子文件的利用

电子文件的提供利用是指采用多种有效的方式、方法, 直接提供电子文件及其信息加工成果, 及时、准确地满足用户的利用需求。电子文件提供利用的方式和方法较多, 常见的有以下几种:馆室阅览, 是指设置专门的阅览场所, 供利用者直接查阅利用电子文件。采取馆室阅览的优点:用户直接利用档案原件, 保证利用的质量;可随时进行咨询, 便于提高利用的效率;出借, 是指按照一定的制度, 将有关电子文件借给用户利用的服务方式。在电子环境中, 由于文件信息极易复制, 它对提供利用的档案信息内容和服务对象有很大的限制;复制供应, 是指以电子文件公其信息加工产品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式;咨询, 是指档案人员以电子文件信息为依据, 以口头或书面形式, 为用户解答有关电子文件及其管理状况的一种服务方式;网站服务, 是指档案部门建立网站, 提供多种信息服务, 包括网络检索、网上展览、在线咨询、档案网站导航等。

当今世界已步人信息时代, 信息的社会需求量急剧增加和信息社会功能的巨大变化, 使大规模开发利用档案信息资源成为时代的必然。

参考文献

浅谈电子档案的管理与利用 篇7

1 电子文件和纸质文件相比的特性

1.1 电子文件是数字化的文件, 由机器识别。

电子文件的产生和处理都是经过计算机内部处理之后将结果以只管的形式显现在显示器或其他的显示终端上, 这一过程是复杂的, 其内部运算都是电子化的, 所以这些电子文件的实际存储方式是以电子的方式进行存储, 然后以编码来进行运算, 只有计算机可以识别和读取。

1.2 对设备的依赖性。

电子文件不同于纸质文件, 能够用手写, 电子文件的写入和修改都需要计算机来实现, 而且计算机系统、计算机软件等等都是必不可少的内容。所以电子文件从产生到保存都是以计算机作为桥梁。没有了计算机, 电子文件也就无法产生, 更不用说对其进行管理了。

1.3 电子文件的传递和分离。

电子文件的存储方式多样化, 存储的位置不固定, 可以使用网络来进行传递, 因此原始凭证可以很轻松的被复制, 而且和原始凭证无差别, 这样就很难将其进行区分, 进而影响了文件的真实性和可靠性。

1.4 信息的易更改性。

计算机系统中的电子文件可以被删减修改, 而不会破坏文件, 手写文件一旦生成, 要修改就会留下痕迹, 除非重做, 电子文件不同, 可以进行修改而不需要重新制作, 计算机中还存有动态文档, 这类文档是不断更新的。如果对备份的文档进行了修改, 那么就找不到原始的凭证了。

2 电子文件归档管理问题的对策

2.1 加强电子文件归档的组织领导。

电子文档的产生是多个部门参与完成的。这些部门之间通过计算机网路来进行连接, 所以有时很难对责任的划分变得非常清晰。所以要通过建设电子文件管理小组, 小组的领导要能够明白电子文件的重要性, 能够带领小组成员共同做好电子文件的管理工作, 制定相应的规章制度, 严格按照流程来工作, 将电子文件从产生过程进行监督, 只有这样才能够让医院的电子文档管理工作有序进行。

2.2 电子文件保密。

电子文件的产生和利用、管理等过程都有可能涉及电子文件被修改的过程, 甚至因为管理不当而出现的丢失问题, 这些情况都会影响电子文件的安全性, 导致文件的泄露或失真, 因此要建立完善的管理制度来督促电子文件的这些过程, 电子文件的制作者更加应该要想办法提高电子文件的可靠性。

第一, 加密技术。电子文件加密可以让电子文件的安全性增加, 在打开电子文件的时候需要使用密码才能够打开, “双密钥码”是目前使用比较普遍的, 网络中存在的每一个加密通信者都有有一对密钥, 这样发方使用收方的公开密钥发文, 收方用只有自己知道的解密密钥解密, 这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件, 而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。除了两者之外的其他人就很难通过截取电子文件来获取文件内容, 也就不能对其进行修改, 保证了电子文件在传输时的原始性。

第二, 身份验证。在电子文件需要被访问的时候可以采用此技术。主要是对拥有访问电子文件权限的用户设定一个身份。由账户和密码组成, 当需要对电子文件进行访问的时候, 就需要输入账户名和密码, 来获得计算机的通过验证, 如果没有访问的权限则会被拒绝。

第三, 防火墙。防火墙技术是一种访问控制技术, 用来阻挡一些非法的外部网络对内部网络进行访问的一种技术, 从而起到了保护内部网络的信息不会受到侵扰, 提高了网络的安全性, 不让电子文件被非法修改和盗取。

第四, 防写措施。计算机中可以对文件属性进行修改, 将其设置为只读状态, 这样用户就无法使用计算机来对文件进行修改, 只能进行读取, 以此方法来提升电子文件的安全性, 保证其原始性和真实性。

2.3 电子文件的整理与归档电子文件的收集整理工作主要分成两个部分:

第一, 根据医院电子文件类型来进行排序。电子文件的类型常常是混乱的传送到档案部门, 档案人员要根据档案的类型进行分类处理, 以文件名、文件号分类和编号来进行标著再入库保存, 便于日后的查找和调用。第二, 建立数据库。数据库存储的是所有的电子文件, 数据库可以方便的对电子文件进行管理和调用, 使全部电子文件成为—个有机整体。

归档工作就是把已经整理分类的电子文件存储在计算机或者其他的存储设备上。在这一过程重要注意一下几点:1、归档范围。按国家档案局规定电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同;2、归档时间。电子文件的归档会有一个周期, 一般是年度任务完结或者是某个阶段内进行。电子文件的归档工作最好是以3个月为一个期限, 这样是结合了电子文件的存储环境、质量和寿命这些问题来考虑的。3、档份数。档案的归档要做两套, 一套保存一套使用, 这样就可以有备份文件来保证其安全性。电子文档的产生到存储在格式上都要依照标准进行, 方便统一管理。

医院电子文件档案管理工作是新时代的档案管理工作, 借助计算机网络等技术来实现便利的管理。这些技术给档案管理工作带来便利的同时, 也会存在一些问题, 我们要明白这些问题的产生原因和造成的后果, 才能够想办法去克服, 让信息技术给我们带来更多的便利服务。

参考文献

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[4]赵玉超, 张丽娟, 鞠海峰.电子文件管理的实体操作与探索[J].兰台内外.2001.